TYPE AUTOMATISCH DAGPRIJS-AFREKENINGSDOSSIER "2014"
VERSIE 1.0 JANUARI 2015
INHOUDSTABEL.
0.
WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE. ........................................................ 3
1.
INLEIDING. ......................................................................................... 4
2.
AUTOMATISCH DOSSIER. ........................................................................ 6 2.1. BELANGRIJKE VOORAFGAANDE OPMERKINGEN. .......................................................6 2.2. WIJZIGINGEN TEN OPZICHTE VAN HET DAGPRIJS-AFREKENINGSJAAR 2013. ..........................9 2.3. LOGISCHE STRUCTUUR VAN DE GEGEVENS. ........................................................ 10 2.3.1. Algemeen. ................................................................................ 10 2.3.2. Methode om gegevens in te dienen. .................................................. 11 2.4. INHOUD VAN DE FICHES. .......................................................................... 12 2.4.1. De 100-fiche. ............................................................................. 12 2.4.2. De 500-fiche. ............................................................................. 12 2.4.3. De 901-fiche. ............................................................................. 13 2.4.4. De 903-fiche. ............................................................................. 14 2.4.5. De 904-fiche. ............................................................................. 23 2.5. OVERDRACHT VAN DE GEGEVENS. ................................................................. 29 2.5.1. Formaatbeschrijving van de verschillende fiches. .................................. 29 2.5.2. De structuur van de verschillende fiches. ........................................... 31 2.5.3. Technische informatie voor het versturen van het dossier. ...................... 36
3.
VERWERKING. .................................................................................... 37
4.
BIJLAGE 1 – MOGELIJKE VOORBEELDEN. ................................................... 38
5. BIJLAGE 2 – MOGELIJKE VOORBEELDEN VAN FOUTEN IN HET TYPE DAGPRIJSAFREKENINGSDOSSIER................................................................................ 40 6.
BIJLAGE 3 – HANDLEIDING CONVERSIEMODULE. ........................................... 43 6.1 VERSIE ............................................................................................. 43 6.2 OPSTARTEN CONVERSIEMODULE .................................................................... 43 6.3 ZIPPEN EN ENCODEREN............................................................................. 43 6.4 DECODEREN EN UNZIPPEN .......................................................................... 45
2
0. WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE.
Nihil.
3
1. INLEIDING. In het licht van de geautomatiseerde dagprijs-afrekeningsberekening dienen verschillende soorten gegevens uitgewisseld te worden tussen enerzijds de voorziening en anderzijds het V.A.P.H. Figuur 1.1 brengt de informatiestromen in kaart.
De voorziening Kosten Tewerkstelling, Dagprijs-afrekeningsjaar Prestatiestaten & Pot Open Uren
Vragen & Antwoorden
Controle Formaat, Inlezen in Databank Beheer Extra Gegevens Dagprijs
Beheer Vragen & Antwoorden
OK ?
Foutenlijst
Berekening Dagprijs, afrekening Rapport berekening dagprijs - afrekening
Het V.A.P.H. Figuur 1.1 – Informatie-uitwisseling tussen de voorziening en het V.A.P.H.
4
De gegevens worden deels automatisch, deels manueel uitgewisseld. Men spreekt van het “automatisch”, respectievelijk “manueel” dagprijs-afrekeningsdossier. Deze bevatten de volgende soorten gegevens :
Tewerkstellingsgegevens en prestatiestaten (automatisch dagprijs-afrekeningsdossier). De tewerkstellingsgegevens en prestatiestaten worden over het Internet in het vooropgestelde formaat naar het V.A.P.H. verstuurd. Eerst wordt gecontroleerd of het formaat van de doorgestuurde gegevens werd gerespecteerd. Indien dit niet zo is wordt een gedetailleerde foutenlijst via Internet teruggestuurd.
De kosten in het dagprijs-afrekeningsjaar (manueel dagprijs-afrekeningsdossier). Tenslotte dient men op het V.A.P.H. nog gegevens omtrent de kosten van de instelling te kennen. Dit dossier wordt vanaf het dagprijsdossier 2012 via mail naar het Vlaams Agentschap gestuurd worden. (zie uitleg manueel dossier). Deze kosten worden in rekening gebracht bij de berekening van de definitieve dagprijs - afrekening.
Eén maal deze gegevens op het V.A.P.H. gekend zijn, kan de berekening van de dagprijs – afrekening gestart worden. Na de berekening worden de resultaten teruggestuurd in de vorm van een voorlopige cdrom. Binnen de 5 werkdagen (postdatum) kan u per mail een herwerking van de gegevens aanvragen. Na ontvangst van uw mail, hebt u nog 15 werkdagen om éénmalig verbeteringen in te dienen. Indien er binnen de 5 werkdagen na de betekening van de voorlopige cd-rom geen aanvraag tot herwerking wordt ingediend, zal deze dagprijs - afrekening u automatisch betekend worden, waarna er geen aanpassing meer mogelijk is. Een herziening na de betekening van het dagprijs-afrekeningsdossier kan enkel gebeuren in het geval de onderhoudsdagen niet overeenstemmen met de kostenstaten.
5
2. AUTOMATISCH DOSSIER. 2.1. Belangrijke voorafgaande opmerkingen. 1.
Alle bedragen MOETEN in EUROCENT uitgedrukt worden.
2.
Instellingen afhankelijk van de openbare besturen moeten voor dagprijs-afrekeningsjaar 2014 de loongegevens eveneens automatisch doorsturen.
3.
De loon- en weddegegevens MOETEN globaal per instelling worden doorgegeven.
4.
Zoals voor de vorige dagprijs-afrekeningsdossiers zijn enkel de 100-, 500-, 901-, 903en 904-fiches noodzakelijk voor het berekenen van de definitieve dagprijs-afrekening.
5.
Een foutenlijst in volgorde van het rijksregisternummer zal afgeleid worden van de loongegevens zoals ze overgemaakt worden. Op deze foutenlijst worden 2 soorten fouten onderscheiden: Fouten naar het formaat toe. Fouten naar inhoud toe.
6.
Alle prestaties MOETEN steeds in UREN opgegeven worden.
7.
De effectief gepresteerde uren aan 100 % en de betaalde gelijkgestelde afwezigheidsuren betaald aan 100 % MOETEN samen onder effectief gepresteerde uren aan 100 % gezet worden.
8.
De uren gelijkgestelde afwezigheid en arbeidsongeval worden nogmaals apart opgevraagd. Zij zitten reeds vervat in punt 7.
9.
Het bedrag brutobezoldiging aan 100% en het bedrag betaald aan 100 % voor de betaalde gelijkgestelde afwezigheidsuren MOETEN samen onder bedrag brutobezoldiging aan 100 % gezet worden.
10. De prestatieduur bij geneesheren moet steeds in verhouding tot 24-sten opgegeven worden MAAR het uurstelsel dat voor de geneesheren wordt opgegeven moet 38 of 40 zijn. 11. De onderverdeling van alle uren die er moeten opgegeven worden is als volgt : aantal uren, aantal fracties. Er worden dus FRACTIES gevraagd, er is dus geen omzetting naar minuten nodig. 12. Per gewerkte maand of per maand waarin er voor het personeelslid nog uitbetalingen gedaan werden, of per maand waarin er gelijkgestelde uren en/of niet-gelijkgestelde uren vermeld staan moet er een 903-fiche opgesteld worden. Voor de maanden waarin nog uitbetalingen gedaan werden (vakantiegeld of eindejaarspremie) MOETEN de data in-/uitdienst contract en aanvang en einde karakteristieken van de laatste tewerkstelling vermeld worden.
6
13. RSZ- en loonregularisaties moeten gespreid worden over de maanden waarop ze betrekking hebben. 14. Zowel de "Datum in" als de "Datum uit" moeten vermeld worden in de desbetreffende maanden. Zo ook dient bij de betaling van vakantiegeld uit dienst ingeval van uitdiensttreding, de "Datum uit dienst" opgegeven te worden. 15. De gegevens dienen correct ingevuld te worden en op de juiste positie te staan. Het vakantiegeld aan 92%, het vakantiegeld onderworpen aan de RSZ en RSZ van de werkgever moeten steeds getekend zijn. Dit wil zeggen dat het bedrag voorafgegaan wordt door een + of een - teken (ook wanneer dit bedrag gelijk is aan nul !). Dit + of teken MOET in de 1e van de 7 posities staan (vb.+000235). 16. Er moet een correlatie bestaan tussen : de uren (A-C-D-E-F-FO-H-I-uren), het urenstelsel van de afdeling/functie/contract (zoals vermeld in de CAO) en gekend op het V.A.P.H. (PPR), de prestatieduur, 5- of 6-dagenweek. 17. Handarbeiders : een overschakeling naar een 38-uren-week mag geen meeruitgave betekenen. In dergelijke situatie mag men m.a.w. geen 40-uren-week opgeven en het uurloon uitbetalen van de 38-uren-week, dit zou immers leiden tot een foutieve berekening van de lonen. 18. Het vakantiegeld uit dienst dient vermeld te worden in de rubriek "Vakantiegeld uit dienst" en niet in de rubriek "Vakantiegeld". 19. De rubriek "Bedrag vakantiegeld R.S.Z." slaat op het enkelvoudig vakantiegeld op het variabel loon. Het volledig uitbetaald bedrag aan patronale lasten moet ondergebracht worden bij "R.S.Z.-werkgever". 20. Bedienden : de uren verlof waarvoor loon uitbetaald werd mogen niet vermeld worden bij het "vakantiegeld". Een betaald gelijkgestelde uur komt bij het loon en niet bij vakantiegeld. De uren verlof dienen eveneens vermeld te worden onder A-uren. 21. Uren dienen genoteerd te worden in de correcte rubriek. Bvb. De uren gewaarborgd loon bij arbeidsongevallen moeten ondergebracht worden bij de 'A-uren' en nogmaals apart als 'K-uren', en het bedrag ervan bij het 'Brutobedrag'. De uren 2de, 3de en 4de week arbeidsongevallen moeten ondergebracht worden bij de 'D-uren' en het bedrag ervan bij 'Bedrag 2de, 3de en 4de week arbeidsongeval'. 22. De opgave van de uren en uitbetaling van de opgenomen verlofdagen in 2014 in het kader van de CAO dd. 15/06/1998, moet vermeld worden bij de A-uren en het bruto bedrag. 23. De uren (I-uren) en het bedrag educatief verlof MOETEN beide ingevuld worden indien men opteert om de titularis educatief verlof NIET te laten opnemen in het dagprijsafrekeningsdossier.
7
24. De uit te betalen feestdagen (30 dagen na uitdiensttreding) dienen vermeld te worden in de maanden waarin het personeelslid uit dienst treedt. 25. Personeelsleden die niet ten laste van het Vlaams Agentschap vallen mogen niet vermeld worden op de loongegevens. Er mag geen opgave gedaan worden, noch van gepresteerde uren noch van prestatieduur. 26. Vervangende personeelsleden die aangeworven zijn in het kader van vrijstelling van arbeidsprestaties voor 45-plussers, toekenning van een subsidie voor management, vorming en bijkomend conventioneel verlof mogen niet vermeld worden op de loongegevens. Er mag geen opgave gedaan worden, noch van gepresteerde uren noch van prestatieduur. 27. De gepresteerde, gelijkgestelde en niet-gelijkgestelde uren van de handarbeiders (A) moeten in verhouding staan met de prestatieduur (5 of 6 dagen week) Voorbeeld: 19/38: geen volledige prestatie (38/38) in uren opgeven.
28. De attesten vakantiegeld bij uitdiensttreding van de werknemers uit hoofde van hun prestaties 2013/2014 blijven ter inzage in de instelling en kunnen opgevraagd worden.
8
Wijzigingen ten opzichte van het dagprijs-afrekeningsjaar 2013.
9
2.3. Logische structuur van de gegevens. 2.3.1. Algemeen. De gegevens werden logisch opgedeeld in verschillende soorten fiches. Elk soort fiche heeft een nummer toegekend gekregen.
100-Fiche De fiche dient om de instelling en het dagprijs-afrekeningsjaar aan te duiden.
500-Fiche De fiche dient om het begin en het einde van een dagprijsperiode aan te geven per afdeling binnen de instelling. De dagprijsperiode van de afdeling wijzigt wanneer er een erkenningswijziging heeft plaatsgevonden in het midden van een dagprijsjaar, zoniet is er slechts 1 fiche per afdeling noodzakelijk (van 01/01/XXXX tot 31/12/XXXX). De begindatum van de dagprijsperiode moet steeds de eerste dag van de maand zijn met uitzondering van een nieuwe instelling. Opmerking : een erkenningswijziging van een afdeling wordt niet langer aangegeven door het nummer van de afdeling te wijzigen per periode !
901-Fiche Deze fiche bevat de identificatiegegevens (naam, voornaam,...) van een personeelslid. Er moet slechts 1 fiche 901 opgemaakt worden per personeelslid opgenomen binnen de instelling.
903-Fiche Deze fiche bevat een aantal functiegegevens van het personeelslid, uitgesplitst per maand, per functie en per afdeling.
904-Fiche Deze fiche bevat alle loon- of weddegegevens van een personeelslid, uitgesplitst per maand.
10
2.3.2. Methode om gegevens in te dienen. De loon- en weddegegevens mogen niet uitgesplitst worden per afdeling, maar MOETEN globaal per instelling opgesteld worden. Afdelingen die een wijziging van erkenning hebben in de loop van dit dagprijsjaar, worden beschouwd als één afdeling. Per bundel gegevens krijgt men de volgende frequenties voor de verschillende fiches : 100-fiche : 1 fiche per instelling 500-fiche : zoveel fiches als er afdelingen en dagprijsperiodes zijn 901-fiche : 1 fiche per personeelslid 903-fiche : zoveel fiches als er maanden zijn waarin het personeelslid in dienst was en/of een uitbetaling gebeurd is (per functie per afdeling). Bij wijzigingen binnen de afdeling, zoals veranderingen van de prestatieduur of wederindiensttredingen in de loop van de maand wordt een nieuwe fiche aangemaakt. Deze fiche dient herhaald te worden per maand, per afdeling en per functie binnen de afdeling (en per wijziging binnen de afdeling). 904-fiche : zoveel fiches als er maanden zijn waarin het personeelslid in dienst was en/of een uitbetaling gebeurd is. Volgorde der fiches : 100-fiche 500-fiche . . 901-fiche
Begin dossier Begin afdelingen
Begin eerste personeelslid
903-fiche . 904-fiche . 901-fiche
Begin tweede personeelslid
903-fiche . 904-fiche . 901-fiche
Begin laatste personeelslid
903-fiche . . 904-fiche .
11
2.4. Inhoud van de fiches. 2.4.1. De 100-fiche. identificatienummer van de fiche = 100 NR INSTELLING DAGPRIJS-afrekeningsJAAR
2.4.2. De 500-fiche. TE HERHALEN PER AFDELING EN PER DAGPRIJSPERIODE !!! Opgelet voor de voorzieningen die nog niet toegetreden zijn tot FAM/MFC. RTH (Rechtstreeks Toegankelijk Hulp) (code 543) moet niet uitgesplitst worden in periodes indien erkenning tijdens het jaar 2014 zou wijzigen voor RTH. identificatienummer van de fiche = 500 NR INSTELLING AFDELINGSNR = het afdelingsnummer op de 500-fiche moet altijd door de voorzieningen die nog niet toegetreden zijn tot FAM/MFC ingevuld worden. De volgende waarden zijn toegestaan : 101 201 301 401 501 601 701
Internaat Semi-Internaat Dagcentrum Observatiecentrum Tehuis Werkenden Tehuis Niet-Werkenden Tehuis Kort Verblijf
543
Rechtstreeks Toegankelijke Hulp
OPGELET; De voorzieningen/diensten die onder Fam ressorteren vullen code 601 in, de voorzieningen die onder MFC ressorteren vullen code 101 in. Voorzieningen die zowel FAM als MFC zijn vullen code 101 in. Indien RTH (Rechtstreeks Toegankelijke Hulp) van toepassing is vult u code 543 in. BEGINDATUM DAGPRIJSPERIODE (in de vorm van ddmmjjjj) EINDDATUM DAGPRIJSPERIODE (in de vorm van ddmmjjjj)
12
2.4.3. De 901-fiche.
identificatienummer van de fiche = 901
RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID Het rijksregisternummer van het personeelslid MOET ingevuld worden.
NAAM PERSONEELSLID
VOORNAAM PERSONEELSLID
ADRES PERSONEELSLID : Niet verplicht in te geven (wordt reeds in PPR vermeld) STRAAT NR POSTNR GEMEENTE
GEBOORTEDATUM PERSONEELSLID De geboortedatum dient ingevuld te worden in de vorm ddmmjjjj. PERSONEELSIDENTIFICATIE Verplicht in te geven. Op basis van deze identificatie zullen de personeelsleden getoond worden op lijsten. Dit kan het vroegere COI-volgnr zijn of een personeelsnummer door de instelling zelf toegekend. Het is noodzakelijk dat de laatste positie van dit veld wordt ingevuld, zodat het raadzaam is om de voorziene 15 posities volledig te benutten door dit veld rechts uit te lijnen.
13
2.4.4. De 903-fiche. TE HERHALEN PER MAAND, PER AFDELING EN PER FUNCTIE EN BIJ IEDERE WIJZIGING BINNEN EEN AFDELING !!! identificatienummer van de fiche = 903 NR INSTELLING (zie 100-fiche) RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID (zie 901-fiche) FUNCTIEVOLGNR Dit is het volgnummer dat de verschillende functies van een werknemer eventueel kan onderscheiden ('000' is ook een geldig volgnummer). Een bepaalde werknemer kan verschillende volgnummers hebben indien hij/zij verschillende functies heeft en bepaalde prestaties aan één specifieke functie moeten toegewezen worden. Dit volgnummer moet dan over het ganse jaar aan deze functie gekoppeld blijven. AFDELINGSNR = het afdelingsnummer op de 903-fiche moet altijd ingevuld worden. 101 201 301 401 501 601 701
Internaat Semi-Internaat Dagcentrum Observatiecentrum Tehuis Werkenden Tehuis Niet-Werkenden Tehuis Kort Verblijf
543
Rechtstreeks Toegankelijke Hulp
MAAND = verplicht in te vullen URENSTELSEL = urenstelsel van de afdeling Mogelijke waarde = 3800 of 4000 !! Deze waarden gelden ook voor geneesheren !! (zie pag. 6: 2.1.11) SOORT WEEK = om aan te geven of de persoon in de 5- of in de 6-dagenweek werkt. Mogelijke waarde : 5 = 5-dagenweek 6 = 6-dagenweek
14
FUNCTIE = functie van het personeelslid Boekhouder klasse I Econoom klasse I (met diploma of eindgetuigschrift van economisch of technisch hoger onderwijs) Opsteller klasse I Boekhouder klasse II Directeur 13-29 bedden 30-59 bedden 60-89 bedden + 90 bedden 6-12 bedden (Verantwoordelijke of directeur dienst plaatsing in gezinnen Geneesheer omnipracticus Geneesheer specialist Helpster in klinisch labo Kinesitherapeut A1 – bachelor Klerk Kok Kopiist A3 Kopiist A2 Logopedist Onderdirecteur Directiemedewerker Logistiek personeel klasse 4 Logistiek personeel klasse 4 Chauffeur (loon ten laste van vervoer gehandicapten) * Onderhoudspersoneel categorie II Onderhoudspersoneel categorie III Chauffeur categorie III (loon ten laste van vervoer gehandicapten) * Onderhoudspersoneel categorie IV Onderhoudspersoneel categorie V Opsteller klasse II Begeleidend en verzorgend personeel klasse III, bejaardenhelpster " IIB " IIA " I Bachelor alleen voor voorzieningen MFC – FAM (barema17) Hoofdopvoeder Opvoeder groepschef Orthoptist
010 011 012 020 030 031 032 033 050 055) 070 080 100 120 130 150 160 170 180 190 195 210 211 220 230 231 240 250 260 270 280 290 310 315 320 330 340
15
Licentiaat/master psycholoog Master alleen voor voorzieningen MFC-FAM Licentiaat/master pedagoog Licentiaat/master kinesitherapie Master kiné behorend tot norm paramedisch Licentiaat/master in de criminologie Maatschappelijk werker (onder sociale dienst) Sociaal verpleger/verpleegster (onder sociale dienst) Gezinsbegeleider categorie 14 (*) Tandarts Technicus elektronica A1 Technicus elektronica A2 Technicus elektronica A3 Knutselaar apparatuur Gebrevetteerde verpleger (verzorgend) Verpleger A1 Licentiaat/master in de orthopedagogie Assistent in de psychologie/bachelor Sociaal verpleegster Ergotherapeut Diëtist Heropvoeder in de psychomotoriek Orthopedist Sociaal readaptatiewerk(st)er Bachelor in de gezinswetenschappen Diensthoofd maatschappelijk werker Diensthoofd paramedische dienst Coördinator paramedische dienst Logistiek personeel klasse 1 Logistiek personeel klasse 2 Logistiek personeel klasse 2 in dienst vanaf 1/11/1993 Logistiek personeel klasse 3 Logistiek personeel klasse 3 in dienst vanaf 1/11/1993 Chauffeur (loon ten laste van vervoer gehandicapten) *
Helper in de klin.labo in dienst vanaf 1/11/1993 Kopiist - A3 in dienst vanaf 1/11/1993 Kopiist - A2 in dienst vanaf 1/11/1993 Technicus - elektronica in dienst vanaf 1/11/1993 Elektronica - technicus A2 in dienst vanaf 1/11/1993 Technicus - knust. Apparatuur in dienst vanaf 1/11/1993
350 355 360 370 375 380 390 395 399 400 410 420 430 440 450 460 480 490 500 510 520 530 540 550 555 560 570 580 610 620 622 630 632 631 - 633 623 - 611 621 102 162 172 432 422 442
* De chauffeurs loon ten laste van vervoer gehandicapten moeten alleen via automatische overdracht doorgegeven worden indien forfait vervoerskosten niet van toepassing is.
16
Volgende functies behoren tot de norm SOCIALE DIENST: Maatschappelijk werker (onder sociale dienst) Sociaal verpleger/verpleegster (onder sociale dienst) Gezinsbegeleider categorie 14 (*) Sociaal readaptatiewerk(st)er Bachelor in de gezinswetenschappen
390 395 399 550 555
Diensthoofd maatschappelijk werker (met verloning van barema hoofdopvoeder)
560
(*) voor de functie gezinsbegeleider (sociale dienst) worden alle diploma’s in aanmerking genomen die toegang geven tot de functie van opvoeder/opvoedster klasse 1. Volgende functies behoren tot de norm PARAMEDISCH PERSONEEL: Sociaal verpleegster Kinesitherapeut A1/bachelor Logopedist Orthoptist Gebrevetteerde verpleger (verzorgend) Verpleger A1 Ergotherapeut Diëtist Heropvoeder in de psychomotoriek Orthopedist
500 120 180 340 450 460 510 520 530 540
Diensthoofd paramedische dienst (met verloning van barema hoofdopvoeder) Coördinator paramedische dienst (met verloning van barema opvoeder-groepschef) Master kiné behorend tot norm paramedisch
570 580 375
Volgende functies behoren tot de norm LIC/ASS. IN DE PSYCHOLOGIE: Assistent in de psychologie/bachelor
490
17
Volgende functies behoren tot de norm LOGISTIEK PERSONEEL: Kok Logistiek personeel klasse 4 Onderhoudspersoneel categorie II Onderhoudspersoneel categorie III Onderhoudspersoneel categorie IV Onderhoudspersoneel categorie V Logistiek personeel klasse 1 Logistiek personeel klasse 2 Logistiek personeel klasse 2 in dienst vanaf 1/11/1993 Logistiek personeel klasse 3 Logistiek personeel klasse 3 in dienst vanaf 1/11/1993
150 210 220 230 240 250 610 620 622 630 632
Volgende functies behoren tot de norm BIJZONDER PERSONEEL: Helpster in klinisch labo Helper in de klin.labo in dienst vanaf 1/11/1993 Kopiist A3 Kopiist - A3 in dienst vanaf 1/11/1993 Technicus elektronica A1 Technicus elektronica A2 Elektronica - technicus A2 in dienst vanaf 1/11/1993 Technicus elektronica A3 Technicus - elektronica in dienst vanaf 1/11/1993 Knutselaar apparatuur Technicus - knust. Apparatuur in dienst vanaf 1/11/1993
100 102 160 162 410 420 422 430 432 440 442
Volgende functies behoren tot de norm CHAUFFEUR (loon ten laste van vervoer): * Logistiek personeel klasse 4 Chauffeur Chauffeur categorie III Chauffeur
211 231 611 621 623 631 633 De chauffeurs loon ten laste van vervoer gehandicapten moeten alleen via automatische overdracht doorgegeven worden indien forfait vervoerskosten niet van toepassing is.
18
CONTRACTTYPE = soort contract van de werknemer Mogelijke waarde : A = arbeider B = bediende EXTRA CONTRACTTYPE = soort contract van de werknemer voor instellingen afhankelijk van de openbare besturen. Mogelijke waarde : V = Vastbenoemd N = Niet vastbenoemd (Andere instellingen: veld blanco laten) ANCIENNITEIT = de subsidieerbare anciënniteit van het personeelslid in die functie, met volgende onderverdeling (jjmm): aantal jaren aantal maanden PRESTATIEDUUR = prestatieduur per week, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties PRESTATIE EENHEID = prestatie eenheid in de maand, enkel in te vullen door de instellingen afhankelijk van openbare besturen, bv. 10000 (-> 1 FTE) 07533 (-> 0,7533 FTE) (Andere instellingen: veld opvullen met nullen '00000') DATUM IN DIENST CONTRACT = datum indiensttreding in de vorm dag/maand/jaar (ddmmjjjj). in de maand waar een effectieve wijziging van de prestatieduur, de functie of de afdeling plaats had. In dit geval moeten datum indienst contract en datum aanvang karakteristieken aan elkaar gelijk zijn. in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2014 in dienst trad Voor de maanden waarin nog uitbetalingen gedaan werden (vakantiegeld of eindejaarspremie) MOETEN de data in-/uitdienst contract en aanvang/einde karakteristieken van de laatste tewerkstelling vermeld worden. DATUM UIT DIENST CONTRACT = datum uitdiensttreding, in de vorm dag/maand/jaar (ddmmjjjj) enkel in te vullen in de maand waar de werknemer effectief uitdienst gaat in deze betrekking (wijziging van functie, afdeling, prestatieduur). In dit geval moeten datum uitdienst contract en datum einde karakteristieken aan elkaar gelijk zijn. DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN = datum waarop een wijziging van karakteristieken heeft plaatsgevonden. Deze moet doorgegeven worden in de vorm van dag/maand/jaar (ddmmjjjj) bij elk nieuw contract (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn) enkel in te vullen in de effectieve maand van wijziging van een van de karakteristieken in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2014 in dienst trad
19
DATUM EINDE KARAKTERISTIEKEN = datum waarop een wijziging van karakteristieken heeft plaatsgevonden. Deze moet doorgegeven worden in de vorm van dag/maand/jaar (ddmmjjjj) in te vullen in de effectieve maand van wijziging van de karakteristieken (zie DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN) indien de datum uitdienst van het contract is ingevuld (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn).
RSZ % = het RSZ-% waaraan de werkgever onderworpen is, incluis de vermindering. Dit veld moet getekend zijn: dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan! (zie pag. 7: 2.1.16)
STATUUT = het statuut waarin de werknemer is aangeworven. G80 GES JOB PMK PZK NVT
GESCO 8028 GESCO Jobstudent Pensioen met kinderlast Pensioen zonder kinderlast Niet van toepassing
ACTIVITEIT = is de werknemer afwezig om één van de volgende redenen ? AEV BGP HBG TKR OBV NVT
Afwezig met educatief verlof Brugpensioen Halftijds Brugpensioen Tijdskrediet (alle vormen van tijdskrediet) Onbetaald verlof Niet van toepassing
WERKLOOS of AANWERVING wet lage lonen = is de werknemer aangeworven in toepassing van de wet van 21/12/1994 banenplan of in toepassing van de wet van 22/12/1995 wet lage lonen (=activaplan)? ACP NVT
Activaplan Niet van toepassing
EXTRA LOON = heeft de werknemer recht tot uitbetaling van haard- of standplaatstoelage ? HRD STP NVT
Haardtoelage Standplaatstoelage Niet van toepassing
20
GEHANDICAPTE = is het personeelslid een gehandicapte tewerkgesteld binnen het personeelseffectief van uw instelling en waarvoor tussenkomst wordt gegeven = VOP? (vroegere CAO26 of Vlaamse Inschakelingspremie) C26 NVT
Gehandicapte Niet van toepassing
PROEF (PRF) = is het personeelslid in zijn proeftijd ? Mogelijke waarde : J of N UITBETALING VAN NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP (NOV) = is het personeelslid waarvoor de uitbetaling gebeurde, vervangen tijdens de betrokken periode ? Mogelijke waarde : J of N NACHTWAKER (NWR) = is het personeelslid een nachtwaker ? Mogelijke waarde : J of N TITULARIS EDUC. VERLOF.(TTL) = is de werknemer die van educatief verlof gebruik maakt vervangen ? (enkel in te vullen indien activiteit AEV) Mogelijke waarde : J of N BEZOLD. EDUC. VERLOF (BEV) = is de bezoldiging die verschuldigd is voor de afwezigheid van de werknemer tijdens de opleiding, opgenomen in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs-afrekenings 2014 zijn ingediend ? (enkel in te vullen indien activiteit AEV) Mogelijke waarde : J of N VERVANGER EDUC. VERLOF = vervangt de werknemer een titularis die van educatief verlof gebruik maakt ? VEV NVT
Vervanger educatief verlof Niet van toepassing
VERVANGER BRUGPENSIOEN = is het personeelslid aangeworven als vervanger van een personeelslid op brugpensioen ? VBP NVT
Vervanger brugpensioen Niet van toepassing
VERVANGER HALFTIJDS BRUGPENSIOEN = is het personeelslid aangeworven als vervanger van een personeelslid met halftijds brugpensioen ? VHB NVT
Vervanger halftijdsbrugpensioen Niet van toepassing
21
ONTSLAGVERGOEDING ZONDER VERVANGING = er werd een ontslagvergoeding uitbetaald zonder dat het ontslagen personeelslid vervangen werd gedurende de equivalente opzegperiode OZV NVT
Ontslagvergoeding zonder vervanging Niet van toepassing
% ARBEIDSDUURVERMINDERING = werd het genoten voordeel van de RSZ-vermindering (doelgroepverminderingen “langdurig werkzoekenden”, “eerste aanwervingen”, “jonge werknemers” of “arbeidsduurvermindering”) omgezet in bijkomende tewerkstelling? Is dit het geval, dan dient u hier de verhouding van het loon van de vervanging t.o.v. het bedrag RSZ-vermindering in een percentage aan te geven. Het loon van de bijkomende tewerkstelling mag NIET doorgegeven worden via automatische overdracht. Dit % verwijst naar het al dan niet in mindering te brengen bedrag in de 904-fiche!
Voorbeeld 1. Voor titularis X ontvangt de instelling een RSZ-vermindering op jaarbasis van 2500€. Deze RSZ-vermindering werd omgezet in bijkomende tewerkstelling voor 100% (u vermeldt dus 10000 in dit veld). Het loon van de vervanging t.b.v. minstens 2500€ mag NIET doorgegeven worden via de automatische overdracht. Het bedrag RSZ-vermindering zal NIET in mindering gebracht worden. 2. Voor titularis X ontvangt de instelling een RSZ-vermindering op jaarbasis van 2500€. Deze RSZ-vermindering werd omgezet in bijkomende tewerkstelling voor 50% (u vermeldt dus 05000 in dit veld). 50% van de RSZ-vermindering zal afgetrokken worden. Het loon van de vervanging t.b.v. minstens 1250€ mag NIET doorgegeven worden via de automatische overdracht. 3. Voor titularis X ontvangt de instelling een RSZ-vermindering op jaarbasis van 2500€. Deze RSZ-vermindering werd niet omgezet in bijkomende tewerkstelling (u vermeldt dus 00000 in dit veld). Het volledige bedrag RSZ-vermindering zal in mindering gebracht worden.
22
2.4.5. De 904-fiche. TE HERHALEN PER MAAND !!! Identificatienummer van de fiche = 904 INSTELLINGSNR (zie 100-fiche) RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID (zie 901-fiche) FUNCTIEVOLGNR (zie 903-fiche) Dit is het volgnummer dat de verschillende functies van een werknemer eventueel kan onderscheiden. MAAND Verplicht in te vullen A = effectief gepresteerde uren à 100 % + betaalde gelijkgestelde afwezigheid à 100% wettelijke feestdag (incluis deze binnen de 30 dagen na uitdiensttreding) gewaarborgd loon arbeidsongeval klein verlet ziekte à 100 % verlof bedienden 100 % (ook opgenomen verlofdagen CAO dd.15/06/1998) uren vrijstelling van arbeidsprestaties voor 45-plussers uren bijkomend conventioneel verlof voor leeftijdsgroep 35-44 jaar onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten) C = uren ziekte (3de en 4de week) betaald aan het percentage volgens volgende criteria: voor de arbeiders met arbeiderscontract 25,88%; voor de bedienden in proefperiode 26,93%. en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
D = uren betaald bij arbeidsongeval (2de, 3de en 4de week) voor arbeiders met arbeiderscontract of bedienden in proefperiode, aan het percentage volgens volgende criteria: voor de arbeiders met arbeiderscontract 85,88% voor de bedienden in proefperiode 86,93% en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
23
E = gelijkgestelde afwezigheidsuren zoals : arbeidsongeval ziekte wederoproeping syndicale verplichtingen betaald verlof arbeiders familiaal verlof staking (erkend) lactatieverlof bevallingsrust uren jeugdvakantie uren vaderschapsverlof en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
F = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren die meetellen voor anciënniteitsberekening zoals: tijdskrediet ouderschapsverlof ziekte na 1 jaar en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
F0 = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren die NIET meetellen voor anciënniteitsberekening zoals : onbezoldigd verlof werkloosheid staking (niet erkend) en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
H = uren ziekte (2e week ziekte) betaald aan het percentage volgens volgende criteria
voor de arbeiders met arbeiderscontract 85,88%; voor de bedienden in proefperiode 86,93%.
en onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
24
I = uren educatief verlof onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten) Enkel in te vullen indien de werknemer gebruik gemaakt heeft van educatief verlof en de bezoldiging die verschuldigd is voor zijn afwezigheid tijdens de opleiding niet opgenomen is in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs - afrekening 2014 zijn ingediend (alléén indien personeelslid vervangen werd).
J = uren betaalde gelijkgestelde afwezigheid : gewaarborgd loon ziekte (voor opvoeders en paramedici) (zgn. ‘pot uren’ en zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
K = uren betaalde gelijkgestelde afwezigheid : arbeidsongeval tijdens gewaarborgd loon (alle functies) (zgn. ‘pot uren’ en zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
L = uren vrijstelling van arbeidsprestaties (45-plussers) (zie omzendbrief 09/07/2001) (zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
M = uren bijkomende conventioneel verlof (voor 35-44 jarigen) (zie omzendbrief 09/07/2001) (zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BRUTO BEDRAG = bedrag bruto bezoldiging à 100 % + bedrag voor gelijkgestelde afwezigheid à 100% Dit bedrag is de som van de bedragen die betaald werden voor de uren effectief gepresteerd aan 100 % en de uren gelijkgestelde afwezigheid à 100%.
HAARD- OF STANDPLAATSTOELAGE = brutobedrag betaald voor haard- of standplaatstoelage. In het 903-record moet de code extra loon op 'HRD' of ‘STP’ gezet worden.
BEDRAG 3DE EN 4DE WEEK ZIEKTE = bedrag bruto bezoldiging betaald voor derde en/of vierde week ziekte voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. C-uren).
BEDRAG 2DE, 3DE EN 4DE WEEK ARBEIDSONGEVAL = bedrag betaald bij arbeidsongeval voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. D-uren).
BEDRAG 2DE WEEK ZIEKTE = bedrag betaald voor 2de week ziekte voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. H-uren).
25
BEDRAG EDUC. VERL. = enkel in te vullen indien de werknemer gebruik gemaakt heeft van educatief verlof en de bezoldiging die verschuldigd is voor zijn afwezigheid tijdens de opleiding niet opgenomen is in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs - afrekening 2014 zijn ingediend (alleen indien personeelslid vervangen werd).
ZONDAGSPREST = totaal aantal uren zondagsprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG ZONDAGPREST = bedrag van de zondagsprestaties
FEESTDAGPREST = totaal aantal uren feestdagprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG FEESTDAGPREST = bedrag van de feestdagprestaties
ZATERDAGPREST = totaal aantal uren zaterdagprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG ZATERDAGPREST = bedrag van de zaterdagprestaties
AVONDPREST = totaal aantal uren avondprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG AVONDPREST = bedrag van de avondprestaties
EINDEJAARSPREMIE = bedrag van de eindejaarspremie. Uit te betalen in december of wanneer het personeelslid in de loop van het jaar uit dienst treedt, mag dit uitbetaald worden in de maand van uitdiensttreding.
OVERUREN = aantal overuren van een personeelslid behorend tot het opvoedend personeel, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG OVERUREN = bedrag betaald aan de overuren
VAKANTIEGELD = bedrag van het vakantiegeld niet onderworpen aan de RSZ van de werkgever (92%) (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) : dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan ! VAKANTIEGELD RSZ = bedrag van het vakantiegeld wel onderworpen aan de RSZ van de werkgever (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) : dit plus-
26
of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan ! = enkelvoudig vakantiegeld op variabel loon
ONTSLAGVERGOEDING = in de arbeidswetgeving is de regeling mogelijk waarbij de werknemer vrijgesteld wordt van prestaties tijdens de opzegtermijn. Deze ontslagvergoeding wordt gesubsidieerd indien het ontslagen personeelslid tijdens de equivalente opzegperiode niet vervangen werd (zie 903). aantal uren equivalente opzegperiode, onderverdeeld als volgt: aantal uren overeenstemmend met de opzegtermijn aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG ONTSLAGVERG = bedrag van de ontslagvergoeding
NACHTVERGOEDING (alle personeel) = personeel met nachtvergoeding aantal uren (op maandbasis) onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG NACHTVERG (alle personeel) = bedrag van de nachtvergoeding voor het personeel
PREMIE NACHTWAKER = forfaitaire premie voor de nachtwaker. Men mag niet vergeten op het 903-record de code NACHTWAKER op 'J' te zetten !
NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP = uren bij uitbetaling van niet opgenomen uren wegens ziekte of zwangerschap, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP = bedrag uitbetaling van niet opgenomen uren wegens ziekte of zwangerschap
UREN NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO 15/06/1998 (max. 2 dagen) = uren voor niet opgenomen verlofdagen in het kader van CAO dd.15/06/1998 wegens ziekte, tijdskrediet, zwangerschap,... , onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAG CAO 15/06/1998 = bedrag voor niet opgenomen verlofdag in het kader van CAO dd.15/06/1998 wegens ziekte, loopbaanonderbreking, zwangerschap,...
VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING met RSZ= bedrag vakantiegeld bij uitdiensttreding wel onderworpen aan de RSZ van de werkgever (7,67%) In te vullen in de maand van uitbetaling.
27
VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING zonder RSZ = bedrag vakantiegeld bij uitdiensttreding niet onderworpen aan de RSZ van de werkgever In te vullen in de maand van uitbetaling.
VERLOF ARBEIDER = aantal uren officieel verlof, onderverdeeld als volgt : aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
RSZ WERKGEVER = bedrag RSZ van de werkgever (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) : dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan ! Opgelet: bedrag doelgroepvermindering opnemen in bedrag RSZ-werkgever.
BEDRAG HALFTIJDS BRUGPENSIOEN OF BRUGPENSIOEN
UREN VARIABELE PRESTATIES WAARVOOR GEWAARBORGD LOON UITBETAALD WORDT = aantal uren variabele prestaties waarvoor gewaarborgd loon moet betaald worden in het kader van de wetgeving wettelijke schorsingen. aantal uren aantal fracties = (geen omzetting naar minuten)
BEDRAG VARIABELE PRESTATIES WAARVOOR GEWAARBORGD LOON UITBETAALD WORDT = bedrag betaald voor variabele prestaties waarvoor gewaarborgd loon moet betaald worden in het kader van de wetgeving wettelijke schorsingen.
BEDRAG ARBEIDSDUURVERMINDERING = bedrag van de arbeidsduurvermindering (doelgroepverminderingen “langdurig werkzoekenden”, “eerste aanwervingen”, “jonge werknemers” of “arbeidsduurvermindering”) dat kan omgezet worden in bijkomende tewerkstelling. Opgelet: dit bedrag mag niet in mindering gebracht worden bij het RSZ-percentage en RSZ-bedrag.
28
2.5. Overdracht van de gegevens. 2.5.1. Formaatbeschrijving van de verschillende fiches. 2.5.1.1. Recordlengte. De recordlengte van de fiches komt overeen met het laatste veld van deze fiche (rechts uitlijnen met voorlopende nullen). Er moet wel opgelet worden dat deze regel wordt afgesloten met een harde return (ASCII 10, ASCII 13).
2.5.1.2. Sleutel. Om de verschillende soorten records te kunnen groeperen, hebben alle soorten records een sleutel vooraan in het record. Opmerkingen vooraf: identificatie van het record : 3 posities 100 voor het 100-record 500 voor het 500-record 901 voor het 901-record 903 voor het 903-record 904 voor het 904-record instellingsnummer : 6 posities rijksregisternummer van het personeelslid : 11 posities volgnummer van het personeelslid : 3 posities een juist volgnummer invullen (uniek nummer van 001 --> 999) afdelingsnummer : 3 posities. het afdelingsnummer in het 903-record moet altijd ingevuld zijn. De sleutel is als volgt opgebouwd :
voor de 100-fiche instelling dagprijs-afrekeningsjaar
voor de 500-fiche instelling afdeling begindatum dagprijsperiode
voor de 901-fiche rijksregisternummer personeelslid
29
voor de 903-fiche instelling rijksregisternummer personeelslid volgnummer afdeling maand functie datum in dienst datum begin karakteristieken
voor de 904-fiche instelling rijksregisternummer personeelslid volgnummer maand
30
2.5.2. De structuur van de verschillende fiches. 2.5.2.1. De fiche 100. VELDEN identificatie van het record = 100 NR INSTELLING JAAR DAGPRIJS-afrekeningsDOSSIER
Verplicht Begin Einde Lengte Type J 1 3 3N J 4 9 6N J 10 13 4N
2.5.2.2. De fiche 500. TE HERHALEN PER AFDELING EN PER ERKENNINGSWIJZIGING BINNEN DEZE AFDELING VELDEN identificatie van het record = 500 NR INSTELLING AFDELINGSNUMMER BEGINDATUM DAGPRIJSPERIODE EINDDATUM DAGPRIJSPERIODE
Verplicht Begin Einde Lengte Type J 1 3 3N J 4 9 6N J 10 12 3N J 13 20 8N J 21 28 8N
2.5.2.3. De fiche 901. 1 FICHE PER WERKNEMER VELDEN identificatie van het record = 901 RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID NAAM PERSONEELSLID VOORNAAM PERSONEELSLID ADRES PERSONEELSLID . STRAAT . NR . POSTNR . GEMEENTE GEBOORTEDATUM PERSONEELSLID PERSONEELSIDENTIFICATIE
Verplicht Begin Einde Lengte Type J 1 3 3N J 4 14 11 N J 15 44 30 C J 45 64 20 C N 65 84 20 C 85 88 4C 89 92 4N 93 112 20 C J 113 120 8N J 121 135 15 C
31
2.5.2.4. De fiche 903. TE HERHALEN PER MAAND, PER AFDELING EN PER FUNCTIE BINNEN DE AFDELING EN BIJ IEDERE WIJZIGING BINNEN EEN AFDELING, VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type Identificatie van het record = 903 J 1 3 3N NR INSTELLING J 4 9 6N RIJKSREGISTERNUMMER J 10 20 11 N FUNCTIEVOLGNR J 21 23 3N AFDELINGSNUMMER J 24 26 3N MAAND J 27 28 2N URENSTELSEL J 29 32 4N SOORT WEEK J 33 33 1N FUNKTIE J 34 36 3N CONTRACTTYPE J 37 37 1C EXTRA CONTRACTTYPE J 38 38 1C ANCIENNITEIT J 39 42 4N PRESTATIEDUUR J 43 46 4N PRESTATIE EENHEID J 47 51 5N DATUM INDIENST CONTRACT J 52 59 8N DATUM UITDIENST CONTRACT N 60 67 8N DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN N 68 75 8N DATUM EINDE KARAKTERISTIEKEN N 76 83 8N RSZ % (voorafgegaan door een + of - teken, op de J 84 90 7N eerste, meest linkse positie) STATUUT J 91 93 3C ACTIVITEIT J 94 96 3C WERKLOOS J 97 99 3C EXTRA LOON J 100 102 3C GEHANDICAPTE / CAO26 J 103 105 3C PROEFTIJD J 106 106 1C UITBETALING VAN NIET OPGENOMEN J 107 107 1C VAKANTIEDAGEN OF UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP NACHTWAKER J 108 108 1C TITULARIS EDUC. VERLOF J 109 109 1C BEZOLD. EDUC. VERL J 110 110 1C VERVANGER EDUC. VERLOF J 111 113 3C VERVANGER BRUGPENSIOEN J 114 116 3C VERVANGER HALFTIJDS BRUGPENSIOEN J 117 119 3C ONTSLAGVERGOEDING ZONDER VERVANGING J 120 122 3C % ARBEIDSDUURVERMINDERING J 123 127 5N
32
2.5.2.5. De fiche 904. TE HERHALEN PER MAAND EN PER VOLGNUMMER VAN FICHE-903 !!! VELDEN identificatie van het record = 904 NR INSTELLING RIJKSREGISTERNUMMER FUNCTIEVOLGNR MAAND A = effectief gepresteerde + gelijkgestelde afwezigheidsuren · aantal uren · aantal fracties C = uren ziekte (3de en 4de week) · aantal uren · aantal fracties D = uren betaald bij arbeidsongeval (2de, 3e en 4de week) · aantal uren · aantal fracties E = gelijkgestelde afwezigh. uren · aantal uren · aantal fracties F = niet-gelijkgestelde afwezigh. Uren (geldend voor anciënniteiten) · aantal uren · aantal fracties F0 = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren (niet geldend voor anciënniteiten) · aantal uren · aantal fracties H = uren ziekte (2e week ziekte) · aantal uren · aantal fracties I = educatief verlof · aantal uren · aantal fracties J = uren gewaarborgd loon ziekte · aantal uren · aantal fracties K = uren arbeidsongeval tijdens gewaarborgd loon · aantal uren · aantal fracties
Verplicht Begin Einde Lengte Type J 1 3 3N J 4 9 6N J 10 20 11 N J 21 23 3N J 24 25 2N N 26 29
28 30
3N 2N
31 34
33 35
3N 2N
36 39
38 40
3N 2N
41 44
43 45
3N 2N
46 49
48 50
3N 2N
51 54
53 55
3N 2N
56 59
58 60
3N 2N
61 64
63 65
3N 2N
66 69
68 70
3N 2N
71 74
73 75
3N 2N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
33
L = uren vrijstelling van arbeidsprestaties · aantal uren · aantal fracties M = uren bijkomend conventioneel verlof · aantal uren · aantal fracties BRUTO BEDRAG HAARD- of STANDPLAATSTOELAGE BEDRAG 3DE EN 4DE WEEK ZIEKTE BEDRAG 2DE, 3DE EN 4DE WEEK ARBEIDSONGEVAL BEDRAG 2DE WEEK ZIEKTE BEDRAG EDUC.VERLOF ZONDAGPRESTATIES · aantal uren · aantal fracties BEDRAG ZONDAGPREST FEESTDAGPREST · aantal uren · aantal fracties BEDRAG FEESTPREST ZATERDAGPRESTATIES · aantal uren · aantal fracties BEDRAG ZATERDAGPREST AVONDPREST · aantal uren · aantal fracties BEDRAG AVONDPREST EINDEJAARSPREMIE OVERUREN · aantal uren · aantal fracties BEDRAG OVERUREN VAKANTIEGELD (voorafgegaan door + of – teken, op de eerste, meest linkse positie) VAKANTIEGELD RSZ (voorafgegaan door + of teken, op de eerste, meest linkse positie) ONTSLAGVERGOEDING · aantal uren equivalente opzegperiode · aantal fracties BEDRAG ONTSLAGVERG NACHTVERGOEDING (alle personeel) · aantal uren · aantal fracties BEDRAG NACHTVERGOEDING (alle personeel) PREMIE NACHTWAKER NIET OPGENOMEN VAKANTIE UREN WEGENS
N 76 79
78 80
3N 2N
81 84 86 92 98 104 110 116
83 85 91 97 103 109 115 121
3N 2N 6N 6N 6N 6N 6N 6N
122 124 126
123 125 131
2N 2N 6N
132 134 136
133 135 140
2N 2N 5N
141 143 145
142 144 149
2N 2N 5N
150 152 154 159
151 153 158 164
2N 2N 5N 6N
N N
165 168 170 175
167 169 174 181
3N 2N 5N 7N
N
182
188
7N
189 193 195
192 194 201
4N 2N 7N
202 205 207 212
204 206 211 216
3N 2N 5N 5N
N
N N N N N N N
N N
N N
N N
N N N
N
N N
N N N
34
ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP · aantal uren · aantal fracties BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIE UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP UREN NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO dd.15/06/1998 · aantal uren · aantal fracties BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO dd.15/06/1998 VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING RSZ VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING (geen RSZ) VERLOF ARBEIDER · aantal uren · aantal fracties RSZ WERKGEVER (voorafgegaan door + of - teken, op de eerste, meest linkse positie) BEDRAG HALFTIJDS BRUGPENSIOEN of BRUGPENSIOEN UREN VAR. PREST. MET GEWAARBORGD LOON · aantal uren · aantal fracties BEDRAG VAR. PRES. MET GEWAARBORGD LOON BEDRAG ARBEIDSDUURVERMINDERING
217 220 222
219 221 227
3N 2N 6N
228 231 233
230 232 237
3N 2N 5N
238 244
243 249
6N 6N
N
250 253 255
252 254 261
3N 2N 7N
N
262
267
6N
268 272 274 280
271 273 279 285
4N 2N 6N 6N
N N
N N N N
N
N N
35
2.5.3. Technische informatie voor het versturen van het dagprijs- afrekeningsdossier. 2.5.3.1. Doorsturen vanuit de instelling naar het V.A.P.H.
Het definitieve dagprijs-afrekeningsdossier moet gestuurd worden naar het adres "
[email protected]" Het dossier dat over Internet wordt opgestuurd moet gezipt en geüuencodeerd worden. Vervolgens kan het geëncodeerde bestand worden verstuurd via Internet (e-mail). Om dit te bekomen, dient u gebruik te maken van de conversiemodule van dagprijzen versie 2.0. De handleiding van deze conversiemodule kan u in bijlage 3 terugvinden.
2.5.3.2. Ontvangen van berichten vanuit het V.A.P.H.
De instelling ontvangt de foutenlijst betreffende het dagprijsafrekeningsdossier van het Vlaams Agentschap en moet het via de conversiemodule uudecoderen, unzippen, decrypteren, via 'decoderen en unzippen' (zie bijlage 3).
Hieruit zal een fXXXYYY.TXT bestand ontstaan (met XXX = nummer inrichtende macht en YYY = instellingsnummer), dat U kan editeren of afdrukken. Dit bestand kan één van de volgende boodschappen bevatten 1. U hebt een bestand doorgestuurd dat fouten naar formaat of inhoud bevatte (met vermelding van de fouten per personeelslid). 2. Uw dagprijs-afrekeningsdossier is volledig correct. opmerking : 1. In geval van formaat en/of inhoudelijke fouten wordt U verondersteld om de fouten recht te zetten en een nieuw dossier op te sturen naar het V.A.P.H. 2. Indien uw bestand op de één of andere reden niet kon ingelezen worden en dit geen foutenlijst oplevert zal u een automatisch bericht ontvangen met vermelding dat dit door onze dienst nagekeken zal worden.
36
3. VERWERKING. Het dagprijs-afrekeningsdossier kan vanaf april jaar X +1 op het V.A.P.H. doorgestuurd worden. Indien er in het dossier fouten naar formaat en inhoud gevonden zijn, wordt de dag na verwerking deze foutenlijst naar U toegestuurd over Internet.
37
4. BIJLAGE 1 – MOGELIJKE VOORBEELDEN. 1. eenvoudigste geval : 1 functie in 1 afdeling fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 310 903 001 101 02 310 ... 904 001 01 904 001 02 ... 2. zelfde functie in verschillende afdelingen fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 310 903 001 201 01 310 903 001 101 02 310 903 001 201 02 310 ... 904 001 01 904 001 02 ... 3. meerdere functies in zelfde afdeling fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 260 903 001 101 01 310 903 001 101 02 260 903 001 101 02 310 ... 904 001 01 904 001 02 ... 4. meerdere functies, elk in verschillende afdeling fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 260 903 001 201 01 310 903 001 101 02 260 903 001 201 02 310 ... 904 001 01 904 001 02 ...
38
5. meerdere functies in telkens meerdere dezelfde afdelingen fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 310 903 001 101 01 320 903 001 201 01 310 903 001 201 01 320 ... 904 001 01 ... 6. verschillende volgnummers (bvb. toekennen van variabel loon aan één functie ...) fiche volgnr afd maand functie ----------------------------------------------------------------903 001 101 01 260 903 002 101 01 310 ... 904 001 01 904 002 01 ... Personeelslid heeft 2 functies (Opv. kl I en opsteller). Het variabel loon moet toegekend worden aan Opv kl.I; daarom moet er een opsplitsing gebeuren in volgnummers. Op het 904-record dient het variabel loon toegekend aan de functie Opv. kl. I. Opmerkingen : 1. Voor voorbeelden (1 tot 5) mag er slechts 1 fiche 904 per maand doorgegeven worden, volgens voorbeeld (6) moet er een fiche 904 per maand/per volgnummer opgegeven worden. 2. Datum in- en uitdienst van het contract moeten ingevuld zijn : in de maand waar een effectieve wijziging van de prestatieduur, de functie of de afdeling plaats had. in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2014 in dienst trad. 3. Zolang het contract niet wijzigt, kan de categorie aanwerving niet veranderen. 4. De datum karakteristiek moet ingevuld worden : bij elke nieuwe tewerkstelling (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn) indien één van de karakteristieken wijzigt in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2014 in dienst trad.
39
5. BIJLAGE 2 – MOGELIJKE VOORBEELDEN VAN FOUTEN IN HET TYPE DAGPRIJSAFREKENINGSDOSSIER. Omschrijving van de fout. Correcte verwerking van een dagprijs-afrekeningsdossier. Correcte verwerking. => Het dagprijs-afrekeningsdossier is correct bevonden en geregistreerd in het V.A.P.H.; dit is eigenlijk geen fout. Formaatfouten op recordniveau. Het opgegeven formaat van de 100-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 100-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Het opgegeven formaat van de 500-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 500-record komt niet overeen met de opgave in dit document. De einddatum van de dagperiode is niet ingevuld. Het opgegeven formaat van de 901-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 901-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er bestaan 901-fiches waarvoor de geboortedatum niet is ingevuld. Het opgegeven formaat van de 903-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 903-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er bestaan 903-fiches waarvoor het veld vervanger tijdskrediet niet is ingevuld Het opgegeven formaat van de 904 fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 904-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er moet minstens 1 500-fiche per afdeling/dagprijsperiode zijn => Er zijn geen 500-fiches aanwezig. Het instellingsnummer is niet uniek binnen alle fiches => In minstens 1 van de 500, 903 of 904-fiches is een ander instellingsnummer opgegeven. De dagprijsperiode ligt niet binnen een erkenningsperiode Fiche 100 bevat een foutief dagprijsjaar Begindatum dagprijsperiode < begin van het dagprijsjaar Einddatum dagprijsperiode > einde van het dagprijsjaar Het rijksregisternummer is verplicht (fiche 901) Het rijksregisternummer in fiches 903 bestaat niet in fiche 901 Het volgnummer van fiche 903 is niet uniek => Het opgegeven volgnr is niet uniek voor die persoon, afdeling, maand, functie, contractcode en begindatum contract. Deze afdeling in fiche 903 is niet opgenomen in fiche 500 Foutieve maand in fiche 903 Urenstelsel of soort week niet toepasbaar voor uw instelling Functiecode niet gekend Contracttype niet gekend of niet toepasbaar voor uw instelling De doorgegeven prestatieduur is niet correct => De opgegeven prestatieduur is groter dan het uurstelsel.
40
De doorgegeven prestatie eenheid is niet correct => Enkel voor de openbare instellingen. De prestatie eenheid moet >=0 en <= 1. Begindatum contract : niet ingevuld of foutief Begindatum karakteristieken : niet ingevuld of foutief Einddatum van het contract : foutief RSZ % : Het teken "+" of "-" is verplicht De waarde van MEER DAN 10 WERKNEMERS is foutief De waarde van de categorie STATUUT zijn foutief De waarde van de categorie ACTIVITEIT is foutief De waarde van de categorie WERKLOOS is foutief De waarde van de categorie EXTRA LOON is foutief Proeftijd : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Nachtwaker : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Gehandicapte : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Titularis : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Bezold. Educ. Verlof : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Verv. Educ. Verlof : de waarde is foutief of niet ingevuld. Niet opgen. Vakantie : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Verv. Brugpensioen : de waarde is foutief of niet ingevuld. Verv. Halftijds brugpensioen : de waarde is foutief of niet ingevuld. Verv. Ontslagvergoeding : de waarde is foutief of niet ingevuld. Zowel educ. Verlof hebben en iemand vervangen met educ. verlof kan niet => Indien de werknemer met educ. verlof is, kan hij geen andere werknemer vervangen die met educ. verlof is -> indien activiteit AEV, dan moet vervanger educ. verlof ingevuld zijn. Zowel de vervanger als de titularis ter bezoldiging kan niet => Men kan niet de vervanger alsook de titularis opgeven ter subsidiëring -> indien vervanger educ.verlof ingevuld, dan moet bezold. educ. verlof = 'N'. Conflict tussen code bezold. Educ. verlof en uren educ. verlof => Indien men educ. verlof als bezoldiging doorgeeft, mag men geen uren van educ. verlof apart doorgeven -> activiteit AEV en uren educ.verlof in 904 kunnen enkel ingevuld worden indien bezold. educ. verlof = 'N'. Combinatie van pensioen brug- of halftijdsbrugpensioen kan niet => Indien statuut PMK/PMZ dan kan er geen activiteit BGP/HBG opgegeven worden. Er is geen fiche 904 opgegeven Er zijn te veel erkenningswijzigingen voor deze dagprijsperiode (max. 2) Begin karakteristiek moet gelijk zijn aan begin contract => Bij een nieuw contract moet de begindatum van de karakteristieken gelijkgesteld zijn aan de begindatum van het contract. Einde karakteristiek moet gelijk zijn aan einde contract => Bij het afsluiten van een contract moet de einddatum van de karakteristieken gelijkgesteld zijn aan de einddatum van het contract. Binnen 1 contract moeten einde en begin karakteristiek elkaar opvolgen Einddatum karakteristieken : Foutief Een dagprijs-afrekeningsdossier mag slechts betrekking hebben op 1 jaar => In de 100-fiches zijn verschillende dagprijs-afrekeningsjaren opgegeven. Het personeelsnummer in fiche 901 is niet uniek
41
Inhoudsfouten op recordniveau. Rijksregisternummer van fiche 904 is niet opgenomen in fiche 901 Foutieve maand in fiche 904 Geen fiche 903 gevonden voor deze werknemer en maand Haard-of standplaatstoelage : bedrag of code niet gespecificeerd Effectief gepresteerd : bedrag of uren niet gespecificeerd Ziekte 3e & 4e dag : bedrag of uren niet gespecificeerd Arbeidsongeval : bedrag of uren niet gespecificeerd Ziekte 2e dag : bedrag of uren niet gespecificeerd Educatief verlof : code of uren niet gespecificeerd Educatief verlof : bedrag of uren niet gespecificeerd Zondagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Feestdagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Zaterdagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Avondprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Overuren : bedrag of uren niet gespecificeerd Vakantiegeld RSZ : teken "+" of "-" is verplicht Ontslagvergoeding: bedrag of uren niet gespecificeerd Nachtvergoeding: bedrag of uren niet gespecificeerd Nachtwaker : De code van nachtwaker is niet gespecificeerd Niet opgenomen vakantie : bedrag of uren niet gespecificeerd Vakantiegeld uitdienst : bedrag <-> datum uitdienst Verlof arb. : Uren werden opgegeven maar de werknemer is B(ediende) Rsz werkgever : teken "+" of "-" is verplicht Brug- of halftijdsbrugpensioen : bedrag of code niet gespecificeerd Begin en einde verschillende periode moeten aaneensluitend zijn Meerdere dagprijsperiodes is niet toegelaten, geen erkenningswijziging Gewaarborgd uurloon : uren of bedrag niet gespecificeerd Vakantiegeld (geen RSZ) : teken '+' of '-' is verplicht
42
6. BIJLAGE 3 – HANDLEIDING CONVERSIEMODULE. 6.1 Versie Via CD-ROM kan u de laatste versie (momenteel versie 2.00) van de conversiemodule dagprijzen bekomen. Dit is steeds aan te vragen via de dienst Dagprijzen - afrekeningen op het Vlaams Agentschap. OPGELET : Voor dagprijs- afrekeningen 2014 is er géén wijziging in de conversiemodule. Indien de versie 2.0 voorhanden is in de voorziening is het onnodig de CD-ROM aan te vragen.
6.2 Opstarten conversiemodule Om de conversiemodule op te starten, moet u het bestand ‘dp_conv.exe’ opstarten, waarna u volgend scherm te zien krijgt:
Na de titelbalk kan u het versienummer terugvinden.
6.3 Zippen en Encoderen Deze menuoptie wordt gebruikt om het txt-bestand met uw loongegevens te beveiligen met uw paswoord en te encoderen, zodat andere gebruikers niet aan de gegevens kunnen geraken. Het resultaat ervan, het uue-bestand dient u door te sturen naar het Vlaams Agentschap. Opmerking De naam van het txt-bestand met de loongegevens moet aan volgende voorwaarden voldoen om te kunnen worden geregistreerd bij het Vlaams Agentschap: rXXXYYY.txt met XXX = nummer inrichtende macht en YYY = instellingsnummer. Indien u een txt-bestand selecteert met een andere naam dan deze vooropgestelde naam, zal het programma dit geselecteerde bestand automatisch hernoemen naar rXXXYYY.txt. Zorg er dus steeds voor dat u ofwel onmiddellijk de juiste naamgeving gebruikt voor het
43
bestand ofwel indien dit niet het geval is, er geen bestand bestaat in de map met deze naam, want in dit laatste geval zal het bestand overschreven worden. Het volgende scherm krijgt u te zien:
In het linkervenster moet u bovenaan de map selecteren waarin het bestand zich bevindt. Onderaan kan u telkens zien welke txt-bestanden aanwezig zijn in de gekozen map en moet u het bestand aanduiden door erop te klikken. In het rechtervenster kan u de map selecteren waarin het resultaat (het uue-bestand) moet geschreven worden dat u naar het Vlaams Agentschap dient door te sturen. In het veld ‘Instelling’ moet u de inrichtende macht en instellingsnummer ingeven (=XXXYYY) en in het veld ‘Paswoord’ dient u het paswoord in te geven waarmee u de gegevens wil beveiligen. Hou er steeds rekening mee dat het ingeven van het paswoord gevoelig is voor kleine of hoofdletters ( = case-sensitive). Indien u zowel het bronbestand als de doelmap (directory) heeft geselecteerd én het instellingsnummer en paswoord heeft ingegeven, moet u op de Startknop drukken. Als de omzetting afgelopen is, krijgt u de volgende melding te zien:
44
Druk op OK en u keert terug naar het bovenstaande scherm, waar u op de knop Sluiten dient te drukken om terug naar het menu te keren. 6.4 Decoderen en Unzippen Deze menuoptie wordt gebruikt om de foutenlijst die u terugkrijgt van het Vlaams Agentschap (het fXXXYYY.uue-bestand dat u via het mailprogramma in een map heeft weggeschreven) te decoderen, zodat u een fXXXYYY.txt-bestand krijgt dat u kan editeren en afdrukken. U krijgt volgende scherm te zien:
In het linkervenster moet u bovenaan de map selecteren waarin het bestand zich bevindt. Onderaan kan u telkens zien welke uue-bestanden aanwezig zijn in de gekozen map en moet u het bestand aanduiden door erop te klikken. In het rechtervenster kan u de map selecteren waarin de foutenlijst (het txt-bestand) moet geschreven worden. In het veld ‘Paswoord’ dient u het paswoord in te geven waarmee u de gegevens oorspronkelijk heeft beveiligd. Indien u zowel het bronbestand als de doelmap (directory) heeft geselecteerd én het paswoord heeft ingegeven, moet u op de Startknop drukken. Als de omzetting afgelopen is, krijgt u de volgende melding te zien:
45
Druk op OK en u keert automatisch terug naar het menu.
46
