ECDL Szövegszerkesztés modul „köszöntő…”, Enter; ¾ „bemutató…”, Enter; ¾ „díjtalan…”, Enter, Enter Engedélyezzük az elválasztást („Eszközök”, „Nyelv”, „Elválasztás…”)! Jelöljük ki az egészet (Ctrl és a kijelölő sávba kattintás), majd állítsuk 26 pontosra, és sorkizártra a szöveget! Jelöljük ki az első bekezdést, majd igazítsuk középre! Indítsuk el a „Bekezdés…” menüpontot a „Formátum”, vagy a helyi menüből, és mind a bal, mind a jobb behúzást állítsuk 4 cm-re! Megpróbálhatjuk a vonalzóval is, de akkor előbb állítsuk a behúzást, mert utólag a középre igazítás miatt nehezen fog menni. ¾
Válasszuk ki a 3D szegélyt a ikonnal, majd a ikon segítségével a tosabban, ha az ikon ilyen, elég rákattintani, ha nem ilyen, csak akkor nyissuk le)!
lehetőséget (pon-
Jelöljük ki a „a meghívót hozza magával,” szövegrészt, válasszuk ki a sima szegélyt a nal, majd kattintsunk a ikonra! A ikon segítségével válasszuk ki a kitöltés színét is!
ikon-
ikonA felsorolás szimbólummal rendelkező bekezdések behúzását kijelölésük után csökkentsük a nal. Jelöljük ki a „Program… anyagok átadása” szövegrészt! Indítsuk a „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” pontot, majd válasszuk ki az „Árnyék” opciót, és nyomjuk meg az „OK” gombot! Indítsuk újra a „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” pontot, majd lapozzunk az „Oldalszegély” regiszterhez. Válasszuk ki a „Kép” listából típust (ez az első), és nyomjuk meg az „OK” gombot!
3.15 Nem látható jelek bekapcsolása Már korábban is többször hangsúlyoztam, a Tabulátor, az Enter stb. is úgy fogható fel, mint egy-egy betű, csak nem látható a képe. Sokszor jó lenne, ha mégis mutatná őket a Word, mert akkor jobban át lehetne látni, hogy egy dokumentum miért néz ki úgy, ahogy. Ha tehát nem értjük egy dokumentum formájának okát, kapcsoljuk be a nem látható jeleket a ikonnal. A nem látható jelek némelyike csak normál nézetben nem látható (pl. oldaltörés). A következőkben lássuk a lehetséges legfontosabb nem látható jeleket: Mi Hogy készül Képe ¾ új sor, de nem új bekezdés Shift - Enter ¾ új sor a kép alatt1 menüből lehet csak ¾ új bekezdés Enter ¾ következő oszlop Tabulátor ¾ következő hasáb Ctrl - Shift - Enter ¾ automatikus új oldal automatikus ¾ új oldal Ctrl - Enter ¾ új szakasz menüből lehet csak
A felsorolásban szereplő szakaszokról és hasábtörésről a következő bekezdésben tárgyaljuk meg azt, amit tudni kell róluk.
1
Ez a töréspont szintén nem eredményez új bekezdést. Csak akkor van jelentősége, ha táblázatot, vagy képet körbefuttatunk szöveggel. Amennyiben azt akarjuk, hogy a szöveg a kép mellett csak egy darabig szerepeljen, majd a kép alatt folytatódjon, ezt a töréspontot kell beszúrni. A korábbi Word verziókban nem szerepelt, és nem lesz nagy jelentősége. A 146. feladatban, illetve a képeknél fogunk még vele találkozni.
76
Word XP alapokon 3.16 A már ismert szövegegységek és a szakasz ¾ „Beszúrás” menü, „Töréspont…” ½ A dokumentumok különböző szövegegységekből állnak. Azért jó, ha ismerjük is ezeket az elemeket, mert bizonyos formák mindig bizonyos szövegegységekhez kapcsolódnak. Lássuk tehát ezeket a dokumentumegységeket: 1. betű betűtípus, méret, jellemző, aláhúzás, stb. 2. bekezdés igazítás, térköz, sorköz, behúzás, sorszámozás, tabulátorok, felsorolás, szegélyek, stb. 3. szakasz hasábszám, fejléc, lábléc, margók, papírméret, elrendezés, stb. De mit jelent ez a gyakorlatban. Néhány példa alapján valószínűleg érthető lesz, hogy miért is jó, ha tudjuk azt, hogy egy-egy szövegforma milyen dokumentumegységhez kapcsolódik. ¾ Mivel a betűtípus a betű szövegegységhez kapcsolódik, akár minden betűt másmilyenre formázhatunk. ¾ Az igazítás azonban már bekezdés szövegegységhez kötődik. Ha tehát két különböző módon igazított szövegrészt kell írnunk, azt két bekezdésben tehetjük csak meg. ¾ Ha pedig két különböző hasábszámú szövegrészt akarunk létrehozni, azt csak két külön szakaszban tehetjük meg. Új betűt csak gépelni kell, új bekezdést Enter billentyűvel kezdünk, de hogy kezdünk új szakaszt? Mivel a szakasztöréshez nincs hozzárendelve billentyűkombináció, ezért csak menüből lehet beszúrni. Végrehajtásához a „Beszúrás” menüből a „Töréspont…”-ot kell elindítani. A megjelenő ablakból négy különböző szakasztörést1 is választhatunk: ¾ új oldal könyveknél fejezetek között szokás alkalmazni; ¾ folyamatos általában hasábszám váltáshoz, hasábszám kiegyenlítéshez használjuk; ¾ páros oldal ugyanaz, mint az új oldalra, de ha a következő oldal páratlan lenne, akkor egy oldal kimarad (szintén könyvben alkalmazzák); 99. Ábra: ¾ páratlan oldal az előző ismeretében hatása világos. Töréspont beszúrása A szakasztörés jelét láthatjuk is, ha bekapcsoljuk a nem látható jeleket. Persze, ha a dokumentumban ez amúgy is látszik, akkor ez esetben nincs változás (pl. nyomtatott forma nézetben az új oldalra típus bármelyike).
3.17 Többhasábos szöveg Többhasábos szövegre ugyan általában csak prospektusok, szórólapok, újságok készítésekor lesz szükségünk, de mert néhány további fontos kapcsolódó kérdést is tartalmaz a téma, ismerkedjünk meg ezzel a lehetőséggel is. Mivel a többhasábos szöveget nyomtatáshelyesen csak „Nyomtatási elrendezés” nézetben láthatjuk, ezért lehetőség szerint ebben a nézetben dolgozzunk. Ha nem így járunk el, akkor erre a Word figyelmeztet is bennünket. Azt pedig már az imént tanultuk, hogy a hasábszám szakasz jellemző, ezért eltérő hasábszám csak két külön szakaszban lehet. Ez a gyakorlatban majd annyit jelent, hogy a hasábszám váltás mindig két lépésből áll: ¾ szakasztörés beszúrásból; ¾ és hasábszám állításból. Jól jegyezzük meg az aranyszabályt: Minden olyan esetben, amikor a hasábszámot akarjuk váltani, vagy bár a hasábszám nem változik, de más hasáb elrendezést akarunk alkalmazni, szakasztörést kell beszúrni! A szakasztörés beszúrásról az előző pontban tanultuk meg, hogy hasábszám váltáshoz majd általában „Folyamatosan” szakasztörést kell beszúrnunk a „Beszúrás” menü „Töréspont…” almenüjével. Nézzük meg a második lépést, a hasábszám állítást hogyan lehet végrehajtani. Mivel a hasábszámot beállítani menüből is és ikonnal is lehet, mindkettőről kell beszélnünk. 1
A többi töréspont kedvéért valószínűleg soha nem jövünk be ebbe a párbeszédablakba, mivel vagy mindegyik megadható billentyűzetről is, vagy nincs jelentősége (körbefutás-törés).
77
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.17.1 Hasáb beállítás menüből ¾ „Formátum” menü, „Hasábok…” ½ A hasábokat a „Formátum” menü „Hasábok…” pontjával lehet beállítani. n „Típus” Könnyen értelmezhető vizuális szimbólumokkal választhatunk ötféle hasábelrendezés közül. n „Hasábok száma” Egy szám mezővel állíthatjuk be a tetszőleges hasábszámot. n „Választóvonal” A hasábok közé egy-egy függőleges szemvezető vonalat illeszt a program. n „Hasábok szélessége és térköze” Igényeinknek megfelelően állíthatjuk be a hasábok szélességét, illetve a közöttük lévő üres függőleges vonalat, a térközt (írni ugyan nem lehet belé, de benne helyezkedik el a választóvonal). 100. Ábra: Hasábszám beállítása menüből n „Azonos hasábszélesség” Alapesetben egyenlően osztja fel a Word a margók közötti területet a hasábok közt. Ha az egyes hasábok szélességét egyedileg kívánjuk állítani, kapcsoljuk ki az „Azonos hasábszélesség” jelölőnégyzetet. n „Hatókör” Mint megbeszéltük, a hasábszám szakaszjellemző. Ha esetleg mégis azt akarjuk, hogy ne csak az aktuális szakaszra vonatkozzon, akkor a hatókör listából a „Teljes dokumentum” opciót kell kérni. Miután mindent beállítottunk, az „OK” gombot is meg kell nyomnunk. 101. Ábra: Több hasábos szöveg vonalzója A hasábok egyébként a vonalzón is jól láthatóak, sőt, húzással állíthatóak is.
3.17.2 Hasábszám beállítás ikonnal Ha ikonnal akarjuk állítani a hasábok számát, akkor a ikonra kell kattintanunk, és elhúzással megadni a hasábok számát (mindez nagyon emlékeztet a táblázat beszúrására). Ez esetben azonban a hasábszámon kívül más állítási lehetőségünk nincs. Véleményem szerint, ha egyenlő, választóvonal nélküli hasábokat akarunk készíteni ez a módszer az egyszerűbb, minden más esetben azonban inkább menüből dolgozzunk.
102. Ábra: Hasábszám
3.17.3 Többhasábos szöveg begépelése Két különböző megjelenésű többhasábos szöveget szokás megkülönböztetni: a kiegyenlített, ¾ és a tördelt hasábokat. Kiegyenlített hasábok Általában újságokban, folyóiratokban szokott előfordulni. Az mindegy, hogy hol végződik az egyik, és hol kezdődik a másik hasáb. Csak az a fontos, hogy az esztétikusabb megjelenés érdekében a hasábok egyforma magasságúak legyenek. Kiegyenlített hasábok esetében a program dönti el, mi kerüljön az egyes hasábokba. Nekünk csak két dolgunk lesz: ¾ bevinni a szöveget; ¾ és utasítani a programot, hogy ossza szét a szöveget hasábokra. Tördelt hasábok Ebben a szituációban határozott elképzelésünk van arról, hol a szövegben kell kezdődnie a következő hasábnak. Prospektusokban szerepel gyakran ilyen elrendezés. Most is két dolgunk van: ¾ megadni a hasábok számát; ¾ az egyes hasábok végén utasítást adni arra, hogy a Word kezdjen új hasábot. ¾
78
Word XP alapokon 3.17.3.1 Kiegyenlített hasábok létrehozása Ebben az esetben, bár a több hasábot előre beállítottuk, csak az első hasábba gépelünk. Miután a szöveg végére jutottunk, egy „Folyamatos” szakasztörést kell 103. Ábra: Kiegyenlített hasábok beszúrnunk. A program ekkor automatikusan szétosztja a szöveget hasábokra. Kiegyenlített hasáb egyszerűbben a
Miután begépeltük a szöveget, jelöljük ki azt a részt, amelynél kiegyenlített hasábszámot karunk alkalmazni, majd ikonnal állítsuk be a hasábszámot.
3.17.3.2 Tördelt hasábok létrehozása A szöveg begépelése a szokásoknak megfelelően történik ekkor is, de ha új hasábot akarunk kezdeni, akkor nyomjuk meg a Ctrl - Shift - Enter billentyűkombinációt. Fontos tudnunk, hogy 104. Ábra: Tördelt hasábok az új hasáb nem jelent egyúttal új bekezdést is! Ennek sorszámozáskor, felsoroláskor van nagy jelentősége: ilyen eseten előbb az Enter billentyűt, majd a Ctrl - Shift - Enter kombinációt kell megnyomni. 18. Feladat: Készítsük el a kiegyenlített hasábokat szemléltető ábrának megfelelő dokumentumot! Megoldás: Ha kell, kapcsoljunk át „Oldalkép” nézetre! Állítsuk be a ikon megnyomása után a hasábszámot háromra! Minden tétel után Enter billentyűt nyomva gépeljük be az összes szöveget (használjunk automatikus számozást, a behúzást pedig csökkentsük a ikonnal)! Végül a „Beszúrás” menüből a „Töréspont…” elemet választva adjunk meg egy „Folyamatos” szakasztörést! 19. Feladat: Készítsük el a tördelt hasábokat szemléltető ábrának megfelelő dokumentumot is! Megoldás: Most a „Formátum” menüből válasszuk a „Hasábok…” pontot, majd állítsuk 3 hasábosra a kattintással, vagy a „Hasábok száma” segítségével! Első hasáb
ikonra
ikonnal, azután csökkentsük a behúzást a ikonnal. Gépeljük be Kapcsoljuk be a sorszámozást a az első oszlop fejlécét, Enter, utána az „Első tétel”-t, Enter, majd a „Második tétel”-t és Enter, azután a „Harmadik tétel”-t és Enter, végül az új hasábhoz Ctrl - Shift - Enter! Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal, végül csökkentsük a behúzást a ikonnal. Azért kellett a felsorolást utólag megadni, mert sajnos az XP okosabb akar lenni nálunk, és mindig önhatalmúlag cselekszik helyettünk. Második hasáb Vigyük vissza a kurzort a második hasábba, azután gépeljük be a második oszlop fejlécét, majd Enter! Gépeljük be az „Első tétel”-t, Enter, a „Második tétel”-t, Enter, majd a „Harmadik tétel”-t és Enter, azu-
79
ECDL Szövegszerkesztés modul tán a „Negyedik tétel”-t és Enter, végül az új hasábhoz Ctrl - Shift - Enter! Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal, végül csökkentsük a behúzást a ikonnal. Harmadik hasáb Vigyük vissza a kurzort a harmadik hasábba, azután gépeljük be a harmadik oszlop fejlécét, majd Enter! Gépeljük be az „Első tétel”-t, Enter, a „Második tétel”-t, Enter. A „Beszúrás” menüből a „Töréspont…”-ot választva adjunk meg egy „Folyamatosan” szakasztörést. Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal. Ez már egyhasábos szöveg Menjünk az egyhasábosnak szánt szöveghez, majd állítsuk át a hasábszámot egyre, végül gépeljük be a szöveget!
3.18 Kisbetű, nagybetű ¾ „Formátum” menü, „Kisbetű- nagybetű…” ½ Ez egy egyszerűbb témakör, ezért gyorsan végzünk vele. Ha egy kijelölt szövegrészben a betűket át akarjuk váltani kisbetűről nagyra, vagy fordítva, esetleg valami különleges ilyen jellegű kívánságunk van, akkor a „Formátum” menüből kell elindítani a „Kisbetű - nagybetű…” menüpontot. A megjelenő párbeszédablak használata nagyon egyszerű. Külön felhívnám a figyelmet a „vÁLTÁS”-ra. Nagyon jól jöhet, ha véletlenül bekapcsolt Caps Lock billentyűvel vakon gépeltünk, és minden pont a szándékunk szerinti ellenkezőjeként jelent meg. A „Mondatkezdő”-t választva csak a mondatok kezdőbetűje lesz nagy. A „Szókezdő” az angol szokásoknak megfelelően minden szó kezdőbetűjét nagyra állítja. A maradék kettő magáért beszél.
105. Ábra: Kisbetű-nagybetű
Kisbetű nagybetű váltás egyszerűbben Álljunk abba a szóba, amelyen alakítani kívánunk, majd nyomjuk meg többször a Shift - F3 billentyűkombinációt mindaddig, míg a helyes alakot nem kapjuk. A Caps Lock billentyűt bekapcsolva nem is lehet rosszul gépelni. Miért? A Word az „Automatikus javítás” egyik szolgáltatásaként javítja ki ezt a hibát: az első szó utáni szóköz begépelésekor minden betű helyes alakot kap, sőt, még a Caps Lock billentyű is kikapcsolásra kerül.
3.19 Sablonok A sablonokkal nagyon leegyszerűsítheti a munkáját az a felhasználó, akinek „sablonos”, azaz gyakran szinte ugyanolyan tartalmú leveleket kell írnia. E dokumentumok általában semmi másban nem különböznek, mint egy-egy névben, egy összegben, a dátumban, esetleg az aláíróban. Az ilyen levelekhez célszerű sablonokat létrehozni. Nézzük meg ennek módszerét, majd használatát. Mielőtt azonban erre rátérnék, az XP verzió egy új lehetőségét kell megemlítenem: sablonok létrehozása nélkül is használhatunk sablonokat. Ennek módszerét a „Levélírás sablon, vagy létező dokumentum alapján” témakörben ismertetem.
3.19.1 Sablon létrehozása Sablon létrehozásához előbb gépeljük be a levelet. Azokra a helyekre, ahol majd levelenként eltérő adat fog szerepelni, gépeljünk né106. Ábra: Sablon mentése
80
Word XP alapokon hány csillagot egymás mellé (ha a Word új sort kezdve lecseréli szaggatott aláhúzásra, azt vonjuk vissza). Persze a csillagok helyére majd a megfelelő adatot kell begépelni. Miután a begépeléssel készen vagyunk, formázzuk meg a levelet, beleértve a csillagokat is (pontosan úgy, mintha rendes szöveg lenne). Ezzel már minden előkészületet megtettünk, nincs is már más hátra, mint a mentés. Kivételesen javasolt csak a végén menteni, de ha nagyon hosszú a dokumentum, akkor menetközben is menthetünk, de csak úgy, ahogy most megbeszéljük. Miután elindítjuk a mentést, a megjelenő ablakon állítsuk át a „Fájltípus”-t „Dokumentumsablon”-ra. A feltételezett mentési könyvtár automatikusan a „Sablonok” lesz, mivel az „Office” itt gyűjti a sablonjait. A dokumentum sablon fájlok típusa „DOT” (ezt esetleg láthatjuk a párbeszédablakban is, ha az operációs rendszerben az ismert típusok elrejtése nincs bekapcsolva). Gépeljük be a sablon nevét, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ezzel gyakorlatilag elkészült a sablon. Itt szeretném elmondani, hogy a programmal jó néhány sablont eleve kapunk, bár tapasztalatom szerint azok nem igazán jól használhatóak. Ha sok sablont készítünk, akkor egy idő után nem fogunk könnyen eligazodni közöttük. A megoldás az, hogy a „Sablonok” mappa alá további mappákat hozunk létre, és azokba mentjük el saját sablonjainkat. Ezek a mappák a sablon alapján történő új dokumentum kezdéskor majd nagy segítséget nyújtanak.
3.19.2 Miként legyen a dátum mindig aktuális a sablon alapján készült levélen? ¾ „Beszúrás” menü, „Dátum és idő…” ½ A sablonok készítésénél előnyös, ha a sablon létrehozásakor meg tudjuk adni úgy a dátumot, hogy az később is mindig aktuális legyen. Lássuk a módszert. Menjünk arra a helyre, ahová a dátumot írni akarjuk, majd válasszuk ki a „Beszúrás” menüpontot, és abból a „Dátum és idő…” almenüt. A megjelenő párbeszédablakból csak ki kell választanunk az igényünk szerintit (a magyar szokásoknak a harmadik felel meg). Arra figyeljünk, hogy az „Automatikus frissítés” legyen kijelölve! Ellenkező esetben, a későbbiekben nem aktualizálódik a dátum. Vigyázat! Mivel a dátum a számítógép rendszerdátumát veszi fel, ha az hibás, akkor a levél dátuma is rossz lesz!
107. Ábra: Dátum beszúrása
Biztos, hogy csak előnyei vannak ennek a módszernek? Hát… Sajnos, ha a dokumentumokat csak elektronikusan archiváljuk, amennyiben egy, a sablon alapján készült levelet a későbbiekben előveszünk, a dátum akkor is aktualizálódik. Így azután a jó ég tudja mikor is írtuk eredetileg. Mire jó az „Alapérték…” gomb? Amennyiben elkezdjük gépelni a dátumot, akkor a szövegtárnál (3.11.) megbeszéltekhez hasonlóan a Word felkínálja a dátum Enter billentyű megnyomásának hatására történő beírását, mégpedig mindig azt az alakot, amely az alapértelmezett.
3.19.3 Levélírás sablon vagy létező dokumentum alapján ¾ „Fájl” menü, „Új dokumentum…” ½ Sablon alapján úgy tudunk dokumentumot kezdeni, hogy a „Fájl” menü „Új dokumentum…” menüpontját indítjuk el, és a megjelenő munkaablakban kiválasztjuk a következő két lehetőség valamelyikét: ¾ „Új dokumentum létező dokumentumból” csoportban „Dokumentum kijelölése”; ¾ „Új dokumentum sablon alapján” csoportban „Általános sablonok…”. Bármelyik módszert választjuk, a dokumentum létrehozását nem üres lappal fogjuk majd kezdeni. A Word automatikusan rámásolja egy üres lapra a kiválasztott dokumentum, vagy a sablon tartalmát. A to-
108. Ábra: Adjuk meg a forrás jellegét
81
ECDL Szövegszerkesztés modul vábbiakban azonban a kapcsolat megszűnik az új dokumentum és a forrása között, tehát amit a dokumentumon ezután alakítunk, annak az eredeti dokumentumra, illetve a sablonra nincs hatása (ez sablon esetén nem teljesen igaz).
3.19.3.1 Levélírás létező dokumentum alapján Ezt a lehetőséget a korábbi verziókban ne keressük, mert igazi újdonság. Azért került kifejlesztésre, mert rengeteg probléma adódhat abból, ha egy korábbi dokumentumunkból annak kijavításával hozunk létre új levelet. A sablonokat pedig, őszintén bevallva én sem használtam, mer sosem értem rá a létrehozásukra. Ez az új szolgáltatás e problémákat egy csapásra kiküszöbölte. Annyi csak a feladatunk, hogy a munkaablakból elindított, a szokásos megnyitás ablakkal tartalmilag szinte teljesen megegyező „Új dokumentum létező dokumentum109. Ábra: Adjuk meg a dokumentum forrását ból” nevű ablakban válasszuk ki azt a levelet, amely alapján az új munkánkat el akarjuk készíteni, majd meg kell nyomni az „Új” gombot. Mint már említettem, ekkor a kiválasztott levél teljes tartalma rámásolódik egy üres lapra, és minden további munka ezen történik. Az eredeti levéllel ezek után minden kapcsolat megszűnik, de nekünk pontosan ez kell.
3.19.3.2 Levélírás sablonnal Válasszuk ki a sablont, majd kattintsunk az „OK” gombra. Most már nincs más hátra, mint a levél egyedi részeinek bevitele. Ehhez egyenként kattintsunk a kicsillagozott részekre duplát, így azok kijelölődnek (ne a kijelölő sávba, hanem a csillagokra kattintsunk). Ezután csak kezdjük el begépelni a jó szöveget, és az formázva szúródik be a kijelölt szöveg helyére (már ha a sablonban a csillagok formázottak voltak). Már csak az a kérdés, van-e értelme a sablonoknak, hiszen az „Új dokumentum létező dokumentumból” szolgáltatással ugyanezt érjük el. Nos, véleményem szerint a legtöbb felhasználó esetében nem sok. Van arra lehetőség, hogy a 1.
82
110. Ábra: Adjuk meg a dokumentum forrását ikonnal is céges papírt kapjunk?
Igen. Ehhez a következő lépéseket kell tennünk: Indítsuk el a Windows „Start” menüjéből a „Keresés”, majd a „Fájlt vagy mappát” elemet. „A fájlnév egésze, vagy része” mezőbe gépeljük be „Normal”, a „Keresés helye” listából pedig válasszuk ki a „Helyi merevlemezek” opciót. Kattintsunk a „További beállítások” feliratra, és pipáljuk ki a „Keresés rejtett fájlok és mappák között” jelölőnégyzetet. Kattintsunk a „Keresés” gombra. A találatok közül a helyi menü „Megnyit” parancsával nyissuk meg a fájlt (ne parancsikont, vagy más hasonló nevű fájlt).
Word XP alapokon 2. ¾ ¾ ¾
3.
Végezzük el a szükséges módosításokat: szövegdobozba (3.23.) írjuk be a cég nevét, címét, telefonszámát, stb., majd pozícionáljuk a megfelelő helyre; egy másik szövegdobozba szúrjuk be a cég emblémáját (amit persze előtte szkenner segítségével be kellett olvastatni, és fájlként elmenteni); ha kell, a fejlécet valamilyen szegéllyel válasszuk is el (3.14.3.). Mentsük el a változtatásokat a ikonnal. Ha a normál sablont átalakítottuk, mindig csak céges papírra írhatunk levelet,?
Az kétségtelen, hogy ha a ikonra kattintunk, akkor céges fejléces lapot kapunk, de a „Fájl” menü, „Új dokumentum…” pontját elindítva, majd a munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” opcióiból az „Általános sablonok” elemet választva az „Általános” regiszteren ott találjuk majd az „Üres dokumentum” sablont, amivel tényleg üres lapot kapunk. Új dokumentum kezdése igazán profi módszerrel El sem kell indítani a Word programot. Az Office program Office eszközsorán kell csak rákattintani a ikonra, majd kiválasztani a megfelelő sablont. Miért profibb ez a módszer? Mert így nemcsak Word leveleket kezdhetünk, hanem bármilyen Office dokumentumot: ¾ Excel táblázatot; ¾ Access adatbázist; ¾ PowerPoint bemutatót; ¾ … Próbáljunk erre a módszerre rászokni, hiszen az Office egy integrált irodai programcsomag. Legalább többé-kevésbé használjuk ki a lehetőségeit! Lehet olyan sablont is készíteni, amely alapján új dokumentumot nyitva csak az általunk előre megadott változó adatokat lehet bevinni? Igen. Ezt hívják űrlapnak. Egy űrlapot vázlatosan a következő módszerrel kell készíteni: 1. Készítsük el a dokumentumot úgy, mint ahogy azt a sablonoknál megbeszéltük, azaz a változó adatokat csillagozzuk ki. 2. Kapcsoljuk be az „Űrlap” eszközsort a „Nézet” menü „Eszköztárak” pontjában. 3. A kicsillagozott adatokat szép sorban egyenként cseréljük le űrlapmezőkre úgy, hogy duplát kattintunk az egyes csillagokra, majd: ¾ ahová csak karakteres, vagy numerikus adatokat lehet bevinni, kattintsunk rá a ikonra; ¾ ahol csak azt kell eldönteni, hogy valamit kérnek-e, vagy sem, a ikont válasszuk; ¾ és ha az adat csak bizonyos értékeket vehet fel, kattintsunk a ikonra. 4. Sorban kattintsunk duplát minden űrlapmezőre, és állítsuk be a jellemzőit: ¾ karakteres és numerikus adatok esetén megadható az adat pontos típusa, a maximális hossza, kiinduló értéke, és egy formátum maszk; ¾ eldöntendő adatnál az, hogy kiinduló állapotban kipipált 111. Ábra: Egy űrlap legyen-e; ¾ csak bizonyos értékeket felvehető adatok esetén bevihetők az érvényes lista elemek, melyek közül majd választani lehet. 5. Kérjük, hogy a Word a képernyőn szürke színnel jelölje a kitöltendő űrlapmezőket (ez az alapeset, ezért ezt nem biztos, hogy kérni kell). Ehhez a ikonra kell kattintani. 6. 7.
Zároljuk az űrlapot a ikonnal. Mentsük el sablonként a korábban megbeszéltek szerint. Milyen jó lenne, ha a hatóságok és minisztériumok így készítenék el az internetről letölthető űrlapjaikat. Akkor nem kellene órákig azzal szenvedni, hogy egy egyszerű okmány normálisan nézzen ki. Sajnos a dokumentumok ettől a legtöbb esetben igencsak messze vannak, mert még a tabulálást sem használják bennük helyesen. Ennek következtében azután az első adat begépelésekor összeomlik a szöveg formátuma.
83
ECDL Szövegszerkesztés modul Hogy készíthetünk professzionálisan tetszetős megjelenésű űrlapokat? Felejtsük el a csillagos módszert. Nem véletlenül szerepel az „Űrlap” eszköztáron is a táblázatkészítés két ikonja. Igazán szép űrlapot ugyanis a lehető legegyszerűbben táblázatban készíthetünk. A magyarázó feliratokat, és az űrlapmezőket egyaránt a táblázat egyes celláiba kell majd elhelyezni. A táblázat szegélyeit azonban ilyenkor nem kell megrajzolni. Hogy vigyük be az adatokat egy űrlapba? Igazán gyors adatbevitel csak úgy lehetséges, ha mindent a billentyűzetről végzünk. A legfontosabb eljárások a következők: ¾ az egyik űrlapmezőből a másikba ugrás Tabulátor ¾ karakteres és numerikus adat bevitele gépelés a szokások szerint ¾ lista lenyitása F4 funkcióbillentyű ¾ listából szelektálás nyilak ¾ listából választás Enter ¾ jelölőnégyzet kipipálása, pipa levétele szóköz
3.19.4 Sablon módosítása Tulajdonképpen módosíthatnánk az eredeti sablont is, de egyszerűbb a következő módszer: 1. Kezdjünk egy új dokumentumot a „Fájl” menü „Új dokumentum…” pontjával. A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. 2. A megjelenő „Sablonok” ablakban válasszuk ki a kérdéses sablont. Ehhez lehet, hogy mappát kell váltani, aminek mód112. Ábra: Most kivételesen cseréljük szere most csak a párbeszédablak regisztereivel történő lapole a meglévő fájlt zás, feltéve, hogy jó helyre mentettük a sablont. 3. A párbeszédablak jobb szélén jelöljük be a rádiógombokkal azt, hogy legyen új „Sablon”. Ezzel valójában egy új sablont készítünk, csak a régi tartalma már benne lesz. 4. Hajtsuk végre a szükséges módosítást, majd mentsük el ugyanazon a néven és ugyanoda, ahol volt. Ekkor egy ablakban figyelmeztető üzenet fog megjelenni, hogy már van ilyen fájl, mit tegyen a program. Válasszuk az első, a „Meglévő fájl cseréje” opciót. Máskor is megjelenik a fájl felülírására figyelmeztető ablak? Természetesen igen. Minden olyan esetben, amikor ugyanoda és ugyanolyan néven akarunk menteni, mint ahol már van egy olyan fájl.
20. Feladat: Készítsünk egy látványos, céges fejléces sablont! Megoldás: A cég név és cím adatait tabulátorral vigyük be. Ehhez adjunk meg egy középre zárt tabulátort körülbelül 13 centiméterhez, majd gépeljük be az ábrának megfelelően a szöveget. Ennek menete: Tabulátor, „Nógrádi PC Suli”, Enter; Tabulátor, „9021 Győr”, Enter; Tabulátor, „Munkácsy u. 1-5.”, Enter; Tabulátor, „Email:
[email protected]”, Enter; Tabulátor, „www.pcsuli.hu”, Enter; Az elektronikus levél és internetcím átalakult kék színű, úgynevezett linkekké. Ezt az intelligens címkék segítségével vonjuk vissza. Szúrjunk be egy vízszintes vonalat. Ehhez álljunk az eddig begépelt szövegek alatt lévő sor elejére (elvileg ott is 113. Ábra: A megoldandó feladat
84
Word XP alapokon vagyunk). Válasszuk ki a „Formátum” menüből a „Szegélyek és mintázat” elemet, majd a kapott ablakban nyomjuk meg a „Vízszintes vonal” gombot. Kattintsunk duplát a nekünk szimpatikus vonalra. Folytassuk a levelet: Enter, Enter, „Tisztelt ”; Enter, Enter, „Üdvözlettel: ”. Most jön a dátum és aláírás bevitele: Enter, Tabulátor (ez nem a legszebb megoldás, de ma már elfogadott); „Győr, ”, „Beszúrás” menü, Dátum és idő…”, a harmadik típus kiválasztása, valamint az „Automatikus frissítés” kipipálása után „OK” (ha korábban ezt adtuk meg alapértelmezésnek, elég elkezdeni a dátumot, és amikor felkínálja a kész szöveget, Enter); Enter, majd egy középre zárt tabulátor megadása kb. a lap ¾ részéhez; Tabulátor billentyű, majd megint gépelés „Nógrádi László” Enter; Tabulátor billentyű, majd „informatika tanár”. Formázzuk meg a cégadatokat a tanultak szerint, majd készítsük még el az oldalszegélyt: Indítsuk a „Formátum” menü, „Szegély és mintázat…” pontját, lapozzunk „Oldalszegély” regiszterhez, majd a „Kép” listából válasszuk ki a nekünk tetszőt, végül „OK”. Befejezésül mentsük sablonként: Kattintsunk a ikonra, a megjelenő ablakban állítsuk át a „Fájltípus”-t „Dokumentumsablon”-ra. Gépeljük be a sablon nevét, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. 21. Feladat: Készítsünk a most készült sablonnal egy levelet! Megoldás: Indítsuk el a „Fájl” menüt, és abból az „Új dokumentum…” menüpontot! A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. Keressük meg az imént létrehozott sablont, azután „OK”! Az egérrel kattintsunk a „Tisztelt” szöveg mögé, és kezdjük el a levél gépelését. 22. Feladat: Készítsünk egy fizetési felszólítás sablont! Megoldás: Gépeljük be a fizetési felszólítást, a változó részekre csillagokat írva! A dátumot úgy adjuk meg, hogy mindig aktuális legyen, azaz a „Beszúrás” menüből a „Dátum és idő…” menüpontot választva kattintsunk a nekünk tetsző formára, majd „OK”! Ezután formázzuk meg a levelet, és mentsük el, mint sablont! Ehhez a ikonra kell kattintani, azután a „Fájltípus”-t átállítani „Dokumentumsablon”-ra! Végül gépeljük be a nevet, és „OK”. 23. Feladat: Írjunk egy fizetési felszólítást a sablon alapján! Megoldás: Indítsuk el a „Fájl” menüt, és abból az „Új dokumentum…” menüpontot! A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. Keressük meg az imént létrehozott sablont, azután „OK”! Kattintsunk duplát a csillagos részekre, és gépeljük be a helyes adatokat!
3.20 Boríték címzése ¾ „Eszközök” menü, „Levelek és küldemények”, „Boríték és címke…” ½ Hivatali munkánk során nagyon gyakran kell borítékokat címeznünk, hiszen a létrehozott dokumentumok jelentős része még ma is hagyományos levél, amit borítékban szokás postázni. A Word a borítékok címzési munkáját is nagymértékben megkönnyíti. Ennek csak egy előfeltétele van: olyan nyomtatóval kell rendelkeznünk, mely alkalmas boríték nyomtatásra is. Szerencsésre ma már minden tintasugaras, illetve
85
