Daftar Isi Daftar Isi ..................................................................................................................... i Petunjuk Instalasi ...................................................................................................... iii BAB1. Pengenalan Program Syscom 1.1 Menjalankan program ....................................................................................... 2 1.2 Login ................................................................................................................. 2 1.3 Menu Utama...................................................................................................... 3 BAB 2. Manu Master 2.1 Master Golongan............................................................................................... 4 2.2 Master Wilayah ................................................................................................. 4 2.3 Master Satuan.................................................................................................... 5 2.4 Master Kurs....................................................................................................... 5 2.5 Master Stock ..................................................................................................... 7 2.6 Master Supplier ................................................................................................. 8 2.7 Master Langganan............................................................................................. 9 2.8 Master Salesman ............................................................................................. 10 BAB 3. Menu Transaksi 3.1 Pemesanan Barang ......................................................................................... 11 3.2 Pembelian ....................................................................................................... 12 3.2.1 Pembelian Kredit.................................................................................... 12 3.2.2 Ubah Transaksi Pembelian .................................................................... 13 3.2.3 Batal Pembelian .................................................................................... 14 3.2.4 Retur Pembelian .................................................................................... 15 3.2.5 Batal Retur ............................................................................................ 15 3.3 Pelunasan Hutang ........................................................................................... 16 3.4 Penjualan ........................................................................................................ 17 3.4.1 Penjualan Kredit .................................................................................... 17 3.4.2 Ubah Trans Penjualan ........................................................................... 18 3.4.3 Batal Penjualan ..................................................................................... 18 3.4.4 Retur Jual .............................................................................................. 19 3.4.5 Batal Retur ............................................................................................ 20 3.5 Pelunasan Piutang .......................................................................................... 20 3.6 Pemindahan Stock .......................................................................................... 21 3.7 Penyesuaian Stock .......................................................................................... 21 BAB 4. Menu Laporan 4.1 Laporan Stock ................................................................................................ 22 4.1.1 Daftar Stock .......................................................................................... 23 4.1.2 Kartu Stock ........................................................................................... 23 4.1.3 History Harga Beli ................................................................................ 24 4.1.4 History Harga Jual ................................................................................ 24 4.1.5 Informasi Saldo Stock ........................................................................... 24 i
4.1.6 Daftar Profit Margin .............................................................................. 25 4.1.7 Daftar Item Yg Tidak Bergerak ............................................................ 25 4.1.8 Daftar Item Yg Harus Diorder .............................................................. 25 4.1.9 Daftar Item Yg Paling Laris .................................................................. 25 4.2 Laporan Supplier ............................................................................................ 26 4.2.1 Daftar Supplier ...................................................................................... 26 4.2.2 Kartu Hutang Supplier .......................................................................... 26 4.2.3 Saldo Hutang Supplier .......................................................................... 26 4.2.4 History Supplier .................................................................................... 26 4.2.5 Analisa Transaksi .................................................................................. 26 4.3 Laporan Langganan ........................................................................................ 27 4.3.1 Daftar Langganan .................................................................................. 27 4.3.2 Kartu Piutang Langganan ...................................................................... 27 4.3.3 Saldo Piutang Langganan ...................................................................... 27 4.3.4 History Langganan ................................................................................ 27 4.4 Laporan Pembelian ........................................................................................ 28 4.4.1 Pembelian .............................................................................................. 28 4.4.2 Retur Pembelian .................................................................................... 28 4.4.3 Pelunasan Hutang .................................................................................. 29 4.4.4 Jatuh Tempo Pelunasan ......................................................................... 29 4.5 Laporan Penjualan .......................................................................................... 30 4.5.1 Penjualan Front Office .......................................................................... 30 4.5.2 Penjualan Back Office .......................................................................... 30 4.5.3 Retur Penjualan ..................................................................................... 31 4.5.4 Pelunasan Piutang ................................................................................. 32 4.5.5 Jatuh Tempo Pembayaran Piutang ........................................................ 32 4.5.6 Laba Rugi Harian .................................................................................. 32 4.6 Laporan Penyesuaian Stock ........................................................................... 33 BAB 5. Menu System ............................................................................................. 34 5.1 Setup System................................................................................................... 34 5.2 Lokasi Stock.................................................................................................... 36 5.3 Mata Uang ...................................................................................................... 36 5.4 Background .................................................................................................... 37 5.5 Set Tanggal .................................................................................................... 37 5.6 User Baru ....................................................................................................... 37 5.7 Otoritas User .................................................................................................. 37 5.8 Ganti Password .............................................................................................. 38 5.9 Maintenance ................................................................................................... 38 5.9.1 Audit Data ............................................................................................. 39 5.9.2 Tutup Buku ........................................................................................... 39 5.9.3 Hapus Trans Penjualan .......................................................................... 39 Syscom POS (Kasir) ................................................................................................ 40 ii
Petuntuk Instalasi Sebelum memulai pengoperasian program syscom terlebih dahulu anda harus memulai dari tahapan instalasi program. Adapun langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sbb : 1. Masukan CD Syscom kedalam CD ROM di PC anda. 2. Dari menu Windows Explorer, cari file yang bernama Syscom Pro Ver 3.2.EXE, untuk menjalankannya klik 2 (dua) kali pada file tersebut. 3. Maka system akan menampilkan Form Installer Welcome, Kemudian klik Next untuk melanjutkan instalasi.
4. Pada form Instalasi Folder, System akan menginstal pada folder “C:\Program Files\Syscom Pro”. Anda dapat mengganti folder tersebut dengan cara klik “Change...”, kemudian klik Next >
iii
5. Selanjutnya system akan menampilkan form Shortcut Folder. Kemudian klik Next > untuk melanjutkan instalasi.
6. System akan melakukan proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai. Kemudian akan muncul form instalasi Microsoft Data Access Component 2.0
iv
7. Klik tombol Yes untuk proses instalasi berikutnya
8. Selanjutnya akan muncul form welcome to Microsoft Data Access Components 2.0 instalation program > klik tombol Continue. 9. Selanjutnya akan muncul form seperti gambar dibawah ini! Klik tombol Complate.
Klik
v
10. Tunggu sampai proses instalasi Microsoft Data Access Components 2.0 selesai. Kemudian akan muncul pesan Microsoft Data Access Components 2.0 setup was complated successfully, seperti gambar di bawah ini, selanjutnya pilih OK.
11. Setelah Proses instalasi selesai kemudian klik “Finish” untuk mengakhiri proses.
vi
BAB 1 Pengenalan Program Syscom Syscom merupakan program yang dirancang untuk menangani transaksi Penjualan/Pembelian baik secara tunai maupun kredit, Dan kemudian dari transaksi tersebut akan di proses oleh system untuk menghasilkan laporan – laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian akan membantu dalam menganalisa perkembangan perusahaan dan pengambilan keputusan-keputusan atau kebijakan perusahaan secara cepat, tepat dan akurat. Dengan semakin pesatnya perkembangan dunia Bisnis baik yang berskala kecil maupun besar untuk itu Syscom hadir untuk memenuhi kebutuhan dunia usaha tersebut. Berikut adalah keunggulan dari program syscom : Transaksi Pembelian Tunai / Kredit Transaksi Penjulan POS (Kasir) Transaksi Penjualan Kredit Hutang / Piutang Kontrol Stock Jumlah Item Tidak Terbatas Multi User Multi Satuan Multi Currency Multi Gudang Laporan Laba/Rugi Kotor Semua Laporan dapat di convert ke format excel, word dll Program Dalam Bahasa Indonesia sehingga mudah dipahami Program Syscom dapat di operasikan dalam system operasi windows 98, Me, 2000, XP dan Vista. Sedangkan untuk spesifikasi hardware yang direkomendasikan adalah sbb : Prosesor Pentium 4 1.0 Gb Harddisk 40 Gb 512 Mb RAM atau lebih CD ROM Monitor warna dengan resolusi 1024 X 768 pixels Setelah melakukan proses instalasi program pastikan anda mensetting terlebih dahulu Regional Setting ke dalam format “English-United States” Dan tanggal dalam format “MM/dd/yyyy”.
1
1.1 Menjalankan Program Syscom 1. Menjalankan Program Syscom dapat dilakukan dari : Start Programs Syscom Syscom 2. Atau melalui shortcut pada desktop Seperti Gambar : 1.2 Login Untuk pertama kali program di jalankan maka set lokasi database secara otomatis akan terletak dimana direktori syscom diinstall. Jika pemakaian System mengunakan server maka maping terlebih dahulu direktori database kemudian setting lokasi database pada direktori tersebut, dengan cara klik 2 kali gambar 2 user yang ada disebelah User ID. Maka akan muncul form set database..
Kemudian anda akan dihadapkan dengan Form Login. Agar dapat masuk ke menu utama anda harus memasukkan User ID & Password.
Double Klik
2
Masukkan User ID : admin Password : admin Jika User Id & Password anda benar maka anda akan masuk ke menu utama. Untuk pembahasan mengenai penambahan User dan Password akan dibahas pada Bab berikutnya. 1.3 Menu Utama Di dalam menu utama syscom terdapat menu Master , Transaksi, Laporan, Setup System, Windows, Help dan Exit. Sebelum membahas lebih lanjut anda harus mengenal dengan baik tombol – tombol yang digunakan dalam menjalankan program Syscom. Berikut dijelaskan tombol – tombol dan kegunaan dalam mengoperasikan program. Tombol
Kegunaan Tombol ini digunakan untuk mencari record yang telah ada.
Tombol ini digunakan untuk menambah record baru atau memulai baru. Tombol ini digunakan untuk menyimpan record baru atau record yang telah di Edit Tombol ini digunakan untuk mengedit atau perbaikan record yang telah dibuat sebelumnya Tombol ini digunakan untuk melakukan pembatalan / menghapus record yang ada. Tombol ini digunakan untuk melihat hasil yang telah dibuat atau untuk menampilkan dalam bentuk laporan. Tombol ini digunakan untuk menutup form yang terbuka.
3
BAB 2 Menu Master 2.1 Master Golongan Menu golongan digunakan untuk mengelopokkan jenis barang, agar nantinya mempermudah dalam pengecekan atau melihat laporan berdasarkan jenis golongan yang diinginkan. 1. Pada field golongan, diisi dengan kode/singkatan dari nama golongan. 2. Pada field Keterangan, diisi dengan nama lengkap golongan tersebut. 3. Untuk menghapus golongan yang sudah ada dengan cara pilih golongan tersebut kemudian tekan tombol “Del” pada keyboard.
Gambar. Form Golongan
2.2 Master Wilayah Menu wilayah digunakan untuk menentukan dari mana saja supplier atau langganan. 1. Pada field Kode diisi dengan kode nama daerah / wilayah. 2. Pada field Keterangan diisi dengan nama lengkap daerah / wilayah.
Gambar. Form Wilayah
2.3 Master Satuan Menu satuan digunakan untuk menentukan satuan barang – barang yang akan kita jual. 1. Pada field satuan diisi dengan kode/singkatan dari nama satuan. 2. Pada field keterangan diisi dengan nama lengkap Satuan.
Gambar. Form Satuan
2.4 Master Kurs Pada form kurs, digunakan untuk merubah kurs mata uang asing. Jika anda menggunakan lebih dari 1 jenis mata uang. 1. Pada field Tanggal, untuk menentukan tanggal saat perubahan mata uang 2. Pada field Mata uang, pilih jenis mata uang yang akan diubah. 3. Pada field kurs, ketikkan kurs mata uang tersebut
Gambar. Form Kurs
5
2.5 Master Stock Menu Stock digunakan untuk menginput / memasukan daftar stock barang yang akan anda buat. Diform ini terdapat dua tab yaitu : Tab Tambah Baru dan tab Ubah. Pada posisi tab tambah baru Langkah – langkah nya : 1. Pada field Kode, Ketikkan kode barcode suatu barang 2. Pada field Kode 2, isi dengan kode barcode satuan yang kedua. Jika terdapat satu satuan saja maka kolom ini dapat dikosongkan. 3. Pada field Golongan, pilih jenis golongan barang yang akan dibuat. 4. Pada field Mata uang, pilih jenis mata uang. 5. Pada field harga beli, diisi dengan harga beli barang tersebut. 6. Pada field harga pokok, untuk pertama input harga pokok diisi sama dengan harga beli. 7. Pada field markup, digunakan untuk menentukan berapa persentase harga jual dari harga beli. 8. Pada field Harga jual#1, untuk menentukan harga jual dengan satuan terkecil. 9. Pada field Harga jual#2, untuk menentukan harga jual dengan satuan sedang. 10. pada field Harga jual#3, untuk menentukan harga jual dengan satuan terbesar 11. Pada field Satuan, Terdapat 3 satuan. Pilih jenis satuan dari satuan terkecil sampai satuan terbesar disesuaikan dengan harga jual 1 – 3. dan tentukan perkalian dari masing satuan. 12. Pada field Min stock, tentukan jumlah minimum stock yang tersisa 13. Pada field Max stock, tentukan jumlah max stock. 14. Pada field Tetap, jika harga jual tidak bisa diubah pada saat penjualan maka tetap pilih Ya, dan jika harga bisa diubah pada saat penjualan makan tetap pilih Tidak. 15. Pada field Stock, Jika barang yang anda input bukan merupakan barang jasa maka Pilih Ya atau sebaliknya. 16. Pada field Lokasi, digunakan untuk menentukan lokasi barang. 17. Pada field Stock Awal, diisi jumlah sisa stock yang ada. 18. Pada field Status, digunakan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan barang tersebut. Dengan catatan field Status akan muncul jika anda dalam posisi tab Ubah. Setelah selesai mengisi data barang, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data barang. Pada posisi tab Ubah langkah-langkahnya :
6
1. Pada field kode, ketikkan kode barcode yang akan kita ubah, atau dapat dengan klik tombol cari yang terdapat pada sisi sebelah kanan. Maka akan muncul form filter stock. Lihat gambar berikut :
Gambar. Form filter stock
2. Setelah barang yang dicari telah ketemu, terlebih dahulu klik tombol Edit supaya informasi yang ada dapat di Edit. 3. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data stock terbaru.
Gambar. Form Stock
7
2.6 Master Supplier Menu supplier digunakan untuk menginput informasi tentang data – data supplier. 1. Pada field Kode, isi dengan kode supplier anda, dapat juga diisi dengan singkatan dari nama supplier. 2. Pada field Supplier, ketik nama lengkap supplier. 3. Pada field Alamat, ketik alamat lengkap supplier. 4. Pada field Kode, pilih alamat kota supplier. 5. Pada field Propinsi, ketik propinsi. 6. Pada field Kode Pos, ketik kode pos. 7. Pada field Telp, ketik No telp 8. Pada field Fax, ketik no Fax. 9. Pada field Contact, ketik nama seseorang yang dapat di hub. 10. Pada field Email, ketik alamat email supplier jika ada. 11. Pada field website, ketikkan alamat website jika ada. Setelah informasi supplier telah lengkap, klik tombol simpan.
Gambar. Form Supplier
8
2.7 Master Langganan Menu langganan digunakan untuk mengisi informasi data langganan anda. Untuk langkah-langkahnya hampir sama dengan langkah-langkah form supplier.
Gambar. Form langganan
2.8 Master Salesman Menu salesman digunakan untuk menginput informasi data salesman anda.
Gambar. Form Salesman
9
BAB 3 Menu Transaksi Didalam menu transaksi terdapat sub menu yaitu : Pemesanan Barang, Pembelian, Pelunasan Hutang, Penjualan, Pelunasan Piutang, Pemindahan stock dan Penyesuaian stock. 3.1 Pemesanan Barang Untuk membuat transaksi pemesanan barang langkah pertama adalah dengan klik menu Pemesanan barang. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pada field No PO, ketikkan No PO sesuai dengan yang anda inginkan. 2. Pada Combo box Supplier, pilih nama supplier kemudian tekan enter. 3. Pada field Tanggal, tentukan tanggal transaksi. 4. Pada field Term, pilih jangka waktu pembayaran. 5. Pada field Mata Uang, pilih jenis mata uang pada saat transaksi. Kemudian tekan enter 6. Pada field Lokasi, jika anda mempunyai lebih dari 1 tempat lokasi stock maka field ini akan aktif. pilih lokasi (Gudang) barang yang nantinya akan bertambah jumlah stocknya. Tekan enter kemudian maka tombol Cari akan aktif. 7. Kemudian klik tombol cari maka akan muncul form filter stock. Dimana anda dapat mencari barang yang akan anda pesan. Dapat mencari dengan kriteria nama barang atau kode barang. Setelah barang yang anda inginkan maka kemudian tekan enter, dan anda dapat menetukan harga beli, qty, satuan dan disc, klik masuk jika data sudah benar. 8. Setelah barang yang anda pesan telah masuk semua, tutup form filter stock. 9. Jika terdapat kesalahan pada saat memasukan harga, qty, dll, anda dapat merubah dengan double klik item barang tersebut. atau tekan tombol DEL, untuk menghapus item tersebut. 10. Setelah data yang anda masukan telah benar, klik tombol Simpan, maka sistem akan menampilkan pesan “Data Ini Akan Disimpan?” pilih OK untuk menyimpan.
10
11. Untuk mencetak hasilnya, klik tombol Preview.
Gambar. Form Pemesanan Barang
Untuk merubah transaksi pemesanan barang yang telah tersimpan. Pilih menu Ubah Pemesanan. Maka akan muncul form ubah pemesanan. 1. Pada field No PO, Ketikkan No PO yang akan anda ubah. Atau dapat dengan cara klik tombol yang berada di sebelah kanan field No PO, untuk mencari transaksi pemesanan barang berdasarkan No PO atau dengan kode supplier. 2. Setelah transaksi pemesanan ditampilkan, klik tombol Ubah yang berada disebelah kanan. Double klik diitem barang yang akan diubah. Atau pilih item dan tekan tombol DEL, untuk menghapus item barang tersebut. 3. Klik tombol Cari yang ada disebelah kanan, untuk menambah jenis item baru. 4. Setelah anda selesai merubah transaksi, klik tombol Simpan. Maka sistem akan menampilkan pesan Update Record Selesai!.
11
Gambar. Form Ubah Pemesanan Barang
3.2 Pembelian 3.2.1 Pembelian Kredit Di menu pembelian terdapat 2(Dua) Transakasi Pembelian, yaitu Pembelian Cash dan Pembelian Kredit. Untuk pembelian cash disini tidak akan kita bahas karena langkah-langkah nya sama dengan transaksi pembelian kredit. Hanya saja untuk transaksi pembelian cash tidak akan tercatat dalam kartu hutang supllier. Langkah-langkahnya adalah : 1. Pada filed No Faktur, ketik No faktur sesuai dengan no faktur yang terdapat di faktur pembelian dari supplier. 2. Pada field No PO, ketik No PO sesuai dengan Pemesanan barang yang telah anda buat sebelumnya dan kemudian klik tombol simpan jika barang yang datang sesuai dengan barang yang dipesan. Jika sebelumnya anda tidak membuat pemesanan barang maka field ini dikosongkan saja. 3. Pada field Supplier, Pilih nama supplier kemudian tekan enter sehingga informasi alamat akan terisi dengan sendirinya, yang diambil dari master supplier. 4. Pada field Tanggal , tentukan tanggal pembelian sesuai dengan tanggal pembelian yang terdapat pada faktur pembelian. 5. Pada field Jatuh Tempo, tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. 6. Pada field Mata Uang, Pilih jenis mata uang. Kemudian tekan enter. 7. Pada field Lokasi, Tentukan lokasi barang jika terdapat beberapa lokasi barang dan kemudian tekan enter.
12
8. Klik tombol cari, maka akan muncul form baru untuk mencari item barang. Untuk mencari item barang dapat mencari dengan criteria kode barang atau nama barang. Setelah barang yang anda inginkan ketemu kemudian tekan enter untuk menentuakan harga beli, qty, satuan dan disc peritem. Tekan tombol masuk jika data sudah benar. 9. Setelah selesai memilih jenis-jenis barang kemudian tekan tombol simpan yang ada disebelah kanan. Maka system akan menampilkan pesan “Data Ini Akan Disimpan?” pilih Ok.
Gambar. Pembelian Kredit
3.2.2
Ubah Transaksi Pembelian Untuk merubah transaksi pembelian yang telah disimpan, langkahlangkah nya sbb: 1. Pada field No Faktur, ketik no faktur yang akan anda ubah. Jika no faktur ketemu maka transaksi pembelian akan muncul. Atau dengan cara klik tombol kecil yang berada di sebelah kanan dari field No Faktur. 2. Klik tombol Ubah yang berada pada sebelah kanan. Jika sewaktu klik tombol ubah muncul pesan “Faktur Beli Tidak Dapat Diubah!” maka faktur tersebut tidak dapat diubah karna faktur tersebut telah dilakukan pelunasan hutang atau terjadi retur atas faktur pembelian. 3. Double klik item barang yang akan anda ubah untuk merubah Qty, harga atau disc 4. Untuk menghapus, pilih item yang akan dihapus kemudian tekan tombol DEL. 13
5. Setelah selesai merubah faktur, klik tombol simpan untuk menyimpan data
Gambar. Form Ubah Pembelian
3.2.3
Batal Pembelian Untuk membatalkan Transaksi Pembelian, ketik no faktur pada field No Faktur atau dengan klik tombol Cari yang ada disebelah kanan. Untuk mencari berdasarkan no faktur atau kode supplier. Setelah faktur pembelian ditampilkan kemudian klik tombol Batal. Maka system akan menampilkan konfirmasi “Faktur Beli Ini Akan Di Hapus! “ Pilih Yes.
Gambar. Form Batal Trans Pembelian
14
3.2.4
Retur Pembelian Menu Retur Pembelian digunakan untuk mengembalikan barang yang mengalami kerusakan atau barang sudah kadaluarsa ke supplier yang bersangkutan dan juga akan mengurangi hutang. Langkah-langkah nya sbb: 1. Pada field No Retur, ketik no retur contoh R001. 2. Pada field No Faktur, ketik no faktur yang nantinya akan di potong nilai hutang. atau klik tombol yang berada di sebelah no faktur untuk memilih faktur yang akan dipotong hutangnya. 3. Klik tombol cari yang berada di sebelah kanan untuk mencari item barang yang akan anda retur. Anda dapat mencari dengan criteria kode barang atau nama barang. 4. Setelah item barang ketemu maka tekan enter untuk menentukan harga dan qty kemudian akhiri dengan klik tombol masuk. 5. Jika data retur telah benar tekan tombol Simpan untuk menyimpan transaksi retur. 6. Klik tombol preview untuk mencetak hasil retur.
Gambar. Fom Retur Beli
3.2.5
Batal Retur Retur yang telah tersimpan tidak dapat diubah tetapi hanya dapat dibatalkan jika terjadi kesalahan. 1. Pada field No Retur, ketik no retur yang akan dibatalkan. 2. Klik tombol batal yang berada disebelah kanan, maka system akan menampilkan pesan “No Retur Ini Akan Dibatalkan?” pilih Yes.
15
Gambar. Form Batal Retur Pembelian
3.3 Pelunasan Hutang Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan pelunasan hutang adalah sbb: 1. Pada field No Bukti, isi dengan no urut transaksi pelunasan seperti no kwitansi 2. Pada field Tanggal, tentukan tanggal transaksi pelunasan. 3. Pada field Supplier, Pilih nama supplier, kemudian tekan enter agar field alamat terisi dengan sendirinya yang diambil dari master supplier. 4. Pada field Mata Uang, pilih jenis mata uang. 5. Pada field Jumlah, ketik jumlah total pembayaran dari 1 (satu) atau lebih no faktur. 6. Kemudian klik tombol cari yang berada disebelah kanan. Maka akan muncul form baru untuk mencari no faktur yang anda akan lunasi. Tentukan kriteria yang akan dicari berdasarkan no faktur atau supplier. Setelah faktur yang dicari ketemu tekan enter agar masuk pada grid pelunasan. Ulangi langkah no 6 jika ada beberapa no faktur sekaligus. 7. Klik tombol simpan jika data sudah benar, maka system akan menampilkan pesan “Data Sudah Benar?” kemudian klik Yes Catatan : Jika terjadi cicilan pembayaran dalam satu faktur, anda cukup double klik faktur tersebut maka akan muncul field Bayar, ketik jumlah pembayaran pada field bayar.
16
Gambar.Form Pelunasan Hutang
3.4 Penjualan 3.4.1 Penjualan Kredit Semua transaksi yang anda lakukan dipenjualan kredit maka akan tercatat di kartu piutang. Langkah – langkanya adalah sbb: 1. Pada field No Faktur ketik nomor urut no faktur yang anda buat, jika pada field ini di kosongkan maka akan secara otomatis akan terisi dengan no urut faktur yang di buat oleh system setelah anda menekan tombol simpan. 2. Pada field langganan, pilih langganan yang sesuai yang anda inginkan, kemudian tekan Enter agar field alamat akan terisi secara otomatis. 3. Pada field Tanggal, Tentukan tanggal penjualan 4. Pada field Jatuh Tempo, field ini akan secara otomatis terisi sesuai dengan berapa lama anda menentukan jatuh tempo pembayaran di master Langganan. 5. Pada field Mata Uang, Tentu jenis mata uang. 6. Pada field Salesman, pilih salesman kemudian tekan enter maka tombol cari akan aktif. 7. Klik tombol cari untuk memilih jenis item barang.
17
8. Pada field cari ketik nama atau kode barang sesuai dengan criteria yang anda pilih. Setelah ketemu tekan enter maka akan muncul form baru yang mana anda diminta untuk menentukan harga, qty dan disc kemudian klik tombol masuk. 9. ulangi langkah no 8 jika jenis barang lebih dari 1 (satu). Dan pilih keluar untuk menutup form tersebut. 10. Klik tombol simpan untuk menyimpan transaksi. 11. klik tombol Preview untuk mencetak faktur atau surat jalan ke printer.
Gambar.Form Transaksi Penjualan Kredit
3.4.2
Ubah Trans Penjualan Di menu ini digunakan untuk merubah transaksi penjualan kredit karena ada kesalahan input atau ada perubahan, dengan ketentuan faktur tersebut belum ada terjadi pelunasan atau retur penjualan. Langkah-langkanya adalah sbb: 1. Pada field No Faktur, Ketik no faktur yang akan anda ubah jika field no faktur tidak dapat diketik tekan terlebih dahulu tombol Tambah atau dapat mencari dengan klik tombol yang ada disebelah kanan field no faktur. 2. Setelah faktur ditampilkan, klik tombol Edit faktur tersebut dapat di ubah. 3. Untuk merubah Harga dan Qty anda cukup klik 2 kali di item barang yang anda terpilih. Dan untuk menambah item, klik tombol cari yang ada di sebelah kanan. 4. Klik tombol Preview untuk mencetak ulang faktur atau surat jalan. 5. Klik tombol simpan untuk menyimpan transaksi yang telah diubah.
3.4.3
Batal Penjualan Form ini digunakan untuk membatalkan transaksi penjualan Kredit. Langkah-langkahnya adalah sebb : 18
1. Pada field No Faktur, ketik No Faktur yang akan anda batalkan kemudian tekan enter. Jika no faktur tersebut tidak ditemukan maka system akan menampilkan pesan “No Faktur Tidak Ada!”. Dan jika No Faktur di temukan maka maka faktur tersebut akan di tampilkan. 2. Klik tombol Hapus yang ada disebelah kanan. Maka system akan menampilkan pesan “Faktur Jual Ini Akan Di Hapus?” kemudian pilih yes maka faktur tersebut akan dihapus.
Gambar. Form Batal Trans Penjualan
3.4.4
Retur Jual Menu Retur Jual digunakan untuk menginput barang yang dikembalikan dari Customer/Langganan karena mengalami kerusakan atau barang – barang yang sudah kadaluarsa, dan proses ini sekaligus juga akan memotong piutang atas customer/langganan tersebut. Langkah-langkah nya sbb: 1. Pada field No Retur, ketik no retur contoh R001. 2. Pada field No Faktur, ketik no faktur yang nantinya akan di potong nilai piutang. atau klik tombol yang berada di sebelah no faktur untuk memilih faktur yang akan dipotong piutangnya. 3. Klik tombol cari yang berada di sebelah kanan untuk mencari item barang yang di retur. Anda dapat mencari dengan criteria kode barang atau nama barang. 4. Setelah item barang ketemu maka tekan enter atau klik 2 kali untuk menentukan harga dan qty dan akhiri dengan klik tombol masuk. 5. Jika data retur telah benar tekan tombol Simpan untuk menyimpan transaksi retur. 6. Klik tombol preview untuk mencetak hasil retur. 19
Gambar. Form Retur Jual
3.4.5
Batal Retur Transaksi Retur yang telah tersimpan tidak dapat diubah tetapi hanya dapat dibatalkan jika terjadi kesalahan. 1. Pada field No Retur, ketik no retur yang akan dibatalkan. 2. Klik tombol batal yang berada disebelah kanan, maka system akan menampilkan pesan “No Retur Ini Akan Di batalkan?” pilih Yes.
Gambar. Fom Batar Retur Jual
3.5 Pelunasan Piutang Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan pelunasan piutang adalah sbb: 1. Pada field No Bukti, isi dengan no urut transaksi pelunasan seperti no kwitansi 2. Pada field Tanggal, tentukan tanggal transaksi pelunasan. 20
3. Pada field Langganan, Pilih nama langganan, kemudian tekan enter agar field alamat terisi dengan sendirinya yang diambil dari master langganan. 4. Pada field Mata Uang, pilih jenis mata uang. 5. Pada field Jumlah, ketik jumlah total pembayaran dari 1 (satu) atau lebih no faktur. 6. Kemudian klik tombol cari yang berada di sebelah kanan. Maka akan muncul form baru untuk mencari no faktur yang anda akan lunasi. Tentukan kriteria yang akan dicari berdasarkan no faktur atau langganan. Setelah faktur yang dicari ketemu tekan enter agar masuk pada grid pelunasan. Ulangi langkah no 6 jika ada beberapa no faktur sekaligus. 7. Klik tombol simpan jika data sudah benar, maka system akan menampilkan pesan “Data Sudah Benar?” kemudian klik Yes Catatan : Jika terjadi cicilan pembayaran dalam satu faktur, anda cukup double klik faktur tersebut maka akan muncul field Bayar, ketik jumlah pembayaran pada field bayar.
Gambar. Form Pelunasan Piutang
3.6 Pemindahan Stock Menu Pemindahan Stock akan aktif apabila lokasi stock lebih dari satu Lokasi stock. Jika tidak maka menu ini tidak akan ada. 3.7 Penyesuaian Stock Menu Penyesuaian Stock digunakan untuk menyamakan jumlah stock di Komputer dengan jumlah stock dilapangan. Langkah – langkah nya sbb: 1. Pada field tanggal, pilih saat tanggal dilakukan penyesuaian 2. Pada field lokasi, pilih lokasi stock yang akan disesuaikan. 3. Pada field Oleh, pilih id siapa yang melakukan penyesuaian stock 21
4.
Klik tombol Cari yang ada disebelah kanan untuk mencari item barang yang akan disesuaikan. Difield Kriteria pilih Kode stock untuk mencari berdasarkan kode barang atau pilih Nama stock untuk mencari berdasarkan Nama barang. Setelah ketemu pilih item tersebut kemudian akan muncul form baru yang menunjukan jumlah stock di komputer, ketik jumlah stock yang ada di lapangan di field Opname kemudian klik tombol masuk.
5.
Setelah semua barang disesuaikan, tekan ESC untuk kembali ke form penyesuaian stock. Klik tombol simpan jika data sudah benar yang ada disebelah kanan.
6.
Gambar. Form Penyesuaian Stock
22
BAB 4 Menu Laporan Didalam menu Laporan terdapat beberapa kelompok laporan, Laporan stock, laporan Supplier, laporan langganan, laporan pembelian, laporan penjualan dan penyesuaian stock. Semua jenis laporan dapat anda Export ke dalam Format .Pdf, Excel, Txt dan lain – lain. 4.1 Laporan Stock Dimenu Laporan stock terdapat beberapa sub menu, yaitu : 4.1.1 Daftar stock Di menu daftar stock anda dapat mengetahui nilai persedian barang yang ada di toko anda. • Golongan, anda dapat menentukan jenis golongan yang akan di tampilkan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua jenis golongan • Kriteria, anda dapat menampilkan daftar stock dengan harga beli, harga pokok, Harga jual atau tanpa harga. • Tanpa saldo stock, jika kolom ini anda pilih maka laporan tidak akan menampilkan saldo stock. Hanya berupa daftar barang. • Kolom periode, Kolom ini memungkinkan anda dapat menampilkan saldo stock yang telah lewat sesuai dengan tanggal yang anda pilih. • Klik tombol preview yang berada di sebelah kanan, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes jika anda ingin laporan di cetak ke printer atau klik No jika laporan akan di cetak ke layar.
Gambar. Form Daftar Stock
4.1.2
Kartu Stock Di Kartu stock ini anda dapat melihat lebih rinci mengenai stock masuk atau keluar baik dari transaksi pembelian, penjualan, retur atau penyesuaian stock berikut dengan tanggal dan saldo stock. • Klik tombol cari yang berada di sebelah kanan maka akan muncul form baru dimana anda dapat mencari item barang sesuai dengan kriteria kode atau nama barang. 23
• •
Setelah item yang anda cari di temukan kemudian pilih item tersebut. Tekan Enter atau klik 2 kali item tersebut maka system akan menampilkan progress yang menandakan item tersebut sedang di proses.
Gambar. Form Kartu Stock
4.1.3
History Harga Beli Di menu ini anda dapat melihat daftar harga beli dari supplier untuk satu item barang yang telah terjadi transaksi pembelian. Sehingga anda dapat membandingkan harga beli dari supplier mana yang paling rendah jika ada beberapa supplier.
4.1.4
History Harga Jual Di menu ini anda dapat melihat daftar harga jual ke langganan untuk satu item barang yang telah terjadi transaksi penjualan. Sehingga anda dapat melihat history harga jual untuk langganan tertentu.
4.1.5
Informasi Saldo Stock Menu Informasi saldo stock, anda dapat melihat saldo akhir stock barang tertentu. Ketik kode atau nama barang yang akan anda ketahui jumlah stock akhir di kolom cari. Jika terdapat lebih dari satu nama barang anda maka tekan tombol tanda panah keatas atau kebawah untuk memilih sehingga anda dapat melihat jumlah akhir stock di kolom stock.
24
Gambar. Form Info Saldo Stock
4.1.6
Daftar Profit Margin Dimenu profit margin anda dapat melihat harga jual mana yang menurut anda terlalu rendah atau terlalu tinggi sehingga perlu untuk anda benahi harga jual nya.
4.1.7
Daftar Item Yg Tidak Bergerak Di menu ini anda dapat mengetahui barang mana saja yang tidak laku sama sekali dalam jangka waktu yang dapat anda sesuaikan sendiri. Sehingga anda tidak perlu mengorder barang tersebut dengan jumlah yang yang besar, karena terlalu lambat pergerakan barang tersebut.
4.1.8
Daftar Item Yg Harus diorder Ketika anda ingin mengorder ulang barang yang anda jual. Anda cukup masuk ke menu ini. Anda mengetahui barang apa saja yang perlu anda order dari supplier tertentu. Yang akan ditampilkan disini yaitu barang – barang yang jumlah stock akhirnya dibawah atau sama dengan stock minimum yang telah anda tentukan di form master stock.
4.1.9
Dafar Item Yg Paling Laris Di menu ini anda dapat melihat penjualan yang paling laris dari tanggal sampai tanggal yang telah anda tentukan. Laporan ini akan mengurutkan berdasarkan quantity yang paling besar sampai yang paling kecil.
25
4.2 Laporan Supplier Di dalam menu laporan Supplier terdapat beberapa sub menu yaitu : 4.2.1
Daftar Supplier Daftar supplier di gunakan untuk melihat daftar detail supplier di perusahaan, Sehingga anda dapat melihat jumlah keseluruhan supplier.
4.2.2
Kartu Hutang Supplier Dikartu hutang ini anda dapat melihat rincian transaksi pembelian berdasarkan faktur berikut juga dengan faktur mana saja yang telah terjadi pembayaran. Juga dapat melihat saldo hutang ke supplier.
Gambar. Kartu Hutang Supplier
4.2.3
Saldo Hutang Supplier Laporan ini memungkinkan anda untuk melihat seluruh saldo akhir hutang ke supplier dan Anda dapat memilih untuk supplier tertentu dengan memilih supplier yang anda inginkan.
4.2.4
History Supplier Laporan History supplier, anda dapat melihat tanggal faktur pembelian sekaligus kapan anda telah melakukan pembayaran atau faktur tersebut sama sekali belum ada transaksi pembayaran. agar mempermudah dalam proses analisa anda dapat menentukan tanggal transaksi dan atas supplier tertentu.
4.2.5
Analisa Transaksi Laporan Analisa transaksi, di gunakan untuk melihat barang – barang apa saja yang pernah anda beli dari supplier.
26 i
4.3 Laporan Langganan Di dalam menu laporan langganan terdapat beberapa sub menu yaitu : 4.3.1
Daftar Langganan Daftar langganan di gunakan untuk melihat daftar detail langganan di perusahaan, Sehingga anda dapat melihat jumlah keseluruhan langganan.
4.3.2
Kartu Piutang Langganan Dikartu piutang ini, anda dapat melihat rincian transaksi penjualan berdasarkan faktur berikut juga dengan faktur mana saja yang telah terjadi pembayaran, Juga dapat melihat saldo hutang ke supplier.
Gambar. Kartu Piutang Langganan
4.3.3
Saldo Piutang Langganan Laporan ini memungkinkan anda untuk melihat seluruh saldo akhir piutang Langganan dan Anda dapat memilih untuk langganan tertentu dengan memilih langganan dan salesman yang anda inginkan
4.3.4
History Langganan Laporan History Langganan, anda dapat melihat tanggal faktur penjualan sekaligus kapan anda telah melakukan pembayaran atau faktur tersebut sama sekali belum ada transaksi pembayaran. agar mempermudah dalam proses analisa anda dapat menentukan tanggal transaksi dan atas langganan tertentu.
27
4.4 Laporan Pembelian Di menu Laporan Pembelian terdapat beberapa sub menu yaitu : 4.4.1
Pembelian Untuk menampilkan laporan pembelian langkah – langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih pembelian 2. Tentukan tanggal laporan pembelian yang diinginkan di kolom mulai dan kolom sampai. 3. Dikolom Supplier pilih salah satu supplier atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua supllier 4. Dikolom Jenis pilih salah satu jenis pembelian atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua jenis pembelian 5. Dikolom Mata Uang pilih jenis mata uang yang diinginkan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua jenis mata uang 6. Klik Detail atau Summary untuk menentukan format laporan 7. Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes apabila laporan akan dicetak ke printer atau klik No bila laporan akan ditampilkan ke layar.
Gambar. Form Lap Pembelian
4.4.2
Retur Pembelian Untuk menampilkan laporan retur pembelian langkah-langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih pembelian kemudian pilih Retur Pembelian 2. Tentukan tanggal laporan pembelian yang diinginkan di kolom mulai dan kolom sampai 3. Dikolom Supplier pilih salah satu supplier atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua supllier 4. Dikolom Golongan pilih salah satu golongan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua golongan 5. Klik Detail atau Summary untuk menentukan format laporan 6. Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes apabila laporan akan di cetak ke printer atau klik No bila laporan akan ditampilkan ke layar. 28
Gambar. Form Lap Retur Pembelian
4.4.3
Pelunasan Hutang Dimenu laporan Pelunasan Hutang anda dapat menampilkan fakturfaktur yang telah lunas dalam periode yang anda inginkan, langkahlangkahnya adalah sbb : • Dari menu laporan pilih pembelian kemudian pilih Pelunasan Hutang. • Tentukan tanggal laporan yang anda inginkan di kolom Mulai dan kolom sampai. • Di kolom Supplier, tentukan nama supplier atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua supplier. • Tentkan jenis pembayaran yang anda inginkan dikolom Type. • Kemudian klik “Filter” untuk menampilkan hasil laporan.
4.4.4
Jatuh Tempo Pembayaran Dimenu ini anda dapat menampilkan hasil laporan hutang yang telah jatuh tempo untuk periode tertentu. Langkah-langkahnya adalah sbb : • Dari menu laporan pilih pembelian kemudian pilih Jatuh Tempo Pembayaran. • Tentukan tanggal akhir pembayaran di kolom tanggal. • Dikolom supplier, tentukan nama supplier atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua supplier. • Klik tombol Proses yang ada di sebelah kolom supplier. • Kemudian klik tombol Preview untuk menampilkan kelayar.
29
4.5 Laporan Penjualan Di menu Laporan Penjualan terdapat beberapa sub menu yaitu : Lap Penjualan Font Office, Lap Penjualan Back Office, Retur Penjualan, Pelunasan Piutang, Jatuh Tempo Pembayaran Piutang dan Labarugi Harian. 4.5.1 Penjualan Front Office Laporan Penjualan Front Office digunakan untuk menampilkan laporan penjualan yang dilakukan dari transaksi kasir (POS) Langkahlangkahnya adalah sbb : • Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih penjulan front office. • Tentukan tanggal laporan transaksi penjualan di kolom mulai dan di kolom sampai. • Pilih salah satu golongan di kolom Golongan atau pilih semua untuk menampilkan seluruh golongan. • Pilih nama salah satu kasir atau pilih <<semua>> untuk menampilkan sumua transaksi kasir. • Pilih salah satu option Detail, Summary atau Rekap untuk memilih jenis laporan yang akan ditampilkan. • Centang pada Info Credit Card, untuk menampilkan transaksi pembayaran yang dilakukan dengan kartu Credit atau kartu Debit. • Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak Ke Printer ?” klik Yes apabila akan dicetak ke printer atau klik No bila akan di tampilkan ke layar.
Gambar. Lap Penjualan Fornt Office
4.5.2
Penjualan Back Office Laporan Penjualan Back Office digunakan menampilkan transaksi laporan penjualan kredit. Langkah-langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih penjualan back office. 2. Tentukan tanggal laporan transaksi penjualan di kolom mulai dan di kolom sampai. 3. Pilih salah satu langganan di kolom langganan atau pilih semua untuk menampilkan seluruh langganan. 4. Pilih nama salah satu salesman atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua transaksi sales. 30
5. Pilih golongan barang di kolom golongan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua golongan. 6. Pilih salah satu option Detail atau Summary untuk memilih jenis laporan yang akan ditampilkan. 7. Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak Ke Printer ?” klik Yes apabila akan dicetak ke printer atau klik No bila akan di tampilkan ke layar.
Gambar. Lap Penjualan Back Office
4.5.3
Retur Penjualan Untuk menampilkan laporan retur penjualan langkah – langkahnya adalah sbb : • Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih Retur penjualan. • Tentukan tanggal laporan penjualan yang diinginkan di kolom mulai dan kolom sampai. • Dikolom langganan pilih salah satu langganan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua langganan. • Dikolom salesman pilih salah satu salesman atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua salesman. • Dikolom Golongan pilih salah satu golongan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua golongan • Klik Detail atau Summary untuk menentukan jenis laporan. • Klik POS untuk menampilkan Retur penjualan POS (Kasir). • Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes apabila laporan akan di cetak ke printer atau klik No bila laporan akan ditampilkan ke layar.
31
Gambar. Lap Retur Penjualan
4.5.4
Pelunasan Piutang Dimenu laporan Pelunasan Piutang anda dapat menampilkan fakturfaktur yang telah lunas dalam periode yang anda inginkan, langkahlangkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih Pelunasan Piutang. 2. Tentukan tanggal laporan yang anda inginkan di kolom mulai dan kolom sampai. 3. Di kolom langganan, tentukan nama langganan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua langganan. 4. Tentukan jenis pembayaran yang anda inginkan dikolom Type. 5. Kemudian klik “Filter” untuk menampilkan hasil laporan.
4.5.5
Jatuh Tempo Pembayaran Piutang Dimenu ini anda dapat menampilkan hasil laporan Piutang yang telah jatuh tempo untuk periode tertentu. Langkah-langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih Jatuh Tempo Pembayaran. 2. Tentukan tanggal akhir pembayaran di kolom tanggal. 3. Dikolom langganan, tentukan nama langganan atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua langganan. 4. Klik tombol Proses yang ada di sebelah kolom langganan. Kemudian klik tombol Preview untuk menampilkan kelayar.
4.5.6
Laba – Rugi Harian Untuk menampilkan laporan laba-rugi penjualan langkah – langkahnya adalah sbb: 1. Dari menu laporan pilih penjualan kemudian pilih laba – rugi harian. 2. Tentukan tanggal yang anda inginkan di kolom mulai dan kolom sampai. 3. Dikolom mata uang pilih salah satu jenis mata uang atau pilih <<semua>> untuk menampilkan semua jenis mata uang. 4. Dikolom salesman pilih salah satu salesman atau pilih <<semua>>. 5. Dikolom langganan pilih salah satu langanan atau pilih <<semua>>. 6. Klik option detail maka laporan akan tampil secara detail peritem. 32
7. Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes apabila laporan akan di cetak ke printer atau klik No bila laporan akan ditampilkan ke layar.
Gambar. Lap Laba- Rugi Penjualan
4.6 Laporan Penyesuaian Stock Untuk menampilkan laporan penyesuaian stock langkah-langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu laporan pilih Penyesuaian Stock. 2. Tentukan tanggal laporan yang anda inginkan dikolom mulai dan dikolom sampai. 3. Pilih Id User yang melakukan penyesuaian stock. 4. Kemudian klik tombol Preview, maka system akan menampilkan pesan “Cetak ke printer?” klik Yes apabila laporan akan di cetak ke printer atau klik No bila laporan akan ditampilkan ke layar.
Gambar. Lap Penyesuaian Stock
33
BAB 5 Menu System 5.1 Setup System Setelah proses instalasi selesai hal yang pertama harus dilakukan adalah ke menu System Setup System 1. Isi data perusahaan anda di Tab Profil seperti gambar dibawah ini. Setelah Profil perusahaan di isi dengan lengkap kemudian klik tombol Lanjut, maka Tab akan pindah ke form tab General.
Gambar. Form tab Profil
2. Di form tab General ada beberapa pilihan seting. Aktifkan faktur penjualan otomatis jika No faktur / invoice akan di catat secara otomatis oleh system. Di kolom pertama dapat anda isi format sebelum no urut faktur. Jika format kolom pertama MMYY- (MM = Bulan, YY = Tahun) maka no faktur akan disimpan seperti contoh “0710-0001” Pilih set default printer faktur. Ketika akan cetak faktur maka printer yang pertama kali terpilih adalah printer yang udah disetting di default printer faktur. Pilih set default printer laporan. Ketika akan cetak laporan, maka printer pertama kali yang terpilih adalah printer yang sudah disetting didefault printer laporan. Aktifkan stock awal bisa di edit jika stock awal di master stock dapat di edit oleh setiap user. Klik tombol Lanjut untuk pindah ke form tab Background. 34
Klik
Gambar. Form Tab General
3. untuk mengganti background di menu utama. Klik tombol >> seperti gambar dibawah ini untuk mencari lokasi file Background.
Klik
Gambar. Form Tab Background
Kemudian akhiri dengan cara klik tombol Simpan
5.2 Lokasi Stock 35 Jika terdapat lebih dari 1 (satu) lokasi stock maka anda dapat menambah lokasi dari form lokasi stock. Langkah – langkahnya adalah sbb: • Dari menu setup system pilih lokasi stock yang terdapat urutan paling atas. • Pilih lokasi stock dikolom lokasi. • Dikolom keterangan isi dengan nama lokasi stock seperti Toko atau Gudang, kemudian tekan enter maka dengan otomatis akan tersimpan.
Gambar. Form Lokasi Stock
5.3 Mata Uang Untuk menambah jenis mata uang langkah – langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu setup system pilih Mata Uang. 2. Dikolom simbol ketik simbol mata uang yang akan kita tambah seperti “IDR”. 3. Dikolom keterangan ketik nama yang menerangkan simbol mata uang tersebut. Contoh Rupiah Indonesia. 4. Kemudian klik tombol simpan.
Gambar. Form Mata Uang
36
5.4 Set Tanggal Set tanggal digunakan untuk menset tanggal transaksi penjualan di kasir, agar jika ada salah satu komputer kasir yang tanggal nya tidak sesuai yang di sebabkan oleh baterai lemah maka system akan menampilkan pesan di komputer kasir. “Tanggal Tidak Sama Dengan Komputer Server” 5.5 User Baru Form ini digunakan untuk menambah user yang menggunakan syscom. Langkah langkahnya adalah sbb: 1. Dari menu setup system pilih user baru. 2. Dikolom nama ketik nama pengguna baru 3. Dikolom ID ketik Id yang akan digunakan untuk masuk ke program Syscom. 4. Dikolom password ketik password dari id yang baru dibuat. 5. Pilih salah satu group yang telah anda set terlebih dahulu di form Otoritas User. 6. Kemudian klik tombol Simpan yang berada disebelah kanan. 7. Jika ingin menganti group anda cukup klik 2(dua) kali di user yang anda inginkan.
Gambar. Form User
5.6 Otoritas user Di form ini digunakan untuk membuat group user dan membatasi dari penggunan user. Langkah – langkahnya adalah sbb : 1. Dari menu setup system pilih Otoritas User. 2. Untuk menmbah group baru klik tab Tambah Group. 3. Ketik nama group dikolom group kemudian klik Simpan. 4. Kemudian klik tab Group. 5. Pilih salah satu nama group kemudian klik option Semua jika group tersebut dapat mengakses semua menu. 37
6. Atau pilih salah satu menu kemudian klik 2(dua) kali untuk mengganti Enable menjadi “Y” atau menjadi “N”
Gambar. Form Otoritas User
5.7 Ganti Password Form ini digunakan untuk mengganti password masing – masing user. Langkah – langkahnya adalah sbb: 1. Dikolom user id, ketik id anda. 2. Dikolom Password lama, masukkan password lama anda. 3. Dikolom password baru, masukkan password baru yang anda inginkan. 4. Kemudian klik tombol simpan yang berada di sebelah kanan.
Gambar. Form Ganti Password
5.8 Maintenace Dimenu Maintenace terdapat beberapa sub menu yaitu Audit Data, Tutup Buku dan Hapus Transaksi Penjualan.
38
5.8.1
Audit Data Audit data di gunakan untuk proses audit jika terjadi selisih antara saldo yang terdapat di kartu stock dengan saldo yang terdapat di laporan daftar stock atau informasi saldo stock. Yang menjadi patokan adalah saldo yang terdapat dikartu stock.
5.8.2
Tutup Buku Proses tutup buku ini dilakukan setiap satu tahun sekali. Agar data tidak terlalu besar dan memperlambat kerja system. Proses ini akan menghapus kartu stock dan menjadikan saldo akhir menjadi saldo awal. Menghapus kartu supplier dan kartu langganan dan menjadikan hutang/piutang akhir menjadi hutang/piutang awal dan juga menghapus transaksi pembelian.
5.8.3
Hapus Transaksi Penjualan Form ini diunakan untuk menghapus transaksi penjualan yang telah berlalu. Hal ini dilakukan jika transaksi sudah terlalu besar yang mengakibatkan system menjadi lambat.
39
Syscom POS (Kasir) 2.1 Menjalankan Program Syscom POS (Kasir) 1. Menjalankan Program Syscom POS dapat dilakukan dari : Start Programs Syscom Kasir 2. Atau melalui shortcut pada desktop Seperti Gambar : 2.2 Login Tampilan Form Login dapat anda lihat gambar dibawah ini. Agar dapat masuk ke menu utama anda harus memasukkan User ID & Password. Masukkan User ID : admin Password : syscom
Gambar. Form Login
2.3 Menu Syscom POS (Kasir) Syscom POS (Kasir) terdapat beberapa menu yang perlu kita ketahui sebelum melangkah lebih dalam mengenai Syscom POS (Kasir). File, Transaksi, Drawer dan Setup System. Setelah anda ditransaksi Syscom POS (Kasir) langkah yang pertama perlu anda lakukan adalah ke menu Setup System, kemudian pilih Setup POS.
Klik
Kemudian akan muncul form Setup System lihat gambar dibawah ini : Terdapat 2(dua) tab pada form ini yaitu tab hardware dan tab system. 40
Hardware Ditab hardware ini berkaitan dengan harware yang akan terhubung dengan mesin kasir anda. 1. Cust display. Klik kolom ini jika komputer kasir anda terhubung dengan Customer Display, pilih port yang terhubung dengan cust display. Jika pesan yang muncul di Status : COM Opened maka konesi bergasil dan jika status yang muncul COM Open error!!! Berarti Serial port tidak ditemukan. Kolom Line 1 akan muncul dibaris pertama pada Customer display (Max 20 char) Kolom Line 2 akan muncul dibaris kedua pada Customer display (Max 20 char) Ganti Kolom lane1 dan line2 sesuai keinginan anda. 2. Cash Drawer. Klik kolom Cash Drawer Jika komputer terhubung dengan cash drawer (Laci Uang) jika cash drawer terhubung dengan mini printer paralel port, maka port yang harus anda pilih adalah LPT1. Klik kolom Buka Drawer (F2) jika kasih dapat membuka cash drawer dengan cara menekan tombol F2 yang ada dikeyboard tanpa ada transaksi penjualan. 3. Print Struck. Klik kolom Print Struck jika komputer anda terhubung dengan Printer. a. Jenis Printer, terdapat 2 pilihan di kolom Jenis Printer. Yaitu Mini Printer dan Printer Matrix. Jika anda menggunakan Mini Printer (printer struck) maka pilih Mini Printer sedangkan jika mengunakan Printer seperti epson LX300+II maka anda harus memilih Printer Matrix. b. Driver Printer, Pilih nama driver printer yang telah terinstall di komputer anda. Contoh : EPSON TM-U220 Receipt. Untuk header dan footer dapat anda isi sesuai dengan keinginan anda.
Gambar. Setup system - Tab Hardware
41
System Ditab system anda cukup klik kolom-kolom sesuai dengan kebutuhan anda. a. Print Struk akan selalu dicetak atau tidak. b. Menampilkan pesan jika stock tidak cukup c. Menampilkan pesan jika harga jual dibawah harga beli d. Menampilkan pesan jika harga jual dibawah harga pokok e. Jenis disc item yang digunkan nominal atau persen f. Disc Subtotal ada atau tidak g. Password Otorisasi diaktifkan, ini berfungsi agar kasir tidak dapat menghapus item dan membatalkan transaksi dengan menekan F11 tanpa memasukan password otorisasi. f. Backup data stock saat login, digunakan untuk backup data stock secara otomatis pada setiap login atau ganti kasir.
Gambar. Setup System – Tab System
42
2.4 Transaksi Penjualan (Point Of Sales) Sebelum anda melangkah ketransaksi penjulan. Sebelumnya kita harus mengetahui tombol-tombol keyboard apa saja yang digunakan. Karena kebanyakan perintah-perintahnya menggunakan tombol-tombol keyboard. a. F1 Help (Bantuan), disini anda dapat melihat daftar tombol yang digunakan. b. F2, digunakan untuk membuka cash drawer tanpa ada transaksi penjualan. c. F3, digunakan untuk mencari item barang berdasarkan nama barang. d. F4, digunakan untuk edit transaksi e. F5, digunakan untuk memasukan penjualan yang itemnya belum terdaftar dimaster stock. Disarankan tidak untuk mengunakan penjualan dengan cara ini, karena keutungan dianggap 100% dan tidak mengurangi stock. f. F6, digunakan untuk memberikan disc pada item terakhir yang discan. g. F7, digunakan untuk pending bill atau menyimpan transaksi sementara. h. CTRL+F7, digunakan untuk menampilkan daftar pending bill. i. CTRL+D, digunakan untuk menghapus 1(satu) item barang setelah menekan F4. j. CTRL+M, digunakan untuk meminimize form. k. F8, digunakan untuk Pembayaran Cash. l. F9, digunakan untuk Pembayaran Credit Card / Debit Card. m. F11, digunakan untuk membatalkan seluruh transaksi yang sudah discan. n. F12, digunakan untuk Transaksi Retur Penjualan.
Scan barcode
Gambar. Form Syscom POS (Kasir)
43
Setiap scan jumlah selalu 1(satu), Jika jumlah lebih dari 1 untuk setiap item maka lebih dulu tekan tanda + kemudian ketik jumlah yang diinginkan, kemudian tekan Enter. Perhatikan gambar dibawah ini.
Mengganti Jumlah
Jumlah item Default 1
Cetak Ulang Struck Untuk cetak ulang struck, klik menu file > Print Struck.
klik
Maka akan muncul form baru. Lihat gambar dibawah ini :
Retur Penjualan Retur penjualan dapat dengan cara menekan tombol F12 atau klik menu transakasi > Retur Penjualan. Kemudian pilih tanggal retur dan id kasir. Perhatikan gambar dibawah ini : 44
Klik button OK. Langkah berikutnya sama dengan transaksi penjualan. Untuk keluar dari form retur, klik menu file > Log off .
Diform retur penjualan
45
