SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, SZERVEZÉSI MÓDSZEREK, VIRTUÁLIS VÁLLALATOK Rugalmas irodai munkaszervezés A hagyományos irodában minden dolgozónak állandó munkahelye van. A rugalmas irodai struktúrában kevesebb íróasztalra, számítógépre stb. van szükség, mint korábban. A rugalmas irodai struktúrának azonban nem a bútor a lényege, hanem az új munkaszervezés, a rugalmasan tevékenykedő alkalmazott. Központi jelentőségű sikertényező az önálló munkavégzés, az önirányítás. Következetesen csökkenteni lehet a pazarlást. A munkatársak örömmel, nagyobb teljesítményt kevesebb fáradsággal nyújtva dolgoznak. Mindezt a ZF Friedrichsafen AG vállalatnál meg is valósították, mégpedig egy két és fél éves projekt keretében. Ez a cég hajtóműtechnikai szerelvényeket gyárt, 17 ország 60 termelőüzemében 36 400 dolgozót foglalkoztatva. 26 forgalmazó és szerviztársasága, több mint 600 ügyfélszolgálata van világszerte. A decentralizált vállalati struktúra biztosítja a piac és az ügyfelek közvetlen közelségét, a lehetőségek és kötelezettségek kihasználását, ill. teljesítését.
A rugalmas irodai munkaszervezés előnyei Rugalmas irodai struktúrával – a hagyományos megoldásokhoz képest – objektívan meghatározható előnyöket lehet elérni: − az irodai átfutási idő 60–80%-os csökkentése, − az irodai alapterület 15–20%-os csökkentése, − az íróasztalok és tartozékaik mennyiségének 15–25%-os csökkentése, − a számítógépek (szoftverrel együtt) számának 25–35%-os csökkentése. Már ezek a számadatok is figyelemreméltóak, azonban további költségcsökkentési lehetőségek kínálkoznak. Az elért megtakarítások csupán mellékterméknek tekinthetők. Az elsődleges cél egy új munkaszervezési megoldás megvalósítása. Ennek lényege: „rugalmas munkatárs” „rugalmas környezetben”.
A rugalmasság növekedésének stratégiája Alapvető kérdés a rugalmasság növelésének stratégiája. Ezáltal lehet a vállalatot képessé tenni arra, hogy rövid és hosszú távon egyaránt alkalmazkodjon a környezet változásaihoz. Ehhez az egyetlen eredményes út a rugalmasság fokozása. A vállalat az elmúlt években igen sok erőfeszítéssel törekedett termelési folyamatainak rugalmassá tételére. Ha ugyanazt gondolatban az irodai átfutási időre alkalmazzuk, óriási optimálási potenciálok nyílnak. A vállalat termelő részlegeiben sok idő és pénz ráfordításával optimálják a termelési folyamat minden egyes műveletelemét. A személyes adottságoknak megfelelő, egyéni munkavégzést azonban ritkán tekintik a vállalat- vagy üzemirányítási folyamat részének, átvilágításra és továbbfejlesztésre sor sem kerül. Ez indokolja, hogy optimálásra most már az irodai munka területén kerüljön sor. A jövőben a stratégiai gondolkodásmód lényegesen különbözni fog a hagyományos, hosszú távú tervezéstől. Többé nem a relatíve konkrét termelési, piaci és hozamcélok meghatározása áll az erőfeszítések előterében, hanem a teljesítménypotenciál kibontakoztatása. Ezzel rövid távon lehetővé válik a ma még definiálatlan célok gyors meghatározása és realizálása. Könnyen kiderülhet, hogy az egyetlen versenyelőny a képesség a konkurenciánál gyorsabb tanulásra és cselekvésre.
A változási folyamat lényege A rugalmas irodai struktúra bevezetése lényegében változási folyamat, amelynek célja a rugalmasabban dolgozó rugalmasabb munkatárs. Olyan munkatársakról van szó, akik kevesebb ráfordítással többet teljesítenek. Erre valamennyi munkatársnál sor fog kerülni. Első lépésként javítani kell a munkavégzés önirányítását. A tökéletesebb, egyéni munkamódszert ezután össze kell hangolni az egész munkacsoport munkájával. Ezeket a változásokat természetesen nem lehet elrendelni. Erre a munkatársaknak önkéntesen kell törekedniük. Egy példa. Vizsgálatok szerint a hagyományos irodában a munkatársak munkaidejük 13%-át akták, iratok, adatsorok és segédeszközök keresésére fordítják. Az újjászervezett irodában, a tökéletesített munkamódszer révén a munkatársak már alig fordítanak időt a keresésre. A kollégák önként leszoktak a keresésről! Ez értendő az egyéni munkastílus változásán.
A pozitív elképzelések kultúrája A változások a fejekben kezdődnek. A változások azt jelentik, hogy képesek vagyunk egy jobb állapotot elképzelni. Hogyan fog majd az új világ kinézni? Hogyan fogunk majd az új világban dolgozni? A nyertesnek erről megvan a
véleménye, a vesztesnek megvan a kifogása. A pozitív elképzelések kultúrája a lehetőségek és esélyek gondolati kultúrája a „sehogy sem megy” és az „igen, de…” helyett. Következetesen kell az újdonságra törekedni. Sokak számára, akár a média révén, adott a lehetőség jövőkép alkotására, az elkerülhetetlen jövőbeli problémákra való felkészülésre. A rugalmas iroda felé irányuló törekvés során egyre újabb elképzelések születnek arról, hogy mit lehet jobban és egyszerűbben végezni. Ez lelkesedéssel és megfelelő örömmel jár együtt.
Egyensúly az elképzelések és a valóság között A hagyományos iroda a német és az európai irodák normál állapota. A struktúrák stabilak, zajlik a munka, minden rendben. Hogyan lehet a változásokat beindítani, ha a meglévőre nincs panasz? Ezt adagolt zavaróhatások teszik lehetővé. A hagyományos iroda életét újra és újra, adagolt zavaró hatások, mégpedig elképzelések formájában, nyugtalanítják. Kezdetben ezek a zavaró hatások evolúciós jellegű változásokra irányulnak (folyamatos tökéletesítések). A rugalmasságnövelés alapstratégiája azután továbbterjed: a munkát nem végzik még jobban, hanem csak másként. A lényeg a „másként”, és ennek más szemszögből való értékelése. Az alapelvek, a struktúrák megváltoznak. Ez már nem javulás, hanem innováció. A munkacsoport és a vezetés ügyelnek arra, hogy a zavaró impulzusok emészthetők legyenek. A „leglassúbb” határozza meg az ütemet. A tapasztalatok szerint éppen azok lesznek a gyors haladás bajnokai, akik kezdetben látszólag leginkább ragaszkodnak a hagyományos megoldásokhoz. Ez egyúttal folyamatos munkacsoport-szervezési folyamat is, amihez idő kell. Az eredményes változtatások előfeltétele, hogy a munkatársak személyes hasznot húzzanak belőle és rájöjjenek, hogy többet teljesítettek kevesebb ráfordítással.
Értéktermelés és pazarlás az irodában Az utóbbi években a gyártásban rendszeressé váltak a folyamatos tökéletesítések. Ez a gyártásnak most már szerves része. A folyamatos tökéletesítések alapelgondolása minden pazarlás kiküszöbölése. Minden pazarlásnak számít, amire, nyilvánvalóan, nincs szükség a tulajdonképpeni munkához. Munka az, amiért az ügyfél (lehet az külső vagy akár belső) fizetni hajlandó. A cél a folyamatok minél pazarlásmentesebbé tétele.
Az irodákban zajló pazarlás olyan hajmeresztő mértékű, hogy arról egész könyvet lehetne írni. Az irodában valóságos pazarlási források léteznek. A pazarlás forrásai az irodákban az alábbiak: 1. Irodai folyamatok átfutási ideje. 2. Irodai anyagok tárolása és felhalmozása. 3. Dokumentumok gyűjtése s tárolása. 4. Mindenféle dokumentum túlzott mértékű gyártása. 5. Keresés (munkaidő 13%a). 6. Bizonytalan, tisztázatlan munkaköri leírások és megbízások. 7. Irodai folyamatok többszöri feldolgozása. 8. Információs szemét/infoszmog. 9. Rosszul kihasznált irodai alapterületek, berendezése és tartozékok. 10. Számítógépek, különösen a szoftverek. A gyártás területén az idők folyamán már kialakult a képesség a pazarlás gyakorlott észlelésére. Az üzem megtekintésekor a tekintet felméri a készleteket, azonnal értékeli annak forgási sebességét, a szokásos értékekkel össze is hasonlítja. Azonnal kész a javaslat a megfelelő intézkedésre: a hozzákészülési időt felére kell csökkenteni stb. Ennek fényében különösen meglepő, hogy mennyire nem ötlenek szembe az irodai pazarlás forrásai. Pedig ez nem semmiség. Egyes munkatársak üresjáratban látszattevékenységet folytatnak. Ezek e legköltségesebb beruházások: állandó költséget igénylő pazarlási helyek. Az alábbiakban egy kísérletileg bevezetett rugalmas irodai struktúra lépéseit mutatjuk be, ebben az irodában tíz magas képzettségű munkatárs foglalkozik üzemszervezési kérdésekkel.
Kiindulási helyzet Reggel fél nyolc, Németország, egy teljesen hagyományos iroda. Az íróasztalon még kint vannak a tegnapi irományok, beérkezéskor azonnal folytatni lehet a munkát. Az aktahegy jelzi, hogy az íróasztalon munka folyik. A takarítónőt utasították, hogy az íróasztalon ne törölgessen, nehogy a „rend” felboruljon. Az iratkosárban lévő aktatömeg jelzi, hogy mára és az elkövetkező napokra van munka elég. A dossziék méteres hosszúságú sora demonstrálja, szinte státuszszimbólumként, hogy az utóbbi időkben milyen sok programot sikerült eredményesen teljesíteni. Hirtelen cseng a telefon. Mi van az XY célprogrammal, mert új események jöttek közbe? Azonnal megkezdődik a „kotorékmunka”, mert az iratok valahová elrejtőztek. Természetesen! Néhány perc múlva visszahívlak! A korábbi munkát hirtelen abba kellett hagyni. Átrendezés következik és megfelelő
kutatás után meg is lesznek az információk. Meg kell említeni, hogy ez a hagyományos iroda híres volt az ügyfelek gyors és hatékony kiszolgálásáról. Csak az örök elégedetlen jegyzi meg, hogy a Wall-Street-Journal tanulmánya szerint az irodai munkaidő 13%-át keresésre pazarolják.
Az irodai munkahely átszervezése A folyamatos tökéletesítési folyamat eszköztára világszerte közismert: A folyamatos tökéletesítések alapjai 1. lépés: rendet kell teremteni. 2. lépés: minden tárgyat a megfelelő helyen kell tárolni. 3. lépés: a munkahely tiszta és rendes legyen. 4. lépés: személyes rendcsinálási vágy. 5. lépés: fegyelem. Ezzel a pazarlás máris jelentős mértékben csökkenthető. Ennek a bevezetési kísérletnek a folyamán mindenekelőtt minden feleslegeset eltávolítottak a munkahelyről. Ide tartozott minden hibás vagy felesleges dolog, valamint felesleges irodaszer. A többszörösen is rendelkezésre álló tárgyakat kiselejtezték. Egy egész konténert töltöttek meg megsemmisítésre ítélt régi aktákkal. Több mint 100 iratrendezőt visszaadtak. Definiálták a szabványokat. A munkaeszközök, mint pl. ollók, lyukasztók stb. meghatározott helyre kerültek, és használat után ide kellett ezeket visszarakni. A munkahelyet és a munkaeszközöket most már rendszeresen tisztítják és gondozzák. Kreatív megoldásokat dolgoztak ki. Így pl. kanban módszerrel gondoskodtak arról, hogy a nyomtatókészülék elől eltűnjenek a papírhegyek, és mégis elegendő papír álljon rendelkezésre. Ezzel az egyszerű módszerrel is megkönnyítették az életet.
Eltűntek az „istálló boxok” A munkahelyeket elválasztó állítható falak kérdéséről már eddig is sokat vitáztak. Esetünkben a bevezetési fázisban minden elválasztó belső falat eltávolítottak. Ezt egy konkrét eset váltotta ki. Az egyik legjobb női munkatárs egy napon szabad utat engedett elkeseredésének: „Minden alkalommal, amikor a főnök belép, felkiált, hol van a mintadolgozó, hol marad el, még mindig otthon tisztálkodik…, pedig én itt vagyok, csak ő nem képes engem az elválasztó falak mögött észrevenni. És mindez ezek miatt az elválasztó falelemek miatt! Úgy érzem magam, mint egy lóistálló boxában!” A baj okozóját eltávolították, és ezzel a mintadolgozó állandó mosolya érvényesülhetett. A kollégák közötti kommunikáció javult. Ismét láthatták egymást. A látogatóknak nem kellett ezentúl boxról boxra futkosva keresni partnerüket. Az
iroda egyszerre világosabb, áttekinthetőbb lett, a munkakedv javult. Természetesen növekedett a zajszint, de a lóistállóboxokat senki sem siratja.
Üres asztalok A legtöbb munkatárs asztala tele volt mindenféle aktákkal. Szó sem lehetett a munkahely rugalmas felhasználásáról, mert az iratcsomóknak követnie kellett gazdáikat. Abban azonban senkinek sem volt gyakorlata, hogy hogyan kell üres asztalfelületet teremteni. Ki kellett tehát dolgozni az üres asztalok létrehozásának technikáját, és bizonyítani kellett annak előnyeit az átfutási idő csökkentése szempontjából.
Az iroda rendbetétele RAMBO-val Kifejlesztették a RAMBO betűszóval jelölt önoptimálási programot (Rationelle Arbeit-Methodik und Büro-Oganisation, magyarul: ésszerű munkamódszer és irodaszervezés), amely az egyéni stílusú munkavégzés önirányításához szolgáltat eszközöket. Öt pontban foglalták össze szabályait: 1. Azonnal elvégzem! 2. Azonnal megszervezem a munkámat! 3. Rutinokat alakítok ki! 4. Azonnal elvégzem a tervezést! 5. Mindent teljesítek! Amint valaki üres asztalt teremtett magának a fenti elvek teljesítése révén, többé már el sem tudja képzelni, hogyan bírta ki az iratokkal teli asztalt. A RAMBO-szabályok eredményesen vezetnek a rugalmas irodai struktúra irányába. Valóban, itt az egyéni munkamódszer önoptimálásáról van szó. Alapvető kérdés itt, hogy valamennyi munkatárs személyes eredményeként könyvelje el az íróasztal felületének megtisztítását az irathalmazoktól. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan lehet a RAMBO optimálási programból a rugalmas irodai struktúrát levezetni. 1. RAMBO-elem: Az „Eisenhower-elv” Az Eisenhower-elv az „azonnal elvégzem” szabály megvalósításának eszköze (1. ábra). A munka világában manapság olyan problémákkal találjuk magunkat szemben, amelyek rendkívül sürgősnek tűnnek. Az Eisenhower-mátrix alapján azonnal eldönthető, hogy tényleges és a megegyezés szerinti célok szempontjából mi a fontos. Ugyanakkor azonnal meghatározható, hogy mikor kell ezt elintézni. Nincs értelme azt állítani, hogy minden sürgős. Ez csupán szervezési hiányosságra utal. A cél az, hogy a B térnegyedben dolgozzunk. Ez felel meg az igen termelékeny, nyugodt és egyenletes irodai munkának, a he
fontosság
vesen kapkodó operatív tevékenységgel szemben. A nem fontos és ugyanakkor nem sürgős dolgok következetesen a papírkosárba kerülnek.
B-feladatok fontosak, nem sürgősek
határidőzni
D-feladatok nem fontosak és nem is sürgősek
papírkosárba
A-feladatok fontosak és sürgősek
azonnal elintézni
C-feladatok sürgősek, azonban kevésbé fontosak
átruházni másra
sürgősség
1. ábra Az Eisenhower-elv 2. RAMBO-elem: iratlerakási rendszer Az „azonnal megszervezem munkámat” a RAMBO-elv egyik eleme. Ennek alapján azonnal rendszerezhető az aktahalmaz. Három alaptípust lehet megkülönböztetni: − Munkaakta (ismételt beterjesztések, visszaigazolások, folyamatban lévő programok). − Tájékoztató akták (pl. termékinformációk, mutatószámok). − Irattári akták (pl. befejezett projektek). Ahányszor csak lehetséges, a papírkosarat kell használni. Időközben a részleg munkatársai áttértek a praktikus és gyors aktafedeles függőmappákra. Ez a rendszer optimálisan segíti elő az iratok folyamatos áramlását, lerakását és kiválogatását. A régi iratkezelési és rendezési eljárásokat sutba dobták. 3. RAMBO-elem: „akták áramlása” A „rutinfeladatok struktúráját alakítom ki” szabály „aktaáramlási” eleme gondoskodik arról, hogy az akták rendezetten legyenek mozgásban, és mindig
a megfelelő helyre kerüljenek. A termeléshez hasonló áramoltatási rendszerre van szükség: 1. művelet: az akta típusának definiálása, 2. művelet: az aktaáramlási séma kidolgozása, 3. művelet: az irattartó meghatározása és az iratok rendezése, 4. művelet: a dokumentumok lerakása vagy megsemmisítése. A lerakási rendszer és a lerakási folyamat következetes érvényesítése szavatolja, hogy az irodai berendezéseket ne tömjék túl az iratok. A rendszer bevezetése véget vet az aktakeresésnek. Ezt az elvet természetesen a számítástechnikai rendszerben is érvényesíteni kell. Meg kell szüntetni az „adattemetők” kezelését. Nem jelent megoldást, amikor drága keresőszoftver segítségével lehet kezelni a saját magunk által létesített adattömkelegben a dokumentumokat. Teljesen felesleges kacattal feltölteni az elektronikus levélszekrényeket és számítógépes merev lemezeket.
Munkahelyek elemzése Szabad helyeket kellett biztosítani, pl. megbeszélések számára, ezzel ugyanis meg lehetett szüntetni az üres helyekért zajló állandó vadászatot. Az épületben minden hely foglalt, túlzsúfolt volt, ugyanakkor sok íróasztalnál gyakran senki sem ült, mert az illető házon kívül volt. Ritkán fordult elő, hogy valamennyien egy időben az irodában tartózkodtak. Meg kellett határozni, mi a minimálisan szükséges íróasztal-kapacitás ahhoz, hogy csúcsigénybevétel esetében is elegendő hely álljon rendelkezésre. Ezért két hónapon keresztül a munkahelyek foglaltságát részletesen elemezték. A vizsgálat kimutatta, hogy a munkatársak munkaidejüknek csak 60%-át töltötték az íróasztaluknál. Ezenkívül a tíz munkatárs számára elegendő öt számítógépes munkahely. Végeredményben tehát a szükségesnél több íróasztal és számítógép állt rendelkezésre. Egy évvel korábban nyugodt lelkiismerettel állították volna, hogy túl kevéssel rendelkeznek. Az első íróasztal eltávolításával döntő lépés történt a rugalmas struktúrájú iroda megvalósításának irányába. Ettől kezdve valósult meg a maradék íróasztalok és számítógépek rugalmas kihasználása. Rugalmas „átállást” kellett megvalósítani. Az első időben (két hónapig) csak képletesen helyezték használaton kívül az első felesleges íróasztalt, hogy szükség esetén mégis használatba vehessék. Igénybevételére azonban nem került sor. Lényegesen kevesebb konfliktust okozott az új rendszer, mint ahogy azt feltételezték.
A rugalmas iroda A meglévő irodai berendezéseket most már rugalmasan használták. Egy jelenléti tábla mutatta, hogy melyik helyet pillanatnyilag ki használ, ill. hogy az
illető pillanatnyilag hol tartózkodik. A helyhez kötött telefont mobiltelefon helyettesítette. Akadályt jelentettek a „régi” irodai bútorok, mivel a munkatársaknak régi íróasztalukhoz kellett futkosniuk, hogy aktáikat elhozzák. Ezenkívül további íróasztalokat kellett még kiselejtezni. A részleg munkatársai ezért közösen egy olyan megoldást terveztek, amely idomult az új, rugalmas munkaszervezési struktúrához. A részleteket egy irodabútor-gyártó céggel közösen dolgozták ki. A munkatársak ma már elgurítható saját iratszekrénykéjükkel egy szabad íróasztalhoz telepednek. Az íróasztalok is a legkorszerűbb kialakításúak, ezek is guríthatók, magasságuk állítható és a munkacsoporttól, ill. munkafeladatuktól függően kombinálhatók. A részleg új irodája négy részből áll: − helyhez kötött munkaterület, nagy teljesítményű számítógépekkel, − rugalmas munkaterület szokványos számítógépekkel és notebookokkal, − új: kommunikációs (tárgyaló) tér, − új: kreatív zóna. Korábban ez az egész helyiség önálló „lóistálló-boxokra” volt felosztva. Említést érdemel még, hogy néhány napon belül mód nyílott egy további munkatárs és egy diploma előtt álló kolléganő felvételére. A hagyományos irodai rendszerben nem lett volna számukra megfelelő hely. Át kellett volna költözniük egy nagyobb irodahelyiségbe, most viszont szabad átgurítható iratszekrények is rendelkezésre álltak, rugalmas számítógép-hozzáférésre nyílott lehetőség, és mindez az első RAMBO-szabálynak („azonnal”) megfelelően. Az új, rugalmas struktúrájú iroda a változási folyamat után egészen más, lényegesen kellemesebb benyomást kelt, de még nem minden. Újabb ötletek is felmerültek.
Összefoglalás A rugalmas irodastruktúrával kapcsolatos módszerek és tapasztalatok azt mutatták, hogy gyakran a részletektől függ egy-egy megoldás eredményessége. Így például a számítógépes koncepciót is az új rendszerhez kell idomítani. Ez nem egyszerű feladat a vállalat jelenlegi heterogén számítástechnikai struktúrája miatt. Döntő szerepet játszik a vezetés. Nem csak támogatniuk kell a változtatási folyamatot, hanem azt nekik is akarniuk kell, és aktívan részt kell benne venniük. Fennáll annak veszélye, hogy a cég gyorsan realizálni kívánja a megtakarítási lehetőségeket, és ezért a fejlesztési folyamat egyes fázisait átugorják. Az ilyen türelmetlenség igen veszélyes. Nem az a probléma, hogy „mikor érkeznek az új bútorok?”, hanem hogy mindenki hajlandó-e átköltözködni az új rugalmas struktúrájú munkarendszerbe: a személyes munkastílus megváltoztatásán keresztül vezet az út a rugalmas irodai rendszerbe. Ha nem tartják be a
sorrendet, fennáll annak veszélye, hogy utóbb visszatér a régi irodai struktúra, új, hozzá nem illő irodabútorokkal. Ez csakis lehangoltsághoz vezethet. A megoldást gyakran nem új műszaki és elektronikus segédeszközök jelentik. Ha nem vagyunk képesek ceruzával, papíron kidolgozni a munkaidőgazdálkodási rendszert, akkor ezen az elektronikus határidőnapló sem tud segíteni. (Dr. Barna Györgyné) Kunicke, F.; Möller, G.: Der Weg zum flexiblen Büro. = Zeitschrift für Unternehmensentwicklung und Industrial Engineering, 50. k. 4. sz. 2001. okt. p. 162–168. Schreiner, P.; Nägele, R.: Werkzeuge für das Management von Geschäftsprozessen. = Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, 97. k. 4. sz. 2002. p. 184–186.
