Vásárhelyi Pál Közgazdasági SZKI Szolnok szak: Gazdasági Informatikus
SZAKDOLGOZAT
Az informatikai lehetőségek kihasználása a Tiszaföldvár és Vidéke ÁFÉSZ 45. számú boltjában
©Árvai Zoltán
[email protected] 2004. március 29. Belső konzulens: Szabó Lászlóné Dr. Külső konzulens: Tóthné Jéger Judit
-2-
Tartalomjegyzék 1. Bevezető....................................................................................................................3 1.1. A szövetkezeti rendszer kialakulása............................................................. 3 1.2. A Tiszaföldvár és Vidéke ÁFÉSZ fejlődése.................................................5 1.3. A Coop üzletlánc szerepe............................................................................. 6 1.4. A 45-ös számú bolt.......................................................................................8 2. Az informatikai lehetőségek kihasználása................................................................ 9 2.1. Informatika a marketingben........................................................................10 2.1.1. A coop.hu bemutatása.................................................................... 11 2.2. A 45-ös számú bolt számítástechnikai eszközei.........................................13 2.2.1. Árurendelés: DVNET Nagyker program....................................... 14 2.2.2. Leltározás: DVLELTAR program..................................................29 2.3. A vonalkódos rendszer............................................................................... 31 2.3.1 A vonalkód története....................................................................... 31 2.3.2. A vonalkód felépítése.....................................................................32 2.4. A DVCASSA program bevezetése.............................................................34 2.4.1. A rendszer eszközigénye................................................................35 2.4.2. A rendszer szolgáltatásai................................................................36 3. Összegzés................................................................................................................40 4. Felhasznált irodalom...............................................................................................42
azbest.uw.hu
-3-
1. Bevezető 1.1. A szövetkezeti rendszer kialakulása
Már 154 éve annak, hogy megalakult az első szövetkezet az angliai Rochdaleben. Az elvek máig fennmaradtak: önkéntesség, nyílt tagság, tagok gazdasági részvétele, együttműködés. Hazánkban a II. világháború után jöttek létre a földműves szövetkezetek, amelyek a mai Általános Fogyasztási és Értékesítő Szövetkezetek elődei. Első feladatuk a mezőgazdasági termékek felvásárlása és a települések iparcikkekkel történő ellátása volt. Később kiterjesztették tevékenységüket a vendéglátás területére is. A szövetkezetek állami támogatás nélkül, önszerveződésből, teljesen függetlenül működtek. Szolnok megyében, 1945 után 30 földműves szövetkezet alakult, melyek közül az első Karcagon jött léte. 1946. január 29-én összeült Budapesten az ország 310 földműves szövetkezetének vezetője és megalapították a Földműves-szövetkezetek Országos Központját (FOK). Néhány hónappal később két központ alakult: a Mezőgazdasági Szövetkezeti Központ és a Fogyasztási Szövetkezetek Országos Központja. 1947. májusában új szövetkezeti törvényt fogadott el az Országgyűlés: megalakult a Magyar Országos Szövetkezeti Központ (MOSZK) amely összefogta a különböző szövetkezeti központokat. 1949-ben hozták létre a Szövetkezetek Országos Szövetségét (SZÖVOSZ) a szervezeti átalakítás jegyében a MOSZK felszámolásával. Megyei szinten az 50-es évek elején alakultak központok ( MESZÖV).
azbest.uw.hu
-4Az 50-es évek végén a szövetkezeti mozgalom újabb irányokban is elterjedt. Ekkor alakultak az első lakásfenntartó, majd lakásépítő szövetkezetek. Később megjelentek a vidéki takarékbankok, az úgynevezett takarékszövetkezetek, melyek külön ágazattá fejlődtek. A 60-as évek elején véglegessé vált a szövetkezeti rendszer hármas osztatúsága, a mezőgazdasági, ipari és fogyasztási szövetkezetekre tagolódása. 1967-ben a SZÖVOSZ VI. kongresszusán meghatározták a tagszövetkezetek fő feladatát: „falun és városban egyaránt tagjaik és az egész lakosság életkörülményeinek javítását, társadalmi, gazdasági és kulturális felemelkedését szolgálják.” Ekkor változtatták meg a földműves-szövetkezetek elnevezést a máig használatos Általános Fogyasztási és Értékesítő Szövetkezetre (ÁFÉSZ). Az árubeszerzés gondjainak megoldását a szövetkezetek egymás közti alkalmi vagy állandó jellegű társulások létrehozásában látták. Szolnok megyében 1970-ben alakult a Tiszavidék Szövetkezeti Közös Vállalat. Ezzel elkezdődött a szerkezeti centralizáció, amely az ÁFÉSZ-ek sorozatos egyesülésével folytatódott.
azbest.uw.hu
-5-
1.2. A Tiszaföldvár és Vidéke ÁFÉSZ fejlődése
A Tiszaföldvár és Vidéke ÁFÉSZ 1945. november 25-én 140 taggal, Tiszaföldvár székhellyel alakult. Kezdetben a részjegyeget terményekért cserében bocsátották ki 20 Ft névértékkel. Hamarosan megindultak a szerződéskötések és a termények felvásárlása. A beszállítókat termelési előleggel és kedvezményes szántási szerződések kötésével segítették. 1948 után négy üzlettel kapcsolódott be a Tiszaföldvár ellátásába. Forgalma túlnyomó részét az élelmiszer és háztartási cikkek adták. Újabb árufajtákra is kiterjedt a felvásárlás: vágó- és tenyészállatok, lőtt vad, baromfi, tojás, toll, gyapjú, nyersbőr, kenyér- és takarmánygabona is szerepelt a listán. Az első években kötelezően előírt tervszámokra épülő begyűjtést végeztek. 1951-ben a Népbolt hálózat felszámolása után 20-ra bővült az szövetkezeti egységek száma. 1952-ben a tiszaföldvárihoz kapcsolódott a martfűi és mezőhéki földműves-szövetkezet egy italbolttal és egy felvásárló teleppel. Három év múlva a kiskereskedelmi boltok száma 21, az ipari egységek száma 7-re emelkedett. 1954 előtt az egységeknek helyt adó ingatlanokat bérelte a szövetkezet, csak később vásárolt bolthelyiségeket. Fokozatosan egyre több egységre bővült a bolthálózat: 1960-ban 43, néhány évvel később, 1965-ben pedig 48 üzlet és vendéglátó-ipari egység volt tag. 1976. január 1-én egyesült a tiszaföldvári és cibakházi ÁFÉSZ, így a közös üzletek száma 85-re nőtt. Egyre inkább előtérbe került a vállalkozási jelleg és az ipari tevékenység bővítése.
azbest.uw.hu
-6-
1.3. A Coop üzletlánc szerepe1
A rendszerváltás előtt a szövetkezetek a FÜSZÉRT vállalatoktól vásároltak árut. Ezek nagy része azonban tönkrement, így szükség volt a saját beszerző és elosztó hálózat létrehozására: így született a Pro-Coop. Első lépésben megyénként alapították a szövetkezetek az elosztókat, s ez 20 regionális vállalkozás létrejöttéhez vezetett. Hamarosan rájöttek, hogy kevesebb egység is elég. Elkezdődött az integrációs folyamat, amely öt regionális elosztóvá fogta össze a hálózatot. Az ÁFÉSZ-ek Országos Tanácsa hét éve hozott döntést a Coop üzletlánc alapításáról. Nyugati mintára építették fel a láncot, melyet 1800 szövetkezeti egység alkot. Mivel nagy különbségek vannak az egységek méretében, ezért négy kategóriába sorolták őket: –
Mini Coop: a legkisebb alapterületű boltok
–
Coop: a 200-400 négyzetméteres alapterületűek
–
Maxi Coop: a 400-600 négyzetméteres alapterületűek
–
Super Coop: a legnagyobb egységek.
Az üzletekben kategóriánként homogén választék fogadja a vásárlókat. A Coop üzletlánc szerkezete négyszintű. A lánc közvetlen irányítását a tulajdonos ÁFÉSZ-ek végzik. A beszállítók szerepét a Pro-Coop-ok és a FÜSZÉRTek töltik be. Az országos beszerző és elosztó feladatok koordinátora a Co-op Hungary Rt. Ez egy zártkörű részvénytársaság, melynek tulajdonosai kizárólag az ÁFÉSZ-ek, illetve az általuk alapított gazdasági társaságok. A legfontosabb feladata az üzletlánc működésének és fejlődésének előremozdítása.
1 A www.coop.hu oldal anyagai alapján
azbest.uw.hu
-7A Co-op Hungary Rt. Feladatai: –
központi beszerzés
–
összehangolt választék politika biztosítása
–
márkatermékek menedzselése
–
összehangolt kihelyezés politika, polchely eladás
–
összehangolt árpolitika kialakítása
–
boltkategóriánként összehangolt országos akciók szervezése
–
kategória menedzsment technikák megvalósítása
–
reklám- és marketing tevékenység
A Coop üzletlánc értékei: –
központi menedzsment
–
összehangolt szolgáltatási színvonal
–
összehangolt választék politika
–
összehangolt árpolitika
–
összehangolt akciós politika
–
egységes reklám és marketing munka
azbest.uw.hu
-8-
1.4. A 45-ös számú bolt
A bolt Cibakházán az Ady Endre út 23. címen található. Évtizedek óta része a Tiszaföldvár és Vidéke ÁFÉSZ üzletláncának a 45-ös számú
Boltvezető
egység. Méretét tekintve Mini-Coop besorolású. Három fő dolgozik az üzletben. A fiatalok oktatásából is kiveszik
Helyettes
részüket: rendszeresen végzik gyakorlatukat a boltban vendéglátóipari
tanulmányt folytató
diákok. Mivel a
Beosztott
dolgozók létszáma alacsony, ezért mindannyian ellátnak Szervezeti felépítés mindenféle feladatot. Ez utóbbi főleg betegség és szabadság esetén a legjellemzőbb. A rendelés elsősorban a boltvezető hatásköre , de kikéri a beosztottak véleményét is. Hamarosan jelentősebb átalakuláson kell hogy átessen a nyilvántartás. Mint minden élelmiszerrel foglalkozó vállalkozásnak, úgy ennek a boltnak is igazodnia kell az Uniós szabályokhoz: be kell vezetni a HACCP2 rendszert. Nyilvántartást kell vezetni vezetni minden az élelmiszereket érintő tevékenységről, eseményről. Ez jelentős többletterhet ró a dolgozókra. A feladatok egy részének (pl.: beárazás, pénztári kiszolgálás) elvégzését gyorsabbá és hatékonyabbá tehetné egy újabb számítógépes rendszer bevezetése, amely vonalkód alapján azonosítaná az árucikkeket. A bolt jelenlegi informatikai eszközeinek bemutatása után egy ilyen rendszer működésének előnyeivel ismerkedhetünk meg. Mivel a bolt része egy nagy üzletláncnak, így az informatikai eszközei is részét képezik a közös hálózatnak. Egyes területeken felesleges az önálló jelenlét, elegendő a központ tevékenységére hagyatkozni. 2 Hazard Analysis Critical Control Point – élelmiszerbiztonsági rendszer. Bővebb információ a WWW.GKM.HU/DOKK/MAIN/GKM/KERESKEDELEM/KEZIKONYV _HACCP.HTML címen.
azbest.uw.hu
-9-
2. Az informatikai lehetőségek kihasználása Az emberiség régóta arra törekszik, hogy a lehető legkevesebb erő- és időráfordítással legyen képes elérni céljait. Megpróbálja a feladatait gépesíteni, automatizálni. Ennek legjobb példája maga a számítógép, melyet a kutatók folyamatosan fejlesztenek, újabb tulajdonságokkal ruháznak fel. Az első generáció képviselője az ENIAC volt. 1946-ban építették 18000 elektroncső, 10000 kondenzátor, 6000 kapcsoló és 1500 relé felhasználásával. Az akkori technológia csúcsa volt a maga 30 tonnájával és a tornateremnyi méretével. A második generációs gépek 1958-ban jelentek meg. Tranzisztort alkalmaztak a megbízhatatlanabb elektroncsövek kiváltására és bevezették a ferritgyűrűs memóriát. Háttértárként mágnesszalagot, majd mágneslemezt használtak. A sebességük 50-100000 másodpercenkénti művelet volt. Térfogatuk kevesebb volt 1 köbméternél. Programozásuk FORTRAN nyelven történt. 1965-ben jelentek meg a harmadik generációs gépek. Ezekben már integrált áramköri elemeket alkalmaztak. Memóriájuk alkalmas volt 16 majd 64 bites adatok tárolására. Sebességük 1 millió művelet másodpercenként. A negyedik generációs gépekre a nagyfokú integráltság jellemző. Az első képviselőik 4 bites processzort (1971) tartalmaztak, ma már 64 bites processzorokat is gyártanak. A memória és a háttérkapacitás is egyre nő. Egy mai átlagos számítógép akár 6000 millió műveletet is képes elvégezni másodpercenként. A korai számítógépek hatalmasak és drágák voltak az egyéni felhasználók számára. Egy-egy kiszolgálógéphez kliensek százai is csatlakozhattak egyazon időben. A számítógépeket csak munkához használták. Ahogy fejlődött a számítástechnika, úgy vált egyre megfizethetőbbé a felhasználók széles táborában.
azbest.uw.hu
- 10 -
2.1. Informatika a marketingben A marketing szűkebb értelemben olyan vállalati tevékenység, amely a vevők, fogyasztók szükségleteinek kielégítése érdekében: –
elemzi a piacot
–
meghatározza az eladni kívánt terméket, szolgáltatást
–
kialakítja az árakat
–
megszervezi az értékesítést
–
befolyásolja a fogyasztókat. Tágabb értelemben a vállalat egészére kiterjedő, a vevőkkel való azonosulást
hangsúlyozó filozófia, melynek megvalósítása elsősorban a felső vezetés feladata. A vállalati résztevékenységek összehangolásában a marketing szempontok az irányadók. Philip Kotler szerint a marketing a társadalmi és vezetési lépések kapcsolata, melyek során az egyének és csoportok termékeket és értékeket alkotnak, majd cserélnek ki egymás között miközben szükségleteket elégítenek ki. "A fogyasztói magatartást tanulmányozó elméleti szakemberek ma már túlhaladtak azon a feltételezésen, hogy a fogyasztó szűk gazdasági megfontolások alapján alakítja ki értékítéletét és hozza meg döntését."3 Választási helyzetben egyre nagyobb szerephez jut a marketing mix befolyásoló (promotion) eszköze. Minden lehetséges csatornán el kell jutni a potenciális fogyasztókhoz. A hagyományos papír alapú reklámok után a televízió és a rádió vált a vevőkkel való kapcsolattartás elsődleges eszközévé. Azonban az információs-technika
fejlődésének
előrehaladtával
egy
minden
eddiginél
hatékonyabb eszköz áll rendelkezésére a marketing szakembereknek: az internet. 3 Philip Kotler: Marketing management - 23.oldal
azbest.uw.hu
- 11 2.1.1. A coop.hu bemutatása
A
Coop
konkurenseihez
hasonlóan a média minden területét igyekszik felhasználni a vevőkért folyó küzdelem során. Az internet remek
eszköz
a vevőkkel
kapcsolattartás
való
szempontjából.
Hatékonyságának oka, hogy: –
Párhuzamosan több érdeklődő kiszolgálására alkalmas
–
Interaktív, mindenki a saját érdeklődésének megfelelően használhatja
–
Csekély anyagi befektetést igényel más csatornákkal szemben
A coop.hu szerkezete: 1. Cégünkről - A Coopról: Tömör, informatív leírás, melyből az érdeklődők megismerhetik a coop értékeit, célkitűzéseit és feladatait. Rövid áttekintés olvasható a szövetkezeti kereskedelemről, az üzletlánc fejlődéséről valamint a Coop szerkezeti felépítéséről. - Márkatermék politika: Az 1999-től folyó márkatermék program alakulása. - Szponzoráció: A magyar olimpiai kézilabda csapat támogatásáról. - Belső kommunikáció: A folyamatos kapcsolattartás elősegítésére kéthavonta megjelenik a Coop-újság, melyből a dolgozók a lánc életében történő fontos eseményekről szerezhetnek tudomást.
azbest.uw.hu
- 12 - Oktatás: A Coop tulajdonában lévő SZÖVOK Kft. rendszeresen tart továbbképzést a dolgozók és boltvezetők részére, hogy megismerkedjenek a kereskedelem aktuális trendjeivel. - Informatikai fejlesztés: A versenytársakkal való lépéstartáshoz fontos az információk megfelelő feldolgozása, amelyhez ma már elengedhetetlen az informatikai rendszer kiépítése. - Elérhetőségek: A vezetőség és az egységek telefonos és internetes elérhetőségei. 2. Országos akcióink: A Coop üzletlánc akciós ajánlatainak szórólapja, amely havonta jelenik meg, az interneten is olvasható. 3. Márkatermékeink kínálatából: A Coop márkanév alatt forgalmazott termékek képes összeállítása. 4. Nyereményjátékok: Az aktuális nyereményjáték plakátja. 5. Rólunk írták: Hálózat újság 2001. X. számában megjelent cikk. 6. Coop reklámfilm: A televíziókban látható Coop reklámfilmek letölthető változata. 7. Kapcsolódó anyagaink: A Pro-Coop-ok, ÁFÉSZ-ek és partnerek internetes oldalai. 8. Belső anyagaink: Csak belépési kóddal hozzáférhető anyagok.
Összességében elmondható, hogy tömör és informatív az oldal anyaga, s a tartalom egyszerű kezelhetőséggel párosul. A honlapon található anyagok az ország bármely Coop boltjára megállják helyüket, köszönhetően az egységes arculatnak, amely a lánc valamennyi tagjára jellemzőek. Hátrányként csak a tartalom frissessége róható fel, azonban ez csak az akciókat érinti. Hamarosan új arculattal jelentkezik az oldal.
azbest.uw.hu
- 13 -
2.2. A 45-ös számú bolt számítástechnikai eszközei
„Az élelmiszer kiskereskedelem alapjaiban változott meg az elmúlt tíz évben. Ma már nem maradhat versenyben aki nem rendelkezik megfelelő informatikai háttérrel. Ezért döntöttek úgy a lánc tulajdonosai, hogy új informatikai stratégiát dolgoztatnak ki. A cél: olyan rendszer kialakítása mellyel pontosan nyomon követhető az üzletek működése, a központba küldött adatok alapján. A sikeres értékesítéshez ugyanis folyamatosan elemezni kell a piacot, hogy lekövethető legyen annak minden apró rezdülése. Sajnos a polckeresztmetszet szűkös, így nem mindegy mit helyeznek ki rá. Az informatikai hálózat lehetővé teszi a standard lista folyamatos alakítását az igényeknek megfelelően. A rendszer felgyorsítja az áruk kijutását is, hiszen az üzletek a számítógépes kapcsolat révén időveszteség nélkül rendelhetnek.”4 A 45-ös számú bolt egy személyi számítógéppel és nyomtatóval rendelkezik. Ez a gép képviseli az információ-áramlás központját a bolt, a központ és a beszállítók között. Bár bizonyos árucikkeket még hagyományos módon rendelnek (pl.: pékáruk), döntő többségben a számítógépes rendszeren továbbítják az igényléseket.
4 www.coop.hu
azbest.uw.hu
- 14 2.2.1. Árurendelés: DVNET Nagyker program
Nagy mértékben megkönnyíti a boltvezető dolgát a debreceni Drén & Valner Szoftver Kft. DVNET Nagyker programja, amellyel az árurendelés percek alatt elvégezhető. Korábban az üzleti levelezés papír alapon történt, mára ezt is a programmal végzik, így mindig a lehető legfrissebb információkkal rendelkeznek a lánc minden részén.
Napi feladatok a DVNET program használatával: •
Adatok átvétele a NAGYKER-tõl, lista az átvett adatokról, adatok feldolgozása
•
Választék lista, választék lista változásai (új és módosult cikkek)
•
Árváltozások, akciók, időszaki engedmények listája
•
Egyéb cikk-információk
•
Display összetétel
•
Tapadó cikkek
•
Tapadó grátisz
•
Mennyiségi engedmények
•
Helyettesítő cikkek
•
Túra-, akciós-, standard-, márkatermék megrendelő lap nyomtatás
•
Számlák és a nem teljesítések
•
Levelezés bonyolítása a NAGYKER-rel
•
Megrendelések rögzítése, összesítése és leadása
•
Túra megrendelések
azbest.uw.hu
- 15 •
Elkövetkezendő akciók, árváltozások jelzése
•
Helyettesítő cikkek akciójának jelzése
•
Mennyiségi engedmény jelzése
•
Tapadó grátisz jelzése
•
Cégszintű túlkészlet jelzése cikkenként
•
Cikkcsoportos rendelésrögzítés
•
Adott gyártók cikkeire
•
Kötelezően tartandó (üzletláncos) cikkekre
•
Adott árucsoport cikkeire
•
Akciós megrendelések
•
Reklámozott és nem reklámozott jelzéssel
•
Kötelező tartás jelzéssel
•
Rögzítés a megrendelőlap sorrendjében
•
Információk
•
TOP listák a megrendelések és a beérkezett számlák alapján
•
Nem rendelt üzletláncos cikkek listája
A program felépítése, működése: 1. ÁTVÉTEL / ÁTADÁS / FRISSÍTÉS A központ által előkészített adatok letöltése, az átvett adatok listázása és a helyi adatok frissítése. A rendelések
és üzleti levelek elküldése történik
ebben a menüpontban. 1. Adatok átadása/átvétele A központi adatok (cikkek, árközlések, számlák, levelek) átvétele, a
azbest.uw.hu
- 16 rendelések feladása, a levelek küldése és fogadása modemen keresztül. 2. Lista az átvett adatokról A modemen átvett adatokról kérhető lista, mielőtt bekerülnének a helyi adatok közé, ezáltal leellenőrizhető és kilistázható, hogy pl. milyen új cikkeket forgalmaz a COOP. 3. Adatok frissítése A modemen átvett adatok (listázás utáni) bedolgozása a saját adatbázisokba. 4. Rendelésátadás előkészítése A korábban összeállított (és le nem adott) megrendelések előkészítése átadásra. Feladás modemen vagy egy korábbi sikertelen átadást megismételése. Vonalhiba esetén mágneslemezre másolhatóak a megrendelések, melyek elküldhetőek a COOP-nak. 5. TÚRA megrendelések A korábban összeállított (és le nem adott) TÚRA szerinti megrendeléseinket készíthetjük elő átadásra és az előkészítés után modemen át is adhatjuk. 6. AKCIÓS megrendelések Az akció kód beadása után a korábban összeállított (és le nem adott) akciós megrendeléseket készíthetjük elő átadásra és az előkészítés után modemen át is adhatjuk. 7. Ismételt rendelésátadás Ha korábban nem sikerült leadnunk megrendeléseinket (pl. vonalhiba, foglaltság, stb. miatt), a lezárt megrendelések közül paraméter-
azbest.uw.hu
- 17 kiválasztással (pl. kiszállítás dátumának vagy akció kód megadásával) kigyűjtethetjük az ismételten átadandó megrendeléseinket. 8. Rendelések mágneslemezre Sikertelen
modemes
átadás
esetén
az
utolsó
megrendelést
kimásolhatjuk mágneslemezre és ha a lemezt beküldjük a COOP-nak, ők arról fel tudják dolgozni. 9. Adatok átvétele lemezről Modemes adatfogadás sikertelensége esetén a COOP-os adatok az általuk kiküldött mágneslemezről felmásolhatóak a gépünkre. Ezután az adatok listázása és frissítése következhet. 2. RENDELÉSEK RÖGZÍTÉSE A TÚRA szerinti és az akciós megrendelések rögzíthetők le, generálhatjuk az aktuális megrendelésünket egy korábbi megrendelés alapján, vagy mobil adatgyűjtővel felvett rendeléseket dolgozhatjuk be a gépünkbe. A korábbi megrendeléseinket ellenőrizhetjük és listázhatjuk is. 1. Túra megrendelések A TÚRA szerinti megrendelések rögzítése COOP cikkszám vagy megnevezés szerint. 2. Akciós megrendelések Egy AKCIÓ megrendelések rögzítése az akció kódjának beadása után cikkszám vagy név szerint. 3. Lezárt megrendelések A korábban a COOP részére átadott megrendeléseket ellenőrizhetjük le illetve listázhatjuk ki.
azbest.uw.hu
- 18 4. Túra megrendelés generálása Egy
korábbi
megrendelés
szerint
előállíthatjuk
az
aktuális
megrendelésünket, pl. a korábbi rendelés kiszállítási dátumának megadásával. 5. Akciós megrendelés generálása Az aktuális akció kódjának beadása után egy korábban leadott akciós megrendelés alapján állíthatjuk elő erre az akcióra vonatkozó megrendelésünket. 6. Megrendelés mobil adatgyűjtővel Ha rendelkezünk mobil adatgyûjtõvel, mellyel a polcok között haladva a
termékek
vonalkódját
leolvasva
beüthetjük
a
rendelendő
mennyiséget, gyorsan és pontosan vehetjük fel megrendelésünket. Az adatgyűjtővel felvett megrendelés tételeit ezután letölthetjük a lerögzítendő rendelések közé. 1. Adatok letöltése a gyűjtőből A mobil adatgyűjtőbe felvett rendelési tételek letöltése. 2. Megrendelés feldolgozása A gyűjtőből letöltött adatok áttöltése a TÚRA megrendelés közé. 3. Akciós megrendelés feldolgozása A gyűjtőből letöltött adatok áttöltése az AKCIÓS megrendelés közé 4. Archív rendelések A lezárt rendelések közül korábban töröl, archivált tételek
azbest.uw.hu
- 19 ellenőrzése és listázása lehetséges. Törlésük : DVNET.3.6.2. 3. ADATOK KARBANTARTÁSA A korábban átvett adatok megtekintése, listázása és szükség szerinti karbantartása. 1. Cikkek Az aktuális COOP cikkválaszték árakkal és készletekkel együtt. Szükség szerint listázható. 2. Törzsadatok A rendszert támogató törzsadatok ellenőrizhetők és listázhatók ki. 1. Mennyiségi egységek 2. BTO / Cikk csoportok 3. ITJ számok 4. Boltok 5. Modem típusok A telefonvonalra kapcsolt modemünk típusát a telepítéskor a fejlesztőkkel együtt vihetjük fel. 6. Vonalkódok 7. Számlacsoportok A PRO-COOP számlákon szereplő csoportok, melyek szerint többféle listát kérhetünk le. 8. Cégek A programot kezelő és a cégkiválasztásnál beadható cégek. Legalább két cég szerepel itt, az ÁFÉSZ és a DEMO. 3. Árváltozás / Akció
azbest.uw.hu
- 20 A COOP aktuális akciói, akciós cikkei, előirányzott árváltozásai, időszaki engedményes cikkek és idényáruk. 1. Akciók karbantartása A COOP által szervezett akciók. 2. Árváltozási / akciós cikkek A COOP által szervezett akciókba besorolt cikkek, az árközlések cikkei és az időszaki engedmények cikkei. 3. Archív árváltozások Az adatok archiválása, törlése során kitörölt lejárt akciós és árközlésben szereplő cikkek. Törlésük : DVNET.3.6.2. 4. COOP számlák Itt tekinthetők
meg és
listázhatók
ki
tételesen
vagy
számlánként a COOP által elkészített és átküldött számlák. 1. COOP számlák A COOP által átküldött számlák tekinthetők meg. 2. Archív számlák Az adatok archiválása, törlése során kitörölt számlák találhatók itt. Törlésük : DVNET.3.6.2. 5. Átadó partnerek A kapcsolatban levő partnerek (jelen esetben a COOP) átadásátvételhez szükséges azonosítói, melyek az átadás / átvételt befolyásolják. 6. Adatok törlése Az érvényüket vesztett adatok törölhetők le, ezáltal felszabadul
azbest.uw.hu
- 21 az általuk elfoglalt hely, viszont később listát sem kérhetünk róluk. 1. Adatok törlése A korábban átvett és érvényüket vesztett számlák, árváltozások és akciók törölhetők le a törlés záró dátumának megadásával. 2. Archív adatok törlése Az archivált rendelések, árváltozások és számlák törölhetők le. 7. Fogyasztói árak Lehetőség van arra, hogy a bolt saját eladási ár szorzóit felvigyük a gépbe és a COOP-tól megkapott számlákat ezekkel a szorzókkal szoroztassuk ki. Ezzel jelentősen csökkenthetjük a bolt terhelését. 1. Fogyasztói ár típusok Az ÁFÉSZ által használt fogyasztói ár táblázatokat (pl. kisker, diszkont, C+C, stb.) sorolhatjuk be típusokba. 2. Fogyasztói ár szorzók A típusok szerinti fogyasztói ár szorzókat vihetjük fel ITJ-nként. 8. Árváltozás aktualizálása A
korábban
aktualizálásakor
átvett
és
érvénybe
a
cikkek
eladási
lépő árai
árváltozások automatikusan
módosulnak.
azbest.uw.hu
- 22 9. Telefonkönyv A program modemes visszahívás funkciója számára szükséges telefonszámok beállítása. 4. LISTÁK, KIMUTATÁSOK Az átvett adatokról készíthetünk különböző hasznos listákat az ÁFÉSZ központ és/vagy a boltok részére, melyek támogatják a napi munkát illetve idáig
nehezen
(vagy
sehogy
sem)
előállítható
készletgazdálkodási
információkkal szolgál. 1. Cikkek listája A COOP cikkekről készíthetünk listát. Választható sorrendek : cikkszám, megnevezés, szállító, cikkcsoport, számlacsoport, itj. 2. Üzletláncos cikkek A COOP által besorolt MINI, NORMÁL, MAXI üzletláncos cikkeket listázhatjuk ki, az áruválaszték és a rendelés megkönnyítése érdekében. 3. Árváltozások A COOP által küldött árváltozások listája készíthető el az érvényesség dátumának beadásával. 4. Akciós cikkek A COOP által küldött akciós cikkek listája készíthető el az érvényesség dátumának beadásával. 5. Időszaki engedmények A COOP által küldött időszaki engedmények listája készíthető el az érvényesség dátumának beadásával.
azbest.uw.hu
- 23 6. Megrendelőlap készítése A boltnak kiadható megrendelőlap készíthető cikkszámonként, megnevezés
szerint,
cikkcsoportonként,
szállítónként,
számlacsoportonként, ITJ szerint. Lehet 1 vagy 2 oszlopos is. 7. Akciós megrendelőlap készítése A
boltoknak
kiadható
cikkszámonként,
akciós
megnevezés
megrendelőlap szerint,
készíthető
cikkcsoportonként,
szállítónként, számlacsoportonként, ITJ szerint. Lehet 1 vagy 2 oszlopos is. 8. TOP LISTÁK A készletgazdálkodáshoz nélkülözhetetlen kimutatások, melyek többféle szempont szerint rendezve mutatják a boltok rendeléseit és a beérkezett számlákat. 1. Rendelések bolt + cikkenként A lezárt és archivált megrendelésekről készíthető bolt + cikkenkénti sorrendben. 2. Rendelések cikk + boltonként A lezárt és archivált megrendelések közül készíthető cikk + boltonkénti sorrendben. 3. Számlák bolt + cikkenként Az aktuális és archivált számlákból készíthető bolt + cikkenkénti sorrendben TOP-LISTA. 4. Számlák cikk + boltonként Az aktuális és archivált számlákból készíthető cikk +
azbest.uw.hu
- 24 boltonkénti sorrendben TOP-LISTA. 9. Akciós rendelés összesítő Az akció kód megadása után az akcióra vonatkozó megrendelést összesíttethetünk cikkenként vagy cikk + boltonként. 5. RENDSZERKARBANTARTÁS Ebben e menüpontban olyan tevékenységeket végezhetünk, melyek elvégzése az adatok mentését kivéve csak időközönként szükségesek. 1. Dokumentáció nyomtatása A DVNET felhasználói kézikönyve és az időközben bekövetkezett módosítások kérhetők le képernyőre vagy nyomtatóra. 1. Teljes dokumentáció A teljes DVNET program részletes ismertetése. 2. Programmódosítások A módosított, bővített vagy új programrészek, funkciók dátum szerint ellenőrizhetők le. 3. Tudnivalók a MODEM-ekről Hasznos tudnivalók a modemekkel kapcsolatban. 4. MODEM-es programok A CO/SESSION és a CHEOPS program ismertetője. 5. CÉG INFORMÁCIÓ, HÍREK A Drén & Valner Szoftver Kft. által készített és forgalmazott programokról olvashatók információk, tájékoztatást kaphatunk a KFT legfrissebb program- és számítógép akcióiról, valamint rövid- és hosszú távú terveiről is.
azbest.uw.hu
- 25 2. Paraméterek beállítása A program működéséhez szükséges paramétereket új rendszer indításakor itt kell megadni. Módosításuk csak a fejlesztők támogatásával történhet ! 3. Adatok rendezése Géphiba
vagy áramkimaradás
esetén
előforduló
gépleállásból
származó adatsérülések elhárítására témánként vagy teljes egészében rendezhetjük az adatállományok hibás részeit. 1. Árváltozások 2. Számlák 3. Cikkek 4. Törzsadatok 5. Rendelések 6. Technikai adatok 7. Archív adatok 8. Teljes rendezés 4. Rendszerellenőrzése Ha a fejlesztők vagy a COOP kiküldi a programok frissebb változatát, ebben a funkcióban hajthatjuk végre a szükséges módosításokat. 1. Automatikus frissítés A COOP-tól modemen átvett vagy lemezen kapott módosított program beállításainak frissítése, mely során az 5.4.2-5.4.35.4.4. funkciók automatikusan lefutnak mind az ÁFESZ-ra, mind a DEMO-ra.
azbest.uw.hu
- 26 2. Frissítés átvétele A DVNET program újabb változatát lehet modemen keresztül átvenni. Átveendő állományok : NVF.ARJ, NVINST.ARJ. 3. FILES ellenőrzése A
rendszerhez
szükséges
adatállományok
meglétének
ellenőrzése és a hiányzó (új) állományok pótlása. 4. Struktúrák ellenőrzése Az adatok szerkezetének, struktúrájának ellenőrzése a MINTA adatokhoz. Az eltérő, a programfrissítés miatt változott szerkezetetek módosítása automatikus. 5. Winchester tisztítás Ez a funkció a winchester AFESZ könyvtárrendszerében szereplő összes *.BAK, *.IDX, H_*.*, H*.DB és *.$* típusú fájlt letörli, felszabadítva az általuk lefoglalt helyet. 6. CHEOPS beállítások A CHEOPS programhoz szükséges állományokat lehet újragenerálni. 5. Printerbeállítás A printerünk vezérlőkaraktereit állíthatjuk be, melyek a nyomtatás befolyásolják. A program telepítésekor alapértelmezés szerint EPSON nyomtatóra vannak beállítva, de bármilyen printer definiálható a rendszerhez. 1. Printer nyelv bevezetése Ha nincs meghatározva, bevezethetjük a printerünk által
azbest.uw.hu
- 27 használt nyelvet és megadhatjuk a nyelvben meghatározott vezérlő
kódokat,
melyek
a
betűsűrűségét
(10,12,17,20
kar./inch) a vastag betű ki-bekapcsolását és a printer alaphelyzetbe állítását vezérlik. 2. Printer típus bevezetése A printer típusok és a hozzájuk tartozó nyelvek megadása. 3. PRINTER.MEM generálása Az előző menüpontban beállított printertípusnak megfelelő printervezérlő kódrendszer generálása egy PRINTER.MEM fájlba, melyet a program a printer vezérlésére használ. 4. Printer tesztelés A beállított kódok helyességét ellenőrizhetjük egy próbanyomtatással. 6. Adatok mentése Az adatok mentése, másolatpéldány készítése minden nap szükséges a géphibákból
származó
adatvesztés
minimalizálása
érdekében.
Javasolt, hogy minden nap másik lemezre mentsük az adatokat. 1. Adatok mentése Az adatok az ARJ.EXE-vel az AFESZ.ARJ-be menthetjük tömörített formában. 2. Adatok másolása a DEMO-ba Az adatainkat átmásolhatjuk a DEMO munkaterületre, ahol minden funkciót kipróbálhatunk az éles adataink változtatása nélkül.
azbest.uw.hu
- 28 7. Levelezés Ezzel a funkcióval lehetőségünk van a PRO-COOP-nak levelet írni és elküldeni modemen, valamint tőle levelet kapni. Ezeket a leveleket megőrizhetjük vagy szükség esetén le is törölhetjük. 1. Szövegszerkesztés Ez a menüpont rövid szöveges (parancs) állományok létrehozására, ill. karbantartására alkalmas (pl.: config.sys), valamint levél megírására. 2. Levelek előkészítése A megírt levelet lehet előkészíteni átadásra, melynek során létrejön a LEVEL.ARJ 3. Levelek mágneslemezre Ha nincs telefonos kapcsolat, akkor az előkészített levelet lehet kimásolni mágneslemezre. 4. Levelezési napló Az összes kapott és küldött levelet itt lehet megtekinteni. 5. Levelek törlése A felesleges leveleket lehet kitörölni az adatbázisból.
A boltban leggyakrabban a következő feladatokra alkalmazzák a programot: –
Rendelések rögzítésére
–
Az árváltozások, akciók nyomon követésére
–
Saját használatú megrendelőlapok nyomtatására
–
A rendszer frissítésére, karbantartására
azbest.uw.hu
- 29 2.2.2. Leltározás: DVLELTAR program
"Leltár: a vállalkozás eszközeiről és forrásairól egy adott időpontra vonatkozóan a valóságos helyzetnek megfelelő mennyiségi és értékbeni részletes kimutatás. Leltározás: a vállalkozás tulajdonában, birtokában, kezelésében, használatában levő befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglevő mennyiségük, állományuk megállapítása." 5 A leltározás során számba kell venni a bolt teljes vagyonát. Az összes árut meg kell számolni, mérni. Amennyiben a leltár hiányt állapít meg, az a dolgozóknak kell megtéríteniük a fizetésük arányában. A boltban a leltározáshoz a Drén & Valner Szoftver Kft. DVLELTAR programját használják. A leltározás alkalmával egy laptopon viszik le a boltba a programot a központból. A DVLELTAR programmal a nem cikkelemes nyilvántartású boltokban végezhető gyors és pontos vonalkódos leltározás. Képes egy bolt 20 milliós árukészletét egy munkanap alatt kiszorzással együtt felleltározni (akár ikerleltárral is). A beszerzési árakat szorzótáblázattal számolhatjuk ki és elkészíthetjük a leltárlistát leltárívenként, ÁFA kulcsonként vagy árucsoportonként is. A program képes fogadni a DVNET által a központtól átvett cikk- és vonalkódtörzset, valamint a nagykertől letölthető 5-6000 cikkelemes törzseket is. A leltározáshoz mindössze egy számítógépre, egy nyomtatóra és egy vonalkód olvasóra van szükség. 5 Somos – Dr. Sugár – Molnár – Vörös – Zolnai: Számviteli szabályzatok 2001. , 211. oldal
azbest.uw.hu
- 30 A munka során a termékek egy-egy darabjának kódját rögzítik a vonalkódolvasó segítségével, majd felviszik a készleten lévő mennyiséget. A DVNET programból átvett törzsadatoknak köszönhetően ismertek a termékek paraméterei.
A program használatának előnyei: –
a leltárfelvétel és kiszorzás 1 napra lecsökkenthető
–
nem kézzel kell kitölteni a leltáríveket
–
nincs szükség a leltárfelvétel után lerögzíteni az adatokat, mert a felvétellel rögzíthetjük is
–
nincs téves, más cikkre történő rögzítés, mert a vonalkód egyértelműen beazonosítja a cikket
–
a leltárfelvétel után azonnal többféle szempont szerint készíthető leltárkiszorzás
–
20 milliós árukészlet (4000 cikkelem) leltárideje (kiszorzással) 6-8 óra
–
beszerzési árak visszaszámolása akár boltonként eltérő szorzótáblázattal automatikusan
azbest.uw.hu
- 31 -
2.3. A vonalkódos rendszer
2.3.1 A vonalkód története6
Az 1940-es évek végén N.J. Woodland az Egyesült Államokban egy körformájú kódot szabadalmaztatott, amelyen az egymás melletti vastag és vékony vonalak illetve az ezeket elválasztó közök hordozták az információt. A vonalkód a 60-as évek elején indult hódító útjára és 1970-ben megjelent szintén az USA-ban egy kiskereskedelmi forgalomban lévő termékek azonosítására szolgáló kód az UPC (Universal Product Code). A kereskedelmi alkalmazást hamarosan követték az ipari és infrastrukturális alkalmazások. 1970-ben megjelent az ún. Plessey-kód amelyet könyvtárakban könyvazonosításra használtak. Ipari környezetben használták a "kettő az ötből" kódot majd 1972-ben - a használat tapasztalatait kiaknázva - a "kettő az ötből átfedéses" típusú kódot. 1974-ben szabványosították a Code-39 vonalkódtípust és 1977-ben bevezették az EAN-t (European Article Number). Ezt követően a vonalkód alkalmazások gyors iramban terjedtek. Ma a leggyakrabban használt kódok a következők: Code 39 Kettő az ötből átfedéses Codabar Code 128 Code 93 EAN/UPC
Ezek közül az EAN/UPC, a kettő az ötből átfedéses és a Codabar csak számokat kódol. A többi kód betűk kódolására is alkalmas. Az EAN/UPC csak fix hosszúságú szimbólumokat állít elő. 6 www.kando.hu/Periferiak/vonkod.htm
azbest.uw.hu
- 32 2.3.2. A vonalkód felépítése
A kiskereskedelemben legelterjedtebb vonalkódtípus az EAN-13. A kódolás 13 számjegy tárolását teszi lehetővé. Az első 3 számjegy a kódot kiadó nemzeti szervezetet azonosítja, a következő 5 számjegy a vállalatot, ezután 4 számjegy a konkrét terméket adja. Az utolsó számjegy az ellenőrző szám szerepét tölti be. Egy számjegy tárolásához 7 egységnyi helyet használnak fel. Ezen belül 2 vonal és 2 köz található. A vonalak és a közök vastagsága egy és négy egység közötti lehet. A számokat elválasztójelek csoportosítják 1-6-6 tagú csoportokra. A számsor rajzolatát az első számjegy nagymértékben befolyásolja. A jobbra látható két vonalkód csupán az első számjegyben különbözik, s a 4-6 számjegyek vonalkódja eltérő. Az utolsó hat számjegy csoportjában viszont nincs változás. Az első és második csoportban különböző jelrendszereket használnak. Sőt az első csoporton belül is kétféle kódolást alkalmaznak. A számjegyek kódolásának módjai: Az elsõ számjegy 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
A kódolás módja AAAAAA CCCCCC AABABB CCCCCC AABBAB CCCCCC AABBBA CCCCCC ABAABB CCCCCC ABBAAB CCCCCC ABBBAA CCCCCC ABABAB CCCCCC ABABBA CCCCCC ABBABA CCCCCC
azbest.uw.hu
- 33 A számjegyek kódja: A kódolt számjegy A jelkészlet B jelkészlet C jelkészlet 0001101 0100111 1110010 0 0011001 0110011 1100110 1 0010011 0011011 1101100 2 0111101 0100001 1000010 3 0100011 0011101 1011100 4 0110001 0111001 1001110 5 0101111 0000101 1010000 6 0111011 0010001 1000100 7 8 0110111 0001001 1001000 9 0001011 0010111 1110100 Az 1-es fekete vonal-egységet jelöl, a 0 pedig fehéret. A táblázatból látható, hogy az 1-esek két sötét vonalat adnak, melyek vastagsága és elhelyezkedése különböző minden számnál.
–
Az A jelkészlet jobbra rendezett és páratlan paritású. Ez azt jelenti, hogy mindig 1-es az utolsó jel, az 1-esek száma pedig páratlan.
–
A B jelkészlet szintén jobbra rendezett, azonban páros a paritása: 1-esel végződik és páros számú ezek száma.
–
A C jelkészlet balra rendezett és páros paritású.
A táblázat tanulmányozása során kiderül, hogy az A jelkészlet ellentéte a Cnek, a C pedig tükörképe a B-nek. A három jelkészlet valójában egynek a különböző változatát jelenti, egyik a másikból előállítható. Az EAN kódolásnak létezik egy rövidebb változata is, amely csupán 8 számjegy tárolását végzi. Ezt nevezik EAN-8 -nak. Itt az első négy jegy az A, az utolsó négy jegy pedig C kódolású.
azbest.uw.hu
- 34 -
2.4. A DVCASSA program bevezetése
A bolt működésének hatékonyságát jelentősen fokozhatná a vonalkódon alapuló nyilvántartási rendszer bevezetése. Viszonylag alacsony befektetéssel modernizálható egy kisebb méretű üzlet is. A Drén & Valner Szoftver Kft. erre a feladatra is kínál megoldást: a DVCASSA rendszert. A programot sikerrel alkalmazzák a Coop lánc nagyobb tagjainál. A program a DVTRADE nagykereskedelmi rendszerhez integrált vonalkódtechnikán alapuló bolti készletnyilvántartó és pénztár funkciókkal rendelkezik. Több -féle megoldással is üzemeltethető a rendszer: –
DV-POS vagy TEC-POS esetében APEH engedélyes fekete dobozzal valamint vonalkódolvasóval ellátott PC alapú pénztárgépen történik az értékesítés, melyben lehetőség van a blokkadás mellett áfás számla készítésére is.
–
PC-t kapcsolhatunk SAMSUNG 4615, SAMSUNG 350, TEC-MA1040 vagy GOLD 261 típusú pénztárgéphez, a PC-n történik az értékesítés, míg a kassza adja az APEH engedélyes blokkot.
A második megoldás előnye az olcsósága mellett, hogy nem kell lecserélni az eddig használt kasszát (ha ezen típusok valamelyike, vagy csatlakoztatható hozzá számítógép). Bármelyik részegység (PC, kassza) meghibásodik, kicserélésével nem esik ki egy teljes munkahely és még nagyobb előny, hogy az egyedi programozási igények APEH engedélyeztetés nélkül szinte azonnal a rendszerbe integrálhatók.
azbest.uw.hu
- 35 2.4.1. A rendszer eszközigénye
Minden
pénztárban
szükséges
1
db
DV-Pos
vagy
TEC-Pos
vonalkódolvasóval rendelkező pénztárgép, vagy 1 db számítógép vonalkódolvasóval melyhez egy pénztárgép kapcsolódik. A rendszer kiszolgálására 1 db központi számítógép is szükséges egy nyomtatóval amely
a bevételezés, rendelés, információk, zárás, stb feladatokat
elvégzi. Rendszerbe kapcsolható még vonalkódos árcímkét nyomtató BIZERBA vagy MICRA típusú mérleg (de továbbra is használhatók a számkijelzős árszorzós mérlegek is). Az adatok felviteléhez
és
lekéréséhez használható vonalkódolvasó ceruza vagy mobil adatgyűjtő, melyek a rendszer indítását, támogatják
a
bevételezést a
biztonság
és
a
leltározást
növelésével
és
a
feldolgozás idejének jelentős csökkentésével. Más rendszerekkel (NAGYKER, központi, stb.) történő kapcsolattartás (a mágneslemezeken kívül) akár éjszaka bonyolított telefonos adatátvitellel is történhet.
azbest.uw.hu
- 36 2.4.2. A rendszer szolgáltatásai
1) RENDSZERINDÍTÁS –
A fejlesztő cég tanfolyamokat biztosít a rendszer kezelőinek a PC-s ismertekről, eszközökről, az értékesítési folyamatról, majd a teljes DVCASSAról, a NAGYKER-rel (főbb szállítókkal) és a központtal kialakított kapcsolattartásról a boltvezetők, helyettesek, adminisztrátorok részére.
–
A szükséges eszközök beszerzését is vállalja a fejlesztő
–
A rendszer egy hét alatt kialakítható a NAGYKER-es törzsadatok felhasználásával
–
A
boltvezető
igénye
szerinti
gyakorlás,
próbaüzemelés,
tesztelés,
programillesztés –
Egy pénztárhely kb. 1 hónapos éles üzemeltetése váltott pénztárosokkal, majd folyamatos vagy teljes rendszerindítás leltározással és készletaktualizálással
2) ÉRTÉKESÍTÉS –
A
pénztár
vonalkódos,
gyorskódos
vagy
név
szerinti
azonosítással
üzemeltethető –
A pénztárosnak nem kell az árral, árváltozással foglalkoznia, csak eladnia és a pénzt elvennie
–
Tetszőlegesen
alkalmazható
kedvezmények
blokkon
belül
tételenként
(mennyiségi és/vagy időhöz kötött, stb.) vagy a blokk végén (törzsvásárlói, viszonteladói, tagi, stb. kedvezmény kártyakezeléssel) –
Pontos pénztár-elszámoltatás. Tetszőlegesen készíthető pénztári kivét-betét,
azbest.uw.hu
- 37 címletjegyzék, gépi pénztárjelentés akár visszamenőlegesen is –
Pénztárzárás a pénztár leállítása nélkül
–
Azonnali számlakészítés (akár a blokk egy részéről is)
–
Értékesítés rendelésfelvétel alapján történő kiszállítással is
–
Számlatömbök, kézi számlák feldolgozása
3) BESZERZÉS, ÁRVÁLTOZÁS –
Számlák, árváltozások, akciók frissítése a központi adatbázisból
–
Ellenőrzött, gyors bevételezés, terhelés (árubontás, mennyiségi konverziók, pl. kartonról darabra)
–
Készlet felvitele mobil adatgyűjtővel
–
Az árváltozások, akciók, időszaki engedmények előre megadhatók az érvénybe léptetésük időpontjával együtt (akár óra, perc mélységig)
–
Az
árváltozások
automatikus
végrehajtása,
kimutatása
(árváltozási
jegyzőkönyv) és az árkülönbözetek készlet szerinti könyvelése
4) KÉSZLETGAZDÁLKODÁS, INFORMÁCIÓK –
Cikkválaszték, árak, számlák, árváltozások kiküldése, készletek, forgalmak, tablók, számlák, rendelések fogadása modemen keresztül.
–
A készletek optimális szinten tartása a minimális készlet gépi számításával tetszőleges időszak alapján
–
A készletkimutatás naprakész és pontos
–
Automatikus rendelésajánlat készítése szállítónként. A rendelés gyorsan és naprakészen elvégezhető
azbest.uw.hu
- 38 –
Cikkelemesen, gyártónként, szállítónként, ITJ/VTSZ-nként vagy statisztikai csoportosítás szerint kérhetünk információt a beszerzésről, értékesítésről és egyéb mozgásokról, kiegészítve a nettó árrés, árrés százalék, forgási sebesség, átlagkészlet információkkal
–
Ellenőrizhető
a
pénztárak
egyenlege
akár
naponta
többször
is
szúrópróbaszerűen –
Teljes körű jövedéki nyilvántartás VPOP engedéllyel
–
Üzletláncos termékek beszerzési és értékesítési kimutatása, rendelésajánlat készítése
5) BOLTELSZÁMOLTATÁS, KÖNYVELÉS –
A napi számlák beküldhetőek modemen a központba
–
A gépi tabló kiváltja a kézi tablózást a továbbiakban
–
A tablós adatok beküldése a központba dekádonként modemen
–
A rendszer napi, heti vagy havi feladásokkal kapcsolódhat bármilyen boltelszámoltatási rendszerhez
–
A boltok elszámoltatását új alapokra helyezhetjük: •
időszakonként részleges vagy teljes leltárt végezhetünk
•
leltárhiány vagy többlet esetén az okok könnyen felderíthetők
•
a boltok gazdálkodása cikkelemesen összehasonlítható, rendszeresen felülvizsgálható.
azbest.uw.hu
- 39 6) LELTÁROZÁS –
Tetszőleges időben, alkalommal és cikkekre (részleges/teljes/iker leltár), beszerzési áron és/vagy fogyasztói áron
–
Adatfelvétel egyszerre több vonalkódolvasóval vagy mobil adatgyűjtővel, megtakarítva a cikkek kézzel írását és a felvett leltár lerögzítését, ezáltal a leltározás ideje nagyságrendekkel lerövidíthető (kb.1 nap kiszorzással együtt)
–
Leltárkiértékelés a leltáreltérések könyvelésével
–
Szükség esetén a leltározás sztornírozható és a helyesbítések rögzítése után újra kiértékelhető
–
Adatátadás a központban futó leltári programnak
–
Számítógéppel és cikkelemes nyilvántartással nem rendelkező boltok vonalkódos leltározása
azbest.uw.hu
- 40 -
3. Összegzés
A 45. számú bolt jelenleg nem vezet pontos nyilvántartást a készletekről. Ez megnehezíti a rendelés előkészítését, mivel a polcokat át kell nézni, hogy megállapítsák a szükséges mennyiséget. Ennek a feladatnak az elvégzése időigényes. Az áruk megrendelése már hatékonyabb módon történik: elektronikus úton egy számítógéppel állítják össze és küldik el a listát. Amikor megérkezik az áru a szokásos minőségi és mennyiségi ellenőrzés után a raktárhelyiségbe kerül. Később onnan helyezik át azt a polcokra. A folyamatot követhetőbbé tenné egy adatbázis, amely segítségével percek alatt rögzíthető lehetne a készletváltozás. A polcra kihelyezett termékeket egyenként be kell árazni, mivel a pénztárnál lehetetlen az összes árat megtanulni. Ha akció folyik vagy árváltoztatás történik, akkor újra kell árazni az érintett készletet. Ez a művelet amellett, hogy hosszadalmas, számos hibalehetőséget is hordoz magában. Zavaró tényező, ha egy termékről hiányzik az árcédula vagy esetleg több különböző is található rajta. Amíg az árazás történik kevesebben tudnak a vevők kiszolgálásával foglalkozni, sorban állás alakulhat ki. A vonalkódos készletnyilvántartás alkalmazásával elegendő termékenként egy-két ártáblát kihelyezni, a pénztáros pedig gyorsan és pontosan végezheti a munkáját. A rendszer percre készen tükrözi a boltban található termékmennyiséget, figyelmeztethet, ha egy árucikk kifogyóban van.
azbest.uw.hu
- 41 A jelenlegi gyakorlatban a leltározás csak külső eszközök igénybevételével (laptop amelyen a DVLELTAR fut) végezhető. Ez emeli a költségeket, hiszen a berendezéseket és kezelőiket a boltba kell szállítani. A DVCASSA rendszer tetszőleges időpontban és alkalommal képes a leltár elkészítésére.
A felsorolt kedvező tulajdonságok mellett a rendszer bevezetésének hátránya, hogy újabb beruházást igényel. Egy ilyen kis méretű üzletben csak hosszabb távon térülne meg a befektetett összeg. Más szempontból azzal, hogy több idő jut a vásárlókra növelné a vevők kiszolgálásának színvonalát. Ellensúlyozná az Uniós csatlakozással járó szigorodó szabályok miatt megnövekedett adminisztratív feladatok által felemésztett időt. A felmerülő költségeket csökkentené az is, hogy a jelenleg használt eszközök túlnyomó része integrálható az új rendszerbe is.
A fenti érvek alapján kifejezetten ajánlott a rendszer modernizálása, hiszen minimális ráfordítással hatékonyabbá, jobbá válhatna az üzlet működése. Mindezek mellett az üzlet dolgozóit is nagymértékben tehermentesítené a fejlesztés. Versenyhelyzetben a szolgáltatás minősége jelenti a legjobb reklámot a vásárlók megnyeréséhez.
azbest.uw.hu
- 42 -
4. Felhasznált irodalom Szakirodalom:
Szabó-Bakos Eszter – Déri Tibor: Gazdasági és vezetési alapismeretek Nemzeti Tankönyvkiadó – Tankönyvmester Kiadó, Budapest 2001. Sztanó Imre – Vörös Miklós: Számviteli alapismeretek 2001 Saldo Kiadó, Budapest 2001. Somos – Dr. Sugár – Molnár – Vörös – Zolnai: Számviteli szabályzatok 2001 Saldo Kiadó, Budapest 2001. Bődi Zoltán – Tóth József: Számítástechnikai kisszótár Szalay Könyvkiadó, Kisújszállás 1997. Philip Kotler: Marketing management Műszaki Könyvkiadó, Budapest 1992.
Elektronikus irodalom:
A vonalkód titka ................................................ludens.elte.hu/~berko/vonalkod.html A vonalkód ..................................................... www.kando.hu/Periferiak/vonkod.htm Coop üzletlánc ....................................................................................... www.coop.hu Drén & Valner Szoftver Kft .....................................................................www.dvs.hu
azbest.uw.hu
