Modul 5
Použití databází
Spuštění a ukončení databázové aplikace Access Aplikaci Access spustíte tak, že vyhledáte její ikonu v nabídce "Start" a klepnete na ní. Najdete ho v Sekci Všechny programy/Mircosoft Office. Po výběru Microsoft Office Access 2007 se zobrazí hlavní okno aplikace.
Ukončení aplikace Access Aplikaci Access ukončíte jako každou jinou aplikaci, tedy klepnutím na tlačítko s křížkem v právě horní části hlavního okna.
13
Modul 5
Použití databází
První spuštění aplikace Access. Jak vidíte, databázový program je na rozdíl od jiných aplikací trochu jiný. Nezobrazí se hned pracovní plocha jako je tomu např. u aplikace Word, nebo Excel, kde můžeme hned začít pracovat. Musíme si databázi nejdříve vytvořit, nebo otevřít již existující.
Otevření nové prázdné databáze Po spuštěni aplikace Access:
14
Modul 5 1) 2) 3) 4) 5)
Použití databází
Na úvodní stránce (okně aplikace) klepneme na tlačítko „Přadná databáze“ Do pole Název souboru napíšeme název naší nové databáze Můžeme vybrat umístnění, kde bude naše databáze uložena Vytvoření databáze dokončíme stlačením tlačítka Vytvořit Bude vytvořena nová databáze a v zobrazení datového listu je otevřena nová tabulka.
Pozn.: Aplikace Access 2007 vytváří soubory s příponou .accdb Starší verze aplikace Access vytvářeli soubory s koncovkou .mdb
1. Záhlaví: Zde je zobrazen název souboru s databází na které pracujeme 2. Panel nástrojů Rychlý přístup: Zde jsou umístěny často používané příkazy, například Uložit a Zpět. Můžete sem přidat své oblíbené příkazy. 3. Tlačítko Office: Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte nabídku se základními příkazy, například Nový, Otevřít, Uložit jako, Tisk a Zavřít. Klepnutím na příkaz Možnosti aplikace Access ve spodní části této nabídky zobrazíte nastavení aplikace, například předvolby kontroly pravopisu, která se ve starších verzích aplikace otevírala v nabídce Nástroje příkazem Možnosti. 4. Pás karet: Zde jsou umístěny příkazy, které potřebujete k práci. Pás karet slouží ke stejnému účelu jako nabídky a panely nástrojů v jiných programech. 5. Navigační podokno: Po otevření nebo vytvoření databáze se v navigačním podokně zobrazí názvy objektů dané databáze. Databázové objekty zahrnují tabulky, formuláře, sestavy, stránky, makra a moduly. Navigační podokno lze skrýt a zase zobrazit pomoci klávesy F11. 6. Dokumenty s kartami: na tomto místě najdeme karty všech otevřených objektů databáze. 7. Pracovní část: zobrazuje konkrétní objekt, na kterém právě pracujeme. 8. Stavový řádek: Tento standardní prvek uživatelského rozhraní slouží k zobrazování stavových zpráv, nápovědy k vlastnostem, indikátorů průběhu a podobně. Na stavovém řádku v aplikaci 15
Modul 5
Použití databází
Office Access 2007 jsou stejně jako v jiných aplikacích sady Office Professional 2007 k dispozici dvě standardní funkce: přepínání zobrazení a Lupa.
Pás karet Pas karet je vodorovná oblast (pruh), která se po spuštění aplikace sady Office (například aplikace Access) táhne podél horního okraje okna aplikace. Příkazy, které potřebujete k práci, jsou rozděleny do skupin a umístěny na kartách, například na kartách (Domů a Vytvořit). Klepáním na jednotlivé karty je možné přepínat mezi zobrazenými sadami příkazů.
Další příkazy v dialogových oknech Pokud je v pravém dolním rohu skupiny zobrazena malá šipka (říká se jí ikona pro otevření dialogového okna), znamená to, že jsou pro tuto skupinu k dispozici podrobnější nebo rozšířené možnosti. Klepnete-li na šipku, otevře se dialogové okno nebo podokno úloh s dalšími možnostmi. Pro ovládaní Pásu karet se dá použít i klávesnice. Některé klávesové zkratky jsou ve spodní části dokumentu v přehledné tabulce. Ale můžeme si pomoci i jinak. Když stlačíme Klávesu ALT, zobrazí se popisky u jednotlivých příkazů. Stlačením dané klávesy se posunete na zkratky ve skupině a další stlačení klávesy bude znamenat vykonání příkazu, nebo otevření dialogového okna atd. Určitě si časem na běžně používané kombinace kláves zvyknete a možná zjistíte, že běžné příkazy je lepší vykonávat právě touto cestou.
Otevření existující databáze
16
Modul 5 1) 2) 3) 4)
Použití databází
Klikneme na tlačítko Office Vybereme položku Otevřít Vybereme databázový soubor Klepneme na tlačítko Otevřít
V aplikaci Access můžeme mít otevřenou v jednu chvíli jen jednu databázi. To znamená, ze uzavření databáze znamená jednoduše zavření celé aplikace Access, nebo otevření jiného souboru s databází.
Nápověda aplikace Access 2007 Pokud si nebudeme vědět rady jak na nějaký problém, ztratíme se v nastavení nějaké funkce, pak můžeme s výhodou používat Nápovědu aplikace MS Access. V jakékoli situaci stlačíme klávesu F1 a zobrazí se okno s nápovědou
17
Modul 5
Použití databází
Do zvýrazněného pole napíšeme název funkce, nebo oblast, ze které potřebujeme pomoc a Nápověda k aplikaci Access nám najde relevantní témata. Výběrem tématu - kliknutím na modře zvýrazněný text dostaneme text k danému tématu nápovědy. V příkladu hledáme nápovědu k tématu Tabulka a po stlačení klávesy ENTER, nebo tlačítko Hledat dostaneme seznam témat.
Pokud potřebujeme pomoc s vytvářením tabulky, klepneme na nadpis s textem Vytváření tabulek v databázi a zobrazí se požadované téma.
18
