Sponsor- & samenwerkingsovereenkomst De ondergetekenden: A. Vereniging …………. te Delft, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken Delft onder nummer …………….., hierna te noemen “de Vereniging” en ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………………… B. De TU Delft, gevestigd te Delft, hierna te noemen “de Sponsor” en ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door het Hoofd Sport & Cultuur, de heer R.A. Browne. De Vereniging en de Sponsor zullen gezamenlijk ook aangeduid worden als “partijen”.
Aan deze sponsor- & samenwerkingsovereenkomst liggen de volgende uitgangspunten en voorwaarden ten grondslag: a.
De Sponsor heeft als doel om studenten in Delft een goed en stimulerend studie- en leefklimaat te bieden.
b.
De Sponsor hecht groot belang aan de directe betrokkenheid van de studenten zelf bij de realisering van bovengenoemd leefklimaat.
c.
De Sponsor is van oordeel dat de door de Vereniging geformuleerde doelen en de door de Vereniging in dat kader georganiseerde activiteiten daaraan een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Zie bijlage 1 “Ambitieplan vereniging”.
d.
De Sponsor merkt de Vereniging aan als een Delftse studentensportvereniging actief op het gebied van ………….
e.
De Vereniging heeft voor het verwezenlijken van haar doelstellingen onder meer ondersteuning nodig. De Vereniging heeft de mogelijkheid en bevoegdheid om met betrekking tot haar activiteiten overeenkomsten van sponsoring en samenwerking te sluiten op onderdelen als omschreven in deze overeenkomst.
f.
De Vereniging en de Sponsor willen een sponsorrelatie aangaan, waarin wederzijdse afspraken en de wijze van samenwerking wordt geregeld.
Versie: Juni 2012
1
g.
De Sponsor is bereid de Vereniging financieel en/of organisatorisch te ondersteunen, wanneer: de Vereniging bestuurlijk georganiseerd is om continuïteit te garanderen en jaarlijks verantwoording af te leggen over de geleverde prestaties van de vereniging; de Vereniging haar ambities voor de looptijd van de overeenkomst geformuleerd heeft in een plan welke is bijgevoegd als bijlage 1 en onderdeel is van deze overeenkomst; de Sponsor zich middels de onder artikel c. van deze overeenkomst bedoelde activiteiten van de Vereniging op enigerlei wijze, direct of indirect, kan profileren; de Vereniging in het kader van deze sponsorovereenkomst actief samenwerkt met de Sponsor bij het uitdragen van de Sponsor.
h.
De Vereniging heeft per 1 december 2012, …… (tenminste 50) leden, waarvan ……% (tenminste 75%) student of medewerker zijn van de TU Delft of aan een HBO-opleiding die aan de TU Delft gerelateerd is. De sponsor heeft de Vereniging vanwege het belang voor de breedte van het sportaanbod dispensatie verleend voor de voorwaarden ten aanzien van het minimum aantal leden en/of het minimale percentage TU- en/of HBO-studenten.
i.
De Vereniging neemt wel/geen deel aan een erkende competitie (voor de niveau indeling wordt verwezen naar bijlage 3) en wel op niveau: 1 1 en 2 1, 2 en 3
j.
De Vereniging maakt voor haar activiteiten wel / niet gebruik van de door de Sponsor gefaciliteerde accommodatie.
k.
De Sponsor is materieel de hoofdsponsor van de Vereniging. De Sponsor stemt er echter mee in door de Vereniging in contacten met derden aangeduid te worden als de “Huissponsor”. De Sponsor heeft daarbij aangegeven dat het zichtbaar maken van deze samenwerkingsovereenkomst één van de hoofddoelen van de Sponsor is.
l.
De toekenning van faciliteiten vindt plaats op basis van: het aantal leden van de Vereniging dat per 1 december 2012 beschikt over een geldige sportkaart van de Unit Sport & Cultuur van de TU Delft; de ondersteuning in het seizoen 2011-2012; de eventuele aanvullende afspraken voor het seizoen 2012-2013. de resultaten van het gerealiseerde benchmark en finetuning proces.
Versie: Juni 2012
2
Partijen hebben met betrekking tot het voorgaande overleg gevoerd en ZIJN ALS VOLGT ONDERLING OVEREENGEKOMEN: Prestaties van de Sponsor: 1. De Sponsor zal de Vereniging …….garantiemaanden in het kader van de Regeling Afstudeersteun Studenten (RAS) ter beschikking stellen ter ondersteuning van de bestuurlijke continuïteit van de Vereniging, zulks onverminderd hetgeen daaromtrent in de RAS is bepaald. Toekenning vindt plaats door het College van Bestuur, mede op basis van advisering door de CCFO en de Sponsor. 2. De Sponsor zal de Vereniging ondersteunen met een waarde van maximaal € …………..(zegge …....:)(zie bijlage 2). 3. De RAS-maanden worden door de Sponsor ter beschikking gesteld voor het besturen van de Vereniging. De maximaal onder 2 genoemde ondersteuning wordt door de Sponsor ter beschikking gesteld voor de uitvoering van de activiteiten van de Vereniging. Opname van beide vormen van ondersteuning in deze overeenkomst heeft tot doel een goede inhoudelijke afstemming tussen beide vormen van ondersteuning te waarborgen. 4. Initiatieven van de Vereniging op het gebied van topsport en/of op het gebied van Sport & Techniek zoals (bijvoorbeeld) initiatieven op het gebied van technische innovaties in de sport, wetenschappelijk onderzoek, experimenten en organisatie van symposia, ziet de Sponsor graag tegemoet. Na goed overleg voorafgaand aan de activiteit tussen de Vereniging en de Sponsor, kan de Sponsor dergelijke initiatieven extra ondersteuning bieden. 5. Alle (productie)kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden zoals gemeld onder artikel 13 van deze overeenkomst, komen, na afstemming met de Sponsor, voor rekening van de Sponsor. 6. De Sponsor draagt er zorg voor en staat er garant voor dat de Vereniging zijn officiële thuiswedstrijden altijd kan spelen op de door de Sponsor gefaciliteerde accommodatie. 7. De sponsor werkt in het kader van deze overeenkomst actief met de vereniging samen bij het positief uitdragen van hun samenwerking. Prestaties van de Vereniging: 8. De Vereniging werkt in het kader van deze overeenkomst actief met de Sponsor samen bij het positief uitdragen van hun samenwerking. 9. De Sponsor beschouwt de onder c. genoemde activiteiten van de Vereniging, als een programmatische en organisatorische bijdrage van de Vereniging aan het sportaanbod voor studenten.
Versie: Juni 2012
3
10. De Vereniging levert, zoals vermeldt in bijlage 2, in overleg met en/of op verzoek van de Sponsor een specifieke programmatische en/of organisatorische bijdrage aan het sportaanbod van de Unit Sport & Cultuur van de TU Delft in de vorm van …… 11. De Vereniging heeft uiterlijk 1 september 2012 zorg gedragen voor plaatsing van het logo en/of de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam van de Sponsor op de officiële wedstrijdkleding en overige officiële uitrusting van de Vereniging en/of officials van de Vereniging, conform de huisstijl en wensen, zie bijlage 4, van de Sponsor. 12. Gezien het onder “k” genoemde uitgangspunt geeft de Vereniging aan de Sponsor toestemming voor: het openbaar maken en verveelvoudigen door de Sponsor van door de vereniging expliciet voor dit doel aangeleverde afbeeldingen van (leden van) de Vereniging in het kader van activiteiten als onder artikel c. van deze overeenkomst bedoeld, voor zover de Sponsor hiervan gebruik wenst te maken ten behoeve van onder meer radio, televisie, video, social media, film of drukwerk, in de meest ruime zin des woords; zulks in overeenstemming met het beeld- en portretrecht; het gebruik van de naam van de Vereniging in het kader van de hiervoor onder c. bedoelde activiteiten en ten behoeve van onder meer de hierboven genoemde media, mits de Vereniging hier vooraf van op de hoogte gebracht is. 13. De Vereniging biedt de Sponsor de onderstaande communicatiemogelijkheden, diensten en ondersteuning: De medewerking aan en het aanwezig zijn van (een vertegenwoordiging van) de Vereniging bij activiteiten waaraan de Sponsor in het kader van zijn PR-beleid deelneemt. Uitsluitend voor zover daarvoor de voorbereiding en de deelneming van de Vereniging aan haar eigen activiteiten niet wordt verstoord; Het ter beschikking stellen van een ruimte in het verenigingsorgaan, programmaboekjes ed. in het kader van “free publicity /advertorials”; Het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van (een) reclamebord(en) op de eigen accommodatie van de verenging bij thuiswedstrijden, op de navolgende plaatsen …………………………; De toestemming om tijdens op het publiek gerichte activiteiten van de Vereniging gratis promotieartikelen uit te delen (sampling) onder meer via een door de Sponsor bij die activiteit te plaatsen promotiestand ter grootte van ………………………………. m2; Het recht om tijdens op het publiek gerichte activiteiten van de Vereniging exclusief, derhalve met uitsluiting van concurrerende merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden; Het recht tot verkrijgen van (tribune-)plaatsen voor medewerkers, relaties en consumenten. Aantallen in nader overleg te bepalen; Versie: Juni 2012
4
Het recht tot verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte, bij op het publiek gerichte activiteiten van de Vereniging, waar uitsluitend de Sponsor gasten kan ontvangen. 14. De Vereniging ontplooit, voor zover mogelijk, in samenwerking met de Sponsor initiatieven op het gebied van Sport & Techniek. 15. De Vereniging werkt eraan mee, dat de Sponsor optimaal gebruik kan maken van de in artikel 12 en 13 omschreven communicatiemogelijkheden en blijft daartoe actief contact onderhouden met de Sponsor. In de jaarplanning, zie bijlage 5, zijn de contactmomenten aangegeven. 16. De Vereniging zal over de wijze waarop de Vereniging het logo, de bedrijfs-, product- handels- of merknaam van de Sponsor naar buiten brengt, vooraf overleg plegen met de Sponsor, in dezen vertegenwoordigd door de coördinator Sport. 17. De vereniging levert, in een door de Sponsor aangereikt format, zie bijlage 6, uiterlijk 15 oktober 2012 een complete ledenlijst in. 18. De Vereniging garandeert de Sponsor dat noch zijzelf noch haar officials in het kader van de uitvoering van de activiteiten van Vereniging betrokken zijn of worden bij reclameactiviteiten ten behoeve van andere sponsoren dan de in artikel 24 genoemden en de sponsoren die conform artikel 23 alsnog geworven zijn. 19. De Vereniging is verantwoordelijk om een jaarplanning van haar activiteiten aan de Sponsor te overleggen zodat zowel de Sponsor als de Vereniging in staat worden gesteld het maximale resultaat uit de samenwerking te realiseren. Van eventuele wijzigingen in deze jaarplanning stellen de Vereniging en de Sponsor elkaar tijdig en schriftelijk in kennis. 20. Beide partijen streven een zo open en transparant mogelijke relatie na. In dat kader overlegt de Vereniging jaarlijks een door de Vereniging goedgekeurde sport gerelateerde begroting en jaarrekening (bijlage 11) aan de Sponsor. De Sponsor kan de Vereniging vragen om een accountantsverklaring bij de jaarrekening. De kosten hiervan zijn voor rekening van de Sponsor. De Sponsor geeft in bijlage 2 bij deze overeenkomst een verantwoording van de waarde van de in de overeenkomst opgenomen ondersteuning. Algemene afspraken 21. De Vereniging en Sponsor verplichten zich ertoe om haar activiteiten te verrichten met inachtneming van de geldende nationale- en internationale afspraken en/of reglementen. 22. Deze overeenkomst is aangegaan voor een periode van een jaar, ingaande 1 september 2012 en eindigende 1 september 2013.
Versie: Juni 2012
5
23. De vereniging is gerechtigd tot het sluiten van overeenkomsten van sponsoring met andere partijen dan de Sponsor na melding aan de Sponsor. De Vereniging zal binnen 1 week na deze melding van de Sponsor vernemen of deze bezwaar heeft tegen de voorgestelde cosponsor. In het geval van bezwaar zal de Sponsor in overleg treden met de Vereniging, waarbij het uitgangspunt is dat een overeenkomst met een cosponsor alleen kan worden aangegaan op basis van instemming van zowel de Vereniging als de Sponsor. Zonder tegenbericht van de Sponsor is de vereniging vrij om vervolgovereenkomsten aan te gaan met een eerder door beide partijen aanvaarde cosponsor. De Sponsor zal de informatie van de Vereniging strikt vertrouwelijk en met oog voor het belang van de Vereniging behandelen. 24. De Vereniging heeft op dit moment – met goedkeuring van de Sponsor (in overeenstemming met artikel 23) – overeenkomsten van sponsoring gesloten, of heeft rekening te houden met door derden gesloten en extern opgelegde sponsorcontracten, met: a………. b………. c………. d………. e………. 25. Het benaderen van gezamenlijke sponsoren zal enkel in samenspraak met betreffende Vereniging(en) plaatsvinden. 26. Vereniging en Sponsor stemmen bestuurlijk, programmatisch en organisatorisch actief en zo goed mogelijk met elkaar af. 27. De Vereniging en de Sponsor hebben jaarlijks meerdere keren overleg waarin o.a. deze overeenkomst, de wederzijdse prestaties en de onderlinge samenwerking zal worden geëvalueerd. De hiervoor bestemde momenten staan vermeld in de jaarplanning (zie bijlage 5). 28. De Vereniging en de Sponsor hebben de intentie om hun samenwerking, zoals in deze overeenkomst is voorzien, na afloop van de genoemde periode voort te zetten. Over deze voortzetting zullen zij uiterlijk zes maanden voor de genoemde einddatum met elkaar in overleg treden. Wanneer daartoe gevoerde onderhandelingen en besprekingen niet uiterlijk drie maanden voor de afloop van de genoemde periode tot overeenstemming over voortzetting hebben geleid, is de Vereniging vrij zich met andere partijen dan de Sponsor ter zake van soortgelijke sponsoring te verbinden. 29. Op basis van de resultaten uit het overleg genoemd in artikel 27, de resultaten van de finetuning en gegevens van het voorafgaande jaar kan worden vastgesteld: a. of de Vereniging nog voldoet aan de criteria die gelden voor erkenning als studentenvereniging; b. het aantal leden van de Vereniging waarop de toekenning van sponsormiddelen voor het komende jaar zal worden gebaseerd (zie bijlage 6); c. voor welke ondersteuningsniveau de Vereniging voor het komende jaar in aanmerking komt (zie artikel “i”).
Versie: Juni 2012
6
Op basis van de uitkomsten van het overleg en het genoemde in artikel 28 en 29 stelt de Sponsor, binnen de kaders van deze overeenkomst, haar bijdrage voor het volgende seizoen vast en worden de artikelen met betrekking tot de prestaties van de Sponsor en de Vereniging in deze overeenkomst zo nodig aangepast. 30. Over het aanstellen en functioneren van de door de Sponsor ter beschikking gestelde trainer/coach/docent als onderdeel van deze overeenkomst, zullen de Vereniging en de Sponsor overleg voeren volgens een vastgestelde (zie bijlage 7) procedure voor de werving, selectie en evaluatie van trainer/coach/docent. 31. De Vereniging zal zelf geen betalingen voor arbeid doen aan docenten, trainers en coaches zonder overleg met de Sponsor. 32. Beëindiging van deze overeenkomst tijdens de looptijd is door de partijen uitgesloten, echter met dien verstande dat beide partijen te allen tijde het recht hebben de overeenkomst te beëindigen, indien: a. de Vereniging gedurende de periode van meer dan twaalf maanden niet in staat is haar activiteiten zoals in de onder artikel c. (genoemd onder uitgangspunten en voorwaarden) van deze overeenkomst bedoeld op het beoogde niveau te verrichten, een en ander conform de jaarplanning; b. de andere partij zich zodanig gedraagt of heeft gedragen, dat in redelijkheid van de opzeggende partij niet kan worden verwacht de onderhavige overeenkomst te laten voortduren. Eén en ander in verband met het feit dat door dit gedrag het beoogde doel van de overeenkomst niet of nauwelijks bereikbaar wordt; c. één van beide partijen op grond van gewijzigde afspraken of reglementen van overkoepelende instanties niet (meer) gerechtigd is om de overeengekomen prestaties te bieden. d. in geval van niet nakoming door één van de partijen van één of meer verplichtingen uit deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na ingebrekestelling de ontbinding van de overeenkomst te vorderen, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen. 33. Tussentijdse opzegging dient schriftelijk en aangetekend te geschieden onder vermelding van de gronden waarop deze opzegging is gebaseerd. De opzeggende partij dient een opzegtermijn in acht te nemen van twee maanden, ingaande de dag dat het aangetekend schrijven voor het eerst aan de wederpartij door de bezorgende instantie wordt aangeboden. Tot aan de door de bedoelde opzegging bereikte einddatum van deze overeenkomst blijven beide partijen hun verplichting nakomen, tenzij zij daartoe niet langer in staat zijn. In dat geval vervalt ook de verplichting voor de tegenprestaties. Reeds betaalde of verschuldigde termijnbetalingen worden niet tussen de partijen verrekend. Het uitgegeven geld dient als verloren beschouwd te worden, tenzij het eigendom bij één der partijen ligt. 34. De Partijen dragen er te allen tijde zorg voor dat elk optreden door of namens één der Partijen in het openbaar, in welk verband dan ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. 35. De Vereniging onthoudt zich dan ook van gedragingen ten gevolge waarvan de Sponsor zijn goede naam en zijn communicatieve belangen worden geschaad.
Versie: Juni 2012
7
36. Vereniging en Sponsor houden elkaar op de hoogte van de gang van zaken met betrekking tot hun activiteiten zoals in deze overeenkomst en in de bijlagen bedoeld, zodat zij zo goed mogelijk in kunnen spelen op de effecten daarvan en zij het gebruik van de overeengekomen communicatiemogelijkheden daaraan kunnen aanpassen. 37. Het is de Sponsor en/of de Vereniging niet toegestaan de rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. 38. Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten uit deze overeenkomst op enigerlei wijze uit te oefenen. 39. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 40. Partijen kunnen slechts schriftelijk van deze overeenkomst afwijken. Aanvullingen dienen eveneens schriftelijk tussen partijen te worden vastgelegd. Vastleggen van wijzigingen geschiedt in de appendix (zie bijlage 12). 41. Indien op grond van de juridische entiteit van de Vereniging op de onderhavige overeenkomst goedkeuring vereist is van (een) derde(n), te weten ………………………………….., wordt deze overeenkomst aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat uiterlijk op ……………………………………………………… deze goedkeuring zal zijn verleend. Dit artikel is bij deze overeenkomst wel / niet van toepassing.
Aldus opgemaakt en getekend te Delft op …………..
De Vereniging
De Sponsor
Bijlagen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Verenigings(ambitie)plan Specificatie Sponsortoekenning Ondersteuningsniveaus Huisstijl richtlijnen Unit Sport & Cultuur Afstemming Jaarplannen Format Ledenlijst Procedure Werving Docenten/Trainers/Coaches Gebruik Verenigingskrachtruimte (VKR) Overeenkomst Materiaalgebruik Intentieverklaring Jaarrekening en begroting Studenten Sport Vereniging Appendix Sponsor- & samenwerkingsovereenkomst
Versie: Juni 2012
8
Akkoord Bedrijfsbureau
Datum:
