Szervezetfejlesztési javaslat

A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Téglás Város Önkormányzata

Szervezetfejlesztési javaslat

Budapest, 2010.05.07.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

1 / 74

H-1054 BUDAPEST ALKOTMÁNY U 16.

Tartalom 1

Bevezetés ................................................................................................................ 4 1.1

Kitekintés: A projekt elhelyezkedése az Államreform Operatív Program pályázati rendszerében ........................................................................................................... 4

1.2

A projekt bemutatása .............................................................................................. 5

1.2.1

A projekt célja ................................................................................................ 5

1.2.2

A projekt területei........................................................................................... 5

1.2.3

A munka tartalma: .......................................................................................... 7

2

A tanulmány megközelítése ................................................................................... 8 2.1

Döntési mechanizmus korszerűsítése terület jogi keretei ...................................... 8

2.2

A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terület jogi keretei ...... 9

2.3

A partnerség erősítése terület jogi keretei .............................................................. 9

3

A döntési mechanizmus korszerűsítése ................................................................ 11 3.1

Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében ....................................................................... 11

3.2

A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében ........................... 15

3.3

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) ......................................................................... 21

3.4

Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása ............................................................................................................. 24

3.5

A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása ................... 27

3.6

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése ....................... 31

3.7

Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe .................................................... 34

3.8

A projekt szemlélet megerősítése ......................................................................... 38

4

A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása .................................. 41 4.1

Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása .................................. 41

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

2 / 74


4.2

Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között ..... 46

4.3

A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata .................................... 48

4.4

Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása ........................ 52

4.5

Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása ................................... 57

5

A partnerség erősítése .......................................................................................... 60

1.

5.1

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére ............................... 60

5.2

A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok.................................. 62

5.3

Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba ...................................... 64

5.4

Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére ............................................. 67 számú melléklet .................................................................................................... 68

A közbeszerzés közös rendelkezései: terv, szabályzat, dokumentálás, bevont személyek, szervezetek, összeférhetetlenség, egyéb ........................................................ 68 2. számú melléklet .............................................................................................................. 71 3. számú melléklet .............................................................................................................. 74

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

3 / 74


1 Bevezetés 1.1 Kitekintés: A projekt elhelyezkedése az Államreform Operatív Program pályázati rendszerében Az Operatív Program fő szándéka, hogy az igazgatási rendszer teljesítményét és a nyújtott szolgáltatások színvonalát a szűkös erőforrások optimális felhasználása mellett növelje. A program hangsúlyozza, hogy noha a közigazgatás korszerűsítése a nyolcvanas évek közepe óta folyamatosan napirenden van mind Magyarországon, mind külföldön, a különféle reformok alig változtattak a közszféra relatív nagyságán: lényegében változatlan maradt a közszférában foglalkoztatottak összes foglalkoztatotthoz viszonyított, illetve a közszférára fordított kiadások bruttó hazai termékhez viszonyított részaránya. Az Operatív Program átfogó célja, hogy növekedjen a közigazgatás teljesítménye, és a közigazgatás ezáltal járuljon hozzá az ország társadalmi és gazdasági versenyképességének a javításához. Az átfogó cél akkor teljesül, ha a program végén a lakosság és a vállalkozások közigazgatás tevékenységével kapcsolatos országos szintű elégedettsége javul. A program a következő prioritási tengelyekkel rendelkezik: (1) folyamatok megújítása és szervezetfejlesztés; (2) az emberi erőforrás minőségének javítása; (3) a kormányzási és megújulási képesség javítása (mint a Közép-magyarországi Régióban megvalósítandó fejlesztések); valamint (4) technikai segítségnyújtás, mint horizontális prioritási tengely. Ezek közül a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése az (1) prioritási tengelybe tartozik bele.1 A helyi ügyek gyors és szakszerű intézése, a bürokratikus akadályok mérséklése, a lakókkal és vállalkozókkal való partneri kapcsolat kialakítása egyrészt alapvető elvárás az önkormányzatokkal szemben, másrészt a sikeres és erős gazdaság fontos feltétele is. A települési önkormányzatok polgármesteri hivatalainak szervezetfejlesztése ezért fontos célkitűzés, amely illeszkedik a magyar fejlesztési stratégiában megfogalmazott fő célokhoz, a gazdasági növekedés és a versenyképesség fokozásához. A polgármesteri hivatalok működésében, valamint szakmai teljesítményében Magyarországon ma nagy különbségek mutatkoznak. Ezek egyik oka, hogy a polgármesteri hivatalok az elmúlt 15 évben nem részesültek szervezetfejlesztést célzó rendszerszintű támogatásban. Ezt a hiányt pótolja a NFÜ által az Államreform Operatív Program keretén belül május 13-án kiírt pályázat, amely összesen 3 milliárd forint európai uniós támogatást biztosít a települési önkormányzatok polgármesteri hivatalainak szervezetfejlesztésére. A pályázat keretében szervezetfejlesztési szakértői tanácsadás

1

Tárki: Az Új Magyarország Fejlesztési Terv Operatív Programjainak horizontális ex‐ante értékelése

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

4 / 74


igénybevételére, képzések szervezésére és lebonyolítására, valamint szervezetfejlesztést szolgáló szoftverek beszerzésére nyílik lehetőség. 2

1.2 A projekt bemutatása 1.2.1 A projekt célja A pályázat alapvető célja új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése a polgármesteri hivatalban elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével.

1.2.2 A projekt területei A projekt 3 kiemelt területen kívánja ezt elérni: - A döntési mechanizmus korszerűsítése - A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása - A partnerség erősítése A döntési mechanizmus korszerűsítése modul A modul célja, hogy javuljon a döntési folyamatok megalapozottsága, átlátható információáramlás legyen biztosítva, javuljon az önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások minősége, az önkormányzat és intézményei, gazdasági társaságai között jobb legyen az együttműködés. A következő területeket érinti a projekt: -

2

általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; a projekt szemlélet megerősítése.

http://www.operativprogram.hu/polgarmesteri_hivatalok_szervezetfejlesztese/

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

5 / 74


A projekt szemlélet erősítése alcél támogatása érdekében a projekt keretében projekt management oktatás is történik 10 fő részére az önkormányzat dolgozóinak. Az oktatás célja, hogy a részvevők megismerkedjenek a projekt definíciókkal, a projektek folyamataival, azonkívül közbeszerzési ismeretekkel, emberi erőforrás menedzsmenttel, projekt menedzsmentet támogató szoftverekkel. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása modul A modul célja, hogy javuljon a gazdasági feltételek elemzésének képessége, korszerű költségvetési technikák támogassák a tervek összeállítását és az elfogadott költségvetés végrehajtását. A következő területeket érinti a projekt: -

pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása.

A partnerség erősítése A modul célja, hogy megvalósuljon a civil szervezetek minél teljesebb körű bevonása a döntéshozataltól a megvalósításig. A következő területeket érinti a projekt: -

szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

6 / 74


1.2.3 A munka tartalma: A projekt 3 fázisból áll: az átvilágítási, a javaslatok kidolgozása és a megvalósítási fázis. Az átvilágítási fázisban megvizsgálásra kerül a hivatal és intézményei működési módja, döntési kompetenciái, az együttműködés a szervezetek között és a szervezeten belül. Átnézésre kerül minden belső szabályzat és utasítás, a minősítések, a belső és külső ellenőrzés dokumentumai, valamint minden eredményességet jelző mutató. Elemzésre kerül a költségvetés, annak tervezési és végrehajtási folyamata, valamint a kommunikáció a lakossággal. Diagnosztizálásra kerülnek a súlyponti problémák. Ezek után kidolgozásra kerülnek a szervezetfejlesztési javaslatok, a hosszú távú fejlesztési koncepció, melyek SZMSZ módosítás, munkaköri leírások módosítását, felülvizsgált folyamatokat, testületi javaslatokat jelent. Megvalósítási fázisban a javaslatok napi munkavégzésbe illesztésének kidolgozását jelenti, vagyis a szervezetfejlesztési folyamat eredményének végrehajtását, a három fő fejlesztési részterület telepítését, az indikátorértékek elérése (indikátortáblázat – 1. számú táblázat), a rendszer aktiválása, valamint a tesztelés, visszaigazolások gyűjtését.

Mutató neve

2009

2010

Mutató forrása

Átalakított szervezeten belüli eljárások száma

-

3 db

SZMSZ, jegyzői szabályzatok, utasítások

Informatikai fejlesztési javaslat

-

1 db

Elkészült javaslat

Képviselőtestületi határozat

-

2 db

Dokumentált határozatok

Szervezetfejlesztési javaslat

-

1 db

Elkészült javaslat

A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya

-

100%

Jegyzőkönyv

7 db

-

beszámoló

2 db

-

Jegyzőkönyv

6 db

-

Jegyzőkönyv

10 fő

-

Jegyzőkönyv

Felülvizsgált száma

szervezeten

belüli

eljárások

A bevont partnerek száma Szervezetfejlesztésbe száma

bevont

intézmények

Képzettek száma

1. számú táblázat: Indikátor táblázat

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

7 / 74


2 A tanulmány megközelítése Mint látható, a kiíró szervezet nagyon részletesen specifikálta a megvizsgálandó területeket, az elvégzendő tevékenységeket és a projekt által elérni kívánt célokat. Ennek megfelelően e dokumentum felépítésében pontosan követi a pályázat tematikáját, a pályázatban meghatározott területekre, eredményekre és eredménytermékre koncentrál. Az önkormányzatok működése Magyarországon erősen szabályozott, törvényekkel, rendeletekkel van körbebástyázva. Épp ezért a törvények pontos ismerete elengedhetetlen az egyes területek elemzése során. Ahol fontosnak tartottuk, a megfelelő törvényi hivatkozásokat is kiemeljük a tanulmányban. Általános megközelítésként fontosnak tarjuk körülhatárolni területenként, hogy mi az, amit az önkormányzatnak a törvények, előírások meghatároznak, és mi az, amiben önálló döntési jogai vannak.

2.1 Döntési mechanizmus korszerűsítése terület jogi keretei A helyi önkormányzat működését meghatározó legfőbb dokumentum az SZMSZ, melyet önállóan alakíthat Törvények által szabályozott területek -

-

A helyi önkormányzat a törvény keretei között: önállóan alakíthatja szervezetét és működési rendjét Az önkormányzati tulajdonával önállóan rendelkezik, bevételeivel önállóan gazdálkodik, az önként vállalt és a kötelező önkormányzati feladatok ellátásáról egységes költségvetéséből gondoskodik Saját felelősségére vállalkozói tevékenységet folytathat Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzat mindent megtehet, ami jogszabályt nem sért A helyi önkormányzatnál a főjegyzői, jegyzői, aljegyzői kinevezésen túlmenően a 3.000 -10.000 lakosú településen osztályvezetői szintnek megfelelő vezetői megbízás adható

Törvények által nem szabályozott területek -

SZMSZ önálló kialakítása A képviselő testület az átruházható feladatok közül mely feladatait ruházza át a polgármesterre, bizottságokra, kisebbségi önkormányzat testületére Álláshelyek végleges törlésével vagy növelésével önállóan állapítja meg a foglalkoztatottak létszámát, összetételét, munkaidő alapját

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

8 / 74


2.2 A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terület jogi keretei A pénzügyi, gazdasági felelősségvállalás, valamint a költségvetés készítése, végrehajtása, ellenőrzése központilag erőteljesen szabályozott és ellenőrzött folyamat, azonban a részletezettség növelésére, pontosításra, továbbá esetleges alternatívák kidolgozására van lehetőség. Törvények által szabályozott területek -

Kötelezettségvállalás jogosultjai, folyamata, összeférhetetlenségi szabályok A gazdasági program a költségvetési lehetőségekkel összhangban álljon Költségvetés készítésének, tervezésének munkaszakaszai, határidői Költségvetés tervezésében kötelezően résztvevők köre Költségvetési tervezési technikák meghatározása bizonyos területekre Költségvetés, zárszámadás tagolása, minimum részletezettsége Tájékoztatási kötelezettség (féléves és háromnegyed éves) Beszámolók, költségvetési jelentések készítése (évközi, év végi)


Kötelezettségvállalás egyes területeiről belső szabályzat határoz Vagyonkezelői jog átruházható Pénzügyi, számviteli rendszer önállóan kialakítható Gazdasági program hogyan épüljön be a költségvetésbe Költségvetési irányelvekhez milyen pénzügyi számításokat, előrejelzéseket vegyenek figyelembe Költségvetés készítésbe bevonhatók köre Belső ellenőrzések gyakorisága

2.3 A partnerség erősítése terület jogi keretei A törvényi szabályozások nem korlátozzák a lakossággal, valamint a civil és vállalkozói szférával való kapcsolattartás lehetőségeit. Törvények által szabályozott területek -

Támogatja a lakosság önszerveződő közösségeinek a tevékenységét, együttműködik e közösségekkel Évente egyszer közmeghallgatást kell tartani Kihirdetni a döntéseket a helyben szokásos módon kell, ugyanakkor az Interneten való elektronikus közzétételt jogszabály írja elő Pénzügyi bizottság megalakítása kötelező a kétezernél több lakosú településeken A bizottságok elnökét és tagjainak több, mint a felét a települési képviselők közül kell választani A kisebbségi önkormányzatok elnökei kisebbségi szószólóként tanácskozási joggal részt vehetnek a képviselő testület ülésein

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

9 / 74



Mely önszerveződő közösségek képviselőit illeti meg tevékenységi körében tanácskozási jog a képviselő-testület és bizottsága ülésein Közmeghallgatások gyakorisága Kihirdetés helyben szokásos formájának meghatározása Milyen fórumokat határoz meg a képviselőtestület a lakosság, társadalmi szervezetek tájékoztatására, döntések előkészítésébe való bevonásukra Pénzügyi bizottságon kívül milyen bizottságokat hoznak létre A bizottságok tagjainak száma, összetétele

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

10 / 74


3 A döntési mechanizmus korszerűsítése 3.1 Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A tevékenység definiálása Ezen a területen a fő tevékenység az ügyintézési modell kialakításának vizsgálata, eljárások, folyamatok döntési pontjainak egzakt definiálása ezek információ szükségleteinek meghatározása. A folyamat eredményeként a jelenlegi döntési mechanizmusban rejlő bürokráciát feleslegesen erősítő, növelő pontok megtalálás, javítása a cél. Az elvégzett tevékenység A döntési kompetenciákat megvizsgáltuk a képviselő testületnél, a polgármesternél, a jegyzőnél és hivatalon belül, azonkívül intézményi szinten. A cél elérése érdekében megvizsgáltuk az Önkormányzati SZMSZ-t és a hivatali SZMSZ-t. Áttekintettük a kiadmányozási dokumentumokat. A munkaköri leírások segítségével azonosítottuk a döntési jogköröket. A FEUVE (Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés) elemzése megtörtént. Helyzet A képviselő testületnek 4 bizottsága van. Az önkormányzatnak a hivatalon kívül 1 önállóan működő és gazdálkodó és 6 önállóan működő intézménye van. Az önállóan működő intézmények a Városellátó Szervezett alá tartoznak gazdálkodási szempontból. AZ ÖNKORMÁNYZAT SZERVEI ÉS INTÉZMÉNYEI

Tégláson a városüzemeltetési és gazdálkodási feladatokat - a Hivatal kivételével egy intézménybe tömörítik Szerv

Közvetlen kapcsolat

Szerv és önállóan működő és gazdálkodó intézmény

Csak követett kapcsolat

Önállóan működő és gazdálkodó intézmény Önállóan működő intézmény

Bizottságok

Téglás város önkormányzatának szervei

Polgármester

Ügyrendi Bizottság

A hivatal

Városellátó szervezet

Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság

Városi Könyvtár és Közművelődési Intézmény

II. Rákóczi Ferenc Ált. Isk. és Alapfokú Művészetokt. Intézmény

Egészségügyi és Szociális Bizottság

Családsegítő-, Gyermekjóléti Szolgálat

Bárczay Anna Városi Óvoda

Művelődési-,Oktatási-,Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság

Bölcsőde

Városi Szociális Gondozási Központ

▪

▪ A Városellátó szervezet önállóan működő és gazdálkodó intézmény ▪ A Városellátó látja el a másik 4 önállóan működő intézmény gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat

Téglásnak 4 Bizottsága van

9

Forrás: SZMSZ, Acquicon

1. számú ábra – Az önkormányzat szervei

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

11 / 74


Az intézményekhez a döntési kompetencia nagy része ki van helyezve. Pénzügyi függés van a Hivataltól, azonban a megszavazott költségvetésén belül a keretével szabadon gazdálkodik. A szakmai döntéseit önállóan hozza meg. Az ellenőrzés a Testület hatáskörében marad, amelyet főleg az évente kétszeri pénzügyi beszámoló tartásával, negyedévente mérlegjelentéssel teljesít. Ezen felül egyes intézményeknek szakmai beszámolási kötelezettsége is van.

ÁLTALÁNOS DÖNTÉSI KOMPETENCIÁK, ELJÁRÁSOK - INTÉZMÉNYEK

Az intézményeknél döntési kompetenciák a legalsó szintre vannak delegálva, míg az ellenőrzések kizárólag a törvény által előírt szintre korlátozódnak Jegyző Polgármester

Irányító szerv

Kihelyezett döntési kompetencia ▪ Az irodákat érintő szakmai feladatok és döntési jogkörök kiadmányozva az osztályvezetőknek

▪ Pénzügyi függés, költségvetés készítésében együttműködés ▪ Szakmai döntéseit önállóan hozza

▪ Önálló gazdálkodás, pénzügyi függetlenség költségvetés készítés a meghatározott keretek között ▪ Szakmai döntéseit önállóan hozza ▪ Önálló gazdálkodás, költségvetés készítés a meghatározott keretek között ▪ Szakmai döntéseit önállóan hozza

Ellenőrző szerv

Ellenőrzés

PH

▪ Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) ▪ Folyamatos, nem rendszeres, a szabályszerűség ellenőrzése

Önállóan működőek

Önállóan működő és gazdálkodók

Önkormányzati társaságok

▪ Évente kétszer beszámoló készítése a testületnek ▪ Negyedévente mérlegjelentés ▪ Szakmai, stratégiai programok meghatározása ▪ Évente kétszer beszámoló készítése a testületnek ▪ Negyedévente mérlegjelentés ▪ A pedagógiai-, minőségbiztosítási program elfogadása ▪ Évente egyszer beszámoló készítése a testületnek

10

Forrás: SZMSZ, Ötv, Acquicon

2. számú ábra – Intézmények döntési kompetenciái

A képviselő testületi bizottságok tekintetében a bizottságokhoz döntési jogkörök nincsenek ledelegálva. A polgármesternek azonban vannak a képviselő testülettől delegált feladatai, mint például a rendkívüli szociális segély odaítélése. A delegált jogkörökről az SZMSZ rendelkezik.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

12 / 74


A BIZOTTSÁGHOZ, POLGÁRMESTERHEZ DELEGÁLT DÖNTÉSEK

Döntések nincsenek a bizottságokhoz delegálva

Képviselő testület

Polgármester

Ügyrendi Bizottság

Egészségügyi és Szociális Bizottság

Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság

Művelődési-, Oktatási-, Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság Bizottság

▪ lakásfenntartási támogatás megállapítása ▪ átmeneti segélyezési formák ▪ rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása ▪ dönt a személyi térítési díj összegéről, ha a jogosult annak összegét vitatja vagy csökkentését, illetve elengedését kéri ▪ dönt a napközbeni ellátásokért fizetendő térítési díjak mérsékléséről, elengedéséről

▪ Nincs kiadott döntési jogkör




▪ ▪

Kizárólag a polgármesterhez vannak döntések delegálva…. … a bizottságokhoz egyáltalán nincsenek, mindenben a képviselő testület dönt

11

Forrás: SZMSZ

3. számú ábra – A bizottsági jogkörök

A Polgármesteri Hivatalon belül a döntési jogkörök nagy része az irodavezetőkhöz vannak delegálva. Az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben az iroda vezetője eljárhat a jegyző felügyelete mellett. Az aljegyzőre a szabálysértési, birtokvédelmi ügyek vannak kiadmányozva, illetve a jegyző távollétében a jegyzői hatáskörök. A jegyző saját hatáskörben tartotta az osztályok tekintetében a Közigazgatási Hivataltól, az ügyészségtől, a bíróságoktól, a minisztériumoktól és szakhivataloktól érkező megkereséseket és a munkáltatói döntéseket. A gazdasági, pénzügyi ellenőrzést a FEUVE és az ellenőrzési nyomvonal biztosítja, az iratkezelésről pedig az Egyedi iratkezelési szabályzat rendelkezik. A jelenlegi gyakorlat szerint a jegyző az iratokat az irattárba kerülés előtt tételesen ellenőrzi.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

13 / 74


HIVATALI KIADMÁNYOZÁS

Az irodák szakmai feladataihoz kapcsolódó döntéseket a jegyző kiadmányozta az irodavezetőknek Címzetes főjegyző Vatai Imréné

Aljegyző Szilágyi László

Titkárság

Hatósági iroda

Okmányiroda

Pénzügyi és településfejlesztési iroda

Városi Gyámhivatal

Vatai Imréné címzetes főjegyző

Varga Istvánné Irodavezető

Szabó Csaba Irodavezető

Kovács Lajosné Irodavezető

Perényi Tímes Gyámhivatal vezető

▪ az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések





▪ ▪

▪ Szabálysértési ügyek, birokvédele m ▪ Jegyző távollétében a jegyzői hatáskörök

Általánosságban elmondható, hogy a jegyző az adott területek irodavezetőjének a főbb döntési jogköröket kiadmányozta A jegyző saját hatáskörben tartotta az osztályok tekintetében a Közigazgatási Hivataltól, az ügyészségtől, a bíróságoktól, a minisztériumoktól és szakhivataloktól érkező megkereséseket és a munkáltatói döntéseket

12

Forrás: SZMSZ, kiadmányozási dokumentumok

4. számú ábra – A kiadmányozás

Probléma Nincs külön dokumentálva, hogy az egyes munkavállalók a munkaköri leírásában szereplő feladatok közül mihez milyen joga és milyen kötelezettsége társul. Az iratokat a jegyző tételesen ellenőrzi irattárba helyezés előtt, ami nagyfokú biztonságot eredményez a kiadmányozott dokumentumok felett, ellenben a nagymennyiségű irat áttekintése egy személy által jelentős vezetői időt igényel.

Javaslatok Az eljárási rend minden dolgozóra tartalmaz egy kompetencia-mátrixot, ami definiálja feladatonként a -

döntési döntési-előkészítési véleményezési a végrehajtás irányítási végrahajtási

jogok és kötelezettségek közül azt, amelyik az adott feladathoz kapcsolódik az 1. számú minta táblázat alapján.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

14 / 74


Döntési hatáskör mártix minta A szervezeti egység megnevezése HATÓSÁGI ÜGYINTÉZŐ Feladatok 1. Kereskedelmi igazgatási feladatok:

Döntés Döntéselőkészítés x

Véleményezés

A végrehajtás irányítása

Végrehajtás

2. Szerencsejáték szervezéssel kapcsolatos feladatok: x 3. Vásárok és piacok tartásával kapcsolatos feladatok: x 4. Egészségügyi igazgatással kapcsolatos feladatok:

x

5. Honvédelmi igazgatással kapcsolatos feladatok:

x

6. Szociális igazgatási feladatok:

x

2. számú táblázat – Döntési hatáskör mátrix minta

Ezen felül célszerű lenne a jegyző általi tételes iratellenőrzés gyakorlatát megváltoztatni olyan módon, hogy az irodavezetők végzik az irodájukon dolgozó ügyintézők által előállított dokumentumok tételes ellenőrzését, a jegyző pedig szúrópróba szerűen végzi ezen dokumentumok ellenőrzését. Azon ügyek esetében, amikor az adott ügynél az irodavezető egyben az ügyintéző is, azon dokumentumok tételes ellenőrzését a jegyző végzi el. Ezt a gyakorlatot jegyzői utasítás keretében célszerű szabályozni.

3.2 A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében A tevékenység definiálása Meglévő kapacitások és erőforrás igények alapján a szűk keresztmetszetek azonosítása és javaslattétel a hatékonyság növelésére. Az elvégzett tevékenység Átvizsgálásra került az ügyintézők leterheltsége az ügyiratszám megközelítésével. Ezen felül a munkaerő térkép segítségével meghatározásra került, hogy az egyes munkafeladatokkal heti szinten mennyi időt foglalkoznak a köztisztviselők. Ehhez szükség volt a munkaköri leírások, ISO folyamat leírások, -auditok eredményei, minősítések áttekintésére.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

15 / 74


Helyzet A hivatalos ügyirat statisztikák alapján elmondható, hogy a több mint 6 000 államigazgatási hatósági ügyből és a 651 önkormányzati hatósági ügyből 0 ügy került lezárásra a határidőn kívül.

ÜGYINTÉZÉSI IDŐ, AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE – HATÁRIDŐK

A hivatal minden esetben betartja a határidőket Államigazgatási hatósági ügyek 2008, db

Határidők államigazgatási hatósági ügyekben, db 6 062

0

6 062

0

6 062

6 062

Összesen

Végzések Érdemi döntések

Önkormányzati hatósági ügyek 2008, db

Határidőn túl Határidőn belül

0

651

0

651

Összesen

Határidők önkormányzati hatósági ügyekben, db

651

651

Összesen

Végzések Érdemi döntések

▪ Sem államigazgatási hatósági ügyekben, sem önkormányzati hatósági ügyekben nem lépte túl az önkormányzat a megszabott ügyintézési határidőket

Összesen

Határidőn túl Határidőn belül

13

Forrás: Ügyirat statisztika

5. számú ábra – A határidők betartása

Az irodánkénti ügyiratszám tekintetében a pénzügyi iroda bonyolítja a legtöbb ügyet a hivatalban. Igaz, ezek nagy része adóhatósági ügy, melyet nagy tömegben, hasonló módon lehet intézni. Az okmányiroda kiemelkedő mennyiségű egy főre ügyet kezel. A Gyámhivatal ügyiratmennyisége közepes a többi irodához képest.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

16 / 74


ÜGYINTÉZÉSI IDŐ, AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE - ÜGYIRATSZÁMOK

Az irodák között jelentős egy főre eső ügyiratszám különbségek vannak Szakmai dolgozó Operatív dolgozó

Létszám adatok, fő Titkárság

4

Hatósági iroda

Titkárság

Okmányiroda*

2


Okmányiroda*

17 623

1 436

1 330

Hatósági iroda

9 307

Pénzügyi és településfejleszt ési iroda

7

563

Titkárság

2 250

Hatósági iroda

5

Pénzügyi és településfejleszt ési iroda Városi Gyámhivatal

4

7

Okmányiroda

Egy ügyintézőre jutó ügyiratszám, db/fő

Ügyiratszám 2008, db

3 525

287

Pénzügyi és településfejleszt ési iroda

13 250

1 893


1 858

929

▪ A pénzügyi irodán a nagy ügyirat forgalmat az adócsoport képviseli. A munkájukat közcélúak is segítik, nagyrészt sztenderd ügytípusok tartoznak bele ▪ Az okmányiroda kiemelkedő mennyiségű egy főre ügyet kezel ▪ A Gyámhivatal ügyiratmennyisége közepes a többi irodához képest * Az okmányiroda esetén a statisztikai ügyiratszám és a ténylegesen elintézett ügyek száma nem esik egybe Forrás: SZMSZ, irattári statisztika

14

6. számú ábra – Ügyiratszámok

A személyenként megvizsgált ügyiratszámok tekintetében 2009-ben a titkársághoz sorolt köztisztviselők közül Szilágyi József László közel ezer körüli ügyiratot kezel egy évben. A Hatósági irodán vegyes a kép: 200 és 2.000 közötti ügyiratszámok fordulnak elő. Ennek oka az eltérő feladatú dolgozók. Az egy főre kisebb ügyiratszám jellemző az építéshatósági ügyeknél. A szociális területen 1.700-2.200 közötti kiegyensúlyozott ügyiratszám jellemző. AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE – ÜGYIRATSZÁMOK SZEMÉLYENKÉNT 2009 2/1

A legnagyobb ügyintézési forgalom a hatósági irodában van

Hatósági iroda

Titkárság, darab

Okmányiroda

Jaksi Judit Szentpéteriné Zeller Edit

137

1 664

Papp Ferencné

993

Sipos Imre

253

Varga Istvánné Moldván Tamás

Tamás Deme Diána

1 639

1 048

Tömöri Enikő

Jegyző, Polgárm ester

2048

2 183

Sándor Andrea Szilágyi József László

Karapné Buzás Katalin

1856

Pelles-Papp Zita

470

Fekete Erzsébet

330

Szabó Csaba

208

2 619

217

103

15


7. számú táblázat – Személyenkénti ügyiratszámok 2/1

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

17 / 74


A pénzügyi irodán a nagy ügyiratszámot az adóügy viszi el. Ezek azonban nagy számban végrehajtható, standardizálható (szabványosítható) ügyek. A Hivatal létszámát összevetve más hasonló helyzetű és méretű településsel, mint például Komádi Város Önkormányzatával, azt tapasztalhatjuk, hogy a pénzügyön Téglással megegyezően 7 fő dolgozik. A Hatósági irodán (ami Komádiban a Településellátási irodának és a Szociális irodának felel meg) Tégláson 7-en, míg Komádiban 8-an dolgoznak. A Gyámhivatalban Tégláson 2-en, Komádiban 3-an, az Okmányirodán mindkét városban 5-5 fő dolgozik. A pénzügyi irodán minden dolgozónak gazdasági végzettsége. A 7 fő közül 5 főnek megvan a mérlegképes könyvelő képesítése, 4 főnek pedig felsőfokú végzettsége van. A Gyámhivatalban dolgozó munkatársaknak óvodapedagógus, szociális munkás, szociálpedagógus végzettségei vannak, ami a terület ellátásához megfelelő. A hatósági irodán minden munkatársnak van felsőfokú végzettsége, általában szociálpedagógiai, szociális munkás szakképesítések. Az építésüggyel foglalkozó 2 munkatársnak építész főiskolai végzettségük van. Szilágyi József László Aljegyző Úrral készített interjú alapján: Jó lenne egy földművelésügyre, mezőgazdasági igazgatási feladatok ellátására képzett ember. Jelenleg egy általános szociális munkás végzettségű kollega látja el ezeket a feladatokat kapcsolt munkakörben. Ugyancsak szükséges lenne egy felsőfokú munkaügyi végzettségű dolgozóra a megnövekedett közfoglalkoztatási feladatok miatt. 3 Az okmányirodán 1 ember kivételével mindenkinek van felsőfokú végzettsége. AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE – ÜGYIRATSZÁMOK SZEMÉLYENKÉNT 2009 2/2

A pénzügyön az adóügyekhez kapcsolódóan született több mint 11.000 ügyirat Pénzügyi és településfejlesztési iroda, darab Haranginé Kovács Edit Frissné Kovács Orsolya

Városi Gyámhivatal, darab

4 179 Perényi Tímea

László Antalné

494

11 535

Major Erika

79

Mártonné Báji Gyöngyi

78

Deme Diána

1856

Kovács Lajoné

0

Sándorné Tóth Beáta

0

Tóthné Huszár Anikó

903

16


8. számú táblázat – Személyenkénti ügyiratszámok 2/2 3

Interjú Szilágyi József László Aljegyző Úrral TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

18 / 74


Az interjúk során megemlített fontosabb megállapítások: Okmányiroda: 4 ügyintéző van, 1 fő a gépjárművel, anyakönyvvel, 1 a vezetői engedélyekkel, gépjármű, jogosítvánnyal, 1 fő a vállalkozói igazolványokkal, 1 fő mindent csinál. Jelenleg elegen vannak, de személycserénél nagyon sok időt igényel az új ember betanítása.4 (Megjegyzés: 1 fő jogviszonya gyermekszülés miatt szünetel.) Pénzügy: mindenki könyvel, 1 fő foglalkozik a zárszámadással, költségvetéssel. 1 fő: bank és könyveléssel, utalással, kapcsolattartással. A Városellátó Szervezet fizeti ki a segélyeket, meg a közcélúak bérét a pénztárból. Van 1 fő pénztáros, IMI program, változó bér kiadás, segély kiadás is iskolatej napi elszámolás. Az adón 2 kolléganő van. Egyik ipar, építmény, a másik kommunális, gépjármű. Ők tudják egymást helyettesíteni.5 -

A közcélú, közhasznú alkalmazott segít be az adósoknak az adminisztratív feladatokban, postázásba. Az adós kollégák elég rugalmasak az ügyintézési idő tekintetében, ők bármikor fogadnak ügyfelet. Vannak jellemző időszakok, például a beiskolázás, amikor tömegesen jönnek rendkívüli segélyesek6

Hatósági iroda: a dolgozók iskolai végzettsége megfelelő, mindenkinek meg van a szükséges felsőfokú végzettsége. A kollégák kapcsolt munkaköröket látnak el.7 -

A közcélú, közhasznú alkalmazott segít be az irodán az adminisztratív feladatokban, iktatásba, postázásba. Közcélú közmunkaszervező segít be a foglalkoztatás szervezéssel kapcsolatban megnövekedett feladatokba.

Az iktatás folyamata a következő: a nem névre szóló leveleket kibontják, amiket a Jegyző Asszony szignál. A névre szólóakat kibontás nélkül az ügyintézőnek átadják, akik azt kibontás után visszahozzák iktatásra, de ezt így nem tudják ellenőrizni. Az ügykezelő iktatást követően átküldi az iratot az ügyintézőnek és ezt az iktatóprogramon keresztül tartja nyilván.8

4

Interjú Szabó Csabával Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel 6 Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel 7 Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel 8 Interjú Nagyné Bakk Anikó, iktatóssal 5

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

19 / 74


A kapcsolat a városüzemeltetés és a Hivatal között napi szintű, minden irodával tartják a kapcsolatot. Önállóan gazdálkodó intézmény, de a költségvetése tervezésébe jelentősen beleszól a Hivatal.9 A városellátóban a pénztáros nagyjából csak a pénztárral foglalkozik.10 A hivatali létszám nagyjából elegendő, a pályázatok kapcsán van sok extra munka. A szabadságolás és a helyettesítés meg van oldva, az irodavezetők saját hatáskörben döntenek az iroda dolgozóinak szabadságolásáról. Az intézményvezetőkkel akkor vannak ülések, amikor kell, például év végén, év elején, a költségvetés készítésekor.11 A beérkező számlákat egy excel táblázatban is nyilvántartják az iktató programon kívül.12 Az önkormányzati bevételek egy nagyon fontos része a pályázatokon elnyert összegek mind fejlesztési mind működési területen. Épp ezért az önkormányzat működése szempontjából nagyon fontos ezen pályázatok megfelelő előkészítése, lebonyolítása. Számos városban a pályázatokra külön munkakör lett létrehozva a nagyszámú leadott pályázatok és a pályázatok lebonyolításának nagyfokú adminisztrációja miatt. Jelenleg Tégláson nincs ilyen munkakör. 2009-ben Téglásnak 5 sikeres pályázata volt. 2009-es évhez kapcsolódó pályázatok pályázatírására és projektmanagementjére összesen 8.812.500 Ft-ot fizetett ki az önkormányzat. Probléma, javaslat Az új KET kiemelt figyelemmel kíséri az ügyek határidőben való intézést. A határidők folyamatos vezetői figyelemmel kísérése érdekében célszerű a vezetői megbeszéléseken minden hónapban beszámoltatni a vezetővel a ügyek állásáról a következő tematikában: -

a havi megnyitott ügyek száma a havi lezárt ügyek száma a folyamatban lévő ügyek száma a késedelmes ügyek száma, oka a hátralékos ügyek száma, oka

A vezetői megbeszélés célja továbbá, hogy a nyitott/folyamatban lévő ügyek várható lezárási dátumát meghatározzák.

Javasolt létrehozni pályázati referens munkakört. A pályázati referens munkakörrel egyrészt körülbelül nagyságrendileg a 2009-es számok alapján 5.000.000 Ft megtakarítás 9

Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével 11 Interjú Vatai Imréné Jegyző Asszonnyal 12 Interjú Frissné Kovács Orsolyával 10

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

20 / 74


érhető el. Ezen túl a hivatal nagyobb kontrollt tud gyakorolni a pályázatírás és azok lebonyolítása terén. A hatósági irodán célszerű lenne szakképesítéssel rendelkező ügyintéző a mezőgazdasági feladatok ellátására, illetve az ügyintézők színvonalas, érdemi tevékenységének érdekében adminisztrátor alkalmazása a nagy ügyszámra tekintettel. Államigazgatási főiskolát végzett munkatárs a jegyzőn és az aljegyzőn kívül még 1 fő van a hivatalban, de az pénzügyi területen dolgozik. A Gyámhivatal vezető most végzi az Államigazgatási főiskolát. Jogász végzettségű nincs a Hivatalban. Az tűnik véghezvihetőnek, ha az egyik Államigazgatásit végezett kolléga szerzi meg a jogászi végzettséget. Jelenleg a Hivatalban 2-en készülnek szülési szabadságra, és 1 fő, aki jelenleg is GYES-en van. Fontos, hogy a GYES, GYED alatt a munkavállalóval folyamatos legyen a kapcsolattartás. Erre ki kell nevezni a hivatalon belül egy kapcsolatfelelős személyt. A hivatal szervezeti felépítését úgy kell kialakítani, hogy a jövőben a GYES-ről, GYED-ről visszatérő munkatársak továbbra is a munkakörükben tudjanak dolgozni. Ebből a célból célszerű a pótlásukról határozott idejű szerződéssel rendelkező munkavállalóval gondoskodni. A nők száma a közép és felső vezetésben jelenleg 4 fő, amely szintet a jövőben is fenn kell tartani.

3.3 Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

(pl.

A tevékenység definiálása Az ügyfélszolgálati tevékenyég ellátásnak hatékonyságának jellemzése mutatószámok segítségével. Az ügyintézési modellben definiált folyamatok által igényelt IT rendszerekre vonatkozó követelmények meghatározása. Az elvégzett tevékenység Megvizsgálásra került a jelenleg működő ügyfélszolgálati modell. Az ügyfelekkel foglalkozó köztisztviselők munkaköri leírásainak áttekintése, a folyamat leírások, az ISO minőségirányítási dokumentumok vonatkozó részei áttekintésre kerültek. Áttekintettük a feladatfelosztás technikáját.

Munkaerő térkép segítéségével felmértük az egyes munkavállalók ügyféllel töltött és back-office tevékenységgel töltött idejét.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

21 / 74


Megvizsgáltuk az ügyfélszolgálati tevékenységhez kapcsolódó ügyféláramlás vonalát. Helyzet ÜGYFÉLSZOLGÁLATI TEVÉKENYSÉGEK ELLÁTÁSA

Egy héten a hivatal dolgozói 372 órát töltenek ügyféllel, amely 9 ember heti munkaidejének felel meg

Heti munkaórák száma hivatalszinten*, óra

Heti ügyféllel töltött idő, óra

1 207 Titkárság Nem ügyféllel töltött munkaidő

835

36

138

Hatósági iroda

Okmányiroda Pénzügyi és településfejlsztési iroda

Ügyféllel töltött idő

108

32

372 Gyámhivatal

58

▪ Jelenleg nem működik külön ügyfélszolgálat a hivatalban ▪ Az ügyfelek irányítás nélkül mennek a megfelelőnek vélt ügyintézőhöz ▪ Minden nemű ügyintézés az irodákban zajlik ▪ A legtöbbet a hatósági iroda tölti az ügyféllel ▪ A hatósági ás okmányiroda teszik ki az ügyfélidő 2/3-át

* Operatív dolgozók nélkül Forrás: Acquicon, Munkaerő térkép

17

9. számú ábra – Az ügyfelekkel töltött átlagos idő nagysága

Az ügyfelekkel töltött idő a teljes munkaidő 30 %-át veszi el. Ez irodánként és területenként jelentős eltérést mutat. Míg az adóhatóságnál nagyon sok időt töltenek ügyféllel, addig a pénzügyi iroda többi munkatársa keveset. A Hatósági Iroda dolgozóinak ügyfél terheltsége közel azonos. Az ügyintézési időt az SZMSZ szabályozza. A Hivatalban a kedd és a péntek ügyfélmentes nap, a többi napon szerda kivételével csak délelőtt van ügyfélfogadás. Az okmányirodában is a kedd és a péntek az ügyfél-mentes nap. „A válaszadókból 16 fő (több mint 1/3-ad) szükség szerint bármikor felkeresi az irodát az ügyintézés végett. Konkrét napként az ügyfélfogadási napok megközelítőleg azonos számban kerültek megjelölésre.”13 A városnak van e-portálja. A portál elektronikus ügyintézési, ügyindítási kihasználtsága nagyon alacsony.

13

ertekeles ugyfel vel okm 2009‐1.doc TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

22 / 74


Külön ügyfélszolgálat nincs kialakítva a Hivatalban, aminek a fő oka a helyhiány. Az ügyfelek általában tudják, melyik ügyintézőt kell keresniük, és célirányosan hozzájuk mennek. Abban az esetben, amikor viszont nem tudják, általában gondot jelent, hogy mindig a Jegyzőt vagy a polgármestert keresik mindenfajta üggyel kapcsolatban. „Az ügyfélfogadási rendet és tájékoztatási rendet mindenki megfelelőnek ítéli” 14

Probléma A fő probléma, hogy az ügyfelek, akik nem tudják, hogy kihez kellene menniük, nincs aki, vagy ami eligazítsa. Az e-önkormányzat nagy segítséget jelenthetne az ügyfélszolgálathoz kapcsolódó hatékonyság növeléséhez, azonban kevesen használják. A működés óta 10-nél kevesebb ügyet indítottak el az e-portálon keresztül. Ennek oka nem abban van, hogy Tégláson ne lenne megfelelő internet ellátottság, hiszen a háztartások mintegy felében van szélessávú internet-hozzáférés Téglás Város Integrált Városfejlesztési Stratégiája szerint (az önkormányzati adatközlés szerint kb. 450 lakásban a téglási Com2 Bt., kb. 150 lakásban az újfehértói HTNET, kb. 200 lakásban pedig a T-Com biztosítja az internet-elérést). A problémát tehát az jelenti, hogy a lakosság napi gyakorlatában még nincs benne az elektronikus ügyintézés formája. A közigazgatás fejlesztése ellenben mindenképpen ebbe az irányba halad. Ezért mindenképpen célszerű lenne az e-portál használatának népszerűsítése és a portál hozzáférhetőségének a növelése. Ugyanakkor az is igaz, hogy figyelembe kell venni, hogy a hátrányos helyzetű csoportok gyakran nem rendelkeznek szélessávú elektronikus hozzáféréssel. Az ügyfél elégedettség mérés eredményeként 2009-ben az merült fel, hogy „az ügyfélváróban kávé-tea automatára lenne szükség. Ez korábban volt, de kihasználatlanság miatt megszűnt. A rövid várakozásra tekintettel ez most sem indokolt” 15

Javaslatok Az ügyfélszolgálat kialakítása nem megvalósítható az adott épületben, azonban jelenleg a hivatal bejáratánál ülő közcélú munkavállalót ki lehet képezni, hogy a beérkező ügyfeleket a megfelelő irodába irányítsa. A város fejlesztési-tervei között szerepel, hogy új városházát épít az önkormányzat. Ennek a terveiben mindenképpen szerepeltetni kell, hogy az új épületben helyet kapjon ügyfélszolgálat felállítása, ahova egyéb funkciókat is - mint iktatás, postázás - telepíteni lehet.

14 15

ertekeles ugyfel vel okm 2009‐1.doc ertekeles ugyfel vel okm 2009‐1.doc TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

23 / 74


Az e-önkormányzat használatának elterjesztése érdekében javasoljuk az önkormányzat intézményeiben e-pontok létrehozását. Az intézményeknél – Iskola, Óvoda, Könyvtár, Városellátó, Családsegítő – rendelkezésre állna egy számítógép, amelyről a város e-portálját lehetne elérni. Erről a lakosság letölthetné a kívánt nyomtatványt, vagy utána nézhetne a szükséges dokumentumok listájának, az ügyintézés menetének. Ebben egy kijelölt intézményi dolgozó is segítséget tudna nyújtani. A csak erre a feladatra biztosított számítógéppel, illetve az e-pontnál alkalmazott figyelem felhívó eszközökkel tudatosítani lehetne a lakosságban az e-portál létezését és használatát, fokozatosan rá lehetne szoktatni a lakosságot a portál használatára is. Ennek olyan előnye is lenne, hogy a Könyvtárnak hosszabb nyitvatartási ideje van, mint a Hivatalnak, ezért a nyitvatartási időn kívül vagy ügyfélmentes napokon is lehetne ügyet intézni. A kijelölt dolgozó munkaköri leírását ennek megfelelően módosítani kell. Mivel a hátrányos helyzetű csoportok gyakran nem rendelkeznek szélessávú elektronikus hozzáféréssel, a szolgáltatást majd nem saját, hanem közösségi végpontokról fogják használni.

3.4 Rendeletalkotási és/vagy egyszerűsítése, átalakítása

egyéb

szabályozási

folyamatok

A tevékenység definiálása Ennek a területnek a fontosabb feladatai a testületi rendeletalkotási folyamatok információ szükségletének meghatározása és IT támogatási lehetőségeinek feltárás. Az elvégzett tevékenység Megvizsgáltuk a rendeletalkotáshoz és egyéb szabályozási folyamatokhoz kapcsolódó feladatok elvégzéséhez kapcsolódó munkaköri leírásokat. A személyes interjúk során megvizsgáltuk, hogy az egyes irodák hogyan kapcsolódnak bele a rendeletalkotási folyamatokba. A kiadmányozási dokumentumok és az SZMSZ alapján áttekintettük, hogy az adott szabályozási folyamat milyen szintre vagy döntéshozóhoz van hozzárendelve. Megvizsgáltuk, hogy a rendeletalkotási folyamatot milyen IT folyamatok támogatják. Áttekintettük, hogy a rendeletalkotási folyamat megfelelően dokumentált-e. Ennek érdekében a rendelet megalkotásának felmerülésétől az alkalmazásig nyomon követtük a kiválasztott rendeleteket. Megvizsgáltuk, hogy a rendeletek, szabályzatok szintje elégséges-e, illetve azt, hogy nincs-e bizonyos területeken túlszabályozottság. TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

24 / 74


Helyzet Téglás városban a rendeletek száma összeegyeztethető a település méretével. A rendeletek módosítása is a szükséges mértéket követi: a rendeletek módosításának oka nagyrészt a törvényi előírás változásából adódik. A módosítások második legnagyobb oka a költségvetési rendelet módosítása. Téglás városban összesen 39 hatályos rendelet van, amely a település méretét tekintve nem jelentős. A módosítások száma általában nem jelentős csak a 2005-ös év volt kiugró a sok költségvetési módosítás miatt, melyek leginkább törvényi előírásoknak vagy azok változtatásának eleget tevő módosítások voltak. RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK - RENDELETEK

Tégláson hozott rendeletek száma illetve a hatályos rendeletek száma a város méretével arányos Módosítások száma

Hatályos rendeletek száma

Hozott rendeletek száma 2004 2005

29

2006

28

2007

16

2008

15

2009 7

2004

16

3

40 38 25 24 16

2005 2006 2007 2008

13

Hatályos rendeletek módosításán ak száma ▪ 9

20

▪ 21

24

▪ 6 29

▪ 6

32

2009

39

▪ 0 ▪ 3

▪ Téglás városban összesen 39 hatályos rendelet van, amely a település méretét tekintve nem jelentős ▪ A módosítások száma általában nem jelentős csak a 2005ös év volt kiugró a sok költségvetési módosítás miatt ▪ leginkább törvényi előírásoknak vagy azok változtatásának eleget tevő módosítások

18

Forrás: Téglás város rendeletei

10. számú ábra – A hatályos rendeletek száma

A határozatok számának mértéke a testületi ülések számával mérhető össze. Tégláson a testületi ülések és bizottsági ülések döntései határozatokkal záródnak, ami megfelel a gyakorlatnak. A bizottságok közül a legnagyobb számban a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság hoz határozatot. Ennek oka, hogy a költségvetéshez, beruházásokhoz, beszámolókhoz kapcsolódik számosságában a legtöbb munka. A 2008as és 2009-es évet tekintve látható, hogy a hozott határozatok száma nagyban hasonló, amely kiegyensúlyozott működést sugall. A rendeletek alkotásában az érintett irodák nagyban közreműködnek. Egyrészt az irodavezetők nagyrészt részt vesztnek a testületi üléseken. Ezt támasztja alá Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel készített interjú is. Másrészt az irodák elkészítik a területükhöz kapcsolódó rendelet előterjesztéseket. TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

25 / 74


Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel készített interjú alapján: A szociális területhez kapcsolódó rendeleteket az iroda készíti.16 A képviselő testület évente értékeli a hivatal munkáját. A 2009-es felmérés szerint "9 képviselő teljes mértékben, illetve nagyobb részt elégedett a hivatal munkájával, azt más hivatalokéhoz képest sokkal jobbnak, vagy jobbnak értékeli.”17 RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK - HATÁROZATOK

A hozott határozatok nagy száma biztosítja a jól követhető döntési folyamatokat Ügyrendi Bizottság Egészségügyi és Szociális Bizottság Művelődési-, Oktatási-, Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság Képviselő testület

Hozott határozatok száma 136

132

62

56

15

28

19

25 6

▪ A bizottságok közül a pénzügyi bizottság hozta a legtöbb határozatot ▪ A határozatok számának alakulása évről-évre kiegyensúlyozott képet mutat

12

2008

2009

19

Forrás: Téglás város határozatai

11. számú ábra – A határozatok bizottságonkénti száma

Az IT támogatás tekintetében a képviselők a határozati, rendeleti előterjesztéseket emailben kapják meg. Ezen felül letölthetik azt a hivatal honlapjáról is. Bizonyos esetekben „idő szűke” vagy praktikussági okokból olykor szükséges a képviselők tájékoztatása nem írásos formában. Ez általában telefonon történik meg. Ez olyakor félreértésekre adhat okot, illetve nem minden esetben tudnak elérni minden képviselőt. A rendeletek, határozatok dokumentálása megfelelő. A törvényi előírások változása követve van. A testületi ülésekről jegyzőkönyv készül. Az előterjesztések, jegyzőkönyvek digitálisan hozzáférhetőek. Összesítő táblázat rendelkezésre áll, így könnyen kereshetők a tartalmuk szerint. A honlapon és e-portálon folyamatosan frissítve vannak és hozzáférhetőek.

Probléma 16 17

Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel ertekeles kepviselői 2009.doc TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

26 / 74


Az előterjesztések nem tartalmazzák kellő részletességgel az adott rendeletnek vagy határozatnak az önkormányzatra gyakorolt pénzügyi vonzatát és a költségvetésre gyakorolt hatását, vagyis, hogy melyik költségvetési sort érinti az előterjesztés, költség esetén milyen forrással van szembeállítva, ezen változásoknak milyen további pénzügyi és nem pénzügyi hatásai várhatóak. „1 képviselő az előterjesztések háttéranyagára is igényt tartana”18 Javaslatok Az SZMSZ-t olyan módon kell módosítani, hogy az előterjesztésnek tartalmaznia kell a meghatározottakon felül az előzményeket. Különösen a témában hozott korábbi testületi döntéseket, a tárgykört rendező szabályokat, a jogszabályi kereteket, a döntések várható következményeit, különös tekintettel: pénzügyi hatásokat. Akárcsak, a hivatal esetében a kiadási, bevételi, hiány összegének feltüntetése a költségvetési rendeletnek megfelelő részletezettséggel, az intézmények esetében a költségvetési rendelet 3. számú mellékletének megfelelően. Szabályozási folyamatok az IT támogatás tekintetében célszerű lenne egy személyügyi program beszerzése. Ezen felül javulhatna a kommunikáció hatékonysága, ha a telefonhívás mellett SMS-t is küldhetnénk a képviselőknek. A küldött SMS eltárolásával és a visszaigazolási jelentés tárolásával nyomon követhető lenne, hogy kinek, mikor, milyen üzenet lett küldve, ezzel is az kommunikáció nyomon követése javulhatna.

3.5 A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása A tevékenység definiálása A fő feladat a hatósági munka során végzett feladatokban a kapcsolódási pontok azonosítása, javaslattétel az egyszerűbb, hatékonyabb információcserére. Az elvégzett tevékenység Megtörtént a működő folyamatok felülvizsgálata. Áttekintettük az ISO minőségirányítási rendszer szerinti folyamat leírásokat, és az ügymenetek leírását. Áttekintettük a köztisztviselők munkaköri leírásait, valamint az Önkormányzat és a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát. A személyes interjúk során kitértünk az irodák közötti információáramlásra is. Megvizsgáltuk a hatásköröket, a döntésihatásköröket, és a kiadmányozási dokumentumot, a kötelezettségvállalási szabályzatot. 18

ertekeles kepviselői 2009.doc TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

27 / 74


Ezek felhasználásával kapcsolati mátrixot állítottunk össze.

Helyzet A legnagyobb adatforgalmat a többi irodával a pénzügyi iroda bonyolítja le.

A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGEI KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS – INFORMÁCIÓ ÁRAMLÁS

A legnagyobb adatforgalmat a hatósági iroda és a pénzügy bonyolítja le egymással Fogadó Titkárság

Hatósági Iroda

Okmányiroda

Pénzügyi Iroda


Település-ellátás

Iktatás

Iktatás

Számlák, iktatás, m unkaügyi adatok

Iktatás

Iktatás

Intézményi beruházások,fejlesztések,p ályázatok készítése

Igénylések, előlegek Gyermekvédelmi,va , adatszolgáltatás, e gyoni,törvényes ngedélyek, képviselői, anyakön yvi hivatali ügyek

-

Számlák,adatkérés, adatszolgáltatás, elj árások kezd.

Lakcímfigyelés, csal ádi állapot igazolás útlevél, lakcím bejelentés

-

Adatszolgáltatás

Teljesítési igazolás

Küldő Titkárság

Hatósági Iroda

Iktatás

Okmányiroda

Iktatás

Adatszolgáltatás

Pénzügyi Iroda

Iktatás

Kifizetések, adatszol Adatszolgáltatás, vé gáltatás grehajtások, behajtá sok, foglalások, forg. való kivonás


Iktatás

Gyermekvédelmi, g ondoskodási ügyek, gyermektartásdíj megállapítási ügyek

-

Számlák

Település-ellátás

Iktatás

Tervegyeztetések,é pítési engedélyezé sek,szakhatóság elj.

-

Számlák Pályázatok

▪ ▪

-

-

A legnagyobb adatforgalmat a pénzügy bonyolítja le a többi irodával A irodák között leggyakrabban adatszolgáltatási információcsere zajlik, melyeknél a legjelentősebb küldő a szociális iroda

20

Forrás: Interjúk

12. számú ábra – A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás

Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel készített interjú alapján: Kapcsolat a pénzügyi iroda és az -

-

19

beruházásokat intéző munkatárs között: az iroda feladatait képezik ezen feladatok, így a pályázatosokkal napi kapcsolatba vagyok. A szerződések megkötésekor, a kifizetések során, a saját erő-, hitel biztosításakor. szociális és hatósági irodával: minden hónap végén kapnak egy listát, hogy ki milyen segélyre jogosult, amit 20-a után adnak át. A pénzügy összedolgozza, a pénzigénylést elkészíti. Ezen felül vannak a közcélúak, mert ők szervezik. A munkaszerződések, de a kifizetések náluk csapódik le, meg a rendkívüli segély.19

Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

28 / 74


Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel készített interjú alapján: A költségvetéssel kapcsolatban szoros az együttműködés a pénzüggyel.20 Bizonyos esetekben 2-nél több irodát és érintő ügyek is vannak: A rendkívüli segélyeket a Polgármester Úr ítéli meg. Ekkor a Polgármester Úr aláírja, a munkatársnők megírják a határozatot, átkísérik a pénzügyre, a pénzügy kifizeti, leszámfejti. 21 A nem pénzügyhöz kapcsolódó adatforgalom nagy csoportja az információszolgáltatás. Ez az irodák között és az intézmények között is előforduló adatcsere tevékenység. Szabó Csabával készített interjú alapján: Okmányiroda: a kapcsolat a Hivatallal főleg adatszolgáltatásban van, illetve a vállalkozói igazolványok és a működési engedélyek tekintetében. A költségvetés tekintetében a költségvetést a Hivatal készíti el, ők kérik le a normatívát is. Az iktatást egy adminisztrátor végzi náluk.22 A titkárság minden irodával kapcsolatban van, amelynek egyik oka, hogy az iktatást itt végzik, a másik oka, hogy a képviselő testülethez kapcsolódó tevékenységek is ide tartoznak.

Probléma A fő probléma, hogy jelenleg nincs az irodák közötti kapcsolati formák meghatározva. Ennek a meghatározása és rögzítése révén információszolgáltatási kapcsolatok egyértelműbbé tehetők.

Javaslatok A javaslat lényege, hogy kerüljön bevezetésre egy eljárásrend, amely a mellékelt táblázat (1. számú melléklet) szerint szabályozza a szervezetek közötti információáramlást. Ezzel a jegyző és az irodavezetők követni tudják, hogy a kiadott feladatok végrehajtása megtörtént-e, illetve hogyha bármilyen probléma merül fel a végrehajtás során, fel lehet kutatni, hogy a folyamat mely lépésében történt hiba. A kapcsolati mátrixot folyamatosan aktualizálni kell, minimum évente egyszer és az évközi változtatásokat pedig folyamatosan vezetni át kell vezetni rá.

20

Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel 22 Interjú Szabó Csabával 21

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

29 / 74


Kapcsolat mártix minta A szervezeti egység megnevezése HATÓSÁGI IRODA

A szervezeti egység feladatai

Az érintett szervezeti egység feladata Képviselő Polgármester Testület

Jegyző

Aljegyző

Titkárság

Pénzügyi és településfejesztési iroda Információt kap Információt ad Egyeztet

Biztosítja az Egészségügyi és Szociális Bizottság működési feltételeit

döntési javaslatot kap véleményt kap végrehajtásra átadja

végrehajtásra átadja

Végrehajtás ellenőrzi

szociális és gyámügyi önkormányzati hatósági feladatok döntéselőkészítését, végrehajtását.

döntési javaslatot kap véleményt kap végrehajtásra átadja

végrehajtásra átadja

Végrehajtás ellenőrzi

Információt kap Információt ad Egyeztet

Ellátja az iparikereskedelmi feladatokat Ellátja földművelésügyi feladatokat

Egyeztet

Egyeztet

Egyeztet

Egyeztet

Döntési javaslatot ad


Ellátja környezetvédelmi feladatokat



Ellátja honvédelmi feladatokat



Ellátja polgári védelmi feladatokat



Ellátja szociális feladatokat



Ellátja egészségügyi feladatokat



Ellátja gyermekjólétiDöntési gyermekvédelm feladatokat javaslatot ad


Ellátja a rehabilitációs és igazságügyi ágazati (PTKból eredő ügyek, hagyaték, hatósági bizonyítványok kiadása) feladatokat I. fokú városi építésügyi hatósági feladatok



Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad



Ellátja a foglalkoztatásszervezéssel kapcsolatos munkaügyi feladatokat



Okmányiroda

Gyámhivatal

Egyeztet

Döntési javaslatot ad Döntési javaslatot ad

Lehetséges kapcsolat típusok Információt kap Információt ad Döntési javaslatot kap Döntési javaslatot ad Egyeztet Véleményt kap Véleményt ad Végrehajtásra átadja Végrehajtásra átveszi A végrehajtást ellenőrzi

3. számú táblázat – kapcsolati mátrix minta

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

30 / 74


3.6 A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A tevékenység definiálása Ennek a területnek a fő feladata a hivatali egységek közötti hatékonyabb információcserét megvalósító támogató IT megoldások azonosítása. Emellett a meglévő rendszerek hatékonyabb integrációjára. Meg kell vizsgálni, hogy milyen lehetőségei vannak a kommunikációs kultúra beépítésének a belső folyamatokba, illetve dokumentált kommunikációs folyamatok létrehozása. Az elvégzett tevékenység Megvizsgálásra került, hogy a Hivatalon belül milyen IT megoldások használva az egymás közötti kommunikációra. Ezen megoldásokon keresztül valósítható meg a koordináció illetve folyamatkövetés, mennyire tud a beleavatkozni a folyamatokba, illetve hogy az irodák és munkatársak kommunikáció mennyire nyomon követhető.

vannak hogyan vezető közötti

Áttekintettük, hogy a hivatalba beérkező és kifelé irányuló kommunikációra mennyire láthat rá a vezető: például, hogy van-e bevett gyakorlata a levelezésbe a „másolatot kap” vagy „titkos másolatot kap” funkció használatának. Ezen felül megvizsgáltuk, hogy a hivatalon belül milyen, nem IT jellegű koordinációs funkció van használatban. Helyzet A hivatalban belső hálózat van használatban. Minden munkavállalónak van egy alkönyvtára, amelyben tárolja a dokumentumait. Ezen felül van mindenkinek egy olyan mappája, ami meg van osztva, és ahova a többi felhasználó is bemásolhat dokumentumokat. A hivatalon belül ilyen módon van megoldva a digitális alapú információ csere. A hivatalon belül 6 e-mail cím van használatban. Az irodák az egymás közötti kommunikációra azonban nem használják ezt a módot. Az ügyiratok irodák közötti követésének fő eszköze az iktató program. A testület minden tagjának van laptopja, a testületi ülések anyagát mindenki digitális formában kapja meg, illetve a tanácsteremben biztosított internet elérésen keresztül a hivatali honlapról is letöltheti azt. A dokumentumokhoz csak a felhasználói név és jelszó alkalmazásával lehet hozzáférni. A nem IT alapú koordinációs funkció a személyes ellenőrzésen és beszámoltatáson felül az alkalmankénti vezetői értekezlet.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

31 / 74


Az irodákon belül a munkafolyamatok felosztása a munkaköri leírásokban az irodavezetők döntése alapján történik. Az egyes folyamatleírásokat az ISO minőségirányítási rendszer dokumentációja is tartalmazza.

HIVATALON BELÜLI KOORDINÁCIÓS FUNKCIÓ

Az irodákon belüli munkamegosztás az alfeladatok között jól megoldott

Az irodán belüli alfeladatok

Munkamegosztás

Titkárság

▪ ▪ ▪ ▪

▪ Alfeladatok területenként, személyenként felosztva

Hatósági Iroda

▪ Szociális ▪ Gyám, gyermekjólét ▪ Népesség nyilvántartás

▪ Alfeladatok területenként felosztva

Okmányiroda

▪ Okmányonkénti alfeladatok

▪ Alfeladatok területenként felosztva

Pénzügyi Iroda

▪ Ellenőrzés, költségvetés ▪ Könyvelés, adatszolgáltatás, pénztár ▪ Adó

▪ Alfeladatok területenként felosztva, könyvelési alfeladaton belül nincs feladatfelosztás


▪ Egymástól nem elválasztható alfeladatok

▪ Egyenlő arányban van a felosztás AK, L-Z megosztás szerint

Képviselő testülettel kapcsolatos Iktatás Személyzeti, munkaügyi feladatok Szabálysértés, birtokvédelem

▪ A munkamegosztás az ISO minősítés szerint van felosztva ▪ Általában kapcsolt munkaköröket látnak el a hivatal dolgozói

21

Forrás: Interjúk, munkaköri leírások, munkaerő térkép

13. számú ábra – A hivatalon belüli munkamegosztás

Varga Istvánné irodavezetővel készített interjú alapján: A hatósági irodán a Winix programot használják, amelyet a Szoftverház készített. Lehet az ellátásokat rendszerezni, határozat mintákat szerkeszteni. Listát képes készíteni a pénzügy felé.23 Szilágyi József László Aljegyző úrral készített interjú alapján: Jó lenne Intranet a Hivatalon belül. A közös hálózaton belül megvannak osztva a jogosultságok, a könyvtárszerkezetet mi találtuk ki, de a file-ok törölhetőek, és nem biztosított a dokumentummozgások követése.24 Probléma A jelenlegi struktúrában a file-ok nyomon követése nincsen megoldva. Tehát, nem lehet azonosítani egyértelműen, hogy egy adott file átadásra került-e, átvételre került-e, történt-e benne módosítás és ki által. A mindenki számára megosztott könyvtár szerkezet miatt az egymásnak átadott, de még a saját mappába át nem mozgatott file-ok mindenki számára hozzáférhetőek, amelyek nem összeegyeztethetőek az adatvédelmi szabályzattal. 23 24

Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel Interjú Szilágyi József László Aljegyző Úrral TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

32 / 74


Az irodavezetői megbeszélések menetét, tartalmi elemeit, dokumentálását, valamint nyomon követését eddig csak az ISO minőségirányítási rendszer dokumentumai szabályozták a Hivatalon belül. A nem rendszeres vezetői értekezletek megnehezítik a folyamatok nyomon követését, a problémák gyors felismerését, kezelését. Javaslatok Az informatika tekintetében az informatikai fejlesztési javaslatban fejtjük ki bővebben a fejlesztési célokat. A munka szervezés tekintetében a rendszeres vezetői értekezletek nagyban növelnék a koordinációs funkciót. Ezzel jelentős munkaidő megtakarítás érhető el. Sikerének feltétele az optimális létszám (Irodavezetők – Jegyző – Aljegyző), a rövid időtartam (maximum 1 óra), és a rendszeresség helyes megválasztása (havonkénti). Az értekezlet témáját tekintve 4 fajta információ csere kerülne megbeszélésre: i. ii. iii. iv.

Tájékoztató és beszámoló Eligazító Problémamegoldó vagy kreatív Döntéselőkészítő és döntéshozó

A gyakorlatban ez jelenti, hogy minden osztályvezető és a szükség szerint kijelölt ügyintéző köteles felkészülni és részt venni a minden hónap utolsó keddjén tartandó vezetői értekezleten, amelyen jelen van a Jegyző és a Polgármester. Az értekezlet témái: • • • • •

múlt heti feladatok státusza a heti feladatok ügyek, melyekben utasítás, segítség szükséges projektek felelőseinek státuszjelentése a projekt előrehaladása, következő lépések, határidők, megoldandó problémák témakörében egyéb ügyek

A javaslat lényege, hogy kerüljön be a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ébe, hogy a Jegyző Asszony milyen rendszerességgel tart ilyen értekezletet.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

33 / 74


3.7 Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe A tevékenység definiálása Ezen a területen a hivatal és intézményei között szükséges információáramlás felmérése a cél, javaslattétel a kommunikáció korszerűsítésére formai, tartalmi és ütemezési szempontból. Javaslat elkészítése az adott intézménytípusokra vonatkozó beszámolórendszer kialakítására. Ezen felül feladat még a szükséges informatikai háttérről készített tanulmány elkészítése. A következő intézmények kerültek bevonásra: Városellátó Szervezet, II. Rákóczi Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Bárczay Anna Városi Óvoda, Városi Könyvtár és Közművelődési Intézmény, Mikrotérségi Családsegítő- és Gyermekjóléti Szolgálat, Szociális Gondozási Központ. Az elvégzett tevékenység A projekt keretében áttekintésre kerültek az intézmények alapító okiratai, a költségvetésük, a szakmai beszámolók. Megvizsgáltuk a projekt szempontjából érintett munkavállalók munkaköri leírásait. Áttekintésre került a hivatallal és a Városellátó Szervezettel történő információáramlás informatikai formája. Minden intézményvezetővel történt személyes interjú a hivatallal történő együttműködés hatékonyságáról, formáiról, ütemezéséről, az esetleges problémákról, fejlesztendő területekről. Áttekintettük az intézményeket érintő költségvetési testületi ülések, az intézmények vezetői által készített beszámolók, -előterjesztések elkészítésének menetét. Helyzet A Téglási Önkormányzat jelenleg 7 intézménnyel van kapcsolatban. Ezek közül a Városellátó Szervezet önállóan működő és gazdálkodó intézmény, a többi önállóan működő intézmény a Városellátó Szervezet intézmény gazdálkodása alatt. A mikrotérségi Bölcsőde és Szociális Gondozási Központ gazdálkodási feladatait a hajdúhadházi városgondnokság látja el. Minden intézménynek van intézményvezetője. Az intézmények különálló helyszínen és épületben működnek. Az információáramlásnak 4 fő területét lehet megkülönböztetni: az információáramlást a képviselő testület felé, a gazdálkodáshoz kapcsolódó információáramlást, a hivatal felé történő és a hivatali felől érkező információnyújtás és a beruházásokhoz, fejlesztésekhez kapcsolódó információk. Ezeket az 1. számú ábra foglalja össze. TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

34 / 74


INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS FORMÁI

Az információáramlás jól megoldott a hivatal és az intézmények között. A költségvetésen keresztül gyakorolható pénzügyi kontroll alacsony Költségvetés – Képviselő testület felé

Gazdálkodás – Hivatal felé

Információ nyújtás – Önkormányzat felé

Beruházás – Testület / Önkormányzat felé

Önállóan működő intézmények

▪ Közreműködik a költségvetés készítésében ▪ Félévente beszámoló

▪ A pénzügy elválik a Hivatalétól

▪ Normatívák kapcsán

▪ Testülettel együttműködés a beruházásokkal kapcsolatban ▪ Építésügy: beruházáshoz kapcsolódó információ szolgáltatás

Önállóan működő és gazdálkodó intézmények

▪ Gyámügy felé hiányzá- ▪ ▪ Saját költségvetésének ▪ Pénzügyeivel sok, problémák jelzése kapcsolatosan havi benyújtása cash-flow elszámolás ▪ Oktatásügy: statisztikák ▪ Félévente beszámoló jelentése, normatívák csak a Városellátó felé ▪ Zárszámadás igénylése, személyiügyi ▪ ▪ Negyedéves kérdések mérlegjelentések

Testülettel együttműködés a beruházásokkal kapcsolatban Építésügy: beruházáshoz kapcsolódó információ szolgáltatás

▪ Minél nagyobb az intézmény önállósága, annál kisebb az ellenőrzés foka a költségvetés felett ▪ A gazdálkodás kapcsán a kapcsolattartás rendszeres ▪ Az intézmények általában információt nyújtanak az önkormányzat felé, leginkább a gyámhivatallal és az oktatásüggyel és a pénzüggyel állnak kapcsolatban ▪ A beruházásokhoz a testülettel kell együttműködni, sikeres pályázat esetén az építésüggyel 22

Forrás: SZMSZ

14. számú ábra – Az intézményekkel történő információáramlás formái

A költségvetés tekintetében az intézmények önállóan állítják össze a költségvetésüket és a beszámolójukat a Városellátó és a Hivatal instrukciói szerint. Az információk átadása nagyrészt e-mail útján történik. Szabó Mónika óvodavezetővel készült interjúból: A városellátó szervezettel egyeztetünk a pénzügyek tekintetében. A béreket itt helyben készítjük elő, amihez kapunk instrukciókat. A pályázatfigyelés, a költségvetés készítés közösen zajlik a hivatallal.25 Lakatos Péter Városellátó vezetővel készült interjúból: A költségvetést e-mailben adják le a hivatalnak a költségvetés tervezési szakaszban.26 Sigér Sándornéval készült interjú alapján: A Városellátó szervezet által felügyelt intézmények a költségvetésüket maguk csinálják a Városellátó szerint megadott alapelvek szerint. 27 A gazdálkodás tekintetében a Városellátó minden hónapban küldi a pénzforgalmi jelentést az intézményeknek. Az egyeztetés napi szinten történik a Városellátó és az Intézmények között. A beszámolót a Városellátóval együttműködve készítik el az intézmények évente kétszer. A költségvetésbe tavaly került önálló mellékletekként bele az intézményenkénti költségvetési bontás. Ezen felül a havi cash-flow jelentés jellemző, mint egységes beszámolási rendszer. 25

Interjú Szabó Mónika óvodavezetővel Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével 27 Interjú Sigér Sándornéval 26

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

35 / 74


Interjú Siger Sándornéval - Városellátó szervezet - készült interjú alapján: Minden hónapban megy a pénzforgalmi jelentés az intézményeknek. 28 Az információ nyújtás tekintetében a szóbeli, nyomtatott és írásbeli kommunikáció is szokásos forma. Az SZMSZ Hivatalra vonatkozó függeléke szerint, annak II./2. l) pontjában a jegyzővel kapcsolatban a következő megállapítást teszik: „l) összehangolja a hivatal önkormányzati költségvetési szervek munkáját segítő és felügyelő tevékenységét” A Jegyző asszonnyal történő interjú alapján: A kapcsolat az intézményekkel jó. Vannak intézmény-vezetői ülések, amikor szükséges, év elején, év végén, költségvetéskor.29 Probléma Az intézmények közötti digitális információ átadás nem minden esetben van megoldva, illetve ha igen, akkor az e-mail formájában. Ezen felül az intézmények által készített költségvetésnek nincsen meg minden lépése digitális formában, ami megkönnyítené a tervezést és ellenőrzést. Egyes esetekben előfordul, például valamely intézmény által megírt előterjesztés esetében, hogy csak papír alapon kapja meg a dokumentumot a Hivatal, ezért azt újra be kell gépelni. A Hivatalban jól működő szoftverek alkalmazása – amelyek alkalmasak több kliens kiszolgálására is – nincs megoldva a Hivatal intézményeiben. Ilyen például az iktató vagy könyvelő program. Ezen felül a vezetői értekezleteknek nincsen meghatározott gyakorisága. Sigér Sándornéval készített interjú alapján: A részletes költségvetés csak papír alapon van meg. 30 Szabó Csaba informatikussal készített interjú alapján: Jelenleg nem egységes az irattározás.31 Javaslatok Célszerű lenne az intézményeket egy közös hálózatba kötni, vagyis egy eszközrendszert definiálni, amely a WEB-es csoport munkáját megalapozza. Erre az informatikai fejlesztési javaslatban térünk ki részletesen. A Web-es csoportmunka jellemzője, hogy a munkavégzés támogatására leghatékonyabban a különböző csoportmunka portálok alkalmazhatóak, melyek egy egységes webes felületet nyújtanak a munkacsoport számára. Ezen a felületen gyűjthető össze minden olyan információ, mely az adott feladat elvégzéséhez szükséges, illetve ezen a felületen keresztül történik a munkavégzés és a csapaton belüli kommunikáció.

28

Interjú Sigér Sándornéval Interjú Vatai Imréné címzetes főjegyző asszonnyal 30 Interjú Sigér Sándornéval 31 Interjú Szabó Csabával 29

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

36 / 74


A csoport-webhelyen történik a dokumentumok szerkesztése, véleményezése, jóváhagyása, a munkatársak itt érhetnek el minden információt, az adott témához kapcsolódó tudásbázist, cikkeket, dokumentációkat, linkgyűjteményt. A csoportmunka webhely támogatja a manapság népszerű együttműködési és információpublikálási funkciókat, mint a feladatok kiosztása és nyomon követése, fórumok, blog-ok, de ezen keresztül elérhetővé tehetők a különböző önkormányzati adatbázisokban tárolt adatok is. A csoportmunka portál termékek segítségével önkormányzati környezetben is egyszerűen elérhetőek az egyre nagyobb teret hódító web 2.0 megoldások (mint például saját wiki-k, melyekkel könnyen felépíthetőek különböző vállalati tudásközpontok, vagy az RSS, mely funkcióval naprakész információkat kaphatunk a portáltól). A különböző levelező és egyéb kommunikációs eszközök integrálása és a jelenlét érzékelés funkció pedig jelentősen elősegíti a hatékonyabb kommunikációt. Ezen felül hozzáférhetővé lehetne tenni a közösen használható programokat a többi intézményeknek is: Szabó Csabával készült interjú alapján: A mostani iktató programot fejleszteni lehetne, hogy ügyiratmenet figyelő funkciója is legyen. Jelenleg az intézmények nincsenek egy hálózaton, az jó lenne. Az még jobb lenne, ha támogatást lehetne nyerni üvegszál lefektetésére az intézmények között.32 Lakatos Péterrel készült interjú alapján: A Városellátó szervezetben a Tatigazdos könyvelő programot használják, de le akarják cserélni a hivatali programra.33 Szabó Mónika intézményvezetővel készült interjú alapján: Nincs ingyenes telefon összeköttetés a hivatallal. Még nincs saját honlapja az óvodának, csak a hivatali honlapon érhetőek el információk. 34 Ezen felül célszerű lenne rendszeresen, negyedévenként vezetői értekezleteket tartani az intézményvezetőkkel. Ezzel jelentős munkaidő megtakarítás érhető el. Sikerének feltétele az optimális létszám (Intézményvezetők – Polgármester – Jegyző – Aljegyző) és a rövid időtartam (maximum 1 óra), és a rendszeresség helyes megválasztása. Az értekezlet témáját tekintve 4 fajta információ csere kerülne megbeszélésre: i. ii. iii. iv.

Tájékoztató és beszámoló Eligazító Problémamegoldó vagy kreatív Döntéselőkészítő és döntéshozó

A javaslat lényege, hogy kerüljön be az önkormányzati SZMSZ-be, hogy a Polgármester Úr tart ilyen értekezletet.

32

Interjú Szabó Csabával Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével 34 Interjú Szabó Mónika óvodavezetővel 33

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

37 / 74


3.8 A projekt szemlélet megerősítése A tevékenység definiálása Ezen a területen a szervezeten belül projektszerű tevékenységgel foglalkozó köztisztviselők képzése-, valamint a csoportos együttműködés elsajátítására szolgáló technikák bemutatása történik meg. Egy önkormányzatnál a projektet úgy lehet definiálni, mint a nem rendszeres munkavégzés körébe tartozó, esetenként felmerülő vagy periódusonként megismétlődő olyan tevékenység, amelynek meghatározható egyértelmű eleje és vége. Ilyenekre példa az egyes beruházások, vagy a választások lebonyolítása, vagy egy új szoftver betanulása és alkalmazása.

Az elvégzett tevékenység Az elvégzett tevékenységeknek két nagy területe volt. Az egyik az oktatás, a másik a hivatali munkában megtalálható projektek azonosítása, ezek lebonyolításának folyamata, eszközei, a tudásbázis megalapozó dokumentum elkészítése. Az oktatás tekintetében az elvégzett 3 napos oktatás, amin 10 fő vett részt, a következő területeket érintette: projekt definíciók, projektek folyamata (fázisok, szintek bemutatása), közbeszerzési ismeretek, emberi erőforrás menedzsment, a projekt menedzsment jelentősége a beszerzésekben, projekt menedzsmentet támogató szoftverek, konfliktusok és problémák megoldása a projekt során. Az oktatás egy vizsgával zárult, amit minden résztvevő sikeresen tejesített. A hivatal tekintetében azonosításra kerültek az éppen folyamatban lévő projektek. A felújításhoz, építéshez kapcsolódó projekteket a 2. számú táblázat tartalmazza. Ezen felül a legfontosabb aktuálisan futó projektek a megváltozott KET elsajátítása, illetve a választáshoz kapcsolódó felkészülés. Áttekintésre kerültek a beruházásokhoz kapcsolódó testületi ülések előterjesztései és határozatai. Az interjúk és a munkaköri leírások során azonosítottuk a feladatfelosztás, ellenőrzés módját, a felelősségi köröket.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

38 / 74


Építés 1 Telekalakítás Bóti u. 2 Orvosi rendelő rekonstrukció, akadálymentesítés 3 Zöldterület fejlesztése a városközpontban 4 Dűlőutak tulajdonjogrendezés 5 Városi Bölcsőde felújítása és bővítése 6 Óvodai férőhely-kapacitás bővítése Téglás városában 7 Funkcióbővítő integrált települési fejlesztések 8 Téglási 2-0 jelű belvízelvezető főgyűjtő csatorna pályázati önerő 9 Belterületi útépítés 2009. évi közp. tám.-ból 10 Téglási belterületi utak pályázati önrész 11 Alkotmány-Kossuth u. EAOP pályázati önrész 12 Városi Sportpálya rekonstrukciója EAOP pályázat önrész 13 Tekepálya pályázati önerő 14 Súlyemelők részére edzőterem kialakítása Intézményi beruházás 15 Informatikai fejlesztés 16 Szervezetfejlesztési projekt Felújítás 16 Fényes u.-i iskola fűtéskorszerűsítés

4. számú táblázat: a Hivatalban zajló beruházási, fejlesztési projektek a 2010-es költségvetés 5.a. számú melléklete alapján

Helyzet A beruházások, építések, felújítások nagy része pályázat útján elnyert támogatás keretei között valósul meg. A pályázatok sikeres lebonyolításához több iroda együttes munkájához is szükség van. A pályázatok figyelés több irodán és helyen is történik. A pályázatok kiválasztása a pályázati referens, a jegyző, a polgármester és a képviselő testülettel egyetértésben történik. A pályázat megírása a Pénzügyi és Településfejlesztési Irodán történik vagy egy felkért pályázatíró cégen keresztül, amelyhez adatokat a pénzügyi iroda is szolgáltat. A kivitelezők pályáztatását is vagy saját hatáskörben vagy felkért cégen keresztül valósítja meg az önkormányzat. A további pályázati beszámolók és elszámolások is itt történnek. A szakmai teljesítést általában a Városellátó Szervezet hagyja jóvá. A pénzügyi kifizetések, ellenőrzések a pénzügyi irodán történnek meg. A teljes projekt szakmai felügyeletét a Jegyző Asszony végzi. A beruházások, projektek helyzetéről, státuszáról képviselő testület rendszeres tájékoztatást tart. A pályázatokhoz kapcsolódó beruházások nagyon fontos szerepet töltenek be az önkormányzat működésében, ugyanis a magas támogatásai arányon keresztül az önkormányzat olyan beruházásokat is eszközölni tud, amelyet önerőből nem lenne képes. Ellenben a pályázatoknak nagy adminisztrációs követelménye és szigorú elszámolási követelményei vannak.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

39 / 74


Probléma Látható, hogy egy pályázat lebonyolításában nagyon sok szereplő együttműködése szükséges. Jelenleg nincsenek alkalmazva olyan vezetői eszközök, amelyek egységes keretbe foglalva folyamatában követné a projektek állását vagy fórumot teremtene a hivatalon belül dolgozó, több embert érintő projektek kapcsán egy közös egyeztetésre. Ezen felül a projektekhez nem használ az önkormányzat folyamattámogató szoftvert. Az elmúlt időszakban ezen a területen nem történt oktatás sem, amely segíthetne az együttműködésben, koordinálásban. “1 képviselő … véleménye szerint … az egyszemélyi irányítás mellett érdemi csapatmunkával kellene hatékonnyá tenni a munkavégzést”35 Javaslatok A hivatalban zajló projektmanagement oktatás a problémák nagy részét orvosolja. A projektmanagement oktatás tematikája az 1. számú mellékletben található. Az oktatás részét képezte az MS-Project nevezetű program használata is, amelyre gyakorlati feladat megoldása a képzés részét képezte. Ezen felül célszerű bevezetni egy rendszeres irodavezetői értekezletet, ahol az aktuális projektek státuszáról mindig beszámol a projektet menedzselő munkatárs a következő 3. számú táblázat alapján: Projekt előrehaladási jelentések használata # Projekt név 1

Felelős

Státusz

Határidő

Következő lépés

Következő lépés határideje

Végső határidő

Megjegyzés

Zöldterület fejlesztés a városközpontban Városi orvosi rendelő épületének átalakítása, felújítása-helyi egészségház kialakítása Új szervezeti-működési kultúra széleskörű elterjesztése Téglás Város Polgármesteri Hivatalában

2 3 4 5 6 7 8 9 1 0

5. számú táblázat: Projekt előrehaladási jelentés 35

ertekeles kepviselői 2009.doc TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

40 / 74


4 A költségvetési javítása

gazdálkodás

eredményességének

4.1 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása A tevékenység definiálása A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásához kapcsolódóan a pénzügyi felelősségi pontok hozzárendelését végeztük azon releváns döntési helyekhez, szervezeti egységekhez, amelyek pénzügyi mozgásokat indukálnak (bevétel és kiadási oldalon egyaránt). Az elvégzett tevékenység Megvizsgáltuk a gazdálkodási jogkörök kialakítását, a vagyongazdálkodás folyamatát, az önkormányzat vagyonának összetételét, valamint a gazdálkodás stabilitását. A gazdálkodási jogkörök vizsgálata során elsősorban a Polgármesteri Hivatal kötelezettségvállalásról szóló szabályzatában foglaltak kerültek átvizsgálásra. Elemzésre kerültek a felelősségi körök a vagyongazdálkodás folyamatában. Felmértük a tárgyi eszközök súlyát az önkormányzat vagyonában, valamint azok összetételelét. Mérlegelemzést végeztünk, hogy képet kapjunk a gazdálkodás stabilitásáról. Helyzet A kötelezettségvállalásról szóló szabályzat alapján kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés és szakmai teljesítésigazolás területeihez meghatározott felelősök tartoznak, valamint több meghatalmazott, aki jogosult az adott tevékenység elvégzésére. Külön szabályként érdemes megemlíteni, hogy a szabályzatban rögzített értékhatár – 50.000,-Ft – alatti kötelezettségvállalás esetén az írásbeliség eltörlése könnyíti a kötelezettségvállalás folyamatát. A dokumentum megfelel a törvényi előírásoknak, így további vizsgálatot nem igényel. A Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás kialakítását, a felelősségi körök megosztását az 15. számú ábrán mutatjuk be.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

41 / 74


PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI FELELŐSSÉGVÁLLALÁS - VAGYONGAZDÁLKODÁS

Az önkormányzati vagyon felett elsősorban a képviselő testület jogosult rendelkezni költségvetési rendelet formájában

Polgármester

Felelősségi körök

▪ ▪ átmenetileg szabad pénzeszközök lekötése ▪ vagy befektetése ▪ átmeneti segélyezési formák ▪ rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása ▪ ▪ napközbeni ellátásokért fizetendő térítési díjak mérséklése, elengedése ▪ ▪ a nettó egyszázezer és egymillió Ft közötti értékű ingóságok adásvétele, cseréje megterhelése és ▪ bérbeadása

Képviselő testület vagyoncsoportokba történő besorolások ingatlanok adásvétele, cseréje, megterhelése, bér-beadása és egyéb ügyei egymillió forint nettó értékhatár feletti ingóságokkal kapcsolatos döntések törzsvagyonrészek külső szervek részére üzemeltetésbe-kezelésbe történő átadása a Polgármesteri Hivatal által igénybe vehető hitel összege és annak felhasználási céljai

Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság ▪ javaslatot tesz hitelek ▪ felvételére ▪ az önkormányzati tulajdonban lévő földterületek hasznosítására javaslatot tesz ▪ figyelemmel kíséri évközben a gazdálkodás menetét ▪ figyelemmel kíséri a költségvetési bevételek alakulását, a vagyonváltozás alakulását, értékeli az azt előidéző okokat ▪ véleményezi az éves költségvetési tervjavaslatot és a végrehajtásáról szóló féléves, éves beszámolót

Intézmény

jogosultak a kezelésükben lévő vagyon ingyenes használatára, hasznainak szedésére, birtoklására, hasznosítására, a százezer forint és egymillió forint közötti nettó értékű ingóságok elidegenítésére a polgármester előzetes döntésének kikérésével; egyszázezer forint alatt saját hatáskörben jogosultak eljárni

▪ A bizottságok szerepe a vagyongazdálkodás folyamatában alacsony: a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság csak javaslattételi, véleményezési jogkörrel rendelkezik, döntéseket nem hozhat

3

Forrás: 15/2006., SZMSZ

15. számú ábra – Felelősségi körök megoszlása a vagyongazdálkodás esetében

Ingatlanok adásvétele, cseréje, megterhelése, bérbeadása és egyéb ügyei tekintetében a Képviselő-testület megtartotta magának a döntést. Ingóságok tekintetében viszont a felelősségi jogkörök megoszlanak: százezer forintig az intézményvezetők saját hatáskörben járhatnak el, egymillió forintig a polgármester úr hagyja jóvá az ügyleteket, a Képviselő-testület pedig csak az egymillió forint feletti értékű ingóságok vonatkozásában dönt. Az intézmények szabadon gazdálkodhatnak a megállapított kereten belül, beruházás esetén viszont egyeztetnek – mondta Szabó Mónika az óvoda vezetője. (2) Az önkormányzat vagyoni összetételének vizsgálata szerint a 2008. évi vagyonmérleg adatai alapján a tárgyi eszközök teszik ki az eszközök legnagyobb részét, 83%-ot. Az ingatlanok és a kapcsolódó vagyoni értékű jogok aránya a tárgyi eszközökön belül 96%-os, ami azt jelenti, hogy az összes eszköz 80%-a ingatlanokhoz kapcsolódik – melyről kizárólag a Képviselő-testület jogosult dönteni.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

42 / 74


PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI FELELŐSSÉGVÁLLALÁS - TÁRGYI ESZKÖZÖK

Az önkormányzat összes eszközének 83%-át a tárgyi eszközök teszik ki

Tárgyi eszközök aránya az összes eszközön belül

Tárgyi eszközök összetétele, ezer Ft

Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok

Egyéb eszközök

Tárgyi eszközök

96%

Gépek, berendezések és felszerelések

1%

Járművek

1%

Beruházás, felújítás

3%

▪ A tárgyi eszközök közül az ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok képviselik a legnagyobb értéket

4

Forrás: 2008. évi önkormányzati vagyonmérleg

16. számú ábra – Tárgyi eszközök megoszlása A vagyon nyilvántartása a Corso programban történik. (4) Az önkormányzat gazdálkodásának elemzése céljából elvégeztük a vagyonmérleg adataiból a vagyoni és pénzügyi helyzet elemzését (lásd 16. számú ábra). Hét különböző mutatót számoltunk 2007. és 2008. évre, melyek jellemzik a gazdálkodás stabilitását. •

•

• • •

•

A saját tőke aránya mutató a saját tőke-idegen tőke arányát mutatja. A mutató 100% felett jónak mondható, ezért a kapott 746%, valamint 601% igen magas, bár kisebb mértékű csökkenés következett be 2007-ről 2008-ra. A vagyonfedezeti mutató a saját tőke és a befektetett eszközök arányát fejezi ki. Mivel sem a 2007., dem a 2008. évben nem éri el a 100%-ot, ezért a gazdálkodás kiegyensúlyozott. Az eladósodottsági mutató a kötelezettségek saját tőkén belüli arányát jelenti, mely 10% körül mozog. A tőkeerősség a saját tőke aránya az összes forráshoz viszonyítva. A mutató 30% feletti összege kedvező, így a kapott 88%, valamint 86% elfogadható. A befektetett eszközök aránya az összes eszközön belül 96%, 92% - mely alapján a forgóeszközök mértéke igen alacsony. A pénzügyi helyzet mutatói (likviditási ráta, likviditási gyorsráta) alapján a forgóeszközök általi rövid lejáratú kötelezettségek fedezete magas, ugyanis a mutatók 100% körüli értéke már elfogadható. 2008. évre a mutatók mértéke igen

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

43 / 74


nagyarányú növekedést mutat, mely a forgóeszközök mértékének növekedéséből, valamint a rövid lejáratú csökkenéséből fakad.

kötelezettségek

A mutatók alapján az önkormányzat gazdálkodása stabilnak mondható, melyet a mélyinterjúk során elmondottak is igazolnak, a fizetési határidők betartásával nincs probléma. (1) PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI FELELŐSSÉGVÁLLALÁS - MÉRLEGELEMZÉS

Az önkormányzat gazdálkodása stabilnak mondható Kritikus pont

2007 2008 Pénzügyi helyzet elemzési mutatói, %

Vagyoni helyzet elemzési mutatói, %

▪ ▪

A mutatók alapján a saját tőke aránya nagyon magas A forgóeszközök kis arányt képviselnek az összes eszközön belül, ugyanakkor teljes mértékben fedezik a rövid lejáratú kötelezettségeket

5

Forrás: Acquicon

17. számú ábra - Mérlegelemzés Jegyzőasszony(3) elmondása alapján a bizottságok, a pénzügyi iroda munkatársai, valamint ő maga együtt foglalkoznak a vagyonnal történő gazdálkodással, és biztosítják annak megfelelő működését többéves tapasztalat alapján, valamint többször tanácskoznak is a témában. Probléma A Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság részére ugyan nem delegáltak döntési jogkört a vagyongazdálkodás területén, de véleményezési jogkörrel rendelkezik. Összesen hat taggal rendelkezik, melyből 1 fő, testületen kívüli tag. Ezáltal a vagyongazdálkodás folyamatában, mindössze egy külsős tag vesz részt. A pénzügyi iroda munkatársainak munkaköri leírásaiban nem szerepel a vagyonnal történő gazdálkodással kapcsolatos javaslattételi kötelezettség.

Javaslatok

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

44 / 74


A bizottsági létszám 7 főre történő megemelésével további két személy bevonásra kerülne, akiknek szakértelmével, tapasztalatával további ötletek, megoldások születhetnek a megoldandó problémák tekintetében, ezáltal a felelősség is több emberre oszlana. A pénzügyi iroda megfelelő munkatársainak munkaköri leírásaiba kerüljön bele a vagyongazdálkodással kapcsolatos javaslattételi jogkör, ahogyan az a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság hatásköre között is szerepel.

Felhasznált interjúk: (1)

Kovács Lajosné –Pénzügyi és Településfejlesztési Iroda irodavezetője

(2)

Szabó Mónika – Bárczay Anna Városi Óvoda vezetője

(3)

Vatai Imréné – Címzetes főjegyző

(4)

Frissné Kovács Orsolya – Pénzügyi ügyintéző

Felhasznált irodalom: • • • • •

Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról, Téglás Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata, Téglás Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 15/2006. (VI. 28.) rendelete az Önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól, Téglás Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Kötelezettségvállallás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, rendjének szabályzata 217/1998. (XII.30) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

45 / 74


4.2 Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között A tevékenység definiálása A költségvetés alkotása során fontos szerepet játszanak az önkormányzat által korábban meghatározott szakpolitikai prioritások, ezért szükséges azokat megfelelő mértékben figyelembe venni. A tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása közötti témáról készített jelen tanulmányban kitérünk a költségvetési gyakorlat felülvizsgálatának fontosságára az egyes költségeket okozó tényezők tételes felülvizsgálatának módszerével.

Az elvégzett tevékenység Jelenleg a városfejlesztés stratégiáját a következő két dokumentum határozza meg: • •

Téglás Város Önkormányzat gazdasági programja 2007-2010. Téglás Város Integrált Városfejlesztési Stratégiája 2010.

Mivel ez utóbbi dokumentum az elemzés idején még nem állt rendelkezésre, ezért a gazdasági program irányelvei kerültek figyelembe vételre. Megvizsgáltuk, hogy a célkitűzések milyen mértékben teljesülnek az éves költségvetésekben.

Helyzet A gazdasági program azon célkitűzéseket, feladatokat fogalmazza meg – a költségvetési lehetőségekkel összhangban –, melyek az önkormányzat által nyújtandó kötelező és önként vállalt feladatok biztosítását és fejlesztését szolgálják. A dokumentum kijelöli a stratégiai irányokat, azonban a célkitűzések sokrétűsége és mennyisége miatt szükséges a prioritások meghatározása. A gazdasági program mellékletében nyolc beruházás kerül ismertetésre, melyek között az érintett évek legfontosabb stratégiai céljai, fejlesztései szerepelnek. A projektek illeszkednek a gazdasági program célkitűzéseihez, azonban azok közül csak néhányat fednek le. A 18. számú ábrán mutatjuk be ezek összefüggéseit.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

46 / 74


TARTALMI ÉS ELJÁRÁSI KAPCSOLAT A PRIORITÁSOK ÉS A KÖLTSÉGVETÉS KÖZÖTT 1/2

A jelenlegi Gazdasági program a 2007-2010 időszakra határozza meg a fő célok közül a legfontosabbakat, melyeket projektek által kíván megvalósítani

Projektekkel nem lefedett

Projektekkel lefedett

Gazdasági program célkitűzései ▪ ▪ ▪ ▪

Téglási utak, utcák szilárd burkolattal való ellátása Terv a felszíni csapadékvíz elvezetés és csatornahálózat kiépítésére. Városközpont rehabilitációja, új arculatú városközpont kialakítása. Alkotmány-Kossuth utcák teljes hosszának felújítása, a kerékpárúttal együtt. ▪ Mezőgazdasági utak építése. ▪ A közoktatás, nevelés feltételeinek további javítása ▪ Környezetvédelem, a zöld felületek, a virágosítás, parkosítás. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Bentlakásos idősek otthona építése. Vasútállomás és környékének rehabilitációja. Lakótelepek épületeinek, környezetének felújítása. Sportolási lehetőségek, ill. a Sportpálya további fejlesztése. Ipari park hasznosítási program. Közmunka program, munkanélküliek foglalkoztatásának elősegítésére. A meglévő egészségügyi szolgáltatások bővítése. Eddigi jó kapcsolatok ápolása, továbbépítése a helyi egyházakkal. Polgárőr Szervezet részére a szolgálat ellátásához szükséges feltételek biztosítása. ▪ Legmodernebb kábeltelevízió hálózat kiépítése, telekommunikációs hálózat fejlesztése. ▪ Fokozottabb figyelem a településen élők minden rétegére. ▪ Településen működő valamennyi vállalkozó, vállalkozás lehetőségek szerinti segítése.

Projektek 1. Útépítési program 2 db/év 2. Rekultiváció 3. Dűlőutak építése 4. Óvoda, bölcsőde rekonstrukciója 5. Városközpont rehailitációja 6. Régi 4-es út felújítása 7. Csapadékvíz csatorna-hálózat 8. Fejlesztési célú hiteltörlesztés

▪ A Gazdasági program mellékletében meghatározott projektek illeszkednek a fő célkitűzések egyes pontjaihoz

6

Forrás: Gazdasági program

18. számú ábra – Gazdasági program célkitűzései és projektek összefüggése A beruházások ütemezése négy évre előre történik meg a gazdasági program összeállításakor. Vizsgáltuk a költségvetések alapján a 2007-ben elfogadott ütemezés megvalósulását 2009. évig. Az 19. számú ábrán jól látható, hogy a meghatározott célkitűzések közül több, mint a fele nem éri el az erre az időszakra tervezett kiadásokat, valamint az útépítésre fordított összeg jóval meghaladja a tervezett összeget. Probléma A tervezett és a tényleges kiadások közötti különbségek nyomon követése a következő évi költségvetések tervezésekor nem történik meg, ezáltal az elfogadott előirányzatok teljesen eltérőek lehetnek a korábban már elfogadott tervekhez viszonyítva. Javaslatok A nagymértékű eltérések elkerülése érdekében javasoljuk, hogy az adott évi költségvetési koncepció kialakításakor vegyék figyelembe a gazdasági programban elfogadott projektek javasolt kiadásait. Az 2. számú melléklet a tervezés könnyítése érdekében használható. A táblázat felsorolja vízszintesen a gazdasági program célkitűzéseit, függőlegesen pedig az adott évhez tartozó intézkedési terveket tartalmazza összegszerűsítve. A melléklet a gazdasági program célkitűzéseinek ütemezését ellenőrzi, ezzel figyelemmel kísérve a gazdasági program megvalósulását, felhívva a figyelmet az újratervezés lehetőségére.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

47 / 74


TARTALMI ÉS ELJÁRÁSI KAPCSOLAT A PRIORITÁSOK ÉS A KÖLTSÉGVETÉS KÖZÖTT 2/2

A jóváhagyott előirányzatok nem tükrözik a Gazdasági program projekt terveit 2007-2009 előirányzatok összesen 2007-2009 gazdasági program alapján projektek ütemezése

Felhalmozási kiadások, ezer Ft

▪ A meghatározott célkitűzések közül nyolcból öt projekt nem éri el a tervezett kiadásokat ▪ Összességében a tervezett 708.949 eFt-ból 527.948 Ft valósult meg ezen időszak alatt ▪ Az útépítésre fordított összeg meghaladta a tervezett összeget ▪ A régi 4-es út felújítása 2010-ben fog elkezdődni a tervek alapján ▪ A csapadékvíz csatornahálózat építése a tervezettnél előbb megkezdődött

7

Forrás: 2007., 2008. évi beszámoló, 2009. évi módosított költségvetés, Gazdasági program

19. számú ábra – Felhalmozási kiadások 2007-2009. A melléklet a gazdasági program mellékleteként kell használni, és azt minden évben a zárszámadás után felül kell vizsgálni. Felelős kinevezése történjen meg a gazdasági program célkitűzéseinek megvalósításának ellenőrzéséhez, és ez a feladatkör kerüljön rávezetésre a munkaköri leírásába.

Felhasznált irodalom: • Téglás Város Önkormányzat gazdasági programja 2007-2010. • Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 8/2008. (IV.17.) rendelete az Önkormányzat 2007. évi költségvetési zárszámadásáról • Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 9/2009. (IV.23.) rendelete az Önkormányzat 2008. évi költségvetési zárszámadásáról • Téglás Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 16/2009. (IX.16.) rendelete Téglás Városi Önkormányzat 2009. évi költségvetését megállapító 2/2009. (II. 16.) rendelet módosítására

4.3 A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

48 / 74


A tevékenység definiálása A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata vizsgálata elsősorban az esetlegesen feltárt szűk keresztmetszetek kezelésére irányult. Az elvégzett tevékenység A költségvetés készítés folyamatának felülvizsgálatára leginkább a mélyinterjúk készítése során tértünk ki, valamint feldolgoztuk az ide vonatkozó írásos anyagokat. Helyzet Ahogyan azt az önkormányzat szervezeti és működési szabályzata is tartalmazza, a képviselő-testület az önkormányzat költségvetését két fordulóban állapítja meg: • •

az első fordulóban a tárgyév kezdete előtt a költségvetési koncepciót határozza meg, míg a második fordulóban a tárgyév február 15-től a jegyző által összeállított és a polgármester által előterjesztett költségvetési rendelettervezetet vitatja meg és dönt annak jóváhagyásáról, illetve módosításáról.

Minden évben a jegyzőasszony összeállítja az éves ütemtervet a költségvetés tervezésével kapcsolatban a törvényi előírások figyelembevételével. (4) A 2009. évi tervezés kapcsán ez a következőképpen nézett ki: 1. A 2009. évi költségvetés tervezési tájékoztató kiküldése az önállóan és részben önállóan gazdálkodó intézmények vezetőknek Határidő: 2009. január 7. 2. Az intézményi szintű tervezés az Országgyűlés által elfogadott 2008. évi CII. törvény a Magyar Köztársaság Költségvetéséről, valamint a 115/2008. (XI. 27.) határozattal elfogadott 2009. évi költségvetési koncepció irányelveinek figyelembevételével 3. Az elkészült intézményi költségvetési tervezetek leadási határideje: Határidő: 2009. január 19. 4. Intézményvezetőkkel és érdekképviseleti szervekkel történő egyeztetés: Határidő: 2008. január 22. (Ezt követően további egyeztetésekre kerülhet sor.) 5. A Polgármester a Képviselő–testület Pénzügyi bizottsága elé terjeszti a rendelettervezetet. 6. Az egyeztetéseket követően az Áht. 71. § (1) bekezdése értelmében a rendelettervezetet a Polgármester február 15-ig nyújtja be a Képviselő-testületnek. 7. Az Áht. 72. § szerint az Önkormányzatnak információszolgáltatási kötelezettsége van a Kormány felé, melynek határideje február 15.-től számított 30. nap.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

49 / 74


Az önkormányzat költségvetésének alkotási folyamatát a 20. számú ábra mutatja be. A KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉSÉNEK ÉS ELFOGADÁSÁNAK FOLYAMATA

A költségvetés készítésében az önkormányzat dolgozói aktívan részt vesznek

Költségvetési koncepció Tartalma

▪ Bevételi források ▪ Kiadási szükségletek ▪ Bővítési lehetőségek ▪ Alternatívák

Költségvetési javaslat

Rendelettervezet

Megküldés a költségvetési szerveknek

Végleges költségvetés

▪ Intézmények költségvetései ▪ Alapelőirányzat ▪ Előirányzati többlet

▪ Tv. által meghatározott tartalom ▪ Következő 2 év előirányzatai

Résztvevők ▪ Jegyző, ▪ Pü. Iroda ügyintéző, ▪ Polgármester ▪ Intézményvezetők

▪ Pü. Iroda ügyintéző ▪ Intézményvezetők ▪ Pü. Bizottság ▪ Polgármester

▪ Pü. Iroda ▪ Jegyző ügyintéző ▪ Pü. Iroda ügyintézők ▪ Intézményvezetők ▪ Polgármester

▪ Pü. Iroda vezető

Határidő

▪ Január 19.

▪ Február 15.

▪ Rendelettervezet előterjesztését követő 30 nap

▪ November 20.

▪ Rendelettervezet

▪ Rendelet elfogadását követő 15 nap

▪ Nyomtatványgarnitúra ▪ Információs füzetek

▪ A költségvetés elfogadása két fordulóban történik a képviselő testület által: – Költségvetési koncepció meghatározása – Költségvetési rendelettervezet megvitatása jóváhagyása, módosítása

Forrás: SZMSZ, 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, 1992. évi XXXVIII. törvény

8

20. számú ábra – Költségvetés tervezése Az önkormányzat intézményei a költségvetés tervezését önállóan végzik, szorosan egyeztetve a Polgármesteri Hivatallal, jegyzőasszonnyal. (5) (4) A Városellátó szervezet intézményei először saját tervezetüket készítik el, majd azt egyeztetik a Városellátó szervezettel. (2) (6) A Polgármesteri Hivatalban a tervezés az irodavezetők bevonásával történik. A jegyzőasszony külön felszólítást küld javaslattételre az érintetteknek, a kívánt adatok és a leadási határidő pontos megjelölésével (4). A tervezésben elsősorban a Pénzügyi és Településfejlesztési Iroda munkatársai vesznek részt, közülük is kiemelt szerepet kapott Frissné Kovács Orsolya, aki a következő tevékenységekért felelős: • •

Az intézményvezetők és a társirodák vezetőinek bevonásával elkészíti a következő évi költségvetési koncepció munkaanyagait, A költségvetési szervek (intézmények) részére a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatban írásban tervezési, módszertani útmutatót ad ki, abban előírva a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatos szakmai és pénzügyi követelményeket,

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

50 / 74


•

•

• •

Előkészíti az éves költségvetést: elkészíti a polgármesteri hivatal és a hozzá tartozó szakfeladatok költségvetési tervét, valamint előkészíti polgármesteri előterjesztésre az éves költségvetési rendelet – tervezetet, Begyűjti az önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás alapját képező mutatószámokat az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - valamint felülvizsgálat után a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósághoz (továbbiakban: Igazgatóság) határidőre továbbítja, A költségvetési rendelet elfogadását követő 5 napon belül, annak elfogadásáról és az őket érintő keretszámokról írásban tájékoztatja az intézményeket, Elvégzi a költségvetési nyomtatványgarnitúra kitöltését és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt - az Igazgatóság részére - határidőre leadja.

A Pénzügyi és Településfejlesztési Iroda vezetője, Kovács Lajosné felelős a költségvetési rendelet határidőben történő elkészítéséért, közreműködik a költségvetési rendelet-tervezet, valamint az ahhoz kapcsolódó rendelet-tervezetek elkészítésében. Probléma Összességében elmondható, hogy a költségvetés tervezésének folyamata jól átlátható, összefogott kereteken belül történik, folyamatos egyeztetések végrehajtásával és a törvényi szabályozások, határidők figyelembe vételével. Javaslataink éppen ezért csak érintik ezt a területet.

Javaslatok Az 1.1 pontban megtett javaslatunk vonatkozik ezen pontban tárgyalt tevékenységre: A költségvetési javaslat véleményezése a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság, valamint könyvvizsgáló bevonásával történik. A költségvetés tervezési folyamatában ezáltal, mindössze egy külsős tag vesz részt. A korábban már említett javaslat (a bizottsági létszámok megemeléséről) elfogadásával a bizottsági létszám 7 főre emelkedne, így további két személy bevonásra kerülne a véleményezésbe. Az előző pontban (1.2 pont) említésre került, hogy a gazdasági programban megtervezett és a tényleges kiadások közötti különbségek nyomon követése a következő évi költségvetések tervezésekor nem történik meg, ezáltal az előirányzatok teljesen eltérőek lehetnek a korábban már elfogadott tervekhez viszonyítva. A nagymértékű eltérések elkerülése érdekében továbbra is javasoljuk, hogy az adott évi költségvetési koncepció kialakításakor vegyék figyelembe a gazdasági programban elfogadott projektek javasolt kiadásait, ugyanis véleményünk szerint a költségvetés tervezésekor erre nem fektetnek kellő hangsúlyt. Az ehhez tartozó felelős kinevezése történjen meg, és a munkaköri leírásába kerüljön rávezetésre e kötelezettség. A jegyző által a hatósági, valamint pénzügyi irodához intézett felszólításában az adatszolgáltatáskor szerepeljen felhívás a 2. számú mellékletben található kimutatás

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

51 / 74


elkészítésére, mely a gazdasági program mellékleteként használandó. Minden évben a zárszámadást követően frissíteni kell a kimutatást, így a Képviselőtestület tagjai is minden évben követni tudják a gazdasági program irányszámainak teljesülését. Felhasznált interjúk: (1)


(2)

Szabó Mónika – Bárczay Anna Városi Óvoda vezetője

(3)

Vatai Imréné – Címzetes főjegyző

(4)

Frissné Kovács Orsolya – Polgármesteri Hivatal pénzügyi ügyintézője

(5)

Sigér Sándorné - Városellátó Szervezet gazdasági vezetője

(6)

Szilágyiné Bodnár Erzsébet - az általános iskola igazgatója

Felhasznált irodalom: • • • • •

Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről A 2009. évi költségvetés tervezésével kapcsolatos tennivalók ütemezése Munkaköri leírások

4.4 Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása A tevékenység definiálása A költségvetés tervezési és végrehajtási technikák vizsgálata során elsődleges cél volt annak kiderítése, hogy a folyamatköltség számítás és a nullabázisú tervezés módszertanának alkalmazásával lehet-e növelni bizonyos területeken a tervezés és végrehajtás hatékonyságát. Az elvégzett tevékenység Elsőként a tervezés folyamatát, utána pedig a végrehajtási tevékenységet vizsgáltuk. Felsorakoztattuk a tervezési metódusokat, majd a 2008. költségvetés és zárszámadás segítségével átnéztük az adott évi előirányzatok teljesülését az önkormányzatra és intézményeire. Végül a költségvetési rendeletben kialakított végrehajtási szabályokat elemeztük. Helyzet A 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről konkrétan meghatározza a költségvetési javaslat kidolgozásának menetét, melyet a

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

52 / 74


21. számú ábra szemléltet. A tervezési technikák közül négy fajtát használnak a költségvetés tervezéséhez általában az önkormányzatok, különböző területekre.

KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSI ÉS VÉGREHAJTÁSI TECHNIKÁK – A TERVEZÉS

A költségvetés tervezési technikákat egymás mellett alkalmazzák

Bázison alapuló

Tervezési technikák

Feladat normákkal számított

Feladat finanszírozás

▪ Költségvetési javaslat

▪ Normatív hozzájárulások

▪ Központi beruházások ▪ Uniós beruházások ▪ Nemzetközi fejlesztési programok ▪ Nemzetközi segélyek

Nullbázisú

Javasolt előirányzat +

▪ Előző év eredeti előirányzat

+ –

▪ Szerkezeti változások

=

▪ Bázis előirányzat

+ –

▪ Szintrehozás

=

▪ Alap-előirányzat

+

▪ Előirányzat többlet

=

▪ Tárgyévi javasolt előirányzat

▪ A jogszabály meghatározza, hogy egyes előirányzatok tervezésénél mely technikákat kell alkalmazni

9

Forrás: SZMSZ, 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet

21. számú ábra – Előirányzatok tervezési technikái Kovács Lajosné az interjú során elmondta, hogy a tervezés irányszámok alapján, az előző évi várható adatok, bővüléseket figyelembe vételével történik. A szükséges kiadásokat pl. korszerűsítéseket – ha az előző évben nem volt rá fedezet – gyűjtjük egy nyilvántartásban és a jövő évi előirányzatokba megpróbáljuk betervezni azokat. Az ERVIK költségvetést tervező programja alapján, ami 10-15 táblázat. (1) Frissné Kovács Orsolya elmondta, hogy: a tervezés nem a Corso-ban zajlik, hanem táblázatokban; tavalyi számokból indulnak ki; a teljesítésre le lehet kérdezni táblákat; a költségvetés jóváhagyása után viszik fel a programba a számokat. (2) A költségvetést évente minimum négyszer módosítják, főként a pályázatok miatt: önerő, jogcím pontosítása miatt; normatívák módosításakor; működéses módosítások esetén: Bursa Hungarica vagy iskolatej pályázat miatt. (1) A 22. számú ábrán látható, hogy a 2008. évi költségvetés a negyedik módosításhoz képest milyen mértékben teljesült, a 23. számú ábra pedig az előirányzat-csoportok teljesülését mutatja. Jól látható, hogy ténylegesen a beruházások, hitelek miatti változások okoztak eltérést a teljesítésnél.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

53 / 74


KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSI ÉS VÉGREHAJTÁSI TECHNIKÁK– A VÉGREHAJTÁS 3/1

A 2008. év folyamán a költségvetés teljesülése nem érte el a tervezett szintet

Bevételek 2008., ezer Ft

Kiadások 2008., ezer Ft

▪ A bevételi előirányzatok 95%-a teljesült a 4. módosításhoz képest ▪ A kiadási jogcímek 85%-ban teljesültek

10

Forrás: 2008. évi költségvetési rendeletek, beszámoló

22. számú ábra – 2008. évi költségvetés teljesülése KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSI ÉS VÉGREHAJTÁSI TECHNIKÁK– A VÉGREHAJTÁS 3/2

A kiadási előirányzatok közül szinte minden alulteljesült 2008-ban Kevesebb

Több

Kiadási előirányzatok teljesülése 2008., %

Bevételi előirányzatok teljesülése 2008., % Működési Költségvetési támogatás Felhalmozási és tőkejellegű Támogatásértékű Véglegesen átvett/átadott

Pénzforgalom nélküli Finanszírozás Előző évi pénzmaradvány Forráshiány/többlet Függő, átfutó, kiegyenlítő

▪ Mind a bevételek, mind a kiadások oldalán a felhalmozási és tőkejellegű előirányzatok, valamint a finanszírozási, függő, átfutó, kiegyenlítő előirányzatok okozták a fő változást a teljesülésnél

11

Forrás: 2008. évi költségvetési rendeletek, beszámoló

23. számú ábra – 2008. évi előirányzatok teljesülése

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

54 / 74


Ugyancsak megfelelő a tervezés az intézmények esetében is: a 24. számú ábra alapján az előirányzatok teljesítése maximum 5%-ban tért el a tervtől. KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSI ÉS VÉGREHAJTÁSI TECHNIKÁK– A VÉGREHAJTÁS 3/3

Az Önkormányzat intézményeinek költségvetése összességében 98%-ban valósult meg a módosított költségvetéshez képest, míg az eredetihez viszonyítva 103%-ban 2008 teljesített előirányzat 2008 módosított előriányzat 2008 eredeti előriányzat

Városellátó Szervezet előirányzatok teljesülése 2008., ezer Ft

% 103% 95% 101% 99% 12% 96% 104% 97%

▪ Az intézmények előirányzatainak teljesítése alig tér el a módosított tervtől, maximum 5%-ban ▪ Az eredeti előirányzatokhoz képest az eltérés maximum 10%-os

105% 101% 110% 98%

12

Forrás: 2008. évi beszámoló

24. számú ábra – Városellátó szervezet intézményei előirányzatainak teljesülése 2008.

A költségvetés tervezése mellett megvizsgáltuk a végrehajtás területét is az önkormányzatnál. A költségvetés végrehajtásának szabályait az önkormányzat az éves költségvetési rendeletben határozza meg. A 2009. évi költségvetési rendeletben meghatározott szabályozások a következők: • • •

•

•

A polgármester szükség szerint a forráshiány mértékéig hitelt vehet fel. A képviselő testület a jóváhagyott kiadási előirányzatok közötti átcsoportosítás jogát fenntartja magának. A képviselő testület a meghatározott feladatok előirányzatának megváltoztatására a rendeletben szereplő összegek 20 %-áig, legfeljebb azonban 5 millió Ft-ig a polgármestert hatalmazza fel. A forrás többletbevétel lehet. 20 %-ot meghaladó mértékű növekedést csak a képviselő testület engedélyezhet. Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv rendeletben meghatározott bevételi és kiadási előirányzata felett az intézmény vezetője előirányzat-felhasználási jogkörrel rendelkezik Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv a többletbevétele terhére is csak a forrásképződés mértékének, illetve ütemének figyelembevételével és az

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

55 / 74


•

• •

intézmény biztonságos működésének szem előtt tartásával vállalhat kötelezettséget A képviselő testület elrendeli az intézmények önkormányzati támogatása 1,72 %-ának zárolását 2009. október 31.-ig, az így fennmaradó önkormányzati támogatás kifizetésére, csak a polgármester engedélyével a forráshiány alakulásának függvényében kerülhet sor A feladat elmaradásából származó - személyi és dologi- megtakarítások felhasználására csak a képviselő testület engedélyével kerülhet sor A jóváhagyott pénzmaradvány bérmegtakarításból származó részét teljes egészében a tárgyév bérelőirányzatának növelésére lehet fordítani

Probléma A költségvetés tervezésénél nem veszik figyelembe a kötelező és önként vállalt feladatok ellátásának mérlegelését, mivel automatikusan az előző évi számokból indulnak ki, alapvetően bizakodóan terveznek. A kötelező feladatok ellátásra kapott támogatások általában viszont nem elegendőek egy adott feladat ellátásához, ezért azt az önkormányzatnak más bevételeiből is ki kell pótolni. A saját bevételek, ill. a nem feladatra, célra kapott bevételek elosztásának arányait nem tartalmazza jelenleg egy dokumentum sem.

A végrehajtás vizsgálata során felmerült, hogy a váratlan, költségvetésbe nem tervezett feladatok végrehajtására további jogkört kellene biztosítani a polgármesternek.

Javaslatok Célszerű lenne a költségvetéshez egy olyan mellékletet csatolni, amely bemutatja, hogy: • •

az Önkormányzat mennyit költ a kötelező és mennyit költ az önként vállalt feladataira az adott feladatra kapott normatíva melyik intézményhez kapcsolódik.

Ennek eredményeképpen: • •

Látható lesz, hogy az Önkormányzat hogyan osztja meg a költségeit a kötelező és nem kötelező feladatai ellátására. Látható lesz, hogy az intézményeknek adott támogatásból mekkora rész a normatíva és mekkora az önkormányzati támogatás.

A melléklet segítségével könnyen átláthatóvá válik, hogy az önkormányzat feladatai közül melyek a legnagyobb saját forrásigényt támasztó területek. Amennyiben a költségvetés tervezése hatalmas hiánnyal zárulna, és a már korábban lefektetett feladatok TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

56 / 74


közül nem maradna elég forrás mindegyik folytatásához, könnyebben ki lehetne választani azt a tevékenységet, amelyet az önkormányzat – akár átmenetileg – szüneteltetne vagy esetlegesen felcserélne egy magasabb fejlődési fokot eredményező feladattal alacsonyabb költségszinten. Az ehhez kapcsolódó feladatokat rávezetni a munkaköri leírásokba. A végrehajtás területén a költségvetési rendelet vizsgálatakor a polgármesteri jogosultságok kibővítésének lehetősége merült fel, mely a Képviselő-testület munkájának megkönnyítése érdekében szükséges. A polgármester további kötelezettségvállalásra kapna jogot 500.000,- Ft értékben a rendkívüli, költségvetésbe nem tervezett feladatok megoldására. Ilyen nem tervezett kiadás lehet például a váratlan javítás, felújítás költsége, természeti katasztrófák, egyéb nem várt események esetén a nem tervezhető kiadások. A polgármester utólagos elszámolással tartozik a felhasznált összegről a Képviselő-testület felé. Amennyiben a keret kimerül, a Képviselő-testület dönthet annak újbóli megnyitásáról. Az ülések, valamint a határozatok száma csökkenne, költségvetésének végrehajtása gördülékenyebbé válna.

az

Önkormányzat

Felhasznált interjúk: (1)


(2)

Frissné Kovács Orsolya – Polgármesteri Hivatal pénzügyi ügyintézője

Felhasznált irodalom: • •

• • • •

217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről Téglás Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 22/2008. (XII.23.) rendelete Téglás Városi Önkormányzat 2008. évi költségvetését megállapító 2/2008. (II. 14.) rendelet módosítására Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 9/2009. (IV.23.) rendelete az Önkormányzat 2008. évi költségvetési zárszámadásáról Téglás Város Önkormányzatának 2/2008. (II.14.) rendelete az önkormányzat 2008. évi költségvetéséről Téglás Város Önkormányzatának 2/2009. (II.16.) rendelete az önkormányzat 2009. évi költségvetéséről Téglás Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 15/2006.(VI. 28.) rendelete az Önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól

4.5 Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A tevékenység definiálása

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

57 / 74


A tevékenység vizsgálatakor a cél a kötelezettség vállalásokhoz kapcsolódó tényleges felhasználások hatékonyabb kontrollingja, illetve az ehhez kapcsolható dokumentumok menedzsmentjéből adódó lehetőségek meghatározása volt. Az elvégzett tevékenység A pénzügyi és költségvetés végrehajtás ellenőrzési területének vizsgálata során feltérképeztük az önkormányzat működését ellenőrző szerveket, a kötelezően lefolytatandó vizsgálatok körét. Helyzet A 25. számú ábra bemutatja, hogy az önkormányzat és intézményeinek működését mennyire sokrétűen, és folyamatosan ellenőrzik. Látható, hogy a kötelező auditokon túl ISO 9001 tanúsítvánnyal is rendelkezik, mely biztosítja a kitűzött minőségcélok teljesülését. Az ellenőrzések és adatszolgáltatások fokozottsága miatt úgy gondoljuk, hogy további ellenőrzési tevékenységet az önkormányzat működése nem igényel. PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI ELLENŐRZÉS 2/1

Az önkormányzat és intézményeinek működését, gazdálkodását folyamatosan ellenőrzik ÖNKORMÁNYZAT ÁSZ

KÉPVISELŐ TESTÜLET

• Helyszíni ellenőrzés az általuk meghatározott irányelvek alapján • Zárszámadás készítése évente • Beszámoló készítése II., III., IV. n.évben • Mérlegjelentés negyedévente

BELSŐ AUDIT

• Éves ellenőrzési terv alapján belső ellenőrzés

PÉNZÜGYI BIZOTTSÁG

• Figyelemmel kíséri a költségvetési bevételek alakulását, értékeli a vagyonváltozást előidéző okokat

IGAZGATÓSÁG (KINCSTÁR) PÉNZÜGYMINISZTÉRIU M ISO

• Időközi költségvetési jelentés negyedévente, • Beszámoló készítése félévente • Beszámoló készítése félévente • Pénzforgalmi jelentés és Mérlegjelentés negyedévente

▪ A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. ▪ Az ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenőrzéseket, informatikai rendszerellenőrzéseket és megbízhatósági ellenőrzéseket kell végezni.

• Minőségirányítási ellenőrzés

Forrás: 1992. évi XXXVIII. törvény, 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet, SZMSZ, 2/2009.

14

25. számú ábra – Önkormányzat működésének ellenőrzése Az éves beszámolók tartalmi elemeit átvizsgáltuk, és megállapítottuk, hogy az éves beszámolók tartalmi részét alkotja az önkormányzat vagyonmérlege, valamint egyszerűsített mérlege (14., 15.a mellékletek). Ugyanakkor az éves költségvetés nem tartalmazza ezeket a mellékleteket. 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról 18. § alapján:

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

58 / 74


„A költségvetés végrehajtásáról szóló zárszámadást költségvetési évenként, az elfogadott költségvetéssel összehasonlítható módon, az év utolsó napján érvényes szervezeti, besorolási rendnek megfelelően kell elkészíteni.” Probléma A jelenlegi költségvetés és zárszámadás nem megfelelően összehasonlítható, mivel a költségvetés nem tartalmazza a vagyonmérleget, valamint az egyszerűsített mérleget. A költségvetés jelenlegi formájából nem olvasható ki, hogy az adott évi költségvetés megvalósulása esetén hogyan hat az önkormányzat vagyonára és vagyonelemeire (követelések mértéke, ingatlanok értéke, tárgyi eszközök értéke, hitelek értéke). A vagyonhelyzet tisztázása nélkül a stabil működést még nem veszélyeztető felvehető hitel nagysága sem állapítható meg bizonyosan. Javaslatok Javasoljuk, hogy a költségvetés kötelező mellékleteit képezzék az önkormányzat vagyonmérleg-tervezete, valamint egyszerűsített mérleg terve. Az ezzel kapcsolatos feladatok kerüljenek rávezetésre a munkaköri leírásokba. A 3. számú mellékletben bemutatjuk Hévíz város költségvetési rendeletét, amely példaként szolgál arra, hogy a költségvetésben megjelenik a vagyonmérleg-terv. (1/2009. (II. 16.) rendelet Hévíz Város Önkormányzatának 2009. évi költségvetéséről, 14. számú melléklete) Felhasznált irodalom: • • • • • • •

1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről Téglás Város Önkormányzatának 2/2009. (II.16.) rendelete az önkormányzat 2009. évi költségvetéséről Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 9/2009. (IV.23.) rendelete az Önkormányzat 2008. évi költségvetési zárszámadásáról Téglás Város Önkormányzatának 2/2008. (II.14.) rendelete az önkormányzat 2008. évi költségvetéséről

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

59 / 74


5 A partnerség erősítése 5.1 Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére A tevékenység definiálása A lakosság saját ügyintézése során keletkező dokumentumok elérhetőségének (ügyintézési státuszok, egyéb interakciók), továbbá a publikus belső döntéshozatali információk körének meghatározása, internetes véleménynyilvánítás lehetőségének vizsgálata. Az elvégzett tevékenység A lakosság tájékoztatásának felmérését elsősorban a szervezeti és működési szabályzat, a honlap, valamint a helyi újság tanulmányozásával végeztük. Nagy segítséget kaptunk továbbá a mélyinterjúk során az önkormányzat dolgozóitól. Helyzet A lakosság tájékoztatására vonatkozó csatornák összefoglalását a 26. számú ábra mutatja. LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSA

A város jelenleg a kötelező tájékoztatáson kívül a klasszikus csatornákat is használja Tájékoztatás Helyi újság

▪ Közérdekű információk közzététele ▪ Az önkormányzat által elnyert pályázatok és megvalósulásuk

Kifüggesztés ek

▪ Polgármesteri Hivatalban és a könyvtárban, aktuális felhívások, földeladások ▪ A képviselő-testületi ülés anyaga a Városi Könyvtárban és a polgármesteri hivatal önkormányzati szobájában tekinthető meg ▪ Az képújság online formája ▪ Mind a városi honlap, mind a települési e-önkormányzati portál nagyon informatív, minden kötelező tájékoztatás megtalálható rajta

Honlap

Tájékoztatás jelenlegi formái

Testületi ülések

▪ A testületi ülések nyilvánosak ▪ Időpontjáról, helyéről és napirendjéről a település lakosságát tájékoztatni kell SZMSZ szerint is

Helyi rádió

▪ Legfontosabb hírek, felhívások

Kábel televízió

▪ Legfontosabb hírek, felhívások

Lakossági fórumok

▪ Évente legalább egyszer a közmeghallgatás ▪ Állampolgári közösségek rendezvényei ▪ Hatósági közmeghallgatás 49

Forrás: SZMSZ, honlap, újság

26. számú ábra – A lakossági tájékoztatás csatornái TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

60 / 74


A helyi önkormányzatokról szóló törvény előírja, hogy minden rendeletet a képviselőtestület hivatalos lapjában, illetőleg a helyben szokásos - a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott - módon ki kell hirdetni. A kihirdetésért a jegyző felelős. A képviselő-testület feladata meghatározni azoknak a fórumoknak a rendjét (község-, várospolitikai fórum, városrész tanácskozás, falugyűlés stb.), amelyek a lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatását, a fontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgálják. Téglás Város Önkormányzata önként vállalt feladatként látja el a helyi közszolgálati televízió működtetését, a folyamatosan sugárzott képújságban közérdekű hírek megjelenítését, illetve időszakonként felvett video-anyagok sugárzását. Továbbá gondoskodik a helyi lapkiadásról a negyedévente megjelenő helyi újsággal. A Krónikán kívül a Hajdú-Bihar Megyei Napló és a Hajdú-Bihar Megyei Hét c. lapban is nyújtanak tájékoztatást, ezen kívül saját készítésű szórólapokon, plakátokon, meghívókon is értesítik a lakosságot a helyi hírekről. (1) (2) Az önkormányzat szervezeti és működési szabályzata előírja, hogy a képviselőtestületnek minden évben legalább egy alkalommal közmeghallgatást kell tartania. A közmeghallgatáson a város polgárai és a helyben érdekelt szervezetek képviselői közérdekű kérdést és javaslatot tehetnek. Míg a kifüggesztés, a közmeghallgatás, a testületi ülések az idősebb korosztály informálását célozza, a honlap, a rádió és a kábeltelevízió inkább a fiatalabbakat éri el. Probléma A törvény által előírt évi egy közmeghallgatás a meghatározott minimum elvárás, ettől több találkozót lehet és kell is szervezni. A mai világban egyre inkább az online szolgáltatások veszik át a szerepet a papíralapúakkal szemben, a fejlődéssel folyamatosan lépést kell tartani, hogy a fiatalabb nemzedéket is el tudják érni. Jelenleg nincsen a Hivatalban közzétételi szabályzat. Javaslatok A Képviselő-testület és a lakosság közötti közvetlen kapcsolattartás kiemelt fontossága miatt javasoljuk, hogy a közmeghallgatások számát emeljék, emellett deklarálni, hogy a közmeghallgatások milyen esetekben legyenek. Mivel a város életére a költségvetés van a legnagyobb hatással, ezért célszerű a költségvetés elfogadása előtt tartani egy közmeghallgatást, így lehetőséget biztosítva az esetleges hozzászólásokra és az elfogadás előtti megismerésre a lakosságnak és a civil szervezeteknek.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

61 / 74


Kerüljön bevezetésre egy online hírlevél működtetése. A hírlevél célja, hogy tájékoztatassa a lakosságot a honlapra felkerült fontos új információkról, közelgő határidőkről, egyéb városi ügyekről. A hírlevél heti egy alkalommal kerülne kiküldésre. Megszerkesztésének és kiküldésének egy felelőst kell kijelölni a hivatalon belülről, akinek munkaköri leírásába be kell illeszteni az ezzel kapcsolatos kötelezettségeket. Feliratkozni a hírlevélre személyesen a hivatalban, vagy a honlapon keresztül lehet. A hírlevél lehetőségét be kell illeszteni a Közzétételi szabályzatba. Ezzel párhuzamosan lehetővé kell tenni a helyi újság aktuális és múltbeli példányok digitális elérését a honlapról. Ezzel megvalósul a jelenleg nem működő archiválása a helyi újságnak. Létre kell hozni Téglás Város Közzétételi szabályzatát. Felhasznált interjúk: (1) (2)

Németi Katalin - Városi Könyvtár és Közművelődési intézmény vezetője Szentpéteriné Zeller Edit – Közművelődési ügyintéző

Felhasznált irodalom: • •

1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról

5.2 A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok A tevékenység definiálása A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok vizsgálatánál a publikációk menetével, a feladatok, felelősök, határidők kibontásával, valamint a fórumok és véleménynyilvánítási formák szabályozásával foglalkoztunk. Az elvégzett tevékenység Megvizsgáltuk a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott módokat, valamint nagy hangsúlyt fektettünk a mélyinterjúkban a tevékenység feltárására. Helyzet Az önkormányzat kapcsolata a civil és vállalkozói szférával jelenleg három különböző kapcsolati ágon fut: eseti kapcsolatok a hivatallal, a bizottsági külsős tag, valamint a polgármester fogadóórái.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

62 / 74


Ezen felül a vállalkozók által szervezett vállalkozók bálja és egyéb rendezvények az informális kapcsolattartás egyik formája, amit szintén használ a Hivatal. A CIVIL ÉS A VÁLLALKOZÓI SZFÉRÁVAL VALÓ KAPCSOLATOK

Jelenleg a kapcsolat a civil és vállalkozói szféra között a kapcsolat minimális és esetleges

Jelenlegi kapcsolatok

Eseti kapcsolattartás a polgármesterrel, hivatallal

Ügyintézés kapcsán kerülnek csupán kapcsolatba

Bizottsági külsős tag

A képviselő testületi munkában való részvétel erősíti a kapcsolatot

A fogadóórák törvényi kötelezettség a lakossági tájékoztatásra és meghallgatásra

A polgármester fogadóórái

50

Forrás: SZMSZ, interjúk

27. számú ábra – A civil és vállalkozói szféra kapcsolata az önkormányzattal

Szentpéteriné Zeller Edittel, közművelődési ügyintézővel készített interjú alapján: - A nagy városi rendezvényeket ő szervezeti, a többit a könyvtár. - A tájékoztatási formák: újság, képújság, honlap, szórólapok, 4ssss rádió, megyei lapnak szoktunk küldeni tudósítást, A Hét című lapba is. Ezen felül kifüggesztések. - A vállalkozókkal a kapcsolattartás személyes. Vállalakozók bálja van, de ezt ők maguk szervezik. A szponzorálással kapcsolatban én tartom a kapcsolatot. - A honlapot egy közcélú adminisztrátor tölti fel.36 Szilágyiné Bodnár Erzsébet iskolaigazgatóval készített interjú alapján: Az iskolai honlapot az ottani informatikusok töltik.37

36 37

Interjú Szentpéteriné‐Zeller Edittel, közművelődési ügyintézővel Interjú Szilágyiné Bodnár Erzsébet iskolaigazgatóval TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

63 / 74


Probléma Jelenleg a Hivatal számára nincs egy egységes adatbázis, ahol az érintett partnerek egy adatbázisban össze lennének gyűjtve. A civil szervezeteket jelenleg nem kötelezi semmi, hogy ha megalakulnak vagy működnek Tégláson, bejelentkezzenek a Hivatalnál, így nincs elegendő információ tevékenységükről, céljaikról, a képviseletükre jogosultakról.

Javaslat Javasoljuk egy egységes teljes adatbázis létrehozását a civil szervezetekről. Ezt az adatbázist folyamatosan frissítenie kell a partnerekkel való kapcsolattartásért felelős munkatársnak, akinek ez belekerül a munkaköri leírásba is. Ezen felül biztosítani kell a partnerek, hogy használják az Önkormányzat által használt tájékoztatási formákat: a honlapot, újságot, rádiót, hírlevelet. Ennek megfelelően kell módosítani a közzétételi szabályzatot.

Felhasznált interjúk: (1) (2)

Németi Katalin - Városi Könyvtár és Közművelődési intézmény vezetője Szentpéteriné Zeller Edit – Közművelődési ügyintéző Felhasznált irodalom: •

Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról

5.3 Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba A tevékenység definiálása Azon döntési pontoknak a meghatározása, melyek lehetőséget adnak minél szélesebb társadalmi kör bevonására, az ehhez kapcsolódó folyamatok feltérképezése, és lehetséges IT megoldások vizsgálata. Az elvégzett tevékenység A szervezeti és működési szabályzat, valamint a mélyinterjúk segítségével feltérképeztük a potenciális bevonási lehetőségeket, amikkel élve a partnerek nagyobb részt vállalnak a döntéshozatalban.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

64 / 74


Helyzet Az önkormányzat döntéshozatalába bevonásnak három lehetősége van, ahogyan azt a 27. számú ábra érzékelteti: testületi, bizottsági üléseken való részvétel, valamint bizottság külsős tagjaként részt venni az önkormányzat munkájában. PARTNEREK INTÉZMÉNYESÍTETT BEVONÁSA A DÖNTÉSHOZATALBA

A partnerek bevonása jelenleg alacsony szinten áll

Jelenlegi helyet Potenciális bevonási lehetőség

Jelenlegi lehetőség

▪ Testületi ülésekre való meghívása az érintetteknek

▪ Az SZMSZ lehetőséget ad bárki meghívására, bizonyos csoportokat kiemelten megemlít

▪ Bizottsági ülésekre való meghívás ▪ Külsős tagként részvétel a bizottság munkájában

▪ Jelenleg két intézményvezető tagja a testületnek ▪ Jelenleg két intézményvezető tagja valamilyen bizottságnak ▪ Jelenleg 1 külsős tag dolgozik a bizottságban

▪ A bevont partnerek köre szűk ▪ A meghívott érintett részvétele ritka ▪ Csak 2 intézmény van ténylegesen bevonva formálisan ▪ Civil szervezet nem képviselteti magát az üléseken ▪ A vállalkozói szféra nem képviselteti magát az üléseken

51

Forrás: SZMSZ, interjúk

27. számú melléklet – A partnerek bevonása az intézményesített döntéshozatalba

Az önkormányzat szervezeti és működési szabályzata alapján feladatai körében támogatja a lakosság önszerveződő közösségeinek tevékenységét, együttműködik e közösségekkel. A képviselő-testület az önszerveződő közösségek képviselőjét a tevékenységi kört érintő napirend tárgyalásához esetileg tanácskozási joggal meghívja a következő közösségekből: • • • •

Mozgássérültek Egyesülete, Polgárőrség, Sportegyesületek, Bek Pál Kertbarát Kör.

Másik lehetőség a bizottsági részvétel. Jelenleg a bizottságokban csupán egy külsős tag van: a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottságban.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

65 / 74


Probléma A lakosság nem aktív a város ügyeivel kapcsolatban, a testületi üléseken nem jelennek meg lakosok. Ezzel összefüggésben nem is értik, hogy az Önkormányzat munkája, működése mit is jelent. Ez megnehezíti a lakosság/civil szféra közötti párbeszédet olyan ügyekben, mint az iskola, óvoda helyzete, vagy az orvosi ellátás vagy a szemétszállítási díj, stb. Javaslatok Célszerű lenne az SZMSZ-t olyan módon módosítani, hogy a tanácskozási joggal meghívottak között szerepelnének az intézmények vezetői és a civil szervezetek is. Mivel jelenleg nincs egységes nyilvántartás a városban működő civil szervezetekről, ezért csak azokra a civil szervezetekre vonatkozna ez, amelyek belejelentkeztek az önkormányzatnál. Ezzel a Hivatal is kapcsolatot tud teremteni ezekkel a civil szervezetekkel, bele tudja vonni őket a döntéshozatalban, másrészt ezzel számos lehetőséget tudunk számukra biztosítani, pl.: honlapon való megjelenés. Másik megoldás a lakosság bevonása a döntéshozatalba, hogy a képviselő testület bizottságaiba több külsős tagot válasszanak be. A megfelelő emberek kiválasztásával vagyis az adott bizottság tevékenységét érintő szervezet vagy intézmény, dolgozó egyrészt javulhat a döntések megalapozottsága a szakmai résztvevők számának növelésével, másrészt a külsős tag jobban megértené az önkormányzat működésének lehetőségeit és korlátait, harmadrészt a szélesebb körű résztvevők által tovább erősítené a kommunikációs kapcsolatot, kapcsolatot teremtene a lakosság és a képviselők között. A nagyobb létszámmal a bizottsági munka is jobban szétosztható a tagok között, így részletesebb és mélyebb döntések illetve döntés-előkészítések jöhetnek létre. A Pénzügyi, Gazdasági, és Településfejlesztési Bizottság részt vesz a költségvetés készítésében, végrehajtásában, véleményezi azt, így a külsős tagok megjelenésével a város lakóinak véleményét, akár mint gazdasági szakemberek is, képviselni tudnák mind a tervezés, mind a végrehajtás területén. Azt javasolom, hogy a bizottságok létszámát emeljük fel a következő struktúrában, mivel a bizottság elnökét és tagjainak több, mint a felét a települési képviselők közül kell választani: • Pénzügyi, Gazdasági és Településfeljesztési Bizottság: 7 fő: 4 képviselő + 3 külsős tag • Egészségügyi és Szociális Bizottság: 7 fő: 4 képviselő + 3 külsős tag • Művelődési, Oktatási, Sport-, Közrend-, Közbiztonsági Bizottság: 7 fő: 4 képviselő + 3 külsős tag A pénzügyi bizottságba célszerűnek tartom egy főt az Egészségügyi és Szociális Bizottság tagjai közül és egy főt Művelődési, Oktatási, Sport-, Közrend-, Közbiztonsági Bizottság tagjai közül delegálni. A 3 külsős tag lehetőség szerint a pénzügyekben jártas lakos legyen.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

66 / 74


Az intézkedés a jelenlegi költségszinthez viszonyítva kb. havi 50.000 Ft-tal, vagyis évi 600.000 Ft-tal növelné meg a bizottsági tagok illetmény keretét. (A pontos összeg a bizottságok összetételétől is függ.) Felhasznált interjúk: 28. Németi Katalin - Városi Könyvtár és Közművelődési intézmény vezetője 29. Szentpéteriné Zeller Edit – Közművelődési ügyintéző Felhasznált irodalom: • •

Téglás Város Önkormányzata Képviselő-testületének 5/2007. (III. 29.) rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról

5.4 Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére A tevékenység definiálása Az internet alapú ügyindítási forma elterjesztéshez kapcsolódó javaslatok, az internet alapú ügyindítási forma elterjesztéshez kapcsolódó fejlesztések meghatározása. Az elvégzett tevékenység Megvizsgáltuk a jelenleg használt hálózatokat, a hivatalon belül, illetve az intézmények között. Megvizsgáltuk a internet alapú ügyintézési forma használatát, terjesztésének lehetőségeit. Helyzet A hivatalon belül a köztisztviselők közös hálózatra dolgoznak, az adatcsere az irodák között ezen a hálózaton keresztül valósul meg. Téglás Város Önkormányzata rendelkezik e-portállal. Probléma, Javaslatok A hálózatokon alapuló működési mód az informatikai fejlesztési javaslatban van összefoglalva. Az internet alapú ügyintézési forma elterjesztéséhez a Hivatalokban e-pontok felállítását javasoljuk, amivel megoldható, hogy a lakosságot megtanítsák és rászoktassák az interneten indított ügyintézésre.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

67 / 74


1. számú melléklet

PROJEKT MENEDZSMENT OKTATÁS TEMATIKA 1.

Projekt definíciók

A modul során a hallgatók megismerkednek a projektek alapfogalmaival és a projektmenedzsment fázisaival, részterületeivel. A fogalmi és szakmai keret bemutatása egy konkrét példán keresztül történik, mely azonnal segít feldolgozni az elméleti ismereteket. A tanultak visszaellenőrzése a 2. modullal közös feleletválasztós teszttel történik. A modul vázlatos tartalma alább látható: 1.1 A projekt és a projektmenedzsment alapfogalmai, életciklusa

2.

Projektek folyamata (fázisok, szintek bemutatása)

A modul során a hallgatók részletesebb betekintést kapnak a projektek fázisaiba. Az ismeretek elsajátítása egy illusztratív jellegű, önkormányzati munkához kapcsolódó esettanulmányon keresztül kerül bemutatásra. Az elmélet modul alpontonként kerül ismertetésre, ezt követi az esettanulmány aktuális fázisának feldolgozása. A tanultak visszaellenőrzése az 1. modullal közös feleletválasztós teszttel történik. A modul vázlatos tartalma alább látható: Projektek előkészítése (felmérési szakasz) Projektterv elkészítésének menete A projekt végrehajtása A projekt zárása Projektkövetés és támogatás

3.

Közbeszerzési ismeretek

A modul során a hallgatók megismerik a közbeszerzési eljárások alapfogalmait, az eljárások különböző típusait, és áttekintik az eljárások lebonyolításának főbb ismérveit. Az ismeretek elsajátítását a korábbi projektmenedzsment modulban megismert esettanulmány segíti, melynek egy részéhez kapcsolódóan gyakorlatban is áttekinti az oktató a közbeszerzést. Az elmélet ismertetése során a 2009-ben életbe lépő jogszabályi változásokra az oktató külön felhívja a figyelmet. A modulban elsajátított ismeretek ellenőrzése feleletválasztós teszttel történik. A modul vázlatos tartalma alább látható: Bevezetés: A közbeszerzés jelentősége; A közbeszerzési törvény céljai, története, alapelvek A közbeszerzés fogalma; A közbeszerzési eljárás alanyai A közbeszerzés közös rendelkezései: terv, szabályzat, dokumentálás, bevont személyek, szervezetek, összeférhetetlenség, egyéb Eljárás típusok A szerződés (megkötése, teljesítése, ellenőrzése) TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

68 / 74


Központosított közbeszerzés Intézmények, jogorvoslat: döntőbizottság, békéltetés

4.

Emberi erőforrás menedzsment:

A modul során a hallgatók megismerik az emberi erőforrás menedzsment azon részét, mely kapcsolódik a projektmenedzsmenthez. Az ismeretek elsajátítása itt is a korábban megismert esettanulmányon keresztül történik. A modulban elsajátított ismeretek ellenőrzése feleletválasztós, a beszerzések modullal közös teszttel történik. A modul vázlatos tartalma alább látható: Időtervezés és menedzsmentje Teljesítmény-menedzsment a projektmenedzsment folyamatában

5.

A projekt menedzsment jelentősége a beszerzésekben

A modul során a hallgatók megismerik a projektmenedzsment alkalmazásának előnyeit a beszerzések lebonyolítása során. Az ismereteket a bemutatást követően a korábban bevezetetett esettanulmányon keresztül tekinti át az oktató a hallgatókkal. A modulban elsajátított ismeretek ellenőrzése a HR menedzsment modullal közös feleletválasztós teszttel történik. A modul vázlatos tartalma alább látható: Beszerzések alapfogalmai a beruházásokkal és folyó kiadásokkal kapcsolatban A beszállítói versenyeztetés, mint önálló projekt Szerződéskötés, teljesítés ellenőrzése és beszerzés lezárása

6.

Projekt menedzsmentet támogató szoftverek

A modul során a hallgatók betekintést nyernek a MS Project alkalmazás használatába, megismerik annak munkájuk során hasznos alapfunkcióit. Az alkalmazás bemutatását a hallgatók közösen elkészítik az esettanulmányban lekövetett projekt ütem- és erőforrástervét. A projektek pénzügyi, gazdasági folyamatainak követésére, illetve a megtérülések, költségelemzések elvégzése érdekében a modul során a hallgatók elsajátítják az MS-Excel széleskörű használatát, úgymint a formázások, matematikai-, pénzügyi-, szöveges-, logikai függvényeink használatát.

7.

Konfliktusok és problémák megoldása a projekt során

A modul során a hallgatók betekintést nyernek projektek során tipikusan elforduló konfliktusokba, és azok zökkenőmentes megoldásába. Az ismeretek elsajátítást az esettanulmányhoz kapcsolódó gyakorlati csoportmunka segíti, melynek során egy illusztratív konfliktust oldanak meg két csoportba osztva. A konfliktusok megelőzése: projektkommunikáció A konfliktusok hatékony menedzselése: visszajelzés modell Eredményes tárgyalások és megbeszélések vezetése: pozíció helyett érdek Probléma megoldás a projektszervezetben: asszertivitás Szakértők bevonása a projektbe, ill. a problémamegoldás folyamatába

8.

Környezeti, fenntarthatósági ismeretek - Definíciók TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

69 / 74


Jogszabályi környezete Környezetvédelmi szempontok a menedzsmentben A zöld beszerzés lehetőségei Az ipari ökoszisztéma megoldásokra, anyag-, energia- és erőforráshatékonyság lehetőségeire - A kibocsátás csökkentésre -

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

70 / 74


2. számú melléklet A gazdasági program célkitűzéseinek beépülése a költségvetésbe

Tervezett intézkedések a költségvetésben

Fő célok a Gazdasági Program alapján 2007-2010 időszakra

Téglási utak, utcák szilárd burkolattal való ellátásának folytatása. Mezőgazdasági utak építésének folytatása, melyekhez uniós pályázatok adnak támogatást. saját forrás Terv készül a település egészére vonatkozóan a felszíni csapadékvíz elvezetés és csatornahálózat kiépítésére. saját forrás Városközpont rehabilitációja, új arculatú városközpont kialakítása. Környezetvédelem, a zöld felületek, a virágosítás, parkosítás. A parlagfű kiírtása érdekében a települési mozgalom folytatása, a lakosság egészségének védelme érdekében. saját forrás Alkotmány-Kossuth utcák (a régi 4-es főút) teljes hosszának felújítása, a kerékpárúttal együtt. saját forrás TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

71 / 74

Összesen

2007

2008

2009

2010

útépítési program

útépítési program, dűlőutak építése

útépítési program, dűlőutak építése

útépítési program

13 000

27 150

26 000

81 150

-

-

-

15 000 Csapadékvíz csatornahálózat

0

0

0

5 700

5 700

rekultiváció

-

városközpont rehabilitációja

városközpont rehabilitációja

7 200

0

12 000

12 000

-

-

-

régi 4-es út felújítása

0

0

0

5 700


31 200

5 700

e Ft Megvalósulás 2007-2009 e Ft %

Bentlakásos idősek otthona építése. saját forrás Előrehaladott tárgyalások folynak a MÁV Rt-vel a vasútállomás és környékének rehabilitációjáról. saját forrás Lakótelepek épületeinek, környezetének felújítása. saját forrás Sportolási lehetőségek, ill. a Sportpálya további fejlesztése. saját forrás A közoktatás, nevelés feltételeinek további javítása (iskolai eszközök fejlesztése, óvoda és bölcsőde bővítése, új csoportszobák létesítése). saját forrás Ipari park hasznosítási program, munkahelyek teremtése és a családok életkörülményeinek javítása céljából. saját forrás Közmunka programban való részvétel, a munkanélküliek foglalkoztatásának elősegítésére. saját forrás A meglévő egészségügyi szolgáltatások bővítése, hogy a betegek minél több egészségügyi szolgáltatást vehessenek igénybe városunkban. saját forrás Eddigi jó kapcsolatok ápolása, továbbépítése a helyi egyházakkal. saját forrás TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

72 / 74

-

-

-

-

0

0

0

0

-

-

-

-

0 -

0 -

0 -

0

0

0

0

0

-

-

-

-

0

0

0

0

0

-

-

óvoda, bölcsőde rekonstrukciója



0

10 000

10 000

5 000

-

-

-

-

0

0

0

0

-

-

-

-

0

0

0

0

-

-

-

-

0

0

0

0

-

-

-

-

0

0

0

0


0

0

0

25 000

0

0

0

0

A Polgárőr Szervezet részére a szolgálat ellátásához szükséges feltételek biztosítása, hiszen nagy részben nekik köszönhető a település közbiztonságának javulása. saját forrás Legmodernebb kábeltelevízió hálózat kiépítése, telekommunikációs hálózat fejlesztése (pl. lakossági internet hozzáférés). saját forrás Fokozottabb figyelem a településen élők minden rétegének a kisgyermekektől az időskorú emberekig, és hátrányos helyzetben élőkig. saját forrás Településen működő valamennyi vállalkozó, vállalkozás lehetőségek szerinti segítése. saját forrás

-

-

-

-

0

0

0

0

-

-

-

0

0

0

-

-

-

0

0

0

0

0

-

-

-

0

0

0

Összesen saját forrás:

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

0

0

0

0

0 148 750

73 / 74


3. számú melléklet Hévíz Város költségvetési rendelete.

Terjedelmi okokból külön mellékletként csatolva.

TEL: +36 1 302 1068 FAX: +36 1 301 0099

74 / 74


Szervezetfejlesztési javaslat

Recommend Documents