Vaardig Voorwaarts 5 – Beleidsplan Stichting PCSOH Inleiding De Protestants Christelijke Stichting Ouderenzorg Haarlemmermeer (Stichting PCSOH) bestaat uit een Stichting Zorgverlening, waaronder de verzorgingscentra Horizon en Westerkim vallen, en een Stichting Huisvesting, waaronder het overige vastgoed valt (seniorenappartementen). Zoals de naam al duidelijk maakt, is Haarlemmermeer het werkgebied van de stichting. De senioren in deze regio vormen de doelgroep. De protestants-christelijke identiteit is één van de belangrijkste kenmerken van de stichting. Deze identiteit komt ook tot uiting in het mission-statement: Stichting PCSOH biedt vanuit een protestants christelijke levenshouding geborgenheid aan ouderen. De Protestants Christelijke Stichting Ouderenzorg Haarlemmermeer (Stichting PCSOH) heeft voor de komende jaren (2012-2015) haar meerjarenbeleidsplan vastgelegd. Dit beleidsplan is een vervolg op Vaardig Voorwaarts 4, het beleidsplan over de jaren 2008-2012. Vertrekpunten zijn hierin het mission statement en de zorgvisie. De zorgvisie van Stichting PCSOH luidt: Stichting PCSOH wil vanuit de protestants christelijke identiteit de zorgverlening verantwoord vormgeven. In het dagelijks handelen laat zij zich leiden door de Bijbel, opgevat naar de Drie Formulieren van Enigheid. Dit is vastgelegd in artikel 2 van de statuten. Stichting PCSOH streeft ernaar vanuit haar identiteit maximale geborgenheid te bieden aan al haar cliënten, ongeacht de achtergrond van de cliënten. De zorgvrager (cliënt) is vertrek- en ijkpunt voor al het dagelijks handelen. De zelfstandigheid van de cliënt staat centraal. Samen met de cliënt wordt gekeken wat de cliënt nog zelf kan, en wordt gezocht naar mogelijkheden om het verblijf in het verzorgingscentrum zo aangenaam mogelijk te maken, rekening houdend met de mogelijkheden van het verzorgingscentrum en passend binnen de identiteit van de Stichting. De zorgverlening komt tot stand op basis van overleg tussen het verzorgingscentrum en de cliënt. De indicatie bevat belangrijke informatie om tot een verantwoord zorgaanbod te komen, dat aansluit bij de lichamelijke en/of psychische behoeften van de cliënt. Kernwaarden In het vorige beleidsplan zijn vijf kernwaarden opgenomen, die voor Stichting PCSOH belangrijk zijn. Vanuit deze kernwaarden willen wij werken. Tegelijk willen wij ook werken aan deze kernwaarden. Ook voor dit beleidsplan blijven onderstaande kernwaarden overeind staan. Stichting PCSOH wil zich op de volgende kernwaarden onderscheiden: - Professionaliteit - Klantgerichtheid - Geborgenheid - Continuïteit - Efficiëntie Om deze kernwaarden meer gestalte te geven binnen onze Stichting is per kernwaarde een SWOTanalyse gemaakt. Hieruit komt per kernwaarde een aantal speerpunten. Deze speerpunten zullen vervolgens vertaald worden in doelstellingen. Uit deze doelstellingen volgen activiteiten om de doelstellingen te halen. Tevens worden enkele prestatie-indicatoren geformuleerd zodat ook getoetst kan worden of de doelstellingen behaald zijn. Deze zijn aangeduid met een “I” in de kantlijn. Naast de doelstellingen per kernwaarde zijn ook twee doelstellingen met betrekking tot de structuur van de organisatie opgenomen. Deze structuur wordt onderstaand als eerste behandeld. Structuur organisatie Het managementteam bestaat uit 4 personen: Raad van Bestuur, 2 locatiemanagers en de manager bedrijfsbureau. Eén van de locatiemanagers zal per 1 september 2012, de Raad van Bestuur per 1 april 2013 met leeftijdsontslag gaan. Daarom heeft een herbezinning op de (top)structuur plaatsgevonden.
Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 1 van 7
De organisatiestructuur van Stichting PCSOH Zorgverlening wordt weergegeven in het volgende organogram:
De organisatiestructuur van Stichting PCSOH bevat een aantal sterke punten: de organisatie als geheel is overzichtelijk, de lijnen zijn kort en de functionarissen zijn bekend en bereikbaar. In de organisatieopbouw is het een gegeven dat er meerdere deskundigheidsgebieden in één persoon verenigd zijn. Bij uitval en/of vervanging van de betreffende functionaris moet per keer worden bezien op welke wijze continuïteit aan de diverse functies wordt gegeven. Bij afwezigheid door ziekte vindt zoveel mogelijk herschikking binnen de lijn plaats. Gelet op de ontwikkelingen in de zorgsector zal de welzijnsfunctie verder uitgewerkt moeten worden binnen de organisatie(structuur), dit heeft mogelijk gevolgen voor het organogram. Doelstelling m.b.t. organisatiemodel 1. Op 1 januari 2013 zijn de vacatures binnen het MT ingevuld. 2. Op 1 juli 2013 is de functie welzijn verder uitgewerkt en geïmplementeerd in de organisatie. Subdoelen / indicatoren behorend bij deze doelstellling: a. Op 1 juni 2012 is de procedure m.b.t. werving en selectie van de locatiemanager gestart. b. Op 1 juli 2012 zijn de functiebeschrijvingen van de MT-leden geactualiseerd. c. Op 1 oktober 2012 is de procedure m.b.t. werving en selectie van de Raad van Bestuur gestart. d. Uiterlijk 1 oktober 2012 treedt de nieuwe locatiemanager in dienst. e. Uiterlijk 1 maart 2013 treedt de nieuwe Raad van Bestuur in dienst.
Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 2 van 7
Kernwaarden 1. Professionaliteit SWOT Op het gebied van professionaliteit is binnen Stichting PCSOH de afgelopen jaren een inhaalslag gemaakt. Beide locaties werken steeds meer samen, zodat niet steeds het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Ook het kwaliteitshandboek wordt steeds beter gebruikt door het personeel. Kwaliteitsbeleid is een vast agendapunt op de diverse vergaderingen. Hiermee wordt ook gewerkt aan professionaliteit. In september 2011 is de Stichting opnieuw beoordeeld door Lloyd’s in het kader van het kwaliteitsbeleid. Dit heeft erin geresulteerd dat het HKZ-certificaat voor de Stichting voor 3 jaar is verlengd. De HKZ-normen zijn overigens in de loop der jaren gewijzigd. Stichting PCSOH is gehercertificeerd volgens de oude normen (HKZ 2006). Vanaf november 2013 zijn de nieuwe normen (HKZ 2010) verplicht. Hierin wordt meer gekeken naar de diverse processen binnen de organisatie en de risico’s die bij de diverse processtappen geïnventariseerd moeten worden. Ook de pdca-cyclus dient meer aandacht te krijgen. Deskundigheid en zelfontwikkeling is belangrijk voor de stichting in het kader van professionaliteit. Immers, professionaliteit kan slechts bereikt worden door de inzet van gekwalificeerd personeel. Stichting PCSOH geeft daarom veel aandacht aan scholing en klinische lessen, waarbij herkenbaarheid en toepasbaarheid in de praktijk een vereiste is. De verzorgenden A (en B+) worden periodiek getoetst op hun vaardigheden. Dit om de professionaliteit op niveau te houden en/of te verbeteren. Negatieve uitkomsten van deze toetsing hebben gevolgen voor de functie en inschaling van de betreffende medewerker. Een grote bedreiging is te vinden in de arbeidsmarktproblematiek: gekwalificeerd personeel is moeilijk te vinden in de regio. Op vacatures wordt nauwelijks gereageerd. Ook de demografische ontwikkeling (vergrijzing) en de vergrijzing van het eigen personeel maken het voor Stichting PCSOH noodzakelijk om zelf personeel op te leiden. Er zullen meer verzorgenden A worden aangenomen of opgeleid, passend bij de toenemende zorgvraag. Het kleine aantal werkbegeleiders vormt hierin echter wel een knelpunt. Stichting PCSOH is al jarenlang een ‘erkend leerbedrijf’. Op beide locaties zijn leerlingplaatsen aanwezig. Op deze manier biedt Stichting PCSOH leerlingen de mogelijkheid om de benodigde praktijkervaring op te kunnen doen. Enerzijds betekent dit een investering in tijd voor de medewerkers in de zorg; tegelijk houdt het de Stichting ook jong, zowel in leeftijd als in kennis. Voor de praktische invulling van het scholingsbeleid wordt verwezen naar het jaarplan scholing, dat jaarlijks wordt opgesteld door de Coördinator Praktijk Begeleiding. De regering heeft in 2011 besloten de komende jaren meer geld beschikbaar te stellen om extra investeringen te kunnen doen in de langdurige zorg. Deze intensiveringsmiddelen zijn door de stichting ingezet voor uitbreiding en verdere verbetering van de directe cliëntenzorg. Hiervoor is een plan van aanpak met doelstellingen opgesteld, ondermeer het aannemen van meer leerlingen en het opleiden van eigen personeelsleden tot niveau 3. Voor verdere informatie wordt verwezen naar het plan van aanpak intensiveringsmiddelen en de uitwerking daarvan. Er is een risico dat deze intensiveringsmiddelen na twee jaar geen structureel karakter hebben. Desondanks kiest Stichting PCSOH ervoor om de ingezette lijn te blijven volgen. Met ingang van 2012 wordt 4 maal per jaar een aantal zorginhoudelijke indicatoren gemeten bij de cliënten. Hiermee willen we op professionele wijze inzicht krijgen in de mogelijke gezondheidsrisico’s van onze cliënten, om daar vervolgens op preventieve wijze op in te kunnen spelen. Speerpunten Speerpunten op het gebied van professionaliteit liggen met name op het gebied van (bij)scholing van het personeel en aantrekken van voldoende gekwalificeerd personeel.
Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 3 van 7
Doelstellingen 3. Op 1 november 2013 voldoet Stichting PCSOH aan de nieuwe HKZ-normen (HKZ 2010). 4. Op 1 januari 2014 zijn de doelstellingen uit het plan van aanpak intensiveringsmiddelen behaald. Zie plan van aanpak intensiveringsmiddelen en de uitwerking (kwh hoofdstuk 11).
I I
Subdoelen / indicatoren behorend bij professionaliteit: a. Vanaf 1 januari 2012 wordt van alle cliënten 4 maal per jaar een risico-inventarisatie gedaan in het kader van de effecten als gevolg van langdurige zorg (o.a. decubitus, depressie etc.). b. Op 1 januari 2014 voldoet 100% van de verzorgenden A en B+ aan de toetsingscriteria m.b.t. verpleegtechnische handelingen. 2. Klantgerichtheid SWOT In het kader van klantgerichtheid is de kleinschaligheid en de herkenbaarheid in de regio nog steeds een sterk punt van Stichting PCSOH. Ook het cijfer dat de cliënten ons hebben gegeven tijdens de CQ-index eind 2011 laat een positief beeld op het gebied van klantgerichtheid zien. Stichting PCSOH kreeg als gemiddeld cijfer een 8,7. Vanaf 2012 wordt binnen de Stichting gewerkt met zorgleefplannen, in het kader van het vraaggericht werken. Medewerkers leren steeds meer rekening te houden met de wensen en behoeften van de cliënten. Alle betrokken medewerkers worden continu getraind in het werken met het zorgleefplan. Het zorgleefplan voor extramurale cliënten is in ontwikkeling. Binnen de stichting zijn heel veel vrijwilligers werkzaam. Dit vraagt om een helder beleid dat in 2012 verder wordt uitgewerkt. De maatschappelijke tendens met betrekking tot een minder respectvolle benadering en bejegening is helaas ook merkbaar binnen de Stichting. In fysieke zin is het gebouw van locatie Westerkim een zwak punt ten aanzien van klantgerichtheid. Veel aspecten zijn niet (meer) mogelijk vanwege tekortkomingen in en aan het gebouw. Verder is er onduidelijkheid over de bovengrens in de zorg: wat kan Stichting PCSOH maximaal bieden aan haar cliënten? En ook de ondergrens van zorg, de zorg die Stichting PCSOH garandeert aan haar cliënten, dient helder te zijn in de organisatie en bij de cliënt. Uitgangspunt hierin zijn de indicatoren die door Actiz / IGZ zijn vastgesteld. Speerpunten Stichting PCSOH moet een helder standpunt innemen ten aanzien van onder- en bovengrens van zorg. Met betrekking tot de huisvesting van Westerkim zal op korte termijn duidelijkheid moeten komen. Verder zal het personeel zonodig aangesproken / aangemoedigd moeten worden op het gebied van bejegening van de cliënten. Doelstellingen 5. Op 1 september 2012 is bekend op welke wijze Stichting PCSOH invulling wil geven aan de toekomst van Westerkim. 6. Op 1 oktober 2012 is het vrijwilligersbeleid geactualiseerd en geïmplementeerd. 7. Op 1 januari 2013 wordt gewerkt met een zorgleefplan voor de extramurale cliënten. 8. Op 1 januari 2013 zijn alle medewerkers geschoold en/of geïnformeerd in het werken met het Zorgleefplan van Stichting PCSOH.
I
Subdoelen / indicatoren behorend bij klantgerichtheid: a. Op 1 april 2012 is helder hoe het zorgdossier EMZ er uit gaat zien. b. Op 1 juni 2012 zijn de procedures EMZ klaar. c. Op 1 oktober 2012 zijn de onder- en bovengrens van zorg helder geformuleerd, gebaseerd op de indicatoren van Actiz / IGZ. d. Op 1 oktober 2012 is besloten waar de coördinatie van vrijwilligers wordt ondergebracht. e. De score van de CQ-index 2013 is gemiddeld minimaal een 8,0. Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 4 van 7
3. Geborgenheid SWOT “Het bieden van geborgenheid aan ouderen” is het mission statement van Stichting PCSOH, en hier wil de stichting in de praktijk invulling aan geven en continue aandacht op vestigen. In 2010 is onder personeel en cliënten een enquete gehouden met betrekking tot het ervaren van geborgenheid. De reacties zijn overwegend positief, hoewel het begrip geborgenheid op verschillende wijze wordt uitgelegd en ervaren. Volgens de stichting is geestelijke zorg een randvoorwaarde voor het gevoel van geborgenheid, evenals veiligheid en sfeer. Het hebben van een eigen (instellings-) keuken en de cultuur / sfeer in het gebouw verhogen tevens voor cliënten het gevoel van geborgenheid. De kleinschaligheid van Stichting PCSOH is ten aanzien van geborgenheid een sterk punt, evenals de nabijheid van diverse voorzieningen. Daarnaast worden de identiteitsgebonden activiteiten hoog gewaardeerd door de zittende cliënten. Cliënten voelen zich thuis binnen onze verzorgingshuizen. Tegelijk ligt hier een bedreiging: het is steeds moeilijker om personeel te vinden voor wie de identiteit van de Stichting ook een persoonlijke waarde is. Van elke medewerker wordt vanzelfsprekend respect verwacht voor de identiteit. Speerpunt: Stichting PCSOH zal zich meer moeten profileren op het gebied van identiteit, tegelijkertijd zal moeten worden ‘geïnvesteerd’ in het bewustzijn van identiteit bij de medewerkers. Onderzocht moet worden op welke wijze de mensen meer basiskennis m.b.t. identiteit/geloof bijgebracht kunnen worden. Het is belangrijk om de mate waarop cliënten geborgenheid ervaren, te blijven meten. Ook het contact met de kerken, waarbij de Stichting is aangesloten, is een aandachtspunt welke uit de CQ-index naar voren kwam. Doelstellingen 9. Vanaf 1 juli 2012 wordt tijdens de functioneringsgesprekken aandacht gegeven aan de inhoud van de protestants christelijke identiteit van de Stichting en de waarde die dit heeft bij medewerkers. 10. Vanaf 1 oktober 2012 zal bij de evaluatie van de zorgleefplannen (2x per jaar) ook gevraagd worden naar het ervaren van geborgenheid door cliënt.
I
Subdoelen / indicatoren behorend bij geborgenheid: a. Op 1 juli 2012 is een extra vraag m.b.t. geborgenheid toegevoegd in de evaluatie ZLP. b. Vanaf 1 augustus 2012 wordt bij de functioneringsgesprekken aan medewerkers gevraagd naar het ervaren van geborgenheid binnen de Stichting. c. Vanaf 1 augustus 2012 wordt tijdens de functioneringsgesprekken aan medewerkers gevraagd hun bijdrage in het kader van de identiteit te benoemen. d. Jaarlijks in december kunnen a.h.v. evaluaties ZLP aspecten worden benoemd m.b.t. het ervaren van geborgenheid door cliënten. e. Op 1 januari 2013 is een hernieuwd contact gelegd met de participerende kerken, waarbij de geestelijke zorg aan de orde is gesteld. 4. Continuïteit SWOT Momenteel is het imago, in combinatie met de identiteit, een sterk punt van Stichting PCSOH. Cliënten kiezen bewust voor PCSOH. De individuele benadering is ook een goede kant van onze stichting. Anderzijds is een tendens merkbaar dat de identiteit steeds minder een keuzecriterium wordt voor de potentiële cliënten. Het verloop van personeel is al jaren minimaal, wat ten goede komt aan de continuïteit van zorg. Het blijft een uitdaging om voortdurend voldoende gekwalificieerd personeel aan te trekken. Zwakke punten zijn te vinden in de huisvesting van Westerkim. Deze locatie kan niet in voldoende Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 5 van 7
mate de zorg bieden die gewenst is vanwege tekortkoming aan het gebouw. Daarnaast vallen de huisvestingslasten (m.n. huur) van Westerkim hoger uit dan de vergoeding die vanuit de Normatieve Huisvestings Component (NHC) toegekend wordt. Deze NHC wordt vanaf 2012 geleidelijk ingevoerd. Beide punten zijn diverse malen aan de orde gekomen in gesprekken met de eigenaar van het pand. Tot nu toe leveren deze gesprekken nog geen beter perspectief op. Stichting PCSOH gaat zich de komende tijd verder oriënteren op de mogelijke alternatieven. Er wordt gesignaleerd dat het huidige zorgaanbod van PCSOH op termijn mogelijk minder goed aansluit op de zorgvraag. De cliënten die in huis komen wonen, hebben een steeds zwaarder zorgzwaartepakket (zorgintensiteit). De lichtere zorgvragen komen niet meer in aanmerking voor een plaats in een verzorgingshuis. Deze cliënten wonen echter wel in de nabije omgeving van de locaties. Er zal actie ondernomen moeten worden om ook deze cliënten in hun zorgvraag te kunnen voorzien (extramuralisering). Dit kan worden gezien als een bedreiging, maar ook als een kans! Het vraagt in ieder geval om een heldere visie op huisvesting, welke gebaseerd is op de te leveren mix van zorgproducten en diensten. In het vorige beleidsplan werd gesproken over de nieuwe aanbieder in Nieuw-Vennep, die een bedreiging zou kunnen vormen voor Westerkim. Ondertussen is gebleken dat deze bedreiging nauwelijks wordt ervaren. Cliënten kiezen nog steeds voor Westerkim, ondanks de tekortkomingen aan het gebouw. De bereikbaarheid van de website is een punt van aandacht. Daarnaast moet meer aandacht worden gegeven aan PR, om zo onze marktpositie in de toekomst te waarborgen en uit te breiden. Gebleken is dat de namen van de locaties (Horizon en Westerkim) goed bekend staan in de regio; de naam van de Stichting is minder gemakkelijk in het gebruik. De continuïteit van de verpleegafdeling in Westerkim staat momenteel onder druk. Er komen steeds minder cliënten met een BOPZ-verklaring op de wachtlijst. De BOPZ-erkenning is nodig op een gesloten afdeling. Via PR/website moet meer informatie gegeven worden over het bestaan van deze afdeling. Speerpunten Op het gebied van continuïteit zijn de volgende speerpunten aan de orde: - nadenken over de nuances in het zorg- en dienstenaanbod, zowel intra- als extramuraal. - het verbeteren van de PR (d.m.v. folders, lokale middenstand, sociale activiteiten, website) - het verbeteren van de woonzorgomgeving van Westerkim, passend binnen de NHC Doelstelling 11. Op 1 januari 2013 is de nieuwe PR-lijn ingevoerd. 12. Op 1 januari 2013 is de visie op huisvesting gereed, gebaseerd op de te leveren mix van zorgproducten en diensten. 13. Op 1 september 2015 is er een bouwvergunning voor Westerkim. Subdoelen / indicatoren behorend bij continuïteit: a. Op 1 augustus 2012 is de regionale zorgbehoefte bekend. b. Op 1 september 2012 is de website opnieuw ingericht. c. Op 1 januari 2013 heeft Stichting PCSOH een algemene informatiefolder, een op de locatie gerichte gebruikersgids en voorlichtingsmateriaal voor de diverse zorgproducten en diensten. d. Op 1 april 2013 is het LTHP gereed, gebaseerd op de toekomstige huisvesting. e. Op 1 augustus 2013 is de planning m.b.t. nieuwbouw Westerkim gereed.
Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 6 van 7
5. Efficiëntie SWOT In het vorige beleidsplan is nadruk gelegd op de flexibiliteit m.b.t. personeelsinzet op beide locaties. De afgelopen jaren is hier onderzoek naar gedaan. Naar aanleiding van de uitkomsten daarvan is besloten voorlopig niet in te zetten op brede inzetbaarheid van personeel op beide locaties. De interne communicatie en samenwerking tussen beide locaties is goed en het ziekteverzuim is in de achterliggende jaren sterk gedaald. De formatie is de afgelopen jaren meer afgestemd op de zorgzwaarte. Ook het gebruik van het Zorgleefplan heeft de efficiëntie bevorderd. Momenteel werkt Stichting PCSOH met papieren zorgleefplannen. Het werken met een Electronisch Cliënten Dossier zal de efficiëntie kunnen verhogen. Stichting PCSOH heeft de intentie uitgesproken over te gaan op het werken met een ECD. Implementatie van een ECD raakt echter de hele organisatie en heeft een behoorlijke impact, aangezien een ECD meer is dan alleen een digitaal zorgleefplan. Er dient een helder stappenplan te komen om de implementatie tot een succes te maken. Speerpunten Stichting PCSOH oriënteerd zich op de inzet van het Electronisch Cliënten Dossier (ECD). Daarnaast willen wij voldoen aan de zorgvraag door de personeelsformatie op een minimaal kwalitatief niveau te handhaven, ongeacht de ZZP-mix.
I I
Doelstellingen 14. Op 1 oktober 2012 is er een keuze gemaakt voor en wordt gestart met de implementatie van het ECD. 15. Op 1 januari 2014 is het ECD operationeel binnen PCSOH. Subdoelen / indicatoren behorend bij efficiëntie: a. Op 1 april 2012 heeft het MT een selectie gemaakt van 3 ECD-aanbieders b. Op 1 juni 2012 heeft het MT 3 instellingen bezocht die in de praktijk werken met 1 van de 3 geselecteerde ECD’s c. Op 1 juli 2012 is een besluit genomen m.b.t. offertetraject van ECD-aanbieder d. Op 1 oktober 2012 is een besluit genomen over één van de offertes en wordt een implementatieplan opgesteld.
Nieuw-Vennep, mei 2012
Versiedatum: 14-05-2012 Pagina 7 van 7
