Uitdagingen in de GGZ Een inventariserend onderzoek onder 23 GGZ instellingen naar de beleidsontwikkelingen en de daarbij behorende uitdagingen in de GGZ, uitgevoerd door ConQuaestor.
Inleiding Inleiding De Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende De Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende Inleiding wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen Inleiding wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen De Geestelijke (GGZ) heeft opgestart dit moment te maken met ingrijpende in deze materie.Gezondheidszorg Daarom zijn we een onderzoek naar de beleidsontwikkelingen De Geestelijke (GGZ) heeft opgestart dit moment te maken met ingrijpende in deze materie.Gezondheidszorg Daarom zijn we een onderzoek naar de beleidsontwikkelingen wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze de ontwikkelingen nauwlettend en wil verdiepen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden beleidsontwikkelingen binnen dezich GGZ in kaart wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze de ontwikkelingen nauwlettend en wil verdiepen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden beleidsontwikkelingen binnen dezich GGZ in kaart in deze materie. Daarom zijn wevoor een de onderzoek gestartgericht naar de gebracht. Er is vooral aandacht veranderingen opbeleidsontwikkelingen het financiële en in deze materie. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar de beleidsontwikkelingen gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en binnen de GGZ.regiem In dit onderzoek wordendaarvan. de beleidsontwikkelingen in kaart administratieve en de uitvoering Het beleid van de binnen laatste de 10 GGZ jaar wordt binnen de GGZ.regiem In dit onderzoek wordendaarvan. de beleidsontwikkelingen in kaart administratieve en de uitvoering Het beleid van de binnen laatste de 10 GGZ jaar wordt gebracht. Erom is vooral voor de veranderingen gericht hetinstellingen financiële en onderzocht vast teaandacht kunnen stellen wat voor uitdagingen de op GGZ voor met gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met administratieve regiem de kunnen uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt name de komende tweeen jaar verwachten. administratieve regiem de kunnen uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt name de komende tweeen jaar verwachten. onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met name de komende twee jaar op kunnen verwachten. Het onderzoek is gebaseerd de volgende vraagstelling: name de komende twee jaar op kunnen verwachten. Het onderzoek is gebaseerd de volgende vraagstelling: Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling: In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling: In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen? In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen? administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ instellingen op zijn deze Onderdeel van deingespeeld vraagstelling deontwikkelingen? volgende subvragen: GGZ instellingen op zijn deze Onderdeel van deingespeeld vraagstelling deontwikkelingen? volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? Onderdeel van uitdagingen de vraagstelling zijngebied de volgende subvragen: 2. Welke op het van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van Onderdeel van uitdagingen de vraagstelling zijngebied de volgende subvragen: 2. Welke op het van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van 1. belang Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? voor GGZ instellingen? 1. belang Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? voor GGZ instellingen? 2. op het gebied GGZ beleid zijn op moment het meest van 3. Welke Wordenuitdagingen de uitdagingen door GGZvan instellingen herkend enditerkend? 2. op het gebied GGZ beleid zijn op moment het meest van 3. Welke Wordenuitdagingen de uitdagingen door GGZvan instellingen herkend enditerkend? instellingen?GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 4. belang Hoe vervoor zijn GGZ de verschillende belang voor GGZ instellingen? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden: onderzoeksmethoden: Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande Om de onderzoeksvragen te kunnen gemaakt van de de GGZ onderstaande onderzoeksmethoden: 1. literatuurstudie; hierin zijn de beantwoorden ontwikkelingenisengebruik uitdagingen binnen onderzoeksmethoden: 1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2). inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2). 1. hierin ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZvanuit de 2. literatuurstudie; benchmark; hierbij zijnzijn de de resultaten van de instellingen op de uitdagingen 1. hierin ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZvanuit de 2. literatuurstudie; benchmark; hierbij zijnzijn de de resultaten van de instellingen op de uitdagingen inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2).functionerende fictieve instelling aan de literatuurstudie vergeleken met een optimaal inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2). literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de 2. hand benchmark; hierbij zijn de(onderzoeksvraag resultaten van de 3instellingen op de uitdagingen vanuit de van een vragenlijst en 4). 2. hand benchmark; hierbij zijn de(onderzoeksvraag resultaten van de 3instellingen op de uitdagingen vanuit de van een vragenlijst en 4). literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de van een (onderzoeksvraag 3 en 4). van twee modellen, de DemingVoor de hand creatie van devragenlijst fictieve instelling is gebruik gemaakt van een (onderzoeksvraag 3 en 4). van twee modellen, de DemingVoor de creatie van devragenlijst fictieve instelling is gebruik gemaakt 1 hand Cirkel 1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue Cirkel en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue Voor de creatie van de instelling is mate gebruik van twee de Demingkwaliteitsverbetering enfictieve geeft inzicht in de vangemaakt verandering. Dezemodellen, cyclus bestaat uit vier Voor de instelling is mate gebruik van twee de Demingkwaliteitsverbetering enfictieve geeft inzicht in de vangemaakt verandering. Dezemodellen, cyclus bestaat uit vier 1 creatie van de Cirkel 1 Plan-Do-Check-Act. en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave vanINK-model. een continue fasen, Elke fase wordt ondersteund door het Het INK-model Cirkel en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model kwaliteitsverbetering en geeftvan inzicht de mate vanom verandering. Deze bestaat uit vier heeft als doel het stimuleren het in management de organisatie opcyclus kwaliteit te laten kwaliteitsverbetering en geeftvan inzicht de mate vanom verandering. Deze bestaat uit vier heeft als het in management de organisatie opcyclus kwaliteit te laten 2 doel het stimuleren fasen, leiden. 2Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model leiden. heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden. 22 leiden.
Methode Methode Methode Methode
1 1
Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press 2Press 12 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT 1 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press 2Press Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer 2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer
/20
De elementen van het INK-model zijn als volgt toegepast in 4 fasen van de Deming-Cirkel:. Plan
strategie en beleid
Act
Do management van medewerkers
verbeteren en vernieuwen
Check medewerkers klanten en leveranciers
management van processen
management van middelen
Bestuur en financiers
maatschappij
Figuur 1. De Deming-Cirkel en de overeenkomstige elementen uit het INK-model
Na uitvoering van het literatuuronderzoek zijn de uitdagingen voor de vragenlijst (t.b.v. de benchmark) verder geoperationaliseerd. Hierbij is per onderwerp gebruik gemaakt van de onderstaande hulpmiddelen. 1. Financiering; aan de hand van de kaderregelingen AO/IC AWBZ 3 en DBC’s GGZ 4 , is de productieregistratie en facturering opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus. De vragenlijst is aangevuld met vragen die voortkomen uit het INKmodel. 2. ICT; onderzocht is de mogelijkheid over te stappen op het Elektronisch Patiënten Dossier. Hierbij is gebruik gemaakt van de handleiding digitaliseren papieren patiënten dossiers 5 . Deze richtlijn is opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus en aangevuld met vragen die voortkomen uit het INK-model. 3. Kwaliteit; de uitdaging op het gebied van kwaliteit, de zogenaamde HKZ-certificering, is alleen geïnventariseerd. Hiervoor is geen vragenlijst opgesteld. 3
College Tarieven Gezondheidszorg (19-12-2005) “Introductie kaderregeling AO/IC, Gevolgen WTG ExPres, Overheveling sectorfondsen, Verlenging overgangsregeling kapitaallasten extramurale zorg, Tarieflijst AWBZ-instellingen 2005, Afkeuring Beleidsregel onderhandelingsmodule EZ” in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfctg/circ_211204b.pdf 16.3.2006 4 DBC GGZ (7-06-2005) “Concept kaderregeling DBC GGZ; Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake DBC-registratie en facturering” in: http://www.dbcggz.nl/cms/data/attachments/186/bestand/nr.%205%20concept%20kaderregeling%20aoi c%20dbc%20ggz.PDF , 15.3.2006 5 Nationaal ICT Instituut in de zorg “Elektronisch Patiënten Dossier, Algemene Informatie” (last update: 24-03-2006) in: http://www.nictiz.nl/kr_nictiz/default.asp?datoom=3759, 24.3.2006
2
/20
ConQuaestor heeft voor dit onderzoek 46 GGZ instellingen benaderd, 23 instellingen hebben hun medewerking verleend. Bij deze instellingen zijn interviews afgenomen. Gebaseerd op de vragenlijst zijn scores toegekend aan de GGZ instellingen. Scores zijn bepaald aan de hand van de behaalde activiteiten per fase van de beleidscyclus. De behaalde punten zijn omgezet in percentages waardoor de resultaten de mate van uitdaging aangeven. Een maximum score (100%) geeft aan dat alle activiteiten voor de desbetreffende uitdaging zijn doorlopen, een score van 20% geeft echter aan dat de mate van uitdaging nog erg groot is.
Resultaten
De belangrijkste ontwikkelingen en de daarbij behorende uitdagingen, die naar voren komen uit de literatuur zijn: 1. Financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen; binnen de GGZ heeft een verschuiving plaats gevonden voor de zorg tót één jaar van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet 6 . De langdurige GGZ zorg wordt nog wel gefinancierd door middel van de AWBZ 7 . Daarnaast neemt de Wet Maatschappelijke Ondersteuning enkele onderdelen van de AWBZ over. Deze maatregel heeft tot gevolg dat de financiering geregeld wordt vanuit de gemeenten 8 . Tenslotte wordt een deel van de financiering voor GGZ instellingen met forensische psychiatrie overgenomen door het ministerie van justitie. Deze vier vormen hebben elk hun eigen systeem voor bekostiging dat vraagt om een andere aanpak binnen GGZ instellingen. 2. Elektronisch Patiënten Dossier (EPD); in de gehele zorg worden steeds meer maatregelen genomen op het gebied van ICT. Zo ook voor de patiënten dossiers 9 . 3. Verkrijgen van een Harmonisatie Kwaliteitskeurmerk Zorg (HKZ) certificering; dit kwaliteitskeurmerk geeft inzicht in de kwaliteit van een zorginstelling. HKZ certificering wordt op de lange termijn een vereiste vanuit de zorgkantoren en zorgverzekeraars. Daarnaast verwacht GGZ Nederland (de brancheorganisatie van de GGZ) dat GGZ instellingen HKZ gecertificeerd worden. De HKZ-certificering is niet specifiek voor de GGZ en is daarom in mindere mate meegenomen in het onderzoek 10 . 4. Verschillende polissen binnen de Zorgverzekeringswet; cliënten van de GGZ met een restitutiepolis of een polis bij een verzekeraar waar de instelling geen contract mee heeft krijgen de rekening thuis gestuurd. Dit heeft in de reguliere zorg al gezorgd voor veel problemen, vraag is hoe de GGZ dit zal ondervangen.
6
GGZ Beleid “Regeerakkoord Balkenende II, Zorg” (last update: 16-02-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/regeerakkoord_balk2.html, 8.03.2006 7 GGZ Beleid “Wegwijs in indicatiestelling en registratie in de GGZ en verslavingszorg” (last update 803-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfindicatie/ggzn_wegwijs_indicatie_0502.doc, 8.3.2006 8 NIZW (september 2005) “De Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning” (last update: 28-10-2005) in: http://www.nizw.nl/Docs/Sociaal%20Beleid/WelzijnendeWMO/WMO%20info.doc 9 Sponselee R, Hutschemaekers G, Sleegers P (2006) “De toepassing van IT in de GGZ, ontwikkelingen trends en controversen” in: Maandblad Geestelijke volksgezondheid 06, 01, pp. 33. 10 HKZ Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector “Certificatie geestelijke gezondheidszorg” in: http://www.hkz.nl/content/view/320/ 15.03.2006 3
/20
Alle instellingen die meegewerkt hebben aan het onderzoek gaven aan zich te herkennen in de uitdagingen die uit de literatuur naar voren kwamen. Zij erkenden dat deze uitdagingen ook binnen hun instelling spelen, de mate van uitdaging is de basis geweest voor het onderzoek. De belangrijkste resultaten worden hieronder samengevat. Financiering De resultaten voor de financiering zijn opgedeeld in de vier fasen van de Deming-Cirkel. In de Plan-fase zijn de meeste resultaten (82%) behaald. De belangrijkste resultaten zijn: Mate van invoering DBC's pro-actief
61
redelijk volgend
35
matig
0
passief
4 0
20
40
60
80
100
Veertien instellingen (61%) zijn zeer actief bezig met het invoeren van de DBC’s, de overige instellingen zijn wel bezig met de invoering maar nog niet pro-actief. Dit betekent dat ze geen koploper organisatie zijn op het gebied van DBC’s, maar wel maatregelen treffen om met de DBC’s te kunnen werken. Mate van invoering AWBZ bekostigingsvorm pro-actief
4
redelijk volgend
57
matig
Reeks1
26
passief
13 0
20
40
60
80
100
Voor de mate van invoering van de AWBZ bekostigingsvorm is slechts 4 van de instellingen pro actief bezig, dertien instellingen (57%) hebben een redelijk volgende houding ten opzichte van de AWBZ bekostigingssystematiek. De instellingen volgen de ontwikkelingen op het gebied van financiering vanuit de AWBZ, maar geven vaak niet de voorkeur aan een koploper te willen zijn omdat de kans groot is dat de GGZ geen financiering meer krijgt uit de AWBZ.
Van zeventig procent van de instellingen (16 instellingen) begrijpen de medewerkers waarom de veranderingen moeten plaatsvinden maar steunen de vorm waarin dat op dit moment gebeurt niet
4
/20
Alle instellingen hebben een plan van aanpak opgesteld om de veranderingen in de vormen van bekostigingssystematiek te gaan invoeren. Voor de invoering van de nieuwe vormen van bekostiging hoort het plan van aanpak minimaal te bevatten: - protocollen ten behoeve van de standaardisering van de kaderregelingen - communicatieplan - strategiecycli voor de kaderregelingen AO/IC AWBZ en DBC’s in de GGZ In de onderstaande tabel is in percentages weergegeven hoeveel instellingen genoemde onderdelen hebben opgenomen in het plan van aanpak. Onderdelen opgenom en in plan van aanpak protocollen t.b.v. standaardisering
74
communicatieplan
74
strategiecyclus kaderregeling AO/IC AWBZ
57
strategiecyclus kaderregeling AO/IC DBC’s GGZ?
61 0
20
40
60
80
100
Vervolgens is nagegaan of instellingen een handboek hebben waarin voor de nieuwe vormen van bekostiging is opgenomen wie beheert, registreert en/of controleert. handboek beschrijving w ie beheert, registreert en/of controleert niet aanw ezig
13
aanw ezig
87 0
20
40
60
80
100
Uit bovenstaande tabel blijkt dat twintig instelling (87%) onderscheidt hebben gemaakt tussen de persoon die gegevens beheert, registreert en/of controleert. Drie instellingen hebben dit niet gedaan. In de Do-fase zijn redelijke resultaten behaald. Gemiddeld genomen is 74% van de activiteiten doorlopen. In de Do-fase zijn dit de belangrijkste resultaten, instellingen zijn bezig met of hebben net de procesbeschrijvingen afgerond. De meeste instellingen hebben de beschrijvingen in een digitaal procesmodel vastgelegd.
Negentien instellingen (83%) gaan controles op processen uitvoeren door interne controles in het primaire proces en de interne controle functies. 5
/20
Zoals onderstaande tabel weergeeft is de betrouwbaarheid van de essentiële verrichtingen nog niet overal volledig. Betrouw baarheid registratie essentiële verrichtingen > 98%
22
96-98%
0
94-96
17
< 94%
61 0
20
40
60
100
80
Slechts vijf instellingen (22%) registreren dat de essentiële verrichtingen een betrouwbaarheid geven van meer dan 98% is. De grootste groep, 61%, heeft een betrouwbaarheid die lager is dan 94%. Voor de overige instellingen valt hier dus nog verbetering te verwachten.
Tweeëntwintig instellingen (96%) maken structureel middelen vrij voor de kaderregelingen én in het algemeen voor administratieve processen in de instelling. Voor het invoeren van de nieuwe bekostigingsvormen is het belangrijk dat medewerkers volledig kunnen werken met deze nieuwe bekostigingsvormen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is vaak bijscholing nodig. Bijscholing m edew erkers Medew erkers volledig bijgeschoold
87
Medew erkers geïnformeerd
13
Geen acties voor medew ekers
0 0
20
40
60
80
100
Bij alle instellingen zijn de medewerkers geïnformeerd over de nieuwe vorm van bekostiging, in de meeste instellingen zijn medewerkers ook bijgeschoold. Voor een efficiënte invoering van de nieuwe bekostigingsvormen is risicomanagement een essentieel onderdeel. In het algemeen hebben instellingen de risico’s redelijk in kaart gebracht.
6
/20
Risicom anagem ent ten behoeve van de nieuw e bekostigingsvorm en 9
Alle risico's zijn in kaart gebracht
78
Enkele risico's w orden benoemd 13
Worden geen risico's benoemd 0
20
40
60
80
100
Voor het aan- en bijsturen van beleid binnen de GGZ instelling worden prestatie-indicatoren gebruikt. Benoem ing en sturing prestatie-indicatoren P-I benoemd, goede sturing
4
P-I benoemd, redelijke sturing
22 17
P-I benoemd, onvoldoende sturing
57
Geen P-I 0
20
40
60
80
100
Slechts één instelling (4%) heeft prestatie-indicatoren benoemd en stuurt hier ook al goed op aan. Dertien instellingen (57%) hebben nog geen prestatie-indicatoren benoemd. Vier instellingen (17%) hebben deze prestatie-indicatoren wel benoemd maar sturen daar niet of nog niet op aan. Vijf instellingen hebben de prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier redelijk op aan. In de Check-fase neemt het percentage (67%) behaalde activiteiten verder af. Reden voor deze afname is dat in deze fase onder andere draagvlak onder medewerkers voor de verandering een belangrijke factor is. Om een indicatie te geven van het draagvlak onder medewerkers kunnen metingen worden uitgevoerd door middel van medewerkertevredenheid onderzoek, productiviteit en het verloop en betrokkenheid van medewerkers bij veranderingen. Draagvlak onder m edew erkers Betrokkenheid medew erkers
61
Verandering in verloop
4
Productiviteit verbeterd
22
Tevredenheidonderzoek
9 0
20
40
60
80
100
7
/20
Twee instellingen (9%) hebben de medewerkertevredenheid op het gebied van de nieuwe vormen van bekostiging wel eens gemeten. De overige instellingen hebben dit onderzoek niet gedaan. Bij negen instellingen (39%) is de productiviteit gedaald en bij negen instellingen is de productiviteit gelijk gebleven. Bij de overige vijf instellingen (22%) is de productiviteit gestegen. In één instelling is het verloop minder geworden als gevolg van de veranderingen, bij de overige instellingen is dit gelijk gebleven. Over het algemeen geven de instellingen aan de medewerkers goed te betrekken bij de veranderingen die nu gaande zijn. Bij veertien instelling (61%) worden de medewerkers goed en bij zeven (30%) redelijk betrokken bij de veranderingen. Twee instellingen hebben hun medewerkers niet betrokken bij de veranderingen. Het is in deze fase eveneens van belang dat maatregelen worden genomen om risico’s te beperken. Beperken risico's 39
Risico's beperkt Risico's redelijk beperkt
61 0
Niet of nauw elijks beperkt 0
20
40
60
80
100
Negen instellingen (39%) beperken de risico’s zoveel mogelijk. Ze hebben de administratieve organisatie helder beschreven en voldoen aan de eisen om de risico’s te kunnen beperken. Veertien instellingen (61%) geven aan de risico’s zoveel mogelijk te beperken door het helder beschrijven van de AO en voldoen aan enkele eisen van de AO.
Zestien instellingen (70%) geven aan dat een audit-trail uitgevoerd kan worden in hun instelling voor de AWBZ kaderregeling. Nog iets meer instellingen (18%) geven aan dat een audit-trail uitgevoerd kan worden voor de DBC kaderregeling. In de laatste fase, de Act-fase, neemt het percentage behaalde resultaten (28%) aanzienlijk af. Deze fase staat in het teken van het afgeven van de bestuursverklaring voor de kaderregelingen.
8
/20
Afgegeven kaderregelingen AO/IC productieregistratie en facturatie
DBC's GGZ
0
AWBZ
13 0
20
40
60
80
100
Slechts drie instellingen (13%) hebben een bestuursverklaring afgegeven over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC AWBZ. Deze bestuursverklaring was echter nog niet volledig. Voor de DBC’s zijn nog door geen enkele instelling bestuursverklaringen afgegeven.
EPD De resultaten van het EPD zijn ook opgedeeld in de vier fasen, Plan – Do – Act - Check. Voor het EPD zijn de resultaten meer wisselend. In de Plan-fase zijn gemiddeld genomen veel activiteiten doorlopen, 83% van de resultaten zijn bereikt. Houding instelling t.o.v. EPD Pro-actief
48
Redelijk volgend
30
Matig
22
Erg passief
0 0
20
40
60
80
100
Elf instellingen (48%) hebben het EPD volledig geïmplementeerd. Zeven instellingen (30%) zijn bezig met het ontwikkelen van een EPD. Viif instellingen (22%) hebben nog helemaal geen EPD, maar hebben wel plannen het EPD in te gaan voeren. In de Plan-fase van de Deming-Cirkel is het bepalen van het doel van de interventie een essentieel onderdeel. Bij een efficiënt gebruik wordt het EPD zowel zorginhoudelijk als administratief gebruikt.
9
/20
Doel EPD Administratief
83
Zorginhoudelijk zoekend naar administratief
9
Zorginhoudelijk
9 0
20
40
60
80
100
Negentien instellingen (83%) gebruiken of het gaan het EPD zorginhoudelijk en administratief gebruiken. Twee instellingen (9%) gebruiken het EPD in ieder geval zorginhoudelijk en zijn nog op zoek naar een methode om het EPD ook administratief te kunnen gebruiken. Twee instellingen (9%) gebruiken het EPD enkel zorginhoudelijk.
De houding van de medewerkers van alle geïnterviewde instellingen ten opzichte van het EPD is positief. Twintig instellingen (87%) hebben een plan van aanpak opgesteld. In het plan van aanpak horen minimaal een strategiecyclus opgenomen te zijn, een communicatieplan en protocollen om het EPD te standaardiseren. Onderdelen plan van aanpak EPD Strategiecyclus
74
Communicatieplan
70
Protocollen t.b.v. standaardisatie
70 0
20
40
60
80
100
Zeventien instellingen (74%) hebben een strategiecyclus opgenomen in het plan van aanpak. Vier instellingen (17%) zijn bezig dit vast te leggen of hebben enkele onderdelen van de strategiecyclus vastgelegd. Twee instellingen (9%) hebben helemaal geen strategiecyclus. Zestien instellingen (70%) hebben een communicatieplan opgenomen in het plan van aanpak en net zoveel instellingen hebben protocollen opgesteld om het EPD te kunnen standaardiseren.
Achttien instellingen (78%) zijn overgegaan tot acties om het EPD daadwerkelijk te gaan implementeren
10
10/20
Achttien instellingen (78%) hebben alle activiteiten doorlopen in de voorbereidingsfase. Deze fase komt onder andere neer op het opstellen van selectiecriteria voor een EPD, het maken van een begroting en het zoeken naar een leverancier. Ook voor het beleid op het gebied van het EPD zijn prestatie-indicatoren belangrijk. Prestatie-indicatoren EPD P-I benoemd, goede sturing
22
P-I benoemd, redelijke sturing
22
P-I benoemd, onvoldoende sturing
22
Geen P-I
36 0
20
40
60
80
100
Vijf instellingen (22%) hebben prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier goed op aan. Een zelfde percentage stuurt er redelijk op aan. Nog eens een zelfde percentage heeft de prestatie-indicatoren wel benoemd maar stuurt er te weinig op aan. Acht instellingen (36%) hebben helemaal geen prestatie-indicatoren benoemd. In de Do-fase zijn gemiddeld genomen een stuk minder activiteiten doorlopen (61%). Voor deze vraag is het realiseren van de implementatie van het EPD belangrijk. Instellingen hebben onder andere ruimtes aangepast waar de apparatuur moet komen, procedures bij nieuwe medewerkers worden doorgevoerd, het systeem wordt geïnstalleerd en uiteindelijke wordt de kick-off georganiseerd. Realisatie EPD Alle activiteiten
44
Enkele activciteiten
35
Geen activiteiten
21 0
20
40
60
80
100
Tien instellingen (44%) hebben alle activiteiten doorlopen in de realisatiefase. Acht instellingen (35%) hebben enkele activiteiten doorlopen voor de realisatie van de implementatie. Vijf instellingen (21%) hebben nog geen activiteiten ondernomen in deze fase. In de Check-fase is het zelfde aantal activiteiten doorlopen als in de Do-fase (61%). Net als bij de bekostigingsvormen is ook bij het EPD het draagvlak onder de medewerkers noodzakelijk. Hiervoor is gebruik gemaakt van het medewerkertevredenheid onderzoek.
11
11/20
Vier instellingen (17%) hebben de medewerkerstevredenheid gemeten. In deze fase is het verder het risicomanagement van belang. Benoem ing van risico's aan het gebruik van een EPD
Alle risico's benoemd
61
Enkele risico's benoemd
22
Geen risico's benoemd
17 0
20
40
60
80
100
Veertien instellingen (61%) benoemen de risico’s van een EPD. Algemene opmerking bij deze vraag is dat het grootste risico genoemd in de literatuur – de privacy – net zo groot, dan wel iets kleiner is als gevolg van autorisatie op de systemen.
Elf instellingen (48%) geven aan de risico’s onder controle te hebben In de laatste fase, de Act-fase, zijn net iets minder activiteiten doorlopen als in de twee voorgaande fasen (58%). In deze fase vindt evaluatie plaats voor het bijsturen van de uitdaging. Evaluatie van het EPD Gehele evaluatie
39
Enkele evaluaties
17
Geen evaluatie
44 0
20
40
60
80
100
Negen instellingen (39%) hebben een evaluatie gehad over het EPD en op basis van deze evaluatie nieuwe acties ondernomen om het EPD te verbeteren Vier instellingen (17%) hebben enkele acties ondernomen, tien instellingen (44%) hebben nog helemaal geen acties ondernomen in deze fase
12
12/20
HKZ
Drie instellingen uit de benchmark zijn op dit moment gedeeltelijk HKZ gecertificeerd. De overige instellingen zijn bezig met de certificering. Bezig zijnkan hier in de breedste zin van het woord worden opgevat.
Conclusies
In dit onderzoek zijn de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ van de afgelopen tien jaar in kaart gebracht. Het onderzoek geeft inzicht in verschillende uitdagingen waar de GGZ nu en in de komende twee jaar voor komt te staan. De belangrijkste uitdagingen geconstateerd uit de literatuur zijn: - Financiering en de daarbij horende bekostigingssystemen - Elektronisch Patiënten Dossier - HKZ-certificering - Financiering en de verschillende polissen van cliënten binnen de GGZ Bij 23 instellingen is nagegaan of deze uitdagingen worden herkend en erkend. Alle instellingen herkennen en erkennen deze uitdagingen. De grootste uitdagingen voor dit moment zijn de financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen en het EPD. De mate van uitdaging varieert per instelling en verschilt per fase. Over het algemeen is het beeld redelijk positief als het gaat om de aanpak en de resultaten van de verschillende uitdagingen. Voor de financiering zijn de instellingen in de Plan-fase al redelijk ver gevorderd. Gemiddeld genomen moeten de instellingen nog enkele activiteiten doorlopen om een volledige score te behalen in deze fase. In de Do-fase neemt het aantal behaalde activiteiten iets af. Het spreekt voor zich dat minder activiteiten zijn doorlopen in de Check-fase. In deze laatste fase heeft geen van de instellingen uit het benchmark onderzoek meer dan 50% van de totale punten gescoord. Het gaat in deze laatste fase om het afgeven van de bestuursverklaring voor de kaderregeling AO/IC AWBZ en AO/IC DBC’s GGZ. Uit de resultaten van dit onderzoek blijkt voor de meeste instellingen - mits de activiteiten in de Plan- Do- en Checkfase volledig, dan wel zo goed als volledig, zijn doorlopen – dat het afgeven van deze bestuursverklaring geen problemen meer zal opleveren. Voor het EPD is te zien dat veel instellingen bezig zijn met de realisatie van het EPD. Slechts enkele instellingen komen niet verder dan de Plan-fase. Instellingen ondernemen veel activiteiten en doen dit op een gestructureerde manier. Veel instellingen hebben uiteindelijk wel de eerste drie fasen goed doorlopen, maar moeten nog aandacht besteden aan de evaluatie die plaats hoort te vinden in de laatste fase.
13
13/20
De HKZ-certificering is eveneens een speerpunt bij veel instellingen. Van de geïnterviewde instellingen is nog geen enkele instelling volledig HKZ gecertificeerd. Als deze instellingen voor 01 januari 2008 volledig gecertificeerd willen zijn, zullen zij deze uitdaging meer op de voorgrond moeten laten treden.
Aanbevelingen voor GGZ instellingen
Door middel van dit onderzoek is veel informatie verkregen over de uitdagingen en de mate van uitdagingen binnen de GGZ. De instellingen zouden voor de financiering meer activiteiten in de Plan – Do- en Check-fase kunnen doorlopen. De belangrijkste activiteiten zijn het beschrijven van de processen. Vervolgens is het voor veel instellingen van belang de risico’s beter in kaart te brengen. Het is aan te bevelen de medewerkers meer te betrekken bij het proces en hun te motiveren zodat uiteindelijk de Raad van Bestuur een op waarheid beruste bestuursverklaring af kan geven. Voor het EPD is het bij een aantal instellingen van belang op korte termijn daadwerkelijk over te gaan tot acties voor de implementatie van het EPD. De risico’s voor het EPD kunnen zo ook beter in kaart worden gebracht waardoor uiteindelijk een goed en blijvend functionerend EPD gerealiseerd zal worden. Voor alle instellingen geldt dat de evaluatie een essentieel onderdeel is voor het blijvend en optimaal functioneren van het EPD. Als de instelling voor 01 januari 2008 de HKZ-certificering in de gehele instelling gerealiseerd wil hebben, is het voor veel instellingen van belang nu acties te ondernemen.
Dit rapport bevat enkele aanbevelingen voor GGZ instellingen. Mocht uw GGZ instelling een of enkele verbeterpunten herkennen en wilt u dit graag procesmatig en efficiënt aanpakken, neemt u dan gerust contact op met ConQuaestor voor een oriënterend gesprek. ConQuaestor kan u helpen deze uitdagingen om te zetten in slechts jaarlijks terugkomende evaluaties.
14
14/20
Bijlage Vragenlijst Uitdaging 1, financiering Plan-fase
1. Hoe ver is uw instelling ten aanzien van veranderingen zoals de DBC’s en functiegerichte bekostiging? 2. Heeft u ingeschat welke betekenis de veranderingen in bekostiging hebben voor uw organisatie? 3. Is er een duidelijk plan van aanpak opgesteld ten behoeve van de implementatie van de nieuwe bekostiging en de daarbij behorende kaderregelingen? 4. Wat staat er in het Plan van Aanpak? 5. Is dit gevolgd door een actieplan? 6. Zijn er maatstaven bekend waarmee u kunt meten in hoeverre u de nieuwe bekostiging heeft ingericht? 7. Is er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen wie de DBC/functiegerichte bekostiging beheert, registreert dan wel controleert?
Do-fase 8. Zijn de processen die de administratie rondom een cliënt moet doorlopen beschreven? 9. Zijn ten behoeve van de kaderregelingen proceseigenaren benoemd? 10. Zijn er voldoende instrumenten ontwikkeld om met de nieuwe bekostigingssystematiek te kunnen werken? 11. Zijn de processen zo beschreven dat ze efficiënt kunnen worden gebruikt? 12. Zijn de medewerkers bijgeschoold om met de nieuwe registratiemethoden ten behoeve van de bekostiging om te kunnen gaan? 13. Hoe betrouwbaar worden de essentiële verrichtingen ten behoeve van de DBC’s geregistreerd? 14. Welke risico’s ten aanzien van de financiering ziet u bij het gebruik van DBC’s? 15. Zijn er voor de kaderregelingen prestatie-indicatoren benoemd? 15
15/20
Check-fase 16. Is er voldoende draagvlak onder medewerkers om te werken met de instrumenten die nodig zijn voor de nieuwe bekostigingssystematiek? 17. Zijn de risico’s die er aan het werken met de nieuwe bekostigingssystematiek zitten uitgeschakeld dan wel worden ze zo veel mogelijk beperkt? 18. Kan een audit-trail uitgevoerd worden voor de AWBZ kaderregeling? 19. Kan een audit-trail uitgevoerd worden voor de DBC kaderregeling?
Act-fase 20. Vindt er rapportage over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC AWBZ plaats waardoor de Raad van Bestuur een bestuursverklaring kan afgeven? 21. Heeft er al rapportage over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC DBC GGZ plaats waardoor de Raad van Bestuur een bestuursverklaring kon afgeven? 22. Wat zijn uw verwachtingen voor de komende jaren ten aanzien van de ontwikkelingen op het gebied van de nieuwe bekostiging?
16
16/20
Uitdaging 2, Elektronisch Patiënten Dossier Plan-fase 1. Wat is de status van het Elektronische Patiënten Dossier? 2. Wat is het doel van het Elektronisch Patiënten Dossier? 3. Heeft u ingeschat welke betekenis het EPD heeft voor uw instelling? 4. Is er een duidelijk plan van aanpak opgesteld ten behoeve van de implementatie van het EPD? 5. Wat staat er in het Plan van Aanpak? 6. Is dit gevolgd door een actieplan? 7. Hoe is de beginfase van het invoeren van het EPD verlopen? 8. Hoe zijn de voorbereidingen verlopen? 9. Zijn er ten behoeve van het EPD prestatie-indicatoren benoemd?
Do-fase 10. Hoe is de realisatie van het EPD verlopen?
Check-fase 11. Is er voldoende draagvlak onder medewerkers om te werken met de instrumenten die nodig zijn voor het EPD? 12. Welke risico’s ziet u in het gebruik van een EPD? 13. Zijn de risico’s die er aan het werken met een EPD zitten uitgeschakeld dan wel worden ze zo veel mogelijk beperkt?
Act-fase 14. Heeft in uw instelling een evaluatie plaatsgevonden over het EPD?
17
17/20
Algemene vragen Ter controle, wat voor soort instelling is uw instelling precies? Uw instelling is wel/niet HKZ gecertificeerd? Zo, ja onderhoudt u de certificering? Zo nee, de instelling is bezig met certificering/ de instelling is aan het overwegen om te beginnen met de certificering/ de instelling is hier voorlopig nog niet mee bezig Indien nee en bezig met/in overweging: Wat is de beweegreden om nu maatregelen te (gaan) treffen met betrekking tot certificering? (zorgkantoor en aanbestedingsregelingen of vanuit organisatie zelf?)
18
18/20
19/20
20/20
21/20
22/20
0800 783 7833 |
[email protected] | www.conquaestor.nl
