SYSTEM ACTION CLAIM PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA PLANT JAKARTA

SYSTEM ACTION CLAIM PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA PLANT JAKARTA Dhimas Novrisal dan Mohammad Rizqi Teknik Industri Universitas Mercu Buana Jakarta Email:[email protected] ABSTRAK PT. Universal Tekno Reksajaya (UTR) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang remanufaktur (peremajaan) komponen – komponen alat berat. Komponen alat berat terdiri dari berbagai macam jenis dan bentuk namun yang paling mudah dikategorikan adalah dua jenis yaitu engine dan power train. Di UTR komponen – komponen tersebut mengalami proses overhaul dimana komponen dibongkar dan dilakukan penggantian spare parts dan kemudian dilakukan assembly kembali untuk mendapatkan performa komponen seperti baru kembali. Untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan UTR memilik sebuah sistem penanganan pada keluhan pelanggan, mulai dari keluhan yang berhubungan dengan bentuk fisual sampai dengan kualitas atau performa dari komponen yang telah diperbaiki. System action claim ini menjadi salah satu andalan UTR dalam memenuhi kepuasan pelanggan karena dengan adanya sebuah sistem penanganan keluhan yang baik, maka pelanggan akan merasa diperhatikan dan memberikan kesan yang baik pula terhadap hasil komponen yang telah diperbaiki di UTR. Kata kunci: UTR, komponen, system action claim ABSTRACT APT. Universal Tekno Reksajaya (UTR) is a company engaged in remanufacturing (rejuvenation) component - component of heavy equipment. Components of the machine consists of various types and forms, but the most easily categorized are two types of engine and power train. In UTR components - components undergo overhaul in which the components disassembled and carried replacement parts and then carried back assembly for performance parts like new again. To meet the needs and satisfaction of customers UTR pick a system for handling the customer complaints, ranging from complaints relating to the shape fisual up to the quality or performance of the components that have been fixed. System action claim this to be one of the mainstays of NDT in customer satisfaction due to the existence of a complaints handling system, the customer will feel cared for and also give a good impression of the results that have been fixed component in the UTR. Keywords: UTR, components, system action claim 1. PENDAHULUAN PT. Universal Tekno Reksajaya (UTR) merupakan perusahaan remanufaktur dari UT group (PT. United Tractors Tbk.). Yang berdomisili di Cakung Jakarta Timur, yang bergerak di bidang jasa remanufaktur/ peremajaan kembali komponen – komponen alat berat seperti engine, transmision, final drive, cylinder, pump dan lain – lain. Untuk menjaga kualitas agar hasil produknya diakui oleh pelanggan, maka

138

pada proses perbaikan komponen alat berat (overhaul) semua proses perlu diperhatikan, mulai dari proses pembongkaran komponen dan pengukurannya yang akan menjadi acuan untuk menentukan spare part mana yang akan dilakukan penggantian kemudian pada proses perakitan yang membutuhkan ketelitian terutama pada proses penyetelan / adjustment sampai pada proses tes yang akan menentukan apakah komponen tersebut layak untuk dinyatakan lulus uji performa dan siap untuk dikirim kembali

Jurnal Ilmiah PASTI Volume VI Edisi 1 – ISSN 2085‐5869

kepada pelanggan dengan kulitas selayaknya komponen atau produk baru. Kualitas produk yang di overhaul pastinya ada beberapa yang mengalami reject dan rework/redo/kerja ulang. Produk yang mengalami reject tersebut bisa diketahui sebelum pengiriman atau setelah sampai pada pelanggan. Pelanggan akan melakukan claim kepada produsen bila produk/komponen yang diterima tidak bagus performanya. Maka dari itu untuk menangani claim (keluhan) dari pelanggan, di PT. Universal Tekno Reksajaya sistem action claim produk menjadi satu bagian tugas Quality Ansurance Dept. sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada pelanggan terhadap produk yang dihasilkan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Konsep Dasar Sistem Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisi, saling berinteraksi, saling ketergantungan sama lainnya dan saling terpadu Pengertian sistem Menurut Keneth Boulding dalam Tata Sutabri (1999:57) “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan satu dan yang lainnya berfungsi bersama–sama untuk mencapai tujuan tertentu “. Menurut Jogiyanto, HM (2005: 129) “ Analisa sistem adalah suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya “. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roescoe Davis, “sistem informasi adalah sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan– laporan yang diperlukan“. Karakteristik dan Komponen Sistem Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep dasar sebuah sistem yang sangat


sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sesuatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu terdiri dari: a. Komponen Sistem (Component ) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau dapat disebut juga dengan supra sistem. Dan apabila suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Jika sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistemnya. b. Batas Sistem (Boundary) Setiap sistem mepunyai batas sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung inilah yang memungkinkan sumber–sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnnya. e. Masukan Sistem (Input) Masukan dapat berupa perawatan (maintenance) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem (input) Adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

139

g. Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan, yang akan merubah masukan menjadi pengeluaran. h. Sasaran Sistem (Objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkkan oleh sistem, suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya. Peralatan Pendukung Dalam melakukan perancangan sistem yang baik, kita memerlukan alat–alat atau sarana (tool), yang mana sarana tersebut dapat membantu dalam menganalisa sebuah sistem. Adapun alat atau sarana yang digunakan dalam menganalisa sistem adalah sebagai berikut: Data Flow Diagram (DFD) Pengertian DFD DFD atau diagram alir data adalah diagram yang menggunakan notasi – notasi (simbol) yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. Simbol Data Flow Diagram Simbol – simbol yang digunakan dalam diagram alir data adalah sebagai berikut: a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) Eksternal Entity merupakan kesatuan lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berbeda di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. b. Proses (Process) Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

140

menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. c. Simpanan Data (Data Store) Data Store digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. d. Arus Data (Data Flow) Arus data digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Tahapan Diagram Alir Data Diagram alir data terdiri dari beberapa diagram yang masing–masing menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem digambarkan, penjelasan tentang diagram alir data akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Diagram ini utuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Diagram nol digunakan untuk menggambarkan arus data secara lebih terperinci dari diagram konteks. 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol. Aturan Main Diagram Alir Data Di dalam pembuatan diagram alir data terdapat ketentuan – ketentuan yang baku dan berlaku dalam penggunaan untuk pembuatan sistem, yaitu sebagai berikut: − Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara extenal entity dengan external entity lain secara langsung. − Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store lainnnya secara langsung. − Di dalam diagram alir data tidak diperbolehkan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. − Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.


Teknik Membuat Data Flow Diagram Teknik atau cara yang lazim digunakan di dalam menggunakan data flow diagram adalah dengan menggunakan sistematika sebagai berikut: − Mulai dari yang umum atau tingkatnya lebih tinggi, kemudian diuraikan sampai yang lebih detail. Dikenal dengan istilah top – down analysis. − Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi. − Pelihara konsistensi proses yang terjadi didalam data flow diagram yang tingkatannya lebih rendah. − Berikan tabel yang lebih bermakna pada setiap sumber yang digunakan. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah suatu daftar elemen yang terorganisir dengan definisi yang teteap dan sesuai dengan sistem sehingga user dan analisis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input – proses – output dan komponen Data Store (DS) atau dengan kata lain kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. kamus data harus dapat mencerminkan keterangna yang jelas tentang data yang dicatat. Fungsi kamus data yaitu sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang Data Flow Diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Hal – hal yang harus dimuat dalam kamus data yaitu: a. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD. b. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. c. Bentuk Data


d.

e.

f.

g.

h.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya pada saat perancagan sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item – item data apa saja. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada. Alias perlu diitulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan lainnya. Volume Volume yang perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata–rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata–rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu perioda tertentu dan volume puncak menunjukkan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasiksan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. Perioda Perioda ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Perioda perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan– laporan harus dihasilkan. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan– keterangan tentang arus data tersebut. Selain hal–hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan atau

141

disebut juga dengan notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data, dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan, dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut: a. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input dan output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain: Notasi Keterangan X Setiap karakter 9 Angka numerik A Karakter alphabet Z Angka nol yang ditampilkan dalam spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan , Koma, sebagai pemisah pecahan ˜ Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash sebagai tanda pembagi b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: Notasi Keterangan = Terdiri dari + And (dan) ( ) Pilihan ya atau tidak { } Interasi atau pengulangan proses [ ] Pilihan salah satu pilihan * Keterangan atau catatan @ Petunjuk (key field) 3. DATA DAN PENGOLAHAN

c.

Diagram nol merupakan salah satu bagian dari DAD, di dalam diagram nol terdapat penjabaran yang lebih jelas lagi mengenai masukan, keluaran dan penyimpangan data dari setiap proses. Diagram Rinci Diagram rinci ini akan menjelaskan lebih rinci dan mendetail daripada diagram konteks maupun digram nol. Didalam diagram ini menggambarkan mengenai setiap proses yang ada pada diagram nol yang lebih luas lagi. KOMP. SJ

KOMP SJ OK, LP OK PENERIMAAN OK

KOMP. SJ NG

CHECK KOMP OK QA / QC INCOMING

SUPPLIER

KOMP. SJ

PG, PP

KOMP.SJ OK KOMP SJ NG

PPC

SECURITY

KOMP. OK PG HP WH KOMPONEN

KSP

ANALISA SISTEM ACTION CLAIM PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA PLANT JAKARTA

WH FG PART FG , LSP

PP, KSP, LHP

HP LAP. CLAIM , DELEVERY

PRODUCTION

CHECK LP DELEVERY QA/QC DELIVERY

PART FG

CLAIM INFO CLAIM INFO CLAIM

LAP CLAIM

SALES DEPT.

Gambar 1. Diagram konteks QA/QC Dept. PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram alir data (DAD) yang baik memerankan bagian penting dalam merancang sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer. Diagram alir data (DAD) adalah suatu model yang menggambarkan suatu aliran data dan proses untuk mengola dan menggambarkan simbol – simbol. Diagram alir data (DAD) terbagi atas tiga bagian yaitu: a. Diagram Konteks (Context Diagram) Menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luar dan semua data yang menghubungkan antara sistem dengan entitas. b. Diagram Nol

142

CEO DIRUT


QA/QC CLAIM HANDLING

Setelah mendapatkan informasi kemudian staf QA melakukan pemeriksaaan terhadap lembar informasi claim dari customer sebagai berikut (tergantung jenis claim): − Uraian masalah yang dikeluhkan customer − Jenis / type produk − Kode produksi − Jumlah claim − Hour meter / kilo meter − Area penggunaan produk

Gambar 2. Diagram Nol QA/QC Dept. PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta

Gambar 3. Diagram Rinci QA/QC Dept. PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta Prosedur Sistem Berjalan a. Input Claim Staf QA menerima menerima laporan informasi claim dari sales departemen, informasi dapat berupa lembar informasi claim milik customer, lotus note, ETR (Emergency Trouble Report), dan hasil kunjungan dari customer.


b. Keputusan Keputusan claim ditetapkkan oleh QA head. Jika claim diterima staf QA akan mengkatagorikan masalah sebagai berikut: − Penyimpangan / kegagalan dalam pemakaian dengan fungsi misalnya bocor pada engine, engine abnormal noise, transmition over heat dll. − Penyimpangan spesifikasi tidak sesuai permintaan cuustomer: • Kelengkapan komponen kurang • Produk tidak bisa dipasang − Penyimpangan penampilan, misalnya untuk cat komponen − Masalah pengiriman Misalnya: • Terlambat • Salah kirim • Isi tidak sesuai • Invoice • Data scan komputer (bila ada) − Masalah cost Misalnya: • Biaya OVH terlalu mahal • Customer melakukan reduce cost dengan penggunaan parts lokal. Setelah dapat disimpulkan penyebab maka diberikan tindakan perbaikan dan pengecekan. Penentuan tindakan perbaikan / pencegahan dilakukan secara multi disciplinary team yang dapat meliputi QA, supervisor, mekanik dan bagian terkait lainnya dalam bentuk meeting claim dan dikoordinasikan oleh QA head. Tindakan perbaikan atau pencegahan diarahkan agar tidak terjadi kembali pada claim berikutnya dalam bentuk standarisasi, contoh: a. Perbaikan sistem / prosedur, proses introduction (SOP)

143

b. Perbaikan dengan menggunakan mistake proofig / pokayoke. c. Training d. Revisi check sheet e. Pengunaan special tools Tindakan perbaikan dan pencegahan meliputi juga proses atau produk yang sama dengan produk ex–claim (Corrective Action Impact). Bila salah satu penyebab terjadinya claim akibat kesalahan manusia / human error maka akan dilakukan choaching terlebih dahulu kemudian diberikan training intensif kepada para mekanik agar setiap keselahan yang terjadi tidak akan terulang kembali. c. Monitor Pelaksanaan Action plan yang ada dalam status log dilakukan monitoring hingga terlaksana dan dilakukan oleh QA head dalam melakukan proses “clossing” dengan ketentuan sebagai berikut: − Bukti – bukti yang ada dalam tindakan perbaikan dan pencegahan sudah dipenuhi − Atau hasil pemeriksaan setelah perbaikan sudah menunjukkan perbaikan − Atau penjelasan sudah menjelaskan bukti tertulis yang dapat memberikan bukti bahwa tindakan perbaikan sudah dilakukan. Lakukan evaluasi efektivitas tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Bila sudah efektif kasus tersebut di closed dan diberikan sample closed. Bukti–bukti yang ada dalam tindakan perbaikan dan pencegahan sudah terpenuhi atau hasil pemeriksaan setelah perbaikan sudah menunjukkan perbaikan. d. QA Head berhak menolak claim QA Head berhak menolak claim apabila: − Kesalahan bukan disebabkan oleh perusahaan atau proses OVH yang dilakukan. − Data – data claim tidak lengkap − Tidak mengirimkan kembali hasil installation report − Kerusakan disebabkan oleh pengaruh komponen lain pada unit alat berat e. Pembahasan dan pembuatan Action Plan Untuk claim yang telah diberikan keputusan diterima dilanjutkan ke proses analisa dan pembahasan menggunakan diagram tulang ikan / fish bone. Masalah yang dikeluhkan

144

customer dicari kemungkinan potensi penyebabnya antara lain prosedur / sistem / cara kerja. Misalnya: − Belum ada standar − Tidak mengikuti prosedur kerja − Parts tercampur, dll. Mesin atau alat kerja, misalnya: − Test bench rusak − Special tools rusak, dll. Kondisi atau suasana kerja, misalnnya: − Penerangan kurang − b.Sampai larut malam − Belum ada arah khusus, dll. Data yang diperlukan untuk menentukan penyebab penyimpangan – penyimpangan fungsi: − Penyimpangan spesifikasi: • PO • Lembar pemeriksaan (check sheet delivery) − Penyimpangan penampilan: • Standar inspection • Verifikasi (tergantung kerusakan dan bagian yang bermasalah) Bukti kerusakan (bisa menggunakan foto) f. Standar waktu penanganan claim Berikan respon jawaban kepada customer mengenai claim tersebut diterima atau ditolak atau membutuhkan kejelasan mengenai kondisi dan identitas dari produk claim dalam waktu 1 x 24 jam untuk penangana warranty claim adalah: − Rekap kode produksi, maksimal 2 hari kerja − Rekap data warranty claim, masimal 1 hari kerja − Keputusan diterima atau ditolak dan diinformasikan kepada sales / marketing maksimal 3 hari kerja. − Evaluasi dari koordinasi pembahasan warranty claim, maksimal 12 hari kerja Jika terlambat dalam penanganan maka dilakukan pembahasan khusus atau reminder dari Plant Manager dan untuk diberikan notifikasi kepada customer bila terjadi keterlambatan penyelesaian. Masa penyimpangan ex–claim adalah enam bulan setelah claim tersebut ditutup. g. Penanganan produk claim Bila ada informasi dari customer melalui sales/marketing mengenai product defect yang ditemukan customer, maka dapat dilakukan proses tukar guling, penanganan


produk defect, penanganan sementara. Pastikan komponen atau produk yang ada diWIP produksi dan gudang Finish Goods dilakukan pemeriksaan 100%. Laukan kunjungan ke customer untuk memastikan jenis defect, dan lakukan pemeriksaan di area customer informasi masalah harus disampaikan ke PPC agar tidak dibuatkan planning untuk produksi. Line produksi dan proses produksi dievaluasi untuk memastikan agar tidak membuat produk defect. Ke QC predelivery agar barang tidak dikirim dan menunggu penggantian dengan komponen yang telah diperiksa atau telah diperbaiki baru kemudian dilakukan pengiriman ke customer. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Masalah a. Life time warranty yang diberikan pada semua produk menyebabkan penelusuran masalah menjadi susah karena data – data pendukung sering tidak ada. b. Filling dokumen yang masih manual menyebabkan kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari data pendukungnya. c. Pemasaran produk yang jauh dan tidak didukung dengan teknologi informasi yang canggih menyebabkan data claim kurang bisa dipercaya. d. Keterbatsan waktu untuk menangani claim terlalu sempit sehingga dalam menentukan claim itu diterima atau tidaknya sering mengalami kesalahan. e. Sistem yang masih semi komputerisasi menyebabkan lamanya waktu dalam menentukan action claim dan penyelesaiannya. Pemecahan Dibuatkan sistem penanganan claim yang terkomputerisasi menggunakan tekonologi yang modern dan online ke semua customer sehingga memudahkan hubungan antara customer dengan perusahaan untuk menentukan permaslahan claim dan juga penanganan dokumen yang terkomputerisasi menggunakan SAP (Sistem Automatisasi Perusahaan) untuk memudahkan pencarian data – data pendukung dalam pemecahan masalah menjadi semakin cepat dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Jika data


pendukungnya semakin cepat didapatkan akan memudahkan penentuan action plan dan peerbaikan sistem produksi agar kejadian tersebut tidak terulang kembali. 5. SIMPULAN Analisa sisstem adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengiidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan dan hambatan – hambatan yang terjadi. Setiap permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam perusahaan atau suatu organisasi lainnya dapat ditangani dengan analisa sistem. Melalui analisa sistem inilah ditemukan urutan – urutan pemecahan masalah. Menangani claim atau keluhan dari pelanggan memerlukan cara yang tepat untuk mengatasinya dan memastikan agar tidak terjadi claim kembali. Sistem informasi claim handling pada PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta dibentuk untuk mempertanggungjawabkan kepada pelanggan terhadap produk yang dihasilkan dan dijual kepada pelanggan. Sistem informasi claim handling yang diterapkan oleh PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta ini dapat dengan mudah dan cepat untuk memberikan jawaban terhadap claim dari pelanggan sehingga tidak mengurangi kepercayaan dari customer terhadap produk yang dihasilkan. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 2005. Analisa Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Sutabri, Tata. 1999. Desain Sistem Dan Teknik Pemograman. Andi Yogyakarta. Yogyakarta. Claim Handling, Universal Tekno Reksajaya Technical Training Department.

145

SYSTEM ACTION CLAIM PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA PLANT JAKARTA

Recommend Documents