3 / 2016. számú Vezérigazgatói Utasítás A QBE INSURANCE ( EUROPE ) LIMITED MAGYARORSZÁGI FIÓKTELEPE KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉS IRÁNYELVE
Bevezetés A QBE Insurance ( Europe ) Limited Magyarországi Fióktelepe ( a továbbiakban: Fióktelep ) a Munkavállalói kézikönyvében( code of conduct ) rögzített szabályokra, a QBE Fióktelepe Szabálytalanságok bejelentésére vonatkozó politikára ( QBE Whistleblowing policy ) ,valamint a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény rendelkezéseire figyelemmel a közérdekű bejelentésre vonatkozó szabályokat az alábbiak szerint határozza meg: 1.Politikai nyilatkozat 1.1.A Fióktelep a nyíltság, az feddhetetlenség és az elszámoltathatóság lehető legmagasabb normái mellett kötelezte el magát, és nagyon komolyan vett minden, azonosított vagy felfedezett szabálytalansággal kapcsolatos állítást. A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvénnyel összhangban, a munkavállalókat, illetve a bejelentésre jogosult személy (együttesen : bejelentésre jogosult személyek,7.pont) a törvény védi minden minősített közérdekű információ közzététele eredményeként bekövetkező hátrányos bánásmód ellen. 2. Minősített közlés 2.1.A jelen vezérigazgatói Utasítás alkalmazásában „minősített közlés”: „bármilyen jogellenes magatartással, pénzügyi szabálytalansággal vagy a köz, illetve a környezet veszélyeztetésével kapcsolatos, jóhiszeműen a mukavállaló közvetlen főnökének vagy bármilyen „belső előírt személynek”(11.3.) tett közlés, amelyben hivatkoznak arra, hogy az aggályt a jelen vezérigazgatói utasítás alapján vetik fel.”
3.A Fióktelep elvei 3.1.A Fióktelep a szabálytalanságok bejelentésének pozitív és nyílt megközelítését ösztönzi a QBE jövőképével és értékeivel összhangban, különös tekintettel a minőségi megközelítés biztosítására. Az alábbi működési elvek foglalják össze a Fióktelepnek a szabálytalanságok bejelentésével kapcsolatos megközelítését: 3.1.1.Elvárás, hogy azok a bejelentésre jogosult személyek akiknek őszinte közérdekű aggályai vannak a Fióktelepen belüli jogellenes magatartással, bűncselekménnyel, valamely törvényi kötelezettség megszegésével vagy az igazságszolgáltatással való visszaéléssel kapcsolatban, álljanak elő, és adjanak hangot aggályaiknak, és ezt mindenféle megtorlás kockázata nélkül megtehessék.
3.1.2.A Fióktelep felsővezetőt jelöl ki belső kijelölt személyként (11.2.) hogy foglalkozzon minden minősített közléssel. 3.1.3.A Fióktelep belső kijelölt személye (11.2.) minden minősített közlést a megfelelő szenzitivitással kezeli. A minősített közlést megtevő bejelentésre jogosult személy (7.pont)személyazonosságát gondos védelemben részesíti, azt nem hozza a szabálytalansággal vádolt személy/személyek tudomására a bejelentésre jogosult személy beleegyezése nélkül, kivéve, ha ezt a törvény előírja. 3.1.4.Minden minősített közlést nyugtázni kell, és nyilvántartásba kell venni, teljes körűen és tisztességesen ki kell vizsgálni, és időben meg kell oldani. (5.-10.pont). 4.Felelősség 4.1. A Fióktelep vezető: 4.1.1.A Fióktelep vezető feladata egy olyan mechanizmus létrehozása és fenntartása, amely révén a bejelentésre jogosult személyek (7.pont) jóhiszeműen felvethetik a szabálytalanságokkal kapcsolatos aggályaikat, és a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény örvénnyel összhangban védelemben részesülhetnek. 4.2.Belső kijelölt személy 4.2.1.A Fióktelep vezető jár el a Fióktelepnél belső kijelölt személyként és biztosítja, hogy a minősített közlésekkel a jelen vezérigazgatói utasításban vázolt elvekkel összhangban foglalkozzon.
4.3.Bejelentésre jogosult egyéb személyek 4.3.1.Bejelentésre jogosultak a a Fiókteleppel szerződéses viszonyban álló személyek ( pl.szerződő partner ), illetve olyan személyek, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdekük fűződik. 4.4.A jelen vezérigazgatói utasítást tilos egyéni sérelmek okán felhasználni. Az a bejelentésre jogosult személy, aki minősített közlést tesz, járjon el jóhiszeműen, és ésszerű módon higgyen benne, hogy az információ lényegében igaz. Nem részesül ilyen védelemben az, aki rosszakaratúan, rosszindulatúan vagy személyes haszonszerzés céljából tesz ilyen közlést. 5.Visszaélési-bejelentési rendszer ( bejelentési rendszer ) 5.1.A Fióktelep a jogszabályok, valamint a 2.pontban meghatározott minősített közlés bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hoz létre. 5.2.A Fióktelep a bejelentési rendszerben bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait bejelentés kivizsgálása céljából
kezelheti és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja. 5.3.A bejelentési rendszerhez kapcsolódó adatkezelést az adatkezelő Fióktelep bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság által vezetett adatvédelmi nyilvántartásba. 5.4.A bejelentési rendszerben különleges adatok kezelése tilos. 5.5.A bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint az e törvény szerint nem kezelhető adatokat. 6.A bejelentési rendszerben kezelt személyes adatokra vonatkozó szabályok 6.1.A panaszos vagy a közérdekű bejelentő személyes adatai – a 6.3.pontban foglaltak kivételével – csak a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a panaszos vagy a közérdekű bejelentő egyértelműen hozzájárult. 6.2.A panaszos és a közérdekű bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra. 6.3.Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni, b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni. 7.A bejelentési rendszerbe bejelentésre jogosult személyek 7.1.A bejelentési rendszerbe a Fiókteleppel szerződéses viszonyban álló vagy olyan személyek( 4.3.) tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdekük fűződik. 8.A bejelentésre vonatkozó szabályok 8.1.A bejelentés megtételekor a bejelentő által megadandó adatok: - név , -lakcím. 8.1.2. jogi személy bejelentő esetén: - székhelycím , - a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének neve.
8.2.A bejelentő köteles továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről,amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. 8.3.A bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik. 8.4.A bejelentőt tájékoztatni kell arról,hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető. 8.5.A bejelentést a Fióktelep köteles kivizsgálni és a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatni.A bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más ne ismerhesse meg. 8.6. A bejelentés vizsgálata mellőzhető: -a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után bejelentett, továbbá a névnélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés esetén, -ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban, -a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés esetén. 8.7.A bejelentést kivizsgáló belső előírt személy a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredménye képpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat köteles. titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatja meg . 8.8. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény ( Infotv. )alapján megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. 8.9.A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. 8.10.A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. 8.11.Az adatok külföldre történő továbbítására akkor kerülhet sor, ha az adatkezelő vagy adatfeldolgozó szerződéskeretében kötelezettséget vállal a bejelentésre vonatkozó magyar törvényi szabályok betartására és a továbbítottvagy harmadik országban adatfeldolgozást végző adatfeldolgozó részére feldolgozásra átadott személyes adatok megfelelő szintű védelme az Infotv. 8. § (2) bekezdése szerint biztosított.
9.A bejelentés kivizsgálása 9.1.A belső kijelölt személy a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül ,de legkésőbb a 9.2.pontban meghatározott határidőn belül,köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A belső kijelölt személy minden minősített közlést nyilvántartásba vesz, folyamatosan frissít és pontosít. 9.2.A bejelentés kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni.A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg. 9.3.Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről. 10.A bejelentésre vonatkozó adatok kezelése 10.1.Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges,a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törölni kell. 10.2.Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni. 11.Bejelentések fogadására,kivizsgálására jogosultak köre a Fióktelepen belül 11.1..A 4.3.pont szerinti személyek bejelentést tehetnek a 11.2.szerinti belső előírt személyeknek. 11.2.A Fióktelepnél belső kijelölt személy: -Dénes Attila, Fióktelep Vezető (1143 Budapest, Stefánia út 51. ), telefon:+36 (1) 4601497 Jelen Vezérigazgatói Utasítás 2016.02.01. napjától hatályos. Jelen Vezérigazgatói Utasítás a Fióktelep honlapján megtekintehő. Jelen Vezérigazgatói Utasítás hatályba lépésével „A QBE INSURANCE ( EUROPE )LIMITED MAGYARORSZÁGI FIÓKTELEPE KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSI RÁNYELVE” elnevezésű 16/2013. számú Vezérigazgatói Utasítás a hatályát veszti.
Budapest, 2016.02.01. Dénes Attila s.k.
