Stappenplan
Collectief ontslag
Deze whitepaper wordt u aangeboden door www.hrpraktijk.nl, dé online kennisbank voor personeelsmanagement
Inhoudsopgave 1. Wet melding collectief ontslag ............................................................3 2. Melden UWVWERKbedrijf ...................................................................4 3. Melden vakbonden ...........................................................................4 4. Melden OR .....................................................................................4 5. Inlichten werknemers .......................................................................5 6. Informeren pers ..............................................................................6 7. Opstellen sociaal plan .......................................................................6 8. Contact leggen met externe instanties ...................................................7 9. Ontslagaanvragen indienen .................................................................7 10. HRpraktijk.nl – Kennisbank voor personeelsmanagement ............................8
2
De checklist in deze whitepaper geeft een overzicht van de stappen die u moet zetten als meer dan twintig werknemers moeten worden ontslagen. Als twintig of meer werknemers binnen het werkgebied van één district van Arbeidsjuridische dienstverlening UWV WERKbedrijf wonen, is de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing. Vooral de volgorde van de stappen is erg belangrijk en kan soms tijd besparen.
Checklist collectief ontslag 1. Ga na of sprake is van een collectief ontslag zoals bedoeld in de WMCO. Zo ja, maak dan een draaiboek voor de gehele ontslagprocedure en neem hierin in elk geval de volgende activiteiten op: 2. melding van het voorgenomen ontslag aan UWV WERKbedrijf in het relevante district; 3. melding van het voorgenomen ontslag ter raadpleging aan de vakbond(en); 4. melding van het voorgenomen ontslag ter advisering aan de bevoegde OR of aan een personeelsvertegenwoordiging; 5. de werknemers inlichten over het voornemen; 6. een bericht opstellen voor de pers over het voornemen; 7. een sociaal plan met de vakbond(en) en/of OR overeenkomen, dan wel eenzijdig opstellen; 8. contacten leggen – mede met het oog op het sociaal plan – met externe instanties, zoals een outplacementbureau of een re-integratiebedrijf en UWV WERKbedrijf; 9. ontslagaanvragen indienen bij Arbeidsjuridische dienstverlening UWV WERKbedrijf en (eventueel) ontbindingsverzoekschriften bij de kantonrechter. Chronologisch kan deze checklist in de vorm van tijdsbalk als volgt worden weergegeven:
Ad 1. Wet melding collectief ontslag Het begrip collectief ontslag wordt gedefinieerd in de Wet melding collectief ontslag (WMCO). Deze wet is van toepassing op alle werkgevers die het voornemen hebben om binnen een tijdvak van drie maanden in één UWV WERKbedrijf-district ter beëindiging van de arbeidsovereenkomst van minimaal 20 werknemers aan UWV WERKbedrijf toestemming tot opzegging te vragen. Verzoeken om ontbinding van de arbeidsovereenkomst aan de sector Kanton van de rechtbank (= kantonrechter) tellen bij dit minimale aantal van 20 mee als de werkgever van plan is om vijf of meer van dergelijke verzoeken in te dienen binnen dezelfde periode van drie maanden.
3
Ad 2. Melden UWVWERKbedrijf De overheid – lees: UWV WERKbedrijf in het relevante district – heeft na de melding van een voornemen tot collectief ontslag een specifieke rol. Na de eerste melding aan UWV WERKbedrijf geldt een wachttijd van een maand, tijdens welke periode verzoeken om een ontslagvergunning niet in behandeling mogen worden genomen. Tijdens deze wachttijd van een maand moet de werkgever proberen om zo veel mogelijk te voorkomen dat werknemers werkloos worden. In de kennisbank Personeelspraktijk, module Ontslagmanager vindt u meer informatie over melding aan UWV WERKbedrijf. Door alle stappen in de ontslagmanager te doorlopen worden automatisch documenten gegenereerd die u in uw correspondentie kunt gebruiken.
Ad 3. Melden vakbonden De WMCO beoogt werknemers in geval van een voornemen tot collectief ontslag extra te beschermen door hun werkgever in overleg met hun vertegenwoordigers in vakbondsverband een oplossing te laten zoeken voor de gerezen bedrijfseconomische problematiek of – als dit niet (meer) mogelijk blijkt te zijn – (zo veel mogelijk) ontslagen te voorkomen of de gevolgen hiervan zo veel mogelijk te verzachten. Daarom moet de werkgever de belanghebbende werknemersvereniging(en) ten minste raadplegen over de mogelijkheden om de collectieve ontslagen te voorkomen of in aantal te verminderen en – als ontslagen niet zijn te vermijden – over de mogelijkheid om de gevolgen daarvan te verzachten door het nemen van sociale begeleidingsmaatregelen als omscholing, outplacement en afvloeiingsregelingen. De werkgever moet de vakbonden daarom informeren over: • • •
het aantal werknemers waar het om gaat, met een onderverdeling naar beroep of functie; het totale aantal werknemers dat de werkgever gewoonlijk in dienst heeft; de criteria die zullen worden aangelegd bij het selecteren van de voor ontslag in aanmerking komende werknemers.
Daarnaast moet de werkgever aan de vakbonden een afschrift geven van zijn melding aan UWV WERKbedrijf. In de kennisbank Personeelspraktijk vindt u meer informatie over raadpleging van de vakbonden.
Ad 4. Melden OR De OR heeft in een onderneming van 50 of meer werknemers bij collectief ontslag doorgaans een adviesrecht. Gaat het om een kleine onderneming (meer dan 10 en minder dan 50 werknemers), dan moet het personeel om advies worden gevraagd
4
als een kwart of meer daarvan door het voorgenomen ontslagbesluit dreigt te worden getroffen. Dit geldt overigens ook als het om minder dan 20 werknemers gaat en het voorgenomen besluit dus geen voornemen is in de zin van de WMCO. Het is goed de OR zo tijdig mogelijk in te lichten en om advies te vragen. Door daarbij te wijzen op een geheimhoudingsplicht kan (theoretisch) worden voorkomen dat informatie binnen de onderneming uitlekt voordat de werknemers voor wie mogelijk ontslag zal worden aangevraagd, hierover zijn ingelicht. De werkgever moet zich ervan vergewissen of in plaats van de OR mogelijk de COR bevoegd is. En in een Europees concern kan daarnaast ook de EOR bevoegd zijn. In de kennisbank Personeelspraktijk vindt u meer informatie over advies van de ondernemingsraad.
Ad 3, 4 Een belangrijk punt is de timing van de verschillende stappen. Het kan voor een werkgever van belang zijn dat de stappen zodanig worden gepland dat informatie niet voortijdig naar buiten komt. Belangrijk is ook dat er voldoende feiten en cijfermateriaal beschikbaar moeten zijn. Dit is nodig om alle betrokkenen te kunnen overtuigen van de noodzaak van het voorgenomen collectief ontslag. Een van de te vermijden fouten daarbij is dat te weinig tijd wordt ingeruimd om overleg te plegen met de verschillende betrokkenen. Ook kan het van belang zijn dat informatie niet uitlekt voordat de betrokken werknemers op de hoogte zijn gebracht. Neem in overweging om met de vakbond(en) en de OR ook het tijdstip en de wijze van informeren van de werknemers te bespreken.
Ad 5. Inlichten werknemers Een collectief ontslag heeft voor de betrokken werknemers vergaande consequenties. Alleen al ter voorkoming van onrust binnen de onderneming verdient het aanbeveling de werknemers, vooral degenen die mogelijk bij het ontslag betrokken zullen zijn, hierover tijdig in te lichten. Het is van belang dat deze werknemers zo veel mogelijk gelijktijdig worden geïnformeerd en dat zij ook dezelfde informatie krijgen. Als nog niet bekend is welke werknemers worden ontslagen, moeten in elk geval de selectiecriteria bekend worden gemaakt. Selectie van de werknemers De werkgever kan niet zelf beslissen van welke werknemers hij afscheid gaat nemen. Tot 1 maart 2006 gold het anciënniteitsbeginsel. Vanaf die datum is het afspiegelingsbeginsel verplicht. Dit houdt in dat de werknemers per categorie uitwisselbare functies wordt ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen, te weten: van van van van van
15 tot 25 jaar 25 tot 35 jaar 35 tot 45 jaar 45 tot 55 jaar 55 jaar en ouder
De verdeling van de ontslagen over de leeftijdsgroepen moet zo plaatsvinden dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies vóór en ná de inkrimping verhoudingsgewijs zo veel mogelijk gelijk is. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voorgedragen.
5
Uitzondering Afspiegeling is niet aan de orde als een unieke functie (een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed) komt te vervallen. Datzelfde geldt wanneer een categorie uitwisselbare functies als geheel komt te vervallen: alle werknemers binnen deze categorie uitwisselbare functies moeten dan immers afvloeien. Maak de werknemers duidelijk op welke manier en wanneer zij over de volgende stappen zullen worden geïnformeerd. Het verdient aanbeveling een duidelijke (met een professionele rechtshulpverlener afgestemde) samenvatting van hetgeen wordt verteld, ook schriftelijk beschikbaar te stellen en uit te reiken.
Ad 6. Informeren pers Zend eventueel een persbericht aan de regionale pers of nodig deze uit nadat de werknemers zijn ingelicht. Voorkom dat werknemers en middenkader onverhoeds door de pers met vragen worden benaderd. Maak duidelijke afspraken over wie de contacten met de pers onderhoudt en zorg dat iedereen van die afspraken op de hoogte is. Stem af welke informatie aan de pers gaat worden verstrekt en zet die op papier. Voorkom tot elke prijs dat werknemers uit de (regionale) pers vernemen wat er aan de hand is.
Ad 7. Opstellen sociaal plan In het geval de arbeidsovereenkomst met één of meer werknemers moet worden gewijzigd of beëindigd, kan een sociaal plan de (financiële) zorgen van de werknemers verlichten en een antwoord geven op vele andere vragen. In het sociaal plan staan zaken als: de selectiecriteria bij het ontslag; regels over aanvulling op uitkeringen; outplacement; arbeidsplaatsbemiddeling; pensioenvoortzetting; et cetera.
• • • • • •
Ook eventuele herplaatsings- of omscholingsmogelijkheden kunnen in een sociaal plan worden opgenomen. Het feit dat het sociaal plan in zulke verschillende vormen voorkomt, leidt in de praktijk soms tot verwarring, omdat de mate waarin de werkgever en de werknemer ('financieel') door het sociaal plan zijn gebonden, van vorm tot vorm kan verschillen. In het algemeen is de rechter geneigd om de gebondenheid aan het sociaal plan sterker te achten naarmate het met één of meer vakbonden is overeengekomen. Wordt een sociaal plan overeengekomen tussen een werkgever enerzijds en een representatieve vakbond anderzijds, dan zal dat sociaal plan voor de rechter uitgangspunt zijn voor de beantwoording van tal van vragen, onder meer samenhangend met vergoedingen in het kader van ontslag. Is er een sociaal plan afgesproken met de OR of betreft het 'slechts' een eenzijdig door de werkgever opgesteld sociaal plan, dan zal de rechter daaraan mogelijk minder waarde kunnen toekennen.
6
Ad 8. Contact leggen met externe instanties Bij een collectief ontslag kunnen verschillende instanties behulpzaam zijn door voorlichting te geven en de werknemers te helpen bij de aanvraag van een uitkering. Eventueel kan naast een outplacementbureau ook contact worden opgenomen met uitzend/detacheringsbureaus om te kijken of er bepaalde mogelijkheden zijn voor werknemers om na hun ontslag te worden geplaatst. In de kennisbank Personeelspraktijk vindt u meer informatie over het sociaal plan, inclusief Voorbeeldbrief melding voornemen tot collectief ontslag aan CWI ex artikel 3 WMCO
Ad 9. Ontslagaanvragen indienen Na de raadpleging van de vakbond(en) en de ondernemingsraad over het voornemen tot collectief ontslag – en zo mogelijk naar aanleiding daarvan het overeenkomen van een sociaal plan – worden na het nemen van het besluit tot collectief ontslag de individuele ontslagaanvragen ingediend bij UWV WERKbedrijf (en eventueel ontbindingsverzoeken ingediend bij de kantonrechter). Alle gegevens over de betrokken werknemers worden ook overlegd. Zo moeten de naam, de functie, het geslacht en het aantal dienstjaren worden vermeld. Zijn opzeggingen volgens de werkgever niet te voorkomen, dan ziet UWV WERKbedrijf erop toe dat de voorgenomen ontslagen door de bedrijfseconomische problemen in redelijkheid niet te vermijden zijn en de vereiste selectiecriteria in acht zijn genomen. Als de werknemer bereid is om een verklaring van geen bezwaar te ondertekenen, kan de behandeling van de desbetreffende ontslagaanvra(a)g(en) door UWV WERKbedrijf worden bespoedigd. Na de verstrekking van de ontslagvergunningen door UWV WERKbedrijf kunnen de arbeidsovereenkomsten van de desbetreffende werknemers worden opgezegd. Daarbij gelden de normale regels inzake opzegtermijnen en ontslagverboden.
7
10. HRpraktijk.nl – Kennisbank voor personeelsmanagement De informatie uit deze whitepaper maakt deel uit van de online Kennisbank Personeelspraktijk van HRpraktijk.nl.
Hoe vaak bent u op zoek naar praktische hulp bij ontslag, verzuim, personeelskosten en belonen? Wilt u snel een antwoord hebben voor uzelf, collega’s of leidinggevenden? Met de Kennisbank Personeelspraktijk: -
heeft u altijd een waardevol naslagwerk binnen handbereik.
-
kunt u altijd snel en correct adviseren en keuzes maken, op alle denkbare HR-gebieden.
-
krijgt u de beschikking over honderden voorbeeldbrieven en voorbeeldcontracten
-
krijgt u de beschikking over een online ontslagmanager. Door alle stappen te doorlopen worden automatisch documenten gegenereerd die u in uw correspondentie kunt gebruiken.
De voordelen voor u op een rij: >> Betrouwbare vakinformatie U beschikt 24 uur per dag over duidelijke taal, oplossingen en tools waarmee u als HR-professional direct aan de slag kunt. Bovendien wordt alles continu door onze experts up-to-date gehouden, u weet dus zeker dat u goed zit!
>> Advies op maat Onze adviesdesk, die wordt bemand door juristen en HR-professionals, voorziet u van antwoord en opheldering bij uw specifieke vraagstukken.
>> Gratis 14 dagen kennismaken Wilt u weten wat HRpraktijk kan betekenen voor uw dagelijkse werkzaamheden als HR-professional? Ga dan snel naar www.hrpraktijk.nl/personeelspraktijk om u aan te melden voor een gratis proefperiode van twee weken.
8
