TIME-management ‘Als ik mezelf voorbij loop, zwaai en lach ik wel altijd even vriendelijk.’ Bron: onbekend
De 4 stijlen en Timemanagement De tijd die we hebben, is een waardevol gegeven. Tijd is niet te koop en eigenlijk veelmeer waard dan geld. En we zijn er graag zuinig op, toch? Het is tijd om tijd te maken… Tijdmanagement stelt dat we arbeid/tijd beheersen in plaats dat we ons daardoor laten domineren. We willen in het leven zo veel mogelijk doen met de tijd die we hebben. Het is dan niet altijd handig en verstandig dat we nog meer activiteiten in onze uren gaan proppen. We willen onze tijd van leven intensiever en bewuster inzetten voor datgene wat we belangrijk vinden. Dus voor de mooie dingen, voor plezier en vrije tijd, voor dromen en succes en de mensen die we liefhebben. Een betere of zelfs maximale benutting van onze waardevolle tijd bereiken we alleen door het bewust, structureel en consequent managen van onze tijd. Onze persoonlijkheid/ons gedrag/onze stijl is hierbij van doorslaggevend belang. Afhankelijk van onze gedragstendens en de omstandigheden tonen zich zwaarwegende persoonlijke dilemma’s.
Hoe reageren we op tijdschema’s en tijdsdruk? Hoe goed en consequent legenweonszelf en anderen ‘tijd’ op? Hoeveel energie hebben we om onze taken op tijd af te handelen? Hoe gaan we om met het vaststellen van doelen?
Verschillend gedrag dat samenhangt met tijd kunt u bij uzelf opmerken als u met anderen werkt, samen bent, in vergadering bent, werk aan hen delegeert, als u overvallen wordt met vragen om iets te doen, of als ‘externe stoorzenders’ met u willen of moeten communiceren. De volgende tips laten weten hoe u beter kunt reageren op de verschillende gebeurtenissen. Uiteraard is dit context afhankelijk, en is de mate waarin u gemotiveerd bent om iets te veranderen in uw leven, van belang.
De factor Tijd –Identity Compass® (meer hierover op de website) De manier waarop uw denken is ingericht, bepaalt in hoge mate hoe u met uw tijd omgaat. Als je het HOE-DOE-IK-HET-EIGENLIJK in kaart hebt, kun je eraan werken. Want als het zo gemakkelijk was, had niemand er moeite mee, toch? Denkstijlen, die van invloed zijn op tijd management zijn:
Perspectief: eigen, partner, waarnemer Richting: vermijden of bereiken Referentiekader: intern of extern Planningstijl: opties of procedures Primaire aandacht: zorgen voor zelf of zorgen voor anderen Informatieomvang: globaal of details Tijdkader: lange of korte termijn Tijdoriëntatie: heden, verleden of toekomst Overtuigingsstrategie: scepsis of vertrouwen Niveau van activiteit: preactief of reactief
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
De factor Tijd - Motieven Je tijd besteden heeft van alles te maken met je motieven, je brandstof als het ware. Dat is een onderwerp waar meer mee te doen valt dan op het eerste gezicht logisch lijkt. Daarom heeft Commotie ook een 1-daagse training waarin teams of individuen met dit thema aan de slag gaan.
Je leert een interessante techniek Je krijgt een helder stappenplan Je kunt vanaf voor elke context snel bepalen wat te doen en HOE Je bent trouw aan jezelf (geen schuldgevoelens) Je bent trouw aan anderen (geen schaamtegevoelens) Dilemma’s, innerlijke conflicten en keuzes worden eenvoudiger
Hieronder een beschrijving van 4 stijlen in relatie tot tijd. Herkenbaar?
De ‘WINTER’ tijdmanager: planmatig en efficiënt Mensen met een dominant/stuurder gedragspatroon zetten het liefst de tijd stil om er niet afhankelijk van te hoeven zijn. Ze willen tijd maximaal gebruiken en alles uit elke seconde halen. Meestal houden ze zich punctueel aan afspraken, maar vinden het evenzo normaal om te laat te komen als er iets ‘belangrijks’ voorrang moet krijgen. Ze wachten echter niet graag en verwachten simpelweg dat de ander stipt is en indien nodig even geduld oefent. Kwetsbare kant: winter vindt het moeilijk om écht naar de standpunten van anderen te luisteren en kan moeilijk zeggen: ‘laten we het op jouw manier doen’, en heeft graag dat anderen accepteren dat het lijkt alsof hij vaak zijn geduld verliest. Onder druk: strijdlustig, overdreven logisch, fel en opstandig. Tijd-management gedrag:
analyseert snel, onderscheidt het essentiële van details houdt voortdurend focus op zijn doel evalueert activiteiten en gaat voor resultaat maakt niet graag aantekeningen maar schetsmatig plannen is ok kan goed nee zeggen als doel en omstandigheden niet stroken wil gelijk alles afhandelen en handelt zaken af terwijl hij met iemand in gesprek is begint meteen aan bureauwerk en het afhandelen van klussen zaken die veel tijd kosten wil hij meteen ‘opzij schuiven’ haat eentonig werk en zaken die te weinig voorstellen neigt ertoe te veel hooi op de vork te nemen onderschat nogal eens de tijd die voor iets nodig is (vooral ook voor anderen) handelt impulsief, snel zonder er eerst goed over na te denken neigt naar hectiek en verwarring
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
doet alleen datgene wat absoluut gedaan moet worden; en is vaak slecht georganiseerd domineert discussies, vooral tijdens bijeenkomsten en de vergadertafel forceert zaken te snel en te vaak; denkt druk te moeten uitoefenen wil dat anderen to the point zijn onderbreekt anderen vaker, maar wil zelf niet onderbroken worden onderbreekt anderen meteen als hem iets ‘dringends’ te binnen schiet
12Tijd to do’s voor WINTER-mensen
Maak tijd om uw doelen en verwachtingen op te schrijven. Maak belangrijke prioriteiten voor uzelf inzichtelijk. Denk goed na over een project, ook over de details. Bepaal eerst de benodigde tijd (en iets extra) voordat u begint. Heb geduld met anderen; geef ze voldoende tijd en ruimte. Overlaad anderen niet met te veel plannen tegelijkertijd. Onderbreek anderen minder en luister actiever, stel vragen en wacht het antwoord af. Blijf aandachtig als anderen met u in gesprek zijn; kijk de ander regelmatig aan, glimlach wat vaker. Wedijver minder, werk meer met anderen samen. Eerst nadenken, dan (minder overhaast) pas handelen. Maak even pas op de plaats, eis minder van anderen dan van uzelf. Neem ook eens bewust tijd voor innerlijk rust, ontspanning en nietsdoen.
De ‘HERFST’ tijdmanager: snel en pragmatisch Mensen met een initiatief/expressief gedragspatroon neigen ertoe in het heden te denken en te handelen. Het zijn geen mensen van de klok, want tijd betreft een structuur. Initiatiefrijke mensen komen dan ook vaak te laat, maar hebben er ook begrip voor als anderen zich verlaten. Voor hen zijn relaties belangrijker dan punctualiteit. Initiatiefrijke mensen laten zich graag enthousiasmeren voor plannen of ideeën. Ook proberen ze te veel zaken ineens af te handelen. Kwetsbare kant: heeft nooit genoeg tijd om alles te doen of af te ronden, kan moeilijk evenwichtig en gematigd invulling geven aan werk. Onder druk: nalatig, chaotisch, inconsequent. Tijd-management gedrag:
ontwikkelt spontaan doelen zonder ze op te schrijven neemt graag nieuwe, interessante taken op zich concentreert zich op de huidige situatie wisselt vaak van prioriteiten organiseert zich beter als hij daartoe gedwongen wordt, bijvoorbeeld door dreigend gezichtsverlies heeft de neiging taken niet grondig af te handelen als andere taken zoals zo vaak zijn aandacht hebben is een optimistisch planner neigt tot spontane acties analyseert zelden haat details heeft een rommelig bureau; is chaotisch gebrek aan tijddiscipline hij zegt graag ‘ja’ tegen taken, maar kan die vervolgens niet afhandelen vermijdt routinewerk, dat hij alleen doet als het beslist nodig is is spontaan en gezellig, amuseert zich liever dan dat hij werkt onderbreekt anderen vaak en laat zich ook door anderen onderbreken waardeert het voordeel van een ‘stil uurtje’ pas als hij onder tijdsdruk staat komt vaak te laat op vergaderingen en is niet goed voorbereid mengt zich open in besprekingen, laat zich echter snel afleiden en reageert vaak te emotioneel
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
10 Tijd to do’s voor HERFST-mensen
Maak uw taken af, voordat u aan iets nieuws begint. Laat onderbrekingen geen aanleiding vormen om te verzanden in dagdromen. Begin na een onderbreking meteen weer aan uw taak. Werk daar consequent aan om punctueel te zijn. Handel niet halsoverkop onbelangrijke dingen af; verspil uw energie niet onnodig. Noteer alle af te handelen taken; stel een prioriteitenlijstje samen en houd u daaraan. Stel een dagprogramma samen; geef uw werkdag meer structuur. Gebruik uw agenda ook om gemotiveerd te blijven en als middel tot zelfdiscipline. Ruim uw bureau op; vergeet de laden en het archief niet. Besteed wat minder tijd aan sociale praatjes; wees wat minder gezellig.
De ‘ZOMER’ tijdmanager: faciliterend Mensen met een stabiel/aimabel gedragspatroon beschouwen tijd als hun vriend als ze niet onder tijdsdruk staan. Tijd wordt echter als vijand ervaren zodra ze onder extreme tijdsdruk moeten werken. Ze komen vaak te vroeg of te laat, afhankelijk van wat ze zoal te doen hebben. In het algemeen zijn de stabielen echter punctueel als ze zelf verantwoordelijk zijn voor het slagen van hun opgaven. Ze tolereren het wanneer anderen te laat komen. Kwetsbare kant: maakt zich druk over wat anderen vinden, gevoelig voor kritiek, wil zijn verhaal graag afmaken, wil dat hem tijd gegund wordt om dingen af te ronden. Onder druk: ogenschijnlijk inschikkelijk, bezorgd en onzeker, berust in de situatie. Tijd-management gedrag:
werkt om te beginnen langzaam, maar gestaag, grondig en precies werkt zich gestaag door een berg papier beschouwt tijdsdruk en deadlines als oorzaken van negatieve stress stelt duidelijke prioriteiten, omdat ze voor orde en zekerheid zorgen, hij noteert ze bovendien heeft tijd nodig om in alle rust over dingen na te denken, anders wordt hij in verwarring gebracht brengt zijn vakkenkennis in, en het daaraan ontleende gezag neigt ertoe zich goed te organiseren zegt te vaak ‘ja’ tegen een opdracht, want ‘nee zeggen’ kan de relatie schaden vermijdt taken met strakke deadlines ten gunste van minder belangrijke, niet zo dringende taken vermijdt het liefst confrontaties onderbreekt anderen als hij zich wil indekken is op tijd op vergaderingen, maar gedraagt zich terughoudend vergaderingen zit hij niet graag voor heeft, vooral in het begin, veel bevestiging en feedback nodig als hij taken krijgt toebedeeld te veel taken groeien hem meteen boven het hoofd werkt alles een voor een af
10 tijd to do’s voor ZOMER-mensen Zoek eens een keer nieuwe manieren om sneller tot het gewenste resultaat te komen, in plaats dat u zich steevast aan beproefde methoden houdt.
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
Verbeter uw efficiëntie wat betreft arbeidsprocessen die aan tijdsdruk onderhevig zijn; versnel die processen. Houd vaker ruggespraak met anderen om prioriteiten en activiteiten op elkaar af te stemmen. Schuif de oplossing van tussenmenselijke problemen niet op de lange baan. Ga wat eerder aan het werk om tijdsdruk te vermijden. Denk minder aan de hoeveelheid werk en meer aan het resultaat. Houd de tijdslimiet voor ogen zonde u daardoor te laten blokkeren. Leer dat geplande veranderingen uw leven kunnen verrijken. Neem de dingen eenvoudigweg zelf ter hand; begin met kleine taken. Acht uzelf tot meer in staat. Praat wat luider. Zeg wat vaker ‘nee’.
De ‘LENTE’ tijdmanager: planmatig Mensen met een consciëntieus/analytisch gedragspersoon hebben altijd meer tijd nodig dan anderen, omdat ze datgene wat ze doen ook goed afhandelen. Daardoor hebben ze vaak simpelweg niet voldoende tijd om alles te doen wat ze zich hebben voorgenomen. Ze zijn punctueel, omdat ze geen vervelende situatie willen creëren door het feit dat ze zich verlaat hebben. Van anderen verwachten ze eveneens punctualiteit. Kwetsbare kant: integriteit is bepalend, staat soms onder grote druk, wil tijd hebben om in zijn eentje gedachten en gevoelens op een rijtje te zetten, wordt gereserveerd als hij wordt opgejaagd. Onder druk: bezorgd, loopt vast, trekt zich terug, kan gaan muggenziften. Tijd-management gedrag:
neigt ertoe te verzanden in details maakt uitvoerige, gedetailleerde plannen voor alle mogelijke activiteiten; hij analyseert te veel vaak is hij te lang bezig met plannen, in plaats dat hij zich richt op de feitelijke handeling of uitvoering ervan denkt goed na over zijn prioriteiten; vaak zijn dat er te veel hij zegt ‘nee’ als een nieuwe taak niet in zijn plan past verwerkt veel informatie om zijn uitspraken mee te kunnen onderbouwen reageert kritisch en negatief op storende factoren en tijdverslindende zaken; ze frustreren volgens hem zijn prestatievermogen organiseert omslachtige presentaties ne heeft veel tijd nodig om te zake te komen heeft tijdens vergaderingen veel moeite om tot een besluit te komen hij komt altijd op tijd op een vergadering en is goed voorbereid, met veel dossiers houdt zich aan nutteloze voorschriften zijn bureau is opgeruimd; alles heeft een vast plekje gedelegeerde taken beschrijft hij zeer gedetailleerd verlangt een gedetailleerde, formele rapportage en houdt zich bezig met wedervraag om er zeker van te zijn dat alles honderd procent goed wordt afgehandeld
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
10 tijd to do’s voor LENTE-mensen Als u een activiteit te lang plant, mag u niet vergeten dat er weinig tijd overblijft voor de uitvoering ervan. Richt u op het resultaat, niet op het zo perfect mogelijk afhandelen van de taak. Wees u ervan bewust dat u niet elk risico kunt vermijden. Leer beslissingen te nemen, ook als er minder informatie tot uw beschikking staat dan u lief is. Besteed wat minder tijd aan het analyseren van de dingen. Houd u strikt aan uw eigen tijdslimiet voor het afhandelen van zaken. Zorg ervoor dat uw doelstellingen realistisch zijn; leg de lat niet te hoog. Erken dat ook perfectie grenzen kent: goed is beter dan perfect. Ga wat losser om met uw verwachtingen die u van uzelf en anderen hebt. Besef dat mensen belangrijker zijn dan voorschriften en richtlijnen.
www.commotie.nl
Yolanda Wubben - 06 336 88 155
[email protected]
