SISTEM MANAJEMEN ASET MENGGUNAKAN TEKNOLOGI RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

SISTEM MANAJEMEN ASET MENGGUNAKAN TEKNOLOGI RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) Santoso1, Deny Lesmana2 Jurusan Teknik Informatika, Politeknik Tanah Laut Jl. A. Yani Km. 6 Pelaihari Tanah Laut Kalimantan Selatan Telp (051) 221537 e-mail :[email protected], [email protected] ABSTRAK Sistem pengelolaan dan pemeriksaan aset di Politeknik Tanah Laut masih dilakukan secara manual. Data dikelola dalam bentuk arsip, pemeriksaan dan pengawasan terhadap asset masih dalam bentuk manual, untuk saat ini banyak ditemukan kendala kepraktisan dalam pemeriksaan aset. Penelitian ini membangun suatu sistem baru yang didukung dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID), diharapkan dapat mengatasi kendala yang ada. Pembuatan Sistem manajemen aset dapat membantu pengelolaan dan pemeriksaan aset pada Politeknik Tanah Laut secara efektif dan efisien.Pengelolaan dan pemeriksaan aset dilakukan secara otomatis dengan memanfaatkan teknologi Radio Frequency Identification yang berfungsi untuk membaca serial number pada kartu RFID, sistem ini masih menggunakan jenis Reader RFID yang berbentuk kartu sehingga tidak dapat membaca dengan jarak yang jauh. Penggunaan teknologi yang mampu membaca dengan jarak jauh akan memaksimalkkan kinerja dari aplikasi ini. Kata Kunci: pengelolaan, aset, kartu rfid, pembaca rfid, efektif, efisien, Politeknik Tanah Laut ABSTRACT Management and inspection system assets in Tanah Laut Polytechnic is still manually. The data was managed in the archives so slow to make corrections and supervision of assets and have constrained practicality in inspection of assets. Development a new system that is supported by Radio Frequency Identification technology (RFID), expected to handle it. Making asset management system can help asset management and inspection at Tanah Laut Polytechnic be effective and efficient. The system was made using Delphi7 for interface design and MySQL for the database. Asset management and inspection is done automatically by utilizing Radio Frequency Identification technology that used to read the serial number on the RFID card, this system still uses RFID Reader type of card that can’t read serial number with the long distances. The use of technology that can read serial number remotely will be maximized performance of this application. Keywords: management, asset, rfid card, rfid reader, effective, efficient, Tanah Laut Polytechnic 1.

PENDAHULUAN Pada era globalisasi ini dunia teknologi dan informasi perkembangannya sudah semakin pesat apalagi dalam dunia kerja, komputer merupakan salah satu kebutuhan sebagai alat penunjang untuk mempermudah suatu pekerjaan terutama dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi baik itu negeri maupun swasta. Dalam sebuah sistem informasi disusun dalam beberapa bagian proses, seperti proses pengolahan informasi yang dimulai dengan memasukkan informasi data, menyimpannya dan melakukan pembaharuan dalam setiap perkembangannya. Sehingga informasi yang disampaikan atau diperlukan oleh pegguna merupakan informasi terbaru yang diperoleh dengan mudah dan cepat (Syachbana, 2011). Seiring perkembangan tersebut teknologi otomatisasi juga memberikan dampak positif didunia teknologi dan informasi. Salah satunya adalah teknologi RFID

(Radio Frequncy Identification) yang saat ini digunakan untuk menghadirkan berbagai solusi terhadap efisiensi dalam transportasi dan logistik, antara lain melalui sistem smart parking, asset manajemen dan sistem presensi. Radio Frequncy Identification (RFID) sistem secara esinsinya memiliki tiga bagian: tag RFID, pembaca RFID, dan sistem IT dibelakangnya (Gary M. Gaukler. 2005). Selanjutnya, label atau kartu RFID adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau dimasukkan kedalam sebuah produk, hewan atau bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi menggunakan gelombang radio. Politeknik Tanah Laut adalah perguruan tinggi yang satu-satunya ada di Kabupaten Tanah Laut,

Gambar 1 , Arsitektur Manajemen Aset Menggunakan RFID

41

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

hingga saat ini berkembang sangat pesat dilihat dari banyaknya aset yang dimiliki baik aset tetap maupun aset tidak tetap. Saat ini sistem pengelolaan data dan pemeriksaan aset masih menggunakan cara manual dan penyimpanann data-datanya masih menggunakan arsip dalam bentuk buku, dari banyak nya aset yang dimiliki dan dengan metode manual akan memerlukan waktu yang lama dalam mengelola dan melakukan pemeriksaan, bahkan sangat minim untuk keamanan data tersebut. Oleh karena itu dikembangkan sistem manajemen aset dengan memanfaatkan RFID dan mengembangkan aplikasi. Diagram konteks, Data flow diagram, ERD, dan flow Chart di buat untuk mendapatkan aplikasi yang benar dari permasalahan yang didapat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan di Politala, pengujian aplikasi dibutuhkan untuk mendapatkan beberapa kemungkinan kesalahankesalahan, sehingga dapat segera disempurnakan.

ISSN: 2089-9813

PROBLEM Belum adanya Aplikasi Sistem Manajemen Aset Menggunakan Teknologi RFID pada Politeknik Tanah Laut

APPROACH Membangun Aplikasi Sistem Manajemen Aset Basis RFID di Politeknik Tanah Laut

DEVELOPMENT Space: Diagram Konteks, DFD, ERD, FlowChart

METODELOGI Saat ini sistem manajemen aset di Politala dilakukan secara manual dengan melakukan pencatatan pada tulisan yang ada pada barang aset, oleh karena itu dikembangkan sistem manajemen aset dengan memanfaatkan RFID dan mengembangkan aplikasi. Diagram konteks, Data flow diagram, ERD, dan flow Chart di buat untuk mendapatkan aplikasi yang benar dari permasalahan yang didapat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan di Politala, pengujian aplikasi dibutuhkan untuk mendapatkan beberapa kemungkinan kesalahankesalahan, sehingga dapat segera disempurnakan, metodelogi dari sistem seperti ditunjukkan pada gambar 2.

Coding / Tag: Borland Delphi 7

2.

IMPLEMENTATION Politeknik Tanah Laut

RESULT RFID Mempermudah Pemeriksaan Aset pada Politeknik Tanah Laut Gambar 2, Skema Penelitian

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 DIAGRAM KONTEKS Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah buble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan seperti ditunjukkan pada gambar 3.

Gambar 3, Diagram Konteks

42

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

3.2

ISSN: 2089-9813

Form pertama kali ditampilkan setelah mengklik icon aplikasi adalah form menu utama. Form ini merupakan form penampung seluruh form seperti input data, periksa data, setting, login dan logout. Didalam form ini juga terdapat menu perintah untuk mengakhiri program yaitu keluar yang dgunakan untuk keluar dari program sistem manajemen aset.

DFD Level 0

Gambar 4, DFD Level 0 Tabel 1, Data Aset

Gambar 6, Menu Utama

Gambar 7, Form Login Form ini terdiri dari username dan password yang digunakan untuk melakukan login agar dapat mengaktifkan menu-menu yang ada dimenu utama program sistem manajemen aset. Bila terjadi kesalahan pada username dan password maka akan ditampilkan pesan kesalahan dan bila benar maka menu menu pada menu utama akan akif. 3.3

Seting Pembaca Kartu RFID

Form setting berguna unuk mengatur hardware Radio Frequency Idenification agar dapat terhubung dengan software yang penulis bangun dimana pada menu PORT terdiri dari kumpulan port USB, tombol connection yaitu untuk melakukan perintah koneksi antara softaware dan hardware agar serial number dari Card RFID dapat terbaca sistem dengan tombol select maka serial number pada card RFID dipilih untuk ditambahkan data, selanjutnya tombol hide yaitu untuk melakukan perintah menyembunyikan form setting dari menu utama.

Gambar 5, Flowchart Menu Utama

43

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

Gambar 8, Form Setting RFID Reader Gambar 10, Form Tambah Lokasi 3.4

Input Data Aset Form input data dapat menginput data barang dan menampilkan data-data barang yang sudah di input. Di dalam form terdapat beberapa tempat pengisian seperti kode aset, nama aset, lokasi, no lokasi, pemegang aset, tahun, kondisi, juga disertai dengan tombol-tombol pendukung seperti tambah, simpan, batal,hapus dan keluar. Data input dikelompokkan berdasarkan lokasi tempat aset, seperti ruang kantor, laboratorium, perpustakaan, ruang kelas, dan beberapa lokasi yang ada.

3.6

Form yang terdiri dari 3 tombol seperti cari untuk mencari dan memeanggil data untuk ditampilkam ke kolom edit dengan data yang sesuai dengan Card ID dimana akan dilakukan perubahan data sesuai dengan kondisi fisik dari aset yang diperiksa dilanjutkan dengan proses peyimpanan yaitu dengan tombol simpan baru yang berfungsi untuk menyimpan data baru yang sudah di edit sesuai dengan keadaan kondisi fisik aset yang terlihat.

Gambar 9, Input Data Aset 3.5

Perubahan Data Aset

Gambar 11, Form Periksa Perubahan Asset

Tambah Lokasi 3.7

Laporan Form laporan terdiri dari 3 pilihan untuk di laporakan yaitu laporan data aset, perubahan dan tahun dimana untuk laporan tahun dilakukan pengisian tahun pada kolom edit teks jika tahun yang dimasukan ada pada database maka sistem akan mengirim data ke laporan sesuai dengan tahun

Form input lokasi berfungsi untuk menginput lokasi baru yang berisi aset-aset, terdiri dari kolom input no lokasi dan nama lokasi dimana untuk no lokasi akan menambahkan no secara automatis secara berurutan jika menekan tombol tambah.

44

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

Gambar 12, Laporan

4.

KESIMPULAN Dengan penerapan aplikasi manajemen asset berbasis RFID, pemeriksaaan aset-aset yang ada di Politeknik Tanah Laut dapat dilakukan lebih cepat, dan mudah, dimana aplikasi membaca serial number pada kartu RFID sehingga data-data yang ada pada kartu tersebut lebih mudah terdata kedalam aplikasi sistem manajemen aset. Aplikasi dilengkapi dengan hak akses data, hak akses tertinggi di miliki oleh Direktur Politeknik, hal ini diperlukan guna melihat informasi lengkap tentang data asset, fasilitas kantor, laporan data, pencarian data dan pengelolaan data aset. 5.

PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (Edisi ke-3, cetakan ke-3).Jakarta:Salemba Empat. Gary M. Gaukler. 2005. Applications of RFID in Supply Chains. USA: Texas A&M University. Roozbeh Derakhshan, Maria E. Orlowska, Xue Li. 2007. RFID Data Management: Challanges and Opportunities, IEEE International Conference on RFID. USA: Grapevine. Wolf Ruediger, Frank Gllert. 2008. RFID for the Optimization of business Processes. USA: John Wiley & Sons, Ltd 111 River Street, Hoboken, NJ 07030. Abdul Kadir, 2008. Belajar Database Menggunakan MySq, Yogyakarta: Andi Ofset. Akram Abu-aisheh, 2011. RFID Design, Simulation, and Implementation. In Proceedings of the 2011 ASEE Northeast Section Annual Conference,USA Syachbana, 2011. Sistem Informasi Akademik Berbasis Multimedia pada Lembaga Pendidikan Palembang Technology. Palembang: Jurnal Teknologi dan Informatika Radio Frequency Identification, (http://en.wikipedia.org/wiki/Radio-frequencyIdentification, diakses 20 September 2013).

45

ISSN: 2089-9813