Taken module Phoenix. OTYS Recruiting Technology. Versie 1.0

Taken module Phoenix OTYS Recruiting Technology Versie 1.0

OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: [email protected] Datum 11-2-2016 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 5905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00 - 17.00 uur. T: +51 (0) 518 - 584 900 T: +51 (0) 900 - 666 666 9 (Customer Support) F: +51 (0) 518 - 508 958 E: [email protected] (Algemeen) E: [email protected] (Verkoop) OTYS France 52, Boulevard de Sébastopol 75005, Paris France T : +55(0) 1 75 02 82 95 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 579 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 554 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +52 (0) 9 524 11 60 F: +52 (0) 9 524 11 61

OTYS Recruiting Technology

11 februari 2016

Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document.

Versie

Datum

Auteur

Omschrijving

1.0

februari 2016

Vincent Hendrikx

Eerste versie


11 februari 2016

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie .............................................................................................. 5 1.1 Doel....................................................................................................................................................... 5 1.2 Indeling ................................................................................................................................................. 5 1.3 Basiskennis .......................................................................................................................................... 6 1.4 Commentaar ........................................................................................................................................ 6

Hoofdstuk 2: Introductie ............................................................................................................. 7 2.1 Doel Taken Manager............................................................................................................................ 7 2.2 Verschil tussen taken en reminders .................................................................................................. 7 2.3 Opbouw taken & begrippenlijst ........................................................................................................... 8

Hoofdstuk 3: Gebruik van de Taken manager .......................................................................... 12 3.1 Algemeen ........................................................................................................................................... 12 3.2 Taken zoeken ..................................................................................................................................... 15 3.3 Snelmenu’s ........................................................................................................................................ 16 3.4 Kolomweergave aanpassen .............................................................................................................. 19 3.5 Taken aanmaken ............................................................................................................................... 20 3.6 Taken uitvoeren ................................................................................................................................. 26


11 februari 2016

Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze handleiding helpt je om de Taken module in Phoenix te gebruiken. Deze module stelt je in staat om de werkzaamheden die binnen je organisatie plaatsvinden op nauwkeurige wijze te registreren. Hierdoor hebben medewerkers een duidelijk overzicht van de taken die zij moeten uitvoeren en kunnen managers eenvoudig een overzicht raadplegen van de stand van zaken omtrent de uitvoering hiervan. In deze handleiding staat niet de configuratie van de Taken module (zodat deze aansluit op de processen) beschreven. Hiervoor verwijzen we naar de handleiding van de Taken Manager in de Backoffice. Wel gaan we in deze handleiding in op het dagelijks gebruik van de reeds geconfigureerde Taken module in Phoenix. Door een Taken Workflow in te richten kun je zelfs deze activiteitenstroom automatiseren. Hierdoor hoeven je medewerkers zich alleen te richten op het uitvoeren van hun werkzaamheden en niet om de administratie er omheen. Deze Taken Workflow maakt gebruik van alle basisfunctionaliteiten van de OTYS Taken module. Het inrichten en gebruik van de Taken Workflow valt echter buiten het bereik van deze handleiding.

1.2 Indeling Zoals hierboven aangegeven is deze handleiding enkel bedoeld voor het dagelijks gebruik en niet voor het inrichten van de Taken module. Deze handleiding is derhalve op de volgende manier opgebouwd: In het tweede hoofdstuk wordt een algemene uitleg over de Taken module gegeven. Wat is het nut ervan, hoe verschillen taken van reminders, hoe is een taak opgebouwd en hoe benader je de Taken module. Wij adviseren alle gebruikers dit hoofdstuk als eerste door te lezen. In het derde hoofdstuk wordt uitgelegd hoe gebruikers de Taken module in de dagelijkse praktijk kunnen gebruiken. Dit hoofdstuk is in principe alleen van toepassing voor gebruikers van de Taken module, maar is natuurlijk verstandig om door te nemen voordat je aan de slag gaat met het daadwerkelijk configureren van de Taken module. In het vierde hoofdstuk leggen we uit hoe supervisors en administrators de Taken module in de dagelijkse praktijk kunnen gebruiken. In dit hoofdstuk gaan we in op de specifieke extra rechten die deze gebruikers hebben in het dagelijks gebruik van de Taken module.


11 februari 2016

1.3 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Phoenix werkt platformonafhankelijk. Het gaat om die reden met name om de volgende zaken: Gebruik van uw platform en browser; basisgebruik OTYS Phoenix; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. Voor de basiskennis en het gebruik van OTYS Phoenix adviseren we om gebruik te maken van de user training en/of key-user training van OTYS Phoenix. Ook verwijzen we naar de basishandleiding OTYS Phoenix, de OTYS Advices en de OTYS Academy.

1.4 Commentaar Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS Phoenix zijn welkom. Deze kan je per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: [email protected].


11 februari 2016

Hoofdstuk 2: Introductie Voor we aan de slag gaan met de Taken module in Phoenix, vinden we het belangrijk dat je een goed beeld hebt van wat er exact mogelijk is met deze functionaliteit. In dit hoofdstuk zal eerst een overzicht worden gegeven van het doel van deze module. Vervolgens gaan we dieper in op het verschil tussen taken en reminders. Tot slot vind je een overzicht van de opbouw van taken en de bijbehorende begrippenlijst.

2.1 Doel Taken Manager De OTYS Taken Manager stelt je in staat om de activiteiten binnen je organisatie vast te leggen. Deze activiteiten zijn doorgaans gebaseerd op processtappen in je organisatie. Voorbeeld Als er bijvoorbeeld een vacature ontvangen wordt, zullen er diverse activiteiten ondernomen moeten worden. Je kunt hierbij denken aan: Het opstellen van de vacaturetekst; een accordering van de vacaturetekst door de opdrachtgever; het plaatsen van de vacature op de site; het plaatsen van de vacature op andere sites; het zoeken naar geschikte kandidaten in je eigen database; het zoeken naar geschikte kandidaten op bijvoorbeeld Monsterboard en LinkedIn; het organiseren van een wervingsdag bij de opdrachtgever. Uiteraard kunnen deze activiteiten voor jou anders zijn en simpeler of uitgebreider zijn. Daarnaast kunnen deze activiteiten ook per situatie (bijvoorbeeld per vacature) verschillen. De OTYS Taken module stelt u in staat om deze activiteiten in kaart te brengen, de taken uit te zetten bij de personen die hiervoor verantwoordelijk zijn en de voortgang te monitoren. Dit stelt managers in staat om processen beter te beheren en medewerkers in staat om zich meer te richten op de activiteiten die ze moeten verrichten. Via een Taken Workflow is het tevens mogelijk om de activiteitenstroom verder te automatiseren. Deze Taken Workflow maakt gebruik van de zaken die in deze handleiding omschreven staan. Het inrichten en gebruik van de Taken Workflow valt echter buiten het bereik van deze handleiding.

2.2 Verschil tussen taken en reminders In OTYS is het mogelijk om zowel taken als reminders aan te maken. Doordat taken en reminders raakvlakken met elkaar hebben is het van belang om het verschil goed te weten:


11 februari 2016

Taken Worden in OTYS gebruikt voor het bijhouden van activiteiten die ingepland worden. Als er een vacature binnenkomt, dan vloeien hier verschillende activiteiten uit voort. Denk hierbij dus aan het schijven van de vacaturetekst, het plaatsen van de vacature op externe sites en eventueel het organiseren van andere wervingsactiviteiten. Dit is één proces dat uit verschillende stappen bestaat. Voor de verschillende stappen kunnen verschillende personen binnen de organisatie verantwoordelijk zijn. Via taken kan je al deze stappen inzichtelijk maken en per stap zaken als de status, de uitvoerende medewerker, de manager, de ingeschatte tijdsduur en de gerealiseerde tijdsduur registreren. Taken zijn daarmee een uitstekende vervanging voor bijvoorbeeld een actielijst in Excel. Reminders Worden in OTYS gebruikt voor het bijhouden van individuele ad-hoc acties. Als een kandidaat bijvoorbeeld belt voor een collega, maar de collega is niet aanwezig dan kan je snel en eenvoudig een reminder aanmaken. Of als je een e-mail krijgt waarbij een leverancier aangeeft jou aan het einde van de week een offerte zal versturen. In zo’n geval is een reminder een prima wijze om je eraan te herinneren dit te controleren. Reminders zijn daarmee een uitstekende vervanging voor bijvoorbeeld een post-it notitie.

2.3 Opbouw taken & begrippenlijst Binnen de Taken Manager worden er met verschillende begrippen gewerkt. Hieronder zie je een overzicht van de begrippen die hierin terug komen. Door deze begrippen te lezen zal je begrijpen hoe de taakstructuur in OTYS in algemene zin werkt. Taak Een activiteit die je inplant om door jezelf of iemand anders uit te laten voeren. Takenboom Soms horen activiteiten bij elkaar. Je kunt daarbij denken aan de werving voor een vacature. Hier horen zaken bij als het schrijven van de vacaturetekst en het plaatsen van de vacature op jobboards. Het kan zelfs zijn dat een onderdeel ('het plaatsen van de vacature op jobboards') zelf weer uit verschillende onderdelen bestaat ('het plaatsen van de vacature op Monsterboard' en 'het plaatsen van de vacature op LinkedIn'). Deze hele structuur van hoofdtaak, subtaken en (sub)subtaken noemen wij een takenboom. Een takenboom kan in OTYS uit oneindig veel niveaus bestaan. Hoofdtaak De bovenliggende taak die één of meerdere subtaken bundelt. Een hoofdtaak kan bijvoorbeeld 'Werving voor PHP Programmeur OTYS' zijn, welke uit verschillende subtaken bestaat.


11 februari 2016

Subtaak De taak die onder een hoofdtaak hangt. In bovengenoemd voorbeeld van hoofdtaak 'Werving voor PHP Programmeur OTYS' kan 'Opstellen vacaturetekst' bijvoorbeeld een subtaak zijn. Titel Dit is de korte omschrijving van de taak. Zaak is om deze kort, maar zo omschrijvend mogelijk te maken. De titel wordt getoond in overzichtslijsten en aan de titel zou het doel van de taak direct duidelijk moeten zijn. Omschrijving Naast de titel kun je ook een uitgebreide omschrijving aan de taak toevoegen. Deze omschrijving wordt getoond zodra je een taak opent. Commentaar Als er aan een taak wordt gewerkt kan het zijn dat een medewerker tussentijds opmerkingen wil of moet noteren gerelateerd aan de taak. Dit kan nodig zijn indien er tegen issues aangelopen wordt of om tussentijdse voortgang te registreren. De commentaren zullen geen invloed hebben op de taakomschrijving, maar zijn wel direct daaronder op chronologische volgorde getoond worden. Toegewezen Dit is de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak. Je kan hier kiezen uit de verschillende OTYS gebruikers. Eigenaar Dit is de naam van de medewerker die de taak heeft geïnitieerd (standaard de ingelogde gebruiker). Je kan hier echter ook een andere gebruiker kiezen. Manager Dit is de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor het proces, bijvoorbeeld de (account)manager. Ook hier kun je uit gebruikers kiezen. Gebruikersgroep In veel organisaties wordt er met verschillende afdelingen en/of teams gewerkt. Door een taak in een gebruikersgroep te plaatsen heb je per team inzage in welke taken er open staan. Indien er taken opnieuw ingepland moeten worden (bijvoorbeeld vanwege ziekte) dan helpen gebruikersgroepen je ook om te bepalen wie het beste een taak over kan nemen.


11 februari 2016

Type Door typeringen aan te brengen en te koppelen aan je taken, heb je inzage in welk soort taken er uitgevoerd moeten worden en welk soort taken er uitgevoerd zijn. Een type kan bijvoorbeeld 'Jobboard plaatsing' zijn. Taakgroep Door met taakgroepen te werken kan je taken verder op basis van hun inhoud groeperen. Zo kan je bijvoorbeeld een taakgroep aanmaken 'Werving vacatures' zodat al deze taken kunnen worden geclusterd. Startdatum Dit is de datum waarop de activiteiten gestart kunnen worden. Dit zal vaak de aanmaakdatum van de taak zijn, maar kan ook een andere specifieke datum zijn omdat de taak vanwege omstandigheden niet eerder gestart kan worden. Deadline Dit is de datum waarop de activiteit uiterlijk voltooid moet worden. Status Dit is de huidige status van de taak. Aan de hand van de status kun je zien of deze bijvoorbeeld nieuw (en nog niet ingepland) is, ingepland is, onderhanden is, geannuleerd of voltooid is. Inschatting Manager Dit is de tijd in uren hoe lang de manager denkt dat de toegewezen medewerker bezig zal zijn met de uitvoering van de taak. Gerealiseerde tijd Dit is de tijd in uren hoe lang de toegewezen medewerker (vooralsnog) daadwerkelijk bezig is geweest met de uitvoering van de taak. Voortgang Een percentage (0% - 100%) in hoeverre de taak is afgerond. Prioriteit De prioriteit (laag / normaal / hoog) van de taak. Relateren Zoals met meerdere zaken in OTYS kun je ook taken relateren aan verschillende entiteiten in het systeem. Als je een taak uitvoert voor een specifieke relatie en/of contactpersoon kun je de taak aan hen relateren. Dit zorgt ervoor dat je in de takenlijst en in het taakdetail ziet aan welke entiteiten deze gekoppeld is, je eenvoudig kan doorklikken naar bijvoorbeeld deze relatie of contactpersoon én in het dossier van deze gekoppelde entiteiten de taak zal


11 februari 2016

terugvinden. Je kunt taken onder andere koppelen aan de volgende entiteiten: Kandidaten; Relaties; Contactpersonen; Vacatures; Plaatsingen; Contactpersonen Archiveren Nadat een taak is afgerond en eventueel een finale controle is uitgevoerd, wil je deze taak waarschijnlijk niet meer in de takenlijst zien. Hierdoor houd je zoveel mogelijk overzicht over actieve taken. Je kunt daarom een taak archiveren zodat deze standaard niet meer weergegeven wordt. Deze optie is op het moment van schrijven nog niet mogelijk in de Taken module van Phoenix. Daarom verwijzen we hiervoor naar de handleiding voor de Takenmanager Backoffice. Uiteraard is het wel mogelijk om (als je dat specifiek aangeeft) te zoeken in gearchiveerde taken. Zoals je leest kan je veel verschillende zaken registreren bij een taak. Dit kan in het begin het beeld geven dat dit veel extra administratie kost. Uiteraard hoef je niet persé alle bovengenoemde zaken te registreren. Het is echter onze eigen ervaring dat het correct inzichtelijk brengen van taken uiteindelijk een flinke tijdsbesparing oplevert. Daarnaast kunnen via een Taken Workflow eerder genoemde zaken (vrijwel) allemaal volledig voor je worden ingevuld. Op deze manier maak je optimaal gebruik van de Taken module.


11 februari 2016

Hoofdstuk 3: Gebruik van de Taken manager 3.1 Algemeen In dit hoofdstuk laten wij u zien hoe de Taken module op gebruikersniveau werkt. Doordat de Taken module op vele verschillende manieren ingericht kan worden is het mogelijk dat bepaalde opties die in dit hoofdstuk besproken worden niet of anders weergegeven worden. Indien er door ontbrekende opties bepaalde essentiële zaken niet mogelijk zijn, dan kan je het beste met de beheerder van je Taken module overleggen of deze opties toegevoegd kunnen worden. Om de Taken module te openen klik op het ‘Taken’ icoon in de menubalk aan de linkerkant. Vervolgens opent het scherm van de Taken module. De module is overzichtelijk ingedeeld in twee kolommen: Links staat een filter waarmee er gefilterd kan worden op basis van trefwoord, datumbereik, gebruikersgroep, takengroep en toegewezen aan. Ook is hier de mogelijkheid om te filteren op een zelf aangemaakt ‘Snelmenu’ met eigen filters. In de rechterkolom wordt bovenaan de geselecteerde filter weergegeven. Hieronder staan de taken weergegeven op basis van dat filter. Hoe de filter werkt wordt verderop in deze handleiding besproken. Aan de rechterzijde van de rechterkolom is er een overzicht van de status van de taken in de lijst. De statussen en bijbehorende kleuren zorgen ervoor dat snel duidelijk wordt welke taken (bijna) klaar zijn en welke eventueel nog aandacht nodig hebben. De configuratie van de statustypes en bijbehorende kleuren is geen onderdeel van de handleiding. Hiervoor verwijzen we naar hoofdstuk 3 van de handleiding voor de Taken manager Backoffice (3. Configuratie Taken manager). In de bovenbalk is er een groen ‘+’ icoon waarmee nieuwe taken kunnen worden aangemaakt. Hier gaan we verderop in deze handleiding uitgebreid op in. Nadat een taak is aangeklikt in het taakoverzicht, verschijnt het detail eronder. In dat detail staat een preview van de taak met de bijbehorende menu-opties erboven (‘Bewerken’, ‘Verwijderen’, ‘Activeer taak’, ‘Markeren als afgerond’). Rechts van deze preview is volgende informatie zichtbaar: Aan wie is de taak toegekend; Wanneer en door wie is deze aangemaakt; Wanneer en door wie is deze voor het laatst aangepast; Aan wat is deze taak gerelateerd. Een taak kan worden geopend door erop te dubbelklikken in het takenoverzicht. Vervolgens wordt een nieuw venster geopend met alle gegevens van deze taak. Dit venster is als volgt opgebouwd:


11 februari 2016

Links wordt de taak en boven/onder liggende structuur weergegeven in de vorm van de ‘Takenboom’; In het midden vind je bovenaan de taakomschrijving terug alsook de menuknoppen voor deze taak (‘Bewerken’, ‘Verwijderen’, ‘Activeer taak’ en ‘Markeren als afgerond’) Onderaan vind je alle reacties terug die door de betrokken gebruikers zijn gegeven op deze taak. Dit kan relevante informatie zijn over gemaakte afspraken met de klant of een overzicht van welke onderdelen reeds zijn afgerond. Hieronder kan ook een nieuwe reactie worden ingegeven en verstuurd via de ‘Verzenden’ knop. Rechts staat een blok met informatie over aan wie deze taak is toegekend, wanneer deze is aangemaakt wanneer deze voor het laatst is aangepast en waaraan deze taak is gerelateerd. De gerelateerde categorie kan een relatie zijn, of een andere taak en door erop te klikken kan je hier rechtstreeks naartoe.

Afbeelding 3.1: Openen van de Taken manager


11 februari 2016

Afbeelding 3.1.2: Overzicht Taken module

Afbeelding 3.1.3: Detail taak

Afbeelding 3.1.4: Voorbeeld Takenboom


11 februari 2016

3.2 Taken zoeken Nadat je de Taken module hebt geopend zal de lijstweergave weergegeven worden. Welke taken je in deze lijstweergave ziet is afhankelijk van de rechten die de beheerder van je systeem aan je heeft gegeven én hoe het zoekfilter bovenin deze lijst ingesteld staat. Het zoekfilter werkt soortgelijk als andere zoekfilters in OTYS. Uiteraard kan je in het zoekfilter van je Taken Manager op andere zaken zoeken dan in bijvoorbeeld de Kandidaten module. In het zoekfilter van je Taken module heb je de volgende zoekopties: Trefwoord Met dit zoekfilter kan je zoeken op een trefwoord(combinatie) die in de titel of in de omschrijving van de taak staat. Datumbereik Met dit zoekfilter kan je aangeven binnen welke datumvelden de bij 'Vanaf' en 'Tot' geselecteerde data gezocht moet worden. Gebruikersgroep In veel organisaties wordt er met verschillende afdelingen en/of teams gewerkt. Door een taak in een gebruikersgroep te plaatsen heeft u per team inzage in welke taken er open staan. Indien er taken opnieuw ingepland moeten worden (bijvoorbeeld vanwege ziekte) dan helpen gebruikersgroepen je ook om te bepalen wie het beste een taak over kan nemen. Takengroep Door met takengroepen te werken kan je taken verder op basis van hun inhoud groeperen. Je kunt bijvoorbeeld een taakgroep aanmaken 'Werving vacatures' zodat je op al deze taken kunt clusteren. Toegewezen aan Dit is de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak. Je kunt hierin kiezen uit de verschillende OTYS gebruikers. Via het ‘+’ icoon in de balk boven kan je nog specifieker filteren (status, type en gearchiveerd en op is gelijk/niet gelijk aan, en/of)


11 februari 2016

Afbeelding 3.2.1: Zoeken Taken module

Afbeelding 3.2.2: Specifiek zoeken filter

3.3 Snelmenu’s Zoals je in paragraaf 3.2 hebt kunnen lezen zijn er veel mogelijkheden in de Taken module om te zoeken naar taken. Vaak ben je echter op zoek naar een bepaald type lijst, bijvoorbeeld je eigen openstaande taken of de taken die op dit moment onderhanden zijn bij je team. Om te voorkomen dat je hierbij telkens veel verschillende zoekfilters moet aanpassen is er een mogelijkheid in de Taken module om zogenoemde ‘snelmenu's’ aan te maken. Een snelmenu is een verzameling van filters voorzien van zoekcriteria. Door dit snelmenu te selecteren kun je snel een overzicht krijgen van een bepaald type taken waarop je wil filteren.


11 februari 2016

Om snelmenu's in te stellen dien je eerst de zoekcriteria voor de filter aan te maken. Hiervoor vul je een zoekopdracht en/of andere filters uit de linkerkolom in en kan je zoeken op ‘Trefwoord’, ‘Datumbereik’, ‘Gebruikersgroep’, ‘Takengroep’ en ‘Toegewezen aan’. Ook kan je via het ‘+’ icoon in de balk boven de takenweergave nog specifieker filteren (status, type en gearchiveerd en op is gelijk/niet gelijk aan, en/of). Als vervolgens de juiste taken worden weergegeven waarvoor je een filter in het snelmenu aan wil maken, dan klik je bovenaan de takenlijst op het ‘Bewaren’ icoon (Floppy). Vervolgens zie je een nieuw pop up scherm. In dit pop up scherm dien je de naam van het criterium te typen zoals deze in het snelmenu moet worden weergegeven. Ook is het mogelijk om dit criterium als standaardfilter in te stellen waardoor deze meteen wordt geopend bij het openen van de Taken module. Vervolgens klik je op ‘Opslaan’ waarna de filter aan het snelmenu in de linkerkolom is toegevoegd. Ook is het mogelijk om filters in het snelmenu weer te verwijderen. Hiervoor klik je op de filter het snelmenu zodat deze wordt geopend. Op die manier verschijnt er een nieuwe knop ‘Verwijder’ achter de betreffende filter. Wanneer je hierop klikt, is de filter verwijderd en niet meer in het snelmenu zichtbaar.

Afbeelding 3.3.1: Filter


11 februari 2016

Afbeelding 3.3.2: Specifiek zoeken filter

Afbeelding 3.3.3: Opslaan filter

Afbeelding 3.3.4: Filter voor snelmenu opslaan

Afbeelding 3.3.5: Verwijderen filter snelmenu


11 februari 2016

3.4 Kolomweergave aanpassen Het is mogelijk in de Taken module om de kolomweergave aan te passen. Hierdoor zie je in de lijstweergave alleen de informatie die voor jou van belang is. Om de kolomweergave aan te passen, klik en sleep je op de tussenruimte tussen de kolommen tot deze de gewenste grootte hebben. Daarnaast kan het aantal weergegeven taken in het overzicht worden gekozen. Hiervoor klik je op de ‘aantal’-weergave rechtsonder het takenoverzicht. Er is nu een pop up menu waar je kan kiezen voor de weergave van 25, 50, 75 of 100 taken per pagina.

Afbeelding 3.4.1: Slepen van kolom vensters

Afbeelding 3.4.2: Aantal taken per pagina


11 februari 2016

3.5 Taken aanmaken Als je een nieuwe taak wilt aanmaken dan kan dit vanuit de lijstweergave eenvoudig doen. Klik hiervoor op het ‘+’ icoon in de bovenbalk. Hierdoor opent een nieuw scherm met een lege taak die ingericht kan worden. In de linkerkolom kunnen de details van de taak worden ingevoerd. Deze details zijn onderverdeeld in 3 categorieën, namelijk ‘Basis’, ‘Meldingen, controles & permissies’ en ‘Estimates & afwerking’: Basis Taak: hier dient de naam van de taak te worden ingegeven. Dit is tevens de naam waarop de taak te zoeken is en zichtbaar is in de lijst met het taken overzicht; Start: dit is de datum waarop de activiteiten gestart kunnen worden. Dit zal vaak de aanmaakdatum van de taak zijn, maar kan ook een andere specifieke datum zijn omdat de taak vanwege omstandigheden niet eerder gestart kan worden. Dit kunnen andere taken zijn in de boomstructuur die eerst afgerond moeten worden; Deadline: dit is de datum waarop de activiteit uiterlijk voltooid moet worden; Type: door typeringen aan te brengen en te koppelen aan je taken, heb je inzage in welk soort taken er uitgevoerd moeten worden en welk soort taken er uitgevoerd zijn. Een type kan bijvoorbeeld 'Jobboard plaatsing' zijn; Gebruikersgroep: in veel organisaties wordt er met verschillende afdelingen en/of teams gewerkt. Door een taak in een gebruikersgroep te plaatsen heb je per team inzage in welke taken er open staan. Indien er taken opnieuw ingepland moeten worden (bijvoorbeeld vanwege ziekte) dan helpen gebruikersgroepen je ook om te bepalen wie het beste een taak over kan nemen; Takengroep: door met taken groepen te werken kan je taken verder op basis van hun inhoud groeperen. Zo kan je bijvoorbeeld een taken groep aanmaken 'Werving Vacatures' zodat al deze taken kunnen worden geclusterd; Toegewezen aan: dit is de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak. Je kan hier kiezen uit de verschillende OTYS gebruikers; Manager: dit is de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor het proces, bijvoorbeeld de (account)manager. Ook hier kun je uit gebruikers kiezen; Status: dit is de huidige status van de taak. Aan de hand van de status kun je zien of deze bijvoorbeeld nieuw (en nog niet ingepland) is, ingepland is, onderhanden is,


11 februari 2016

geannuleerd of voltooid is. Workflow: hier kan een takenworkflow worden geselecteerd. De inrichting van deze workflows valt buiten de scope van deze handleiding. Meldingen, controles en permissies Opties o Meld eigenaar: wanneer aangevinkt worden er meldingen verstuurd naar de eigenaar van de taak na het aanbrengen van wijzigingen; o Meld manager: wanneer aangevinkt worden er meldingen verstuurd naar de manager van de taak na het aanbrengen van wijzigingen; o Meld groep: wanneer aangevinkt worden er meldingen verstuurd naar de groepsleden die zijn toegewezen aan de taak na het aanbrengen van wijzigingen. Permissies o Gebruiker kan wijzigen: wanneer aangevinkt kan elke toegewezen gebruiker wijzigingen aanbrengen; o Groepslid kan aanpassen: wanneer aangevinkt kan elk lid van de toegewezen groep wijzigingen aanbrengen; o Gebruiker kan verplaatsen: wanneer aangevinkt kan de toegewezen gebruiker de taak verplaatsen (bijvoorbeeld naar een andere taakgroep of gebruiker). Controles o Gecontroleerd door eigenaar: wanneer de taak klaar is, kan deze worden gecontroleerd door een eigenaar die deze vervolgens dient af te ronden; o Gecontroleerd door manager: wanneer de taak klaar is kan deze worden gecontroleerd door een manager die deze vervolgens dient af te ronden; o Dit is een privétaak: deze wordt niet in de taken groep weergegeven omdat de toegewezen gebruiker deze alleen dient af te ronden. Extra o Toon in kalender: door dit aan te vinken wordt in de kalender getoond wanneer de toegewezen gebruiker met deze taak aan de slag is gegaan of bezig is. Estimates & afwerking Voortgang: hier kan een percentage worden geselecteerd om de voortgang van de taak aan te geven;


11 februari 2016

Prioriteit: hier kan een prioriteit worden gegeven aan de taak, variërend van laag tot hoogst urgent; Estimate door manager: de benodigde tijd, als cijfer, in uren zoals ingeschat door de manager. Dit betreft een vrij tekstveld; Estimate door ontwikkelaar: de benodigde tijd als cijfer, in uren zoals ingeschat door de ontwikkelaar. Dit betreft een vrij tekstveld; Tijd gehouden: hier kan de uiteindelijke tijd (in uur) die het gekost heeft tot het afronden van de taak; Projectprijs: de kostprijs van het project kan hier worden ingegeven; Factuureerbaar: hier kan worden aangegeven of de taak (al dan niet bij afronding) factureerbaar is, of dat het een onderdeel is van groter project. In het midden van het overzicht bevindt zich een tekstveld met teksteditor. Hier kan de taakomschrijving pas worden ingevuld van zodra er op de knop ‘Toevoegen taak’ rechts bovenaan wordt geklikt. Dan wordt de taak aangemaakt en kan de bewerking plaatsvinden. Er komen dan ook nieuwe opties beschikbaar, namelijk ‘Opslaan’, ‘Annuleren’, ‘Verwijderen’ en ‘Relateer aan’. Relateren Zoals met meerdere zaken in OTYS kun je ook taken relateren aan verschillende entiteiten in het systeem. Als je een taak uitvoert voor een specifieke relatie en/of contactpersoon kun je de taak aan hen relateren. Dat doe je door te klikken op de knop ‘Relateer aan’ in het bewerkingsmenu na het toevoegen van een nieuwe taak. In de pop up die dan verschijnt kan je de items kiezen die je wenst te relateren. Dit zorgt ervoor dat je in de takenlijst en in het taakdetail ziet aan welke entiteiten deze gekoppeld is, je eenvoudig kan doorklikken naar bijvoorbeeld deze relatie of contactpersoon én in het dossier van deze gekoppelde entiteiten de taak zal terugvinden. Je kunt taken onder andere koppelen aan de volgende entiteiten: Kandidaten; Relaties; Contactpersonen; Vacatures; Plaatsingen; Contactpersonen. Nadat de taak goed is toegewezen, ingericht is en voldoende informatie in het bewerkingsveld is geplaatst, klik je op de knop ‘Opslaan’ om de taak te bewaren.


11 februari 2016

Afbeelding 3.5.1: Nieuwe taak

Afbeelding 3.5.2: Detail categorieën taak

Afbeelding 3.5.3: Detail categorie Basis


11 februari 2016

Afbeelding 3.5.4: Detail categorie Meldingen, controles & permissies

Afbeelding 3.5.5: Detail categorie Estimates & afwerking


11 februari 2016

Afbeelding 3.5.6: Toevoegen taak

Afbeelding 3.5.7: Voorbeeldtaak

Afbeelding 3.5.8: Bewerkingsknoppen na toevoegen taak


11 februari 2016

Afbeelding 3.5.9: Koppelen aan gerelateerde items

3.6 Taken uitvoeren Wanneer een taak is toegewezen, kan deze persoon de taak gaan uitvoeren. Hiervoor dient hij of zij de taak te openen door in het overzicht op de taak te dubbelklikken. Activeren en pauzeren van de taak Wanneer de taak is geopend wordt de volledige taakomschrijving zichtbaar. Om bij te kunnen houden hoeveel tijd er aan de taak wordt gespendeerd moet deze eerst worden geactiveerd. Dit is niet noodzakelijk om de taak af te ronden maar zo wordt wel meetbaar hoeveel tijd er effectief gespendeerd werd aan de taak. Hiervoor dient de toegewezen gebruiker te klikken op de knop ‘Activeer taak’. Hierdoor verandert de hiervoor genoemde knop in ‘Pauzeer taak’ en begint in de rechterkolom een timer te lopen. Deze blijft lopen tot er op de knop ‘Pauzeer taak’ of de knop ‘Markeren als afgerond’ wordt geklikt. Reacties plaatsen Het kan ook voorkomen dat de taak nog niet is of kan worden afgerond maar dat er wel wat informatie moet worden toegevoegd over de voortgang ervan. In zo’n geval is het mogelijk om, naast het aanpassen van de taakomschrijving zélf, reacties te plaatsen wanneer de gebruiker hier de rechten toe heeft. Dit is eenvoudig te doen door tekst in te geven in het veld onder de taakomschrijving en vervolgens te klikken op het ‘Verzenden’ icoon. Op deze manier is het niet alleen mogelijk om informatie toe te voegen maar ook om te reageren op de reacties van andere gebruikers, eigenaars of managers. Ook komt hier de informatie te


11 februari 2016

staan van geautomatiseerde workflow-processen indien deze staan ingesteld en van de tijd die besteed is aan de taak.

Afbeelding 3.6.1: Bewerkingsknoppen na openen taak

Afbeelding 3.6.2: Activeren en pauzeren van de taak

Afbeelding 3.6.3: Reacties plaatsen


11 februari 2016

Taken module Phoenix. OTYS Recruiting Technology. Versie 1.0

Recommend Documents