SKRIPSI PENERAPAN METODE 5R DI TATA USAHA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
Wo. INOUiC
:
I Ii'I 21' /'" ~ Cy
~._~;~~'.'.A. i _U
c~,·:':j
I----
'~~ ,,10. BUICe!
f! 6·
'f (,'
. . '~~- j------I Disusun Oleh :
LlOYA STEPHANIE TUNGGAL NRP. 5303005010
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS KATOLIK WIDYAMANDALA SURABAYA 2009
,.
LEMBARPENGESAHAN Skripsi dengan judul "Penerapan Metode 5R di Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya" yang disusun oleh: Nama
: Lidya Stephanie Tunggal
NRP
: 5303005010
Tanggal ujian
: 13 Januari 2009
Dinyatakan telah memenuhi sebagian persyaratan kurikulum Jurusan Teknik Industri guna memperoleh gelar Sarjana Teknik bidang Teknik Industri. Surabaya, 20 Januari 2009
Ig. Joko Mulyono, STP, MT
~ Martmus Edy S, ST, MT
NIK. 531.98.0325
NIK. 531.98.0305 Dewan Penguji,
Ketua
&t1. Julius Mulyono, ST, MT NIK. 53l.97.0299
Sekretaris
~
Martinus Edy S, ST, MT
NIK.53l.98.0305
Anggota
. M, ST., MMT., MSc. NIK. 53l.03.0564
KATAPENGANTAR Puji syukur ke hadirat Tuhan Yesus Kristus atas berkat, rahmat, dan cinta kasihNya yang begitu besar, sehingga penyusunan tugas akhir ini telah terselesaikan dengan baik. Pada kesernpatan kali
1m
penulis rnengucapkan terirna kasih yang sebesar-
besamya kepada : 1. Tuhan Yesus Kristus, yang telah rnernberikan kekuatan, kesehatan serta berkat yang rnelirnpah, sehingga pernbuatan skripsi ini dapat berjalan dengan lancar 2. Papa, Mama, serta adik-adikku yang tersayang, yang telah rnernberikan sernangat
dan dorongan yang tak henti-hentinya dalam pengerjaan skripsi ini, baik berupa rnateri rnaupun spiritual 3. Ir. Yohanes S., MT selaku Dekan Fakultas Teknik yang telah rnernberikan kesernpatan untuk rnelakukan skripsi. 4. Bapak Julius Mulyono, ST.MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri sekaligus dosen wali. 5. Bapak Joko Mulyono, ST.MT selaku Dosen Pernbirnbing I, atas birnbingan dan pengarahan yang diberikan. 6. Bapak Martinus Edy Sianto, ST.MT, selaku Dosen Pernbirnbing II, atas birnbingan dan pengarahan yang diberikan 7. Sernua dosen Teknik Indusri yang telah rnernbantu rnernberikan bantuan dan sernangat dalam penyelesaian skripsi ini 8. Sernua Karyawan dan Staff Tata Usaha Fakultas Teknik yang telah rnernberikan birnbingan dan bantuan kepada penulis 9. Sahabatku Melany dan Dewi Rosa yang banyak rnernberikan dukungan pada saat suka dan duka. Kalian adalah ternan terbaik yang kurniliki 10. Orang yang spesial, Evan yang sudah rnernberikan banyak dukungan, dan rnotivasi untukku 11. Sernua ternan-ternan rnahasiswa yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Terima kasih atas kebersarnaan dan perternanan yang selama ini telah terjalin.
III
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari kekurangan, oleh karena itu diharapkan saran dan kritik yang bermanfaat bagi semua pihak. Akhir kata, semoga skripsi
Inl
dapat bermafaat bagi semua pihak yang
membacanya Surabaya, Januari 2008
Lidya Stephanie Tungga/
IV
ABSTRAKSI TlIta Usaba Fakllltas T einik Universitas Katolik WJdya Mandaia Surabaya merupakan fungsi ~ yang sangat peming daHam haf pdayanan akademik _pun ~ baik kepada daD 00-, Ma~ }"'lIDg ~ ~semJ!kin ~ ~. sempit dengan ba--.ambahl'lYu hUl'lmg-hul'lUlg Iii r"..uilg I=ja. scrtu v."lIkfu ~n arsip yung rclatif bnru;. Penclitim
-namswa,
-aID
dllakukan dengan melOOe 5R CRingku. Rapi, Resik. .Rawat. Rajin) yang diadopsi ti&ri b&bua Jepang. 55 {Sejri, Seiloo, Seiso, Seiketsu, Sbitsuke}, yang rnerupabn salah sa1u metode unluk mempedalwkan tempat keIja secarn: benar. Hal yang diIa\rnk .... mu!ai dari peringhsan rwmg arsip, peiapfan kembali, pembuatan ~)'O'.:.'tke!ja ~!leru,. ~ se!iwA 2fee ~ 5R, ~ pe"''''.we. p-JoSt« Ift!Wk ~ memtudayakan 5R di i~ngan Ua:ja Tata Usabll. Prose;. pembuaum layout dilaklibn dengan menggl'nabn metcde CORE.LAP (Computerized Relationship Layout Planning,), deupn memperIimbangbn ,jarak dan kedebtan antM bqjan. Setdab itn dilalmbn IlIIIllisis prsbimdingan kondiBi
nmk, se«a k~m ~lan rip mtau ~ ~apbn 5tt tAn setdlh ~pbn 5tt det!pn ~
dna ope.awe, y,.;:" saffTata L'saha dan non t~ T...... L'saha ~ ~i oomg barn di Tata Usaba memahami dan mengetahui leutk barang-barang serta arsip yang dK:ari mclaIDi ~ walmt ~ hingga ~lIan ~. K~ &it. ~ impt(Qmtw 5R ~ rerlihat I01pi" befsih dim IUa!I8 keIja tensa lebih lebar. Efuiensi W'lIk1u yang diapai setebh sa ~ «Ii am !5% untuk staffTe.ta USILltadandi are.s 2G% untuk rem teru!ga Te.ta Usaha, sehlngga pelayarum trepada matoaslswa lTtlitipiID 4:.sen dapat febih cep-at. setUi staff ylUtg bar.. dapat ber~ dei-.gan cepat lcirena pemssa-ng;m label pemmjui: lobsi yangjeIas.
DAFTARISl
P.alan-.8n Iudul ................................................................................................................. i lfu1aman Persetujuan ....................................................................................................... ii Ka:ta. Pengantar ________________________________________________________________________________________________________________ iii AbstIak ............................................................................................................................ v
J)aflar lsi" ....................... '.................................... "" ... " ... " .... " .... " .. " " ...
»
•.. "
........ " . " .... " " .
VI
Daftar Tabe1..................................................................................................................... x Daftar Gambar ................................................................................................................. xU
BAH 1. PENUAHULUAN
1.1. LataT Belabng ....................................................................................................... 1 1.2. Perumu..'l8Il Ma..<:a!ah................................................................................................ 1 1.3. Tujuan Penelit."an.................................................................................................... 2
1.4. Magan Magaiab .................................................................................................... 2
1.5 Sjstematika Pembabasan ........................................................................................ 2
BAB II. LANDASA..l.f TEORI 2. 1. 1 IJeftnisi 5R ................................................................................................... 4
2.1.2 Sasaran penerapan 5R .................................................................................. 10
2.1.3 Tujuan ~5R... _................................................................................ J]
2.104 Ke>Jntt.>ngaft ~n 5R ........................................................................ 1] 2. f.5 TatJaPi:Ul dahun SR ........................................................................................ I f 1. 1.6 fiambatan daiam Penempan SR ................................................................... 13
2_2_ CORE.LAP ......................... _. __ ._._ ............ _... _.............. __ ........... __ .____ ._ ...... __ ........... _. __ .13 2.2.1 l)eftnisi ........................................................................................................ 16 2.2.2 La.~langkah AlgoriunaCORELAP .................................................... 16
StandaId Operational Procedure (SOP) ................................................................. 17 2.3.1 .Definisi ........................................................................................................ 17
2.3.2 Mant8al........................................................................................................... ] 7
VI
BAB III METODOLOGI PENEUTlAN 3.1.
Sosialisasi .......................... " .................................................................................. 18
3' '. ................................................................................................ 19 .-. Pengwnpwan LJaIa 3.3.
Pengolahan Data.................................................................................................... 20 3.3.J. MeJakukan Tahap Ringkas .............................................................................. 2 j
33.2. ~{clakubn tahap RaP ..................................................................................... 22 L • ... ".., M· bt ..... R!est'k .................................................................................. . 23 :1.::0.::0. { ll;laK'U r.n fuh ....~ 3.3.4. Melakukan t.abap Rawat .................................................................................. 24 3.3.5. Melakukan tahap Rajin.................................................................................... 24 3.3.6. Mengukur wa.trtu pencarian arsip seteilLlt implementasi SR ............................ 25 3.4.
.Al'..a1isis dan Pesnbahasan ...................................................................................... 25
3.4. Kesimpulan dan SaT'"dll ••••••••••••••••••••••..•••.•..••.•.•.•.•••••••••••••••••••••••••••••••.••••..........•••.• 25 BAB IV. PENGUMPULANDATA
4.1. Sooiansasi ............................................................................................................... 26 4.2. Merekam Keadaan AwaI ........................................................................................ 26
4.2.1 Wawanca.ra awal................................................................................................ 26
4.2.2 Menggambac iayout ruang kerja dan ruang arsip Tata Usaba........................... 27 4.2.3 Mengambil gambar ruang kerja serra ruang arsip Tata Usaha .......................... 30 4.2.4 Mengnkur 'Wakm pencarian amp sebelmn imp1ememasi SR............................ 42
4.3. A."J11lisa A \!\-'111 .......................................................................................................... 44
BAH V. PENGOLAHAN DATA 5. L Melakukan tabap Riogkas ....................................................................................... 46
5.1.1 Mering1ats bawah tangga .................................................................................. 46 5.1.2 Merir.gkas ruang amp hu1tai sam ..................................................................... 48
5.1.3 Melingkas 18k form dan lemari hlsip jurooL................................................... 50 5.1.4 Meringbs ruang ketja staffT-.ua Usaba. .......................................................... 53 5.1.5 EvaIuasi RingkBs ............................................................................................. 54
5.2. Me1akukan tahap Rapi ............................................................................................. 55
vii
5.2. t Merapikan. ....................................................................................................... 55 5.2.2 Membuat label dan penunjuk tempat penyimpanan ........................................ 57 5.2.3 Membuat Layout Ruang kerja yang barn ........................................................ 61
.5.2.4 Evaluasi Rapi ................... , ............................................................................... 69
5.3. Mclakukan tabap Resik ........................................................................................... 69
5.3.1
~.{enyiapkan peralatan kebef'Sihan .................................................................... 69
5.3.2 Mernbersitlkan ................................................................................................. 69 5.3.3 Evaluasi Resik .................................................................................................. 71 5.4. Melaknkan mhapRawat .......................................................................................... 71 5.4.1 Pembuatan Standard Opemtional Procedure .................................................... 12 5.4.2 Pembuatanjadwal piket ................................................................................... 76 5.5. Melakukan 1ahap Rajin............................................................................................ 76 5.6. Menguirur wak1:u pencarian arsip setdah implementasi SR .................................... 78
BAH VI. ANALISIS DAN PEMBAHASA.N 6.1. A."lalisa Ringkas....................................................................................................... 80 6.2. AIialisaRapi ............................................................................................................ 81 6.3. Anaiisa Resik............................................................................................................ 85 6.4. Analisa Rawat. ......................................................................................................... 87
6.5. Analisa Rajn ........................................................................................................... 87 6.6. Pengbittmgan \\'8.ktu pencarian
amp setclah 5R ..................................................... 88
6.7. Foto keadaan setelah implenentasi SR ................................................................... 90
BAR VII. KESIMPULAN DAN SARAN
7. J. Kesimpulan .............................................................................................................. 96
[)aftar Pustaka .................................................................................................................98
Lampiran I : Daftar Peketjaan Tata Usaba Fakultas Tekmll
Lampirnn 2: POOlbagian Tugas Pe~ Tata Usa-Ita Fakultas Teknik
viii
Lamp"'iran 3: Struktur ~ Tata Usaha Fakultas Telmik
LampiTan 4; Hasil Rekap Wa\\'1mCaIa Awal Dengan StaffTata Usaha Lampiran 5: Wawancara basil evaluasi Ringkas Lampiran 6: Wawancara basil evaluasi Ra:pi r ........
~......Jan
7.
0 tU L......:I b 0.ResJor ""a~ JJiDfI eva! ~ __
0
Lampirnn 8: Wawancam basIl evaluasi Rawat Lampimn 9: WawdOOml serefah imptementasi 5R
ix
DAFfAR TABEL Tabel 2.1 Versi 5R di Berbagai Negam ......................................................................... 5 Tabe13.1 Tabel Pertanyaan a\V8l ................................................................................... 19 TabeJ 3.2 Ta!:le! Pernmyzm evaJuasi ringkas ................................................................. 22 Tabet 3.3 Tabcl Pettanyaan C\'llluasi rapi....................................................................... 23
Tabel3A Tabel Pertanyaan ev1lluasi u;sik ..................................................................... 24 Tabe13.5 Tabel Pertanyaan evaluasi mwat .................................................................... 24 Tabe14.1 Tobel bagian di Tata Usaba............................................................................ 28 Tabet 4.2 Taret perltjtunganjal'llk sebclum SR .............................................................. 29 Tabef 4.3 Tabef pen"6ukuran waktu staffTata Usaha sebe1um implementasi 5R .......... 43
Tabe14.4 Tabel pengukUFoiD waktu onmg bam di Tala Usaba sebelum imp1ementasi.. 44 T abel 5.1 T abel bagian di tam usaba .............................................................................. 61 Tabe15.2 Tabel hubuiigan kedehtan antat bagtan ........................................................ 61 Tabel 5.3 Tabel TCR ...................................................................................................... 62 Tabcl 5.4 TabeJ
~
bagi8n ll ................................................................................... 62
Tabel 5.S Tabel pe:rfu-'tungan ahematiflobsi bagian I ................................................... 63
Tabel 5.6 Tabel aiokasi bagian I .................................................................................... 63 Tabel'S.7 Tabel perhitungan altematiflobsl bagIan III ................................................ 64 Tabe! 5.8 Tabel alokasi bagian IlL ............................................................................... 64 Tabel 5.9 Tabel perhitu."1gml altematiflokasi bagian IV ................................................ 65 Tabe15.10 Tabel alokasi bagian N ................................................................................ 65 Tabel 5.11 T abel pedUtungan altematiflokasi bagian V ............................................... 66
Tabel 5.12 Tabel alokasi bagi8n V ................................................................................. 66 Tabel 5.13 Tabel perlDtungan janIt serelab 5R .............................................................. 68 T abel 5.J4 JadVlo'itJ piket pagL ......................................................................................... 76 Tabei 5.15 Jadwal piket sore ......•..•••.•...••....................•.........................••.......••.........•.... 76
Tabel5.16 Tabel waktu pencarian amp staffTata Usaha seteiah 5R............................ 78 Tabel 5.17 Tare! waktu pencarian lUStp non renaga Tata Usaba setclah 5R ................ 78 Tabel 6.1 Tabel perbitunga..tl jara..lc antM begiansebelum 5R ......................................... 83
x
Tabel 6.2 Tabel perhit>.mgat't jarak antar begUm. setelah 5R ........................................... 84
Tabel 6.3 Tabel peIbandingan waktu pencarian arsip staffTam Usaha......................... gg Tabel 6.4 Tabel perllllndingan waktu pencarian arsip non tenaga Tata Usaha .............. 89
XI
Gantbar 2.1 Lingkaran atau siJdus SR ............................................................................ 5
Gambar 3.1 FIo\vcbart MetodoIogi Penelitian ............................................................... 18 Olunbar 3.2
Fjo~ Pengohthan I>ata........................................................................ 20
Ga:nhar 4.1 Gamba... RU8ft'~ Kerja Tata Lfsaha Fakultas Teknik. ................................... 27 GambaT 4.2 G-.anbaT kooIdinat setiap bagian sebefum 5R ............................................. 29 Gatnbar 4.3 Ruang amp Lantai Sam Tata Usaha Fakuitas T eknik.................................30 Gambar 4 A Gambar tangga ruang alSip Tata Usaba ..................................................... 30
Gambar 4.5 Samping tangga latltai sam fUlLt1g arsip Tata Usaha. ................................... 31 Gamber 4.6 Tumpukan file lantal satu ruang arsip Tata Usaha .••...............•.•...•........... 32
GambaT 4.7 Pojok dalam sebelah kill lamai satu ruang arsip Tam Usaha ..................... 32 Gambar 4.8 Pojak dalam sebeIab kanan Jantai satu ruang arsip T ata Usaha .................. 33 Gambar 4.9 Gambar langit-laiigit Iantai sam ruang arslp Tata Usaba ........................... 33 Gambar 4.10 Meja Bagian ~..emahasiswaan
mRuang Tata Usaha ................................ 33
C-ambar 4.1 I :Meja dan bawab meja Bagian .Kemabasis~-aan di Ruang Tata Usa.Im. ...... 34 GambaT 4.12 Mejadan Iemari amp&gian Akademik di Rwmg Tata Usaha .............. 35 Gatnbar 4.13 Meja kefja Bagian intern jurusan di Ruang Tata Usaha............................ 35
Gambar 4.14 Meja ketja KepaJa Tata Usaba ................................................................. 36
Gamba!- 4. 15 Meja keIja Bagtan Sura! Menyt..mlt di Ruang Tata Usaha......................... 31 Gambar 4. 16 Meja keIja Bagian Keunngan di Ruang Tata Usaha ................................. 38
Gambar 4.17 Meja di tengah Ruang T&1a Usaha ............................................................ 39 Gambar 4.18 Rak amp (k.aca) di Ruang Tata Usaha ..................................................... 39 Gambar 4.1 9 Rak form-fonn di Ruang Tata Usaba ........................................................40
Gambar 4.20 Leman arsip ju.msan di Rmmg Tata Usaha .............................................. 40 Gambar 4.2) &wab meja tempat absen di Ruang Tata USi'lha ...................................... 4J
Garnbar 4.22 Suasana terja di Ruang Tata Usaha. ......................................................... .42
GaInbat' 5.1 Gambar tutnpukan barang di. bawah tangga ................................................ 46 Gambar 5.2 Gambar PfOSt!S Ringkas bawah tangga ........................................................ 47
Gamba!- 5.3 Gamba!- proses Ringbs lernan aluminium ................................................ .48
xii
Gatr..bar 5A Gambar harang-barang lemari aluminium ruang amip................................ 49 GambaT 5.5 GambaT banmg tJii..,.j1 proses Rt-'ngkas Jantai sam mang arsip ...................... 49 Gambar 5.6 Gambar basil proses Ringkas Jantai saw ruang amp .................................. 50 Gambar 5.7 Gambar barang-barang rak: fonn ruang kega Tata Usaha ........................... 51
GambaT 5.S GambaT proses Rjngbs Jak fmm ruang kefja Tata usaha........................... 51 Gamba! 5.9 Gamba! proses Ringbs lema.-i arsip keeH ruang kerja Tata usa.~ ............. 52
G--.anbar 5. to Gambar bawiih Iueja Kepala Tata Usaha .................................................. 53 Gamba.r 5.11 Gamba.r proses Rlngkas mqa Bagian Akademii<: ...................................... 54 Ga.mba.r 5.12 Ga.mbar proses Rapt rat fOnn .................................................................... 55
Gamba!- 5.13 Gamba!- proses }t..api reman a..rsip .............................................................. 56 Ga.-nbar 5. 14 Gambar proses Rapi lemari mventaris ..........................•........................... 57
(}-d.Tnbar 5.16 Ganlbar label penunjuk lola mahasiswa .................................................. 58 Gambar 5.17 Gambar label penunjuk jam operasional ................................................... 59
Gamhar 5.18 Gamhar label ~uk lemari aIat tulis ka.ntor ........................................ 60 Gambar 5.19 Gambar labcl ~uk lemari pernJatan Fakultas .................................... 60
G&mba.r 5.20 uml1bi'1r r.mng 1re!ja Tata Usaba setclab 5R ....... ....
m
................................
67
Gambar 5.21 Gambar koontinat semua bagian setelah m ............................................. 68 Gambac 5.22 Gambac proses Resik bawah tangga .......................................................... 70 Gambar 5.23 Gambar proses Resik ................................................................................. 70
Gamba!' S.24 Gamba!' prostldur surnt ma.."Uk ................................................................... 72 Gambar 5.25 Gambar prosedur sunU kcluar ................................................................... 73 Gamba! 5.26 Gambar prosedur ijin Kerja PTaktek.......................................................... 74 Gambar 5.27 Gambar prosedur peminjatuan kendaman f mang ..................................... 75 Ganlbar 5.28 Ganlbar poster SR ...................................................................................... 77 Gambar 6. ~ Gambar pelbandingan 5R seteJab tahap Ringta~ .......
m
. . . . . . . . . m . m •• m m •••••
go
C-ambaT 62 Gambar peroandinga."l 5R setdah tahap Rapj ............................................. 8J
Gambar 6.3 Gambar 1ay001 ruang kefja sebetOTfi SR ...................................................... 82
Galnbar 6.4 Gambar layout ruang kega seteiah 5R ........................................................ 82 Gambar 6.5 Gambar layout rnang amp sebelnm 5R ...................................................... 84
Gamba!' 6.6 Gambar layout ruang a..rsip.~ SR......................................................... 8S
xiii
Gatnbar 6.7 Gambar perbandingan 5R setelah tahap Resik............................................ 86 GaIllbar 6.8 GaIllbar1abap Rajin ..................................................................................... 88 Grunbar 6.9 Ganlbar m~ absen dan ienlpat kertas ........................................................ 90
Gambar 6.10 Gambar arsip Fakultas ............................................................................... 90 Oanlbar 6.1 J Gambar
np Keuanga..11 ............................................................................ 9J
Gamhar 6.12 Gambar tempat sampah Pak RusmiadL. ................................................... 91
GmnbaT 6.13 Garrlbar poster 5R...................................................................................... 92 Gambar 6.14 Gambar arsip KHS dan KRS ..................................................................... 92
Gambar 6.15 Gambar Iemari a1at tuHs kant« ................................................................. 93
Ga..rnbar 6.16 Gambar I3mpu penenmgan rua.fJg amp ..................................................... 93
Gambar 6.17 Gambar le:nari mventaris kertas................................................................ 94 (}-d.ffiW 6.18 (J<-d.ffiW bawah 1a.ngga lan1ai sam.............................................................. 94 Gambar 6.19 Gambar penunjuk: layanan mahasiswa ...................................................... 94 Gambar 6.20 Gambar ruang Jrerja Tata Usaba setelah impIementasi SR. ....................... 9S
C4mbaT 6.21 Gambar ruang amp Tat! Usaha setclah ~ SR........................ 9S
