TUGAS AKHIR. Oleh: YESSI ARIYAWATI PUTRI D

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh: YESSI ARIYAWATI PUTRI D 1507076

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010

commit to user i


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)

Disusun Oleh : Yessi Ariyawati Putri D 1507076

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs. Muchtar Hadi, M.Si 195303201985031002

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)

Disusun Oleh: Yessi Ariyawati Putri D 1507076

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada hari : Tanggal : Tim Penguji

Nama

Tanda Tangan

1. Penguji 1

Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA

2. Penguji II

Drs. Muchtar Hadi, M.Si Mengetahui,

Dekan,

Ketua Progam,

Drs. Supriyadi SN, SU

Drs. Sakur, MS.

NIP. 195301281981031001

NIP. 194902051980121001

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO Orang ”besar” sederhana dalam kata-kata, tetapi ”besar” dalam Atindakan. (Confucius)

Jenius adalah 1 % inspirasi dan 99 % keringat. Tidak ada yang dapat menggantikan kerja keras. Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi ketika kesempatan bertemu dengan kesiapan. (Thomas A. Edison) To be silent is the biggest art in a conversation. Sikap diam adalah seni yang terhebat dalam suatu pembicaraan (anonim)

The man who says he never has time is the laziest man. Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas (Lichtenberg)

commit to iv user


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini kupersembahkan untuk: • Bapak Ibu dan Adik-adikku, terima kasih atas doanya. • Someone who always understand me. Thanks for support. •

Almamaterku.

• Pembaca yang budiman.

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga laporan Tugas Akhir dengan judul PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia) dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir ini disusun guna memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan Tugas Akhir ini : 1.

Bapak Drs.Supriyadi SN,SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

2.

Bapak Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Studi Manajemen Administrasi pada program Diploma III FISIP UNS.

3.

Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku pembimbing Akademik, yang telah memberikan pengarahan dan memberikan motivasi yang membangun.

4.

Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan selama proses penyusunan Tugas Akhir.

5.

Ibu Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA selaku penguji satu ujian, yang telah memberikan banyak sekali pengarahan dalam revisi Tugas Akhir.

6.

Bapak Soeharmanto, S.E., Bapak Hariyadi, Bu Yuli, Bu Wike, Bu Betti dan atas segala nasihat, saran, dan informasi yang sangat membantu dalam penyempurnaan Tugas Akhir ini.

7.

Teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi kelas B, yang selalu memberikan dukungan dan semangat. Thanks lot guys.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu penulis akan menerima dengan senang hati segala saran dari semua pihak demi sempurnanya Laporan Tugas Akhir ini. Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membaca dan mempergunakannya.

Surakarta, 29 Mei 2010 Penulis

Yessi Ariyawati Putri

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL

...........................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN

...........................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN

...........................................................................

iii

HALAMAN MOTTO

...........................................................................

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

...........................................................................

v

KATA PENGANTAR

...........................................................................

vi

DAFTAR ISI

...........................................................................

viii

DAFTAR LAMPIRAN

...........................................................................

x

DAFTAR GAMBAR

...........................................................................

xi

ABSTRAK

...........................................................................

xii

ABSTRACT

...........................................................................

xiii

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ...........................................................................

1

B. Rumusan Masalah

...........................................................................

4

C. Tujuan Pengamatan

...........................................................................

4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ................................................................

5

B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip ............................................................

8

C. Pengorganisasian Arsip ...........................................................................

11

D. Prosedur Kearsipan

...........................................................................

13

E. Metode Pengamatan

...........................................................................

16

1. Lokasi Penelitian

...........................................................................

16

2. Jenis Penelitian

...........................................................................

16

3.Sumber Data

...........................................................................

17

4. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................

18

5. Teknik Analisis Data ...........................................................................

19

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

BAB III. DESKRIPSI LEMBAGA A. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta .............................

20

B. Perkembangan PT PLN (Persero) .............................................................

22

1. Kebijakan Manajemen .........................................................................

22

2. Sumber Daya Manusia .........................................................................

23

C. Struktur Organisasi

...........................................................................

25

1. Manajer Area Pelayanan dan Jaringan .................................................

25

2. Asisten Manajer SDM dan Administrasi .............................................

26

BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta ...........................................................................

27

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ......................................................

28

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar.......................................................

32

B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta ..........

34

1. Penyimpanan Arsip ...........................................................................

35

2. Penyusutan Arsip

...........................................................................

36

3. Penemuan Kembali Arsip ....................................................................

38

4. Sarana dan Prasarana ...........................................................................

38

BAB V. PENUTUP A. Kesimpulan

...........................................................................

43

B. SARAN

...........................................................................

44

...........................................................................

45

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Kode Masalah

Lampiran 2

Surat Keterangan Magang

Lampiran 3

Surat Tugas Magang

Lampiran 4

Form Monitoring Magang

Lampiran 5

Form Penilaian Magang

Lampiran 6

Form Presensi Magang

Lampiran 7

Surat Pernyataan

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta ..................

26

Gambar 4.1

Formulir Pengendalian Surat Masuk ......................... ..................

30

Gambar 4.2

Lemari Penyimpan Arsip Model CRS Manual ........... ..................

40

Gambar 4.3

Ordner ......................................................................... ..................

41

Gambar 4.4

Lemari Penyimpan Arsip ............................................ ..................

41

commit to xi user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia). Tugas Akhir. Program Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2010. 45 Halaman. Pengelolaan arsip dalam organisasi atau perusahaan sangat penting dalam menunjang kegiatan administrasi demi keberlangsungan suatu organisasi. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi untuk perencanaan, analisis, dan pengambilan keputusan. Pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui pengelolaan arsip dan prosedur pengurusan surat masuk surat keluar yang terdapat di bagian Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta . Pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif, data diperoleh melalui observasi langsung, wawancara dan telaah dokumen yang berhubungan dengan pengamatan. Analisis data menggunakan analisis interaktif dengan melakukan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem komputerisasi, sedang pengurusan surat keluar menggunakan buku agenda secara manual. Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi penyimpanan arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip tersebut. Pengelolaan arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta cukup baik.

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. ARCHIVE MANAGEMENT OF PT PLN (PERSERO) SURAKARTA AREA NETWORKS SERVICE (Study on the Management of the Incoming and Outcoming Mails at the Human Resources Department). Diploma Program of Administrative Management. Faculty of Social and Political Sciences. Universitas Sebelas Maret.Surakarta,2010.45Pages. Archives management in an organization or company is very important in supporting the administrative activities for the continuation of the organization. The Archives functioned as as a central memory and source of information for planning, analysis, and decision making. This observation was conducted to know the management of archives and the procedures of incoming and outgoing mails at the Human Resources Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services.. This observation is a qualitative descriptive observation, the data obtained through direct observation, interviews, and document review related to the observations. Analysis of data used an interactive analysis by performing data reduction, data display, and making conclusion. The results of the observation indicated that the procedures of incoming mails use a computerized system, while the procedures of outgoing mails use manual system by entrying the data to the agenda-book. The archives management at the Human Resources Department include archive storage, depreciation records, and the rediscovery of the archive as well as infrastructure that supports the management of the archives. The management archives of the Human Resource Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services is good enough.

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah PT. PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang jasa kelistrikan. Salah satu tugas utamanya adalah menyediakan jasa kelistrikan untuk memenuhi kebutuhan tenaga listrik seluruh warga Negara Indonesia. PT PLN (Persero) adalah pelaku tunggal dalam usaha kelistrikan, dengan Pemerintah Republik Indonesia sebagai pemegang saham terbesar. Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profit motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non provit motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga mampunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah Surat, Formulir, dan Laporan. Pengelolaan Surat, Formulir, dan Laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual kurang

begitu

popular

karena

banyak

organisasi

yang

mulai

mengimplementasikan program peperless office dan arsip digital. Namun, pada kenyataannya saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang mengatur dokumen atau surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan suatu perusahaan atau instansi. Informasi surat berawal dari tahap commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan, perlu dikelola secara utuh sebagai sistem. Kegiatan penerimaan arsip dinamis antara lain, menerima surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Kegiatan pencatatan arsip antara lain

memeriksa surat untuk dicatat sebagai arsip,

mengindeks dengan mengelompokkan surat berdasarkan urutan kode masalah,dan menyortir kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya. Diperlukan sistem administrasi yang baik, sarana dan prasarana,dan sumber daya manusia yang baik agar pekerjaan dalam kantor dapat berjalan secara lancar dan berkesinambungan. Menyikapi perubahan internal dan eksternal serta perkembangan teknologi informasi, maka untuk mengantisipasi kebutuhan sarana komunikasi di lingkungan perusahaan dengan fasilitas media baru sebagai sarana komunikasi kedinasan, tatalaksana surat dan kearsipan dihadapkan pada permasalahan yang semakin kompleks sehingga perlu diatur secara sistematis untuk menuju tertib administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka pendayagunaan administrasi umum di lingkungan perusahaan. Demi kelancaran kegiatan perusahaan dan untuk mengurangi timbunan arsip atau dokumen yang sudah tidak aktif lagi maka perusahaan perlu mengadakan efisiensi dengan cara mengurangi jumlah arsip inaktif, hal ini biasa disebut dengan penyusutan arsip. Pada hakekatnya, proses pengelolaan dokumen mencakup kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin kelestarian. Di sisi lain, perusahaan hendaknya menjaga arsip guna menjaga informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan . Akan tetapi,pada kenyataannya masih banyak ditemui pengelolaan arsip yang kurang maksimal atau bahkan jauh menyimpang dari aturan yang berlaku. Oleh karena itu, PT.PLN (Persero) mengatur sistem manajemen arsip tersebut dalam sebuah aturan baku. Sehingga, di kemudian hari dapat diterapkan secara maksimal oleh segenap jajaran karyawan .

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

Undang-undang nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, menitik beratkan bahwa usaha pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan berbagai pihak dalam suatu hubungan hukum, oleh karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen perusahaan secara tertib sesuai standar dan kaidah kearsipan yang tertuang dalam suatu pedoman adalah suatu keharusan. Pada dasarnya, keberadaan arsip pada lingkungan kantor tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi. Dalam artian, arsip dinamis tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilakukan instansi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. Arsip disimpan karena diperlukan oleh organisasi untuk berbagai keperluan, sampai saatnya dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. Dengan demikian, pengelolaan arsip secara tertib dan teratur dapat membantu organisasi dalam penyajian data dan informasi dengan cepat dan tepat serta mampu menunjang kelancaran pekerjaan dalam organisasi tersebut. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai. Kemungkinan yang lain adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan. Di lingkungan atau area kerja PT PLN (Persero) APJ Surakarta, manfaat atau kegunaan dari pengelolaan arsip ini sangat banyak dan memberikan kemudahan bagi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang erat kaitannya dengan prosedur administrasi. Selain sebagai media tukar menukar data antar bagian, pengelolaan arsip yang baik

dapat memberikan manfaat

sebagai library / perpustakaan yang memberikan informasi tentang Perusahaan. Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Tugas akhir ini mengambil judul PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia). commit to user


digilib.uns.ac.id 4

B. Rumusan Masalah Sesuai dengan judul Tugas Akhir ini, maka permasalahan dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta ? 2. Bagaimana pengelolaan arsip yang terdapat di PT.PLN (Persero) APJ Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Tujuan Operasional a. Untuk mengetahui secara jelas mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di bagian SDM di PT.PLN (Persero) APJ Surakarta . b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip. 2. Tujuan Fungsional Melalui penelitian ini penulis berharap dapat memberikan masukan dan informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan Pengertian Arsip menurut Wiyasa Thomas (2003:43) berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota . Basir Barthos (1990:72) mengemukakan bahwa menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 Ketentuan Ketentuan Pokok Tentang Kearsipan yang dimaksud arsip adalah: 1. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sutarto (1992:213) memberikan pengertian bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari hari administrasi Negara. Istilah arsip dinamis merupakan terjemahan kata records. Dalam konteks Indonesia dikenal istilah arsip dinamis dan arsip statis. . Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan memberikan rumusan sebagai berikut : “Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara”.

commit to user 5


digilib.uns.ac.id 6

Sulistyo Basuki (2003:14) mengemukakan bahwa Arsip dinamis atau records dalam konteks Anglo-Saxon adalah sebagai beikut: ”Dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengembilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, badan korporasi swasta dan perorangan” Penggolongan arsip dinamis lebih lanjut dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco (2007:84), sebagai berikut : a. Arsip dinamis aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku

pada

tahun

anggaran

yang

sedang

berjalan,

dan

korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal. b. Arsip dinamis inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen panjang panjang yang memiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi dokumen. Contoh, berkas karyawan yang sudah pensiun. Berbeda

dengan

pendapat

Sulistyo

Basuki

(2003:17)

yang

mengemukakan bahwa Association of Records Managers and Administrators memberi batasan sebagai arsip dinamis yang digunakan sedikit-dikitnya 10 kali setahun. Contoh arsip dinamis aktif adalah berkas pegawai yang masih bekerja, tagihan pada tahun anggaran yang sedang berjalan, korespondensi dan tugas kreatif yang sedang berlangsung. Arsip dinamis yang digunakan kurang dari 10 kali setahun disebut arsip dinamis inaktif. Contoh arsip dinamis inaktif adalah berkas karyawan yang sudah diberhentikan, tagihan yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lampau, proyek yang sudah selesai, dan cek yang sudah dilunasi. Dari beberapa pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

secara

langsung

pengorganisasian

dalam

proses

(organizing),

penyusunan penggerakan

perencanaan (motivating),

(planning), pengawasan

(controlling) dan pengambilan keputusan (decision making), di dalam proses kegiatan kantor sehari-hari. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanent karena alasan histories, administrative, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Kearsipan Ig Wursanto ( 1995: 19-20), yang dimaksud dengan kearsipan atau filling

adalah

kegiatan

pengurusan

atau

penataan

arsip

dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat bila diperlukan sewaktu-waktu. Pendapat lain dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (2003:15), Tata arsip dinamis merupakan tanggung jawab kolektif sejumlah personil pada berbagai tingkat di sebuah organisasi. Sistem tata arsip dinamis atau recordkeeping system merupakan sistem yang dirancang bangun sebagai bukti aktivitas bisnis, mengelola arsip dinamis serta menyediakannya bilamana diperlukan. Menurut Sulistyo Basuki (2003:7) Manajemen rekod mengkaji kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi terekam yang dibuat dan diterima oleh instansi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Informasi terekam ini bila sudah jarang digunakan akan disimpan sampai waktu tertentu. Berapa lama penyimpanan informasi terekam yang diciptakan dan dibuat oleh badan usaha ditentukan oleh jadwal retensi rekaman. Bila jatuh waktu, rekaman informasi tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanent. Bila disimpan permanent namanya berubah menjadi arsip (archives) atau arsip statis. Maka manajemen rekaman (records management) dapat diterjemahakan menjadi manajemen arsip dinamis sedangkan istilah administrasi arsip statis cukup disebut Administrasi Arsip karena lazimnya istilah arsip selalu berkonotasi arsip statis.

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

Jadi dapat ditarik kesimpulan dari beberapa pendapat di atas, bahwa arsip adalah wujud/ bentuk barang/ benda yang berupa naskah, baik naskah tunggal maupun berkelompok. Kearsipan adalah aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan/ pengaturan arsip tersebut.

B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip Kita sadari, bahwa sifat manusia itu pelupa. Betapapun tinggi tingkat pendidikan, sifat pelupa ini tetap terdapat pada manusia. Berdasarkan hal inilah, maka file/record menjadi sangat penting peranannya, sebab kalau manusia lupa sesuatu, maka file/record inilah yang akan mengingatkannya. Mengenai berbagai guna yang ada pada suatu warkat dapat dikemukakan 2 pendapat sebagai berikut ( Sutarto, 1992:169) : 1. Menurut Vernon B. Santen

Administrative value (nilai administrasi)

Legal value ( nilai hukum)

Fiscal value (nilai keuangan)

Research value (nilai penelitian)

Educational value (nilai pendidikan)

Documentary value (nilai dokumentasi)

2. Menurut Milton Reitzfeld

Values

for

administrative

use

(nilai

untuk

pelaksanaan

administrasi)

Values for legal use (nilai untuk pelaksanaan hukum)

Values for fiscal use (nilai untuk pelaksanaan keuangan)

Values for policy use (nilai untuk pelaksanaan haluan organisasi)

Values for operating use

(nilai untuk pelaksanaan kegiatan

organisasi)

Values for historical use (nilai untuk kegunaan sejarah)

Values for research use (nilai untuk kegunaan penelitian)

commit to user


digilib.uns.ac.id 9

Lebih lanjut Sukoco Badri Munir (2007:86) menjelaskan bahwa nilai arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi 2, berikut penjelasan lebih lanjut : 1.

Nilai guna primer Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip, terdiri dari : a. Nilai guna administratif Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam menentukan garis haluan (policy) badan lorporasi memiliki nilai guna administratif. Arsip dinamis semaam itu meliputi bagan organisasi sebuah badan korporasi, pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari sini akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah badan korporasi yang berguna bagi pemakai pada masa mendatang. b. Nilai guna fiskal Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak badan korporasi, arsip dinamis transaksi seperti laporan keuangan dan ringkasan transaksi financial. Laporan tersebut disimpan permanan karena mamiliki nilai guna fiscal. c. Nilai guna hukum Nilai guna arsip dinamis bagi badan korporasi menyangkut kepentingan hukum. Dalam hal ini termasuk arsip dinamis yang berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum, missal menyangkut standar keselamata kerja atau dampak analisis lingkungan. d. Nilai guna historis Nilai historis sebuah arsip dinamis dikaitkan dengan nilai arsip pada masa mendatang bagi para pengguna menyangkut badan

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

korporasi. Notulen rapat pimpinan memiliki nilai guna histories karena notulen tersebut mencatat perubahan arah dan penentuan garis haluan baru. 2.

Nilai guna sekunder Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan umum di luar lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban nasional, terdiri dari : a. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. b. Nilai

guna

informasional

menyangkut

informasi

untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tapa dikaitkan dengan badan

korporasi

penciptanya.

Informasi

yang

digunakan

merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.

Arti Penting Arsip Menurut Agus Sugiarto (2005:9), proses pengambilan keputusan tentunya membutuhkan data-data yang diolah menjadi informasi kemudian diolah menjadi infomasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Dari hal ini, dapat dilihat peranan arsip sangat penting

dalam

Management

Information

System

(Sistem

Informasi

Manajemen). Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi arsip, yaitu: a.

Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapt dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

b.

Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang

commit to user



akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. c.

Sebagi bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

d.

Sebagai rujukan histories. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datan. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

A.W. Widjaja (1993:103) menjelaskan lebih lanjut bahwa untuk mendukung agar fungsi kearsipan berjalan sempurna, maka perlu adanya dukungan dari faktor kearsipan yang baik. Faktor kearsipan yang baik antara lain adalah penggunaan system penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

C. Pengorganisasian Arsip Pengamanan arsip dinamis tidak saja dilakukan terhadap fisik arsip dinamis itu sendiri melainkan juga terhadap isi arsip dinamis. Pengamanan isi arsip dinamis memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja, penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya. Badri Munir Sukoco ( 2007:97) mengemukakan bahwa dalam pengurusan surat terdapat 2 azas pengendalian yaitu: 1. Sentralisasi (pengendalian secara terpusat) Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluruh kegiatan pengelolaan surat dibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada satu unit organisasi. Dengan cara ini dimungkinkan adanya keseragaman system dan prosedur maupun peralatan. Selain itu, kemudahan pengendalian terahadap pelaksanaannya lebih terjamin karena kegiatan pengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja. Pengendalian secara sentralisasi dapat diterapkan untuk organisasi yang lingkup kerjanya sempit, serta unit-unit kerjanya berada pada satu lokasi.

commit to user



Selain itu juga tepat bagi organisasi yang volume pengelolaan suratnya kecil.. Sistem ini memiliki keuntungan sebagai berikut : a. Mencegah duplikasi Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedang kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan. b. Layanan yang lebih baik Bila menggunakan sisitem pemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenografer diminta untuk memberkaskan (filing) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan mandeg. Lain halnya jika menggunakan tenaga yang terlatih dan trampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan c. Adanya keseragaman Semua arsip dinamis terpusat, pengolahan, dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan. d. Menghemat waktu Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pegawai akan menghemat waktu bila mencari informasi. e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Menghemat

karena

tidak

ada

duplikasi

arsip

dinamis

dan

perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, hal itu dapat menghemat.

commit to user



2. Desentralisasi (pengendalian secara terpencar) Menurut

Agus

Sugiarto

(2005:23),

pengelolaan

secara

desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setipa unti kerja dalam setiap organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini setiap unit yang ada mempunyai tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif besar. Keuntungan desentralisasi arsip adalah : a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masingmasing. b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat. c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Sehubungan dengan uraian di atas, maka penulis dalam kesempatan

ini

memberikan

kesimpulan

bahwa

penentuan

pengorganisasian arsip dinamis bergantung pada kondisi dan karakteristik perusahaan yang bersangkutan. Hal yang perlu menjadi pertimbangan antara lain adalah sebagai berikut: - Besar kecilnya tugas organisasi - Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi - Jumlah Pegawai - Jumlah naskah dinas yang dikelola

D. Prosedur Kearsipan Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27), prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman.

commit to user



Pencatatan untuk menelurusi arsip dapat dilakukan secara manual maupun digital. Ida Nuraida (2008:74) menjelaskan sistem pencatatan arsip secara manual dapat dilakukan menggunakan dengan berbagai macam cara. Salah satu system yang umunya berlaku pada perusahaan swasta maupun negeri, antara lain sebagai berikut : 1. Buku Agenda Berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda untuk surat keluar, biasanya dibedakan pula tahun pencatatan. Buku agenda juga dipergunakan sebagai alat Bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Selain untuk pencatatan arsip sebagai surat masuk-surat keluar, buku agenda juga dapat berguna untuk pencatatan dalam menelusuri arsip dokumen kantor lainnya. 2. Kartu Kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan menggunakan kartu kendali, surat masuk digolongkan ke dlaam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Kartu kendali berfunfsi sebagai pengganti buku agenda. Kartu kendali dapat ditulis dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan. Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali terdiri dari : Indeks, Nomor urut surat, Tanggal, Dari Kepada, Perihal surat, Isi ringkas surat, Tanggal surat, Lampiran, Nomor dan kode surat, pengolah surat, catatan atau keterangan, dan paraf. Kolom untuk membubuhkan paraf sebagai tanda bukti bahwa surat telah diterima. 3. Prosedut Tata Naskah Takah adalah suatu map jepit (snelcheckter map) berisi catatan kantor yang diedarkan oleh bagian administrasi kantor kepada unit dalam organisasi yang mempunyai wewenang terhadap pengolahan catatan kantor yang bersangkutan. Pengolah yang berwenang dapat menambah catatan dalam takah, catatan tersebut berisi instruksi ataupun disposisi. Disposisi tersebut yang selanjutnya akan ditindak lanjuti, sebagai bentuk keberlanjutan dalam sisttem ini.

commit to user



Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27)

untuk prosedur penyimpanan

dokumen yang telah diproses atau ditindak lanjuti disebut dengan penyimpanan

tetap

(permanent

file).Langkah-langkah

atau

prosedur

penyimpanannya sebagai berikut : a. Memeriksa Sebelum sebuah dolumen disimpan secara tetap maka, harus dipastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum. Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen yang bersangkutan sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks Setelah mendapat kepastian untuk penyimpanan dokumen, langkah berikutnya dalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa, atau kode masalah apa dimana surat akan disimpan. Penentuan kata-kata ini tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. c. Memberi Tanda Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan sistem penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada saat mengindeks. d. Menyortir Untuk menghindari kesalahan peletakkan yang dapat berakibat fatal, maka sebelum melakukan kedalam tempat penyimpanan sebaliknya dilakukan pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan. Menyortir dipersiapkan

adalah ke

mengelompokkan langkah

terakhir

dokumen-dokumen

yaitu

penyimpanan.

untuk Hal

ini

mempermudah proses penyimpanan berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan.

commit to user



e. Menyimpan Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan dokumen. Sehingga langkah ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan peletakkan , yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen. Bila terjadi kesalahan letak, maka semua prosedur kearsipan dari awal sampai dengan tahap penyortiran dapat dikatakan sia-sia. Dari paparan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa secara garis besar, penanganan surat mempunyai tiga fungsi/ kegunaan. Fungsi tersebut yaitu, sebagai sarana mempermudah penelurusan asip, sebagai bukti tanda terima catatan kantor, sebagai sarana mempermudah pengambilan keputusan untuk pihak yang berwenang.

E. Metode Pengamatan 1. Lokasi Penelitian Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian di PT PLN Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta yang berada di Jalan Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta membawahi 11 Unit Pelayanan Jaringan (UPJ). 11 UPJ tersebut adalah : Karanganyar, Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol, Manahan, Kartasura, Surakarta Kota, Sumber Lawang, Sragen, Palur. 2. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptitf kualitatif yaitu penelitian tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya kalimat hasil wawancara antara peneliti dan informan. Jenis penelitan yang digunakan ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan observasi. Penelitian deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subyek dan obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan bagaimana adanya. Ciri-ciri metode penelitian deskriptif kualitatif menurut H.B

commit to user



Sutopo (2002: 110) yaitu : studi kasusnya mengarah pada pendeslripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.

3. Sumber Data a. Informan Informan

adalah

orang

yang

memberikan

informasi

dalam

penyelesaian tugas akhir ini. Data diperoleh dari informan melalui wawancara dan pengamatan secara langsung selama magang. Informan yang penulis maksud disini antara lain : sekretaris manager PT. PLN APJ Surakarta, staff junior pada bagian SDM dan staff junior pada bagian sekretariat, dan senior analyst di bagian humas. b. Peristiwa atau Aktivitas Perisiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan magang di PT. PLN APJ Surakarta, adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan administrasi khususnya pengelolaan arsip seperti melakukan Entri Data Pegawai Dalam Komputer, Mengirim Surat Dinas ke PT. PLN Distribusi Jawa Tengah dan Seluruh Unit Pelayanan Jaringan yang berada di bawah APJ Surakarta, melakukan pengarsipan berkas-berkas pegawai, Mencari Arsip Surat Keputusan dan kegiatan lain yang masih berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen yang bersifat dinamis. Dalam artian arsip yang masih sering digunakan untuk menunjang sistem administrasi kantor setiap harinya. c. Gambar Pada deskripsi ini penulis menyajikan beberapa gambar yang dirasa perlu untuk disajikan karena dengan menampilkan gambar atau suatu dokumentasi dapat memberikan penguatan terhadap penelitian yang dilakukan dan juga mengenai kegiatan yang mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini.

commit to user



4. Teknik Pengumpulan Data Laporan Tugas Akhir disusun melalui pengumpulan data –data dan informasi. Data-data dan informasi diperoleh penulis melalui cara sebagai berikut : a. Observasi (Penelitian) Penulis melakukan penelitian dan pengamatan langsung di PT. PLN APJ Surakarta. Selama malaksanakan magang informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu, dan perasaan. Alasan peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik perilaku atau kejadian, untuk menjawab pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk evaluasi yaitu melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut. b. Interview (Wawancara) Wawancara merupakan alat re-cheking atau pembuktian terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh sebelumnya. Tehnik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah wawancara mendalam. Wawancara mendalam (in–depth interview) adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai,. Penulis telah melakukan tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak yang bersangkutan pada bagian administrasi dan bagian Sumber Daya Manusia seputar masalah yang berkaitan dengan topik permasalahan . c. Riset Pustaka Penulis telah membaca buku TataLaksana Surat Dinas yang didalamnya mengatur mengenai prosedur pengendalian surat dinas serta pengelolaan arsip. Selain itu, penulis juga telah membaca buku penunjang yang terdapat di perpustakaan UNS yang berhubungan

commit to user



dengan topik permasalahan yang akan penulis bahas pada Laporan Tugas Akhir ini. 5.

Teknik Analisis Data Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis Interaktif terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga kompenen tersebut adalah: a.

Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyerdehanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski tidak disadari

sepenuhnya)

tentang

kerangka

kerja

konseptual,

melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan penelitian, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. b.

Sajian Data Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis, dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.

c.

Penarikan Simpulan dan Verifikasi Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bias dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.

commit to user



BAB III DESKRIPSI LEMBAGA

A.

PT PLN Area Pelayanan Jaringan Surakarta Kelistrikan di Surakarta berjalan seiring perjalanan sejarah ketenaga listrikan nasional yaitu dimulai pada sebelum masa kemerdekaan dimana pada masa itu di Tegal telah dikenal sebuah perusahaan listrik Belanda dengan sebutan ANIEM (Algemine Nederland Indische Electric Maskapai). Setelah masa kemerdekaan pemerintah Republik Indonesia mendirikan Jawatan Listrik dan Gas dan kemudian pada tahun 1961 diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2 perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas. Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun 1990 melalui Peraturan Pemerintah No. 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Seiring perkembangan usaha, PT PLN (Persero) berupaya untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan dari segi kuantitas dan kualitas. Peningkatan dari berbagai aspek dilakukan guna menunjang pengembangan organisasi tersebut. Guna menjawab tantangan di era globalisasi sekarang ini, PT PLN (Persero) berpedoman pada sebuah motto, visi, dan misi yang telah dimiliki PT PLN (Persero) sejak dulu.

Berikut visi, misi, dan motto PT PLN

(Persero) :

commit to user 20



Visi PLN, yaitu: Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.

Misi PLN, yaitu: a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, serta berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Motto PLN, yaitu : Listrik Untuk Kehidupan yang Lebih Baik ( Electricity for a better life)

Salah satu wujud peningkatan kualitas dan pelayanan PT PLN Surakarta untuk masyarakat adalah, saat ini masyarakat kota Surakarta dapat menikmati layanan Listrik Pra Bayar atau yang lebih dekenal dengan istilah Token yang baru-baru ini diluncurkan oleh PT PLN (Persero). Layanan Listrik Pra Bayar merupakan bentuk pelayanan PLN dalam menjual energi listrik dengan cara pelanggan membayar dimuka. Mudahnya, sebelum menggunakan listrik dari PLN, pelanggan terlebih dahulu membeli sejumlah nominal energi listrik, sesuai yang dibutuhkan. Dengan cara ini, kendali penggunaan listrik sepenuhnya ada pada diri pelanggan. Bila dibandingkan dengan penggunaan layanan pasca bayar selama ini, pelanggan relatif tak leluasa untuk mengetahui berapa besar energy listrik yang telah dikonsumsi. Pelanggan baru bisa mengetahuinya setelah waktu pembayaran atau bahkan saat akan membayar di loket PLN. Dengan layanan listrik prabayar,

commit to user



pelanggan bukan saja bisa mengetahui sudah berapa banyak energi listrik yang dikonsumsi, namun juga dapat melihat berapa energi listrik yang masih tersisa untuk dapat digunakan. Mengingat uniknya sifat layanan listrik prabayar ini, maka diperlukan alat khusus yang berbeda dengan layanan listrik pasca bayar. Alat khusus ini dinamakan kWh Meter (meteran listrik) Pra Bayar, atau lebih dikenal sebagai Meter prabayar. Setiap pelanggan prabayar akan dilengkapi dengan meter prabayar ini beserta 1 Kartu Prabayar. Meter tersebut yang akan mencatat penggunaan listrik anda. Sedang, kartu prabayar selain sebagai nomor identitas pelanggan prabayar juga berfungsi sebagai alat transaksi pembelian energi listrik. Kartu prabayar tersebut dipakai oleh pelanggan selama masih berlangganan listrik PLN.

B.

Perkembangan PT PLN (Persero) 1.

Kebijakan Manajemen Tahun 2003 ditandai dua tantangan besar yang harus dihadapi PLN selaku perusahaan terbesar di bisnis kelistrikan di Indonesia. Pertama, membaiknya perekonomian nasional yang memberikan dampak membaiknya pertumbuhan ketenagalistrikan di Indonesia. Kedua, diberlakukannya UU No. 20 tahun 2002 yang merubah lingkungan bisnis kelistrikan menjadi sarat dengan kompetisi. Membaiknya perekonomian nasional merupakan tantangan bagi PLN untuk bangkit kembali setelah tahun-tahun sebelumnya menghadapi krisis yang berkepanjangan. Lingkungan bisnis yang sarat dengan kompetisi akan merupakan tantangan bagi PLN sebagai perusahaan yang sebelumnya merupakan perusahaan monopoli untuk menjadi hanya sebagai salah satu pemain dalam bisnis kelistrikan. Kedua tantangan tersebut harus dapat dijawab PLN agar visi perusahaan untuk menjadi perusahaan kelas dunia dapat terwujud. Untuk itu, upaya-upaya berupa kegiatan-kegiatan korporat yang bernuansa optimisme di seluruh jajaran perusahaan sedang dan terus

commit to user



dilaksanakan. Pelaksanaan program Restrukturisasi Korporat dan Road Map Perusahaan merupakan usaha yang dilakukan perusahaan untuk menuju PLN Baru, yaitu PLN yang mampu menghadapi perubahan lingkungan usaha. Buku Pedoman Good Corporate Government sebagai komitmen perusahaan telah dibuat utuk menjadi acuan bagi Komisaris, Direksi dan seluruh manajemen PLN dalam mengelola perusahaan, baik dalam pembangunan struktur maupun dalam mengembangkan proses bisnis.Good Corporate Government yang berdasarkan

kaidah

transparansi,

kemandirian,

akuntabilitas,

responsibilitas serta kewajaran akan meningkatkan kinerja dan citra positif bagi perusahaan. Upaya untuk meningkatkan investasi sarana penyediaan tenaga listrik dan pelayanan kepada pelanggan, yang merupakan usaha untuk tetap dapat mempertahankan dan melaksanakan tanggung jawab PLN dalam menjamin kelangsungan penyediaan tenaga listrik bagi masyarakat, akan terus ditingkatkan. Upaya peningkatan kemampuan perusahaan tersebut diharapkan akan memberikan nilai tambah bagi pelanggan, perusahaan dan pemegang saham.

2.

Sumber Daya Manusia Saat ini PLN mempekerjakan 47.532 staf dari seluruh Indonesia dengan rasio 15,6% di antaranya berpendidikan sarjana dan pasca sarjana. Untuk memenuhi kebutuhan akan kemampuan dan kompetensi sumber daya manusia bagi perkembangan teknologi, PLN akan selalu mengusahakan berbagai pendidikan dan kegiatan pelatihan melalui jasa pendidikan baik di lingkungan PLN sendiri maupun menjalin kerjasama dengan berbagai univesitas dan lembaga pendidikan di dalam dan luar negeri. Dalam menghadapi tekanan lingkungan bisnis yang berubah cepat, PLN telah mempersiapkan infrastruktur SDM dan Organisasi yang kokoh berupa program Manajemen Sumber Daya Manusia

commit to user



Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) dan penerapan Knowledge Management (KM). Program tersebut akan mentrasformasi Organisasi beserta SDM-nya yang birokratis menuju organisasi pembelajar (learning organization). Untuk mengatasi gap kompetensi SDM saat ini dan kompetensi SDM masa mendatang, perusahaan telah membuat peningkatan yang signifikan dalam beberapa fungsi, antara lain : penyusunan direktori kompetensi, penyusunan kebutuhan kompetensi jabatan, sistem rekrutmen dan seleksi berbasis kompetensi, sistem pelatihan dan pengembangan berbasis kompetensi, sistem jalur karir dan suksesi berbasiskompetensi,sistem penilaian kinerja, sistem penghargaan, sistem informasi SDM terintegrasi. Pencanangan MSDM-BK di PLN telah dimulai sejak 5 Januari 2004 sebagai fondasi awal dimulainya pendekatan yang lebih sistematik dan modern dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan. ImplementasiMSDM-BKdi PLN merupakan salah satu bagian dari strategi PLN dalam mewujudkan PLN Star 2011, yaitu : 1. SDM yang mampu menyehatkan Rapor PLN pada tahun 2011. 2. Membangun Knowledge Worker o

Rasio Komposisi pegawai PLN sudah lebih baik menjadi 30 : 70 (30% pegawai terdiri S2,S1,D3 dan 70% D1 ke bawah).

o

Rata-rata usia sudah lebih baik menjadi 40 tahun dari ratarata usia 44 tahun di tahun 2006.

o

Seluruh tenaga terampil teknik sudah bersertifikat.

o

600 orang sudah memperoleh pelatihan manajemen modern (fokus pada soft skill).

3. Membangun Human Capital : MSDMBK telah terlaksana 100%, Knowledge Management telah terbangun. 4. Membangun Kinerja Korporat yang terukur: BSC, ERP sudah berjalan 100%, Malcolm Baldrige Score Korporat mencapai 500,

commit to user



Seluruh Unit telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000 dan ISO 14001. C.

Struktur Organisasi 1.

Manajer Area Pelayanan dan Jaringan Tugas Pokok Manajer Area Pelayanan dan Jaringan adalah bertanggung jawab atas pengelolaan usaha ketenagalistrikan secara efektif dan efisien yang meliputi : pemasaran dan niaga, perencanaan, pendistribusian energi listrik, keuangan, SDM & Adminsitrasi, membina hubungan kerja kemitraan dan komunikasi yang efektif guna menjaga citra perusahaan serta mewujudkan Good Corporate Governance serta melakukan pembinaan terhadap unit asuhannya. Untuk menjalankan tugas pokoknya, MAPJ memiliki fungsi : 1.

Melakukan koordinasi dengan seluruh manajer bidang dan manajer APD mengenai rencana dan pelaksanaan pekerjaan APJ.

2.

Menyusun program kerja dan anggaran sebagai pedoman kerja.

3.

Mengusulkan PRK Unit sebagai bahan penyusunan RKAP.

4.

Mengelola fungsi pemasaran dan niaga yang meliputi strategi pemasaran, peningkatan pelayanan, serta Tata Usaha Langganan.

5.

Mengelola fungsi perencanaan yang meliputi perencanaan sistem dan konstruksi serta sistem teknologi informasi.

6.

Mengelola fungsi distribusi yang meliputu operasi distribusi dan penertiban., pemeliharaan jaringan, pengendalian pengukuran, serta logistik.

7.

Mengelola

fungsi

keuangan

yang

meliputi

pengendalian

anggaran dan keuangan , pengawasan pendapatan serta akuntansi. 8.

Mengelola SDM dan Administrasi yang meliputi SDM dan kesekretariatan

9.

Mengevaluasi dan menganalisis semua laporan baik yang bersifat rutin maupun berkala.

commit to user



10. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ 11. Mengelola hubungan denga mitra kerja, lembaga pemerintahan, swasta, tokoh masyarakat, serta mass media.

2.

Asisten Manajer SDM dan Administrasi Tugas pokok Asman SDM & Adm adalah bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SDM, tata usaha sekretariat, rumah tangga, keamanan, keselamatan, dan kesehatan lingkungan kerja, dan kegiatan umum lainnya, pengendalian tenaga kerja, tata laksana perbekalan, pelaksanaan bidang kehumasan, serta penanganan masalah hukum. Untuk melaksanakan tugas pokoknya Asman SDM & Adm memiliki fungsi : 1.

Menyusun program kerja dan anggaran fungsi SDM dan Administrasi sebagai pedoman kerja

2.

Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi proses dan biaya pegawai, administrasi, kesekretariatan dan pencapaian target HOP untuk mendapatkan efisiensi biaya perusahaan

3.

Mengevaluasi kinerja dan mengusulkan peningkatan kompetensi staf untuk meningkatkan kinerja perusahaan

4.

Menyusun usulan formasi tenaga kerja (FTK) termasuk outsourcing

5.

Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi usulan peningkatan kompetensi SDM dan merencanakan usulan diklat/kursus untuk meningkatkan kompetensi SDM

6.

Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21) pegawai dan pensiunan serta rekonsiliasi tagihan dana pensiun PLN

7.

Melaksanakan administrasi perkantoran sesuai dengan ketentuan

8.

Mengelola gedung, kebutuhan sarana kerja serta peralatan kantor

9.

Melaksanakan kegiatan rumah tangga kantor

commit to user



10. Mengelola,

memonitor,

dan

mengevaluasi

pelaksanaan

keamanan, keselamatan kerja, dan kesehatan lingkungan kerja 11. Membuat laporan rutin dan berkala sesuai dengan bidang tugasnya 12. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ sesuai dengan bidang tugasnya 13. Melaksanakan

hubungan

dengan

mitra

kerja,

lembaga

pemerintahan, swasta, tokoh masyarakat, serta mass media sesuai dengan bidang tugasnya.

commit to user

26 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PLN APJ SKA MANAJER APJ

SENIOR SPESIALIST II/ ANALYST HUKUM

SENIOR SPESIALIST II HUMAS, KEMITRAAN & BINA LINGK

SENIOR SPESIALIST II KINERJA

ANALYST HUMAS,KEMITRAAN, & BINA LINGKUNGAN

LINGKUNGAN & KESL. KETENAGALISTRIKAN

SENIOR SPESIALIST II

ENGINEER

PENGENDALIAN LOSSES & PJU

ASSISTANT ENGINEER

ENGINEER PENGENDALIAN LOSSES &

ACCOUNT EXECUTIVE SENIOR ENGINEER II SENIOR SPESIALIST II

ASISTEN MANAJER PEMASARAN & NIAGA ANALYST RISET PASAR

ASISTEN MANAJER PERENCANAAN ASSISTANT ENGINEER RENC.BANG.JARINGAN

ASISTEN MANAJER DISTRIBUSI ASSISTANT/ JUNIOR ENGINEER PROTEKSI

ASSISTEN MANAGER KEUANGAN SUPERVISOR PENGANDALIAN ANGG & KEU

ANALYST SUPERVISOR STRATEGI PEMASARAN

SUPERVISOR PERENC.SISTEM & KONSTRUKSI

ASSISTANT ENGINEER MUTU KEANDALAM

ASSISTEN MANAJER SDM & ADMINISTRASI SUPERVISOR SUMBER DAYA MANUSIA

ASSISTANT ANALYST ANGGARAN

ASSISTEN OFFICER ADM SDM

JUNIOR ANALYST ANGGARAN

JUNIOR OFFICER ADM SDM

JUNIOR ANALYST TRANSAKSI ENERGI JUNIOR ANALYST ADM. PEMASARAN JUNIOR ANALYST PEMASARAN

SUPERVISOR PENINGKATAN

ASS. ENGINEER PERENC.SIS.DISTRIBUSI JUNIOR ENGINEER PERENC.KONS.DIST

JUNIOR ANALYST KEUANGAN SUPERVISOR OPERASI DISTRIBUSI * PENERTIBAN JUNIOR ENGINEER PERENC.OPERASI DIST

ASSISTANT OFFICER ADM ASS. ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST

SUPERVISOR SEKRETARIAT SUPERVISOR PENGAWASAN PENDAPATAN

ASSISTEN OFFICER RUMAH TANGGA

ASS.OFFICER PENERIMAAN PEND

JUNIOR OFFICER RUMAH TANGGA

SUPERVISOR AKUNTANSI

JUNIOR OFFICER ADMINISTRASI UMUM

ASS. ANALYST PELAYANAN PLG ASS. ANALYST PENINGKATAN MUTU

SUPERVISOR TATA USAHA LANGGANAN JUNIOR ANALYST SISTEM T U L JUNIOR ANALYST ADM PELANGGAN

SUPERVISOR SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

JUNIOR ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST

JUNIOR ANALYST SISTEM INFORMASI

ASS. ENGINEER P2TL

JUNIOR ANALYST AKUNTANSI JUNIOR ANALYST PEMELIHARA SOFTWARE

SUPERVISOR OPERASI PEMELIHARAAN JRGN JUNIOR ENGINEER PEMEL. DISTRIBUSI

ASS ANALYST PENGAWASAN PIUTNG JUNIOR ANALYST PENGAWASAN PIUTANG

ASSISTANT ANALYST AKUNTASNSI

ASS.ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK JUNIOR ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK



BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini penulis akan menjelaskan secara terperinci hasil pengamatan selama masa magang di Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Hal-hal yang akan penulis bahas lebih lanjut meliputi :

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta Pengurusan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di bagian ini pada dasarnya sama dengan bagian lainnya. Bagian yang penulis maksut disini meliputi : Asman Pemasaran Niaga, Asman Perencanaan, Asman Distribusi, Asman Keuangan. Hal yang membedakan adalah surat apa yang dikelola dan diarsip pada tiap bagiannya. Bagian SDM mengelola surat yang berhubungan dengan pegawai, baik itu pegawai yang masih bekerja maupun pensiunan pegawai. Meliputi, kesejahteraan pegawai, panggilan diklat, mutasi jabatan, realisasi manfaat pensiun pegawai, laporan SPT Pph pegawai, penempatan On The Job Training (OJT), Pengiriman data perpajakan, Konfirmasi surat keterangan, Data Pegawai Outsourching, dan masih banyak lagi. Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara dengan salah satu junior staff SDM bahwa : “Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar banyak, akan tetapi tidak semua surat tersebut diarsip. Hal itu bergantung pada seberapa penting surat tersebut bagi perusahaan. Dapat digolongkan menurut kode masalah pada setiap suratnya” (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010) Selama masa pengamatan penulis sempat mengira proses penataan arsip kepegawaian di bagian SDM sudah sesuai dengan bidang keahlian masingmasing, ternyata penulis salah. Pengurusan arsip dilakukan oleh pegawai bagian SDM yang disebut dengan Junior Staff SDM. Surat masuk tersebut diperoleh dari berbagai pihak. Untuk terus menjalin komunikasi yang baik dengan instansi- instansi terkait dan menjalin kerjasama guna kelangsungan

commit to user 27



efisiensi perusahaan, maka PT PLN berusaha untuk tetap menjaga informasi yang diperoleh baik secara fisik maupun kerahasiaanya. Adapun proses pengurusan surat masuk dan proses pengurusan surat keluar, adalah sebagai berikut : 1.

Prosedur pengurusan surat masuk Penerimaan surat langsung dikelola oleh sekretaris manager, selanjutnya

akan

diberikan

formulir

pengendalian

surat

masuk.

Penerimaan surat akan dicatat secara komputerisasi (computerized) dengan program yang dibuat khusus. yang kemudian baru diteruskan pada bidang yang akan dituju. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat yang diterima melalui sekretariat, tetapi kadangkala ada surat yang langsung diterima sendiri oleh unit kerja yang bersangkutan. Dengan demikian, sudah jelas bahwa proses penerimaan surat masuk melalui bagian sekretariat, setelah surat diberi disposisi oleh manager kemudian diteruskan ke tiap unit kerja yang bersangkutan. Setelah surat ditindak lanjuti oleh unit kerja yang bersangkutan, barulah surat tersebut diarsip sesuai bagiannya. Untuk bagian SDM sendiri, sebagian besar surat yang diterima tidak bersifat rahasia. Surat masuk yang bersifat rahasia biasanya jarang sekali ada, surat yang bersifat rahasia salah satu contohnya adalah surat teguran atau peringatan kepada karyawan berdasarkan penilaian pegawai, data diperoleh melalui wawancara dengan sekretaris manager, berikut kutipan wawancara : “Surat masuk yang sifatnya rahasia sedikit ya. Paling surat teguran atau peringatan kepada karyawan yang kurang disiplin berdasarkan Manajemen Unjuk Kerja semacam penilaian pegawai. Surat rahasia akan diberikan secara personal kepada yang bersangkutan, dalam artian sekretaris manager tidak akan membuka amplop dari surat tersebut dan biasanya terdapat huruf R di belakang nomor suratnya”. ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan Bu Bety Sekretaris Manager PT PLN ) Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara (PLN)

Area

Pelayanan

Jaringan

Surakarta

commit to user

mencakup

berbagai



departemen atau biasa disebut bagian. Pada dasarnya, pengelolaan surat masuk pada tiap bagian sama, yang membedakan adalah perihal apa yang akan ditindaklanjuti berdasar surat tersebut. “ Surat dan dokumen yang diarsip sama bagaian SDM ya antara lain, surat pengajuan cuti pegawai, surat klaim kesehatan pensiun pegawai, surat pengajuan magang. Surat masuk yang diterima tiap bagian berbeda, jadi proses mengarsipnya juga tergantung bagian yang dituju ” ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan junior staff SDM PT PLN) Dari paparan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa langkahlangkah dalam pengurusan surat masuk di bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah sesuai dengan pedoman yang terdapat di Buku Tatalaksana Surat PT PLN (Persero) yang berlaku. Secara lebih detail sebagai berikut : a.

Semua surat masuk diterima oleh Sekretaris Manager (Bu Bety) yang kemudian dilakukan pencatatan secara computerized. Program ini diperoleh langsung dari PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah.

b.

Surat diberi formulir pengendalian surat masuk dan diserahkan kepada Manajer

(Bpk Puguh Dwi Atmanto) untuk diketahui

disposisi dan pendistribusian surat tersebut. c.

Setelah

diketahui

disposisinya,

baru

Sekretaris

Manajer

mendistribusikan surat tersebut ke unit-unit atau bagian yang bersangkutan (dalam hal ini bagian yang dimaksud adalah SDM). d.

Surat masuk ditangani oleh secretariat yang ada di setiap bagian. Untuk bagian SDM yang bertugas di bagian secretariat adalah Bu Martini. Surat ini kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

e.

Setelah proses pencatatan selesai, surat diserahkan ke Assisten Manager SDM (Bpk Hariyadi) dan dimintakan disposisi dan paraf pada formulir pengendaliannya.

commit to user



f.

Kemudian surat diambil dan yang terakhir diserahkan ke supervisor SDM (Bpk Suyatno) untuk ditindaklanjuti disposisinya.

g.

Setelah surat ditindak lanjuti sesuai disposisinya, baru junior staff (Bu Yuli) dapat mengarsip surat tersebut. Pembahasan di atas juga menunjukan bahwa, penanganan surat

perlu dikelola dengan baik untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Data dan informasi yang terdapat dalam surat harus secepat mungkin direkam dan disampaikan kepada pihak yang dituju,kemudian diolah menjadi informasi yang baik sehingga mendukung dalam pengambilan keputusan yang berkualitas. Gambar 4.1 Formulir Pengendalian Surat Masuk PT PLN (Persero) APJ Surakarta Pengendalian Nomor Agenda : Tanggal : Nomor Surat : Tanggal : Dari Kepada Perihal Lampiran Diteruskan Kepada 1 2 3 4 5 dst. Kembali ke unit Tata Usaha Tanggal : Kode Masalah :

Pengolahan

Tanggal

Indeks

Kode Tunjuk Silang Jadwal retensi Catatan : 1. Jika surat ini telah selesai diproses, harap dikembalikan ke Unit Tata Usaha 2. Jika mengenai rahasia Perusahaan / Negara , berusaha dan bantulah untuk tetap memegang rahasia tersebut. Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta

commit to user



Sarana pengurusan surat yang berguna untuk memperrmudah dalam pengambilan keputusan oleh atasan adalah penggunaan lembar disposisi. Namun berdasarkan pengamatan penulis, PT PLN (Persero) menggunakan Formulir pengendalian surat masuk seperti gambar di atas. Lembar pengendalian surat ini digunakan untuk menulis disposisi, instruksi, keputusan, atau pendapat. Lembar pengendalian surat ini dibaca oleh penerima surat dan kemudian diteruskan kepada bagian atau pejabat yang mempunyai wewenang khusus dalam mentukan tindak lanjut terhadap surat tersebut.

PT. PLN APJ (Area Pelayanan Jaringan) Surakarta membawahi 11 UPJ (Unit Pelayanan Jaringan) yaitu sebagai berikut : Sumber Lawang, Sragen, Palur, Karanganyar, Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol, Manahan, Kartasura, Surakarta Kota. Sarana yang digunakan untuk pengurusan surat sebagai bukti tanda terima dari Unit Pelayanan Jaringan terdiri dari, buku ekspedisi dan lembar pengantar. Berikut penjelasan secara lebih detail mengenai dua hal tersebut : 1.

Buku Ekspedisi Buku

ini

dipergunakan

sebagai

tanda

bukti

penerimaan,

pengiriman, atau pendistribusian surat. Buku ekspedisi terdiri dari buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi intern berisi nomor urut surat dalam agenda surat masuk, nama pengirim surat, dan paraf penerima surat. Sedangkan buku ekspedisi ekstern berisi nomor surat,tanggal penerimaan surat, dan paraf penerima surat tersebut. 2.

Lembar Pengantar Lembar pengantar berfunsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar baik surat yang bersifat biasa maupun yang sifatnya rahasia. Berdasarkan pengamatan penulis selama masa magang, dapat

diperoleh beberapa kesimpulan. Diantaranya, apabila terdapat surat –surat yang ditujukan ke Unit Pelayanan Jaringan diatas, surat diletakkan pada kotak khusus yang disebut dengan kotak ekspedisi dan terdapat di bagian secretariat SDM. Kotak tersebut berjumlah sebelas dan di setiap sisi atasnya terdapat nama-nama sebelas UPJ tersebut. Surat- surat dilengkapi

commit to user



dengan buku agenda/ ekspedisi, sehingga apabila pegawai dari UPJ datang untuk mengambil, pegawai tersebut harus membubuhkan paraf di buku ekspedisi tersebut. Hal ini sebagai bukti bahwa surat yang ditujukan ke UPJ yang bersangkutan telah diambil. Berikut adalah Tabel Penerimaan Surat Masuk PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta selama kurun waktu 1 Tahun. Periode bulan Januari-Desember 2009, sebagai berikut :

No

Perihal (Main Subject)

Kode Masalah

Jumlah

1

Manajemen

000

1600

2

Ketenagalistrikan

001

1137

3

Penelitian dan Pengembangan

002

16

4

Pendidikan Pelatihan

003

246

5

SDM dan Organisasi

004

354

6

Keuangan

005

348

7

Logistik

006

136

Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta

Berdasarkan Tabel dapat kita lihat, bahwa dari keseluruhan surat masuk di PT PLN APJ Surakarta yang memiliki jumlah paling banyak dalam jangka waktu setahun yaitu perihal manajemen dan paling sedikit bagian Penelitian Pengembangan.

2.

Prosedur pengurusan surat keluar Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh bagian SDM PT PLN APJ Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait. Baik pihak internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam rangka mewujudkan kerjasama yang baik. Pengurusan surat keluar masih secara manual (ditulis di buku agenda surat keluar) dan pendistribusiannya bergantung pada bagian yang mengeluarkan surat itu. Setiap bagian terdapat unit yang bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar

commit to user



disebut sekretariat. Informasi tersebut diperolah dari wawancara dengan sekretaris manager, berikut kutipan wawancara tersebut : “Program computerized untuk pengelolaan surat masuk dibuat secara intranet dan diperoleh langsung dari PLN Distribusi Semarang. Sebenarnya sudah ada sosialisasi dan diklat untuk merealisasikan program untuk surat keluar, akan tetapi sampai saat ini belum terealisasi karena belum ada instruksi dari Manajer APJ”. (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010 dengan asisten manager PLN APJ Surakarta) Berdasarkan pengamatan dan wawancara di atas, diperoleh kesimpulan bahwa langkah-langkah yang dalam proses pengurusan surat keluar di bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan konsep surat di bagian Sumber Daya Manusia dibuat oleh Supervisor SDM, namun ada juga surat yang dibuat oleh junior staff SDM. Dalam hal tertentu, biasanya Pimpinan mengonsep sendiri surat yang akan dikirim kemudian diserahkan ke junior staff untuk diketik sesuai format yang telah ditentukan. Proses pembuatan surat dapat berjalan dengan cepat dan tepat karena konsepnya telah ditentukan oleh pimpinan. Begitu juga dengan surat yang dibuat oleh junior staff tidak membutuhkan waktu lama dikarenakan surat diketik berdasarkan konsep dari pimpinan yang bersangkutan. 2. Surat diserahkan kepada Assisten Manager Bagian SDM untuk ditandatangani. 3. Surat diberikan ke secretariat SDM untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar. 4. Surat diberi nomor sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat keluar serta dibubuhi cap dinas. 5. Surat digandakan menggunakan mesin fotocopy untuk dikirim ke instansi yang dituju dan untuk diarsip. 6. Pengetikan alamat dan nomor pada sampul surat. 7. Surat diperiksa sekali lagi, dimasukkan kedalam amplop dan siap untuk dikirim. Surat keluar yang paling banyak di bagian SDM meliputi :

commit to user



003 Notulen Rapat 330 Praktek Kerja Lapangan 440 Bantuan Perawatan Kesehatan 490 Emolemen Pegawai 041 Kerjasama Berdasarkan pengamatan, menunjukkan bahwa surat-surat yang perlu disimpan antara lain Surat Keputusan, Surat yang berhubungan dengan Kepegawaian. Surat -surat yang tidak perlu disimpan adalah Undangan, karena surat akan diberikan langsung kepada yang bersangkutan dan pengurusannnya hanya dicatat dalam formulir pengendalian saja. Begitu juga dengan surat lamaran pekerjaan, surat pengajuan magang, surat-surat tersebut cukup diketahui disposisinya tidak perlu diarsip. Dari hasil pengamatan dan pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan yaitu, prosedur pengurusan surat keluar di PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta untuk semua bagian termasuk bagian Sumber Daya Manusia menggunakan buku agenda secara manual. Prosedur pengurusan surat secara computerized, sesungguhnya lebih banyak meringankan tugas pegawai administrasi dan menjadikan pengurusan surat lebih efisien. Baik efisien dalam waktu, tenaga, dan tempat. Untuk merealisasikan sekaligus mengaplikasikan program computerized harus diperoleh instruksi terlebih dahulu dari Bpk. Puguh Dwi Atmanto selaku Manager PT . PLN Area Pelayanan Jaringan Surakarta.

B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di bagian SDM diperoleh kesimpulan bahwa azas penyimpanan arsip yang dilakukan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah azas desentralisasi. Pengelolaan arsip dilakukan pada setiap department atau bagian, dengan demikian bagian SDM menyimpan arsipnya sendiri. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian

commit to user



diberi wewenang untuk mengelola sendiri arsipnya. Hal ini memudahkan pegawai tiap bagian apabila ingin mencari suatu arsip. Pengelolaan arsip di bagian SDM meliputi : 1. Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan sistem pokok masalah (Subject Filing System). Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip, misalnya arsip tentang kepegawaian dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri. Satu masalah dipecah menjadi subsub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok masalah. Daftar indeks yang dimaksud disini adalah daftar klasifikasi, daftar pokok soal, atau daftar pokok masalah. Dalam filing sistem subyek, yang dimaksud daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat perincian pokok masalah dari suatu instansi yang disusun berdasarkan urutan abjad saja. Semua pokok masalah yang ada didalam suatu instansi beserta kodekodenya tertulis lengkap dalam buku Tatalaksana Surat PT.PLN (Persero). Pada setiap pokok masalah, diberi keterangan mengenai subsub masalahnya. Semua pokok masalah yang ada dalam suatu instansi disatukan dan disusun dalam suatu buku, sehingga setiap unit kerja atau bagian harus memiliki manual kearsipan. Agar tercipta keseragaman dalam daftar indeks setiap pokok masalah (main subject) dan sub pokok masalah (sub subject). Klasifikasi kode masalah dapat dilihat di bagian lampiran. Prosedur penyimpanan arsip di bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta sebagai berikut : a.

Memisahkan arsip Setelah surat diperiksa dan diperoleh kepastian bahwa surat siap untuk disimpan, junior staff akan menyortir arsip untuk dikelompokkan menurut pokok masalah seperti yang dicantumkan dalam formulir pengendalian surat masuk .

commit to user



b.

Mengindeks Untuk menentukan sub pokok masalah dari setiap arsip yang akan disimpan berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan,junior staff menandai keterangan yang dapat dijadikan kata kunci (indeks) dari arsip yang bersangkutan. Setelah itu arsip dibuat daftar pencatatan, diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal penemuan kembali arsip.

c.

Penyimpanan arsip Arsip-arsip yang telah diurutkan dan disortir berdasarkan klasifikasi subyek kemudian dimasukkan ke dalam ordner atau box file. Kode masalah ditulis dalam setiap ordner atau box file sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada box file tersebut. Sedang untuk arsip yang berhubungan dengan Emolemen (hak) pegawai, arsip dikelompokkan berdasarkan huruf pertama dari nama pegawai. Dari uraian tersebut di atas, penulis menyimpulkan bahwa

pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM sudah cukup baik. Arsip perlu dikelola dengan baik oleh tiap unit sebagai penunjang dalam menyediakan jasa pelayanan untuk menengani berbagai informasi. Namun, pegawai bagian SDM yang berwenang menangani arsip sebaiknya memiliki wawasan yang cukup mengenai manajemen kearsipan agar lebih dapat menerapkan wawasan tersebut dengan baik sehingga arsip dapat dengan cepat dan mudah ditemukan kembali dalam rangka pengembilan keputusan.

2. Penyusutan Arsip Sesuai dengan teori yang ada, sudah selayaknya pada setiap unit yang ada di suatu instansi mengadakan penyusutan arsip, paling tidak 5 tahun sekali. Sebab arsip akan bertambah sedangkan ruang penyimpanan mempunyai daya tampung yang terbatas. Akan tetapi pada kenyataannya,

commit to user



berdasarkan wawancara dengan salah satu pegawai menyatakan bahwa belum pernah ada penyusutan arsip. “ Sampai dengan saat ini, belum pernah diadakan penyusutan arsip mbak. Untuk dokumen-dokumen yang sekiranya sudah tidak dipakai lagi (inaktif) hanya dibendel menjadi satu kemudian dimasukkan ke gudang.” (Wawancara dengan ibu Wike, junior staff SDM PT PLN(Persero) APJ Surakarta tanggal tanggal 11 Maret 2010) Bagian arsip juga membenarkan akan hal tersebut dan juga menyebutkan hal-hal yang menyebabkan PT PLN (Persero) APJ Surakarta belum pernah mengadakan penyusutan arsip. Berikut hasil penarikan kesimpulan penulis secara lebih detail : 2.

Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk menangani arsip. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya utnuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa keterbatasan waktu yang dimiliki.

3.

Pegawai yang menangani arsip bukan pegawai yang khusus memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai tersebut menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya, yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip, sebab pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama dari pegawai yang menangani arsip tersebut. Pada hakikatnya, pekerjaan mengelola arsip atau yang biasa disebut

dengan kearsipan tidak membutuhkan pegawai yang mahir atau professional. Akan tetapi, sangat dibutuhkan sekali ketelatenan dan kesadaran dalam menjalankan tugas tersebut. Demikian pula dengan hal penyusutan arsip, untuk mengadakan penyusutan arsip yang telah berumur lebih dari 5 tahun perlu adanya petugas yang memliliki pengetahuan di bidang arsip. Pada umumnya, penyusutan arsip bertujuan untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak dipakai, karena dikhawatirkan akan

commit to user



menimbulkan penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Pemusnahan arsip biasanya menggunakan berbagai macam metode, salah satunya yang kerap digunakan adalah dengan pembakaran.

3. Penemuan Kembali Arsip Arsip yang telah tertata di dalam ordner diurutkan berdasarkan subjek masalah, hal ini memudahkan pegawai dalam kegiatan yang berhubungan dengan penemuan kembali arsip. Kegiatan yang dilakukan yang berkenaan dengan penemuan kembali arsip salah satu contohnya adalah mencari berkas pensiunan pegawai untuk mengurus emolemen pegawai. Berdasarkan pengamatan selama magang, langkah-langkah yang dilakukan bagian SDM dalam menemukan arsip adalah sebagai berikut : a. Misal, pensiunan pegawai yang bersangkutan bernama Susanto. Maka,junior staff akan mencari dalam ordner yang berlabel huruf S. b. Setelah diketemukan, kemudian di teliti di dalam ordner tersebut apakah terdapat berkas pegawai yang bernama Susanto. c. Setelah ditemukan, diambil berkas dalam map yang didalamnya berisi berkas Susanto. Map-map lain dalam Ordner berlabel S dikembalikan jadi satu. d. Setelah selesai menindak lanjuti berkas Susanto, barulah arsip tersebut dikembalikan dalam ordner dan diletakkan ditempat semula. 4. Sarana dan Prasarana Dari hasil pengamatan, penulis dapat menyimpulkan fasilitas kearsipan apa saja yang terdapat di bagian SDM PT.PLN (Persero) APJ Surakarta. Fasilitas ini sebagai sarana pendukung kegiatan korespondensi dan sebagai sarana pengelolaan arsip, agar kegiatan pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM dapat berjalan lancar. Sarana prasarana tersebut adalah sebagai berikut :

commit to user



a. Alat Korespondensi Alat-alat korespondensi yang terdapat di bagian SDM antara lain sebagai berikut : 1 Faximile Mesin ini bekerja layaknya mesin fotocopy jarak jauh. Hampir setiap hari mesin ini berbunyi dan menerima surat dari Unit Pelayanan Jaringan, Distribusi Jawa Tengah, maupun dari pihak luar yang menjalin kerjasama dengan PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Surat yang diterima melalui mesin fax harus segera dicopy, dikhawatirkan apabila terlalu lama disimpan akan mengakibatkan hilangnya tulisan yang terdapat di kertas fax tersebut. 2 Mesin Fotocopy Mesin fotocopy yang terdapat di bagian SDM sama dengan mesin fotocopy pada umunya. Kendala yang dihadapi adalah, mesin

fotocopy

ini

memperbaikinya, harus

sering

sekali

macet.

Untuk

memanggil teknisi dari toko yang

bersangkutan. Hal ini menjadi salah satu faktor penghambat kelancaran kegiatan administrasi, karena proses pembetulan mesin fotocopy membutuhkan waktu yang cukup lama. 3 Komputer 4 Mesin Ketik Meskipun telah ada komputer yang lebih canggih dan memberikan lebih banyak kemudahan dalam hal pengetikan surat, namun pada kenyataannya mesin ketik memiliki fungsi originalitas yang lebih tinggi. Penulisan tanggal dan nomor surat harus menggunakan mesin ketik. 5 Buku Agenda 6 Printer

commit to user



b. Alat Penyimpan Arsip Fasilitas kearsipan yang terdapat di bagian SDM sudah baik dan memenuhi syarat dalam rangka menunjang kgiatan kearsipan, alat-alat tersebut antara lain sebagai berikut : 1.

Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas sebuah rel, sehingga menghemat pemakaian ruangan. Bagian bawah lemari menggunakan roda sehingga mudah digeser. Arsip yang tersimpan di dalamnya antara lain: Laporan Tugas Akhir Peserta Magang, Surat Keputusan Direksi. Gambar 4.2 Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual

2.

Ordner Map Brief ordner yang terdapat di sana adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Dalam ordner inilah tersimpan berbagai macam file pegawai. Arsip pegawai tersebut antara lain : mutasi jabatan, pengajuan diklat, klaim kesehatan, emolemen pensiun pegawai, dan juga surat surat kerjasama dengan beberapa instansi terkait.

commit to user



Label untuk tiap ordner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan di setiap ordner tersebut. Gambar 4.3 Ordner

3.

Lemari arsip Gambar 4.4 Lemari Penyimpan Arsip

Gambar- gambar di atas merupakan temuan dan dokumentasi dari penulis. Berdasarkan dokumentasi, menunjukkan bahwa pengelolaan arsip yang terdapat di PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta

commit to user



cukup baik. Penataan yang rapi dan penyusunan arsip berdasarkan kode masalah, kemudian diurutkan sesuai tanggal penerimaan dan abjad. Akan tetapi, dapat dilihat pula bahwa masih ada beberapa bagian yang sedikit kurang rapi. Contoh gambar 4.3, terdapat beberapa berkas yang masih tertumpuk di atas meja dan belum sempat diarsip . Hal ini merupakan salah satu faktor penghambat kelancaran pengelolaan arsip berikutnya. Apabila arsip tersebut dibutuhkan suatu saat, maka pegawai yang tidak mengenal letaknya akan mengalami kesulitan dalam hal penemuan kembali.

commit to user



BAB V PENUTUP

Dalam bab terakhir ini penulis memberikan kesimpulan dan saran berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan. Kesimpulan yang dimaksudkan disini adalah ringkasan dari seluruh permasalahan yang telah dibahas pada babbab sebelumnya. Saran merupakan sumbangan pemikiran dari penulis yang berupa bahan pertimbangan untuk mencari pemecahan dari permasalahanpermasalahan yang dihadapi dalam rangka mewujudkan pelaksanaan sebagian tugas pokok khususnya di bidang kearsipan.

A. Kesimpulan Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara (PLN) Area Pelayanan Jaringan Surakarta mencakup berbagai departemen atau biasa disebut bagian. Bagian tersebut meliputi: Asman Pemasaran Niaga, Asman Perencanaan, Asman Distribusi, Asman Keuangan, dan Asman Sumber Daya Manusia. Pada dasarnya, pengelolaan surat masuk pada tiap bagian sama, yang membedakan adalah perihal apa yang akan ditindaklanjuti berdasar surat tersebut. Penerimaan surat masuk dan pengurusan surat keluar yang terdapat di bagian Sumber Daya Manusia ditangani oleh bagian yang disebut sekretariat SDM. Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana yang mendukung. Pengelolaan arsip yang digunakan PT. PLN (Persero) APJ Surakarta saat ini menggunakan sistem subyek. Klasifikasi subyek dan kode masalah tertulis dalam Buku Tatalaksana Surat PT.PLN

(Persero) dan

dijadikan pedoman dalam sistem administrasi khususnya kearsipan di seluruh jajaran PLN Area Pelayanan Jaringan dan Unit Pelayanan Jaringan. Sarana untuk penyimpanan dan pemeliharaan arsip jumlahnya sudah cukup memadai. Fasilitas yang terdapat di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta juga mendukung dalam rangka menunjang kearsipan. Pegawai yang menangani arsip bukan

commit to user 43



pegawai yang khusus memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai tersebut menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya,

yang

sesuai

dengan

bidangnya

masing-masing.

Hal

ini

menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip, sebab pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama dari pegawai yang menangani arsip tersebut. Sampai saat ini belum pernah dilakukan penyusutan atau pemusnahan

arsip sama sekali. Arsip yang dianggap sudah tidak

dipergunakan lagi dalam kegiatan administrasi dibendel menjadi satu dan dimasukkan ke dalam gudang. Hal ini terjadi dikarenakan kurangnya tenaga yang terlatih dan terampil di bidang kearsipan, sehingga belum dapat memenuhi harapan-harapan untuk dapat berfungsi sebagai petugas arsip yang dapat diandalkan.

B. Saran 1. Untuk menghindari agar arsip tidak bertunpuk perlu diadakan penambahan sarana atau perlengkapan secara kualitas dan kuantitas sesuai kebutuhan, sehingga arsip akan tertata lebih rapi. 2. Perlu ditertibkan kembali tugas dan tanggung jawab secara jelas kepada petugas atau pegawai yang menangani kearsipan. Dengan demikian pegawai yang menangani kearsipan dapat diusahakan untuk tidak bergantiganti tangan atau pegawai. Penempatan pegawai di bidang kearsipan di sesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan. 3. Memberikan kesempatan kepada pegawainya untuk mengikuti pendidikan dan latihan (Diklat) mengenai kearsipan, agar kedepannya para pegawai lebih memahami serta mampu menerapkan ilmu kearsipan tersebut secara lebih baik dan hendaknya pegawai yang menangani arsip memliliki latar belakang pendidikan kearsipan.

commit to user

TUGAS AKHIR. Oleh: YESSI ARIYAWATI PUTRI D

Recommend Documents