PEMBUATAN APLIKASI PENGAWASAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) BERBASIS MICROSOFT ACCESS 2007 DI UNIT ADMINISTRASI UMUM DAN K3 PT PLN RAYON CIANJUR KOTA
(Making Application Inventory Control of Stationery Based Microsoft Access 2007 in General Administration and K3 Unit PT PLN Rayon Cianjur Kota)
TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Oleh:
EVI MEGAWATI 095211007
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas ridho
dan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir
dengan judul “Pembuatan Aplikasi Pengawasan Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Microsoft Access 2007 di Unit Administrasi Umum dan K3
PT PLN Rayon Cianjur Kota” tepat pada waktunya.
Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat dalam
menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Walaupun demikian, dengan bantuan dari berbagai pihak, penulis berupaya untuk menyajikan laporan ini sebaik mungkin. Semoga Laporan Tugas akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, Juli 2012
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, Penulis menghadapi
kesulitan dan hambatan. Namun, berkat motivasi, bantuan, saran, dan kritik dari
berbagai pihak akhirnya Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Sri Raharso selaku pembimbing yang telah memberikan arahan,
bimbingan, dan pengetahuan kepada Penulis selama pengerjaan laporan ini. 2. Ibu Yuli Srie Rachmawati, Teh Tina Yuliana, Teh Srie Wiadatinie Soedansyah dan seluruh staf PT PLN Rayon Cianjur Kota yang bersedia membantu Penulis dalam mendapatkan data dan informasi. 3. Kedua orang tua, kakak, dan adik-adikku yang selalu memberikan dukungan baik secara materil maupun moril, do’a yang terus dipanjatkan serta kasih sayang yang tidak pernah putus. 4. Bapak Deddy Sobarna Sutaji selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. 5. Ibu Sri Surjani Tjahjawati selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung. 6. Bapak Surono selaku Wali Dosen 3 AB D3. 7. Seluruh dosen dan staf Administrasi Jurusan Administrasi Niaga yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan kepada Penulis. 8. Teman-teman kelas 3 AB D3 yang telah memberikan dorongan dan semangat. Terima kasih atas kebersamaannya selama tiga tahun. 9. Sahabat-sahabat terdekat Annisa Farhatun Rahma, Hanna Thresya, Venny Agtina, Ida Rosanna, Frisna Rosalina, dan Oktaviani Pulungan. Perkuliahan terasa lebih berwarna dengan bersama kalian semua. Terima kasih telah menjadi sahabat-sahabat terbaik selama ini.
10. Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan doa, dukungan, bantuan dalam menyelesaikan laporan ini. Limpahan berkat, rahmat serta anugrah kiranya tercurah bagi semua pihak
yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun laporan tugas akhir ini.
Bandung, Juli 2012
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................
i
UCAPAN TERIMA KASIH .................................................................................. ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .......................................................... ....................................viii DAFTAR TABEL ................................................................................................... xi
ABSTRAK ............................................................................................................... xii
ABSTRACT ..............................................................................................................xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .................................................................................................. 1 1.2 Identifikasi Masalah .......................................................................................... 4 1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek .............................................................................. 4 1.3.1 Tujuan Proyek ............................................................................................ 5 1.3.2 Manfaat Proyek ........................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Sistem Administrasi ......................................................................................... 6
2.1.1 Sistem ....................................................... ................................................. 7 2.1.2 Administrasi ...............................................................................................10 2.1.3 Administrasi Pengawasan ..........................................................................14 2.2 Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) ...............................................................16 2.2.1 Pengertian Persediaan ................................................................................16 2.2.2 Pengertian Alat Tulis Kantor .....................................................................17 2.2.3
Pengertian Persediaan Alat Tulis Kantor ...................................................19
2.2.4 Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor .........................................................20 2.2.5
Pengawasan Persediaan Alat Tulis Kantor ................................................21
2.3 Perancangan Sistem .........................................................................................28
2.3.1
Flow Chart .................................................................... ............................29
2.3.2
Data Flow Diagram (DFD) .......................................................................31
2.3.3
Entity Relationship Diagram (ERD) ..........................................................34
2.4 Database ..........................................................................................................36
2.4.1
Database Management System (DBMS) ...................................................37
2.5 Gambaran Umum Microsoft Access 2007 ........................................................38 2.5.1
Database Microsoft Access 2007 ...............................................................38
2.5.2 Tipe Data ................................................................... ................................39
BAB III HASIL PROYEK 3.1 Gambaran Umum Perusahaan ..........................................................................41 3.1.1 Sejarah Perusahaan .....................................................................................41 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ...........................................................................42 3.1.3
Struktur Organisasi ....................................................................................43
3.1.4
Job Description ..........................................................................................44
3.2 Rancangan Proyek ............................................................................................47 3.2.1
Prosedur Proyek .........................................................................................47
3.2.2
Pengelolaan Persediaan ATK di Unit Administrasi Umum dan K3 PT PLN Rayon Cianjur Kota .....................................................................49
3.2.3
Perancangan DFD Context Diagram .........................................................53
3.2.4 Perancangan Entity Relationship Program (ERD) .....................................54 3.2.5
Perancangan Struktur Menu Utama ...........................................................55
3.2.6
Perancangan Struktur Data .........................................................................56
3.3 Prosedur Kerja ..................................................................................................69 3.4 Hasil Kegiatan ..................................................................................................71 3.4.1 Tampilan Form ...........................................................................................71 3.4.2 Laporan (Report) ........................................................................................76 3.5 Pembahasan ......................................................................................................83 3.5.1 Pengelolaan Persediaan ATK di Unit Administrasi Umum dan K3 PT PLN Rayon Cianjur Kota .....................................................................83 3.5.2 Pembuatan Aplikasi Pengawasan Persediaan ATK di Unit Administrasi
Umum dan K3 PT PLN Rayon Cianjur Kota .............................................85
3.5.3 Manfaat Hasil Pembuatan Aplikasi Pengawasan Persediaan ATK di Unit
Administrasi Umum dan K3 PT PLN Rayon Cianjur Kota .......................86
3.5.3.1 Uji Coba dan Evaluasi ........................................................................87
3.5.3.2 Kelebihan dan Kekurangan .................................................................93
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ......................................................................................................95 4.2 Saran .................................................................................................................96
DAFTAR PUSTAKA ................................ ..............................................................97 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A Surat Permohonan Izin Mengadakan Proyek
LAMPIRAN B Surat Balasan Permohonan Izin Proyek
LAMPIRAN C Surat Keterangan Uji Coba LAMPIRAN D Formulir Bimbingan Tugas Akhir LAMPIRAN E Form Penilaian Program dan Hasil Rata-rata Penilaian (Uji Coba
dan Evaluasi)
LAMPIRAN F Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
LAMPIRAN G Buku Petunjuk Penggunaan Program Aplikasi Pengawasan Persediaan ATK
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul Gambar
Hal
Gambar 2.1
Modul Sistem .....................................................................
10
Gambar 2.2
Rangkaian Aktivitas Administrasi .....................................
12
Gambar 2.3
Ciri Kegiatan Administrasi ................................................
14
Gambar 2.4
Kartu Gudang .....................................................................
26
Gambar 2.5
Kartu Barang ......................................................................
27
Gambar 2.6
Relasi One to One ..............................................................
34
Gambar 2.7
Relasi One to Many ............................................................ 35
Gambar 2.8
Relasi Many to Many .........................................................
35
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT PLN Rayon Cianjur Kota .............
43
Gambar 3.2
Prosedur Proyek .................................................................
49
Gambar 3.3
Diagram Alir Prosedur Administrasi ATK ........................
51
Gambar 3.4
Format Pengeluaran ATK ..................................................
52
Gambar 3.5
Format Penerimaan ATK ...................................................
52
Gambar 3.6
Nota Dinas .......................................................................... 52
Gambar 3.7
DFD Level Context ............................................................. 53
Gambar 3.8
Perancangan ERD ..............................................................
Gambar 3.9
Struktur Menu Utama ......................................................... 55
Gambar 3.10
Desain Tabel DaftarBrg .....................................................
Gambar 3.11
Desain Tabel DaftarPemasok ............................................. 56
Gambar 3.12
Desain Tabel DaftarPengguna ............................................ 57
Gambar 3.13
Desain TransaksiBrg ..........................................................
Gambar 3.14
Desain Tabel TUser ............................................................ 57
Gambar 3.15
Desain View Query BarangKeluar .....................................
58
Gambar 3.16
Desain View Query BarangKeluar Query ..........................
58
Gambar 3.17
Desain View Query BarangMasuk .....................................
59
Gambar 3.18
Desain View Query BarangMasuk Query ..........................
59
Gambar 3.19
Desain View Query InputOutput ........................................ 60
55
56
57
Gambar 3.20
Desain View Query InputOutput Query ............................. 60
Gambar 3.21
Desain View Query KartuPersediaan .................................
Gambar 3.22
Desain View Query MasukKeluar1 .................................... 61
Gambar 3.23
Desain View Query MasukKeluar1 Query ......................... 62
Gambar 3.24
Desain View Query Persediaan Query ...............................
Gambar 3.25
Desain View Query PersediaanAkhir Query ...................... 63
Gambar 3.26
Rancangan Form Login ..................................................... 63
61
62
Gambar 3.27
Rancangan Form Halaman Utama .....................................
64
Gambar 3.28
Rancangan Form User .......................................................
64
Gambar 3.29
Rancangan Form Transaksi ATK ......................................
64
Gambar 3.30
Rancangan Form Daftar Barang ........................................
65
Gambar 3.31
Rancangan Form ATK Masuk ...........................................
65
Gambar 3.32
Rancangan Form Daftar Pemasok .....................................
65
Gambar 3.33
Rancangan Form ATK Keluar ...........................................
66
Gambar 3.34
Rancangan Form Daftar Pengguna ....................................
66
Gambar 3.35
Rancangan Form Laporan .................................................. 66
Gambar 3.36
Desain Kartu Gudang ......................................................... 67
Gambar 3.37
Desain Laporan Barang Keluar .......................................... 67
Gambar 3.38
Desain Laporan Barang Masuk .......................................... 68
Gambar 3.39
Desain Laporan Persediaan Akhir ...................................... 68
Gambar 3.40
Desain Laporan Persediaan ATK ....................................... 69
Gambar 3.41
Desain Laporan Rencana Pembelian .................................. 69
Gambar 3.42
Prosedur Kerja .................................................................... 70
Gambar 3.43
Form Login ......................................................................... 71
Gambar 3.44
Form Halaman Utama ........................................................ 72
Gambar 3.45
Form User ..........................................................................
72
Gambar 3.46
Form Transaksi ATK..........................................................
72
Gambar 3.47
Form Daftar Barang ...........................................................
73
Gambar 3.48
Form ATK Masuk .............................................................. 73
Gambar 3.49
Form Daftar Pemasok ........................................................
Gambar 3.50
Form ATK Keluar .............................................................. 74
74
Gambar 3.51
Form Daftar Pengguna ....................................................... 75
Gambar 3.52
Form Laporan ..................................................................... 75
Gambar 3.53
Kartu Gudang .....................................................................
76
Gambar 3.54
Laporan Barang Masuk ......................................................
77
Gambar 3.55
Laporan Barang Masuk Berdasarkan Nama Pemasok .......
78
Gambar 3.56
Laporan Barang Keluar Berdasarkan Unit Kerja ...............
78
Gambar 3.57
Laporan Barang Keluar ......................................................
79
Gambar 3.58
Laporan Rencana Pembelian .............................................. 80
Gambar 3.59
Laporan Persediaan Akhir .................................................. 81
Gambar 3.60
Laporan Persediaan ATK ................................................... 82
DAFTAR TABEL
No.
Judul Tabel
Tabel 2.1
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flow
Chart ..................................................................................... 30 Tabel 2.2
Simbol DFD .......................................................................... 32
Tabel 2.3
Tipe Data pada Microsoft Access 2007 ................................
39
Tabel 3.1
Hasil Penilaian Uji Coba ......................................................
92
Hal
ABSTRAK
Proyek ini membahas mengenai pembuatan aplikasi pengawasan
persediaan ATK di Administrasi Umum dan K3 PT PLN Rayon Cianjur Kota.
Tujuan dari pembuatan proyek ini untuk mengetahui bagaimana pengelolaan persediaan ATK dan kendala apa saja yang dihadapi oleh staf Administrasi Umum dan K3 dalam menangani persediaan ATK tersebut. Materi yang akan dibahas adalah sistem, administrasi, administrasi pengawasan, persediaan, alat tulis kantor, persediaan ATK, sistem persediaan ATK, dan pengawasan persediaan ATK. Pembuatan aplikasi ini menggunakan Microsoft Access 2007. Setelah mengetahui kondisi pengelolaan persediaan yang ada, dilakukan perancangan Data Flow Diagram, perancangan Entity Relationship, perancangan database berupa tabel, query, form, dan laporan. Hasil perancangan dan pembuatan aplikasi pengawasan persediaan ATK yaitu berupa form dan laporan. Hasil evaluasi dilakukan dengan cara pengisian lembar penilaian kepada sepuluh orang penguji setelah dilakukan uji coba. Aplikasi mendapat respon yang baik dari para penguji termasuk staf Administrasi Umum dan K3 sebagai calon pengguna. Aplikasi memberikan informasi mengenai kartu gudang, data penerimaan dan pengeluaran, data persediaan, data rencana pembelian, dan data persediaan pertanggal yang akan digunakan untuk mengawasi persediaan ATK. Kata kunci: persediaan, alat tulis kantor (ATK)
ABSTRACT
This project is study about the making application inventory control of stationery in Public Administration and PT PLN K3 Rayon Cianjur Kota. Purpose of making this project to find out how the management of stationery supplies and any constraints faced by the staff of the Public Administration and K3 in handling stationery supplies. Matter which will be discussed is system, administration, administrative supervision, supplies, office stationery, stationery supplies, stationery supplies systems, and controlling of stationery supplies. Making this application using Microsoft Access 2007. After knowing the condition of existing inventory management, carried out the design of Data Flow Diagram, Entity Relationship design, database design in the form of tables, queries, forms, and reports. The results of the design and making application inventory control of stationery is forms and reports. The results of the evaluation is done by filling the assessment form to ten examiner after the testing program. Applications received good response from the examiner, including the staff of the General Administration and K3 as a potential user. Application provides information on the card warehouse, data acceptance and expenditures, inventory data, data plan purchasing, and inventory data as of the date that will be used to controlling the stationery inventory. Key word: inventory, stationery
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2001). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama.
Andi dan Madcoms. (2007). Mahir Dalam 7 Hari Microsoft Access 2007.
Yogyakarta: Andi. Madiun: Madcoms.
Assauri, Sofjan. (2004). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: FEUI.
Basuki, Sulistyo. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku. Handayaningrat, Soewarno. (2002). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV Haji Masagung. Handoko, T. Hami. (2000). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Jakarta: VisiMedia. Herjanto, Eddy. (2004). Manajemen Produksi dan Operasi (2nd Ed). Jakarta: Grasindo. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. (2002). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: AMP YKPN. Junidar. (2008). Panduan Lengkap Menjadi Programmer. Jakarta: Mediakita. Kallaus, Norman & B. Lewis Keeling. (2001). Administrative Office Management (9th Ed). United Kingdom: South Western. Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Nugroho, Eko. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.
Permana, Budi. (2004). Microsoft Office Access 2003. Yogyakarta: Andi.
Quible, Zane. K. (2001). Administration Office Management (7th Ed). New Jersey:
Prentice Hall, Inc.
Sedarmayanti. (2001). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sentono, Prawiro Sujadi. (2000). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Bumi Aksara. Siagian, Sondang P. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Silalahi, Ulbert. (2005). Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algesindo. Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. Sumayang, Lalu. (2003). Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Salemba Empat. Sutabri, Tata. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi. Winarno, Wing Wahyu. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP (Unit Penerbit dan Percetakan) AMP YKPN. Wursanto, Ignatius. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi. Yamit, Zulian. (2005). Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Eko Nisia.
CURRICULUM VITAE
PERSONAL DATA
Full Name Place, Date of Birth Gender Marital Status Religion Address
Mobile Hobby E-mail
: Evi Megawati : Garut, April 30th 1990 : Female : Single : Islam : Kp. Andir Rt. 01/02 Ds. Dungusiku Kec. Leuwigoong Kab. Garut 44192 : 085294548227 : Reading, Listening Music :
[email protected]
EDUCATIONAL BACKGROUND NO. 1. 2. 3. 4.
INSTITUTION SDN Dungusiku 1 SMP Negeri 2 Leuwigoong SMA Negeri 1 Ciranjang Politeknik Negeri Bandung
YEAR OF MAJORING GRADUATION 1996-2002 2002-2005 2005-2008 Nature Science 2009-2012 Commerce Administration (Business Administration)
ORGANIZATION EXPERIENCE NO.
ORGANIZATION
POSITION
PERIOD
1. 2.
Pramuka SDN Dungusiku 1 Palang Merah Remaja SMPN 2 Leuwigoong Pramuka SMPN 2 Leuwigoong Palang Merah Remaja SMAN 1 Ciranjang Keputrian SMAN 1 Ciranjang Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Taekwondo Politeknik Negeri Bandung
Member Treasurer
1999-2002 2002-2004
Treasurer Member Member Member
2002-2004 2005-2006 2005-2007 2009
Member
2010
3. 4. 5. 6. 7.
WORK EXPERIENCE
NO. 1.
ORGANIZATION PT PLN Rayon Cianjur Kota
POSITION
PERIOD
Administration
Feb - Apr 2012
NO.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
SEMINAR AND TRAINING DESCRIPTION
YEAR
Pendidikan PMR Madya Tingkat Dasar PMI Garut Pendidikan Komputer SMAN 1 Ciranjang Netiquet Training Politeknik Negeri Bandung Latihan Dasar Kedisiplinan Politeknik Negeri Bandung Outbound Training Politeknik Negeri Bandung Seminar Wirausaha Politeknik Negeri Bandung Beauty Class Sariayu Martha Tilaar Table Manner at Universal Hotel Bandung Food Masterpiece of Traditional Event Politeknik Negeri Bandung
2004 2008 2009 2009 2009 2010 2010 2010 2011
ACHIEVEMENT AND SCHOLARSHIP NO. 1. 2. 3.
DESCRIPTION
PERIOD
Juara Ke-3 Gerak Jalan Sekab. Garut Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Scholarship Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Scholarship
2004 2011 2012
QUALIFICATION NO.
QUALIFICATION
1.
Computer Skill
2.
Typing Skill
DESCRIPTION Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, and Access) Ten Finger Typing
Time can't role again, but we can do something which useful for people around us. Live is goes on (by Litlle Mozart)
Whatever is worth doing at all, is worth doing well (Lord Chesterfield)
Sukses adalah hak saya. Kesuksesan bukan milik orang-orang tertentu. Sukses milik anda, milik saya dan milik siapa saja yang benarbenar-benar menyadari, menginginkan dan memperjuangkan dengan sepenuh hati (by Mario Teguh)
Success is a journey, not a destination (Ben Sweetland)
