Svolávací systém Administrátorský manuál

Svolávací systém Administrátorský manuál

TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o. Třebohostická 987/5 100 00 Praha 10 tel.: 234 052 111 fax.: 234 052 999 e-mail: [email protected] http://www.ttc-telekomunikace.cz Datum vydání: 15. listopadu 2013 Číslo dokumentu: 466C009.624.00.N02 Číslo verze SW: 2.9.1

Svolávací systém

TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o.

Obsah 1 2 3

Úvod ................................................................................................................................... 3 Stručný popis systému ........................................................................................................ 3 Konfigurace systému .......................................................................................................... 3 3.1 Konfigurace rolí ......................................................................................................... 3 3.1.1 Vytvoření role ...................................................................................................... 4 3.1.2 Editace role ........................................................................................................... 5 3.1.3 Odstranění role ..................................................................................................... 5 3.2 Konfigurace procesů .................................................................................................. 5 3.2.1 Vytvoření nového procesu ................................................................................... 6 3.2.1.1 Elementy procesu .......................................................................................... 9 3.2.1.1.1 Řídící aktivity: .......................................................................................... 9 3.2.1.1.2 Komunikační aktivity ............................................................................. 10

4

3.2.2 Editace procesu .................................................................................................. 12 3.2.3 Odstranění procesu ............................................................................................. 12 Odkazy ............................................................................................................................. 12

466C009.624.00.N02

2

Administrátorský manuál

Svolávací systém


1 Úvod Tento dokument popisuje konfiguraci svolávacího systému na platformě SIMPHONY. Je určen pro administrátory systému.

2 Stručný popis systému Svolávací systém slouží ke svolávání osob pro řešení krizových situací různého druhu. K tomu účelu se v systému připraví určité procesy, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím emailu, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. Skupiny osob, které budou kontaktovány v různých situacích se předem připraví jako tzv. role. Vytváření rolí a procesů je popsáno v tomto manuálu. Procesy lze pak spouštět automaticky nebo provádět manuálně, kdy obsluha prochází celý proces a spouští postupně jednotlivé akce. Přitom může operativně měnit některé parametry procesu. Toto je popsáno v manuálu [1]. Návod ke spuštění systému SIMPHONY a popis grafického rozhraní je obsažen v [2].

3 Konfigurace systému 3.1 Konfigurace rolí Role jsou skupiny uživatelů, které jsou nadefinované pro použití v procesech (viz kap. Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). Nejdříve je třeba mít do systému zavedené uživatele, které budeme seskupovat do rolí. Konfiguraci uživatelů popisuje manuál [3]. Po kliknutí na záložku Role v horním menu se otevře okno se seznamem dosud vytvořených rolí, kde vidíme v každém řádku jméno role a počet jejích členů, v dalším sloupci je uvedena informace, zda se jedná o dynamickou roli, viz obr. 3-1. Po kliknutí na tlačítko Zobrazit se otevře okno viz obr. 3-2, kde jsou vypsáni členové dané role. Ze zobrazení se lze vrátit do seznamu rolí tlačítkem Zpět nebo je možné roli upravovat po stisku tlačítka Upravit (viz 3.1.2).

obr. 3-1 Seznam rolí

466C009.624.00.N02

3


Svolávací systém


obr. 3-2 Příklad zobrazení role

V seznamu na obr. 3-1 je zobrazena i dynamická role „Poslední pochůzkář“. Tuto roli, jak je z obrázku zřejmé, nelze upravovat ani odstranit, lze ji pouze zobrazit. Dynamickou roli nemůže uživatel ani vytvořit. Tato role je vytvořena systémem a obsahuje vždy aktuálně přihlášeného pochůzkáře v mobilní aplikaci Pochůzkového systému. V současnosti obsahuje systém pouze tuto dynamickou roli.

3.1.1 Vytvoření role Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se otevře formulář jako na obr. 3-3.

Pole pro vyplnění jména role

Odstranění vybraného uživatele z role

Vybraný uživatel

Nadefinovaní uživatelé

Přidání vybraného uživatele do role

obr. 3-3 Vytváření role

V dolní části jsou vypsáni uživatelé, kteří nejsou členy skupiny, takže v tomto případě všichni nadefinovaní uživatelé. Kliknutím na řádek uživatele jej označíme a kliknutím na tlačítko Přidat dojde k přesunu uživatele do horní části, kde jsou zobrazeni členové skupiny. Tímto způsobem přesuneme do skupiny požadované uživatele. Je možné postupně označit více uživatelů a přesunout je najednou kliknutím na Přidat. Člena lze ze skupiny vyřadit jeho označením a kliknutím na tlačítko Odstranit. I v tomto případě lze označit víc členů najednou. 466C009.624.00.N02

4


Svolávací systém


Do pole zcela nahoře napíšeme název role a tlačítkem Uložit uložíme roli. Po uložení se zobrazí informační okno se zobrazením nově vytvořené role (obdobné jako obr. 3-2), z něhož se tlačítkem Zpět vrátíme do seznamu rolí. Pokud při vytváření role na obr. 3-3 stiskneme tlačítko Zrušit, vrátíme se do seznamu rolí bez uložení nové role.

3.1.2 Editace role Jestliže chceme upravit již vytvořenou roli, stiskneme tlačítko Upravit v příslušném řádku seznamu rolí nebo v zobrazení role (obr. 3-1 nebo obr. 3-2). Otevře se formulář pro editaci role, viz obr. 3-4. Zde můžeme přidávat další členy do role, nebo naopak členy odebírat. Dále je možné měnit pořadí členů v roli. Toto pořadí je podstatné, protože členové role jsou pak při probíhajícím procesu např voláni podle pořadí.

Vybraný člen

Odebrání vybraného člena z role

Přesun vybraného člena v roli

Vybraný uživatel - nečlen

Přidání nečlena do role

obr. 3-4 Editace role

3.1.3 Odstranění role Roli ze seznamu odstraníme kliknutím na tlačítko Odstranit v řádku příslušné role v seznamu rolí (obr. 3-1) a následným potvrzením operace.

3.2 Konfigurace procesů Procesy jsou určité předem připravené scénáře, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím emailu, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. K vytváření procesů slouží editor procesů, založený na principu editoru procesů Signavio. Po stisku záložky Procesy se otevře seznam dosud připravených procesů, viz obr. 3-5. V pravé části každého řádku jsou umístěna tlačítka, umožňující spustit proces s mauálním

466C009.624.00.N02

5


Svolávací systém


zpracováním („Spustit“), spustit ho s automatickým zpracováním, editovat proces nebo ho odstranit. Spouštěním a manuálním zpracováním procesů se zabývá uživatelský manuál [1]. V tomto dokumentu je popsáno vytváření procesů.

obr. 3-5 Seznam procesů

3.2.1 Vytvoření nového procesu K vytvoření nového procesu je určeno tlačítko Vytvořit nad seznamem procesů. Po stisku tlačítka se otevře editor scénářů, viz obr. 3-6. Pomocí tohoto editoru vytvoříme diagram procesu. V levém okně je seznam prvků (elementů), tj. aktivit a přechodů, které jsou k dispozici pro vytvoření procesu. Elementy jsou popsány ve zvláštní kapitole 3.2.1.1. Tyto elementy se přetahují z levého do středního okna. V pravém okně se pak jednotlivým elementům přiřazují vlastnosti (Properties).

Seznam aktivit

Výchozí stav

Přechody mezi aktivitami

Okno pro vytvoření diagramu

obr. 3-6 Editor scénářů

Každý proces začíná výchozím stavem „Start state“. V levém okně tedy najdeme prvek „Start state“ a přetáhneme ho do středního okna, viz obr. 3-7. Polohu každého elementu lze

466C009.624.00.N02

6


Svolávací systém


dále ve středním okně upravovat přetažením do požadované polohy. Na obr. 3-7 je vidět, že po přetažení elementu do středního okna se vedle prvku zobrazí ikony dalších elementů. Jsou to prvky, které mohou být do diagramu zařazeny za aktuální prvek, a přechody, kterými mohou být elementy propojeny. Další element je možné zařadit do diagramu buď z této nabídky nebo z levého okna.

Prvky, které mohou navazovat

Výchozí stav

Možný přechod

obr. 3-7 Start state

V případě již vytvořeného nebo tvořeného diagramu lze kliknutím na jakýkoli element v diagramu zobrazit prvky, které mohou být přidány za vybraný element. Na obr. 3-8 je příklad jednoduchého diagramu. Je zde vybraný prvek „Sms dispečerovi“ a můžeme vidět, že za tento prvek by bylo možné zařadit další prvky pro případ chybného průběhu akce „Sms dispečerovi“.

Vlastnosti vybraného prvku

Vybraný prvek

Koncový stav

obr. 3-8 Příklad diagramu procesu

466C009.624.00.N02

7


Svolávací systém


Pokud bychom vybrali akci „Email nadřízenému“, žádný další prvek by se nám nenabídl, protože pro tuto akci je navrženo pokračování pro případ úspěšného i chybového ukončení akce, viz kap. 3.2.1.1. Pro připojení přechodu k nějakému prvku zde existuje kontrola, zda je přechod možné připojit, viz následující obrázek. Jestliže je přechod neregulérní a nelze ho připojit, při pokusu o připojení se kolem prvku objeví červené ohraničení, pokud je přechod regulérní, pak je ohraničení zelené. Když je přechod správně připojen k oběma prvkům, pak se při pohybu myší nad přechodem objeví zelená napojení přechodu k prvkům.

Regulérně propojené prvky Správný přechod

Chybný přechod

obr. 3-9 Přechody

Pro editaci diagramu slouží ikony na horní liště, viz obr. 3-10. Diagram musí být ukončen koncovým stavem „End state“. Návrat na seznam procesů

Vyjmout

Kopírovat

Vložit

Návrat zrušené akce

Uložit

Uložit jako

Vymazat označené objekty

Zrušit poslední akci

obr. 3-10 Detail horní lišty

Proces dotvoříme tím, že jednotlivým elementům nakonfigurujeme vlastnosti v pravém okně kliknutím do sloupce Value u vybrané vlastnosti a vyplněním textu, nebo výběrem příslušné hodnoty, podle typu vlastnosti, podrobně viz kap. 3.2.1.1. Po dokončení vytváření procesu klikneme na ikonu „Uložit“ na horní liště, poté se otevře okno pro jméno a popis procesu, viz následující obrázek. Po vyplnění jména procesu a popisu jej uložíme tlačítkem Save a zrušíme stiskem Close. V obou případech zůstáváme v editoru scénářů. Zpět na seznam procesů se dostaneme kliknutím na logo SIMPHONY v levém horním rohu.

466C009.624.00.N02

8


Svolávací systém


obr. 3-11 Uložení procesu

3.2.1.1 Elementy procesu Proces se skládá z aktivit, které lze rozdělit do dvou skupin: - řídící aktivity - komunikační aktivity Přechody mezi jednotlivými aktivitami (flows) se znázorňují pomocí šipek, které označují směr průběhu procesu, případně barvou vyjadřují stav a spolu s aktivitami vytvářejí větve procesu. Elementy lze konfigurovat, slouží k tomu menu Properties na pravé straně editoru (obr. 3-8, detail viz obr. 3-12). 3.2.1.1.1 Řídící aktivity:

Výčet řídících aktivit: Start – značí začátek procesu End – značí konec procesu Fork – značí rozvětvení, kde všechny větve připojené za touto aktivitou se začnou provádět zároveň Join – čeká na dokončení provádění u všech větví, které jsou do této aktivity napojeny, pak pokračuje Upozornění: Tato aktivita se používá pouze pro spojování paralelně probíhajících větví. Pokud nějaká ze vstupujících šipek není aktivována (proces se vydal jinou cestou nebo se daná větev vůbec neprováděla), bude se v této aktivitě navždy čekat. Decision – rozhodovací aktivita, kterou lze zařadit do procesů, u kterých se předpokládá pouze manuální zpracování obsluhou. Ta vybírá, kterou větví procesu se bude pokračovat. Výčet přechodů: V procesu jsou z každé aktivity (kromě Decision) definovatelné dva přechody: Success (zelená, úspěch,OK) – musí být přítomný u všech akcí, Error (oranžová, chyba). Pokud akce skončí ve stavu „chyba“ a v procesu není v daném místě přítomný příslušný přechod, použije se místo něj přechod pro úspěch.

466C009.624.00.N02

9


Svolávací systém


U rozhodovací aktivity Decision lze nadefinovat více přechodů typu Succes, z kterého obsluha vybírá jeden, a namísto přechodu Error zde existuje přechod : Timeout – vyznačuje větev procesu, kterou se prochází po uplynutí zadané doby v případě, že dispečer do tohoto časového limitu nepotvrdí svoji volbu. Přechod timeout není povinný, pokud není použit, aktivita čeká na potvrzení bez časového omezení. Konfigurace řídících aktivit: U většiny řídících aktivit lze v Properties nastavit pouze jméno (Name). Toto jméno se pak vypíše k danému elementu v diagramu. Timeout –kromě jména se nastavuje ještě doba, po jejíž uplynutí se z aktivity Decision přechází tímto přechodem do další aktivity. Nastavuje se v sekundách, default je 300. Decision – kromě jména se nastavuje otázka pro rozhodování (Question). Odpovědi jsou definovány jmény (Name) výstupních přechodů typu Success. 3.2.1.1.2 Komunikační aktivity

Komunikační aktivity využívají služeb telekomunikační sítě. V současné době jsou implementovány následující aktivity. Výčet řídících aktivit: Voice call with TTS – hovor s tts zprávou (TTS = text to speech); lze nastavit jako konferenci Email – email vybraným účastníkům SMS without reply – sms vybraným účastníkům Voice call with TTS and IVR – hovor s tts zprávou jednotlivým účastníkům, je očekávána odpověď; lze nastavit jako konferenci Konfigurace základních parametrů komunikačních aktivit: Základní položky, které je třeba nakonfigurovat v Properties pro komunikační aktivity (viz obr. 3-12), jsou následující: Text – textová zpráva, která bude doručena příjemci dle typu vybrané aktivity, tzn. tvoří obsah emailu nebo sms zprávy a je přečtena v TTS v případě volání nebo konference. Kliknutím na sloupec Value v řádku Text se otevře okno, do něhož lze text vepsat. Do textu je možné vložit parametr ${event.???}, který je pak v textu nahrazen konkrétním textem platným v aktuálním případě. Seznam výrazů, které lze použít, jako parametr v textu, a jejich význam: Pro Pochůzkový systém: ${event.patrolName} – jméno pochůzky ${event.srcCheckpointId} – zdrojový pochůzkový bod ${event.targetCheckpointId} – cílový pochůzkový bod Pro Dohledový systém a typ události Zařízení je neaktivní: ${event.deviceName} – jméno zařízení

466C009.624.00.N02

10


Svolávací systém


Pro Dohledový systém a typ události Hodnota na čidle ...: ${event.deviceName} – jméno zařízení ${event.sensorName} – jméno senzoru ${event.sensorValue} – hodnota senzoru ${event.sensorThreshold} – mez senzoru Recipient Group – Je možné nadefinovat více skupin uživatelů, kteří budou příjemci. Skupina se přidá kliknutím do sloupce Value parametru Recipient Group, kde je výchozí hodnota „Add“. Tím se hodnota v tomto řádku změní na „Remove“ a zároveň se otevřou řádky „Role“ a „#to call“a další řádek Recipient Group s hodnotou Add. Role – kliknutím do sloupce Value parametru Role se zde objeví výběrové menu se seznamem rolí, které jsou v systému nadefinované , a po kliknutí na požadovanou roli se tato vypíše do příslušného řádku. #to call – V tomto řádku lze nastavit, kolik uživatelů ze zadané role je potřeba úspěšně kontaktovat, aby výsledek kontaktování této role byl úspěch. Při otevření je nastavena implicitní hodnota 0, která představuje kontaktování všech členů dané role. Kliknutím do řádku se otevře okno, kde lze zadat jiný počet. Kontaktování probíhá postupně podle pořadí členů v roli. Pokud jednotlivé volání dopadne neúspěchem a v příslušné roli je k dispozici více lidí (náhradníci), systém pokračuje voláním náhradníka. Pokud se podařilo informovat alespoň tolik lidí, kolik je uvedeno jako počet v roli, akce dopadne úspěšně. Pokud se počet naplnit nepodaří, je výsledek „chyba“. Konfigurace dalších parametrů, které jsou jen u některých aktivit, je popsána dále, v podrobnějším popisu jednotlivých aktivit.

Odebrání skupiny uživatelů Přidání další skupiny uživatelů

Možnost vytvoření konference

obr. 3-12 Konfigurace vlastností komunikační aktivity

Popis jednotlivých typů komunikačních aktivit: SMS without reply Pošle na GSM číslo uživatele SMS se zadaným textem. Za úspěch je považováno odeslání zprávy všem příjemcům.

466C009.624.00.N02

11


Svolávací systém


Email Pošle na e-mailovou adresu uživatele zprávu se zadaným textem. Předmět zprávy se vyplní do parametru „Subject“ při konfigurování daného emailu. Za úspěch je považováno odeslání zprávy všem příjemcům. Voice call with TTS Tato aktivita má ve svých parametrech kromě dříve popisovaných i parametr „Create conference“, viz obr. 3-12. Implicitně je nastaven na false. V tom případě aktivita zavolá na telefonní číslo, přečte zprávu pomocí TTS a zavěsí. Za úspěch se považuje, když žádný příjemce nezavěsí před ukončením čtení TTS zprávy. Vytvoření konference se nakonfiguruje kliknutím na false, po kterém se zobrazí zaškrtávací okénko, po jehož zaškrtnutí a opuštění pole je zde vyplněno true. Při provádění akce jsou pak účastníci po přečtení zprávy připojováni do konference. Za úspěch se považuje, když se do konference připojí nadefinovaný počet uživatelů. Voice call with TTS and IVR Tato aktivita má možnost stejným způsobem nakonfigurovat připojení uživatelů do konference jako předchozí aktivita. Liší se v tom, že po přečtení TTS zprávy je očekávána reakce uživatele pomocí DTMF. Očekávané hodnoty DTMF volby jsou napevno nastaveny: 1 – přijmout 2 – odmítnout 5 – zopakovat zprávu Systém na DTMF zareaguje další TTS zprávou. Texty těchto zpráv se mohou nastavit v parametrech: Accepted message – implicitní hodnota je „Přijato“ Declined message – implicitní hodnota je „Odmítnuto“ Unknown message – implicitní hodnota je „Neplatná volba“ Za úspěch je považována odpověď 1. V případě konference je úspěchem připojení patřičného množství uživatelů.

3.2.2 Editace procesu Po stisku tlačítka Upravit v řádku procesu, který chceme měnit, se dostaneme do editoru scénářů s tím, že se nám zobrazí diagram příslušného procesu, který můžeme upravovat.

3.2.3 Odstranění procesu Posledním tlačítkem vpravo v seznamu procesů je u každého procesu tlačítko Odstranit. Stiskem tohoto tlačítka a následným potvrzením operace lze proces nevratně odstranit.

4 Odkazy [1] Svolávací systém - 466C009.610.00 Uživatelský manuál. [2] Simphony - 466C001.610.00 Uživatelský manuál. [3] Lokality a uživatelé - 466C011.624.00 Administrátorský manuál.

466C009.624.00.N02

12


Svolávací systém Administrátorský manuál

Recommend Documents