Svolávací systém Uživatelský manuál

Svolávací systém Uživatelský manuál

TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o. Třebohostická 987/5 100 00 Praha 10 tel.: 234 052 111 fax.: 234 052 999 e-mail: [email protected] http://www.ttc-telekomunikace.cz Datum vydání: 14. srpna 2013 Číslo dokumentu: 466C009.610.00.N01 Číslo verze SW: 2.7.7

Svolávací systém

TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o.

Obsah Úvod ................................................................................................................................... 3 Stručný popis systému ........................................................................................................ 3 Ovládání procesů ................................................................................................................ 3 3.1 Spouštění procesů ....................................................................................................... 3 3.1.1 Spouštění ze záložky Procesy .............................................................................. 3 3.1.2 Automatické spuštění ........................................................................................... 4 3.2 Manuální zpracování procesu ..................................................................................... 5 3.3 Stavy účastníků .......................................................................................................... 8 4 Historie procesů................................................................................................................ 10 5 Odkazy ............................................................................................................................. 11 1 2 3

466C009.610.00.N01

2

Uživatelský manuál

Svolávací systém


1 Úvod Tento dokument popisuje ovládání a funkci svolávacího systému na platformě SIMPHONY. Je určen pro uživatele systému, kteří spouští a manuálně provádí připravené procesy.

2 Stručný popis systému Svolávací systém slouží ke svolávání osob pro řešení krizových situací různého druhu. K tomu účelu se v systému připraví určité procesy, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím emailu, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. Skupiny osob, které budou kontaktovány v různých situacích se předem připraví jako tzv. role. Vytváření rolí a procesů je popsáno v manuálu [1]. Procesy lze pak spouštět automaticky nebo provádět manuálně, kdy obsluha prochází celý proces a spouští postupně jednotlivé akce, což je popsáno v tomto manuálu. Přitom lze operativně měnit některé parametry procesu. Návod ke spuštění systému SIMPHONY a popis grafického rozhraní je obsažen v [2].

3 Ovládání procesů 3.1 Spouštění procesů 3.1.1 Spouštění ze záložky Procesy Po kliknutí na záložku Procesy v horním menu se zobrazí seznam procesů, které jsou v systému nakonfigurovány, viz obr. 3-1.

Spuštění pro manuální zpracování

Spuštění pro automatické zpracování

obr. 3-1 Seznam připravených procesů

V každém řádkujsou dvě tlačítka pro spuštění procesu. Po stisku tlačítka „Spustit (automatické zpracování)“ proběhne proces automaticky tak, jak je připraven a není možné do něj již zasahovat. Tlačítko „Spustit“ je určené pro manuální provádění procesu, kde obsluha potvrzuje jednotlivé akce procesu a může přitom měnit různé parametry procesu. Po stisku tlačítka „Spustit“ se otevře okno procesu a záložka spuštěného procesu v levé části displeje je

466C009.610.00.N01

3


Svolávací systém


podbarvena světle modře, viz obr. 3-2. Popis manuálního zpracování procesu je obsahem dalších kapitol tohoto manuálu.

obr. 3-2 Proces spuštěný z tabulky

3.1.2 Automatické spuštění Proces může být také spuštěn automaticky, jestliže bylo jeho spuštění naplánováno v Plánování anebo když došlo ke splnění podmínek, které byly stanoveny pro spuštění procesu v Pravidlech (viz [3]). V obou případech je možné nastavit, jestli proces proběhne automaticky nebo manuálně. Po automatickém spuštění se objeví v levé části obrazovky červeně podbarvená záložka spuštěného procesu a zároveň červeně zbarvené upozornění v levém horním rohu obrazovky, viz obr. 3-3. Po kliknutí na záložku procesu se záložka podbarví světlemodře, otevře se okno procesu a je možné začít proces zpracovávat (v případě nastavení manuálního zpracování). Zároveň zmizí upozornění (pokud byl spuštěn jen jeden proces) nebo se sníží počet alarmů v upozornění (pokud bylo spuštěných procesů víc).

obr. 3-3 Automaticky spuštěný proces

466C009.610.00.N01

4


Svolávací systém


3.2 Manuální zpracování procesu Pro ukázku, jakým způsobem se zpracovává proces manuálně, použijeme proces „Havárie_hala1“. Na obr. 3-4 vidíme tento proces právě spuštěný. První akcí procesu je rozhodování, kde dispečer musí odpovědět na otázku, jestli nastal požár. Přepnutí na zobrazení diagramu

obr. 3-4 Spuštěný proces Havárie-hala1

obr. 3-5 Rozhodování – vybraná možnost

Dispečer vybere správnou možnost kliknutím do příslušného řádku, který se pak zbarví zeleně, viz obr. 3-5, a po kliknutí na tlačítko Potvrdit se provádění procesu posune na další akci. Průběh procesu je možné přehledně sledovat na diagramu procesu, který se otevře po kliknutí na záložku Diagram. Na obr. 3-6 vidíme, kam se proces posunul po popsaném rozhodování. Akce, která se bude provádět v dalším kroku je zvýrazněna červeně.

466C009.610.00.N01

5


Svolávací systém


obr. 3-6 Diagram spuštěného procesu

Zpět na provádění procesu se dostaneme stiskem záložky Ovládání. Na této stránce pak vidíme akci „TTS hlavní dispečink“ připravenou k provedení, viz obr. 3-7. Akce byla takto připravena při vytváření procesů. Při manuálním provádění má dispečer možnost akci ještě před provedením upravovat. V poli „Text zprávy“ lze změnit text, který bude přečten příjemcům. V části „Role“ je možné přidávat další role výběrem z výběrového menu a kliknutím na Přidat. Případně lze role odebírat kliknutím na křížek na pravém konci řádku. V každé roli je možné měnit počet kontaktovaných osob. Akce se provede stiskem tlačítka Odeslat. Dispečer má možnost akci také vynechat a stisknout tlačítko Přeskočit. V tom případě se proces v diagramu posune cestou, jako kdyby akce proběhla úspěšně. V každé akci je také možné celý proces ukončit stiskem tlačítka Ukončit v pravém horním rohu okna procesu Na obr. 3-7 vidíme ve spodní části okna procesu řádek příslušející akci „Požár?“, která již proběhla. Je to proto, že v horní liště je nastaveno zobrazení ukončených akcí (zelený kroužek). Kliknutím na tuto ikonu lze přepnout do stavu, kdy jsou ukončené akce skryty. Kliknutím na řádek ukončené akce se tato akce otevře a můžeme vidět její průběh.

466C009.610.00.N01

6


Svolávací systém


Jsou zobrazeny i ukončené akce.

Aktuální akce

Ukončení procesu

Spuštění aktuální akce Přidání role Odebrání role

Výchozí stav

Ukončená akce

obr. 3-7 Akce TTS hlavní dispečink

obr. 3-8 Akce probíhá

Když dispečer klikne na tlačítko Odeslat, začne se provádět připravená akce, viz obr. 3-8. Ve spodním poli Log je popisován postup akce a zároveň se mění podle situace symboly

466C009.610.00.N01

7


Svolávací systém


stavů u jednotlivých účastníků. Význam symbolů je popsán v kapitole 3.3. Nad seznamem účastníků se pak vypíše celkový výsledek akce. Protože akce neproběhla úspěšně, vidíme z diagramu procesu (obr. 3-6), že bude následovat ještě akce „Sms hlavní dispečink“ a „Email vedoucí“. Zpracování proběhne analogicky k právě popsané akci. Po provedení těchto akcí je proces ukončen, okno procesu i záložka se uzavřou. Proces je uložen v historii procesů (kap. 4).

3.3 Stavy účastníků Během provádění akcí procházejí kontaktovaní účastníci různými stavy, které jsou zobrazovány u každého účastníka ve sloupci Stav pomocí symbolů vysvětlených v následující tabulce: Symbol

Význam

Příjemce – základní stav před zpracováním

zpráva (SMS, email) odeslána

zprávu (SMS, email) se nepodařilo odeslat

IVR odpověď přijato

Úspěšně připojen do konference

Probíhá připojování do konference

Telefonní spojení navázáno

Telefonní subsystém: telefonní relace vytvořena

466C009.610.00.N01

8


Svolávací systém


IVR odpověď zamítnuto

TTS zpráva doručena

Telefonní spojení ukončeno (zavěšeno)

Nastala chyba systému

Nepodařilo se navázat telefonní spojení

Telefonní subsystém: vyzvání

TTS zpráva nebyla doručena

IVR odpověď nerozpoznána

Subsystém neodpověděl v daném časovém intervalu - operace ukončena. Pozn: Tento symbol se může objevit u libovolného předchozího stavu. obr. 3-9 Tabulka stavů účastníků

466C009.610.00.N01

9


Svolávací systém


4 Historie procesů Kliknutím na záložku Historie se otevře okno s historií pochůzek (pro Online pochůzkový systém) a procesů. Pro historii procesů klikneme na záložku procesy. Okno s historií procesů ukazuje obr. 4-1. Jak je z obrázku zřejmé, provedenými procesy lze listovat po stránkách. Dále lze nastavit filtr pro zobrazení procesů provedených jen v určitém časovém intervalu, viz obr. 4-2. Časový rozsah se nastaví kliknutím na ikonu kalendáře a výběrem data, po kliknutí na pole s časem pak nastavením času. Nastavení času se potvrdí stiskem tlačítka „Ok“ a nastavení data pak kliknutím na tlačítko „Použít“.

Filtrace podle data Export historie ve formátu CSV

Výběr konkrétní stránky

Skok na poslední stránku

Řádně ukončené procesy Skok na první stránku Předčasně ukončené procesy Aktuální stránka

Posun o stránku

obr. 4-1 Záložka Historie

Nastavený den Nastavení času Aktuální den

obr. 4-2 Nastavení filtru

Na libovolný proces lze kliknout a otevřít tak okno s procesem. Provedené akce jsou seřazené zdola nahoru. Zcela dole je okno Log. Na obr. 4-3 je příklad procesu s jednou akcí. Kliknutím na Zpět se vrátíme na první stránku seznamu provedených procesů. 466C009.610.00.N01

10


Svolávací systém

TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o. Návrat na seznam procesů

obr. 4-3 Proces otevřený z historie

Historii procesů lze uložit do souboru ve formátu CSV kliknutím na tlačítko Export CSV. Poté se otevře okno viz následující obrázek a po potvrzení „OK“ dojde k uložení způsobem daným v nastavení internetového prohlížeče.

obr. 4-4 Ukládání historie procesů

5 Odkazy [1] Svolávací systém - 466C009.624.00 Administrátorský manuál. [2] Simphony - 466C001.610.00 Uživatelský manuál. [3] Pravidla a Plánování - 466C012.624.00 Administrátorský manuál.

466C009.610.00.N01

11


Svolávací systém Uživatelský manuál

Recommend Documents