THERE IS MORE THAN MEETS THE EYE JAARVERSLAG 2012 ARIANNE COLENBRANDER WENDY DUURLAND ELIZABETH IZAKS SOPHIA STEUTER MARLOT BUSCHMANN FEBRUARI 2013

FEBRUARI 2013

JAARVERSLAG 2012

THERE IS MORE THAN MEETS THE EYE

ARIANNE COLENBRANDER WENDY DUURLAND ELIZABETH IZAKS SOPHIA STEUTER MARLOT BUSCHMANN There is more than meets the eye

1

COLOFON Titel:

Jaarverslag 2012 There is more than meets the eye

Datum van uitgifte:

februari 2013

Opgesteld door: A.A. Colenbrander G.A.P. Duurland B.E. Izaks M.M. Buschmann S.B. Steuter

Voorzitter 2012 Secretaris 2012 Penningmeester 2012 Commissaris Externe Betrekkingen NL 2012 Commissaris Interne Betrekkingen 2012 Commissaris Externe Betrekkingen DU 2012 Commissaris Onderwijszaken 2012

Naam: Datum van oprichting:

S.v. Communiqué 22 september 1994

Studierichting: Faculteit:

Communicatiewetenschap Gedragswetenschappen

Adres:

Postbus 217 Cubicus, kamer B105 Universiteit Twente 7500 AE Enschede

Telefoonnummer:

053-4894461

E-mailadres:

[email protected]

Website:

http://www.communique.utwente.nl

There is more than meets the eye

2

VOORWOORD Het voelt nog steeds als de dag van gisteren dat wij werden benoemd tot 18 e Bestuur de S.v. Communiqué. Toch komt het einde van ons bestuursjaar nu echt in zicht. De tijd is voorbij gevlogen en het Bestuur 2013 kan niet meer wachten om het stokje van ons over te nemen. Als kandidaat-bestuur hadden wij grootste plannen met onze mooie vereniging. Ons hoofddoel was professionaliseren. We wilden onze leden laten zien dat er meer was dan alleen gezelligheid. De titel die ons beleidsplan droeg, was dan ook ‘There is more than meets the eye’. Nu, een jaar later, kunnen we zeggen dat zowel wij als de vereniging dit jaar zijn gegroeid. Laten we beginnen bij onze vereniging. Met een ambitieus beleidsplan hadden we genoeg materiaal om nieuwe wegen in te slaan. Zo zijn er onder andere de evenementen ‘Meet Your Future’ en het ‘Debat-Bad’ georganiseerd. Twee evenementen die zeer geslaagd waren en waarvan we achter af kunnen zeggen dat de evenementen het meer dan waard waren om onze tijd in te steken. Ook zijn we begonnen meeloopdagen te organiseren bij bedrijven. Hier kan het Bestuur 2013 op voortborduren. We hebben een basis gelegd waarop we trots zijn. Wij zelf kunnen zeggen dat we al met al een fantastisch en inspirerend jaar gehad hebben, waarin we meer geleerd hebben dan ooit. We zijn door diepe dalen gegaan om vervolgens weer hoge bergen te beklimmen. Zolang je altijd maar in je achterhoofd houdt dat ook in de mindere momenten een leerpunt zit, is het niet erg dat er dingen mis gaan. En zo kijken we ook terug op ons bestuursjaar. We dragen een hele rugzak aan nieuwe kennis mee, die ons de rest van het leven van pas zal komen. Ons jaar is mede zo mooi geweest dankzij de inzet van al onze actieve leden in de commissies van S.v. Communiqué. Ten eerste willen we hen dus heel erg bedanken voor dit jaar. Een vereniging draait op haar actieve leden en zonder jullie zou het niet mogelijk zijn om de talloze activiteiten die er dit jaar georganiseerd zijn te realiseren. Daarnaast willen we de voorgaande besturen bedanken. Ook zij hebben een belangrijke rol gespeeld bij het vormen van de verenging zoals we die nu kennen. Zonder deze basis hadden wij onze plannen dit jaar niet kunnen uitvoeren. Ook willen wij een woord van dank uiten aan de Raad van Advies en de kascontrolecommissie. Zij hebben ons gedurende het hele jaar voorzien van advies waar we op konden bouwen. Tot slot wensen wij het 19e Bestuur der S.v. Communiqué een fantastisch jaar toe. Ook zij hebben ambitieuze plannen en we hebben er alle vertrouwen in dat de vereniging bij hen in goede handen is. Enschede, januari 2012 Arianne Colenbrander Wendy Duurland Elizabeth Izaks Sophia Steuter Marlot Buschmann


3

SAMENVATTING Voor u ligt het halfjaarverslag van het Bestuur 2012. In deze samenvatting wordt de voortgang van de beleidspunten kort behandeld.

Professionaliseren Het Bestuur 2012 stelde zich in haar beleidsplan ten doel de professionaliteit van de vereniging meer onder de aandacht te brengen en naar een hoger niveau te tillen. Daarom heeft het Bestuur 2012 onder andere meeloopdagen georganiseerd, waarbij studenten een dag mee konden lopen met een communicatieprofessional. Het Bestuur 2012 heeft ten tijde van het schrijven van het beleidsplan 10 opties gevonden voor meeloopdagen. Daarnaast is in juni en november het evenement ‘Meet Your Future’ georganiseerd. Hier werden korte lezingen gegeven door communicatieprofessionals, afstudeerders en studenten die bezig waren met hun bacheloropdracht. Over het algemeen werden de twee edities van Meet Your Future erg positief beoordeeld. Het Bestuur 2012 heeft zich ook ten doel gesteld een onderwijsdag te organiseren. Dit is georganiseerd in de vorm van ‘CW’s Debat-Bad’, een ludiek evenement waarbij de opleidingsdirecteur in bad de discussie aanging met studenten over verschillende stellingen. Dit evenement heeft nog een tweede keer plaatsgevonden. Dit keer met een studie gerelateerd onderwerp: Project X in Haren. Beide edities waren niet heel druk bezocht maar inhoudelijk kunnen beide evenementen als geslaagd worden beoordeeld. Daarnaast hebben deze evenementen bij kunnen dragen aan een professioneler imago van S.v. Communiqué. Studenten communicatiewetenschap vinden het vaak moeilijk om precies uit te leggen wat de studie inhoudt. Daarom heeft het Bestuur 2012 de werkgroep ‘Wat is communicatiewetenschap’ opgezet. Deze werkgroep heeft er voor gezorgd dat er een kort en bondig antwoord is geformuleerd op de vraag ‘Wat is communicatiewetenschap aan de UT?’. Het Bestuur 2012 is van mening dat dit document niet voldoende kan bijdragen aan het doel om het imago van de opleiding te verbeteren. Desondanks kan het toch een hulpmiddel zijn voor studenten die uit willen leggen wat hun studie inhoudt. Een ander belangrijk punt met betrekking tot het professionaliseren, is dat het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld had een meerjarenplan voor S.v. Communiqué op te stellen. Het Bestuur 2012 bleek te weinig kennis te hebben om het meerjarenplan geheel zelfstandig op te stellen. In samenwerking met de Raad van Advies is het uiteindelijk toch gelukt het meerjarenplan op te stellen. Dit meerjarenplan zal voor de volgende besturen een leidraad zijn.

Engelstaligheid Door de Engelstaligheid van de pre-master en master opleiding Communication Studies kent S.v. Communiqué steeds meer Engelstalige leden. Om deze leden tegemoet te komen, verstuurt het


4

Bestuur 2012 vanaf het begin van het collegejaar de mail voor het bestellen van boeken ook in het Engels. Daarnaast stelde het Bestuur 2012 zich ten doel om ook de nieuwsmail in twee talen te versturen. Dit bleek vanwege technische redenen moeilijker dan verwacht. In het tweede halfjaar is hiervoor een oplossing gevonden. Vanaf oktober ontvangen leden die hebben aangegeven de nieuwsmail graag in het Engels te willen ontvangen de Engelstalige nieuwsmail. De website van S.v. Communiqué beschikt nu over een systeem waardoor de website tweetalig 2012 aangeboden kan worden. De inhoud die relevant is voor Engelstalige studenten is sinds januari 2013 volledig beschikbaar in het Engels.

Contacten Het Bestuur 2012 stelde zichzelf ten doel de bestaande contacten te onderhouden en daarbij haar contacten uit te breiden. De nadruk bij het uitbreiden van de contacten lag vooral op de uitbreiding van de contacten naar Duitsland. Het uitbreiden naar Duitsland bleek meer tijd te vergen dan verwacht. Daarnaast had de Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland een dubbele functie, waardoor er niet voldoende tijd aan kon worden besteed. Vanwege haar dubbele functie was de Commissaris Externe Betrekkingen genoodzaakt andere prioriteiten te stellen. Het Bestuur 2012 heeft helaas maar €375,- aan Duitse sponsoring binnen kunnen halen, de helft van het begrote bedrag. De contacten in Nederland zijn uitgebreid. Met een aantal nieuwe bedrijven is een samenwerking aangegaan. Ook zijn bijna alle bestaande contracten met Nederlandse bedrijven verlengd. Echter bleek het binnenhalen van financiële steun lastiger dan verwacht. Vele bedrijven gaven aan geen budget te hebben voor financiële sponsoring vanwege de financiële crisis. Er is voor €6985,08 aan sponsoring uit Nederland binnengehaald. Er was €7890,- begroot. Het Bestuur 2012 heeft naast de contacten met bedrijven ook de contacten met andere verenigingen op de Universiteit Twente onderhouden. Ook met zusterverenigingen zijn de contacten onderhouden dit jaar. Zo zijn onder andere de Nationale Dag van de Communicatie en de zusjesdag bezocht.

Activisme Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om het activisme te bevorderen en behouden. Het Bestuur 2012 heeft daarom twee nieuwe commissies opgericht en gevuld: de glazenhuiscommissie en de sportcommissie. Het Bestuur 2012 voorzag toekomstige problemen bij het vullen van commissies door de overheidsmaatregelen als de langstudeerdersboete en de harde knip. Er is daarom de brochure ‘Veilig Traject Activisme’ gemaakt, waarin per commissie uitgelegd werd hoeveel tijd de commissie van je vergt en waar de leerpunten zitten, zodat iedereen de mogelijkheid heeft actief te worden zonder studievertraging op te lopen. Deze brochure is na feedback van de Raad van Advies in het tweede halfjaar aangepast.


5

Het Bestuur 2012 heeft zich ook ten doel gesteld om de collegepraatjes aantrekkelijker te maken, onder andere door een filmpje te laten zien. Dit filmpje is een aantal keer toegevoegd aan de presentatie. Echter kan niet geconcludeerd worden dat hierdoor de collegepraatjes daadwerkelijk aantrekkelijker werden.

Integratie Om al vroeg in contact te komen met de nieuwe Duitse eerstejaars heeft het Bestuur 2012 in samenwerking met studievereniging Dimensie een high-tea op de taalcursus in de zomervakantie 2012 georganiseerd. Hoewel er niet veel aankomende communicatiewetenschap studenten aanwezig waren, was het toch een gezellige activiteit waar de eerste contacten konden worden gelegd met de Duitse studenten. Aangezien de studenten onderling sterke banden vormen tijdens de intensieve taalcursus is de kans groot dat er over activiteiten als deze achteraf gesproken wordt. Het Bestuur 2012 heeft zich ook ten doel gesteld om een brief door de opleiding te laten sturen aan de Duitse studenten die zich hebben ingeschreven voor de opleiding Communicatiewetenschap. In deze brief zou uitgelegd worden wat S.v. Communiqué is en wat S.v. Communiqué voor hen kan betekenen. De brief kon echter pas in november worden verstuurd. Alle eerstejaars studenten hebben uiteindelijk deze brief ontvangen waarin nog eens aandacht werd besteed aan de faciliteiten die S.v. Communiqué haar leden biedt en het activisme bij S.v. Communiqué. Er is bij de CSA een verzoek ingediend om de brief in de toekomst aan de informatiepakketten toe te voegen. Dit verzoek is echter afgewezen.

Financieel verslag In het financieel verslag is de financiële situatie van S.v. Communiqué aan het eind van het jaar 2012 beschreven. Er is een aantal zaken veranderd sinds het begin van het bestuursjaar. Zo is het gave dingen potje aan de begroting toegevoegd. Dit potje kwam voort uit een onverwacht positief resultaat van 2011. Daarnaast zijn er extra posten toegevoegd, namelijk de extra bijdrage voor het symposium ‘Je toekomst in eigen hand’, de aanschaf van sportshirts en een laptop. Het boekjaar 2012 wordt afgesloten met een negatief resultaat van €1.607,65.


6

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Evaluatie van het beleid .............................................................................................. 9 Hoofdstuk 2 Beleidspunten ............................................................................................................ 13 2.1 Professionaliseren ................................................................................................................ 13 2.2 Engelstaligheid...................................................................................................................... 20 2.3 Contacten ............................................................................................................................. 23 2.4 Activisme .............................................................................................................................. 27 25 Integratie ............................................................................................................................... 31 Hoofdstuk 3 Commissies ............................................................................................................... 35 3.1 Lopende commissies ............................................................................................................ 35 3.2 Projectcommissies ................................................................................................................ 43 Hoofdstuk 4 Overlegorganen ......................................................................................................... 48 Hoofdstuk 5 Extra ALV .................................................................................................................... 52 Hoofdstuk 6 Afstudeermaanden ........................................................Error! Bookmark not defined. Hoofdstuk 7 Financieel verslag....................................................................................................... 54 7.1 Bijdrage van de opleiding ..................................................................................................... 54 7.2 De balans .............................................................................................................................. 55 7.3 Resultatenrekening .............................................................................................................. 59 7.4 Baten .................................................................................................................................... 60 7.5 Lasten ................................................................................................................................... 62 Hoofdstuk 8 Bijlagen ...................................................................................................................... 71 Lijst met gebruikte afkortingen ...................................................................................................... 76


7

INLEIDING Het jaar 2012 stond in het teken van het professionaliseren van de vereniging. ‘There is more than meets the eye’, was dan ook de titel die het beleidsplan dit jaar droeg. Er is meer dan alleen gezelligheid, dát wilde het Bestuur 2012 haar leden laten zien. Het Bestuur 2012 is nauwer gaan samenwerking met alumni, bijvoorbeeld bij de organisatie van het evenement ‘Meet Your Future’ en de meeloopdagen. Ook heeft S.v. Communiqué een professionelere houding aangenomen op sociale netwerken en zich laten zien als dé schakel tussen opleiding en student, met bijvoorbeeld het Debat-Bad. In dit jaarverslag zullen de beleidspunten die het Bestuur 2012 zichzelf in haar beleidsplan oplegde geëvalueerd worden. Bij elk beleidspunt zal er ook een advies worden meegegeven aan het Bestuur 2013. De beleidspunten zullen worden geëvalueerd aan de hand van onderstaande tekens: √ = Het actiepunt is volledig voltooid ≈ = Het actiepunt is gedeeltelijk voltooid X = Het actiepunt is niet voltooid Het jaarverslag is als volgt opgebouwd: in hoofdstuk 1 zal het beleid van het Bestuur 2012 worden geëvalueerd. Hoe staat de vereniging er een jaar later voor? In hoofdstuk 2 zullen de beleidspunten worden geëvalueerd en zullen er per beleidspunt adviezen worden gegeven aan het Bestuur 2013. In hoofdstuk 3 worden de commissies van S.v. Communiqué besproken. In hoofdstuk 4 komen de overlegorganen aan bod. In hoofdstuk 5 zal er worden teruggeblikt op de afspraken die gemaakt zijn in de Extra-ALV. In hoofdstuk 6 zal de verdeling van de afstudeermanden aan bod komen en in hoofdstuk 7 zal tenslotte het financiële verslag gepresenteerd worden.


8

HOOFDSTUK 1 EVALUATIE VAN HET BELEID Aan het begin van het bestuursjaar heeft het Bestuur 2012 een aantal beleidspunten vastgelegd die op basis van een SWOT-analyse van de toenmalige situatie zijn geformuleerd. Er zijn vijf beleidspunten vastgelegd: professionaliseren, Engelstaligheid, contacten, activisme en integratie. Deze beleidspunten zijn de leidraad voor het Bestuur 2012 geweest. In dit hoofdstuk zal worden gekeken in hoeverre er aan het eind van het bestuursjaar aan deze beleidspunten is voldaan.

1.1 Speerpunten van de SWOT in februari 2012 In de SWOT-analyse die het Bestuur 2012 aan het begin van haar bestuursjaar heeft opgesteld werd een aantal sterke en zwakke punten, bedreigingen maar ook kansen duidelijk, waarop het Bestuur 2012 zich in haar bestuursjaar zou gaan richten. Er bleek onder andere dat het imago van S.v. Communiqué eenzijdig was. S.v. Communiqué stond bekend als een gezellige studievereniging met vele gezellige activiteiten. Er was weinig aandacht voor de studie gerelateerde activiteiten. Ook kwam het Bestuur 2012 tot de conclusie dat externen vaak een verkeerd beeld hebben van de opleiding Communicatiewetenschap. Externe studenten schatten Communicatiewetenschap in als een eenvoudige studie en ze weten niet wat de studie inhoudt. Verder werd duidelijk dat veelal dezelfde leden de activiteiten van S.v. Communiqué bezochten en er weinig internationale leden actief waren. Belangrijke kansen die het Bestuur 2012 zag, waren het uitbreiden van de contacten naar Duitsland en het bevorderen van de integratie van Duitse studenten, onder andere omdat een lid van het Bestuur 2012 van Duitse afkomst is. De langstudeerdersboete en de BSA-regeling bleken met het opstellen van de SWOT-analyse duidelijke bedreigingen van het activisme binnen S.v. Communiqué te zijn.

1.2 Beleidspunten Naar aanleiding van deze aandachtspunten heeft het Bestuur 2012 haar beleid geformuleerd. De overkoepelende beleidspunten zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Professionaliseren Engelstaligheid Contacten Activisme Integratie


9

1.3 Evaluatie van de beleidspunten in februari 2013 Het Bestuur 2012 heeft tijdens haar bestuursjaar hard gewerkt om alle doelen te realiseren. Hieronder zal per overkoepelend beleidspunt worden gekeken in hoeverre dit is gerealiseerd, hoe het proces naar het realiseren van het beleidspunt verliep en er zal worden gekeken hoe het in de toekomst nog beter kan. Professionaliseren Het Bestuur 2012 heeft zich als doel gesteld om te professionaliseren. Dit komt ten goede van het imago van S.v. Communiqué maar ook ter verbetering van het imago van de opleiding Communicatiewetenschap. Hierbij heeft het Bestuur 2012 verschillende doelen en actiepunten opgesteld. Door deze zo goed mogelijk uit te voeren is het Bestuur 2012 erin geslaagd stappen te zetten om S.v. Communiqué van een professioneler imago te voorzien. Er hebben regelmatig studiegerelateerde activiteiten plaatsgevonden en met onder andere CW’s Debat Bad, een professionelere inzet van social media, Meet Your Future en een nieuwe opzet van de website komt de nadruk ook steeds meer bij de studiegerelateerde activiteiten van S.v. Communiqué te liggen. Het is echter moeilijk om uitspraken te doen over het imago van S.v. Communiqué. Een imagoverandering heeft meer tijd nodig. Pas wanneer dit beleid langer wordt voortgezet, verandert ook het beeld wat mensen hebben over S.v. Communiqué. Het meerjarenplan dat werd opgesteld door de Raad van Advies kan hierbij helpen. Het bevorderen van een professioneler imago van de opleiding Communicatiewetenschap is erg lastig. Dit kan S.v. Communiqué zeker niet alleen. Hoewel de opleiding zelf gaat over alle communicatie-uitingen met betrekking tot de opleiding Communicatiewetenschap, wilde het Bestuur 2012 ook bijdragen aan een professioneler imago van de opleiding. Daarom heeft het Bestuur 2012 een document opgesteld waarin kort en bondig is beschreven wat Communicatiewetenschap aan de Universiteit Twente inhoudt. Dit document is opgesteld en op de website geplaatst. Echter is er niet erg veel aandacht besteed aan de promotie van dit document. Het Bestuur 2012 zag namelijk in dat dit middel niet het geschikte middel was om het imago van de opleiding te verbeteren. Er is dan ook geen verandering te zien met betrekking tot het imago van de opleiding Communicatiewetenschap. Engelstaligheid Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om Engelstaligheid bij S.v. Communiqué te introduceren. Hierdoor wil het Bestuur 2012 internationale studenten de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van haar faciliteiten. Ook wil het Bestuur 2012 het voor hen aantrekkelijker maken om naar activiteiten te komen. Het Bestuur 2012 heeft ook bij dit beleidspunt verschillende doelen en actiepunten opgesteld. Om de Engelstaligheid volledig te introduceren is meer tijd nodig dan een jaar en moeten er grotere veranderingen plaatsvinden. Daarom heeft het Bestuur 2012 zich vooral gericht op het vertalen van een aantal communicatie-uitingen. Zo worden Engelstalige studenten bijvoorbeeld vanaf februari door een Engelstalige mail over het bestellen van boeken geïnformeerd en is er al een basis gelegd voor een Engelstalige website. Ook het tweetalig maken van de nieuwsmail is in het najaar geïntroduceerd.


10

Op dit moment is er een Engelstalig lid van S.v. Communiqué actief in de PreMaCie. Belangrijke informatie is nu beschikbaar voor Engelstalige studenten, dus de drempel om lid te worden van S.v. Communiqué is voor internationale leden door het Bestuur 2012 verlaagd. Het Bestuur 2012 raadt aan om dit voort te zetten aangezien er vanuit de opleiding steeds meer ingezet wordt op internationalisering. Contacten Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om de contacten van S.v. Communiqué uit te breiden naar Duitsland. Er is een groot aantal Duitse studenten op de opleiding Communicatiewetenschap waardoor het voor Duitse bedrijven interessant kan zijn samen te werken met S.v. Communiqué. Daarnaast bood de aanwezigheid van een Duits bestuurslid nieuwe kansen. Ook de contacten in Nederland met bedrijven, verenigingen en besturen werden onderhouden en uitgebreid. Met het oog op de doelstellingen binnen Nederland heeft het Bestuur 2012 haar doelstelling gedeeltelijk weten te realiseren. Er zijn nieuwe contacten gelegd en inhoudelijke samenwerkingen aangegaan. De samenwerking in vorm van financiële sponsoring viel echter tegen en het beoogde sponsorbedrag is niet volledig gehaald. Het uitbreiden van contacten naar Duitsland is tegengevallen. Het zoeken van Duitse sponsors bleek meer aandacht nodig te hebben dan verwacht. Het analyseren van de markt, het aanpassen van alle strategieën en bestanden en het leggen van rendabele contacten vergden meer tijd dan dat er was. Hierdoor is ook het begrote Duitse sponsorbedrag niet gehaald. Activisme Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om het activisme bij S.v. Communiqué te bevorderen. Het activisme wordt namelijk bedreigd door de invoering van het Twents Onderwijs Model (TOM). De kans bestaat dat studenten door de invoering van het TOM niet meer actief durven worden naast hun studie. Wel is het tot op heden gelukt om alle commissies draaiende te houden. Het wordt echter wel steeds moeilijker om studenten te overtuigen van de toegevoegde waarde van actief zijn naast de studie. Het Bestuur 2012 heeft het afgelopen jaar moeite gehad om alle commissies met gemotiveerde leden te vullen en de participatie bij activiteiten te verhogen. Er zijn stappen ondernomen om het activisme te bevorderen, zoals het opzetten van de brochure ‘Veilig Traject Activisme’. Het Bestuur 2012 kan helaas niet concluderen dat het voltooien van de actiepunten heeft bijgedragen aan meer activisme. Er moet in de toekomst goed gekeken worden naar het activisme bij S.v. Communiqué. Er hebben veranderingen plaatsgevonden en er komen grote veranderingen aan – denk hierbij aan een sociaal leenstelsel, TOM en de maatschappelijke druk op studenten om steeds sneller af te studeren – die S.v. Communiqué dwingen om zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Integratie Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om de integratie van Duitse leden bij S.v. Communiqué te bevorderen. Dit is niet alleen belangrijk voor de Duitse studenten zelf, maar ook voor het activisme binnen S.v. Communiqué, aangezien een groot deel van de Communicatiewetenschapstudenten de Duitse nationaliteit kent.


11

Er is een extra integratieactiviteit georganiseerd en ook tijdens de taalcursus werd een High Tea georganiseerd om dit doel te halen. In januari 2012 waren er 11 Duitse leden actief bij S.v. Communiqué. In januari 2013 zijn er in totaal 13 Duitse leden actief. Het activisme onder Duitse eerstejaars studenten is groter geworden dan in voorgaande jaren. Of dit te danken is aan de extra activiteiten kan niet met zekerheid gesteld worden, maar het is wel een positief resultaat.

1.4 Conclusie februari 2013 Aan het begin van het bestuursjaar heeft het Bestuur 2012 vijf beleidspunten vastgelegd: professionaliseren, Engelstaligheid, contacten, activisme en integratie. In het kort kan er geconcludeerd worden dat S.v. Communiqué op het gebied van professionaliseren een grote stap vooruit heeft gezet. Er is veel aandacht besteed aan studiegerelateerde activiteiten en een professionelere informatievoorziening. In hoeverre het imago professioneler is geworden kan niet met zekerheid worden vastgesteld. Een jaar is te kort voor een daadwerkelijke imagoverandering. De Engelstaligheid is binnen S.v. Communiqué op enkele vlakken geïmplementeerd. Internationale studenten ontvangen de belangrijkste informatie over studiemateriaal, de vereniging en relevante activiteiten in het Engels. Dit betekent echter nog niet dat S.v. Communiqué al veel toegankelijker is voor internationale CW studenten aangezien het merendeel van de activiteiten in het Nederlands georganiseerd en gepromoot wordt. De ambitieuze doelen die het Bestuur 2012 opgesteld had met betrekking tot het uitbreiden van de contacten in Nederland waren moeilijker te realiseren dan van te voren was verwacht. Er hebben samenwerkingen in de vorm van gratis lezingen of workshops plaatsgevonden. Echter gaven bedrijven vaak aan geen interesse te hebben in financiële sponsoring. Hierdoor is het doel niet volledig gehaald. Het uitbreiden van contacten naar Duitsland vroeg veel meer aandacht dan het Bestuur 2012 had ingeschat. Hierdoor kon er niet voldoende tijd aan besteed worden en viel ook het behaalde bedrag tegen. Activisme is in 2012 een lastig onderwerp geweest. Studenten worden door verschillende maatregelen en veranderingen gedwongen om meer tijd te besteden aan hun studie. Het was lastig om alle commissies te vullen en deze commissies ook gemotiveerd te houden. Aan het activisme zal komend jaar veel aandacht moeten worden besteed. Op dit moment zijn relatief veel Duitse studenten actief. Of de integratie daarmee verbeterd is en daarmee het laatste beleidspunt gehaald is, kan niet worden geconcludeerd. Echter valt wel op dat er veel Duitse eerstejaars actief zijn.


12

HOOFDSTUK 2 BELEIDSPUNTEN 2.1 PROFESSIONALISEREN Een zwak punt van S.v. Communiqué was volgens het Bestuur 2012 haar imago. S.v. Communiqué staat vooral bekend als een gezellige vereniging, terwijl het Bestuur 2012 van mening is dat S.v. Communiqué veel meer te bieden heeft aan haar leden. Het Bestuur 2012 heeft zich daarom ten doel gesteld om de professionaliteit van S.v. Communiqué naar een hoger niveau te tillen en deze meer onder de aandacht te brengen. Het Bestuur 2012 heeft zich daarom een aantal doelen opgesteld, zoals leden meer kennis te laten maken met afstudeermogelijkheden en het toekomstig werkveld. Daarnaast was het Bestuur 2012 van mening dat een meerjarenplan en het benadrukken van de schakelfunctie tussen opleiding en student de professionaliteit van de vereniging ten goede zou komen. Ook de uitingen op social media konden in de ogen van het Bestuur 2012 professioneler.

DOELEN A. B. C. D.

Leden kennis laten maken met afstudeermogelijkheden en toekomstig werkveld Meerjarenplan voor S.v. Communiqué opstellen Schakelfunctie tussen opleiding en student benadrukken Gebruik sociale netwerken professionaliseren

ACTIEPUNTEN ≈ A1. Meeloopdagen organiseren Om de leden meer inzicht te geven in het toekomstig werkveld, heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om meeloopdagen te organiseren. Op deze manier kon ook het imago van S.v. Communiqué geprofessionaliseerd worden. Het doel was om in juni 10 opties te hebben en in februari 2013 20 opties. Het doel is gedeeltelijk gelukt. Er is een database opgesteld en hier stonden in juni 2012 10 opties in. Het is echter niet gelukt om de database aan te vullen met 10 nieuwe opties. Dit kostte meer moeite en tijd dan voorzien. Het Bestuur 2012 is op dit moment nog bezig met het benaderen van nieuwe bedrijven. Er is na juni 2012 besloten om vooral alumni aan te spreken, omdat ook bleek tijdens bijvoorbeeld Meet Your Future dat oud CW studenten het erg leuk vinden om in contact te komen met de huidige CW studenten. Op dit moment staan er in de database 10 opties voor meeloopdagen. Er is een informatiepakket voor bedrijven, een evaluatiedocument voor zowel studenten als bedrijven en een document met verwachtingen van de bedrijven opgesteld.


13

Daarnaast is er ook informatie op de website gezet met daarbij een aanmeldformulier. Tot op heden is er één meeloopdag aangevraagd. Op het moment van schrijven is het Bestuur 2012 bezig met het plannen van een datum voor de meeloopdag voor de desbetreffende student. De promotie van de meeloopdagen is laat op gang gekomen. De posters voor de meeloopdagen zijn in december opgehangen en de flyers zijn in januari verspreid. Er is door het Bestuur 2012 nadruk gelegd op het leggen van een goede basis. Het Bestuur 2013 kan hierop voortborduren en zal de promotie verder moeten oppakken. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om door te gaan met de zoektocht naar nieuwe geïnteresseerde bedrijven voor de meeloopdagen. Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om gebruik te blijven maken van het informatiepakket dat is samengesteld voor bedrijven. Wanneer de meeloopdagen daadwerkelijk plaats gaan vinden, raadt het Bestuur 2012 aan om de evaluatiedocumenten die opgesteld zijn te verspreiden onder de deelnemende bedrijven en studenten zodat de meeloopdagen kunnen worden geoptimaliseerd. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 het Bestuur 2013 aan om de meeloopdagen consequenter te promoten. √ A2. ‘Meet Your Future’ organiseren Om de studenten een beeld te geven van het verloop van de studie en het toekomstige werkveld stelde het Bestuur 2012 zichzelf ten doel om het evenement ‘Meet Your Future’ te organiseren. Met dit evenement wilde het Bestuur 2012 daarnaast het imago van S.v. Communiqué professionaliseren. Er hebben twee edities van ‘Meet Your Future’ plaatsgevonden, een in juni en een in november. Bij de eerste editie van ‘Meet Your Future’ in juni zijn er lezingen door acht sprekers gehouden, verdeeld over drie blokken. In blok 1 hebben er drie studenten gesproken over hun bacheloropdracht, in blok 2 hebben drie studenten gesproken over hun afstudeeropdracht en in het laatste blok hebben twee personen over hun communicatie gerelateerde baan gesproken. Na de lezingen is er een borrel georganiseerd om de aanwezigen de mogelijkheid te geven met elkaar na te praten en informatie uit te wisselen. Na het evenement heeft er een evaluatie plaatsgevonden. Uit deze evaluatie bleek dat de studenten de avond heel interessant vonden, maar het evenement wel wat lang vonden duren. Daarnaast gaven zij aan graag wat meer praktische informatie te willen horen en graag meer presentaties zouden zien van sprekers uit het werkveld. Bij ‘Meet Your Future’ in november heeft het Bestuur 2012 ervoor gekozen om één student over de bacheloropdracht en één student over de masteropdracht te laten spreken, zodat de avond niet te lang zou duren en er meer presentaties zouden plaatsvinden van sprekers uit het werkveld. Daarnaast heeft het Bestuur 2012 de sprekers uit het werkveld gevraagd om veel praktische informatie te verwerken in de presentatie. Ook zijn de presentaties van te voren ingezien door het bestuur, zodat verzekerd werd dat er in de presentatie niet teveel promotie van het eigen bedrijf zou plaatsvinden.


14

Al met al ziet het Bestuur 2012 ‘Meet Your Future’ als een geslaagde activiteit. Studenten hebben op een leuke en interessante manier informatie verkregen over afstudeermogelijkheden en het toekomstig werkveld. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om ‘Meet Your Future’ te blijven organiseren. Het Bestuur 2012 raadt aan om bij het organiseren van het evenement het evaluatiedocument dat is opgesteld door het Bestuur 2012 te raadplegen. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om het desbetreffende evaluatiedocument altijd te blijven aanvullen zodat ‘Meet Your Future’ altijd verbeterd wordt. ≈ B1. Meerjarenplan opstellen voor S.v. Communiqué In het beleidsplan stelt het Bestuur 2012 zich ten doel een meerjarenplan voor S.v. Communiqué op te stellen. Op deze manier kunnen volgende besturen werken aan doelen voor meerdere jaren en zal S.v. Communiqué zich beter kunnen ontwikkelen. Uiteindelijk zal het meerjarenplan en hierin gestelde doelen, bijdragen aan een professioneler imago van S.v. Communiqué. Dit actiepunt is gedeeltelijk gerealiseerd. Op de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering is besproken dat de Raad van Advies het schrijven van het meerjarenplan op zich zal nemen. Dit is besloten vanwege het feit dat het Bestuur 2012 op dat moment nog niet genoeg kennis had van Communiqué om het meerjarenplan op te stellen. Op het moment van schrijven is het Bestuur 2012 nog bezig met het leggen van de laatste hand aan het meerjarenplan. Omdat het meerjarenplan nog niet klaar was op het moment dat het Bestuur 2013 is begonnen met het schrijven van hun beleidsplan, kan dit beleidsplan niet in zijn geheel worden gebaseerd op het meerjarenplan. Het Bestuur 2013 heeft echter wel de grote lijnen van het meerjarenplan in haar beleidsplan opgenomen. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan op tijd te beginnen met het opstellen van het meerjarenplan. Het is gebleken dat het meerjarenplan een betere kwaliteit heeft als men genoeg tijd heeft om dit te schrijven. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan dat een bestuur aan het eind van haar bestuursjaar het meerjarenplan evalueert en kijkt of de ontwikkelingen die in het meerjarenplan staan en de daarbij behorende doelen nog actueel zijn. Waar nodig moet het meerjarenplan dan worden aangepast. Het Bestuur 2012 raadt ook aan om de ALV aan te wijzen als controlerend orgaan of de doelen van het meerjarenplan worden uitgevoerd. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om het meerjarenplan in samenwerking met de Raad van Advies te blijven schrijven. √ C1. Onderwijsdag Om de schakelfunctie van S.v. Communiqué te benadrukken en het imago van S.v. Communiqué te professionaliseren heeft het Bestuur 2012 zich in haar beleidsplan ten doel gesteld om een dag te organiseren die geheel in het teken staat van het onderwijs. In juni heeft de eerste editie van CW’s Debat-Bad plaatsgevonden. Deze stond in het teken van het onderwijs. Uit de reacties van de studenten die aanwezig waren, viel te concluderen dat zij het Debat-Bad een erg geschikt moment vonden om hun mening te laten horen en de meningen


15

van docenten en de opleiding te peilen over bepaalde zaken. Mede naar aanleiding van het debat werd er, zoals in het halfjaarlijkse verslag nader beschreven staat, op sommige vlakken actie ondernomen. Dit debat was dus een zeer geslaagd evenement. De eerste editie van CW’s Debat Bad is geëvalueerd in het evaluatiedocument en het halfjaarlijkse verslag. Voornamelijk de planning van dit evenement was een punt van kritiek aangezien veel studenten rond die tijd met deadlines zaten. Ook in december heeft er een editie van CW’s Debat Bad plaatsgevonden. Deze keer werd gekozen om een debat te organiseren over een studiegerelateerd onderwerp. De deelnemers van de tweede editie van CW’s Debat-Bad over Project X Haren waren unaniem positief en het was een geslaagd debat. Er werd goed gekeken naar de roosters bij het prikken van de dag waarop dit debat plaats zou gaan vinden, dit omdat de eerste editie minder goed gepland was. De opkomst was echter ook bij dit debat niet hoog. Het actiepunt is voltooid en het Bestuur 2012 is erg positief over het concept van CW’s Debat Bad. Ook de opleidingsdirecteur geeft aan het een nuttig evenement te vinden en zou het leuk vinden als het Debat Bad met als onderwerp het onderwijs een jaarlijks of halfjaarlijks terugkerend evenement wordt. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om CW’s Debat-Bad te blijven organiseren. Ook al bleek beide keren de komst niet erg hoog te zijn, is het Bestuur 2012 van mening dat er voor de leden die geïnteresseerd zijn in studiegerelateerde activiteiten de kans moet blijven bestaan om deze bij te wonen. CW’s Debat-Bad trekt een andere doelgroep die vaak nog attent moet worden gemaakt op S.v. Communiqué. Alle deelnemers van de twee verschillende edities van CW’s Debat-Bad waren positief en de schakelfunctie tussen de studenten en de opleiding wordt goed belicht. Er moet goed worden nagedacht over de locatie en het tijdstip. Het Bestuur 2012 raadt ook aan om CW’s Debat-Bad te blijven organiseren in samenwerking met een commissie aangezien promotie en organisatie veel tijd vergen. Zo kan bijvoorbeeld de SOCOM helpen als het gaat over onderwijs of de competencie als het een studiegerelateerd onderwerp is. Ook zal het evenement iedere keer weer geëvalueerd moeten worden om het evenement te kunnen verbeteren. √ C2. Werkgroep ‘Wat is Communicatiewetenschap?’ Het Bestuur 2012 stelde zich ten doel Communicatiewetenschap studenten hulp te bieden bij het formuleren van een goed antwoord op de vraag ‘Wat is Communicatiewetenschap?’ en daarnaast bij te dragen aan het imago van de opleiding. Daarom heeft het Bestuur 2012 een document opgesteld waarin duidelijk beschreven staat wat Communicatiewetenschap aan de Universiteit Twente inhoudt. Hiervoor is de werkgroep ´Wat is Communicatiewetenschap?‘ opgericht. Met dit document moet het externen duidelijker worden wat Communicatiewetenschap inhoudt, aangezien er vaak door externen gedacht wordt dat Communicatiewetenschap een erg gemakkelijke studie is. Dit kan ten koste gaan van het imago van de opleiding Communicatiewetenschap. Door de werkgroep is een document opgesteld waarin beschreven staat wat Communicatiewetenschap is, maar ook wat Communicatiewetenschap aan de Universiteit Twente inhoudt. De opleidingsdirecteur heeft advies over het document gegeven en is het na There is more than meets the eye

16

aanpassing eens met de inhoud van het document. Toch is het Bestuur 2012 van mening dat dit document te allen tijde aangepast kan worden. Daarom is het document naar alumni gestuurd en is naar hun mening gevraagd. Hierna zijn er nog enige aanpassingen gedaan. Naast het stuk dat gericht is op studenten, is er ook een document gemaakt voor bedrijven. Hierin staat dezelfde vraag centraal, maar is het antwoord vooral gericht op bedrijven in plaats van op studenten. Het document kan door de Commissaris Externe Betrekkingen gebruikt worden bij het werven van sponsoren. Advies: Het Bestuur 2012 adviseert om het document ‘Wat is Communicatiewetenschap (aan de Universiteit Twente)?’ te blijven gebruiken en te verspreiden onder nieuwe Communicatiewetenschapstudenten. Ook raadt het Bestuur 2012 aan om het document kritisch te blijven bekijken en waar nodig aan te passen met behulp van bijvoorbeeld feedback van alumni of studenten die nu afstuderen. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om het document aan te passen wanneer het Twents Onderwijs Model geïmplementeerd is. Ook raadt het Bestuur 2012 de sponsorcie en de Commissaris Externe Betrekkingen aan om het document gericht op bedrijven in te zetten bij het werven van sponsoren, zodat er een duidelijke boodschap geformuleerd is. √ C3. Informatiebrochures beter promoten Het Bestuur 2011 heeft in haar bestuursjaar een twijfelaarboekje gemaakt en deze bij de informatiebrochure over S.v. Communiqué gevoegd. Vorig jaar heeft echter het merendeel van de eerstejaars het boekje niet gezien. Het Bestuur 2012 heeft zich daarom ten doel gesteld om de informatiebrochures beter te promoten. De informatiebrochure is ten eerste in twee delen gesplitst. Dit is gedaan omdat het Bestuur 2012 van mening is dat de brochure eigenlijk uit twee delen bestaat, namelijk een twijfelaarsboekje en een informatiebrochure over S.v. Communiqué. Studenten die twijfelen of ze verder moeten gaan met hun studie komen bijna altijd bij de studieadviseur. Daarom is het deel van de brochure dat speciaal bedoeld is voor twijfelaars bij de studieadviseur neergelegd. Studenten die op gesprek komen bij de studieadviseur kunnen de brochure van hem ontvangen. Ook is het bestaan van de brochure door de studentmentoren vermeld in de studentmentorgesprekken. Ten slotte is de brochure beschikbaar in de Communiquékamer. Het Bestuur 2012 is van mening dat op deze manieren de brochure bij de doelgroep terecht komt. De informatiebrochure over S.v. Communiqué en haar commissies is gepromoot tijdens de CWicIn, doordat de Voorzitter er tijdens haar presentatie extra aandacht aan geschonken heeft. Daarnaast zat er dit jaar veel minder informatie in de introductietas zodat de studenten niet ondergesneeuwd werden door alle informatie. Ook zijn de studentmentoren gewezen op het bestaan van deze brochure. Tenslotte zijn beide informatiebrochures ook op de website geplaatst.


17

Advies: Het Bestuur 2012 adviseert om beide brochures te blijven gebruiken en waar nodig aan te passen. Het Bestuur 2012 adviseert daarnaast om de twijfelaarsbrochure aan te passen wanneer het Twents Onderwijs Model geïmplementeerd is omdat de inhoud dan niet meer relevant zal zijn. Tevens adviseert het Bestuur 2012 om de informatiebrochure over S.v. Communiqué en haar commissies te blijven verspreiden, zodat nieuwe studenten op de hoogte zijn van wat S.v. Communiqué voor hen kan betekenen. √ D1. Meer gebruik van social media voor onderwijs gerelateerde zaken Om de professionaliteit van de vereniging te verhogen heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld de uitingen op social media te professionaliseren. Social media zouden meer ingezet worden voor onderwijs gerelateerde zaken. Het Bestuur 2012 acht dit actiepunt als voltooid. Belangrijke onderwijsmededelingen zijn het gehele jaar door vermeld via de social media van S.v. Communiqué. Hierbij kan gedacht worden aan in- en uitschrijvingen voor tentamens maar ook aan belangrijke mededelingen rondom het TOM. Ook zijn de social media gebruikt voor het verspreiden van leuke stagemogelijkheden en interessante vacatures. Het Bestuur 2012 heeft tijdens de inspraakpauze in juni 2012 aan haar leden gevraagd of ze vonden dat S.v. Communiqué een professionele uitstraling heeft op sociale netwerken. De aanwezigen waren het hier unaniem mee eens en vonden dat er geen verbeterpunten meer waren. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 deze manier van informatie verspreiden via social media voort te zetten. Het is een belangrijk communicatiemiddel om activiteiten van S.v. Communiqué te promoten en moet daarom optimaal benut worden. Pagina voor publicaties Het Bestuur 2012 had zich ook ten doel gesteld een pagina te maken met daarop publicaties van docenten Communicatiewetenschap op de UT. Dit bleek lastiger te implementeren dan vooraf gedacht en de pagina is dan ook niet geheel gerealiseerd. Vooral de docenten hadden hun bedenkingen over de pagina, omdat er al een pagina bestaat waar zij met al hun publicaties staan. Daarnaast gaven zij aan niet actief publicaties te willen sturen naar Communiqué. Omdat het Bestuur 2012 toch nut zag in een overzichtelijke pagina met minder publicaties erop, is er een aantal gesprekken gevoerd met een docent. Naar aanleiding van deze gesprekken is het toch gelukt om een basis te leggen voor de pagina. Aan de hand van deze basispagina is het Bestuur 2012 bezig met het maken van afspraken met andere docenten en wordt het idee beter uitgewerkt. Naar verwachting zal de gehele pagina niet voor februari klaar zijn, maar zal een begin op de website gezet kunnen worden. De pagina zal waarschijnlijk te vinden zijn onder een apart kopje op de website en er zal voor de leden de mogelijkheid zijn om te kiezen uit drie subcategorieën:


18

Corporate, Marketing en New Media. Per subcategorie zullen docenten die bij dit vakgebied horen met een aantal publicaties staan. Advies: het Bestuur 2012 raadt aan om door te gaan met de pagina voor publicaties. Docenten zijn bereid om mee te werken, maar zullen hier niet een actieve rol in willen spelen. Om actuele publicaties online te hebben staan, raadt het Bestuur 2012 aan om een bestuurder verantwoordelijk te maken, die actief op zoek gaat naar nieuwe publicaties.


19

2.2 ENGELSTALIGHEID Een groot gedeelte van de opleiding Communicatiewetenschap is Engelstalig. Zo is de voertaal bij de pre-master en de master Engels. Daarnaast is in juni bekend geworden dat vanaf 2013 Chinese uitwisselingsstudenten Communicatiewetenschap aan de Universiteit Twente gaan studeren. Het aantal internationale studenten Communicatiewetenchap wordt dan erg groot. Om iedere Communicatiewetenschapstudent te kunnen bereiken, had het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om een aantal communicatiekanalen tweetalig aan te bieden. Het Bestuur 2012 was van mening dat het noodzakelijk was om de website, de nieuwsmail en de mail over het bestellen van boeken tweetalig aan te bieden. Op deze manier konden ook de Engelstalige studenten goed bereikt worden.

DOELEN A. Aparte pagina maken op de website waar de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué in het Engels staat. B. Website ook in het Engels aanbieden. C. Tweetalige nieuwsmail en tweetalige mail voor het bestellen van boeken.

ACTIEPUNTEN √ A1. Aparte pagina maken op de website waar de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué in het Engels staat. Om de internationale leden tegemoet te komen stelde het Bestuur 2012 zich ten doel de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué zo snel mogelijk beschikbaar te stellen op een aparte Engelstalige pagina op de website. Doordat, zoals ook al vermeld werd in het halfjaarverslag, het Bestuur 2012 al snel een extra lid voor de ICTcie gevonden had, beschikte de website van S.v. Communiqué in maart al over een systeem waardoor de website van S.v. Communiqué in twee talen kon worden aangeboden. Toen dat mogelijk was, werd meteen de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué, zoals de openingstijden, informatie over de vereniging en contactgegevens geplaatst achter de Engelse versie van de website. Daarom was het niet nodig om een aparte pagina aan te maken voor de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué. De informatie stond namelijk al achter het Engelse deel van de website. Desondanks ziet het Bestuur 2012 dit actiepunt wel als voltooid, omdat het doel, al is het via een andere weg, wel is bereikt. ≈ B1. Website ook in het Engels aanbieden Het Bestuur 2012 stelde zich ten doel de website vanaf juli 2012 in twee talen aan te bieden om haar internationale leden tegemoet te komen. Deze deadline is niet gehaald, aangezien in juli de gehele website is vernieuwd. Deze vernieuwing was nodig om de veiligheid van de website te garanderen. De vernieuwing van de website was pas half augustus klaar. Vanaf toen is het Bestuur 2012 begonnen met het plaatsen van de Engelse stukken achter het Engelse deel van de website.


20

Een deel van de website heeft het Bestuur 2012 laten vertalen door een vertaalbureau met behulp van subsidie van de Student Union. De subsidie van de Student Union was echter niet toereikend om de gehele inhoud van de website te laten vertalen. Daarom heeft het Bestuur 2012 de resterende inhoud zelf vertaald. Het vertalen bij het vertaalbureau heeft wat vertraging opgelopen door nalatigheid van de Student Union bij het ondertekenen van het contract, waardoor een deel pas half september binnengekomen is. Toen werd de resterende tekst achter het Engelse deel van de website verplaatst. In december 2012 besloot het Bestuur 2012 de website anders in te delen. In plaats van de koppen ‘onderwijs’ en ‘studie’ bestaan er nu de koppen ‘onderwijs’ en ‘carrière’. De tabbladen die onder deze koppen vallen zijn ook vernieuwd. Deze vernieuwingen zijn nog niet beschikbaar in het Engels. Het Bestuur 2012 is op het moment van schrijven bezig met het vertalen van de vernieuwde stukken op de website en zal deze zo snel mogelijk op de website plaatsen. Een groot deel van de website is nu beschikbaar in het Engels, maar nog niet alles. Het is het Bestuur 2012 namelijk niet gelukt om de posts op de website tweetalig aan te bieden. Reden hiervoor was onder andere de ontoereikende beheersing van de Engelse taal van een aantal bestuursleden. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de tweetaligheid van de website te optimaliseren. De posts op de website zouden ook consequent in het Engels aangeboden moeten worden, net zoals de actuele onderwijsmededelingen en komende activiteiten. ≈ C1. Tweetalige nieuwsmail en mail voor het bestellen van boeken Om ook de internationale Communicatiewetenschapstudenten van informatie over S.v. Communiqué te kunnen voorzien, heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om ook de nieuwsmail en de mail voor het bestellen van boeken aan te bieden in het Engels. Onder de Nederlandse nieuwsmail zou een Engelse versie geplaatst worden. Hetzelfde zou gebeuren bij de mail voor het bestellen van boeken. Het Bestuur 2012 heeft vanaf het begin van het bestuursjaar de mail voor het bestellen van boeken tweetalig verstuurd. Echter ondervond het Bestuur 2012 problemen bij het versturen van een tweetalige nieuwsmail. In het halfjaarverslag werd een plan van aanpak opgesteld hoe het Bestuur 2012 met deze problemen om zou gaan. Zoals het Bestuur 2012 in het halfjaarverslag heeft vermeld zou het Bestuur 2012 een aparte nieuwsmail sturen naar de internationale leden. Er werd een oproepje in het Engels geplaatst in de huidige Nederlandstalige nieuwsmail, of er leden een Engelstalige nieuwsmail wilden ontvangen. Hier werd echter niet op gereageerd. Wel wist het Bestuur 2012 dat er een aantal internationale studenten in de Pre-Master zaten. Deze studenten krijgen nu dus ook de Engelstalige nieuwsmail. Het Bestuur 2012 heeft daarnaast het inschrijfformulier voor S.v. Communiqué zo aangepast, dat er ook een optie op staat in welke taal de student de nieuwsmail wenst te ontvangen.


21

Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan door te gaan met het versturen van de tweetalige mail voor het bestellen van boeken. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om het versturen van de Engelstalige nieuwsmail te optimaliseren. Er zou bijvoorbeeld nog precies nagegaan kunnen worden welke studenten de Nederlandse taal niet beheersen, zodat daadwerkelijk álle internationale leden bereikt kunnen worden met de nieuwsmail. Ook zou het versturen van de internationale nieuwsmail geëvalueerd kunnen worden bij de internationale studenten. Zo kan duidelijk worden op welk vlakken internationale studenten informatie missen.


22

2.3 CONTACTEN Het Bestuur 2012 had zich ten doel gesteld om de contacten van S.v. Communiqué uit te breiden naar Duitsland. Veel Communicatiewetenschapstudenten hebben de Duitse nationaliteit waardoor het voor Duitse bedrijven interessant kan zijn om met S.v. Communiqué samen te werken. Daarnaast biedt de Duitse nationaliteit van een van de bestuursleden kansen. Het Bestuur 2012 had zich ook ten doel gestel om de contacten in Nederland te onderhouden en uit te breiden. Daarnaast had het Bestuur 2012 zich ook ten doel gesteld om contacten te leggen en te onderhouden met andere verenigingen en besturen.

DOELEN A. Contacten leggen met Duitse bedrijven B. Contacten leggen en onderhouden met Nederlandse bedrijven C. Contacten met verenigingen en besturen

ACTIEPUNTEN X A1. Contacten leggen met Duitse bedrijven Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om de sponsorcontacten naar Duitsland uit te breiden. Hierin zag het Bestuur 2012 een kans, aangezien een van de bestuursleden de Duitse nationaliteit heeft. Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om € 750,- aan sponsorgeld uit Duitsland binnen te halen. Het afgelopen jaar is er niet voldoende tijd besteed aan de functie Externe Betrekkingen Duitsland. De Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland bekleedt ook de functie van Commissaris Onderwijszaken en hier lag haar prioriteit. Daarnaast moest er in het eerste halfjaar veel aandacht besteed worden aan het plan van aanpak. De Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland is in juni begonnen met het leggen van de eerste contacten. Iin samenhang met alle onderwijsvernieuwingen bleef de functie Onderwijszaken veel tijd van haar vragen. Ook de sponsorcie kon haar niet voldoende helpen. Er is op dit moment een Duits lid in de sponsorcie, maar zij gaf aan dat ze vaak te druk is om te bellen of te vergaderen. Het is dan ook niet gelukt om het bedrag van €750,- te halen. Naast de Duitse tandarts praktijk Zahnärztliche Gemeinschaftspraxis Enscheder Straße 1, met een sponsorbedrag van €375,- is er in het tweede halfjaar geen nieuwe sponsoring uit Duitsland bijgekomen. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om kritisch te kijken naar de tijd die beschikbaar is voor het leggen van Duitse contacten. Dit is een nieuwe markt die eerst onderzocht moet worden en waarop strategieën opnieuw moeten worden toegepast. Dit vergt veel tijd en de opbrengst is onzeker, aangezien de markt onbekend is. Daarom raadt het Bestuur 2012 aan om deze uitdaging alleen aan te gaan als blijkt dat er vanuit de Nederlandse markt niet genoeg sponsoring binnen komt. Wordt er besloten om door te gaan met het leggen van contacten in Duitsland, dan zou er een full-time commissaris moeten worden aangesteld. Daarnaast moet er dan ook gezocht worden naar meerdere gemotiveerde Duitse sponsorcie leden.


23

≈B1. Contacten leggen en onderhouden met Nederlandse bedrijven Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld de bestaande contacten met Nederlandse bedrijven te onderhouden en nieuwe bedrijven te benaderen. In het afgelopen jaar zijn er acht contracten afgelopen. Op twee contracten na zijn alle contracten verlengd. Alle al bestaande contracten en contractverlengingen hebben een totale waarde van €5.593,08. Met de volgende bedrijven zijn de contracten verlengd:       

Newcom Studentfiets De Pijp PDS Aspen Valley Springest (maar na december is dit contract afgelopen) Rabobank

Met de volgende bedrijven zin de contracten niet verlengd:  

Memory events Springest (na december)

Ook zijn er een aantal nieuwe samenwerkingen aangegaan. Dit is met:     

Aia software B.V. Nedap TriMM Husk De Bedrijvendagen

Daarnaast is er een particuliere donatie gedaan, in ruil voor promotie voor een goed doel. In totaal is er een bedrag van €1.392,- aan nieuwe contracten afgesloten. Dit betekent dat er in totaal voor €6.985,08 aan Nederlandse sponsoring is binnen gehaald, zoals ook te zien is in tabel 9 in het financieel verslag. Er is samengewerkt met de sponsorcie, hoewel het niet is gelukt maandelijks te vergaderen. Er zijn meer leden nodig in deze commissie zodat de Commissaris Externe Betrekkingen de sponsorcie beter kan inzetten bij het behalen van het sponsorbedrag. Voor meer info over de sponsorcommissie, zie pagina 42. Het is moeilijk gebleken bedrijven bereid te vinden een langlopende samenwerking aan te gaan. Bedrijven gaven aan last te hebben van de economische crisis en hierdoor hebben zij een laag budget voor sponsoring. Daarnaast heeft het afgelopen halfjaar de Commissaris Externe Betrekkingen Nederland twee functies bekleed, waardoor niet aan beide functies volledige prioriteit kon worden gegeven. Hierdoor is het niet gelukt de doelstelling te


24

behalen. Er is aan nieuwe contracten €1392,- binnengehaald terwijl de doelstelling €2400,was. Er is echter wel een aantal nieuwe samenwerkingen aangegaan en dit is een positief punt. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om het bedrag dat behaald moet worden door middel van nieuwe contracten op ongeveer dezelfde hoogte te stellen als van het Bestuur 2012. Hiermee is er uiteraard opnieuw een groter risico het sponsorbedrag niet te halen, maar daardoor wordt het bestuur wel gemotiveerd een zo hoog mogelijk sponsorbedrag te behalen. Daarnaast zal de Commissaris Externe Betrekkingen uit het Bestuur 2013 alleen deze functie bekleden, waardoor hier wel de prioriteit kan liggen. √ C1. Contacten met verenigingen en besturen leggen en onderhouden Het Bestuur 2012 achtte het in haar beleidsplan belangrijk om contacten met verenigingen en besturen warm te houden. Deze contacten kunnen namelijk waardevol zijn. Er kan van elkaar worden geleerd en er kunnen gezamenlijke activiteiten georganiseerd worden. Het Bestuur 2012 heeft zich daarom ten doel gesteld om met alle studieverenigingen op de universiteit een koffiedate te houden. Zoals in het halfjaarverslag al te lezen was, had het Bestuur 2012 met bijna alle studieverenigingen voor de vakantie al een koffiedate gehad. Met een aantal verenigingen is na de vakantie ook nog een koffiedate geweest, al waren dit er wel minder dan de periode voor de vakantie. Reden hiervoor was de drukke bezetting van het Bestuur 2012 na de vakantie en andere prioriteiten. Desondanks is het Bestuur 2012 van mening dat het afgelopen jaar de contacten met andere studieverenigingen op de Universiteit Twente goed zijn onderhouden, ook door gezamenlijke activiteiten te organiseren ene activiteiten van andere verenigingen te bezoeken. Naast contacten met andere verenigingen heeft het Bestuur 2012 ook contacten onderhouden met zusterverenigingen. Voor de vakantie heeft er onder andere een koffiedate plaatsgevonden met studievereniging LiNK, heeft het Bestuur 2012 de zusjesdag bezocht en is het Bestuur 2012 aanwezig geweest bij de Nationale dag van de Communicatie. In november heeft er een vergadering plaatsgevonden met de zusterverenigingen in Nijmegen waar besloten is dat het zusterverbond uitgebreid zou worden. Onderstaande verenigingen maken nu officieel deel uit van het zusterverbond.      

Mycelium (Nijmgegen) Commotie (Groningen) Mercurius (Amsterdam) Flow (Tilburg) EOS (Amsterdam) Contact (Utrecht)


25

Elk jaar zal een andere zustervereniging de Nationale dag van de Communicatie en de zusjesdag organiseren. Voor de komende 7 jaar is nu beslist wie deze dag gaat organiseren. S.v. Communiqué zal de Nationale dag van de Communicatie in 2014 organiseren. Het Bestuur 2013 zal de organisatie van deze dag dus op zich moeten nemen. Daarnaast is er op de vergadering in november afgesproken dat elke vereniging elk jaar €50,- aan de Nationale dag van de Communicatie bij zal dragen. Zo heeft de organiserende verenging een extra budget om het symposium grootser aan te pakken en kan er een meer nationaal gevoel gecreëerd worden. De gedachtegang was dat een vereniging eerder bereid is te promoten voor een symposium waar de vereniging zelf aan bijgedragen heeft. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan de goede contacten met andere verenigingen voort te zetten. Omdat het Bestuur 2013 de organisatie van de Nationale dag van de Communicatie op zich moet nemen, is het zeker verstandig om hiervoor goed contact te onderhouden met de zusterverenigingen en ook naar hun mening te vragen.


26

2.4 ACTIVISME Het Bestuur 2012 had zich ten doel gesteld om het activisme bij S.v. Communiqué te bevorderen. Met de bedreiging van de langstudeerboete en de BSA-regeling, was er een risico dat studenten het minder aan zouden durven actief te worden naast de studie. Het Bestuur 2012 had zich daarom ten doel gesteld zich extra in te zetten om commissies te vullen en gevuld te houden. Daarnaast had het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om de participatie van leden bij activiteiten te bevorderen.

DOELEN A. Commissies vullen en gevuld houden B. Participatie bij activiteiten bevorderen

ACTIEPUNTEN √ A1. Nieuwe commissies oprichten Om het activisme bij S.v. Communiqué te bevorderen heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld twee nieuwe commissies op te richten. Hierdoor zou het Bestuur 2012 haar leden meer mogelijkheden bieden om actief te worden. De commissies die zouden worden opgericht waren de glazenhuiscommissie en de sportcie. Begin mei is de glazenhuiscommissie gevuld met zes leden. De commissie is al voor de zomer begonnen met vergaderen. Meer informatie over het verloop van de commissie is te vinden in het commissieverslag op pagina 44. De sportcie is in mei gevuld met vijf leden. Ondanks dat het moeilijk was de commissie te vullen, is het door veel te promoten toch gelukt om de commissie in mei draaiende te hebben. Echter heeft de sportcie maar één activiteit georganiseerd. Meer informatie over het verloop van de commissie is te vinden in het commissieverslag op pagina 42. Het doel van het oprichten van deze twee commissies was dat het Bestuur 2012 leden die nog niet actief waren bij S.v. Communiqué de mogelijkheid wilde bieden om ook actief te worden. Dit doel is behaald, want zowel in de glazenhuiscommissie en de sportcie zitten enkele leden die voorheen nog niet actief waren. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de sportcie voort te zetten omdat het na slechts één activiteit van de sportcommissie moeilijk te zeggen is of de commissie een succes is of niet. Daarom raadt het Bestuur 2012 aan om het komende jaar met deze commissie activiteiten te organiseren en aan de hand daarvan een conclusie te trekken over de commissie. √ A2. Veilig Traject Activisme Het Bestuur 2012 stelde zichzelf ten doel nieuwe en huidige leden meer ondersteuning te bieden bij het maken van een weloverwogen beslissing met betrekking tot activisme. Onder andere door de invoering van het Twents Onderwijs Model (TOM) en de overheidsmaatregelen staat het


27

activisme onder druk. Er komt veel druk op de studenten te staan om hun studie zo snel mogelijk af te ronden. Dit kan ervoor zorgen dat het activisme op de achtergrond raakt. Het Bestuur 2012 acht het zeer belangrijk dat studenten zich naast hun studie verder kunnen profileren. Door middel van de brochure ‘Veilig Traject Activisme’ wil het Bestuur 2012 haar leden laten beseffen dat het mogelijk is om toch actief te blijven naast je studie. Het Bestuur 2012 wil door middel van deze brochure aan haar leden laten zien dat juist de studievereniging dé plek is om naartoe te gaan voor advies met betrekking tot al je vragen over activisme. De brochure moet de ondersteunende rol van de studievereniging met betrekking tot dit onderwerp benadrukken. De brochure ‘Veilig Traject Activisme’ is voor juli 2012 gedrukt, zodat de nieuwe eerstejaars gebruik konden maken van deze brochure. In de brochure stond onder andere waarom activisme belangrijk is. Daarnaast is er per commissie van S.v. Communiqué beschreven hoeveel tijd deze kost, of deze commissie te combineren is met een full-time studie en waar de leerpunten in de commissie zitten. De brochures zijn aangeboden in de introductietassen, dus alle eerstejaars studenten en de nieuwe pre-master studenten hebben er één ontvangen. De RvA wees het Bestuur 2012 op een aantal onvolledigheden in de brochure ‘Veilig Traject Activisme’. Er ontbrak bijvoorbeeld nog informatie over de overheidsmaatregelen en er kwam niet duidelijk naar voren dat het Bestuur 2012 een ondersteunende rol kan bieden bij de overweging om in een commissie te gaan. Het Bestuur 2012 heeft de brochure daarom zo aangepast dat deze informatie nu wel naar voren komt. Bij de pre-master introductie, die plaats zal vinden in januari 2013 zullen de nieuwe studenten de aangepaste versie krijgen van ‘Veilig Traject Activisme’. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de brochures ‘Veilig Traject Activisme’ te blijven gebruiken en te verspreiden onder nieuwe studenten. Wel adviseert het Bestuur 2012 om de brochure te blijven aanpassen. Het kan namelijk zijn dat zodra het Twents Onderwijs Model ingevoerd wordt, er weer een heel andere aanpak wat betreft activisme noodzakelijk is. Dit zal te zijner tijd moeten worden bekeken. Daarnaast zou het bestaan van de brochure nog beter gepromoot kunnen worden. Veel huidige studenten zijn van het bestaan van de brochure op de hoogte, maar vooral de studenten buiten de actieve kern zouden nogmaals op de brochure gewezen kunnen worden. ≈ A3. Vier keer per jaar een commissiemarkt houden Om het activisme te bevorderen heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om vier keer een commissiemarkt te organiseren. Tijdens een commissiemarkt presenteren de commissies zich en kunnen studenten hun interesse in een commissie aangeven. De eerste commissiemarkt is in maart 2012 georganiseerd. Alleen de commissies die nieuwe leden nodig hadden werden vertegenwoordigd. Het Bestuur 2012 heeft veel aandacht besteed aan de promotie van de commissiemarkt. Ondanks de promotie zijn er nauwelijks bezoekers geweest op de markt. Het Bestuur 2012 denkt dat dit ligt aan het tijdstip. De leden weten inmiddels hoe zij zich aan kunnen aanmelden voor commissies of informatie over commissies kunnen krijgen en hadden geen zin om hiervoor aanwezig te zijn.


28

Tijdens de CWic-In is de tweede commissiemarkt gehouden voor de nieuwe eerstejaars. Deze commissiemarkt was een succes en veel nieuwe eerstejaars hebben aangegeven interesse te hebben in verschillende commissies. Bij de MIK is er geen commissiemarkt georganiseerd. Hiervoor was weinig ruimte in het programma. Daarom heeft het Bestuur 2012 besloten in plaats van een commissiemarkt te houden mensen persoonlijk aan te spreken. Ook hier is een aantal geïnteresseerden uit voortgevloeid. De derde commissiemarkt is georganiseerd op 19 november. Leden die zich de eerste maanden wilden richten op de studie, kregen op deze manier alsnog de kans interesse te tonen voor een commissie. Voor deze commissiemarkt is er veel aandacht besteed aan de promotie, door er bij de collegepraatjes specifiek aandacht aan te besteden en de aandacht te trekken door promotie over de aanwezigheid van bitterballen. Het motto van de commissiemarkt was ‘Rol jij het actieve leven in?’. Bij deze commissiemarkt waren niet veel mensen maar zijn er toch een aantal geïnteresseerden uit gekomen en twee nieuwe actieve leden. In januari 2013 zal het Bestuur 2012 tijdens de MIK een commissiemarkt organiseren. In totaal zullen er dan vier commissiemarkten georganiseerd zijn waarmee het actiepunt voltooid is. Advies: het Bestuur 2012 raadt aan om tijdens de MIK en de CWic-In in september en de MIK in januari een commissiemarkt te organiseren. Het Bestuur 2012 raadt niet aan een commissiemarkt buiten de introductieperiodes te organiseren omdat er uit meerdere jaren gebleken is dat de opkomst op deze commissiemarkten te laag is. Het Bestuur 2012 raadt aan om in plaats van een commissiemarkt een andere activiteit te organiseren, zoals een commissieinteresselunch. ≠ B1. Collegepraatjes aantrekkelijker maken Om het activisme te bevorderen, heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om maandelijks collegepraatjes te houden. Daarnaast is het een goede bijkomstigheid dat op deze manier de naamsbekendheid van S.v. Communiqué onder niet-actieve leden vergroot kan worden. Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld de collegepraatjes aantrekkelijker te maken door het toevoegen van een filmpje. Het filmpje zou de aandacht van de studenten bij het collegepraatje verhogen. Het is niet gelukt het eerste halfjaar de collegepraatjes te laten beginnen met een filmpje. Dit kan worden gewijd aan de nalatigheid van het Bestuur 2012. Er is daarom na de HALV besloten consequent de filmpjes wel te tonen. Het is echter niet te concluderen dat de filmpjes effect hebben gehad. Het Bestuur 2012 heeft het tweede halfjaar in plaats van elke maand, twee keer per kwartiel een collegepraatje gehouden. Het eerste collegepraatje vond plaats tijdens de eerste collegeweek van een kwartiel en het tweede collegepraatje vond midden in het kwartiel plaats. Daarnaast is er een andere invulling gegeven aan de collegepraatjes. Er is voor gezorgd dat de collegepraatjes niet te lang werden door aan het begin een korte activiteitenagenda te tonen en daarna aandacht te besteden aan een specifieke activiteit of commissie. Het Bestuur 2012 is ook een


29

aantal keer met twee bestuursleden naar een college gegaan, waarbij één de presentatie gaf en de ander flyers uitdeelde. Het Bestuur 2012 heeft het afgelopen jaar geprobeerd om maandelijks een collegepraatje te houden. Een overzicht van de collegepraatjes is te vinden in de bijlage op pagina 73. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de collegepraatjes een andere vorm te geven. Ook raadt het Bestuur 2012 aan de filmpjes niet meer te tonen omdat het maken meer tijd in beslag neemt dan verwacht. Wel raadt het Bestuur 2012 aan om met twee bestuursleden naar een collegepraatje te gaan, omdat het bestuurslid dat geen presentatie houdt voor de presentatie flyers kan uitdelen en kan praten met niet actieve leden. Het Bestuur 2012 adviseert daarnaast om goed te letten bij het verdelen van de collegepraatjes op de Engelse vaardigheden van de bestuurders. In het kader van de professionaliteit is het heel belangrijk dat de Engelse collegepraatjes worden gehouden door een bestuurslid dat goed Engels kan spreken.


30

2.5 INTEGRATIE Er bleek nog altijd een grote scheiding te zijn tussen Duitse en Nederlandse studenten. Deze scheiding begint al bij de taalcursus, waar Duitse studenten elkaar al in een vroeg stadium leren kennen. Het Bestuur 2012 achtte het belang van integratie groot. Om de integratie tussen Duitse en Nederlandse studenten te bevorderen, stelde het Bestuur 2012 zich ten doel om aanwezig te zijn bij de taalcursus, een integratieactiviteit te organiseren en de Fragenstunden voort te zetten.

DOELEN A. Integratie van Duitse leden in Nederland bevorderen B. Aantal Duitse leden bij S.v. Communiqué bevorderen

ACTIEPUNTEN X A1. Integratieactiviteit voor Duitse studenten organiseren Om de integratie van Duitse studenten te bevorderen Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld om een activiteit te organiseren waarbij Duitse en Nederlandse studenten elkaar op een leuke manier beter konden leren kennen. Samen met de eerstejaarscommissie 2011-2012 is de activiteit in september georganiseerd. Het actiepunt is niet voltooid omdat de activiteit niet heeft plaats gevonden. Het idee was om een pubquiz te organiseren met daarin vragen over onderwerpen waarover Duitsers en Nederlanders vooroordelen over hebben, zoals bier en tulpen. Er is gepromoot tijdens de CWicIn en er zijn posters opgehangen en flyers uitgedeeld. Ondanks goede promotie waren er weinig bezoekers. Er waren ongeveer 12 mensen aanwezig, waaronder de toekomstige eerstejaarscommissie 2012-2013. Er is daarom ter plekke besloten de pubquiz niet meer te houden, maar een informele borrel te houden. Deze borrel werd door de aanwezigen omschreven als gezellig. Het is niet duidelijk waar de tegenvallende opkomst door is veroorzaakt. Een oorzaak kan zijn dat de meeste eerstejaars bij hun ouders wonen en ’s avonds niet naar een activiteit in Enschede gaan. Een andere oorzaak kan zijn dat de activiteit te vroeg in het jaar was en dat de eerstejaars de anderen nog niet goed genoeg kenden en daarom niet naar de activiteit wilden. Daarnaast waren ook niet alle eerstejaars op de hoogte van Communiqué (en haar Facebook) en waren daardoor moeilijk te bereiken. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de integratieactiviteit wel te organiseren, maar om dit op een latere datum te doen. Op deze manier kan de nieuwe eerstejaarscommissie een rol spelen bij het promoten van de activiteit en zijn meer eerstejaars op de hoogte van Communiqué. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om de promotie nog groter en persoonlijker aan te pakken.


31

≈ A2. Fragenstunde voortzetten Het Bestuur 2012 heeft zich in haar beleidsplan ten doel gesteld om de integratie van Duitse studenten te bevorderen. Daarom heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om de Fragenstunden voort te zetten. In de tweede collegeweek in september heeft een Fragenstunde plaatsgevonden. De opkomst van 8 eerstejaars/pre-master studenten was redelijk. Het viel echter op dat er weinig organisatorische vragen over verhuizing en bankzaken waren. De meerderheid van de vragen gingen over het onderwijs en onderwijssystemen. Reden hiervoor was waarschijnlijk dat er tijdens de Kick-In 2012 ook al een internationale markt georganiseerd was waarbij dit soort vragen beantwoord werden. Er is in december 2012 een rondvraag gedaan bij de eerstejaars of Duitse studenten nogmaals behoefte hadden aan een Fragenstude. Dit bleek echter niet het geval te zijn. Er is daarom besloten om geen tweede Fragenstunde te organiseren. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om Duitse eerstejaars studenten de mogelijkheid te blijven bieden vragen te kunnen stellen aan Duitse ouderejaars studenten. Er moet echter nagedacht worden over de invulling en promotie van de Fragenstunde. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een informele lunch met Duitse ouderejaars studenten en de eerstejaars. Het Bestuur 2012 raadt aan om het evaluatiedocument te raadplegen bij de organisatie van de Fragenstunde. √ B1. Aanwezig zijn bij de taalcursus Het Bestuur 2012 heeft zich ten doel gesteld aanwezig te zijn tijdens de taalcursus in augustus 2012, om er zo voor te zorgen dat Duitse studenten al vroeg in aanraking komen met S.v. Communiqué. Hierdoor kan de integratie worden bevorderd. Er werd in samenwerking met Dimensie een High Tea georganiseerd. Alle deelnemers van de taalcursus hebben via de coördinator van de taalcursus een uitnodiging ontvangen en er werd tijdens de taalcursus geflyerd. Het bleek erg moeilijk om alleen de CW cursisten te bereiken, omdat zij de cursus samen met psychologie studenten volgden. Daarnaast werd het duidelijk dat de deelnemers van de taalcursus meer prioriteit hadden liggen bij het leren. Het was moeizaam om ze over te halen om naar de high tea te komen. De High Tea was uiteindelijk wel een erg geschikte activiteit. De sfeer was door middel van muziek en fimpjes gezellig en de aanwezigen hebben in het kort de belangrijkste informatie over S.v. Communiqué ontvangen. Daarnaast konden de deelnemers ook de Communiquékamer bezichtigen. Deze activiteit was volgens het Bestuur 2012 een goed moment voor een eerste kennismaking en ziet dit actiepunt als voltooid. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om weer een activiteit tijdens de taalcursus te organiseren. Het was een goede activiteit voor de eerste kennismaking met Duitse studenten. Er is bovendien altijd de kans dat er nog meer cursisten op af komen. Bovendien zijn de PSY en CW cursisten vaak


32

vrienden, waardoor onderling over een dergelijke activiteit gepraat wordt. Daarnaast zou het wenselijk zijn dat de activiteit wordt georganiseerd op een dag dat de studenten niet al veel andere informatie krijgen. Zo hebben de Duitse studenten meer aandacht voor de informatie die verstrekt wordt vanuit S.v. Communiqué. X B2. Brief vanuit de opleiding naar Duitse studenten Om de integratie onder Duitse studenten te bevorderen heeft het Bestuur 2012 zich ten doel gesteld om aankomende Duitse CW studenten eerder in aanraking te laten komen met S.v. Communiqué. Daarom zou er in samenwerking met de opleiding in augustus een brief naar alle nieuwe studenten worden verstuurd om ze kennis te laten maken met S.v. Communiqué. Het was uiteindelijk niet mogelijk om al in augustus vanuit de opleiding een brief te sturen naar aankomende studenten. Dit komt omdat alleen de CSA (Centrale Studenten Administratie) de gegevens van studenten heeft die zich hebben ingeschreven. Aan het informatiepakket dat vanuit de CSA verstuurd werd, kon geen brief meer worden toegevoegd. Hiervoor moest uiterlijk in januari een verzoek worden ingediend. Als alternatief heeft het Bestuur 2012, toen alle adresgegevens bij de opleiding bekend waren, een brief verstuurd naar alle eerstejaars studenten. In de brief werd uitgelegd wat S.v. Communiqué voor de studenten tijdens hun studie kan betekenen. Bovendien werden studenten herinnerd aan de mogelijkheid om actief te worden bij S.v. Communiqué. Het Bestuur 2012 heeft een verzoek ingediend bij de CSA om de brief toe te voegen aan het informatiepakket van 2013. Dit verzoek is helaas afgewezen. Dit met de volgende beargumentering:  

 

Als de CSA akkoord gaat met het toevoegen van de brief aan de informatiepakketten dan moet de CSA ook akkoord gaan met verzoeken van andere opleidingen. Als de CSA aan het pakket teveel ‘extra informatie’ toevoegt dan kan het betekenen dat er teveel informatie wordt verstuurd waardoor de informatie over de inschrijving ondergesneeuwd wordt. Juist deze informatie is de belangrijkste reden voor het versturen van het pakket. De CSA wil dat een student op tijd de inschrijving afrondt. Elke brief moet door een extern bedrijf (dat voor de CSA de pakketten samenvoegt en verstuurt) handmatig worden toegevoegd. Dit kost extra tijd, dus ook extra geld. Het pakket wordt door alle informatie ook groter en zwaarder en dit betekent extra verzendkosten.

Het Bestuur 2012 beschouwd het actiepunt als niet voltooid omdat de brief die in november is verstuurd de doelstelling ‘integratie’ niet dient. Wel is het Bestuur 2012 van mening dat het goed is dat de eerstejaars studenten in november nogmaals zijn gewezen op de toegevoegde waarde van S.v. Communiqué. Advies: Het Bestuur 2012 kan niet met zekerheid zeggen of de brief, die in november vanuit de opleiding is verstuurd, impact heeft gehad op het gedrag van de eerstejaars. Echter is het wel een goede mogelijkheid om studenten te wijzen op de voordelen die S.v. Communiqué biedt. De eerstejaars studenten hebben in november de eerste tentamens achter de rug en kunnen There is more than meets the eye

33

eventueel beter beoordelen of ze naast de studie nog actief kunnen worden. Daarom raadt het Bestuur 2012 aan om deze brief als het mogelijk is ook volgend jaar weer in samenwerking met de opleiding te versturen.


34

HOOFDSTUK 3 COMMISSIES 3.1 LOPENDE COMMISSIES 2.1.1 Borrelcie Het afgelopen jaar heeft de borrelcommissie 10 borrels georganiseerd. In het afgelopen halfjaar zijn er twee nieuwe leden bij de borrelcie gekomen, beiden uit het eerste jaar. De borrelcommissie heeft er voor gezorgd zo veel mogelijk de borrels te plannen buiten de tentamenweken om, heeft de borrels goed gepromoot met een poster en flyers en er zijn regelmatig activiteiten gekoppeld aan de borrels. Zo is er in samenwerking met de CWaccie en de PreMaCie een barbecue georganiseerd, is er de presentatie van de Scavenger Hunt gehouden tijdens een borrel en is het kandidaat-bestuur gepresenteerd tijdens een borrel. Het is gebleken dat dit soort borrels veel meer leden trekt dan gewone borrels. Omdat je van te voren heel moeilijk het aantal bezoekers in kan schatten, is de borrelcie het afgelopen jaar een aantal keer er tegenaan gelopen dat er of te veel of te weinig ruimte was in café de Pijp. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan om de borrels op tijd te promoten en voor de borrel goede afspraken te maken met café de Pijp. Wanneer het een grote borrel lijkt te worden door een koppeling aan een activiteit, moet de borrelcie met de Pijp overleggen of er in het café veel mensen van andere verenigingen of disputen gaan komen. Wanneer dit het geval is, moet de borrel in het andere gedeelte van het café gehouden worden.

2.1.2. Competencie De competencie heeft een goed jaar achter de rug. De commissie heeft in de eerste helft van 2012 drie activiteiten georganiseerd: een excursie naar Inc. Merkbeleving, een workshop snel artikelen lezen en de Week van de Social Media. Ook in de tweede helft van 2012 zijn er drie activiteiten georganiseerd. Lezing ‘Start with the why’, lezing ‘Do’s and dont’s van social media’ en CW’s Debat Bad – Project X Haren. Na de zomervakantie moest de competencie opnieuw opgestart worden aangezien er een volledig nieuwe commissie samengesteld. De commissie is snel opgestart en begonnen met het benaderen van bedrijven. Er staan ook voor 2013 al meerdere lezingen, workshops en excursies op de planning. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 om op dezelfde manier verder te gaan met de competencie. De competencie is erg zelfstandig. Een goede jaarplanning is echter wel belangrijk. Daarom adviseert het Bestuur 2012 wel om een goede jaarplanning te maken.


35

2.1.3 CWaccie De CWaccie is het afgelopen jaar een stabiele goedlopende commissie geweest. De feesten die georganiseerd werden in de Aspen Valley werden over het algemeen goed bezocht. Met de winst van de feesten konden weer andere activiteiten zoals waterskiën en de sinterklaasavond georganiseerd worden. Na de vakantie is de CWaccie van samenstelling veranderd. In het begin waren er wat problemen wat betreft motivatie en inzet van verschillende commissieleden. Na een goed gesprek geleid door de voorzitter van de CWaccie zijn de mensen die niet meer gemotiveerd waren uit de commissie gestapt en zijn er nieuwe gemotiveerde mensen de commissie komen versterken. Nu loopt de commissie weer erg goed en zijn er geen problemen. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om op deze manier door te gaan met de CWaccie. Omdat het een commissie is die over het algemeen niet veel tijd kost, moet er wel goed in de gaten gehouden dat de commissieleden genoeg energie in de commissie willen steken en dat de motivatie onder de commissieleden hoog blijft. Daarom is het wel belangrijk dat de bestuursverantwoordelijke waar mogelijk altijd bij de vergaderingen aanwezig is.

2.1.4. Eerstejaarsscie De eerstejaarscommissie heeft een redelijk jaar gehad. Er is voor de zomervakantie een aantal activiteiten georganiseerd, maar de opkomst op deze activiteiten was zeer wisselend. De oorzaak hiervan was vooral de wisselende kwalitiet van de promotie en de afname van motivatie van een aantal leden in de commissie. Na de zomervakantie is de bestuursverantwoordelijke begonnen met vergaderen met drie geïnteresseerden. Deze geïnteresseerden namens steeds meer mensen mee en uiteindelijk is er een commissie van 9 eerstejaars gevormd. Zij zijn erg enthousiast en hebben twee activiteiten georaniseerd: pizza eten en bowlen en een tochtje naar de kerstmarkt in Münster. De eerste activiteit was goed gepromoot en goed bezocht, maar bij de tweede activiteit viel de opkomst tegen. Deze activiteit viel namelijk op de eerste dag van Serious Request en een aantal eerstejaars gaf aan liever naar de sluiting van het Glazen Huis te gaan. Daarnaast gingen ook al talloze eerstejaars naar hun ouders omdat zij geen college meer hadden. Ondanks de kleine groep was de activiteit geslaagd. Twee commissieleden hebben plaatsgenomen in de eerstejaarsfeestcommissie met Newton en Dimensie en de eerste vergaderingen hiervan hebben al plaats gevonden. Advies: het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om veel aandacht te besteden aan de eerstejaarscommissie. Het blijkt dat deze studenten nog geen vergaderervaring hebben en niet goed weten wat ze moeten doen. Het is de taak aan het bestuur om deze studenten goed te begeleiden en hen op deze manier ook gemotiveerd te houden. Het Bestuur 2012 raadt daarom ook aan om bij iedere vergadering aanwezig te zijn. Om de opkomst op de activiteiten minder wisselvallig te maken, raadt het Bestuur 2012 aan om veel aandacht te besteden aan de promotie van de activiteiten van de eerstejaarscommissie.


36

2.1.5. Graficie De graficie was het eerste half jaar een erg grote commissie met ongeveer 17 leden. Dit is erg veel waardoor de verantwoordelijkheid gemakkelijk verschoven werd. Daarom werd ervoor gekozen om elk lid te benaderen en te vragen of hij/zij door wou gaan met de commissie. Hierna waren er nog twee leden over. In de tweede helft van 2012 hebben zich nog drie leden opgegeven voor de graficie. Echter is de inzet van de leden erg verschillend. Deze commissie heeft aandacht nodig. Er moet bewaakt worden dat aanvragen eerlijk verdeeld worden en dat leden gemotiveerd zijn en blijven. Advies: Het Bestuur 2012 adviseert het Bestuur 2013 om verder op zoek te blijven gaan naar nieuwe commissie leden met ervaring en toezicht te houden op de commissie, zodat aanvragen eerlijk verdeeld worden en leden gemotiveerd blijven. Het is ook aan te raden om commissieavondjes te plannen zoals bijvoorbeeld een ‘Skillsavond’ waar leden onderling kennis gaan delen over Photoshop en gezellige dingen samen doen om de samenhang van de commissie te verhogen.

2.1.6. ICTcie De ICTcie bevat op het moment van schrijven twee leden. De ICTcie heeft er dit jaar onder andere voor gezorgd dat de website van S.v. Communiqué vernieuwd en beter beveiligd is. Daarnaast heeft de ICTcie voor een inlogsysteem gezorgd op de website. Ook beschikt de website van S.v. Communiqué dankzij de ICTie over een systeem waardoor de website ook aangeboden kan worden in het Engels. Op dit moment houdt de ICTcie zich onder andere nog bezig met het verbeteren van de website op een aantal vlakken, zoals snelheid, het voorkomen van spam dat via de website binnenkomt en het optimaliseren van de inschrijvingsmogelijkheden via de website. Daarnaast houdt de ICTcie zich op dit moment bezig met het onderzoeken van de mogelijkheden voor een snacksysteem en het vernieuwen van de nieuwsmail. Al met al kan er gezegd worden dat de ICTcie dit jaar een goedlopende commissie is geweest die veel heeft weten te bereiken. Verwacht wordt dat de ICTcie hier komend jaar mee door zal gaan. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan de werkwijze met betrekking tot de ICTie voort te zetten. Wel zou er misschien nog een extra lid gezocht kunnen worden voor de commissie. Dit zal de andere twee leden van de ICTcie dan kunnen ontlasten.

2.1.7. Impuls In het halfjaarverslag kwamen een aantal problemen binnen de Impulscommissie aan het licht. De kwaliteit van de Impuls was niet goed en voldeed niet aan de verwachtingen van de opleiding. Dit kwam onder andere door het niet halen van deadlines en door tijdsdruk. In het halfjaarverslag is daarom een aantal punten vermeld waarmee de Impuls naar een hoger niveau getild kon worden. Dit waren de volgende punten:


37



Ten eerste wil het Bestuur 2012 ervoor zorgen dat de motivatie binnen de commissie wordt verhoogd. Alle leden van de Impuls zullen erop gewezen worden dat het Bestuur 2012 van hen verwacht dat zij zich volledig inzetten voor de commissie. Het Bestuur 2012 zal ervoor zorgen dat de commissieleden van de Impuls begrijpen hoe serieus de situatie is en hoe belangrijk het is om de Impuls per direct te verbeteren. Er zullen samen met de commissie afspraken gemaakt worden over de nodige veranderingen. Het Bestuur 2012 acht het onder andere noodzakelijk dat de commissieleden niet alleen maar columns schrijven, maar vooral artikelen schrijven die gerelateerd zijn aan Communicatiewetenschap. Als commissieleden aangeven aan deze veranderingen niet te kunnen of te willen meewerken, dan zal er voor hen geen plek meer zijn in de commissie.

De motivatie binnen de commissie is erg verhoogd. Bij het begin van het nieuwe collegejaar is er een aantal nieuwe commissieleden bijgekomen en is er een aantal leden uit de commissie gestapt. De nieuwe commissieleden kwamen in de commissie met een frisse blik en veel enthousiasme. Hierdoor is de gehele motivatie binnen de commissie verhoogd en zijn alle commissieleden bereid om serieuze artikelen te schrijven in plaats van enkel fun artikelen. 

De eerste vergadering van de Impulscommissie zal worden bijgewoond door een aantal bestuursleden. Tijdens deze vergadering zal het probleem worden besproken en zal worden benadrukt dat het komende halfjaar hard gewerkt moet worden aan de Impuls. De Impuls commissie zal zelf ook worden gevraagd naar input voor de oplossing van het probleem.

Doordat de samenstelling van de Impuls veranderde aan het begin van het collegejaar is de eerste vergadering een brainstorm geweest. De leden waren na deze brainstorm erg enthousiast en zagen zelf dat de Impuls naar een hoger niveau getild moest worden. Het bestuur vond het daarom niet nodig om de eerstvolgende vergadering bij te wonen met meerdere bestuursleden, aangezien de ernst van het probleem al duidelijk was bij de commissie. 

De commissieverantwoordelijke zal gaan praten met bestuurders van andere studieverenigingen die over het verenigingsblad gaan. Hierdoor kunnen er nieuwe ideeën worden opgedaan.

De commissieverantwoordelijke van de Impuls heeft tot op heden nog niet met andere bestuurders van studieverenigingen gepraat over hun verenigingsblad. Wel is de commissieverantwoordelijke goed gaan kijken naar verenigingsbladen van andere verenigingen en hier zijn ook een aantal ideeën uit ontstaan. Vooral de verenigingsbladen van andere studieverenigingen voor Communicatiewetenschap ziet het bestuur hierbij als waardevol. 

Het Bestuur 2012 zal de commissie erop wijzen dat de verhouding tussen op wetenschappelijke bronnen gebaseerde artikelen en ‘fun artikelen’ scheef ligt en moet worden veranderd. Dit houdt in dat er in de Impuls meer nadruk moet worden gelegd op artikelen die gebaseerd zijn op wetenschappelijke bronnen.

De onderstaande tabel geeft de verdeling van amusement artikelen en informerende artikelen weer. In deze tabel is een verschuiving te zien van amusement artikelen naar informerende artikelen. Ook is te zien dat de Impuls steeds uitgebreider werd. Naast de verdeling van de There is more than meets the eye

38

artikelen valt het ook op dat vanaf Impuls 5 de serieuze artikelen langer worden en de amusement artikelen vaak één pagina zijn.

Impuls 3 (mei 2012) 4 (juni 2012) 5 (sept 2012 1 (nov 2012) 2 (jan 2013) 

Aantal amusement artikelen 8 9 7 7 7

Aantal informerende artikelen 7 6 10 12 12

Totaal 15 15 17 19 19

Het Bestuur 2012 is van mening dat de Impuls een betere uitstraling krijgt als de onderwerpen meer Communicatiewetenschap gerelateerd zijn. Er zou daarom met de commissie worden overlegd wat goede thema’s kunnen zijn voor de Impuls. Daarnaast zal er worden gebrainstormd over nieuwe rubrieken.

Tijdens de brainstorm aan het begin van het collegejaar is er nagedacht over thema’s en rubrieken. Hieruit zijn een aantal rubrieken ontstaan, zoals ‘Impuls goes global’. Na het maken van twee Impulsen bleek de commissie toch moeite te hebben met het bedenken van goede thema’s. Daarom heeft het bestuur meegedacht met het bedenken van thema’s. Ook heeft het bestuur de alumnivereniging Pheidippus benaderd en de voorzitter van deze vereniging gevraagd of zij een vergadering wil bijwonen zodat er nieuwe inspiratie voor thema’s kan ontstaan. Deze vergadering zal binnenkort plaatsvinden. 

Commissieleden zullen frequenter worden gestuurd naar voor Communicatiewetenschap studenten interessante activiteiten of evenementen om daar verslag van te leggen. Hier is ook reiskostenvergoeding inbegroot.

De commissie kwam met het idee om de rubriek “Evenement: voor en na” te introduceren. Met evenementen worden hier activiteiten bedoeld die interessant zijn voor Communicatiewetenschapstudenten. Helaas is dit tot op heden nog niet gelukt. Doordat de commissie veel verandering heeft doorgemaakt en doordat de commissie nog redelijk klein was, is het door tijdsdruk niet gelukt om dit te doen. Wel wil de commissie dit nog gaan doorvoeren. Er zal dan een artikel geschreven worden over een evenement dat er aan komt, om zo studenten op de hoogte te stellen van dat evenement. Daarna zal één of meerdere commissieleden naar dit evenement toegaan en in de volgende Impuls een stuk over het evenement schrijven. 

Het Bestuur 2012 acht het belangrijker een goede commissiebinding is. Er zullen daarom regelmatig activiteiten worden georganiseerd die deze commissiebinding ten goede zullen komen.

In het afgelopen jaar zijn de commissieleden meerdere keren bij elkaar gekomen, waardoor er een goede commissiebinding is. Zo is er twee keer een commissie-uitje georganiseerd en is er een lay-outavond georganiseerd. Daarnaast hebben commissieleden ook vaak samen een artikel geschreven.


39



Er zal met de hoofdverantwoordelijke lay-out worden gekeken naar mogelijkheden voor een professionelere lay-out.

Sinds Impuls 5 kent de Impuls een nieuwe lay-out. Er is een nieuwe hoofdverantwoordelijke gekomen voor de lay-out. Deze hoofdverantwoordelijk heeft hiervoor ook een duidelijk document opgesteld voor lay-outers, waardoor er meer structuur in de Impuls te zien is. Ook is er een lay-outavond geweest, waardoor alle lay-outers op één lijn zitten bij het maken van de Impuls. 

Tenslotte zal er de kans worden geboden aan Communicatiewetenschap gerelateerde bedrijven om stukken aan te leveren die in de Impuls kunnen worden geplaatst.

Om dit actiepunt te voltooien is er contact geweest met de alumnivereniging Pheidippus. Zij zijn bereid de Impuls te helpen. Als de Impuls op zoek is naar een professional op een bepaald gebied wil de alumnivereniging helpen met het benaderen van alumni door middel van het Linked-In netwerk. Daarnaast wil de alumnivereniging ook graag meedenken met interessante thema’s. Naast de bovenstaande punten is er een duidelijke jaarplanning gemaakt. Hierdoor werden deadlines gehaald en nam de tijdsdruk af. Al met al is de Impuls op de goede weg, maar moet er zeker nog verder verbeterd worden. Ook de opleiding is het hier mee eens. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om goed toe te zien op de kwaliteit van de Impuls. Het Bestuur 2012 raadt aan om een duidelijke planning te maken voor de commissie, zodat deadlines gemakkelijker gehaald gaan worden. Verder raadt het Bestuur 2012 aan om de banden met de alumnivereniging Pheidippus goed te onderhouden en alumni te benaderen voor het schrijven van artikelen of voor interviews. Ook raadt het Bestuur 2012 aan om goed te blijven overleggen met de opleiding. Om de kennisoverdracht tijdens de bestuurswissel goed de laten verlopen is er een evaluatiedocument opgesteld. Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om deze te blijven raadplegen en te blijven aanpassen.

2.1.8. PreMaCie Het eerste half jaar is de PreMaCie een goedlopende en goed gevulde commissie geweest. De 8 leden die de PreMaCie bevatte hebben onder andere PreMaCiepop, een casinoavond en de PreMasterintroductie georganiseerd. Over het algemeen waren deze activiteiten geslaagd en goed bezocht. Na de vakantie ging het Bestuur 2012 op zoek naar een nieuwe PreMaCie. Meteen op de PreMasterintroductiedag werd geprobeerd om Pre-Masterstudenten te enthousiasmeren voor de commissie. Dit bleek lastiger dan verwacht. Dit was te wijten aan een aantal factoren. Veel PreMasterstudenten gaven aan nog thuis te wonen en het daarom niet zagen zitten in een commissie te stappen. Daarnaast geven veel studenten aan dat ze eerst wilden afwachten hoe druk hun studie zou zijn. Door onder andere de strengere overheidsmaatregelen gaven ze aan zich eerst volledig te willen focussen op hun studie omdat ze zich geen vertraging meer konden


40

permitteren. Het Bestuur 2012 is in de maanden na de introductie Pre-Masterstudenten blijven aanspreken en is langs gegaan bij colleges. Dit zorgde ervoor dat het Bestuur 2012 in december toch een PreMaCie heeft kunnen vullen met 6 leden. De commissie is op dit moment bezig met het organiseren van de Pre-Masterintroductiedag en een avond bowlen voor de PreMasterstudenten. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om veel aandacht te blijven schenken aan het activisme onder Pre-Masters. Het is zorgwekkend dat het dit jaar zo moeilijk was een PreMaCie te vullen. Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 een duidelijk plan van aanpak op te stellen met betrekking tot het activisme onder Pre-Masters, zodat het probleem in de toekomst wellicht beter kan worden aangepakt. Wat betreft de huidige PreMaCie s het zaak om ze enthousiast te blijven houden voor de commissie. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 het Bestuur 2013 aan om de commissie veel te begeleiden en waar mogelijk altijd bij de vergadering aanwezig te zijn. Omdat de leden van de commissie nog niet veel ervaring hebben met commissiewerk is het van belang dat ze goed begeleid worden.

2.1.9. SOCOM De SOCOM is het afgelopen halfjaar iets veranderd. De leden van de SOCOM worden nu op de website van S.v. Communiqué voorgesteld als jaarvertegenwoordiger en werden ook tijdens de collegepraatjes benoemd. De jaarvertegenwoordigers zijn het eerste aanspreekpunt voor hun studiegenoten bij problemen, vragen en klachten. Deze verandering heeft ten doel om de communicatie met de SOCOM makkelijker te laten verlopen, zodat studenten ook op de wandelgangen met de jaarvertegenwoordiger in gesprek gaan over het onderwijs. De SOCOM vergaderingen waren in het afgelopene half jaar een keer per maand gepland. In december is de vergadering echter niet doorgegaan omdat de opleiding niet aanwezig kon zijn en er geen dringende zaken te bespreken waren. De SOCOM heeft verder op de website van S.v. Communiqué, in collegepraatjes en op Facebook extra aandacht gekregen. Dit om de jaarvertegenwoordigers bekend te maken. Er is een aantal Facebook groepen aangemaakt voor alle studenten van CW en voor bepaalde jaarlagen en mastertracks. Hier wordt veel over het onderwijs gepraat en worden vragen gesteld en problemen besproken. Dit wordt waar nodig meegenomen in de SOCOM vergadering samen met de onderwijscoördinator. Er missen nog twee leden in de SOCOM (één derdejaars en een master studenten vanuit de track New Media and Communication) verder is de commissie een goed lopende commissie. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om op deze manier door te gaan met de SOCOM. Facebook blijkt een handig communicatiemiddel te zijn om onderling en met studiegenoten te communiceren. Het is goed om een keer per maand te vergaderen, dit om elkaar scherp te houden en actief bezig te blijven met het onderwijs. Waar mogelijk kan nog meer aandacht besteed worden aan het bekend maken van de leden in de SOCOM en de werkwijze van de SOCOM. Het valt op dat niet iedereen bekend is met de SOCOM ofwel de werkwijze/rechten van de SOCOM.


41

2.1.10 Sponsorcie Het Bestuur 2012 heeft het afgelopen halfjaar zich ten doel gesteld meer te vergaderen met de sponsorcieleden. Er is een aantal keer door de sponsorcieleden gebeld met behulp van de bellijst en zijn er een aantal mogelijke samenwerkingen uit voort gekomen voor een lezing of workshop. Helaas zijn er geen nieuwe leden gevonden, ook omdat de leden hebben aangegeven de commissie niet aantrekkelijk te vinden. Het was moeilijk met één lid consequent te vergaderen en het Bestuur 2012 meent dat dit met meer gemotiveerde leden beter zal gaan. Met het Duitse sponsorcielid is één keer vergaderd maar tot nu toe is daar nog niets uit gekomen. Er is met haar afgesproken dat zij de Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland gaat helpen met het opstellen van een bellijst. Advies: Om consequenter te kunnen werken met de sponsorcie raadt het Bestuur 2012 aan om meer sponsorcieleden te vinden. Wanneer de sponsorcie meer leden dan twee heeft, kan het Kandidaatsbestuur 2013 met behulp van deze commissie veel bedrijven bereiken en hopelijk zo nieuwe samenwerkingen aan gaan.

2.1.11 Sportcie Sinds de oprichting van de sportcie is er één activiteit geweest die georganiseerd is door de commissie en zal in februari de tweede activiteit plaatsvinden. Ook heeft de sportcie de sportshirts uitgezocht en besteld. De eerste activiteit van de sportcie was de survivalrun. Op deze activiteit waren niet erg veel leden, maar de aanwezige leden vonden de activiteit wel erg geslaagd. Om variatie in de aanwezige leden op sportcie-activiteiten te behouden, wisselt de sportcie laagdrempelige activiteiten af met wat uitdagende activiteiten. De activiteit in februari zal daarom laagdrempeliger zijn en zo hoopt de sportcie een grotere groep leden aan te spreken. Wel bleek in het tweede halfjaar de motivatie binnen de commissie wat gedaald te zijn. Hierdoor en door veel activiteiten van andere commissies die al gepland waren heeft de sportcommissie nog maar één activiteit kunnen organiseren. Het bestuur vond het belangrijk dat de motivatie binnen de commissie weer verhoogd werd. Daarom heeft het bestuur duidelijk bij de commissie aangegeven dat het belangrijk is dat de commissie goed functioneert en gemotiveerde leden heeft. Omdat de commissie nieuw is, is het belangrijk dat zij de aandacht trekken met hun activiteiten, zodat de leden ook bekend worden met deze commissie. De commissieleden gaven aan dat zij het hier ook mee eens zijn. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om op zoek te gaan naar een aantal nieuwe leden voor de sportcie. Wellicht is het handig om eerste- of tweedejaars studenten in de commissie te hebben, zodat elke jaarlaag vertegenwoordigd is. Verder adviseert het Bestuur 2012 om duidelijk voor de commissie te maken hoeveel activiteiten zij ongeveer kunnen organiseren, bijvoorbeeld door middel van een jaarplanning. Zo komt er meer structuur in de commissie en hebben zij een beter doel. Door meer activiteiten te organiseren, wordt de bekendheid van de sportcommissie ook groter.


42

3.2 PROJECTCOMMISSIES 2.2.1. Almanakcie Het eerste halfjaar had het Bestuur 2012 grote moeite met het vinden van een almanakcommissie. Doordat er na de vakantie een actieve groep eerstejaars studenten bijgekomen is, is de almanakcommissie in oktober 2012 gestart. De commissie bevat 4 leden. Het thema van de almanak van dit jaar is ‘Sprookjes’. Op het moment van schrijven is de almanakcommissie druk bezig met het verzamelen van stukken voor in de almanak. Het smoelenboek zal dit jaar niet geplaatst worden in de almanak maar achter het inlogsysteem van de website. Hierdoor heeft de commissie geld om de gehele almanak in kleur te laten drukken, waardoor deze aantrekkelijker wordt om te lezen. Verwacht wordt dat de almanak in april of mei 2012 gepresenteerd kan worden. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om gelijk aan het begin van het bestuursjaar op zoek te gaan naar een nieuwe almanakcommissie en hier veel tijd in te steken. Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan ernaar te streven om de almanak binnen hun bestuursjaar te kunnen presenteren.

2.2.2 CWic-in Ook dit jaar is de opleidingskick-in georganiseerd door de CWic-In. Dit jaar is besloten om de commissie te verkleinen naar 6 personen. Hierdoor verliep de organisatie van het kamp minder chaotisch en voelde de commissieleden zich meer verantwoordelijk voor hun taken. Daarnaast waren er op het kamp activisten mee, die de commissie ondersteunden op het kamp. De doegroepenmarkt en het kamp verliepen voor de deelnemers goed. Organisatorisch gezien verliep echter niet alles vlekkeloos. Dit was vooral te wijten aan het feit dat bijna alle commissieleden niet zelf eerder mee geweest waren met de opleidingskick-in en zo bijvoorbeeld niet goed wisten wat hun rol was bij de doegroepenmarkt. Hier had de bestuursverantwoordelijke de commissieleden beter op kunnen voorbereiden. Het draaiboek van de CWic-In is aangepast, zodat deze fouten volgend jaar niet weer gemaakt worden. Het heeft voordelen en nadelen dat er activisten mee gaan op kamp. Het voordeel hiervan is dat de commissie kleiner is, zodat het organiseren van het kamp minder chaotisch wordt. Wel is gebleken dat het nadeel hiervan is dat veel activisten bijna geen verantwoordelijkheid voelen voor het kamp en dat zij het gewoon leuk vinden om mee te gaan. Hier kan volgend jaar naar gekeken worden door de activisten ook verantwoordelijkheid te geven, door bijvoorbeeld hen verantwoordelijk te stellen voor een activiteit. De selectieprocedure voor de activisten was dit jaar niet netjes. De activisten waren vooral bekenden van de commissie. De selectieprocedure kan, als er in 2013 weer gekozen wordt voor activisten, beter anders ingevuld worden. Het is wenselijker om de activisten via het bestuur te selecteren. Zo kunnen alle leden aangeven dat ze geïnteresseerd zijn om als activist mee te gaan


43

op het kamp. Ook bleek dat het kampprogramma dit jaar vrijwel hetzelfde was als vorig jaar, terwijl dit jaar dit juist veranderd zou worden. Hier is door de bestuursverantwoordelijke niet genoeg op toegezien. Volgend jaar zal dit waarschijnlijk voorkomen worden, doordat de CWic-In dan op een andere locatie zal plaatsvinden. Desondanks zal hier door de bestuursverantwoordelijke nog goed op gelet moeten worden. Advies: Het Bestuur 2012 adviseert het Bestuur 2013 om goed te kijken naar de invulling van de CWic-In. Met name moet er kritisch gekeken worden naar het kampprogramma , naar de selectieprocedure van de activisten en naar de rol van de activisten. Ook adviseert het Bestuur 2012 om minstens twee commissieleden te hebben die zelf mee zijn geweest op het kamp, zodat er binnen de commissie duidelijk is hoe de opleidingskick-in werkt.

2.2.3 Galacie Het gala in samenwerking met ConcepT heeft in november plaatsgevonden. Dit jaar was de locatie ’t Bölke aangekleed volgens het thema 1001 nacht. De commissie heeft daarnaast een pakkenpasdag , een pre gala activiteit in de vorm van stijldansen georganiseerd en een pre gala diner. De aanwezigen bij de pre gala activiteit waren vooral mannelijke leden van ConcepT, er waren weinig leden van Communiqué aanwezig. Leden gaven veelal aan dat zij niet van de activiteit afwisten en toen zij ervan hoorden al andere plannen hadden. Het aantal aanwezigen was echter voldoende, omdat er anders niet veel ruimte meer over was om te dansen. Ook bij het pre gala diner waren weinig aanwezigen en dit is te wijten aan promotie die te laat en niet goed op gang kwam. De promotie van de pre gala activiteit en het diner moet volgend jaar dus beter worden geregeld. De pre gala activiteiten en het gala zelf zijn uitgebreid geëvalueerd in een evaluatiedocument. Een ander kritiekpunt op het gala was de fotograaf. Het heeft een lange tijd geduurd voordat de verenigingen de foto’s tot hun beschikking hadden en daarnaast was de communicatie met de fotograaf niet optimaal. De commissie beveelt deze fotograaf dan ook niet aan voor de volgende keer. De volgende commissie moet in het contact met de fotograaf duidelijker maken dat de foto’s binnen een bepaalde tijd klaar moeten zijn en dit in een contract vastleggen. Ondanks de hierboven omschreven punten die minder gingen was het gala wel goed bezocht en was het een gezellig gala. Advies: het Bestuur 2012 raadt aan voor het volgende gala het evaluatiedocument goed door te nemen. Op deze manier kunnen fouten die nu zijn gemaakt in de organisatie voorkomen worden. Daarnaast raadt het Bestuur 2012 aan om de commissie aan te sporen om alle afspraken vast te laten leggen zodat een aantal problemen kunnen worden voorkomen.

2.2.4. Glazenhuiscie De glazenhuiscommissie is opgericht met het doel om de naamsbekendheid van S.v. Communiqué te vergroten door een of meerdere ludieke acties te bedenken waar geld mee ingezameld kan worden voor Serious Request 2012. Daarnaast is de commissie opgericht om zo de leden een kans te geven om actief te worden en steunt S.v. Communiqué met deze commissie het goede doel.


44

De glazenhuiscommissie heeft na de zomervakantie bijna elke week vergaderd. Door middel van wat kleine acties zoals het verkopen van tosti’s en beschuit met muisjes is er geld opgehaald. Daarnaast heeft de commissie een kaartspel ontworpen waar 11 vrouwen in lingerie met bodypaint op de buik opstaan, om hiermee op een ludieke manier geld op te halen. Ook is er voor de lancering van het kaartspel een feest gegeven waar een deel van elk drankje naar het goede doel is gegaan, net zoals bij de decemberborrel. De commissie is wel tegen veel dingen aangelopen zoals een ongelijke verdeling van commissiewerk en onduidelijke communicatie. Daarnaast had de commissie veel plannen waarvan er maar een paar hebben kunnen plaatsvinden, onder andere door tijdsdruk en weinig budget. De commissie heeft een evaluatie gehouden, meer informatie is te vinden in dit document. In totaal heeft de glazenhuiscommissie ongeveer 1900 euro opgehaald. Helaas zijn er veel kosten omgegaan in de het bedrukken van de kaartspellen maar alsnog is het Bestuur 2012 tevreden met het opgehaalde bedrag. Daarnaast was het de bedoeling om in de aandacht te komen, wat goed is gelukt. Het kaartspel heeft de aandacht getrokken van de studenten op de UT waardoor er zelfs mensen speciaal hiervoor naar de Communiquékamer zijn gegaan. Ook is de commissie met de actie in een huis aan huis blad gekomen, in het UT nieuws, in het boek ‘Op de kroeg’ en het geld is onder veel aandacht ingeleverd. De commissie is met de modellen het geld gaan inleveren bij het Glazen Huis met shirts waarop de groepsfoto van de modellen is gedrukt en met grote borden met daarop de cheque of de groepsfoto. Hierdoor zijn we in de aandacht gekomen van de DJ’s en zijn we hierna nog meerdere keren genoemd.

2.2.5. Scavengerhuntcie Dit jaar vond de Scavenger Hunt plaats op 24 mei. In februari is er begonnen met het zoeken van een commissie hiervoor. Dit bleek lastiger dan verwacht. Hierdoor kon er uiteindelijk pas in april begonnen worden met vergaderen. Ondanks deze resulterende tijdsdruk heeft de commissie efficiënt gewerkt en hierdoor een mooie evenement neergezet. Het aantal deelnemers aan de Scavenger Hunt was lager dan vorig jaar. Reden hiervoor was dat leden al vaak meegedaan te hebben aan de Scavenger Hunt en daardoor niet weer mee wilden doen. Het tellen van de punten is dit jaar anders aangepakt. Er waren drie categorieën van opdrachten, namelijk easy, medium en hardcore, waarvoor er respectievelijk 5, 10 of 15 punten verdiend konden worden. Het nakijken van de films werd hierdoor makkelijker. Ook zijn er een aantal nieuwe aspecten toegevoegd, zoals teambattles. Deze werden enthousiast ontvangen door de deelnemers. Omdat het aan het begin van het jaar moeilijk bleek om de commissie te vullen, zal het Bestuur 2012 in nog in het bestuursjaar van het Bestuur 2012 beginnen met het zoeken van een commissie.


45

Advies: Het Bestuur 2012 adviseert om snel te gaan vergaderen met de scavengerhuntcommissie, zodat er genoeg tijd is om het evenement te organiseren. Ook adviseert het Bestuur 2012 om nieuwe elementen toe te voegen aan de Scavenger Hunt, zodat de Scavenger Hunt wel vernieuwend blijft.

2.2.6.Studiereiscommissie De studiereiscommissie Acacia is dit jaar druk bezig geweest met de voorbereidingen en afronding van de reis. In de zomervakantie vond de studiereis plaats en deze was een groot succes. Gelijk na de vakantie is er begonnen met het afronden van alle zaken, waaronder de naverslagen, de begroting en de evaluatie. Er is een evaluatiedocument opgesteld met veel tips voor de volgende commissie. Na de zomervakantie is er in samenwerking met de oude studiereiscommissie begonnen met zoeken naar een nieuwe commissie. Er hebben sollicitatiegesprekken plaats gevonden en op het moment van schrijven zijn er naar deze geïnteresseerden gecommuniceerd dat zij plaats mogen nemen in de nieuwe commissie. Als de geïnteresseerden plaats nemen in de commissie, zullen zij beginnen met zijn vieren. Naar verwachting zijn de functie van voorzitter, secretaris, onderzoekscoördinator en externe betrekkingen vervuld. Er zal dus nog worden gezocht naar een penningmeester en een reiscoördinator. Dit zijn echter belangrijke functies, dus het Bestuur 2012 blijft actief op zoek naar leden die deze functies willen vervullen. Er zal echter wel in januari worden begonnen met vergaderen, zodat er geen tijd verloren gaat. De commissie zal namelijk alle onderdelen van de studiereis zelf mogen bepalen. Dat betekent dat de reisdata en land van bestemming ook nog niet vastliggen. In de eerste vergaderingen zal dit worden besproken. Advies: het Bestuur 2012 raadt aan om door te bijven vergaderen met de huidige commissieleden. De verwachting is dat wanneer er meer bekend is over de reis (waaronder reisdata en bestemming) er meer interesse is om plaats te nemen in de commissie. Het Bestuur 2012 raadt aan om actief te blijven zoeken naar commissieleden, maar zo snel mogelijk belangrijke details (zoals reisdata en bestemming) vast te hebben liggen.

2.2.7. Symposiumcommissie De symposiumcommissie is in april 2012 van start gegaan met de organisatie van het symposium ‘Je toekomst in eigen hand’ dat op 13 februari 2013 plaats zal vinden. Tijdens dit symposium wordt de nadruk op de toegevoegde waarde van de academicus gelegd. Daarnaast zal er ingegaan worden op welke manieren je jezelf als academicus kunt profileren op de arbeidsmarkt. Op het moment van schrijven zijn alle sprekers en workshopleiders vastgelegd. De €1500,- die extra geschonken werd vanuit S.v. Communiqué is geheel ten goede gekomen aan de workshops die zijn vastgelegd. Op twee workshops na zijn het allemaal workshops waarvoor een bedrag betaald is, en waardoor deze naar waarschijnlijkheid kwalitatief hoog zullen zijn. Het zijn workshops die worden gegeven door professionals in het geven van workshops. Doordat er een


46

bedrag betaald is voor de workshops, verklein je de kans dat de workshopleiders hun eigen bedrijf gaan promoten in de workshop. De symposiumcommissie had grote moeite met het vinden van sponsoring voor het symposium. De redenen die de commissieleden vooral te horen kregen was de financiële crisis en dat het sponsorbudget van bedrijven op was. Andere redenen kunnen het thema zijn en de manier waarop workshops gezocht zijn. Omdat de workshops nu verzorgd worden door professionals, kunnen bedrijven het symposium niet sponsoren door een workshop te mogen geven, wat de normale werkwijze is. De symposiumcommissie heeft zeer veel tijd gestoken in het zoeken naar sponsoren. Meer dan 150 bedrijven zijn benaderd, waaruit slechts drie sponsoren zijn gekomen. Omdat de sprekers en dagcommissaris dit jaar geen geld gekost hebben, is het de symposiumcommissie wel gelukt om de begroting sluitend te krijgen en kan het symposium gewoon doorgaan. Wel moet er volgend jaar een andere aanpak gehanteerd worden wat betreft sponsoring. Over het algemeen liep de symposiumcommissie dit jaar goed. Sponsoring was het enige punt waar de commissie moeite mee had. De verwachting is dat er in februari 2013 een kwalitatief hoog symposium neergezet zal worden met interessante en inspirerende sprekers en workshopleiders. Advies: Het Bestuur 2012 raadt de volgende symposiumcommissie aan de optie voor bedrijven open te houden door te sponsoren door een workshop op het symposium te komen geven. Doordat dit jaar al snel alle workshops geregeld waren, was dit niet mogelijk. Hierdoor waren bedrijven minder geïnteresseerd in sponsoring van het symposium. Er moet dan echter wel heel goed gecommuniceerd worden met het bedrijf dat het niet de bedoeling is dat de nadruk van de workshop ligt op het promoten van het bedrijf. Ook raadt het Bestuur 2012 aan dat de workshops goed worden doorgesproken met de workshopleiders, zodat er wel kwalitatief hoge workshops kunnen worden gegarandeerd.


47

HOOFDSTUK 4 OVERLEGORGANEN 4.1 Externe Betrekkingen Overleg (EB-overleg) In het maandelijkse overleg van de Commissarissen Externe Betrekkingen van de studieverenigingen aan de Universiteit Twente, komen bestuurders bijeen om samen nieuwe overeenkomsten te sluiten of informatie uit te wisselen. Bij de overleggen van het afgelopen halfjaar hebben de Externe Betrekkingen zich bezig gehouden met de Human Capital event waar studenten door middel van cases en speeddates in contact zijn gebracht met bedrijven. Daarnaast hebben zij gekeken naar het eventueel afsluiten van een gezamenlijk contract, wat tot dusver nog niet is gelukt. In het tweede halfjaar zijn maandelijks vergaderingen geweest, waar de Commissaris Externe Betrekkingen zoveel mogelijk bij is geweest. Advies: Het Bestuur 2012 raadt aan de Kandidaats Commissaris Externe Betrekkingen aan om naar het Externe Betrekkingen overleg te gaan. Het overleg doet er lang over om beslissingen te nemen maar de Commissaris Externe Betrekkingen vindt dat het overleg wel mogelijkheden biedt voor de vereniging.

4.2 Kascontrolecommissie (KasCo) Na de wissel-ALV in februari is de KasCo vier keer bijeengekomen. Hiervan was één afspraak halverwege het eerste half jaar en één afspraak halverwege het tweede half jaar. Deze afspraken waren bedoeld om de stand van zaken met betrekking tot de financiën te bespreken. De andere twee afspraken vonden plaats tijdens het vormen van het halfjaarverslag en het jaarverslag. Hierbij heeft de KasCo de Penningmeester gecontroleerd op haar werk en hulp geboden bij het vormen van het financieel verslag. Binnen de KasCo heeft dit jaar een uitbreiding van leden plaatsgevonden. Doordat de KasCo als taak erbij heeft gekregen om ook toe te zien op de financiën van de studiereiscommissie is de Penningmeester van de studiereiscommissie 2011/2012 bij de KasCo gekomen. Advies: Het Bestuur 2012 adviseert om gebruik te blijven maken van de hulp die de KasCo biedt. Wel raadt het Bestuur 2012 aan om een lid voor de KasCo te zoeken die ook ervaring heeft met het boekhoudprogramma, omdat de KasCo op dit moment geen hulp kan bieden wanneer de Penningmeester hulp nodig heeft bij het gebruik van Informer.


48

4.3 Opleidingscommissie (OLC) De opleidingscommissie bestaat uit een voorzitter, docent-leden, student-leden, de opleidingsdirecteur en de onderwijscoördinator. Deze commissie vergadert een keer per maand en houdt zich bezig met de kwaliteit en de inrichting van het onderwijs en behandelt bijvoorbeeld evaluaties van vakken. Er werd het afgelopen jaar veel gesproken over TOM en de nieuwe onderwijsorganisatie daarbij. Ook werd er aandacht besteed aan de nieuwe pre-master van 30 EC en da mastertracks. De opleidingscommissie bekijkt de onderwerpen vanuit de verschillende perspectieven; docenten, studenten en de opleiding. Dit is belangrijk om samen tot een goed advies te komen dat kan worden gegeven aan de opleidingsdirecteur. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om aan de vergaderingen van de OLC deel te blijven nemen.

4.4 Overleg Onderwijs Commissarissen (OOC) Het OOC vindt één keer per maand plaats. Tijdens dit overleg wordt er kennis uitgewisseld tussen de verschillende studieverenigingen. Dit gaat over uiteenlopende zaken die het onderwijs op de UT betreffen. De OOC dient als een goede adviesbron waar nieuwe ideeën opgedaan kunnen worden. Doordat elke opleiding een andere aanpak heeft wat betreft verschillende zaken kan er samen gekeken worden naar effectieve en minder effectieve werkwijzen. Er wordt bijvoorbeeld gesproken over de gang van zaken met betrekking tot TOM. Bovendien worden de nieuwe wetgevingen besproken en wordt er gekeken hoe de verschillende opleidingen met de veranderingen omgaan. In het afgelopen jaar heeft de Commissaris Onderwijszaken kunnen profiteren van de kennis en ideeën van anderen Onderwijszaken en heeft zo sneller kunnen inspelen op zaken met betrekking tot TOM tijdens het opleidingsoverleg ofwel tijdens de vergaderingen met de opleidingscommissie. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2012 aan om te blijven deelnemen aan de OOC vergaderingen.

4.5 OSIC (Overleg Studieverenigingen Internationalisering Commissie) Tijdens de vergaderingen van de OSIC worden er punten besproken die gerelateerd zijn aan internationalisering op de Universiteit Twente. Er worden oplossingen gezocht voor problemen waar internationale studenten tegenaan lopen. Ook worden er activiteiten georganiseerd om de internationale studenten te ondersteunen bij het integreren in Enschede en Nederland. Zo was er de ESN activiteit waar studieverenigingen zich kunnen profileren tegenover internationale studenten. Op dit moment wordt er gekeken naar het organiseren van een grote activiteit waar er gedacht kan worden aan een chinees nieuwjaar, een Duitse bieravond en een lezing. De Commissaris Interne Betrekkingen heeft de vergaderingen van de OSIC zo vaak mogelijk bijgewoond. In verband met andere afspraken is het niet gelukt er altijd bij te zijn.


49

Advies: Omdat bij dit overleg vaak veel studieverenigingen afwezig zijn duur het lang voordat er beslissingen genomen kunnen worden. Wel denkt de Commissaris Interne Betrekkingen dat de OSIC veel zou kunnen betekenen voor internationale studenten en raadt daarom ook aan het kandidaatsbestuur aan om de vergaderingen bij te wonen.

4.6 Overleg Studieverenigingen (OS) In het Overleg Studieverenigingen worden alle studieverenigingen op de UT vertegenwoordigd. S.v. Communiqué wordt in dit overleg vertegenwoordigd door de voorzitter. Het OS vergadert maandelijks en tijdens de vergaderingen worden er onderwerpen besproken die betrekking hebben op alle studieverenigingen, zoals afstudeermaanden. Er is ook gelegenheid om zelf onderwerpen aan te dragen. De belangrijkste onderwerpen die zijn besproken tijdens de vergaderingen van het OS zijn het nieuwe boekencontract, de nieuwe regeling voor afstudeermaanden, een upgrade voor IBBS 2 en archiefruimte. Advies: het Bestuur 2012 adviseert om de vergaderingen van het OS te blijven bezoeken en de vergaderingen goed voor te bereiden. De onderwerpen die worden behandeld zijn actueel en hebben vaak invloed op de vereniging. Het is daarom van belang om de mening van Communiqué te vertegenwoordigen en de mening van andere verenigingen te horen. Daarnaast biedt het OS een goede mogelijkheid om advies te vragen.

4.7 Raad van Advies (RvA) Er zijn na de vakantie geen regelmatige updates naar de RvA gestuurd. Een reden hiervoor is dat het Bestuur 2012 druk was met het uitvoeren van de beleidspunten en geen advies nodig had. Als er echter ergens problemen waren, dan werd vaak informeel contact gezocht met een of meerdere leden van de RvA. Zaken waar advies over is gevraagd, zijn: het besteden van de winst van vorig boekjaar, de invulling van de Wissel-ALV in februari 2013 en de verdeling van de afstudeermaanden. Er is ook veel contact geweest met de RvA over de voortgang en het bespreken van het meerjarenplan. Daarnaast is er ook een gesprek geweest met de RvA over het jaarverslag. Advies: het Bestuur 2012 raadt aan om als er frequent informeel contact is met de leden van de RvA geen regelmatige updates te sturen. Het blijkt dat het handiger is om een lid (of meerdere leden) van de RvA persoonlijk aan te spreken. Het Bestuur 2012 adviseert daarom een uitbreiding van het aantal vergaderingen met de RvA, door halverwege de twee halfjaren ook samen te komen. Op deze vergaderingen zal het bestuur punten aandragen waarover advies gewenst wordt. Op deze manier zal het bestuur scherp worden gehouden en op tijd de manier van uitvoer van actiepunten aan kunnen passen.


50

4.8 Rubixoverleg Net als in 2011 heeft er dit jaar één keer een Rubix overleg plaatsgevonden. Dit is noodzakelijk omdat er elk jaar een contract ondertekend wordt. Het is niet noodzakelijk om vaker een overleg te hebben, omdat er tussen de verenigingen vaak genoeg informeel contact is. Hierdoor worden alle nodige zaken besproken. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om minstens één keer per jaar een Rubix overleg te hebben. Als er tussen de verenigingen genoeg onderling contact is, hoeft er niet vaker dan één keer per jaar een Rubix overleg te zijn.

4.9 Stafoverleg Het stafoverleg vindt een keer per week plaats. Hier worden allerlei zaken besproken die binnen de opleiding spelen. Dit kunnen aanstaande uitreikingen zijn, vragen van studenten waar als opleiding een uitspraak over gedaan moet worden, of de manier van communiceren van belangrijke zaken naar docenten en studenten toe. Het afgelopen jaar werd veel over de nieuwe wetgeving gesproken en de invloed die de invoering van TOM heeft op huidige studenten. Ook de harde knip regeling was vaak onderwerp. De Commissaris Onderwijszaken woonde zo veel mogelijk van deze vergaderingen bij om op de hoogte te blijven van wat er speelt bij de opleiding. Advies: Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 aan om verder deel te nemen aan het wekelijkse overleg van de opleiding. Dit is er nuttig om te weten wat er bij de opleiding speelt. Vaak dringt informatie die belangrijk is vertraagd door naar de studenten. De Commissaris Onderwijszaken kan dit makkelijk via de informele kanalen doorspelen. Ook kan de Commissaris Onderwijszaken nuttige informatie vanuit de studenten doorgeven aan de opleiding.

4.10 Studentmentorschap (SMS) In juli heeft de Commissaris Onderwijszaken de studentmentoren bij elkaar gezocht. De eerste gesprekken met de eerstejaars hebben plaatsgevonden twee of drie weken voor de eerste tentamenperiode. De eerste evaluaties heeft de Commissaris Onderwijszaken samen met de opleidingsadviseur bekeken. De gesprekken worden door de eerstejaars als nuttig ervaren. Ze hebben vooral veel vragen gesteld over de onderwijssystemen en het leren voor tentamens. Er hebben ook na de tentamenperiode weer gesprekken plaatsgevonden die op het moment van schrijven van het jaarverslag nog geëvalueerd moeten worden. In het laatste kwartier van het studiejaar 2012-2013 zal het derde en laatste metrogesprek plaatsvinden. Advies: De mentorgesprekken worden door opleiding en eerstejaars als waardevol ervaren. Het Bestuur 2012 raadt het Bestuur 2013 dan ook aan om deze gesprekken ook in het studiejaar 2013-2014 te organiseren. Vooral in verband met de invoering van TOM zullen de eerstejaars extra veel aandacht vergen. Er kunnen waarschijnlijk geen inhoudelijke vragen beantwoord worden, maar de studenten krijgen gehoor. De vragen en opmerkingen van studenten kunnen worden teruggekoppeld naar de opleiding.


51

HOOFDSTUK 5 EXTRA ALV 5.1 Sportshirts In de extra ALV is besloten dat er sportshirts aangeschaft zouden worden. Het budget hiervoor is gesteld op €1.000,-. Het Bestuur 2012 heeft deze taak bij sportcommissie gelegd. Wel was hierbij goed overleg tussen de sportcommissie en het bestuur. De sportshirts zijn op het moment van schrijven besteld. De kosten zijn €711,97 en zijn dus binnen het budget gebleven.

5.2 Laptop Tijdens de extra ALV is besloten om een nieuwe laptop voor Communiqué aan te schaffen. Deze laptop is intussen besteld en is betaald uit de reservering voor Computers en Software. In deze reservering zat voldoende geld om de laptop aan te schaffen.

5.3 Plan symposium Zoals beschreven in het halfjaarverslag, is in de extra-ALV besloten dat de symposiumcommissie dit jaar €1500,- extra kon besteden, mits zijn een goed plan zouden schrijven. De €1500- extra die geschonken is vanuit S.v. Communiqué is in zijn geheel besteed aan workshops. 6 van de 8 workshops die worden aangeboden op het symposium zijn workshops die worden gegeven door professionals in het geven van workshops. Hierdoor wordt naar verwachting voorkomen dat workshopleiders in de workshop hun eigen bedrijf gaan promoten. Ook hoopt de symposiumcommissie hierdoor kwalitatief hoge workshops aan te kunnen bieden. Het Bestuur 2012 staat achter deze plannen en heeft het plan daarom ook goedgekeurd.

5.4 Mogelijkheden omtrent nieuwe huisstijl In de Extra ALV van 25 april is besloten om een onderzoek te doen naar de huisstijl van S.v. Communiqué. Een aantal leden vond de huisstijl namelijk verouderd en niet representatief voor de vereniging. Om te onderzoeken of de meerderheid van de leden het eens is met deze attitude, is er besloten een onderzoek in te stellen naar de mening van de leden over de huisstijl. Aan de hand van dit onderzoek werd gekeken of de huisstijl inderdaad vervangen moet worden. Er is een onderzoeksopdracht geschreven en meegegeven aan Wendy Bolhuis, huisstijl specialist en begeleider van bachelor- en pre-master opdrachten. Een pre-master student heeft de opdracht na de zomervakantie op zich genomen. Zij heeft, steeds in overleg met het Bestuur 2012, opdracht gedaan naar de attitude van leden op de huisstijl van Communiqué. Zij heeft ook een vergelijking gemaakt met logo’s van andere verenigingen op de UT en in Nederland. Op dit moment is de student bezig met het analyseren van de uitkomsten van het onderzoek. Verwacht wordt dat zij in februari aanbevelingen heeft wat betreft de huisstijl.


52

Advies: het Bestuur 2012 adviseert om de resultaten en aanbevelingen goed te analyseren. Met de grote kosten tot gevolg, moet er duidelijk geconcludeerd worden dat een vernieuwing van de huisstijl inderdaad nodig is. Daarnaast adviseert het Bestuur 2012 een goede inventarisatie te maken van de zaken die aangepast moeten worden en de kosten hiervan. Ook raadt het Bestuur 2012 aan om een professioneel bedrijf in te huren dat de huisstijl zal gaan aanpassen of een nieuwe huisstijl maakt.

5.5 Koffiezetapparaat In de extra ALV is er besloten om een Senseo apparaat in de Communiquékamer te plaatsen. Hierdoor zouden er meer bezoekers naar de kamer getrokken kunnen worden en hoeft er niet altijd een pot koffie gezet te worden als iemand maar één kopje wil. Het Senseo apparaat staat nu negen maanden in de kamer. Om te kijken of het Senseo apparaat gewenst is in de Communiquékamer heeft het Bestuur 2012 leden gevraagd naar hun ervaringen met betrekking tot het Senseo apparaat. Deze ervaringen waren bijna allemaal positief. De leden vonden het vooral handig dat er nu zo snel koffie gezet kon worden. Ook tijdens de inspraakpauze in juni kwam naar voren dat de leden de aanwezigheid van het Senseo apparaat konden waarderen. De kosten blijken mee te vallen. In negen maanden is er voor een bedrag van ongeveer €35,- aan koffiepads uitgegeven. De koffiekosten liggen normaal op ongeveer €75,- per negen maanden. Hierbij moet wel gedacht worden aan het feit dat er minder gewone koffie gebruikt wordt als er koffiepads gebruikt worden. Over het algemeen zijn de extra kosten die de koffiepads met zich meebrengen niet buiten proportie. Het Bestuur 2012 raadt daarom aan om het gebruik van het Senseo apparaat voort te zetten.


53

HOOFDSTUK 7 FINANCIEEL VERSLAG In dit hoofdstuk wordt de financiële situatie van S.v. Communiqué beschreven. In paragraaf 7.1 wordt de bijdrage van de opleiding weergegeven. Dit zijn bedragen die niet in de boekhouding van S.v. Communiqué voorkomen, maar wel betaald worden door de opleiding. De financiële situatie van S.v. Communiqué wordt in paragraaf 7.2 besproken door middel van de balans van 1 januari 2012 en de balans van 31 december 2012 en door middel van de resultatenrekening van 2012 in paragraaf 7.3. In paragraaf 7.4 en 7.5 wordt de resultatenrekening per post besproken.

7.1 BIJDRAGE VAN DE OPLEIDING De opleiding betaalt verschillende zaken voor S.v. Communiqué. Deze worden niet in de boekhouding opgenomen, aangezien deze rechtstreeks door de opleiding betaald worden. In tabel 1 is weergegeven welke bedragen de opleiding in 2012 betaald heeft voor S.v. Communiqué. Deze bijdragen zijn voor S.v. Communiqué erg belangrijk, aangezien het een groot deel van de kosten van S.v. Communiqué dekt. Naast de bedragen in de tabel, zijn er ook twee bedragen die wel voorkomen in de boekhouding van S.v. Communiqué, namelijk de bijdrage voor de Impuls en de jaarlijkse subsidie. Ook zijn de kosten voor de introducties niet opgenomen in de tabel, aangezien deze voor de opleiding georganiseerd worden door Communiqué.

Tabel 1: Bijdrage van de opleiding Zaalhuur Huisvesting Afschrijvingskosten Diverse kantoorbehoeften Drukwerk Xerox Portokosten Telefoonkosten Kosten onderwijsdag

€ € € € € € € €

467,50 15.583,00 1.362,00 321,52 5.429,12 3.381,87 679,76 137,92

Totaal

€

27.362,69


54

7.2 DE BALANS De balans is een momentopname van alle bezittingen en schulden van S.v. Communiqué. Tabel 2 geeft de balans van 1 januari 2012 weer en tabel 3 geeft de balans weer op 31 december 2012.

Tabel 2: Balans S.v. Communiqué 01 januari 2012 Activa

Passiva

Liquide middelen Kas Kas Borrel Algemeen Courant Spaarrekening Debiteuren Te ontvangen bedragen Vooruit betaalde bedragen

Eigen vermogen Reservering Almanak Reservering Huisbibliotheek Reservering Computers/software Reservering Lustrum Crediteuren Te betalen bedragen

€ € € € € € €

€ € € € € € €

788,55 243,70 3.157,95 21.932,95 8.255,53 1.729,88 145,75

Totaal

€

36.254,31 Totaal

20.517,96 2.475,60 165,08 686,89 1.000,00 3.781,30 7.454,82

Winst 2011

€

172,66

€

36.254,31

Tabel 3: Balans S.v. Communiqué 31 december 2012 Activa

Passiva


€ € € € € € €

203,95 207,25 1.405,09 19.066,65 4.374,74 3.457,03 177,46

Negatief resultaat

€

1.607,65

Totaal

€

Eigen vermogen Reservering Almanak Reservering Huisbibliotheek Reservering Computers/software Reservering Lustrum Reservering Gave dingen potje Crediteuren Te betalen bedragen Vooruit ontvangen bedragen

30.499,82 Totaal

€ € € € € € € € €

20.690,62 2.250,66 30,00 28,76 1.500,00 1.409,51 4.380,27 210,00

€

30.499,82

Debetzijde Liquide middelen Op de peildatum bedroeg de kas €203,95. Er wordt gestreefd naar een bedrag van tussen de €200,- en €300,- in de kas. In de borrelkas zat een bedrag van €207,25. Daarnaast stond er €1.405,09 op de betaalrekening. Er wordt gestreefd dit bedrag tussen de €1.000,- en €2.000,- te houden, zodat er zoveel mogelijk geld op de spaarrekening staat, waardoor we zoveel mogelijk rente ontvangen. Er stond een bedrag van €19.066,65 op de spaarrekening. Debiteuren Momenteel staat er een bedrag van €4.374,74 open aan debiteuren. Zoals te zien in de tabel 4 staat er een bedrag open van de opleiding en staan er nog twee sponsorbedragen open. Hiervoor zijn facturen in december gestuurd, de verwachting is dat deze bedragen in januari op de rekening staan.


55

Tabel 4: Debiteuren Universiteit Twente Rabobank Enschede-Haaksbergen sponsoring Springest

€ 1.749,74 € 2.500,00 € 125,00

Totaal

€ 4.374,74

Te ontvangen bedragen Op dit moment staat er een bedrag van €3.457,03 op te ontvangen bedragen. Dit zijn bedragen die behoren tot boekjaar 2012, maar binnenkomen in het boekjaar 2013. Zoals te zien in tabel 5 zijn dit vooral sponsorbedragen. Daarnaast is dit een schatting van de bijdrage van de opleiding voor Impuls 2 en een klein deel van de drukkosten van het kaartspel van het glazenhuiscie.

Tabel 5: Te ontvangen bedragen Cantus sponsoring Studentfiets Glazenhuiscommissie Sponsoring Hillenaar voor 2012 Sponsoring Bedrijvendagen voor 2012 Sponsoring Husk voor 2012 Sponsoring PDS voor 2012 Sponsoring Newcom voor 2012 Sponsoring de Pijp voor 2012 Sponsoring Studentfiets voor 2012 Impuls 2 bijdrage opleiding (schatting)

€ € € € € € € € € €

300,00 9,95 410,00 180,00 467,00 100,00 300,00 540,08 225,00 925,00

Totaal

€ 3.457,03

Vooruitbetaalde bedragen Ook zijn er op dit moment al kosten vooruitbetaald. Dit zijn kosten die horen in boekjaar 2013, maar al betaald zijn in boekjaar 2012. Het gaat om een bedrag van €177,46. Dit bedrag bestaat uit kosten voor de bestuurswissel en een deel van de inschrijfkosten voor de Batavierenrace. Negatief resultaat Het boekjaar 2012 wordt afgesloten met een negatief resultaat van €1.607,65. Dit negatief resultaat bestaat, doordat er in de extra ALV van april besloten is om een paar extra kosten te maken dit jaar. Dit waren de extra bijdrage voor het symposium ‘Je toekomst in eigen hand’ van €1.500,-, de sportshirts die aangeschaft zijn, het Senseo apparaat en de laptop. Creditzijde Eigen vermogen Op 31 december 2012 is het eigen vermogen €20.690,62. Het eigen vermogen is in vergelijking met 1 januari 2012 gestegen met €172,66. Dit bedrag is de winst van 2011. Reservering Almanak De reservering voor de almanak staat op €2.250,66. Nadat de almanak van 2011 hieruit betaald is, stond er nog een bedrag van €350,66 open. De almanak van 2012 komt uit in 2013, daarom is de reservering voor de almanak weer aangevuld. Het budget van de almanak is aan het begin


56

van het jaar gezet op €2.250,-. Er is daarom besloten om €1.900,- te reserveren voor de almanak. Zo is er in totaal een budget van €2.250,66 voor de almanak. Reservering Huisbibliotheek De reservering voor de huisbibliotheek staat op dit moment op €30,-. Deze is gedaald met €135,08. Doordat er in de Cubicus een GW bibliotheek is, is er besloten om geen boeken meer aan te schaffen voor de huisbibliotheek van Communiqué. In plaats daarvan zijn er van deze reservering vakbladen aangeschaft en is er een proefabonnement geweest op de NRC next. Reservering Computers en software De reservering voor computers en software staat nu op €28,76. Dit jaar is deze reservering gedaald met €658,13, doordat een laptop aangeschaft is en betaald is uit deze reservering. Reservering Lustrum De reservering voor het Lustrum is aangevuld met €500,-. Hiermee komt de reservering voor het Lustrum op €1.500,-. Reservering In 2012 is het gave dingen potje ontstaan. Hierin zat een bedrag van €1.949,45. Het Bestuur 2012 heeft hier een bedrag van €539,94 van gebruikt. Het resterende bedrag van €1409,51 is gereserveerd voor het Bestuur 2013. Crediteuren De post crediteuren bevat openstaande bedragen die S.v. Communiqué nog moet betalen aan leden en bedrijven. Op dit moment zijn er geen openstaande crediteuren, deze post staat dus op €0,-. Te betalen bedragen In tabel 6 zijn alle te betalen bedragen weergegeven. Te betalen bedragen zijn bedragen die horen bij boekjaar 2012, maar pas betaald worden in boekjaar 2013. Deze post bevat onder andere opdruk voor commissieshirts en de Impuls die eind januari/begin februari zal verschijnen. Het totaalbedrag aan te betalen bedragen is €4.380,27.

Tabel 6: Te betalen bedragen Commissiegeld studiereiscommissie 2014 Cadeau van Bestuur 2013 voor bestuur 2012 Symposium 2012 Impuls 2 (schatting) Eerstejaarscie kerstmarkt Opdruk shirts symposiumcie Opdruk shirts sportcie Opdruk shirts premacie Opdruk shirts eerstejaarscie

€ 125,00 € 150,00 € 1.973,27 € 1.850,00 € 22,00 € 70,00 € 30,00 € 60,00 € 100,00

Totaal

€ 4.380,27


57

Vooruit ontvangen bedragen Ook is er een vooruit ontvangen bedrag. Er is €210,- sponsoring van de Rabobank ontvangen, dat hoort bij boekjaar 2013. Voorstel balans 1 januari 2013 In tabel 7 is een voorstel weergegeven voor de balans op 1 januari 2013. Het voorstel is om de reservering voor de huisbibliotheek en de reservering voor computers en software vrij te laten vallen. Deze reserveringen bevatten beide nog een klein bedrag waarvoor geen doel is. Het voorstel is om deze vrij te laten vallen en bij het eigen vermogen te rekenen. Daarnaast is het voorstel om het negatieve resultaat van het eigen vermogen af te boeken.

Tabel 7: Voorstelbalans 1 januari 2013 Activa

Passiva


€ € € € € € €

203,95 207,25 1.405,09 19.066,65 4.374,74 3.457,03 177,46

Eigen vermogen Reservering Almanak Reservering Huisbibliotheek Reservering Computers/software Reservering Lustrum Reservering Gave dingenpotje Crediteuren Te betalen bedragen Vooruit ontvangen bedragen

Totaal

€

28.892,17 Totaal

€ € € € € € € € €

19.141,73 2.250,66 1.500,00 1.409,51 4.380,27 210,00

€

28.892,17


58

7.3 RESULTATENREKENING In tabel 8 zijn de resultaten van het afgelopen jaar weergegeven. In paragraaf 7.4 en paragraaf 7.5 worden alle posten toegelicht. Tabel 8: Resultatenrekening Baten

Lasten Begroot 2012

Resultaat 2012

Bijdragen opleiding/faculteit Subsidie Subtotaal bijdragen opleiding

€ €

2.270,00 € 2.270,00 €

2.270,00 2.270,00

Contributie

€

7.680,00 €

7.490,00

€ € €

2.500,00 € 6.140,00 € 8.640,00 €

Overig Rente Resultaat Boekenverkoop

€ €

250,00 € 1.300,00 €

333,70 1.442,39

Subtotaal Overig

€

1.550,00 €

1.776,09

Vrijval reserveringen Vrijval Reservering Almanak Vrijval Reservering Computers en Software

€ €

2.475,60 € €

2.124,94 658,13

Vrijval Reservering Huisbibliotheek Subtotaal vrijval reserveringen

€ €

€ 2.475,60 €

135,08 2.918,15

Onverwacht positief resultaat 2011 (gave dingen potje)

€

-

€

Negatief resultaat

€

-

€

€

22.615,60 €

Reserveringen Reservering Lustrum Reservering Computers en Software Subtotaal Reserveringen

Algemeen Bestuurswissel 2.540,00 Bestuurswisselweekend 4.820,08 Cadeau oud bestuur en nieuw bestuur 7.360,08 Diverse abonnementen en contributies Bank

Sponsoring Hoofdsponsor Rabobank Algemene Sponsoring Subtotaal Sponsoring

Totaal

Begroot 2012 € € €

Resultaat 2012

500,00 € 200,00 € 700,00 €

500,00 500,00

€ € € € €

1.500,00 450,00 300,00 435,00 500,00

€ € € € €

1.473,87 450,00 308,21 358,86 -16,61

Reiskosten Actieve Ledenuitjes Verenigingskleding

€ € €

160,00 € 2.000,00 € 1.375,00 €

152,32 2.001,95 1.275,21

Sportshirtjes Representatie Kamerbenodigdheden Kantoorbenodigheden Evenement Meet your future

€ € € € €

1.250,00 220,00 300,00 100,00

€ € € € €

711,97 1.231,01 300,62 595,15 88,05

€ € €

€ € 8.590,00 €

658,13 135,08 9.723,82

€ € € € € € €

4.200,00 100,00 450,00 250,00 75,00 200,00 300,00

€ € € € € € €

4.218,66 304,57 348,14 45,87 192,74 193,32

€ € €

2.475,60 € 2.250,00 € 500,00 € € 400,00 € 250,00 €

2.124,94 1.900,00 500,00 1.500,00 274,30 250,00

Aanschaf laptop Vakbladen en krant Subtotaal Algemeen

1.949,45 Commissies Impuls 1.607,65 Drukkosten Reiskosten Competencie Cwaccie Borrelcie Eerstejaarscie Premacie Almanakcie Almanak 2011 Almanak 2012 (reservering) Symposium Extra bijdrage Galacie Studiereiscommissie Sportcie Batavierenrace STAF-toernooi Overige activiteiten SOCOM Scavengerhuntcie Subtotaal Commissies

€ € € € € € € €

650,00 75,00 150,00 100,00 150,00 12.575,60

€ € € € € €

636,30 123,00 67,80 86,07 145,94 12.911,65

€ € € € €

150,00 299,48 90,46 1.409,51 1.949,45

Gave dingen potje Camera Galafoto's Aanbieden geld glazen huis Voor Bestuur 2013 Subtotaal gave dingen potje

€ € € € €

Onvoorzien

€

750,00 €

286,50

€

22.615,60 €

25.371,42

25.371,42 Totaal

-


59

7.4 BATEN 7.4.1 Subsidie van de opleiding Naast de bijdrage van de opleiding genoemd in tabel 1 ontvangt Communiqué een jaarlijkse subsidie. Deze bedraagt €2.270,- en is ontvangen voor 2012. 7.4.2 Contributie Op de post contributie is een bedrag van €7.490,- binnengekomen. Dit is iets minder dan het begrote bedrag van €7.680,-. Een aantal leden met onjuiste bankgegevens zijn in oktober uitgeschreven. Er is geprobeerd om deze leden te bereiken, maar dit was vaak niet mogelijk door onjuiste contactgegevens. 7.4.3 Sponsoring Er is dit jaar in totaal een bedrag van 7.360,08 voor sponsoring opgehaald. In tabel 9 zijn alle sponsorbedragen weergegeven. In de tabel is onderscheid gemaakt tussen contracten die vanuit 2011 doorlopen en verlengd zijn en nieuwe contracten. Het begrote bedrag van €8.640,- is niet gehaald. De reden hiervoor staat beschreven in paragraaf 6.3 op pagina 24. Naast het bedrag voor 2012 is er ook al voor een bedrag van €4.358,voor de sponsoring voor 2013 afgesloten.

Tabel 9: Overzicht totale sponsoring Doorlopende en verlengde contracten Rabobank Memory Events De Pijp Newcom PDS Springest Studentfiets Aspen Valley Outdoor advertising

€ 2.540,00 € 300,00 € 790,08 € 525,00 € 290,00 € 200,00 € 375,00 € 163,00 € 410,00

Nieuwe contracten Aia itp software Nedap TriMM Donatie F. Wijdeven Bedrijvendagen Husk Tandartspraktijk Duitsland

€ € € € € € €

Totaal

€ 7.360,08

200,00 75,00 70,00 400,00 180,00 467,00 375,00


60

7.4.4 Overig Rente Op dit moment is het rentepercentage 1,4 procent. Dit is een verlaging van 0,4 procent ten opzichte van het begin van het jaar. Ondanks dit lage rentepercentage is er voor een bedrag van €333,70 aan rente opgehaald. Hiermee is het begrote bedrag van €300,- ruimschoots behaald. Resultaat boekenverkoop Tabel 10 geeft de opbrengsten en de kosten van de boekenverkoop weer. De winst voor Communiqué bedraagt €1.442,39. Voor deze post is €1.300,- begroot, waardoor er op deze post voldoende is binnengehaald. Tabel 10: Boekenverkoop Opbrengsten Opbrengsten boekenverkoop kwartiel 3 Opbrengsten boekenverkoop kwartiel 4 Opbrengsten boekenverkoop kwartiel 1 Opbrengsten boekenverkoop kwartiel 2

Kosten € 9.528,22 Kosten boekenverkoop kwartiel 3 € 1.423,05 Kosten boekenverkoop kwartiel 4 € 27.745,54 Kosten boekenverkoop kwartiel 1 € 3.959,23 Kosten boekenverkoop kwartiel 2 Positief resultaat

Totaal

€ 42.656,04 Totaal

€ € € €

9.161,86 1.237,35 27.012,09 3.802,35

€

1.442,39

€

42.656,04

7.4.5 Resultaat en vrijval reserveringen Er zijn drie reserveringen die deels zijn vrijgevallen. Allereerst de reservering voor de Almanak. De reservering is gemaakt voor de Almanak 2011, hiervan is een bedrag van €2.124,94 gebruikt. Daarnaast is een groot deel van de reservering voor computers en software vrij gevallen. Hiervan is een laptop gekocht en dit kostte €658,13. Als laatst is er een deel van de reservering van de huisbibliotheek vrijgevallen. Hiervan is €135,08 gebruikt voor vakbladen en voor een proefabonnement op de NRC next. 7.4.6 Onverwacht positief resultaat 2011 Zoals besproken in het halfjaarverslag is er een onverwacht positief resultaat op boekjaar 2011. Een groot deel hiervan bestond uit dubbel geboekte crediteuren, die dus niet meer betaald hoefden te worden. Het onverwachte positieve resultaat bedraagt €1.949,45. In de HALV is besloten om van dit geld het ‘gave dingen potje’ te maken. 7.4.7 Negatief resultaat Dit jaar wordt afgesloten met een negatief resultaat van €1.607,65. Zoals beschreven in paragraaf 7.2 ontstaat dit negatief resultaat door de extra kosten van onder andere het symposium en de sportshirts.


61

7.5 LASTEN 7.5.1 Afschrijvingen, reserveringen en voorzieningen Bij het maken van de begroting is besloten om twee reserveringen te maken, namelijk €500,voor het Lustrum van 2014 en €200,- voor software en de computers. De reservering voor het Lustrum is gemaakt. De reservering voor computers en software is niet gemaakt. Dit heeft verschillende redenen. Allereerst worden er geen uitgaven aan computers en software verwacht. Mocht er een computer kapot gaan, dan is er uit het verleden gebleken dat de opleiding zorgt voor een vervangende computer. Ten tweede is er een laptop aangeschaft. Deze kan gebruikt worden als tijdelijke oplossing. Als laatst is er de post onvoorzien. Hier kan op teruggevallen worden, ook voor dergelijke uitgaven. Om deze redenen is besloten om geen reservering voor computers en software te maken. 7.5.2 Algemeen Bestuurswissel De kosten voor de bestuurswissel zijn begroot op €1.500,-. Op deze post is €1.473,87 uitgegeven. In het verleden is dit bedrag vaak hoger uitgevallen dan begroot, daarom is er dit jaar extra op gelet om het bedrag niet te overschrijden. Het bedrag is onder andere gebruikt voor de constitutieborrel en voor 200 glazen bier tijdens de wisselborrel voor leden in Café de Pijp. Bestuurswisselweekend Voor het bestuurswisselweekend is er €450,- uitgegeven, hier was ook €450,- voor begroot. Cadeau oud bestuur en nieuw bestuur Het is gebruikelijk dat tijdens de bestuurswissel het oude bestuur een cadeau koopt voor het nieuwe bestuur, dat ten goede zal komen aan S.v. Communiqué. Het nieuwe bestuur koopt op haar beurt een cadeau voor het oude bestuur om de bestuursleden te bedanken voor hun inzet. Boekhoudkundig betaalt elk bestuur haar eigen cadeaus. Het Bestuur 2011 heeft namens de leden een cadeau gegeven aan het Bestuur 2012 van €158,21. Dit cadeau bestond uit spullen voor de Communiquékamer, zoals boxjes voor de computer en handig opbergspullen. Naast de €150,- voor deze cadeaus is er op de post te betalen bedragen €150,- gezet voor het cadeau van Bestuur 2013 voor Bestuur 2012. Hierdoor komt deze post op een totaal van €308,21. Diverse abonnementen en contributies In tabel 11 zijn alle kosten voor abonnementen en contributies weergegeven. Hiervoor was een bedrag van €435,- begroot en hiervan is een bedrag van €280,83 gebruikt. Opvallend in deze tabel is de contributie voor het Overleg Studieverenigingen. Deze bedraagt €120,- in plaats van €200,-.


62

Daarnaast zijn er geen kosten geweest voor de hosting van de website van de Nationale Dag van de Communicatie. Het blijkt dat de afspraken hierover gewijzigd zijn. De vereniging die deze dag organiseert betaalt zelf de kosten voor de website. Ook zijn er geen kosten geweest voor de pinautomaat. In 2011 en 2012 kregen we hiervoor een factuur, maar nadat het contract nagekeken was, bleek dat bleek dat voor onderhoud en service geen extra kosten gerekend mogen worden. Ook zijn er twee nieuwe posten toegevoegd. Ten eerste is er een betaalde abonnement bij Dropbox afgesloten. De bestanden stonden op de Z-schijf van de Universiteit. Deze schijf werkte af en toe niet, waardoor er niet met de bestanden gewerkt kon worden. Daarnaast is er nu een extra back-up van de bestanden van Communiqué en kan er vanaf verschillende locaties gewerkt worden. Ook is Versio als nieuwe post toegevoegd. Dit betreft kosten voor de webhosting voor websites van commissies, bijvoorbeeld voor de PreMaCiePop website. Ook kunnen de websites van de Symposiumcommissie en de Scavengerhuntcommissie hier worden ondergebracht. Eerder brachten we deze websites onder bij studenten die zelf al websiteruimte hadden en ook de website voor de commissie maakte. Dit jaar was er geen commissielid die ruimte had en daarom hebben we besloten om hier zelf een jaarlijks terugkerend abonnement voor af te sluiten van €8,32.

Tabel 11: Diverse abonnementen en contributies Begroot 2012 Resultaat 2012 Service abonnement Informer Vaste Lasten Kamer van Koophandel Overleg Studieverenigingen Jaarlijkse kosten WESP-server Hosting website NdvdC Alvira Services (pinautomaat) Dropbox account Versio (Domeinkosten)

€ € € € € €

110,00 55,00 200,00 20,00 10,00 40,00

€ € € € € € € €

108,43 24,08 120,00 20,00 78,03 8,32

€

-

Totaal abonnementen/contributies

€

435,00 €

358,86

Bank De bankkosten zijn dit jaar erg meegevallen. Hiervoor was een bedrag van €500,- begroot. Uiteindelijk waren er maar voor €340,39 aan bankkosten. Daarnaast is er een vergoeding van Broekhuis ontvangen voor de pinautomaat van €357,-. Hierdoor hebben we op deze post in plaats van kosten opbrengsten, namelijk €16,61. Reiskosten Voor de reiskosten is een bedrag van €160,- begroot en een bedrag van €152,32 uitgegeven. Een deel hiervan is voor het reisabonnement van de Commissaris Externe Betrekkingen Duitsland geweest, namelijk €81,25.


63

Actieve ledenuitjes Ook dit jaar is er in plaats van actieve ledenuitjes een actieve ledenweekend georganiseerd. Hiervoor is in eerste instantie een deelnemersbijdrage van €25,- gevraagd. Uiteindelijk bleken de kosten meegevallen en heeft elke deelnemer €6,- teruggekregen. De totale kosten voor de actieve ledenuitjes komen daarmee op €2.001,95. Hiervoor was een bedrag van €2.000,begroot. Verenigingskleding Voor de post Verenigingskleding is een bedrag van €1.375,- begroot. Zoals in tabel 12 weergegeven is, is er een bedrag van €1.275,21 uitgegeven. Dit is opgedeeld in commissiekleding en bestuurskleding. Voor commissiekleding is in totaal €556,96 uitgegeven. Dit is gebruikt voor de bedrukking van de shirts van de CWaccie, scavengerhuntcie, eerstejaarscie, PreMaCie, symposiumcie en de sportcie. Ook is het gebruikt voor de bedrukking van de shirts van het kandidaat-bestuur. Daarnaast is er een bedrag van €593,25 uitgegeven voor bestuurspakken en €125,- voor de opdruk van de bestuurskleding.

Tabel 12: Verenigingskleding Begroot 2012

Resultaat 2012

Commissiekleding Bestuurskleding Bestuurspakken Opdruk bestuurskleding

€

650,00 €

556,96

€ €

600,00 € 125,00 €

593,25 125,00

Totaal verenigingskleding

€

1.375,00 €

1.275,21

Daarnaast zijn er, zoals afgesproken in de extra ALV van 25 april, sportshirts aangeschaft. In de ALV is besloten dat hiervoor maximaal een bedrag van €1.000,- gebruikt kon worden. Uiteindelijk is er een bedrag van €711,97 gebruikt. Representatie Voor representatie is een bedrag van €1.250,- begroot. Zoals te zien in tabel 13 is een bedrag van €1.231,01 gebruikt. Voor de visite- en constitutiekaartjes is €160,65 uitgegeven. Dit is iets meer dan begroot. Dit bedrag is alleen voor de constitutiekaartjes. De visitekaartjes zijn cadeau gedaan door de drukker, PDS. Voor relatiegeschenken en bedankjes is €100,- begroot, hiervan is €36,40 nu gebruikt. Verwacht werd dat een deel hiervan nodig was voor de Onderwijsdag en Meet Your Future, maar voor de Onderwijsdag bleken geen bedankjes nodig en voor Meet Your Future zijn de bedankjes betaald van het budget dat het evenement zelf had. Wel is er een bedankje gekocht voor de fotograaf van de bestuursfoto’s (€10,-) en zijn er bedankjes gekocht voor de makers van het inlogsysteem op de website (€26,40). Voor de kosten van de bestuursdeelname aan interne activiteiten is €100,- begroot. Dit is verdeeld onder de bestuursleden, waardoor er €100,- uitgegeven is op deze post.


64

Voor de rozen voor de diploma uitreiking is een bedrag van €200,- begroot. Hiervan is een bedrag van €191,40 gebruikt. Voor promotiemateriaal is €400,- begroot. Hierbij is het budget overschreden. Er is namelijk voor €505,01 aan kosten geweest. Van dit bedrag zijn stickers gekocht en usb-sticks met het logo van Communiqué. De stickers zijn aangeschaft, aangezien deze bijna op waren. De usb-sticks zullen worden uitgedeeld aan de (actieve) leden. Voor lunches is een bedrag van €177,25 besteed. Dit is binnen het begrote bedrag van €200,-. Hiervan zijn birthdaylunches betaald, maar ook lunches voor de inspraakpauze’s, de ALV’s en de bestuursinteresselunch. Als laatst is er een bedrag van €60,30 besteed aan overige representatiekosten. Dit betreft onder andere de entree voor de Nationale Dag van de Communicatie en een informatiestand tijdens de Kick-In.

Tabel 13: Representatie Begroot 2012 Resultaat 2012 Visite- en constitutiekaartjes Relatiegeschenken extern, bedankjes Kosten bestuursdeelname interne activiteiten Rozen diploma uitreiking Promotiemateriaal Lunches Overig

€ € € € € € €

150,00 100,00 100,00 200,00 400,00 200,00 100,00

€ € € € € € €

160,65 36,40 100,00 191,40 505,01 177,25 60,30

Totaal abonnementen/contributies

€

1.250,00 €

1.231,01

Kamerbenodigdheden In tabel 14 zijn alle opbrengsten en kosten van de post kamerbenodigdheden te vinden. Er is een bedrag van €300,62 besteed aan kamerbenodigdheden, terwijl er een bedrag van €220,hiervoor begroot was. In vergelijking met vorige jaren worden er meer etenswaren verkocht Dit is geen probleem, aangezien hier quitte op gedraaid wordt. Ook zijn de koffie- en theekosten aanzienlijk hoger dan voorgaande jaren. Een klein deel hiervan zijn de koffiepads die nu gekocht worden, doordat er een Senseo apparaat in de Communiquékamer staat. De overige kosten voor koffie, thee en vaatwastabletten zijn ook hoger dan voorgaande jaren. Het advies is daarom om volgende jaren meer budget in te begroten voor de kamerbenodigdheden. Tabel 14: Kamerbenodigdheden Opbrengsten

Kosten

Verkoop etenswaren

€

824,94 Kosten etenswaren Vaatwastabletten, koffie, thee e.d. 300,62 Messen

Bijdrage Communiqué

€

Totaal

€ 1.125,56 Totaal

€ € €

824,20 291,71 9,65

€ 1.125,56


65

Kantoorbenodigdheden Voor kantoorbenodigdheden is een bedrag van €300,- begroot en is er een bedrag van €595,15 uitgegeven. Normaal gesproken wordt er in drie jaar één jaar briefpapier gekocht, één jaar grote enveloppen en één jaar kleine enveloppen, waardoor €300,- toereikend moet zijn. Aan het begin van het jaar waren de grote enveloppen op, deze kostten €255,85. Later bleek er ook te weinig briefpapier te zijn. Het bestuur heeft besloten om de normale hoeveelheid hiervan te bestellen, wat €285,60 kostte. Er kon ook een kleinere hoeveelheid besteld worden, maar de kosten hiervoor waren niet aanzienlijk minder dan voor de normale hoeveelheid. Hierdoor hoeft er volgend jaar geen briefpapier besteld te worden. Daarnaast zijn er nog enkele kleine dingen op deze post geboekt, zoals kopieerkosten, nietjes en dergelijke. Evenement Meet your future Voor het evenement Meet your Future is €100,- begroot. Op deze post is €88,05 uitgegeven. Van dit bedrag zijn bedankjes gekocht voor de sprekers en zijn er boodschappen gedaan voor de afsluitende borrel. Aanschaf laptop Zoals besproken in de extra ALV van april is er een nieuwe laptop aangeschaft. Deze kostte €658,13 en is betaald uit de reservering voor computers en software. Vakbladen en krant Doordat er in de Cubicus al een GW huisbibliotheek is, is de reservering voor de huisbibliotheek onnodig geworden. Daarom is besloten om vakbladen en een krant aan te schaffen van deze reservering. Er zijn twee vakbladen aangeschaft, namelijk de Communicatie en de Adformatie en er is een proefabonnement op de NRC Next afgesloten. In totaal komen deze kosten op €135,08. 7.5.3. Commissies Impuls Alle kosten en opbrengsten van de Impuls zijn te vinden in tabel 15. Op het moment van schrijven is er vier keer een Impuls uitgebracht. Voor de kosten vijfde Impuls is een schatting gemaakt. De totale kosten voor de Impuls zijn daardoor €8.437,36. De helft van dit bedrag wordt betaald door de opleiding. In totaal is de bijdrage vanuit Communiqué € 4.218,66. Zoals te zien in tabel 15 zitten er wel verschillen tussen de kosten van de Impuls.Dit komt doordat de Impuls tijdens het jaar steeds meer pagina’s bevatte, waardoor de kosten ook hoger werden. Voor de reiskosten is er €100,- begroot. Hiervan is dit jaar niets gebruikt. Doordat de Impuls blijft verbeteren en van plan is meer evenementen te bezoeken, wordt er wel geadviseerd om de commissie reiskosten te geven. Dit bedrag zou eventueel wel verlaagd kunnen worden, aangezien er dit jaar niets gebruikt is.


66

Tabel 15: Impuls Opbrengsten

Kosten

Bijdrage opleiding Impuls 3 Bijdrage opleiding Impuls 4 Bijdrage opleiding Impuls 5 Bijdrage opleiding Impuls 1 Bijdrage opleiding Impuls 2 (schatting)

€ € € € €

776,48 776,48 817,45 923,29 925,00

Kosten Impuls 3 Kosten Impuls 4 Kosten Impuls 5 Kosten Impuls 1 Kosten Impuls 2 (schatting)


€ 4.218,66

Totaal

€ 8.437,36 Totaal

€ € € € €

1.552,95 1.552,95 1.634,89 1.846,57 1.850,00

€ 8.437,36

Competencie Voor de Competencie is het bedrag van €450,- begroot. De Competencie heeft dit jaar een bedrag van €304,57 besteedt. Deze kosten zijn te vinden in tabel 16, het bedrag is onder andere gebruikt voor de week van de social media en de photoshop workshops. Tabel 16: Competencie Opbrengsten

Kosten

Photoshop workshop 1 Week van de Social Media Photoshop workshop 2

€ € €

€ € € € €

1,97 392,01 49,04 5,99 6,85

€

9,29 Excursie Münster 102,00 Week van de Social Media 40,00 Photoshopworkshop 2 Workshop snel artikelen lezen Debat-bad 304,57

Bijdrage Communiqué Totaal

€

455,86 Totaal

€

455,86

CWaccie De CWaccie had dit jaar een budget van €250,-. Deze commissie heeft dit jaar een bedrag van €348,14 gebruikt, zoals te zien in tabel 17. Het budget is overschreden, doordat er voor het feest ‘Communiqué daar red je levens mee’ geen opbrengsten zijn. De opbrengst van het feest is kwijt geraakt door de Aspen Valley. Het Bestuur 2012 is nog bezig het geld alsnog terug te krijgen en verwacht wordt dat dit nog gaat lukken. Als er voor dit feest wel een opbrengst van rond de €100,- zou zijn, zou de CWaccie binnen het budget gebleven zijn. Tabel 17: CWaccie Opbrengsten

Kosten

Valentijnspubquiz Blacklight feest Communiqué, daar red je levens mee feest Viva Hollandia feest

€ € € €

40,00 141,00 121,00

Valentijnspubquiz Blacklight feest Communiqué, daar red je levens mee feest Viva Hollandia feest Waterskiën 79,50 Boer zoekt vrouw feest 59,50 Sinterklaasactiviteit

Boer zoekt vrouw feest Sinterklaasactiviteit deelnemersbijdrage

€ €


€

348,14

Totaal

€

789,14 Totaal

€ € € € € € €

111,67 36,92 103,17 72,86 208,77 114,69 141,06

€

789,14

Borrelcie Voor de Borrelcie is een bedrag van €75,- begroot. Hiervan is €45,87 gebruikt. Dit bedrag is gebruikt voor de aankleding van borrels en voor het bijmaken van een sleutel van de borrelkas.


67

Eerstejaarscie De eerstejaarscie heeft verschillende activiteiten georganiseerd in het afgelopen jaar. In tabel 18 zijn alle opbrengsten en kosten van de eerstejaarscie weergegeven. In totaal heeft de eerstejaarscie voor €192,74 aan kosten gemaakt. Dit is binnen het begrote bedrag van €200,gebleven. Tabel 18: Eerstejaarscie Opbrengsten

Kosten

Eerstejaarsciefeest: night at the movie's

€

€ € € €

30,00 40,00 108,59 22,00

€

7,85 Cocktailworkshop Integratieactiviteit Pizza eten en bowlen Kerstmarkt 192,74


€

200,59 Totaal

€

200,59

PreMaCie De PreMaCie heeft dit jaar een bedrag van €193,32 gebruikt. Voor de PreMaCie was een bedrag van €300,- begroot. Doordat de PreMaCie voor het collegejaar 2012-2013 pas laat opgestart is, is niet het volledige begrote bedrag gebruikt. De kosten en opbrengsten van de PreMacie zijn weergegeven in tabel 19. Naast de activiteiten die vermeld staan in deze tabel heeft de PreMaCie een aantal activiteiten georganiseerd die geen geld kostten. Tabel 19: PreMaCie Opbrengsten

Kosten

PreMaCiePop

€

84,50 Barbecue


€

193,32

Totaal

€

277,82 Totaal

€

277,82

€

277,82

Almanakcie De Almanak van 2011 is uitgekomen in mei 2012. Vanuit vorig jaar is er een reservering van €2.475,60. De kosten voor de Almanak van 2011 bedragen €2.124,94. Van de reservering is dus nog €350,66 over. Voor 2012 is er €2.250,- begroot. De Almanak komt uit in 2013. Daarom is besloten om de reservering voor de Almanak weer aan te vullen. Omdat er nog €350,66 in de reservering zit, wordt de reservering aangevuld met €1.900,- Zo is er in totaal een bedrag van €2.250,66 voor de almanak van 2012. Symposiumcommissie Voor het symposium is een bedrag van €500,- begroot. Daarnaast is er op de extra ALV van april besloten om het symposium een extra bijdrage van €1.500,- te geven. Op het moment van schrijven zijn er nog nauwelijks kosten gemaakt voor het symposium 2012. Daarom zijn de kosten voor deze commissie geboekt op de post te betalen bedragen en is er dus een totaal van €2.000,- uitgegeven voor de symposiumcommissie.


68

Galacommissie Dit jaar is er weer in samenwerking met studievereniging ConcepT een gala georganiseerd. Hiervoor was een bedrag van €400,- begroot. De kosten hiervan zijn binnen het budget gebleven, er is namelijk een bedrag van €274,30 uitgegeven. Studiereiscommissie Voor de studiereiscommissie is €250,- begroot. Dit geld is verdeeld tussen de studiereis Acacia en de nieuwe studiereiscommissie. Beide hebben een bijdrage van €125,- gekregen. Doordat de studiereiscommissie een eigen stichting is, worden de begroting en de resultatenrekening van deze commissie niet opgenomen in het financiële jaarverslag. Wel is de resultatenrekening van studiereis Acacia te vinden in de bijlage. Sportcie Voor de sportcommissie is een budget van €875,- begroot. Hiervan is €650,- voor de Batavierenrace, €75,- voor het StAftoernooi en €150,- voor overige activiteiten. In tabel 20 zijn alle kosten en opbrengsten van de sportcommissie weergegeven. Allereerst is er €636,30 uitgegeven voor de Batavierenrace. Dit is binnen het begrote bedrag gebleven. Voor het StAftoernooi is een bedrag van €123,- uitgegeven. Hierbij is het begrote bedrag overschreden. Dit heeft twee redenen. Allereerst is het inschrijfgeld verhoogd van €75,- naar €90,-. Daarnaast kwam er een factuur van 2009 binnen die nog niet betaald was. Deze is in 2009 met opzet niet betaald, doordat er enkele zaken slecht geregeld waren tijdens het StAftoernooi in 2009. Dit is gemeld aan de organisatie, waardoor we uiteindelijk de helft van de kosten voor 2009 moesten betalen. Dit komt neer op €33,-. In totaal komen de kosten voor het StAftoernooi neer op €123,-. Als laatst heeft de Sportcie een survivalrun georganiseerd. Hiervan waren de kosten €67,80. Tabel 20: Sportcie Opbrengsten

Kosten

Batavierenrace Teruggave borg Teruggave borg busje

€ €

Batavierenrace Inschrijfgeld inclusief borg Huur busje inclusief borg Benzine busje Busbonnen Overige StAftoernooi 2009(helft van de kosten) Staftoernooi 2012 45,20 Survivalrun kosten

Survivalrun deelnemersbijdrage

€


€

Totaal

€ 1.125,02 Totaal

70,00 182,72

€ € € € € € € €

320,00 375,00 46,53 138,60 8,89 33,00 90,00 113,00

827,10 € 1.125,02


69

SOCOM De SOCOM heeft in totaal €86,07 uitgegeven. Dit bedrag is gebruikt voor de Decentrale Onderwijs Prijs (DOP). De SOCOM had een budget van €100,- en dit bleek dus voldoende te zijn. Scavengerhuntcie Voor de Scavengerhuntcie is een bedrag van €150,- begroot. In tabel 19 zijn de opbrengsten en de kosten van de Scavenger Hunt weergegeven. De totale kosten voor de Scavenger Hunt zijn binnen het budget gebleven en komen neer op €145,94. Tabel 21: Scavengerhuntcie Opbrengsten

Kosten

Deelnemersgeld

€

€ € €

245,00 45,94 180,00

€

325,00 Benodigdheden Scavengerhunt Dvd's Prijs winnaars 145,94


€

470,94 Totaal

€

470,94

7.5.4 Gave dingen potje In de HALV is besloten om van het onverwachte positieve resultaat van het vorig boekjaar het gave dingen potje te maken. Dit betreft een bedrag van €1.949,45. Van dit bedrag zijn een aantal dingen aangeschaft. Als eerst is er een nieuwe camera aangeschaft. Deze kostte €150,-. Daarnaast zijn de galafoto’s opgekocht voor een bedrag van €299,48. Daarnaast is er geld beschikbaar gesteld om het geld dat opgehaald was door de glazenhuiscommissie op een ludieke manier aan te bieden aan Serious Request. Hiervoor is een bedrag van €90,46 gebruikt. De verwachting van het Bestuur 2012 was dat de leden zelf ook nog ideeën voor het gave dingen potje zouden inleveren. Op Facebook is een oproep geplaatst en daarnaast is in de kamer en bij commissies gevraagd of zij nog goede ideeën hadden hiervoor. Alleen de competencie heeft concrete ideeën bij het bestuur ingediend. Het was alleen niet mogelijk om de plannen voldoende uit te werken in het bestuursjaar 2012, waardoor zij nog geen aanspraak konden doen op het gave dingen potje. Het Bestuur 2012 adviseert het Bestuur 2013 om de competencie deze plannen verder uit te laten werken en hen daarna een geld uit het gave dingen potje beschikbaar te stellen. In het gave dingen potje zit nog een bedrag van €1.409,51, dit geld is gereserveerd voor het Bestuur 2013. 7.5.5 Onvoorzien Op de post onvoorziene kosten is een bedrag van €286,50 uitgegeven. Een groot deel hiervan is besteed aan de cantus. Dit evenement was georganiseerd met de intentie om quitte te draaien. Achteraf bleken de kosten hoger uitgevallen dan gedacht. Naast deze kosten zijn er nog enkele kleine kosten gemaakt, bijvoorbeeld voor het bijmaken van sleutels.


70

HOOFDSTUK 8 BIJLAGEN 8.1 Overzicht collegepraatjes Maand

Datum

Wie

College

Jaarlaag

Februari

8 februari

Arianne

Modelontwerp in de 3 communicatiewetenschap

Februari

9 februari

Wendy

Marketing Communicatie

2 + Pre-master

Februari

14 februari

Arianne

Statistiek 1

1

Februari

21 februari

Marlot

Essentials in corporate and organizational communication

Master (Corporate)

Februari

23 februari

Marlot

Essentials in New Media and Communication

Master (New Media)

Maart

14 maart

Elizabeth

Onderzoeksparadigma’s

3

Maart

15 maart

Wendy

Communicatieonderzoek

2 + Premaster

Maart

19 maart

Arianne

Statistiek 1

1

Maart

22 maart

Marlot

Employee Communication Master

April

23 april

Arianne

Statistiek 2

1

Mei

3 mei

Wendy

Communicatieonderzoek

2+ Pre-master

Mei

15 mei

Elizabeth

Filosofie van de Communicatie

3+ Pre-master

Mei

15 mei

Arianne

Statistiek 2

1

September

3 september

Marlot

Essentials Marketing

Master (marketing)

September

5 september

Arianne

Communicatiekundig ontwerpen

1

September

5 september

Arianne

Media psychology

Master (New


71

Media) September

6 september

Wendy

Organisaties in de media

2

September

11 september

Arianne

Communication science

Pre-master

September

11 september

Sophia

Inl. CW: theorie

1

Oktober

17 oktober

Marlot

Essentials Corporate

Masters (corporate)

Oktober

17 oktober

Arianne

Media psychology

Master (New Media)

November

12 november

Arianne

Essentials in Marketing Communication

November

14 november

Wendy

Corpore Communication

2 + Premaster

November

12 november

Elizabeth

ICW praktijk

1

November

20 november

Marlot

Essentials in Corporate Communication

Masters Corporate


72

8.2 Voorlopige resultatenrekening studiereis Studiereiscommissie Acacia is op dit moment nog bezig met de afronding van de laatste financiële zaken. Op het moment van schrijven dienen nog enkele facturen geïnd en betaald te worden. Wijzigingen zijn dus voorbehouden.

Acacia

SRC Afrekening Algemene informatie S.V. Communiqué/ Stichting CommPlus China 29 24 24 5

Studievereniging/stichting Bestemming(en) Totaal aantal deelnemers Student deelnemers Waarvan subsidiabel Overige deelnemers

SRC boekjaar Ingeleverd op: Eerste dag reis Laatste dag reis Aantal dagen Aantal nachten

2012 1-7-2012 24-7-2012 24 20

Financieel overzicht Inkomsten 1. Student-deelnemers 2. Overige deelnemers 3. Derden 4. SRC subsidie 5. Rente Totaal inkomsten Tekort Overschot

: : : : : : : :

€ € € € € € € €

24.000,00 6.243,87 36.073,75 3.120,00 69.437,62 9.175,95

: : : : : : : :

€ € € € € € € € € €

Totaal 24.328,30 8.171,00 7.727,08 1.098,44 2.174,69 2.567,76 7.950,53 54.017,80

Overige deelnemers Totale kosten

€

6.243,87

Totaal uitgaven:

€

60.261,67

€ €

130,00 3.120,00

Uitgaven Student deelnemers 1. Reiskosten 2. Verzekering 3. Overnachtingen 4. Maaltijden 5. Organisatie 6. Representatie 7. Verslag 8. Diversen 9. Onvoorzien

Subtotaal :

SRC subsidie Vastgestelde subsidie per sd : Totale subsidie :


73

8.3 Verslag van de kascontrolecommissie Boekjaar: Penningmeester: Kascontrolecommissie:

1 januari 2012 t/m 31 december 2012 Elizabeth Izaks Joanne Amse / Erik van Nistelrooij / Mark Tempelman / Tjitske Willemsma

In 2012 heeft de kascontrolecommissie wederom de financiële gang van zaken betreffende S.v. Communiqué in de gaten gehouden. Dit is gedaan op basis van diverse bijeenkomsten tussen de penningmeester en minstens twee leden van de kascontrolecommissie. Op 11 januari 2013 heeft de daadwerkelijke kascontrole over het boekjaar 2012 plaatsgevonden, waarbij de penningmeester Elizabeth Izaks, de kandidaatspenningmeester Toke van Telgen, Joanne Amse en Tjitske Willemsma aanwezig waren. De kascontrolecommissie heeft het financiële jaarverslag, bestaande uit de balans, resultatenrekening en toelichting in goede orde ontvangen en besproken met de penningmeester. Naar aanleiding van de uitleg van de penningmeester, met betrekking tot onduidelijkheden tot vragen van de kascontrolecommissie, heeft deze voldoende vertrouwen gekregen in de juistheid van de gevoerde administratie. Naar aanleiding van de controlebijeenkomst wil de kascontrolecommissie de penningmeester graag een aantal adviezen ter hand geven richting de jaarvergadering: Toelichting debiteuren: De post debiteuren staat met €4.374,74 op de balans. Dit bedrag is gerelateerd aan sponsorinkomsten. Na toelichting van de penningmeester en inzage in de debiteurenadministratie heeft de kascontrolecommissie voldoende vertrouwen gekregen dat de bedragen ook ontvangen zullen worden. Toelichting liquide middelen: De liquide middelen van S.v. Communiqué zijn momenteel ruim €25.000,-. Dat gaat gepaard met een groot Eigen Vermogen. Toelichting Eigen Vermogen: Het eigen vermogen van S.v. Communiqué is €20.690,62. Dit is een solvabiliteitsratio van ruim 60%, waar 25% als gezond wordt gezien. Toelichting winst 2011: Het Eigen Vermogen is gemuteerd het afgelopen jaar, omdat de winst van 2011 is toegevoegd aan het Eigen Vermogen. In de extra ALV is echter door de leden besloten dat een gedeelte van deze winst besteed moet worden aan sportshirts en het symposium. Dit heeft geresulteerd in een ingecalculeerd verlies. Het verlies van 2012 is aan deze beslissing te wijten en zal daarom ook zonder problemen met het eigen vermogen gecompenseerd kunnen worden. Zie ook het voorstel voor 2012. Positief ontvangen zijn de toelichting van de penningmeester over alle posten. Deze zijn allen besproken en bieden gezien de huidige stand in financiële zaken geen aanleiding tot ingrijpende maatregelen.


74

Het financieel jaarverslag over het boekjaar 2012 geeft volgens de kascontrolecommissie een volledig en inzichtelijk beeld van de financiële situatie van S.v. Communiqué. De kascontrolecommissie verzoekt dan ook tijdens de vergadering om aan de penningmeester decharge te verlenen met betrekking tot juistheid van cijfers. Aanbevelingen 2013: Geadviseerd wordt om het verlies van 2012 op te vangen met een mutatie ten koste van het eigen vermogen. Het is verstandig om in 2013 meer inzicht te creëren in de ledendatabase en het verloop van de leden. Op deze manier is er aan het begin van het jaar meer inzicht zijn in de contributieopbrengsten. Er wordt geadviseerd om bij de jaarlijkse inning van contributie extra maatregelingen te treffen om alle contributie waar S-v. Communiqué recht op heeft ook daadwerkelijk te innen. Op dit moment schrijven vele leden zich uit rondom de contributie inning, of zijn zij lastig of niet bereikbaar. Er is echter door leden bij hun inschrijving toestemming gegeven voor een automatische incasso. De penningmeester kan dus op basis van deze documenten voortaan zorgen dat leden alsnog de contributie betalen. Meer inzicht in het sponsorplan is zeer gewenst. Er wordt geadviseerd om de sponsorplannen voortaan helderder en meer gedetailleerd op te stellen en zowel aan de Kascontrolecommissie als aan de Raad van Advies te presenteren. In dit plan dienen helder de bedragen van langlopende contracten, al afgesloten kortlopende contracten en de verwachte nieuwe inkomsten te worden beschreven. Momenteel wordt een deel van het eigen vermogen niet gebruikt. Dit staat het gehele jaar op een spaarrekening. Er wordt geadviseerd om met de Rabobank samen te kijken naar een andere besteding van een gedeelte hiervan, zodat er extra renteopbrengsten gegenereerd kunnen worden. Omdat dit jaar de beslissing is gemaakt om een aantal reserveringen op te heffen, kan het zijn dat er in 2013 meer kosten binnen de post ‘onvoorzien’ zullen vallen. Daarom wordt geadviseerd om aan het einde van 2013 te evalueren of de post onvoorzien toereikend is, of dat deze verhoogd moet worden. Namens de kascontrolecommissie 2012, Joanne Amse, Erik van Nistelrooij, Mark Tempelman en Tjitske Willemsma


75

LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGEN ALV BD -cie CCO CSA CW CWaccie CWic-In EB ESN FR GW HALV OLC OOC OS PSY Premacie RvA S.v. SMS SOCOM SRC TOM UT

Algemene Leden Vergadering Bedrijvendagen Commissie Centrale Commissie Onderwijs Centrale Studenten Administratie Communicatiewetenschap Communicatiewetenschap Activiteitencommissie Communicatiewetenschap Introductiecommissie Externe Betrekkingen European Students Network FaculteitsRaad Gedragswetenschappen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Opleidingscommissie Overleg Onderwijs Commissarissen Overleg Studieverenigingen Psychologie Premastercommissie Raad van Advies Studievereniging Studentmentorschap Studenten Overleg COMmunicatie Studiereiscommissie Twents Onderwijs Model Universiteit Twente


76

THERE IS MORE THAN MEETS THE EYE JAARVERSLAG 2012 ARIANNE COLENBRANDER WENDY DUURLAND ELIZABETH IZAKS SOPHIA STEUTER MARLOT BUSCHMANN FEBRUARI 2013

Recommend Documents