Tevékenység: Tudásmegosztás I. szint
Dokumentum: Tudásmegosztás
Nagykovácsi Község Önkormányzata ÁROP-3.A.2-2013-2013-0024 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló „Szervezetfejlesztés a közép-magyarországi régióban lévő önkormányzatok számára”
Tudásmegosztás célja Az
ÁROP-3.A.2-2013-2013-0024
megvalósuló
Államreform
„Szervezetfejlesztés
a
Operatív
Program
közép-magyarországi
önkormányzatok számára” megjelölésű pályázatra
keretében
régióban
lévő
adta be Önkormányzatunk a
pályázatot. A Tudásmegosztás dokumentum arra hivatott, hogy bemutassa a pályázat tevékenységeit,
annak
menetét,
a
lebonyolított
rendezvények,
workshopok,
tanácsadások tartalmát illetve a megfogalmazott tanácsadói dokumentumokban tevékenységenként megtalálható javaslatokat, amelyeket Önkormányzatunk kapott a szervezetfejlesztés során. Az ÁROP projekt során Nagykovácsi Község Önkormányzatánál úgy tapasztaljuk, hogy profitáltunk a rendezvényekből és a tanácsadásokból, valamint a back office készült tanácsadói dokumentumok tartalmából, az azokban megfogalmazott tanácsokból. A tevékenységek megvalósításakor olyan jó tapasztalatokat és ismereteket szereztünk, olyan új megoldásokat találtunk ki, amelyeket nem tarthatunk meg csak magunknak, hiszen számtalan más szervezet számára is információt, változtatási lehetőséget hordozhatnak magukban. Így célunk, hogy e tudások, ismeretek, tapasztalatok megosztásra kerüljenek mások számára is, egy olyan szélesebb kör számára, amelynek ezek hasznosak lehetnek. Ezáltal
a
Tudásmegosztás
dokumentum
célja,
hogy
megosszuk
a
többi
Önkormányzattal és a lakossággal egyaránt azt a tudást, tapasztalatot és javaslatokat, amelyeket a szervezetfejlesztés során Önkormányzatunk kapott, így a következő fejezetekben az összes tevékenységet megemlítjük, annak okát, célját és eredményeit megnevezve.
A tudásmegosztás folyamata
1.
Az ismeretek, tudások beazonosítása
2.
Az ismeretek, tudások megszerzése
3.
Az ismeretek, tudások fejlesztése
4.
Az ismeretek, tudások megosztása
Négy beavatkozási terület került meghatározásra a Programban: 1. Szervezet beavatkozási terület
Célja az eredményes szervezeti működés.
2. Feladat beavatkozási terület
Célja a feladatrendszer megújítása.
3. Eljárás beavatkozási terület
Célja
a
belső
eljárások megalapozása
és
racionalizálása,
az
ügyfélkapcsolatok javítása. 4. Személyzet beavatkozási terület
Célja a személyzeti igazgatás fejlesztése, valamint kiszámítható és vonzó életpálya.
Projektünk célja teljes mértékben megegyezett a Magyary Program átfogó céljaival: 1. az állami működés hatékonyságának növelése, 2. a közszolgáltatások színvonalának emelése, 3. a hatékony nemzeti közigazgatás megteremtése. Projektünk során minden tevékenység kiválasztásakor, megtervezésekor és lebonyolítása alatt is figyelembe vettük a fenti négy beavatkozási területet.
A hatékonyság fogalmát projektünkben is a Magyary programmal megegyező módon értelmeztük, amelyek a következő elemekből tevődnek össze:
eredményesség
gazdaságosság
hatásosság
biztonságosság (rugalmasság)
felügyelhetőség
alkalmazkodóság
Tevékenységek bemutatása 1. ÁROP-1.A.2 / ÁROP-3.A.1 felülvizsgálata - Elemzés és hatásvizsgálat A tevékenység oka: A már megvalósított ÁROP pályázat folyamatait szükséges felülvizsgálni, és ezekből konstruktív következtetéseket levonni. A tevékenység célja: A levont következtetések építőjellegű felhasználása az új konstrukció minél sikeresebb megvalósítása érdekében. A tevékenység eredménye: Egy tanulmány létrehozása, amely elemzi az ÁROP 1. A.2./ ÁROP-3. A.1 eredményeit és estleges hiányosságait. A tevékenység hatása: Hatékonyság növekedés a projektmegvalósításban és működésben a tapasztalatok beépítésének köszönhetően. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata:
Elemzés és hatásvizsgálat elkészítése;
A helyzetértékelés módszere: SWOT elemzés, helyzetértékelő sablon;
Az okok feltérképezéséhez használt módszer: halszálka diagram;
Lehetséges további módszerek:
Kérdőíves felmérés,
Interjúk,
Koncepcióalkotás,
Dokumentumok elemzése,
DMAIC alapelvek
Tanácsadói javaslattétel a tanácsadóktól: Tanácsadói javaslattételünk az elakadási pontok felderítésére és kezelésére szolgál, és hogy lássuk, mi az, amit a jelenlegi ÁROP projekt során még fejlesztésre szorul. Így a következőkben javaslatot teszünk arra vonatkozóan, hogy a Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata hogyan fejlődhetne tovább a jövőben, figyelembe véve
az előző ÁROP szervezetfejlesztési programját és a jelenlegi kérdőíves felmérést valamint a BCG és SWOT analízis eredményeit. Változás és változtatás A szakirodalom általában különbséget tesz szervezeti változások és változtatások között. Általános vonás, hogy a változás a szervezet által nem tervezett, és valamilyen külső hatás eredményeként jön létre. Természetéből adódón nem lehet megakadályozni, csak felkészülni rá, és a hatásait kezelni, ezzel szemben a változtatásokat
a
szervezet
tagjai
kezdeményezik,
lehetőségük
van
előre
megtervezni azokat. A változtatások teszik lehetővé a változásokra való felkészülést, illetve reagálást. Ezek segítségével tud a szervezet válaszolni a külső és belső kihívásokra, esetleg formálhatja környezetét is. A szervezetek alapvetően nem változtatásra vannak tervezve, hanem arra, hogy feladatukat elvégezzék, így meglehetősen nehéznek találják a változtatást. A változás megtervezése és végrehajtása bizonyos képességeket kíván, többek között kell hozzá: tudás, tapasztalat, elmélet, képesség, hogy meglássuk a szervezet problémáit, diagnosztizáljuk a szervezet erősségeit és gyengeségeit A változtatás célja a szervezet alkalmazkodóképességének fokozása! A változtatás alapja a Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzatánál, amely nélkül a többi intézkedésnél nem érhető el változtatást: munkatársi együttműködés-, munkahelyi légkör javítása. Erre a javasolt módszer az együttműködés fejlesztése és a csapatépítő tréning, amely során közös szervezeti élményeket szereznek a munkavállalók. További javaslatok: 1. Hivatal szervezettségének, átláthatóságának növelése 2. Kommunikáció, információ ellátottság és áramlás javítása 3. Ügyfélszolgálat működésének mélyebb feltárása 4. Önkormányzat külső megítélésének javítása, külső környezet befolyásoló képességének javítása
2. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata: Hulladékgazdálkodás A tevékenység oka: Az Önkormányzat hosszú távú sikere és gazdaságos működésének titka a gyengeségek felismerése és kijavítása. A Hulladékgazdálkodás folyamatos fejlesztésének érdekében fontos az önkormányzati feladatok felmérése és rendszerbe helyezése. A tevékenység célja: Egy tanulmány készítése az önkormányzati feladatok felülvizsgálatáról. A hatékony működés megvalósításának átgondolása. A tevékenység eredménye: Az önkormányzati feladatok átlátható bemutatása egy elemzésben, amely magában foglalja a feladok működési előnyeit és hátrányait. A tevékenység hatása: Egy átlátható rendszer kialakítása, amelyben a dolgozók tudják, hogy mi a dolguk, és hogy mit miért végeznek.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 3 alkalom Átvilágítás, Helyzetelemzés, Következtetések, Összegzés.
Vezetői konzultáció (WS) A tevékenység oka: A hatékony munka érdekében elengedhetetlen a vezetők közötti kommunikáció a hulladékgazdálkodásról. A tevékenység célja: A jogszabály által előre meghatározott feladatok ellátásának biztosítása és a szerződések átvilágítása. A tevékenység eredménye: Szakmai tudás elsajátítása és átadása. A tevékenység hatása: A jogkörök letisztázása, ellátandó feladatok megértése. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap.
Elemzés elkészítése az önkormányzati feladatok felmérésére és rendszerbe helyezésére Workshop formában megszervezett vezetői konzultáció.
Tanácsadás:
back
office
(koncepcionális
és
operatív
javaslatok
megfogalmazása) A tevékenység oka: Az eredményesebb munka érdekében az építő javaslatok megfogalmazása, megfontolása, majd ezen ötletek megvalósítása és beépítése a mindennapi munka folyamataiban A tevékenység célja: Az ügyfelekkel közvetlenül nem érintkező munkatársak javaslatainak meghallgatása. A tevékenység eredménye: A back- office folyamatnak alapos vizsgálata, koncepcionális és operatív javaslatok megfogalmazása. A
tevékenység
hatása:
A
lakosság
elégedettségének
növekedése
a
hulladékgazdálkodással kapcsolatban. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 3 alkalom Sztenderdizálás
átvilágítása
és
operatív
javaslatok
megfogalmazása
workshop formájában Tanácsadói szolgáltatás igénybevételével. Operatív végrehajtási terv, megállapodások (WS) A tevékenység oka: A folyamatos fejlődés szempontjából nélkülözhetetlen az operatív végrehajtási terv kidolgozása. A
tevékenység
célja:
A
jelenlegi
megállapodások
felülvizsgálata.
Az
eredményesség minél nagyobb fokú megvalósítása. A végrehajtási terv folyamatos vizsgálata. A tevékenység eredménye: Egy operatív végrehajtási terv kidolgozása, a megállapodások elemzése és a javaslatok megfogalmazása.
A tevékenység hatása: A jelenlegi végrehajtási terv hatékonyságának növelése és átláthatóvá tétele. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap Interaktív szeminárium megszervezése a vezetők körében Tanácsadás igénybevétele az interaktív szeminárium eredményei alapján.
Tanácsadói javaslattétel a tanácsadóktól: A tanácsadás során feltárásra került a jelenleg működő intézményrendszer, elsődlegesen a folyamatvezetői, illetve intézményvezetői szempontok alapján. Látható, hogy az egyes intézmények megfelelően működnek, rendelkeznek egyéni stratégiával és vízióval. Feltárásra került azonban, hogy egységes vízió és stratégia nem létezik, illetve az írásbeli
dokumentálás
és
egységes
irattárazás
hiánya
hosszútávon
a
szervezetrendszer működésképességére negatívan kiható tényező lehet. Megállapításra került, hogy a jelenlegi vezetői folyamatok túlságosan a kiépült kapcsolatrendszereken alapulnak, így azok személyfüggőek. Mindezek érdekében szükséges a jövőre nézve a folyamatok írásban történő dokumentálása,
egységes
megállapodás
kötési
gyakorlat
kiépítése,
a
helyettesíthetőség kialakítása a szervezetrendszerben. További javaslat: Külső erőforrások felkutatásával és pályázati tőke bevonásával a folyamatosan jelentkező infrastrukturális igények kielégítésére való törekvés.
3. Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly: Öregiskola Közösségi ház és könyvtár Vezetői konzultáció (WS) A tevékenység oka: A vezetők közti konzultáció elengedhetetlen a fenntartható egyensúly megteremtése érdekében. A tevékenység célja: A fenntartható hatékony gazdálkodás az Öregiskola Közösségi ház és könyvtárnál. A tevékenység eredménye: Egy átfogó elemzés elkészítése a hatékonyságnövelés és a költségcsökkentés lehetséges módjairól. A tevékenység hatása: A vezetők tisztába kerültek azzal, hogyan csökkentsék a költségeket és érjék el a fenntartható gazdálkodást. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 2 nap. Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése egy műhelymunka keretein belül Sztenderdizálás átvilágítása és operatív javaslatok megfogalmazása workshop formájában Tanácsadás: back office (koncepció beágyazása) A tevékenység oka: A pozitív irányba történő változás érdekében szükséges az átalakulások felülvizsgálata. A tevékenység célja: A koncepció megalkotása, beágyazása. A tevékenység eredménye: Egy fenntartható gazdálkodást és költségvetési egyensúly lehetővé tévő koncepció kialakítása. A tevékenység hatása: Koncepció beágyazása az Öregiskola Közösségi ház és könyvtár működésébe. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 2 alkalom
Tanácsadás igénybevétele az interaktív szeminárium eredményei alapján.
Interaktív szeminárium A tevékenység oka: A kialakított koncepció átbeszélésének, megvitatásának szükségessége. A tevékenység célja: A koncepció felülvizsgálata interaktív szemináriumokon. A tevékenység eredménye: Egy megvitatott, mindenki számára elfogadható stratégia. A tevékenység hatása: Egy megvitatott stratégia megalkotása, melyet majd a gyakorlatba lehet ültetni.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 2 nap Interaktív szeminárium megszervezése a vezetők körében
Tanácsadás: back office (tanácsadói dokumentum) A tevékenység oka: A megvitatott koncepciók gyakorlatba ültetése. A tevékenység célja: A munkatársak számára érthető módon megfogalmazott, érthető feladatokkal elkészített tanácsadói dokumentum. A tevékenység eredménye: Egy új stratégia kidolgozása az az Öregiskola Közösségi ház és könyvtár számára, amely hatékonyság növekedéssel és kiadáscsökkentéssel jár. A tevékenység hatása: A jelenlegi intézményrendszer hatékonyságának növelése, költségoptimalizálás. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 2 alkalom Tanácsadás igénybevétele az interaktív szeminárium eredményei alapján.
Tanácsadói javaslattétel a tanácsadóktól:
1. Megállapítás: Az adóbevételek témakörének áttekintésekor kiderült, hogy a település az elmúlt években a magas költségek miatt nem készített légi felvételt az építmény- és telekadó ellenőrzéséhez, mivel az ún. ortofotó elkészítése jelentős kiadásokkal jár. A költségvetési helyzet elemzése során is megmutatkozott az a nyilvánvaló összefüggés,
hogy
az
adóbevételek
növelése
képezi
a
gazdálkodás
fenntarthatóságának egyik legígéretesebb fejlesztési opcióját. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A térinformatikában jártas szakértő tanácsadó álláspontja szerint az adóellenőrzésekhez technikailag nem szükséges magas költségekkel járó ortofotózás megrendelése; erre a célra megfelelnek a repülőgépről készített hagyományos (digitális) fényképek, valamint megfelelő elemző eljárás alkalmazása is. A jó minőségű digitális fénykép alapján megfelelő eljárással megállapítható, hol keletkeznek
korábban
figyelembe
nem
vett,
be
nem
vallott
adófizetési
kötelezettségek, amelyek az Önkormányzati költségvetésben természetesen a bevételi oldalt erősíthetik. Javaslat:
Javasoljuk,
hogy
az
önkormányzat
adó
csoportja
rendszeresen
készíttessen a településről levegőből készített digitális fényképeket, hogy fény derüljön az esetleges adóelkerülésekre és ezáltal növekedjenek az önkormányzat bevételei, valamint hosszabb távú hatásként javuljon az adófizetési morál. 2. Megállapítás Nagykovácsi Önkormányzata jelenleg nem rendelkezik korszerű térinformatikai rendszerrel. Sok esetben a munkatársak túlterheltsége tapasztalható. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A térinformatikai rendszer hiánya számos területen megmutatkozik. Több önkormányzati munkatárs is sok adminisztratív és manuális munkát
kénytelen
végezni
az
adóellenőrzésekkel,
kapcsolatosan, illetve a műszaki munkálatok kapcsán.
a
vagyonkataszterrel
A munkatársak túlterheltsége egyrészt az indokoltnál nagyobb működési kockázatot (hibakockázat) eredményez. Másrészt az ezen feladatok elvégzésével töltött időt a munkatársak eredményesebb, stratégiailag
fontosabb
feladatokkal
is
tölthetnék.
(Sürgős
helyett
fontos
feladatokkal.) Javaslat: Javasoljuk, hogy az Önkormányzat körültekintően előkészített projekt keretében válasszon ki és implementáljon egy olyan térinformatikai megoldást, melyet más hivatali rendszerekkel összekapcsolva hatékonyan tud alkalmazni az operatív feladatok elvégzése kapcsán. A térinformatikai rendszer kiválasztása kapcsán kiemelt fontosságú az igények, követelmények
pontos
specifikálása.
A
rendszerbevezetés
megfelelő
eredményességét a rendszer és szervezeti tényezők megfelelő illeszkedése biztosíthatja, így erre a kiválasztás és bevezetés során hangsúlyt javaslunk fektetni. 3. Megállapítás Az Önkormányzatnál jelentős mértékű a munkatársak fluktuációja. Az elmúlt néhány hónapban több olyan alkalom is volt, amikor új munkatárs csatlakozott az Önkormányzathoz, majd rövid időn belül távozott. A magas fluktuáció kedvezőtlenül hat a hatékonyság több formájára: munkavégzési hatékonyság, eredményesség, rugalmasság, állampolgári elégedettség, stb. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A magas fluktuációban közrejátszanak az általános munkakörülmények: A csoport a tárgyaló hiányát, a mellékhelységek számát és elhelyezését, a munkatér szűkösségét emelte ki. Megállapíthatjuk, hogy a nagymértékű fluktuáció nagyban csökkenti a munkavégzés hatékonyságát: az új munkatársak betanítása olyan befektetett energiát kíván, mely feleslegessé válik, amikor a munkatárs rövid időn belül távozik. Javaslat: Javasoljuk a munkakörülmények javítási lehetőségeinek felülvizsgálatát, a fluktuáció csökkentésének érdekében. Javasoljuk a rugalmas munkahelyek bevezetésével kapcsolatos folyamatban lévő erőfeszítések következetes folytatását. A munkahely rugalmassága a tanácsadó
meglátása szerint erős munkaerő megtartó hatással bírhat még egyéb körülmények korlátozottsága esetén is. 4. Megállapítás A tanácsadási alkalmak időszakában felmondott az adó csoport vezetője, aki hosszú idő óta koordinálta a csoport munkáját, beleértve az adóellenőrzéseket. Az Adóügyi osztály felelősségei többek között: a jogszabályilag előírt nyilvántartások vezetése, a helyi adórendeletek tervezetének elkészítése, a jogszabályban meghatározott esetekben adóellenőrzés végrehajtása. A tanácsadási alkalmak időszakában nem volt tervben a csoportvezető pótlása, a munkát a csoport maradék (kevesebb tapasztalattal rendelkező) tagjaival tervezték ellátni. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: Amennyiben nincs az önkormányzatnál megfelelő adózási tapasztalattal rendelkező szakember (adószakértő), fennáll a kockázata annak, hogy az önkormányzat adóbevételei elmaradnak a várakozásoktól, ami negatívan befolyásolhatja a költségvetés egyensúlyát. Megfelelő tapasztalattal rendelkező adószakértő hiánya esetében fennáll továbbá annak a kockázata, hogy a jogszabályi megfelelőség csorbát szenved. Javaslat: Javasoljuk, hogy a távozott vezető helyére releváns adózási és adóellenőrzési tapasztalattal rendelkező szakembert alkalmazzon az önkormányzat. 5. Megállapítás Az alkalmak során többször is elhangzott, hogy az önkormányzaton belüli, illetve az önkormányzat és a különböző intézmények közötti, operatív szintű kommunikáció sokszor akadozó és nehézkes. A pontos hatáskörök és felelősségi körök nem tisztázottak kellő mértékben. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A megfelelő kommunikáció, illetve a hatás- és felelősségi körök tisztázása rendkívül fontos egy szervezet életében. Nem megfelelő
kommunikációs csatornák használatával illetve tisztázatlan felelősségi körök alkalmazásával sokszorosára nőhet egy-egy adott feladat elvégzésének ideje. Ezek mellett nagyobb annak a kockázata, hogy egyes feladatokat redundáns (duplikált) módon végeznek a szervezetben. Magasabb továbbá a hibakockázat is, tekintettel arra, hogy egy-egy feladat inputja adott esetben nem időben vagy nem pontosan érkezik. Javaslat: Javasoljuk, hogy kerüljenek lefektetésre pontos hatás- és felelősségi körök, illetve hogy heti/havi kooperációs megbeszélések keretében üljenek össze az érintett felek és beszéljék át az aktuális feladatokat, tennivalókat, folyó ügyeket. Javasoljuk, hogy az Önkormányzat egyes feladatok ellátásának vonatkozásában jelöljön ki egy egyszemélyes – név és pozíció által meghatározott felelőst – aki egyben folyamat és adatgazda, valamint ebből adódóan az információáramlás felelőse. 6. Megállapítás A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) felelős a közétkeztetéssel kapcsolatos térítési díjak beszedéséért. Jelenleg a térítési díjak 100%-a átutalással érkezik, csoportos beszedési megbízásra nincsen lehetőség. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A konzultációk kapcsán kimondásra került, hogy az átutalásos rendszer jelentős adminisztrációs terheket ró a munkatársak vállára a tételes ellenőrzés és a követeléskezelés. Amennyiben ezek a terhek csökkennének, a munkatársak kevésbé lennének leterhelve és ezt az időt más típusú feladatok elvégzésére is fordíthatnák. Elmondható továbbá, hogy ugyanezen adminisztrációs terhek a lakosság részéről is keletkeznek. Javaslat: Javasoljuk, hogy a NATÜ teremtse meg a lehetőséget a térítési díjak csoportos beszedési megbízással történő befizetésére. 7. Megállapítás
A különböző intézmények karbantartási munkálatait a Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) látja el. A munkák ellátásához szükséges szerszámokat és segédanyagokat nem tárolják és őrzik központilag, azok a különböző intézményekben kerülnek elhelyezésre. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A nem megfelelő tárolás hosszú távon esetleges visszaélésekkel, többlet anyagfelhasználással járhat, vagy akár szerszámok és gépek eltűnéséhez is vezethet. Javaslat:
Javasoljuk,
hogy a
karbantartáshoz szükséges
szerszámokat
és
segédanyagokat központi helyen tárolják, a felhasználásokat pedig ellenőrizzék. 8. Megállapítás A konzultációkon és szemináriumokon elhangzott információk alapján a Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) feladat ellátási szerződése jellemzően a működtetési illetve karbantartási munkálatok elvégzésére szól, ugyanakkor számos egyéb feladatot is végeznek. Ide tartozik többek között rendezvények lebonyolítása. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A szerződésen felüli feladatok ellátása miatt a dolgozók túl vannak terhelve, ami ahhoz vezet, hogy a működtetési és karbantartási feladataikat a várakozásoknál gyengébb minőségben tudják csak elvégezni. Fennáll továbbá a kockázata annak, hogy a ténylegesen ellátott feladatokkal összhangban
nem
álló
tényleges
feladatvégzés
csökkenti
a
finanszírozás
átláthatóságát, és közvetve megnehezíti a tulajdonos önkormányzat számára, hogy megfelelő döntés előkészítés mellett stratégiai döntéseket hozhasson a Kht. működésével kapcsolatban. Fennáll a kockázata annak is, hogy a tulajdonos önkormányzat megbízói érdekeit nem tudja kellően érvényesíteni, vagy az érvényesítés az indokoltnál több ráfordítást igényel. A szerződés tartalmának elavultsága kapcsán fennáll annak a kockázata, hogy a jogszabályoknak való megfelelés csorbul.
Javaslat:
Javasoljuk,
Közhasznú
hogy
Társaság
a
Nagykovácsi
(NATÜ)
Településüzemeltetési
szerződéses
kötelezettségei
Nonprofit kerüljenek
felülvizsgálatra, pontosításra. 9. Megállapítás A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) 2012 nyarán kezdte meg működését, ugyanakkor a tárgyi eszközök nyilvántartásának kérdése még a tanácsadás időszakában sem tisztázott. A tárgyi eszközök szempontjából nem került szétválasztásra, hogy mely eszközök kerültek át a NATÜ-höz, és mely eszközök maradtak az intézményeknél. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A tárgyi eszközök tisztázatlan körülményei esetlegesen visszaélésekhez vezethetnek, konkrét anyagi kárt okozhatnak az önkormányzatnak, továbbá kivitelezhetetlenné teszik az éves leltár elvégzését. Fennáll a kockázata a jogszabályi megfelelőség csorbulásának is. Javaslat: Javasoljuk, hogy a tárgyi eszközök kerüljenek listázásra, annak egyértelmű megjelölésével, hogy melyik eszköz melyik intézményhez tartozik. 10. Megállapítás A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) 2012 év nyári hónapjaiban kezdte meg működését, ugyanakkor a konzultációkon és szemináriumokon elhangzottak szerint a mai napig tisztázatlan, hogy melyik működtetési vagy karbantartási feladat kihez tartozik, kinek a feladata. Rendszeresen
történik
félreértés
egy-egy
feladat
elvégzésének
felelősével
kapcsoltban. Továbbá az is sokszor problémát jelent, hogy a feladat elvégzésének költsége melyik intézményt terheli. A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából: A hatás és felelősségi körök nem egyértelmű kialakítása a feladatelvégzések minőségének romlásához, illetve szélsőséges esetben a feladat el nem végzéshez vezethet.
Ezek mellett a dolgozóknak rengeteg idejét veszi el annak egyeztetése, hogy meghatározásra kerüljön a feladat elvégzésének felelőse; az ezzel kapcsolatos stressz és konfliktusok a munkavégzési és szervezeti hatékonyságot egyaránt csökkenthetik. Javaslat: Javasoljuk, hogy vizsgálják felül, hogy mely feladatnak mely intézmény a felelőse és a felülvizsgálat eredménye kerüljön dokumentálásra. Új feladatok érkezésekor bővítsék a listát a felelősök megjelölésével.
4. Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása: A szociális ellátásokhoz kapcsolódó étkeztetési rendszer felülvizsgálata Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés (WS) A tevékenység oka: Az étkeztetés az Önkormányzat egyik fontos feladata. A tevékenység célja: A szociális ellátásokhoz kapcsolódó étkeztetési rendszer felülvizsgálata. A
tevékenység
eredménye:
Az
önkormányzati
fenntartású
intézmények
megismertetése a dolgozókkal. A
tevékenység
hatása:
Rendszerbe
szedett
önkormányzati
fenntartású
intézmények és ezek helyzete.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap Workshop keretein belül önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés Tanácsadás igénybevétele értékelés céljából és javaslatok megfogalmazása. Vezetői konzultáció (WS) A tevékenység oka: Ebben a fontos témában elengedhetetlen a vezetők közti konzultáció. A tevékenység célja: A finanszírozási modell kidolgozása a vezetők segítségével.
A tevékenység eredménye: A vezetők megértik a szociális ellátásokhoz kapcsolódó étkeztetési rendszer működését. A tevékenység hatása: A finanszírozási modell felülvizsgálata. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 alakalom Vezetői konzultáció szervezése műhelymunka formájában
Tanácsadás: back office (értékelés és javaslatok megfogalmazása) A tevékenység oka: Az étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozás költséghatékony kell legyen. A tevékenység célja: Különböző javaslatok és értékelések megfogalmazás a témával kapcsolatosan. A tevékenység eredménye: Egy olyan modell kialakítása, ami a finanszírozást hatékonyabbá teszi. A tevékenység hatása: Megváltozik az eddigi gyakorlat, a finanszírozás költséghatékonyabb lesz.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 3 alkalom Tanácsadás igénybevétele értékelés céljából és javaslatok megfogalmazása.
Tanácsadói javaslattétel a tanácsadóktól: Felmérés tervezése Javasoljuk, hogy az Önkormányzat a NATÜ és a Kispatak Óvoda vezetőinek közreműködésével állítsanak össze egy felmérési anyagot, kérdőívet. A kérdőív kérdései a változás minőségi jellemzésére irányuljanak. A felmérés során hasonlítsák össze a 2014 első félévében és 2015 első félévében étkeztetést igénylők létszámát. A létszámok változása utalás lehet a szolgáltatás minőségére. Javasoljuk, hogy jelöljenek meg 3-5 összehasonlítási szempontot, amelyek alapján a régi és az új modell összehasonlítását elvégzik.
Javasoljuk, hogy a felhasználók általi kitöltésre szánt kérdőíveket egyszerűnek tervezzék. Kevés számú, választásos módon könnyen megválaszolható kérdéseket tartalmazzon. Szülői jelzőrendszer tervezése Javasoljuk, hogy a szolgáltatás minőségének biztosítása érdekében hozzanak létre egy szülői jelzőrendszert. Ebben határozzák meg azokat mutatókat és skálát, amely alapján a szolgáltatással kapcsolatban jelzéseket adnak. A fő mutatók a mennyiség és a minőség lehetnek. Javasoljuk, hogy határozzák meg a jelzések módját, idejét: (e-mail, telefon, személyes). A közbeszerzés kezelése Javasoljuk, hogy a jelenlegi közbeszerzési eljárást hirdessék meg sikertelennek. A vezetői konzultáción egyetértettek a résztvevők abban, hogy a jelenlegi helyzetben az EMMI rendelet várható életbe lépésével minőségi, megfelelőségi kockázatot rejt a csupán ár alapján történő kiválasztás. Új közbeszerzési szempontrendszer kidolgozása Az EMMI rendelet tervezetét alapul véve javasoltunk egy közbeszerzési szempontrendszert, amely minőségi megfelelőségi kritériumokat tartalmaz. Ez a javaslat
lista
részletesebb
kidolgozást,
kiegészítést
és pontosítást
igényel.
Javasoljuk, hogy ezt a tevékenységet az Önkormányzat külső szakértő bevonásával végezze el.
EMMI rendeletnek való megfelelőség az egyéb (HACCP, stb.) rendeletek mellett.
A
minőségellenőrzési
mód
és
az
ellenőrzést
végzők
személyének
bemutatása.
A minőségbiztosítási tanúsítványok bemutatása.
Az ételek készítéséhez használt eszközök, infrastruktúra bemutatása az összehasonlíthatóság érdekében.
Az
ételek
szállításának
bemutatása
és
a
megfelelő
igazolások,
dokumentumok meglétének bizonyítása.
Az ételek készítéséhez és szállításához szükséges szakképzett személyzet meglétének igazolása, különös tekintettel a diétás ételek készítésére (Dietetikus alkalmazása feltétel.).
A szükséges minimális kapacitású főzőkonyhák alkalmasságát és legitimitását bizonyító dokumentumok bemutatása.
A közbeszerzés bírálata Javasoljuk, hogy bírálathoz a véglegesített, a közbeszerzési kiírásba kerülő szempontrendszer kritériumait súlyozzák. A szempontrendszer szerinti pontozás pontértékeit a súlyokkal összegezzék és az egyes pályázatok pontszámát ennek megfelelően számítsák. Az ilyen számítás szerinti legmagasabb pontértékű pályázatot lehet győztes pályázatnak tekinti.
5. A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése: Beruházás-műszaki osztályról 3 munkakör Reprezentatív munkaköri elemzések készítése (WS) A tevékenység oka: Az Önkormányzatok hatékony működéséhez szükséges bizonyos folyamatok felülvizsgálata, átszervezése. A tevékenység célja: A beruházás-műszaki osztályon dolgozó munkatársak jellemző munkakörének kielemzése. A tevékenység eredménye: A három kiválasztott munkakör alapos vizsgálata, szükség esetén újraszervezése és sztenderdizálása. A tevékenység hatása: Az állampolgárok számára átlátható és érezhető változások véghezvitele.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap
Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése egy műhelymunka keretein belül.
Reprezentatív munkaköri koncepciók készítése (WS) A tevékenység oka: A beruházás-műszaki osztályon, a hatékonyság növelése érdekében, a folyamatok rendszeres felülvizsgálatra van szükség. A tevékenység célja: Olyan munkaköri jellemzők kidolgozása, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a beruházásokhoz. A tevékenység eredménye: A kiválasztott folyamatok alapos vizsgálata után egy jellemző munkaköri koncepció készítése. A tevékenység hatása: A munkatársak számára érthető koncepció kidolgozása, mellyel a hatékonyság jelentősen javul.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap Tanácsadói
szolgáltatás
igénybevételével
a
3
reprezentatív
folyamat
újratervezése. Sztenderdizált
munkaköri
mintadokumentáció
összeállítása
(interaktív
szeminárium) A tevékenység oka: Esetleges hibák a beruházási folyamatokban. A tevékenység célja: A sztenderd kitalálása, megbeszélése, elsajátítása. A
tevékenység
eredménye:
Az
osztályon
dolgozók
számára
egységes
mintadokumentáció összeállítása. A
tevékenység
hatása:
A
beruházás-műszaki
osztály
hatékonyságának
növekedése. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 3 nap. Sztenderdizálás átvilágítása és operatív javaslatok megfogalmazása workshop formájában.
Tanácsadói javaslattétel a tanácsadóktól: A tanácsadás keretében alapvetően megállapítható volt, hogy a munkaszervezet és annak vezetése tisztában van a munkakörök és feladatok változásaival és a lehetőségekhez képest próbálja kezelni a változásokból fakadó helyzetet. A munkakörök teljes reformja láthatóan csak a 2014-ben esedékes önkormányzati választások után történhet meg. A belső szervezeti reform lépéseit az alábbiakban foglalhatjuk össze:
új SZMSZ a jövőre nézve
lehetőség szerint új státuszok
folytatódó infrastrukturális fejlesztések
képzések
egységes és modern irattározási és ügykezelési rendszer kialakítása
fluktuáció csökkentése.
A tanácsadáson részt vevők kapcsán még fontos megállapítani, hogy azonosulnak a vezetés vízióival, azokkal egyet értenek és készek annak tükrében a munkakörük ellátására.
6. A
kidolgozott
hatékonyságnövelő
intézkedések
megvalósításának
folyamatos nyomon követése: Az Öregiskola Közösségi ház és könyvtár hatékonyságának
felülvizsgálata
kapcsán
vezetői
kontrollpontok
beépítése
Vezetői kontrollpontok beépítése a projektmegvalósítás során (szeminárium) A tevékenység oka: Az Önkormányzathoz tartozó közösségi ház és könyvtár hatékonyságának felülvizsgálata.
A tevékenység célja: A közösségi ház és könyvtár hatékonyságának átfogó felülvizsgálata és tanulmány készítése. Valamint különböző kontrollpontok beiktatása a projektmegvalósításba. A tevékenység eredménye: A vezetők számára érthető kontrollpontok bevezetése a projektmegvalósítás folyamatába. A tevékenység hatása: A hatékonyságnövelő intézkedések nyomon követése és egy stratégia kidolgozása. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 2 alkalom Sztenderdizálás
átvilágítása
és
operatív
javaslatok
megfogalmazása
workshop formájában.
Tanácsadás: back office (javaslatok és cselekvések összesítése) A tevékenység oka: Az eredményesebb munka elérése a közösségi házban és könyvtárban. A tevékenység célja: A közösségi ház és könyvtár munkafolyamatainak átfogó vizsgálata és javaslok kidolgozása, majd a cselekvések összesítése. A tevékenység eredménye: Egy olyan stratégia kidolgozása, amely magába foglalja a közösségi ház és könyvtár működésének problémáit és az ezekre adott lehetséges megoldásokat. A tevékenység hatása: Egy olyan stratégia kialakítása, amellyel a költségvetési és személyi költségek csökkenek és az ellátandó feladatok mind megvalósulnak. A
tevékenység
megvalósításának
módszerei
és
folyamata:
2
alkalom,
tanácsadás. 7. Települési
közszolgáltatások
összehangolása
nem
önkormányzati
szolgáltatásnyújtók bevonásával: Óvodai nevelés
Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés (WS)
A tevékenység oka: Fejlődés akkor valósul meg, ha a települési közszolgáltatások össze vannak hangolva nem önkormányzati szolgáltatásnyújtókkal. A tevékenység célja: A költséghatékonyság elérése a szolgáltatásokban. A tevékenység eredménye: Helyzetelemzés a közszolgáltatások összehangolása érdekében. A tevékenység hatása: Egyes feladatok kiszervezhetőségének vizsgálata. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 1 alkalom Workshop formában megszervezett vezetői konzultáció Operatív végrehajtási terv, megállapodások megfogalmazása műhelymunka keretein belül. Vezetői konzultáció (WS) A tevékenység oka: A vezetők felismerték a változtatások fontosságát, a közszolgáltatások és a nem önkormányzati szolgáltatások összehangolásában. A tevékenység célja: A vezetőség láthassa, hogyan lehet mindezt megvalósítani. A tevékenység eredménye: A vezetőség megérti a szolgáltatások összehangolása során elvégezendő lépéseket. A tevékenység hatása: A vezetőség irányításával mennek majd végbe a szolgáltatások összehangolásai. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 1 alkalom Workshop formában megszervezett vezetői konzultáció.
Tanácsadás: back office (értékelés és javaslatok megfogalmazása) A tevékenység oka: A szolgáltatások összehangolása összetett feladat, ezért külső tanácsokra is szükség van a sikeres megvalósításhoz. A tevékenység célja: Az Önkormányzat munkatársai átlássák a szolgáltatások összevonásához szükséges feladatokat.
A tevékenység eredménye: Javaslatok megfogalmazása a cél véghezvitelének érdekében. A
tevékenység
hatása:
A
szolgáltatások
összevonásának
koncepciójának
kitalálása. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 1 alkalom Tanácsadói szolgáltatás igénybevétele koncepcionális és operatív javaslatok megfogalmazására.
Tanácsadói javaslattétel, eredmények a tanácsadóktól: A tanácsadás során feltárásra kerültek a jelenleg működő intézményrendszer, által végzett kötelező feladatellátás kiszervezésének módozatai. Ezt követően a Felek az óvodai kötelező szolgáltatás kiszervezhetőségének gondolatkörét vizsgálták meg. Megállapították a Felek, hogy a kiszervezés számos előnnyel és azzal együtt hátránnyal is jár, amelynek elsődleges elemeként a szülői áldozatvállalás megnövekedése definiálható. Rögzíthető, hogy az önkormányzat bárminemű intézkedési terve előtt szüksége a lakosság teljes körű igényfelmérése az óvodai szolgáltatások tekintetében támasztott elvárásaik és ezzel párhuzamos áldozatvállaló készségeik tekintetében.
8. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése: Hivatali ügyirat kezelés, szociális irodához kapcsolódó folyamat, pénzügyi területről egy folyamat
Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése (WS) A tevékenység oka: A szakmai és támogatói folyamatok felülvizsgálatának elengedhetetlensége.
A tevékenység célja: A hivatali ügyirat kezelés, szociális irodához kapcsolódó folyamatok közül három folyamat felülvizsgálata és a következtetések levonása. A tevékenység eredménye: A szakmai és támogatói folyamatok alapos vizsgálat és szükséges újraszervezése. A tevékenység hatása: A folyamatok egyszerűsítése és optimalizálása. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 1 alkalom Workshop formában megszervezett vezetői konzultáció.
Sztenderdizálás átvilágítása és operatív javaslatok megfogalmazása (WS) A tevékenység oka: A folyamatos fejlődés érdekében működő javaslatok megalkotása. A tevékenység célja: A sztenderdizálás hatékonyságának felülvizsgálata. A tevékenység eredménye: Az egységesítés átvilágítása és hasznos javaslatok kitalálása. A tevékenység hatása: A lakosság számára érezhető változások létrehozása. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 10 fő, 1 alkalom Operatív végrehajtási terv, megállapodások megfogalmazása műhelymunka keretein belül.
Tanácsadás: back office (3 reprezentatív folyamat újratervezése) A tevékenység oka: A szolgáltatások haladást szolgáló javításának szükségessége. A tevékenység célja: A három reprezentatív folyamat újratervezése. A tevékenység eredménye: A hivatali ügyiratkezelés, szociális irodához kapcsolódó folyamatok átvilágítása és javaslattétel a javításukra. A
tevékenység
hatása:
A
hatékonyabb
folyamatrendszer ésszerűbb felépítése.
működés
megvalósítása
és
a
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 1 alkalom Tanácsadói szolgáltatás igénybevétele koncepcionális és operatív javaslatok megfogalmazására.
9. Átfogó elemzés a lakosság körében: Az éjszakai rendfenntartás (üzletek nyitva tartása) témájával kapcsolatban Elégedettségmérési rendszer kidolgozása (interaktív szeminárium) A
tevékenység
oka:
Fontos
az
állampolgárok
véleménye
az
éjszakai
rendfenntartásról, például az üzletek nyitva tartásáról. A tevékenység célja: Egy elégedettségi rendszer kidolgozása, amely az állampolgárok véleményére épül. A tevékenység eredménye: A rendszer tesztelése, a kapott eredmények elemzése a könnyebb megvalósíthatóság céljából. A tevékenység hatása: A kidolgozott elégedettségmérési rendszert ki lehet próbálni. A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 20 fő, 3 nap Elégedettségmérési
rendszer
kidolgozása
egy
interaktív
szeminárium
megszervezésével. Elégedettségmérési rendszer implementálása és nyomon követése A tevékenység oka: A pozitív irányú változtatásokhoz nélkülözhetetlen az állampolgárok véleményének figyelembevétele. A tevékenység célja: A önkormányzati munkatársak tisztában legyenek az állampolgárok véleményével. A tevékenység eredménye: Az Önkormányzat naprakész információkkal fog rendelkezni a lakosság a munkájának megítéléséről alkotott véleményéről. A tevékenység hatása: Az Önkormányzat folyamatosan tud javítani szolgáltatásai színvonalán.
A tevékenység megvalósításának módszerei és folyamata: 20 fő, 3 nap.
Elégedettségmérési rendszer implementálása és nyomon követése.
Tanácsadói javaslattétel, eredmények a tanácsadóktól:
Behajtási engedélyek ellenőrzésénél célszerű egy listát kéznél tartani az engedélyezett rendszámokról, így hatékonyan megállapítható, a jármű behajtásának jogosultsága
Közlekedési rendszabályok betartatásánál a Közterület Felügyelet jelenléte fontos szerepet képvisel
Parkolási bírságok esetében a közlekedési táblák láthatóvá tétele sokat számít, ez egy zöldövezetben, ahol fák takarhatják a jelzéseket, különösen sokat
jelent.
Így elkerülhetők
olyan
szabályszegések,
amelyek
nem
szándékosak 10. Horizontális: Esélyegyenlőség Célfeladat: Olyan modell kidolgozása és bevezetése, amely a munkatársak közötti esélyegyenlőséget teremti meg. 1 fő, 1 alkalom. Amennyiben nem valósítottuk volna meg fejlesztéseket jelen pályázat keretein belül jövőbeli problémaként beszélhetnénk arról, hogy a
meglévő foglalkoztatási
Esélyegyenlőségi Terv elavul, nem megfelelően illeszkedik az aktuális jogszabályi és munkaszervezeti környezethez Cél: A foglalkoztatási Esélyegyenlőségi Terv felülvizsgálata, érdemi tartalommal történő kiegészítése A foglalkoztatási Esélyegyenlőségi Terv felülvizsgálatát célfeladat keretében valósítottuk meg. Eredményét tekintve rendelkezésünkre állt az új, érdemi tartalommal kiegészített Esélyegyenlőségi Terv, aminek tartalmi elemeit betartva,
érvényesítve biztosíthatjuk a munkavállalók és munkavállalók csoportja közötti esélyegyenlőség fenntartását. A tevékenység során egy előzetes felmérést követően döntöttünk arról, hogy pontosan mely módszerek lesznek azok, amelyek felhasználása a leginkább biztosítja azt, hogy céljainkat, melyeket kitűztünk magunknak, elérjük.
11. Horizontális: Fenntarthatóság (jogszabályok felülvizsgálata)
Célfeladat: Olyan modell bevezetése, a jogszabályok felülvizsgálata után, amely biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot. 1 fő, 1 alakalom. Cél: A projekt által érintett jogszabályi rendelkezések érthető, átlátható formában való rögzítése, azok értelmezésének segítése útmutatókba való beépítéssel A projekt által érintett jogszabályi rendelkezések listájának felsorolása, valamint a rendelkezések érthető, átlátható formában való rögzítését és útmutatókba való illesztését célfeladat keretében valósítottuk meg. A tevékenység eredményeként a honlapon valamint az ügyfélszolgálaton nyomtatott formában rendelkezésre áll az elkészített dokumentum. Hatását tekintve az ügyfelek elégedettségének emelkedése, valamint az ügyintézés gördülékenyebbé válása, ezáltal a hatékonyság növekedése emelendő ki.
12. További tevékenység: szoftverbeszerzés Lehetséges jövőbeli probléma lett volna, amennyiben nem valósítjuk meg ezeket a fejlesztéseket jelen pályázat keretein belül a folyamatok külső és belső elvárásoknak nem megfelelően való teljesítése, továbbá a lassú, nehézkes munkavégzés. Cél: Szoftverek beszerzése a folyamatok hatékony teljesítésének elősegítése érdekében A kitűzött cél elérése érdekében szoftverek beszerzésére volt szükség, aminek módszerét tekintve a szoftverek típusainak vizsgálata, a megfelelőek kiválasztása, valamint az üzembe helyezés és tesztelés a meghatározó. A beszerzés eredményeként rendelkezésünkre állnak a munkavégzést megkönnyítő szoftverek. Alkalmazásuk hatására gyorsabbá, hatékonyabbá vált az érintett folyamatok, ami hosszú távon az önkormányzat működésének hatékonyságát támogatja.
