ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ, ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Studijni-svet.cz || Účetní dokumentace a účetní doklady - účetnictví Více studijních materiálů na http://ekonomie-ucetnictvi.cz. || Navštivte také náš eShop http://obchod.studijni-svet.cz

Otázka: Účetní dokumentace a účetní doklady Předmět: Účetnictví Přidal(a): Tereza P.

ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ, ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ PRÁVNÍ ÚPRAVA ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM - zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů – záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, výnosech a výsledku hospodaření - soustava účetních záznamů zahrnuje veškeré písemnosti, které s účetnictvím souvisejí (začíná to účetním dokladem a končí výroční zprávou) - jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat – obsah účetního záznamu musí být prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů (zápisy do účetních knih na základě účetních dokladů – z toho se pak sestavuje účetní závěrka) - mezi účetní písemnosti patří: účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky a výroční zprávy, vnitropodnikové směrnice

ÚČETNÍ DOKLADY – VÝZNAM - zákon o účetnictví ukládá účtovat na základě účetních dokladů – musí to být průkazný účetní záznam s určitými povinnými náležitostmi - může mít písemnou nebo technickou formu - za písemnou formu se považuje účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, výstupním zařízením výpočetní techniky - za technickou formu se považuje účetní záznam provedený elektronickým způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný - v účetních dokladech se zaznamenávají: a) hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech účetní jednotky - faktura přijatá, PPD, VBÚ, výdejka b) účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů

page 1 / 6


- účetní převody při uzavírání účtů

ÚČETNÍ DOKLADY – ČLENĚNÍ 1) podle druhů a) faktury vystavené – vyúčtování odběrateli - sestavuje se podle konkrétní dodávky (lze nebo je nutné přiložit k faktuře výdejky, soupis provedených prací, dodací list) b) faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele - na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby c) příjmové pokladní doklady - používají se u plateb za hotové, účetní jednotka vypisuje dvakrát – originál podává zákazníkovi a kopii si ponechá d) výdajové pokladní doklady - obsahuje podobné položky jako u PPD, na jehož základě se účtují výdaje v hotovosti e) bankovní výpisy - informují účetní jednotku o stavu a pohybu peněz na BÚ f) vnitřní (interní) účetní doklady - slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku (příjemky, výdejky, výplatní listina)

2) podle počtu dokumentovaných účetních případů a) jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci b) sběrné – zahrnují více jednotlivých účetních dokladů zahrnujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou - maximálně za období jednoho měsíce

3) podle místa vzniku a) vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku (VBÚ, faktura) - jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky b) vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku - příjemka či výdejka

NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ - aby mohly být průkazným prostředkem o provedených operacích, musí mít podle ZoÚ řadu náležitostí: 1) označení účetního dokladu: musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách - označování dokladu je v zásadě možné dvojím způsobem: a) v jedné číselné řadě = 1,2,3 … n (malý počet dokladů)

page 2 / 6


b) v několika číselných řadách = b1, b2 - účetní jednotky mají dále povinnost označovat účetní doklady tak, aby bylo zřejmé , že jsou kompletní (nejlépe se ověří postupným číslováním dokladů vzestupnou řadou) 2) obsah účetního případu a označení jeho účastníků 3) peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádřeni množství 4) okamžik vyhotovení účetního dokladu 5) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu 6) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho účtování a) osoba odpovědná za účetní případ – měla by garantovat věcnou správnost účetního případu (že vše proběhlo tak, jak je dáno na dokladu) b) osoba odpovědná za účtování účetního případu – měla by přezkoušet doklad z hlediska formálního a odpovídá za to, že účetní případ je zaúčtován v souladu s účetními předpisy

OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ - proces oběhu účetního dokladu od jeho vystavení nebo obdržení až po archivaci neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně – záleží zejména na organizačním uspořádání účetní jednotky - ve větších podnicích je stanovení pravidel oběhu účetních dokladů nutné -> v takovém případě se vytváří vnitropodniková směrnice, která spočívá v zajištění plynulého pohybu dokladů v rámci účetní jednotky od okamžiku vyhotovení nebo přijetí dokladu, přes jejich ověření, zaúčtování až po archivaci

- postup oběhu dokladů: 1) přezkoušení správnosti - jedná se o kontrolu dokladů z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky a) věcná stránka: ta se týká prověřením správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, kterého se účetní doklad týká (kontrola, zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu a jakosti, zda byly účtovány smluvené ceny) - součástí je i také početní kontrola, která má ověřit správnost výpočtů, které jsou v účetním dokladu provedeny b) formální stránka: zaměřuje se na úplnosti náležitostí účetního dokladu c) účetní stránka: vyčíslení a přepočítání cen

2) příprava k zaúčtování a) třídění dokladů: jedná se o rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu (bankovní výpisy, faktury došlé a vystavené) b) označování dokladů: přidělení určitého číselného nebo abecedně číselného označení c) evidence: zápis dokladů do pomocných účetních knih d) určení účtovacího předpisu: představuje stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován včetně uvedení peněžních částek e) zaúčtování dokladů: účetní zápisy v účetních knihách, poznámka o zaúčtování – datum a podpis

page 3 / 6


f) úschovna dokladů: založení do pořadačů – šanonů - účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a nebo při objasnění později vzniklých nesrovnalostí - podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu minimálně 5 let - po uplynutí doby dochází k vyřazení účetních dokladů – skartaci

DAŇOVÉ DOKLADY - v souvislosti s DPH se vyhotovují daňové doklady - má zákonem o DPH předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než vyžadované náležitosti účetních dokladů

• charakteristika: jedná se o vznik daňové povinnosti v určitém čase a výši - vznik daňové povinnosti je signálem pro vystavení daňového dokladu s následnou povinností odvést daň FÚ - odběratel (plátce daně), v jehož prospěch se uskutečňuje zdanitelné plnění, může uplatnit nárok na odpočet daně pouze na základě daňového dokladu

• druhy: plátce DPH má povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby (zálohy) - daňové doklady mají různé formy, nejčastěji se setkáváme s: a) daňový doklad – faktura, která musí obsahovat tyto náležitosti: - přesné označení kupujícího a prodávajícího (včetně DIČ - evidenční číslo dokladu - datum vystavení dokladu - datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby - jednotková cena bez daně - rozsah a předmět zdanitelného plnění (zda zboží nebo služby) - údaje rozhodné pro stanovení daně b) zjednodušený daňový doklad - nemusí obsahovat některé náležitosti (údaje o kupujícím, jednotkovou cenu bez daně, základ daně a výši daně) - obsahuje pouze celkovou částku (cenu včetně daně) a sazbu daně - daň si příjemce vypočítá z ceny včetně daně prostřednictvím přepočítacího koeficientu - vystavit pouze, když je cena za zdanitelné plně menší než 10 000 Kč (včetně DPH) c) ostatní daňové doklady – doklad o použití, splátkový kalendář, souhrnný daňový doklad d) opravný daňový doklad – jedná se o opravu základu daně a výše daně (třeba z důvodu zrušení nebo vrácení zdanitelného plnění - obsahuje: náležitosti odpovídající původnímu dokladu, důvod opravy, rozdíl mezi opraveným a původním základem daně, rozdíl mezi původní a opravenou částkou …

page 4 / 6


ÚČETNÍ ZÁPISY V ÚČETNÍCH KNIHÁCH - účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih - v podvojném účetnictví se účtuje: a) v deníku, v němž se účetní zápisy uspořádají z hlediska časového (chronologicky) b) v hlavní knize, v níž se účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky) c) v knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy

a) deník - schopnost prokázat úplnost účetnictví účetní jednotky – obsahuje všechny účetní případy týkající se účetního období

b) hlavní kniha - zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá - získávají se z ni nejdůležitější informace o stavu a pohybu jednotlivých složek aktiv, pasiv, N a V - musí obsahovat mimo jiné: • zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha • souhrnné obraty strany MD a D účtů, nejvýše za kalendářní měsíc • zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka - součástí jsou také podrozvahové účty, na kterých se účtuje zejména o majetku, který účetní jednotka používá, ale nevlastní

c) knihy analytické evidence - zaznamenávají se zde různé oblasti účetnictví, v praxi se můžeme setkat s těmito: • inventární kniha – karty dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku • kniha zásob – skladní karty • pokladní kniha • kniha pohledávek a závazků • evidence daně z přidané hodnoty

formy účetních knih: - může být různá, a to v závislosti na tom, zda se jedná o ruční nebo počítačové zpracování - při ručním lze použít: • vázané knihy • volné listy - při počítačových sestavách: • účetní knihy na volných listech

page 5 / 6


OPRAVY ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ - nesmějí hlavně vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesrozumitelnosti, nesprávnosti a nepřehlednosti účta - účetní jednotka je povinna provést opravy bez zbytečného odkladu, a to tak, aby bylo možno určit: a) osobu odpovědnou za provedení opravy b) okamžik provedení opravy c) obsah účetního záznamu (před opravou i po opravě) - chybný údaj je možné přeškrtnout tenkou čárou, aby původní zápis zůstal čitelný, a do volného místa napsat údaj správný, dále se připojí datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla - nesmí se přepisovat, mazat a přelepovat

VYHOTOVENÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ - mají se vyhotovovat bez zbytečných odkladů, tedy ihned po zjištění skutečnosti, které se jimi ověřují - údaje musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, aby zůstalo vše čitelné po určitou dobu

page 6 / 6 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ, ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Recommend Documents