Uit de 7 zonden serie van Doxis: De 7 zonden bij het digitaliseren van dossiers

Uit de 7 zonden serie van Doxis: De 7 zonden bij het digitaliseren van dossiers

De 7 belangrijkste valkuilen digitaliseren van dossiers

bij

het

Doxis heeft de eerder online gepubliceerde serie ‘De 7 zonden bij het digitaliseren van dossiers’ gebundeld in dit artikel.

Dit zijn wij Doxis is specialist in het structureren en ordenen van informatie. Doxis helpt organisaties bij het beheersen en verbeteren van informatie in werkprocessen. Dit resulteert in een efficiënte en succesvolle transformatie van analoog naar digitaal werken.

Services en expertises 

Digitaal werken



Vormgeven



Migreren



Digitaal werken? Het Nieuwe Werken? Werken 3.0? Plaats- en tijdonafhankelijk werken? De grote gemeenschappelijke deler: het gebeurt digitaal en het gaat om werken. We zitten midden in de overgang van analoog naar digitaal werken. Om digitaal te kunnen werken, moeten veel faciliteiten worden bedacht, ingericht of aangekocht. Faciliteiten op technisch, organisatorisch, mentaal en ondersteunend gebied. Eén van de ondersteunende faciliteiten voor de kenniswerker binnen bijvoorbeeld Personeelszaken, Milieu en Bouwzaken, het KCC en Sociale Zaken, is het digitale dossier. Dat dossier is vaak vandaag nog analoog en actief, maar morgen digitaal nodig om het werk uit te voeren. Uw dossiers zijn de grondstof voor het dagelijks werk en dienen dus op een verantwoorde, professionele en kostenefficiënte manier te worden gedigitaliseerd. Dat is prima te doen, maar toch gaat het vaak mis. Mijn dossier digitaal (www.mijndossierdigitaal.nl) heeft zeer veel kennis over en ervaring met het digitaliseren van dossiers. Door die kennis en ervaring kennen we de valkuilen en (on)mogelijkheden. Wat zijn nu de zeven zonden bij het digitaliseren van dossiers? En hoe voorkom je deze valkuilen? We beginnen bij nummer 7 en tellen af naar nummer 1.

Uw resultaat 

De juiste professional;



kan op het juiste moment;



met de juiste informatie;



de juiste beslissing nemen.

Effect: uw organisatie is klantgericht en compliant met een kosteneffectieve bedrijfsvoering

Doxis Informatiemanagers T 070 – 317 71 72 E [email protected] www.doxis.nl www.mijndossierdigitaal.nl www.changeassist.nl www.ceelo.nl Volg Doxis online:

ZONDE 7: Schieten op een bewegend doel! Waarom willen we dossiers digitaliseren? Waar dragen digitale dossiers aan bij? Wat doen digitale dossiers voor de kwaliteit en uitvoering van uw processen? Op het oog eenvoudige vragen, maar vaak wel lastig om te beantwoorden. Of sterker: nog niet over nagedacht. Opvallend is dat digitalisering van dossiers vaak al vrij snel wordt ingezet of ingekocht, zonder dat er duidelijkheid is over het gewenste resultaat. We weten allemaal dat digitaal werken 24-7, plaatsen tijdonafhankelijk en samenwerken mogelijk maakt. Dus de opbrengsten zijn te benoemen, maar ze verschillen per doel, wens of vraag. Moet het digitale dossier bijdragen aan het samenwerken? Ruimtegebrek oplossen? Is het dossier een naslagwerk? Moet het dossier digitaal duurzaam en gecontroleerd worden vervangen? Wilt u het dagelijkse werk ondersteunen of de archieffunctie vervullen? Legitieme vragen die moeten zijn beantwoord, voordat de eerste barcodebladen worden toegevoegd en uw dossiers de scanner in gaan. Onze tip: werk uw doelen voor digitalisering van dossiers goed uit. Giet ze vervolgens in de vorm van scenario’s die ingaan op de wensen, eisen, urgentie, nut en noodzaak van de belanghebbenden en gebruikers. Voorzie de scenario’s van een realistische planning en investeringsvoorstel. Houd hierbij rekening met de in Nederland geldende weten regelgeving ten aanzien van digitalisering,


informatie en privacy. Hiermee geeft u uw bedrijf/ organisatie de kans om de juiste en gefundeerde stappen te nemen voor het digitaliseren van dossiers. ZONDE 6: digitaliseren vanuit het heden! In zonde 7 stond de doelbepaling voor digitalisering centraal. Nu we een beeld hebben gevormd over het doel van digitalisering van onze object- of persoonsdossiers (WAAROM), is het nu tijd om de brug te slaan naar de bijbehorende aanpak (HOE). In hoeverre hebben we al nagedacht over hoe de dossiers worden gescand? Wat wordt de functie van de dossiers? Hoe moeten de dossiers worden gebruikt na scanning? Bij een digitaliseringsproject worden de laatste twee vragen vaak niet Elke dag 5 minuten minder gesteld. De focus ligt al snel op het digitaliseren zelf en niet op het zoeken, levert op jaarbasis al toekomstig gebruik van digitale dossiers of delen er van. Dit heeft tot gevolg dat hele dossiers door de scanner worden gehaald. Dat hoeft op snel 1.200/ 20 uur per zich geen enkel probleem te zijn, bijvoorbeeld wanneer het dossier alleen medewerker op als archiefstuk of naslagwerk wordt gebruikt na scanning. Maar bij dagelijks gebruik van digitale dossiers kan een verfijning op (sub) onderwerpen, tabs of zelfs documenten van grote waarde zijn. Bijvoorbeeld: het kost een P&O-consulent veel tijd als hij of zij elke dag één PDF-bestand van 200 pagina’s moet doorzoeken om de juiste informatie te vinden. De consulent boekt daarentegen elke dag heel veel tijdswinst wanneer hij/ zij de juiste documenten of informatie snel kan vinden omdat deze overzichtelijk worden/ wordt aangeboden op (bijvoorbeeld) onderwerpsniveau. Het zoeken is in dit geval veel minder intensief, minder tijdrovend en dus veel minder duur.

!

Analoge structuur van het dossier Een tweede probleem met digitaliseren vanuit het nu is dat de structuur van het bestaande, papieren dossier gericht is op de analoge wereld. De indeling is op onderwerpen gebaseerd en in tabs ondergebracht en door meerdere mensen gevuld. Deze indeling sluit vaak niet aan op het (toekomstige?) procesmatig digitaal werken binnen uw organisatie. Voldoen aan weten regelgeving Tenslotte hebben overheidsorganisaties ook nog eens de plicht om in hun informatie te selecteren en waarderen. Hieraan liggen bijvoorbeeld de Archiefwet, de WBP of de Belastingwet ten grondslag. Vaak vindt deze opschoning niet plaats en wordt veel informatie die er al niet meer had mogen zijn, zelfs nog gedigitaliseerd. Dit kost onnodig extra geld. Bovendien loopt de organisatie in dat geval het risico dat het niet voldoet aan de weten regelgeving. Hierdoor kunnen vervelende situaties ontstaan bij de audit van accountants, erfgoedinspectie of in een rechtszaak. Onze tip: wanneer u overgaat van analoge naar digitale dossiers, denk van tevoren goed na over het gebruik van het digitale dossier. Is het gebruik niet intensief dan is in het enkele geval dat u het dossier nodig heeft, meer zoektijd acceptabel. Hoe intensiever het gebruik, hoe verstandiger het is om die digitale documenten of informatie overzichtelijk en geclusterd aan te bieden. Bijvoorbeeld door per tab of documentsoort te scannen en in uw DMS of CMS te plaatsen. De investering voor digitalisering zal hoger zijn, maar wordt door minder zoektijd bij toekomstig gebruik terugverdiend.


ZONDE 5: garbage in = garbage out Bij de voorgaande ‘zonden’ ging over “bezint eer ge begint”: bepaal het doel en nadenken over wat digitaliseren moet opleveren. Bij zonde 5 ligt de focus op de keuzes die worden gemaakt bij de start van het project; de uitvoering. Het digitaliseren van welk type dossiers dan ook behoort meestal niet tot de dagelijkse werkzaamheden. Sterker nog: het is een forse ingreep in het werk van veel taakwerkers, want de papieren dossiers zijn straks niet meer aanwezig. Bladeren, alles opslaan, de gedachte dat het “mijn” dossier is, het zelf beheren en het ”vast kunnen houden”; al deze dingen veranderen. En dat maakt dit een uitdagend geheel dat er niet ‘even’ bij gedaan kan worden! In de praktijk zien we twee uitersten die de digitale wereld sterk vereenvoudigd tegemoet treden. De eerste groep wil alles wat in de dossiers zit scannen en een exacte digitale kopie maken. De tweede groep wil de werkwijze van de toekomst (digitaal en op documentcreatie in processen gericht) met terugwerkende kracht in de papieren dossiers doorvoeren. Concreet: het oude dossier geheel omvormen naar de nieuwe manier van werken, een monnikenklus met hoge kosten. Tussen deze twee uitersten, bevinden zich aanpakken die logischer zijn zoals een opgeschoond en globaal op hoofdonderwerp ingedeeld dossier. Voordat dossiers de scanner in gaan, is het goed om een aantal vragen over het toekomstig gebruik te beantwoorden. Bijvoorbeeld: is het dossier een naslagwerk of wordt het dagelijks gebruikt? In het eerste geval kan al snel worden volstaan met ontdubbelen, verwijderen van kopieën en het op chronologische volgorde leggen van het dossier (van nieuw naar oud). Vervolgens kan het hele pakket door de scanner om er 1 PDF (open standaard graag!) van te maken. In het tweede geval, dagelijks gebruik, is het handiger om bijvoorbeeld op hoofdonderwerpen een tab-indeling met kleinere informatie-hoeveelheden te maken en te scannen. Ter illustratie: een personeelsdossier kan er dan als volgt uitzien: een tab voor het contract, een tab beoordelingen en een tab regelingen. Een ander punt dat vaak wordt vergeten is: welke kwaliteit moet het digitale dossier hebben? Kan het in zwart-wit, grijswaarden of moet het in kleur? Wat betekent dit voor de scanning en opslagcapaciteit na het project, zijn er voldoende terabytes beschikbaar? Bij de overheid spelen ook nog andere zaken. Hoe zorg je ervoor dat dossiers die voor de eeuwigheid bewaard moeten worden niet verloren gaan na het digitaliseren? Dan moet ook worden nagedacht over substitutie of vervanging, digitale duurzaamheid en selectie en waardering van dossiers of documenten. Ineens wordt zelfs het opslaan van papier wellicht weer rendabel, als het wordt gecombineerd met digitaal werken vanaf een bepaalde overeengekomen datum. Uiteraard is het zaak om in dit geval goed af te stemmen wat de medewerker nog nodig heeft uit deze dossiers en welke rechten, beheerafspraken en opvragingen worden toegestaan. Het ‘zomaar’ door de scanner trekken van dossiers is niet meer van deze tijd. Een laatste voorbeeld van onvoorbereid van start gaan: door nu hele dossiers te digitaliseren kan op een later moment weer software nodig zijn om dossiers in stukken te knippen, autorisaties op informatieniveau of selectie en waardering toe te passen. Wetgeving als de Wbp, AWB of de Belastingwet stellen voorwaarden aan het bewaren en bezitten van informatie. Onze tip: denk na over het toekomstige gebruik van de dossiers en pas daar de indeling en dus de scanning van de dossiers op aan. Doe dit in overleg met de toekomstige gebruikers en binnen de kaders van informatiewetgeving en beschikbare software in uw organisatie. Dit is randvoorwaardelijk voor de acceptatie en het succes van het digitale dossier. Vaak wordt het dossier en niet het gebruik centraal gesteld en kiest men voor de goedkoopste scan-optie:1 op 1 scanning van het papieren dossier. Deze zogenaamde kostenbesparing wordt echter opgesoupeerd door alle tijd die het kost om de juiste informatie te vinden omdat van tevoren niet is nagedacht over het gebruik van het digitale dossier. Daarnaast worden er onnodig extra kosten gemaakt voor opslag van overbodige ballast. En nog vervelender: garbage in = garbage out. Zonde! Maak van uw digitale


dossier geen vuilnisbelt. Kies voor een duurzaam, praktisch, gestructureerd digitaal dossier waar u wat aan heeft. Dat scheelt tijd, geld en resulteert in een efficiënte informatiehuishouding. ZONDE 4: even door de scanner: klaar! Toch? Veel projecten over het digitaliseren van dossiers worden geïnitieerd door de ‘eigenaren’ van de dossiers. De personeelsdossiers door de afdeling HRM/P&O, de objectdossiers door de afdelingen Bouwen en Wonen of Milieu, de patiënten- of cliëntendossiers door behandelaars of Sociale Zaken enz. Op deze afdelingen werken professionals die alles weten van hun vak, passie hebben voor hun onderwerp of hun mensen waar ze dagelijks voor aan het werk zijn. Deze vakmensen weten dan ook alles van wat er in een goed dossier over hun onderwerp aanwezig hoort te zijn, hoe daarmee moet worden omgegaan en wat de waarde van de informatie is.

Het digitaliseren van dossiers is ook een vak. Op het snijvlak van projectmanagement, documentmanagement en ICT (scanning en software) PLUS kennis over de aard van het dossier (is het een personeels-, cliënt-, bouw- of iets anders-dossier), ligt de vraag over digitaliseren. En een niet onbelangrijk bedrijfsvoeringsvraagstuk: wat levert digitaliseren op en wat kost het? Aangezien de eigenaar van het dossier vaak geen kennis heeft van wat een dergelijk project inhoudt, kost en moet opleveren, schrikt men soms van de prijs en de benodigde uren. Dat is op zich begrijpelijk maar niet nodig. Maak van digitaliseren geen black box en ga in gesprek met uw leverancier. Het zal dan snel duidelijk worden dat er bij het digitaliseren van dossiers een flink aantal handelingen moet worden uitgevoerd om tot een goed bruikbaar digitaal document te komen. Denk aan het voorbereiden van de indeling, het maken van een selectie-instrument, herordenen, opschonen, barcodes aanbrengen, nietjes eruit halen/onthechten, scannen van dossiers en importfiles maken en terugplaatsen van dossiers in mappen. Correct digitaliseren is veel meer dan ‘het even door de scanner halen’. En daar hoort een bepaalde investering bij. Tevens worden kosten vaak hoog omdat de vraag die aan leveranciers wordt gesteld, nog niet volwassen genoeg is. Dat wil zeggen dat de organisatie nog niet precies weet wat zij wil met de digitale dossiers en daardoor soms veel meer, of juist minder, ambieert dan dat zij in de praktijk nodig heeft. Belangrijke taak van de leverancier is dan ook om de daadwerkelijke digitaliseringsbehoefte samen met de opdrachtgever goed in kaart te brengen. De besparing in zoektijd, reistijd vanwege het op afstand kunnen benaderen, het samen kunnen werken aan de juiste versies en het centraal beheren van informatie zijn goede opbrengsten. De bijbehorende besparingen worden vaak al ‘ingeboekt’ door het management: minder fte nodig in support, ruimtebesparing op kast- en archiefruimte enz. Dit zijn inderdaad mooie resultaten maar zoals bij elke investering geldt ook in dit geval: elke investering heeft tijd nodig om zichzelf terug te verdienen. Kortom: in het eerste jaar kost een digitalisering van dossiers gewoon geld, wat meer dan het oplevert. Na verloop van tijd komen uiteraard besparingen en de Return on Investment (ROI) in beeld! Houd overigens ook rekening met de kosten voor beheer (serverruimte, goede bandbreedtes zodat docs snel op het scherm staan, digitaal documentbeheer en vaak taakapplicaties plus applicatiebeheer). Onze tip: maak een goede business case voordat u start met het digitaliseren van dossiers. Om te voorkomen dat er op basis van een onvolwassen vraag de verkeerde keuzes worden gemaakt, is het verstandig om bij de experts binnen uw organisatie of in de markt te rade te gaan over een goede aanpak. Wanneer u kiest voor de juiste aanpak, weet u zeker dat de bijbehorende investering ook de juiste is en voorkomt u teleurstellingen. Dit zijn geen projecten die er even kunnen worden bij gedaan en mogen mislukken. Het digitaliseren van dossiers leidt tot een ingreep in het dagelijkse werk van vakmensen. Acceptatie en een goede bedrijfsmatige aanpak zijn sleutelfactoren om digitale dossiers in uw organisatie op te nemen.


ZONDE 3: is digitaal wel de oplossing? Vele wegen leiden naar Rome! En zo is het ook met digitaal werken. Je kunt er op vele manieren naar toe gaan, maar dat we digitaal (gaan) werken is onvermijdelijk. Natuurlijk komen er haken en ogen, beren en bezwaren, willen en kunnen, nieuwe manieren, afspraken en aansturing bij kijken. Maar digitaal gaan we, of zijn we allang! Bij elke overgang naar een andere manier van werken komen vragen naar boven over wat te doen met de oude (productie)middelen in de nieuwe realiteit. Zo ook bij de transitie naar digitaal werken waarin resultaatgerichtheid, plaatsen tijdonafhankelijk werken en zelfstandigheid centraal staan. Randvoorwaarde voor succesvol digitaal werken is dat de benodigde grondstoffen (informatie) en middelen (documenten en dossiers) in de nieuwe praktijk op de juiste manier worden ingezet. Naar voren toe zien we overal goede oplossingen: slimme software, goede ICT-middelen met keuzevrijheid (BYOD!), veranderende aansturing en begeleiding van medewerkers, nieuwe kantoorinrichting enzovoort. Daarbij hoort ook de conversie van het analoge document en dossier naar de digitale wereld. We moeten nadenken over de wijze waarop we die conversie vormgeven: hoe willen we de papieren dossiers en documenten digitaal beschikbaar maken? Verschillende strategieën zijn mogelijk: alle informatie digitaliseren, delen van de informatie digitaliseren en delen analoog houden. Het is ook mogelijk om vanaf een bepaald nulpunt digitaal te gaan werken en alle informatie die daarvoor tot stand is gekomen, op papier te laten staan. Voor al deze scenario’s zijn er goede voor- en tegenargumenten. Maar om echt digitaal te gaan werken is het ‘stoppen met papier’ een belangrijk markeerpunt. Onze ervaring leert dat als er papier is dan wordt het ook gebruikt, 4 eeuwen papier haal je niet even uit de mens weg! Kijk maar naar de vorige grote overgang van papyrusrol naar gedrukt boek. Mensen stapten niet zomaar over op drukwerk. Papier ‘snappen’ we en zit in ons ‘systeem’. Daarom zijn er voor digitaal werken eigenlijk maar twee scenario’s: alles digitaliseren of deels digitaliseren en het papier uit de organisatie halen en elders opslaan zodat het nog wel via wat hobbels benaderbaar is. Onze tip: maak een scenarioschets voor het digitaliseren van de dossiers. Op welke wijze willen we informatie uit het verleden beschikbaar maken bij het digitaal werken? De vraag is niet meer of we digitaal gaan werken, maar hoe we digitaal werken willen ondersteunen. Werk de scenario’s uit en bepaal in goed overleg: ICT – eindgebruiker – informatiespecialist (en eventueel leverancier ;-) wat de beste aanpak is voor uw organisatie. Houd hierbij ook rekening met voorschriften (beroepscodes en regels) en wetgeving die op uw organisatie van toepassing zijn. Moraal van het verhaal: digitaal werken met papier werkt niet! Misschien is cold turkey stoppen iets teveel van het goede maar bouw het gebruik van papier als leidend middel in een digitale omgeving razendsnel af!


ZONDE 2: hoezo wetgeving voor dossiers..? Deze keer staat de overheid wat meer centraal in de beschouwing. Want dossiers, digitaal of niet: daar moet je wat mee van de wetgever. Hoewel de Profit-sector voor zijn dossiers vaak moet voldoen aan weten regelgeving (denk aan de Wbp voor personeelsdossiers, de Belastingwet voor de financiële administratie of rapportages in het kader van compliance), gaat de wetgeving voor de overheid een stuk verder. De overheid heeft haar eigen Archiefwet en Archiefregelingen met uitgebreide voorschriften, eisen en verplichtingen voor het beheer van zowel digitale als papieren informatie en dossiers.

Het vuurwerk of de champagnekurken knallen in 2013 rondom informatiewetgeving. De actualisatie van de Archiefwet 1995, de archiefregelingen worden aangepast, regels en procedures rondom substitutie/ vervanging en archiefinspectie veranderen, het delen of overdragen van informatie in regionale diensten (RUD, omgevingsdienst of regionale sociale dienst) én de selectie en waardering van informatie wint aan waarde. Veel eigenaren van dossiers bij de overheid (bijvoorbeeld P&O, Milieuzaken, Bouw- en Woningtoezicht of Sociale Zaken) zijn hier doorgaans niet van op de hoogte. Sterker nog, vaak worden de bestaande voorschriften voor dossiers niet structureel toegepast. Het vernietigen van informatie, het veilig stellen van originelen, het onderscheid maken voor te bewaren, direct of op termijn te vernietigen informatie en het duurzaam opslaan van langdurig te bewaren (digitale) informatie; allemaal belangrijke vragen die opkomen wanneer u bijvoorbeeld uw cliëntendossiers of milieudossiers wilt digitaliseren. Zijn de dossiers opgeschoond? Zitten er te bewaren stukken in? Mogen we al substitueren/ vervangen? Wat doen we met het papier: opslaan of direct weggooien? Hoe wil je de dossiers autoriseren en beveiligen na het digitaliseren en wat zijn de voorschriften? Vallen mijn dossiers onder het toezicht van de Archiefinspectie? Allemaal vragen voortkomend uit de bestaande en nieuwe informatiewetgeving. Onze tip: u wilt uw dossiers of informatie digitaliseren en weet niet precies wat de beste aanpak is en waar u zich aan moet houden? Geen probleem, hiervoor zijn verschillende goede middelen en voorschriften voorhanden. Zoek binnen uw organisatie de verbinding met DIV (DIM of het ‘Archief’) en ICT. Zij vormen samen de bron van kennis en informatie van de juridische, praktische en technische aspecten van informatiebeheer. Tevens zijn zij op de hoogte van de juiste software en scaneisen, inkoopvoorwaarden en plannen voor projecten op het gebied van informatiemanagement zoals het digitaliseren van dossiers. Tenslotte kennen zij ook de aanbiedersmarkt goed voor grootschalige digitaliseringsprojecten. Uw partners zijn dus dichtbij!


ZONDE 1: eiland digitalisering De rondgang langs de zeven zonden eindigt bij het digitaliseren van dossiers. In dit laatste deel behandelen we de zonde nummer 1: eiland digitalisering. Onze ervaring is dat het veel organisaties ontbreekt aan een helder digitaal beleid. We zien dat bedrijven en overheden vaak weinig samenhang hebben in hun aanpak bij het digitaliseren van de werkprocessen. De overgang van analoog naar digitaal werken is niet voorzien van een concreet stappenplan. Dat levert valkuilen op die voorkomen kunnen worden. Denk aan: 1 Hap-snap Een hap-snap aanpak op eigen initiatief met eigen ideeën en middelen, als software (die op een later moment weer worden afgeschaft of (duur) moeten worden gekoppeld). Voorkom dit door digitaliseringsbeleid op te stellen waarbij fundamenteel de organisatiebrede aanpak uiteen wordt gezet. Waarom gaan we digitaal? Hoe willen we dat vormgeven? Wat vinden we belangrijk? Dat leidt ook tot een duidelijk doel in tijd: bijvoorbeeld we willen digitaal werken in 2014! Op basis van het digitaliseringsbeleid kunnen prioriteiten worden gesteld: welke processen of afdelingen/teams (niet)? In welke volgorde? Zo voorkomt u dat binnen uw organisatie meerdere afdelingen op hun eigen manier en zonder iets van elkaar te leren aan het pionieren zijn. In plaats daarvan kunt u de lessons learned toepassen en hoeft u het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. Kortom: ga niet ‘lopen klussen op je eiland’ maar ga structureel aan de slag met een plan en in samenwerking met de gehele organisatie. 2 Geen samenhang In de hoek van mensen en middelen ontbreekt vaak de samenhang: taakapplicaties worden ingezet en samenhang met andere (centrale) systemen ontbreekt. Dure koppelingen moeten voor u worden gemaakt of de specialistische software worden onvoldoende benut: dat kost geld en tijd en zorgt voor frustratie. 3 Hakken in het zand Tevens is digitaal werken een ingreep op de manier van werken én van leiding geven van veel professionals. Deze grote verandering wordt vaak onderschat: digitaal werken vereist bijvoorbeeld echt andere aansturing, grote medewerker-zelfstandigheid, sterke ICT en software. Digitaal werken is meestal ook het vertrekpunt voor een andere manier van werken: van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting. Veranderen is altijd een ‘taai’ en langdurig proces. Begeleid een veranderingsproces zeer nauwkeurig, neem de mensen mee in de verandering en voorkom op deze manier dat men de ‘hakken in het zand zet’. 4 Niet voldoen aan weten regelgeving Wet- en regelgeving heeft ook invloed op de wijze waarop u beleid maakt voor digitalisering. Behoort uw organisatie tot de overheid dan zijn de regels strikt en vaak binnen uw organisatie bekend. Kennis en support bij het digitaliseren van uw dossiers vindt u bij de informatieprofessionals. Voor een profit organisatie zijn de regels minder streng, maar ook voor u gelden voorschriften en weten regelgeving. Ken ze en pas ze toe bij het digitaliseren van dossiers en het introduceren van digitaal werken. Stel duidelijke doelen! In deze ‘7 zonden’ zijn de risico’s en valkuilen van het digitaliseren van dossiers uitgebreid beschreven. Samenvattend: denk ten eerste na over wat u wilt bereiken met het digitaliseren van de dossiers en wat dat betekent voor de aanpak, indeling en selectie van de informatie in de dossiers. Kortweg: koppel het digitaliseren van dossiers aan de doelen van digitaal werken. Ten tweede: pak het digitaliseren van dossiers projectmatig aan! Werk een goed plan van aanpak uit met mogelijke scenario’s, luister naar de gebruikers en maak gebruik van de kennis en ervaring die al aanwezig is binnen de organisatie.


Daarnaast zijn kennis over de stand van de techniek, de mogelijkheden van een digitaal dossier, de koppeling met het softwarepakket dat in huis is én marktkennis voor bijvoorbeeld de inkoop van een dergelijk project, belangrijke bouwstenen voor een succesvol digitaliseringstraject. Onze tip: werk methodisch en in samenhang binnen uw organisatie. Maak één persoon verantwoordelijk voor het opzetten en implementeren van het digitaal beleid. Zo werkt u structureel aan een uniforme aanpak voor digitaal werken waarbij u gebruik maakt van de kennis en ervaring van uw collega’s. Op deze manier komt u tot een concrete digitaliseringsagenda en bijbehorend plan van aanpak dat aansluit bij de digitaliseringsambitie van uw organisatie. Het digitaliseren van dossiers is essentieel en ondersteunt digitaal werken. Geef het daarom ook een goede plek binnen uw organisatie en doe het op het juiste moment!

Ook uit de serie 7 zonden:  

de 7 zonden bij substitutie/ vervanging de 7 zonden bij e-dienstverlening

Kijk op: www.doxis.nl/substitutie www.doxis.nl/edienstverlening

Uit de 7 zonden serie van Doxis: De 7 zonden bij het digitaliseren van dossiers

Recommend Documents