STRATEGI HUMAS DALAM MENANGANI ASPIRASI MASYARAKAT DI DPRD PROPINSI JAWA TENGAH Oleh : Anita Septiani Rosana* ABSTRACT Reformation institution in region Indonesian mest be understand that reformation is kind of change to be a good. Purpose, without anarcy and keep continuity with system institution in powerty for getting a freedom implementation institution region, every policy of otonomy region must be based on (a)) self regulating power (b) self modifiying power, (c) local political support, (d) financial resources and (e) developing brain power. It’s all based on UU No. 22 Tahun 1999. Connected with purpose policy, every region to formulation process implementation policy in sector institution development and social. Keywords : public relations, aspiration, strategy A. PENDAHULUAN Kegiatan hubungan masyarakat (humas) pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi. Ciri hakiki dari komunikasi dalam humas adalah komunikasi yang bersifat dua arah timbal balik (two ways traffic communication). Komunikasi yang bersifat timbal balik ini sangat penting dan mutlak harus ada dalam kegiatan humas, dan terciptanya feedback merupakan prinsip pokok dalam humas. Fungsi humas dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik dua arah antara organisasi yang diwakilinya dengan publik sebagai khalayak sasaran pada akhirnya dapat menentukan sukses atau tidaknya tujuan dan citra yang hendak dicapai. Humas dalam lembaga pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka tugas penyebaran informasi tentang kebijakan, program dan kegiatankegiatan lembaga pemerintah kepada masyarakat. Humas di lembaga swasta memiliki struktur organisasi yang lebih
744
ketat, sehingga peranannya sangat spesifik. Sedangkan humas pemerintah disamping bertugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan lalu lintas arus informasi ke dalam dan ke luar, ia juga berfungsi sebagai penyaring atau filter dari komunikasi timbal balik dengan tujuan untuk menciptakan dan membina stabilitas sosial. Tetapi secara umum, baik humas pemerintah maupun humas badan-badan swasta mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk menciptakan iklim pendapat umum yang menguntungkan. Dewan adalah unsur Pemerintah Daerah yang susunannya mencerminkan perwakilan seluruh rakyat daerah, bersamasama dengan Kepala Daerah menjalankan tugas dan wewenang Pemerintah Daerah dibidang Legislatif. Salah satu tugas dan wewenang DPRD Propinsi Jawa Tengah adalah memajukan tingkat kehidupan rakyat dengan berpegang pada program pembangunan pemerintah dan memperhatikan aspirasi rakyat daerah. Oleh karenanya telah menjadi kewajiban dewan (DPRD) untuk dapat mengemban amanat rakyat dengan memperhatikan, menampung, dan menindaklanjuti aspirasi dari masyarakat. Aspirasi dari masyarakat kepada Dewan harus dapat dikelola dengan baik sesuai dengan mekanisme yang ada. Masyarakat yang akan menyampaikan aspirasi kepada Dewan selalu ingin dapat bertemu dan mendapat tanggapan secara langsung dari Dewan, namun terkadang mereka tidak memperhatikan prosedur dan birokrasi yang berlaku di Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Tengah mengenai tata cara atau mekanisme penyampaian aspirasi masyarakat kepada Dewan. Menjadi salah satu tugas humas di Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Tengah untuk dapat melayani aspirasi dari masyarakat dengan baik. Agar aspirasi masyarakat ini tepat pada sasaran dan bidangnya maka harus ditangani dengan strategi kehumasan secara efektif. Ketika aspirasi masyarakat disampaikan kepada dewan, masyarakat menginginkan aspirasi tersebut bisa langsung ditampung, ditanggapi, dan segera ditindaklanjuti sesuai dengan permasalahan yang ada, namun keinginan masyarakat tersebut tidak selamanya dapat terpenuhi atau dengan kata lain tanggapan dari dewan dinilai tidak memuaskan dan
745
tidak memenuhi aspirasi. Berdasarkan uraian diatas, masalah yang dapat penyusun rumuskan adalah, “Bagaimanakah Strategi Humas dalam Menangani Aspirasi Masyarakat di DPRD Propinsi Jawa Tengah?” Tujuan Penelitian ini adalah untuk megetahui bagaimanakah gambaran (deskripsi) mengenai strategi humas dalam menangani aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Menurut Frank Jefkins (1996: 9), humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Dari definisi tersebut, aktivitas humas dimulai dari pembenahan organisasi internal humas, hingga kegiatan yang bersifat membangun citra organisasi. Secara operatif, humas merupakan fungsi khusus manajemen, yaitu membantu memelihara aturan bersama melalui saluran komunikasi ke dalam dan ke luar, agar tercapai saling pengertian atau kerjasama antara organisasi dan publiknya, termasuk mengidentifikasikan, dalam menanggapi opini publik yang sesuai atau tidak dengan kebijaksanaan yang dilaksanakan oleh organisasi bersangkutan, serta membantu fungsi manajemen dalam mengantisipasi, memonitor, dan memanfaatkan berbagai kesempatan, serta tantangan atau perubahan yang terjadi di dalam masyarakat/publiknya. Proses Public Relations sangat bergantung dari input informasi (Roger Haywood, 1987: 222), dikutip oleh Rhenald Kasali (1999: 82). Informasi yang akurat dan benar akan memperlancar proses kegiatan humas. Kegiatan humas yang ideal harus berdasarkan fakta, bukan asumsi. Karena bidang humas merupakan suatu studi yang menyangkut sikap manusia, dibutuhkan ketajaman dan kepekaan analisis, serta data yang dapat diandalkan (akurat). Seorang petugas humas harus dapat memahami proses public relations secara menyeluruh. Proses public relations selalu dimulai dan diakhiri dengan penelitian. Berikut
746
ini merupakan empat langkah yang biasa dilakukan dalam proses public relations sebagaimana yang diajukan oleh Cutlip dan Center, seperti yang dikutip oleh Rhenald Kasali (1999: 82-85), antara lain : 1. Definisikan Permasalahan 2. Perencanaan dan Program 3. Aksi dan Komunikasi 4. Evaluasi Program Setiap tahap dari proses kerja PR sama pentingnya bagi terlaksananya suatu program PR yang efektif. Bagi setiap humas tahap-tahap proses public relations diatas seharusnya menjadi prinsip kerja humas dalam melaksanakan setiap kegiatan atau dalam menangani suatu permasalahan yang terjadi di instansinya. Hampir setiap organisasi, baik itu instansi pemerintah maupun organisasi swasta tentunya pernah mengalami suatu permasalahan. Apabila permasalahan tersebut tidak segera direspon dan dikelola dengan baik maka permasalahan tersebut akan berkembang dan mempengaruhi citra organisasi. DPRD Propinsi Jawa Tengah merupakan salah satu unsur pemerintah Daerah yang susunannya mencerminkan perwakilan seluruh rakyat Daerah, dan menjadi tugas Dewan untuk dapat mengakomodasi aspirasi masyarakat. Aspirasi masyarakat kepada Dewan harus dapat diakomodasi dan dikelola dengan baik sesuai bidang permasalahan yang ada. Prinsip kerja public relations tersebut diatas seharusnya dapat digunakan dalam menangani aspirasi masyarakat yang ada di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Menurut Ahmad S. Adnanputra, Presiden Institut Bisnis dan Manajemen Jayakarta, seperti yang dikutip oleh Rosady Ruslan (2001: 115), memberikan batasan pengertian tentang Strategi Public Relations, adalah alternatif optimal yang dipilih untuk mencapai tujuan public relations dalam kerangka suatu rencana public relations (public relations plan). Untuk lebih jelasnya, “Strategi Public Relations”, menurut Ahmad S. Adnanputra, dibentuk melalui dua komponen yang saling terkait erat, yaitu sebagai berikut :
747
Komponen 1. Komponen sasaran digarap 2. Komponen sarana
Pembentukan Strategi PR Satuan/segmen yg akan
Paduan atau bauran sarana untuk menggarap suatu sasaran. Penjelasan tahap-tahap kegiatan strategi public relations diatas, yaitu : pertama, komponen sasaran umumnya; adalah para stakeholder, dan publik yang mempunyai kepentingan yang sama. Sasaran umum tersebut secara struktural dan formal yang dipersempit melalui upaya segmentasi, dan menjadi landasan segmentasi adalah “ seberapa jauh sasaran itu menyandang opini bersama (common opinion), mengandung potensi kontroversial, dan dapat mempengaruhinya bagi masa depan organisasi, lembaga, nama perusahaan dan produknya menjadi perhatian sasaran khusus disini adalah yang disebut publik sasaran (target public). Dalam melaksanakan kegiatan kehumasan, humas harus mengetahui siapa saja yang menjadi stakeholders-nya. Stakeholders adalah setiap kelompok yang berada di dalam maupun di luar organisasi yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan organisasi (Rhenald Kasali, 1999: 63). Humas dalam menangani suatu permasalahan hendaknya dapat mengenali dan menentukan publik sasarannya, pengertian publik adalah sekelompok orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang sama, mempunyai minat dan kepentingan yang sama (Oemi Abdurachman, 1990: 28), seperti halnya dalam menangani aspirasi masyarakat, humas harus dapat mengidentifikasi dari siapa dan kepada siapa aspirasi tersebut ditujukan. Sedangkan kedua, komponen sasaran : pada strategi Public Relations berfungsi untuk mengarap ketiga kemungkinan tersebut ke arah posisi atau dimensi yang menguntungkan, melaui pola dasar “The 3-C’s option” (Conversation, Change, Crystallization) dari stakeholder yang disegmentasikan menjadi publik sasaran yaitu :
748
Komponen Strategi PR 1. Mengukuhkan Terhadap opini yg aktif – Pro conservation) (proponen). 2. Mengubah Terhadap opini yg aktif– contra (change) (oponen). 3. Mengkristalkan Terhadap opini yang pasif crystallization) (uncommited). Dikaitkan dengan penjabaran strategi public relations tersebut diatas, misalnya strategi humas dalam menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat yang terjadi di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Ketika para buruh suatu perusahaan mengadakan demo ke DPRD dengan tujuan mengajukan beberapa tuntutan yang berkaitan dengan masalah manajemen perusahaannya kepada dewan. Dalam permasalahan tersebut dewan diharapkan dapat menjadi pihak penengah antara perusahaan dan buruh yang ingin melakukan aksi pemogokan kerja. Seandainya antara kedua belah pihak dapat bernegosiasi dan bersedia mengadakan perundingan, maka selanjutnya komitmen bersama tersebut “dikukuhkan” melalui sikap tindak untuk bersedia maju ke meja perundingan secara rasional dan normatif. Hal yang sulit adalah mengubah atau mengkristalisasi sikap tindak atau opini dari kelompok buruh yang aktif-kontra, walaupun jumlahnya kecil namun dengan “ kevokalannya “ untuk menyuarakan tuntutan secara keras akan mampu secara efektif untuk mempengaruhi kelompok buruh lainnya yang bersifat pasif. Kaitan teori strategi humas dengan prakteknya di DPRD Propinsi Jawa Tengah, khususnya dalam hal pengelolaan aspirasi masyarakat adalah teori-teori kehumasan yang ada dapat menjadi panduan kerja humas dalam menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa Tengah dengan menyesuaikan situasi dan kondisi yang ada. Aspirasi masyarakat agar berjalan efektif perlu ditangani dengan strategi-strategi kehumasan secara benar dan tepat, melalui tahapan-tahapan proses kerja humas, yaitu dimulai dari penentuan masalah dan pengumpulan fakta (problem statement and fact finding), perencanaan dan program
749
(planning and programming), tindakan dan komunikasi (action and communiating) hingga tahap evaluasi (evaluating). Tipe penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran yang cermat mengenai suatu fenomena sosial tertentu. Dalam penelitian ini peneliti mengembangkan suatu konsep dan mengumpulkan fakta-fakta yang relevan, akan tetapi tidak melakukan pengujian hipotesis (Effendi dan Singarimbun, 1989: 4). Jenis Data ada dua , yaitu data Primer, yaitu wawancara mendalam (indepth interview) dengan narasumber dan data Sekunder, yaitu melalui studi pustaka. Teknik Pengumpulan data ada 2 yaitu Wawancara dan studi pustaka. B. PEMBAHASAN DPRD Propinsi Jawa Tengah sebagai lembaga Legislatif yang berkewajiban untuk mewakili dan memperhatikan aspirasi dari masyarakat harus dapat berguna sebagaimana fungsinya. Dalam menangani aspirasi yang datang ke DPRD Propinsi Jawa Tengah, Dewan harus dapat memberikan jalan keluar (solusi) yang terbaik bagi masalah-masalah yang disampaikan. Ketika masyarakat menyampaikan aspirasinya kepada Dewan, diharapkan dengan segera Dewan akan menerima, menanggapi, dan menindaklanjuti aspirasi tersebut. Dengan demikian masyarakat merasa puas dan yakin bahwa mereka mempunyai wakil-wakil yang mampu menampung, menerima, memperhatikan dan menyelesaikan aspirasinya. Suatu organisasi, baik organisasi yang berorientasi profit (perusahaan) ataupun organisasi non-profit (instansi pemerintah) sebaiknya mempunyai humas dan melakukan fungsi-fungsi kehumasan dalam rangka mencapai tujuan organisasinya. Menurut Rosady Ruslan (2001 : 25), humas sebagai alat manajemen modern, maka secara struktural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi, artinya humas bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut. Sehingga dapat dikatakan bahwa
750
fungsi humas adalah bersifat melekat pada manajemen organisasi atau instansi, yaitu “ bagaimana” humas dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik antara organisasi atau lembaga yang diwakilinya dengan publikpubliknya. Dengan demikian berarti bahwa peranan ini turut menentukan sukses atau tidaknya misi, visi, dan tujuan bersama dari organisasi. DPRD Propinsi Jawa Tengah merupakan lembaga Legislatif yang berkedudukan sejajar dengan Pemerintah Daerah Propinsi Jawa Tengah (lembaga Eksekutif). DPRD sebagai lembaga perwakilan rakyat di Daerah merupakan wahana untuk melaksanakan demokrasi berdasarkan Pancasila. Dalam upayanya mendorong untuk memberdayakan, menumbuhkan swakarsa dan kreatifitas, serta meningkatkan partisipasi aktif dari masyarakat dengan mengembangkan peran dan fungsi DPRD Propinsi Jawa Tengah perlu didukung oleh semua pihak. Oleh karenanya, guna mendukung peran dan fungsi DPRD Propinsi Jawa Tengah, diperlukan perangkat Sekretariat yang profesional, obyektif, dan tanggap terhadap keinginan Dewan, dalam merespon dinamika kegiatan Dewan. Dalam hal ini, Sekretariat Dewan harus mampu berperan sebagai katalisator, fasilitator dan mediator bagi Dewan, Pemerintah maupun masyarakat. Humas Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Tengah, berperan sebagai mediator dan fasilitator dalam penerimaan aspirasi masyarakat. Humas berkewajiban untuk memberikan pelayanan administratif kepada Dewan, serta mengikuti semua kegiatan Dewan dalam rangka penyerapan dan penerimaan aspirasi masyarakat. Bahwa tugas pokok Sekretariat DPRD adalah merupakan unsur pelayanan kepada Dewan, sehingga tidak mempunyai kewenangan dalam pengambilan keputusan dalam suatu masalah. Dalam menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarkat di DPRD Propinsi Jawa Tengah, humas berpedoman pada mekanisme atau prosedur yang telah ditetapkan. Tahap-tahap mekanisme penerimaan aspirasi ini juga dapat dikatakan sebagai langkah-langkah manejemen dalam penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat kepada
751
Dewan (DPRD Propinsi Jawa Tengah). Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan humas adalah sebagai berikut : 1. Pendefinisian Masalah Pada tahap ini, humas berkewajiban untuk mendefinisikan masalah apa yang datang dan apa yang diinginkan sehubungan dengan masalah tersebut. Masyarakat yang datang ke DPRD Propinsi Jawa Tengah mempunyai aspirasi, keinginan, dan harapan yang ingin disampaikan kepada Dewan selaku wakil-wakil rakyat yang diharapkan mampu menampung, menerima, memperhatikan, dan menindaklanjuti aspirasi mereka. Aspirasi akan dilayani oleh humas apabila masyarakat datang ke humas dan menginiginkan aspirasi mereka tersebut minta disalurkan ke Dewan. Di DPRD Propinsi Jawa Tengah, humas menentukan masalah dengan mengidentifikasi data-data dan informasi-informasi yang diperoleh melalui sumbersumber dari masyarakat, aparat keamanan, media massa, dan melakukan pencarian informasi sendiri kaitannya dengan keberadaan DPRD Propinsi Jawa Tengah. Apabila tidak ada aspirasi yang datang, humas lebih banyak bersikap pasif, yaitu humas hanya menjalankan tugas pelayanan administratif kepada Dewan. 2. Perencanaan dan Koordinasi Pada tahap perencanaan ini, humas harus dapat menganalisis situasi atau lingkungan permasalahan. Setelah perumusan masalah dibuat, maka penting untuk selanjutnya menjelaskan atau menggambarkan faktorfaktor, baik internal maupun eksternal yang menyebabkan munculnya masalah tersebut. Sebuah analisis situasi perlu dibuat. Analisis situasi akan memberikan rincian tentang konteks internal atau eksternal suatu masalah (Broom & Dozier, 1990 : 30) dalam (Putra, 1999:30). Adapun analisis situasi yang dapat dijelaskan dalam penelitian ini adalah - Faktor Internal Adapun faktor internal yang menyebabkan munculnya permasalahan adalah Pertama, masyarakat menganggap
752
mekanisme yang ditetapkan terlalu birokratis, karena mereka harus membuat surat pemberitahuan, dikirimkan ke bagian Tata Usaha, dan harus menunggu surat balasan untuk mengetahui kapan bisa beraudensi dengan Dewan. Padahal, masalah-masalah yang bersifat penting dan urgent diharapkan dapat disampaikan dengan segera dan mendapat tanggapan dan tindak lanjut dari Dewan. Kedua, yaitu tidak adanya sosialisasi mekanisme penyampaian aspirasi masyarakat secara langsung. Mekanisme ini dapat diketahui ketika masyarakat (penyampai aspirasi) berkunjung ke DPRD Propinsi Jawa Tengah, dan selanjutnya humas akan menjelaskan mekanisme tersebut. Ketiga, Tidak berfungsinya peran humas secara ideal di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Humas diDPRD Propinsi Jawa Tengah, setiap harinya lebih banyak hanya bertugas dalam kegiatan pelayanan administratif kepada Dewan, mengikuti kegiatan Dewan, publikasi dan Dokumentasi kegiatan Dewan. Keempat, Kualitas sumber daya di bagian humas. Secara kualitas dapat dilihat dari latar belakang pendidikan para personil yang ada di humas, yaitu tidak ada seorangpun yang berlatar pendidikan dari jurusan public relations/ilmu Komunikasi, namun lebih banyak dari mereka yang berlatar pendidikan dari Hukum. Kelima, Sarana dan prasarana yang masih kurang. Faktor eksternal yang menyebabkan munculnya permasalahan adalah : Pertama, semakin berkembangnya jaman yang ditandai dengan era reformasi. Pada era reformasi sekarang ini, masyarakat semakin kritis dalam menghadapi kondisi lingkungan disekitarnya. Kedua, situasi politik. Dunia politik yang terlihat dan dimengerti oleh masyarakat mendorong mereka untuk proaktif dalam mengusahakan aspirasinya agar diperhatikan. Ketiga, Kondisi Ekonomi. Semakin berkembang jaman dan kondisi ekonomi yang masih labil menyebabkan
753
semakin banyaknya tuntutan kebutuhan hidup masyarakat. Keempat, Intervensi dari Dewan. Artinya bahwa humas harus selalu dapat melayani kebutuhan Dewan secara administratif, mengikuti semua kegiatan Dewan dan melakukan publikasi dan dokumentasi kegiatan Dewan. Sedangkan dalam penanganan penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa Tengah, perencanaan yang dibuat oleh humas lebih bersifat teknis saja. Misalnya : penyiapan nota dinas untuk laporan kepada Pimpinan Dewan, penyediaan tempat pertemuan, penyiapan acara, penyiapan waktu pertemuan (audensi). Koordinasi yang dilakukan humas merupakan kegiatan komunikasi yang bertujuan untuk mengkoordinasikan permasalahan atau aspirasi yang diterima oleh humas untuk disampaikan kepada Dewan. Koordinasi ini dilakukan humas dengan Dewan, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan dari Dewan mengenai siapa yang akan menerima audensi atas aspirasi yang akan disampaikan oleh masyarakat. Dalam tahap koordinasi ini humas melakukan komunikasi dua arah dan timbal balik dengan Dewan. 3. Pelaksanaan dan Tindak Lanjut Setelah selesai dilakukan perencanaan dan koordinasi dengan Dewan, selanjutnya adalah pelaksanaan audensi (dialog) antara Dewan dengan masyarakat (penyampai aspirasi). Dalam kegiatan audensi (dialog) ini terjadi komunikasi dua arah dan timbal balik antara Dewan dengan masyarakat, sehingga antara keduannya mengetahui aspirasi apa yang sebenarnya ingin disampaikan dan bagaimana tanggapan dari Dewan. Proses komunikasi dapat diartikan sebagai “tranfer informasi” atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan dalam proses komunikasi tersebut bertujuan (feed back) untuk
754
mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak. Sebelum komunikator mengirimkan pesan pesan atau informasi kepada pihak komunikan, terlebih dahulu dalam proses komunikasi tersebut memberikan makna dalam pesan-pesan tersebut (decode). Pesan tersebut ditangkap oleh komunikan dan diberikan makna sesuai dengan konsep yang dimilikinya (encode). Melalui tranfer informasi tersebut terjadi proses interpretasi, yaitu pihak komunikan akan menafsirkan makna “decode” menjadi “encode” dari berbagai sudut pandangnya (perspektif), berasal dari kerangka pengalamannya (field of experiences) dan kerangka referensinya ( frame of references). Demikian seterusnya, siklus proses penyampaian pesan atau informasi dalam komunikasi, dan kemudian pihak komunikan akan memberikan reaksi atau umpan balik (feed back), baik tanggapan bersifat positif maupun negatif kepada pihak komunikator. (Rosady Ruslan, 2001:77-78). Sedangkan yang dimaksud dengan tindak lanjut, merupakan usaha selanjutnya oleh Dewan dalam merespon aspirasi-aspirasi yang telah diterimanya. Dalam penyampaian aspirasi masyarakat ini, Dewan bersifat sebagai komunikator, problem solver, dan mediator. Sebagai komunikator, yaitu Dewan menerima aspirasi masyarakat dengan melakukan komunikasi dua arah dan timbal balik. Dalam hal ini, Dewan berperan sebagai komunikator. Dewan sebagai problem solver, artinya bahwa dalam menanggapi aspirasi-aspirasi yang ada diharapkan Dewan dapat memberikan jalan keluar atau penyelesaian atas masalah-masalah yang dihadapi secara proaktif, inovatif dan solutif. Kemudian, Dewan sebagai mediator, artinya bahwa dalam menghadapi masalah-masalah yang disampaikan oleh masyarakat, Dewan tidak sepenuhnya dapat dan berwewenang untuk memberikan solusi atas masalahmasalah tersebut. Perlu juga dipahami, bahwa DPRD Propinsi Jawa Tengah merupakan mitra sejajar Pemerintah Daerah Propinsi Jawa Tengah, oleh karena
755
itu, apabila ada masalah-masalah yang bersifat regional, maka DPRD Propinsi Jawa Tengah perlu melakukan koordinasi dan kerjasama dengan Gubernur (Pemerintah Daerah) untuk membahas permasalahanpermasalahan yang berlingkup regional Jawa Tengah. 4. Evaluasi Evaluasi terhadap program kehumasan yang dijalankan sebuah organisasi menjadi penting, mengingat dua alasan, yaitu : a. Dengan evaluasi terhadap program, humas sebuah organisasi dapat mempertahankan program-program kehumasan dan keberadaan bagian humas dalam organisasi dengan menunjukkan nilai program humas bagi organisasi. b. Adanya tuntutan manajemen organisasi terhadap setiap bagian dalam organisasi agar setiap pengeluaran sumber daya organisasi pada bidang apapun harus dapat dipertanggungjawabkan (accountable). (Putra, 1999: 70) Secara garis besar evaluasi program kehumasan, menurut Grunig & Hunt( 1984) dibedakan menjadi dua, yakni evaluasi proses (process evaluation) dan evaluasi hasil (outcome evaluation). Evaluasi proses berkaitan dengan usaha-usaha untuk mengetahui apakah program-program kehumasan telah dikelola dengan baik, berkesinambungan dan efektif. Sedangkan evaluasi hasil berkaitan dengan usaha-usaha untuk mengetahui apakah dampak atau hasil yang ditimbulkan oleh program-program kehumasan yang telah dijalankan organisasi. Dengan kata lain, evaluasi hasil biasanya berkaitan dengan usaha untuk mengetahui apakah tujuan (objective) yang telah ditetapkan dalam rencana dapat tercapai. (Putra, 1999:73) C. PENUTUP Dari hasil penelitian ini kesimpulan yang dapat di ambil adalah : a. Dalam pelaksanaan tugas humas sebagai penerima dan penyalur aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa
756
Tengah, humas tidak mempunyai strategi secara khusus. Manajemen yang dilakukan humas, sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan b. Humas mengidentifikasi masalah-masalah atau aspirasi apa saja yang akan disampaikan kepada Dewan. Dalam penerimaan aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa tengah sebenarnya telah diatur dalam suatu mekanisme, namun pada kenyataannya mekanisme tersebut tidak dapat berjalan seperti yang diharapkan. c. Dalam kegiatan penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat, humas tidak melakukan evaluasi secara formal, sehingga untuk mengetahui hasil kegiatan kehumasannya tersebut tidak bisa maksimal dan optimal. Saran Saran-saran yang dapat penyusun sampaikan adalah sebagai berikut : a. Untuk mengoptimalkan kerja humas dalam memberikan pelayanan kepada Dewan dan masyarakat, diperlukan suatu perencanaan strategis untuk setiap kegiatan kehumasan. Upaya yang dapat dilakukan, adalah pembagian kerja sesuai dengan subbidang kerja masing-masing staf, pembuatan daftar piket harian, dan membina hubungan baik dengan media, aparat keamanan, masyarakat dan staf bagian lain. b. Kegiatan evalusi program kerja merupakan rangkaian proses public relations yang tidak dapat dipisahkan. Oleh karena itu, humas perlu melakukan evalusi terhadap setiap kegiatan yang akan, sedang, dan telah dilaksanakannya. Evalusi ini bertujuan untuk mengukur dan menilai, apakah program kerja dan kegiatan yang selama ini dilakukan telah semaksimal dan seoptimal mungkin, sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan. * Penulis adalah Dosen Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Universitas Sultan Fatah Demak
757
Daftar Pustaka Abdurrahman, Oemi, 1990, Dasar-Dasar Public Relations, Alumni, Bandung. Jefkins, Frank, 1996, Public Erlangga, Jakarta.
Relations
4th
Kasali, Rhenald, 1999, Manajemen Grafiti Press, Jakarta.
Public
Putra,
Manajemen
I Gusti Ngurah, Erlangga, Jakarta.
1999,
Edition,
Relations,
Humas,
Ruslan, Rosady, 2001, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Singarimbun, Masri & Effendi, Sofian, 1989, Penelitian Survai, LP3ES, Yogyakarta,
Metode
758
