Příloha č. 1 k opatření děkana 31/2014 – spisový a skartační řád FSV UK
Spisový a skartační rejstřík
A
Spisový znak A I/1 A I/2 A I/3
Organizace, záležitosti vedení UK a jednotlivých pracovišť
Věcná skupina typů dokumentů Základní předpisy UK a součástí UK (statuty a vnitřní předpisy) Další předpisy UK, fakult a dalších součástí UK (opatření rektora, kvestora, děkanů, ředitelů …)
A VI/1 A VII/1 A VII/3 A VIII/1 A VIII/2 A VIII/3 A VIII/4 A IX/1 A IX/2
Zřizování fakult, institutů, kateder a dalších pracovišť, jejich rušení, reorganizace Agenda akademických funkcionářů UK -rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, ředitelů (zápisy z porad, zásadní dokumenty) Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební programy) Akademický senát (zápisy z jednání, zásadní korespondence) Kolektivní orgány vedení UK, fakult -správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (zápisy ze zasedání, protokoly, dokumenty) Agenda tajemníka fakulty (zápisy z porad, zásadní dokumenty) Agenda jednotlivých kateder, institutů, odborů a oddělení (zápisy z porad, plány, zásadní dokumenty) Evaluace, hodnocení fakult a jednotlivých pracovišť Vnitřní audit - zprávy o auditu Čestné doktoráty, emeritní profesury, hostující profesury Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly in memoriam Univerzitní a fakultní slavnosti Univerzitní soutěže a ceny (vědecké, studentské, odborné) Tiskové zprávy, významné AR výstupy Styk s novináři, ostatní propagace
B
Personální agenda
A II/1 A III/1 A III/2 A IV/1 A V/1
Spisový znak BI B II/1 B II/2
Věcná skupina typů dokumentů Systemizace míst Přijímání a vyřazování pracovníků-obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, žádosti o místo, nabídky) Odborné hodnocení pracovníků- obecné záležitosti
Skartační znak a lhůta A 10 V 10 A 10 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A 10 A5 A5 A5 A5 V 10 A5 V 10
Skartační znak a lhůta A5 V4 V5
B IV/1 B IV/2 B V/1 B V/2 B VI B VII/1 B VII/2 B VIII/1 B VIII/2 B VIII/3
Osobní spisy zaměstnanců (dohoda o vzniku prac. poměru, průběh zaměstnání, vědecké a studijní pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru). Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní výsledky, rozsudky apod. ukládat i v personáliích zaměstnanců) Odpovědnost za vzniklou škodu Přehledy, rozpisy dovolených Evidence dovolených Statistiky, přehledy zaměstnanců Kolektivní vyjednávání a smlouvy Závodní preventivní péče Bezpečnost práce (směrnice, přehledy, kniha úrazů, těžké prac. úrazy) Bezpečnost práce (lehké úrazy, kniha úrazů, odškodňovací komise) Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení) Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní výsledky, rozsudky apod. ukládat i v personáliích zaměstnanců) Odpovědnost za vzniklou škodu Přehledy, rozpisy dovolených Evidence dovolených Statistiky, přehledy zaměstnanců Kolektivní vyjednávání a smlouvy Závodní preventivní péče Bezpečnost práce (směrnice, přehledy, kniha úrazů, těžké prac. úrazy) Bezpečnost práce (lehké úrazy, kniha úrazů, odškodňovací komise) Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení)
C
Vědecko-výzkumná činnost
B III/1 B III/2 B IV/1 B IV/2 B V/1 B V/2 B VI B VII/1 B VII/2 B VIII/1 B VIII/2 B VIII/3 B III/2
Spisový znak CI C II/2 C II/5 C III/1 C III/2 C III/3 C III/4 C III/5 C IV/1
Věcná skupina typů dokumentů Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výzkumné záměry, projekty, návrhy, hodnocení) Interní programy podpory vědy UK- přijaté projekty- návrhy, posudky, smlouvy, závěrečné zprávy Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další financování podpory vědy ze zdrojů mimo UK)- smlouvy, zprávy, dokumenty Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové)- zadání, smlouvy, zprávy Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výjimkou grantů)-smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vědeckého výzkumu (s výjimkou grantů)-smlouvy, zprávy Aplikovaný výzkum- spolupráce s podniky (zadání, smlouvy, zprávy) Základní a aplikovaný výzkum (korespondence, dokumentace, zprávy) Znalecká činnost- znalecké posudky
A 10 V 10 A 10 V5 S3 S3 A 10 A 10 S5 A 10 V 10 S5 V 10 A 10 V5 S3 S3 A 10 A 10 S5 A 10 V 10 S5
Skartační znak a lhůta A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 V5 V 10
C VI/1
A5
C VII/1
Docentury a habilitační řízení, habilitační práce Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult a Nakladatelství Karolinum)
C VII/2
Ediční záležitosti, příprava publikací, vydavatelská agenda, redakční a ediční rady
V 10
Univerzitní fakultní knihovna, středisko vědecko-tech. informací- koncepce činnosti, C VIII/1 organizace, předpisy, zprávy o činnosti za roční období C IX/1 Vědecké konference- zápisy z jednání, souhrnné zprávy
D
Spisový znak
D II/1 D II/2 D II/3 D II/4
Přijímací řízení- dotazníky, výsledky testů, zkoušek- nepřijatí uchazeči (Pozn.: Před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení) Zápis do studia
D III/4
Spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského studijního programu, spisy účastníků rigorózního řízení (včetně protokolů o státních zkouškách a dokladu o splněných studijních povinnostech) Matriky studentů, absolventů, rigorózního řízení Celoživotní vzdělávání zaměřené zájmově, včetně Univerzity třetího věku- seznamy a přehledy účastníků, přehledy vypsaných kurzů
D IV DV D VI/1 D VI/2 D VI/3 D VI/4 D VII D VIII D IX DX D XI/1 D XI/2 D XII/1 D XII/2
Rozhodování ve věcech studia-řízení zahajovaná na žádost i z vlastního podnětu, včetně disciplinárního řízení, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení (konečné rozhodnutí se zakládá do spisu studenta) Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace (nostrifikace) Kvalifikační práce- bakalářské, diplomové, dizertační, rigorózní Dílčí zkoušky a zkušební výkazy Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D.) Úrazy a úmrtí studentů Mimosoudní rehabilitace Studentské, fakultní a univerzitní spolky Styk s absolventy (Spolek Carolinum) Poplatky spojené se studiem - souhrnné přehledy Poplatky spojené se studiem - výběr, evidence, ostatní dokumentace Stipendia- souhrnné přehledy Stipendia- žádosti, vydávání rozhodnutí, udělování, přezkumné řízení
D III/1 D III/2
A 10 A5
Studijní záležitosti
Věcná skupina typů dokumentů Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů, žádosti, schválení, dokumenty zásadní povahy Karolinky (seznamy přednášek, informace o fakultě) Přijímací řízení- podmínky, zadávání testů a správné odpovědi ,zprávy, přehledy přijatých a nepřijatých uchazečů (s uvedením výsledků ) Přezkumné řízení v přijímacím řízení
D I/1 D I/3
A5
Skartační znak a lhůta A 10 A1 A5 V 10 V5 A 10
A 10 A3 A5
V 10 A5 A5 S5 S3 A5 V 10 A 10 V5 V 10 A 10 V 10 A 10 V 10
E
Spisový znak
Mezinárodní vztahy
E II/2 E II/3
Věcná skupina typů dokumentů Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědeckopedagogickými institucemi Zahraniční smlouvy a dohody- plnění Členství v mezinárodních nevládních organizacích -přihlášky, dokumentace Programy pro podporu mobility studentů a zaměstnanců fakulty Pobyty studentů fakulty v zahraničí organizované UK-místo a dobu pobytu a získané atestace Pobyty zahraničních studentů na UK- doba pobytu a získané atestace
E II/4
Pobyty zaměstnanců fakulty v zahraničí (včetně zpráv ze zahr. cest), pobyty cizinců nestudentů na fakultě- zásadní doklady
F
Právní záležitosti
E I/1 E I/2 E I/4 E II/1
Spisový znak F I/1
G
Spisový znak G I/1 G I/2 G I/4 G I/5 G II/1 G II/2 G IV/1 G IV/2
Věcná skupina typů dokumentů Právní spory a zastupování (rozhodnutí soudů, zásadní spisy)
Skartační znak a lhůta A5 V5 A 10 A5 A5 A5 A5
Skartační znak a lhůta A 10
Plány, styk s dodavateli a orgány státní správy
Věcná skupina typů dokumentů Výhledové a roční plány Projednávání a styk s dodavateli Projednávání a styk s dalšími orgány státní správy Smlouvy s dodavateli Investiční záměry, schvalovací řízení, zprávy o realizaci Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace) Arbitráž a penalizace Statistika
Skartační znak a lhůta A5 V5 V 10 V 10 V 10 S 10 V 10 V 10
H
Spisový znak H I/1
Rozpočet, finanční hospodaření a účetnictví
H I/2 H I/3 H II/1 H II/2 H II/4 H II/5 H III H IV/1 H IV/2 H IV/3 H V/1 H V/2 H VI H VII H VIII
Věcná skupina typů dokumentů Dokumentace účtů (zřizování, výpisy) Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31,odst. 2,písm.a/zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví) Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány Specifikace rozpočtových dat Rozpisy rozpočtů fakulty Rozpočtové změny Roční a pololetní statistické údaje Fakturace Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (nadlimitní zakázky) Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (ostatní zakázky) Objednávky, smlouvy (včetně smluv o dílo) Mzdové listy Poklady ke mzdám Pokladní služba Evidenční listy důchodového pojištění Dary a darovací smlouvy
J
Vnitřní správa (správa budov, tech. záležitosti)
Spisový znak J I/1 J I/2 J II J III J V/1 J VI/1 J VI/2 J VII J IX/1 J IX/2 J X/1 J X/2
Věcná skupina typů dokumentů Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy Pasportizace budov Pronájmy a nájmy budov a místností Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu Údržba, údržbářské dílny Inventarizace- hlavní inventarizační zápis Inventarizace- inventurní soupisy Přístrojové vybavení, stroje, zařízení, nehmotný majetek (včetně záznamů o jejich zápůjčkách a převodech) Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy z elektronických systémů spisové služby), rejstříky aj. Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť) Požární ochrana, ochrana budov- směrnice, výkazy za roční období Požární ochrana- hlášení a výkazy, školení
Skartační znak a lhůta V 10 A 10 V 10 S 10 S 10 S 10 S 10 S 10 V 10 S 10 S 10 V 50 S 10 V 10 S 50 V 10
Skartační znak a lhůta A5 A1 V 20 A5 S3 V 10 S5 S5 A5 A3 A 10 S5
K
Spisový znak KI K III/2
Informační systémy a výpočetní technika
Věcná skupina typů dokumentů Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, plány a zprávy o činnosti pracovišť Dokumentace skutečného provedení (včetně vyjádření a souhlasů s provozem)
V Praze dne 1. 8. 2014
Skartační znak a lhůta A5 V 10
