T R Á V N Í K Y , bytové družstvo Otrokovice, Příčná 1541, PSČ 765 02
JEDNACÍ ŘÁD DRUŽSTVA --------------------------------------------
Září 2007
-1-
Obsah --------Část I. Úvodní ustanovení
Čl. 1 – 2
Část II. Obecná ustanovení Ustavení orgánů družstva Stanovení počtu členů orgánů Funkční období orgánů Odpovědnost členů orgánů Základní pravidla jednání orgánů Rozhodnutí orgánů Vyřizování stížností Zápisy z jednání orgánů Doručování písemností Evidence písemností Počítání času
Čl. 3 Čl. 4 Čl. 5 Čl. 6 Čl. 7 Čl. 8 Čl. 9 Čl. 10 Čl. 11 Čl. 12 Čl. 13
Část III. Jednání orgánů družstva Shromáždění delegátů Představenstvo Kontrolní komise Samosprávy Pomocné orgány
Čl. 14 Čl. 15 Čl. 16 Čl. 17 Čl. 18
Část IV. Závěrečná ustanovení
. Čl. 19
-2-
Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 1. Základní ustanovení o orgánech družstva, zejména jejich druhy, složení a pravomoci jsou uvedena ve stanovách družstva. Čl. 2 2. Jednací řád podrobněji doplňuje jednotlivá ustanovení stanov a upravuje postup orgánů družstva při jejich jednání a rozhodování.
Část II. Obecná ustanovení Čl. 3 Ustavení orgánů družstva 1. Orgány družstva jsou voleny ze členů družstva. 2. Členem orgánu družstva může být jen člen družstva starší 18 let. 3. Členem představenstva a kontrolní komise může být člen starší 18 let, který je způsobilý k právním úkonům a je bezúhonný ve smyslu živnostenského zákona. 4. Funkce člena představenstva a člena kontrolní komise jsou vzájemně neslučitelné. Čl. 4 Stanovení počtu členů volených orgánů 1. Počet členů představenstva a kontrolní komise na příslušné funkční období stanoví shromáždění delegátů. 2. Počet členů výboru samosprávy na příslušné funkční období stanoví členská schůze samosprávy. 3. Klíč k volbě delegátů na shromáždění delegátů určuje představenstvo úměrně k počtu členů družstva tak, aby minimální počet delegátů nebyl nižší než osmdesát a maximální počet nebyl vyšší než sto šedesát delegátů.
-3Čl. 5 Funkční období orgánů družstva 1. Funkční období členů orgánů družstva je pět let a končí uplynutím funkčního období. Členové orgánů mohou být voleni opětovně. 2. Členové prvních orgánů po založení družstva mohou být voleni jen na období nejvýše tří let. 3. Členům volených orgánů, kteří odstoupí z funkce před uplynutím funkčního období končí funkce dnem, kdy jejich odstoupení projednal orgán, který je zvolil. Tento orgán projedná odstoupení na svém nejbližším zasedání, kdy se o odstoupení dověděl, nejdéle však do tří měsíců . Po uplynutí této lhůty se odstoupení pokládá za projednané. 4. Neplní-li člen orgánu řádně svoji funkci, může jej před uplynutím funkčního období odvolat orgán, který jej zvolil. Jeho funkce končí dnem odvolání. 5. Zemře-li člen orgánu nebo zanikne-li jeho členství v družstvu, zanikne jeho funkce smrtí nebo dnem zániku členství. Čl. 6 Odpovědnost členů volených orgánů 1. Členové orgánů jsou povinni vykonávat svěřené funkce svědomitě a plnit úkoly vyplývající z jejich činnosti v orgánu s největší péčí. Při výkonu své funkce se řídí platnými právními předpisy, stanovami a usneseními vyšších orgánů družstva. 2. Člen orgánu, jehož funkce skončila, je odpovědný za řádné předání funkce, zejména je povinen odevzdat listiny, písemnosti a vyúčtovat svěřený majetek družstva. O předání funkce se pořídí písemný záznam. V případě úmrtí člena orgánu požádá družstvo o vydání písemností pozůstalé členy rodiny nebo domácnosti. 3. V případě, že člen orgánu při výkonu své funkce způsobí družstvu škodu, odpovídá za náhradu této škody. Náhradu škody může jménem družstva po členu orgánu vymáhat podáním žaloby každý člen družstva pokud, náhradu škody nevymáhá představenstvo. 4. Zástupci právnických osob pokud jsou členy orgánů družstva mají stejnou odpovědnost jako by byly členy těchto orgánů osobně. Za jejich závazky z této odpovědnosti ručí právnická osoba, která je zmocnila. Čl. 7 Základní pravidla jednání orgánů družstva 1. Orgány družstva mohou jednat o záležitostech, které podle stanov družstva spadají do jejich působnosti.
-4-
2. Orgány družstva jednají kolektivně, na které se musí zvát všichni členové orgánu. 3. Orgány družstva jednají o záležitostech, které byly uvedeny ve schváleném pořadu jednání, případně o záležitostech, o jejichž projednání se orgán dodatečně usnesl. 4. Jednání orgánu spočívá v přednesení podnětu k jednání, v rozpravě a je zpravidla zakončeno rozhodnutím. Jednání je třeba vést tak, aby byl zjištěn skutečný stav věci a aby přijatá rozhodnutí byla jasná a konkrétní. 5. Orgány družstva rozhodují usnesením. Usnesení je přijato hlasuje-li pro ně potřebná většina přítomných členů orgánů. Při rovnosti hlasů není návrh přijat. 6. Pro posouzení způsobilosti orgánů k usnesení je rozhodující stav v okamžiku hlasování. 7. Jednání orgánů družstva jsou neveřejná. Předsedové jednotlivých orgánů mohou rozhodnout o přizvání dalších osob k jednotlivým projednávaným záležitostem. 8. Člen orgánu se podílí na jednání orgánu tím, že předkládá návrhy, vyjadřuje se k předneseným návrhům a hlasuje o předložených návrzích. 9. Po skončení rozpravy formuluje předsedající konečné znění návrhu usnesení. Při hlasování se hlasuje nejdříve o pozměňovacích návrzích. 10. V orgánech se hlasuje veřejně. Jednající orgán se může usnést na hlasování tajném. 11. Každý člen orgánu má pouze jeden hlas. Člen orgánu musí hlasovat osobně. Zastupování při hlasování není přípustné. To neplatí hlasuje-li na shromáždění delegátů a na členské schůzi samosprávy za člena jeho zákonný nebo pověřený zástupce. 12. Na schůzi shromáždění delegátů se hlasuje zvednutím delegačního lístku. Čl. 8 Rozhodnutí orgánů družstva 1. Rozhodnutí orgánů družstva, která se dotýkají všech členů družstva (samosprávy) se zveřejňují způsobem stanoveným předsedou družstva (předsedou výboru samosprávy). 2. Rozhodnutí orgánů družstva dotýkající se jednotlivých členů nebo jednotlivých orgánů družstva se oznamují těmto členům nebo orgánům. 3. Rozhodnutí, proti kterým je přípustné odvolání musí být vyhotovena písemně a doručena do vlastních rukou. V písemném vyhotovení musí být uvedeno kdy a kým bylo vydáno a musí obsahovat výrok odůvodnění a poučení o odvolání.
-5-
4. Proti rozhodnutí orgánů družstva má člen právo podat písemné odvolání do 15 dnů. Odvolací lhůta počíná běžet dnem následujícím po dni doručení rozhodnutí. Odvolání má odkladný účinek. Orgán družstva může o odvolání rozhodnout sám, jestliže odvolání v plném rozsahu vyhoví. 5. Člen může navrhnout soudu vyslovení neplatnosti usnesení shromáždění delegátů pokud se domnívá, že je v rozporu s právními předpisy nebo stanovami družstva. Postup v těchto případech upravuje čl. 69 stanov. Čl. 9 Vyřizování stížností, oznámení a návrhů členů 1. Orgány družstva jsou povinny věnovat náležitou pozornost stížnostem, oznámením a návrhům členů týkajících se činnosti družstva. 2. Orgány družstva jsou povinny stížnosti a podněty členů vyřizovat včas, nejpozději však do 30 dnů od obdržení stížností nebo podnětu. V případě, že doba prošetření a vyřízení stížnosti si vyžádá delší dobu, oznámí to orgán družstva stěžovateli s uvedením předpokládané doby vyřízení. 3. O výsledku projednání stížnosti nebo podnětu podá orgán družstva členu písemnou zprávu. Čl. 10 Zápisy z jednání orgánů družstva 1. O průběhu schůzí a jednání všech orgánů družstva musí být pořízen zápis, který vždy obsahuje : a) datum a místo konání schůze, b) pořad jednání schůze, c) údaje o počtu přítomných členů a zjištění, zda schůze je schopná se usnášet, d) přijatá usnesení, e) výsledky hlasování, f) nepřijaté námitky členů, kteří požádali o jejich zaprotokolování. 2. Zápisy vyhotovuje zapisovatel jmenovaný předsedou orgánu nebo předsedajícím, který jednání řídil. Zapisovatelem je obvykle člen orgánu nebo pracovník družstva. Zápisy podepisuje předseda orgánu nebo člen, který jednání řídil. 3. Zápisy se ukládají odděleně od ostatních písemností družstva. Jednotlivé listy musí být průběžně stránkovány. Čl. 11 Doručování písemností 1. Družstvo doručuje písemnosti členům poštou nebo jiným vhodným způsobem na adresu, kterou člen sdělil nebo do místa, které je družstvu známé jako bydliště.
-62. Doporučeným dopisem musí být zasílány zejména tyto písemnosti : - rozhodnutí představenstva o přihlášce za člena družstva (čl. 5 odst. 2 stanov) - rozhodnutí předsedy o souhlasu k převodu části členských práv a povinností mezi členy družstva (čl. 18 odst. 3 stanov) - vyrozumění člena o schválení dohody o výměně bytu (čl. 48 odst. 1 stanov) - vyrozumění člena o udělení výstrahy před výpovědí z nájmu (§ 711 odst. 2a) obč. zák.) - rozhodnutí dotýkající se práv a povinností člena (čl. 12 a 13 stanov) 3. Dopisem do vlastních rukou (s doručenkou) musí být posílány zejména tyto písemnosti : - rozhodnutí o vyloučení člena z družstva (čl. 23 odst. 1) - výpověď z nájmu družstevního bytu (§ 711 obč. zák.) - výzva člena ke splacení dalšího členského vkladu (čl. 31 stanov) - rozhodnutí, proti kterému je přípustné odvolání 4. Povinnost družstva doručit písemnost doporučeným dopisem je splněna, jakmile pošta písemnost doručí nebo ji vrátí družstvu jako nedoručitelnou. Tato povinnost je splněna i tehdy, jakmile písemnost je doručena zaměstnancem nebo funkcionářem družstva a člen její převzetí potvrdí nebo odmítne převzít. 5. Povinnost družstva doručit písemnost do vlastních rukou je splněna : a) při doručování písemností funkcionářem nebo zaměstnancem družstva, jakmile člen její převzetí písemně potvrdí, b) při doručování poštou, jakmile pošta písemnost do vlastních rukou doručí. Účinky doručení nastanou i tehdy, jestliže pošta písemnost vrátí družstvu jako nedoručitelnou, nebo jestliže člen přijetí písemnosti odmítl, c) nebyl-li člen družstva při doručování písemnosti zastižen v místě doručení a jiné místo pro doručení písemností družstvu neoznámil, písemnost se uloží a člen se vhodným způsobem vyzve, aby si písemnost vyzvedl. Nevyzvedne-li si člen družstva písemnost do pěti dnů od jejího uložení, považuje se poslední den této lhůty za doručení, i když se člen o uložení písemnosti nedozvěděl. Písemnost se ukládá u pošty, jestliže se doručuje jejím prostřednictvím nebo v sídle družstva, jestliže se doručuje funkcionářem nebo zaměstnancem družstva. Čl. 12 Evidence písemností, příjem písemností 1. Doručování písemností je projednáno s Českou poštou, poštovní úřad Otrokovice, PSČ 765 02. 2. Veškeré písemnosti doručované poštou přejímá pověřený pracovník. Osobně doručené písemnosti mohou být převzaty přímo pracovníkem, kterému jsou určeny. Příjemce je povinen takto doručené písemnosti zaevidovat u pověřeného pracovníka. Peněžní zásilky přebírá na poště pověřený pracovník. Na peněžní zásilku se vystaví příjmový doklad a předá se do pokladny. 3. Došlé písemnosti zapisuje pověřený pracovník do deníku došlé pošty, který se vede ve vázané knize.
-7Do deníku se zaznamenávají tyto údaje : - jednací číslo - datum doručení písemnosti - odesílatel - stručný obsah záležitosti - útvar a jméno pracovníka, kterému je písemnost přidělena k vyřízení - datum a způsob vyřízení a odeslání Do deníku se nezapisují : - tiskopisy - faktury - časopisy, brožury, knihy a propagační materiály 4. Pověřený pracovník je povinen : a) potvrdit příjem doporučovaných podání nebo podání doručených osobně podpisem nebo otiskem prezentačního razítka na poštovní soupisce, na vrácence nebo na kopii podání , b) přezkoumat, zda zásilka je podle obsahu v pořádku a opatřit došlé písemnosti prezentačním razítkem, vyznačit na písemnosti zjištěné závady (chybějící doklad, listy apod.) , c) připojit obálku k písemnostem doporučeným, není-li na písemnosti datum, jde-li o stížnost nebo není-li z písemnosti zřejmý odesílatel. 5. Doručené písemnosti se rozdělí na zásilky : a) neotvírané b) otvírané 6. Neotvírají se zásilky adresované přímo předsedovi, adresované přímo na jméno pracovníka (soukromé). Obálky těchto písemností orazí pověřený pracovník prezentačním razítkem. Neotvírají se rovněž zásilky bankovních ústavů, které se předávají přímo ekonomickému náměstkovi, který zajistí jejich evidenci. 7. Faktury, bankovní výpisy a ostatní doklady hospodářské evidence se označují prezentačním razítkem a zapisují se podle předpisů o účetnictví samostatně na ekonomickém úseku. 8. Pověřený pracovník není oprávněn otevírat obálky zásilek, ze kterých je patrno, že se jedná o soukromou korespondenci. Za soukromou korespondenci se nepovažují zásilky adresované s určením do rukou pracovníka, který záležitost vyřizuje. Zjistí-li pracovník, že v zásilce, která mu byla doručena jako osobní korespondence jsou písemnosti určené družstvu, je povinen je předat k zaznamenání do deníku. Podobně musí naložit i s podáním, které mu bylo předáno osobně a je určeno družstvu. 9. Telegramy a faxy se rovněž zapisují do deníku došlé pošty. Do deníku se učiní záznam o přijetí a příslušné evidenční číslo. 10.Doručené a zaevidované písemnosti předloží pověřený pracovník předsedovi družstva (v jeho nepřítomnosti místopředsedovi), který na jednotlivých písemnostech vyznačí jméno pracovníka, případně funkcionáře, který bude záležitost vyřizovat, případně další poznámky.
-8-
Vyřizování písemností 11. Každá písemnost, která družstvu dojde musí být vyřízena bez zbytečných průtahů ve lhůtě, která byla pro vyřízení stanovena. Není-li tato lhůta stanovena, je nutno písemnost vyřídit zpravidla do patnácti dnů po doručení, nevyplývá-li z povahy věci, že musí být vyřízena dříve. Nelze-li písemnost z vážných důvodů vyřídit ani do třiceti dnů, je nutné v této lhůtě odesílateli písemnosti potvrdit příjem písemnosti a oznámit mu, kdy bude věc vyřízena. 12. Pracovník, případně funkcionář, kterému byla písemnost k vyřízení předána je povinen písemnost vyřídit přesně, správně a včas. Předání písemnosti k vyřízení jinému pracovníkovi je povinen nechat vyznačit v deníku došlé pošty. 13. Každá vyřízená písemnost musí být opatřena : - datem vyřízení - jednacím číslem, pod kterým je záležitost vedena v deníku - označením věci - značkou útvaru a pracovníka, který záležitost vyřizoval - značkou pracovníka – písaře, který psal čistopis vyhotovení - jménem a přesnou adresou adresáta - otiskem razítka družstva nebo vypsáním názvu družstva - podpisy oprávněných pracovníků 14. Každý dopis se vyhotovuje s jednou kopií. Více kopií se vyhotovuje v případě nutnosti informovat více pracovníků nebo úseků družstva. 15. Pracovník, který písemnost vyřizuje musí dbát o to, aby dopisy byly stručné a srozumitelné, stylisticky a gramaticky správné. 16. Písemnosti se vyhotovují na dopisních papírech s hlavičkou družstva. Podepisování písemností 17. Podpisem písemnosti se schvaluje obsah, věcná i formální správnost písemnosti. Písemnosti se podepisují nad jméno psané strojem, zásadně však pod razítko. 18. Právní úkony představenstva, pro které je předepsána písemná forma, podepisuje předseda a místopředseda nebo další člen představenstva. 19. Předseda družstva podepisuje : - písemnosti zásadního a závažného významu - hospodářské smlouvy - žaloby a návrhy na zahájení soudního řízení - jiné písemnosti, jejichž podepisování si vyhradil Po dobu nepřítomnosti předsedy podepisuje tyto písemnosti místopředseda.
-9-
20. Náměstci předsedy podepisují : - písemnosti, související s vyřizováním záležitostí, týkajících se pracovní činnosti a odpovědnosti řízených úseků - písemnosti v rámci pravomoci delegované předsedou 21. Ostatní pracovníci podepisují písemnosti pouze v rámci pravomoci delegované svým nadřízeným. 22. Každý pracovník oprávněný podepisovat písemnosti určí svého zástupce, který podepisuje po dobu jeho nepřítomnosti. Při podepisování v zastoupení musí být uvedena doložka „za“ nebo „v zastoupení“. 23. V případech, kdy písemnost zpracoval a vyhotovil jiný pracovník, než který jej podepisuje, musí autor textu opatřit (kopii) vyhotovení svým podpisem (parafou). 24. O vydaných razítkách družstva se vede zvláštní evidence. Razítka je třeba pečlivě ukládat tak, aby se zabránilo jejich zneužití nebo ztrátě. Za řádnou úschovu a správné používání razítka odpovídá ten pracovník, kterému bylo razítko svěřeno. Odesílání písemností 25. Pracovník vyřizující písemnosti před odesláním překontroluje její úplnost. Vyřízenou písemnost opatří spisovou značkou, zaeviduje do útvarové evidence a opatří písemnost obálkou. 26. Jednotlivé úseky si vedou jednoduchou, operativní evidenci o vyřízených a odeslaných písemnostech. 27. Písemnosti určené k odeslání se předávají pověřenému pracovníkovi v nezalepených obálkách. Pověřený pracovník soustřeďuje veškeré písemnosti a zásilky určené k odeslání. Jeho povinností je : - přezkoumat úplnost vyhotovení a počet příloh - u písemností, která je evidována v deníku učinit záznam o vyřízení a způsobu odeslání - překontrolovat správnost adresy a na obálce vyznačit případné chybějící PSČ - vyznačit číslo písemnosti podle pořadí a učinit příslušný záznam (datum, adresát, věc, přílohy). 28. Pověřený pracovník vede o odeslané poště evidenci a provádí záznamy o odesílaných písemnostech ve vázané knize. Ve zvláštní knize vede evidenci o poštovních známkách, které na jednotlivé písemnosti vylepil. U doporučených zásilek vyplňuje podací lístky.
- 10 -
Ukládání písemností 29. Písemnosti a podklady pro vyřízení záležitostí zůstávají v oběhu až do jejich úplného vyřízení. Písemnosti ve stavu vyřizování se ukládají zpravidla do příručních registratur nebo skříní a do pořadačů a obalů podle povahy písemnosti. Za řádné uložení písemností odpovídá pracovník, kterému byly přiděleny k vyřízení. 30. Jednou ročně, zpravidla závěrem roku se vyřízené písemnosti protokolárně předávají do archivu družstva. V archivu jsou písemnosti uloženy po stanovenou dobu. Archivování a vyřazování písemností upravuje archivní a skartační řád. Členská evidence 31. Družstvo vede členskou evidenci a udržuje ji v souladu se skutečným stavem. Vydává členům doklad o členství. 32. Pro každého člena po jeho přijetí zřizuje družstvo samostatný členský spis s předepsaným předtiskem. Do spisu se ukládá veškerá korespondence, doklady týkající se členství v družstvu. Čl. 13 Počítání času Počítání času při vyřizování všech družstevních záležitostí je podrobně upraveno v čl. 112 stanov družstva.
Část III Orgány družstva Čl. 14 Shromáždění delegátů 1. Nejvyšším orgánem družstva je shromáždění delegátů. 2. Shromáždění delegátů svolává představenstvo v obci sídla družstva podle potřeby, nejméně jednou ročně anebo požádá-li o to jedna třetina všech členů družstva, nebo jedna třetina delegátů nebo kontrolní komise. 3. Pozvánky na shromáždění delegátů musí být zaslány nejpozději osm dnů před konáním schůze všem delegátům. 4. Pořad jednání navrhuje představenstvo a musí být uveden na pozvánkách.
- 11 5. Členové představenstva a kontrolní komise se shromáždění delegátů účastní ze své funkce. Pokud nebyli současně zvoleni za delegáty, mají při jednání pouze hlas poradní. 6. Svolání náhradního shromáždění delegátů upravuje čl. 68 stanov. 7. Jednání shromáždění delegátů zahajuje předseda družstva nebo pověřený člen představenstva. V úvodu seznámí přítomné s návrhem pořadu jednání. Po schválení pořadu jmenuje zapisovatele a nechá zvolit komisi mandátovou, návrhovou, ověřovatele zápisu, popřípadě komisi volební. Mandátová komise 8. Mandátová komise ověřuje oprávnění přítomných k účasti na shromáždění delegátů. Podává zprávu o počtu přítomných podle prezenční listiny a o počtu oprávněných k hlasování. V závěru své zprávy se mandátová komise vyjadřuje, zda je schůze způsobilá se usnášet. 9. Komise sleduje, zda je schůze způsobilá se usnášet i v době hlasování a dbá o správnosti hlasování. Návrhová komise 10. Návrhová komise připravuje návrh usnesení podle výsledků jednání. Návrh usnesení obsahuje : a) schvalovací část, ve které schvaluje - výroční zprávu o hospodaření a činnosti za uplynulý rok - řádnou účetní závěrku za uplynulý rok - rozdělení hospodářského výsledku za uplynulý rok - zprávu kontrolní komise - ekonomickou rozvahu hospodaření na běžný rok - plánovanou výši odměn funkcionářům družstva na běžný rok b) ukládací část, ve které shromáždění ukládá úkoly představenstvu, předsedovi, kontrolní komisi a výborům samospráv 11. Rozhodnutí přijatá v průběhu jednání se stávají součástí usnesení. Volební komise 12. Volební komise předkládá návrhy pro volbu členů představenstva, kontrolní komise a delegátů na konference a sjezdy. 13. Předseda volební komise na výzvu předsedajícího schůze uvádí a zdůvodňuje jednotlivé návrhy a seznamuje přítomné s charakteristikami kandidátů. 14. Volební komise zajistí, aby v případě tajné volby byla učiněna potřebná organizační opatření k řádnému průběhu volby.
- 12 15. Volební komise doplňuje původní návrh o případné další návrhy přednesené z pléna. Postup při volbách členů představenstva a kontrolní komise 16. Volby představenstva a kontrolní komise se zařazují na pořad shromáždění delegátů v roce, v němž končí funkční období dosavadních orgánů. 17. Doplňovací volba členů představenstva nebo kontrolní komise na zbytek funkčního období se zařazuje na pořad družstva poté, kdy nastala potřeba doplnit orgán. 18. Rozhodne-li, že volby budou veřejné, může také rozhodnout o tom, že se bude hlasovat o celém návrhu najednou. 19. Pro tajné hlasování je nutno připravit předem potřebné množství kandidátních listin a umístit volební urnu na odděleném místě. 20. Každý delegát shromáždění má právo vyjádřit své stanovisko k navrženým kandidátům a doporučit změny. Při tajném hlasování mohou delegáti předložené kandidátní listiny upravovat, škrtat navrhované kandidáty a doplňovat nové kandidáty na stanovený počet. Při veřejném hlasování se o navržených změnách hlasuje napřed. 21. Volby řídí předseda volební komise. Členové volební komise sčítají hlasy odevzdané podle způsobu volby. Způsob sčítání stanoví předseda komise podle dané situace. 22. Při tajném hlasování odevzdávají delegáti hlasovací lístky do připravené zapečetěné urny. Po ukončení hlasování volební komise sečte odevzdané hlasovací lístky, srovná je s počtem vydaných lístků a s počtem přítomných podle prezenční listiny a podle zprávy mandátové komise. Vyřadí neplatné hlasovací lístky, tj. lístky na nichž jsou uvedeni kandidáti nad stanovený počet a sečte platné hlasy odevzdané pro jednotlivé navržené kandidáty. Hlasovací lístek je platný i tehdy, byly-li v něm učiněny škrty, aniž by byl připsán nový kandidát. Zvoleni jsou kandidáti, kteří obdrželi největší počet hlasů, ke zvolení je však vždy třeba nadpoloviční většiny přítomných členů orgánu oprávněných hlasovat. 23. Volební komise sepisuje o volbě zápis, v němž vyznačí všechny skutečnosti uvedené v odst. 18, tj. počty přítomných, počty vydaných hlasovacích lístků, počet platných a neplatných hlasovacích lístků a počty hlasů odevzdaných pro jednotlivé kandidáty. Zápis tvoří součást zápisu o průběhu shromáždění a podepisují jej všichni členové volební komise. Čl. 15 Představenstvo 1. Členové představenstva se bezprostředně po schůzi nejvyššího orgánu družstva, na níž byli zvoleni, sejdou k ustavující schůzi a ze svého středu zvolí předsedu, místopředsedy a rozdělí další funkce.
- 13 2. Ustavující schůzi zahajuje a řídí věkově nejstarší člen představenstva. Po svém zvolení další průběh schůze řídí zvolený předseda. 3. O průběhu schůze, o volbě předsedy a místopředsedů a o rozdělení funkcí ostatním členům představenstva se pořizuje zápis, jehož družstvem ověřený opis je jedním z podkladů pro zápis do obchodního rejstříku. 4. Nově zvolené je i představenstvo, jehož všichni dosavadní členové byli zvoleni i pro další funkční období. Ustavující schůze tohoto představenstva k volbě předsedy a místopředsedů a ke stanovení ostatních funkcí se musí sejít i v tomto případě. 5. Návrh pořadu schůzí představenstva stanoví jeho předseda v souladu s plánem práce. Členové představenstva mohou předložit návrh na doplnění pořadu schůze. 6. Pořad schůze má dodržovat tento sled : a) schválení návrhu pořadu schůze, b) schválení zápisu z předcházející schůze, c) kontrola plnění úkolů a usnesení představenstva, d) projednávání záležitostí zařazených na pořad schůze. 7. Schůzi představenstva svolává a řídí předseda (místopředseda), popřípadě pověřený člen představenstva. 8. Jednotlivé záležitosti předložené k projednání uvádí a odůvodňuje zpravidla ten, kdo je předkládá. Současně předkládá návrh usnesení. 9. Rozpravu k návrhům řídí předsedající. Předsedající rozpravu ukončí, jestliže by její pokračování bylo neúčelné. Je-li třeba na základě rozpravy změnit návrh usnesení, shrne předsedající výsledky rozpravy a formuluje nový návrh. Po skončení rozpravy dává předsedající o návrhu hlasovat. 10. Představenstvo projednává záležitosti převážně podle písemných dokladů. 11. Rozsah písemných dokladů je určován povahou předkládaných zpráv a návrhů. 12. Návrh usnesení obsahuje znění úkolu, jméno člena představenstva (nebo pracovníka) odpovědného za splnění úkolu a lhůtu ke splnění úkolu. 13. Písemné zprávy podepisuje ten, kdo je předkládá, popřípadě ten, kdo je zpracoval. 14. Písemné podklady pro jednání představenstva se členům popřípadě dalším účastníkům jednání předkládají tak, aby se s nimi mohli včas seznámit.
- 14 -
Předseda představenstva (družstva) 15. Předseda organizuje a řídí činnost představenstva. Připravuje návrhy pořadu jednání jednotlivých schůzí představenstva a organizuje práce spojené s přípravou jednání. Rozhoduje o přizvání dalších účastníků jednání a o tom, které otázky a zprávy mají být předkládány písemně nebo ústně. 16. Předseda řídí jednání schůzí představenstva podle zásad stanovených stanovami a tímto jednacím řádem. 17. Předseda jedná jménem představenstva navenek a spolu s dalším členem představenstva podepisuje za družstvo právní úkony, pro které je předepsána písemná forma. 18. Předsedu v době jeho zaneprázdnění nebo nepřítomnosti zastupuje místopředseda představenstva v plném rozsahu jeho pravomoci. Čl. 16 Kontrolní komise 1. Členové kontrolní komise se bezprostředně po shromáždění delegátů na níž byli zvoleni sejdou k ustavující schůzi a ze svého středu zvolí předsedu, místopředsedu a rozdělí další funkce. 2. Ustavující schůzi zahajuje a řídí věkově nejstarší člen kontrolní komise. Po svém zvolení další průběh schůze řídí zvolený předseda. 3. Nově zvolená je i kontrolní komise, jejíž všichni členové byli zvoleni i pro další funkční období. Ustavující schůze této kontrolní komise k volbě předsedy a místopředsedy a ke stanovení ostatních funkcí se musí sejít i v tomto případě. 4. O průběhu schůze, o volbě předsedy a místopředsedy a o rozdělení funkcí ostatním členům kontrolní komise se pořizuje zápis. 5. Návrh pořadu schůzí kontrolní komise stanoví její předseda. Členové kontrolní komise mohou předložit návrh na doplnění pořadu schůze. 6. Pořad schůze má dodržovat tento sled : a) schválení návrhu pořadu schůze, b) schválení zápisu z předcházející schůze, c) kontrola plnění úkolů a usnesení kontrolní komise, d) projednávání záležitostí zařazených na pořad schůze. 7. Schůzi kontrolní komise svolává a řídí předseda (místopředseda), případně pověřený člen kontrolní komise.
- 15 8. Podklady pro jednání schůzí kontrolní komise, zejména zprávy o vykonaných prověrkách, kontrolách a revizích, jakož i návrhy na opatření, připravují a kontrolní komisi předkládají ve stanovených lhůtách pověření členové komise, kteří také informují komisi o průběhu prověrek a kontrol. 9. Předkládané zprávy o prověrkách, kontrolách a revizích obsahují zejména : a) program prověrky, b) souhrnná zjištění o nedostatcích a jejich příčinách s uvedením za ně odpovědných osob, c) návrh opatření k odstranění zjištěných nedostatků. 10. O návrhu opatření k odstranění zjištěných nedostatků rozhoduje kontrolní komise usnesením. 11. Nepřijme-li představenstvo návrh kontrolní komise na opatření k odstranění zjištěných nedostatků nebo neplní-li představenstvo přijatá opatření, je kontrolní komise oprávněna požádat představenstvo o svolání nejvyššího orgánu družstva. O těchto skutečnostech je kontrolní komise povinna podat zprávu krajskému (městskému) výboru Českého svazu bytových družstev. 12. Předseda kontrolní komise jedná za kontrolní komisi a podepisuje její usnesení. 13. Předsedu v době jeho zaneprázdnění nebo nepřítomnosti zastupuje místopředseda kontrolní komise v plném rozsahu jeho pravomoci. Čl. 17 Samosprávy Ustavení samosprávy 1. O zřízení samosprávy a o okruhu její působnosti rozhoduje představenstvo. 2. Činnost samosprávy řídí představenstvo. 3. Ustavující členskou schůzi samosprávy svolává představenstvo. Musí na ni pozvat všechny členy, kteří jsou do samosprávy zařazeni. Pozvánky na ustavující členskou schůzi samosprávy se zasílají nejméně osm dní před konáním schůze. Písemnou pozvánku členům-uživatelům bytů (místností nesloužících k bydlení) může nahradit písemné oznámení na oznamovacích tabulích v okruhu působnosti samosprávy. 4. Na pozvánce musí být uveden pořad ustavující schůze, který zahrnuje zejména : a) projednání rozsahu činnosti samosprávy a její úkoly, b) volbu výboru samosprávy, popřípadě volbu delegátů na shromáždění delegátů družstva, c) datum a místo konání schůze a výslovné upozornění, že se ustavující členská schůze samosprávy může konat o půl hodiny později za každého počtu účastníků, jestliže se ve stanovenou hodinu nesejde nadpoloviční většina členů zařazených do samosprávy. 5. Ustavující členskou schůzi samosprávy řídí pověřený člen představenstva.
- 16 Členská schůze samosprávy 6. Na členské schůzi samosprávy se scházejí členové družstva, zařazení do příslušné samosprávy. 7. Členská schůze samosprávy se může usnášet jen o záležitostech spadajících do okruhu působnosti samosprávy. 8. Členskou schůzi samosprávy svolává její výbor podle potřeby, nejméně však jednou do roka. Členskou schůzi samosprávy řídí předseda nebo pověřený člen výboru samosprávy, v případě, že členskou schůzi samosprávy svolalo představenstvo, řídí ji pověřený člen představenstva. 9. Stejnopis zápisu z členské schůze samosprávy předává výbor samosprávy družstvu do osmi dnů. 10. Členská schůze samosprávy je způsobilá se usnášet, je-li přítomna nadpoloviční většina členů samosprávy. 11. Členská schůze samosprávy, na níž mají být voleni delegáti na shromáždění delegátů, musí se konat tak, aby výbor samosprávy mohl jména a adresy zvolených delegátů oznámit představenstvu alespoň patnáct dní před konáním shromáždění delegátů. 12. Pozvánky na členskou schůzi musí kromě data, místa a pořadu jednání obsahovat i upozornění, že se členská schůze samosprávy může konat o čtvrt hodiny později za každého počtu účastníků, jestliže se ve stanovenou hodinu nesejde nadpoloviční většina členů zařazených do samosprávy. V tomto případě se k platnosti usnesení vyžaduje souhlas dvou třetin přítomných členů. Výbor samosprávy 13. Členy výboru samosprávy volí členská schůze samosprávy na dobu pěti let ze členů družstva, zařazených do příslušné samosprávy. 14. Pokud člen výboru samosprávy odchází mimo okruh působnosti samosprávy, je povinen požádat výbor samosprávy o zproštění z funkce člena výboru. 15. Bezprostředně po svém zvolení si výbor samosprávy na své ustavující schůzi zvolí ze svého středu předsedu, místopředsedu a rozdělí další funkce. 16. Pro svolávání a jednání schůzí výboru samosprávy platí obdobně ustanovení čl. 15 odst. 5-14 tohoto jednacího řádu. 17. Stejnopisy zápisů ze schůzí výboru samosprávy předává výbor samosprávy družstvu do osmi dnů. 18. Schůze výboru samosprávy svolává jeho předseda podle potřeby, nejméně však jednou za tři měsíce.
- 17 19. Předseda výboru samosprávy organizuje a řídí činnost výboru samosprávy a zabezpečuje pravidelný styk mezi představenstvem, družstvem a výborem samosprávy. Účastní se na pozvání schůzí představenstva. 20. V případě zaneprázdnění nebo nepřítomnosti předsedy výboru samosprávy jej zastupuje místopředseda nebo jiný určený člen výboru samosprávy. Čl. 18 Pomocné orgány 1. K lepšímu zajištění své činnosti vytvářejí orgány družstva své pomocné orgány, které však nemají rozhodovací pravomoc a nemohou nahrazovat orgán, který je ustavil. 2. Působnost pomocných orgánů určuje orgán, který je zřídil. Členem pomocného orgánu může být i nečlen družstva. 3. Pro jednání pomocných orgánů platí přiměřeně ustanovení tohoto jednacího řádu. 4. Představenstvo v případě potřeby může pověřit vedením samosprávy správce. Postavení a povinnosti správce upravuje čl. 88a) stanov družstva. Při své činnosti se správce řídí přiměřeně tímto jednacím řádem.
Část IV Čl. 19 Závěrečná ustanovení 1. Dosavadní jednací řád družstva ze dne 26.4.1989 se zrušuje. 2. Tento jednací řád byl schválen představenstvem družstva dne 28.8.2007 a nabývá účinnosti dnem 1.9.2007.
