Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi Felix C. Joevan1) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, email :
[email protected] Abstract : PT. Macro Husada Karya Jati is a general contractor that become one of PERTAMINA’s partners in distributing 3 kilograms Liquefied Petroleum Gas subsidy. When doing its job the company need help to regulate distribution. In determining the distribution, speed and accuracy were required in determining the delivery of goods to obtain optimum benefit. Now, this determination is done manually with a rough estimate by the coordinator of Distribution who worked with the head of warehouses and coordinator of field surveyors. Moreover delivery reports must be reported to PERTAMINA daily, it is difficult for management team to collect delivery data from distribution team. Based on the problems faced, information system that can help the management team to report progress and help distribution team determine delivery is required. Transportation model is selected to completing calculation for determination of delivery in this distribution process. Keyword : Transportation Model, Distribution
Peraturan Presiden Republik Indonesia
Penugasan
kepada
Badan
Usaha
Nomor 104 Tahun 2007 tentang penyediaan,
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dilakukan
pendistribusian, dan penetapan Harga Liquefied
melalui penunjukan langsung dan/atau lelang.
Petroleum Gas (LPG) tabung tiga kilogram (kg)
(Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya
menimbang
untuk
Mineral Nomor 021 Tahun 2007 pasal 6) Dalam
menjamin penyediaan dan pengadaan bahan
hal ini PT. Makro Husada Karya Jati ditunjuk
bakar di dalam negeri dan mengurangi subsidi
menjadi
Bahan Bakar Minyak (BBM) guna meringankan
menyelenggarakan
beban
pendistribusian LPG Tabung 3 Kilogram.
bahwa
keuangan
dalam
negara,
rangka
perlu
dilakukan
substitusi penggunaan minyak tanah ke LPG. Pengaturan
penyediaan,
salah
satu
Badan
Usaha
penyediaan
yang dan
Dalam Prosesnya dibutuhkan laporan – laporan
kepada
PERTAMINA
mengenai
pendistribusian, dan penetapan harga LPG tabung
pendistribusian, terutama pada data penerima
tiga kg dalam Peraturan Presiden ini meliputi
subsidi. Data ini sangat banyak sehingga
perencanaan volume penjualan tahunan dari
menyulitkan jika dilakukan secara manual.
badan usaha, harga patokan dan harga jual eceran
PT. Makro Husada Karya Jati selaku
serta ketentuan ekspor dan impor LPG tabung
salah satu perusahaan yang ditunjuk untuk
tiga kg dalam rangka mengurangi subsidi BBM
membantu proses pendistribusian ingin mengatur
khususnya
proses
minyak
untuk
tanah
pemerintah.
mengalihkan
bersubsidi
(Peraturan
penggunaan
pendistribusian
sesuai
kebijakan
kecurangan
–
Presiden
Republik
dilakukan
pada
Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 pasal 2).
PERTAMINA
untuk
kecurangan saat
sebagai
menghindari
yang
mungkin
pendistribusian. pemberi
subsidi
mengharapkan distribusi merata di seluruh 1
wilayah Indonesia.
Karena
luasnya
daerah
“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi
cakupan dan keadaan demografi yang berbeda –
klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan
beda di tiap daerah, perusahaan ini kesulitan
beberapa orang di dalam satu atau lebih
untuk menentukan biaya pengiriman yang harus
departemen, yang diterapkan untuk menjamin
dialokasikan secara cepat dan akurat. Tidak
penanganan
hanya masalah penentuan biaya tetapi perusahaan
transaksi bisnis yang terjadi.”
ini juga mengalami kesulitan dalam penugasan
yang
Pendekatan
seragam
dari
sistem
transaksi-
yang
lebih
untuk rute pengiriman yang harus dilakukan agar
menekankan pada elemen atau komponennya
meminimalkan biaya kirim.
dalam mendefinisikan sistem, masih menurut
Dari penjabaran tersebut di atas maka
Neuschel, adalah sebagai berikut:
dibutuhkan suatu sistem informasi tentang
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
pendistribusian LPG tabung tiga kg. Sistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
informasi ini harus mampu menentukan rute
tertentu.”
pengiriman dan perkiraan biaya minimal secara cepat dan akurat sehingga perusahaan dapat
Konsep Dasar Sistem Informasi
bekerja secara baik, efektif, dan efisien.
Sistem
informasi
didefinisikan
oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005) sebagai berikut: LANDASAN TEORI
“Sistem informasi adalah suatu sistem di
Konsep Dasar Sistem
dalam suatu organisasi yang mempertemukan
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan
menekankan
pada
sistem,
prosedurnya
yaitu
yang
dan
yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.”
prosedur sistem adalah sebagai berikut: “Sistem
adalah
suatu
jaringan
kerja
dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” Pendekatan
Analisa dan Perancangan Sistem Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk
mengevaluasi sistem
yang
merupakan
jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai
mengidentifikasi
dan
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya.
berikut: 2
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem
(system
planning)
memenuhi batasan supply dan demand.
dan
sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut: 1.
Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2.
Understand, yaitu memahami kerja dari Gambar 1. Model Transportasi
sistem yang ada. 3.
Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4.
Report, yaitu membuat laporan hasil
Langkah – langkah yang harus dilakukan
analisis.
untuk
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan,
adalah:
maka analis sistem telah mendapatkan gambaran
menyelesaikan
masalah
transportasi
Menentukan solusi feasible awal Terdapat
dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba
3
metode
yang
dapat
waktunya sekarang bagi analis sistem untuk
digunakan, yaitu : Metode pojok kiri atas
memikirkan
(Northwest Corner), Metode biaya terkecil (Least
bagaimana
membentuk
sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
Cost), dan Metode pendekatan Vogel’s (Vogel’s
Menurut
Approximation Method atau VAM).
Kendall
Perancangan
(2005),
Sistem
Analisa
dipergunakan
dan untuk
Menentukan solusi feasible optimal
dan
Terdapat 2 metode yang bisa digunakan,
mengimplementasikan peningkatan-peningkatan
yaitu : Metode Stepping Stone, dan Metode
fungsi
distribusi
menganalisis,
bisnis
merancang,
yang
dapat
dicapai
melalui
yang
dimodifikasi
penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Modification Distribution).
Transportation Model
Metode Stepping Stone
Transportation spesial
dari
linear
Model
adalah
kelas
programming
yang
berhubungan dengan pengiriman suatu komoditas
(MODI
=
Langkah-langkah metode Stepping Stone adalah : 1.
Tentukan
lintasan
stepping
stone
dan
dari sumber ke tujuan. Tujuannya adalah untuk
perubahan biaya untuk setiap sel yang
menentukan
kosong dalam tabel.
jadwal
pengiriman
yang
meminimalkan biaya pengiriman total disamping
2.
Alokasikan sebanyak mungkin ke sel kosong yang
menghasilkan
penurunan
biaya 3
3.
terbesar.
gudang yang disertakan pada saat pengiriman
Ulangi langkah 1 dan 2 sampai semua sel
barang. Penerima menandatangani surat jalan
kosong memiliki perubahan biaya positif
sebagai tanda terima barang. Jika barang diterima
yang mengindikasikan tercapainya solusi
surat jalan yang sudah ditandatangani penerima
optimal.
dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan pengiriman, surat jalan yang kembali
METODE PENGEMBANGAN Dalam menangani masalah penugasan distribusi
khususnya
untuk
mengalokasikan
tanpa
tanda
tangan
penerima
dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan barang kembali. Team Leader
pengiriman paket subsidi ke tiap dropzone,
membuat
Rekap
Laporan
Pengiriman
system menggunakan algoritma transportation
Laporan
Pengiriman.
model.
dikalkulasi untuk membuat rekap laporan biaya
Semua
surat
dari jalan
untuk dilaporkan ke manajer.
Gambar 2. Document Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidi
Dari Document Flow di atas dapat dilihat bahwa proses penentuan pengiriman dilakukan secara manual oleh koordinator distribusi setelah
Gambar 3 System Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidi
mendapatkan data dari koordinator surveyor lapangan dan kepala gudang. Lalu membuat surat perintah mengeluarkan barang untuk gudang,
Dalam system flow ini dijelaskan proses kerja distribusi LPG tiga kg bersubsidi. Berawal
dilanjutkan pembuatan surat jalan oleh kepala 4
dari migrasi data wilayah dan data pencacahan
Koordinator membawahi
Dilanjutkan dengan proses penginputan data-data
bertugas
seperti: data armada, data biaya, data dropzone,
pengumpulan data calon penerima paket subsidi.
data demand , data stock, data barang, dan data
Pada saat penyaluran paket subsidi, Koordinator
gudang. Dilanjutkan proses pembuatan laporan-
Surveyor Lapangan membantu bagian distribusi
laporan dan rekap. Alur dari system flow hampir
berhubungan dengan perwakilan wilayah untuk
sama dengan alur document flow, bedanya
menentukan demand aktif harian.
mayoritas proses dilakukan secara otomatis oleh
3. Managerial
tiap bagian yang berguna dalam kinerjanya.
melakukan
surveyor
Lapangan
calon penerima subsidi dari database pencacahan.
sistem dan terdapat tambahan informasi untuk
beberapa
Surveyor
lapangan,
pencacahan
atau
Managerial adalah pihak-pihak yang berhubungan
dengan pemimpin perusahaan.
Bertugas sebagai pengawas keuangan dan kinerja di lapangan.
Data Flow Diagram Data
Flow
Diagram
(DFD)
Level
4. Team Leader
Konteks merupakan gambaran proses interaksi
Team Leader adalah pimpinan proyek di
sistem dengan lingkungan eksternal. Dengan
lapangan yang bertugas mengatur kinerja setiap
dilakukan observasi diperoleh lima entitas yang
bagian dan melaporkan progress pengiriman ke
berinteraksi dengan sistem.
PERTAMINA
Rekap Demand Pengiriman
5. HRD
Rekap Laporan Demand Daftar Muatan Bagian Distribusi
Surat Jalan
Bagian HRD adalah bagian kepegawaian.
Data Penugasan Laporan Barang Kembali
Bagian ini adalah bagian personalia, dalam
Data wilayah dropzone
Koordinator Surveyor Lapangan
Data Biaya
Rekap Pengiriman per Armada 0 Sistem Informasi Penyaluran LPG 3 KG Bersubsidi
Data Dropzone Data Aktivasi Demand
sistem ini semua data personalia diambil dari
Data Barang Kembali
Data Wilayah
Data Penduduk
bagian ini.
Laporan Demand Pengiriman
Data Armada
+
Laporan Demand nonaktif
Data Sopir Laporan Biaya
Laporan Stock
HRD
Data Stock Data Barang
Rekap Laporan Pengiriman
Managerial
Untuk menghitung demand, pertama-
Data Gudang Laporan Barang Masuk
Bagian Gudang
HASIL DAN PEMBAHASAN
Laporan Pengiriman
Team Leader
tama harus ditentukan dulu demand dari masingmasing dropzone yang dilakukan di form
Gambar 4. DFD Level Konteks 1. Bagian Distribusi Bagian distribusi adalah bagian yang bertugas mengatur jalannya distribusi, mengatur armada pengiriman, dan menganalisa data-data distribusi. 2. Koordinator Surveyor Lapangan
dropzone tab detail seperti yang terlihat pada gambar 5. Nilai demand yang digunakan pada perhitungan transportation model adalah demand yang sudah aktif atau demand yang siap dikirim pada hari itu. Aktivasi demand dilakukan per wilayah RT seperti terlihat pada gambar 6. Untuk menentukan nilai supply dihitung dari jumlah barang yang dapat dikirim oleh satu 5
armada dalam satu keberangkatan pengiriman.
evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan
Jumlah keberangkatan dalam satu hari ditentukan
bahwa :
pada form penugasan seperti yang terlihat pada
1. Metode transportation model dapat
gambar 7.
memberikan solusi alokasi distribusi untuk
Setelah
nilai
supply
dan
demand
penyaluran LPG tiga kg bersubsidi pada PT.
didapatkan, perhitungan menggunakan algoritma
Macro Husada Karya Jati. Optimalisasi biaya
transportation model dapat dilakukan sehingga
kirim bisa didapatkan dari efisiensi biaya
didapatkan alokasi pengiriman.
kirim yang berasal dari efekktifitas pengiriman. 2. Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi dapat membantu menghasilkan laporanlaporan yang dapat membantu kinerja dalam proses distribusi dan membantu entitasentitas terkait dalam mengambil keputusan yang mendukung proses distribusi. Pelaporan progress kinerja pada pihak PERTAMINA
Gambar 5. Form Dropzone
pun menjadi lebih cepat dan akurat.
SARAN Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut: 1.
Aplikasi ini masih belum terintegrasi secara utuh untuk setiap proses yang ada dalam
Gambar 6. Form Demand
rentetan program penyaluran subsidi LPG tiga kg, akan lebih baik jika proses pencacahan dapat digabungkan dengan proses distribusi. 2.
Saat ini aplikasi hanya berfungsi sebagai analisa data dasar untuk proses distribusi,
\ Gambar 7. Form Penugasan KESIMPULAN Berdasarkan implementasi
dan hasil
untuk kedepannya dapat dikembangkan menjadi alat bantu dalam pengambilan lebih banyak lagi keputusan yang bersifat 6
strategis. . DAFTAR RUJUKAN Hillier, F. S. dan Liebermen, G. J. 2001.
Introduction to Operations Research. Singapore: McGraw-Hill. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Disain. Yogyakarta : Andi Offset. Kendall, K.E., and Kendall, J.E. 2005. System
Analysis and Design Sixth Edition. New Jersey: Prentice-Hall International. Neuschel, Richard F. 1976. Management Systems
for Profit and Growth. New York: McGraw-Hill. Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 021 Tahun 2007 Penyelenggaraan Penyediaan dan Pendistribusian Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). (http://www.esdm.go.id /prokum/ permen/2007/permen-esdm-212007.pdf diakses Februari 2010) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 tentang Penyediaan, Pendistribusian, dan Penempatan Harga Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). (http://www.esdm.go.id/ prokum/perpres/2007/perpres_104_200 7.pdf diakses Februari 2010) Taha, Hamdy A. 2003. Operations Research: An Introduction International Edition. New Jersey: Prentice-Hall International. Subagyo, P. dkk., 1999, Dasar-Dasar Operations Research : Edisi 2. Yogyakarta: BPFE
7
