SMĚRNICE 5-2014-00 Stravování zaměstnanců Účinnost od:
29. ledna 2014
Závaznost:
všechny útvary DP
Zrušuje se:
---
Zpracovatel:
500310, Ing. Marie Flemrová
Spolupracující útvary:
400500
Schvalovatel:
Ing. Dušan Palkovič, pověřený zastupováním funkce personálního ředitele
Účel Tato norma se vydává za účelem upravení a sjednocení postupů při poskytování poukázek na stravování zaměstnancům DP. Obsah 1
Zkratky a definice .......................................................................................................................... 1
2
Základní ustanovení ...................................................................................................................... 2
3
Poskytování poukázek na stravování.......................................................................................... 2
4
Nárok na příspěvek na stravování ............................................................................................... 2
5
Organizace nákupu a předávání poukázek na stravování zaměstnancům ............................. 2 5.1 Objednávka poukázek na stravování..................................................................................... 3 5.2 Výdej poukázek na stravování ............................................................................................... 3 5.3 Nevyzvednuté poukázky na stravování ................................................................................. 3
6
Úhrada poukázek na stravování................................................................................................... 4
7
Závěrečná ustanovení ................................................................................................................... 4 7.1 Formuláře uvedené v této normě:.......................................................................................... 4 7.2 Související dokumenty ........................................................................................................... 4 7.3 Přílohy .................................................................................................................................... 4
Příloha - Překážky v práci - nárok na poukázku na stravování......................................................... 5 1
Zkratky a definice
Uvedené zkratky a definice jsou platné pro metodiku zpracovanou touto normou. útvar 400500........................odbor Účetnictví, daně a financování útvar 400530........................odd. Finanční účtárna útvar 400590........................odd. Financování útvar 500250........................odd. Personální a mzdové útvar 500300........................odbor Péče o zaměstnance zákon o daních z příjmů ......zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů zákon o DPH .......................zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů zákoník práce ......................zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost stanovená pracovní doba .... dle § 79 a § 80 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů a dle bodu 2.5.1 KS 2
Základní ustanovení
V souladu s ustanovením § 236 zákoníku práce, zákona o daních z příjmů a zákona o DPH umožňuje DP stravování zaměstnancům v pracovním poměru. Stravování je zajišťováno zejména formou poskytování poukázek na stravování. Gestorem za oblast týkající se zákona o daních z příjmů a zákona o DPH je útvar 400500 a za ostatní části útvar 500300. 3
Poskytování poukázek na stravování
Poukázky na stravování jsou určeny k odběru hlavního jídla ve vybrané síti stravovacích zařízení. Mají vyznačenou časovou platnost a nominální hodnotu v korunách, nepodléhají DPH při nákupu ani při poskytnutí zaměstnanci. Jedná se o platební prostředek nahrazující peníze a nikoliv o zdanitelné plnění ve smyslu zákona o DPH. Přesto má DP jako plátce daně právo uplatnit si odpočet DPH na vstupu z provize distributora poukázek na stravování. Z provize distributora poukázek na stravování je nejvýše 55 % výdajem vynaloženým na dosažení, zajištění a udržení příjmů a zbývajících nejvýše 45 % (pokud je neuhradí zaměstnanec) není výdajem vynaloženým na dosažení, zajištění a udržení příjmů. DP může dle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona o daních z příjmů poskytnout zaměstnanci v pracovním poměru za 1 směnu příspěvek až do výše 55 % z nominální hodnoty poukázky na stravování, maximálně však do výše 70 % stravného při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin v souladu s § 163 a § 176 zákoníku práce. Poukázky na stravování jsou zaměstnancům poskytovány v souladu s platnou kolektivní smlouvou a touto normou. Zaměstnanec DP obdrží takový počet poukázek na stravování, na kolik mu vznikl nárok, dle skutečně odpracovaných směn v předchozím měsíci. 4
Nárok na příspěvek na stravování
Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci poukázku na stravování na jedno hlavní jídlo při přítomnosti v práci během stanovené pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen odpracovat na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn v rámci 24 hodin po sobě jdoucích (směny), jež trvá aspoň 3 hodiny. Poukázku na stravování na jedno další jídlo obdrží zaměstnanec, pokud délka jeho definice směny (vyplývající z rozvrhu směn nebo rozpisu směn vyrovnávajícím rozvrženou pracovní dobu v průběhu měsíce) v úhrnu stanovené pracovní doby s povinnou přestávkou v práci, kterou je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci, bude delší než 11 hodin. Poukázka na stravování se neposkytne zaměstnanci, který neomluveně zameškal část směny. Zaměstnavatel projedná s příslušnými odborovými organizacemi neomluvené zameškání směny (pracovního dne). Neomluvenou absenci není možné zadat do personálního informačního systému dříve, než bude předmětná neomluvená absence řádně projednána s příslušnou odborovou organizací a bude potvrzení o tomto projednání založeno do osobního spisu zaměstnance. Poukázka na stravování se poskytne zaměstnanci: •
při účasti na pravidelné lékařské prohlídce v rámci pracovnělékařské péče,
•
za dobu strávenou vybavováním pracovním oděvem – stejnokrojem v oděvním skladu (maximálně v délce 4 hodiny za kalendářní rok).
Nárok na poukázky na stravování je detailněji popsán v Příloze této normy. 5
Organizace nákupu a předávání poukázek na stravování zaměstnancům
Zaměstnanci, kteří manipulují s poukázkami na stravování, musí mít na tuto činnost se zaměstnavatelem uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování dle § 252 zákoníku práce.
SMĚRNICE 5-2014-00 2 (celkem 7)
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost 5.1
Objednávka poukázek na stravování
Objednávku poukázek na stravování zajišťuje určený zaměstnanec útvaru 500300 v množství a termínech dle požadavků jednotlivých útvarů. Objednávka musí obsahovat počty poukázek na stravování, které mají být dodavatelem rozvezeny do pokladen nebo přímo jednotlivým útvarům na kontaktní místa. Příjem poukázek na stravování se provádí v pokladnách nebo přímo určenými zaměstnanci útvarů, kteří požadují dovoz poukázek na stravování na pracoviště (kontaktní místo). Příjem se provádí současně s převzetím avíza dodacího listu. Konkrétní nárok zaměstnance na počet poukázek na stravování za uplynulý měsíc se zobrazí automaticky ve všech aplikacích Docházka, používaných v DP, podle počtu skutečně vzniklého nároku dle odpracovaných směn v měsíci. V docházkové aplikaci určený zaměstnanec provede objednávku poukázek na formuláři (šabloně) Objednávka – žádanka o výdej poukázek na stravování. Skutečný nárok na poukázky na stravování jsou určení zaměstnanci povinni vždy zkontrolovat a upravit do souladu se všemi pravidly pro poskytování poukázek na stravování a to především v případech, kdy zaměstnanec sice odpracoval směnu, ale nárok na příspěvek na stravování mu nevzniká (např. celodenní školení s poskytnutou stravou, pracovní cesta při které náleží stravné, apod.). Za výsledný počet nárokovaných poukázek na stravování pro jednotlivé zaměstnance odpovídá příslušný vedoucí útvaru. 5.2
Výdej poukázek na stravování
Poukázky na stravování se vydávají určeným zaměstnancům jednotlivých útvarů: - na základě Objednávky - žádanky o výdej poukázek na stravování (viz bod 7.1) s uvedením počtu poukázek na stravování a potvrzené podpisem vedoucího zaměstnance, - na základě Seznamu zaměstnanců pro odběr (výdej) poukázek na stravování (viz bod 7.1), který obsahuje jméno zaměstnance, útvar, osobní číslo, počet poukázek na stravování, cenu za 1 ks, celkovou hodnotu poukázek na stravování a podpis zaměstnance, kterým potvrdí převzetí poukázek na stravování a souhlas se srážkou ze mzdy za převzaté poukázky na stravování. Termín pro vydávání poukázek na stravování stanoví vedoucí útvaru, případně je určen dohodou vedoucích útvarů v určitém objektu. Výdej je však možný nejdříve první den měsíce následujícího po měsíci, za který vznikl zaměstnanci nárok. Pro evidenci poukázek na stravování zpracovává určený zaměstnanec měsíční vyúčtování odebraných (vydaných) poukázek na stravování a předkládá útvaru 400530 (viz bod 7.1). 5.3
Nevyzvednuté poukázky na stravování
Počet poukázek na stravování nevyzvednutých zaměstnancem do 1 měsíce po ukončení pracovního poměru nahlásí zaměstnanec pověřený výdejem poukázek na stravování útvaru 500250 a útvaru 400530. V případě ukončení pracovního poměru zašle útvar 500250 bývalému zaměstnanci finanční prostředky sražené ve vyúčtování mzdy. V případě úmrtí zaměstnance nahlásí počet nevyzvednutých poukázek na stravování vedoucí útvaru nebo jím určený zaměstnanec útvaru 500250 a útvaru 400530. Úmrtím zaměstnance nezanikají jeho peněžitá práva. Do výše odpovídající trojnásobku jeho průměrného měsíčního výdělku přecházejí na jeho manžela, děti a rodiče, jestliže s ním žili v době úmrtí ve společné domácnosti. Zaměstnanci útvaru 500250 zkontaktují oprávněné osoby a dohodnou s nimi způsob vypořádání peněžitých nároků zemřelého zaměstnance za zaměstnavatele. Pokud takové osoby nejsou nebo je nelze dohledat, stávají se peněžité nároky zemřelého zaměstnance předmětem dědictví a útvar 500250 je přihlašuje do dědického řízení. Do dědictví se též přihlašují peněžité nároky převyšující trojnásobek průměrného měsíčního výdělku zemřelého zaměstnance. O tyto nevyzvednuté poukázky na stravování snižuje pověřený zaměstnanec hlášení o počtu vydaných poukázek na stravování, které měsíčně předává útvaru 400530. Vedoucí útvaru nebo jím určený zaměstnanec je povinen s nimi hospodařit tak, aby mu po výdeji za měsíc listopad (v prosinci) nezůstaly nevydané poukázky na stravování s končící platností v kalendářním roce, v němž jsou poukázky na stravování platné. Útvar 400530 zajišťuje v prosinci (poukázky na stravování za listopad) distribuci pouze poukázek na stravování s platností i v následujícím kalendářním roce. SMĚRNICE 5-2014-00 3 (celkem 7)
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost Při nevydání všech poukázek na stravování platných do konce kalendářního roku zajistí vedoucí útvaru nebo jím určený zaměstnanec jejich vrácení určenému zástupci útvaru 400590, a to nejpozději do 10. 12. kalendářního roku, v němž jsou poukázky na stravování platné. Přílohou je dopis s uvedením počtu vracených poukázek na stravování. Zaměstnanec útvaru 400590 předá vedoucímu útvaru nebo jím určenému zaměstnanci počet poukázek na stravování s platností v příštím kalendářním roce odpovídající počtu vracených poukázek na stravování. Veškeré nevyužité poukázky na stravování vrací zaměstnanec útvaru 400590, který zajistí jejich vrácení dopisem smluvnímu dodavateli s uvedením počtu vracených poukázek na stravování. Zaměstnavatel nebude vydávat po 10. 12. poukázky na stravování s platností do konce kalendářního roku. Zaměstnanec plně odpovídá za vyčerpání již převzatých poukázek na stravování, které převzal v souladu s touto normou. Zaměstnavatel neprovádí výměnu poukázek na stravování, které si zaměstnanec převzal v souladu s touto normou a jimž následně skončila platnost. 6
Úhrada poukázek na stravování
Úhrada se provádí srážkou ze mzdy ve vyúčtování mzdy za měsíc, za který byl nárok pro zaměstnance stanoven. Srážka ze mzdy se provádí na základě souhlasu zaměstnance, který vyjádří podpisem na formuláři Seznam zaměstnanců pro odběr (výdej) poukázek na stravování (viz bod 7.1). 7
Závěrečná ustanovení
Za správné stanovení nároku zaměstnance na počet poukázek na stravování odpovídá přímý nadřízený vedoucí zaměstnanec. Odpovědnost za správnost vedení evidence poukázek na stravování má určený zaměstnanec útvaru. V souladu s touto normou si mohou jednotky a úseky DP, po projednání s příslušnými odborovými organizacemi, stanovit podrobnější pravidla pro manipulaci s poukázkami na stravování. 7.1
Formuláře uvedené v této normě:
•
Seznam zaměstnanců pro odběr (výdej) poukázek na stravování
•
Objednávka – žádanka o výdej poukázek na stravování
•
Vyúčtování poukázek na stravování
Výše uvedené formuláře jsou kromě Evidence šablon umístěny i v jednotlivých aplikacích Docházka, Sestavy, Uzávěrkové – stravování. •
Dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování
Formuláře jsou zpracovány pro uživatele produktu MS Office formou šablon a jsou zveřejněny v Evidenci šablon dokumentů na Intranetu DP–Dokumenty– Šablony dokumentů 7.2
Související dokumenty
•
směrnice č. 82-2011 Způsoby odpovědnosti zaměstnance za majetek DP
•
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
•
zákon č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (daňový zákon)
•
zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
7.3
Přílohy
Příloha – Překážky v práci – nárok na poukázku na stravování Datum schválení: 28. 1. 2014
Ing. Dušan Palkovič v. r. pověřený zastupováním funkce personálního ředitele SMĚRNICE 5-2014-00 4 (celkem 7)
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost Příloha
Překážky v práci - nárok na poukázku na stravování Překážky v práci na straně zaměstnance Částečná (přítomnost
Celodenní
v práci trvá alespoň tři hod. během stanovené PD)
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
- činnost dárce krve.(kost. dřeně)
ne
ano
- činnost dárce dalších biologických materiálů
ne
ano
- činnost členů volebních komisí při volbách parlamentních a komunálních
ne
ano
- přednášková a zkušební činnost zaměstnance
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
Důvod nepřítomnosti
a) Překážky v práci z důvodu obecného zájmu - výkon veřejné funkce (poslanec, senátor, zastupitel, přísedící) - výkon veřejné funkce vedle plnění povinností vyplývajících z pracovního poměru - plnění občanských povinností (svědek mimo vl. zájem, tlumočník, soudní znalec, poskytnutí první pomoci, osobní pomoc při požární ochraně) - účast na školení a odb. přípravě PO na pokyn zaměstnavatele (pro požární hlídky) Jiných úkonů v obecném zájmu:
- činnost člena Horské služby a fyzické osoby, která pomáhá při záchranné akci - činnost vedoucích táborů pro děti a mládež, jejich zástupců pro věci hosp. a zdravotní, oddílových vedoucích, vychovatelů, instruktorů, stř. zdrav. pracovníků - činnost zprostředkovatele a rozhodce při kolektivním vyjednávání - činnost dobrovolného sčítacího orgánu při sčítání lidu, domů a bytů a výběrových šetření - činnost dobrovolného zdravotníka Červeného kříže - činnost při organizované zájmové tělovýchovné, sportovní či kulturní akci a nezbytné přípravě na ni - výkon funkce člena orgánu odborové organizace
ne
ano
ano
ano
- účast na školení pořádaném odborovou organizací
ne
ano
ne
ano
ne
ano
-na dobu výkonu vojenského cvičení nebo výjimečného vojenského cvičení
ne
ano
- na cestu do místa povolání
ne
ano
- při povinnosti dostavit se osobně k příslušnému vojenskému správnímu úřadu v souvislosti s výkonem branné povinnosti
ne
ano
- výkon činností požadovaných odborovými orgány (např. činnost členů revizní komise) - výkon jiné odborové činnosti, zejména účast na schůzích, konferencích nebo sjezdech b) Pracovní volno související s brannou povinností
SMĚRNICE 5-2014-00 5 (celkem 7)
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost
Částečná (přítomnost
Důvod nepřítomnosti
Celodenní
v práci trvá alespoň tři hod. během stanovené PD)
ne
ano
ne
ano
c) Překážky v práci z důvodu školení a studia při zaměstnání - zvyšování kvalifikace (i její získání nebo rozšíření) - tj. studium, vzdělávání, školení nebo jiná forma přípravy k dosažení vyššího stupně vzdělání (pouze na základě uzavřené kvalifikační dohody) - účast na přijímací zkoušce, opravné zkoušce, promoci
- účast na školení na pracovištích zaměstnavatele, v němž zaměstnanec získává předpoklady stanovené právními předpisy nebo požadavky ano ano nezbytné pro řádný výkon sjednané práce (zvyšování kvalifikace-např. kurz ŘMHD) - účast na školení konaném mimo pracoviště zaměstnavatele, v němž zaměstnanec získává předpoklady stanovené právními předpisy nebo ne ano požadavky nezbytné pro řádný výkon sjednané práce (zvyšování kvalifikace) - účast na odborném školení na příkaz zaměstnavatele v rámci výkonu ano ano profese k prohloubení kvalifikace (pravidelné poučování, přezkušování, ne, v případě ne, v případě vstupní školení BOZP, PO, školení z provozních předpisů, odborná pracovní školení se školení se školení) - zaškolení a zaučení zajištěným zajištěným stravováním stravováním - účast na prověrkách BOZP a PO (považuje se za výkon práce) ano ano d) Důležité osobní překážky v práci - dočasná pracovní neschopnost - ošetřování člena rodiny - vyšetření nebo ošetření zaměstnance ve zdravotnickém zařízení - preventivní lékařská prohlídka, vyšetření nebo očkování související s výkonem práce, které absolvuje zaměstnanec dle pokynu zaměstnavatele tj. komplexní posouzení zdravotní způsobilosti v rozsahu celostátně platných předpisů - přerušení dopravního provozu nebo zpoždění hromadných dopravních prostředků - znemožnění cesty do zaměstnání z povětrnostních důvodů nehromadným dopravním prostředkem zaměstnanci těžce zdravotně postiženému - svatba - vlastní - dětí - rodičů - narození dítěte manželce (družce) zaměstnance - převoz do zdravotnického zařízení a zpět
ne
ano
ne
ano
ano
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
- účast při porodu manželky (družky) - úmrtí rodinného příslušníka - úmrtí manžela, druha, registrovaného partnera, dítěte - účast na pohřbu rodiče (opatrovníka) a sourozence zaměstnance, rodiče (opatrovníka) a sourozence jeho manžela jakož i manžela dítěte i manžela sourozence zaměstnance - účast na pohřbu prarodiče nebo vnuka zaměstnance nebo prarodiče jeho manžela nebo jiné osoby, která žila v době úmrtí se zaměstnancem v domácnosti SMĚRNICE 5-2014-00 6 (celkem 7)
Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost
Částečná Důvod nepřítomnosti
Celodenní
(přítomnost v práci trvá alespoň tři hod. během stanovené PD)
- pohřeb spoluzaměstnance
ne
ano
- přestěhování zaměstnance, který má vlastní bytové zařízení
ne
ano
ne
ano
ne
ano
neplacené volno dle KS – všichni zaměstnanci
ne
ano
neplacené volno dle KS – pro rodiče pečující o děti do 15 let
ne
ano
neplacené volno v případě náhlého onemocnění
ne
ano
likvidace škod, oprav a úklidu zaměstnancem postiženým živelnou pohromou
ne
ano
neplacené volno (kromě bodu e))
ne
ano
neomluvená absence
ne
ano
- doprovod manžela, druha, dítěte, rodiče nebo prarodiče zaměstnance nebo jeho manžela do zdravotnického zařízení - doprovod ostatních rodinných příslušníků do zdravotnického zařízení - doprovod zdravotně postiženého dítěte do zařízení sociální péče - vyhledání nového místa před skončením pracovního poměru e) ostatní volno dle Kolektivní smlouvy (KS)
f) ostatní volno
Překážky v práci na straně zaměstnavatele a) prostoje a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy - prostoj pro závadu strojního zařízení, kterou zaměstnanec nezpůsobil, pro poruchu v dodávce surovin nebo pohonné síly, způsobený chybnými podklady nebo podobně a nebyl-li převeden na jinou práci - prostoj v důsledku přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy a nebyl-li převeden na jinou práci - podání vysvětlení policii, správnímu orgánu, svědectví u soudu ve věci mimořádné události související s pracovním poměrem zaměstnance v DP (nehoda, napadení, poškození majetku zaměstnavatele) - pozbyl-li zaměstnanec vzhledem ke svému zdravotnímu stavu způsobilost konat dosavadní práci a zaměstnavatel pro něj jinou vhodnou práci nemá - doba strávená vybavováním pracovním oděvem - stejnokrojem (maximálně v délce 4 hodiny za kalendářní rok)
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ne
ano
ano
ano
ne
ano
ne
ano
Jiná překážka pracovní cesta
Ostatní přerušení pracovní doby přestávka ke kojení
SMĚRNICE 5-2014-00 7 (celkem 7)
