TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM KOMPUTER

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM KOMPUTER

FAKULTAS TEKNIK JURUSAN MESIN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016

Visi Laboratorium Komputer Jurusan Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Brawijaya sebagai pusat pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di bidang teknik mesin yang memiliki keunggulan dan manfaat bagi masyarakat lokal dan nasional juga sebagai sarana yang memadai serta ditunjang atmosfir akademik yang kondusif.

Misi 1. Menyelenggarakan kegiatan praktikum dalam pemrograman komputer. 2. Meningkatkan profesionalisme kerja, keahlian dan ketrampilan asisten Laboratorium Komputer dalam bidang komputer. 3. Menyelenggarakan berbagai pelatihan perangkat lunak dalam rangka peningkatan kompetensi lulusan Jurusan Mesin. 4. Ikut serta dalam kegiatan yang bersifat pengembangan kemampuan, baik yang bersifat penelitian maupun kompetisi.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer Teknik Mesin 2016

LEMBAR PENGESAHAN 1.

Jenis Berkas

: Laporan Tinjauan Manajemen

2.

Nama Unit

: Laboratorium Komputer

3.

Nama Institusi

: Universitas Brawijaya

4.

Penanggungjawab

: Bayu Satriya Wardhana, ST, M. Eng.

5.

KoordinatorPenyusun

: Anang Triono, ST.

6.

Anggota Penyusun

:

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)

7.

Periode

M. Rizki Agusta Candra Surya Permana William Hartanto M. Lukman TDP Meylisa Julia Soeharto M. Amir Saifuddin Oldy Fahlovvi Topan Dwi Putro Ahmad Abdul Haq Nandika Kus Margana Wildan Hamdani Admid Akbar Abadi Amalia Dwi Anggraeni Sela Naafi

: Januari sd Desember 2015

Malang, 23 November 2016 Pimpinan Unit Kerja,

Bayu Satriya Wardhana, ST. M. Eng. NIP. 19841007 201212 1001

Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya

i


DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i I.

PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 1 III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 1 IV. HASIL ............................................................................................................ 3

V.

1.

Hasil Audit Internal ................................................................................... 3

2.

Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 3

3.

Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 3

4.

Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................... 5

5.

Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................... 5

6.

Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ......................................... 6

7.

Perubahan yang Mempengaruhi SMM ......................................................... 7

8.

Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .................................................. 7

PENUTUP ....................................................................................................... 7

Lampiran

ii



I.

PENDAHULUAN

Laboratorium Komputer adalah salah satu Laboratorium di jurusan teknik mesin universitas brawijaya yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa maupun pihak luar dalam bentuk praktikum, penelitian dan pelatihan. Dalam menjalankan fungsinya, Laboratorium Komputer selalu berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang profesional dan tersandar. Sehingga, diperlukan evaluasi secara berkala dan berkelanjutan untuk menjamin kualitas pelayanan yang diberikan.

II.

LINGKUP BAHASAN Mengacu system manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka

Laboratorium Komputer melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1.

Hasil audit

2.

Umpan balik pelanggan

3.

Kinerja proses bisnis

4.

Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

5.

Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6.

Perubahan yang mempengaruhi SMM

7.

Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

II.

PELAKSANAAN

Secara umum, tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di laboratorium komputer jurusan mesin fakultas teknik adalah sebagai berikut: 1. Persiapan tinjauan manajemen Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan seluruh dokumen pendukung pelaksanaan AIM yang ada di laboratorium komputer serta pengecekan status yang menjadi temuan pada website www.siaim.ub.ac.id


1


Gambar 1. Data Temuan Pada AIM siklus 4

Gambar 2. Dokumen pendukung pelaksanaan AIM

2.

Pelaksanaan tinjauan manajemen Pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan secara bersama-sama, melibatkan dosen, laboran dan asisten laboratorium komputer.

Gambar 3. Suasana Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di laboratorium komputer

2



3.

IV.

Pelaporan tinjauan manajemen Pelaporan tinjauan manajemen dilakukan dengan menyatukan semua informasi ke dalam laporan tinjauan manajemen.

HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Komputer Tahun 2015 berikut ini

disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1.

Hasil Audit Internal Laboratorium Komputer telah melaksanakan audit internal melalui kegiatan AIM UKPA siklus 14. Dari kegiatan tersebut terdapat 3 temuan yang berstatus KTS (Ketidak Sesuaian). Sedangkan yang lainnya telah dilakukan perbaikan dan berstatus

closed

Berikut

ini

adalah

rincian

temuan

dari

proses

AIM

sebelumnya;(terlampir)

2.

Hasil Audit Eksternal Sampai pelaksanaan AIM siklus ke 5, Laboratorium Komputer belum pernah melakukan audit eksternal.

3.

Umpan Balik Pelanggan Umpan balik dari pelanggan (peserta praktikum dan pelatihan) diperoleh melalui

form kuisioner yang diberikan setiap akhir kegiatan. Data tahun 2015 pada semester genap, dari 130 orang responden didapatkan skor sebagai berikut;

Gambar 4. Grafik Indeks Kepuasan Mahasiswa terhadap penyelenggaraan praktikum


3


Gambar 4. Adalah grafik yang menunjukkan informasi tentang indeks kepuasan mahasiswa terhadap penyelenggaraan praktikum. Dengan menetapkan target sebesar 70 %, maka terdapat 4 hal yang berstatus open (temuan), sedangkan 5 hal lain berstatus closed. Informasi tersebut ditampilkan pada tabel 1. Tabel 1. Perbandingan hasil angket survei kepuasan pelanggan dengan target yang telah ditetapkan No. 1. 2. 3.

4. 5.

6.

7. 8. 9.

Perihal

Target

Hasil

Status

Pemahaman prosedur praktikum. Efektifitas prosedur praktikum. Sikap asisten dalam melayani praktikan Waktu pelayanan yang diberikan Cara asisten menerapkan prosedur kepada praktikan Sikap asisten dalam menanggapi keperluan praktikan Keterampilan asisten Penyediaan sarana

70%

64%

Open

70%

63%

Open

70%

84%

Closed

70%

65%

Open

70%

74%

Closed

70%

76%

Closed

70%

75%

Closed

70%

60%

Open

Pemanfaatan sarana

70%

77%

Closed

Tabel 2. Layanan yang dikeluhkan oleh praktikan No.

Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan

Tindaklanjut (atau rencana)

Status Akhir

1.

Waktu praktikum

Jadwal praktikum diharapkan tidak bentrok dengan jadwal kuliah.

Mahasiswa diminta menyertakan jadwal kuliah saat registrasi awal praktikum

Closed

2.

Timeline penyusunan laporan praktikum

Praktikan tidak dapat memenuhi tenggat waktu penyusunan laporan praktikum

a. Jangka waktu penyusunan laporan praktikum disesuaikan lagi. b. Meningkatkan koordinasi antara praktikan, asisten, dan dosen

Closed

4



4.

Kinerja dan Evaluasi Proses

Pada semester ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016 Laboratorium Komputer telah melaksanakan kegiatan sebagai berikut; Tabel 3. Kinerja laboratorium komputer tahun ajaran 2015/2016 No.

Program Kerja

Target

Skor Capaian

(orang) A.

Praktikum Pemrograman Komputer 1.

Praktikum diikuti oleh mahasiswa jurusan teknik

200

224 orang

mesin pada semester ke 2.

orang

(terbagi dalam 30 kelompok)

B.

Pelatihan Software

1.

AutoDesk Inventor

5 orang

11 orang

2.

AutoDesk AutoCAD

5 orang

8 orang

3.

Matlab

5 orang

3 orang

4.

Catia

5 orang

12 orang

5 orang

2 orang

4.

Abaqus

Dari tabel tersebut terlihat bahwa untuk kegiatan praktikum telah memenuhi target, sedangkan untuk kegiatan software matlab dan abaqus

belum memenuhi

target.

5.

Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No.

A. 1.

B.

Masukan

Tindakan Perbaikan

Status (Open/ Close d)

Tindakan Pencegahan

Keluhan Waktu kegiatan praktikum ditambah

Waktu praktikum ditambah dari 1 jam menjadi 1,5 jam

Closed

Praktikan diwajibkan datang 15 menit sebelum praktikum dimulai.

Evaluasi Kepuasan

1.

Penjelasan Asisten kurang bisa dipahami

Pembekalan materi tahap lanjut untuk asisten

Closed

Koordinasi antara asisten dan dosen perihal materi praktikum

2.

Kebersihan dan kerapihan ruang laboratorium

Membersihkan dan merapikan ruang laboratorium secara berkala

Closed

Membuat jadwal piket kebersihan bagi asisten


5


C. 1.

Temuan Audit (termasuk yang eksternal) Tidak ada analisis kecukupan saran dan prasarana. Sarana dan Prasaran mengacu pada standar BKSTM. Standar BKSTM sedang dalam pembahasan. Perlu gap analisis sarana dan prasarana kondisi existing dan analisa kebutuhan.

Membuat gap analisis kecukupan sarana dan prasarana laboratorium, membandingkan kondisi existing dengan kebutuhan.

Open

Memaksimalkan sarana dan prasarana yang ada dengan mengatur jadwal praktikum secara efektif dan efisien.

2.

Tidak ada Analisis kompetensi untuk setiap jabatan, Tidak ada Perencanaan pengembangan SDM contoh: rencana mengikuti pelatihan secara berkala.

Membuat kompetensi jabatan anggota lab dan perencanaan pengembangan kompetensi SDM lab

Open

Membuat kriteria yang terstandar ketika rekruitmen asisten

3.

Tidak ada MP persyaratan lulus praktikum dan MP Pengunduran diri dari praktikan. Perlu disosialisasikan kepada kelompok praktikan sebelum dilaksanakan praktikum. (Ada Produk yang tidak sesuai dengan rencana, mahasiswa tidak lulus)

Membuat MP yang mengatur tentang persyaratan lulus dan pengunduran diri praktikan

Open

Sosialisasi prosedur praktikum kepada peserta praktikum ketika registrasi awal.

D.

Evaluasi Program Kerja Penggunaan sarana secara bergantian

Closed

Membatasi kuota praktikum untuk tiap semester

1.

6.

No.

1.

6

Jumlah praktikan terlalu banyak bila dibanding dengan sarana dan prasarana yang tersedia

Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Memperbaiki timeline pelaksanaan praktikum

Aspek

Prosedur

Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan

- Mewajibkan peserta praktikum untuk menyerahkan jadwal kuliah saat registrasi

Kendala yang dihadapi

- Jadwal kuliah padat -Jumlah peserta praktikum banyak - Praktikum

Rencana selanjutnya

- Melakukan sinkronisasi jadwal kuliah dengan jadwal praktikum



prokom masih merupakan paket bagi mahasiswa semester 2 2.

7.

Kurangnya koordinasi antara asisten, ketua laboratorium dan dosen pengampu

Prosedur

Menyertakan lampiran tentang jumlah praktikan/ kelompok, timeline penyusunan laporan pada surat tugas dosen pengampu

Jadwal yang padat dari pemangku kepentingan

Diadakan rapat bersama antara ketua laboratorium, asisten, dan dosen pengampu praktikum

Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Mulai tahun ajaran 2015/2016 praktikum pemrograman komputer dibuka untuk semester ganjil dan genap sehingga semestinya rasio kecukupan antara praktikan dengan sarana dan prasarana akan semakin baik.

8.

Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Saran dan masukan diperoleh dari umpan balik setiap kegiatan praktikum dan pelatihan. Beberapa saran untuk perbaikan SMM diantaranya; a. Prosedur pelaksanaan praktikum diperjelas b. Waktu pelaksanaan praktikum ditambah dan diatur jadwalnya agar tidak bentrok dengan waktu kuliah. c. Time line penyusunan praktikum disesuaikan dengan kegiatan perkuliahan

V.

PENUTUP

Tinjauan manajemen format baru ini disusun dalam rangka mensukseskan pelaksanaan AIM siklus 15 tahun 2016. Diharapkan ke depannya, pembuatan tinjauan manajemen akan menjadi agenda rutin tiap tahunnya. Selaku manajemen laboratorium komputer jurusan mesin, kami selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar terjadi perubahan ke arah yang lebih baik. Kritik dan saran dapat disampaikan ke; Laboratorium Komputer Jurusan Mesin Jl. Mayjend Haryono 167, Malang , 65145 (Gedung Mesin 3 lantai 2) (0341) 8051752 ext 1285 Website : www.mecl.ac.id Mail : [email protected]


7


Lampiran 1. Temuan pada AIM siklus 14 yang berstatus open


TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM KOMPUTER

Recommend Documents