Multisite OTYS Recruiting Technology. Versie 1.0

Multisite OTYS Recruiting Technology Versie 1.0

OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: [email protected] Datum 1-8-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00 - 17.00 uur. T: +31 (0) 318 - 584 900 T: +31 (0) 900 - 666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318 - 508 938 E: [email protected] (Algemeen) E: [email protected] (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61

OTYS Recruiting Technology

1 augustus 2013

Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document.

Versie

Datum

Auteur

Omschrijving

2.0

31-07-2013

OTYS Academy

Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).


1 augustus 2013

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze handleiding........................................................................................... 5 1.1 Doel....................................................................................................................................................... 5 1.2 Basiskennis .......................................................................................................................................... 5 1.3 Commentaar ........................................................................................................................................ 5

Hoofdstuk 2: Multisite ................................................................................................................ 6 2.1 Omschrijving ........................................................................................................................................ 6 2.2 CMS....................................................................................................................................................... 6

Hoofdstuk 3: Instellingen ........................................................................................................... 7 3.1 Matchcriteria ........................................................................................................................................ 7 3.2 Templates ............................................................................................................................................ 7

Hoofdstuk 4: Kandidaatmanager ............................................................................................... 8 4.1 Kandidaten zoeken per website .......................................................................................................... 8 4.2 Publiceren kandidaat op website ........................................................................................................ 8 4.3 Commercieel CV .................................................................................................................................. 8

Hoofdstuk 5: Vacaturemanager ................................................................................................. 9 5.1 Publicatie vacature .............................................................................................................................. 9 5.2 Vragenset ............................................................................................................................................. 9

Hoofdstuk 6: Nieuwsmanager .................................................................................................. 10 6.1 Website publicatie ............................................................................................................................. 10

Hoofdstuk 7: Mailmanager ....................................................................................................... 11 7.1 Afzenderprofiel ................................................................................................................................. 11

Hoofdstuk 8: Agenda ................................................................................................................ 12 8.1 Agenda-uitnodiging ........................................................................................................................... 12

Hoofdstuk 9: Relatiemanager .................................................................................................. 13 9.1 Website toegang ................................................................................................................................ 13 9.2 Machtigingen contactpersoon ........................................................................................................... 13


1 augustus 2013

Hoofdstuk 1: Over deze handleiding 1.1 Doel Deze handleiding is bedoelt voor hen die meer dan één website hebben bij OTYS en die websites vanuit één systeem aansturen, een zogenaamde Multisite omgeving. Deze handleiding beschrijft de opties die u per website kunt instellen, bewerken en gebruiken. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze handleiding niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze handleiding vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; Gebruik van Internet Explorer; Gebruik van e-mail Taken die door reguliere gebruikers uitgevoerd kunnen worden.

1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: [email protected].


1 augustus 2013

Hoofdstuk 2: Multisite 2.1 Omschrijving Multisite is een optie die u naast uw standaardinrichting kunt aanvragen waardoor u een compleet nieuwe website extra bij uw bestaande OTYS database krijgt. Vanuit de Content Manager (CMS) kunt u meerdere websites beheren. U hoeft dus niet voor elke website een content management systeem te hebben. Wanneer u verschillende diensten (zoals detachering, werving en selectie of geografische segmentatie) gescheiden wilt aanbieden, is multisite een goede optie. Kandidaten en sollicitaties komen gescheiden binnen, waardoor u gemakkelijker het overzicht behoudt. Daarnaast heeft multisite een positief effect op uw Google- indexering. U kunt via multisite verschillende websites met een geheel eigen identiteit aan uw backoffice koppelen waarmee u online kunt werven, nieuwsbrieven versturen en e-mail verkeer kunt beheren. Een OTYS multisite-systeem kan ook meerdere e-mail templates, printsjablonen en nieuwsbriefsjablonen bevatten. Ook in de backoffice en instellingen kunt u bepalen welke website actief is. 2.2 CMS Klik op in de toolbar. Selecteer linksboven de gewenste website in het dropdownmenu. Hier kunt u uw websites bewerken.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 3: Instellingen 3.1 Matchcriteria U kunt per website bepalen welke matchcriteria gepubliceerd worden. Klik op in de toolbar. Dubbelklik op het matchcriterium. Vink aan waar het matchcriterium gebruikt mag worden. Klik op achter de geselecteerde plaats(en) om de websites te selecteren waar het matchcriterium gepubliceerd mag worden. Klik op de gewenste website in het linkerdeelvenster, deze verplaatst nu naar rechts en is geselecteerd. Klik op ‘invoegen’ Klik op ‘bewaren’.

3.2 Templates Per website wordt automatisch het juiste template gebruikt qua huisstijl. De tekst uit de templates in de instellingen is op beide websites hetzelfde. De templates die gebruikt worden vanuit het UTSman template-systeem (UTSMAN) zijn qua teksten ook multisite. Uw consultant kan u vertellen welke templates u uit de UTSMAN gebruikt.

Open uw OTYS Today en typ in de commandline het commando ‘utsman’ Een lijst met templates verschijnt. Filter op ‘type’ en ‘groep’. Dubbelklik op het template wat u wilt aanpassen. Kies in het dropdownmenu ‘formaliteit’ de juiste formaliteit die u wilt aanpassen. Kies in het dropdownmenu ‘website’ de website waarvan u de templates wilt aanpassen. Klik in het template op het vergrootglas achter de tekst die u wilt aanpassen. Pas de tekst aan en klik op ‘bewaren’.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 4: Kandidaatmanager 4.1 Kandidaten zoeken per website Klik op in de toolbar. Selecteer de gewenste website in het dropdownmenu ‘Website’ in de zoekbalk. Bovendien ziet u in het kandidaten-overzicht een kolom ‘site’ waarbij elke kandidaat die via de website is binnengekomen het nummer van de desbetreffende website meekrijgt.

4.2 Publiceren kandidaat op website Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een kandidaat. Dubbelklik op de NAW-gegevens (basisgegevens) van de kandidaat. Selecteer het tabblad ‘website publicatie’. Vink de gewenste website(s) aan.

N.B. Deze functionaliteit hangt samen met het gebruik van het klantenportaal. Via het klantenportaal kunnen ingelogde klanten zoeken naar gepubliceerde kandidaten. 4.3 Commercieel CV Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een kandidaat. Klik op ‘print’ Kies een afdruksjabloon, een website en een uitvoermethode. Klik aan de linkerkant van het scherm opnieuw op ‘print’.

NB: Deze functionaliteit is optioneel.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 5: Vacaturemanager 5.1 Publicatie vacature Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een vacature. Klik linksboven op ‘wijzigen’. Klik op ‘publiceer’ in het deelvenster multisite (rechts). Klik op de gewenste website in het linkerdeelvenster, deze verplaatst nu naar rechts en is geselecteerd. Klik op ‘invoegen’ Sluit het venster.

NB: Herhaal bovenstaande voor ‘shortlist’. Kies in het dropdownmenu ‘export URL’ vanaf welke website u de URL mee wilt sturen als u gebruik maakt van een multiposter.

5.2 Vragenset Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een vacature. Klik op ‘vragen’ U ziet een dropdownmenu ‘website’. U kunt per website de ingerichte vragen bekijken of alle vragen (---). Dubbelklik op een vraag. U kunt per vraag bepalen op welke website deze vraag gebruikt wordt (selecteer een website uit het dropdownmenu) of een vraag op alle websites wordt gebruikt (---).



1 augustus 2013

Hoofdstuk 6: Nieuwsmanager 6.1 Website publicatie Selecteren op welke website nieuwsberichten gepubliceerd worden. Klik op in de toolbar. Dubbelklik op de nieuwsbrief. Vink ‘Website Publicatie’ en/of ‘Shortlist Publicatie’ aan. Klik op ‘websites’. Dubbelklik in het linkerdeelscherm op websites waarop u wilt publiceren of klik op ‘Alle selecteren’ om de nieuwsbrief op alle websites te publiceren. Sluit het scherm.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 7: Mailmanager 7.1 Afzenderprofiel U heeft per website een andere huisstijl. U kunt met deze verschillende e-mailtemplates (en emailadressen) e-mails versturen. U kunt daarvoor verschillende afzenderprofielen instellen. Klik op in de toolbar. Klik op ‘profielen’. Klik op ‘nieuw profiel’. Vul een profielnaam in bij ‘profiel naam’. Kies het juiste e-mailadres bij ‘e-mail adres afzender’. Kies het juiste template bij ‘voor website’. Kies de juiste handtekening bij ‘handtekening’. Vink ‘standaard profiel’ aan als dit uw standaard profiel is. U kunt bij het aanmaken van een nieuwe e-mail kiezen voor het afzenderprofiel.

NB: Via de instellingen van uw mailmanager kunt u meerdere handtekeningen aanmaken.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 8: Agenda 8.1 Agenda-uitnodiging U kunt per website/huisstijl een agenda-uitnodiging aan genodigden voor een agenda-item versturen. Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een datum en een tijd om een nieuw agenda-item aan te maken. Kies in het dropdownmenu ‘uitnodiging van’ de website/huisstijl van waaruit u de agendauitnodiging wilt versturen.


1 augustus 2013

Hoofdstuk 9: Relatiemanager Als u gebruik maakt van het klantenportaal, waarbij klanten kunnen inloggen op uw website, zijn de onderstaande instellingen van belang. 9.1 Website toegang Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een relatie. Klik op de knop ‘website toegang’. Vink aan tot welke website u uw klant toegang wil verlenen. Klik op ‘bewaren’.

9.2 Machtigingen contactpersoon Klik op in de toolbar. Dubbelklik op een relatie. Dubbelklik op een contactpersoon. Klik op het tabblad ‘machtigingen’. Onder ‘Automatische e-mail met logingegevens’ kunt u in het dropdownmenu ‘gebruik template’ aangeven in welke huisstijl de e-mail met inloggegevens verzonden dient te worden.



1 augustus 2013

Multisite OTYS Recruiting Technology. Versie 1.0

Recommend Documents