SUMBER BELAJAR PENUNJANG PLPG 2017
[TIK] BAB III PERANGKAT LUNAK LEMBAR SEBAR
[Alfa Faridh Suni]
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 2017
BAB III PERANGKAT LUNAK LEMBAR SEBAR
Kompetensi Dasar
Materi Pokok
Memiliki kemapuan mengoperasikan
1. Keyboard shortcut
lembar sebar (spread sheet).
2. Cell formating 3. Operasi aritmatika 4. Operasi logika 5. Grafik / Chart
Microsoft Excel merupakan salah satu program spreadsheet canggih yang saat ini cukup dikenal dan banyak digunakan di kalangan dunia kerja terutama dalam pengolahan data angka. Dalam Microsoft Excel , sebagian besar fitur disediakan dalam bentuk ikon atau tombol perintah yang diletakkan di dalam tab-tab di bagian atas lembar kerja Excel.
III.1. Keyboard shortcut Perintah Keyboard shortcut dapat digunakan untuk memformat dengan lebih cepat karena tidak perlu beralih ke keyboard melainkan ada perintah singkat yang dapat digunakan. Pada Tabel 3.1 berikut adalah contoh Shortcut Key: Shortcut Key Ctrl + B Ctrl + I Crtl + U Ctrl + S Ctrl +O Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + 1 Ctrl + % Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + A Ctrl + Spacebar Shift +Spacebar
Penjelasan Bolduntuk mempertebalteks Italicuntuk membuat efekcetakmiringpadateks Underlineuntuk memberikangarisbawahpadateks Save untuk menyimpanfile Open untuk membukafile Undo untuk membatalkan tindakanyang telahdilakukan Redo untuk membatalkan tindakandaritombolUndo MenampilkankotakdialogFormat Cells FormatPersentasesecaracepat Pindahkeawal worksheet Pindahkeselterakhir worksheet Menyeleksi Seluruh lembar kerja(Semua) Menyeleksiseluruhkolom Menseleksiseluruhbaris
1
Tabel 3.1 Contoh ShortKey
Menginputkan data yang sama dalam range Untuk memasukkan beberapa data yang sama dalam range adalah: a. Blok atau pilih beberapa sel yang akan diisi data. Sebagai contoh blok sel A1:B5. b. Ketik data (Misalnya, Makassar) dan tekan Ctrl + Enter dan perhatikan hasilnya.
Gambar 3.1.Memasukkan Data yang Sama dalam Range A1:C6
Langkah untuk membatalkan atau mengulang tindakan yang pernah dilakukan adalah: a. Klik tombol Undo,
pada bagian Quick Access Toolbar atau tekan Ctrl + Z
untuk membatalkan beberapa tindakan atau perintah yang pernah dilakukan. Selain itu, Anda juga dapat membatalkan sederetan aksi tertentu dengan cara memilihan anak panah bawah tombol Undo dan pilih sederetan tindakan yang akan dibatalkan dari daftaraksi yang ditampilkan. b. Klik tombol Redo,
jika Anda tidak menginginkan proses pembatalan
tindakan.
III.2. Cell Formatting Untuk mengetahui bagaimana cara membuat batasanuntuk input data angka, ikuti beberapa langkah berikut :
2
1.
Ketik data input seperti gambar berikut:
Gambar 3.2.Contoh Tabel yang akan diberi Validasi
2. Pilih sel-sel atau range yang akan dibatasi data inputnya. Misalnya, pilih range D5:D9 untuk data pada kolom Stok Barang. 3. Pada tab Data – grup Data Tools, klik tombol Data Validation untuk membuka kotak dialog Data Validation.
Gambar 3.3.Kotak Dialog Data Validation
4. Dalam kotak Allow, pilih jenis data input yang akan dimasukkan ke dalam sel atau range. Sebagai contoh, karena kolom Stok Barang akan diisi dengan data input yang berbentuk angka atau bilangan bulat, maka pilih Whole number. 5. Pada kotak Data, pilih operator pembanding yang akan digunakan yang akan digunakan.
3
Gambar 3.4.Pilihan Data
Untuk penjelasan bagian-bagian dari DATA, perhatikan uraian berikut: a.
Between
: antara
b. Not Between
: bukanantara
c.
Equalto
: sama dengan
d. Greaterthan
: lebih besardari
e.
Less than
: lebihkecil dari
f.
Greaterthanorequalto
: lebih besardari atausama dengan
g.
Less thanorequalto
: lebihkecil dari atausama dengan
6. Ketik nilai pembatas tertinggi pada kotak Maximum dan nilai pembatas terendah pada kotak Minimum. Batasan nilai yang diinputkan antara nilai 30 sampai 60, maka ketik nilai 30 pada kotak minimum, dan ketik 60 pada kotak Maximum. 7. Aktifkan kotak cek Ignore blank agar sel-sel dapat diisi dengan nilai kosong. 8. Selanjutnya pilih tab Input Message untuk membuat kotak pesan yang tampil ketika Anda menginputkan data yang tidak sesuai dengan batasan. 9. Ketik judul pesan pada bagian kotak Title. Sebagai contoh, isi dengan teks “Jumlah Stok”. Kemudian ketik teks pesan pada kotak Input Message.
4
Gambar3.5.Kotak Dialog Data Validation
10. Aktifkan kotak Show input message when cell is selected agar pesan tersebut ditampilkan saat Anda memilih dan memasukkan data input ke dalam sel. 11. Aktifkan tab Error Alert untuk membuat pesan kesalahan yang tampil apabila data input yang dituliskan bernilai salah atau tidak sesuai dengan ketentuan batasan yang telah diberikan. 12. Ketik judul pesan pada kotak Title. Sebagai contoh, isi dengan teks “Data Input Salah”. Kemudian ketik
teks pesan kesalahan pada kotak
Error
Message. Aktifkan kotak cek Show error alert after invalid data is entered agar pesan kesalahan dapat ditampilkan saat terjadi kesalahan penulisan data input.
Gambar 3.6 Kotak Dialog Data Validation
13. Klik OK untuk mengakhiri proses. 14. Pilihlah salah satu sel pada kolom Stok Barang, akan ditampilkan pesan teks validasi pada sel yang terpilih seperti gambar berikut ini.
5
Gambar 3.7.Contoh Tampilan Kotak Pesan Validasi
15. Pada saat Anda memasukkan data, maka nilai-nilai yang Anda masukkan harus memiliki nilai antara nilai 30 sampai dengan 60. Jika Anda memasukkan data input di luar batasan ketentuan yang ada, maka akan ditampilkan kotak pesan kesalahan seperti gambar berikut ini:
Gambar 3.8.Kotak Pesan Kesalahan Data Input
Membatasi jumlah karakter yang diinputkan. Langkah untuk membatasi jumlah karakter input data adalah: a. Pilihselataurangeyangakandibatasinilaidatainputnya.Misalnyablokrange A5:A9 yang akandiisi dengandatainput “Nama Barang”
Gambar 3.9.Memilih Range Yang Akan Diisi dengan Validasi Data
b. Pada tab Data – grup Data Tools, klik tombol Data Validation untuk membuka kotak dialog Data Validation. 6
c. Aktifkan tabulasi Setting, kemudian pilih Text length pada kotak Allow. d. Pada bagian kotak Data, pilih operator pembanding yang diinginkan. Sebagai contoh, pilih Equalto (sama dengan). Kemudian tentukan batasan jumlah karakter input data pada bagian kotak Length. Misalnya ketik nilai 10 dan klik OK.
Gambar 3.10. Kotak Dialog Data Validation–tab Settings
e. Dengan demikian data yang nantinya Anda inputkan kekolom “NamaBarang” jumlah karakternya harus10 digit, tidak boleh kurang atau lebih. III.5.1. Mengurutkan dan Menyaring Data Pengurutan suatu data yang bertipe text mengacu pada karakter paling kiri, dimana data tersebut akan diurutkan berdasarkan huruf abjad. Pengurutan data semacam ini dapat Anda lakukan dengan dua metode, yaitu secara Ascending (dari A-Z atau 0-9) dan Descending (dari Z-A atau 9-0). Tombol-tombol perintah untuk mengurutkan data terdapat pada tab Data–grup Sort & Filter.
Gambar 3.11. Tombol Sort & Filter
Untuk mengurutkan data dengan level pengurutan tunggal, secara umum dapat Anda lakukan dengan cara berikut : 1.
Aktifkan pointer mouse pada salah satu kolom data yang akan diurutkan 7
2.
Pada tab Data – grup Sort & Filter, klik tombol Sort A to Z atau Sort Z to A. sebagai contoh, klik tombol Sort A to Z dan perhatikan perubahannya pada gambar berikut:
Gambar 3.12 .Data sebelum diurutkan
Gambar 3.13. Data setelah diurutkan
Apabila Anda ingin mengurutkan data dengan kunci pengurutan ganda atau lebih misalnya untuk data pada kolom “Nama Siswa”dan “Pekerjaan Orang Tua”, maka langkah yang harus Anda lakukan adalah: a.
Aktifkan pointer mouse di sembarang sel dalam tabel data.
b. Pada tab Data –grup Sort & Filter,klik tombol Sort untuk membuka kotak dialog Sort.
Gambar 3.14. Kotak Dialog Sort
c.
Pada bagian Column, klik drop down tombol Sort by, kemudian pilih nama kolom yang berisi data yang akan diurutkan (misalnya, pilih kolom Nama Siswa), pada 8
bagian Sort On pilh Values, dan pada bagian Order pilih A to Z untuk mengurutkan data secara menaik dari A ke Z untuk mengurutkan data secara menaik dari A ke Z. Untuk menambah level kunci pengurutan berikutnya, klik tombol Add Level. Kemudian pada bagian Then by pilih nama kolom berikutnya yang akan diurutkan datanya(misalnya pilih kolom Pekerjaan Orangtua), kemudian bagian Sort On, pilih Values dan bagian Order pilih A to Z. d. Klik OK dan perhatikan hasil perubahannya pada gambar berikut:
Gambar 3.15 Data setelah diurutkan berdasarkan kolom Nama Siswa dan Pekerjaan Orangtua
III.5.2. Mengurutkan Nama Bulan dalam Setahun Jika Anda mengurutkan data dalam bentuk nama Bulan, seperti Januari, Februari, Maret dan seterusnya dengan menggunakan tombol Sort A to Z atau Sort Z to A maka data tersebut akan diurutkan berdasarkan urutan abjad paling kiri. Untuk dapat mengurutkan data-data sesuai denganu rutan Nama Bulan yang benar, maka langkah yang harus Anda lakukan adalah: 1. Aktifkan pointermousedisalahsatuseldalamdaftarNamaBulanyangakan diurutkan.
Gambar 3.16.Data Nama Bulan sebelum diurutkan
2. Pada tab Data–grup Sort & Filter, klik tombol Sort untuk membuka kotak dialog Sort. Pilih Bulan pada bagian Column, pilih Values pada bagian Sort On dan pilih Custom List pada bagian order. 9
Gambar 3.17.Kotak Dialog Sort
3. Pada Kotak Dialog Custom List, pilih Custom List pad abagian Order untuk menampilkan kotak dialog Custom List. Pilih deret Januari, Februari, Maret... pada bagian Custom Lists. Klik OK
Gambar 3.18.Kotak Dialog Custom Lists
III.5.3. Menyaring Data dengan Cepat Penyaringan data digunakan untuk menampilkan dan mengelompokkan data berdasarkan criteria tertentu. Untuk menyaring data secara cepat, dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Aktifkan pointer mouse disel manapun dalam table data base yang akan disaring.
2.
Pada tab Data – grup Sort & Filter, klik tombol Filter sehingga bagian masingmasing judul kolom akan ditampilkan tombol-tombol filter seperti pada gambar di bawah ini:
10
Gambar 3.19.Tampilan Tombol Filter pada Data
3.
Pada kolom EKSTRAKURIKULER tampilkan data yang hanya data SENI saja dengan cara: Klik tombol Filter pada tampilan kolom EKSTRAKURIKULER kemudian hilangkan tanda centang pada kotak TAEKWONDO dan PRAMUKA. Klik OK dan perhatikan hasilnya:
Gambar 3.20.Kriteria Penyaringan Data
4.
Setelah melewati Penyaringan Kriteria yang hanya memberikan tanda centang pada data SENI, maka hasil penyaringan dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar3.21. Hasil Penyaringan Data
5.
Tombol Filter pada kolom EKSTRAKURIKULER akan berubah bentuk menjadi . Ikon tersebut menunjukkan bahwa proses penyaringan data telah dilakukan pada kolom EKSTRAKURIKULER.
6.
Jika ingin menampilkan kembali semua data yang telah disaring, caranya adalah:
11
a. Aktifkan pointer mouse dalam table data base b. Klik tombol Clear
pada tab Data–grup Sort & Filter
III.5.4. Menyaring Data dengan Advanced Filter Fasilitas Advanced Filter, Anda dapat menyaring dan menampilkan hasil penyaringan data pada sumber secara langsung, atau menempatkannya dilokasi selain dengan tetap mempertahankan isi sumber data yang disaring. Dengan penyaringan ini, Anda dapat menentukan criteria dengan lebih kompleks, yaitu dengan cara penyaringan data dengan Advanced Filter, perhatikan contoh berikut:
Gambar 3.22.Data yang akan disaring
Dari sumberdata tersebut, lakukan penyaringan data dengan kriterias ebagai berikut: Hobby = Bela Diri dan Ekstrakurikuler = Tae Kwon Do. Untuk mengerjakan soal tersebut, caranya adalah:
1.
Ketikkan kriteria disel manapun, ketik kriteria di Range E4;F5
Gambar3.23. Data dan Hasil Pembuatan Kriteria
12
2.
Aktifkan pointer mouse didalam sumber data yang akan disaring. Pada tab Data– grup. Kliktombol
Advanced Filter untuk membuka kotak dialog
Advanced Filter.
Gambar 3.24. Kotak Dialog Advanced Filter
3.
Padabagian Action, klik pilihan Copy to another location untuk menempatkan hasil penyaringan data kelokasi lain. Sedangkan untuk pilihan Filterthe List, berarti penyaringan data secara langsung dilakukan pada range sumber data.
4.
Pada kotak List Range,pastikan terisi range dari sumber data, yaitu A1;C9. Jika belum terisi,maka kosongkan kotak List Range dan blok sumber data mulai dari sel A1;C9.
5.
Klik pada kotak Criteria range, kemudian blok range sel criteria yang sudah Anda buat yaitu dari sel E4;F5.
6.
Kosongkan kotak Copy to, kemudian klik di sel E7 untuk menempatkan hasil penyaringan data.
7.
Klik OK dan perhatikan hasilnya pada gambarberikut:
Gambar 3.25. Hasil Penyaringan Data dengan Advanced Filter
13
III.3. Operasi Aritmatika Untuk mengkalkulasi data secara cepat, dapat dilakukan dengan ketentuan: Untuk pengisian kolom “Total Bayar” didapat dari perkalian kolom Jumlah dengan Harga.
Gambar 3.26. Kolom Total Bayar yang akan dikalkulasi
1. Cara pengisian rumus pada kolom Total Bayar adalah: a. Pada kolom Total Bayar, blok range sel C2:C6 b. Selanjutnya, ketikkan rumus =A2*B2 dan tekan Ctrl + Enter sehingga hasil perhitungan secara otomatis akan ditampilkan pada range C2:C6
Gambar 3.27. Kolom Total Bayar sebelum dan sesudah dikalkulasi
2. Menyalin Hasil Rumus dengan Fill Handle Langkah untuk menyalin hasil rumus dengan Fill Handle adalah: a. Dari Gambar 4.2, ketikkan rumus =A2*B2 di sel C2 dan tekan Enter b. Klik hasil rumus pada C2. Kemudian klik tahan dan geser Fill Handle ke arah SelC6, atau lakukan klik 2 kai pada kotak Fill Handle.Klik tahan dan Geser, Fill Handle ke Sel C6
Gambar 3.28. Proses Menyalin Rumus menggunakan Fill Handle
14
3. Menjumlahkan Data dengan AutoSum Dengan fasilitas tombol Sum, Anda dapat dengan mudah untuk menjumlahkan data secara otomatis. Selain menjumlahkan data, tombol ini juga menyediakan beberapa fungsi untuk menghitung nilai rata-rata, jumlah data, nilai mkasimal dan nilai minimal. Langkah untuk menjumlahkan data dengan AutoSum adalah: a. Buatlah sebuah data
Gambar 3.29. Data yang akan dijumlahkan
b. Blok range sel B5:H8. Pada tab Home – grup Editing, klik tombol Sum atau tekan Alt + =.
Gambar 3.30. Proses Penjumlahan Data dengan Sum
Berikut adalah fungsi-fungsi yang terdapat pada tombol Sum:
Gambar 3.31. Pilihan Fungsi pada Tombol Sum
Sum, untuk menjumlahkan sederetan data angka
Average, untuk menghitung nilai rata-rata dari sederetan data angka
Count Numbers, untuk menghitung banyaknya data dari sederetan data dalam suatu range 15
Max dan Min, untuk menghasilkan nilai terbesar dan nilai terkecil dari sederetan data angka.
4. Menyalin Hasil Perhitungan Rumus Anda dapat menyalin hasil perhitungan rumus tanpa harus mengikut sertakan rumusnya dengan cara: a. Blok data hasil perhitungan rumus yang akan disalin b. Tekan Ctrl + C untuk memberikan perintah penyalinan c. Klik sel tujuan untuk meletakkan hasil salinan. d. Pada tab home – grup ClipBoard, klik drop down tombol Paste dan pilih Paste Special. e. Untuk membuka kotak dialog Paste Special, perhatikan gambar berikut :
Gambar 3.32. Kotak Dialog Paste Special
f. Pada bagian Paste dan Operation, klik pilihan Values dan Add, lalu klik OK g. Untuk mengetahui apakah hasil salinan tersebut memiliki rumus atau tidak, klik salah satu data hasil salinan tersebut, kemudian lihat pada kotak Formula Bar.
5. Menggabungkan Data dari Sel yang Berbeda Untuk menggabungkan data dari data sel yang satu dengan data sel yang lain. Anda dapat menggunakan tanda macro (&) yang terdapat pada keyboard. Langkah- langkah penggabungan data: a.
Dari data input. Gambar 4.9, ketikkan rumus =A2&B2 dalam sel C2 dan tekan Enter.
16
Gambar 3.33. Data yang akan digabungkan
b. Jika Anda menginginkan adanya jarak spasi pada hasil penggabungan tersebut, ubahlah rumus tersebut menjadi =A2&” “&B2, dan berikan spasi di antara tanda petik ganda. Selain spasi, Anda juga dapat menggunakan karakter lain sebagai pengganti dari spasi, seperti (-),(=) atau (=>). c. Salinlah hasil rumus dengan menggeser Fill Handle ke arah sel C4, dan perhatikan hasil perubahannya.
Gambar 3.34. Hasil Penggabungan Data
6. Mengkonversi Data Angka ke Teks Langkah untuk mengkonversi data angka ke teks adalah: a. Blok sel yang berisi data angka yang akan dikonversi ke teks b. Pada tab Home – grup Number, klik tombol General untuk membuka pilihan jenis data.
Gambar 3.35. Number Grup
c. Pilih TEXT untuk mengubah format Number menjadi sebuah Teks. d. Pada bagian Column data format, klik pilihan Text, kemudian klik Finish, dan perhatikan perubahannya.
Gambar 3.36. Data Bilangan sebelum dan sesudah dikonversi ke teks
17
7. Menggunakan Tanda Pangkat (^) Tanda Pangkat (^) di dalam Microsoft Excel berfungsi untuk menghitung bilangan berpangkat. Misalnya, perkalian = 6*6*6 dengan menggunakan tanda (^) dapat dituliskan dengan rumus =6^3, sehingga menghasilkan nilai 216. Perhatikan langkah kerjanya sebagai berikut: a. Aktifkan pointer mouse di sel C2 b. Ketikkan rumus =A2^B2 dan akhiri dengan Enter c. Salinlah rumus dengan menggeser Fill Handle pada sel C2 ke arah sel C7
Gambar 3.37. Data Hasil Perhitungan Bilangan Berpangkat
8. Mencari Nilai Hasil Akar Kuadrat Suatu Bilangan Untuk mencari nilai hasil dari bilangan akar kuadrat, Anda dapat menggunakan fungsi dengan bentuk penulisan =SQRT(X) atau =X^(1/2), dimana X dapat berisi data angka, atau alamat sel yang akan dicari nilai akar kuadratnya. Contoh: =SQRT(64) atau =64^(1/2) akan menghasilkan nilai 8. Perhatikan langkah-langkah aplikasi berikut: a. Blok range sel B2:B6 b. Ketik rumus =SQRT(A2) atau =A2^(1/2) dan tekan Ctrl + Enter
Gambar 3.38. Data dengan Rumus Akar Kuadrat
18
Gambar 3.39. Hasil Nilai Akar Kuadrat
9. Mencari Nilai Rata-rata, Maksimal dan Minimal Untuk mencari nilai rata-rata, maksimal dan minimal dari sederetan data angka, Anda dapat menggunakan fungsi AVERAGE, MAX dan MIN. Bentuk dari penulisan fungsi tersebut adalah AVERAGE(X,Y,..), MAX(X,Y,..), dan MIN(X,Y,..) dimana argumen X,Y,.. dapat berisi data angka, atau range sel yang akan dicarinya. Berikut adalah langkah-langkah untuk mencari nilai rata-rata, maksimal dan minimal dari sederetan data angka: a.
Aktifkan pointer mouse di sel D8.
b. Ketikkan rumus =AVERAGE (D2:D7) atau =AVERAGE (D2,D3,D4,D5,D6,D7)
Gambar 3.40. Penggunaan Rumus Average
c. Ketik Enter untuk melihat hasil nilai rata-rata
Gambar 3.41 Hasil Penggunaan Rumus Average, Maksimal dan Minimal
d. Gunakan cara yang sama untuk mencari nilai maksimal dan minimal 19
III.4. Operasi logika III.5.1. Menggunakan Fungsi Logika IF Fungsi IF adalah fungsi yang digunakan untuk menguji kebenaran dari suatu kondisi. Jika kondisi yang diuji terpenuhi, maka akan menghasilkan nilai benar, dan sebaliknya
akan
menghasilkan
nilai
salah.
Bentuk
penulisan
IF
adalah
IF(Kondisi,NilaiBenar,NilaiSalah). Kondisi merupakan nilai yang akan diuji untuk menghasilkan nilai benar atau salah. Nilai Benar merupakan nilai yang akan dihasilkan jika kondisi yang diuji terpenuhi. Nilai Salah merupakan nilai yang akan dihasilkan jika kondisi yang diuji tidak terpenuhi.Sebagai contoh, dari data input Gambar 3.32, isilah kolom Nama Jurusan dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Jika Kode =”TKJ”, maka “Teknik Komputer Jaringan” 2. Jika Kode =”TIL”, maka “Teknik Instalasi Listrik” 3. Jika Kode =”TGB” maka “Teknik Gambar Bangunan”
Gambar 3.42. Contoh Data Input
Untuk menyelesaikan soal di atas, ikuti langkah berikut: Aktifkan pointer mouse di sel D3. Kemudian Ketik rumus =IF(B3=”TKJ”;”Teknik Komputer
Jaringan”;”Teknik Listrik”;”Teknik Gambar Bangunan”)). Lalu tekan
Enter.
Gambar 3.43. Hasil Perhitungan dengan Rumus IF
20
III.5.2. Mengambil karakter dari Suatu Data Teks Untuk mengambil karakter dari suatu data teks, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga fungsi String berikut: 1. LEFT(Teks/Sel,N) untuk mengambil karakter yang dimulai dari posisi kiri 2. RIGHT(Teks/Sel,N) untuk mengambil karaktr yang dimulai dari posisi kanan 3. MID(Teks/Sel,Start,N) untuk mengambil karakter dari posisi tengah
Keterangan : 1. Teks/Sel adalah teks atau alamat sel yang berisi data teks yang akan diambil karakternya 2. N berisi data angka untuk menentukan berapa jumlah karakter yang diambil 3. Start berisi data angka untuk menentukan posisi awal dimulainya pengambilan karakter yang dihitung dari posisi kiri.
Contoh: Gunakan Fungsi String untuk mengisi kolom Test BIOS, Test INSTAL dan Test PARTISI dengan ketentuan: 1. Test1 didapat dari 2 digit paling kii Kode Test 2. Test2 didapat dari digit ke 5 dan 6 Kode Test 3. Test3 didapat dari 2 digit paling kanan Kode Test
Dari ketentuan rumus tersebut, maka dapat dituliskan rumus sebagai berikut:
Gambar 3.44. Penggunaan Rumus LEFT
21
Gambar 3.45. Penggunaan Rumus MID
Gambar 3.46. Penggunaan Rumus RIGHT
III.5.3. Penggabungan Fungsi IF dan String Rumus penggabungan fungsi IF dan String secara sederhana dapat dituliskan dengan bentuk: IF(String,Nilaibenar,NilaiSalah) dimana String dapat berupa fungsi LEFT,RIGHT,MID atau fungsi lainnya. Penerapan fungsi gabungan ini, pada intinya sama dengan fungsi IF yang telah dibahas pada materi sebelumnya. Yang membedakannya adalah penentuan Kondisinya.
Gambar 3.47. Data Input sebelum menggunakan Fungsi IF dan String
Sebagai Contoh: dari data input pada Gambar 3.37, gunakan fungsi penggabungan IF dan String untuk mengisi kolom JURUSAN, MATA DIKLAT, KETERANGAN dengan ketentuan: 1.
Jurusan a. Jika 3 digit paling kiri Kode = “TKJ”, maka “Teknik Komputer Jaringan” b. Jika 3 digit paling kiri Kode = “TIL”, maka “Teknik Instalasi Listrik”
22
2. Mata Diklat a. Jika digit ke 5 dan 6 Kode = “SO”, maka “Sistem Operasi” b. Jika digit ke 5 dan 6 Kode = “GT”, maka “Gambar Teknik” c. Jika digit ke 5 dan 6 Kode = “JD”, maka “Jaringan Dasar” d. Jika digit ke 5 dan 6 Kode = “AU”, maka “Alat Ukur” e. Jika digit ke 5 dan 6 Kode = “PW”, maka “Pemrograman Web” 3. Keterangan a. Jika digit terakhir dari Kode = “T”, maka “Tunai” b. Jika digit terakhir dari Kode = “BT” maka “Belum Tuntas” Dari ketentuan rumus tersebut, maka di sel C2,D2 dan E2 dapat diisikan rumus sebagai berikut:
Pada sel C2, ketik rumus: =IF(LEFT(A2;3)="TKJ";"TEKNIK
KOMPUTER
JARINGAN";"TEKNIK
INSTALASI LISTRIK")
Pada sel D2, ketik rumus: =IF(MID(A2;5;2)="SO";"SISTEM OPERASI";IF(MID(A2;5;2)="GT";"GAMBAR TEKNIK";IF(MID(A2;5;2)="JD";"JARINGANDASAR";IF(MID(A2;5;2)="AU"; "ALAT UKUR";"PEMROGRAMAN WEB"))))
Pada sel E2, ketikkan rumus: =IF(RIGHT(A2;2)="NT";"NILAI TUNTAS";"BELUM TUNTAS") Sehingga hasilnya akan terlihat sebagai berikut:
Gambar 3.48. Hasil Olah Data menggunakan Fungsi IF dan String
23
III.5.4. Pembulatan Bilangan Fungsi ROUND untuk membulatkan bilangan sampai jumlah digit desimal tertentu. Bentuk penulisan ini fungsi ini adalah ROUND(X,Y), dimana X dapat berupa bilangan atau alamat sel yang berisi bilangan pencacah yang akan dibulatkan, sedangkan Y adalah jumlah digit pembulatan di belakang atau di depan tanda titik desimal. Jika Y positif, maka dilakukan proses pembulatan di belakang tanda titik desimal dan jika Y negatif akan dilakukan proses pembulatan di depan tanda titik desimal. Berikut adalah contoh Pembulatan Bilangan: RUMUS =ROUND(45.84671,3)
=ROUND(22.93488,4)
=ROUND(612325,-2)
=ROUND(356350.55,-2)
=ROUND(1782878,-1)
KETERANGAN Membulatkan nilai 45.84671 dengan empat angka desimal Membulatkan nilai 22.93488 dengan empat angka desimal Membulatkan nilai 612325 dengan dua angka desimal Membulatkan nilai 356350.55 dengan dua angka desimal ke arah titik desimal Membulatkan nilai 1782878 dengan satu angka desimal ke arah kiri titik desimal
HASIL 45.8467
22.9349
612300
356400
1782880
Tabel 3.2. Pembulatan Bilangan
III.5.5. Menghitung Jumlah Hari Kerja Fungsi WORKDAY untuk mengetahui nilai data tanggal yang menunjukkan jumlah hari kerja sebelum atau setelah tanggal awal. Bentuk penulisan fungsi ini adalah WORKDAY(X,Y,Z). 1. X adalah data tanggal awal 2. Y adalah jumlah hari di luar hari Sabtu dan Minggu atau hari libur lain sebelum atau sesudah tanggal awal 24
3. Z adalah daftar pilihan dari satu atau lebih data tanggal di luar kalender kerja.
WORKDAY mengasumsikan bahwa nilai tanggal untuk hari Sabtu dan Minggu termasuk dalam hari libur. Perhatikan contoh berikut: DATA TANGGAL
KETERANGAN
23/09/2015
X
125
Y
18/10/2015
Z
24/11/2015
Z
01/12/2015
Z
11/01/2016
Z
Tabel 3. 3. Data Input berupa Tanggal
III.5.6. Menghitung Tanggal Terakhir dari Suatu Bulan Fungsi EOMONTH untuk mengetahui data tanggal untuk hari terakhir dari suatu bulan dengan menghitung jumlah bulan sebelum atau sesudah tanggal tertentu. Bentuk penulisan fungsi ini adalah EOMONTH(X,Y) dimana X adalah data tanggal awal, sedangkan Y adalah jumlah bulan sebelum atau sesudah tanggal awal. Jika Y bernilai positif, maka akan menghasilkan nilai tanggal yang akan datang pada bulan berikutnya, atau sebaliknya. Contoh: Menggunakan Fungsi Tanggal Fungsi Date Fungsi ini digunakan untuk menuliskan data tanggal. Bentuk penulisan fungsi ini adalah DATE(Tahun,Bulan,Tanggal). 1. Tahun adalah nilai tahun yang dapat dinyatakan dengan nilai mulai dari 1900 sampai 9999 2. Bulan adalah bilangan yang menyatakan nilai bulan dalam satu tahun. Jika nilai bulan lebih besar dari 12, maka nilai lebih bulan tersebut akan dianggap nilai bulan pada tahun berikutnya. 3. Tanggal adalah bilangan yang menyatakan nilai hari dalam suatu bulan. 25
III.5. Grafik dan Chart Langkah praktis untuk membuat grafik adalah: 1. Ketik sumber data pembentuk grafik. Kemudian blok data mulai dari sel A4 sampai dengan F6 seperti gambar berikut.
Gambar 3.49. Sumber Data Pembentuk Grafik
2. Tekan tombol Alt+F1 pada keyboard, maka secara otomatis pada sheet aktif akan disisipkan diagram grafik dengan tipe Column 2-D.
Gambar 3.50. Hasil Pembentukan Grafik
3. Selain itu Anda juga dapat membuat dan sekaligus memilih tipe grafik yang Anda inginkan dengan menggunakan tombol-tombol pada gru Chart tab Insert.
Gambar 3.51.Pilihan Tipe Grafik pada Grup Chart
4. Sebagai contoh,klik tombol Pie untuk membuat grafik dengan tipe Pie 26
Gambar 3.52. Pilihan Format Grafik untuk tipe Pie
5. Pilih salahsatubentuk format grafik 3-D Pie dan lihat hasilnya
Gambar 3.53. Contoh Hasil Pembuatan Grafik3-D Pie
III.5.1. Memindah Lokasi Penempatan Grafik Saat pertama kali Anda membuat grafik, maka secara default letak grafik akan ditempatkan menjadi satu dengan worksheet yang berisi data sumber. Jadi, jika Anda ingin memindah letak grafik tersebut kelokasi lain, ikuti beberapa prosedur berikut: 1. Pada tab Design–grup Location, klik tombol Move Chart untuk membuka kotak dialog Move Chart.
Gambar 3.54. Kotak Dialog Move Chart
2. Dalam kotak dialog Move Chart,tentukan lokasi penempatan grafik pada pilihan: a. New Sheet untuk meletakkan grafik ke work sheet baru. Tentukan pula nama sheet untuk menampung objek grafik 27
b. Object In untuk meletakkan grafik kedalam work sheet lain, yaitu dengan memilih nama sheet tujuan pada daftar Object In 3. Sebagai contoh, pilih New Sheet dan ubah nama sheet dengannama Grafik 3-D
Pie dan klik OK. Perhatikan hasilnya.
Gambar 3.55. Hasil Peletakan Grafik pada Sheet Baru
Untuk memindahgrafikdengancepat dapat dilakukandengancara: a. Aktifkan grafik. b. Tekan Ctrl-X untuk memberikan perintah pemindahan grafik. c. Tekan Ctrl+Home untuk memindahkan kursor secara cepat disel A1 d. Aktifkan kursor pada sel mana Anda akan meletakkan grafik tersebut.
III.5.2. Mengubah Tipe Grafik Jika tipe grafik yang terbentuk di lembar kerja tidak sesuai dengan yang diinginkan, Anda dapat mengubahnya dengan cara sebagai berikut: 1. Aktifkan grafik 2. Klik tombol Change Chart Type
pada grup type dalam tab Design untuk
membuka kotak dialog Change Chart Type.
Gambar 3.56. Kotak Dialog Change Chart Type
28
3. Pilih salahsatutipegrafikpengganti. d. KlikOK dan perhatikanhasilnya.
Gambar 3.57. Grafik yang telah diubah menjadi Tipe Stacked Cylinder
III.5.3. Mengubah Data Sumber Grafik Jika Anda ingin mengubah sumber data pembentuk grafik tanpa harus menghapus grafik yang sudah terbentuk, lakukan cara berikut: 1. PadatabDesign–grupData,kliktombolperintahSelectData,sehinggatampil kotakdialogSelect DataSource.
Gambar 3.58. Kotak Dialog Select Data Source
2. Dalam kotak dialog Select Data Source yang tampil, kosongkan Chart data range. 3. Dari lembar kerja, blok range data B4:E6 sehingga data yang ditampilkan adalah data siswa 2011-2014, sedangkan data siswa 2015 tidak ditampilkan.
Gambar 3.59. Grafik setelah diubah range datanya
29
III.5.4. Menambahkan Judul Grafik Langkah untuk menambah judul grafik adalah: 1. Aktifkan grafik. 2. Pada tab Layout–grup Labels, klik tombol ChartTitle.
Gambar 3.60. Daftar Pilihan pada tombol Chart Title
3. Klik pilihan Above Chart untuk menambahkan judul di atas grafik. 4. Ubahlah label teks “ChartTitle” dengan mengetikkan judul grafik yang diinginkan.
Gambar 3.61.Contoh Penambahan Judul Grafik
Selain Judul grafik, juga dapat dilakukn penmbhan Legend. Legend adalah daftar keterangan yang menunjukkan warna untuk item dalam data series atau batang grafik, hal ini bertujuan untuk memperjelas pembacaan data dalam grafik. Untuk mengatur legend grafik dapat dilakukan dengan cara: 1.
Aktifkan grafik
2.
Pada tab Layout – grup Labels, klik tombol Legend untuk daftar pilihan penempatanlegend.
30
Gambar 3.62. DaftarPilihan Legend
3.
Aturlah letak legend pada pilihan berikut: a. None untuk menghapus legend yang terpasang sebelumnya. b. Show Legenda Right untuk menampilkan legend disebelah kanan grafik. c. Show Legenda top untuk menampilkan legend di atas grafik. d. Show Legend at Left untuk menampilkan legend di sebelah kiri grafik. e. Show Legend at Bottom untuk menampilkan legend di bawah grafik.
4.
Sebagai contoh, pilih Show Legend at Bottom untuk menampilkan legend di bawah grafik.
Gambar 3.63. Hasil Pengaturan Legend pada Grafik
5.
Klik pilihan More Legend Options, jika ingin memformat tampilan legend. Atur warna isi, garis, dan tipe garis, atau efek bayangan pada legend. Kemudian klik Close.
31
Gambar 3.64. Kotak Dialog Format Legend
Selain menampilkan judul, legend, jugadapat menampilkan Data Label. Data label adalah keterangan yang diletakkan pada shape/batang grafik. Keterangan ini dapat berupa jumlah, item horizontal, atau item vertikal. Langkah untuk menampilkan data label grafik adalah: 1. Pilih shape /batang grafik yang akan ditampilkan data labelnya dengan cara: 2. Pada tab Layout–grup Labels, klik tombol Data Labels. Klik pilihan Show untuk menampilkan data label pada shape/batang grafik yang Anda pilih. 3. Jika ingin memformat data label, baik mengatur warna isi, garis, tipe garis, atau
efek bayangan pada data label, klik pilihan More Dat aLabel Options.
Gambar 3.65.Kotak Dialog Format Data Labels
Tab Label Options untuk mengatur isi label yang akan ditampilkan.
32
Series Name untuk menampilkan nilai dari data Depth Axis sumbu lebar grafik.
Category Name untuk menampilkan nilai dari data Horizontal Axis atau sumbu horizontal.
Value untuk menampilkan nilai dari data Vertical Axis atau sumbu vertikal. Dan dapat digunakan ketiga pilihan sekaligus.
Tab number untuk mengatur format angka pada data label.
4. Untuk memformat tampilan data label, gunakan beberapa tab lain yang ada di bawah tab Number, yaitu tab format warna isi, warna dan style garis,efek dan perataan. 5. Jika format sudah diatur, klik tombol Close. Perhatikan hasilnya pada gambar berikut:
Gambar 3.66.Tampilan Data Label
Menampilkan DataTabel Grafik Langkah untuk mengatur data tabel pada grafik adalah: 1. Pilih atau aktifkan grafik. 2. Pada tab Layout–grup Labels, klik tombol DataTable
Gambar 3.67. Daftar Pilihan pada tombol DataTable
33
a. None untuk menyembunyikan data table grafik. b. Show DataTable untuk menampilkan table dibawah grafik tanpa Legend Key. c. Show Data Table with Legend Keys untuk menampilkan table dengan Legend Key. 3. Klik pilihan Show Data Table with Legend Keys, kemudian Close. Jika ingin melakukan format data tabel, klik pilihan More Data Table Options.
Gambar 3.68. Kotak Dialog Format untuk tab Data Table Option
Data Table Options untuk mengatur garis bingkai tabel. Show legend keys untuk menampilkan atau menyembunyikan legend key pada tabel. 4. Aturlah beberapa ketentuan format pada kotak dialog Format DataTabel, klik Close.
Gambar 3.69. Hasil Tampilan Data Tabel pada Grafik
34
III.5.5. Membuat Diagram Smar Art SmarArt merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk membuat berbagai bentuk diagram dengan tampilan bervariasi. Fasilitas diagram Smar Art memiliki kemampuan dalam hal kemudahan, efektivitas, atau tampilan. Diagram SmarArt terdiri dari 7 kategori,yaitu List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matric dan Pyramid. Semua perintah untuk menyisipkan, mengatur desain atau memformat diagram ada pada tab SmartArt Tools Design dan Format. Untuk mempermudah dalam mendesain diagram, Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas SmartArt Styles yang dapat digunakan untuk memformat SmartArt dengan cepat. Untuk memulai pembuatan diagram SmartArt, Anda dapat menggunakan langkah-langka hberikut: 1. Pada tab Insert–grup Illustration, klik tombol perintah SmartArt
untuk
membuka kotak dialog Choose a SmarArt Graphic.
Gambar 3.70. Kotak Dialog Pilihan SmarArt
2. Pilih kategori SmarArt, kemudian pilih salah satu layout yang tampil di kanannya. Sebagai contoh, klik kategori List, pilih Contunuous Picture List dan klik OK.
35
Gambar 3.71. Kategori List-Contonuous Picture List
3. Pada masing-masing area, klik dan ketik isi teks diagram hingga hasilnya seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.72. Diagram SmartArt setelah diisi Teks
III.5.6. Menambahkan Shape Pada Diagram Untuk Mengelola susunan diagram dapat menggunakan tombol-tombol perintah dalam grup Create Graphic pada tab Design. Berikut ini adalah langkahlangkah untuk menambahkan shape pada diagram. 1. Pilih salah satu shape yang dijadikan shape induk atau sebagai acuan untuk menambahkan shape.
Gambar 3.73. Shape Diagram Induk
36
2. Pada tab SmartArt Tools Design–grip Create Graphic, klik drop down tombol AddShape.
Gambar 3.74.Tampilan Daftar Pilihan AddShape
3. Sebagai contoh,klik pilihan Add Shape Before dan perhatikan hasilnya:
Gambar 3.75. Hasil Penambahan menggunakan AddShape Before
4. Klik shape hasil penambahan tersebut, kemudian ketik isi teksnya.
Gambar 3.76.Hasil Pengetikan Isi Teks di Shape Baru
5. Jika Anda ingin menghapus shape diagram, klik shape yang ingin dihapus dan tekan tombol Delete. III.5.7. Mengubah Layout Shape pada Diagram Perubahan layout diagram hanya dapat dilakukan pada diagram dengan tipe Organization Chart atau struktur organisasi yang termasuk dalam kategori Hierarchy. Langkah untuk mengubah layout diagram adalah: 1.
Pilih shape dalam struktur organisasi yang akan diubah layoutnya.
2.
Jika shape yang terpilih memiliki shape level dibawahnya, maka perubahan layout akan berlaku untuk level dibawahnya. Tetapi jika shape yang terpilih tidak memiliki level dibawahnya, maka perubahan layout akan diberlakukan pada saat Anda menambahkan shape baru di bawahnya. 37
3.
Pada tab SmartArt Tools Design–grup Create Graphic, klik tombol perintah Layout. Pilih bentuk layout yang diinginkan.
Gambar 3.77.Tombol Pilihan Layout
a. Standard untuk mengatur layout di bawah shape yang terpilih. b. Both untuk mengatur layout dibawah shape yang terpilih dan diatur secara horizontal dengan dua shape setiap baris. c. Left Hanging untuk mengatur layout dibawah shape yang terpilih dengan posisi rata kiri. d. Right Hanging untuk mengatur layout dibawah shape yang terpilih dengan posisi rata kanan. Berikut adalah contoh perubahan layout shapediagram dengan pilihan Right Hanging.
Gambar 3.78. Diagram sebelum dan sesudah diubah layout menjadi Right Hanging
III.5.8. Mengubah Layout SmartArt Diagram yang telah terbentuk mungkin mempunyai tampilan layout yang tidak sesuai dengan keinginan Anda. Untuk itu Anda tidak perlu menghapus dan membuatnya lagi. Sebagai contoh, semula Anda memiliki diagram dengan layout Hierarchy dan ingin diubah menjadi bentuk lain,maka langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Aktifkan diagram yang akan diubah layoutnya
Gambar 3.79.Contoh Diagram yang Akan Diubah Layoutnya
38
2. Klik tombol More dalam tab SmartArt Tools Design – grup Layouts untuk menampilkan jenis layout diagram.
Gambar 3.80.Pilihan Jenis Layouts
3. Pilih salah satu layout penggantinya. Atau jika Anda ingin mengganti kategorinya,
klik pilihan More Layout untuk menampilkan kotak dialog Choose a SmartArt Graphic seperti berikut ini:
Gambar 3.81.Tampilan Choose a SmartArt Graphic
4. Sebagai contoh, klik pilihan Horizontal Hierarchy dan perhatikan hasilnya pada
gambar berikut :
Gambar 3.82.Hasil Perubahan LayoutSmartArt
III.5.9. Mengatur Struktur Hierarki Langkah untuk mengatur struktur hierartki dalam suatu diagram adalah: 1.
Buka jendela task pane dengan mengklik tombol Text pane pada grup Create Graphic dalam tab Design. Atau, klik tombol di sebelah kiri jendela diagram.
39
Gambar 3.83.Contoh Diagram yang akan diubah susunan Hierarkinya
2.
Pilih item Wali Kelas, Bendahara pada Task Pane.
3.
Klik Promote atau Demote pada grup Create Graphic dalam tab Design untuk mengatur level susunan hierarki diagram.
Gambar 3.84.Diagram setelah diubah Susunan Hierarkinya
Demikianlah uraian materi tentang perangkat lunak lembar sebar, dimana Microsoft Excel merupakan salah satu program spreadsheet canggih yang saat ini cukup dikenal dan banyak digunakan di kalangan dunia kerja terutama dalam pengolahan data angka. Dalam Microsoft Excel, sebagian besar fitur disediakan dalam bentuk ikon atau tombol perintah yang diletakkan di dalam tab-tab di bagian atas lembar kerja Excel.
40
