SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENERIMAAN SANTUNAN DENGAN MENGUNAKAN METODE AHP (STUDI KASUS DI PT VISION CEMERLANG) TANJUNGPINANG
SKRIPSI
Disusun Oleh : RAFLES NIM 42 11 401
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI KONSENTRASI KOMPUTER AKUNTANSI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA TANJUNGPINANG TANJUNGPINANG 2014
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENERIMAAN SANTUNAN DENGAN MENGUNAKAN METODE AHP (STUDI KASUS DI PT VISION CEMERLANG)
SKRIPSI diajukan untuk memenuhi salah satu sarat kelulusan program studi sistem informasi konsentrasi komputer akuntansi
Disusun oleh : RAFLES NIM 42 11 409
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI KONSENTRASI KOMPUTER AKUNTANSI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA TANJUNGPINANG TANJUNGPINANG 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan karunia-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan skripsi dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Santunan Dengan Mengunakan Metode AHP (Studi Kasus di PT VISION CEMERLANG) tahun 2014”. Laporan Skripsi ini disusun sebagai persyaratan menyelesaikan pendidikan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan skripsi ini telah banyak pihak yang membantu. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.
Bapak Wan Hendra, S.Kom, M.Si, selaku Pembimbing I yang telah begitu banyak memberikan ilmu dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan laporan skripsi ini.
2.
Ibu Ela Kurniati, ST, selaku Pembimbing II yang telah begitu banyak memberikan ilmu dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
3.
Bapak anddies , SE, selaku Manager Operasional yang mendukung penulis dalam mencari informasi dalam pembuatam sistem pendukung keputusan.
4.
Seluruh keluarga tercinta yang telah mendukung, membantu, mencurahkan kasih sayang dan selalu mendo’akan sehingga laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
viii
Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu dengan segala rendah hati kami sangat mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan selanjutnya, semoga laporan skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Tanjungpinang, 17 Juli 2014
Penulis
viii
ABSTRAK Pada perkembangan zaman saat ini semakin pesat perkembangannya, maka tuntutan akan informasi yang akurat dan cepat. Perkembangan informasi tersebut juga harus diiringi dengan teknologi yang cenderung bidang komputerisasi yang banyak digunakan suatu Perusahaan/Instansi sebagai alat bantu manusia dalam pengolahan data khususnya. Perusahaan dengan aktivitas yang cukup besar, peran komputer dirasakan sangat membantu peningkatan kualitas kerja karena mampu menyajikan berbagai keuntungan ganda yang tidak diperoleh dari tenaga manusia, seperti kemampuan untuk memproses data dalam jumlah besar serta dapat meminimumkan tingkat kesalahan yang terjadi disebabkan oleh tenaga manusia. PT VISION CEMERLANG merupakan salah satu perusahaan dibidang jasa pelayanan tv kabel yang melakukan pengolahan data secara rutin (terusmenerus), maka timbul berbagai masalah yang sering muncul. Diantaranya Pembuatan laporan yang relatif lambat, karena data masih berupa arsip, Memerlukan waktu yang lama saat pencarian data penerima santunan karena belum memiliki suatu sistem yang mampu mengolah data tersebut, Kurangnya tingkat keamanan data, karena data masih berupa arsip dan Belum memilki media penyimpanan yang baik seperti pembuatan database. Maka penulis berasumsi perlu adanya pengkomputerisasian didalam pengolahan data santunan yang dapat meningkatkan kinerja PT VISION CEMERLANG dalam mengolah data santunan. Kata Kunci : Informasi, Database, Komputerisasi, Kinerja, Santunan dll.
viii
ABSTRACT In line with the rapid development of the age, the demand for accurate and fast. That information must also be accompanied with a computerized technology that field tend to use a lot of companies / institutions as human aids in the processing of data in particular. In fact, to this day there is still a company or business entity that performs data processing manually and the results are often unsatisfactory, this was due to the recording and processing of data are still using big books they always did take a long time and processing results are sometimes inaccurate because of an error caused by a human. PT VISION CEMERLANG is one company in the field of cable tv service that performs data processing routine (continuous), then the resulting variety of problems that often arise. Preparation of reports including the relatively slow, because the data is in the form of archives, It takes a long time because the data search beneficiaries do not have a system capable of processing such data, lack of data security level, because the data is in the form of archive storage media and yet have the good such as database creation. The authors assume the need for data processing in the pengkomputerisasian benefits that can improve the performance of PT VISION CEMERLANG in data processing compensation. Key Word : information, database, computerization, performance, compensation etc.
viii
DAFTAR ISI HALAMAN ABSTRAK .................................................................................
ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... viii DAFTAR TABEL .......................................................................................... BAB I
x
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah ......................................................................
1
1.2
Identifikasi Masalah ............................................................................
2
1.3
Batasan Masalah .................................................................................
3
1.4
Maksud dan Tujuan ............................................................................
4
1.5
Waktu dan Tempat ..............................................................................
4
1.6
Metodologi Penelitian………………………………………… ............
5
1.6.1 Metode Pengumpulan Data………………………………….....
5
1.6.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak………………….. ....
5
Sistematika Penulisan Laporan……………………………………… ..
7
1.7
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
2.2
Konsep Dasar Sistem ...........................................................................
9
2.1.1 Pengertian Sistem…………………………………………… ...
9
2.1.2 Karakteristik sistem……………………………………………
10
Konsep Dasar Informasi ...................................................................... 12 2.2.1 Pengertian Informasi .................................................................. 13 2.2.2 Kualitas Informasi ..................................................................... 13
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi ........................................................... 14
viii
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi ...................................................... 14 2.3.2 komponen Sistem Informasi....................................................... 15 2.4
Definisi Sistem Pendukung Keputusa (DSS)........................................ 16 2.4.1 Tahapan Pendukung keputusan............................................... ..... 17 2.4.2 Definisi AHP (Analytical Hierarchy Proses)................................ 18 2.4.3 Prinsip Dasar AHP..................................................................... 18 2.4.4 Prosedur AHP ............................................................................ 20 2.4.5 Kelebihan Dan Kekurangan Metode AHP .................................. 23 2.4.6 Proses Penilaian Kriteria ............................................................ 18
2.5
Definisi Santunan…………………………………………................... 28
2.6
Metode Pengembangan Sistem ............................................................ 28
2.7
Konsep Permodelan Sistem ................................................................. 29 2.7.1 Flowmap.................................................................................... 29 2.7.2 Diagram Konteks ....................................................................... 30 2.7.3 Data Flow Diagram (DFD) ........................................................ 30
2.8
Konsep Basis Data .............................................................................. 32 2.8.1 Teknik Normalisasi.................................................................... 32 2.9.2 Teknik Entity Relationship Diagram (ERD) ............................... 33
2.9 Perangkat Lunak Pembangunan Sistem ................................................ 34 2.9.1 Borland Delphi 7 ....................................................................... 35 2.9.2 Microsoft Office Access 2007 .................................................... 38 2.9.3 MicrosoftVisio 2007 ................................................................... 38 2.9.3 Sistem Operasi............................................................................ 41
viii
2.10 PT VISION CEMERLANG ................................................................. 41 2.10.1 Profil Perusahaan ...................................................................... 41 2.10.2 Struktur Organisasi ................................................................... 41 BAB III ANALISIS SISTEM 3.1
Analisis Sistem .................................................................................... 48
3.2
Analisis Sistem yang sedang berjalan .................................................. 48 3.2.1 Prosedur Pendaftaran Berjalan .................................................... 48 3.2.2 Prosedur Berjalan Pada Pengajuan Klaim ................................... 51
3.3
Analisis Dokumen ............................................................................... 53 3.3.1 Data Masukan ............................................................................. 53 3.3.2. Data Keluaran ............................................................................ 53
3.4
Analisis Kelemahan Sistem ................................................................. 54
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem .................................................................. 54 3.5.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (software) .................................... 55 3.5.2 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) ................................... 56 3.5.3 Kebutuhan Informasi ................................................................ 56 3.5.4 Kebutuhan Pengguna (user)...................................................... 56
3.6 studi kasus pada PT VISION CEMERLANG ........................................ 57 3.6.1 Alokasi Dana Santunan PT VISION CEMERLANG .................. 57 3.6.2 Kriteria Penilaian Pengajuan Klaim PT VISION CEMERLANG
57
BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1
Perancangan Sistem ............................................................................. 59
viii
4.2
Prosedur Usulan Pengolahan Data Pelanggan ...................................... 59
4.3
Prosedur Usulan Pengolahan Data Karyawan ...................................... 62
4.4
Prosedur Usulan Pada Pengajuan Klaim Pelanggan ............................. 64
4.5
Prosedur Usulan Pada Pengajuan Klaim Karyawan ............................. 66
4.6
Diagram Konteks ................................................................................ 68 4.6.1 Diagram Konteks SPK ............................................................... 68 4.6.2 DFD SPK Level 0 ...................................................................... 69 4.6.3 DFD SPK Level 1 ...................................................................... 72
4.7
Entity Relasionship Diagram (ERD) .................................................... 73
4.8
Kamus Data......................................................................................... 74 4.8.1 Kamus Pengolahan Data Pelanggan ............................................ 75 4.8.2 Kamus Pengolahan Data Karyawan ............................................ 75 4.8.3 Kamus Data Pengajuan Klaim Pelanggan ................................... 75 4.8.3 Kamus Data Pengajuan Klaim Karyawan.................................... 75 4.8.3 Kamus Data Kriteria AHP .......................................................... 76
4.9
Struktur File ........................................................................................ 76 4.9.1 Struktur File Pengolahan Data Pelanggan .................................. 76 4.9.2 Struktur File Pengolahan Data Karyawan . ................................. 77 4.9.3 Struktur File Pengajuan Klaim Pelanggan .................................. 78 4.9.4 Struktur File Pengajuan Klaim Karyawan .................................. 79 4.9.5 Struktur File Kriteria AHP ......................................................... 79
4.10 Rancangan Struktur Program Sistem Pengolahan Data Santunan ......... 82 4.11 Rancangan Struktur Menu ................................................................... 83
viii
4.11.1 Rancangan Struktur Menu Masukan ......................................... 85 4.11.2 Rancangan Struktur Menu Keluaran ......................................... 91 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1
Implementasi sistem ............................................................................ 93
5.2
Manual Instalasi .................................................................................. 93
5.3
Konfigurasi Perangkat Keras ............................................................... 94
5.4
Konfigurasi Perangkat Lunak .............................................................. 94
5.5
Konfigurasi Sumber Daya Manusia ..................................................... 95
5.6
Uji Coba Sistem dan Program.............................................................. 95
5.7
Tampilan Program Sistem Pengolahan Data santunan .......................... 100
BAB VI PENUTUP 6.1
Kesimpulan ......................................................................................... 108
6.2
Saran ................................................................................................... 109
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Metode SDLC....................................................................... .......
5
Gambar 2.1 Siklus Informasi....................................................................... .... 12 Gambar 2.2 One to One relationship 2 file .................................................... 21 Gambar 2.3 One to Many relationship 2 file................................................... 21 Gambar 2.4 Many to Many relationship 2 file ................................................ 21 Gambar 2.5 Tampilan awal borland delphi 7 .................................................. 31 Gambar 2.6 Tampilan Menu bar dan toolbar .................................................. 32 Gambar 2.7 tampilan component palette ........................................................ 32 Gambar 2.8 tampilan form designer ............................................................... 32 Gambar 2.9 tampilan code Explorer ............................................................... 33 Gambar 2.10 tampilan object treeview ............................................................ 33 Gambar 2.11 tampilan object inspector ........................................................... 33 Gambar 2.7 Tampilan awal Microsoft Office Acces 2007…………................
34
Gambar 2.8 Tampilan awal Microsoft Office Visio 2007……………………….. 36 Gambar 2.9 Tampilan Microsoft Windows 7……………………………………... 37 Gambar 2.10 Struktur Organisasi PT VISION CEMERLANG………...........
38
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Sistem Pengolahan Pendaftaran……………. 46 Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Sistem Pengolahan Data Klaim……….........
48
Gambar 4.1 Flowmap Usulan sistem pengolahan data anggota ……...……
56
Gambar 4.2 Flowmap Usulan sistem pengolahan data karyawan ………….. 58 Gambar 4.3 Flowmap Usulan sistem pengajuan klaim anggota …………..
60
Gambar 4.4 Flowmap Usulan Usulan sistem pengajuan klaim karyawan….. 62
viii
Gambar 4.5 Diagram Konteks SPK penerimaan santunan…………………
63
Gambar 4.6 DFD Sistem SPK penerimaan santunan level 0……………….
65
Gambar 4.7 DFD level 1 SPK penerimaan santunan poses 6.0……………
67
Gambar 4.8 ERD SPK penerimaan santunan
69
..........………........................
Gambar 4.9 Rancangan struktur program……………..................................
78
Gambar 4.10 Rancangan Struktur menu……………………………………… 79 Gambar 4.11 Rancangan masukan anggota (pelanggan)…………………….
80
Gambar 4.12 Rancangan masukan karyawan……………………………….
81
Gambar 4.13 Rancangan Masukan Klaim anggota (pelanggan)……………..
82
Gambar 4.14 Rancangan Masukan Klaim anggota (pelanggan) ……………
82
Gambar 4.15 Rancangan Masukan Klaim karyawan............. ………………
83
Gambar 4.16 Rancangan Masukan Klaim karyawan............ ………………
83
Gambar 4.17 Rancangan Masukan kriteria AHP.................. ………………
84
Gambar 4.18 Rancangan Masukan kriteria AHP.................. ………………
85
Gambar 4.19 Rancangan Masukan kriteria AHP.................. ………………
85
Gambar 4.20 Rancangan Masukan kriteria AHP.................. ………………
85
Gambar 4.21 Rancangan keluaran kartu anggota santunan... ………………
84
Gambar 4.22 Rancangan keluaran bukti klaim anggota........ ………………
85
Gambar 4.23 Rancangan keluaran bukti klaim karyawan........ ……………… 85
viii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Perbandingan tabel analisis ............................................................. 19 Tabel 2.2 Daftar indeks random konsistensi .................................................... 22 Tabel 2.3 perbandingan berpasangan............................................................... 24 Tabel 2.4 nilai kriteria................
................................................................. 25
Tabel 2.5 penjumlahan setiap baris ................................................................. 26 Tabel 2.6 rasio konsistensi................ ............................................................... 27 Tabel 4.1 Kamus Data Anggota (pelanggan) ................................................... 70 Tabel 4.2 kamus Data Karyawan
................................................................. 70
Tabel 4.3 Kamus Data Klaim ........... ............................................................... 71 Tabel 4.4 Struktur File pengolahan data anggota ............................................. 71 Tabel 4.5 Struktur File pengolahan data karyawan .......................................... 72 Tabel 4.6 Struktur File Pengajuan Klaim anggota............................................ 73 Tabel 4.7 Struktur File Pengajuan Klaim karyawan ......................................... 75 Tabel 4.8 Struktur File kriteria AHP ............................................................... 75 Table 5.1 Black Box Pengujian Sistem……………………………………… .. 91
viii
1. Diagram alur dokumen (flowmap) No 1
Simbol
Nama Terminator
Fungsi Permulaan / akhir program
2
Garis alir
Arah aliran dokumen
3
Proses
4
Input manual
5
Decision
Perbandingan pernyataan, penyeleksian data yang memberikan pilihan untuk langkah selanjutnya
6
Off page connector
Penghubung bagian-bagian flowmap yang berbeda pada halaman
7
dokumen
Alat yang menjadi dokumen pada flowmap
8
Multi dokumen
Alat yang digunakan jika dokumennya banyak
9
Proses Operasi manual
Operasi manual yang digunakan pada saat memproses manual
10
database
Proses perhitungan/proses pengolahan data
Digunakan untuk menginput data manual
Untuk menyimpan data yang telah diinputkan
2. Entity Relationship Diagram (ERD) No 1
Simbol
Nama Entitas
Fungsi Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai
2
Relasi
Menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda
3
Atribut
Mendeskripsikan karakter entitas (atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah
4
Garis
Penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut
3. Data Flow Diagram (DFD) No 1
Simbol
Nama External entity
2
Proses
3
Data store (database)
4
Data flow (arus data)
Fungsi Merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lain Merupakan proses seperti perhitungan aritmatik Penulisan suatu formula atau pembuatan laporan Dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer atau catatan manual Arus data ini mengalir diantara proses, simpan data dan kesatuan luar
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat penting didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua bidang yang peruntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Perkembangan teknologi informasi menjadikan komputer sebagai suatu media sarana penting dalam dunia teknologi informasi. Komputer dapat mengolah data yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan suatu instansi atau organisasi. Salah satunya manfaat komputer adalah membantu dan mempermudah admin pembuatan laporan data agar lebih efektif dan efisien.
PT VISION CEMERLANG merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa penayangan tv kabel diTanjungpinang, Didalam menyediakan media informasi kebutuhanan pelanggan, PT VISION CEMERLANG terus meningkatkan prioritas kepada pelanggan dalam
menikmati tanyangan –
tayangan yang berkualitas, selain itu PT VISION CEMERLANG juga melakukan program santunan kepada pelanggan, melalui program santunan kepada pelanggan diharapkan dapat menjalin kerjasama dalam bentuk kepedulian PT VISION CEMERLANG kepada pelanggan. Hal ini yang membuat penulis ingin melakukan pembuatan sistem di PT VISION CEMERLANG, mengingat PT VISION CEMERLANG memiliki jumlah pelanggan
terbanyak
dikota
Tanjungpinang, 1
sistem
ini
dibuat
untuk
mempermudah kinerja dari PT VISION CEMERLANG
dalam memilih
pelanggan mana yang berhak mendapatkan santunan agar santunan tersebut data tersalurkan dengan baik kepada orang yang lebih membutuhkan. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik mengambil judul “SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENERIMAAN SANTUNAN DENGAN MENGUNAKAN METODE AHP (STUDI KASUS DI PT VISION CEMERLANG)” Metode AHP dikembangkan oleh Saaty dan metode ini dipergunakan untuk menyelesaikan permasalan yang komplek dimana data dan informasi statistik dari masalah yang dihadapi sangat sedikit. Metode ini merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan dengan multiple kriteria, salah satu kehandalan metode ini dapat melakukan analisis secara simultan dan terintegrasi antara parameter-parameter yang kualitatif atau kuantitatif.
1.2 Identifikasi Masalah Dari penjelasan latar belakang diatas maka penulis mengidentifikasi permasalahan yang ada pada PT VISION CEMERLANG seperti : 1.
Sulitnya menentukan pelanggan yang berhak menerima santuan
2.
Sulit mengklasifikasi batasan penghasilan pelanggan yang berhak menerima santunan.
3.
Sulit mengklasifikasi jumlah anak dan status menikah pelanggan yang berhak menerima santunan
2
4.
Sulitnya menentukan pelanggan yang sangat mampu, mampu dan kurang mampu.
5.
Kurangnya kemampuan sistem yang lama dalam mengklasifikasi pelanggan.
6.
Kurangnya tingkat keamanan data, karena sistem yang lama belum mampu meminimalisir / mengurangi pengunaan dukomen (arsip).
1.3
Batasan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, maka dalam hal ini yang akan di jadikan Batasan Masalah sebagai pembahasan selanjutnya mengenai : 1.
Pengolahan data yang mampu menentukan pelanggan yang berhak menerima santunan.
2.
Pengolahan data yang mampu memilih pelanggan yang berhak menerima santunan melalui penghasilan / pendapatan
3.
Pengolahan data yang mampu mengklasifikasi pelanggan dalam point-point persentase tertentu sesuai dengan jumlah penghasilan, status menikah, jumlah anak dan jumlah pelanggan yang disiplin (pembayaran tepat waktu)
4.
Pembuatan laporan data santunan yaitu berupa data pelanggan dan data karyawan
3
1.4 Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dari pembuatan sistem pengambilan keputusan ini adalah untuk membuat suatu
sistem
pengolahan data santunan di PT
VISION
CEMERLANG. 2. Tujuan Tujuan pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) ini adalah a. Mempermudah kinerja Admin dalam menyeleksi pelanggan yang menerima santunan. b. Mempermudah kinerja Admin dalam mengolah data santunan agar saat pelaporan lebih terorganisir dan sifat laporan dinamis (berubah). c. Mempermudah kinerja Admin dalam menghitung jumlah pelanggan yang menerima santunan, dalam hal ini mengelompakan kedalam persentase – persentase penerimaan santunan. 1.5
Waktu dan Tempat. Waktu yang digunakan untuk pelaksanaan pencarian informasi dalam pembuatan program Sistem Pendukung Keputusan Penerima Santunan di PT VISION CEMERLANG adalah Tanggal 23 Febuari 2014 s/d Selesai, adapun tempat pelaksanaan pembuatan Sistem ini di PT VISION CEMERLANG yang beralamatkan Jl. MT.Haryono km 3,5.
4
1.6 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian adalah suatu proses yang digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah secara logis, dimana diperlukannya data-data untuk mendukung kelancaran suatu penelitian. Metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. 1.6.1
Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan kerja praktek ini antara lain : A. Observasi, yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta meneliti proses pekerjaannya B. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan. C. Studi pustaka, yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas.
1.6.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Dalam pengembangan sistem informasi perlu digunakan metodologi sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama melaksanakan pengembangan sistem. Adapun pengembangan sistem yang digunakan adalah metode SDLC (System Development Life Cycle). Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :
5
Gambar 1.1 Metode SDLC (Hanif Alfatah) Keterangan : 1. Analisis ( Analysis ), Proses menganalisis dan mengumpulkan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, untuk kerja dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan-kebutuhan tersebut didokentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan. 2. Perancangan ( Design ), Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dan detail (algoritma) prosedural. 3. pengkodeaan, ( Coding ), Pengkodean merupakan proses menerjemahkan desain kedalam suatu bahasa yang bisa dimengerti oleh komputer (Bahasa pemograman).
6
4. Pengujian ( Testing ), Proses pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan. Salah satu metode yang digunakan untuk pengujian adalah metode Black box atau White box. 1.7
Sistematika Penulisan Laporan. Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mugkin, maka secara garis besar kami menyajikan laporan ini dalam 6 (enam) bab, dimana isi dari tiap babnya adalah sebagai berikut : BAB I Pendahuluan, Bab ini menjeleskan latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah maksud dan tujuan, waktu dan tempat metologi penelitian dan metode pengembangan sistem. BAB II Landasan Teori, Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang digunakan sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas dan gambaran umum perusahaan yang bersangkutan, struktur organisasi perusahaan. BAB III Analisis Sistem, Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem yang sedang berjalan di dalam pengolahan data proyek. Di sini di tuliskan juga tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan metodologi pengembangan yang di pakai serta menjelaskan dan menyajikan kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu Flowmap. BAB IV Perancangan Sistem, Bab ini akan menjelaskan tentang alur dokumen ( flowmap ), Data Flow Diagram
( DFD ), Entity Relationship Diagram ( ERD )
7
Perancangan Database, perancangan spesifikasi rinci yang terdiri atas struktur program, struktur menu, format masukan dan format keluaran. BAB V Implementasi Sistem, Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan spesifikasi perangkat keras, fasilitas program. BAB VI Penutup , Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh laporan dan saran dari penulis.
8
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja pada prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya.
2.1.1
Pengertian Sistem. Definisi Sistem menurut Jogianto (1) ialah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu1.Sedangkan menurut Burd and Strater, ”Sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Setelah memperhatikan beberapa teori mengenai sistem diatas, maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
1
H.M Jogianto, Sistem Teknologi Informasi (2003), hal :1, penerbit:Andi
9
2.1.2
Karakteristik Sistem 1. Komponen Sistem. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berintraksi, yang bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut berupa bentuk suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut supra sistem. 2. Batasan Sistem Ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagia suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. 3. Lingkungan Luar Sistem. Bentuk apapun yang ada diluar lingkungan atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem tersebut, yang demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara.
Sedangkan
lingkungan luar
yang
merugikan harus
dikendalikan, agar tidak menganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
10
4. Penghubung Sistem. Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya
mengalir
dari suatu
subsistem
kesubsistem lainnya. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintaenance input) dan signal (signal input).sebagai contoh di dalam suatu unit sistem komputer, “ program” adalah maintance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer, sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem. Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsitem yang lain. Seperti contoh sistem informasi keluaran yang dihasilkan adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem yang lainnya.
11
7. Pengolahan Sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contoh sistem akuntansi mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. 8. Sasaran Sistem. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak berguna. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. 2.2
Konsep Dasar Informasi. Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dikelompokan menjadi 3 bagian , yaitu 1. Informasi strategis merupakan proses pengambilan keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. 2. Informasi taktis merupakan proses pengambilan keputusan jangka menengah, seperti informasi penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi teknis merupakan proses pengambilan keputusan sehari-hari, seperti informasi penyedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
12
2.2.1
Pengertian Informasi. Menurut Jogianto (8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya2. Sedangkan menurut Goordon B.Davis informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau yang akan datang. Dari beberapa teori diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah mengalamiproses pengolahan sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya.
Gambar 2.1 siklus informasi ( Tata sutabri) 2.2.2
Kualitas Informasi. Kualitas dari suatu informasi tergantung 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan.
2
H.M Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi (2003) , hal :8, penerbit:Andi
13
1. Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat Waktu. Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3. Relevan. Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan yang lainnya adalah berbeda. Informasi sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevannya para anggota dalam mengunakan mesin tersebut. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi.
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
14
2.3.2
Komponen Sistem Informasi. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. 1. Blok Masukan. Input mewakili data yang masukan kedalam sistem informasi. Maksud input disini adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, data tersebut berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data agar menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang bergunauntuk semua tingkatan manajemen dan pemakai sistem. 4. Blok Teknologi. Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu keluaran sistem secara keseluruhan.
15
5. Blok basis data. Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasi data. 6. Blok kendali. Beberapa pengendalian sistem perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi dapat diketahui kesalahan-kesalahan dan cepat diatasinya. 2.4
Definisi Sistem Pendukung Keputusan (DSS) Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasiskan komputer yang interaktif, yang membantu mendukung keputusan dengan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terstruktur, sedangkan secara khusus sistem pendukung keputusan adalah sebuah sistem yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam memecahkan masalah semiterstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun usulan menuju pada keputusan tertentu. Adapun menurut para ahli definisi dari sistem pendukung keputusan adalah sebagai berikut : 1.
Menurut Mann dan Watson, Sistem pendukung keputusan adalah Sistem yang interaktif, membantu pengambilan keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi terstruktur dan tidak terstruktur.
2.
Menurut Maryam Alavi dan H. Albert Napier, Sistem pendukung keputusan adalah suatu kumpulan prosedur pemrosesan data dan informasi yang
16
berorientasi pada penggunaan model untuk menghasilkan berbagai jawaban yang dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan. 3.
Menurut Little, Sistem pendukung keputusan adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk membantu manajemen dalam menangani berbagai permasalahan yang terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan mengunakan data dan model.
4.
Menurut Raymond Mc Leod, Sistem pendukung keputusan adalah sistem penghasil informasi spesifik yang ditujukan untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer pada berbagai tingkatan.
2.4.1
Tahapan pendukung keputusan. Ada 4 tahapan dalam pendukung keputusan menurut Herbert A Simon yaitu : 1. Kegiatan inteligen yaitu proses pencarian informasi dan data dari lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah. 2. Kegiatan merancang yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisa arah tindakan yang mungkin dapat dipergunakan. Dalam hal ini mengandung proses-proses untuk memahami masalah, untuk menghasilkan cara pemecahan masalah dan untuk menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan. 3. Kegiatan memilih yaitu memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan. 4. Kegiatan menelaah disebut juga pemahaman yaitu menyelidiki lingkungan tentang kondisi=kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang
17
diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalah. 2.4.2
Definisi AHP (Analytical Hierarchy Proses) Analytical Hierarchy Proses (AHP), dikembangkan oleh Thomas L.Saaty pada tahun 1970-an. Metode ini merupakan salah satu model pendukung keputusan multikriteria yang dapat membantu kerangka berpikir manusia dimana faktor logika, pengalaman pengetahuan, emosi dan rasa dioptimasikan kedalam suatu proses sistematis. Pada dasarnya, AHP merupakan metode yang digunakan untuk memecahkan masalah yang kompleks dan tidak terstruktur kedalam kelompokkelompoknya, dengan mengatur kelompok tersebut kedalam suatu hierarki, kemudian memasukkan nilai numerik sebagai pengganti persepsi manusia dalam melakukan perbandingan relatif. Dengan suatu sintesa maka akan dapat ditentukan elemen mana yang memiliki prioritas tertinggi.
2.4.3
Prinsip dasar AHP Dalam menyelesaikan permasalahan dengan AHP ada beberapa prinsipnya yang harus dipahami. 1. Membuat hierarki. Sistem yang kompleks bisa dipahami dengan memecahnya menjadi elemenelemen pendukung, menyusun elemen secara hierarki dan mengabungkannya atau mensintesisnya. 2. Penilaian kriteria dan alternatifnya. Kriteria dan alternatif dilakukan dengan perbandingan berpasangan. Untuk berbagai persoalan,
skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik untuk
18
mengekspresikan pendapat. Nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan bisa diukur mengunakan tabel analisis sebagai berikut : Intensitas kepentingan
Keterangan
1
Kedua elemen sama pentingnya
3
Elemen yang satu sedikit lebih penting dari pada elemen lainnya
5
Elemen yang satu lebih penting dari pada elemen lainnya
7
Satu Elemen jelas lebih mutlak penting dari pada elemen lainnya
9 2,4,6,8 Kebalikan
Satu Elemen mutlak penting dari pada elemen lainnya Nilai-nilai antara dua nilai pertimbangan yang berdekatan. Jika aktivitas i mendapat satu angka dibandingkan dengan aktivitas j maka j memiliki nilai kebalikannya dibandingkan dengan i Tabel 2.1 perbandingan tabel analisis
3. Synthesis of priority (menentukan prioritas) Untuk setiap kriteria dan alternatif, perlu dilakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparisons). Nilai-nilai perbandingan relatif dari seluruh alternatif kriteria bisa disesuaikan dengan judgement yang telah ditentukan untuk menghasilkan bobot dan prioritas. Bobot dan prioritas dihitung dengan memanipulasi matriks atau melalui penyelesaiaan persamaan matematika.
19
4. Logical consistency (konsistensi logis) Konsistensi memiliki dua makna. Pertama objek-objek yang serupa bisa dikelompokkan sesuai dengan keseragaman dan relevansi. Kedua menyangkut tingkat hubungan antar objek yang didasarkan pada kriteria tertentu. 2.4.4
Prosedur AHP pada dasarnya, prosedur atau langkah-langkah dalam metode AHP meliputi: 1. Mendefinikan masalah dan menentukan solusi yang diinginkan, lalu menyusun hierarki dari permasalahan yang dihadapi. Penyusunan hierarki adalah menetapkan tujuan yang merupakan sasaran sistem secara keseluruhan pada level teratas. 2. Menentukan perioritas elemen. a. langkah pertama dalam menentukan prioritas elemen adalah membuat perbandingan pasangan, yaitu membandingkan elemen secara berpasangan sesuai kriteria yang diberikan. b. Matrik perbandingan berpasangan diisi mengunakan bilangan untuk merepresentasikan kepentingan relatif dari suatu elemen terhadap elemen yang lainnya. 3. Sintesis Pertimbangan-pertimbangan terhadap perbandingan berpasangan disintesiskan untuk memperoleh keseluruhan prioritas. Hal-hal yang dilakukan dalam langjah ini adalah : a. Menjumlahkan nilai-nilai dari setiap kolom pada matriks
20
b. Membagi setiap nilai dari kolom dengan total kolom yang bersangkutan untuk memperoleh normalisasi matriks. c. Menjumlahkan nilai-nilai dari setiap baris dan membaginya dengan jumlah elemen untuk mendapatkan nilai rata-rata. 4. Mengukur konsistensi Dalam pembuatan keputusan, penting untuk mengetahui seberapa baik konsistensi yang ada karena kita tidak menginginkan keputusan berdasarkan pertimbangan dengan konsistensi yang rendah. Hal-hal yang dilakukan dalam langkah ini adalah : a. Kalikan setiap nilai pada kolom pertama dengan prioritas relatif elemen pertama, nilai pada kolom kedua dengan prioritas relatif elemen kedua dan seterusnya. b. Jumlahkan setiap baris c. Hasil dari penjumlahan baris dibagi dengan elemen prioritas relatif yang bersangkutan. d. Jumlahkan hasil bagi diatas dengan banyaknya elemen yang ada, hasilnya disebut A maks. 5. Hitung consistency indeks (CI) dengan rumus : CI = (lamda maks – n)/n dimana n = banyaknya elemen 6. Hitung rasio konsistensi (CR) dengan rumus :
21
CR = CI/RC Dimana
CR = consistency ratio CI = consistency index IR = indeks random consistency
7. Memeriksa konsistensi hierarki Jika nilainya lebih dari 10%, maka penilaian data judgment harus diperbaiki. Namun jika rasio konsistensi (CI/IR) kurang atau sama dengan 0,1 maka hasil perhitungan bisa dinyatakan benar. Daftar indeks random konsistensi (IR) bisa dilihat tabel berikut : Ukuran matriks
Nilai IR
1,2
0,00
3
0,58
4
0,90
5
1,12
6
1,24
7
1,32
8
1,41
9
1,45
10
1,49
Tabel 2.2 Daftar indeks random konsistensi
22
2.4.5
Kelebihan dan Kekurangan Metode AHP a. Kelebihan metode AHP. 1. Struktur yang berhierarki sebagai konsekuensi dari kriteria yang dipilih sampai pada sub-sub kriteria yang paling dalam. 2. Memperhitungkan validitas sampai batas toleransi inkonsentrasi sebagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh para pengambil keputusan. 3. Memperhitungkan daya tahan atau ketahanan output analisis sensitivitas pengambilan keputusan. b. Kelemahan Metode AHP 1. Ketergantungan model AHP pada input utamanya, input utamanya berupa persepsi seorang ahli sehingga dalam hal ini melibatkan subjektifitas sang ahli selain itu juga model menjadi tidak berarti jika ahli tersebut memberikan penilaian yang keliru. 2. Metode AHP ini hanya metode matematis tanpa ada pengujian secara statistik sehingga tidak ada batas kepercayaan dari kebenaran model yang terbentuk.
2.4.6
Proses Penilaian Kriteria Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menentukan pelanggan yang masuk kategori penilaian santunan adalah sebagau berikut : 1. Menentukan Prioritas Kriteria : A. Membuat Matriks Perbandingan Berpasangan Pada tahap ini dilakukan penilaian perbandingan antara satu kriteria dengan kriteria yang lain. Berikut hasil penilaian
23
Penghasilan
Pengeluaran
Status sosial
Jumlah
disiplin
anak Penghasilan
1
5
9
3
9
Pengeluaran
0,2
1
5
7
6
Status sosial
0,11
0,2
1
3
5
Jumlah
0,33
0,14
0,33
1
3
disiplin
0,11
0,17
0,2
0,33
1
jumlah
1,75
6,51
15,53
14,33
24
anak
Tabel 2.3 Perbandingan berpasangan Cara melakukan proses penilaian adalah sebagi berikut : Untuk mendapatkan nilai 1 pada masing-masing kolom / nilai yang diinputkan sebagai contoh pada kolom pertama : Nilai 1 dibagi nilai input 5 maka hasilnya 0,2 Nilai 1 dibagi nilai input 9 maka hasilnya 0,11 Nilai 1 dibagi nilai input 3 maka hasilnya 0,33 Nilai 1 dibagi nilai input 9 maka hasilnya 0,11 Maka didapat jumlah 1,75 didapat dari ( 1 + 0,2 + 0,11 + 0,33 + 0,11) Begitu selanjut proses perhitungannya.
24
B. Membuat Matriks Nilai Kriteria Penghasilan
Pengeluaran
Status
Jumlah
sosial
anak
disiplin
jumlah
prioritas
Penghasilan
0,57
0,77
0,58
0,21
0,38
2,51
0,5
Pengeluaran
0,11
0,15
0,32
0,49
0,25
1,32
0,26
Status sosial
0,06
0,03
0,06
0,21
0,21
0,57
0,11
Jumlah
0,19
0,02
0,02
0,07
0,13
0,43
0,09
0,06
0,03
0,01
0,02
0,04
0,16
0,03
anak disiplin
Tabel 2.4 Nilai Kriteria Cara melakukan proses penilaian adalah sebagai berikut : Nilai didapat dari hasil dari pembagian yang ada pada tabel 2.3 yaitu hasil dari pembagian nilai kolom penghasilan dengan jumlah kolom penghasilan, sebagai contoh : Nilai 1 dibagi 1,75 hasilnya 0,57 Nilai 0,2 dibagi 1,75 hasilnya 0,11 Nilai 0,11 dibagi 1,75 hasilnya 0,06 Nilai 0,33 dibagi 1,75 hasilnya 0,19 Nilai 0,11 dibagi 1,75 hasilnya 0,06 Nilai jumlah didapat dari penjumlahan pada setiap barisnya yaitu 0,57 + 0,11 + 0,06 + 0,19 + 0,06 maka didapat hasil 2,51 Untuk nilai prioritas didapat dari pembagian antara jumlah dibagi jumlah kriteria yaitu :2,51 dibagi 5 maka didapat hasil 0,5 Begitu selanjut proses perhitungannya.
25
C. Membuat Matriks Penjumlahan Setiap Baris Penghasilan
Pengeluaran
Status
Jumlah
sosial
anak
disiplin
jumlah
Penghasilan
0,5
1,3
0,99
0,27
0,27
3,33
Pengeluaran
0,1
0,26
0,55
0,63
0,18
1,72
Status sosial
0,06
0,05
0,11
0,27
0,15
0,64
Jumlah
0,17
0,04
0,04
0,09
0,09
0,43
0,06
0,04
0,02
0,03
0,03
0,18
anak disiplin
Tabel 2.5 Penjumlahan Setiap Baris Cara melakukan proses penilaian adalah sebagai berikut : Matriks ini dibuat dengan mengalikan nilai prioritas pada tabel 2.4 dengan nilai matriks perbandingan berpasangan pada tabel 2.3, sebagai contoh : Nilai 0,5 dikalikan nilai 1 maka didapat nilai 0,5 Nilai 0,5 dikalikan nilai 0,2 maka didapat nilai 0,1 Nilai 0,5 dikalikan nilai 0,11 maka didapat nilai 0,06 Nilai 0,5 dikalikan nilai 0,33 maka didapat nilai 0,17 Nilai 0,5 dikalikan nilai 0,11 maka didapat nilai 0,06 Nilai jumlah didapat dari penjumlahan pada setiap barisnya yaitu 0,5 + 1,3 + 0,99 + 0,27 + 0,27 maka didapat hasil 3,33 Begitu selanjut proses perhitungannya.
26
D. Perhitungan Rasio Konsistensi Perhitungan ini digunakan untuk memastikan bahwa rasio konsistensi (CR) <= 0,1, jika ternyata nilai CR lebih besar dari 0,1 maka matriks perbandingan berpasangan harus diperbaiki. Untuk menghitung rasio konsistensi, dapat dilakukan perhitungan pada tabel dibawah ini : Jumlah
prioritas
hasil
perbaris Penghasilan
3,33
0,5
3,83
Pengeluaran
1,72
0,26
1,98
Status sosial
0,64
0,11
0,75
Jumlah
0,43
0,09
0,52
0,18
0,03
0,21
anak disiplin
Tabel 2.6 tabel Rasio Konsistensi Nilai 3,33 didapat dari tabel 2.5 (matriks penjumlahan setiap baris), nilai prioritas didapat dari tabel 2.4 (matriks nilai kriteria) dan hasil didapat dari penjumlahan nilai jumlah perbaris ditambah nilai prioritas. Dari tabel 2.6 maka didapatlah hasil : Jumlah (jumlah dari nilai-nilai hasil )
: 7,29
N (jumlah kriteria)
:5
Lamda maks (jumlh / n)
: 1,46
CI (lamda maks-n)/n)
: -0,71
IR (jumlah matrik) lihat tabel 2.2
: 1,12
27
CR (CI / IR)
: -0,63
Oleh karena CR < 0,1 maka rasio konsistensinya dari perhitungan tersebut diterima 2.5
Definisi Santunan. Santunan adalah dana tunai yang dikeluarkan oleh suatu instansi pemerintahan atau perusahaan swasta untuk diberikan kepada korban/ahli waris yang mengalami kecelakaan seperti kecelakaan dijalan raya atau sakit.
2.6
Metode Pengembangan Sistem. Metode pengembangan sistem
yang
digunakan didasarkan pada
pendekatan sistem terstruktur, moduler dan berkembang. 1. Pendekatan Sistem. Pendekatan Sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dan tidak hanya pada sasaran sistem informasi saja. 2. Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini dilengkapi dengan tools dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan adalah sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
28
3. Pendekatan Moduler. Pendekatan modular adalah suatu pendekatan untuk menemukan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana sehingga sistem lebih mudah dipahami. 4. Pendekatan Berkembang. Pendekatan ini menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang diperlukan pada saat itu saja dan akan terus dikembangkan pada periode berikutnya, memenuhi kebutuhan sesuai perkembangan teknologi. 2.7
Konsep Permodelan Sistem. Dalam membuat suatu konsep permodelan sistem, maka penulis mendefinisikan Flowmap, diagram konteks, dan DFD (data flow diagram)
2.7.1
Flowmap. Flowmap adalah paket perangkat lunak yang didedikasikan untuk menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data Jenis data dalam arti khusus ada dua lokasi geografis yang berbeda terhubung ke masing-masing item data: Sebuah lokasi tempat asal aliran dimulai dan lokasi tujuan di mana aliran berakhir. Aliran data itu sendiri dapat orang misalnya komputer, berbelanja, pengunjung rumah
sakit),
barang,
penggunaan layanan pertanian
atau
telekomunikasi dan sebagainya. Sedangkan menurut phan dalam bukunya (2005), Flowmap merupakan campuran peta dan Flowchart, yang menunjukan pergerakan benda dari suatu lokasi ke lokasi yang lain. Flowmap dapat digunakan untuk menunjukan gerakan yang hampir segala sesuatu. Flowmap dapat menunjukan hal – hal berupa data
29
yang mengalir, dapat menunjukan arah aliran data bergerak dan apa saja sumber dan tujuan tersebut, dapat menunjukan data yang mengalir, yang ditransfer dan dapat memberikan informasi umum yang mengalir dan proses data mengalir. 2.7.2
Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram yang mengambarkan hubungan kegiatan yang saling terkait dalam proses pengolahan data, antara pengolahan data, pemberi data dan penguna data. Kegiatan satu dengan yang lainnya saling berhubungan secara langsung. Pengolahan data pemberi data, serta pemakai data disebut sebagai entitas. Entitas ini merupakan bagian sebagai sumber yang menghasilkan identitas yang berupa atribut-atribut dari manusia, barang atau suatu kegiatan yang akan dikelola maupun yang dibutuhkan.
2.7.3
Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram adalah Suatu aliran logika komunikasi dari suatu sistem prosedur dimulai dari tempat data berasal, kemudian menuju tempat pengolahan data yang akan digunakan sebagai bahan mentah informasi. Logikanya antara lain pemberi data sebagai asal data, dan penerima data sebagai tempat tujuan data. Data Flow Diagram (DFD) ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. DFD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat rincian berbeda, dari yang bersifat umum ke rincian banyak. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desian sistem secara fisik.
30
A. Konsep Dasar Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. B. Simbol-simbol pada Data Flow Diagram (DFD). 1. Terminator (External Entity) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut. 2. Proses (Process) Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi (perusahaan), kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data. 3. Arus Data (Data Flow) Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem. Simpanan Data/Arsip (Data Store) Untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan/ diarsipkan. C. Aturan Main 1. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung.
31
2. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung. 3. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya). 4. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar. 2.8
Konsep Basis Data. Pada perancangan model basis data, tinjauan ditekankan pada sturuktur data dan relasi antar file. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan konsep basis data adalah mengunakan model data relasional, terdapat 2 macam teknik, yaitu teknik normalisasi dan teknik entity relationship.
2.8.1
Teknik Normalisasi. Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Ada beberapa macam kunci (Key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, penghapusan, dan lainnya , berikut : 1. Candidate key Candidate key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas. 2. Primery key Primery key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakilisetiap kejadian dari suatu entitas.
32
3. Alternate key. Alternate key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primery key. 4. Foreign key Foreign key adalah satu atribut atau satu set atribut pyang melengkapi satu Relationship yang menunjukan induknya. 2.8.2
Teknik Entity Relationship Diagram (ERD). Pada model relational, hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi (relation key) yang merupakan kunci utama dari masing-masin file. perancangan sistem basis data (database) yang tepat akan menyebabkan database III plus dan paket program relational lainnya akan bekerja sama secara optimal. Terdapat beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada didalam 1 atau 2 file, yaitu : 1.
One to one relationship 2 file. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding satu.
Gambar 2.2 one to one relationship2 file
33
2.
One to many relationship 2 file. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik.
Gambar 2.3 one to many relationship 2 file 3.
Many to many relationship 2 file Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak.
Gambar 2.4 many to many relationship 2 file 2.9
Perangkat Lunak Pembangunan Sistem. Perangkat lunak pembangunan sistem adalah aplikasi atau software yang kita gunakan dalam menyusun sistem. Dalam pembangunan sistem pengolahan data santunan PT VISION CEMERLANG penulis mengunakan media perangkat lunak, seperti :
34
2.9.1
Borland Delphi 7 Borland Delphi 7 adalah salah satu bahasa pemograman berbasiskan visual yang digunakan untuk membuat program aplikasi pada komputer (seperti visual basic). Bahasa pemograman yang digunakan oleh delphi sebenarnya merupakan turunan dari bahasa pemograman pascal, yang dahulu pada Delphi dikenal sebagai objek pascal. IDE
( Integrated Development Enviroment) yaitu merupakan sebuah
lingkungan pengembang yang terintegrasi, pada IDE ini bahasa pemograman dikembangkan seperti design, kding dan debugging. IDE Delphi terdiri dari tujuna bagian utama yaitu : menubar, toolbar, component palette, form designer, code explorer, object treeview dan object inspector. 1. Tampilan IDE Delphi 7.
Gambar 2.5 tampilan IDE Delphi 7
35
2. Tampilan menubar dan toolbar.
Gambar 2.6 tampilan menubar dan toolbar 3. Component palette
Gambar 2.7 tampilan component palette 4. Form designer
Gambar 2.8 Tampilan Form designer
36
5. Tampilan Code Explorer
Gambar 2.9 tampilan Code Explorer 6.
Tampilan Object TreeView
Gambar 2.10 tampilan object treeview 7. Tampilan Object inspector
Gambar 2.11 tampilan Object inspector
37
2.9.2
Microsoft Office Access 2007 Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu Primary key dan Foreign key. Berikut beberapa tampilan Microsoft Office access 2007 : 1. Tampilan awal Microsoft Office access 2007
Gambar 2.12 tampilan awal Microsoft Office acces 2007 2.9.3
Microsoft Visio 2007 Microsoft Visio 2007 adalah software yang didesain khusus untuk membantu dalam membuat diagram seperti Flowchart, Grantt Chart, Data Flow, Gambar Jaringan, Gambar Denah Bangunan, dan juga pembuatan Gambar Teknik, Gambar Elektronik, serta desain lainnya. Fitur-Fitur pada office Visio 2007 adalah :
38
Microsoft
1. AutoConnect Berfungsi untuk secara otomatis menghubungkan shape baru dengan shape yang telah ada dalam halaman gambar sekaligus mengatur aligmentnya. Contohnya 2. Themes Digunakan untuk memodifikasi tampilan diagram agar menjadi lebih menarik. 3. Data Link Untuk mempermudah dalam menghubungkan diagram visio dengan sumber data, menghubungkan sumber data dengan shape data dan mengatur hubungan data yang dibuat. 4. Data Graphics Data yang dapat menvisualisasikan data yang terdapat di dalam shape tertentu. Alasan mengapa penulis mengunakan software Microsoft Office Visio 2007 adalah agar mempermudah pada saat pembuatan Fowmap, Diagram konteks, DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
39
Tampilan awal Microsoft Office Visio 2007.
Gambar 2.13 Tampilan awal Microsoft Office Visio 2007 2.9.4
Sistem Operasi Sistem operasi yang penulis gunakan adalah sistem operasi Microsoft windows 7. Microsoft windows 7 adalah rilis Microsoft Windows yang menggantikan Windows Vista. Windows 7 dirilis untuk pabrikan komputer pada 22 Juli 2009 dan dirilis untuk publik pada 22 Oktober 2009, kurang dari tiga tahun setelah rilis pendahulunya, Windows Vista. Presentasi Microsoft tentang Windows 7 pada tahun 2008 lebih fokus pada dukungan multi-touch pada layar, desain ulang taskbar yang sekarang dikenal dengan nama Superbar, sebuah sistem jaringan rumahan bernama HomeGroup, dan peningkatan performa. Beberapa aplikasi standar yang disertakan pada versi sebelumnya dari Microsoft Windows.
40
1.
Tampilan Microsoft windows 7
Gambar 2.14 tampilan Microsoft windows 7 2.10
PT VISION CEMERLANG.
2.10.1 Profil Perusahaan. PT VISION CEMERLANG adalah perusahaan jasa yang bergerak pada pelayanan tv kabel, perusahaan ini beralamatkan di Jalan MT Haryono Km 3,5. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 10 juni 2008 silam, PT VISION CEMERLANG merupakan perusahaan penyedia jasa tv kabel pertama ditanjungpinang dan memiliki jumlah pelanggan terbanyak. Sebagai media informasi PT VISION CEMERLANG melayani semua pelanggan, baik dari kalangan menengah atas hingga kalangan menengah kebawah. Keluhan pelanggan disampaikan kepada Customer service dan Customer service mencatat keluhan ini, dan kemudian disampaikan kepada teknisi jaringan.
PT VISION CEMERLANG Menyediakan jasa pelayanan 24 jam
kepada pelanggan setianya. Kedepannya perusahaan ini juga akan membuka
41
cabang diluar kota, agar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat yang selalu tanggap akan suatu perubahan. 2.10.2 Struktur organisasi.
Gambar 2.15 struktur organisasi PT VISION CEMERLANG Struktur organisasi PT VISION CEMERLANG disusun sesuai dengan gambar struktur organisasi dan uraian tugasnya antara lain sebagai berikut : A. Dewan Komisaris Tugas dan tanggung jawab : 1. Menetapkan kebijakan perusahaan secara keseluruhan. 2. Berkewajiban mengawasi pekerjaan General Manager.
42
3. Mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan demi kelangsungan hidup perusahaan, serta berhak mengangkat, memberhentikan General manager dan menilai hasil kerja General Manager. 4. Mengawasi pelaksanaan perusahaan secara umum untuk kemudian melakukan perbandingan dengan arah dan tujuan, serta kebijakan yang telah diterapkan sebelumnya. B. General Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Menjalankan
fungsi
manajemen
yaitu
merencanakan,
mengorganisir,
mengarahkan dan mengawasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai, baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. 2. Bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan operasional perusahaan kepada dewan komisaris. 3. Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. 4. Merencanakan dan mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dalam melaksanakan program kerja dan anggaran perusahaan dan mengangkat Manager. 5. Melaksanakan kebijakan dan rencana strategis yang ditetapkan oleh Dewan Komisaris. C. Account Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Menyusun rencana anggaran keuangan tahunan perusahaan.
43
2. Merencanakan dan mengawasi pengolahan keuangan perusahaan. 3. Menyusun anggaran penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan. 4. Menyusun strategis yang tepat dalam mengatur pengeluran dana perusahaan agar dana yang dikeluarkan oleh perusahaan menjadi lebih efisien. 5. Bertanggung jawab kepada General Manager. D. HRD Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan persiapan dan seleksi terhadap calon karyawan. 2. Mengembangkan dan mengevaluasi karyawan. 3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada karyawan. E. Manager Operasional Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional 2. Bertanggung jawab terhadap General Manager dan membantu general manager dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. 3. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan secara keseluruhan dan melaporkan kepada General Manager. 4. Memeriksa laporan pajak perusahaan. 5. Mengatur pembagian gaji karyawan secara keseluruhan. F. Public Relation Manager (PR Manager) Tugas dan tanggung jawab : 1. Mengabdi kepada kepentingan umum (pelanggan) 2. Membina / menjalalin komunikasi yang baik kepada pelanggan.
44
3. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku. G. Marketing Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempromosikan produk perusahaan. 2. Menyusun rencana serta program kegiatan penjualan dan mengkoordinisikan seluruh
kegiatan
sehingga
dapat
meningkatkan
profit
(penghasilan)
perusahaan. 3. Menyusun dan mengatur rencana promosi dan strategi pemasaran. 4. Mengembangkan dan mempelajari strategi pemasaran yang baru dan merencanakan daerah pemasaran yang baru. H. Manager Teknisi Tugas dan tanggung jawab : 1. Mengawasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan teknisi. 2. Bertanggung jawab terhadap Manager Operasional. 3. Bertanggung jawab terhadap penyedian alat-alat yang dibutuhkan terhadap perbaikan atau pun instalasi. 4. Mengecek kembali pekerjaan teknisi. I. Asst. Ops Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Membantu Manager Operasional dalam mengerjakan tugas-tugas. 2. Mengkoordinasi bawahan, seperti Collector, Cashier dan Customer Service.
45
J. Collector Tugas dan tanggung jawab : 1. Membuat laporan penagihan kepada perusahaan 2. Membuat laporan pemutusan jaringan. 3. Menagih pembayaran iuaran kepada pelanggan 4. Bertanggung jawab kepada Asst Ops Manager. K. Cashier Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab terhadap penerimaan kas perusahaan 2. Menerima pembayaran pelanggan 3. Membuat laporan pembayaran pelanggan. 4. Membuat laporan keterlambatan pelanggan (denda) L. Customer Service Tugas dan tanggung jawab : 1. Membuat laporan keluhan pelanggan 2. Membuat laporan perubahan alamat pelanggan. 3. Memberikan ID pelanggan baru. 4. Memberikan informasi kepada pelanggan seputar pelayanan. 5. Membuat laporan pemutusan Collector maupun pelanggan. M. Team Marketing Tugas dan tanggung jawab : 1. Membantu Manager Marketing mempromosikan produk perusahaan
46
2. Bertanggung jawab atas penyelesaian serta menindak lanjuti setiap pemasangan / instalasi yang diterima. 3. Membuat laporan keatasan untuk setiap pemasangan baru. 4. Bertanggung jawab terhadap Manager Marketing. N. Teknisi Tugas dan tanggung jawab : 1. melakukan instalasi (pemasangan) terhadap pelanggan baru. 2. Melakukan service perbaikan jaringan terhadap pelanggan yang mengalami gangguan. 3. Bertanggung jawab terhadap Manager Teknisi.
47
BAB III ANALISIS SISTEM 3.1
Analisis Sistem Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahapan Analisis Sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahapan Analisis Sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan tahapan ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.
3.2
Analisis Sistem yang sedang berjalan. Sistem pengolahan data yang sedang berjalan pada PT VISION CEMERLANG sudah memiliki sistem yang memadai, hanya saja sistem tersebut masih belum bisa bekerja sepenuhnya, misalnya sistem masih belum bisa menghasilkan laporan santunan yang real sehingga sistem masih sulit membedakan pelanggan yang mampu dengan yang tidak mampu. Hal ini dinilai penulis masih belum efektif dan efisien.
3.2.1
Prosedur berjalan Pendaftaran Prosedur berjalan pada pengolahan data pendaftaran santunan PT VISION CEMERLANG adalah sebagai berikut :
48
1.
Pelanggan datang kekantor dan ingin mengajukan diri sebagai anggota santunan.
2.
Customer Service memberikan formulir pendaftaran kepada pelanggan.
3.
Pelanggan mengisi formulir pendaftran, selain itu pelanggan juga memberikan data diri berupa tanda pengenal dan pelanggan juga menyerahkan data ahli waris.
4.
Formulir pendaftaran, data diri dan data ahliwaris diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data anggota santunan dan kemudian disimpan didalam database anggota santunan.
6.
Customer Service mencetak laporan data santunan pelanggan dan dirangkap empat (4)
7.
lembar pertama diberikan kepada Manager Operasional untuk dicek dan diarsipkan, lembar kedua diberikan kepada Direktur untuk dicek dan diarsipkan dan lembar ketiga dipegang oleh Customer Service untuk diarsipkan dan lembar keempat diberikan kepada pelanggan sebagai bukti telah terdaftar sebagai anggota santunan.
49
FLOWMAP PENDAFTARAN ANGGOTA SANTUNAN PELANGGAN / ANGGOTA
CUSTOMER SERVICE
FORMULIR PENDAFTARAN
MANAGER OPERASIONAL LAPORAN SANTUNAN
FORMULIR PENDAFTARAN
DIREKTUR
LAPORAN SANTUNAN
DATA AHLI WARIS FC KTP
ISI FORMULIR PENDAFTARAN
DATA AHLI WARIS
FORMULIR PENDAFTARAN
TIDAK
MENGECEK KELENGKAPAN
FC KTP FORMULIR PENDAFTARAN
LENGKAP
IYA
DATA SANTUNAN PELANGGAN
INPUT ANGGOTA SANTUNAN
SANTUNAN
CETAK LAPORAN SANTUNAN
4 3 2 DATA SANTUNAN PELANGGAN
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pada Sistem Pendaftaran Pengajuan Santunan
50
3.2.2
Prosedur berjalan pada pengajuan Klaim. Prosedur yang berjalan pada pengolahan data pengajuan klaim santunan PT VISION CEMERLANG adalah sebagai berikut : 1.
Pelanggan datang kekantor dan ingin mengajukan klaim.
2.
Customer Service memberikan formulir pengajuan klaim kepada pelanggan.
3.
Pelanggan mengisi formulir pengajuan klaim, selain itu pelanggan juga memberikan surat keterangan dari RT / RW setempat dan data anggota santunan
4.
Formulir pengajuan klaim diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data klaim pelanggan dan menyimpannya didalam database klaim.
6.
Customer Service mencetak laporan klaim dan dirangkap dua (2).
7.
Customer Service mengarsip lembar pertama, lembar kedua diberikan kepada Manager Operasional untuk dicek dan ditanda tangani kemudian lembar tersebut diberikan kepada Account Manager untuk dikeluarkan berupa Cek dan tanda terima.
8.
Cek dan tanda terima diserahkan kepada Customer Service dan Customer Service menyerahkan cek dan tanda terima kepada pelanggan untuk diuangkan.
51
FLOWMAP BERJALAN PENGAJUAN KLAIM ANGGOTA / PELANGGAN
CUSTOMER SERVICE
FORMULIR KLAIM
FORMULIR KLAIM
SURAT KET RT / RW DATA SANTUNAN PELANGGAN
MENGISI FORMULIR KLAIM
SURAT KET RT / DATARW SANTUNAN PELANGGAN
FORMULIR KLAIM
LAP . KLAIM
ACCOUNT MANAGER LAP. KLAIM TELAH DI TANDA TANGAN
MENANDA TANGANI LAP. KLAIM
LAP. KLAIM TELAH DI TANDA TANGAN
MENGECEK KELENGKAP AN
TIDAK
MANAGER OPERASINAL
MENGELUA RKAN CEK DAN TANDA TERIMA
CEK
FORMULIR KLAIM
TANDA TERIMA
LENGKAP
IYA
INPUT DATA KLAIM CEK TANDA TERIMA
SANTUNAN
CETAK LAPORAN KLAIM
2 LAP . KLAIM
1
a
CEK TANDA TERIMA
Gambar 3.2 Flowmap berjalan pada sistem pengajuan klaim santunan
52
3.3
Analisis Dokumen. Setelah penulis melakukan survai terhadap PT VISION CEMERLANG, maka penulis mendapati beberapa dokumen yang digunakan dalam mengolah data santunan, diantaranya :
3.3.1
Data masukan. Data masukan adalah data yang dimasukan oleh sistem pengolahan data santunan diantaranya sebagai berikut :
3.3.2
1.
Data diri (FC ktp) anggota / pelanggan.
2.
Pernyataan AhliWaris.
3.
Surat keterangan RT / RW.
Data keluaran. Data keluaran adalah data yang dikeluarkan oleh sistem pengolahan data santunan, yang dikeluarkan oleh sistem pengolahan data santunan adalah berupa kartu anggota santunan, laporan santunan pelanggan, laporan ahli waris dan laporan klaim.
3.4
Analisis Kelemahan Sistem. Analisis yang dilakukan terhadap kelemahan sistem, bertujuan untuk mengetahui lebih jauh apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak atau harus diganti dengan sistem baru. Adapun kelemahan sistem pengolahan data santunan pada PT VISION CEMERLANG adalah sebagai berikut : 1.
Dari Segi Keandalan. Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan terjadinya
53
kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga akan menyebabkan data pelanggan yang menjadi anggota penerima santunan tidak efektif. 2.
Dari Segi Teknologi. PT VISION CEMERLANG sudah didukung oleh perangkat lunak yang baik, hanya saja perangkat lunak masih belum dapat mendukung kinerja yang diinginkan perusahaan.
3.
Dari Segi Dokumen. Dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang ada semakin hari semakin menumpuk sehingga kemungkinan terjadi kerusakan atau kehilangan menjadi semakin tinggi. Dokumen ini terdiri dari data pelanggan, data ahli waris, data klaim dan data-data yang lain.
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem. Analisis Kebutuhan Sistem adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi, model, spesifikasi tentang perangkat lunak yang menjadi kebutuhan penguna (user). Informasi yang diperoleh dari penguna (user) ini yang akan menjadi acuan untuk melakukan desain perangkat lunak. Ada tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan Analisis Kebutuhan Sistem, diantaranya lengkap, detail dan benar. Lengkap artinya semua yang diharapkan oleh penguna (user) telah didapatkan oleh pihak yang melakukan Analisis, sedangkan detail artinya berhasil mengumpulkan informasi yang terperinci dan semua data dari Analisis Kebutuhan Sistem ini haruslah benar, sesuai dengan apa yang dimaksud oleh penguna (user), bukan benar menurut apa yang dipikirkan oleh pihak penganalisis.
54
3.5.1
Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Kebutuhan perangkat lunak (Software) adalah perangkat lunak (Software) yang digunakan selama pembuatan sistem pengolahan data santunan adalah sebagai berikut : 1.
Microsoft Office Access 2007. Dalam pembuatan sistem pengolahan data santunan ini penulis mengunakan Microsoft Office Access 2007. Perangkat lunak ini penulis gunakan sebagai media penyimpanan (database) dan untuk merelasikan table-tabel yang berhubungan dengan sistem pengolahan data santunan.
2.
Microsoft Office Visio 2007. Dalam pembuatan sistem pengolahan data santunan penulis juga mengunakan Microsoft Office Visio 2007. Perangkat lunak (Software) ini penulis gunakan untuk mengambar atau membuat Flowmap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram) dan level, Daftar menu, merancang ERD dan Struktur Organisasi Perusahaan.
3.
Borland Delphi 7 Dalam pembuatan sistem pengolahan data santunan penulis juga mengunakan Borland Delphi 7. Perangkat lunak (Software) ini penulis gunakan untuk tampilan utama (interface), untuk menghubungkan penguna dengan fromfrom yang digunakan dalam sistem pengolahan data dan penulis juga membuat button-button yang berfungsi sebagai penghubung perintah penguna (user).
55
3.5.2
Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware). Kebutuhan perangkat keras (Hardware) adalah perangkat keras yang digunakan selama pengolahan data santunan adalah sebagai berikut :
3.5.3
1.
1 Printer.
2.
Lan (local area network).
3.
Tiga Komputer.
4.
Hardisk External 500 GB.
Kebutuhan Informasi. Kebutuhan informasi akan disajikan oleh aplikasi yang akan dibuat adalah informasi mengenai perangkat lunak meliputi penyajian data pelanggan yang menerima santunan, penyajian data pengajuan klaim dan hal-hal yang terkait didalam sistem pengolahan data santunan.
3.5.4
Kebutuhan Penguna (User). Kebutuhan penguna adalah orang (User) yang mengunakan sistem pengolahan data dan terlibat pada sistem pengolahan data tersebut, bagian yang mengunakan sistem ini adalah sebagai berikut : 1.
Customer Service adalah Seorang yang menjalankan sistem pendukung keputusan penerimaan santunan , anggota (pelanggan) yang akan mengajukan diri sebagai penerima santunan akan dilayani oleh Customer Service dan begitu juga ketika anggota (pelanggan) ingin mengajukan klaim.
2.
Pimpinan barelang tv kabel dalam hal ini adalah Manager Operasional adalah Seorang yang menerima dan mengecek laporan yang dibuat oleh Customer Service.
56
3.
Direktur adalah Seorang yang menerima dan mengecek laporan yang dibuat oleh Customer service dan Manager Operasional.
3.6
Studi Kasus Pada PT VISION CEMERLANG Studi Kasus yang dibahas pada PT VISION CEMERLANG adalah pemilihan pelanggan yang berhak menerima dana santunan dalam hal ini PT VISION CEMERLANG membaginya dalam point-point persentase tertentu. Dasar penentuan kriteria-kriteria dalam SPK ini didasarkan pada hal-hal yang sekiranya sanggat berpengaruh dalam pemilahan/penyeleksian pelanggan yang berhak menerima dana santunan.
3.6.1
Alokasi Dana Santunan PT VISION CEMERLANG Dana untuk pengunaan santunan pada PT VISION CEMERLANG diantaranya didapat dari pembayaran bulan tv kabel, pembayaran tahunan, pembayaran hotel dan sumbangan bantunan dari beberapa Direksi, adapun tujuannya adalah agar lebih mempererat dan menjalin
kerjasama
antara
pihak PT
VISION
CEMERLANG dan pelanggan. Total dana keselurahan untuk pengunaan dana santunan sekitar Rp 1.800.000.000 (Rp 1,8 M) dipergunakan untuk 18.000 pelanggan yang masih aktif berlangganan. 3.6.2
Kriteria Penilaian Pengajuan Klaim Pada PT VISION CEMERLANG Proses dimana terjadi ketika pelanggan mengajukan klaim sebagai contoh : seorang pelanggan dengan no. Id pelanggan 11111 mengklaim untuk tahun 2014 data pelanggan yang menjadi kriteria adalah sebagai berikut : A. Pendapatan 1 juta-2 juta B. Pengeluaran 1 juta-2 juta
57
C. jumlah anak 0-2 orang D. nilai Kedisiplinan membayar baik Perhitungan : Total nilai max
= (5 * prioritas penghasilan) + (5 * prioritas pengeluaran) + (2 * nilai status anggota) + (1 * nilai prioritas jumlah anak) + 3 * nilai prioritas kedisiplinan)
Nilai total pelanggan = (nilai penghasilan pelanggan * prioritas penghasilan) + (nilai pengeluaran * prioritas pengeluaran) + (nilai status sosial * prioritas status sosial) + (nilai jumlah anak * prioritas jumlah anak) + (nilai kedisiplinan * prioritas kedisiplinan) Persentase
= (Nilai pelanggan / total nilai max) * 100% = 61,9 %
Jika persentase 100% maka total yang didapatkan = Rp 1.000.000 Jika persentase >100% sampai <85 % maka total yang didapatkan = Rp 750.000 Jika persentase >85% sampai <50 % maka total yang didapatkan = Rp 500.000 Jika persentase <50 % maka tidak mendapatkan dana santunan
58
BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1
Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam tahap perancangan sistem harus dapat merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari sistem yang diusulkan. Desain perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengembang sistem, pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk merancang bangun implementasi, mengambarkan bagaimana suatu bentuk penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan konfigurasi komponen software dan hardware sistem. Tujuan tahap perancangan sistem adalah dapat memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap untuk pemograman dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
4.2
Prosedur Usulan Pengolahan Data Pelanggan Prosedur usulan pada Sistem pendukung keputusan penerimaan santunan pada proses pendaftaran pelanggan adalah sebagai berikut : 1.
Pelanggan datang kekantor dan ingin mengajukan diri sebagai anggota santunan.
2.
Customer Service memberikan formulir pendaftaran kepada pelanggan
59
3.
Pelanggan mengisi formulir pendaftran, selain itu pelanggan juga memberikan data diri berupa tanda pengenal dan pelanggan juga menyerahkan data ahliwaris.
4.
Formulir pendaftaran, data diri dan data ahliwaris diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data pelanggan dan melakukan perhitungan kategorikategori pelanggan dengan mengunakan metode AHP, kemudian menyimpan kedalam database pelanggan
6.
Customer Service mencetak kartu anggota santunan dan kemudian memberikan kartu tersebut kepada pelanggan
60
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Pada Sistem Pengolahan Data Pelanggan.
61
4.3
Prosedur Usulan Pengolahan Data Karyawan Prosedur usulan pada sistem pendukung keputusan penerimaan santunan pada proses pendaftaran karyawan adalah sebagai berikut : 1.
Karyawan mengajukan diri sebagai anggota penerimaan santunan.
2.
Customer Service memberikan formulir pendaftaran kepada karyawan.
3.
karyawan mengisi formulir pendaftaran, selain itu pelanggan juga memberikan data diri dan karyawan juga menyerahkan data ahli waris.
4.
Formulir pendaftaran, data diri dan data ahliwaris diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data karyawan kemudian menyimpan kedalam database karyawan.
62
DB SANTUNAN
Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pada Sistem Pengolahan Data Karyawan.
63
4.4
Prosedur Usulan Pada Pengajuan Klaim Pelanggan. Prosedur Usulan pada Sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan pada proses pengajuan klaim santunan pelanggan adalah sebagai berikut : 1.
Pelanggan datang kekantor dan ingin mengajukan klaim.
2.
Customer Service memberikan formulir pengajuan klaim kepada pelanggan
3.
Pelanggan mengisi formulir pengajuan klaim, selain itu pelanggan
juga
memberikan surat keterangan dari RT / RW setempat dan data pelanggan 4.
Formulir pengajuan klaim diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data klaim pelanggan dan menyimpannya didalam database klaim pelanggan dan kemudian mencetak 2 bukti klaim.
6.
Lembar pertama diarsipkan oleh customer service, lembar kedua diberikan kepada pimpinan barelang tv kabel untuk dikeluarkan berupa Cek untuk pelanggan
7.
Cek dan bukti klaim yang telah ditanda tangani diserahkan kepada Customer Service dan Customer Service menyerahkan cek, bukti klaim dan kartu anggota santunan yang telah diparaf diserahkan kepada pelanggan untuk diuangkan.
64
FLOWMAP USULAN PENGAJUAN KLAIM PELANGGAN PELANGGAN
CUSTOMER SERVICE
FORMULIR KLAIM
PIMPINAN
FORMULIR KLAIM BUKTI KLAIM
3. SURAT KET RT / RW MENGISI FORMULIR KLAIM
2. KARTU ANGGOTA SANTUNAN 1. FORMULIR KLAIM
3. FORMULIR KLAIM
MENANDA TANGANI BUKTI KLAIM DAN CEK
TIDAK
MENGECEK KELENGKAPAN
2. SURAT KET RT / RW 1. KARTU ANGGOTA SANTUNAN
BUKTI KLAIM DITANDA TANGANI CEK
LENGKAP
IYA KARTU ANGGOTA SANTUNAN
INPUT DATA KLAIM PELANGGAN
CEK PROSES PERHITUNGAN AHP
BUKTI KLAIM DITANDA TANGANI
CETAK BUKTI KLAIM
BUKTI KLAIM
A 2. KARTU ANGGOTA SANTUNAN BUKTI KLAIM DITANDA TANGANI CEK
Gambar 4.3 Flowmap Usulan Pada Sistem Pengajuan Klaim Pelanggan Santunan.
65
4.5
Prosedur Usulan Pada Pengajuan Klaim Karyawan. Prosedur Usulan pada Sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan pada proses pengajuan klaim santunan adalah sebagai berikut : 1.
Karyawan mengajukan diri untuk mengajukan klaim.
2.
Customer Service memberikan formulir pengajuan klaim kepada karyawan
3.
karyawan mengisi formulir pengajuan klaim, selain itu karyawan juga memberikan surat keterangan dari RT / RW setempat dan data karyawan
4.
Formulir pengajuan klaim diserahkan kepada Customer Service.
5.
Customer Service mengecek data tersebut jika sudah lengkap Customer Service akan menginput data klaim karyawan yang telah diajukan dan menyimpannya didalam database klaim karyawan dan kemudian mencetak 2 bukti klaim.
6.
lembar pertama diarsipkan oleh customer service, lembar kedua diberikan kepada pimpinan barelang tv kabel untuk dikeluarkan berupa Cek untuk karyawan
7.
Cek dan bukti klaim yang telah ditanda tangani diserahkan kepada Customer Service dan Customer Service menyerahkan cek, bukti klaim kepada karyawan
66
DB SANTUN
A
Gambar 4.4 Flowmap usulan pada sistem pengajuan klaim karyawan santunan.
67
4.6
Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram yang mengambarkan hubungan kegiatan yang saling terkait dalam proses pengolahan data, antara pengolahan data, pemberi data dan penguna data. Kegiatan satu dengan yang lainnya saling berhubungan secara langsung. Pengolahan data pemberi data, serta pemakai data disebut sebagai entitas.
4.6.1
Diagram Konteks Sistem Pengambilan Keputusan penerimaan santunan Diagram konteks sistem pengolahan data santunan adalah Diagram konteks yang berhubungan dengan sistem pengolahan data santunan meliputi pendaftaran pelanggan, pendaftaran karyawan, pengajuan klaim pelanggan dan pengajuan klaim karyawan di PT VISION CEMERLANG. Entitas yang terkait berupa Pelanggan, karyawan dan pimpinan barelang tv kabel, Contoh Diagram Konteks sistem pendukung keputusan penerimaan santunan.
Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Santunan.
68
4.6.2
DFD Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Santunan Level 0. Data Flow Diagram sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan level 0 adalah suatu proses aliran data yang ada pada proses pengolahan data anggota (pelanggan) / karyawan dan pimpinan barelang tv kabel. Contoh Data Flow Diagram level 0 pada sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan pada PT VISION CEMERLANG.
69
Gambar 4.6 DFD Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Santunan Level 0 Sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan level 0 menjelaskan bagianbagian yang terkait didalam Sistem Pendukung Keputusan dan dijelaskan melalui proses 1.0, 2.0. 3.0, 4.0, 5.0 dan 6.0 1. Proses 1.0 (Pengolahan Data Pelanggan) Pada proses ini pelanggan menyerahkan data diri dan data ahli waris ke sistem pendukung keputusan penerimaan santunan kemudian sistem tersebut akan melakukan perhitungan menurut kategori yang sudah ditentukan, jika telah memenuhi persyaratan perhitungan maka data tersebut akan disimpan kedalam database pelanggan
70
2. Proses 2.0 (Pengolahan Data Karyawan) Pada proses ini karyawan menyerahkan data diri dan data ahli waris ke sistem pendukung keputusan penerimaan santunan kemudian disimpan kedalam database karyawan. Untuk karyawan tidak berlaku sistem perhitungan kategori AHP. 3. Proses 3.0 (Pengolahan Kriteria) Pada proses ini pimpinan secara langsung menginputkan kriteria yang menjadi dasar perhitungan kriteria Ahp. Kemudian kriteria tersebut disimpan pada database kriteria 4. Proses 4.0 (Klaim Pelanggan) Pada proses ini sistem akan menyimpan data pelanggan yang telah melalui proses perhitungan AHP kemudian data pelanggan oleh database klaim pelanggan dan pada proses ini juga sistem akan juga akan mengambil data dari database pelanggan guna mencocokan data pelanggan. 5. Proses 5.0 (Klaim Karyawan) Pada proses ini sistem akan menyimpan data karyawan yang dinputkan oleh customer service kemudian data ini akan disimpan didalam database klaim karyawan dan pada proses ini juga sistem akan mengambil data dari database karyawan. 6. Proses 6.0 (Cetak) Pada proses ini sistem akan mencetak data – data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan salah satunya kartu anggota santunan, bukti klaim karyawan, bukti klaim pelanggan, rekap klaim karyawan dan rekap klaim
71
pelanggan. Dokumen tersebut akan diserahkan kepada pelanggan, karyawan dan pimpinan barelang tv kabel. 4.6.3
Data Flow Diagram (DFD) level 1 Data Flow Diagram (DFD) level 1 adalah suatu proses aliran data yang ada pada proses level 0 dan lebih dijabarkan dilevel 1. Contoh Data Flow Diagram level 1 pada sistem pendukung keputusan penerimaan santunan 1.
Proses 6.0
Gambar 4.7 DFD level 1 Sistem Pendukung Keputusan penerimaan santunan Sistem
Pendukung
Keputusan
penerimaan
santunan
proses
6.0
menjelaskan proses yang terkait pada proses kartu anggota santunan seperti proses 6.1 (cetak kartu anggota santunan untuk pelanggan), proses 6.2 (cetak bukti klaim pelanggan), proses 6.3 (cetak rekap klaim pelanggan), proses 6.4 (cetak rekap klaim karyawan) dan proses 6.5 (cetak rekap klaim karyawan).
72
1.
Proses 6.1 (cetak kartu anggota untuk pelanggan) Pada proses ini sistem mengambil data dari database pelanggan kemudian sistem mencetak kartu anggota santunan, kartu anggota santunan akan diserahkan kepada pelanggan.
2.
Proses 6.2 (cetak bukti pelanggan). Pada proses ini sistem mengambil data dari database klaim pelanggan kemudian sistem mencetak bukti klaim pelanggan, bukti klaim diserahkan kepada pelanggan
3.
Proses 6.3 (cetak rekap klaim pelanggan). Pada proses ini sistem mengambil data dari database Klaim pelanggan kemudian sistem mencetak rekap klaim pelanggan, laporan ini akan diserahkan ke pimpinan barelang tv kabel
4.
Proses 6.4 (cetak bukti klaim karyawan) Pada proses ini sistem mengambil data dari database klaim karyawan kemudian sistem mencetak bukti klaim karyawan, bukti klaim diserahkan kepada karyawan.
5.
Proses 6.5 (cetak rekap klaim karyawan) Pada proses ini sistem mengambil data dari database Klaim karyawan kemudian sistem mencetak rekap klaim karyawan, laporan ini akan diserahkan ke pimpinan barelang tv kabel
4.7
Entity Relasionship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu yang menjelaskan kondisi dimana suatu entity dapat terhubung dengan entity yang lain melalui suatu
73
relasi. Berikut entity yang menjelaskan suatu proses santunan pada PT VISION CEMERLANG.
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut entity yang terkait adalah kriteria, klaim pelanggan dan pelanggan sementara untuk proses relasi adalah mempengaruhi dan memiliki 4.8
Kamus Data. Menurut Jogiyanto H.M ( 2003 : 7 )3, kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Selama penyusunan suatu sistem informasi, kamus data digunakan sebagai alat untuk mendefinisikan aliran data yang mengalir di sistem, merancang input, merancang laporan-laporan dan merancang database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Struktur dari suatu arus data flow diagram dapat dilihat lebih rinci di kamus data.
3
H.M Jogianto, Sistem Teknologi Informasi (2003) , hal : 7, penerbit:Andi
74
4.8.1
Kamus pengolahan Data Pelanggan. Kamus Data Pelanggan adalah suatu arus data yang ada pada proses pendataan pelanggan, contoh kamus data pada proses pendataan pelanggan. Nama
Data Pelanggan
Deskripsi
Informasi yang dibutuhkan untuk pengolahan data pelanggan.
Struktur data
Id_pelanggan + Nama_pelanggan + Nama_Ahliwaris
Digunakan
Untuk menambahkan data pelanggan dan data ahli waris
Format data
Form input data pelanggan Tabel 4.1 kamus data Anggota (pelanggan)
4.8.2
Kamus pengolahan Data Karyawan Kamus Data Pelanggan adalah suatu arus data yang ada pada proses pendataan pelanggan, contoh kamus data pada proses pendataan pelanggan. Nama
Data karyawan
deskripsi
Informasi yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan
Struktur data
Nik + Nama_karyawan + Nama_ahli waris
digunakan
Untuk menambahkan data karyawan dan data ahliwaris
Format data
Form input data karyawan Tabel 4.2 kamus data karyawan
4.8.3
Kamus Data Pengajuan Klaim pelanggan Kamus Data Pengajuan Klaim adalah suatu arus data yang ada pada proses Pengajuan Klaim, contoh kamus data pada proses Pengajuan Klaim.
75
Nama
Data klaim
Deskripsi
Informasi yang dibutuhkan pengolahan data klaim
Struktur data
No_klaim + nama klaim + no. Telp
Digunakan
Untuk menambahkan data klaim
Format data
From input data klaim Tabel 4.3 kamus data klaim
4.9
Struktur File. Untuk membuat File database harus dimulai dengan pembuatan strukturnya terlebih dahulu, yang dimaksud untuk menentukan kreteria dari field yang digunakan seperti nama field, tipe data field, ukuran field dan keterangan.
4.9.1
Struktur File pengolahan data anggota (pelanggan). Struktur File pengolahan data anggota (pelanggan) adalah File database yang ada pada proses pengolahan data anggota (pelanggan). contoh Struktur File pengolahan data anggota (pelanggan) sebagai berikut : Nama table
:
Anggota
Primary key
:
Id_pelanggan
Table 4.4 Struktur File pengolahan data anggota (pelanggan). No
Nama field
Tipe
Ukuran
1
Id_pelanggan
Text
10
Id_pelanggan
2
No_identitas
Text
10
Nama
3
Nama
Text
25
Tempat lahir pelanggan
4
Alamat
Text
25
Alamat
76
Ket
5
No_telp_pelanggan
Text
25
No_telp_pelanggan
6
Tempat_lahir
Text
20
Tempat_lahir
7
Tanggal_lahir
Date / time
8
Pendidikan
Text
20
Pendidikan
9
Pekerjaan
Text
20
Pekerjaan
10
No_identitas_ahliwa
Text
20
No_identitas_ahliwaris
Tanggal_lahir
ris
4.9.2
11
Nama_ahliwaris
Text
30
Nama_ahliwaris
12
No_telp_ahliwaris
Text
30
No_telp_ahliwaris
13
Hubungan keluarga
text
10
Hubungan keluarga
14
Tanggal_daftar
Date / time
Tanggal_daftar
Struktur File pengolahan data karyawan. Struktur File pendaftaran karyawan adalah File database yang ada pada proses pendaftaran karyawan contoh Struktur File pendaftaran karyawan sebagai berikut: Nama table
:
karyawan
Primary key
:
Nik
Table 4.5 Struktur File pengolahan data karyawan. No
Nama
Tipe
Ukuran
Keterangan
1
Nik
Text
20
Nik karyawan
2
Nama
Text
20
Nama karyawan
3
jabatan
Text
20
Jabatan karyawan
4
Pendidikan
Text
20
Pendidikan terakhir
77
4.9.3
5
Status sosial
Text
20
Status sosial karyawan
6
Alamat
Text
20
Alamat karyawan
7
No_telp
Text
20
No telp karyawan
8
Nama ahliwaris
Text
20
Nama ahliwaris karyawan
9
No_telp2
Text
20
No telp ahli waris
10
Hub_kel
Text
20
Hubungan keluarga
Struktur File pengajuan klaim anggota (pelanggan). Struktur File pengajuan klaim pelanggan adalah File database yang ada pada proses pengajuan klaim pelanggan. Contoh Struktur File pengajuan klaim pelanggan sebagai berikut : Tabel :
Klaim_anggota (pelanggan)
Primary key
:
No_klaim
Tabel 4.6 Struktur File pengajuan klaim anggota No Nama field
Tipe
Ukuran Ket
1
No_klaim
Text
2
Tgl_klaim
Date/time
3
Id_pelanggan
Text
10
Tanggal pengajuan klaim
4
Nama
Text
40
Nama_klaim
5
keterangan
memo
6
Pendapatan
Number
Long integer
Pendapatan
7
Pengeluaran
Number
Long integer
Pengeluaran
78
20
No_klaim pelanggan No_ktp klaim
Alamat
8
Status_sosial
Number
Long integer
Status_sosial
9
Jumlah_anak
Number
Long integer
Jumlah_anak
10
Disiplin
Number
Long integer
Disiplin
11
Prioritas_pendapatan
Number
Doubel
Prioritas_pendapatan
12
Prioritas_pengeluaran
Number
Doubel
Prioritas_pengeluaran
13
Prioritas_status_sosial
Number
Doubel
Prioritas_status_sosial
14
Prioritas_jumlah_anak
Number
Doubel
Prioritas_jumlah_anak
15
Prioritas_disiplin
Number
Doubel
Prioritas_disiplin
16
Total_pendapatan
Number
Doubel
Total_pendapatan
17
Total_pengeluaran
Number
Doubel
Total_pengeluaran
18
Total_status_sosial
Number
Doubel
Total_status_sosial
19
Total_jumlah_anak
Number
Doubel
Total_jumlah_anak
20
Total_disiplin
Number
Doubel
Total_disiplin
21
Total_nilai
Number
Doubel
Total_nilai
22
Persentase
Number
Doubel
Persentase
23
Total_penerimaan
Number
Doubel
Total_penerimaan
79
4.9.4
Struktur File pengajuan klaim karyawan. Struktur File pengajuan klaim karywan adalah File database yang ada pada proses pengajuan klaim karyawan. Contoh Struktur File pengajuan klaim karyawan sebagai berikut : Tabel
:
Primary key :
Klaim_karyawan No_klaim
Tabel 4.7 Struktur File pengajuan klaim No Nama field
4.9.5
Tipe
Ukuran 10
Ket
1
No_klaim
Text
No_klaim
2
Tgl_klaim
Date / time
3
Thn_klaim
Text
4
Thn_klaim
4
Diklaim_oleh
Text
20
Diklaim_oleh
5
Nik
Text
10
Nik
6
Nama
Text
30
Nama
7
keterangan
Text
8
jumlah
Text
Tgl_klaim
keterangan Currency
jumlah
Struktur File kriteria AHP. Struktur File kriteria AHP adalah File database yang ada pada proses perhitungan penyeleksian AHP. Contoh Struktur File kriteria AHP sebagai berikut : Tabel :
kriteria AHP
Primary key
:
-
Tabel 4.8 Struktur File kriteria AHP
80
No
Nama field
Tipe
Ukuran
Ket
1
Tahun
text
4
Tahun
2
M11
Number
Doubel
-
3
M12
Number
Doubel
-
4
M13
Number
Doubel
-
5
M14
Number
Doubel
-
6
M15
Number
Doubel
-
7
M21
Number
Doubel
-
8
M22
Number
Doubel
-
9
M23
Number
Doubel
-
10
M24
Number
Doubel
-
11
M25
Number
Doubel
-
12
M31
Number
Doubel
-
13
M32
Number
Doubel
-
14
M33
Number
Doubel
-
15
M34
Number
Doubel
-
16
M35
Number
Doubel
-
17
M41
Number
Doubel
-
18
M42
Number
Doubel
-
19
M43
Number
Doubel
-
20
M44
Number
Doubel
-
21
M45
Number
Doubel
-
81
4.10
22
M51
Number
Doubel
-
23
M52
Number
Doubel
-
24
M54
Number
Doubel
-
25
M55
Number
Doubel
-
26
Pendapatan
Number
Doubel
-
27
Pengeluaran
Number
Doubel
--
28
Status_sosial
Number
Doubel
-
29
Jumlah_anak
Number
Doubel
-
30
Disiplin
Number
Doubel
-
Rancangan Struktur Program SPK penerimaan santunan. Rancangan Struktur Program adalah rangkaian dari susunan atau struktur program akan penulis rancang untuk pembuatan sistem pendukung keputusan penerimaan santunan, berikut contoh rancangan struktur program sistem pendukung keputusan penerimaan santunan pada PT VISION CEMERLANG.
82
Gambar 4.9 Rancangan Struktur Program sistem pendukung keputusan. 4.11
Rancangan struktur menu. Rancangan struktur menu adalah rancangan struktur yang akan penulis rancang untuk memenuhi kebutuhan sistem pendukung keputusan penerimaan santunan pada PT VISION CEMERLANG yang akan dirancang adalah sebagai berikut :
83
Gambar 4.10 Rancangan struktur menu sistem pendukung keputusan
84
4.11.1 Rancangan struktur menu masukan. Rancangan struktur menu masukan adalah struktur menu yang menjadi masukan untuk sistem pendukung keputusan penerimaan santunan. 1. Rancangan masukan anggota (pelanggan).
Gambar 4.11 Rancangan masukan anggota (pelanggan)
85
2. Rancangan masukan karyawan.
Gambar 4.12 Rancangan masukan karyawan
86
3.Rancangan masukan klaim Anggota (pelanggan)
Gambar 4.13 Rancangan masukan klaim Anggota (pelanggan) 4. Rancangan masukan klaim anggota (pelanggan)
Gambar 4.14 Rancangan masukan klaim Anggota (pelanggan)
87
5. Rancangan masukan klaim karyawan
Gambar 4.15 Rancangan masukan klaim karyawan 6. Rancangan masukan klaim karyawan
Gambar 4.16 Rancangan masukan klaim karyawan
88
7. Rancangan masukan kriteria AHP (perbandingan berpasangan)
Gambar 4.17 rancangan masukan kriteria AHP 8. Rancangan masukan kriteria AHP (nilai kriteria)
Gambar 4.18 rancangan masukan kriteria AHP (nilai kriteria)
89
9. Rancangan masukan kriteria AHP (jumlah)
Gambar 4.19 rancangan masukan kriteria AHP (jumlah) 10. Rancangan masukan kriteria AHP (jumlah)
Gambar 4.20 rancangan masukan kriteria AHP (rasio konsistensi)
90
4.11.2 Rancangan struktur menu keluaran. Rancangan struktur menu keluaran adalah struktur menu yang menjadi keluaran dari sistem pengolahan data pelanggan 1. Rancangan keluaran kartu anggota santunan
Gambar 4.21 perancangan keluaran kartu anggota santunan
91
2. Rancangan keluaran bukti klaim anggota
Gambar 4.22 Rancangan keluaran bukti klaim anggota 3. Rancangan keluaran bukti klaim karyawan
Gambar 4.23 Rancangan keluaran bukti klaim karyawan
92
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1
Implementasi Sistem Implementasi adalah kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru di mana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Terhadap sistem yang baru itu sudah harus dilakukan proses analisis dan desain secara terinci. Kegiatan implementasi sistem bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru. Proses implementasi terdiri dari tahap, yaitu : 1. Penerapan dan proses implementasi. 2. Pelaksanaan proses implementasi. 3. Tindak lanjut proses implementasi.
5.2
Manual Instalasi Pada manual Instalasi terdapat beberapa tahap diantaranya sebagai berikut : 1. Tahap pengujian program
adalah tahap untuk mengetahui kelebihan dan
kekurangan sistem, yaitu dengan melakukan studi kelayakan. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi persyaratan maka sistem dinyatakan layak untuk digunakan, tetapi jika tidak maka harus dilakukan pengecekkan dan perbaikan ulang. 2. Tahap pelatihan adalah tahap pelatihan terhadap karyawan yang memegang sistem pengolahan data baru. Pelatihan dilakukan dengan maksud agar personil atau orang yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang baru itu tidak akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.
93
3. Tahap evaluasi kinerja adalah tahap yang dilakukan untuk mengevaluasi kinerja karyawan terhadap pengunaan sistem pengolahan data yang baru. Apakah masih terdapat kekurangan atau terdapat kesulitan pada pengunaan sistem. 5.3
Konfigurasi Perangkat Keras. Spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk merancang sistem pengolahan data santunan sebagai berikut :
5.4
1.
1 Printer.
2.
Lan (local area network).
3.
Tiga Komputer.
4.
Hardisk External 500 GB.
Konfigurasi Perangkat Lunak. Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk merancang sistem pengolahan data santunan sebagai berikut: 1. Sistem operasi Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft windows seven. 2. Bahasa pemograman. Bahasa pemograman yang digunakan untuk merancang sistem pengolahan data santunan adalah Borland delphi 7. 3. Sistem manajemen basis data. Sistem manajemen basis data yang digunakan untuk menyimpan data pelanggan adalah Microsoft Office Access 2007.
94
5.5
Konfigurasi Sumber Daya Manusia. Konfigurasi sumber daya manuasia adalah kegiatan sumber daya yang berhubungan langsung dengan sistem pengolahan data santunan. Berikut diantaranya yang berhubungan dengan kegiatan konfigurasi sumber daya manusia. 1. Operator Komputer adalah orang-orang yang langsung berhubungan atau mengunakan sistem pengolahan data santunan 2. Programmer
komputer
program/perangkat
adalah
lunaknya
orang
sehingga
yang
dapat
mampu
membuat
menjalankan
perangkat
kerasnya/hardware. 3. Analisa sistem adalah cara pandang, mengamati dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan sistem informasi secara fisik dan konseptual. 5.6
Uji coba sistem dan Program Pada uji coba sistem disini penulis mengunakan metode black box untuk menguji sistem sementara program membahas tentang bahasa pemograman yang dipilih pada pembuatan sistem pengolahan data santunan. Berikut beberapa alasan mengapa penulis mengunakan bahasa pemograman Borland delphi 7 : 1. Beberapa fitur-fitur yang ada pada Borland delphi 7 lebih lengkap dari pada bahasa pemograman yang lain. 2. Menghilangkan kompleksitas pemanggilan fungsi windows API, karena banyak fungsi-fungsi tersebut sudah di “embedded” ke dalam syntax borland delphi 7
95
Contoh metode black box pada sistem pengolahan data santunan PT VISION CEMERLANG : Table 5.1 Black Box Pengujain Sistem No
Nama
Test case
Hasil yang diharapkan
from 1
Hasil pengujian
From
Mengisi seluruh Sistem akan dapat menyimpan
Sesuai yang
input
textbox yang
seluruh data anggota yang
diharapkan
data
ada di form
diinputkan oleh admin, jika salah
pelangg
pelanggan
satu input textbox tidak diisi
an
maka sistem akan mengeluarkan pesan “tolong cek data anda”
2
From
Proses “edit”
Sistem akan menampilkan data
Sesuai yang
input
dengan cara
pelanggan sesuai dengan
diharapkan
data
memasukan
id_pelanggan, kemudian sistem
pelangg
id_pelanggan
menyimpan sesuai dengan
an
kemudian tekan
perubahan edit admin
“enter” 3
From
Proses “delete”
Sistem akan memberikan pesan
Sesuai yang
input
Dilakukan
“apakah anda yakin akan
diharapkan
data
dengan cara
menghapus data ini” klik yes,
pelangg
mengisi textbox
maka sistem akan menghapus
an
id_pelanggan
data tersebut. Jika anda tidak
dan klik button
mengisi textbox lalu klik button
96
“delete”
“delete” maka sistem akan memberikan pesan “tolong isi id_pelanggan.”
4
From
Proses cetak
Sistem akan mencetak kartu jika
Sesuai yang
input
kartu hanya
data pelanggan sudah diinputkan
diharapkan
data
dapat dicetak
jika belum maka button cetak
pelangg
jika sudah
kartu tidak dapat diproses
an
diinputkan data dari pelanggan jika belum diinputkan maka tidak dapat mencetak kartu anggota santunan
5
From
Mengisi seluruh Sistem akan dapat menyimpan
Sesuai yang
input
textbox yang
seluruh data karyawan yang
diharapkan
data
ada di form
diinputkan oleh admin, jika salah
karyawa
karyawan
satu input textbox tidak diisi
n
maka sistem akan mengeluarkan pesan “tolong cek data anda”
6
From
Proses “edit”
Sistem akan menampilkan data
Sesuai yang
input
dengan cara
karyawan sesuai dengan Nik,
diharapkan
97
7
data
memasukan
kemudian sistem menyimpan
karyawa
Nik kemudian
sesuai dengan perubahan edit
n
tekan “enter”
admin
From
Proses “delete”
Sistem akan memberikan pesan
Sesuai yang
input
Dilakukan
“apakah anda yakin akan
diharapkan
data
dengan cara
menghapus data ini” klik yes,
karyawa
mengisi textbox
maka sistem akan menghapus
n
Nik dan klik
data tersebut. Jika anda tidak
button
mengisi textbox lalu klik button
“delete”
“delete” maka sistem akan memberikan pesan “tolong isi Nik”
8
From
Proses buat
Sistem akan memberikan pesan
Sesuai yang
buat
klaim baru
jika textbox diklaim oleh tidak
diharapkan
klaim
dilakukan jika
diisi “pilih pihak yang melakukan
pelangg
pelanggan ingin
klaim. Sistem juga akan
an
mengajukan
memberikan pesan jika
klaim, jika
pelanggan yang sudah mendaftar
button klaim
menjadi anggota klaim
baru diproses
“pelanggan sudah pernah
maka akan
melakukan klaimditahun ini”
muncul from untuk
98
mendaftarkan klaim pelanggan 9
From
Proses buat
Sistem akan memberikan pesan
Sesuai yang
buat
klaim baru
jika textbox diklaim oleh tidak
diharapkan
klaim
dilakukan jika
diisi “pilih pihak yang melakukan
karyawa
karyawan ingin
klaim”. Sistem juga akan
n
mengajukan
memberikan pesan jika
klaim, jika
karyawan yang sudah mendaftar
button klaim
menjadi anggota klaim
baru diproses
“karyawan sudah pernah
maka akan
melakukan klaimditahun ini”
muncul from untuk
99
5.7
Tampilan program Sistem pengambilan keputusan penerimaan santunan. 1. Tampilan menu utama
Gambar 5.1 Tampilan menu utama 2. Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
Gambar 5.2 Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
100
3. Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
Gambar 5.3 Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP 4. Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
Gambar 5.4 Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
101
5. Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
Gambar 5.5 Tampilan menu masukan nilai kriteria AHP
6. Tampilan masukan data pelanggan
Gambar 5.6 Tampilan masukan data pelanggan
102
7. Tampilan masukan data karyawan
Gambar 5.7 Tampilan masukan data karyawan
8. Tampilan masukan data buat klaim pelanggan
Gambar 5.8 Tampilan masukan data buat klaim pelanggan
103
9. Tampilan masukan data buat klaim pelanggan
Gambar 5.9 Tampilan masukan data buat klaim pelanggan 10. Tampilan masukan data buat klaim karyawan
Gambar 5.10 Tampilan masukan data buat klaim karyawan
104
11. Tampilan masukan data buat klaim karyawan
Gambar 5.11 Tampilan masukan data buat klaim karyawan
12. Tampilan keluaran kartu anggota santunan
Gambar 5.12 Tampilan keluaran kartu anggota santunan
105
13. Tampilan keluaran bukti klaim pelanggan
Gambar 5.13 Tampilan keluaran bukti klaim pelanggan 14. Tampilan keluaran bukti klaim pelanggan
Gambar 5.14 Tampilan keluaran bukti klaim pelanggan
106
15. Tampilan keluaran laporan arsip klaim karyawan
Gambar 5.15 Tampilan keluaran laporan arsip klaim karyawan 16. Tampilan keluaran laporan arsip klaim anggota
Gambar 5.16 Tampilan keluaran laporan arsip klaim karyawan
107
BAB VI PENUTUP 6.1
Kesimpulan Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan santunan merupakan sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan sistem yang baru ini, adapun kesimpulan yang dapat diambil antara lain : 1. Sistem yang dirancang ini adalah Sistem pendukung keputusan penerimaan santunan pada bagian Customer service. Sistem ini dapat memberikan beberapa kelebihan dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu lebih efisien dan efektif dalam pengolahan data santunan. 2. Dengan adanya sistem pengolahan data santunan pada PT VISION CEMERLANG ini dapat membantu mempermudah Customer (pelanggan) dalam proses mendapatkan informasi dan mengolah data santunan. 3. Dengan adanya komputer dapat membantu mempermudah karyawan dalam melaksanakan tugasnya dan perusahaan pun dapat langsung menerima hasilnya.
108
6.2
Saran Penulis menyadari bahwa pada sistem pengambilan keputusan ini masih memiliki kekurangan, penulis akan memberikan beberapa saran mengenai bagianbagian yang sebaiknya ditingkatkan, yaitu : 1. Dalam tahap pengembangan selanjutnya, disarankan bagi siapa saja yang akan meneruskan sistem pengambilan keputusan penerimaan santunan ini dapat menambahkan fasilitas-fasilitas ataupun suatu alat yang sekiranya menunjang untuk kelancaran dalam proses informasi, seperti penambahan fasilitas program yang memadai. 2. Perlu adanya pengembangan dan pemeliharaan yang lebih baik lagi terhadap sistem yang telah dibuat, sehingga sistem dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan. 3. Mempertahankan kinerja yang baik yang telah dicapai dan dilaksanakan oleh perusahaan. 4. Menumbuhkan kerjasama yang solid antar departemen atau karyawan, sehingga tercipta suasanan kerja yang harmonis dan dinamis.
109
DAFTAR PUSTAKA Alfatah, Hanif(2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi. Jogianto, H. M (2003). Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi. Indriyawan, Eko (2007). Program Database dengan mengunakan Delphi 7 , Yogyakarta : Andi. Simarmata, Janner (2010). Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Andi. Sutabri, Tata (2004). Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi. Kusrini, (2007). Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, yogyakarta : Andi
