Sourcing ADVI SO RY
Sourcing wordt door veel organisaties omarmd als een belangrijk middel om de financiële en operationele prestatie te verbeteren. Welke functies binnen de organisatie behoren echt tot de kern? Welke taken zijn mogelijk samen te voegen? En wat kan worden uitbesteed?
Wat op korte termijn een slimme, rendabele oplossing lijkt, kan later wel eens een kostbare misrekening blijken, omdat bijvoorbeeld het managen van weerstanden te veel energie kost. Het is dus van belang verstandig om te gaan met sourcing. Een goed doordachte aanpak zorgt voor meer efficiency, zonder uw kerncompetenties en innovatiekracht in gevaar te brengen. Onze dienstverlening helpt u bij het maken van concrete strategische keuzes en het effectief implementeren van de oplossingen. Wat is sourcing? Sourcing is het opnieuw organiseren van functies en/of diensten in een organisatie, waardoor processen effectiever en efficiënter worden gemanaged. Hierbij kan het gaan om (delen van) primaire bedrijfsprocessen (productie, inkoop, verkoop) of ondersteunende processen (financiën, HR, IT). Succesvolle sourcing kan leiden tot een grotere klanttevredenheid en significante kostenbesparingen.
2 Sourcing
Sourcing realiseert u onder andere met behulp van een van de volgende oplossingsrichtingen: • Shared Service Centers Het bundelen van processen, die op meerdere plaatsen worden uitgevoerd, in één fysieke organisatie. Deze organisatie kan fysiek off-shore, on-shore of near-shore geplaatst zijn. • Outsourcing Het overdragen van (delen van) processen aan gespecialiseerde externe partijen. • Offshoring Het uitvoeren van processen in het buitenland door een derde partij of in eigen beheer. Uitdaging Kostenreductie en kostenbeheersing zijn vaak de belangrijkste triggers voor het starten van een sourcingtraject. De verwachtingen zijn hoog, en kostenreducties zijn mogelijk tot 30%. Echter, zonder een gedegen businesscase en risico management kan een organisatie de verwachte potentiële voordelen niet realiseren. Daarnaast zijn er valkuilen bij de implementatie van een sourcing oplossing. Wat te denken van: • Onduidelijkheid over wie de interne klant is en hoe deze te managen; • Geen duidelijk gedefinieerd portfolio van activiteiten en verantwoordelijkheden binnen de sourcingovereenkomst; • Geen aansluiting tussen de sourcingtargets en de performance-criteria van het senior management; • Onvoldoende ‘fit’ met de service provider; • Onduidelijk of niet gedefinieerde prestatie-indicatoren waardoor achteraf niet objectief kan worden vastgesteld of de beoogde doelen daadwerkelijk zijn gerealiseerd; • Geen eenduidige sourcingstrategie op de middellange en lange termijn. Al met al leidend tot juist toenemende kosten en een verminderde servicebeleving. Heldere uitgangspunten bij de start van een sourcingtraject en een effectieve sourcingaanpak voorkomen dat de organisatie in bovenstaande valkuilen belandt.
© 2008 KPMG Advisory N.V.
3 Sourcing
Aanpak KPMG heeft op basis van zijn ervaringen een aanpak voor sourcing ontwikkeld. Deze aanpak bestaat uit zes fasen: de sourcing life cycle. De sourcing life cycle bevat best practices uit sourcingtrajecten bij bedrijven uit diverse industrieën en overheden wereldwijd, en wordt succesvol toegepast. De zes fasen worden hieronder kort toegelicht. Strategy Wij kunnen u helpen uw huidige strategische positie en businesscase te beoordelen of op te stellen, waarbij wij uw ‘core‘ competences en huidige operationele kosten inzichtelijk maken. Daarnaast onderzoeken wij welke sourcingopties (shared service centers, outsourcing, offshoring) het beste aan uw korte- en langetermijndoelstellingen voldoen. Scope & Plan In deze fase helpen wij u ieder geïdentificeerd proces in detail te beoordelen op de realisatie van verbeteringen in efficiency, effectiviteit, kwaliteit, het toewijzen van resources en het verlagen van risico’s. Wij ondersteunen ook bij het ontwerp van uw toekomstig businessmodel op het gebied van personeel, processen, producten, (IT-)infrastructuur en governance, en ontwikkelen samen met u het ontwerp van een projectplan voor de implementatie.
© 2008 KPMG Advisory N.V.
4 Sourcing
Design & Select Als outsourcing als sourcingvariant een relevante optie is om te onderzoeken, helpen wij u bij het definiëren van de vereisten en het selecteren van partners die niet alleen voldoen aan uw zakelijke voorwaarden, maar die ook effectief werken met uw eigen experts en management. Als u offshoring overweegt, kan ons Global Sourcing Network u bijstaan bij het opzetten van een partnership of een captive in het buitenland (bijvoorbeeld India, Oost-Europa of China). Transition In deze fase hebt u programmamanagement nodig om een succesvolle uitrol van het ontworpen plan te bewerkstelligen. KPMG kan dit programma-management verzorgen in samenwerking met de leverancier of met uw interne projectteam en uw senior management. Ook geven wij advies bij het vastleggen van een flexibel partnershipcontract met gedefinieerde servicelevels en betalingsmodellen, en het opzetten van risicomanagementplannen voor uw shared service center(s) of geselecteerde partner. Delivery Bij het ontwikkelen van een succesvolle langetermijnrelatie is het dag-tot-dagmanagement van uw service provider belangrijk. Het is nodig hiervoor resources uit uw eigen organisatie beschikbaar te stellen (zelfs bij interne toeleveranciers zoals shared service centers of captives). Wij kunnen u ondersteunen bij het opzetten van een partnermanagementproces of regieorganisatie welke de relatie met uw partner bewaakt en zo nodig bijstelt. Serviceverbetering Op een zeker moment is het nodig uw bestaande relatie te evalueren, hetzij vanwege het aflopen van het contract of door issues op het gebied van prestaties tijdens de contractperiode. Wij kunnen u helpen bij de evaluatie, de contractonderhandelingen, het beëindigen van het contract en bij het plannen van de overgangsperiode. In het geval van een intern shared service center, helpen wij bij het beoordelen van de efficiency en effectiviteit van de operatie en bij het vaststellen van de gewenste verandering, bijvoorbeeld het outsourcen van de shared services. De voorgaande stappen suggereren dat succes te garanderen is door een strakke projectmatige benadering op basis van rationele factoren. Tegelijkertijd is ook duidelijk dat er niet één succesrecept of vaste route is voor sourcing. Elke situatie vraagt om een op maat gesneden aanpak, daarbij komt ook dat de manier van veranderen niet in iedere situatie dezelfde is.
© 2008 KPMG Advisory N.V.
5 Sourcing
Over onze adviseurs KPMG werkt in multidisciplinaire teams, waarbij specialisten op het gebied van financiën, belasting, strategie, sourcing, risicomanagement, procesverbetering en IT hun kennis voor u inzetten. U kunt rekenen op een persoonlijk advies van onze adviseurs, die uit een rijke ervaring en kennis putten, wereldwijd opgedaan in de meest uiteenlopende markten. Gelet op het feit dat in sourcingvraagstukken veelal ook de mogelijkheden tot offshoring aan de orde komen, is de inzet van KPMG’s Global Sourcing Network een belangrijk voordeel. In vele delen van de wereld beschikt KPMG over lokale expertise en marktkennis om u, indien gewenst, wereldwijd te ondersteunen. KPMG geeft u altijd advies op maat. Want elke vraag is uniek. En dat vraagt om de unieke oplossingen van KPMG.
© 2008 KPMG Advisory N.V.
kpmg.nl
Contact
Over KPMG
Indien u vragen hebt over het
Voor IT-sourcingvraagstukken,
KPMG biedt dienstverlening op het
onderwerp sourcing en benieuwd
kunt u contact opnemen met
gebied van audit, tax en advisory.
bent naar wat KPMG kan betekenen
KPMG IT Advisory:
We werken voor een brede groep
voor uw organisatie, kunt u contact
opdrachtgevers: grote (inter)nationale
opnemen met onderstaande
Gaston Vankan
ondernemingen, middelgrote
contactpersonen.
Tel. (020) 656 8075
bedrijven, non-profitorganisaties
[email protected]
en overheden. De ingewikkelde
KPMG
problematiek van onze klanten vraagt
Burgemeester Rijnderslaan 10-20
Paul Olieman
om een multidisciplinaire aanpak. Onze
1185 MC Amstelveen
Tel. (020) 656 8029
professionals blinken uit in hun eigen
[email protected]
specialisme, maar werken tegelijkertijd
Postbus 74555
nauw samen om zo de toegevoegde
1070 DC Amsterdam
Voor sourcingvraagstukken bij de
waarde te bieden die het onze klanten
(semi-) overheid kunt u contact
mogelijk maakt te excelleren in hun
opnemen met KPMG Business
eigen omgeving. Daarbij putten we uit
Performance Services:
een rijke bron van kennis en ervaring, wereldwijd opgedaan in de meest
Paul Dijcks
uiteenlopende organisaties en markten.
Tel. (070) 338 2120
We geven echte antwoorden, waardoor
[email protected]
onze klanten beslissingen kunnen nemen.
Huibert Koevoets Tel. (070) 338 2120
[email protected]
De in dit document vervatte informatie is van algemene aard en is niet toegespitst op de specifieke omstandigheden van een bepaalde persoon of entiteit. Wij streven ernaar juiste en tijdige informatie te verstrekken. Wij kunnen echter geen garantie geven dat dergelijke informatie op de datum waarop zij wordt ontvangen nog juist is of in de toekomst blijft. Daarom adviseren wij u op grond van deze informatie geen beslissingen te nemen behoudens op grond van advies van deskundigen na een grondig onderzoek van de desbetreffende situatie.
© 2008 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 482_1208
