2012.03.12.
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 6. ea.: Projekttervezés III.
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE • Fel kell vázolni egy lehetséges tevékenység sorozatot, egyfajta megoldást, illetve elvárt eredményt, amit a célrendszerrel összeillesztve projekt koncepciónak nevezhetünk. • A projekt során végrehajtandó tevékenységeket mindig úgy tervezzük meg, hogy először rögzítsük az elérni, illetve realizálni kívánt eredményt és ehhez rendeljük a szükséges tevékenységeket. • Az egyes tevékenységek sajátos tevékenységhálót alkotnak, mivel vannak olyan tevékenységek, amelyek egymástól teljesen függetlenek, míg vannak olyanok is, amelyek elvégzése után jelentkező eredmény előfeltétele egy másik megkezdésének.
• Tevékenységek tervezése • Időtervezés: – Gantt diagramm – Hálótervezés: • Kritikus út • Tartalék idő • Példa ismertetése
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE
• A tevékenységek tervezése során meg kell határozni az alábbiakat: – a tevékenység várható eredménye, – a tevékenység szakmai tartalma, – a teljesítés fizikai helyszíne, – a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, – a tevékenység kezdete és vége, – a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, – a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), – a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport.
• A feladatcsoportok lebontási struktúrájának elkészítésekor a struktúra lebontását felülről lefelé végezzük, és olyan mélységig kell lebontani, hogy az egyes tevékenységek a szükséges erőforrások és eszközök elfogadhatóan becsülhetők legyenek. • Meg kell határoznunk a tevékenységek végrehajtási sorrendjét és párhuzamosan kivitelezhető tevékenységeket.
IDŐTERVEZÉS
IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm)
Az időtervezés célja: z z
z
z
z
z
A projekt átfutási idejének meghatározása A részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjában kiszámítása Az események bekövetkezési időpontjában megállapítása Az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek) A legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél. Legkorábbi módszer: Gantt-diagram
z
z
z
z
z z
z
A projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben A sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével A tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez A fenti elhelyezkedés jelzi az interdependenciákat Átfedéses szekvenciálás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen Negatív átfedés: késleltetés Függőségi nyilak: függőségi kapcsolat megjelenítése A haladás nyomon követhető és a monitoring során is felhasználható Hátrány: bonyolult projekteknél átláthatatlan
1
2012.03.12.
HÁZÉPÍTÉS IDŐTERVE GANTT DIAGRAMMAL
IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) GANTT DIAGRAMM z
z
z
Tevékenységek
A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt [névadó: Henry Gantt, USA, XX. sz.eleje] Az egyes tevékenységeket idötartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése 4 lépésből áll: i. ii. iii. iv.
A A A A
tevékenységek definiálása tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása tevékenységek időtartamának meghatározása Gantt diagramm összeállítása
GANTT DIAGRAMM (TÉNY/TERV)
Tevékenységek
Időtartam (hét) 1
2
3
4
5
6
7
8
9
Alapok Szerkezeti falak Födém Tető Vakolás
Program Evaluation Review Technique (PERT)
HÓNAPOK I.
II.
III.
IV:
V.
VI.
VII.
VIII. IX.
X.
XI.
XII.
1. Tevékenység 2. Tevékenység 3. Tevékenység 4. Tevékenység
tényleges tervezett
A HÁLÓTERVEZÉS •
• •
Komplex feladatok elemi feladategységekre való felbontása, majd az elemi feladatok logikai kapcsolatának (követő, megelőző, párhuzamos kapcsolat) és időtartamának megállapítása. A logikai háló megrajzolásával az ún. kritikus út meghatározására. (Critical Path Method) A logikai háló alkalmas a költségek és a munkaerő szükséglet meghatározására és alkalmazása az alábbi előnyökkel jár: – teljes tevékenység jól átláthatóvá, ezáltal kezelhetőbbé válik, – elősegíti a koordinációt, – a felelősségi viszonyok tisztábban kirajzolódnak – a megvalósítás jobban nyomon követhető, ellenőrizhető, – számítógépes alkalmazás igénybevételével gyorsítja a tervezési, ellenőrzési folyamatokat.
PROJECT NETWORK TECHNIQUES • Két nagy család ismert: – Activity On Arrow: tevékenység-él – Activity On Node: Tevékenység-csomópont • Korlátok: – Nem használható folyamatos tevékenységnél: termelés – Nem old meg problémát csak megvilágítja – Érdemes egyszerű esetekkel kezdeni – A háló túlzott részletessége
2
2012.03.12.
TEVÉKENYSÉG ÉLŰ HÁLÓK (AOA) •
•
Két alapvető elem: – Tevékenység, amely a projekttel együtt járó munka eleme (néha a munka sem pénz sem energiafelhasználással sem jár) – Esemény, amely egy tevékenység kezdete és/vagy vége (más néven: csomópont, mérföldkő) Két fő szabály – Az idő balról jobbra áramlik – A tevékenység kezdeténél lévő eseményeknek kisebb száma van, mint a végénél levőnek
Gödör kiásása 1
2
Leírás i
j Időtartam B
5
A
15
10 C 20
PÉLDA: Tevékenységélű hálóra • A módszer alapja, hogy a projekt során megvalósítandó tevékenységeinket balról jobbra haladva felvázoljuk és bemutassuk a logikai kapcsolatokat. • Ábráinkon a csomópontok (nyolcszögek) a mérföldköveket és azok számait, míg a nyilak a tevékenységeket, és a számok azok hosszát jelölik. Látható, hogy az 1-el jelölt mérföldkőből kiindulva kíván a projektünk eljutni a 4-el jelölt mérföldkőbe. Ehhez mind a 1-2, 2-4, mind a 1-3, 3-4 közötti tevékenységeinket el kell végeznünk.
A kritikus út meghatározása a következő módszerrel történik. Az 1 mérföldkő mellé a nulla időpillanat száma kerül egy kis négyszögbe. Ez a kiinduló időpillanat, a projekt kezdete.
Az 1-2 mérföldkövek közötti tevékenység elvégzése 3 időegységbe kerül, ezt a 2 csomópont mellé írjuk fel.
3
2012.03.12.
A 2-4 közötti tevékenység 7 egységnyi idejét hozzáadjuk a 3-hoz, így a 4 csomópont elérésének ideje ezen az ágon 10 egység.
A következő részben nyílik lehetőségünk a kritikus út és a tartalékidők meghatározására. A 4 csomópont mellé felírjuk egy háromszögben a legmagasabb (jelen esetben 10) számot, hiszen ez jelöli a leghosszabb időtartamot.
A visszafele haladásnál mindig a legkisebb „háromszöges” számot kell figyelembe vennünk, ezért a 1 csomópontban az 5 számot töröljük. A kritikus út természetesen a leghosszabb út, vagyis azaz út, ahol a négyszögben és háromszögben lévő számok megegyeznek. Jelen esetben ez a vastag vonallal jelölt, 1-2-4 mérföldköveken átvezető utat jelöli.
Az 1-3 tevékenység időtartama 4 egység, míg a 3-4 tevékenység időtartama 1 egység, ez összesen 5 időegységet jelent. A 4, végső csomópont mellett most két szám található, mivel mi a kritikus (leghosszabb) útra vagyunk kíváncsiak, ezért az alacsonyabb számot töröljük.
Majd visszafelé haladva levonjuk a tevékenységek időtartamát ebből az értékből. Előbb az egyik ágon végighaladva 10-1=9 és 9-4=5. Majd a másik ágon 10-7=3 és 3-3=0.
Tartalékidőt a másik úton találunk, jelen esetben ez 9-4=5 időegység tartalékidőt jelent. Ezek a projekttevékenységeink tehát 5 időegységet csúszhatnak, a projekt teljes időtartamát nem fogják befolyásolni, nem kritikus tevékenységek.
4
2012.03.12.
HUROK
Critical Path Method (CPM) •
•
– Egyetlen tevékenység sem kezdődhet el, amíg a végpont eseményét nem valósították meg (B esemény nem valósulhat meg, míg 10 meg nem valósul)
Függőségi szabály: – Egy tevékenységre nem lehet azt mondani, hogy bekövetkezett, amíg a realizálásra irányuló összes tevékenységet el nem végeztük – Egyetlen tevékenység sem kezdődhet el, amíg a végpont eseményét nem valósították meg (B esemény nem valósulhat meg, míg 10 meg nem valósul) Logikai hibák: – Hurok – Több kezdő és/vagy végpont (dangler-belógatott)
DANGLER TEVÉKENYSÉGEK (több kimenet a hálótervben) • •
Minden tevékenyégnek csomóponttal kell kezdődnie és végződnie Minden csomópontnak legalább egy bemenő és egy kimenő tevékenységgel kell rendelkeznie (kivéve első – utolsó)
7
8
9
10
HÁLÓTERVEZÉS (CPM) A legkorábbi
I’ I’’
A legkésőbbi
Kritikus út
bekövetkezés
8
9
12
0
4
4 0 0
19
7
5
1
7
5
11
6
8
4
19
7
16
4
9
6
6
41
10
3
29 19
13
41 12
19
16
4
11
0
9
4
„a két idő ugyanaz
9
0
3
5
semmiféle csúszás
25
4
7
19
7
10
Nem megengedhető
25
2
3
7
11
29
26
20
TARTALÉKIDŐK Teljes tartalék idő: – Az, az időtartam/érték mely a tevékenység megkezdésének esetleges elhúzódásával a legkedvezőbb esetben még rendelkezésünkre áll. Szabad tartalék idő: – Az, az időmennyiség melynek értékével i-j tevékenység kezdete eltolható anélkül, hogy a rákövetkező (jk) tevékenység legközelebbi kezdési idejét befolyásolná. Csak olyan eseményeknél van ahol csomópont van.
AZ ELEMZÉSI EREDMÉNYEK FINOMÍTÁSA •
Az első időelemzés és erőforrás ütemezés után csak ritkán kapunk reális, végrehajtható ütemtervet. Ahhoz, hogy a problémák okát megtaláljuk, elemeznünk kell az ütemtervet, meg kell vizsgálnunk: – a tevékenységek közötti kapcsolatokat és a kritikus utat, – a tevékenység időtartamokat, – a tartalékidőket, – az időkorlátokat, – a túlterhelt erőforrásokat, – a tevékenységek költségét.
5
2012.03.12.
TELJESÍTÉSI TERV - ÖSSZEGZÉS
AZ ÁTFUTÁSI IDŐ RÖVIDÍTÉSE • A kritikus út módosítása • Tevékenységek törlése, vagy összevonása, • Tevékenységek kapcsolatainak ésszerűsítésével, a felesleges kapcsolatok megszüntetése • Résztevékenységekre bontás • A kapcsolati idők és a kapcsolatok jellegének vizsgálata • A határidők vizsgálata
• A kiindulási alap mindig a struktúraterv • A terv részletezettsége mindig az információigényhez alkalmazkodjon – Az operatív irányítás részletes tervet igényel – A felsővezetői szint általában az időtervre támaszkodik • Az időterv során figyelembe kell venni a bizonytalanságokat
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA • Az egyik legrégebbi és legáltalánosabban használt módszer az időtervezésben a Gantt-diagram - melynek névadója Henry Gantt, (USA, XX. sz. eleje) -, a projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy vízszintesen elhelyezkedő oszloppal (sávval) jeleníti meg a tervben. Az egyes sávok egy meghatározott időskála alatt helyezkednek el és hosszuk arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével, így a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez. • A Gantt-diagram elkészítése 4 lépésből áll, melyek az alábbiak: – a tevékenységek pontos definiálása, – a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása, – a tevékenységek teljesítési időtartamának meghatározása, – a Gantt-diagram megszerkesztése. • Jelen előadásban a hálótervezési technikák egy kisebbik részét, az úgynevezett kritikus út módszert mutattuk be. A módszer segítségünkre lehet projektünk időtartamának meghatározásában, illetve az időtartamot leginkább befolyásoló tevékenységek meghatározásában. • A hálótervezés alkalmazása bonyolultabb projektek esetében megkönnyíti a projektek nyomon követését is. A hálótervezés lehetőséget ad az erőforrásaink számbavételéhez, hiszen a kritikus út tulajdonképpen a jelentkező szűk keresztmetszetek mentén halad. A módszer bővíthető, rendelhetünk felelősöket az egyes tevékenységek mellé, és jelölhetjük az előrehaladást is a hálótervben
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI
• • • • • •
Mit kell figyelembe venni a tevékenységek tervezése során? Mi az időtervezés célja? Ismertesse a Gantt diagram felépítését! Definiálja hálótervezést! Magyarázza el a kritikus út jelentését! Mit jelent a tartalék idő kifejezés a hálótervezésben?
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 7. ea.: Projekttervezés IV. • Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés • Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Gantt diagramm, hálótervezés, kritikus út, tartalék idő
6
