TOELICHTING CONTROLEPROTOCOL STICHTING TRANSUMO -versie 31 mei 2007-
1.
pag. 1
Inleiding
Deze toelichting heeft betrekking op het controleprotocol Stichting Transumo, versie 31 mei 2007, en heeft tot doel een nader invulling te geven aan een aantal artikelen van het controleprotocol Stichting Transumo. De toelichting is voornamelijk bedoeld ten behoeve van (samenwerkingsverbanden van) participanten. Uit artikel 2.4 van het controleprotocol blijkt dat ‘in geval van een programma dat uitgevoerd zal worden door een samenwerkingsverband (van participanten) gelden de vereisten van dit controleprotocol ook voor de participanten in het samenwerkingsverband, die niet als aanvrager van de subsidie (Stichting Transumo) in de zin van dit controleprotocol zijn opgetreden’. Een aantal specifieke vereisten zullen in deze toelichting nader worden besproken te weten: - projectkosten; - artikel 3.1b terzake van de kosten van de inzet van personeel; - artikel 3.1c terzake van de opslag voor algemene kosten; - artikel 3.1d terzake van de urenadministratie; - artikel 3.2 terzake van het rapport van bevindingen.
2.
Projectkosten
Als projectkosten worden uitsluitend in aanmerking genomen: • De volgende rechtstreeks aan de uitvoering van het kennisproject toe te rekenen gemaakte en betaalde kosten: – loonkosten (zie toelichting artikel 3.1b); – kosten van de voor het kennisproject aangeschafte machines en apparatuur; – kosten van het gebruik van de voor het kennisproject van machines en apparatuur die in het bezit zijn van een deelnemer aan het kennisproject of van derden; – kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen gebaseerd op historische aanschafprijzen; – kosten die worden gemaakt voor verspreiding en overdracht van de kennis die door middel van het kennisproject wordt verkregen en voor de verwerving en instandhouding van intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van het kennisproject die daarvoor in aanmerking komen;
Versie 31 mei 2007
TOELICHTING CONTROLEPROTOCOL STICHTING TRANSUMO -versie 31 mei 2007-
pag. 2
•
Een opslag voor overige algemene kosten, groot ten hoogste 50 procent van de onder 3.1b bedoelde kosten (zie toelichting artikel 3.1c);
•
Kosten van machines en apparatuur die niet uitsluitend voor het kennisproject zijn aangeschaft of worden gebruikt, worden slechts als projectkosten in aanmerking genomen indien een door middel van een sluitende tijdschrijving vastgestelde urenverantwoording per machines respectievelijk van de apparatuur aanwezig is;
•
Indien geen loonkosten als bedoeld in artikel 3.1b worden gemaakt maar niettemin arbeid ten behoeve van het kennisproject wordt verricht wordt voor de berekening van de projectkosten uitgegaan van een uurtarief van maximaal € 65. Het opvoeren van een 'opslag voor algemene kosten ' is hierbij niet toegestaan.
•
De Subsidieregeling maakt het mogelijk dat bepaalde indirecte uren die ten goede komen aan het project, maar die normaal gesproken niet op een project worden geboekt, wel subsidiabel zijn. Dit betreft de volgende 3 categorieën uren: a. uren voor organisatie en overleg t.b.v. het Transumo-project; b. uren voor bezoek aan congressen en workshops in het werkveld van het Transumo-project; c. uren voor training, cursussen en opleiding. Deze indirecte uren kunnen op 2 manieren in rekening worden gebracht: 1. Door de registratie van de uren in de urenregistratie conform de registratie van de directe uren; 2. Door middel van een opslag op de directe uren. Hierbij gelden de volgende randvoorwaarden: - deze indirecte activiteiten moeten kunnen worden gekwalificeerd als direct voor de BSIKregeling. Deze worden echter om dwingende praktische redenen niet als zodanig geregistreerd. In dit geval zal moeten worden aangetoond dat marketinggeoriënteerde uren niet in deze uren zijn meegenomen; - alleen werknemers van consortiumparticipanten die subsidie ontvangen en volgens het loonspoor werken kunnen indirecte uren opvoeren, als opslag op de door hen opgevoerde directe uren; - in de opslag voor algemene kosten zijn verder geen indirecte uren opgenomen; - de accountants van de projectparticipanten zullen desgewenst de juistheid van de gehanteerde percentages moeten vaststellen; - de werkelijk bestede en geregistreerde directe uren moeten worden verantwoord met een sluitende urenregistratie.
-2-
TOELICHTING CONTROLEPROTOCOL STICHTING TRANSUMO -versie 31 mei 2007-
3.
pag. 3
Toelichting artikel 3.1b
Artikel 3.1b luidt als volgt: “dat de kosten voor de inzet van personeel op de juiste wijze zijn bepaald.” Als projectkosten terzake van de kosten van inzet van personeel worden uitsluitend in aanmerking genomen: • loonkosten berekend op basis van het brutojaarloon volgens de kolom ‘loon voor de loonbelasting’ van de loonstaat van het direct bij het kennisproject betrokken personeel. De loonkosten dienen te worden berekend op basis van 1.650 productieve uren per jaar (bij een parttime dienstverband dient naar rato de grens van de productieve uren berekend te worden; • de werkelijke kosten voor sociale lasten en pensioenlasten. Een standaardpercentage als opslag voldoet niet als onderbouwing voor deze kosten;
4.
Toelichting artikel 3.1c
Artikel 3.1c luidt als volgt: “de onder ‘opslag voor overige algemene kosten’ opgenomen kosten ten hoogste 50% bedragen van de onder 3.1b bedoelde kosten, gemaakt en betaald zijn en het gehanteerde opslagpercentage voldoende onderbouwd is.” De opslag dient ter financiering van o.a. primaire afdelingskosten, diverse personeelskosten, huisvesting, binnenlandse 1 reis- en verblijfskosten, kosten van administratie, inkoop, personeelszaken en overige kosten (telefoon, fax, etc.). Hieronder vallen niet de kosten als betaalde rente, algemene research, afschrijving immateriële activa, accountantskosten en bijzondere lasten. Er is nadrukkelijk geen sprake van een forfaitaire opslag. Ten aanzien van een juiste bepaling van het opslagpercentage is het noodzakelijk dat de werkelijk gemaakte kosten moeten worden verantwoord, gecontroleerd en gewaarmerkt.
1 Buitenlandse reiskosten kunnen opgevoerd worden onder ‘kosten die worden gemaakt voor verspreiding en overdracht van de kennis’.
-3-
TOELICHTING CONTROLEPROTOCOL STICHTING TRANSUMO -versie 31 mei 2007-
5.
pag. 4
Toelichting artikel 3.1d
Artikel 3.1d luidt als volgt: “de in de financiële verantwoording opgenomen personeelsinzet is ontleend aan een sluitende urenadministratie.” Ten aanzien van een juiste bepaling van de loonkosten is het noodzakelijk dat de uren juist worden geregistreerd en verantwoord. Met betrekking tot de urenregistratie en urenverantwoording kunnen 3 situaties worden onderscheiden. 1. De subsidieregeling vereist dat de (samenwerkingsverbanden van) participanten over een door middel van een sluitende tijdschrijving vastgestelde urenverantwoording beschikken. Een sluitende tijdschrijving impliceert dat van de bij een programma betrokken personeelsleden van een participant alle uren worden geregistreerd en verantwoord. Dit betekent dat niet alleen de uren van het programma worden geregistreerd en verantwoord, maar ook de overige werkzaamheden (inclusief zogenaamde indirecte uren zoals verlof, ziekte e.d.) van de betreffende personeelsleden. 2. Daar waar een participant, gegeven de aard van de bedrijfsvoering 2 , niet redelijkerwijs aan de eis van een sluitende urenregistratie kan voldoen, is onder voorwaarden een ontheffing mogelijk van deze eis. Ter beperking van de hierdoor ontstane financiële risico’s voor een participant bij vaststelling van de subsidie door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is een alternatieve werkwijze mogelijk mits vooraf gaande aan de werkzaamheden hiervoor schriftelijke toestemming door de Stichting Transumo is verstrekt. Bij een kostenniveau van minimaal €10.000 per jaar zal in de accountantsverklaring ook expliciet als bevinding moeten worden gemeld dat geen sluitende urenregistratie mogelijk is, met opgave van de naam van de participant, de hoogte van de bedragen en het financiële risico dat bij een onjuiste of onvolledige urenregistratie wordt gelopen. Na goedkeuring door de Stichting Transumo kan dan worden volstaan met een urenregistratie, specifiek voor het uit te voeren (deel van het) programma, van de personen op week- of maandbasis. Voor de verantwoorde uren zal door de betreffende persoon, alsmede door de programmaleider en/of management van de participant voor akkoord worden getekend. 2 In ieder geval zal het voeren van een sluitende urenregistratie niet ‘branchegebruikelijk’ dienen te zijn.
-4-
TOELICHTING CONTROLEPROTOCOL STICHTING TRANSUMO -versie 31 mei 2007-
pag. 5
3. Omdat helder is dat de administratieve last voor participanten met een kleine ureninzet onevenredig hoog is, is vanuit doelmatigheidsoverwegingen een werkwijze mogelijk die geaccepteerd wordt door de subsidieverstrekker en de Stichting Transumo. Deze werkwijze leidt ook tot een beduidend eenvoudiger accountantscontrole. Door deze werkwijze strikt te hanteren worden de financiële risico’s m.b.t. de subsidie tot nul gereduceerd. Bij een beperkte ureninzet van organisaties (subsidiabele kosten per organisatie, per project, per jaar lager dan € 10.000) en waar medewerkers geen sluitende urenregistratie bijhouden volgens de reguliere interne voorschriften, wordt altijd het loonkostenspoor gevolgd. Het te hanteren uurtarief zal door Transumo worden bepaald. Dit gebeurt aan de hand van ervaringscijfers op basis van soortgelijke situaties (zelfde soort organisaties, zelfde niveau medewerker), of op basis van door het Ministerie van Financiën afgegeven HAFIR-tarieven. De werkwijze is verder als volgt: De inzet van uren wordt in een specifieke tijdverantwoording opgenomen, voorzien van een toelichting op de gemaakte uren. Voor de verantwoorde uren zal door de betreffende persoon, alsmede door de programmaleider en/of management van de participant voor akkoord worden getekend. De urenverantwoordingen, voorzien van de parafen worden aan de penvoerder van het project ter beschikking gesteld en meegenomen met de accountantscontrole van de penvoerder. Benadrukt wordt dat bij de controle van de accountant wordt verwacht dat hij ook nagaat of de uren / uitgaven daadwerkelijk passen binnen het kader van de geldende regelgeving en overeenkomsten, dat de subsidie is besteed aan het doel, waarvoor deze is verstrekt, en dat de desbetreffende projecten worden gerealiseerd overeenkomstig de projectplannen en activiteitenplannen.
6.
Toelichting artikel 3.2
Artikel 3.2 luidt als volgt: “Ten aanzien van de onder 3.1 genoemde specifieke aandachtspunten geldt dat alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden groter dan 1% van de bijdrage dan wel groter dan € 10.000 alsmede alle voor de regelgeving relevante tekortkomingen in de administratieve organisatie en interne controle, voorzien van een toelichting, worden opgenomen in een rapport van bevindingen.” Wanneer een dergelijke rapportage niet van toepassing is dient dit afzonderlijk vermeld te worden.
-5-
