TINJAUAN KEMAJUAN INDEPENDEN ATAS PROYEK KERAWANAN GEMPA BUMI INDONESIA
5 November 2012
Disiapkan oleh: Unit Resiko dan Kerentanan Australia-Indonesia Facility for Disaster Reduction (AIFDR) Menara Thamrin Suite 1505 | Jalan MH. Thamrin Kav. 3, Jakarta Pusat 10250, Indonesia Tel: +62 21 398 30088 | Fax: +62 21 398 30068
www.aifdr.org
1
I
RINGKASAN EKSEKUTIF
Pengkajian kemajuan independent ini ditujukan untuk mengkaji Proyek Kerawanan Gempa Bumi Indonesia (IEHP). Pengkajian ini menganalisa modalitas dan pendekatan apa yang paling kondusif dan memberikan masukan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan dampak proyek dalam periode implementasi yang tersisa dan pada masa perpanjangan Australia-Indonesia Facility for Disaster Reduction (AIFDR). Pengkajian ini menjawab beberapa pertanyaan berikut: The review answers the following questions: 1
a
Apa yang sudah berjalan dengan baik?
b
Apa cara terbaik untuk memberikan bantuan teknis terkait keefektifan dan biaya?
c
Modalitas apa yang dapat memberikan keterangan tentang rancangan program peningkatan kapasitas teknis di masa depan?
d
Apakah kapasitas yang memadai telah dibangun guna memastikan bahwa pemerintah Indonesia dapat terus membuat, merevisi dan memperbaharui peta bahaya gempa tanpa bantuan lebih lanjut?
Tinjauan ini menyimpulkan bahwa langkah-langkah yang dilaksanakan IEHP menuju hasil akhir program (misalnya Pemerintah Indonesia memiliki kapasitas untuk mempertahankan dan memperbaharui peta bahaya gempa bumi) secara umum sangat relevan dan berhasil. 2
A 3
Pertanyaan 1: Fakto-Faktor Sukses IEHP
Para pemangku kepentingan mengidentifikasikan aspek positif IEHP sebagai berikut: a
Keahlian – Kredibilitas: Staf IEHP adalah ahli di bidangnya yang telah memberikan kontribusi pada kredibilitas dirinya sendiri dan kredibilitas proyek
b
Jujur – Terbuka – Adil: IEHP sangat transparan dalam memaparkan objektifnya (misalnya dalam hal peta kerawanan gempa bumi yang lebih baik). Intervensiintervensii yang dilakukan selalu konsisten dengan objektif ini dan mitra Indonesia sangat yakin bahwa proyek ini tidak memiliki agenda personal atau agenda sekunder dari obyektif yang telah ada
c
Responsif pada kebutuhan Indonesia sebagai partner: IEHP tidak dimulai dengan agenda yang telah disiapkan sebelumnya tetapi merespon kebutuhan para partner dan pada saat yang sama berkarya mencapai hasil akhir proyek
d
Fleksibel: Aktivitas dan pendekatan IEHP berubah ketika berbagai bukti muncul bahwa terdapat metode yang lebih baik untuk mencapai obyektif proyek
e
Membangun kepercayaan: IEHP telah meningkatkan rasa percaya diri para peneliti junior yang sekarang ingin membagikan hasil riset mereka
f
Komunikasi yang baik: Staf IEHP sangat mudah ditemui oleh para pemangku kepentingan dan berupaya untuk belajar bahasa Indonesia
Pengkajian ini telah mengidentifikasikan tiga pendekatan yang dapat berkontribusi pada suksesnya program peningkatan kapasitas di masa depan: 4
a
Pendekatan katalitik: Dimulai dengan posisi keluar yang jelas: Misalnya bagaimana proses beroperasi ketika IEHP telah mencapai hasil akhirnya. Tetapkan proses ini tanpa menjadi bagian di dalamnya. Hal ini sangatlah sulit terutama karena sangatlah penting untuk membedakan antara 2
mendemonstrasikan sains dengan menggunakan para pakar dari luar dengan membangun system yang menggunakan hanya ahli dari Indonesia. b
Dua pendekatan yang bercabang: Bekerja untuk mencapai hasil sains strategis namun tetap fleksibel untuk menjawab kebutuhan ad-hoc yang akan berkontribusi terbangunnya kepercayaan atau dapat menunjukkan nilai tambah penggunaan sains
c
Pakar yang tepat: Proyek ini secara hati-hati memilih staf yang memiliki kemampuan sosial dan tehnikal spesifik yang sangat dibutuhkan untuk membangun hubungan dan rasa kepercayaan.
B 5
Dukungan teknis dapa dilakukan melalui modalitas berikut: a
Menggunakan para pejabat untuk menjalin hubungan: Para pejabat akan lebih efektif pada posis jangka panjang (posisi di lapangan atau dikombinasikan dengan kunjungan reguler) yang berfokus pada menjalin hubungan. Para pejabat ini akan menjadi jembatan antar mitra kerja dan memberi input untuk peningkatan kapasitas. Modalitas untuk input lainnya ini ditentukan berdasarkan harga dan ketersediaan para ahli dengan kemampuan teknis dan sosial yang tepat. Beberapa jenis kemampuan mungkin dihargai lebih mahal di pasar konsultansi. Proses pengadaan secara reguler akan dapat menguji harga pasar yang berlaku.
b
Penggabungan antara staf di lapangan dengan staf yang hanya datang sewaktuwaktu: Dikarenakan perbedaan harga antara kedua opsi ini dipandang kecil jika dibandingkan dengan pembayaran harian, satu atau beberapa ahli di lapangan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas seperti memelihara hubungan, pengembangan strategi, perencanaan dengan mitra, mendorong kerja sama dengan mitra, merespon permintaan ad hoc, mempersiapkan dan menindaklanjuti intervensi yang datang sewaktu-waktu, memberikan bimbingan bagi staf mitra, mengkontekstualkan intervensi dan tugas lainnya guna memastikan staf tersebut diperkerjakan secara purna waktu. Staf di lapangan harus memiliki keahlian di topik tertentu. Tugas tambahan lain dapat dilakukan oleh staf yang bisa datang sewaktu-waktu untuk meningkatkan efisiensi dan akses kepada ahli yang tepat.
c
Tempatkan staf lokal dimana kehadiran mereka sangat dibutuhkan untuk mendukung pencapaian tujuan proyek: Staf proyek mencakup staf AIFDR dan mitra. Jika pilihan terbaiknya belum terlalu jelas, maka sejumlah modalitas dapat diuji. Pilihannya dapat lebih dari “penyematan atau tidak”, termasuk apakah akan menyematkan atau memasukkan staf mitra ke kantor AIFDR, ke kantor mereka masing-masing, dll. Pilihan yang ada harus dikaji secara berkala karena pendekatan yang paling efektif sekalipun dapat berubah dalam periode pelaksanaan proyek. Biaya juga menjadi pertimbangan karena ada kepentingan membiayai satu kantor terpisah, karena harus dibuat satu kantor di setiap bangunan kantor lembaga mitra.
C 6
Pertanyaan 2: Dukungan Teknis yang Efektif
Pertanyaan 3: Pendekatan Pelatihan yang Paling Efektif
Saat ini IEHP menggunakan campuran berbagai modalitas untuk meningkatkan kapasitas dan umumnya setuju bahwa kombinasi akan lebih efektif dalam menggabungkan elemenelemen proyek yang ada. Metode yang paling efektif juga paling mahal, sehingga pendekatan yang terbaik adalah dengan tetap melakukan penggabungan beberapa modalitas.
3
7
Pendekatan inovatif yang dapat menjangkau seluruh staf yang ada pada saat yang bersamaan harus diintensifkan agar dapat dengan segera meningkatkan kapasitas riset dalam institusi mitra. IEHP belum menentukan berapa besar riset dibutuhkan dalam sector gempa bumi Indonesia dan berapa banyak peneliti yang dibutuhkan. Sebagian besar orang akan setuju bahwa jumlah peneliti yang tersedia tidak memadai namun pemerintah Indonesia membatasi jumlah pengangkatan pegawai negeri. Sangatlah sulit untuk dapat menarik ilmuwan yang berpengalaman, meskipun terkadang badan mitra diijinkan untuk merekrut. Umumnya lulusan strata satulah yang berminat untuk menjadi pegawai negeri sehingga dibutuhkan pelatihan tambahan. Karena saat ini banyak department pemerintahan yang kekurangan staf, umumnya staf diijinkan untuk melanjutkan pendidikan mereka di luar insitusi satu demi satu. Kesempatan untuk melanjutkan pendidikan di luar negeri atau di ITB GREAT akan meningkatkan kemampuan mereka secara sangat lambat
8
Selain meningkatkan kapasitas, IEHP akan mengkaji opsi kreatif untuk membuat staf tetap aktif dalam melakukan proyek riset selain atau sebagai tambahan dari tanggung jawab rutin mereka.
9
Menandatangani kontrak dengan ilmuwan universitas tidak akan betul-betul menyelesaikan soal kekurangan staf di badan sains pemerintah. Meskipun universitas cukup memiliki pakar berkemampuan memadai, masalah kualitas structural dalam sector pendidikan tinggi di Indonesia memebuat opsi ini tidak efektif: para konsultan di tingkat universitas lebih mengejar kuantitas dibandingkan kualitas. Karena ITB GREAT adalah bagian penting dalam pendekatan peningkatan kapasitas, meningkatkan kemampuan riset mereka akan menjadi fokus area logis untuk IEHP.
10 Melakukan pengujian secara kontinyu untuk berbagai pendekatan yang ada sangatlah
dibutuhkan untuk meningkatkan kombinasi metode. Namun, intervensi yang diusulkan haruslah realistis dan jika reformasi insitusional tidak dapat tercapai dalam proyek ini, metode peningkatan kapasitas harus dapat berjalan dalam batasan institusional para mitra. 11 AIFDR harus berhati-hati dalam memperkenalkan peningkatan kapasitas untuk kerawanan
baru sampai kendala-kendala ini dapat diatasi. Peningkatan kapasitas adalah sebuah tantangan dan institusi yang sama bertanggung jawab untuk beberapa kerawanan.
D
Pertanyaan 4: Sustainabilitas
12 IEHP sebaiknya mengadopsi definisi “kapasitas” yang disetujui oleh semua pemangku
kepentingan. Definisi ini akan menentukan posisi keluar IEHP. Misalnya posisi apakah yang harus disiapkan Indonesia untuk meyakinkan bahwa dukungan yang lebih lanjut tidak dibutuhkan lagi. Untuk praktisnya: hasil pencapaian akhir proyek telah tercapai ketika staf mitra telah terlatih; atau ketika mereka dapat melatih; atau ketika mereka dapat menyusun pelatihan. Untuk pengkajian ini “peningkatan kapasitas” telah didefinisikan sebagai kemampuan institusi, sector dan personil (sesuai urutan kepentingannya) dalam melakukan fungsinya, menyelesaikan masalah, menentukan dan mencapai objektifnya 13 Peningkatan kapasitas di tingkat sectoral adalah kontribusi yang sangat penting untuk
mencapai sustainabilitas pada tingkat ini. Kontribusi utamanya adalah: pembangunan visi strategis sectoral untuk riset dan pembangunan; pembagian kerja melampaui MoU untuk proyek-proyek tertentu; komitment lintas sector yang memungkinkan terbukanya akses ke data mentah dan hasil riset; keterlibatan sector secara luas ke dalam system kontrol kualitas riset (seperti kajian sebaya). Selain kapasitas sectoral, sebagian besar responden mengindikasikan bahwa kapasitas individu adalah hal yang baik namun sangatlah sulit untuk diukur apakah sudah memadai karena kebutuhan HR untuk sector tersebut belum dikaji 14 Rentang kapasitas institusional umumnya serupa lintas sector public dan berada diluar
kemampuan influensial IEHP. Sangatlah dianjurkan untuk memupuk reformasi dengan 4
melakukan: Proses-proses kolaborasi harus digunakan untuk sementara waktu sampai praktik reguler terbentuk. Proses dan prosedur ini akan berkembang secara organic dan sejalan dengan peraturan eksplisit dan implisit, serta budaya institusional. Setelah itu, proses ini dapat secara progresif dituangkan dalam SOP dalam MoU. Pendekatan ini akan menstimulai reformasi dengan penciptakan tekanan internal dan bukan memimpin reformasi insitusional 15 Sustainabilitas peningkatan kapasitas IEHP hanya dapat tercapai jika perkembanan ilmiah
dikaitkan pada aplikasinya di tingkat akar rumput. Riset harus dapat menjawab kebutuhan para praktisi untuk membuatnya tetap relevan. IEHP harus membantu institusi sains untuk memulai dialog dengan para pengguna hasil riset mereka. Jika kebutuhan sains tetap lemah atau hasilnya tidak digunakan, IEHP harus menggandeng BNPB, PU, BIG dan organisasi di lapangan (termasuk unit AIFDR lainnya) untuk menggali bagaimana sains dapat membuat perbedaan yang dapat diukur dalam pekerjaan mereka.
E 16
Rekomendasi
Rekomendasi untuk fase atau proyek lanjutan: a
Menggunakan intervensi katalistik yang dimulai dengan posisi keluar yang jelas
b
Menggunakan dua pendekatan bercabang dengan fokus jangka panjang pada sains tetapi responsif terhadap kebutuhan ad-hoc
c
Memilih para ahli yang memiliki kemampuan teknis dan sosial secara tepat yang dibutuhkan guna membangun hubungan kepercayaan.
d
Menggunakan para pejabat untuk membangun hubungan. Modalitas input lain ditentukan oleh harga dan ketersediaan para ahli yang tepat.
e
Penggabungan antara staf di lapangan dengan staf yang hanya datang sewaktuwaktu.
f
Tempatkan staf dimana kehadiran mereka akan sangat mendukung pencapaian tujuan proyek.
g
Penggunaan metode pembangunan kapasitas gabungan tetapi tetap mencoba pendekatan-pendekatan baru.
17 Rekomendasi untuk sisa proyek IEHP: a
Memastikan posisi keluar proyek jelas dan disampaikan kepada semua pemangku kepentingan.
b
Meningkatkan kapasitas gabungan. Awali dengan analisa kendala dan kesempatan dan pengembangan rencana sumber daya manusia sektoral.
c
Berfokus pada kapasitas sektoral selama sisa proyek. Dikarenakan reformasi kelembagaan mungkin berada di luar jangkauan IEHP, disarankan untuk memupuk perubahan dengan cara melakukannya.
d
Menstimulasi perdebatan manfaat tambahan penggunaan sains sampai para pemimpin di institusi mitra memahami bagaimana hasil riset pada akhirnya dapat menyelamatkan nyawa manusia.
5
