Teknik Penemuan Fakta dan Penemuan Persyaratan Sistem
Didi Supriyadi – Pertemuan ke – 6 SIM – S1 Informatika ST3 Telkom Purwokerto
Tujuan Pembelajaran • Anda akan mampu memahami teknik penemuan fakta dan penemuan persyaratan ketika anda mampu: – Menentukan persyaratan sistem dan membedakan antara persyaratan fungsional dan nonfungsional – Memahami berbagai aktivitas analisis masalah dan dapat membuat diagram fishbone untuk membantu pemecahan masalah – Memahami konsep manajemen persyaratan – Mengidentifikasi tujuh teknik penemuan fakta dan menyebutkan kekuatan dan kelemahan masing – masing teknik – Memahami enam petunjuk “mendengar” efektif – Memahami bahasa tubuh dan proksemiks – Menyebutkan type partisipan pada sebuah sesi JRP & menjelaskan peran masing2 – Menyelesaikan proses perencanaan untuk satu sesi JRP, mencakup memilih dan mempersiapkan tempat, memilih partisipan, dan mempersiapkan satu agenda untuk memandu sesi JRP – Menjelaskan beberapa manfaat menggunakan JRP sebagai teknik penemuan fakta
Pokok Bahasan 1. Pengantar Penemuan Persyaratan
2. Proses Penemuan Persyaratan
3. Teknik Penemuan Fakta
4. Strategi Penemuan Fakta
1. Pengantar Penemuan Persyaratan
• Untuk dapat mengembangkan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan stakeholder, harus dapat benar – benar mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami persyaratan pengguna atau apa yang pengguna inginkan untuk dapat dilakukan oleh sistem yang akan dikembangkan • Proses dan teknik yang digunakan analis sistem untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami persyaratan sistem yang akan dikembangkan disebut requirements discovery/penemuan persyaratan
• Penemuan persyaratan melibatkan analis sistem yang bekerja sama dengan pengguna dan pemilik sistem selama fase pengembangan sistem guna mendapatkan pemahaman yang rinci mengenai persyaratan bisnis dari sistem informasi • System requirments/persyaratan sistem/persyaratan bisnis merupakan sesuatu yang harus dilakukan oleh sistem informasi atau perlengkapan yang harus dimiliki oleh sistem – Persyaratan fungsional • Persyaratan sistem yang menetapkan apa yang harus dapat dilakukan oleh sistem informasi
– Persyaratan non fungsional • Persyaratan sistem yang menetapkan perlengkapan ataupun kualitas yang harus dimiliki sistem
Proses Pengembangan Sistem •
Dari manakah proyek pengembangan sistem berasal atau dimulai? Problem Situasi tidak diinginkan yang menghalangi organisasi untuk mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran
Opportunity Kesempatan untuk memperbaiki organisasi bahkan saat problem teridentifikasi tidak ada
Directive Permintaan baru yang diberikan oleh manajemen, pemerintah, atau beberapa pengaruh luar
Proses Pengembangan Sistem •
Salah satu kerangka pemecahan atau mengklasifikasikan masalah yang dikemukakan oleh JAMES WETHERBE PIECES P tindakan memperbaiki performance I tindakan memperbaiki information E tindakan memperbaiki economics C tindakan memperbaiki control E tindakan memperbaiki efficiency S tindakan memperbaiki services
Klasifikasi PIECES pada Persyaratan Sistem • PIECES merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggolongkan persyaratan sistem • Keuntungan menggolongkan berbagai tipe persyaratan adalah kemampuan untuk menggolongkan persyaratan untuk tujuan pelaporan, pelacakan, dan validasi sehingga membantu identifikasi persyaratan secara cermat • Tujuan penemuan dan manajemen persyaratan adalah mengidentifikasi secara tepat persyaratan Pengetahuan, Proses, dan Komunikasi bagi pengguna sistem baru, untuk menghindari hal: – Sistem mengeluarkan biaya yang besar dari yang telah dianggarkan – Sistem dikirim lebih lambat dari waktu yang telah dijanjikan – Sistem tidak dapat memuaskan ekspektasi pengguna, yang menyebabkan pengguna tidak menggunakannya – Biaya pemeliharaan dan peningkatan sistem yang sangat tinggi – Sistem tidak dapat diandalkan dan terbukti error dan downtime – Reputasi staf IT dalam tim ternodai karena suatu kegagalan
• Menurut Barry W. Boehm, persyaratan yang tidak tepat dan tidak terdeteksi dan diperbaiki sampai fase operasional, dapat menelan biaya sampai 1000 kali lebih dibanding jika ditemukan dan diperbaiki pada fase persyaratan • Penentuan persyaratan sistem bertujuan untuk mengetahui kriteria berikut: – Konsisten – persyaratan tidak konflik atau ambiguitas – Komplit – persyaratan menggambarkan semua input dan respon sistem yang mungkin muncul – Kelayakan – persyaratan dapat dipenuhi berdasarkan sumber daya dan batasan yang tersedia – Dibutuhkan – persyaratan yang benar – benar dibutuhkan dan memenuhi tujuan sistem – Akurat – persyaratan dinyatakan secara benar – Dapat dilacak – persyaratan secara langsung menuju ke fungsi dan fitur – fitur sistem – Dapat diuji – persyaratan ditentukan sehingga dapat didemonstrasikan selama pengujian berlangsung
2. Proses Penemuan Persyaratan
• Terdiri dari aktivitas : 1. 2. 3. 4.
Menemukan dan analisis masalah Menemukan persyaratan Mendokumentasikan dan menganalisis masalah Manajemen persyaratan
2.1 Menemukan dan Analisis Masalah
• Analis sistem harus terampil dalam aktivitas analisis masalah • Analogi antara orang tua dan dokter dalam mengidentifikasi penyakit anak ataupun pasien solusinya berbeda • Kesalahan umum analis sistem adalah mencoba menganalisis masalah dengan mengidentifikasi gejala sebagai sumber masalah – Hasilnya mereka mendesain dan mengimplementasikan solusi seakan – akan telah menyelesaikan masalah, tetapi sebenarnya dapat menyebabkan masalah baru
• Cara populer untuk menganalisis, identifikasi, dan menyelesaikan masalah menggunakan ISHIKAWA DIAGRAM oleh Kaoru Ishikawa
• Ishikawa diagram/diagram sebab akibat/fishbone diagram : sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah • Konsepnya: – Nama masalah yang mendapat perhatian dicantumkan di sebelah kanan diagram (kepala ikan) – Penyebab masalah yang mungkin digambarkan sebagai tulang – tulang dari tulang utama (yang mendeskripsikan 4 kategori /4 M: material, mesin, manpower, dan metode) atau alternatif lain dapat juga 4 P: place, procedure, policy, people atau dapat juga 4 S: surrounding, supplier, system, skill
2.2 Menemukan Persyaratan
• Setelah menemukan masalah, analis dapat mulai menentukan persyaratan • Analis sistem harus terampil dalam metode – metode efektif untuk mengumpulkan informasi – penemuan fakta/fact finding • Fact finding merupakan teknik yang digunakan sepanjang siklus pengembangan, tetapi memang sangat kritis dalam fase analisis persyaratan • Merupakan proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, dan preferensi sistem disebut juga pengumpulan informasi/pengumpulan data
• Etika Penemuan Fakta – Analis harus memproteksi keamanan dan privasi semua fakta atau data yang dipercayakan kepada mereka
• Teknik Penemuan Fakta 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada Meneliti dan mengunjungi situs Observasi lingkungan kerja Kuisioner Wawancara Prototyping Joint requirements planning
2.3 Mendokumentasikan dan Menganalisis Persyaratan
• Bertujuan memberikan arah bagi teknik – teknik pemodelan yang akan digunakan oleh analis sistem untuk menganalisis persyaratan untuk menentukan persyaratan yang benar bagi proyek • Setelah teridentifikasi, analis sistem memformalisasi persyaratan tersebut dengan merepresentasikannya dalam sebuah dokumen yang akan dilihat kembali dan disepakati oleh pengguna
1. Mendokumentasi Draft Persyaratan – Menggunakan use case untuk menjelaskan fungsi sistem dari perspektif pengguna eksternal dan dalam cara serta terminologi yang dipahami pengguna – Tabel keputusan digunakan untuk mendokumentasikan kebijakan bisnis perusahaan yang kompleks dan kebijakam aturan pengambilan keputusan – Tabel persyaratan digunakan untuk mendokumentasikan tiap persyaratan spesifik
2. Menganalisis Persyaratan – Aktifitas penemuan fakta lebih sering menghasilkan persyaratan yang konflik satu dengan yang lain karena persyaratan didapat dari berbagai sumber yang berbeda – beda dan setiap orang memiliki pendapat dan keinginan sendiri terhadap fungsionalitas sistem yang baru – Tujuan analisis persyaratan untuk menemukan dan memecahkan masalah dengan persyaratan dan mendapatkan kesepakatan untuk semua modifikasi guna memuaskan para stakeholder – Fokusnya adalah mendapatkan kesepakatan mengenai kebutuhan stakeholder (negosiasi untuk kesepakatan semua modifikasi dengan semua stakeholder dan penyederhanaan persyaratan sistem)
3. Merumuskan Persyaratan
3. Merumuskan Persyaratan – Persyaratan sistem harus didokumentasikan dalam suatu cara yang resmi untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada stakeholder sistem – Dokumen tsb berfungsi sebagai kontrak antara pemilik sistem dan tim pengembang terkait apa saja yang perlu disediakan oleh sebuah sistem baru – Menggunakan dokumen definisi persyaratan – Dokumen definisi persyaratan harus terdiri atas: • • • •
Fungsi dan layanan yang harus disediakan oleh sistem Persyaratan fungsional, meliputi fitur sistem, karakteristik dan atribut Batasan, yang membatasi pengembangan sistem atau batasan dimana sistem harus beroperasi Informasi mengenai sistem lain yang dengannya sistem baru harus berantarmuka
2.4 Manajemen Persyaratan
• Dalam siklus hidup proyek, merupakan hal umum jika muncul persyaratan baru dan persyaratan yang sudah ada berubah setelah dokumen definisi persyaratan disepakati • Berdasarkan pengalaman penelitian, hampir 50% persyaratan akan berubah sebelum sistem diproduksi. Hal ini masalah besar bagi tim pengembang • Untuk mengurangi masalah yang disebabkan oleh perubahan, diperlukan requrements management/manajemen persyaratan yang merupakan proses mengelola perubahan pada persyaratan yang berisi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan dikendalikan
3. Teknik Penemuan Fakta
• Terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada Meneliti dan mengunjungi situs Observasi lingkungan kerja Kuisioner Wawancara Prototyping Joint requirements planning
3.1 Sampling Dokumen, Laporan, dan File
• Analis yang bagus selalu tahu untuk mendapatkan fakta terlebih dahulu dari dokumentasi yang ada daripada mendengar dari orang lain • Mengumpulkan Fakta dari Dokumen yang Ada – Dokumen bagan perusahaan untuk mengetahui pengguna dan pemilik utama proyek dan hubungan pelaporan – Memo antar bagian, studi, waktu, kotak saran, komplain pelanggan, dan laporan – laporan yang mendokumentasikan area masalah – Catatan keuangan, penilaian prestasi kerja, peninjauan ukuran kerja, dan laporan pengoperasian terjadwal – Permintaan proyek sistem informasi, dulu – saat ini – Dokumen fungsi bisnis yang sedang dipelajari atau di desain, meliputi: • • • • • • •
Pernyataan misi dan rencana strategis Sasaran resmi untuk subunit perusahaan yang sedang dipelajari Manual kebijakan yang menempatkan batasan pada semua sistem yang diajukan SOP, outline kerja, atau instruksi kerja untuk operasi harian yang spesifik Form lengkap yang merepresentasikan transaksi aktual diberbagai point dalam sklus pemrosesan Database manual dan yang terkomputerisasi Contoh manual dan screen serta report yang terkomputerisasi
• Teknik Sampling Dokumen dan File – Proses mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang representatif – Randomization/randomisasi merupakan teknik sampling yang ditandai dengan tidak adanya pola atau rencana yang ditentukan sebelumnya untuk memilih data contoh – Stratification/stratifikasi merupakan teknik sampling sistematis yang berusaha mengurangi varian estimasi dengan menyebarkan sampling. Sebagai contoh memilih dokumen atau record dengan rumus – dan dengan menghindari estimasi yang sangat tinggi atau sangat rendah
3.2 Penelitian dan Mengunjungi Situs
• Mencari domain masalah • Masalah tidak unik sama sekali, terkadang orang lain telah memecahkan sebelumnya • Pengalaman perusahaan melakukan kunjungan situs dengan perusahaan – perusahaan yang mereka tahu telah memiliki pengalaman, jika perusahaan ini “bersedia berbagi”, maka dapat diperoleh informasi yang berharga yang dapat menghemat waktu dan biaya pengembangan sistem • Jurnal dan buku – buku referensi merupakan sumber informasi yang dapat memberikan informasi bagaimana pihak lain memecahkan masalah yang sama • Menjadi anggota dalam komunitas profesional juga sangat bermanfaat seperti AITP (Association for Information Technology Professionals) maupun AIS (Association for Information Systems)
3.3 Observasi Lingkungan Kerja
• Teknik penemuan fakta di mana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem • Digunakan untuk menguji validitas data dan ketika kompleksitas dari aspek – aspek tertentu sebuah sistem tidak memberikan keterangan detail
• Keunggulan Teknik Observasi – Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi sangat reliabel, kadang – kadang untuk memeriksa validitas data yang didapat langsung dari individu – Analis sistem dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi, dapat menemukan data yang menjelaskan lingkungan fisik dari suatu tugas – Relatif tidak mahal – Memberi peluang kepada analis untuk melakukan pengukuran kerja
• Kelemahan Teknik Observasi – Pengguna merasa tidak nyaman saat diawasi dan berlaku berbeda saat diobservasi – Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukkan tingkat kesulitanatau volume yang biasanya dialami – Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi disaat yang tidak wajar, membuat jadwal menjadi tidak nyaman bagi analis sistem – Tugas yang sedang diobservasi adalah subyek untuk berbagai tipe interupsi
• Petunjuk Observasi : – Tentukan siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana observasi dilakukan – Dapatkan izin mengobservasi dari supervisor atau manajer – Informasikan siapa saja yang akan diobservasi – Tetaplah rendah hati – Buatlah catatan selama atau segera setelah observasi – Tinjaulah kembali catatan observasi dengan individu yang berkepentingan – Jangan mengganggu individu bekerja – Jangan fokus pada hal – hal sepele – Jangan membuat anggapan/asumsi sendiri
3.4 Kuisioner
• Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden. • Ciri : – Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar – Responden tidak terganggu – Hasilnya biasanya lebih objektif – Responden merasa dibatasi – Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya – Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat
• Petunjuk : – Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan – Tentukan pertanyaan yang cocok – Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana – Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki • Tipe : – free format questionere – check-off questionare – yes/no questionere – choice questionare – opinion questionare
• Keunggulan: – Dapat dijawab secara cepat – Relatif tidak terlalu mahal – Membolehkan individu tidak mencantumkan namanya, sehingga kemungkinan besar memberikan fakta riil – Jawaban dapat segera ditabulasikan dan dianalisa
• Kelemahan: – Jumlah responden terbatas/tidak banyak – Tidak ada jaminan semua reponden akan menjawab atau memperhatikan semua pertanyaan – Cenderung tidak fleksibel – Tidak menginterpretasikan bahasa tubuh responden – Tidak ada kesempatan untuk mengklarifikasi jawaban yang belum jelas – Sulit menyiapkan kisioner yang bagus
3.5 Wawancara
• Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analisi sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face.
• Ciri : – Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka – Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi – Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai – Dapat menanyakan kegiatan khusus – Membutuhkan waktu lama – Tergantung pada kepandaian pewawancara (human relation) – Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu – Sanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai
• Sifat pertanyaan : – Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilan – Jangan memasukan pendapat pribadi – Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit – Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan – Hindari pertanyaan yang mengkritik – Jangan menggunakan kata „anda‟, „kamu‟ dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group • Persiapan : – Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari – Atur waktu yang tepat – Buat jadual – Buat panduan wawancara
• Melakukan wawancara : – Mengenalkan diri – Menjelaskan tujuan wawancara – Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai – Menghilangkan kesan menginterogasi – Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara – Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan menyenangkan – Jangan memotong pembicaraan – Mintalah pendapat/ide-ide tambahan – Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar – Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti – Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada kesalahan – Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu
3.6 Prototyiping Penemuan
• Discovery Prototyping tindakan membuat representatif skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.
3.7 Joint Requirements Planning (JRP)
• Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyaratan.
4. Strategi Penemuan Fakta
• Kesalahan yang sering dilakukan oleh analis amatir adalah langsung wawancara • Analis harusnya mengumpulkan terlebih dahulu semua fakta yang dapat mereka kumpulkan dengan menggunakan metode lain • Karena waktu adalah uang, maka sangat bijaksana jika analis sistem menggunakan sebuah strategi penemuan fakta untuk memaksimalkan waktu yang digunakan dengan pengguna akhir • Staregi langkah demi langkah penemuan fakta: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pelajari dokumen – dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis dapat mempelajari banyak hal tanpa kontak dengan orang Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal – hal yang belum dipahami dengan baik Lakukan wawancara (sesi kerja kelompok) untuk memperjelas dan menguji isu – isu dan masalah yang paling sulit (alternatif gunakan teknik JRP) (opsional) buatlah prototype penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami atau persyaratan yang perlu divalidasi Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi)
Fakta Yang Harus Didapatkan • Fakta Organisasi : – Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi – Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum – Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian tertentu ) – Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial) • Fakta Kegiatan : – Aktifitas kerja / kegiatan – Orang atau pelaku di setiap kegiatan – Alat / perangkat kerja (fisik) – Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap aktifitas – Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan pada setiap aktifitas – Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan luar)
• Fakta Proses & Data (detail) : – Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban, performansi, detail pelaku dsb) – Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber, arsip/penyimpanan, dsb) • Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen : – Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat – Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg digunakan, format, target / fungsi, dsb ) • Fakta harapan user /pengguna : – Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait terhadap sistem yang ada • Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya menyangkut performansi sistem
Detail Fakta Prosedur • Prosedur Kerja • Nama dan deskripsi/fungsi prosedur • Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap prosedur dan deskripsi/penjelasannya • Proses-proses yang ada pada prosedur dan keterkaitan antar proses • Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan jabatannya ) • Permasalahan yang muncul dalam penerapan prosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan / ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya layanan, dsb)
Detail Fakta Formulir – Formulir / Dokumen • Nama dan deskripsi/fungsi formulir • Item data setiap formulir • Tingkat keterbacaan formulir • Kemudahan pengisian formulir • Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali • Periode dan volume/frekuensi formulir • Identifikasi formulir • Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir (kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)
Detail Fakta Personil – Personil • Nama dan deskripsi personil • Job Deskripsi • Jabatan & rangkapan kerja • Kinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja personil, intelegensia/pendidikan) • Permasalahan yang muncul dari personil atau penilaian sementara atas keberadaan yang bersangkutan. ( kinerjanya, keluhan personil, menyangkut beban, dsb)
Smart, Trusworthy, Teamwork – ST3 Telkom
