MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
Tartalomjegyzék A keret-rendszerről általánosságban.................. 2
Ügyelet készítés............................................. 7
Technológiák....................................................... 2
Munkaidő rögzítés.......................................... 8
Elérést biztosító technológiák.........................2
Beállítások ***................................................ 9
Bejelentkezés................................................. 2
Orvosok.......................................................... 9
Használat helye............................................. 3
Nyomtatások ***........................................... 11
Használat (bejelentkezés után)...................... 3
Kimutatások ***............................................ 11
Jelszavak....................................................... 4
Segítség ***.................................................. 11
Hiba jelentés.................................................. 5
Kijelentkezés................................................ 11
A keretrendszer használata................................ 5
A rendszer használatának ajánlott menete.......11
Regisztráció................................................... 6
A rendszer első használata.......................... 11
Menü.............................................................. 6
Az első beosztás elkészítése....................... 11
A rendszer menüpontjai...................................... 6
Munkaórák ellenőrzése, korrigálása.............12
Kezdőoldal..................................................... 7
Az ügyeletbeosztás utólagos módosítása....12
1/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
A keret-rendszerről általánosságban Üdvözöljük a DexTOP keret-rendszerben! A rendszer célja integrált szolgáltatások technikai hátterének biztosítása és egységes felületének biztosítása.
A rendszer minden moduljának és alapvető eszközeinek kialakítása során az elsődleges szempont az adatbiztonság, másodsorban pedig a felhasználó kényelme. Ezen alapelvekből következik, hogy bizonyos esetekben az adatok védelme érdekében minimális többletmunkát ró a felhasználóra. Ezeken a pontokon a segédlet külön magyarázattal szolgál az adott megoldással kapcsolatban.
Technológiák Elérést biztosító technológiák A rendszer elsősorban web alapú hozzáférésre készült, vagyis a teljes kezelőfelület böngészőn keresztül elérhető. Ennek köszönhetően a felhasználó gépén nem igényel telepítést és a megfelelő biztonsági előírások betartása mellett gyakorlatilag bármely internetre kapcsolt számítógépről használható. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a felhasználói felület és a kiszolgáló gép között a legtöbb esetben nem áll fenn folyamatos kapcsolat így a hálózati hibák okozhatnak kiesést a felület működésében. A rendszer elérhető a legtöbb mobileszközről, melyek alkalmasak web böngészésre. Bizonyos szolgáltatások speciális eszközök és szolgáltatások elérésére készültek, melyek használatát az adott elemnél részletezzük.
Bejelentkezés A rendszer adminisztratív eszközei kizárólag bejelentkezés után érhetők el. A rendszer bizonyos esetekben újrahitelesítésre kötelezheti a felhasználót, továbbá bizonyos megoldások elérése csak a felületen meghatározott folyamatok végrehajtása során érhetők el még akkor is, ha az adott eszköz egyébként más környezetben elérhetőnek tűnik anélkül is.
2/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
Használat helye A felhasználó köteles az alábbi előírások betartására minden körülmények között: –
a rendszerbe csak olyan számítógépen jelentkezzen be, melynek ismeri biztonságtechnikai előéletét, úgy mint: –
garantáltan vírus és kémprogram mentes legyen,
–
győződjön meg arról, hogy a gép nem rögzíti a leütéseket,
–
nem legyen rajta idegenkezű megfigyelés (kamera a billentyűzetnél, képernyőfigyelő stb.),
–
nyilvános gépekről (net-kávézó, kiállítási darab stb.) ne lépjen be,
–
a gép ne jegyezze meg a bejelentkezési adatokat,
–
az adott eszköz ne legyen hozzáférhető a be és kijelentkezés közötti időben más által.
Használat (bejelentkezés után) A következőket tartsa be a bejelentkezés és a kijelentkezés közti időtartamban (a használat ideje alatt). –
az adott számítógép ne legyen más által hozzáférhető,
–
csak olyan adatokat mutasson meg másoknak, melyekre engedélye van,
–
nem adjon ki olyan információt, mely későbbiekben felhasználható a rendszerbe való bejutásra,
–
ne használja rendszert olyan helyen, ahol a belső adatok szoftveres vagy egyéb módon (kamerák előtt stb.) elérhetővé válnak mások számára,
–
idegen gépen ne mentsen adatokat a rendszerből maradandó módon (merevlemezre), vagy gondoskodjon azok eltávolításáról a használat befejeztével,
–
saját gépre illetve hordozható tárolóra csak akkor mentsen adatokat, ha annak védelme biztosított,
–
idegen rendszerből lehetőség szerint ne töltsön fel strukturálatlan adatokat (programok, dokumentumok stb.), mert azok esetleges fertőzöttsége veszélyezteti a későbbi felhasználást.
3/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
Jelszavak A rendszer hozzáféréséhez felhasználónév-jelszó párosra van szüksége. Ezeket a rendszer felhasználó kezelő adminisztrátora osztja. Ez tipikusan az a személy, aki a rendszer teljes adminisztrációját is végzi. Sok esetben a felhasználók felvitelét cégünk látja el, mely azt vonja magával, hogy a megrendelő kijelölt kapcsolattartója által megadott adatoknak megfelelően mi hozzuk létre a fiókokat és annak részleteit a kapcsolattartó közli a megfelelő személlyel (pl: Önnel). Amennyiben ön az erre kijelölt személy, a „felhasználókezelés” menüpontban tájékozódhat részletesen a folyamatról. A jelszavakkal szemben támasztott követelmények: –
a rendszerjelszavak minimum hossza 8 karakter legyen,
–
tartalmazzon legalább egy számot,
–
lehetőség szerint tartalmazzon írásjelet, vagy egyéb speciális karaktert (§~!%/=()-+=)
–
semmi esetre se egyezzen meg a felhasználónévvel,
–
ne legyen azonos a felhasználó nevével,
–
ne válasszon a személyes adatai közül jelszót (telefonszám, személyigazolványszám, születési hely, dátum, anyja neve),
–
szótári szavakat csak kombinációban számmal és speciális karakterekkel használjon, de legjobb ha kerüli,
–
ne válassza a cég nevét,
–
ne válassza az épület, utca nevét, szobaszámát, településnevét.
A jelszavát: –
ne írja le, de ha le is írja, ne hagyja a gép körül, bárki által elérhető helyen,
–
ha nem tudja biztosan megjegyezni és fel akarja írni mégis, ne a jelszót, hanem egy utalást jegyezzen fel amiről biztosan eszébe jut, de más nem tudja kitalálni,
–
rendszeresen változtassa meg, kb.: 2 havonta, ha forgalmas helyen írja be sokszor (pl.: porta, mások által látható hely stb.) akkor akár hetente is,
–
ha úgy érzi valaki láthatta, ismeri a jelszavát, vagy olyan helyen írta be, ahol az rögzítődhetett, változtassa meg egy biztos gépen,
–
ne írja be más előtt,
–
soha ne ossza meg mással jelszavát! Akinek hozzá kell férni a rendszerhez vagy van saját jelszava, vagy a feladat elvégzését a saját fiókjával el kell tudja végezni. A legtöbb esetben az adatok módosításánál rögzítődik a felhasználó, így ha más az ön fiókjával végez hibás
4/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 adatfelvitelt, az esetleges károkért ön felel! –
Sem rendszergazda, sem vezető nem kérheti jelszavát, mivel nekik egyébként is van jogosultság minden ön által is elvégezhető feladatra, így ha ilyen eset fordul elő azonnal jelezze a rendszergazdának, vagy a rendszer cégénél kijelölt felelősének. (ez természetesen elsősorban e-mailes és telefonos megkeresésre vonatkozik!)
–
ha elfelejti, keresse meg a felhasználói fiókokat kezelő személyt és kérjen újat.
A fentiek nem betartása súlyos biztonsági kockázattal járhat a rendszerre nézve, így azért a felhasználó személyes felelősséggel tartozik.
Hiba jelentés Amennyiben hibát érzékel a rendszer használata során minden esetben először forduljon kapcsolattartójához. Amennyiben a hiba valóban a program működéséből adódik a kapcsolattartó jelzi azt cégünk felé és annak kijavítását kezdeményezi. A kapcsolattartót megkerülve a hiba bejelentésére nincs mód, mert adott esetben ez a kívánt működést veszélyeztetheti, melyet csak ő ismerhet elegendő mélységben.
A keretrendszer használata A kertrendszer használata során a böngészőjét fogja használni, és annak minden sajátossága érvényesül a kezelőfelületre. Jelenleg a Mozilla Firefox és a Google Chrome böngészők legfrissebb változatai támogatottak. Egyéb böngészők használata esetén a működés nem garantált, ugyanakkor a legtöbb esetben akadálytalan. Vegye figyelembe, hogy a böngésző ugyan engedi a „vissza” és „előre” gombok használatát, és az nem veszélyezteti a rendszer működést, annak használatát ugyanakkor kerülje, mivel egyes esetekben a felület hibás reakcióját válthatja ki.
A rendszer minden nap készít biztonsági másolatot, mely automatikusan a háttérben történik. Illetve esetenként frissítések is telepítésre kerülnek. Ez idő alatt előfordulhat, hogy egyes speciális modulok nem érhetőek el, vagy a használat során lassabb működés tapasztalható. Ez normális működés és célszerű ez idő alatt inkább nem bejelentkezni. A biztonsági mentések jellemzően 01:00-kor történnek, vagy az adott rendszer statisztikai alapon legkevésbé terhelt időszakában. A frissítések változó, de kevésbé terhelt időszakban történnek. Amennyiben azok érintik a rendszer használhatóságát, vagy módosítják a működést, arról előzetes értesítést kap minden felhasználó, mely a kezdőoldalon látható.
5/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
Regisztráció A bejelentkező oldalon a Regisztráció gombra kattintva lehetőség nyílik egyéni fiók regisztrálására. A regisztráció során egy saját, üres osztályt kap a felhasználó. A regisztrációhoz szükséges adatok a következők: •
felhasználónév
•
jelszó
•
név
•
pecsétszám
•
érvényes email cím
•
intézmény neve
•
intézmény címe
•
osztály neve
Az adatok megadását követően a regisztráció gombra kattintva a rendszer egy megerősítő email-t küld a megadott címre. Az e-mailben található linkre kattintva (vagy azt a böngésző címsorába bemásolva) aktiválhatja fiókját. A sikeres aktiválást követő első belépésnél rögzíteni kell a szerződése adatait! A hat havi munkaidőkeretet kell megadni a szerződés időtartamának megfelelően, és az erre az időszakra vállalt önkéntes órák számát. További információk az Orvosok menüpont használatát bemutató fejezetben találhatóak.
Menü A felül található menü segítségével bármikor elérheti a rendszer azon moduljait, melyhez önnek jogosultsága van. A menüben kizárólag azokat a modulokat tartalmazza, melyek az ön jogosultsági szintjén elérhetők. Egyes modulok működése eltérhet az ön jogosultságaitól függően!
A rendszer menüpontjai A rendszerhez mindenki kizárólag a saját felhasználónevével és jogosultságával jelentkezhet be.
6/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 Minden felhasználóhoz egyetlen osztály tartozik, és csak az oda tartozó adatokat láthatja, szerkesztheti.
Kezdőoldal A kezdőoldalon hírek, rendszerüzenetek jeleníthetőek meg minden felhasználó számára. Ezeket a bejegyzéseket a rendszer adminisztrátor szerkesztheti.
Ügyelet készítés Az ügyeletkészítés menüpontban lehet a következő hónapokra beosztani az orvosokat a megfelelő ügyeleti sorokba. Az ügyeleti sorok szerkesztésére a rendszer adminisztrátor jogosult. A rendszer automatikusan a jogszabályoknak megfelelően osztja be az elrendelt és önkéntes órákat. Egyes adatok utólag korrigálhatóak a Munkaidő rögzítés menüpontban. Ennek módjáról a megfelelő bekezdésben találhatóak részletek. Amennyiben egy orvos nem osztható be az adott napon a jogszabályoknak megfelelően, a rendszer jelzi ezt. A szerkesztett cella háttere pirosra változik, és a bal oldali táblázatban egy hibaüzenet jelenik meg. Kétféle hibaüzenet keletkezhet. A fatális hibák esetén a beosztás nem is menthető, úgy kell beosztani az ügyeletet, hogy ilyen hiba ne legyen. Ezek a hibák piros színnel jelennek meg. Fatális hiba például, ha aznap más ügyeleti sorba be lett osztva, vagy egymás utáni napokra lett beosztva.
A figyelmeztetések sárga háttérrel jelennek meg. Ez esetben menthető az oldal, de a munkaidőkeret átlagát meghaladóan lett beosztva az orvos, amit későbbi hónapokban kompenzálni kell.
7/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 A bal oldali táblázatban az orvosok munkaidőkeretre vállalt, és még fel nem használt önkéntes illetve elrendelhető órái láthatóak. Azok az orvosok választhatóak ki a listából, akiknek az adott hónapra érvényes szerződésük van. Az ügyeleti sor megtervezését követően a Mentés gombra kattintva lehet rögzíteni az adatokat az adatbázisba. A beosztást mentve azokra a munkanapokra, amelyeket megelőzően nem ügyeltek az orvosok, 8 óra rendes munkaidőt rögzít a rendszer. Lehet úgynevezett nem figyelt ügyeleti sorokat is létrehozni, amelyek a papír alapú ügyintézést segíthetik, de a rendszer számításait nem befolyásolják. Ilyen sorokat a rendszer adminisztrátor hozhat létre.
Munkaidő rögzítés Az ügyelet készítését követően automatikusan elosztott óraszámok korrekcióját lehet ebben a menüpontban elvégezni. A munkaidőkeret szerkeszthető hónapjait, illetve az érintett orvosok listáját a bal oldali táblázatban lehet kiválasztani. A kiválasztott orvos kiválasztott havi óraszámait tartalmazza a táblázat. Az átcsúszó hetek, és a 8/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 szummák kivételével minden mező szerkeszthető. A mezők közötti gyorsabb váltáshoz a Ctrl billentyű és a kurzor mozgató nyilak együttes lenyomásával lehet lépkedni. (pl.: Ctrl + lefelé nyíl egy mezőt lefelé lép) A szabadság oszlopban az megfelelő napra betegszabadságot, fizetett szabadságot vagy továbbképzést lehet rögzíteni. A továbbképzést választva munkanapokon 8 óra rendes munkaidő kerül rögzítésre. Ez természetesen hosszabb képzés esetén túlórával kiegészíthető. A szabadságot rögzítve a munkaidőkeretre elrendelhető, illetve önként vállalt túlmunka-órák arányosan csökkennek.
Beállítások *** A naptári évhez tartozó ünnepnapok, az osztályspecifikus adatok, mint például a rendes munkaidő első órája, ügyeleti sorok száma, megnevezése és a pihenőnapok lesznek beállíthatóak ebben a menüpontban.
Orvosok Az orvosok menüpontban az osztállyal szerződött orvosokat, és a szerződésben foglalt önkéntes 9/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 órákat kell rögzíteni. Új orvos felvételéhez be kell írni a pecsétszámot a keresőmezőbe, és a keresésre kattintani.
Ha van találat a keresett pecsétszámra, az orvos adatai, és esetleges korábbi szerződés adatai is megjelennek az alábbi ábrán látható módon. Amennyiben az orvos még nem szerepel a rendszerben, meg kell adni az adatait. Az új szerződés rögzítéséhez mindössze az időszakot kell meghatározni, és az önként vállalt túlórák számát (a teljes időszakra). A többi feltétel, és adat jogszabályban rögzített, mindenkire vonatkozik, vagy a szabadságok függvénye. A rendszer törölni csak a még nem megkezdett szerződéseket engedi. Ha mégis hibásan lett rögzítve, a rendszer adminisztrátor jogosult törölni minden szerződést. Az esetleges névegyezőségek kiküszöbölésére egyértelműsítő nevet (becenevet) lehet az orvosokhoz rendelni, hogy az ügyelet beosztása gyors és gördülékeny lehessen, ne kelljen legrosszabb esetben pecsétszámokat egyeztetni.
Ha egy orvosnak a szerződése rögzítésre kerül, a megadott időszakban az ügyelet készítés 10/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1 menüpontban a legördülő listákba és a bal oldali táblázatba egyaránt bekerül.
Nyomtatások *** Az orvosok és az osztályvezetők számára nyomtatható formátumban lehet majd lekérdezni az adatbázis tartalmát.
Kimutatások *** Statisztikai elemzések, kimutatások tekinthetőek majd meg ebben a menüpontban.
Segítség *** Az ügyeletbeosztás szabályrendszeréhez tartozó útmutató kerül majd elhelyezésre ebben a menüpontban. Az ügyelet beosztásánál, vagy a munkaidő rögzítésénél megjelenő hibák ide mutató hivatkozásokat fognak tartalmazni.
Kijelentkezés A rendszerből való kijelentkezést nem helyettesíti a böngésző bezárása! Előbb mindenképpen kattintson a kijelentkezés gombra. Ne hagyja ott számítógépét, ha be van jelentkezve a rendszerbe!
A rendszer használatának ajánlott menete
A rendszer első használata 1. Ügyeleti sorok rögzítése (rendszer adminisztrátori feladat) 2. Munkaidőkeret meghatározása (féléves, éves, stb.) 3. Ünnepnapok, pihenőnapok, munkanap első órájának rögzítése 4. Továbbiakban lásd „Az első beosztás elkészítése” fejezetet
Az első beosztás elkészítése 1. Orvosok szerződéseinek rögzítése (Orvosok menüpont) 2. Ügyelet beosztása (Ügyelet készítés menüpont) •
Válasszuk ki a tárgyhónapot a felső legördülő listából
•
Minden napra, minden kötelező ügyeleti sorba osszunk be egy orvost
•
Ha hibaüzenet nélkül sikerült, mentsük az oldalt a mentés gombbal
•
Osszuk be a következő hónapot
11/12
MOK Ügyeletnyilvántartó rendszer használati kézikönyve v2.1
Munkaórák ellenőrzése, korrigálása A Munkaidő rögzítése menüpontban ellenőrizhetjük, módosíthatjuk a rendszer által automatikusan elosztott órákat, ügyelve a jogszabályi keretek betartására. A rendszer ebben a menüpontban is figyeli a beírt óraszámokat, és bizonyos hibák esetén letiltja az oldal mentését. A hibaüzenetekre kattintva a segítség menüpont megfelelő bejegyzése jelenik meg. (a segítség menüpont feltöltését követően. Ide talán a füzet megfelelő pontjait lenne célszerű feltölteni, és a jogszabályi hivatkozásokat. ***)
Az ügyeletbeosztás utólagos módosítása Rendkívüli esetekben az ügyeletbeosztást az adott hónapban is van lehetőség módosítani az arra feljogosított felhasználóknak. *** Az ilyen jogkörrel rendelkező felhasználó minden hónapot ügyeletbeosztását meg tudja nyitni, és szerkesztheti is azt. Ilyenkor az óraszámok átszámítódnak, ezért kiemelt körültekintéssel kell végrehajtani ezt a műveletet.
12/12
