STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH LHOKSEUMAWE 2015

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Allah SWT karena dengan rahmatNya, akhirnya kami dapat menyelesaikan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM). Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis yang bertujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Malikussaleh. Selain itu dengan melaksanakan prosedur yang ada dalam petunjuk teknis ini, transparansi, ketertiban administrasi dan pelaksanaan tugas di berbagai kegiatan diharapkan dapat tercapai. Kami menyadari penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini masih belum sempurna. Namun jika masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan dari Standar Operasional Prosedur (SOP) di masa yang akan datang. Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar penyelenggaraan semua kegiatan di LPPM Universitas Malikussaleh.

Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun,

BJM - LPPM

i

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i DAFTAR ISI ............................................................................................................. ii PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN INSFRATRUKTUR ..................................................... 1 EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN ............................................................................. 3 TINJAUAN MANAJEMEN LPPM ..................................................................................... 6 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN .................................................................. 8 AUDIT INTERNAL ................................................................................................... 12

BJM - LPPM

ii

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL JUDUL Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh

AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM)

: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN INSFRATRUKTUR : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua :

Kode : BJM.LPPM/SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1

1. TUJUAN

: 1. Memastikan kelayakan infrastruktur untuk operasional seharihari di LPPM 2. Melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap infrastruktur secara rutin 3. Melakukan tindakan perbaikan terhadap kerusakan infrastruktur

2. DEFINISI

: Perawatan & Pemeliharaan Infrastruktur adalah suatu kegiatan rutin, dilakukan untuk mengecek kelayakan infrastruktur yang digunakan dalam operasional kegiatan sehari-hari di LPPM Unimal. : 1. Peraturan lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat (LPPM) Universitas Malikussaleh. 2. Renstra Universitas Malikussaleh.

3. REFERENSI

4. PROSEDUR No

Kegiatan

4.1

Kepala Tata Usaha LPPM menunjuk Kasubbag. Umum sebagai penanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan insfraktur yang berkaitan dengan kegiatan teknis, meliputi AC, lampu, kenderaan (mobil dan sepeda motor), kabel-kabel telepon/faxmile, computer, LCD, mobile, serta hal-hal yang berhubungan dengan kinerja cleaning service (kebersihan ruangan dan toilet). Bagian Umum melakukan kontrol rutin setiap periodic terhadap kelayakan insfratuktur : a. Jika ditemukan kerusakan maka penanggungjawab melaporkan dan mengusulkan tindakan perbaikan kepada KTU. b. Jika tidak ditemukan kerusakan maka penanggungjawab melakukan perawatan rutin sesuai dengan jadwal untuk masingmasing infrastruktur Kepala Tata Usaha LPPM menindaklanjuti laporan dari bagian umum a. Jika diperlukan untuk melakukan penunjukan vendor maka segera dilakukan penunjukan vendor oleh KTU LPPM sesuai dengan prosedur penunjukan vendor. b. Jika tidak diperlukan maka KTU LPPM langsung menunjuk sebuah agen perbaikan dan menginstruksikan kepada penanggungjawab untuk segera melakukan perbaikan. Bagian umum melakukan perbaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh KTU LPPM Kasubag. Umum melakukan evaluasi tertulis sebagaimana diatur dalam jadwal pemeriksaan rutin.

4.2

4.3

4.4 4.5

BJM - LPPM

Pihak Terkait KTU LPPM

KTU LPPM

KTU LPPM

KTU LPPM KTU LPPM

1

5. FLOWCHART

Mulai

KTU LPPM

Kasubbag Umum mengawasi perawatan & pemiliharaan infrastruktur

KTU LPPM

Kasubbag Umum melakukan kontrol rutin terhadap kelayakan infrastruktur

KTU LPPM

Melaporkan jika ada kerusakan

KTU LPPM

KTU LPPM menindaklanjuti laporan perbaikan

KTU LPPM

Evaluasi oleh Kasubbag Umum

Selesai

BJM - LPPM

2

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH


DOKUMEN LEVEL

: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

JUDUL

: EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN

Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh

: Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua


1. TUJUAN

: Mengukur kepuasan pengguna LPPM dengan menggunakan alat ukur yang telah tervalidasi

2. DEFINISI

: Evaluasi Kepuasan Pelanggan adalah kegiatan yang dilakukan secara berkala oleh LPPM untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan yang telah diberikan oleh LPPM Universitas Malikussaleh.

3. REFERENSI

: 1. Renstra Universitas Malikussaleh. 2. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh.

4. PROSEDUR No

Kegiatan

4.1

Ketua LPPM meninjau mandat yang diberikan rektor kepada LPPM untuk melaksanakan kegiatan pelayanan LPPM Ketua LPPM menentukan indikator, capaian dan target Kuesioner Kepuasan Pelanggan LPPM. Ketua LPPM menentukan bobot penilaian pada masing-masing indicator Ketua LPPM menyusun kuisioner berdasarkan indikator, target dan bobot yang telah ditentukan sebelumnya. Ketua LPPM melakukan rapat koordinasi untuk memverifikasi indikator, capaian, target dan bobot kuisioner. Jika dalam pembahasan rapat terjadi perubahan, maka kuesioner diperbaiki hingga valid. Ketua LPPM melakukan validasi objektivitas yang dilakukan pada Ketua Bidang masing-masing. Jika obyektivitas tidak valid, maka dilakukan perbaikan hingga valid. Ketua LPPM mengukur kepuasan pengguna dengan kuisioner yang telah divalidasi. Ketua LPPM melakukan evaluasi hasil kepuasan pelanggan LPPM.

4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

BJM - LPPM

Pihak Terkait Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM

3

5. FLOWCHART

Mulai

Meninjau mandat dari Rektor pada LPPM

Penentuan indikator, capaian dan target kuisioner kepuasan pengguna sesuai contoh kuisioner

Penentuan bobot penilaian pada masing-masing indikator

Penyusunan kuisioner berdasarkan indikator, capaian, target dan bobot yang telah ditentukan sebelumnya

Verifikasi indikator, capaian, target dan bobot kuisioner

Verifikasi valid?

Perbaikan kuisioner

A

BJM - LPPM

4

A

Validasi obyektivitas pada masing-masing ketua bidang

Obyektivitas valid?

Perbaikan

Pengukuran kepuasan pengguna perpustakaan dengan kuisioner yang telah divalidasi

Evaluasi hasil kepuasan rektor

Selesai

BJM - LPPM

5



DOKUMEN LEVEL


JUDUL

: TINJAUAN MANAJEMEN LPPM




1. TUJUAN

: Menjamin bahwa implementasi sistem manajemen mutu di LPPM berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

2. DEFINISI

: a. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) LPPM Unimal untuk meninjau sistem manajemen mutu LPPM Unimal pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah system manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu LPPM. b. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan LPPM yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu. c. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh LPPM yang berkaitan dengan mutu

3. REFERENSI

: 3. 4.

Peraturan lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat (LPPM) Universitas Malikussaleh. Renstra Universitas Malikussaleh.

4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Ketua LPPM menugaskan Management Representative (MR) untuk menyusun jadwal rapat tinjauan manajemen 4.2 MR membuat jadwal rapat beserta undangan untuk Kabid, Kabag, Kasubbag, & kepala Urusan dengan persetujuan Ketua LPPM. 4.3 Ketua LPPM melakukan rapat koordinasi bersama Ketua Bidang, Kabag. Tata usaha, Subbag, Kepala urusan, dan Management Representative (MR). Masukan untuk rapat tinjauan manajemen adalah hasil audit eksternal dan internal, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk terkait status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi system sistem manajemen mutu, serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. 4.4 MR membuat rekapan laporan tindakan manajemen (Management Action Request) yang disetujui oleh Ketua LPPM

BJM - LPPM

Pihak Terkait Ketua LPPM MR Ketua LPPM

MR

6

5. FLOWCHART

Mulai

Ketua LPPM

Management Representative

Ketua LPPM

Management Representative

Menugaskan MR membuat jadwal rapat tinjauan manajemen

Membuat undangan Ketua Bidang, Kabag, Kasubbag dan Kepala Urusan dengan persetujuan Ketua LPPM

Membuat rapat kordinasi antara ketua Bidang, Kabag, TU, Kasubbag, Kepala Urusan dan MR

Membuat rekapan laporan tindakan manajeman (Management action request)

Selesai

BJM - LPPM

7



Kode : BJM.LPPM/SOP-004

DOKUMEN LEVEL


Tanggal Dikeluarkan Desember 2015

JUDUL

: PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No.Revisi : 1



1. TUJUAN

: 1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.

2. DEFINISI

: a. Pengendalian Dokumen adalah suatu kegiatan untuk memastikan bahwa seluruh dokumen mutu yang diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pihak yang berwenang serta terdistribusi dengan benar di lokasi penggunaannya. b. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi LPPM Unimal untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku c. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen penunjang akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dokumen Mutu untuk lembaga meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. d. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar e. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. f. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja

3. REFERENSI

: a. Renstra Universitas Malikussaleh. b. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh.

4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua LPPM. Setelah diterapkan oleh koordinator bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris LPPM. Dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 4.2 Sekretaris LPPM menerbitkan dan menggandakan dokumen 4.3 Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing ketua bidang dengan mengacu pada daftar distribusi dokumen dan daftar perubahan dokumen. 4.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu BJM - LPPM

Pihak Terkait Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM Ka. Tata Usaha

Kasubbag. Data dan Informasi 8

4.5

4.6 4.7

4.8

4.9 4.10

4.11

4.12

4.13

menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang menual mutu (MM) dan SOP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang ain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Sekretaris LPPM, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, Sekretaris LPPM mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. Dokumen level I dan level II dibuat oleh Sekretaris LPPM dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua LPPM. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. Masing-masing ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor status perubahan Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masingmasing bidang Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/ catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluwarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan Koordinator Bidang sesuai dengan metode pemusnahannya

BJM - LPPM

Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM

Sekretaris LPPM

9

5. FLOWCHART 5.1. Pengendalian Dokumen

Mulai

Ketua LPPM

Sekretaris

Mengesahkan Dokumen

Menerbitkan Dokumen

Staf Administras

Menggandakan Dokumen

Kasubag. Umum

Mendistribusikan Dokumen

Penerima Dokumen

Mengganti dokumen lama dengan yang baru

Sekretaris

Mengendalikan Dokumen

Sekretaris

Merevisi Rekaman

Penerima Dokumen

Menyimpan Dokumen

Selesai

BJM - LPPM

10

5.2.

Pengendalian Rekaman

Mulai

Ketua bidang

Ketua bidang

Staf sub bag. Umum

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman

Mentabulasikan data

Sekretaris

Menganalisa data

Sekretaris

Menyusun laporan dan tinjauan manajemen

Selesai

BJM - LPPM

11

AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR : (SOP)

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL JUDUL

: AUDIT INTERNAL




1. TUJUAN

: 1. Menjamin bahwa LPPM Unimal akan melaksanakan Audit Internal sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan. 2. Memastikan bahwa upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan standar mutu telah berjalan dengan tepat dan efektif.

2. DEFINISI

: 1. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. 2. Audit Internal Mutu adalah audit yang dilakukan oleh auditor universitas yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UNIMAL. 3. Audit Sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratanpersyaratan standar mutu. Audit ini dilakukan di kantor (desk evaluation). 4. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu LPPM UNIMAL terhadap standar mutu yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat sendiri (LPPM UNIMAL). 5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 6. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun berdasarkan Dokumen induk untuk lembaga meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Lembaga, dan Pedoman Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. 7. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk lembaga meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang. 8. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu. Standar mutu adalah seperangkat tolak ukur kinerja yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.

3. REFERENSI

: 1. Statutat UNIMAL 2. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh.

4. PROSEDUR Prosedur pelaksanaan Audit Internal dilakukan dalam tiga tahap, yaitu Persiapan, BJM - LPPM

12

Audit Sistem dan Audit Kepatuhan. No Kegiatan

Pihak Terkait

1. Persiapan 4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4

4.1.5

Ketua LPPM melalui ketua pengendalian mutu unit LPPM Unimal memberi mandat kepada auditor LPPM untuk melaksanakan audit internal. Auditor LPPM menyusun jadwal pelaksanaan serta menentukan apa yang akan di audit dan disahkan oleh Ketua LPPM Unimal, disampaikan kepada masing unit kerja di lingkungan LPPM Unimal. Auditor LPPM meminta kesediaan seorang personal dari masing-masing unit kerja untuk bertindak selaku auditor internal di unit kerja lain. Auditor LPPM melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditor unit kerja dan para auditee (unit kerja) yang bersangkutan Auditor LPPM menyelenggarakan refreshing AIM untuk para auditor unit kerja.

Ketua LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

2. Audit Sistem 4.2.1

4.2.2 4.2.3 4.2.4

Ketua LPPM melalui Management Representative (MR) menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit. MR LPPM menyusun Surat Tugas Auditor internal Unit kerja dan disahkan oleh ketua LPPM. MR LPPM Unimal mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal di masing masing unit kerja. Auditor unit kerja melakukan audit sistem sesuai ruang lingkup AIM terhadap masing-masing unit kerja.

Ketua LPPM

Ketua LPPM Ketua LPPM Ketua LPPM

3. Audit Kepatuhan 4.3.1 4.3.2

4.3.3

4.3.4 4.3.5

4.3.6

LPPM Unimal meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi) kepada auditee. Auditor membuat daftar pengecekan sesuai dengan borang audit sistem dan berdasarkan daftar pengecekan tersebut auditor melakukan audit kepatuhan sesuai ruang lingkup AIM melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Auditor mendiskusikan hasil temuan audit kepatuhan dengan Auditee untuk mendapatkan persetujuan, menyerahkan hasilnya kepada ketua pengendalian mutu LPPM (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Auditee. Auditee Menyampaikan umpan balik pelaksanaan Auditor.

Ketua LPPM

Auditor menyusun laporan hasil audit sistem dan audit kepatuhan kemudian menyampaikan kepada MR dan Ketua disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK). Ketua LPPM melalui ketua pengendalian mutu melakukan tindakan koreksi yang sesuai permintaan dan saran dari Auditor.

Ketua LPPM

BJM - LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

Ketua LPPM

13

5. FLOWCHART 5.1. Persiapan Mulai

Ketua LPPM

Auditor LPPM

Memberi mandat melalui MR kepada Auditor Internal Untuk melaksanakan Audit Internal

Surat Tugas sebagai auditor LPPM Unimal

Menyusun jadwal pelaksanaan serta apa yang akan diaudit

Menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup & jadwal audit

Jadwal audit & Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM

Auditor LPPM

Menyampaikan kepada masing-masing unit kerja di lingkungan LPPM Unimal

Surat Tanda Terima jadwal AIM

Auditor LPPM

Meminta kesediaan auditor internal

Auditor LPPM

Melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan Para Auditee Unit kerja

Auditor LPPM

Menyelenggarakan refreshing AIM untuk para Auditor Unit kerja

Ketua LPPM

Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal

Surat Undangan Refreshing

Selesai

BJM - LPPM

14

5.2.

Audit Sistem

Mulai

Ketua LPPM

Melalui MR LPPM menyusun AIM (distribusi,jadwal, waktu)

MR LPPM

Menyusun Surat Tugas Auditor Internal unit kerja

Ketua LPPM

Mengesahkan Surat Tugas

MR LPPM

Auditor internal unit kerja

Daftar distribusi audit unit kerja dan jadwal audit AIM

Surat Tugas Auditor Internal Unit kerja yang telah disahkan

Melakukan koordinasi pelaksanaan Audit internal unit kerja

Undangan koordinasi pelaksanaan Audit AIM unit kerja

Melaksanakan audit sesuai lingkup tugasnya dan menyerahkan hasil audit.

Checklist audit Borang laporan audit Borang penilaian AIM

Auditee unit kerja

Auditor internal unit kerja

Menerima checklist audit, borang laporan audit, borang penilaian AIM dan menandatangani serta mengisi borang klarifikasi dan rencana tindakan koreksi

Sesuai waktu yang disepakati dengan unit kerja, kembali mengaudit setelah ada tindakan koreksidari auditee

Borang klarifikasi rencana tindakan koreksi

Borang penilaian dan catatan hasil audit internal unit kerja

Selesai

BJM - LPPM

15

5.3.

Audit Kepatuhan Mulai

MR LPPM

Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi) kepada Auditee

Surat Permintaan Kesediaan dan alokasi

Auditor internal LPPM

Auditor internal

Auditee

Ketua dan MR LPPM

Auditee

Auditor membuat daftar pengecekan (checklist) sesuai dengan borang audit system dan melakukan audit kepatuhan sesuai checklist audit sistem melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif

Mendiskusikan hasil temuan audit kepatuhan dengan Auditee untuk mendapatkan persetujuan, menyerahkan hasilnya kepada Wakabid. AIM ( softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Ketua Bidang. AIM

Menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Ketua Bidang AIM

Menyusun Laporan AIM dan menyampaikan kepada Ketua LPPM disertai konsep PTK

Melakukan tindakan koreksi dan melaporkan kepada atasan langsung

Checklist AIM Borang Laporan AIM dan Daftar CAR Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi AIM IK Pelaksanaan Audit Kepatuhan untuk Auditee dan Auditor

Daftar Penyerahan Laporan AIM oleh Auditor Internal

Borang Umpan Balik Auditee

Lay out Laporan AIM

Laporan tindakan koreksi atas temuan

Selesai

BJM - LPPM

16

Tim Penyusun Ketua

: DR. Muhammad, ST., M.Sc

Anggota

: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

BJM - LPPM

DR. Ir. Mawardati, M.Si (FP) DR. Murhaban,SE., M.Si, Ak (FE) Abubakar, ST. MT (FT) Elvira Sari Dewi, SP, MS. (FP) M. Haykal, SE. M.Si, Ak (FE) Subhani, S.Sos, M.Si (FISIP) Marlia Sastro, SH.M.Hum (FH)

17

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Recommend Documents