Starthandleiding voor administrator

Starthandleiding voor administrator Deze starthandleiding is bedoeld voor administrators van sportclubs die Team-in-Touch willen gaan gebruiken. Met deze handleiding kunt u een eerste begin maken met het beheren van uw teams, de clubinformatie en de sponsorgegevens. Als u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op.

Inhoud Het concept........................................................................................................................................... 2 Clubselectie en inloggen.......................................................................................................................3 Clubinstellingen wijzigen..................................................................................................................... 4 Facebook/Twitter/clubwebsite..............................................................................................................6 Aanmaken extra administrator (optioneel)........................................................................................... 7 Teams aanmaken...................................................................................................................................8 Coaches laten aanmelden..................................................................................................................... 9 Coaches goedkeuren........................................................................................................................... 10 Verlaat zelf de teams...........................................................................................................................11 Eerste bericht maken.......................................................................................................................... 13 Berichten verwijderen........................................................................................................................ 14 Koppeling met de bond...................................................................................................................... 15 Sponsor toevoegen..............................................................................................................................16 Sponsorselectie................................................................................................................................... 17 App downloaden.................................................................................................................................18

NB: Deze handleiding is ook online beschikbaar. De meest recente versie vindt u hier: http://www.team-in-touch.nl/Pdf/starthandleidingadministrator.pdf Bent u coach van een team van uw club, dan is er voor u een aparte starthandleiding: http://www.team-in-touch.nl/Pdf/starthandleidingcoaches.pdf Liever meteen de verschillende pakketen en functionaliteiten bekijken? http://www.team-in-touch.nl/order.php Versie 1.15.0

www.team-in-touch.nl [email protected]

Starthandleiding voor administrator

Het concept Team-in-Touch is opgezet met het idee om het bestuur en coaches van een sportclub zo makkelijk mogelijk te maken om met iedereen binnen de club te communiceren en/of een aantal praktische zaken te regelen. Uitgangspunt is daarbij dat ieder “type” gebruiker de mogelijkheden heeft die bij zijn of haar “rol” in de club past. Om dit te realiseren is er een duidelijk onderscheid tussen de 4 soorten gebruikers, met ieder eigen mogelijkheden en gebruikersrechten:

Administrators Coaches Teamleden Supporters

Administrators ✔ sturen berichten aan de gehele club en/of aan supporters ✔ hebben toegang tot clubinformatie en sponsorgegevens ✔ beheren de coaches van de club Coaches ✔ sturen berichten of keuzelijsten aan de leden van hun team ✔ communiceren met andere coaches ✔ beheren de wedstrijden ✔ beheren de leden van hun team Teamleden ✔ kunnen de berichten lezen die aan hun team gestuurd zijn ✔ beantwoorden keuzelijsten van hun coach ✔ beheren hun eigen persoonlijke informatie ✔ kunnen onderling met elkaar chatten Supporters Kunnen wel gebruiker worden van uw club, maar kunnen alleen wedstrijdscores zien en nieuws lezen dat een administrator aan “iedereen” heeft gestuurd. Gebruikersrechten Iedere gebruiker van Team-in-Touch heeft een eigen account, met alleen toegang tot die informatie en handelingen die daarbij horen. Gebruikers, teams, berichten en keuzelijsten worden zo alleen getoond aan de beoogde doelgroep.

2 /18



Clubselectie en inloggen U kunt de webinterface voor uw club vinden via de link die wij u in de e-mail hebben verzonden. U komt dan meteen bij de juiste club uit. Als u die link niet heeft kunt u op http://www.team-in-touch.nl//login.php uw club selecteren. Deze selectie hoeft u slechts eenmaal te maken, daarna zal de website u herkennen en meteen de juiste club kiezen. U komt dan op de volgende inlogpagina terecht:

Een aantal zaken om op te letten: •

"Uw club" moet uw clubnaam zijn. Klopt dit niet, klik dan op "selecteer een andere club om in te loggen" om uw club te kiezen. Wij gebruiken uw geregistreerde naam. Als u dat wenst kunt u deze naam zelf veranderen.

•

U kunt inloggen met de inloggegevens die wij u per e-mail hebben gestuurd.

•

Als u de inloggegevens niet meer heeft, dan kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via "Wachtwoord vergeten". U krijgt dan per e-mail een nieuw wachtwoord toegezonden. NB: De eerste administrator van een club hoeft zich niet te registreren! (u kunt gebruik maken van het account dat wij reeds voor u hebben aangemaakt) Volgende administrators of coaches registreren zichzelf of worden door u uitgenodigd.

3 /18



Clubinstellingen wijzigen U kunt voor uw club een aantal zaken wijzigen. Hieronder zullen we ze per item kort toelichten. Clubomschrijving Deze informatie geeft een omschrijving van uw club. De informatie die u hier ingeeft wordt getoond aan iedereen die op de webinterface bij uw club inlogt. Clubinformatie Hier vult u de contactgegevens van uw club in. Ook deze informatie komt terug in de webinterface onder het tabblad “Clubinformatie”. De “clubnaam lange versie” en “clubnaam korte versie” worden gebruikt in de Android en iOS app, de lange naam waar mogelijk en de korte versie bij kleinere schermruimte.

Nb: Wijzigingen in de clubinformatie worden in de webinterface direct doorgevoerd. Het kan tot een etmaal duren voordat ook de verschillende apps de wijzigingen hebben verwerkt.

4 /18



Clublogo Het logo van uw club wordt gebruikt voor de webinterface, de Android en iOS app en in de e-mails die worden verzonden bij nieuwsberichten. Uw logo kunt u het beste aanleveren in een .png of .gif formaat met een afmeting van 250x250. Andere afmetingen worden wel geaccepteerd maar worden door ons geschaald. Daarbij ontstaat meestal kwaliteitsverlies. Clubtaal In de meeste gevallen zult u Nederlands als standaardtaal willen gebruiken. Mocht u echter veel anderstaligen binnen uw club hebben, dan is Team-in-Touch ook beschikbaar in het Engels. U stelt dit dan als standaardtaal in voor iedere gebruiker van uw Team-in-Touch. Individuele gebruikers kunnen overigens hun persoonlijke instellingen ook wijzigen naar het Engels. Clubkleuren Team-inTouch is ingesteld met “blauw” als standaardkleur. Als uw club beter past bij een andere kleur/kleurcombinatie, dan kunt u dat hier instellen.

5 /18



Facebook/Twitter/clubwebsite In de webinterface kunt u een aantal externe bronnen koppelen aan uw club. Deze mogelijkheid is beschikbaar voor Facebook, Twitter en de website van uw club. Om deze functionaliteit in te stellen gaat u op het administrator tabblad naar “instellingen”. U ziet nu een scherm met de gegevens van uw club. Als u vervolgens kiest voor “Gegevens wijzigen”, dan ziet u een invoerscherm als hieronder afgebeeld. U kunt op de aangegeven plaatsen uw website en eventueel Facebook en Twitter account invullen.

6 /18



Aanmaken extra administrator (optioneel) Uw Team-in-Touch is standaard geleverd met een "Administrator" account om de applicatie voor de gehele club te administreren. Wij raden u echter aan om in ieder geval een extra administrator aan te maken, zodat uw toegang tot Team-inTouch altijd gegarandeerd blijft. Als u een extra administrator wilt aanmaken, dan kunt u dat doen door op het "administrator" tabblad onder beheer te kiezen voor "Administrators". U kiest u voor “Administrator toevoegen”.

Er verschijnt nu een overzicht van alle clubleden. U kiest voor "Administrator maken" bij het gewenste clublid.

NB : U kunt ook iemand buiten de club uitnodigen om administrator te worden. U kiest dan voor "Maak iemand administrator die geen clublid is". U moet deze persoon dan zelf een gebruikersnaam geven en zijn of haar e-mailadres invullen. Deze persoon ontvangt vervolgens een e-mailbericht met uitleg over de verdere procedure. 7 /18



Teams aanmaken Als administrator voor uw club bent u degene die de teams gaat aanmaken. U kiest daarvoor in het "Administrator" tabblad voor "Teams". Er verschijnt nu een overzicht met bestaande teams. In dat overzicht klikt u op "Toevoegen"

In het scherm dat opent kunt u een naam voor het nieuwe team ingeven. Vervolgens kiest u voor "Versturen". NB: Als u een nieuw team heeft aangemaakt wordt u zelf automatisch de eerste coach. Op pagina 9 van deze handleiding leest u hoe u een nieuwe coach voor het team kunt aanwijzen.

8 /18



Coaches laten aanmelden De coaches kunnen zichzelf aanmelden bij hun eigen team (volgens procedure zoals beschreven in de aparte handleiding voor coaches) De ervaring leert echter dat het beter is om, zeker bij het opstarten va Team-in-Touch, alle coaches in een keer uit te nodigen. In het voorbeeld hieronder beschrijven we hoe u alle coaches uitnodigt voor het “coaches team”. De coaches moeten dan later zelf even hun eigen team kiezen. Als u ook deze laatste stap zelf wilt doen, dan kunt u per team de juiste coach uitnodigen.

Er verschijnt vervolgens een scherm als hieronder waar u de e-mailadressen van de beoogde coaches kunt invullen.

9 /18



Coaches goedkeuren Als u de coaches zelf heeft uitgenodigd (als eerder besproken) dan hoeft u de aanmeldingen niet meer te bevestigen. Indien een coach zichzelf aanmeldt bij een team dan moet dat wel. U (of een andere coach van dat team) moet dan lidmaatschap van het team bevestigen. U krijgt hiervan automatisch bericht per email en ook als u inlogt op de webinterface.

Uw nieuwe coach is nu lid van het beoogde team. Vervolgens geeft u hem of haar coachrechten door op het "coach" tabblad het betreffende team te kiezen en vervolgens "maak coach" te kiezen voor het teamlid dat u coach wilt maken.

10 /18



Verlaat zelf de teams Als administrator bent u bij het aanmaken van teams automatisch de coach van die teams geworden. U kunt er voor kiezen om dit te blijven. Het voordeel daarvan is dat u exact op de hoogste bent wat er in de teams speelt. Nadeel is echter dat u alle berichten en keuzelijsten voor de teams ontvangt. U kunt ook iemand anders als coach aanwijzen en zelf het team verlaten (zie pagina 10). Op het coach tabblad kiest u voor het betreffende team. Er verschijnt nu een overzicht met de leden van dat team. Om uzelf als coach te verwijderen kiest u "annuleren als coach" NB: U kunt dit alleen doen als er een andere coach voor het team aanwezig is. Teams kunnen nooit "zonder coach achterblijven".

Er verschijnt een scherm als hieronder en u kunt daar aangeven geen coach meer te willen zijn van een bepaald team.

11 /18



U bent nu geen coach meer van dit team, maar een "regulier" teamlid. Als u dit wilt kunt u dit zo laten, maar u kunt ook het team volledig verlaten. U gaat dan naar het tabblad "Instellingen" en kiest daar voor "Uitschrijven uit teams".

Er verschijnt nu een overzicht van uw teams. Als u het juiste team aanvinkt en vervolgens op "Uitschrijven" klikt, heeft u het team verlaten.

12 /18



Eerste bericht maken Binnen teams kunnen leden en coach met elkaar chatten en berichten versturen. Als administrator kunt u berichten sturen aan "clubleden" of aan "Iedereen die uw Team-in-Touch gebruikt". Op het "Administrator" tabblad kiest u voor "Nieuw bericht". Er verschijnt een berichtformulier. Na het schrijven van uw bericht kunt u onderaan kiezen of u het bericht aan "Clubleden" of aan "Iedereen" wilt sturen.

NB: Als u lid bent gebleven van het door ons aangemaakte “coaches team”, dan kunt u uiteraard ook een bericht versturen aan alleen de leden van dat team. Als u dat wilt kunt u een bijlage aan het bericht koppelen. De bestandsindelingen die worden ondersteund staan vooraf vermeld. Houdt u er wel rekening mee dat de berichten ook naar de apps en per e-mail verstuurd worden en berichten met bijlagen al snel “te groot” worden.

13 /18



Berichten verwijderen Als u een bericht heeft verstuurd dat u bij nader inzien niet had willen versturen dan kunt u dat bericht weer verwijderen. U moet daarbij wel rekening houden met het volgende: -Uw berichten worden, afhankelijk van de instellingen van gebruikers, ook per e-mail verstuurd. Deze e-mails kunnen we uiteraard niet meer terugdraaien -Berichten die u verwijdert worden niet meer opnieuw aangeboden aan de apps. Gebruikers die het bericht al hadden opgehaald in de app blijven het bericht wel zien. Op het administrator tabblad kiest u voor “verwijderen”. U ziet nu een overzicht van de berichten die u verstuurd heeft. U vinkt het betreffende bericht aan en kiest vervolgens voor “verwijder geselecteerde berichten”

14 /18



Koppeling met de bond Voor een aantal sporten heeft Team-in-Touch een koppeling gemaakt met de betreffende bondsgegevens. Op deze manier worden wedstrijden, uitslagen en competitiestanden voor uw club automatisch geïmporteerd en bijgewerkt. De werkwijze om dit in te stellen is per individuele bond vaak net wat afwijkend. Neemt u daarom svp contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden! ([email protected])

15 /18



Sponsor toevoegen U kunt in Team-in-Touch net zoveel sponsors toevoegen als u wilt. Door de sponsorvolgorde in te stellen (zie pagina 17) bepaalt u welke sponsor wordt getoond. Op het "Administrator" tabblad kiest u "Sponsors" en vervolgens voor "Toevoegen". Er opent nu een formulier waar u de gegevens van de sponsor kunt invullen. Let u bij het uploaden van de verschillende afbeeldingen svp op de eisen die aan de bestanden worden gesteld.

NB: U kunt een logo uploaden met andere afmetingen dan hier genoemd. Team-in-Touch zal dit bestand dan echter “schalen” naar de juiste afmetingen. Meestal gaat hierbij kwaliteit en/of opmaak verloren.

16 /18



Sponsorselectie Als uw club meerdere sponsors heeft kunt u instellen welke sponsor u waar wilt tonen. Er zijn 2 verschillende type sponsoruitingen: Banner: De bannersponsor wordt getoond in het nieuws- en wedstrijdoverzicht van de apps. U kunt hiervoor meerdere sponsors selecteren. Sponsors waarvoor u “gebruiken als banner” heeft aangevinkt worden vervolgens onderling geroteerd (in willekeurige volgorde) Pagina: De paginasponsor krijgt een doorverwijzing naar een eigen pagina op het info tabblad in de apps. U kunt hiervoor ook meerdere sponsors selecteren. U doet dat door op het administrator tabblad te kiezen voor “Sponsors” en vervolgens voor “Selecteer sponsors” Er verschijnt dan een overzicht als hieronder. De instelling “positie” bepaalt welke sponsor bovenaan komt te staan.

17 /18



App downloaden U kunt de app gratis downloaden bij Google Play of in de App Store (zoek op “Team-in-Touch” of gebruik de link vanaf onze homepage/webinterface) Tijdens uw proefperiode kunt u de “Team-in-Touch” app gebruiken met alle functionaliteit van het “Silver-pakket”. Mocht u later overstappen op het “Gold-pakket”, dan krijgt u een eigen app met aparte vermelding en logo in de App Store en Google Play.

18 /18


Starthandleiding voor administrator

Recommend Documents