SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI Pendahuluan
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Dibandingkan dengan sistem informasi yang lain TPS memang lebih dibutuhkan perusahaan karena berfungsi merekam semua aktiva yang ada di dalam perusahaan dan berbagai kejadian yang ada di dalamnya. TPS dapat diselenggarakan secara manual dan komputerisasi. Namun dalam era sekarang ini tidak mungkin sebuah perusahaan tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. Bila dijalankan dengan baik maka TPS akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.
Contoh: Sebuah perusahaan jasa listrik daerah ( PLD ). Setiap bulan para pelanggan dikirimi tagihan pemakaian listrik masing – masing. Seorang pelanggan dapat membayarnya melalui berbagai cara yaitu melalui kantor – kantor PLD ( tidak harus kantor cabang tempat ia mendaftar ), melalui ATM, internet banking, sms banking yang sudah banyak disediakan para operator seluler.
Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data
induk dan transaksi. Bila perusahaan dapat membangun sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat memanfaatkanya dengan baik juga. TPS memeiliki karakteristik yaitu : • TPS berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di perusahaan. •
TPS digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana.
•
TPS menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.
•
TPS diperlukan hampir setiap hari , karena dalam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.
•
TPS berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.
•
TPS memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah digunakan.
Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: - Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17.00 - Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank. - Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi. - Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam
1.1 MODEL SISTEM INFORMASI AKUTANSI Sistem informasi akuntansi menganalisis bagaimana kejadian yang mempengaruhi suatu organisasi dicatat, diringkas, dan dilaporkan. Sistem informasi akuntansi dicatat dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya komputer. Sistem informasi akuntansi digunakan dalam berbagai bentuk organisasi, meliputi perusahaan perorangan, kemitraan, perseroan terbatas, yayasan nirlaba, atau rumah tangga. Kejadian yang mempengaruhi organisasi apa pun merupakan akibat dari interaksi dengan lingkungannya, yang mencakup entitas ekonomi, sosial, politik, dan peraturan.
Sistem informasi akuntansi membahas tentang berbagai peristiwa yang mempengaruhi suatu perusahaan. Peristiwa-peristiwa ini diakui dan dicatat oleh suatu sistem yang di dalamnya terdapat sumber daya manusia dan sumber daya teknologi informasi, khususnya komputer. Kemudian dioleh dengan menggunakan berbagai metode akuntansi dan disajikan sebagai laporan yang nantinya digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Kebanyakan perusahaan menggunakan sistem informasi berbasis komputer yang mengandalkan pengolahan manual maupun komputerisasian. Sistem akuntansi keuangan merupakan sistem informasi akuntansi dalam ruang lingkup yang terbatas. Sistem-sistem yang terdapat dalam sistem akuntansi keuangan ini harus mematuhi Prinsip-prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Sistem akuntansi keuangan yang di dalamnya terdapat proses penjurnalan dan posting merupakan sistem pengolahan transaksi. Lebih lanjut lagi, sistem informasi akuntansi juga menghasilkan berbagai laporan untuk tujuan interen manajemen.
Sistem informasi akuntansi adalah penerapan dari teori umum informasi untuk masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien. Sistem informasi akuntansi merupakan sistem formal. Sistem informasi akuntansi sangat berguna bagi perusahaan atau pengguna datanya. Sistem sumber daya manusia dan komputer mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian dari lingkungan organisasi. Semua sistem informasi akuntansi mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian dengan menggunakan metode akuntansi untuk mencapai sasaran akuntansi. Sasaran tersebut menentukan ruang lingkup sistem, yang selanjutnya menentukan sifat dasar kejadian dan metode akuntansi.
PENGOLAHAN DATA Pengolahan data adalah suatu kegiatan memanipulasi atau mentransformasi simbol-simbolseperti angka atau abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya
1. Pengumpulan data Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa lingkungan, tiap tindakandijelaskan oleh catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebuttransaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaski. Sistem pengolahan datamengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan. Dan transaksilingkungan perusahaan. 2. Manipulasi data,( data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi) yang terdiridari : a. Pengklasifikasian: elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagia kode.Dibidang komputer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untukmengidentifikasikan dan mengelompokkan catatan,mis: Nomor pegawai dll b. Pengurutan: catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atauelemen data lain. Misalnya File catatan gaji disusun sehinggan semua cattaan untuk tiappegawai terkumpul menjadi satu. c. Penghitungan: Operasi artimatika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen datauntuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan.Dalam sisem gaji misalnya upah perjam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor. d. Pengikhtisaran: Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadibentuk total, sub total , rata – rata dan seterusnya.
3. Penyimpanan data 4. Penyiapan dokumen
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi(SIA) yangmengumpulkan menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebutmenjadi informasi, sertamenyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun diluar perusahaan.
Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisiskperusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan
dari seluruh sistem fisik dan lingkungan,lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data menjadi informasi untukmanajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan. Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu – satunya CBIS yangbertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawabuntuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing. 1.1. EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru.
Adapun Model-model Evolusi Sistem Informasi: 1) Model proses manual Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan ke pemasok.
2) Model sistem file datar Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna
akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.
3) Model sistem basis data Model basis data menggambarkan pemusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak.
4) Model sistem REA REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.
5) Model sistem ERP ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya selain itu berbagai hambatan fungsional tradisional dapat diatasi karena system ini menfasilitasi adanya data bersama di antara semua pengguna di perusahaan.
2. KARAKTERISTIK SISTEM INFORMAI AKUNTANSI Ada Beberapa Karakteristik SIA Yakni : 1. Melaksanankan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakanpengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang – undang untuk memeliharacatatan kegiatannya. Elemen – elemen dalam lingkungan seperti pemerintah,pemegang sahamdan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahandata. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manjameen perusahaan pastimenerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
2. Berpegang pada prosedur yg relatif standar. Peraturan dan praktek yang diterima menentukancara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datnay dengan cara yangpada dasarnya sama. 3. Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data dan menjelaskan kegiatanperusahaan secra rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.
Jejak audit adalah kronologikegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal. 4. Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yangterjadai di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok digunakan.
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah. SIA menghailkan sebagian output informasi bagimanajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakancontohnya 3. Contoh System Informasi Akutansi PT Karya Bahana Berlian berdiri tahun 1991. Mereka berkomitmen menjadi perusahaan desain dan manufaktur tempat duduk mobil satu-satunya di Indonesia. Dengan jumlah pegawai 329 orang dan dipimpin Presiden Direktur. Perusahaan ini memproduksi beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam (cold cure), dan leather trim cover. Saat ini PT Karya Bahana Berlian telah memiliki tiga jaringan perusahaan yaitu PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors, PT Honda Prospect Motors, dan PT KIA Indonesia Motors. Arus Transaksi Perusahaan Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem apliksai order penjualan. Order dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui tenaga penjual. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemrosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi yang lainnya. Aplikasi order penjualan seringkali mengirimkan formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan mengirimkan memo penagihan ke sistem aplikasi penagihan. Memo ini menyajikan data yang
diperlukan untuk menyiapkan faktur pelanggan untuk barang yang telah dipesan. Sistem aplikasi penagihan mengirimkan faktur (tagihan) kepada pelanggan untuk pembayaran. Kemudian bagian penagihan mengirimkan nota faktur kepada sistem aplikasi piutang dagang. Bagian piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan database pelanggan dan harus memperbaruinya untuk merefleksikan adanya transaksi ini. Secara periodik sistem aplikasi piutang dagang mengirimkan laporan kepada pelanggan yang merincikan total jumlah hutang setiap pelanggan kepada perusahaan. Sistem aplikasi order penjualan mengirimkan order pengiriman ke gudang. Dokumen ini merincikan pengiriman pemesanan yang dilakukan pelanggan, termasuk waktu dan kemana barang harus dikirimkan. Order pelanggan mensyaratkan bahwa order produksi harus dikirimkan ke bagian produksi jika barang yang di order adalah biasa, tidak terdapat dalam persediaan, atau jika barang yang dipesan tidak terdapat dalam persediaan. Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Barang-barang yang dikirim kepada pelanggan dikirimkan dari gudang ke fungsi pengiriman. Barang jadi dikirimkan dari sistem produksi ke gudang untuk penyimpanan, kemudian barang diserahkan atau dikirimkan kepada pelanggan. Aplikasi penjadwalan produksi mengirim jadwal produksi ke sistem produksi. Jadwal ini mengesahkan dan mengendalikan sisem produksi. Laporan posisi produksi dikirimkan ke sistem penjadwalan produksi sehingga jadwal produksi dapat ditelaah dan direvisi. Sistem produksi mengirimkan permohonan pembelian kepada aplikasi pembelian. Bahan mentah harus di-order intuk diproduksi. Sistem aplikasi pembelian bertanggungjawab untuk membuat order kepada pemasok/penjual. Bagian produksi mengirimkan laporan tenaga kerja ke sistem penggajian untuk pembayaran upah dan akumulasi biaya produksi. Bagian pembelian mengirimkan nota penerimaan kepada aplikasi penerimaan. Dokumen ini meng-otorisasi fungsi penerimaan untuk menyetujui penerimaan dari pemasok. Pembelian mengirim order pembelian kepada pemasok untuk memesan barang. Nota pembelian dikirimkan ke sistem aplikasi hutang dagang untuk memulai proses pembayaran. Barang dagangan diterima dari pemasok. Lalu pemasok mengirimkan faktur kepada perusahaan untuk pembayaran. Faktur ini harus disetujui oleh sistem aplikasi hutang dagang. Bagian penerimaan memberitahukan bagian hutang
dagang bahwa barang yang dipesan telah diterima. Bagian hutang dagang mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Nota pembayaran dikirimkan ke sistem aplikasi untuk diproses. Karyawan-karyawan menerima pembayaran cek dan dokumen lainnya dari sistem penggajian. Nota pembayaran karyawan dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk diproses. Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan. Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem aplikasi akuntansi. Barang yang dibeli dikirimkan dari bagian penerimaan ke gudang untuk disimpan.
Struktur organisasi
Alur Proses Produksi
Proses Produksi
Prosedur Perencanaan Produk Baru
4. PERAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI DALAM PEMECAHAN MASALAH
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Organisasi perusahaan yang besar merupakan suatu hal yang kompleks, perusahaan mempekerjakan puluhan, ratusan, bahkan ribuan orang dengan berbagai macam tugas. Hal ini mengakibatkan banyak sekali pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan. Perusahaan harus mampu untuk merencanakan, menkoordinasikan, dan mengendalikan seluruh aktivitasnya secara baik. Jadi peranan sistem informasi akuntansi adalah untuk memberikan gambaran kepada pihak ekstern dan intern mengenai informasi keuangan perusahaan serta seluruh aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi stardar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan tingkat manajemen puncak.SIA Menyediakan Database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain, terutama Sistem Informasi Manajemen dan DSS. Pengolahan data merupakan dasar bagi sistem-sistem pemecahan masalah lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemacahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi:
Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya kepada pelanggan.
Dalam sistem informasi pembayaran (kepada pemasok) maka data input adalah semua tagihan dari pemasok diproses dengan cara tertentu sehingga memberikan informasi berupa tanggal jatuh tempo, besarnya pembayaran, cara pembayaran, dan lainnya. Sehingga manajemen mampu memutuskan kebijakan pembayaran yang tepat. Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut. Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Contoh:
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Studi kasus pada PT. Pupuk Kujang (Persero)) Salah satu kegiatan utama dan tujuan perusahaan dalam menunjang kelangsungan hidupnya adalah memperoleh laba yang dapat dicapai melalui kegiatan penjualan. Tujuan utama perusahaan tersebut akan dapat dicapai apabila penjualan maksimal dan berjalan dengan baik. Sistem informasi akuntasi penjualan sangat diperlukan bagi perusahaan saat ini, untuk menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan perusahaan. Objek penelitian dalam pembahasan skripsi ini adalah peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan pada PT. Pupuk Kujang (Persero) yang berlokasi di Jl. Jenderal Ahmad Yani No. 39 Cikampek, Jawa Barat. Tujuan dari penelitian ini adalah Untuk mengetahui peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analisis dengan pendekatan studi kasus, yaitu suatu metode yang berusaha untuk memberikan gambaran secara sistematis dan akurat mengenai faktafakta, sifat, dan hubungan antara fenomena yang diteliti dalam suatu perusahaan. Gambaran yang sistematis diperoleh dengan
cara mengumpulkan, mengklasifikasikan dan menganalisis data, sehingga dapat ditarik kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan yang dilakukan di PT Pupuk Kujang (Persero), diperoleh bahwa sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan perusahaan sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dari pemanfaatan seluruh unsur-unsur sistem informasi akutansi. Pengendalian internal penjualan yang diterapkan oleh PT Pupuk Kujang (Persero) sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya komponen-komponen pengendalian internal penjualan. Efektivitas pengendalian internal penjualan, hal tersebut didukung oleh terpenuhinya tujuan pengendalian internal penjualan.
