SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PELATIHAN DIVISI TRAINING SEAMOLEC BERBASIS WEB

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PELATIHAN DIVISI TRAINING SEAMOLEC BERBASIS WEB Adhi Ircham Ardhiansyah, Mamay Syani Program Studi Informatika Politeknik TEDC Bandung [email protected], [email protected]

Abstrak Southeast Asian Ministers of Education Organization of Open Learning Center (SEAMOLEC) adalah organisasi yang bergerak untuk mengembangkan Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh (PTJJ). Di dalam mengembangkan Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, SEAMOLEC memiliki beberapa progam salah satunya yaitu pelatihan kelas digital yang dikelola oleh divisi training untuk guru di seluruh Indonesia, sistem yang sedang berjalan di divisi traning untuk penjadwalan pelatihan masih menggunakan papan tulis dan informasi melalui sosial media. Dalam penelitian ini bertujuan membuat Sistem Informasi Penjadwalan Pelatihan berbasis web untuk merubah sistem dari manual menjadi terkomputerisasi, sehingga informasi berupa jadwal pelatihan dapat tersampaikan dengan baik. Program ini dirancang memiliki kemampuan fungsional untuk mengelola data pelatihan. Untuk mendukung proses perancangan program yang dikembangkan dengan menerapkan waterfall model, menggunakan bahasa pemrograman PHP, perancangan basis data menggunakan database MySQL, dan apache sebagai web servernya. Berdasarkan tes UAT (User Acceptance Test) yang telah dilakukan pada 15 orang, sistem informasi penjadwalan pelatihan ini mendapat apresiasi yang cukup tinggi dan memuaskan bagi penggunanya dengan skor 80%. Kunci : Sistem informasi, penjadwalan, pelatihan, web, divisi training, SEAMOLEC

I. PENDAHULUAN Divisi training merupakan salah satu divisi unit dari South East Asian Ministers of Education

Organization Regional Open Learning Centre (SEAMOLEC) sebuah organisasi dari beberapa kementrian pendidikan se-Asia Tenggara yang bertanggung jawab untuk mengembangkan pendidikan terbuka dan pendidikan jarak jauh (PJJ), divisi training bertanggung jawab mengelola program pelatihan kelas digital, pengelolaan data team, laporan pelatihan, dan pengajuan kegiatan pelatihan serta persiapan materi, untuk guru-guru di seluruh indonesia. Di dalam lingkup divisi training penjadwalan pelatihan adalah kegiatan yang menjadi tanggung jawab staff khususnya untuk manajer divisi training dalam mengelola jadwal pelatihan, adanya pelatihan tentu merupakan program dari organisasi dan penjadwalan pelatihan seperti penyampaian informasi, pemilihan staff yang akan mengisi pelatihan masih menggunakan papan tulis, atau sekedar informasi melalui sosial media. Sistem informasi penjadwalan pelatihan berbasis web yang baru ini ditujukan untuk memberikan kemudahan baik dari divisi dan organisasi, yang dimaksud kemudahan disini adalah sistem yang dirancang dalam penelitian ini akan memberikan kemudahan dalam penjadwalan pelatihan, pengelolaan data, serta penyampaian informasi, dan juga memberikan history aktifitas divisi yang dapat dipertanggungjawabkan, dimana data yang diolah ini tidak hanya memudahkan dalam pekerjaan ataupun pemrosesan data yang telah dicatat, tetapi juga informasi bagi organisasi. Guna mencapai kelancaran dalam mengelola sistem penjadwalan pelatihan tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem informasi penjadwalan pelatihan, atas pertimbangan masalah tersebut, penulis memberi judul penelitian ini dengan judul “SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PELATIHAN DIVISI TRAINING SEAMOLEC

Jurnal Nasional JMII 2017

82

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 BERBASIS WEB” untuk memudahkan staff SEAMOLEC khususnya manajer divisi training untuk mengelola data pelatihan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut : 1.

2.

3.

Bagaimana analisis kebutuhan sistem yang sedang berjalan di divisi training SEAMOLEC? Bagaimana perancangan sistem informasi penjadwalan pelatihan berbasis website? Bagaimana implementasi sistem informasi penjadwalan pelatihan berbasis website di divisi training SEAMOLEC?

II. LANDASAN TEORI 2.1

Sistem

Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama. Secara garis besar, sebuah sistem informasi terdiri atas tiga komponen utama. Ketiga komponen tersebut mencakup software, hardware, dan brainware. Ketiga komponen ini saling berkaitan satu sama lain.(Pratama, 2014) 2.2

Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlatih. Keempat bagian utama ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Di dalamnya juga termasuk proses perencanaan, kontrol, koordinasi dan pengambilan keputusan.(Pratama, 2014) 2.4 System Development Life Cycle Pengertian system development life cycle adalah “Proses pembangunan/pengembangan sisteminformasi, mulai dari konsep sampai dengan implementasinya”. Sistem ini mengidetifikasi bahwa sistem informasi besifat dinamis karena perancangan sistem harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Perancangan sistem bukanlah proses yang sekali jadi dandapat dipergunakan untuk kepentingan bisnis selamanya. Perubahan bisnis baru harus diimbangi dengan tersedianya informasi yang menunjang. Oleh karena itu pengembangan sistem sebenarnya merupakan suatu siklus karena bila ditinjau dari efektivitas untuk mengembangkan sistem, analisis sistem selalu melakukan aktivitas yang berulang ulang. System Development Life Cycle (SDLC) terdiri dari 5 fase yangberbeda, yaitu : fase perencanaan sistem, fase analisis sistem, fase desain sistem, dan implementasi sistem (Sutabri, 2004).

Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat. Pada proses pengolahan data, untuk dapat menghasilkan informasi, juga dapat dilakukan proses verifikasi secara akurat, spesifik, dan tepat waktu. Hal ini penting agar informasi dapat memberikan nilai dan pemahaman kepada pengguna. Pengguna dalam hal ini mencakup pembaca, pendengar, penonton, bergantung pada bagaimana cara pengguna tersebut menikmati sajian informasi dan melalui media apa informasi tersebut disajikan.(Pratama, 2014)

2.5 Website

2.3

2.6 MySQL

Pengertian Sistem Informasi

Berdasarkan definisi mengenai sistem dan informasi yang telah dijelaskan diatas, maka dapat dinyatakan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari empat bagian utama. Keempat bagian utama tersebut mencakup perangkat lunak (sofware), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan

World Wide Web (WWW), lebih dikenal dengan web, merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet. Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam web browser.(Sidik & Pohan, 2010)

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread dan multiuser. MySQL adalah Relational Database Managemen System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL


83

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 (General Public License). Setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL. MySQL sebenarnya merupakan turunan dari SQL (Structur Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data.(Kristanto, 2010)

2.9 JQuery JQuery adalah kumpulan kode/fungsi Javascript siap pakai, sehingga memudahkan dan mempercepat dalam membuat kode Javascript. JQuery menyederhanakan kode Javascript. Hal ini sesuai dengan slogannya 'Writeless, do more' cukup tulis sedikit, tapi bisa melakukan banyak hal(Hakim, 2011): 2.10 JavaScript

2.7 PHP PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bisa digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML sekaligus bekerja disisi server (server-side HTMLembeddedscripting). Artinya sintaks dan perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak disisi client. PHP dirancang untuk dapat bekerjasama dengan databaseserver dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokument html yang dapat mengakses database menjadi begitu mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi dimana aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server ketika menggunakan PHP sebagai server side embeddedscript language. Maka server akan melakukan hal-hal sebagai berikut, (Kristanto, 2010) : 2.8

JavaScript merupakan modifikasi dari bahasa c++ dengan pola penulisan yang lebih sederhana. (Sidik & Pohan, 2010) 2.11 Bootstrap Bootstrap adalah kerangka ramping, intuitif, dan kuat, framework front-end mobile pertama untuk mempercepat dan memudahkan pengembangan web. Bootstrap menggunakan HTML, CSS, dan Javascript.Bootstrap dikembangkan oleh Mark Otto dan Jacob Thornt di Twitter. Dirilis sebagai sebuah produk open source pada Agustus 2011 di GitHub.(Tutorialspoint.com, 2014) 2.12 Unified Modelling Language (UML) Unified modeling language adalah bahasa untuk visualisasi, spesifikasi, membangun sistem perangkat lunak, serta dokumentasi. UML menyediakan modelmodel yang tepat, tidak ambigu, dan lengkap. Secara khusus UML menspesifikasi langkah-langkah penting dalam pengembangan keputusan analisis, perancangan, serta implementasi dalam sistem perangkat lunak. UML bukanlah merupakan bahasa pemrograman tetapi model-model yang tercipta berhubungan langsung dengan berbagai macam bahasa pemrograman.(Sugiarti, 2013) 2.13

Cascading Style Sheet (CSS)

CSS digunakan dalam kode HTML untuk menciptakan suatu kumpulan style yang terkadang dapat digunakan untuk memperluas kemampuan HTML, sebagai contoh, kode HTML murni tidak memungkinkan untuk mengatur ukuran font hyang diterapkan pada setiap sel dan bahkan tag pun tak berpengaruh pada sel-sel tabel (Abdul, 2003).

Metode Pengujian Black Box

Metode pengujian Black Box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional suatu program. (Rouf, 2012) 2.14

Jadwal

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana atau


84

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 urutan kerja; daftar atau table kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan pengertian penjadwalan itu sendiri adalah proses atau cara atau perbuatan menjadwalkan atau memasukkan kedalam jadwal.

untuk mengelola program pelatihan Kelas Digital untuk guru-guru dari seluruh indonesia. Adapun alurnya adalah sebagai berikut : 1.

III. ANALISIS SISTEM Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan peninjauan atau analisis terhadap sistem yang berjalan yang didalamnya terdapat urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan proses yang dikerjakan siapa yang mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan dokumen yang dilibatkan. Dalam kasus ini Divisi Training memiliki 3 komponen data yaitu Team, Pelatihan dan Laporan dalam pengelolaannya divisi training bertanggung jawab

2. 3.

4.

Staff Menerima e-mail yang berisi informasi permintaan pelatihan serta memeriksa kelengkapan data persyaratan pelatihan. Manajer menerima informasi pelatihan. Manajer menyusun data team yang akan mengisi pelatihan serta melakukan penjadwalan . Staff mengajukan form kegiatan ke bagian administrasi tentang informasi jadwal pelatihan dan data team yang akan mengisi pelatihan.

Gambar 3.1 : Alur Sistem yang berjalan

3.1

Sistem yang akan Dibangun

Berdasarkan tinjauan terhadap sistem yang sedang berjalan, maka Analisis Sistem yang akan dirancang merupakan suatu tahapan pengembangan

perangkat lunak untuk menghasilkan sistem yang baru atau memperbaiki sistem yang ada serta dapat meningkatkan efektifitas kerja agar memperoleh hasil yang diinginkan.


85


Gambar 3.2 Alur Sistem yang akan dibangun

3.2

pengguna aplikasi. Sebuah use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem.

Use Case Diagram

Use case diagram digunakan untuk menjelaskan kegiatan yang dapat dilakukan oleh admin dan

Gambar 3.Use case diagram

3.3

Activity Diagram

Merupakan Activity diagram yang digunakan untuk proses pada system.

1. Login


86

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 4.

Jadwal Pelatihan Manajer

Gambar 3.4. Activity Diagram Login

2. Kelola data pelatihan

Gambar 3.6. Activity Diagram Jadwal Pelatihan Manajer

5.

Cetak Kegiatan

Gambar 3.5. Activity Diagram Kelola Data Pelatihan

3.

Kelola Data User Gambar 3.6. Activity Diagram cetak kegiatan

6.

Cetak Laporan

Gambar 3.6. Activity Diagram Kelola data user


87


3.4

Gambar 3.6. Activity Diagram cetak Laporan

Class Diagram

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class beserta hubungan satu sama lain seperti asosiasi, generalisasi dan lain sebagainya. Dalam gambar 3.11 dibawah ini digambarkan hubungan antar class yang terjadi pada sistem yang akan dibangun.

Gambar 3.7. Class Diagram

4. Pengujian Sistem 1. Tampilan Menu Login

Sebelum menampilkan halaman utama, sistem akan menampilkan halaman login sebagai persyaratan untuk masuk ke halaman utama. 2.

Tampilan Halaman Menu Utama

Gambar 3.10. Menu Utama Gambar 3.9. Menu Login


88

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 Setelah melakukan proses login, pengguna akan masuk ke dalam utama untuk melakukan aktivitas di dalam sistem.

3.

5.

Tampilan Halaman Edit Data Pelatihan

Tampilan Halaman Jadwal Pelatihan Manajer

Gambar 3.14. Halaman Kelola data Pelatihan

Gambar 3.11 Tampilan halaman jadwal pelatihan manajer

Jika pengguna login sebagai manajer maka sistem akan menampilkan halaman utama dengan akses penuh untuk melakukan aktivitas di dalam sistem. 4.

Di dalam menu kelola pelatihan jika kita menekan edit maka pengguna akan di langsung dibawa ke tampilan halaman edit data pelatihan yang di dalamnya terdapat data pelatihan namun di dalam menu ini pengguna tidak dapat merubah data team, manajer memiliki wewenang untuk akses menu ini. 6.

Tampilan Halaman Cetak Jadwal Pelatihan

Tampilan Halaman Kelola Data Pelatihan

Gambar 3.15. Halaman Kelola data Pelatihan Gambar 3.12. Halaman Kelola data Pelatihan

Selanjutnya adalah tampilan halaman kelola data pelatihan yang didalamnya terdapat informasi aktivitas pelatihan, didalam sistem manajer mempunyai hak penuh untuk mengelola data pelatihan seperti menambah, menghapus, serta merubah data pelatihan.

Di dalam menu detail data pelatihan terdapat button cetak jadwal yang akan menuju ke halaman jadwal pelatihan yang berfungsi untuk mencetak dokumen pengajuan pelatihan yang berdasar kepada data yang telah diolah oleh sistem.

7.

Tampilan Halaman Laporan Pelatihan


89


Gambar 3.16. Halaman Laporan Pelatihan

Di dalam menu laporan , terdapat tampilan laporan pelatihan yang berisi tabel detail kegiatan pelatihan yang telah diolah oleh sistem dan mencetak laporan atau di konversi ke dalam bentuk .pdf .

2.

3.8. Pengujian Sistem Pengujian sistem merupakan hal terpenting yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan pada perangkat lunak yang diuji. Pengujian yang bermaksud untuk mengetahui perangkat yang dibuat sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan perancangan perangkat lunak tersebut atau belum. Pengujian ini menggunakan metode pengujian blackbox dan User Acceptance Test (UAT).

IV. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan pengujian pada sistem dapat ditarik kesimpulan diantaranya : 1.

Divisi Training SEAMOLEC dalam mengelola jadwal pelatihan masih manual seperti pencatatan jadwal pelatihan serta pemilihan data staff yang akan mengisi

3.

pelatihan di papan tulis dan penyampaian informasi melalui sosial media. Merancang dan mengembangkan sistem informasi ini dibutuhkan beberapa fitur seperti cetak kegiatan pelatihan dan cetak jadwal pelatihan untuk memudahkan manajer menyampaikan informasi pelatihan kepada staff dan organisasi. Implementasi dari Sistem Informasi Penjadwalan Pelatihan Divisi Training SEAMOLEC Berbasis Web ini adalah dengan memanfaatkan teknologi internet yang akan memberikan memudahkan manajer dalam mengelola jadwal pelatihan dimanapun dan kapanpun sehingga informasi dapat dengan cepat tersampaikan.

Saran Adapun saran-saran yang penulis sampaikan untuk pengembang sistem ini kedepannya antara lain : 1.


Adanya fitur notifikasi untuk jadwal pelatihan staff baik itu berupa email ataupun sms.

90

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA (JMII Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 2.

Keamanan sistem perlu untuk terus di tingkatkan untuk menghindari penyalahgunaan akses.

6. REFERENSI [1]. Fathansyah. (2012). Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. [2]. Hakim, L. (2011). Bikin Website Super Keren dengan PHP & jQuery. Yogyakarta: Lokomedia. [3]. Kristanto, A. (2010). Kupas Tuntas PHP&MySQL (1st ed.). Klaten: Cable Book. [4]. Prasetio, A. (2011). TIP & TRIK menjadi MASTER PHP (1st ed.). Jakarta Selatan: Mediakita. [5]. Pratama, I. P. A. E. (2014). Sistem Informasi dan Implementasinya (1st ed.). Bandung: Informatika Bandung. [6]. Sidik, B., & Pohan, H. I. (2010). Pemrograman Web dengan HTML (2nd ed.). Bandung: Informatika Bandung. [7]. Udai. (2016). Pengertian Pelatihan. Retrieved from http://www.definisipengertian.com/2015/06/definisi-ataupengertian-pelatihan.html [8]. Sutabri, Tata. (2004). Analisis Sistem. Yogyakarta: Andi. [9]. Dwiantara, L. (2013). Menyelam dan Menaklukan Samudra PHP. Bogor: Ilmu website. [10]. Jogiyanto. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta [11]. Nugroho, Andi. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metode Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. [12]. Leman. (1998). Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: PT. ElexMedia Komputindo. [13]. Wawan dan Munir. (2003). Pengantar Sistem Informasi. Bandung: Galamedia. [14]. Sugiarti. (2013). Analisis & Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generation VB.6. Yogyakarta: Graha Ilmu. [15]. seamolec.org (2016). About Seamolec. Diakses pada 4 September 2016 dari http://seamolec.org/?p=vnm Suharso, & Retnoningsih, A. (2014). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Semarang: Widya Karya.

[16]. Tutorialspoint.com. (2014). Bootstrap Responsive Web Development Tutorialspoint Simply Easy Learning. [17]. Rouf, A. (2012). Pengujian Perangkat Lunak Dengan Menggunakan Metode White Box dan Black Box, Vol 8, 1-7. Retrieved from http://www.ejournal.himsya.ac.id/index.php/ HIMSYATECH/article/view/28/27 [18]. Kadir, Abdul. (2003). Pemrograman Web Mencakup : HTML, CSS, Java Script & PHP. Yogyakarta: ANDI.


91

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PELATIHAN DIVISI TRAINING SEAMOLEC BERBASIS WEB

Recommend Documents