SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN BIAYA ANGKUTAN PADA PERUSAHAAN JASA PENGIRIMAN PT MAHAKAM PRIMA LINTAS Thirafi Firly Ghufran Binus University, Jl Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
Dr. Lim Sanny, S.T., M.M. Binus University, Jl Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
dan
Tri Pujadi, S.Sos., M.M. Binus University, Jl Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
Abstrak
The purpose of the research conducted at PT Mahakam Prima Lintas that operates in the field of goods transportation services, show that the calculation of the cost by employes offer to prospective customers of PT Mahakam Prima Lintas still using the traditional calculation of costs that are not spared from human error, which is that if there is an error in the calculation of the cost offered, the company will bear the substantial losses. To support the process of making an appropriate the offering price, and make it easy employees make bid prices to potentian customers, the making of an information system that can calculate the cost operating of the service a facility that can support the performance of PT Mahakam prima lintas in calculating and making the the offering price to prospective customers. This system information application is designed to provide convenience for the employees of PT Mahakam Prima Lintas in serving customers who want to use the services of PT Mahakam Prima Lintas, so that employee is using the application, the application is built on based of the web, which can be used anywhere, as long as the availability of the internet network. Keywords: web, system information, transportation service Tujuan penilitian yang dilakukan pada PT Mahakam Prima Lintas yang bergerak pada bidang jasa pengangkutan barang, menunjukkan bahwa perhitungan biaya penawaran kepada calon pelanggan karywan PT Mahakam prima Lintas masih menggunakan perhitungan biaya secara tradisional yang tidak luput dari kesalahan manusia, yang dimana jika terjadi kesalahan dalam perhitungan biaya yang ditawarkan, perusahaan akan menanggung kerugian yang cukup besar. Untuk mendukung proses pembuatan harga penawaran yang sesuai, dan memudahkan karyawan dalam membuat harga penawaran kepada calon pelanggan, maka pembuatan sistem informasi yang dapat menghitung biaya
operasional jasa dapat memberikan fasilitas yang dapat mendukung kinerja PT Mahakam Prima Lintas dalam menghitung dan membuat harga penawaran kepada calon pelanggan. Aplikasi sistem informasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan bagi karyawan PT Mahakam Prima Lintas dalam melayani para pelanggan yang ingin menggunakan jasa PT Mahakam Prima Lintas, agar karyawan mudah menggunakan aplikasi ini, aplikasi ini dibangun dengan berbasis web, yang dapat digunakan dimana saja, selama tersedianya jaringan internet. Kata Kunci: web, sistem informasi, perhitungan biaya
PENDAHULUAN Salah satu fungsi dari tekhnologi informasi adalah meghitung biaya estimasi, pada jurnal yang dibuat oleh Michael tedja tahun 2001 dikatakan bahwa biaya estimasi merupakan perhitungan biaya kasar, karena perhitungan tersebut tidak bedasarkan gambar kerja yang dibuat, pertimbangan utama suatu estimasi biaya adalah informasi yang didapat dari pengalaman masa lampau. Sebelum suatu pekerjaan tersebut dilaksanakan atau tidak, manajemen puncak sering melakukan analisis estimasi biaya kasar melalui studi kelayakan proyek. Perhitungan biaya estimasi yang dilakukan secara manual memberikan peluang terjadinya kesalahan perhitungan, yang nantinya akan berdampak kerugian kepada perusahaan, selain itu data yang ada dapat hilang atau tercecer yang mengakibatkan sulitnya mencari informasi masa lampau sebagai patokan biaya. Penggunaan sistem informasi dalam menentukan biaya telah diterapkan pada sebuah perusahaan bernama De Mar yang dibahas dalam kasus oleh Heizer dan render (2009: 292), yang bergerak dalam memproduksi pipa, pemanas dan pendingin udara yang berlokasi di Fresno, De mar menjamin harga sebuah pekerjaan hingga pecahan terkecilnya sebelum pekerjaan dimiulai. Ketika semua pesaing hampir memberikan jaminan pekerjaan mereka selama 30 hari, De Mar menjamin semua komponen dan upah pekerja mereka selama satu tahun. Demar memperkirakan tidak ada pembebanan biaya perjalanan karena “tidak adil membebankan ongkos transportasi kepada pelanggan”. Pemilik De Mar Larry Harmon berkata, “kami berada di industry yang tidak memiliki reputasi yang baik. Jika dari awal kami menempatkan uang sebagai sasaran utama, maka kami berada dalam kesulitan. Sehingga De Mar menekankan kepuasan pelanggan, uang adalah hasil sampingannya.” PT Mahakam prima lintas merupakan perusahaan keluarga yang telah berdiri sejak 24 februari 2006 dan bergerak dibidang jasa pengangkutan, PT Mahakam Prima Lintas melayani jasa pengangkutan dengan konsep Business to business (B2B). Perusahaan ini melayani pengiriman barang dengan menggunakan jalur transportasi reguler dan jalur transportasi khusus/charter. Namun pada sisi manajemen perusahaan, dalam melakukan perhitungan biaya operasional jasa pengangkutan, perusahaan ini belum didukung oleh sarana sistem i n f o r m a s i y a n g memadai. dengan tidak adanya dukungan dari sistem infromasi yang baik, PT Mahakam Prima Lintas beberapa kali mengalami kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan dalam estimasi biaya, faktor kesalahan manusia dalam perhitungan atau kelalaian dalam memasukkan faktor-faktor dalam perhitungan sehingga perlu dirancang s u a t u sistem informasi biaya operasional jasa pengiriman yang mampu menunjang proses penghitungan biaya yang dikeluarkan untuk melayani aktifitas pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan, yang nantinya dapat memberikan informasi kepada para manajemen. Sistem informasi yang baik adalah sebagai suatu cara yang dapat dijalankan PT.Mahakam Prima Lintas untuk menghindari kerugian dalam memperhitungkan biaya operasional pengangkutan, dan dengan sistem informasi yang didukung basis web, para manajemen dapat dengan mudah mengetahui estimasi biaya operasional yang dibutuhkan kapanpun mereka butuhkan, dengan adanya efektifitas yang dapat diberikan oleh sistem informasi, PT. Mahakam Prima Lintas dapat bersaing dengan perusahaan sejenis yang telah menerapkan sistem informasi yang terintegrasi, Membangun teknologi sistem informasi yang terintegrasi dapat dilakuakan dengan beberapa metodologi. Salah satunya adalah dengan menggunakan pendeketan berorientasi objek, yang membagi komponen ke dalam kelompok objek-objek dan dilanjutkan dengan mengklasifikasikan ke dalam class guna merancang sebuah sistem yang berfokus pada fleksibilitas, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.
METODE PENELITIAN/PERANCANGAN
Metodologi yang dilakukan oleh penulis untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai permasalahan yang ada yaitu dengan menggunakan metode 1.
Library Research
Dengan cara membaca buku-buku yang berkaitan dengan topic penulisan seperti ini, seperti bukunu analisis, buku manajemen operasional, buku matematika bisnis, buku strategi for e-bisnis, buku pengenalan sistem informasi serta buku object oriented analysis & design. Gunananya untuk membantu dalam pengumpulan bahan atau refrensi yang bersifat teoritis. 2. Field Research Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung. Penelitian lapangan dilakukan dengan tiga cara, yaitu: a. Pengamatan Meninjau dan mengamati langsung mengenai hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem b. Studi dokumentasi perusahan Data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa strukutur organisasi, pembagian tugas, dan tanggung jawab personil. Prosedur kegiatan yang sedang berjalan c. Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak internal perusahaan sehingga sistem yang dibuat menjadi efektif dan sesuai dengan kebutuhan 3. Metode Analisis dan Perancangan a.
Inception
Menentukan tujuan dari penelitian, mendefinisikan ruang lingkup penelitian, menentukan biaya dari keseluruhan penelitian, membuat model analisis sistem dengan menggunakan notasi UML, yaitu: Event Table, Problem Domain Model Class Diagram, Usecase Diagram, Usecase Description, Statechart Diagram, dan System Sequence Diagram. b.
Elaboration
Membuat desain sistem dengan tahapan sebagai berikut :
c.
o
Desain Deployment dan Software Architecture
o
Desain Usecase Realization
o
Desain Database
o
Desain User Interface
o
Desain systemsecurity and control
Construction
Pada tahap ini dilakukan pembangunan sistem informasi perhitungan biaya operasional jasa PT Mahakam Prima Lintas berikut database untuk sistem informasi pada PT Mahakam Prima Lintas.
SIMPULAN DAN SARAN Analisis Sistem Berjalan Proses operasional perusahaan yang masih dijalankan secara tradisional, hal ini juga diikuti dalam perhitungan biaya operasional jasa transportasi yang dilakukan secara manual dan perkiraan yang dimana proses ini sangat bergantug pada kejelian dari pihak operasional dalam menentukan biaya operasional jasa pengangkutan yang akan digunakan dalam menjalankan jasa operasional perusahaan. Dalam proses perhitungan operasional, PT Mahakam Prima Lintas belum didukung oleh sistem informasi yang dapat menghitung biaya kegiatan jasa operasional transport, proses perhitungan biaya yang digunakan untuk menghitung biaya jasa operasional PT Mahakam Prima
Lintas Saat ini melibatkan bagian operasional, mekanik, keungan dan pihak direktur untuk melakukan sebuah perhitungan jasa operasional perusahaan yang akan ditawarkan kepada pihak calon pelanggan.
Solusi Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah yang ada, dibutuhkan adanya inovasi yang dilakukan pihak manajer yang dapat digunakan kemudian hari untuk kemajuan perusahaan. 1. 2. 3. 4.
Perhitungan biaya operasional jasa dilakukan secara otomatis yang telah diatur sebelumnya dan berbasis web Membuat database order yang bertujuan agar data penawaran yang diajukan dapat tersimpan dan tidak tercecer Perhitungan biaya yang dilakukan secara otomatis dapat mempercepat proses dalam membuat penawaran harga Perhitungan dengan menggunakan sistem informasi dapat menghindari kesalahan perhitungan, dibandingkan dengan perhitungan secara manual, perhitungan dengan menggunakan sistem informasi dapat lebih efektif .
Sistem Informasi Biaya Operasional PT Mahakam Prima Lintas, Antara Lain: 1.Pada gambar 4.1 PT Mahakam Prima Lintas menerima pekerjaan/project dari relasi, pelanggan baru, tender dan beserta LOI. Informasi yang dibutuhkan dari sebuah project antara lain muatan yang akan dikirim, jumlah tonase/volume, jarak, dan 2.Karyawan PT Mahakam Prima Lintas memasukkan jarak yang akan digunakan untuk melakukan sebuah pengiriman. Jarak yang akan ditempuh akan digunakan untuk menentukan berapa biaya bahan bakar & spare part yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah project pengiriman 3.Karyawan PT Mahakam Prima Lintas memasukkan tonase yang akan dikirim, ini akan digunakan untuk menentukan jumlah unit yang akan digunakan untuk mengakomodasi seluruh muatan yang akan dikirim
4.Setelah memasukkan data, karyawan akan menerima perhitungan biaya operasional untuk melakukan pengiriman/mengerjakan project pengiriman 5.Informasi biaya yang telah didapat, akan digunakan kembali untuk mencari atau menentukan harga penawaran bagi perusahaan. Karyawan bisa menggunakan persentase atau menambahkan nilai (rill) dari nilai pokok. 6.Perhitungan biaya yang telah dilakukan dapat dicetak yang nantinya sebagai penawaran harga yang diajukan kepada konsumen 7.Perhitungan biaya yang telah dicetak, diserahkan/dilaporkan kepada direktur sebagai bahan untuk pertimbangan direktur dalam penyediaan modal dana dan alokasi unit yang akan digunakan 8.Pekerjaan yang telah disetujui oleh direktur akan diterima kembali oleh karyawan pemasaran sebagai bahan untuk membuat surat penawaran kepada calon pelanggan 9.Pelanggan menerima penawaran harga beserta detil harga penawaran biaya operasional yang diajukan oleh PT Mahakam Prima Lintas
Kesimpulan PT Mahakam Prima Lintas memempunyai beberapa permasalahan dalam menghitung biaya operasional jasa pengangkutan yang diajukan kepada pelanggan yang diantaranya adalah :
• • •
Kesalahan perhitungan biaya operasional yang diakibatkan oleh kelalaian dalam menghitung biaya operasional jasa pengangkutan yang dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Menggunakan sistem informasi sebagai sarana perhitungan biaya operasional dapat membantu karyawan dalam menentukan harga penawaran yang akan diajukan Kesalahan dari faktor kesalahan manusia dapat dihindari dengsan sistem informasi yang dapat menghitung biaya operasional jasa pengangkutan yang akan ditawarkan kepada calon pelanggan.
Saran Saran yang dapat diberikan antara lain :
•
Pemeliharaan dari aplikasi sistem informasi agar dapat mendukung operasional perusahaan dalam menawarkan jasanya.
• •
Basis data harus sering di update secara berkala agar informasi yang tersedia akan selalu terbaharui. Adanya pengembangan sistem informasi biaya operasional berbasis web menuju e-SCM.
REFERENSI BPS. (2012-2014). Ekonomi dan perdangan. Retrieved April 2014, dari BADAN PUSAT STATISTIK: http://www.bps.go.id/tab_sub/view.php?kat=2&tabel=1&daftar=1&id_subyek=13¬ab=1 David, F. R. (2010). Strategic Management. Pearson Education. David, F. R. (2005). Strategic Management: Concepts and Cases. Pearson Prentice Hall. Ester Maryana, T. W. (2012). Teknologi Informasi Tekan Biaya Operasional Perbankan. artikel bisnis dan keuangan, kompas.com . Hinson, r. E. (2006). Pola Dari Bisnis Kami Dalam Ghana. Jurnal Budaya . Jelassi, T. E. (2008 ). Strategies for e-business : creating value through electronic and mobile commerce : concepts and cases. Prentice Hall . John Satzinger, R. J. (2010). System Analysis & Design In A Changing world. Boston: Cengage Learning. John W. Satzinger, R. B. (2007). Object-Oriented Analyisis & Design. Boston: Thomson Course Technology. John W. Satzinger, R. B. (2005). Object-oriented analysis & design with the unified process. Thomson Course Technology . Murphy, G. B. (2007). Penggunaan Internet Usaha kecil Dan Fleksibilitas. Jurnal Usaha Kecil . O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi Ed. 12. Salemba Empat. O'Brien, J. M. (2010 ). Introduction to information systems. McGraw Hill . Shim, J. K. (2009). Budgeting basics and beyond. John Wiley & Sons, Inc . Stephen P. Robbins, M. c. (2012). Management. Harlow: Pearson Education. Wahyudi, T. N. (2000). Sistem Kalkulasi Biaya Berdasarkan Aktivitas (Activity Based Costing System) Sebagai Dasar Dalam Menetapkan Harga Pokok Produk. Jurnal Pendidikan Ilmu Sosial , 2.
RIWAYAT PENULIS Thirafi Firly Ghufran lahir di kota Jakarta pada 1 januari 1989. Penulis menamatkan pendidikan S! di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan manajemen pada 2014. Saat ini bekerja sebgai freelancer. Penulis aktif di kegiatan olahraga calisthenics indobarian Jakarta sebagai anggota.
