SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ AKCE PRO VEŘEJNOST "Svatomartinský košt 2016 - 11. 11. 2016" A NASLEDNE SPOLECENSKE AKCE PRO POZV ANE ,
,
v,
,
uzavřená podle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona Č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, níže uvedeného dne, měsíce a roku mezi smluvními stranami
Vinařský fond
se sídlem Žerotínovo náměstí 3,601 82 Brno IČO: 71233717, DIČ: CZ71233717 zastoupený Ing. Jaroslavem Machovcem, ředitelem Vinařského fondu (dále jen "Fonď') a SNIP & CO, reklamní společnost, spol. s r.o.
se sídlem Špitálka 41, 660 18 Brno IČO: 46966234, DIČ: CZ46966234 společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 6815 zastoupena Jiřím Morávkem, jednatelem společnosti (dále jen" Dodavatel ")
Článek I. Předmět smlouvy 1. Předmětem této smlouvy je závazek Dodavatele zajistit a zorganizovat pro Fond akci pro veřejnost s názvem .Svatomartinsky košt 2016", která se uskuteční dne 11. 11. 2016 v Brně (dále jen "Akce") a společenský večer s tematikou svatomartinských vín v hotelu Best Western lnternational v Brně, který se uskuteční dne 11. 11. 20 16 (dále jen "Večer"), a to za podmínek uvedených v této smlouvě. 2. Dodavatel zajistí a zorganizuje Akci i Večer tak, aby výsledkem jeho činnosti byl kompletní, plynulý, spolehlivě fungující a komplexně zajištěný průběh odpovídající podmínkám této smlouvy. 3. Fond se zavazuje za řádné a včasné zajištění a zorganizování Akce i Večera zaplatit Dodavateli úplatu, a to ve výši a za podmínek uvedených v této smlouvě. Článek II. Specifikace Akce 1. Klíčovou součástí Akce je degustace moravských a českých svatomartinských vín, s účastí zhruba dvaceti vinařství z Moravy a Čech. Fond si vyhrazuje právo jednostranně změnit počet uvedených vinařství. Smluvní strany se dohodly, že předmětem plnění Dodavatele dle této smlouvy není zajištění a dodání samotných vín pro degustaci.
..
2. Akce se bude konat ve stanech v prostoru Náměstí Svobody v Brně, a to v čase pro veřejnost od 10:30 hod. do 18:00 hod. Fond si vyhrazuje právo jednostranně změnit časové vymezení trvání Akce. Předmětem plnění Dodavatele je zajištění veškerého zázemí a vybavení pro konání Akce, zajištění personálu v potřebném rozsahu a také vyřízení a obstarání příslušného veřejnoprávního povolení ke konání Akce. 3. Hlavní příjem Akce je představován finančními prostředky získanými z prodeje vstupného a z prodeje degustačních mincí. Takto vybrané finanční prostředky jsou majetkem Fondu. Výběr vstupného a ceny za degustační mince zajišťuje na své náklady a odpovědnost Dodavatel, přičemž Dodavatel je povinen v průběhu konání Akce takto vybrané finanční prostředky předávat na výzvu pověřenému pracovníkovi Fondu, který je současně oprávněn kontrolovat výběr finančních prostředků. Dodavatel je oprávněn nechat si potvrdit převzetí finančních prostředků ze strany pověřeného pracovníka Fondu. Do okamžiku předání vybraných finančních prostředků pověřenému pracovníkovi Fondu odpovídá za vybrané finanční prostředky Dodavatel. 4. Vstupné na Akci činí 150,- Kč za osobu. Návštěvník, který si zaplatí vstupné, obdrží 8 degustačních mincí, skleničku a katalog nabízených vín. Jednotlivé vzorky vína se směňují za degustační mince (1 degustační mince = 0,5 decilitru vína). Návštěvník bude mít možnost přikupovat degustační mince v ceně 10,- Kč za 1 degustační minci. Degustační mince, skleničky a katalogy vín zajišťuje Fond a tyto předá před zahájením Akce Dodavateli. 5. Fond je jediným a výhradním pořadatelem Akce. 6. Bližší specifikace Akce a rozsahu plnění Dodavatele je uvedena v příloze č. 1 této smlouvy. Článek III. Specifikace Večera 1. Hlavní náplní Večeraje společenské setkání Fondem pozvaných osob, spojené s volnou degustací sta vybraných vzorků svatomartinských vín a s kulturním programem. Rozsah, obsah a finanční náklady kulturního programu musí vždy předem odsouhlasit Fond. Smluvní strany se dohodly, že kulturní program bude zajišťovat Dodavatel na své náklady, které jsou již zahrnuty ve sjednané Úplatě dle této smlouvy. 2. Večer se bude konat v prostorách hotelu Best Western International v Brně, a to v čase od 17:00 hod. do 23:00 hod. Fond si vyhrazuje právo jednostranně změnit časové vymezení trvání Večera. Konkrétní prostory v uvedeném hotelu vybere Fond, přičemž výše nákladů na pronájem prostor podléhá souhlasu ze strany Fondu. Smluvní strany se dohodly, že pronájem prostor pro konání Večera bude zajišťovat Dodavatel na své náklady, které jsou již zahrnuty ve sjednané Úplatě dle této smlouvy 3. Fondje jediným a výhradním pořadatelem Večera. 4. Bližší specifikace Večera a rozsahu plnění Dodavatele je uvedena v příloze č. 1 této smlouvy.
Článek IV. Činnost Dodavatele v rámci zajištění a organizace Akce a Večera
.. 2
.--
--
1. Dodavatel je povinen v rámci zajištění a organizace Akce a Večera dle této smlouvy na své náklady a nebezpečí zajistit: a. vypracování realizačního konceptu Akce a Večera při zohlednění jejich specifik vyplývajících z popisu Akce a Večera, který tvoří Přílohu Č. 1 této Smlouvy, a jeho předání Fondu k odsouhlasení nejpozději do 1.11.2016; b. vypracování časového harmonogramu, který zajistí plynulý průběh Akce a Večera, ajeho předání Fondu k odsouhlasení nejpozději do 1.11.2016; c. zázemí, personál, catering, logistiku a produkci Akce a Večera a dále zajistit pro Akci příslušná povolení a pojištění, a to dle finančního plánu, který tvoří Přílohu Č. 2 této Smlouvy. 2. Dodavatel je dále povinen v rámci zajištění a organizace Akce a Večera a v rámci Úplaty dle této smlouvy na své náklady a nebezpečí zajistit projektové řízení Akce a Večera, merchandising, doprovodný program, výběr finančních prostředků a kompletní podporu a součinnost v komunikaci mezi všemi participujícími stranami. 3.
Dodavatel je povinen účastnit se vážení degustačních mincí směněných dle čI. II odst. 4 této smlouvy a zajistit podklady pro jejich vyúčtování, resp. podklady pro kontrolu a porovnání směněných mincí a spotřebovaného vína určeného k degustaci. Dodavatel odpovídá za to, že návštěvníkům budou poskytovány vzorky vína pouze v rozsahu uvedeném v čl, II odst. 4 této smlouvy, přičemž za případné rozdíly (manko) odpovídá Dodavatel.
Článek V. Práva a povinnosti smluvních stran 1. Dodavatel je povinen při zajištění a organizaci Akce i Večera postupovat s maximální možnou péčí tak, aby výsledná Akce a Večer korespondovaly s jejich specifikací zejména dle čl. II a čl. III této smlouvy a dále dle příloh této smlouvy. 2. Dodavatel je povinen při zajištění a organizaci Akce i Večera spolupracovat s osobami určenými Fondem, kdykoliv na požádání umožnit Fondu kontrolu přípravy a organizace Akce i Večera, dbát pokynů Fondu a průběžně s Fondem konzultovat jakékoliv nejasnosti nebo případné navrhované změny. 3. Dodavatel se zavazuje dodržovat při zajištění a organizaci Akce a Večera veškeré právní, technické, bezpečností, jakož i jiné předpisy související s Akcí i Večerem. Dodavatel odpovídá za bezpečnost návštěvníků Akce a Večera jakož i jiných osob účastnících se Akce a Večera. 4. Dodavatel nese v plném rozsahu odpovědnost za vlastní řízení postupu prací, za sledování dodržování předpisů dle odst. 3 tohoto článku smlouvy a za zachování pořádku v místě konání Akce. Předmětem plnění Dodavatele dle této smlouvy je rovněž celkový úklid po skončení Akce a Večera. 5. Dodavatel je povinen Fond informovat o všech skutečnostech, které mohou ovlivnit řádné a včasné splnění závazků dle této smlouvy. 6. Fond se zavazuje poskytnout Dodavateli informace a materiály, které jsou nezbytné pro řádné a včasné plnění dle této smlouvy a dále poskytnout Dodavateli veškerou nezbytnou součinnost při zajištění a organizaci Akce a Večera.
•. 3
7. Po skončení Akce a Večera se Dodavatel zavazuje předat Fondu doklady související se zajištěním a organizací Akce a Večera, kompletní vyúčtování Akce a Večera, jakož i věci a materiály, které Dodavatel v souvislosti se zajištěním a organizací Akce a Večera převzal od Fondu. Článek VI. Úplata za plnění 1. Smluvní strany se dohodly, že celková výše úplaty za plnění Dodavatele dle této smlouvy činí částku ve výši 679.000,- Kč bez DPH, tj. částku ve výši 821.590,- Kč včetně DPH (slovy: osm set dvacet jeden tisíc pět set devadesát korun českých) (dále jen "Úplata"). 2. V Úplatě jsou zahrnuty veškeré náklady Dodavatele spojené se zajištěním a organizací Akce i Večera dle této smlouvy. Úplata je sjednána jako nejvýše přípustná a nepřekročitelná. Dodavatel nemá nárok na jiné finanční plnění ze strany Fondu mimo sjednanou Úplatu, pokud není v této smlouvě výslovně sjednáno jinak. 3. Úhrada Úplaty bude ze strany Fondu provedena na základě daňových dokladů - faktur vystavených Dodavatelem, a to se splatností 14 dnů od doručení faktury Fondu, přičemž 50 % Úplaty bude uhrazeno na základě zálohové faktury vystavené po podpisu této smlouvy a zbývajících 50 % Úplaty bude uhrazeno na základě faktury vystavené po skončení Akce a Večera a splnění souvisejících povinností Dodavatele dle této Smlouvy. Článek VII. Ukončení smlouvy 1. Tuto smlouvu je možné ukončit odstoupením od smlouvy ze zákonem stanovených důvodů. 2. V případě ukončení této smlouvy jsou povinny obě smluvní strany vypořádat své vzájemné závazky, a to nejpozději do třiceti (30) kalendářních dnů ode dne ukončení smlouvy. Článek VIII. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva se stává platnou a účinnou dnem podpisu oběma smluvními stranami. 2. Jakékoliv změny a dodatky k této smlouvě jsou platné pouze v písemné formě, podepsané oběma smluvními stranami. 3. Dodavatel bere na vědomí, že Fond je ve smyslu § 147a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, povinen uveřejnit na svém profilu zadavatele tuto smlouvu včetně všech jejích změn a dodatků. Dodavatel bere na vědomí, že Fondje povinen tuto smlouvu uveřejnit v registru smluv dle zákona Č. 34012015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). 4. Nedílnou součást Smlouvy tvoří tyto přílohy: Příloha
Č.
1: Popis Akce
Příloha
Č.
2: Finanční plán
.. 4
5. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení. 6. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí s textem této smlouvy, že tato smlouva byla sepsána na základě jejich pravé a svobodné vůle a na důkaz toho připojují pod tuto smlouvu své podpisy. Za Fond: V Brně dne
Za Dodavatele:
U ~o.
V Bmě dne
2016
s
Vinařský fond Ing. Jaroslav Machovec, ředitel
I2b: (tJ
2016
& CO, reklamní společnost, spol. s r.o.
Jiří Morávek, jednatel
.. 5
Příloha č. 1ke Smlouvě o zajištění akce
Realizace venkovního eventu "Svatomartinský košt 2016" na náměstí Svobody v Brně 11.11.2016 a následného "společenského Zadavatel: Vinařský fond, Žerotínovo Dodavatel:
večera"
nám. 3, 601 82 Brno
SNIP & CO, reklamní společnost, spol. s r.o., Špitálka 41, 660 18 Brno, IČ: 46966234
POPIS PRŮBĚHU AKCE čtvrtek
10.11.
NÁMĚSTí od cca 7 hod. - stavba stanů, podia a vybavení náměstí Svobody dle finančního plánu a plánku - stany, pokladny, vybavení stanů, dovoz mobilních toalet (ostraha stanů a vybavení od 10.11. v průběhu přípravy) VAL TICE, BRNO od cca 8 hod. - převezení vzorků vína a vybavení (Vattice- Bmo), rozdělení vzorků náměstí/hotel (pro VIP večer uložení v hotelu) pátek 11.11 . NÁMĚSTí od 7.00 - finální příprava náměstí, ozvučení a osvětlení podia, proškolení nalévačů a pokladních, rozvoz a rozdělení vzorků na výdejní (nalévací) místa od 8.00 - proškolení nalévačů a pokladních, rozvoz a rozdělení vzorků na výdejní (nalévací) místa do 10.00 - příjezd CM Jožky Šmukaře, zvuková zkouška do 10.15 10.00 - zahájení prodeje žetonů a výdej skla v pokladnách na náměstí 10.30 - finální pohotovost k nalévání vína na jednotlivých místech ve stanech
PRŮVOD + ŽEHNÁNí + PROGRAM NA PODIU 9.00 - příprava Svatomartinského průvodu na Moravském náměstí u kostela sv. Tomáška (dovoz koní, povoz, kapela, sv. Martin a členové družiny) 10.15 - zahájení průvodu z Moravského náměstí přes Běhounskou na náměstí Svobody, průvod objede náměstí a přijíždí k podiu ze směru od Masarykovy ul.; v čele průvodu jede na bílém koni sv. Martin, za ním na kůň s povozem veze symbolickou 51itrovou lahev mladého vína, v průvodu jdou hudebníci, chasa 10.30 moderátor uvede informace k prodeji, komentuje blížící se průvod a program dne 10.45 - příjezd původu k podiu, sv. Martin přináší láhev vína na podium, požehnání svatomartinského vína proběhne přímo na podiu - žehnání provede opat Lukáš Evžen Martinec souběžně zahájen rozlévání (prodej) vína veřejnosti (za žetony) 10.55 - víno je požehnané, moderátor J.Šmukař přivítá návštěvníky koštu, pozve na podium zástupce Vinařského fondu a Jihomoravského kraje (krátké zdravice) 10.57 - Sv. Martin rozlévá z 51itrové láhve víno všem na podiu a veřejnosti pod podiem 10.59 - společné odpočítávání času - otevření nového ročníku Svatomartinského vína 11.00 - SLAVNOSTNí PŘíPITEK - zástupce Jihomoravského kraje, Vinařského fondu, moderátor zahájí Svatomartinský košt 11.05 - hosté odcházejí z podia, průvod odjíždí ulicí Rašínovou zpět na Moravské náměstí moderátor uvede (připomene) informace k prodeji, komentuje odcházející průvod a uvede program 11.05 - 13.30 hraje Cimbálovka Jožky Šmukaře - hudební vstupy proloženy diváckými soutěžemi o lahev vína - moderátor připomíná informace k prodeji, program dne a další informace 14.00 -16.30 hraje FOLKTEAM Pavla Kopřivy 16.30 - 18.00 reprohudba do závěru akce 17.30 - ukončení prodeje - moderátor oznámí ukončení prodeje lahví svatomartinských vín 18.00 - ukončení programu a akce moderátorem - zahájení likvidace a úklidu akce
•.
Příloha č. 1 ke Smlouvě o zajištění akce
HOTEL INTERNATIONAL - SPOLEčENSKÝ VEČER od 12.00 - příprava prostor a rautu - zajišťuje hotel 16.00 - proškolení nalévačů, rozmístění tabulek s označením vín, rozdělení vzorků příprava CM Jožky Šmukaře 18.00 - příchod hostesek, pohotovost k akci, příchod hostů 19.00 - zahájení, slavnostní přípitek, v průběhu večera hraje CM Jožky Šmukaře 23.00 - závěr akce Brno, 10. října 2016 Zpracoval:
Mgr. Richard Morávek, produkční ředitel SNIP & CO, reklamní společnost,
spol. s r.o., Špitálka 41 • 66018
Bmo
..
--.------
-
_~
--
--
.. Příloha smlouvy č.2
SNIP & CO, reklamní společnost,
spol. s r.o.
Finanční plán venkovního eventu "5vatomartinský košt 2016" na náměstí Svobody v Brně 11.11.2016 a následného "společenského večera" Zadavatel: Vinařský fond, Žerotínovo nám. 3, 601 82 Brno Dodavatel:
SNIP & CO, reklamní
společnost,
spol. s r.o., Špitálka
41, 660 18 Brno, IČ: 46966234 ceny jsou uvedeny bez DPH
1.1 Příprava akce zajištění záboru veřejného
55000 Kč
prostranství včetně všech povolení k tomu nutných
10000 Kč
zajištění firmy, která bude realizovat průběžný úklid během akce a závěrečný úklid po akci zajištění všech příslušných povolení k vjezdu (montáž a demontáž
5000 Kč
eventu, návoz vína)
12000 Kč
zajištění přívodu elektrické energie
5000 Kč
zajištění zdravotního dozoru zajištění úhrady poplatků Ochranného
svazu autorského (OSA) za kulturní program na podiu
5000 Kč
pojištění akce vytvoření scénáře celé akce, které bude podléhat odsouhlasení ze strany Vinařského fondu 1.1. celkem 1.2. Zajištění technického
3000 Kč 15000 Kč 110000 Kč
zázemí
stan 30xl0 m včetně kotvení (není možné kotvit do povrchu náměstí)
40000 Kč
stan 20xlO m včetně kotvení
28000 Kč
stan lOxl0 m včetně kotvení
15000 Kč
podium min 8x6m včetně kotvení
20000 Kč
3x dřevěný stánek - pokladny
20000 Kč 5000 Kč
lx dřevěný stánek - zázemí pro režii Osvětlení všech stanů a stánků
20000 Kč
Světelný park pro podium
10000 Kč
.
18000 Kč
Zvuková aparatura pro podium Vytápění stanů - (využití dle aktuálního
20000 Kč
počasí)
10000 Kč
Pevné stoly pro prezentaci a nalévání vzorků ve stanech stolky a židle do zázemí pro potřeby účinkujicích a personálu
5000 Kč
barové stolky pro návštěvníky (min. 20 kusů)
5000 Kč
Mobilní WC (min. 8 kusů)
8000 Kč 1.2. celkem
224000 Kč
1.3. Personální zajištění personál na prezentaci a nalévání vína ve stanech - 20 osob
35000 Kč
pokladní - 10 osob
12000 Kč
ostraha akce - min. 8 osob
15000 Kč
osoba na zdokumentování
akce, fotografie,
15000 Kč
videoreportáž
1.3. celkem
77 000 Kč
1.4. Logistika 5000 Kč
Příprava podkladů pro návóz vín (z NVC ve Valticích) a rozmístění ve stanech dle katalogu návoz vína a sklenic (5000 sklenic a 3000 lahví vína)
20000 Kč
návoz materiálu pro stavbu areálu a jeho odvoz po akci
10000 Kč 5000 Kč
stavba areálu a demontáž 1.4. celkem
lz2
40000 Kč
..
..
•.. Příloha smlouvy č.2
1.5. Program zajištění Svatomartinského
45000 Kč
průvodu městem - zajištění účinkůjících, rekvizit a koně
zahajovací scénka se Sv. Martinem
15000 Kč
zajištění kulturního
50000 Kč
programu (Jožka Šmukař, cimbál, další hudební skupina) 1.5. celkem
110000 Kč
1.6. Produkce bannery na podium - záda, čelo
15000 Kč
bannery na stany, pokladny
10000 Kč
poutače typu "A"
5000 Kč
označení vín nad prezentačními
stoly
10 000 Kč
pokladničky na vybírání degustačních mincí
10000 Kč 1.6. celkem
50000 Kč
1.7. celkem
5000 Kč
1.7. Občerstvení zajištění tematického
občerstvení vhodného
ke Svatomartinskému
2. Společenský večer - Hotel Best Western International
vínu (min. 10 stánků)
5000 Kč
v Brně
komunikace s vedením hotelu
S 000 Kč
zajištění podmínek pro prezentaci vína, prezentační stoly, ubrusy, chlazení vína
5000 Kč
zajištění dopravy vína na místo akce a jeho rozmístění k prezentačním stolům
10000 Kč
zajištění tabulek s označením vín, pozvánky na společenský večer
11 000 Kč
zajištění vhodného personálu pro prezentaci a nalévání vín
12000 Kč
zajištění kulturního
lS 000 Kč
programu
v průběhu večera (cimbálová muzika)
zajištění hostesek, které budou kontrolovat
Il
.,
..,....;.~ 'd>_":;'+'
," ~. _~' 'n, ;;~ ••••••
e,
pozvánky a uvádět hosty .",kr' '"
'
••';
'·;:~1:, ,~",J'_:: >'
lt~··,,·,,· ;,i ,I, ~ ',~
5000 Kč
::<;:-: ' ',~
,
:.ibíUJKEMi:2. ~
.163..,Q(:)(}iKČ
1
.. 2z2
