•
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMDA TINGKAT I IRIAN JAYA (SIMDA - IRJA)
FINAL REPORT
VOLUME TIl RANCANG BANGUN SIMDA· IRJA
PT (PERSERO>. INDOSA"( Maret, 1991 -J"
DAFTAR-ISI
Halaman BAB
BAB
BAB
BAB
I
II
ill
N
PENDAHULUAN 1.1. Tujuan dan Manfaat 1.2. Pengertian dan Defmisi 1.3. Ruang Lingkup 104. Pendekatan dan Langkah Kerja Studi POLA DASAR RENCANA PENGEMBANGAN SIMDA-IRJA II. 1. Kendala dan Peluang II.2. Sasaran Pengembangan II.3. Asas-Asas Pengembangan SIMDA-IRJA IIA. Kebijaksanaan dan Strategi Pengembangan PERENCANAAN GLOBAL SIMDA-IRJA ill.l. Pemodelan Sistem .ill.2. Arsitektur Data ill.3. Arsitektur Informasi illA. Arsitektur Teknologi ill.5. Rancangan Standardisasi ill.6. Arsitektur Organisasi dan Sarana Penunjang PERENCANAAN DETIL SIMDA-IRJA N.1. Perencanaan Sub SistemAdministrasi InternHl N.2. Perencanaan Sub Sistem Pembangunan N.3. Perencanaan Sub Sistem Pemerintahan NA. Perimcanaan Sub Sistem Pelayanan Masyarakat
1 2 2 2
5 6 8
9 10
13 15 17 23 24 33 70 97 114
BAR I PENDAHULUAN
I.l.Tujuan dan Manfaat Perencanaan Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pemda Tingkat I Irian Jaya (SIMDA - IRJA) dimaksudkan sebagai pola dasar kerangka pengembangan yang terstruktur dan fleksibel serta berorientasi pada pemenuhan perkembangan tingkat kebutuhan baik dalamjangka pendek maupun dalamjangka panjang secara tepat asas. ,~
Tujuan yang ingin dicapai dalam Perencanaan pembangunan SIMDA - IRJA ini adalah : a. Tersedianya informasi yang diperlukan oleh tatanan pengambilan keputusan, khususnya untuk kebutuhan aparat pemerintahan daerah. b. Terciptanya rancang bangun kebutuhan informasi, kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan sistem yang berguna bagi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dalam tatanan pengambilan keputusan berkewenangan. c. Terbentuknya rencanaorganisasi, sumber daya manusia dan rencana annya,
pengembang~
d. Terselenggaranya ketatalaksanaan yang berhasil guna dan berdaya guna, Dalam rangka mendukung administrasi pemerintahan, pembangunan daerah dan pelayanan masyarakat, maka manfaat Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dalam hal ini adalah : a. Mengumpulkan segalaje'nis informasi dalam lingkup kehidupan penyelenggaraan pemerintahan daerah, serta dalam lingkup nasional berbangsa dan bernegara. b. Menyimpan data dengan cata tertentu agar terjaga dari kerusakan / kepunahan dan dapat diperoleh kembali dengan mudah dan cepat. c. Mengolah data untuk memperoleh kembali informasi yang diperlukan secara akurat, tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan. d. Menjaga keamanan dan kerahasiaan data/informasi dari pihak-pihak yang tidak berwenangfberhak. e. Memilih, memeriksa dan menguji keabsahan informasi tersebut sebelum diserahkan kepada pemakai.
f.
Menyalurkan informasi tersebut kepada pemakai dalam lingkungan tatanan pengambilan keputusan berkewenangan, serta pemakai lain yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk memperolehnya.
'1
I.2.Pengertian dan Definisi Sistem Adalah suatu totalitas terpadu, terdiri atas unsur dan atribut yang masing-masing saling berhubungan, terkait, mempengaruhi dan saling tergantung. Informasi Adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk dan isi yang mempunyai arti bagi pemakai dalam proses pengambilan keputusan. Manajemen Adalah usaha pendinamisasian, pengarahan, pengkoordinasian, proses pengambilan keputusan, penatalaksanaan, pengendalian, pemeliharaan dan pengembangan suatu organisasi dengan cara yang berdaya guna dan berhasil guna untuk mewujudkan tujuan organisasi. Daerah Adalah kesatuan masyarakat hukum yang mempunyai batas wilayah tertentu yang berhak, berwenang dan berkewajiban mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri dalam ikatan ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia ( dalam sub sistem dari Pemerintahan Nasional) sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Sistem Informasi Manajemen Daerah Tingkat I Irian Jaya Adalah suatu totalitas yang terpadu yang terdiri atas perangkat pengolah ( pengumpul, prosedur, tenaga pengolah, perangkat lunak/keras dsb) perangkat penyimpan, perangkat komunikasi, pemakai ( para pengambil keputusan, staf, ahli-ahli pemerintahan dsb ) yang saling berhubungan, terkait, ketergantungan dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan pada tatanan pengambilan keputusan berkewenangan.
I.3.Ruang Lingkup Perencanaan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Daerah Tingkat I Irian Jaya (SIMDA - IRJA) ini mempunyai ruang lingkup seluruh fungsi yang ada di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya, baik di pusat maupun di daerah membentuk suatu jaringan sistem yang merupakan urat nadi utama dalam memperlancar arus informasi dan pelayanan informasi dalam struktur organisasi Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. I.4.Pendekatan dan Langkah KeIja Studi Pendekatan yang digunakan dalam Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya ini adalah sebagai berikut :
2
(
a. Pendekatan Kesisteman
Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya adalah merupakan bagian dari Negara Republik Indonesia dan secara administratif berada dalam lingkungan Departemen Dalam Negeri. Sehingga Sistem Informasi Manajemen Pemda Tingkat I Irian Jaya ini merupakan sub sistem dari sistem yang lebih basar, atau dengan perkataan lain Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya ini merupakan sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan secara luas merupakan Sub Sistem dari Sistem Informasi Manajemen Nasional. Sedangkan secara sistem untuk tingkat daerah, Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I ini adalah merupakan kumpulan dari sub sistem Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat II, Tingkat Kecamatan, KelurahanjDesa serta instansi j lembaga lainnya yang terkait. b. Pendekatan Teknologi
Teknologi informasi yang dalam hal ini adalah teknologi komputer dan komunikasi, memegang peranan yang sangat penting dan menentukan dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Dengan teknologi informasi yang berkemampuan tinggi, memberikan peluang yang besar dalam mewujudkan sistem ini secara cepat, tepat dan berdaya guna serta berhasil guna di dalam menunjang keberhasilan penyelengaraan Sistem Informasi Manajemen ini dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan masyatakat yang sebaik-baiknya. Teknologi yang digunakan diharapkan dapat memanfaatkan seoptimal mungkin teknologi yang sudah ada dan memanfaatkan teknologi baru serta yang sedang direncanakan sehingga memungkinkan untuk dikembangkan lebih Ianjut secara berkesinambungan. Sehingga apabila digambarkan dalam suatu diagram aliran, bentuk dari langkah studi pengembangan rancang bangun SIMDA IRJA adalah seperti pada gambar 1.4.0.1
3
LANGKAH KERJA STUDI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMDA TX. I IRIAH JAYA
+f AIlSITEJ(TlJR DATA
........
PERANAlI PEMDA n. I IRJA
~'--
+I AIlSlTEWl INFOIll1ASI mtlTUHAH INFOIlI1ASI
r-
1---4
STRATEGI PEIITAHAPAN
H
TAHAPAN PELIIJ{SAHAIIN
~'--
I.J AIlSITEJ(TlJR FUNGSI
TElOOLOGI
. -PEMEIlIHTAnAH -PElIBi1HGUHaH -PELIIVAHaH
~'-.
AllSITEJ(TlJR +I OllGAHlSASI I-
GaAbar: 1.1.8.1 4
BABII POLA DASAR RENCANA PENGEMBANGAN SIMDA IRJA
II.1.
Kendala dan Peluang 1.1.
Kendala a. Belum terciptanya kesatuan pengertian dan persepsi antar berbagai unit organisasi tentang penanganan informasi secara terpadu, dimana masingmasing unit organisasi masih mengelola informasinya untuk kebutuhan sendiri. b. Belum adanya keterpaduan perencanaan dan standardisasi penggunaan perangkat keras / perangkat lunak untuk mendukung kegiatan pengeloIaan informasi, sehingga masing-masing unit organisasimengadakannya sendiri-sendiri untuk memenuhi kebutuhannya. c. Kurangnya tenaga trampil di bidang teknologi informasi, sehingga sarana yang ada belum dapat dimanfaatkan dan dikembangkan untuk mendapatkan keluaran yang optimal. d. Belum adanya unit organisasi atau lembaga, sebagai wadah pengelola informasi, yang bertanggung jawab terhadap kelancaran Pengelolaan, penyediaan dan penyebaran informasi dalam mendukung kebutuhan informasi untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat.
1.2.
Peluang
,
Dilain pihak peluang yang memungkinkan untuk segera di kembangkannya SIMDA IRJA ini antara lain: a: Adanya Rencana Pemerintah Pusat untuk mempercepat pengembangan dan pembangunan diWilayah Indonesia Bagian timur yang membutuhkan tersedianya informasi yang tepat sebagai penunjang pelaksanaannya. b. Semakin mantapnya hubungan perbatasan dengan Papua New Guinea sehingga membutuhkan saling pertukaran informasi untuk kepentingan pelayanan, pembangunan dan kesejahteraan masyarakat di masing-masing negara. • c. Adanya dukungan dari pimpinan teras Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya untuk mewujudkan tersedianya informasi yang cepat dan akurat untuk menunjang pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintahan, pembangunan dan pelayanan masyarakat. ., .
d. Partisipasi aktifpegawai Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dalam pengembangan SIMDA IRJA
5
e. Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya merupakan pelopor bagi Daerah Indonesia Bagian Timur dalam mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA) yang akan merupakan sub sistem dari sistem yang lebih besar yaitu Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS) yang saat ini sedang giat-giatnya dilakukan pengembangannya, baik oleh Lemhannas maupun oleh Tim Pengembangan dan Pendayagunaan SIMNAS yang dibentuk oleh Pemerintah. II.2.
Sasaran Pengembangan. Setelah mempertimbangkan kendala dan peluang yang ada, maka untuk lebih memantapkan rencana pengembangan SIMDA IRJA ini perlu ditetapkan sasaran pengembangan SIMDA IRJA, yang meliputi : 2.1.
Pengembangan Jangka Panjang. 1. Efektifitas Penyajian Informasi SIMDA IRJA mampu untuk mengolah data dan menyajikan informasi sesuai kebutuhan pimpinan, unit kerja dan Pemerintah Daerah secara akurat, benar dan tepat waktu. 2. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya mutlak memerlukan sumber daya manusia yang terampil dan ahli. Sumber daya manusia tersebut yang akan berperan di depan sebagai tenaga ahli dan terampil untuk merancang, mengimplementasikan, mengoperasikan, memelihara dan mengembangkannya. Kemandirian dalam penguasaan dan pemanfaatan ilmu dan teknologi, dan secara khusus teknologi informasi, melalui pendidikan dan latihan yang terus menerus sehingga mampu berperan aktif da1aI+l proses perubahan menuju terbentuknya masyarakat informasi. 3. Penciptaan kultur/budaya sistem Informasi
•
•
Semakin lama, peranan sistem informasi akan makiri besar dan bahkan akan mengubah nilai kehidupan. Untuk itu diperlukan secara bersamasarna meningkatkan apresiasi terhadap pentingnya teknologi informasi. Secara aktif dan bertahap seluruh aparat pemerintahan maupun masyarakat pemakai diajak untuk menerima kenyataan bahwa teknologi informasi dengan segala perkembangannya adalah kebutuhan mutlak untuk dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja serta akan lebih meningkatkan kualitas kehidupan. 4. Koordinasi dan kerjasama Pembangunan sistem informasi" manajemen memerlukan koordinasi dan kerjasama yang seerat-eratnya dari berbagai pelaksana sistem informasi dengan aparat pemerintahan institusi dan / atau lembaga kemasyarakatan lainnya. Hal ini mengingat kegiatannya mencakup berbagai aspek(pe-
6
rangkat keras, perangkat lunak, sumber daya manusia) dan membutuhkan konsistensi pengembangan serta implementasi jangka panjang, maka koordinasi dan kerjasama tersebut seyogyanya dilembagakan. 5. Komitmen Manajemen
Pembangunan sistem informasi manajemen tidak mungkin dapat tercapai tanpa adanya komitmen penuh dari seluruh aparat pemerintahan, terutama komitmen dari seluruh jajaran pimpinan. Ketetapan hati jajaran pimpinan amat dibutuhkan mengingat pembangunan SIMDA IRJA memitiki rentang waktu jangka panjang, hasil-hasil nyata dalamwaktu singkat belum begitu terasa, namun diharapkan dalam bebeJ;apa tahun mendatang akan membuahkan hasil yang berlipat ganda. Untuk itu maka salah satu strategi implementasi pembangunan SIMDA IRJA adalah komitmen penuh dari seluruhaparat pemerintah. 2.2.
Pengembangan J angka Pendek 1. Bertahap
Pengembangan SIMDA IRJA dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan prioritas yaitu : pengembangan kelompok informasi administrasi internal, pembangunan, pemerintahan dan pelayanan masyarakat. Implementasi pengembangan SIMDA IRJA dilaksanakan dalam jangka waktu beberapa tahun dan dapat dibagi menjadi 2(dua) tahap. 2. Optimalisasi Peralatan
Mengingat di beberapa unit organisasi telah ada beberapa perangkat keras dan perangkat lunak komputer, maka sarana-sarana yang telah ada tersebut dapat dimanfaatkan secara lebih optimal. 3. Memasyarakatkan Komputer dan Konsep Sistem, Informasi
Untuk memasyarakatkan kOJIlputer dan konsep sistem informasi, perlu dilakukan pendistribusian peralatan personal komputer (PC) ke unit-unit organisasi yang belum memiliki serta melaksanakan pendidikan, pelatihan, seminar, dsb secara berkesinambungan untuk memperkenalkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di bidang sistem informasi baik dari tingkat pengelola sistem informasi sampai tingkat pemakai atau yang membutuhkan informasi. 4. Pelembagaan Pengelolaan Sistem Informasi
Pembentukan unit kerja atau lembaga yang bertanggung jawab untuk mengelola SIMDA - IRJA di lingkungan Pemda Tingkat I :(rian Jaya beserta jabatan-jabatan fungsional yang diperlukan dan pola' pembinaan karier untuk mendukung unit kerja / lembaga tersebut.
7
Asas-Asas Pengembangan SIMDA IRJA Asas-asas yang dipakai dalam perencanaan rancang bangun SIMDA - IRJA dan menerapkannya adalah sebagai berikut : a. Asas Keterpaduan . SIMDA IRJA mendukung Sistem manajemen Pemerintah Daerah secara terpadu. Keterpaduan ini diwujudkan meialui hubungan komunikasi yang Iancar dan sentralisasi perencanaan serta desentralisasi pelaksanaan. b. Asas Standardisasi Guna menciptakan komunikasi yang baik dan terminologi teknis yang memungkinkan perpaduan antar sistem, maka diperlukan standardisasi, misalnya seperti: Elemendata Kodiflkasi Dokumen sumber data Sistem pengolahan Sistem penyimpanan dan keluaran Sistem pelayanan Sistem komunikasi Dokumentasi sistem Pendidikan dan Iatihan Kualiflkasi personil c. Asas Manfaat SIMDA IRJA harus mampu menyajikan informasi yang bermanfaat, dalam arti mencegah pengolahan yang berlebihan (duplikasi) yang tidak dibutuhkan dan tidak bermanfaat. SIMDA dirancang sesuai kebutuhan serta bermanfaat optimal baik sebagai sarana pengambilan keputusan, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dalam meningkatkan daya guna ketatalaksanaan. d. Asas Keamanan dan Keandalan Sebagai sarana pengambilan keputusan, maka keandalan dan keamanan SIMDA IRJA sangat penting untuk mendapatkan perhatian khusus. SIMDA IRJA harus dirancang sedemikian rupa sehingga baik aspek perangkat keras, perangkat Iunak maupun perangkat komunikasinya menjamin kerahasian, keamanan dan keandaIan informasi yang diolah dan disalurkan. e. Asas Integrasi SIMDA IRJA sebagai urat nadi dan sistemsaraf bagi organisasi harus mampu memadukan/mempersatukan semua informasi strategis sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.· f. Asas Sinergisme
Informasi yang dihasilkan oleh satu unit organisasi atau sektor akan bermanfaat bagi unit organisasi atau sektor lainnya. Dengan demikian meialui SIMDA IRJA 8
sinergisme antar aparat pemerintah maupun masyarakatj instansi lainnya akan semakin meningkat.
g. Asas Pemilikan SIMDA IRJA ita milik Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya, dalam arti informasi yang diolah dan disajikan adalah milik Pemerintah Daerah yang diatur sesuai kewenangan dan manfaat, serta sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Informasi ini disajikan secara cepat, tepat, akurat dan lengkap dimana ia dibutuhkan pada seluruh proses tatanan penga:riJ.bilan keputusan berkewenangan, tanpa mempersoalkan asal usul dan pemilikan informasi. h. Asas Kemandirian
Dengan adanya SIMDA IRJA yang memiliki pusat pengolahan yang memadai, bank data yang lengkap serta sarana komunikasi yang mencukupi, kemandirian akan meningkat dan mengurangi kerawanan akibat ketergantungan. 11.4.
Kebijaksanaan dan Strategi Pelaksanaan
Disadari bahwa pembangunan SIMDA IRJA akan melibatkan banyak unit organisasi, tenaga ahli dan teknologi serta membutuhkan samber dana yang cukup besar dalam usaha mencapai hasil yang optimal. Untuk itu maka guna mendasari rancang bangun, pengoperasian maupun pengendaliannya diperlukan suatu pedoman. Konsepsi pedoman ini harus dimengerti dan disepakati semua pihak yang terlibat dalam SIMDA IRJA dan menjadi suatu komitmen manajemen yang akan diikuti oleh semua pihak. Pengembangan SIMDA IRJA berkaitan erat dengan kebijaksanaan dan strategi untuk masa mendatang. Kebijaksanaan dan strategi yang diambil dalam pengembangan SIMDA IRJA ini adalah : a
Perencanaan dan penanganan secara menyeluruh dilakukan dari atas ke bawah (top down planning) dengan implementasi atau pelaksanaan dari bawah ke atas secara bertahap sesuai dengan kemampuan dana, tenaga, waktu dan prioritas yang telah ditetapkan (bottom up implementation).
b. Pembakuan rancangan, model dan simbol informasi serta struktur data yang digunakan oleh setiap unit sesuai dengan fungsi masing-masing agar tercipta kesamaan istilah dan interpretasi. c. Pembangunan dan pengembangan SIMDA IRJA secara merata di semua struktur atau tingkatan, bidang dan fungsi yang mempunyai kemampuan dan kewenangan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan. . d. Prinsip berorientasi pada tujuan Pemerintah Daerah, dalam arti tidak terjadinya 'egosentris' dari masing-masing unit organisasi. Secara fungsional setiap unit organisasi wajib memberikan inforniasi yang dikelolanya untuk kepentingan Pemerintah Daerah Tingkat I Irja.
9
BABm
PERENCANAAN GLOBAL SIMDA IRJA Rancang bangun dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Rancang bangun SIMDA IRJA terdiri dari : 1. Arsitektur data Yaitu rancangan model data untuk membentuk sistem basis data. • 2. Arsitektur informasi Yaitu rancangan proses dan aplikasi-aplikasi yang datanya bersumber dari basis data.
3. Arsitektur teknologi Yaitu rancangan konfigurasi perangkat keras, perangkat lunak dan konfigurasijaringan. 4. Arsitektur organisasi Yaitu rancangan organisasi pengelola data / informasi yang terdiri dari fungsi - fungsi pelayanan, pengembangan dan pengoperasian. Ke tiga rancangan pertama dati empat rancangan tersebut menganut asas standardisasi yang berlaku dalam pengembangan sistem informasi. Penggunaan asas standardisasi akan memudahkan pemeliharaan sistem dan pengembangan selanjutnya serta mengurangi usaha perancangan u1ang aplikasi bila terjadi perkembangan teknologi informasL Sedang rancangan keempat untuk mendukung implementasi rancang bangun tersebut yang memerlukan sarana atau wadah organisasi pengelola sistem informasi, sumber daya manusia dan sarana penunjang. Untuk membentuk rancang bangun tersebut diatas perlu dilakukan pemodelan sistem untuk menggambarkan tugas dan fungsi Pemda Tingkat I Irian Jaya.
m.l.
Pemodelan Sistem Fungsi Pemerintah Daerah adalah : a. Melaksanakan fungsi pemerintahan b. Melaksanakan pembangunan di daerah c. Melaksanakan fungsi pelayanan masyarakat Dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan masyarakat, SIMDA-IRJA antara lain berperan sebagai : a. Pendorong perwujudan persatuan dan kesatuan Nasional dan Daerah Irian Jaya khususnya, melal)li penyamaan pola pikir dan pola tindak yang dilandasi oleh informasi-informasi secara terbuka.. b~
Prasarana yang penting dan mutlak yang diperlukan dalam rangka meningkatkan produktivitas, efisiensi, koordinasi, sinkronisasi serta dinamisasi pembangunan daerah maupun pembangunan nasional secara keseluruhan, sebagai perwujudan dari Ketahanan Nasional.
10
U~tuk memenuhi kebutuhan rnasyarakat yang senantiasa berkembang, Pemerintah Daerah melakukan perencanaan dan melaksanakan pembangunan. Aspek hukum dan aspek pengawasan berperan dalam melakukan pengaturan hasil-hasil pembangunan agar dapat dirasakan oleh masyarakat.
Dimana untuk melaksanakan fungsi tersebut perlu dukungan berupa sumber daya manusia, dana, material dan metoda ( man, money, material, methode ). Disamping keempat sumber daya tersebut, informasi merupakan hal yang sangat berperan dalam mendukung proses pengambilan keputusan dalam pelaksanaan fungsi Pemerintahan Daerah. . Dalam rangka mendukung administrasi pemerintahan, pembangunan daerah dan pelayanan masyarakat, maka fungsi Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dalam hal ini adalah : a. Mengumpulkan segalajenis informasi dalam lingkup kehidupan penyelenggaraan pemerintahan daerah, serta dalam lingkup nasional. b. Menyimpan data dengan cara tertentu agar terjaga dari kerusakan/kepunahan dan dapat diperoleh kembali dengan mudah dan cepat. c. Mengolah data untuk memperoleh kembali informasi yang diperlukan secara akurat, tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan. d. Menjaga keamanan dan kerahasian data/informasi dari pihak-pihak yang tidak berwenang/berhak. e. Memilih, memeriksa dan menguji keabsahan informasi tersebut sebelum diserahkan kepada pemakai. f.
Menyalurkan informasi tersebut kepada pemakai dalam lingkungan tatanan pengambilan keputusan berkewenangan, serta pemakai lain yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk memperolehnya.
Model sistem inforrnasi untuk mendukung tugas dan fungsi Pemerintahari Daerah dapat dilihat pada gambar 3.1.0.1. Sistem tersebut berhubungan pula dengan Sistem Inforrnasi Manajemen yang telah ada sebelumnya, seperti sistem administrasi kepegawaian di BAKN
11
MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEIIDA IX. I IBIAH JAYA
,,
r-----------------------------------------------------
-------~·-1
,,
I I
I I
I I
I I
,
I
,
I
: :
PELAYANliN I1ASYARAl(Ai
ADI1INISTRASI : >INTERNAL:
<
,
,
,
I I ,
I I I
I
,
,
,
I
' L BA~S :
I
\¢:::=d
rD~A
! ,, ,, I I
: :
,,
PEl1BANGlINIlN
==~>
,<=:
ADHINISTRASI PEllERINTAHAN
I I
, . _...1 ,, ....._ I
,
I
c········
···-_··········_·_---- ············_·_·-·····i···_·-··,
i
I
B.A.K.N
SIMNAS
GaIlbar: 3.1.8.1 12
1
ID.2. Arsitektur Data Arsitektur data merupakan rancangan model data yang paling mendasar untuk membentuk suatu sistem basis data (database). Sedangkan model data adalah salah satu cara untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya (real world). Sistem basis data adalah suatu sistem yang mengintegtrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan dan tersedia atau dapat digunakan oleh bermacam aplikasi di dalam suatu organisasi. Basis data merupakan salah satu komponen yang pen- ting dalam sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakaianya. Arsitektur data didasarkan pada kebutuhan informasi yang dibutuhkan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dalam menjalankan fungsinya. Arsitektur data tersebut menggunakan pendekatan basis data untuk mendukung pengembangan aplikasi yang dibutuhkan. Penyusunan basis data ini dalam pelaksanaannya menggunakan konsepsi pemodelan data secara logika memanfaatkan metoda "Entity· Relationship" (E-R) model, dimana komponen datanya memiliki relasi dan saling terkait. Dari ke empat kelompok informasi diatas, Arsitektur Datanya dapat dilihat pada gambar 3.2.0.1. 1. KelompokAdministrasi Internal.
a. Kepegawaian. Yaitu informasi yang dibutuhkan mulai dari penerimaan pegawai, pembinaan pegawai dan pengaturan masa purna bakti pegawai (pensiun)
b. Keuangan. Yaitu informasi yangdiperlukan dalam menyusun anggaran, mengelola penerimaan dan pembelanjaan dana. c. PerbekaJan dan Material. Yaitu informasi yang diperlukan mulai dari pengelolaan pengadaan barang, pemakaian barang pemeliharaan barang dan penghapusan barang. d. Otomatisasi Perkantoran. Meliputi kalender kerja, surat elektronis, sistem pengarsipan dan perpustakaan. 2. Kelompok Pemerintahan. a. Bina Pemerintahan. Yaitu informasi yang diperlukan untuk mendukung pengelolaan pemerintahan, pembinaan wilayah dan pembinaan perangkat peme-rintahan. b. Hukum danPerundang-undangan. Yaitu informasi mengenai peraturan dan perundang-undangan yang digunakan oleh Pemerintah Daerah dalam melaksanakan fungsinya.
13
PETA DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMDA IRIAN JAVA , PELAYANAN ADMINISTRASI MASVARAKAT INTERNAL KEPFlIDIJDtJI(A/I &LINGKlJIlGAN HlOOP
I
PERBEXALAN & IfATERIAL
"
I . SOSIAL BUDAYA
XIDAllGAN
-
'-
SAllANA & PIlA-SAllANA
KEPEGAUAIAlI
f-
OTOllAllSASI PEllJ(ANIORAN
,"
I
PEBENCIINAAN PFJ1BAtIGUNAN
I
DINA PFJ1ERINTAHAN
I
I
I PELARSANAAN -
PEIIllANGlJNAN
IIlJIDJII & PERUNDANG-
TIN(;J(ATAN f f-,-WlSIL PEl1BANGUNAN
IJNDANGAN
PEMBANGUNAN ~bar:
3.2.8.1
PEMERINTAHAN
14
~
3. Kelompok Pembangunan. Yaitu informasi yang diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi pembangunan yang dilakukan melalui pendekatan sektoral maupun spasial, informasi tersebut adalah :
a. Perencanaan Pembangunan. Yaitu informasi yang diperlukan dalam melakukan perencanaan proyek dan penyusunan anggaran pembangunan. b. Pelaksanaan Pembangunan. Yaitu informasi yang diperlukan dalam melaksanakan manajemen pelaksanaan proyek dan monitoring kemajuan proyek. c. Tingkatan Hasil Pembangunan. Yaitu informasi mengenai hasil dan dampak pembangunan baik persektor mauptrn per lokasijwilayah, baik pada saat sebelum pelaksanaan pembangunan maupun sesudah dilaksanakannya pembangunan. 4. Kelompok Pelayanan Masyarakat. a. Kependudukan dan Lingkungan Hidup.
Yaitu informasi tentang tenaga kerja, transmigrasi, keluarga berencana, administrasi pencatatan sipil serta data mengenai pemuki rnan , tata kota dan lmgkungan hidup.
b. Sarana dan Prasarana. Yaitu data sarana & prasarana seperti sarana pendidikan, kesehatan, transportasi, komunikasi, dU. c. Sosial Budaya. Yaitu informasi mengenai pelayanan pada masyarakat luas berupa program pembinaan dalam bidang sosial, agama, pendidikan, ilmu pengetahuan & teknologi dan kebudayaan. ill.3. Arsitektur Informasi. Arsitektur informasi adalah rancangan dasar untuk pengembangan aplikasi yang mendukung kebutuhan informasi yang diperlukan serta menggambarkan keterkaitan dan kedudukan dimana sistem informasi itu sendiri berada dalam hubungan yang lebih luas. Pada gambar 3.3.0.1 ditunjukkan cakupan keterkaitan dan keberadaan SIMDA·IRJA dalam hubungan antara Pemda Tingkat I (SIMDA Tingkat I Irian Jaya)dengan Departemen Dalam Negeri dan Pemda Tingkat I (SIMDA Tingkat I Irian jaya) dengan Pemda Tingkat IT (SIMDA Tingkat ll). . Sedangkan rancangan dasar dari SIMDA·IRJA tersebut terdiri dari beberapa subsistem dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut :
15
INFORMASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSITE~TUR
PEI1DI\ IX, I IRIAN JAVA
i
mlIElU DALAlf IIEGEllI
PUSAI
Xebit·aks.....,
ur..
P.N d.. P.MIJ1d..g-und..g..
Usul..
PrograM ,
Anggar..
GlJllERNUll XDH
IRIAN JAVA
k-~A..:.P..:.B..:.D _ _.....j DPRD
TK. I
AP B D
Xebijaks..... PrograM'
Anggaran
PEI1DI\ , - - - - c I](,J INSTAllSI I DINilS DAEIlAH TK I
lnroroasi Progr.. '
Anggaran
81M
lnror.asi Koordin.m
PEI1DI\ TK. I IRIAN - JAVA Xebijaksanaan, PrograM'
Anggar..
Usul.. D•• rah Tk II
PrograM , Anggar..
INSI'''''II lOW DltlAS
PEI1DI\ TK. II
Inroroasi Koordinatit
XEPALA
1-------jDAEllAH TK. 111--
, PEI1DI\ '=m........='" TK.II
Xebijaks...... PrograM ,
APBD TKII
--1 DPRD IX.
II
Usul..
PrograM ,
Anggar.. '
Anggar..
81M PEI1DI\ TK.II.
GaRhar: 3.3.8.1. 16
,
Sub-Sistem 1: Administrasi Internal
Proses yang menyangkut pengelolaan internal SekretaIiat Wilayah Daerah. Sub-Sistem 2: Pemerintahan.
Yaitu proses yang menyangkut masalah pengelolaan pemerintahan mulai dari pembinaan perangkat pemerintahan, pembinaan wilayah dan pengelolaan perundang-undarrgan. Sub-Sistem 3: Pembangunan.
Yaitu proses mulai dari perencanaan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan evaluasi hasil pembangunan. Sub-Sistem 4: Pelayanan Masyarakat.
Yaitu proses yang menangani data kependudukan, sarana & prasarana dan lingkungan hidup. ill.4. Arsitektur Teknologi.
Teknologi pendukung pengembangan sistem informasi terdiri dari tiga bagian, yaitu teknologi perangkat keras, teknologi perangkat lunak dan teknologi jaringan komunikasi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi aspek teknologi memegang peranan yang sangat penting, khususnya telekomunikasi sebagai media penyampaian informasi atau urat saraf sistem informasi. Konsepsi rancangan pengembangan jaringan diarahkan kepada penggunaan konsep sentralisasi dan desentralisasi. 3.4.1. Perangkat Keras 1. Disk Space.
Kebutuhan disk space tersebut dalam tahap awal implementasinya terdistribusi atau dibebankan ke pemroses lokal per kelompok aplikasi di masing-masing unit kerja (tidak seluruh kelompok aplikasi). Disk space untuk menyimpan data suatu kelompok aplikasi yang saling terkait ditempatkan pada lokasi yang dapat digunakan secara bersama. Cara ini dilakukan agar dapat seoptimal mungkin memanfaatkan sarana komputer yang telah ada yang umumnya berupa PC. Disamping telah pula diperhitungkan bahwa volume data yang disimpan pada awal implementasi masih sedikit. Eila kebutuhan space tersebut semakin meningkat sejalan dengan penambahan jumlah data dan penambahan / pengembangan aplikasi, secara bertahap dilakukan penambahan kapasitas disk space dan main memorynya atau inemindahkan data & aplikasi tersebut ke wadahbaru yang lebih besar daya tampungnya atau kapasitas disk spacenya. .
17
2. CPU Perkembangan teknologi di bidang perangkat keras menunjukkan bahwa kemampuan pemrosesan komputer semakin besar, sedangkan secara fisik wujudnya sarna besar at
c. Minikomputer Minikomputer dengan kemampuan CPU 24 MB yang dilengkapi dengan, console, tape drive dan printer kecepatan tinggi. Penggunaan perangkat ini dilaksanakan sebagai implementasi akhir dari rancang bangun SIMDA IRJA. Perangkat ini direncanakan berfungsi untuk menampung pemrosesan dan data yang sudah ',over load' untuk ditangani oleh pusat pemroses lokal, integrasi seluruh sub-sistem aplikasi dan digunakan pula untuk implementasi akhir otomatisasi perkantoran. 3. Printer.
Printer digunakan sebagai peralatan penghasil keluaran untuk prosesproses yang membutuhkan laporan dalam bentuk kertas (hard copy). Macam printer tersebut adalah sebagai berikut : a. Dot Matrix Printer Yaitu printer dengan kecepatan rendah yang ditempatkan di work station dan server. b. High Speed Printer Yaitu printer dengan kecepatan tinggi yang ditempatkan di pusat pemroses untuk mendukung pengoperasian minikompu-ter. ,4.2.Perangkat Lunak. Perangkat lunak yang digunakan pada implementasi SIMDA-IRJA untuk mendukung beroperasinya perangkat keras dan aplikasi ada1ah sebagai berikill: . 1. Perangkat Lunak Workstation. a. Sistem Operasi. Yaitu sistem operasi yang ~ampu mendukung beroperasinya paket18
,
;
i
II II II II II
II
II
paket PC yang standard seperti spread sheet, pemrosesan kata, project management dan lain-lain yang dikenal dengan nama 'Disk Operating System' (DOS). b. Paket Spead Sheet. Yaitu paket PC untuk membuat work fIle yang melibatkan perhitungan sederhana. c. Paket Pemrosesan Kata (Word Processing). Yaitu paket untuk menulis naskah. d. Paket CrafIk Yaitu paket yang digunakan untuk membuat graflli:, membuat materi presentasi dsb. e. Paket Project Management. Yaitu paket untuk membuat perencanaan, memantau dan evaluasi pelaksanaan proyek. 2. Perangkat Lunak Pusat Pemroses Lokal. a. Sistem Operasi. Yaitu sistem operasi yang mempunyai kemampuan sebagai berikut : mampu mendukung proses 'multi user' dan 'multi tasking'. memiliki fasilitas keamanan data (kewenangan akses). memiliki fasilitas manajemen fIle, space dan peralatan masukan / keluaran. memiliki fasilitas text editor dan sorting data. b. Sistem Basis Data. Yaitu sistem basis data yang digunakan untuk mengelola data-da.ta dari sub-sistem Administrasi Internal, sub-sistem Peme-rintahan, subsistem Pembangunan dan subsistem Pelayanan Masyarakat secara bersama-sama. Disarnping itu sistem basis data ini harus memiliki fasilitas untuk mendukung ber-operasinyajaringan komputer. 3. Perangkat Lunak Pusat·Pemroses. a. Sistem Operasi. Yaitu sistem operasi yang mempunyai kemampuan sebagai berikut : mampu mendukung proses 'multi user' dan 'multi tasking. memiliki fasilitas keamanan data (kewenangan akses). memiliki fasilitas untuk manajemen file, space dan peralatan masukan / keluaran. memiliki fasilitas untuk melakukan back-up. memiliki fasilitas text editor, sorting data. b. Sistem Basis Data Yaitu sistem basis data yang marnpu berinteraksi dan menggabungkan data-data dari pusat pemroses lokal serta memiliki sarana untuk mendukung operasijaringan komputer
19
3.4.3. Jaringan
Teknologi penyampaian informasi di dalam pengembangan SIMDA IRJA ini menggunakan konsep perpaduan antara sentralisasi dan desentralisasi. Untuk itu konsepsi rancangan jaringan diarahkan pada penggunaan konsep sentralisasi dan desentralisasi. Implementasi jaringan dirancang berdasarkan kebutuhan, lokasi dan teknologi sebagai berikut : 1. Kebutuhan. Kebutuhan sendiri (stand alone). Kebutuhan kelompok. Kebutuhan bersama antar kelompok. Kebutuhan komunikasijarakjauh (remote). 2. Lokasi. Satu tempat. Banyak tempat dalam satu kawasan lokasi. Banyak tempat dalam banyak kawasan lokasi. 3. Teknologi. Single Work Station (PC stand alone) Local Area Network (LAN) Wide Area Network (WAN) National Data Network Arsitektur teknologi untuk SIMDA IRJA ini dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar 3.4.3.1 Unit-unit kerja di lingkungan Pemda Irja tersebar di beberapa lantai dan lokasi. Disamping itu terdapat beberapa unit kerja yang berlokasi jauh dari kantor Pemda hja serta beberapa lokasi kabupaten yang tersebar di berbagai kota. Saat ini di beberapa unit kerja sudah terdapat perangkat PC yang bersifat untuk memenuhi kebutuhan sendiri (stand alone). Dalam konfigurasijaringan ini, PC yang sudah ada maupun yang akan diadakan dimanfaatkan sebagai work station yang satu sarna lain saling terhubung. Dalam satu kawasan lokasi (seperti Bappeda, Biro Kepegawaian, Biro Keuangan, dll) terdapat beberapa pusat pemroses lokal dan tempat lokasi data yang digunakan secara bersarna yang disebut server, dan membentuk satu jaringan lokal atau Local Area Network (LAN). Antar LAN dihubungkan oleh jaringan penghubung utama
20
.
..... :,.."
~
SIMDA IRIAN JAYA
ARSITEKTUR TEKNOLOGI KONFIGURASI PERANGKAT KERAS, DAN JARINGAN _ .. -
- - - - - - - - - - - - - - - - -:, ,,------------ - - - -, -PEMDA --------------aubernurl n,- ;.,A. - - - - - -JAVA 'K,,", :: L " ''''T :
~~k~a..,.flo"
I","""/DI",
~
1l..I= W"
I
PEMDA TK.I IRIAN JAVA -----
· ~:·:·:·:·:· .......····....··(·, •
BBB..·····..•
.....
BBB
,,,.,",,,, i,
~ +
~I~-I
'r;1
'~IUI
:
" , I I I I
,
:
,
,
Network Management Control Terminal
I I
'Modem
II
Puaat Pengolahan Data
M N
Bridge
I I I
Terminator
I
9:
I I
I
J1rETI
&
I I I
I
LAN Pembangunan
I I I
LAN Inas lalnnya
I
•
I I I I I I
qR IElI
I
~,
~'
Tar ml nator
I I
I
LAN Dae ra h Tk. II
Modem
I I I
r
LAN
KepelillWalan
LAN Keuangan
LAN Perbekalan & Material
• - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Oambaf -. '3:4."3:'r
1. Perangkat Keras. a. Thick Cable (kabel penghubung utama) Perangkat ini berfungsi sebagaijalur lalu lintas utama pertukaran data. b. Thin Cable. Perangkat ini berfungsi sebagai penghubung dalam satu jaring-an lokal. c. Remote Bridge. Perangkat ini berfungsi sebagai pengatur dan penghubung ke jaringan telekomunikasi. d. Modem. Perangkat ini berfungsi untuk mengubah sinyal data digital ke sinyal suara, atau sebaliknya yaitu dari sinyal suara ke digital. e. LAN HUB. Perangkat ini berfungsi untuk menghubungkan perangkat CPU ke dalamjaringan sebagai server. f.
CableTAP Perangkat ini berfungsi untuk menghubungkan perangkat CPU ke dalamjaringan sebagai workstation.
g. Repeater Perangkat ini berfungsi sebagai penguat transmisi data dalamjaringan. Hal ini mengingat adanya keterbatasan panjang kabel yang dapat mendukung transmisi data dalamjaringan. h. Card Work Station Perangkat ini berfungsi menjadikan sebuah PC yang 'stand alone' menjadi sebuah work station yang terhubung ke jaringan. Dari work station tersebut, pemakai dapat terhubung ke setiap pusat pemroses lokal (server) atau pusat pemroses. i.
Jaringan Telekomunikasi. Jaringan ini dapat berupa jaringan telepon, SKDP, saluran sewa, dsb. Berfungsi untuk menghubungkan perangkat komputer atau jaringan komputer yang lokasinyajauh.
2. Perangkat Lunak. a. Perangkat Lunak Server. Yaitu perangkat lunak untuk mengaktifkan card server, sehingga komputer tsb dapat herfungsi sebagai server dalamjaringan. b. Perangkat Lunak Work Station. Yaitu perangkat lunak untuk mengaktifkan card work station pada PC sehingga PC tersebut dapat berfungsi sebagai workstation atau terminal untuk akses ke komputer lain.
22
m.5.
Rancangan Standardisasi 3.5.1. Perangkat Keras
Perangkat keras komputer yang akan digunakan haruslah memenuhi beberapa kriteria yaitu: . a. Expandable. Perangkat keras tersebut dapat dikembangkan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. b. Compatible. Perangkat keras haruslah memenuhi standard internasional ISO/OSI, CCITT dsb. e. Intereonneetability. Mudah dihubungkan dengan berbagaijenis maupun merek komputer lain. d. User Friendly. Mudah untuk dipelajari dan dioperasikan oleh pemakai. e. Handal. Peralatan tersebut eukup bermutu, tidak mudah rusak, sehingga biaya pemeliharaannya dapat ditekan sekeeil mungkin. f.
Pemeliharaan mudah dan murah. Pemeliharaan perangkat keras haruslah mudah dan murah serta memiliki dukungan teknis yang baik dari pabrik maupun pemasok.
3.5.2. Perangkat Lunak.
Perangkat lunak yang akan digunakan harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut : ,
a. Portability. Perangkat lunak yang akan digunakan dapat diimplementasikan pada berbagai jenis ukuran komputer, mulai dari ukuran keeil (PC), super micro, mini hingga mainframe. b. Conneetability. Data maupun aplikasi dapat saling berhubungan meskipun dala:m jenis / merek sistem operasi yang berbeda. e. Capability. Memiliki seperangkat 'tools' atau fasilitas yang memudahkan pemakai untuk pengembangan sistem. d. Compatibility. Perangkat yang digunakan haruslah memenuhi standard internasional, misalnya ISO/OSL IEEE dan CCITT. e. User Friendly. Sistem yang digunakan haruslah mudah untuk dioperasikan oleh pemakai.
23
f.
Pemeliharaan mudah. Pemeliharaan perangkat lunak haruslah mudah dan murah serta merniliki dukungan teknis yang baik dari pabrik maupun pemasok serta harus selalu disempurnakiln dan dikembangkan oleh pembuatnya.
3.5.3. Jaringan. Kriteria untuk memilih peralatan jaringan yang akan digunakan adalah sebagai berikut : a. Open system architecture. J aringan yang akan diimplementasikan haruslah mempunyai fasilitas yang marnpu menghubungkan berbagaijenis dan merek komputer. b. Expandable. Mudah dihubungkan ke sistemjaringan yang lebih besar (misal : Public Service Telephone Network, Public Service Data Network, Integrated Service Data Network). c. Dukungan Teknis. Memiliki dukungan teknis yang baik dari pabrik maupun pemasok. d. Easy to use. Sistem yang digunakan haruslah mudah untuk dioperasikan dan dikembangkan. e. Compatibility. Perangkat yang digunakan haruslah memenuhi standard internasional, misalnya ISO, IEEE dan CCITT.
ill.6. ARSITEKTUR ORGANISASI DAN SARANA PENUNJANG. 3.6.1. Organisasi Pengelola Sistem Informasi Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sarna. Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan ,suatu wadah untuk menampung profesi tertentu. Bila dikaitkan dengan fungsi pengelolaan data / informasi secara elektronis yaitu untuk menyajikan informasi bagi kepentingan pihak manajemen, adalah wajar bila kegiatan dari fungsi pengelola data / informasi elektronik tersebut mempunyai suatu wadah organisasi tersendiri, misalnya wadah tersebut disebut sebagai Unit Karja Sistem Informasi. Organisasi ini merupakan wadah bagi orang-orang yang mempunyai profesi dan tanggung jawab dalam bidang komputer, dimana tugas utamanya adalah penyelenggaraan pengelolaan informasi.
24
Terlepas dari besar atau kecil bentuk organisasi Unit Kerja Sistem Informasi, maka fungsi dari organisasi tersebut sebaiknya memenuhi tugas pokok yang saling mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan. Dilihat dari tugas pokoknya, pengelolaan data/informasi dapat dibagi sebagai berikut: 1. Fungsi Pelayanan . 2. Fungsi Pengembangan . 3. Fungsi Pengoperasian. Adapun rencana struktur organisasi pengelola sistem inforIilaSi atau selanjutnya disebut Unit Kerja Sistem Informasi dapat dilihat pada gambar 3.6.1.1. dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.1.
Fungsi Pelayanan
Fungsi ini nantinya diharapkan dapat menjembatani antara Unit Kerja Sistem Informasi dengan organisasi lain di lingkungan Pemda, dimana bahwa organisasi lain tersebut adalah sebagai pengguna atau pemakai hasil pengelolaan informasi. Dalam mengelola informasi ini diperlukan bidang pengetahuan dan ketrampilan tersendiri dan sifat dari bidang ini masih dapat dikatakan bidang yang masih baru. Kesenjangan ketrampilan antara personil Unit Kerja Sistem Informasi dengan organisasi lain diharapkan dapat diatasi oleh fungsi ini. Untuk mengatasi kesenjangan ketrampilan tersebut, fungsi ini juga harus mampu melakukan pelatihan sebagai wahana alih pengetahuan di bidang komputer, dimana hasilnya nanti adalah merupakan proses pemasyarakatan informasi dibidang komputer di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Irian Jaya. Fungsi ini juga diharapkan sebagai tempat konsultasi intern di bidang komputer di lingkungan Pemda, sehingga dapat menunjang kearah standardisasi dalam pengembangan informasi selanjutnya. Selain daripada itu fungsi ini juga harus dapat mensistematisasikan tentang seluruh kebutuhan baik dari segi kebutuhan pemakai ataupun kebutuhan pengembangan perangkat agar dapat selalu melakukan pelayanan yang optimal. Penelusuran dan analisa kebutuhan pemakai yang mengarah kepada pemakaian komputer, juga dilakukan oleh fungsiini. Sumber daya manusia yang harus ada pada fungsi ini adalah sebagai berikut: a. Sistem Analis. b. Administrator Informasi. c. Pengatur Standarisasi.
25
ARSITEKTUR ORGANISASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEI1DA D: I IRIAN JAYt\
FlINGS! tlAIM.lIl'1I
FlINGSI PELAYt\NAN
- Pelalillan - Analisa I Sisle..lika Xebuluhan - Xonsep Pen~. bangan - Sland""isasi - "Help Desk"
FlINGSI PENGEIlBANGAN
FlINGSI PENGOPERASIAH
- PengeJ
- Pen~lolaan PeNllgkal - PengoPeNSian Perangkal - Pera..lan Perangkal -. Pengaluran sisle. I J""lngan
- Analisa I Disain Aplikasi
GaRbar : 3.6.1.1.
26
1.2.
Fungsi Pengembangan Dalam memenuhi kebutuhan suatu bentuk sajian informasi, maka haruslah dilakukan suatu proses pengembangan informasi. Adapun tugas dari Fungsi Pengembangan ini, adalah melakukan standardisasi dan pengembangan program-program komputer sedemikian rupa sehingga hasil akhirnya dapat menampilkan suatu penyajian informasi seperti yang telah diharapkan oleh pemakai. Pengembangan aplikasi harus seiring dengan perkembangan situasi dan kondisi, sehingga bila terjadi perubahan terhadap kebutuhan informasi oleh pemakai, maka juga harus dilakukan perubahan terhadap pengembangan informasi sebelumnya. Untuk menjaga kontinuitas pelayanan pengembangan informasi tersebut, juga harus diantisipasikan tentang kelanjutan atau pemeliharaan pengembangan informasi selanjutnya. Penyajian informasi tidaklah begitu saja dapat ditampilkan. Persiapan untuk menyajikan informasi sesuai dengan keb.utuhan misalnya, menentukan bentuk aplikasi yang dibutuhkan, menentukan perangkat lunak sistem dan teknologi informasi yang akan digunilkan inilah yang sangat mendukung keberhasilan dalam tahap berikutnya dalam penyajian kebutuhan informasi. Perangkat lunak sistem, dapat dikatakan sebagai pengatur kecerdasan daripada komputer itu sendiri dan pengelolaannya memerlukan ketrampilan tersendiri. Adapun fungsi pengelola perangkat lunak sistem antara lain, melakukan pengaturan seluruh kegiatan peralatan komputer, memberikan kewenangan atas pengaksesan informasi, serta mempersiapkan sarana dan prasarana jaringan komunikasi data melalui sistem komputerisasi. Fungsi ini, diharapkan juga dapat selalu melakuklin penelitian dan pengkajian atas perangkat lunak baru yang bersifat paket, sehingga keandalan komputer dalam penyajian bentuk informasi selalu dapat terpenuhi secara optimal. Sumber daya yang harus ada pada fungsi ini yaitu : a. b. c. d. e.
1.3.
Sistem Analis Sistem Programmer Database Adminitrator Spesialis Komunikasi Data Programmer
Fungsi Pengoperasian Tahap akhir daripada kegiatan pengelolaan informasi, adalah bagaimana memproduksi informasi'tersebut. Sedang pada tahap sebelumnya antara lain meliputi studi kebutuhan pemakai, analisa permasalaban, pengembangan serta pemilihan perangkat lunak sistem yang sesuai. Sehingga fungsi Pengelola Pengoperasian adalah melakukan operasi produksi permintaan inforn;msi, pengaturan waktu operasi, melakukan 27
pengamanan (back-up) perangkat lunak sistem, aplikasi dan data serta mengatur dan mengamankan media masukan atau keluaran proses komputerisasi. Sesuai dengan perkembangan teknologi dewasa ini, babwa peralatan komputer selalu mengarah kepada konektifitas antar komputer dan daya guna komputer, kecenderungan pemakaian peralatan komputer mengarab kepada biaya murab dan penggunaan yang berdaya guna. Dengan demikian, diharapkan peranan fungsi dari pengeloia pengoperasian informasi tersebut dapat melakukan ujicoba peralatan komputer baru serta sekaligus juga dapat melakukan perbaikan-perbaikan kecil terhadap peralatan komputer yang dipergunakan. Sumber daya manusia yang harus ada pada fungsi ini adalab sebagai berikut: a. Operator Komputer. b. Pengatur Librarian. c. Teknisi Komputer. 3.6.2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia Untuk mendukung kelancaran pengeIolaan informasi, diperlukan adanya ketrampilan-ketrammpilan tertentu, dimana hal ini sangat berpengaruh terhadap tugas serta tanggungjawabnya sebagai satu kelompok organisasi yang bertujuan untuk memaksimalkan pelayanan informasi bagi kebutuhan pemakai. Jenis ketrampilan yang dituntut dari personal pengelola informasi, antara lain meliputi: a. b. c. d. e. f. g. h.
Penanggung Jawab Sistem Informasi. Sistem Analis . Sistem Programmer. Administrator Informasi. Database Adminitrator. Spesialis Komunikasi Data. Programmer. Operator Komputer. 1. Pengatur Standarisasi. j. Pengatur Librarian. k. Teknisi Komputer. Adapun tugas dan tanggungjawab dari masing-masing ketrampilan tersebut diatas adalah sebagai berikut : a. Penanggung Jawab Sistem Informasi. Mampll menterjemabkan kebijaksanaan pimpinan ke dalam bentuk proses pengelolaan informasi, melakukan pengaturan sistem dan prosedur pengelolaan informasi, serta mampu mengatur sumber daya dalam perwujudan
28
pengelolaan sistem informasi serta mampu bekerjasama dengan unit organisasi lain yang terkait. b. Sistem Analis. Mampu melakukan analisa, desain sistem aplikasi terhadap kebutuhan pemakai, melakukan analisa kebutuhan perangkat, melakukan admnistrasi sumber daya, mengatur sistem dan prosedur serta melakukan evaluasi tingkat pemenuhan pelayanan. c. Sistem Programmer. Mampu melakukan analisa kebutuhan perangkat, melakukan ujicoba perangkat lunak, mampu memberikan alternatif pemilihan perangkat lunak yang sesuai kebutuhan, mengatur sistem dan prosedur serta mengamankan sistem kewenangan penggunaan perangkat komputer. d. Administrator Informasi. Mampu menterjemahkan kebutuhan pemakai secara sistematis, melakukan analisa dan desain aplikasi dari kebutuhan pemakai, mampu mengatur sumber daya, mampu berkoordinasi, melakukan standarisasi dibidang komputer, melakukan administrasi kebutuhan pemakai. e. Database Administrator. Mampu mengetahui konsep dan praktek database, mampu mengatur sistem dan prosedur, melakukan kewenangan akses database serta melakukan ujicoba paket database baru, mengatur keandalan database secara optimal. f. Spesialis Kommunikasi Data.
Mampu mengetahui konsep dan praktek sistem komunikasi data, melakukan ujicoba teknologi baru komunikasi data, mampu menganalisa kebutuhan tentang jaringan komunikasi data dan mampu melakukan konektifitas antar berbagai komputer. g. Programmer. Mampu mengetahui teknik-teknik logika pembuatan program komputer secara efektif, mampu menentukan pemilihan bahasa pemrograman sesuai aplikasi yang akan dikembangkan, mampu melakukan .ujicoba, implementasi program komputer dan mampu melakukan pemeliharaan aplikasi. h. Operator Komputer. Mampu melakukan pengoperasian aplikasi secara optimal, menjaga dan mengamank an beroperasinya komputer secara kontinu, mampu melakukan pengaturan waktu pengoperasian komputer. i. Pengatur Standardisasi. Mampu melakukan pembuatan standarisasi pelaporan / dokumentasi aplikasiyang telah dikembangkan, standarisasi pembentukan aplikasi / 29
penamaan me, mampu melakukan pembuatan petunjuk operasional aplikasi serta mampu mepelajari paket perangkat lunak baru terutama untuk personal komputer. j. Pengatur Librarian.
Mampu melakukan pengaturan librarian terhadap media komputer baik yang belum dipergunakan ataupun yang telah dipergunakan, sehingga dapat mempermudah pengambilan kembali terhadap data, apabila adanya kemungkinan pengulangan proses komptiter, mampu melakukan inventarisasi dokumen aplikasi, perangkat lunak sistem, buku-buku yang berkaitan dengan pengoperasian komputer serta suku cadangnya. k. Teknisi Komputer.
Mampu melakukan perbaikan dan perawatan komputer, mampu melakukan perakitan personal komputer, mampu memberikan pelayanan yang optimal terhadap kebutuhan pemakai. 3.6.3. Persiapan Penyediaan Sumber Daya Manusia
Beberapa alternatif dapat dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan tenaga kerja, antara lain sebagai berikut : a. Melakukan pendidikan dan latiban bagi tenaga kerja yang sudah ada. b. Melakukan kerjasama dengan instansi tertentu sebagai tenaga supervisor (expert) untuk melakukan alib pengetahuan dan kemampuan kepada tenaga yang sudah ada. . c. Melakukan pengadaan tenaga kerja baru. d. Dalamjangka menengah, melakukan pemberian beasiswa terhadap tenaga muda yang berbakat dan berdedikasi tinggi.
•
Macam pelatihan yang diperlukan oleh masing-masing kualifikasi sumber daya manusia pengelola Unit Sistem Informasi dapat dilibat pada lampiran F. Disamping sumber daya manusia pengelola sistem informasi, hal yang juga penting adalah para pemakai informasi itu sendiri yaitu mulai dari pimpinan atas, menengah maupun tenaga operasional.
3.6.4. Sarana Penunjang
Sarana penunjang yang dimaksud adalah seluruh kebutuhan perlengkapan yang dipergunakan untuk menunjang beroperasinya sistem komputerisasi. Sarana penunjang tersebut antara lain meliputi : a. Lokasi.
Bahwa lokasi penempatan pusat komputer diusahakan berdekatan dengan pemakai, sebab hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kemampuan jaringan kqmputer.
30
b. Gedung. Bangunan gedung diperuntukkan bagi tempat seluruh peralatan sistem komputer dan tempat seluruh staf yang menangani pengelolaan informasi. Besar atau kecilnya gedung disesuaikan dengan seberapa besar komputer yang akan dipakai dan sekaligus dapat menampung sejumlah staf beserta perlengkapannya. Selain daripada itu juga diperlukan ruangan untuk menampung peralatan media komputer, misalnya untuk gudang continuous form, me librarian, peralatan workshop dl!. c. Air Condition (AC).
Dipergunakan untuk menjaga kestabilan suhu ruangan. Ukuran peralatan AC disesuaikan dengan kebutuhan untuk ruang peralatan komputer dan ruangstaf. . d. Telepon / Sarana Telekomunikasi.
Telepon / sarana telekomunikasi merupakan alat untuk melakukan . komunikasi. Karena sifatnya dapat pula dipergunakan sebagai sarana komunikasi data antar komputer, maka peranan telepon / sarana telekomunikasi sangat diperl:ukan. Berapa banyak yang diperlukan, akan sangat tergantung kepada seberapa besar kesibukan pelayanan komunikasi data itu sendiri. e. Pengkabelan. Untuk menjaga kerapihan, kebersihan dan keserasian ruangan tempat peralatan komputer, sangat diperlukan pengaturan sistem pengkabelan yang tepat. Terutama untuk komputer besar, pengaturan kabel harus dilakukan, sebab amat banyak kabel yang digunakan untuk menghubungkan peralatan komputer. Untuk mengatur sistem pengkabelan tersebut, misalnya dengan menambahkan 'rised floor'. f. Listrik.
Listrik sebagai sumber tenaga, tidak dapat dipisahkan dengan kehadiran peralatan komputer. Peralatan kelistrikan harus memenuhi standard yang sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan / ditentukan oleh peralatan komputer. Besar daya listrik yang diperlukan, tergantung dari besar dan banyaknya peralatan komputer yang ada. . Daya listrik yang tersedia disyaratkan mempunyai stabilitas tegangan dan frekuensi yang baik serta supply yang kontinue. g. Uninterruptable Power Supply (UPS). Untuk menjaga kemungkinan hilangnya data pada saat proses sedang berlangsung akibat terputusnya aliran listrik secara mendadak diperlukan peralatan yang dalam tempo yang relatif dapat mensupply aliran listrik agar komputer masih dapat me.lakukan penyelesaian pengamanan data. 31
Besar daya yang bisa disediakan oleh UPS tersebut harus disesuaikan dengan besar daya yang dibutuhkan untuk menjaga agar peralatan tetap bisa beroperasi dengan baik. Selain itu hendaknya UPS tersebut memiliki pula fasilitas penstabi! tegangan, sehingga selain berfungsi sebagai UPS berfungsi pula sebagai stabilator tegangan.
.0-
32
BABIV PERENCANAAN DETIL SIMDA - IRJA Perencanaan Detil SIMDA - IRJA merupakan penjabaran, pengelompokan dari setiap subsistem yang telab diidentifIkasikan dalam Perencanaan Global kedalam aplikasi-aplikasi. Untuk lebih jelasnya bentuk Sistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerab Tingkat I Irian Jaya (SIMDA - IRJA) dapat dijabarkan menjadi 4 (empat) sub-sistem yang saling terkait dan setiap sub-sistem tersebut di dukung oleh aplikasi-aplikasi yang terintegrasi satu dengan yang lain sebagai berikut: IV.1. /
'~erencanaan Sub Sistem Administrasi Internal
/
Pengelolaan administrasi internal sehari-hari dilingkungan PEMDA Irian Jaya secara cepat dan tepat merupakan suatu faktor penting yang mendukung semua fungsi tugas PEMDA lainnya. Kegiatan pekerjaan Sub Sistem Administrasi Internal merupakan landasan bagi kelompok kegiatan pekerjaan Sub Sistem lainnya. Adapun informasi-informasi yang terdapat di da1ammnya, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi Sub SistemAdministrasi Internal (Gambar 4.1.0.1), antara lain: a. b. c. d. e. f. g.
Status Pegawai PEMDA Pengelolaan Pembinaan dan Kesejabteraan Pegawai .Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerab Pengelolaan Keuangan PEMDA Pengolaan Peralatan AdministratifPEMDA Arsip surat-surat resmi Pengelolaan Kebutuhan Umum Kantor PEMDA
Sub-Sistem Administrasi Internal terkait dengan seluruh aparat PEMDA Tingkat I maupun Tingkat II sampai kekecamatan dalam mendukung keigiatan pekerjaan lainnya. Sebagai gambaran umum, dapat di lihat pada Konteks Diagram Sub Sistem Administrasi Internal yang menggambarkan hubungan sub-sistem tersebut dengan lingkungannya (Gambar 4.1.0.2), Sub Sistem Administrasi Internal adalab sub sistem yang pertama di dalam SIMDA IRJA dan merupakan pengelompokkan aplikasi-aplikasi yang mengelola administrasi informasi·p + 1X yang sifatnya internal bagi kegiatan perkantoran Pemerintab Daerab Tingkat I Irian J aya. Aplikasi-aplikasi yang tercakup di dalam sub sistem ini adalab : \ ? 0
~\\Jt ~ '-' .
1.1.
:>0
Aplikasi Kepegawaian. Aplikasi ini mengelola administrasi pegawai PEMDA baik yang berada di Daerah Tingkat I, Daerab Tingkat II, dan pegawai perbantuan Departemen Pusat & Daerah yang menjadi beban administratif PEMDA Pengelolaan pegawai meliputi seluruh siklus jeI1jang karir pegawai, baik dari masa penerimaan, pengangkatan sebagai PNS, pembinaan pegawai, penilaian/penghargaan, kenaikan pangkat/jabatan, mutasi, dan sampai pegawai berhenti/pensiun. Aplikasi ini mempunyai Tabel Bio Data Pegawai Negeri Sipil sebagai tempat penyimpanan suluruh data pegawai.
33
/
ARSlTEKTUR INFORMASI SUB SISTEM ADMINISTRASI INTERNAL PEI1DA TlU IRIAN JAVA
IIDlTERI DU NEGEIII Persetujnan Usnlan AdMinistrasi Interoal
Usnlan I Intoroasi AdMinistrasi Internal
Arafian Pengusunan
GUBEllIIDR XDH
DPRD TX. I
Progril" AdM. Internal
IRIAN JAVA Koordinasi InforMaSi
L"",...."'i"'..........1 AdMinistrasi Internal
Perse tujnan Anggaran I
PrograM
PEllDA ,-----, TlU INSTANSIIBIRO IDlNAS TIL I YANG TERKAIT
AdMinistrasi Internal
'=
Usnlan Anggaran
I PrograM
AdMinlstrasi Internal Infol'MaSi
AdMinistrasi Internal
Kebutuhan Inforoasi Sal'ana AdMinistrasi Internal ~~~_.1
Perrsetujuan AdMinistrasi Internal
.Jl
SUB SISlEl1 LIlINtlVA
Intoroasi Kebutuhan
SaJlanil. Adainistrasi
Internal
Koordinasi Kebutuhan AdMinistrasi Internal
KEPAL!l
DAEIWI TIL II PEllDA TX.II
Persetujnan Usnlan Kebutuhan Kebutuhan· AdMinistrasi AdMinistrasi Internal Internal Tk. II Tk. II , - - - - L Intoroasi I Sarana INSTANSIlBlRO dMinisit:sillnternal SUB SISTEK Int0I:t:~:f"~~~sifasi
IDlNAS TX. II YANG TERKAIT
Kebutuhan Intoroasi Sarana AdMinistrasi In temal Tk. II
ADIIINISTRASI IN ,,,nlll>J uow.,. TIL II
I+=====::!j
GaRbar : 4.1.8.1 34
Intoroasi Kebutuhan Sarana AdMinistrasi Internal Tk. II
SUB SISTEM TX. II UlI".JlII. '.,In
J
ATASAN 'lANG TERKAIT
ADIIINISIllASI UHNllYA
DuJrungan Peg...i
!tInfoI'M..i Sur.t..ngur.1
Inforll>5i Sur.l-
Laporan
Pegawai
I
DuJrun~an
Menglll'a.t
Proto 01
Inforll>5i
I
Pegawai
AdM:inistC'asi Peg...i
1.1
1.4
ADIIINISIllASI XEPEGAIJAIAN
ADIIINISTRASI OrollATiSASI "PERI(IjNTORAM
Inforll>51 Peg...i
~
ID.t. Sur.1 Sur.l- ..ngur.t I Menyu:r-at IntorMaSi ProtokoI
Infof'Ma51
Datlar Gaji
INSTAMSIlRlRO IDINA.'> 'lANG TERKAIT Inforll>5i " Kebutu!lan , Barany Baran
Usulan Persetujuan DUX DIX
Inforll>5i
Persedi.~
1.2 Usulan AnYlaran Be anJ Rulln
1.3 f--
ADMnnSIllASI
UsuIan An~an BeIanj. any
XEl.IANGAN AnYlaran Be anJ Rulln
Perselujuan Anlyaran Be anj. Barany .
ADIIINISIllASI PERBEXALIlll
IIIATERIAL Info.....i
HukuM I
Per.luran
SUB SISTE/1
Usulan Anyyaran PeMbangunan
POOfINQJNAN An~an
Pe
Belanj. gunan
fayihan
REXIiIWI p.Mbagaran
Ganbar : 4.1.8.2 35
ADMINISIllASI IIJmI
1.2.
Aplikasi Keuangan. Aplikasi ini mengelola seluruh administrasi keuangan PEMDA baik yang berada di Daerah Tingkat I maupun di Daerah Tingkat II. Pengelolaam keuangan PEMDA meliputi pengelolaan penerimaan, penyusunan Anggaran, dan pengelolaan pengeluaran. Aplikasi ini juga mempunyai satu kelompok (modul) aplikasi yang terpisah, khusus untuk menangani pengelolaan operasional keuangan kas daerah per wilayahjkabupaten dan melaporkan hasil rekapitulasi semua kegiatan tersebut ke Daer!Jll Tingkat I.
1.3.
Aplikasi Perbekalan & Material Aplikasi ini mengelola seluruh administrasi barang dalam lingkungan PEMDA, baik yang berada di Daerah Tingkat I maupun yang di Daerah Tingkat II. Pengelolaan Barang mencakup perencanaan kebutuhan, pengelolaan pemeliharaan, pengelolaan penyimpanan & distribusi, inventarisasi barang, pengelolaan penghapusan barang. Pengelolaan perencanaan terkoordinir scara terpusat pada PEMDA Tingkat I, sedangkan lainnya sudah terdesentralisasi pengelolaaimya pada Daerah Tingkat II.
1.4.
Aplikasi Otomatisasi Perkantoran Aplikasi ini menangani pengelolaan administrasi pekerjaaan perkantoran rutin Secara otomatis & elektronis pada lingkungan perkantoran PEMDA Pengelolaan administrasi perkantoran meliputi pelayanan surat menyurat, pengelolaan administrasi arsip & surat resmi, informasi referensi perpustakaan, persiapan keprotokoleran acara resmi & perjalanan dinas. Pelayananan surat menyurat elektronis akan berbentuk seperti kotak pos dan terletak pada komputer yang ada disetiap BirojBagian yang penting.
Informasi-informasi tersebut tidak berdiri sendiri (stand alone), tapi merupakan informasi yang sinergis dan saling menunjang, baik antar aplikasi maupun dengan sub sistem lainnya, seperti yang terlihat pada Peta Data Sub Sistem Administrasi Internal (Giunbar 4.1.0.3). Selain hubungan data antar aplikasi di dalam Sub Sistem Administrasi Internal, Administrasi Kepegawaian mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pemerintahan dalam hal mutasi pegawai perangkat pemerintah, Administrasi Keuangan mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pembangunan dalam hal Anggaran Pembangunan dan Sub Sistem Pemerintahan dalam hal anggaran pembinaan pemerintahan, Aplikasi Administrasi Perbekalan dan Material mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pembangunan dalam hal kebutuhan barang untuk pembangunan.
36
\,
\
\
,
'~
.:""
PETADATA SUB SISTEM ADMINISTRASI INTERNAL PEMDA IX. I IRIAll JAVA
ADMINISTRASI INTERNAL PELAVANAN I1ASVARAKAT PERBEXALAN
aI1ATERIAL
I
OTOI1ATISASI PERJ(AllTOIWl
I 1 - - - - - - - - - - - - 1 Poo:RINfAllAll
GaJtbar : 4.1.8.3. 37
!-
Untuk lebihjelasnya, penjabaran setiap aplikasi akan terlihat di bawah ini.
. . . .\ _.r~--
\
\
1.1.
tPlikasi Administrasi Kepegawaian , Administrasi Kepegawaian mempunyai banyak keterkaitan dengan aplikasi lain dan perangkat pemerintah lainnnya. Informasi-informasi seperti penilaian pegawai, kekuatan formasi pegawai, kebutuhan pegawai, pengembangan & pembinaan pegawai. Khususnya ada hubungan dengan Departemen Dalam Negeri dan BAKN dalam hal pengangkatan pegawai, formasi pegawai, syaratsyarat pegawai, serta administrasi pegawai negeri (Kartu Pegawai). Hal ini dapat kita lihat pada Gambar 4.1.1.1 tentang Arsitektur Informasi Aplikasi Kepegawaian. Kelancaran informasi dalam administrasi kepegawaian akan mempercepat pelaksanaan administratif pegawai serta memberikan informasi yang up-todate kepada pimpinan dalam keputusan strategis pegawai, seperti pengangkatan status, jabatan, kesejahteraan dan karir pegawai yang bersangkutan. Aplikasi Administrasi Kepegawaian, ditujukan untuk menunjang seluruh kegiatan administratif kepegawaian yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dan wilayah propinsinya, antara lain : a. b. c. d. e.
Penerimaan Pegawai. Kesejahteraan Pegawai. Pembinaan Pegawai. Perangkat Operasional Pemerintah Daerah. Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil.
Untuk memberikan kemudahan dalam kegiatan perancangan, maka digunakan Konteks Diagram yang menggambarkan fungsi-fungsi yang terkait pada setiap kegiatan sistem informasi di Biro Kepegawaian serta memberikan kemudahan pengertian kepada pemakai dalam hal melakukan konfirmasi hasil perancangan (Gambar 4.1.1.2). Diagram Aliran Data (DAD) yang dirancang berdasarkan hasil survey (Gambar 4.1.1.3) antara lain menggambarkan rancangan kegiatan administrasi kepegawaian di Pemda Tingkat I Irian Jaya. Kegiatan yang menggunakan sistem komputer antara lain meliputi : 1. Penyimpanan dan pengambilan data administrasi kepegawaian pada suatu basis data dengan menggunakan peralatan komputer. 2. Perekarnan data pegawai baru, calon pegawai dan pegawai negeri sipil kedalam komputer, dimana data yang direkam dapat berupa data baru maupun perubahan data pegawai.
3. Pembuatan laporan-laporan administrasi kepegawaian yang datanya tersimpan didalam komputer untuk kebutuhan : Pegawai yang bersangkutan; Atasan yang terkait; Instansi yang terkait; Departemen Dalam Negeri dan BAKN 38
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI KEPEGAWAIAN PEIIDA TIU IRIAN JAVA
DEPAllTEIIEM
PUSAT
B.HN
DALAII MEGERI
•
___ 4
__ •
_______________
-
Pengangkatanl Peraturan dan Kebijaksanaan
-----------------------------------_ .. -
ATASAH WiNG TERXAlT
ForMa5i
Pegawai
Kekuatan Pegawai
POOA
Sgarat Kej'ega"Ian
.----------------------
AdMinistrasi J(epegawaian
Penilaianl RFresiasi
ADIIINISTRASI KEPEGAIIAlAN
INSTAIlSI VANGTERXAIT
Inror...i Pega..i
Pelayanan,
Pen~,Mban~an
Kes,jabte.aan »ata
ADIUNISTRASI LAltelVA
Dukungan Pega..i
AdMinistrasi Pegawai
PEGAWAI
-
.
Kebutullan
l
PeneriMaaD Pegawai
P,~a..i
Kebutullan Keablian
Ganbar : 4.1.1.1.
39
Pe~a.. i
PELAIlAR
XONTEXSDIAGRAM ADMINISTRASI XEPEGAWAIAN POOA TK.! IRIAII JAYA
Bio Data Pegawai Negeri Sipil
D.I.
Peg...i
Inforoasi Usulan
B.A.X.N 1.1
J.wahan
-
La.oaran
PEIMAll PenoJuanl Pene:riMaan
AdRinistrasi +--Xepegawaian +--J.wahan
DEPDAGRI Usulan
L'P
l
LaP
~ TERJ(AIT
1'000 ~ I TERJ(AIT
Daflar Gaji
1
EJ
GaRhar : 4.1.1.2.
40
Kebuluhan Peg...i
Laporan Kepeg...•Ian
Cll-Plk I PEGAlJAI N!k.
DIAGRAM ALIRAN DATA ADM. KEPEGAWAIAN PEMDA TK. I IRIAN JAVA GaAbar : 4.1.1.3. Krit.ria pen.ri..an 1.1.1
PEIJlHAR
Penel'iMaan P.ga..i W----11laru Penolak-
»ClaIMen ~--- ~..i »ata P.I.... Yang
1.1.4
Peo9'isian rIP CPHS
Ditel'iMa
......_ _--Jan
rOMOUlir Isian P.ga..i (FIPl CPHSIPNS
rIP
CPHS
ar usulan CPHS
rIP tel'isi
1.1.5
1.1.2 B.A.X.N »AN Surat I15nlan I P.Mbuatan DEPARTOON 1+---..:..====-'-----JUsnlan »ALAN HEGERl daftar I15nlan CPHS CPHS
P.rek....
rIP
CPHSIPHS Data pendulrung
S.X 1.1.3 SX pengDolaIMen p.p.nganghtan angkatan CPHS C HS PeMb.ri ta- CPHS PEIJlHAR '-----Jlhuan Hasil 1----+lYANG DlIERlMA Usnlan CPHS
1.l.6 Surat I15nlan I p.Mbuat.. '-------'--===='----1Usulan daftar I15nlan PHS PHS
S.X
Surat I B.U.N »AN daftar DEPARTOON »ALAN HEGERl usuIan Kar-P.g
m,)
Basis Bata
SX peng1.1.8 alight.. PHS CALON PEGAIlAI »ClaIMen PHS P.ngisi .. I---+IHEGERI S1PIL rIP PHS (CPHS)
1.1.7
~g ..ght..
Daftar I15nlan PHS
Data P.ndulrung (Control
1.1.9
Sgarat PeMelliksaan Kar-P.g PEGAIlAI NEGERl SIPIL P.rsparatan (PHS) Kar- .g dan
KiriM
P.ngl15nlan
FlP PHS
1.1.18
No. Kar-P.g PeMberita- No. Kar-P.g PHS huan Kar-P'g dan Penginan rIP
»ata P.ndulrung (Control
Sgarattdk l.nghp
m.l
No. Kar-P.g t.:D=af..:.tar=-l15=nl:.:an::...::Kar-=-P:.:.::..g----I~ loporan pega..i
r----., lopor.. IHSTAHSl! ATASAN YANG IERXAIt
peMba~ar-
XEUANGAN
..., »ClaIMen adM. PHS
»ata pendulrung
lopor.. pega..i
1.1.12
..=.:=--
.. ga,ji PeMbuat.. W--=-=-1p.lapor.. AdM. PHS
Data adM. PtlS
1.1.11
Basis Data
P.rek.... AdMinistrasi PHS
Data ad>t. PHS
Lapol'an pegalAi
41
4. Perekaman perubahan data pegawai berdasarkan informasi yang berupa Surat Keputusan maupun perubahan status yang berasal baik dariatasan yang terkait, instansi yang terkait, Departemen Dalam Negeri, B.A.K.N. dan lain sebagainya. Aplikasi Administrasi Kepegawaian berdasarkan DAD dapat dibagi atas modulmodul yang saling terkait, seperti dijelaskan pada Gambar 4.1.1.4, yaitu : .1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.8.
Modul Disiplin Pegawai. Modul Mutasi Pegawai. Modul Penerimaan Pegawai. Modul Kesejahteraan Pegawai. Modul Bio Data Pegawai. Modul Pendidikan Pegawai. Modul Keluarga Pegawai. Modul Berhenti Pegawai.
Setiap modul A~i merupakan suatu kelompok data yang disebut Entity, seperti diuraikan berikut, sedangkan hubungan antara Entity tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.1.1.5 1. Kelompok Data Disiplin; Yang berisi data-data absensi, cuti, penilaian, penghargaan dan hukuman. 2. Kelompok Data Pemutasian; Yang berisi data-data pangkat, jabatan, jabatan rangkap, usulan kenaikan pangkat. 3. Kelompok Data Penerimaan; Yang berisi data penerimaan. 4. Kelompok Data Kesejahteraan; Yang berisi data-data gaji dan kesehatan. 5. Kelompok Data Bio Data; Yang berisi data-data ca10n pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil. 6. Kelompok Data Status; Yang berisi data-data pensiun dan berhenti (sementara, dengan hormat, tidak dengan hormat). 7. Kelompok Data Pendidikan; Yang berisi data-data pendidikan formal dan pendidikan non formal. 8. Kelompok Data Keluarga; Yang berisi data-data orang tua / mertua, istri / suami, anak dan ahli waris.
-_._---42
PETA DATA APLIKASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PEMDA TK. I IRIAN JAVA
ADMINISTRASI 'INTERNAL
r------------------------------------------------------------------------._.---------, I
I I
I I I I I I
PELAVANAN IlASY1'lRAKAT
, ,,
I I I I I I I I
,, I I I I I
I
PERBEKALAA a IlATERIAL
DISIPLIN
I I
PENERltIMN
I-- PFJ1UTASIAN
,, ,
I
, ,
I
,
,
I I I I I I. I I
,,, XEUANGAN
--=- KESEJ{jjTEllliAll -
BIO DATA
-
I I I I I I I
BERHENTI
,
I
I I I I I
,,, ,,
(mm~ ]
I I I I I I
XEUJARQ\
, I I I IL_____
KEPEGAWAIAN
~
_______________________________________________ _______ • ___________ ._. ________
PEllERINTM
PEIIIlMGUIWI
~har
: 4.1.1.4.
43
-
"
ARSITEKTUR DATA APLIKASI KEPEGAWAIAN PFJlDA T]U mAN JAYA
DISIPLIH OAbs.nsi l Culi
OPenilaian
o P.ngharg... l HukuMan
XESEJAHTERAAH oGaJi o Xesehal..
I'l.ITASI
PENERlMAAN
-oPangkal d.. Jabal.. oJabal.. Rangkap oUsul .. Xen"kan P..gk.1
oRe£erensi
STAlUS
BIO DATA oCaI.n P.g...i Hegeri S,pi!
oPegawai Hegeri
-oPensiun
oBe.henli:
.seMentara
.d.ng.. ho...1 .Iidak d.ng.. ho....1
Sipil
POOIDIKAN of.....I 0HoIR F....I
IELIJAIlGA oo...g lua I ",.Iu. o IsI.i I Su.,.i oAnak o Abli lIa1'i 5
DAda R1W.y.t lid.k Ad. Riwayat
o
GaAbar: 4.1.1.5.
44
--. .. __
-.,,_ ...
Aplikasi Administrasi Keuangan Administrasi Keuangan merupakan fungsi administrasi internal yang mendudukung seluruh kegiatan PEMDA dari segi anggaran & pembiayaannya. Penyusunan Anggaran operasional (rutin) dan pembangunan Pemerintah Daerah dengan cermat, dan dukungan administratif yang cepat, adalah suatu hal yang mutlak demi menunjang effektifitas dan produktifitas dalam lingkungan PEMDA Tingkat I Irian Jaya. Aplikasi Administrasi Keuangan memberikan: dukungan informasi yang cepat dan tepat dalam memberikan pelayanan kepada aparat PEMDA, dan disertai pengamanan dan kerahasiaan data yang andal. Untuk lebih jelasnya Aplikasi Administrasi Keuangan memberikan dukungan informasi berupa : a. Informasi Anggaran Rutin/Pembangunan yang belum terserap. b. History Realisasi Anggaran Penerimaan & Pengeluaran tahun berjalan. c. Informasi APBD tahun yang lalu sebagai referensi penyusunan APBD tahun mendatang. d. Pengawasan (Monitoring) Penerimaan & Pengeluran Rutin/Pembangunan saat ini secara "on-line". e. Pendelegasian pengelolaan kas daerah dan penyusunan anggaran dengan koordinasi pelaporan ke pusat.
(
Administrasi Keuangan adalah salah satu fungsi administrasi internal PEMDA yang mempunyai alur informasi baik ke Pusat maupun ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi (Gambar 4.1.2.1). Dari segi fungsi informasi, Administrasi Keuangan terdiri dari 4 (empat) fungsi dasar, yaitu : 1. Pendapatan; Yaitu mengkoordinasikan Pendapatan Daerah, baik Daerah Tingkat I dan Daerah Tingkat II. Fungsi ini erat kaitannya dengan fungsi Keuangan Daerah dalam hal pengumpulan Pendapatan Asli Daerah (PAD).
\
2. Anggaran; Yaitu mengkoordinasikan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) tahun depan dan realisasi Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun berjalan.
\
\ \ "
Perbendaharaan ; 3. Yaitu mengkoordinasikan pembukuan dan perbendaharaan Belanja Daerah. Fungsi ini erat kaitannya dengan fungsi Keuangan Daerah dalam hal pelaksanaan Kas Belanja Daerah . 4. Keuangan Daerah; Yaitu melaksanakan ke tiga fungsi diatas dan membuat pelaporan realisasi
•plikasi
Admi~strasi Keuangan, mempunyai hubungan informasi dengan
~eluruh perangkat
Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Dalam hal ini hubungan tersebut dijelaskan pada Konteks Diagram ,ambar 4.1.2.2. .. \
~gkat II.
45
ARSITEXTUR INFORMASI ~. APLIXASI ADMINISTRASI XEUANGAN PEIIDA TX. I IRIAN JAVA
KEIJANQ1N
Pendap.tan Neg.,..
Anggoran Belanj.
PtJSAT
D.erall Tko I
PtJSAT APBD Tko I ~-----~._--
~--------_.------.---_.-
-
Us.Ian APBD Tko I ... -----------.-.----------.-.-- ---------. POORIHTAH ooooH! POOI1ItG1H11H Usdan An=an Pe gunan ! PEMOO
PEIIDA TX. I
TX, I
Anggoran Borang
tK.l
Lo~an Pen .tan
X!J'EGl1
! IIATERIAL
Go.ii Peg.wai
An=an Pe~an PERBF.NDAIIARiWI !P
~
PENDAPATAN
EJ
PERBooLAH
TX. I Loporan Pengeillaroan
APBD Tk. II
Pend,atan An!Jlil1'an Pen ~a.tan Asli aerall (PAD) Daer Tko II
Usulan
Be an.ta
Tko II
KEIJANQ1N DAERAH
---------_ ... ------ .. -----._--
Anjgoran her Tko II
APED
---------------------------------
PEIIDA
TX.II Angs:"an Pen ~a.tan h er Tko II
Pendapatan Asli Daerall Tko II (PAD Tko III
APBD Tk. II
POOAPATAH TK. II
Us.Ian APBD Tk. II
AtlGGIlRllH Loporan Pendapatan
TH.II
!;"poran engeillaran PERBOOAHARIlH herall TK. II Tk. II
GaAhar : 4.1.2.1
46
Anjgoran Be an.ta maer Tko II
KONTEKS DIAGRAM ADMINISTRASI KEUANGAN Dt'lMM tv
1 lOYAll TAIJII
BANK PEIIllANGlJIWl DAE1WI
BtlDAlI PFJIER[XSA
DIMAS PF.NDIIPATAH DAERIlH
XElJIiNQIII
Pendapalan AsIi herall (PllDl
Pongehi aan I
Pel'eriksaan Kenangan
IlEXfIIIAN
t
Anggaran
Iagihan
L
PeMbagaran
INSTAHSI
Inr.roasi
YANG
Kenangan
1.2
Barang I---
ADIHNSTRASI KElJANGAIl I--
Anggaran Belanja
TERKAIT
PeMbagaran Ga,ii
PEGAIIAI
PERBEXIiLAIl ! tlATERIAL
Biaya Pegavai
IDEGAIIAIAH
Gaobar : 4.1.2.2. 47
PFJlERINTAH DAERIlH
Anggaran Usnlan APBD APBD
PEIIJlANGlJIW(
Dari gambar Konteks Diagram kita bisa lihat Administrasi Keuangan berhubungan dengan : ~
-~-
.-" -'
a. Administrasi Kepegawaian Dalam hal penggajian pegawai.
b. Administrasi Perbekalan & Material Dalam hal anggaran rutin barang.
c. Sub sistem Pembangunan
I
I
I
Dalam hal anggaran pembangunan. d. Pemerintah Daerah & Instansi lainnya Dalam hal anggaran belanja rutin Biro. e. Dinas Pendapatan Daerah Dalam hal pengumpulan pendapatan daerah. f. Bank Pembangunan Daerah (BPD) Dalam hal pengelolaan Kas Daerah. g. Dan hubungan lainnya. Dari Diagaram Aliran Data (DAD) pada Gambar 4.1.2.3, dapat kita lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data. Sehingga Aplikasi Administrasi Keuangan dapat dibagi menjadi 4 (empat) modul sebagai berikut : 1.2.1. Madul Aplikasi Pendapatan Modul Aplikasi Pendapatan merupakan pengadministrasian kegiatan pengumpulan Pendapatan Daerah. 1.2.2. Madul Aplikasi Anggaran Modul Aplikasi Anggaran merupakan pengadministrasian kegiatan penyusunan APBD tahun depan dan laporan realisasi APBD berjalan. Modul ini akan memberi informasi dan mendapat masukan dari Anggaran Daerah Bawahan kepada Sub Modul Anggaran Daerah dalam kaitannya dengan pelaksanaan dan penyusuan Anggaran Daerah Bawahan.
\
1.2.3. Madul Aplikasi Perbendaharaan Modul ini merupakan pengadministrasian kegiatan pengeluaran daerah, dan mendapat masukan dari Sub Modul Perbendaharaan Daerah. Rincian pengeluaran akan dicatat pada Buku Besar Pengeluaran. 1.2.4. Madul Aplikasi Keuangan Daerah Modul Aplikasi Keuangan Daerah adalah bagian dari modul-modul yang disebut diatas dalam hal kegiatan operasional sehari-hari pada Daerah Tingkat II. Modul ini secara fungsional melaksanakan kegiatan pengelolaan kas daerah dan secara administratif melaporan segala penerima~n (PAD, Pajak, Retribusi,dsb), penyusun8n anggarandaerah, dan pengeluaran (Belanja rutin & pembangunan Dati II. Modul Aplikasi Keuangan Daerah mempunyai Sub Modul sebagai berikut : Perbendaharaan Daerah Anggaran Daerah Pendapatan Daerah
48
DIAGRAM ALIRAN DATA ADMINISTRASI KEUANGAN PEIIDA TlL I IRIAH JAVA
PEI1ERINTAH DAERAH
INSTANSI VANG
IlADAN PEI1ERIllSA
TERXAIT
XEUANGAN
PERBEXALAH
~S.lilJl
Anggaran Barang
Inr.roasi Ke.angan
Inr.roasi
Kelling-an
-
~s.lilJl
AnygarilJl Be ilJIja
&MTERIAL AnggarilJl Barang
Us.lan F,A~an gunan
An~an
F,
•••• Data F'MbIIlwan
Data-data
Da a AFBD
Anggaran
Data PengeluaI'aD
t Data Anggaran
1.2,1 POOAPATAH
ntol'MaSi Pendapatan
Dala PeneriMaan Dana Dala PfjD --l
AFBD
1.2.2
PERBOOAHARAAN
Us.lilJl AFBD Tk. II APBD Tk. II
Stalus Xas BelilJl.ia Dala Belanja
Pener-iNa-an
1.2.4
IntoNl.asi
XEUAlIGAN DAERAH
• -
Gaji
PEGiWAI
Data-dala F,nggajian
XEPEGAWAIAII
I
lnr.roasi F,ng,l.aran
Dana
F,nd~alan
1.2.3
IntorttaSi Xeuangan
ANGGARAN
Dala
Daer Tingkal II
gunan
• •• ••
F,ndapatan Penyustman
I
'-
I I
•
ADMINSTRASI l<EUANGAN
Pendapalan AsH Daerah (PllD)
PIJlllAlIGUNAN
AnygarilJl Be ilJIja
.J
Iagihan
DlNAS
Dala P,Mbagaran Xas Daerah IWIJ(
PFlIDAPflTAH
REXANIlN
DAERAH
PElIBAliGIIWl DAERAH
•
Ganbar : 4.1.2.3, 49
/
/ / /
I
{da saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, ~:~ain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi kepada tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data (Gambar 4.1.2.4), Aplikasi Administrasi Keuangan mempunyai 4 kelompok Tabel Data Dasar, yaitu : 1. 2. 3. 4.
\
\ \ I,
\
Kelompok Data Penerimaan Dana (Pendapatan). Kelompok Data Belanja. Kelompok Data Anggaran. Kelompok Data Pembukuan.
Secara lebih rinci Kelompok Data diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok (Gambar 4.1.2.5), yaitu: 1. Data Pendapatan; Terdiri dari data-data ; Rekapitulasi Pendapatan Daerah. Rincian Pendapatan Daerah. 2. Data Belanja; Terdiri dari data-data ; Rekapitulasi Anggaran Belanja Rutin. Rekapitulasi Anggaran Belanja Pembangunan. Daftar SPMU, SPSU, dan SKO. Daftar Daftar UUDP. Buku Kas Daerah. Rincian Belanja Rutin. Rincian Belanja Pembangunan. 3. Data Anggaran; Terdiri dari data-data : • Anggaran Pendapatan dan Belanja. Realisasi Anggaran Pendapatan dan Belanja. Daftar DlPDA 4. Data Pembukuan; Terdiri dari data-data ; Buku Besar Penerimaan. Buku Besar Pengeluaran. Daftar Pembukuan Administratif (DPA).
50
PETA DATA APLIKASI ADMINISTRASI KEUANGAN PEIIDA n. I IRIAH JAVA
ADMINISTRASI INTERNAL
r----~-----_·---------·---·------·------··-----·------
I
-----------------------------,
I I
, I I I I
, I
PELAI'MIiN I!ASYARAJ(l\T
PENERIIIMH MIlA
PERBEXALAN & I1ATERIAL
I I I
, I
I I I I I I
, I I I I I I I
I
, I
KEPEGAUAIAH
~
AHGGARAN
BI:I.AHJA
f---
I I
, , I I
, ,
I
I I I
I
,
I I I I I I I I I I I I I I I I
, , I I
PEIIllIJl(lJAH
, I I
I I I I I I
KEUANGAN
L __________________________
-------.-------_.------_.----------------_.- -----_ ..
PEI1ERINTAHAN
PEIlBANGlJNAH
GaAbar : 4.1.2.4. 51
, .J
ARSITEKTUR DATA APLIKASI KEUANGAN PFJ1DA
rx. I IRIAN JAVA
PFlIDAPATAN oRekapi tuhsi P,ndapatan . . Da'rob • oRin.ian P,ndapatan Da'rob
~
OAnggaran P,ndapatan Dan Belanja oRealisasi Anggaran ,P,ndapatan Dan Belanja oDaftar DIPDA
o Buku BeSilr PeoeriMaan o BuJru. Besar Peogeluarafl o Daf tar P,Mllulcuan AdMinistratif (DPAI
.BMlJA oRekapltulasi Anggaran Belanja Rutin Dan P,lIban!j1Jl1an oDaftar SPMU, SPSU, SXO oDaftar UUDP o Ruku Xas »a,rob oRin.ian BelanJa Rutin oRin.i.. Belanda P,lIbangunan
o Ada Riwayat o lidak Ada Riwayat
GaAbar : 4.1.2.5.
52
(;!) ,Aplikasi Administrasi Perbekalan dan Material .. '.-I'Z... Administrasi Perbekalan & Material merupakan fungsi administrasi intb. yang memberikan dukungan dari segi penyediaan, perawatan, dan penghapwan kebutuhan barang bagi kegiatan operasional PEMDA Adanya suatu administrasi yang mengkoordinir penyediaan segala kebutuhan barang perangkat PEMDA, memelihara kondisi barang secara rJltin, mengordinir per-baikannya Aplikasi Administrasi Perbekalan dalam mendukung tujuan di atas dapat memberikan dukungan informasi berupa : a. b. c. d. e. f.
Informasi Pemesanan Barang. Informasi Inventarisasi Barang Asset PEMDA bagi laporan keuangan. Pelayanan pemeliharaan barang. Pelayanan perbaikan barang yang cepat. Informasi persediaan barang pada saat darurat. Informasi Daftar Rekanan Mampu (DRM).
Administrasi Perbekalan dan Material merupakan contoh lain fungsi administrasi internal yang mempunyai alur informasi baik ke Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah Tingkat II (Gambar 4.1.3.1). Administrasi Perbekalan dan Material mempunyai kaitan yang erat dengan semua perangkat PEMDA Tingkat I Irian Jaya, karena administrasi pengelolaan dan kebutuhan barang-barang dikoordinasikan pada administrasi ini. Alur informasi Adm;n;strasi Perbekalan dan Material meliputi :
\
1. Pemerintah Daerah Tingkat II; Pada tingkat ini kebutuhan dan pengelolaan barang dikonsentrasikan di Administrasi Perbekalan & Material Tingkat II. Administrasi Barang pada umumnya sudah tertangani di tingkat ini mengingat Otonomi Daerah Tingkat II yang dinamis. Pelaporan kepada Daerah Tingkat I dalam hal koordinasi kebutuhan barang yang terpusat di PEMDA Tingkat 1.
\\
\
2. Pemerintah Daerah Tingkat I; Pada tingkat ini terdapat dua fungsi yaitu pengelolaan dan kebutuhan barang Pemerintah Daerah Tingkat I dan mengordinir kebutuhan barangbarang Pemerintah Daerah Tingkat II. Pada tingkat ini pula kegiatan penyusunan Anggaran Belanja Barang juga dilakukan bekerjasama dengan Administrasi Keuangan. Dalam keadaan yang insidentil pula dibutuhkan informasi hukum dan perundang-undangan dari Administrasi Hukum. 3. Pemerintah Pusatj Pada tingkat ini Administrasi Perbekalan dan Material mengajukan informasi usulan kebutuhan barang untuk seluruh Pemerintah Daerah Tingkat \ I Irian Jaya. Sebagai informasi umpan balik, persetujuan Anggaran Belanja \ Barang dikeluarkan dalam bentuk mata anggaran di APBD. "
\. \. 53
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI PERBEKALAN &MATERIAL PEIIDA TU mAN JAVA
I1EHTEllI DALAII MEGER!
PUSAT
I.£or..,i Kebutuhan Barilllg Propi••i Iriilll J...
P.rs.tu,iUilll Kebutuhan Barilll.
QJBElltIDR XDH IRIAN JAVA Jlek,p'JUlas, X.buluhan Barilllg POOll Iriilll J.g.
PEIIDA TlU
ADI1INISIRASI IIUKlm
Inr.....i HIlkwo & Perundang2 an
Inr..... i Kebutuhan Barilllg D••rah Tk. II
IlUPATiI WALIXOTA
PEIIDA TUI Rek.pitulasi Kebutllhan Barilllg ~----"D"" ••""rah!!!.,Tk. II
INETANSIZ ADI1INISIRASI DIWZ TK. II "'P-."-\-ihal'-'illl--+l PEllllEXIlLMI ak---p-."-\-ihal'-'illl-! TK. II ",,"UAIT & Kebutuhan IIATEllIAL & Kebutllhan ",,"UAIT 1LlUll1 Barilllg Barilllg .LlUll1 --...... TK. II
Ganbar : 4.1.3.1. 54
!
/
/' Aplikasi Ad~strasi Perbe 'an dan Material mempunyai banyak keterkaitan dalam hal infol:{IlllSi d gan aplikasi lainnya. Hal ini terlihat pada Konteks Diagram (Gambar 4;·}.,_.2), dimana kita dapat melihat bahwa Administrasi Perbekalan dan M;;iterial mempunyai hubungan informasi dengan :
a. Administrasi Keuangan; . Dalam hal penyusunan Anggaran Belanja Barang. b. Biro/Bagian/Unit Kerja diseluruh Pemda Tingkat I Irian Jaya. Dalam hal kebutuhan barang di kantor PEMDA c. Administrasi Hukum; Dalam hal informasi hukum dan perundang-undangan pada kegiatan perubahaan status hukum dan penyewagunaan. d. Rekanan Dalam hal pemesanan dan pengadaan barang.
X
Dari gambar 4.1.3.3, kita bisa lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih , detail menjadi hubungan aliran data. Aplikasi Administrasi Perbekalan dan / \ Material terbagi ke dalam 5 Modul Aplikasi, yaitu : 1.3.1. Modul Aplikasi Pengadaan; Modul Aplikasi Pengadaan menangani seluruh kegiatan pengadaan barang di Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Modul ini berhubungan dengan Administrasi Keuangan dalam hal penyusunan Angggaran Belanja Barang, Biro/Bagian/Unit Kerja di Pemda Tingkat I Irian Jaya dalam hal menampung kebutuhan barang di kantor PEMDA, dan dengan rekanan dalam hal pembelian barang. Modul ini terdiri dari 2 Sub Modul yang saling terkait, yaitu : a. Sub Modul Perencanaan Kebutuhan b. Sub Modul Pembelian 1.3.2. Modul Aplikasi Pemeliharaan; Modul Aplikasi Pemeliharaan menangani seluruh kegiatan pemeliha, ran di Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Modul ini berhubungan dengan Biro/Bagian/Unit Kerja di Pemda Tingkat I Irian Jaya dalam hal pengelolaan pemeliharaan barang, dan rekanan dalam hal pelaksanaan pemeliharaan barang. 1.3.3. Modul Aplikasi Inventarisasi; Modul Aplikasi Inventarisasi melakukan kegiatan penyimpanan, distribusi dan mutasi barang-barang Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Juga dilakukan inventarisasi berkala sebagai langkah pengawasan. Modul ini berhubungan dengan Modul Aplikasi Pengadaan dalam hal penyimpanan dan distribusi barang, Modul Aplikasi Pemeliharaan dalam hal inventarisasi barang yang rusak, dengan Biro/Bagaian/Unit Kerja dalam hal pelaksanaan inventarisasi berkala. Modul ini terdiri dari 4 Sub Modul, yaitu : a. b. c. d.
Sub Modul Penyimpanan Sub Modul Distribusi Sub Modul Mutasi Sub Modul Inventarisasi
55
l
IJl1IJI1 Perohal>an In£ortOaSi SIalus HulruJo l Barang Peraturan
1.3
BlROIIIIlGIANI UNIT XERJA
Kebuluhan Barang Penyediaan Barang
ADIIINISIllIiSI PERBI:KAI.AN aI1IlTERIAL
Penavaran
H~l
Spesi£i i Barang
Kepulusan ,
PeMenang
lende.
llElWWl
Ganbar : 4.1.3.2.
56
IIDKUIU PERIINDAtlGOOANGAlI
Usnlan Anggaran Barang
mJliNGAlI Anggaran Barang
DIAGRAM ALIRAN DATA ADMINISTRASI PERBERALAN &MATERIAL PEl1DA TK. I IRIAII JAVA
J(epulllSan p...lil1a1'aan
BIRQ/BAGIAIV UNIT XERJA
J(ebuluhan
RElWlAII
Harga a Spesilikasi
Barang
+--
XEUAllGAII
Harga a SpesiEikasi
J(epulllSan P••gadaan Barang-l1a1'ang
Harga a SpesiEikasi
Barang-harang
Dala Barang yang rosal<
J(ebuluhan Barang
1.3.2 Dala PeMe1iharaan
PEMELlHAP.MI1
Hiwayal Hal'ang yang rosak
Dala Barang gang disiMpan
Perencanaan J(ebuluhan Barang
•
I
•
•••
••
1.3.1
Barang
1.3.4
PENOOAAII
disewagnnal
PENYEIIAGUIIMII llAllAIIG
1
Dala P••gadaan Barang
Dala I••••larisasi Barang yang rusal< 'f
l)larangbaranf Yang kan DiSlMtanl Didis .ibusikan
D~lal'
f Dala
Penyeuagunaan Barang
Hi.ayal Barang yang Di s.wagnnal
1.3.5
1.3.3 INlJENTARlSASI
PElllJBAIWl Baranf yang STATUS HlJl«JI1 Dala Diubah Sia llS.ya
SlalllS.ya Diubah
~ala-dala
P.robahan SlalllS P.Mal
Dala PenyiMPanan Barang
Dala P.Mal
• Data
Inventarisasi
Barang YanfllS.ya Sia Be>ubah
Be.kala
IJlIUII
.
&
+ Dala P.>ubahan SlalllS Barang
I.lo...,i HokuM a P.l'UIldanrundangan
+
Dala-dala SlalllS P.Mal
Baranf loven arisasi P••gadaan
Barang yang
Dlsewagunalcan
Barang yang Dala Lokasi Barang
J(epuIllSan
Pengewagunaan
t.~.lal<sanan
-
P. Barang
HlJl«JI1
SlalllS
ADMINISTRASI PERBERALAN & MATERIAL (
GaJtbar : 4.1.3.3. 57
1. .4. Modul Aplikasi Penyewagunaan Bli.rang; Modul Aplikasi Penyewagunaan Barang menangani kegiatan penyewagunaan barang yang dipandang perlu bila barangnya tidak tersedia atau lebih efisien disewa daripada dibeli. Modul ini berhubungan dengan Modul Aplikasi Pengadaan dalam hal informasi barang yang akan disewagunakan, dan rekanan yang akan menyewagllnakan barang. 1.3.5. Modul Aplikasi Perubahan Status Hukum; Modul Aplikasi Perubahan Status Hukum menangani semua barang yang akan diubah status hukumnya, baik penghapusan, pengalihan, maupun penjualan. Modul ini berhubungan dengan Modul Aplikasi Inventarisasi dalam hal informasi barang yang akan diubah status hukumnya, Administrasi Hukum dalam hal informasi hukum dan perundang-undangan yang dianggap perlu dalam prosesnya, dan dengan masyarakat umum yang berniat untuk memperoleh barang yang akan diubah status hukumnya. Modul ini terdiri dari 3 Sub Modul, yaitu :
[
\\
\
a. Sub Modul Penghapusan. b. Sub Modul Pengalihan. c. Sub Modul Penjualan.
\
\\
Saat Aplikasi ini akan diimplementasikan, pada tahap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi sampai tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD berikutnya. Kita bisa melihat dari Peta Data (Gambar 4.1.3.4), Aplikasi Administrasi Perbekalan dan Material mempunyai 6 kelompok Tabel Data Dasar, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kelompok Data Pengadaan Barang. Kelompok Data Penyimpanan Barang. Kelompok Data Pemeliharaan Barang. Kelompok Data Penyewagunaan Barang. Kelompok Data Pemakaian Barang. Kelompok Data Perubahan Status Hukum.
,"
58
PETA DATA
APLIKASI ADMINISTRASI PERBEKALAN &MATERIAL PEMDA IRIAN JAYA ADMINISTRASI INTERNAL
r--------------·-----------------.-----------------------------------------------,
PELllYAllJ1N IlASYAllAXAT
,, ,,, ,, , ,,
KEUAAGAli
PEIlI'EIIAQJNMN BlWiNG
PENr.ADMH
f-'--
WANG
I I I I I
, , ,, , , ,,
,,,
I
,, ,, , , I
I
PEIlYIlIPAIWl - PEl1E1lHARMIl WANG
I I
,
, , ,
I
I
I
PEllAJiAIAH WANG
, ,, I
PEllUBMAN STATUS IJJKlJI1
,
PERBEKALAN & MATERIAL ,L. _____________ ••• ___________________________ ••• ___________________________ ._. ___
I I POOANGl.INAII
Poo:RINTAHAH
Ganbar : 4.1.3.4. 59
,,, ,
Secara lebih rind Tabel Data Dasar diatas dapat dijabarkan lebih lanjut me~jadi Data-data Pokok (Gambar 4.1.3.5), yaitu: 1. Tabel Data Dasar Pengadaan;
X
'/
/
Terdiri dari data-data : Kebutuhan Barang. SpesifIkasi Barang. Nama Rekanan. Daftar Pemesanan. Daftar Penerimaan. 2. Tabel Data Dasar Penyimpanan; Terdiri dari data-data : Lokasi Gudang. Inventaris Barang. Mutasi Barang. 3. Tabel Data Dasar Pemeliharaan; Terdiri dari data-data : Pemeliharaan Barang. Pemeliharaan Barang Berkala. Rekanan Pemelihara. TTP Pemeliharaan. 4. Tabel Data Dasar Penyewagunaan; Terdiri dari data-data : SpesifIkasi Barang. Rekanan Penyewaguna. SpesifIkasi Penyewagunaan. Kebutuhan Penyewagunaan. 5. Tabel Data Dasar Pemakaian; Terdiri dari data-data : Lokasi Unit KeIja. Kebutuhan Unit Kerja Pemakaian Barang.
\
\6. \
\
Tabel Data Dasar Perubahan Status Hukum.; Terdiri dari data-data: Penghapusan. Penjualan. Pelepasan Hak.
\
\
\
60
ARSITEKTUR DATA APLIKASI PERBEKALAN &MATERIAL PEI1Dl\ TX, I IRIAN JAYiI
PENGADMN oKeblltuhan Barang OSpesitikasi Barang oRekanan
OPeMe-sanan
I-_....~
oLokasi Gudang oIn.ent""is Barang oHutasi Barang
oPeneriMaR
PEl'iWlIAN
•
oSpesitikasi Barang oRekanan Penge..guna oSpesitikasi
1---001
ope..liharaan Barang 0Pe..1iharaan Be,kaia ORekanan Pe..Iihara 0UP Pe.eliharaan
PERtJIIAHAN STATUS I!lIIam ...._~ oPen~hafU5an .. oPenJlla an
oPeIepasan Hak
Pengewagunaan
oKeblltuhan Penge..gunaan
o Ada Riwayat Tida' Ada Riwayat
o
GaRbar : 4.1.3.5 61
/-\
/''1 ! 1.4. i
I
plikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran
..... j
Administrasi Otomatisasi Perkantoran merupakan fungsi administrasi internal yang mendukung seluruh kegiatan PEMDA dari segi keperluan umum dan ketatausahaan. Pelayanan Surat Menyurat dan Pengarsipan, persiapan keprotokoleran dalam acara resmi atau perjalan dinas, serta memberikan dukungan informasi bagi kegiatan perkantor~ PEMDA secara umum. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran memberikan dukungan informasi pelayanan perkantoran seeara elektronis, yaitu : a. Informasi surat menyurat antar Biro/Bagian untuk memperlanear penyebaran informasi yang bersifat koordinatif. b. Penyimpanan Surat Resmi dan kalender kegiatan. c. Sistem Arsip Surat Resmi yang menghindari timpang tindihnya Surat Keputusan. d. Informasi referensi berupa buku/surat kabar/majalah yang penting dalam pengambilan keputusan. e. Persiapan aeara resmi (rapat,dsb) dan perjalanan dinas. Administrasi Otomatisasi Perkantoran adalah salah satu fungsi administrasi internal Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya yang mempunyai alur informasi ke seluruh perangkat yang ada (Gambar 4.1.4.1). Administrasi Otomatisasi Perkantoran merupakan kegiatan administrasi tata usaha yang melekat pada seluruh perangkat organisasi di kantor PEMDA dan manfaatnya sangat terasa bagi jajaran pimpinan. Adapun alur informasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran meliputi : 1. Pelayanan Surat Menyurat; Pelayanan Surat Menyurat merupakan kegiatan yang paling mendasar pada Administrasi Otbmatisasi Perkantoran. Kegiatan ini merupakan otomatisasi surat menyurat sehingga merupakan suatu pelayanan yang efisien.
2. Pelayanan Persiapan Protokol; Pelayanan Persiapan Protokol adalah kegiatan yang sifatnya insidentil tapi penting karena dari pelayanan protokol inilah pejabat tinggi dari Pemerintah Pusat / Instansi lain mendapat kesan pertama dari pengelolaan administrasi yang ada di seluruh kantor PEMDA Tingkat I Irian Jaya. 3. Pengarsipan Surat-surat Resmi; Pengarsipan Surat-surat Resmi merupakan kegiatan tata usaha pengarsipan Surat Resmi Gubernur / Wakil Gubernur / Sekwilda yang merupakan arahan bagijajaran perangkat PEMDA Tingkat I Irian Jaya. Pengelolaan Perpustakaan; . Pengelolaan Perpustakaan merupakan kegiatan penting karena informasi dari guntingan koran, majalah, atau buku-buku adalah sumber utama referensi dan ilmu bagi umum.
62
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN PEIIDA TlU IRIAII JAVA
mT -Surat-
Men~urat
-Keg..tan PNt.k.1 -Sisto. arsip
Polaganan PNt.k.lo. a Surat Jl'enyurat
~
PEI1DA
TlU
r--------c
INSTAIISI
Ilukun~an PNt••1
ADI1INISTllASI OTOllAIISASI
YANG TElWIIT - !nr.....i PNt.lo. - Inr.....i arsip
PERKAIITORAII
Ilukunfan h.t.k.l a nr.nasi Surat-..ngurat
LAINllVA
-Pol:t-anan Sura Mengurat
IA£orMaSi
KepNt.k.lan
,
-Surat"ogurat -Keg..tan PNt.kol -Sisto.
Polaganan PNt.k.lo.
Surat ..ngurat
arsip
PEI1DA
n'II
INSTAllS II DINAS DAERAH TlL II
GaAhar : 4,1.4,1. 63
a
ADI1INISTRASI
:Aplikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran mempunyai banyak keterkaitan dengan aplikasi lain maupun dengan kegiatan operasional harian aparat PEMDA. Hal ini terlihat pada Konteks Diagram (Gambar 4.1.4.2). Dalam gambar Konteks Diagram, kita bisa melihat Administrasi Otomatisasi Perkantoran mempunyai hubungan dengan : a
Sekretaris Gubernur f WakH Gubernur f Sekwilda; Dalam hal informasi surat-surat resmi, kebutuhan keprotokoleran, dan informasi surat menyurat.
b. Perangkat PEMDA Lainnya; Dalam hal informasi surat menyurat, kebutuhan keprotokoleran, dan informasi perpustakaan. c. Instansi Lain yang Terkait; Dalam hal informasi surat menyurat dan informasi protokol instansi tersebut.
/
,y \
\
Dari gambar 4.1.4.3 , kita bisa melihat penjabaran hubungan ini berupa diagram aliran data. Aplikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran terbagi menjadi 5 Modul Aplikasi, yaitu : 1.4.1. Modul Aplikasi Surat Elektronis; Modul Aplikasi Burat Elektronis menangani kegiatan surat menyurat antar bagian dengan menggunakan perangkat komputer. Setiap bagian di kantor PEMDA akan mendapatkan "kotak surat" elektronis (Elektronic Mail box) yang berfungsi sebagai alamat surat bagi Modul Aplikasi ini. Modul ini berfungsi sebagai "pintu gerbang" bagi Aplikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran dan berhubungan dengan seluruh perangkat jabatan di kantor PEMDA dan Instansi lain yang terkait, serta Modul-modul Aplikasi lain di dalam Aplikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran. 1.4.2. Modul Aplikasi Kearsipan; Modul Aplikasi Kearsipan menangani kegiatan pengarsipan surat resmi baik yang terpusat di Biro Umum maupun yang terdistribusi di masing-masing Biro. Modul ini juga diperuntukkan penyimpanan dokumen-dokumen negara yang perlu diarsipkan. 1.4.3. Modul Aplikasi Kalender KerjafPerjalanan; Modul Aplikasi Kalender KerjafPerjalanan merupakan "bulletin board" (papan berita) akan kegiatan kerja termasuk perjalanan dinas pejabat-pejabat tinggi PEMDA, baik yang bersifat internal maupun tamu-tamu penting PEMDA. Berita-berita yang umumnya termasuk dalam modul aplikasi ini adalah jadwal rapat dan perjalanan dinas sehingga menjadi masukan bagi persiapan keprotokoleran PEMDA. Modul ini berhubuilgan dengan ;Modul Aplikasi Burat Elek\ \ tronis dalam mendapatkan informasi kalender kerja dan perjalanan \~nas.
64
]{ONTE]{S DIAGRAM ADMINISTRASI OTOMATISASI PERKANTORAN PEllDA
!J(.
I IRIAN JAVA
GlJBERl1UR XDH,
SEJ(\/ILDA, DAN ASISTEH SEJ(\/ILDA - Surat IIenyural - PNlkolor - Arsip
- Sural Res.i - PNlokol - Arsip
1.4 ADIIINISTRASI OTOllATIRASI PEIlXANTORAN
Dala Sural IIenyural • PNlokolor I Sislo. Arsip
Dala Sural IIenyural • ,...._ _--, PNlokoler I Sislo. Arsip
INSTANSI YANG
TERKAIT L..-_ _...J
Inroroasi
Intoroasi
Sural IIenyural IPNlokolor
PEllANGXAT PEIIDA
TIUI
Sural IIenyural L..-_ _.J I PNlokolor
GaAhar : 4.1.4.2. 65
DIAGRAM ALIRAN DATA ADMINISTRASI OTOMATISASI PERKANTORAN PEllDA IX. I IRIAN JAVA
GUBERNIJJl XDH
SllI'at-sllI'at Hesoi ! Infor...i Protokol..
SEXVILDADAll APARAT PIIIPINAN PEIIDA
n.
ADMINISTRASI OTOMATISASI PERKANTORAN
I IRJA f--------,
Info....i SllI'at-sllI'at Data ;=-'-="'-'11 SllI'at MenYllI'a!
Surat ResMi, Infol'MaSi Protol..
f
PlllGARSIP-I----.I AN H-----t
SllI'at-sllI'att S...nta..
--I
1.4.1
aT ~~~~=TI~~~~---
Info"'asi SllI'at IlonYllI'at, Infol'MaSi P••pustaka.. ! Infol'MaSi Protokol..
,",.mmAT
Infol'MaSi A.. ip
.. ip-... ip
I .....L_,
Infol'MaSi Reyiat.. Re•••j:o..a
""'lIonnNIS" ....,..
143 • .
Reyiat.. Re.ja
PEllDA LIIINNVA
~~t
Info.... i Jad..1 p•• jal"".Dinas ! l!ebutullan Protokol
Data SllI'at IlonYllI'at ! Protokol
i
Knnfi P.lay
! p••jal
nfol'MaSi .l'PIl5takaan SllI'at eoyurat
IntoNtaSi
P••puslaka..
t Protokol 14 4 p... IiJwoa.. Dinas .• fasHitas rr--- - - I Keyrotoko .... Data PERSIAOAlI J-=:=:=--}/ Protokol
nr...
PROroXOL
...~!~l'MaSi Basis ••~taka Data K---1 P••pus taka..
Daft.. Pustaka !Ial'II
~b~
~~::lntah
Infol'MaSi ......_ fasilitas Keprotokol....
1.4.5
PERPUSTAXMN
,.
14----1 Kerja Infol'MaSi Kal.nd•• Ke.ja
~~t
~nYllI'at,
Infol'MaSi Protokol••
YANG TERHIIlf
Kal.nd•• Re.ja
PEIlEXAI1AH I----}/ Data XALENDER Kal.nd•• AI MIA. PERJ"""''''''
ReSMl,
INSTAlISI
~-
'---'/
"",nUM
SECARIl
PERAHGXAT
SUI'at
Data A.. ip
f---=-----'=-.t
I
l£ata,s!U'at,
Data-data A..ip
1.4.2
: 4.1.4.3
1 { Modul Aplikasi Protokol; /.4. Modul Aplikasi Protokol menangani semua persiapan kebutuhan protokol bagi seluruh perangkat PEMDA Tingkat I Irian Jaya. Modul ini berhubungan dengan Modul Aplikasi Surat Elektronis untuk informasi kebutuhan protokol. 1.4.5. Modul Aplikasi Perpustakaan; Modul Aplikasi Perpustakaan mengelola administrasi perpustakaan PEMDA, baik informasi pustaka yang ada maupun adminstrasi peminjaman. Sebelum Aplikasi ini diimplementasikan pada tahap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detaillagi sampai tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data (Gambar 4.1.4.4), Aplikasi Administrasi Otomatisasi Perkantoran mempunyai 4 Kelompok Data Dasar, yaitu : 1. 2. 3. 4.
\
\\
\,
i,
Data Dasar Surat Elektronis. Data Dasar Sistem Pengarsipan. Data Dasar Kalender Kerja. Data Dasar Perpustakaan.
Secara lebih rind Data Dasar di atas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data Pokok (Gambar 4.1.4.5.), yaitu: 1. Data Dasar Surat Elektronis; Terdiri dari 'data-data : Surat-surat Biro Draft SUl'at Resmi 2. Data Dasar Sistem Pengarsipan; Terdiri dari data-data : SuratResmi Surat Keputusan Laporan Berkala \
\
3. Tabel Data Dasar Kalender Kerja; Terdiri dari data-data : Jadwal Kerja Jadwal Perjalanan Fasilitas Protokol
4.~abel Data Dasar Perpustakaan; Terdiri dari data-data : DaftarBuku - Peminjam Buku - I Status Buku \Potensi Pembelian \
\
\
67
PHA DATA APLIKASI ADMINISTRASI OTOMATISASI PERKANTORAN PEI1Dl\ TX. I IRIAN JAVA
ADMINISTRASI INTERNAL
r----··-------------------------------.-------------------------, I I I I
I I I I
I I
I I
I I I I
I I I I
: :
SUMT ELEKTl!OIHS
SISTEI1: Pl1IGAP.SlPAH:
I I I
I I ,
I I
I I
I
,
,
I
I I I I I I
~'-=----1 XI1LOOER I
XERJA
I I I I
I I I I I I I I
:
I I I I I
OTOMATISASI PERKANTORAN
I L
:
~
I PE/1ERINiAAAH
~har
68
: 4.1.4.4.
I __ J
ARSITEKTUR DATA APLIKASI OTOMATISASI PERANTORAN PEI1DA TILl IRIAN JAVA
XALOOER KERJA
SURAT ELERTRONIS
o J.d..I XerJ. o J.d..I Per~ anan oFasili las loko!
oSurat-surat Biro oDraIl S.,..l Jks.i
PENGAllSIPAN oS.,..1 Jks.i oS.,..1 Xel:lusan o LaPOran rkaI.
PERPUSTAllMH o DaIl.. lluku o Po.inJ.. lluku OSI.lus lluku oPolonsi Poohelian
o Ad. Riw.'!.' o lid.k Ad. Riwaya,
Gaahar : 4.1.4.5. 69
II
encanaan Sub Sistem Pembangunan Pengelolaan administrasi Pembangunan secara effisien merupakan hal yang penting' karena fungsi pembangunan merupakan fungsi dasar Pemerintah Daerah. Oleh karena itu fungsi ini mendapat perhatian yang besar dalam SIMDA IRJA. Adapun informasi-informasi yang terdapat di dal8llll).ya, seperti yang terlihat dalam Arsitektur Informasi Sub Sistem Pembangunan (Gambar 4.2.0.1) , antara lain : a. b. c. d. e. f.
Pendataan Pembangunan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya Informasi Pengambilan Keputusan Arahan dan Prioritas Pembangunan Informasi Pendukung Penyusunan Program Pembangunan Pengendalian dan Pengawasan Pembangunan Proyek (Monitoring Proyek) Pelaksanaan Keuangan Proyek Informasi Penyusunan APBD, khususnya Anggaran Pembangunan Daerah
Kaitan informasi Pembangunan meliputi seluruh aparat Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya, dari Kepala Daerah Irian Jaya sampai ke pelosok pada tingkat Kepala Desa dengan tatanan tingkat informasi baik secara perencanaan makro (Top down Planning) maupun perencana an dari bawah ke atas (Bottom Up Planning). Sebagai gambaran umum, seperti yang terlihat pada Konteks Diagram Sub Sistem Pembangunan (Gambar 4.2.0.2), Sub Sistem Pembangunan merupakan pengelompokkan aplikasi-aplikasi yang mengelola administrasi informasi seluruh aspeksiklus pembangunan dalam lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Aplikasiaplikasi yang tercakup di dalam sub sistem ini dikelompokkan membentuk siklus kegiatan pembangunan, yaitu : .
2.1.
Aplikasi Perencanaan Pembangunan Aplikasi ini membantu pengelolaan siklus pembangunan mulai dari tahap awal, yaitu Perencanaanan Pembangunan dari pengumpulan daftar usulan proyek (DUP) sampai kepada penyusunan dan persetujuan proyek (DIP). Aplikasi ini mempunyai Data Rencana Proyek Pembangunan sebagai tempat penyimpan informasi. Aplikasi ini mendapat masukan berupa usulan proyek pembangunan (DUP) dari seluruh aparat PEMDA Irian Jaya. Gubernur KDH Irian Jaya dan DPRD Tingkat I Irian Jaya memberikan persetujuan dan menetapkan PERDA Rancangan APBD sebelum diajukan kepada Pemerintah Pusat.
:1
Aplikasi Pelaksanaan PeD1bangunan Aplikasi ini mengelola administrasi informasi pelaksanaan pembangunan mulai dari penentuan kontraktor, pengawasan & pengendalian proyek (Monitoring Proyek) sampai laporan pelaksanaan proyek. Aplikasi ini mempunyai Data Dasar Proyek Pembangunari sebagai tempat penyimpan informasi. plikasi ini mendapat masukan Daftar Isian Proyek (DIP) dari Aplikasi Peren~ Pe~an~ dan Lapo;an P.elaksanWi?' Proyek dari InstansijDinas t~klilt. Aphkasl ml membenkan mformasl pelaksanaan DIP kepada Ins~ansi/Dinas terkait dan Informasi Penyelesaian Proyek kepada Aplikasi Ting~~:= Pembangunan. . 70
. :,1
!I
]1
1,1
iI
Ii 'I
Ii
d
il
~:
lill
ARSITEKTUR INFORMASI SUB SISTEM PEMBANGUNAN PEI1DA lU IRIAN JAYl\
PUSAl
BAPPENAS
ANhan PeMbangunan Hasional
nEIlTERI DALM HEGERl
Hoardinasi APBD Tk. I
~--
Pe..elujuan Usulan AlBD Tk. I APBD Ik. I .•............................•....... ..........••..•..............•.•.....•.......
PEllDA P,.., lu~uan APBD I . I
GUBERNUR KDH
IRIAN JAVA
DPRD
rx.
I
Koordinasi APBD Tk. I P,..,lujuan APBD Tk. I Usulan a APBIrTk. II APBD Tk. I
PEI1DA
TK.I INSTANSI
Pme luju.. ,laksanaan Pr0frO! PEllBANGUNAN P,Mbanyunan Da i I
IDINAS
Inror...i HasH Proy,k P,Mbangunan
lX. I
AD"INISlRASI LAINNVA
Usulan Pro~'k P,Mbangunan DUPI a Dukunyan P,Mbangunan
Usulan Progra. P,Mbangunan Dali I
Inror.asi InrorMasi P,rs,lujuan APBD Tk. II APBD Ik. II .......•.........••................••.... . ........••.•...........•. - ..................
PERJ)A P,..'l'tiuan KEPALA APBD Tk. I DAERAH IX. II
DPRD
rx.
II
Koordinasi APBD IH. II
PEI1DA Usulan PBD APBD Tk. II Ik. II
P,rs'lu~uan
TR.II INSTANSll DlNAS lX. II
P,..,lujuan ,Iaksanaan Progr~ PEllBANGUNAN ,Mbangunan Dah II
rx.
P,..,lujuan ,Iaksanaan Progr.. P,Mbangunan
II
Usulan Prom': ,Mbangunan ali II
GaJlbar : 4.2.8.1. 71
Usul an Progr.. P,Mbangunan
CMAllLURAH IDESAILKtID
KONTEKS DIAGRAM SUB SISTEM PEMBANGUNAN PEIIM TX. I IRIAN JAYA
DPRD TX. 1111 GlJBERMJR XDH
IRIAN JAYA
P"so luJuan APBD Tk. I Usulan a Tk. II APBD Tk. I a II
A,a!Ian Koo'dinasi P,nKusunan APBD APB Tk. I Tk.lall a Tk. II
Rencana U Proyek PeII~ngunan
2.1
Into'"asi Rancangan hcg>aM P,Mhangunan
PERENCANMII PEHBANGlJNAN Usulan P'~aM P, angunan Dali I a II (DUP/LK)
Dala P,ngusunan hog,k P,Mbangunan
Into'"asi /Tog,k (DIPIPOISKOl Usulan PNJ'k P, angunan Into'"asi P,..,lujuan 22 hog, • P'Mbanm an lDIP SKO)
INSTAllS II DINASI PEllAHGKAT PEllDA TX.IIII Into'"asi tingkalan I Ivaluasi PeMhangunan
Lapo,an Slalus Pelalcsana:\: PNge
PELAKSANMIl PEHBANQJNAN
Into>Masi Peng,lesaian hogek
2.3 rINGKAfAN HASIL PEHBANQJNAN
Into'"asi Tingkalan a lvaluasi PeMhangunan (Polensi Da"a!I) _
~
Ivaluasi /Togek
fingkatan f3 I Potensi PeIIllangunan
Caltba> : 4.2.8.2. 72
Into>Masi Into'Masi Moni IO'in~ Slalus /Toge /Togek
rz
Proyek PeIIllangunan
/ 2.3. /APlikasi Tingkatan Pembangunan
,
Aplikasi ini mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi status tingkat pembangunan di seluruh DaerahTingkat I Irian Jaya serta memberi masukan berupa usulan program pembangunan baik itu proyek lanjutan atau pemelibaraan proyek yang lama. Aplikasi ini mempunyai Data Dasar Tingkatan & Potensi Pembangunan sebagai tempat penyimpan informasi. Aplikasi ini mendapat masukan dari Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan tentang informasi proyek pembangunan yang .selesai dan ipformasi pemutahiran tingkat pembangunan dari InstansifDinas PEMDAyang terkait.
Informasi-informasi tersebut tidak berdiri sendiri (stand alone), tapi merripakan informasi yang sinergis dan saling menunjang, baik antar aplikasi maupun dengan sub sistem lainnya, seperti yang terlibat pada Peta Data Sub Sistem Pembangunan (Gambar 4.2.0.3). Selain hubungan data antar Data Dasar di dalam Sub Sistem Pembangunan, juga mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Administrasi Internal berupa dukungan data keuangan, Data Rencana Proyek Pembangunan mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pemerintahan dan Sub Sistem Pelayanan Masyarakat berupa usulan proyek pembangunan dan tingkatan pembangunan. Untuk lebihjelasnya, penjabaran setiap aplikasi akan terlibat di bawah ini. 2.1.
Aplikasi Perencanaan Pembangunan Proses Perencanaan Pembangunan merupakan proses awal dari suatu siklus Pembangunan Daerah Otonomi Irian Jaya yang berupa dukungan pada penyusunan pola dasar pembangunan dan perencanaan pembangunan. Proses Perencanaan yang matang dan mempertimbangkan pula faktor prioritas pembangunan akan memberikan suatu hasil yang nyata dan berkesinambungan. Aplikasi Perencanaan Pembangunan memberikan informasi yang memudahkan penyusunan proses pembangunan yang terencana dalam hal :
\
a. Pendataan segala usulan program pembangunan secara sistematis dan lengkap. .~ b. Informasi yang lengkap dalam penetapan pola dasar pembangunan dan riOritas pembangunan yang menimbang segala faktor yang menentrikan. c. Peningkatan koordinasi perencanaan pembangunan terpusat (Top down Planning) dengan perencanaan dari bawah ke atas (Bottom up planning).
\
,i:
,I
1"1
!:!
il "
ii H I! II'I
Ii !.; 'I
,
1-' "
~
i
I
,I
IiI" I"
. 'I
\
erencanaan Pembangunan adalah fungsi kegiatan siklus pembangunan erah Tingkat I Irian Jaya yang mempunyai alur informasi baik ke Pusat upun ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlibat pada Arsitektur Informasi ( mbar 4.2.1.1). Dari segi fungsi informasi, Perencanaan Pembangunan ter\ri dari 3 (tiga) fungsi dasar, yiritu : "
~
\
73
Ii
/
/
/
2.3. /Aplikasi Tingkatan Pembangunan Aplikasi ini mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi status tingkat pembangunan di seluruh Daerah Tingkat I Irian Jaya serta memberi masukan berupa usulan program pembangunan baik itu proyek lanjutan atau pemeliharaan proyek yang lama. Aplikasi ini mempunyai Data Dasar Tingkatan & Potensi Pembangunan sebagai tempat penyimpan informasi. Aplikasi ini mendapat masukan dariAplikasi Pelaksanaan Pembangunan tentang informasi proyek pembangunan yang $elesai dan informasi pemutahiran tingkat pembangunan dari InstansijDinas PEMDAyang terkait.
::i!
, 'ii
I::
Informasi-informasi tersebut tidak berdiri sendiri (stand alone), tapi mertipakan informasi yang sinergis dan saling menunjang, baik antar aplikasi maupun dengan sub sistem lainnya, seperti yang terlihat pada Peta Data Sub Sistem Pembangunan (Gambar 4.2.0.3). Selain hubungan data antar Data Dasar di dalam Sub Sistem Pembangunan, juga mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Administrasi Internal berupa dukungan data keuangan, Data Rencana Proyek Pembangunan mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pemerintahan dan Sub Sistem Pelayanan Masyarakat berupa usulan proyek pembangunan dan tingkatan pembangunan. Untuk lebih jelasnya, penjabaran setiap aplikasi akan terlihat di bawah ini. 2.1.
Aplikasi Perencanaan Pembangunan Proses Perencanaan Pembangunan merupakan proses awal dari suatu siklus Pembangunan Daerah Otonomi Irian Jaya yang berupa dukungan pada penyusunan pola dasar pembangunan dan perencanaan pembangunan. Proses Perencanaan yang matang dan mempertimbangkan pula faktor prioritas pembangunan akan memberikan suatu hasil yang nyata dan berkesinambungan. Aplikasi Perencanaan Pembangunan memberikan informasi yang memudahkan penyusunan proses pembangunan yang terencana dalam hal : a. Pendataan segala usulan program pembangunan secara sistematis dan lengkap. ., b. Informasi yang lengkap dalam penetapan pola dasar pembangunan dan prioritas pembangunan yang menimbang segala faktor yang menentukan. c. Peningkatan koordinasi perencanaan pembangunan terpusat (Top down Planning) dengan perencanaan dari bawah ke atas (Bottom up Planning). erencanaan Pembangunan adalah fungsi kegiatan siklus pembangunan aerah Tingkat I Irian Jaya yang mempunyai alur informasi baik ke Pusat upun ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlihat ·pada Arsitektur Informasi bar 4.2.1.1). Dari segi fungsi informasi, Perencanaan Pembangunan ( ter . i dari 3 (tiga) fungsi dasar, yiritu :
I 73
PETA DATA SUB SISTEH PEHBANGUNAN PEllDA TX. I IRIAN
JA~A
ADKINISTRASI
PELAYANAN IlASYARAKIlT
INTERNAL
-·1----'1---..... r-
_
PROYEJ( PE/lBANGllNAN -
TINGKATAN I POTENSI PEIIllANGllNAN
~--l
RENCANi\ PROYEK 1---'PEIIllANGUNAN
PEHBANGUNAN SaIlbar : 4.2.8.3. 74
1
PEllERINTAHAN
ARSITEXTUR INFORMASI APLIXASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN PEllDA TK.I IHliVl JAVA
/tENTERI DALAII NEGEHI
PUSA T
......••......•........ - ........ _- ............ ...•.......•••.....•.........••..........•...... Us.I .. ProglO" P.Mban£:.. PEMDA Iri.. aga (PUP/LX) PillA P.... lu,j... ProglO" P.Mbangun..
GUBEHNUH XDH
DPHD TX. I
IHliVl JAVA
PElIDA
Arall..
P.n~ ..un..
TX.I
roglO"
Xoordinasi P.ng..un.. Ranc..g.. ProU" P.Mbangun.. 'Da i I
Us.I .. DUPILX PEMDA Iri.. Jaga
Us.I.. Pr0r."
INSTiVlSIIBIHO P.Mbangun.. ali I IDlNAS TK. I Arall.. P.~..un..
Us.I.. Pror." P.Ilb..gun.. .klor
PEHENCiVlAiVl PEllBiVlGtJNAN
Arall.. Pror." P.Ilb..gun.. .klor
ProglO" P. ..gunan Dali I
ADMINISTHASI LAINNVA
R..c..g.. Pro,.r." P. Dali I (PUP/LX) TahwI Mendalang ..•.•....••.....••.....•......••......••...... •..............••.....•......•••........•••.....
"m"
XEPALA DAEHAH TX. II
PElIDA
Arall..
P.n~ ..un..
TK .11
roglO" P.Ilb..!/WI"
Us.I.. Pror." INSTANSIlBlBO P,Ilb..!/WI" ali II IDlNAS PEllDA Arall.. P,~..un.. TK.II ProglOaM P, ..gun..
DPHD TK. II
Xoordinasi P.ng..un.. Ranc..g.. PNU" P.Mbangun.. Da i II Us.l .. DUP/LX Dali II
PEHENCANMN PEllBiVlGtJNAN TK. II
Dali II
Sanb.. : 75
PillA P.... lu,j... ProglO" P.Mbangun..
4.2.1.1.
11
ii "
Us.I.. Pro9!''' P,Mban!/WI" Do.. . Arallan P,=un.. ProglO" P, !/WI" Dosa
PEHiVlGXAT CAlfATIDESA
1. P:rencanaan Pembangunan Pusat; Perencanaan Pembangunan Pusat merupakan kegiatan penyelarasan arahan pembangunan daerah dengan pembangunan nasional. Usulan Program-program Pembangunan Daerah akan dievaluasi menurut prioritas pembangunan nasional secara sektoral, dan akan disetujui dalam bentukDIP. 2. Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat I; Perencanaan Pembangunan Tingkat I ak'8ll mengkoordinasikan perencanaan pembangunan untuk seluruh Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya, yang mencakup perencanaan pembangunan wilayah/daerah, desa dan kota. Kegiatan ini akan mengumpulkan usulan pembangunan daerah baik sektoral maupun spasial, menganalisa pidato Presiden sebagai kebijaksanaan arahan pembangunan nasional, dan menetapkan susunan program pembangunan daerah menurut prioritas pola dasar pembangunan daerah. 3. Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II; Fungsi ini merupakan pelaksanaan dari perencanaan pembanguan dari bawah ke atas (Bottom Up Planning) sebagai penjabaran dari asas desentralisasi pemerintahan otonomi daerah. Kegiatan ini akan mengoordinasikan penyusunan program pembangunan Daerah Tingkat II yang merupakan kegiatan yang sarna pada Daerah Tingkat I, tapi dalam skala yang lebih kecil khususnya memperhatikan prioritas pembangunan pada Daerah Tingkat II saja.
Aplikasi Perencanaan Pembangunan, mempunyai hubungan informasi dengan seluruh perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II. Dalam hal ini kita dibantu oleh Konteks Diagram (Gambar 4.2.1.2) dan DiagramAliran Data (DAD) (Gambar 4.2.1.3). Dari gambar Konteks Diagram bisa kita lihat Perencanaan Pembangunan berhubungan denglln : \ a. Gubernur KDH Irian Jaya & DPRD Dalam hal persetujuan usulan program pembangunan daerah. Q. Administrasi Keuangan Dalam hal dukungan keuangandalam penyusunan pembangunan. c. \ Administrasi lainnya \Dalam hal usulan proyek pembangunan. d. 'Pemerintah Daerah & Instansi lainnya lDalam hal usulan proyek pembangunan. e. A'~likasi Pelaksanaan Pembangunan Dijam hal informasi pelaksanaan proyek. f. Ap1Ptasi Tingkatan Pembnagunan Dal~m hal informasi tingkatan pembangunan untuk penyusunan pola dasal-~pembangunan.. . g. Dan b'llbungan lainnya. Dari gambar DAD tersebut, kita bisa lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data . Aplikasi Perencanaan Pembangunan terbagi ke dalam 3 modul aplikasi, yaitu : 76
J
GUBERNUR XDH
IRIAN JAVA
Usulan Ran.anJ.n ABD Tahun Hendalang
INSfANSllBIRO ID IHAS PEltDA rx.111!
A.~an
P,. an!/WIan D...alt
'DPRD rx. I I I! Inr.....1 PERDA P.."liuan PBD
nr....sl Usulan Pf.y,k DIP P'.b~nan (DUP PDA)
UsuIan APBD Taltun Hendalan
2.1 PEllENCANMII PEllBANGtJNAN Dukungan B, anj. Inr..... i P,Mban !/WIan Xeuangan Angf..an
,
Usulan Into.... Pfoy,k DIP P'Mban!/WIan
ADMINISTRASI LAINNVA
ADMINISTRAsI XElJf1NGAII
APLlKtiSI PEI.AXSl1IlMN PEllBANGtJNAN
Inr.....! P,hksan.an DIP/SKOIPO
~bar
76
Inr.....! P.t,ns! P,Mban!/WIan
: 4.2.1.2.
APLlXilSI TIIWfAII PEllBANGUNAII
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN PEltDA TK. I IRIAN
T1
Datla~
Usulan
-
Usul.n Proy.k ADMINISTRASI P.Mb.ngunan Progr•• LAINN~A
~.k
Proyek
JA~A
RdMinist~asi
Dat.-d.la Proy.k
TINGKATAN IIASIL PEllBANGUNAN
Info.oasi Pol.nsi D....h
2.1.1
INSTAllSIIBIRO /DIMS UsuIan P~oy.k TK. I AlI P.Mbangunan
PENDATAAN PROVER
Infor.asi Rsp.k p••banrenan (Po .nsi p••b.ngunan)
Info~.asi
yang Diusulkan
P~oy.k
2.1.2 APLIKASI PEI.AKSANMN PEllBANGUNAII
EVALUASI DAN InforMasi P.laksanaan DIP
.
Infol'Masi ANALISA P~oy.k yang Layak PRO~EK
P.~.lujuan Pro~.k
P.obangunan (AP D/DIP) RAPBD hhun Mend.lang
Hasi! Ev.luasi Proy.k
PEN~USUNAN
~
PRO~EK Datl~
.....--
Usulan (DU )
P~op.k
~
D.fl~
T3 DUP/DIP
Isian P~or·k (D P)
DPRD TX. I
Ril PBD rallun Mend.lang
Dukungan x.uangan
PERDR
.P.~.lu,juan
RAPBD
Angi~an
B. anj. P.Mbangunan
G••bar : 4.2.1.3. 77
i-
Dal• P~op.k (DU )
2.1.3 INSTANSI PUSAT
;
ADMINISTRASI KElJAIIGAII
TZU
Penelitian Proyek
2
LOdul
Peo"t~hoyek
Aplil
2.1.2. Modul Aplikasi Evaluasi & Analisa Proyek Modul Aplikasi EValuasi & Analisa Proyek bertujuan untuk menyusun prioritas pembangunan, mengevaluasi kelayakan proyek dan memberikan laporan proyek yang layak untuk diusulkan. Modul ini akan mendapat masukan dari Modul Aplikasi Pendataan Proyek dalam hal informasi proyek yang diusuIkan, dan Aplikasi Tingkatan Pembangunan dibantu oleh Administrasi lainnya dalam hal referensi eValuasi proyek. . 2.1.3. Modul Aplikasi Penyusunan Proyek Modul Aplikasi Penyusunan Proye~ memuat susunan proyek ke dalam format DUP dan mendukung pengusulan program pembangunan daerah ke Gubernur KDH dan DPRD serta Pemerintah Pusat. Modul ini akan mendapat masukan informasi proyek yang layak dari Modul Aplikasi Evaluasi & Analisa Proyek. Modul ini akan memberikan keluaran berupa ; laporanusulan program pembangunan kepada .. Gubernur KDH dan DPRD, Usulan RAPBD Tingkat I Irian Jaya ke Instansi/Pemerintah Pusat, dan masukan berupa informasi pelaksnaan Proyek untuk Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan.
---~
Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, \ disain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detaillagi kepada \ (tingkat spesifikasi program dengan meng~an DAD level 2.
, Bisa kita lihat dari Peta Data (Gambar 4.2.1.4), Aplikasi Perencanaan Pembangunan mempunyai 3 Kelompok Data Dasar, yaitu : . Data Dasar Usulan Proyek. 2. Data Dasar Penelitian Proyek. 3. , Data Dasar DUP/DIP. Secara lebih rinci Tabel Data Dasar diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi data-data pokok (Gambar 4.2.1.5), yaitu : 1. Data Dasar Usulan Proyek; Terdiri dari data-data proyek baik sektciral maupun spasial, yaitu : Proyek Instansi . Proyek Dinas ProyekBiro Proyek Administrasi
79
PETA DATA APLIKASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN PEMDA
fI(.
I IRIAN JAVA
PELAVANAN I1ASVARAKAT
ADHlHISTRASI INIERNAL
r··· ........... .................................. - ...,
I I I I I I
•
M.;l PENELITIAN PROm
-I
'--
I
,--
'--
USULAN PROYER
PROYEX PEHBANGUNAN
IINGKAIAN a POIENSI PEHBANGUNAN
-
I I I I I I I I I I I I I I
I I I I I I
PERENCANAAN PEMBANGUNAN
I I
I I
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .J
PEMBANGUNAN GaMbar : 4.2.1.4. 79
PEHERINIAHAN
ARSITEJ
.,
USULAN PROVER oPr.yok oPr.yok oProyok oPr.yok
Inslansi Dinas Bir. Adoinislrasi
PENELITIAN PROVER o Araban Pol
DUPIDIP
-oLo.baran Xorja oPolunjllk Oporasi.n.1 oAnggaran Bolanja oSK
o Ad. Riw.yat o Tid.k Ad. Riw.y.l
Galthar : 4.2.1.5. 80
2. Tabel Data Dasar Penelitian Proyek; Terdiri dari data-data : Pola Dasar/ Arahan Pembangunan Pidato Presiden Pidato Gubernur Skala Prioritas Strategi Pembangunan 3. Tabel Data Dasar DUP/DIP; Terdiri dari data-data : Lembaran Kerja (LK) Petunjuk OPerasional (PO) Anggaran Belanja Pembangunan sedang berjalan SKO 2.2.
ApllkRsi Pelaksanaan Pembangunan ,-
~roses
Pelaksanaan Pembangunan merupakan tahap operasionalisasi dari proses perencanaan sebelumnya dan memberikan dukungan bagi pengawasan pelaksanaan (Monitoring) dan pelayanan administrasi keuangan (bendaharawan) proyek yang effisien. Proses Pelaksanaan Pembangunan berfungsi sebagai pelaksana pengawasan pembangunan yang tertib dan sesuai dengan ketentuan dan Pentunjuk Operasional (PO) yang berlaku, serta pengurusan administraBi keuangan proyek dengan effisien dan bertanggungjawab, sangat penting dalam menjaga mutu dan keandalan hasil pembangunan sehingga dapat dinikmati masyarakat untuk waktu yang lama. Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan memberikan dukungan informasi pelaksanaan pembangunan dalam hal : a. b. c. d.
Informasi status pelaksanaan proyek pada saat ini. Informasi spesiflkasi pembangunan yang sesuai dengan PO. Pelayanan administrasi keuangan proyek yang effisien. Evaluasi pelaksanaan pembangunan dalam upaya menjaga mutu dan keandalan hasil pemllllngunan
Pelaksanaan Pembangunan adalah fungsi kedua dari siklus pembangunan seluruh Daerah Tingkat I Irian Jaya dan mempunyai alur informasi ke Gubernur KDH dan ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi (Gambar 4.2.2.1). Dari segi fungsi informasi, Pelaksanaan Pembangunan terdiri dari 2 (dua) fungsi, yaitu : 1. Pelaksanaan Pembangunan PEMDA Tingkat I;
Fungsi Pelaksanaan Pembangunan PEMDA Tingkat I adalah mengkoordinasikan semua kegiatan pelaksanaan pembangunan baik penentuan tender, pengendalian proyek, dan pengawasan proyek. Secara administratif pelaporan, fungsi ini melaporkan semua pelaksanaa n pembangwian baik pada PEMDA Tingkat I maupun pada PEMDA Tingkat II kepada Gubernur KDH Irian Jaya.
82
ARSITEKTUR INFORMASI L/ APLIKASI PELAKSANAAN PEMBANGUNAN PEI1DA Tt! IRIAN JAYA
GUBERNUH XDH IRIAN JAYA
PEMDA
TK, I
Arahan P, la!<sanaan P, Mbangunan
Laporan Slalus/HasiI P,la!<sanaan P'Mbangunan
PEWSANAAN PEllBANGUNAN
IntorMas! Slolus!HasiI . P,laksanoan P'Mhangunan '. Doli I
INSTANS lIDlNAS TK. I
Moni toring
Proy,k
......... . ............... -- ...... - ........•............
XEPALA DtlEHAH
IntorMasi Slolus!HasiI P,laksanoan P'Mbanyunan Dati I
T1NGKAT II Moni toring Proy,k
PEI1DA
TW
GaMhar : 4.2.2.1. 82
INSTANS lIDINAS TK. II
2. Pelaksanaan Pembangunan PEMDA Tingkat IT; Fungsi Pelaksanaan Pembangunan PEMDA Tingkat II adalah mengkoordinasikan pelaksanaan pembangunan untuk program pembangun-an Daerah Tingkat II. Secara administratif pelaporan, fungsi ini melaporkan kegiatan pembangunan wilayah/daerah tingka£ II kepada PEMDA Tingkat I dan merupakan desentralisasi pelaksanaan pemba-ngunan pada skala yang lebih kecil. Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan, dalam konteks sistem komputerisasi mempunyai hubungan informasi dengan seluruh perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II. Dalam hal ini alur yang ada bisa kita lihat pada Konteks Diagram (Gambar 4.2.2.2) dan Diagram Aliran Data (DAD) pada gambar 4.2.2.3 . Dari gambar Konteks Diagram kita bisa lihat Pelaksanaan Pembangunan berhubungan dengan : a. Gubernur KDH Irian Jaya. Dalam hal arahan dan pelaporan pelaksan88n pembangunan. b. Administrasi Keuangan. Dalam hal operasionalisasi anggaran proyek. c. Administrasi lainnya Dalam hal informasi pelaksanaan pembangunan. d. Pemerintah Daerah & Instansi lainnya Dalam hal informasi pelaksanaan pembangunan. e. Kontraktor Pembangunan Dalam hal pengendalian dan pengawasan pelaksa8n88n pembangunan. f. Aplikasi Perencanaan Pembangunan Dalam hal informasi DIP/SKO/PO. g. Aplikasi Tingkatan pembangunan Dalam hal informasi hasil pelaksanaan pembangunan. h. Dan hubungan lainnya. Dari gambar DAD (Gambar 4.2.2.3), kita bisa lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data. Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan terbagi ke dalam 4 modul aplikasi, yaitu : 2.2.1. Modul Aplikasi Administrasi Proyek Modul Aplikasi Administrasi Proyek mengoordinir kegiatan administrasi proyek yang meliputi pelaksanaan tender, penunjukan pemenang tender, dan penyusunan kontrak proyek. Modul ini akanmendapat masukan dari Aplikasi Perencanaan Pembangunan dalam hal informasi DIP/SKO/PO proyek, dan mendapat lampiran laporan pelaksanaan proyek sebagai kelengkapan arsip proyek. 2.2.2. Modul Aplikasi Monitoring Proyek Modul Aplikasi Montoring Proyek melaksanakan pengendalian dan pengawasan operasional pe~aksanaan proyek. Modul ini mendapat masukan dari Modul Aplikasi Admjnistrasi Proyek dalam hal spesifikasi kontrak dan dari Pengawas Lapangan dalam hal informasi status pelaksanaan proyek. Pada akhir proyek, modul ini akan menerima laporan akhir pelaksanaan proyek dari PengawasLapangan dan Kontraktor sebagai kelengkapan dokumentasi dari kontrak pelaksanaan proyek. 84
KONTEKS DIAGRAM APLIKASI PELAKSANAAN PEMBANGUNAN PEllDA TK. I IRIAN JAVA
GUBERNUR KDH IRIAN JAVA
A~all.n
L.po~an
Pelaksan••n Sl.luslHasii PeMhangun.n Pel.ksan••n PeMhangunan Anyg~an
AD"INISTRASI KEUANGAN
Be anJ. PeMh.ngun.. SIll'.l
Pe~langgung-
~aban
Inro~oasi Pel.ksan.an INSTANSIIDINAS PeMhangun.. BIRO PEllDA
2.2
THo Ilil
yek
PELAKSANAAN PEI1BANGUNAN or.. L'r Pe .ksan.an Proyek
Inroroasi PeIaIes...an PeMh..gunan
KONTRAKTOR Konl~ak
P~~ek
Pe .ngunan
APLIKASI PERENCANMN PEI1BANGUNAN
DIP/DIPDA SKOIPO
Inro~asi
PeIalesan.an PeMhangunan
APLlKASI TINGKATAN PEI1BANGUNAN
AD"INISTRASI LAINNVA
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI PELAKSANAAN PEMBANGUNAN PEI1DA IK. I IRIAN JAVA Laporan 51atllS p, I wanaan hog,k
Lapo~an
P,laksanaan P~og,k
12 HONllORING PROm
KONlRAJ(IOR
APL lKAS I PERENCANMN PEHBANGUNAN
Monilo~iny
Konlra P~:K'k P, anyunan
P~og,k
51al1lS Into~Masi hog,k 51al1lS P~og,k
Into~Masi
DIPIDIPDA 5KOIP0
2.2.1
2.2.2
ADHINISTRASI PROVE](
MONITORING PROVEK
Into~Masi Konl~ak
PO
I ntol'Masi DIP/DIPDA
5KOIPO
Konl~ak
lnto~asi AdMinisl~asi P~og,k
Into~Masi
Jnto~Masi
5KO/DIPI DIPDA
P,lwanaan hog,k
Jnto~asi
P,lwanaan hog,k
Into~Masi
51al1lS PNJ'k P, angun an
T ADHINISTRATIF PROVE]( APLIKASI fINGKATAN PEllBANGUNAIl Into~Masi
2.2.4
2.2.3 Tayihn
Into~Masi
5PMU/5P5U 5PP
Jnto~Masi
Konl~ak
KEUANGAH PROVE](
DIP/DIPDA ElJALUASI PO
Eval.asi h:K'k P, angun an
PROVE](
P,Mbaguan
L.po~an
Hasil h:K'k P, angun an
Anyyuan B, anJa P,Mbangunan Jnto~Masi
ADHINISTRASI XEUANGAH
Into~Masi
P, I wan.an XeuanIan He.anyan hog, PNg,k
INSTANS lIBIRO IDINAS PEI1DA IK. II II ElJALUASI T3 PROVE](
KEUANGAH T4 PROVE](
GaMhar : 4.2.2.3. 85
2.2.3. Modul Aplikasi Evaluasi Proyek Pada Modul Aplikasi Evaluasi Proyek dilakukan evaluasi dari pelaksanaan proyek untuk menentukanapakah proyek dilaksanakan sesuai dengan ketentuan pada Petunjuk Operasional (PO). Informasi yang berasal dari DIP dan PO pada modulini digunakan sebagai dasar evaluasi proyek dari Modul Aplikasi Administrasi Proyek dan informasi pelaksanaan proyek dari Modul Aplikasi Monitoring Proyek. Modul ini akan menghasilkan Laporan Hasil Pembangunan untuk InstansijDinas yang terkait dengan pembangunan proy.ek bersangkutan . , 2.2.4. Modul Aplikasi Keuangan Proyek Modul ini melaksanakan kegiatan administrasi dan operasional kel.\angan proyek (Bendaharawan Proyek) dan sangat erat hubungannya dengan Administrasi Keuangan dalam hal permintaan pengeluaran anggaran proyek. Modul ini mendapat masukan dari Modul Aplikasi Monitoring Proyek dalam hal informasi status pelaksanaan proyek . untuk pembayaran uang kepada kontraktor pelaksana, dan Modul Aplikasi Administrasi Proyek dalam hal informasi pelaksanaan isi kontrak. Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing·masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi kepada tingkat spesifikasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data (Gambar 4.2.2.4) bisa kita lihat bahwa Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan mempunyai 4 kelompok Data Dasar ,yaitu : 1. 2. 3. 4.
Data Dasar Administrasi Proyek. Data Dasar Monitoring Proyek. Data Dasar Evaluasi Proyek. Data Dasar Keuangan Proyek.
Peta Data ini juga menggambarkan keterkaitan kelompok data di atas dengan . kelompok data lain baik di dalam Sub Sistem Pembangunan maupun dengan Sub Sistem lainnya. Secara lebih rinci Tabel Data Dasar diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok (Gambar 4.2.2.5), yaitu : 1. Data Dasar Administrasi Proyek; Terdiri dari data-data : DIP/DIPDA SKOjPO. Kontrak Proyek.
2. Data Dasar Monitoring Proyek; Terdiri dari data-data : Status Pelaksanaan Proyek. Jadual PelakSlUlaan Proyek. SpesifIkasi Pelaksanaan Proyek.
87
PETA DATA APLIKASI PELAKSANAAN PEMBANGUNAN PEI1DA It I IRIAN JA¥A
ADHINISIRASI INIERNAL
PELA¥AIlAIl IIAS¥AllAKAI
r~······················
RENCANA
PRom PEllBANGUNAN
...................•..•••...••. ................,
f'
ADHINISIRASI PRom
'---
XEtltiNGAN
PRO¥EK I I I I I I I
I
I
tlNGKAIAN I POIENSI PEllBANGUNAIl
EVALUASI PRO¥EK
I
-
HONIIORING PRO¥EK
I I I I I I I I I I I
I
I
!
PELAKSANAAN PEMBANGUNAN
I I
, I I I I I I I
•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• _••••••••••••••••••••••••••J
PEMBANGUNAN GaMhar : 4.2.2.4. 87
~
PEHERINIAHAN
ARSITEKTUR DATA APLIKASI PELAKSANAAN PEMBANGUNAN PEMDA TK.I IRIAN JAVA
EVALUAS I PROVE](
ADMINISTRASI PROVE](
oRasi! Eua!.asi Proy.k ....._-l oDIPIDIPDA oRasH Proy.k po oSKOIPO oKontrak Proy.k
XEUANGAN PROVE](
I---l
oSKOIB.ndaharawan OP.ng.l.aran Proy.k oSPHU/SPSU ospp
MONitORING PROVE]( oStatllS Proy.k oJad.al P.laksanaan oSpesitikasi Proy.k
o Ada Riwayat o Tidal Ada Riwayat
GaAbar : 4.2.2.5. 88
3. Data Dasar Evaluasi Proyek; Terdiri dari data-data : Petunjuk Operasional. Status/Hasil Proyek. DIP. 4. Data Dasar Keuangan Proyek; Terdiri dari data-data : SKO/Bendaharawan Proyek. Pengeluaran Proyek. SPMU/SPSU Proyek. SPP. 2.3.
Aplikasi Tingkatan HasH Pembangunan
Proses Tingkatan Hasil Pembangunan merupakan proses yang terakhir dari siklus pembangunan yang memberikan dukungan dari segi pengumpulan data hasH pembangunan dan penelitian pembangunan sebagai masukan bagi penyusunan pola dasar pembangunan. Proses pendataan dan penelitian Tingkatan HasH Pembangunan yang cermat dan lengkap sangat penting dalam memberikan gambaran visual dari hasil dan arah pembangunan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Aplikasi Tingkatan Hasil Pembangunan memberikan dukunganinformasi dari tingkatan pembangunan bagi perencanaan arah (pola dasar) pembangunan dalamhal: a. Pendataan hasH dan tingkatan pembangunan yang nyata dan realistis dengan tata kerja yang sistematis. b. Proses penelitian pembangunan yang cermat dan terarah kepada segala faktor dan sektor pembangunan sebagai dukungan dan masukan bagi perencanaan pembangunan. . c.. Gambaran secara angka dan visual (pemetaan) hasH dan tingkatan pembangunan secara matriks baik spasial maupun sektoral. Tingkatan HasH Pembangunan adalah fungsi siklus Pembangunan yang memberikan informasi Tingkatan HasH Pembangunan bagi lingkungan PEMDA yang mempunyai alur informasi baik ke Pusat maupun ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi (Gambar 4.2.3.1). Darisegi fungsi informasi, Tingkatan Pembangunan terdiri dari 2 (dua) fungsi dasar, yaitu : 1. Pendataan Tingkatan HasH Pembangunan; Fungsi Pendataan Pembangunan akan mengkoordinasikan Pendataan Tingkatan Hasil Pembangunan, baik Daerah Tingkat I d4n Daerah Tingkat II. Fungsi ini erat kaitannya dengan fungsi Rekomendasi Pembangu-
nan.
.
90
~~
r
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI TINGKATAN HASIL PEMBANGUNAN PEI1DA nu IRIAN JAYA
GUBERNUR XDH IRIAN JAYA
InforMasi Tingkatan Hasi! P'M angunan
PEI1DA
TK.I
APLlHi\S1 PEREllCMlMtl PEI1DANGUNAN
APLIKASI PELAKSANAAN PEI1BANGUNAN
TlNGKATAN HAS IL PEI1BANGUNAN
Us.1an PrograM P'Mhaiig..an
InforMasi Hasil P,laksanaan p.Mbans..an
InforMasi Iingkatan Hasil P,Mbang..an
INSTAllS lID lNAS PEI1DA TK. I
-
.- ..... - .... - ........ - .............•.... - .... .... - ....•.... - ........ - ........•.... -- ... - ....
InforMasi Hasi! P, gunan Ti~tan
mALA DAElWl
PEI1DA nCII
TlNGKATII
GaAbar : 4.2.3.1. 90
InforMasi Iinskatan Hasi! p.Mbangunan
INSTAllS lID lHAS PEI1DA TK. II
,
n 2. Rekomendasi Pembangunan; Fungsi Rekomendasi Pembangunan adalah memberikan rekomendasi· program pembangunan bagi Aplikasi Perencanaan Pembangunan dalam hal gambaran baik sektoral maupun spasial bagi penentuan pola dasar (arahan) pembangunan daerah dan prioritas program pembangunan. Aplikasi Tingkatan Pembangunan,. mempunyai hubungan informasi dengan seluruh perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II. Hubungan tersebut bisa kita lihat pada Konteks Diagram (Gambar 4.2.3.2) dan Diagram Aliran Data (DAD), gambilr 4.2.3.3 . Dari gambar Konteks Diagram, kita bisa lihat Tingkatan Hasil Pembangunan berhubungan dengan : a. Gubemur KDH dan Administrasi lainnya. Dalam hal informasi Tingkatan Pembangunan. b. InstansijDinas PEMDA Dalam hal pendataan informasi Tingkatan Pembangunan. c. Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan. Dalam hal pendataan hasil pelaksanaa n pembangunan baru. d. Aplikasi Perencanaan Pembangunan. Dalam hal usulan & prioritas program pembangunan. e. Dan hubungan lainnya. Dari gambar DAD , bisa kita lihat penjabaran hubungan inidengan lebih detil menjadi hubungan aliran data. Aplikasi Tingkatan Hasil Pembangunan terbagi ke dalam 3 modul aplikasi, yaitu : 2.3.1. Modul Aplikasi Pendataan Basil Pembangunan Modul Aplikasi Pendataan Hasil Pembangunan akan melaksanakan pe~dataan informasi Tingkatan Hasil Pembangunan baik dari hasil pelaksanaan pembangunan maupun informasi potensi daerah dari instansijdinas PEMDA Tingkat I & IT Irian Jaya. Modul ini mempunyai hubungan dengan instansijdinas PEMDA dan Aplikasi Pelaksanaan Pembangunan dalam hal masukan informasi Tingkat Pembangunan & Potensi Daerah dan Gubernur KDH serta semua aparat PEMDA dalam hal penyebarluasan informasi Tingkatan Hasil Pembangunan. 2.3.2. Modul Aplikasi Analisa Basil Pembangunan Modul Aplikasi Analisa Hasil Pembangunan, sebagai kegiatan Bagian Penelitian pada BAPPEDA, akan mengambil informasi tingkatan hasil pembangunan dan meneliti kembali informasi itu sebagai dasar untuk penentuan Pola Dasar Pembangunan Daerah dan prioritas pembangunan pada PEMDA Tingkat I Irian Jaya. Modul inijuga akan memberikan masukan kepada Modul Aplikasi Rekomendasi Pembangunan dalam hal usulan program pengembanganjpembangunan lebih lanjut. 2.3.3. Modul Aplikasi Rekomendasi Pembangunan Modul ini akan mengkoordinir semua evaluasi dan penelitian pembangunan untuk menentukan program mana saja yang layak untuk diusulkan kembali. Modul ini mendapat masukan dari Modul Aplikl\si Analisa Hasil Pembangunan dalam hal informasi penelitian pembangunan dan memberikan usulan program pembangunan kepada Aplikasi Perencanaan Pembangunan. .
92
i!
J
GtJBERNlJR XDH
IRIAll JAYA
InrorMasi Hasil P,Mbangunan Tin~katan
2.3 INSTAllSlIDIIIAS /BIRO PEllDA TINGXAT I I II
InrOrMasi Ti~katan p, angunan
TINGXATAIl HASIL PEllBAIlGUNAN
InCorMasi Basil P,Mbangunan
. - - - - - . . . , InrorMasi Basil APLlHASI P,laksanaan P,Mbangunan
Usulan Proy,k P,Mbangunan
PELAHSANMN .PEllBAIlGUNAN
Ga~har
92
InrorMasi Tingkatan Basil P'M angunan
: 4.2.3.2.
APLlHASI PERENCAIlMN PEllBAIlGUNAN
ADMINISTIlASI LAINNYA
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI TINGKATAN HASIL PEMBANGUNAN PEI1DA TK. I IRIAN JAVA
GUBERNUll KDH
Inforoas! Tingkatan Hasi! P.o angunan
U
Data Pellbangunan
TZ
Penelitian Pellhangunan
IRIAN JAVA Inforoas! Polensi Da.rall I
P.nguMpu! an Data p.Mbangunan
R,kapi tulas! Data P,MbangWian
Hasi! Anali.. S.ktor p.Mbangunan Data P,obangWian
I
IntorMasi
Hasi!
2.3.1
INSTANSIIDINASlBIRO P,Mbangunan PEI1DA TX, I I II Inforoasi
POOATAAN HASIL PEI1BANGUNtiN
Ti~katan
P, angunan
APLlKASI PELAHSANAAlI PEIIBANGUNAN
ADMINISTRASI LAINNVA
Inforoas! P,ndataan Hasi! P,Mbansonan
Informi Hasi! P,lilianaan P,obangunan
2.3.2 ANALISA HASIL PEIlBANGUNtiN
lnforoasi Anali.. Hasi! P,Mbangunan
2.3.3
Inforoas! Hasi! P. angunan fi~katan
REJ(OMOOASI PEllBANGUNtiN
,i
Usulan lnforoasi R,ko..ndasi Anali.. P,Mbangunan Data P,Mbangunan
APLIKASI PERENCANMN PEI1BANGUNtiN
+--Usulan Pr~ gunan P,
GaMhar : 4.2.3.3. 93
T3
Relulllendasi Pellhangunan
Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan, di tahap Rancang Bangun Aplikasi disain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detaillagi kepada tingkat spesifIkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data (Gambar 4.2.3.4), bisa kita lihat bahwa Aplikasi Tingkatan Pembangunan mempunyai 3 kelompok Data Dasar, yaitu : 1. Data Dasar Data Pembangunan. . 2. Data Dasar Penelitian Pembangunan. 3. Data Dasar Rekomendasi Pembangunan. Secara lebih rinci Data Dasar tersebut dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok (Gambar 4.2.3.5), sebagai berikut : 1. Data Dasar Data Pembangunan; Terdiri dari data-data : LokasifWilayah. Produk Pembangunan. Sektor Pembangunan. Potensi Daerah. Perusahaan Daerah. 2. Data Dasar Penelitian Pembangunan; Terdiri dari data-data: Pengembangan Lokasi Pembangunan. Pengembangan Sektor Pembangunan. Pengembangan Potensi Daerah. Pengembangan Usaha. Pengembangan Produksi. 3. Tabel Data Dasar Rekomendasi Pembangunan; Terdiri dari data-data : Program Baru. Proyek Lanjutan. Pemeliharaan Program. Pemeliharaan Proyek.
:'j !:!
, ,
!
i
"i, :'
.!::
I
95
,I
Ii I
PETA DATA APLIKASI TINGKATAN HASIL PEMBANGUNAN PEI1DA TK. I IRIAII JAYA
PELAYAIWl I1ASYARAKAT
ADNINISTRASI INTERNAL
I r························· .......•.............•••...........•.........., I
RENCAIIA
PRom PEltBANGUNAN
I
_'1--_-, PEltBANGliNAII
I
POOLITIAII
I
PEItBAIIGUNAN
I PRom
DATA
I
-, I
PEltBANGUNAN t---=---1 PEltBANGUNAN 1------'
I
I
j
":1
I
PFJIEIlINTAHAN
TINGKATAN HASIL PEMBANGUNAN
I I I I
•••••••••••••••••••••••••••••• __ • __ •••••••••••••••••• _ •••••••••• __ • __ ••••J
PEMBANGUNAN Ganbar : 4.2.3.4. 95
ARS ITEKTUR DATA APLIKASI TINGKATAN HASIL PEMBANGUNAN PEI1DA tX,[ IRIAN JAVA
DAtA PEIlWIGIJIWl o Lokasilllilayah o Produk PeKbangunan oSektor PeMha~unan oPotensi Daer oPerusahaan Hi aga
PENE!. lTIAN PEI1BANGIJIWl
REKOMENDASI PE11BANGUNAN
oPengeMhangan oPengeKbangan o PengeKbangan o PengeKbangan oPengeMhangan
oPro!Jl'aM Bar. oProyek Lanj.lan o PeMeliharaan Pro!Jl'aM oPel<eliharaan Proyek
Lokasi Seklor Polensi Usaha Prodllksi
o Ada Riwayat " Tidal Ada Riwayat
~har
: 4.2.3.5.
96
P,erencanaan Sub Sistem Pemerintahan Pengelolaan pembinaan fungsi kepemerintahan secara sinergis dan efektif merupakan salah satu fungsi pokok Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya sebagai pelaksanaan dari Undang-undang No.5 Tahun 1974. Adapun informasi-informasi yang terdapat di dalammnya, seperti yang terlihat dalam Arsitektur Informasi Sub Sistem Pemerintahan (Gambar 4.3.0.1), antara lain : a. b. c. d. e. f.
Perangkat Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Program Pembinaan Perangkat Pemerintah. Keputusan Gubernur. Peraturan Daerah (PERDA) Tingkat I Irian Jaya. Berita Peristiwa PEMDA Tingkat I Irian Jaya. Pelayanan Humas. .
Kaitan informasi Pemerintahan meliputi seluruh perangkat PEMDA dari tingkat desa, kecamatan, Daerah Tingkat II dan Daerah Tingkat I dikoordinir pembinaannya oleh kantor PEMDA Tingkat I (Gubernur KDH Irian Jaya). Sebagai gambaran umum, seperti yang terlihat pada Konteks Diagram Sub Sistem Pemerintahan (Gambar 4.3.0.2), Sub Sistem Pemerintahan merupakan pengelompokkan aplikasi-aplikasi yang mengelola administrasi informasi untuk fungsi tugas Kepemerintahan pada Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Aplikasi-aplikasi yang tercakup di dalam sub sistem ini adalah : 3.1.
Aplikasi Bina Pemerintah Aplikasi ini memberikan informasi pembinaan kepemerintahan dan membantu penyebarannya, dan penyusunan program pembinaan, pengembangan aparat dan wilayah Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Pembinaan kepemerintahan meliputipembinaan adminstrasi kepemerintahan, pendataan penduduk & catatan sipil, pemetaan tata kota, pembinaan perangkat, pengembangan wilayah, dan koordinasi dengan instansi/dinas yang terkait.
3.2.
Aplikasi Administrasi Hukum & Perundang-undangan Aplikasi ini mengelola kegiatan administrasi Hukum & Perundang-undangan yang mendukung seluruh kegiatan PEMDA, terutama Pembinaan Kepemerintahan. Pengelolaan administrasi Hukum & Perundangan-undangan meliputi pengelolaan administrasi Hukum dan Perundang-undangan yang terdiri dari pengumpulan, penyimpanan dan pendistribusian hukum dan perundangundangan serta memberikan bantuan dan penjabaran aspek Hukum dalam lingkungan PEMDA Tingkat I Irian Jaya.
Informasi-informasi tersebut tidak berdiri sendiri (stand alone), tapi merupakan informasi yang sinergis dan saling menunjang, baik antar aplikasi maupun dengan sub sistem lainnya, seperti yang terlihat pada Peta Data Sub Sistem Pemerintahan (Gambar 4.3.0.3).
98
~"
ARSITE~TUR INFORMASI SUB SISTEM PEMERINTAHAN PE11DA Tx'! IRIAN JAYA
PUSAT
I1ENTERI DALAIl NEGEllI
Arallan Progr.. P•••rintihan Hasional
Rool'dinasi Progra. P...rintallan
GUBERNlJIl XDH
IRIAN PE11DA
Arallan Pr09'l''' P•••rinlallan
TK. I
DINAS TK. I
~:~;;'Inf".M:;"
~AYA
Arallan Progr.. P...rintallan Daerall
DPR» TX. I Kool'dinasi Progr.. P...rintallan
Laporan Hasi! Progr.. P...rintallan
SUB SISTEIl
Usulan PrograM P...rin laban
YANG TERKAIT I;:=======~ PEI1ERINTAIWI r====~
INSTAU"I ..'" "AUG ...,
TEllKAlT
P.njabaran p.Mhinaan P.njabaran p.Mhinaan ..._ _... I PrograM P••erintallan.....,..,..... I PrograM P...rinlallan ..._ _....
p••binaan I P.rs.tujuan Pr09'l'aM P...rintihan
Usulan PrograM P...rinlallan
PE11DA
TK.II
Usulan
XEPALA DAElWl TK. II
p~fi~allan
INSTANSII
DlNAS TK. II
P.rs.tujuan a Instruksi ' -_ _...I p.liliana\Ul PrograM ' -_ _- ' P...rlOtallan -
GaMbar : 4.3.8.1. 98
]{ONTE]{S DIAGRAM SUB SISTEM PEMERINTAH PooA TX. I IRIAN JAYA
AIM YANG TEllKAIT
A.aIlan Pl'09I'aM Hasil P••••inlahan P"9!'aJI P••••inlah.n
ADIIINISIHASI LAINNYA
Dukungan Pr09l'aJI 3.1 P....inlahan - - - Into.oasi DINA P....~~ PEllEHINTAHAN
Hasil Pr09l'aM P....inlallan
PElWIGKAT PEHDA
PeratUl'atI, Hllku. I P••und.ngundangan
Into••asi Hllkuo I P••undangundangan
Usul an _--l.J"--, Huk.. I r P...l.... 3.2
L:==:!I~~ __ );;fo"••asi Hllkuo I Hllkuo I p~~~X:~! ADMINISTHASI P.rundangundangan Undangan W DAN P.njab.... p,mol..u__ Hllkuo I P.oundang-undangan ......Ull1I'.
OOANGAN Into..asi P.nj.b..an Hllkuo '__ _-' " p••• l..an
GaJlbar : 4.3.8.2. 99
PETA DATA SUB SISTEM PEMERINTAHAN PEllDA TK. I IRIAN JAVA
. PELAVANAN
ADKINIStRASI
IlASVARAKAT
INTERNAL
DINA I
,----1'-----.:....-----1 PEI1EllINTAH
ADKINIStllASl HUKlJI1 DAN
PERUNDANG-lINDANGAN
PEllBANGUNAN
PEMERINTAHAN Ganhar : 4.3.8.3. 100
Selain hubungan data antar Data Dasar di dalam Sub Sistem Pemerintahan, Tabel ;,( Bina Pemerintahan mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Administrasi Internal dalam hal dukungan anggaran kegiatan, barang dan kepegawaian,Sub Sistem Pelayanan Masyarakat dalam hal koordinasi administrasi penduduk serta administrasi ke Humasan dan Sub Sistem Pembangunan dalam hal usulan pembanguJ;lan untuk mendukung program kepemerintahan. Untuk lebih jelasnya, penjabaran setiap aplikasi akan terlihat di bawah ini. 3.1. ,/ Aplikasi Bina Pemerintah Pada hakekatnya, penyelenggaraan Pemerintahan Daerah pada Daerah Tingkat I merupakan pelaksanaan daripada asas desentralisasi kepemerintahan dan wujud nyata otonomi daerah yang tertuang dalRJll Undang-undang No.5 Tahun 1974. Dari segi operasional, fungsi pembinaan arapat Pemerintah Daerah mutlak diperlukan dalam menunjang keselarasan kebijaksanaan Pemerintah Pusat dengan Pemerintah Daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah. Aplikasi Bina Pemerintah memberikan informasi peraturan dan ketatalaksanaan kepemerintahan sebagai dukungan kepada aparat PEMDA dalam penyelenggaraan kepemerintahan daerah dalam hal : a. Penyusunan informasi untuk pembuatan program pembinaan perangkat dan pengembangan wilayah. b. Informasi penyusunan peraturan ketatalaksansan pemerintahan. c. Gambaran secara angka·dan visual (pemetaan) perangkat kota/desa secara matriks, baik wilayah maupun sektoral. d. Pendataan informasi penduduk & catatan sipil untuk pembinaan penyelenggaraannya. e. Informasi koordinatif antara instansi/dinas perangkat PEMDA dengan instansi vertikal/otonom. Bina Pemerintah adalah salah satu fungsi Kepemerintahan pada Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya yang mempunyai alur informasi baik ke Pusat maupun ke Daerah Tingkat II, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi (Gambar 4.3.1.1). Dari segi fungsi informasi, Bina Pemerintah terdiri dari 4 (empat) fungsi dasar, yaitu: 1. Pembinaan Administrasi; Yaitu mengkoordinasikan pembinaan administratif, baik Daerah Tingkat I dan Daerah Tingkat II. Fungsi ini juga melaksanakan kegiatan pembinaan administrasi pemerintahan umum serta penyempurnaan Sistem dan Prosedur. 2. Pembinaan Tatalaksana Kepemerintahan; Yaitu mengkoordinasikan pelaksanaan tata cara dan tatalaksana tugastugas kepemerintahan. Dalam hal ini pembinaan penyelenggaraan koordinasi terhadap instansi vertical.
i02
j.
ARSITEMTUR INFORMASI APLIKASI BINA PEMERINTAHAN PEl1DA rx.1 IRIAN JAYA
/lENTERI
PUSAT
BALA1l HEGERI Pro!ll'," Bina PeMerinlallan
GUBERNUR XDII
IRIAN JAYA PEl1DA
PrO!ll'," Bina PeMe.inlallan
TX.I
Lapo.an PrO!ll''" Bina PeM..inlahan
,--------,. Penjab..an BlNAS Pro!ll''" PeMe.inlall
DINA Pro!ll"" PeMbinaan INSTANSI YANG TERXAIT 1+------1 PEllERINW I - - - - - . J YANG TERXAIT
Hasi! Penjaba>an _ _ _.... P'O!ll''"
Penjab..an _..,..,...... PrO!ll''" PeMbinaan
iii iT
'I
~
.1
II
h 1.
Penjab..an P.o!ll'," Bina PeMe.inlallan Wi!ayall
PEl1DA rx.1I Lapo.an PrOgraM
INSTAIlSII Bina PEHDA Ik. /I BUPATlI BINAS rx. II 1 + - - - - - - 1 WIlLIXOTA ' -_ _"
P!l!gI'aM Bina PEHDA Ik. II
~har
: 4.3.1.1.
102
3. Pembinaan Perangkat PEMDA; Yaitu mengkoordinasikan pembinaan terhadap perangkat Pemerintah Daerah Irian Jaya. Fungsi ini erat kaitnya dengan Pembangunan Daerah Irian Jaya dalam pengusulan program pembangunan dan fungsi Pengembangan Wilayah. Fungsi ini juga melaksanakan pembinaan perangkat keamanan dalam hal memelihara keamanan dan ketertiban. 4. Pengembangan Pemerintahan Wilayah Desa/Kota; Yaitu melaksanakan pengembangan pemerintahan, tata cara penggabungan, pemekaran dan koordinasi instansi vertikal wilayah desa/kota pada Daerah Tingkat I Irian Jaya. Dalam kaitan dengan komputerisasi aplikasi Kepemerintahan, Aplikasi Bina . Pemerintah, mempunyai hubungan informasi dengan seluruh perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II. Dalam hal ini kita dibantu oleh Konteks Diagram dan Diagram Aliran Data (DAD) level 1. Dari gambar Konteks Diagram (Gambar 4.3.1.2) kita bisa lihat Bina Pemerintah berhubungan dengan : a. Sub sistem Pembangunan Dalam hal informasi tingkatan pembangunan dan usulan program pembangunan. b. Administrasi Kepegawaian Dalam hal informasi mutasi dan kenaikanjabatan. c. Administrasi Keuangan Dalam hal informasi anggaran DUK/DIK. d. Pemerintah Daerah & Instan.(li lainnya Dalam hal penjabaran program pembinaan kepemerintahan. e. Dan hubungan lainnya. Dari gambar DAD (Gambar 4.3.1.3), kita bisa lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih detil menjadi hubungan aliran data . Aplikasi Bina Pemerintah terbagi ke dalam 4 moduI apIikasi, yaitu : 3.1.1. ModuI ApIikasi Bina Administrasi Modul Aplikasi Bina Administrasi akan mengkoordinir informasi pelaksanaan pembinaan, pemberian petunjuk serta masukkan dalam penyusunan ketentuan-ketentuan dan tata kerja ketatausahaan, administrasi penduduk, administrasi keuangan, administrasi peralatan Desa. Modul Aplikasi Bina Administrasi akan mendapat masukan dari . Perangkat PEMDA Tingkat I dan II dalam hal informasi pencatatan data penduduk, Aplikasi Keuangan dalam hal informasi DUKjDIK, dan Aplikasi Hukum dalam hal Undang-undang, Peraturan-peraturan, serta Keputusan yang berlaku. 3.1.2. ModuI ApIikasi Bina Perapgkat Modul Aplikasi Bina Perangkat akan memberikan informasi pembinaan Perangkat PEMDA Tingkat I dan II Irian Jaya dalam hal pencalonan, pengusulan, pengangkatan seluruh perangkat Pemerintah Daerah Tingkat I dan II Irian Jaya, baik di Kota, Wilayah, Daerah, dan Desa. Modul ini juga memberikan informasi tentang pembinaan perangkat ketertiban, mempersiapkan petunjuk pengamanan 104
J
GUIIEllHlJR XDH IBIAII JAYA
Instrul<si Pro91"o Peoerintab
L'yor.. Has il Pe a!<s..... Pro'91'aM Peoerintab , Usul.. Pro91'aM PeMerintab
ADMINISfRASI HlJI(U!1 I PERUNMNG -UNDAIIGAII
PERAlfGKAT PEllDA
Usul.. Per.tur..1 HukuMlUnd..g-und..g !
3.1
Hasil Pela!<s.n... Pro91'aM Peoerintaban
RIM TX.IIII U-B-in-.-A-do-in-is -tr-as-i-,--I PEllER INTAH
, r.t. L.I<s...
IntorMasi Per.lur..1 HukuMlUnd.ng-und.ng Xepulus.. PeMerinlahan IntorMasi PIX
PeMerinlaban
Intol'lWi
pux
ADMINISTIlIlSI XEUANGAII
.....- - . . . , Pt.I. Apar.l PeMerinlaban ADMINISTIlIlSI (!
Intoroasi Hasil
PeMhangun..
L--:::':=:::::""--l PEl1BAIIGIJIWI
XEPEGIlWAIAII Into.oasi Bin. Apar.l PeMerinlaban (PIHLllIl
GaAbar : 4.3.1.2. 104
Usul.. Pro91'aM
PeMhangun..
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI BINA PEMERINTAHAN PEllDA IX. I IRIAN JAYA
Hi'IO~
P.ng. angan
12
Progrilll Pengl!llbangan
Pro!'!'.. P.ng.Mhangan
PElWfGKAT PEllDA TX. I !II
P.nyusunan lala ea.a
3.1.1
3.1.3
BINA ADMINISTRASI
BINA TATALAKSANA
T3
P.ndalaan
t
IT
P'Mbinaan lalalilianal
Into"Ma.i lala ea.
Data fTP Pe~erintali
f=.: ADMINISTRASI Into"MaSi P..... lu,juan DIX XEUANGAN
~f Into"Ma.i DUX
ADMINISTRASI XEPEGAWA IAN
-
f
Dala P.ga.ai
3.1.2
Data P.ranght
BINA PElWfGKAT
Pro!'!'.. Bin. P...anght
Into"M.. i P....luran I ADMINISTRASI Kepulusan P.....inlah W
Hi.to~ Bina P.rang al
T1 Updat. Dala P.ranghl
GaMhar : 4.3.1.3. 105
Data Perangkat
pelaksanaan Peraturan Daerah, kerjasama dengan instansi lain dalam hal penyelidikan terhadap pelanggaran-pelanggaran Peraturan Daerah, dan pengaturan penggunaan perangkat Polisi Pamong Prl\ia. Modul ini mendapat masukan dari Perangkat PEMDA Tingkat I dan II dalam hal informasi pembinaan perangkat, Aplikasi Kepegawaian dalam hal mutasi/kenaikan jabatan, Aplikasi Keuangan dalam hal informasi DUK/DIK, Sub sistem Pembangunan dalam hal pengusulan program pembangunan dan Aplikasi Hukum dalam hal Undang-undang, Peraturan-peraturan, serta Keputusan yang berlaku.
3.1.3. Modul Aplikasi Bina Tatalaksana Modul Aplikasi Bina Tatalaksana memberikan informasi penyusunan program dan tata cara pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan umum, pemerintah otonomi daerah, pemerintah kota. Modul ini memberikan informasi pembinaan kepada Perangkat PEMDA Tingkat I dan II, dan mendapat masukan dari Aplikasi Keuangan dalam hal informasi DUK/DIK, dan Aplikasi Hukum dalam hal Undang-undang, Peraturan-peraturan, serta Keputusan yang berlaku.
Iii
Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, disain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detaillagi kepada tingkat spesifJ.kasi program dengan menggunakan DAD selanjutnya. Dari Peta Data, Gambar 4.3.1.4, bisa kita lihat bahwa Aplikasi Bina Pemerintah mempunyai 4 kelompok Data Dasar, yaitu : 1.. Data Dasar Perangkat. 2. Data Dasar Program Pengembangan. 3. Data Dasar TTP Pemerintah. Secara lebih rinci kelompok Data Dasar diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok seperti pada Gambar 4.3.1.5 sebagai berikut : 1. Tabel Data Dasar Perangkat; Terdiri dari data-data ; Perangkat Kota Perangkat Desa Perangkat Wilayah Perangkat Kamtibmas 2. Tabel Data Dasar Program Pengembangan; Terdiri dari data-data : Program Pembinaan Program Pemekaran Pembinaan Prasarana 3. Tabel Data Dasar TTP Pemerintah; Terdiri dari data-data : TTP Koordinasi TTP Pemilihan TTP Pemerintahan 107
'!
'I·
, ,
",
PETA DATA APLIXASI BINA PEMERINTAH PEllDA Til. I IR IAN JAVA
ADKINISrRASI
PELAVANAN KASVARAKAT
INTERNIlL
i-
11
r······················· ..•..................•....••..........
r
I
........... ..,
,,, ,
I I
,
-,,
HlJKlJlf a PERUNDANGUNDANGAN .
,, , ,
I
PROGlWf PENGEI1BIiNGAN
I--
I
I I I
,, , ,, I
,,
,, ,, , ,, ,, ,,
I I
I
I
I
rrp
I
POOANGUNAN
I
~
PERANGKAT
,, ,
I
PEKERINTAH
I I
I
I I
,
BINA PEMERINTAH
, I
L•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• __ • __ ~_ •• __ ._. __ •• __ •• _.
PEMERINTAHAN GaIlbar : 4.3.1.4. 107
J
ARSITEHTUR DATA APLIHASI BINA PEMERINTAH PEIIDll TK.I IRIAN JA~A
PROGRAlf POORINfAH DPrograM P,Mbi naan cPrograM P,.,karan cP,MlIinaan Prasarana
UP POORINTAH
PERANGKAf
....-----.-..1
DP,rangkaI Bola ... DP,rangkal D,sa DP,rangkal Nila~all DP,rangJcal BaMlibMas
DrTP DrTP Bool'dinasi P,.ilillan DrTP P,..rinlallan
DAda Riwayat c lidak Ada Riwayat
Ganhar : 4.3.1.5.
108
3.2./ Aplikasi Administrasi Hukum & Perundang-undangan Administrasi Hukum merupakan salah satu fungsi pemerintahan yang mendukung penyelenggaraan kepemerintahan pada PEMDA Tingkat I Irian Jaya, Dukungan Administrasi Hukum dan Perundang-undangan sangat pentc ing dalam hal penyusunan dan standardisasi hukum dan perundang-undangan/peraturan/keputusan Kepala Daerah Tingkat I Irian Jaya, terutama dalam bidang kepemerintahan dan pelayanan bantuan hukum dalam penjabaran dan penyelesaian persoalan perdata maupun pidana dalam lingkungan PEMDA Tingkat I Irian Jaya. . Aplikasi Administrasi Hukum mernberikan informasi tentang dan yang berkaitan dengan hukum, peraturan dan keputusan, baik nasional maupun daenih, yang mendukung kegiatan PEMDA Tingkat I Irian Jaya, terutama penyelenggaraan kepemerintahan, dalam hal : a. Informasi penyusunan dan penelaahan hukum/peraturan dalam upaya penyempurnaan hukum/peraturan yang ada. b. Bantuan hukum berupa penjabaran nilai-nilai hukum dan penyelesaian masalah perdata' maupun pidana dalam lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. c. Informasi nara sumber hukum dan perundang-undangan serta peraturan daerah dalam mendukung kegiatan pekerjaan, terutama aparat penyelenggara pemerintah daerah dalam program pembinaan & pengembangan kepemerintahan. Administrasi Hukum adalah salah satu fungsi Kepemerintahan pada Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya yang sangat menunjang kegiatan fungsifungsi lain yang ada di Pemerintah Daerah Tingkat I maupun Pemerintah Daerah Tingkat II, seperti terlihat pada Arsitektur Informasi, Gambar 4.3.2.1, yang alur informasinya meliputi : 1. Nara Sumber Hukum & Perundang-undangan serta Peraturan Daerah; Sebagai nara sumber informasi dari semua Hukum dan Perundang-undangan, Peraturan Daerah dan Keputusan, baik yang bersumber dari Pemerintah Pusat maupun dari Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya.
,:
Ii II . Ii !I Ii
ji ['
• !
2. Penyusunan Peraturan Daerah; Yaitu mengkoordinasikan penyusunan dan pengusulan Peraturan Daerah dan Keputusan-keputusan yang bersumber dari Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. Dalam hal ini alur informasi merupakan siklus yang sinergis antara Perangkat PEMDA dan Administrasi Hukum dalam menjabarkan kebijaksanaan arahan pembangunan Gubernur KDH Tingkat I Irian Jaya. 3. Koordinasi dengan Dina Pemerintah; Bekerja sarna sangat erat dengan Bina Pemerintah dalam hal penjabaran nilai-nilai Kepemerintahan. Dalam hal ini Administrasi Hukum dan Perundang-undangan memberikan dukungan yang sangat penting bagi penyusunan Tata Cara Kepemerintahan, Pembinaan Perangkat Pemerintahan dan Pengembangan Wilayah, yang senatiasa berlandaskan hukum yang berlaku. .
110
I!
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI ADMINISTRASI HUKUM& PERUNDANG-UNDANGAN PEllDA TX,[ IRIAN JAYA
ItENTERI DALAII HEGER1
.
T Intormi Hul<wV P.raturanl Undanrundangl .putusan P....intah ..•..•........•........••.........••.•......•
Hul<wV P.raturanl Undang-undangl Keputusan P•••rintah
. ........••....... - •........ - •.......... - .......
GUBEJIIjUR XDH
IRIAN JAYA
PElIDA
Usulan Peraturanl Peraturanl Undanrundangl .putusan
Intor.asi Hul<wV P.raturanl Undang-undangl Keputusan P...rintah
TX .1
8E11lJA BIROIDINASI INSTANSI DATI I Intor.asi HukuMi
ADMINl8TRASI HUKUM
Peraluranl Undang-undangl X.putusan P...rintah
Intor.asi Hul<wV P.raluranl Undang-undangl Keputusan P...rintah
BINA
PFJ1ERINTAH Bina Hul<wV P.raturanl Undang-undangl X.putusan P••erintahan
...••.......••......•••........•••........•••• ........... - ...•••.......•••••......•••........ Dislribusi Hul<wV P.raturan Da.rahl Undang-undangl X.putusan P••erintah Da.rah Tingkat II
PEIIDA TK .11
BlROlDlNAS INSTANSI DATI II "I;
iid! Ii
i
I
Mar : 4.3.2.1. 110
.II Ti,
Dalam kaitan komputerisasi aplikasi Administrasi Hukum dan Perundangundangan, mempunyai hubungan informasi dengan seluruh perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II. Dalam hal ini hubungan yang ada digambarkan oleh Konteks Diagram, Gambar 4.3.2.2, dan Diagram Aliran Data (DAD), Gambar 4.3.2.3. Dari gambar Konteks Diagram tersebut bisa kita lihat hubungan-hubungan yang ada dengan Administrasi Hukum dan Perundang-undangan sebagai berikut: a. Gubernur KDH Irian Jaya. Dalam hal informasi pengusulan dan penjabaran kebijaksanaan arahan pembangunan berkaitan dengan penyusunan hukum, Peraturan Daerah, Keputusan yang bersumber dari Pemerintah Daerah Tingkat I Irian J aya. b. Bina Pemerintah. Dalam hal informasi hukum dan perundang-undangan serta peraturan dalam hal Kepemerintahan. c. Pemerintah Daerah & Instansi lainnya. Dalam hal nara sumber informasi hukum, Peraturan Daerah, dan Keputusan, baik yang bersumber dari Pemerintah Pusat maupun dari Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya. d. Dan hubungan lainnya. Dari gambar DAD (Gambar 4.3.2.3), bisa kita lihat penjabaran hubungan ini dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data yang terbagi ke dalam 3 Illodul aplikasi, yaitu : 3.2.1. Modul Aplikasi Penyusunan & Evaluasi Hukum. Ruang lingkup modul aplikasi ini adalah penyusunan dan evaluasi Hukum dan Perundang-undangan, peraturan dan keputusan-keputusan, baik itu merupakan penambahan baru maupun penyempurnaan dari yang ada. Modul ini akan mendapat masukan dari Gubernur KDH Tingkat I Irian Jaya dalam hal informasi hukum dan peraturan Pemerintah Pusat serta arahan pembangunan Daerah Tingkat I Irian Jaya, Bina Pemerintahan dalam hal informasi situasi perkembangan pembinaan pemerintahan, Administrasi lainnya dalam hal informasi situasi perkembangan pembinaan lainnya, dan Modul Aplikasi Bantuan Hukum dalam hal kebutuhan penambahan j penyempurnaan peraturan dan hukum.
lill
~
:i
i; '\
if, ~!j I,j
,
'i
'I
:'~
3.2.2. Modul Aplikasi Bantuan Hukum. Modul Aplikasi Bantuan Hukum merupakan wadah nara sumber informasi hukum kepada seluruh perangkat PEMDA Tingkat I Irian Jaya, dan memberikan bantuan hukum lainnya dalam hal saran-saran penyelesaian sengketa pidanajperdata, sengketa Tata Usaha Negara, dan penyuluhan Hukum. Modul ini mendapat masukan dari Bina Pemerintahan dan Administrasi lainnya dalam hal informasi usulan hukumjperaturan pemeri~tah dan perundang-undangan sebagai umpan balik dari bantuan hukum, dan Modul Aplikasi Tata Usaha Hukum dalam informasi hukumj peraturan yang baru. ;, 'i
112
J
. GUBEllNUlI XDH
IRIAN JAYA Intor.asi HukUM! Undang-undaagl P,raluraal Xeputusaa
Usul aa HukuoI Undaag-undaagl P,raluraal K,pulusaa Da,rah Iingkal I Iriaa Jaya
ili!1
3.2 BINA PEIIElIINIAA
Prograo Bina HukuoI P,raluraalUndaay-undaagl Xepulusaa P,.,rlnlahan
Dala Hukuo I P,raluraa
AD"INISIMSI Dala HukuoIP,raluranl H,pulusanlUndang-undang yang baru
HlJl(UH Intor.as! P,rk,.bangan P,obinaaa Hul<wol P,raluranlUndang-~daag IXepulusan P,..rin ahaiI
Intoroasi P,rk,obangan P,.binaan dan Usulan MUM! P,raluranl
P,nJabaraa Hukuo Undang-undangl P,raluranl Xepulusan P,.,rinlah
BIROIDINtWINSfANSI DAEJlAH flNGKAf I IRIAN JAYA YANG fEllMlf
Mar : 4.3.2.2. 112
Data IIukur4 I
IBl Peraturan
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI ADMINISTRASI HUKUM &PERUNDANG-UNDANGAN PEllDA
rx. I IRIAN JAVA ~
Haskah HukuMI P.nl...n I P.rund..gund..g..
GUBERNUll KDH IRIAN JAVA Huk""" Und.ng-Und..gl P.nl....1 X.p.l.... P...rinlah
Int.r••si Huk""" Und..g-Und..gl P.nl....1 X.pul.... P•••rinlah
ADMINISTRASI LAINNVA DINA PEllERINTAH
B.. l... p.Mbin... Per.l.r..1 Huk."" Ilep.l....
Int.r.asi Bin. P•.,rinlahan
3.2.1 P.ny...n.. H.kUMIP.r.I.... Bar.
Int.r.asi HukuIl!P.r.I....
Bar.
PENVUSUNAN &ElJALUASI HlJl«JM
Int.r.asi HukuMI P.nl.... Bar.
Progr•• Bin. HokuM I P"und..g-und..g.. 11.1, ear. p•.,rinlahan
.
I
,
3.2.2 DATA ANAL lSA T1 Hl1KUII
Hukull!P.r.I.... I P.rund..g-und..g..
BANTUAN HUllUM
I
T2
DATA Hl1KUII BAl«J
I hi, Hukull!P.nl.... P.rund..g-und.. ~.. d.ng.. hi, Has ah Biku
3.2.3 TATA USAHA HlJI{UM
ntarmi HukuMI er.I.... d.ng.. •1. Haskah Baktt P.njahar..IP.Mbin... P.laks..... Und..g-und..gl
1leJ::.:....IP...I....1 SEI1UA INSTANSII
Int'rMasi HukuMI Per.I.... d.n~.. hi, Has ah y..g B.1k.
T3
ARSIP Hl1KUII
H P••erinlah.. D••rah Tingk.1 I Iri.. J,y,
hi, lad.masi hi, Haskah HukuMI P.nl.... I P..und..g-und..g..
DlNASlBIRO( DAERAH TIC I IRIAN JAVA VANG TERKA IT
3.2.3. Modul ApIikasi Tata Usaha Hukmn Modul Aplikasi Tata Usaha Hukum mempunyai ruang lingkup semua kegiatan ketatausahaan yang berkaitan dengan inventarisasi, kartotik, kodefikasi, penggandaan, publikasi, dan distribusi informasi hukum. Modul ini mendapat masukan dari Modul Aplikasi Penyusuan dan • Evaluasi Hukum dalam hal informasi hukum/peraturan yang baru selesai disusun. Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, disain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi pada tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data, Gambar 4.3.2.4, bisa kita lihat bahwa Aplikasi Administrasi Hukum mempunyai 3 kelompok Data Dasar, yaitu :
Ii!!
1. Data Dasar Analisa Hukum. 2. Data Dasar Hukum Baku. 3. Data Dasar Arsip Hukum. Secara lebih rinci Data Dasar diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok (Gambar 4.3.2.5), sebagai berikut : 1. Data Dasar Analisa Hukum;
I
Terdiri dari data-data : Pembaharuan Hukum. Penambahan Hukum. Evaluasi Hukum.
!
2. Data Dasar Hukmn Baku; Terdiri dari data-data : Peraturan (Tata cara pelaksanaan). Keputusan. Undang-undang. Peraturan Daerah.
>!, ' 'I
, ..
3. Tabel Data Dasar Arsip Hukum; Terdiri dari data-data: ArsipHukum Arsip Peraturan Arsip Keputusan Arsip Undang-undang
F,:
i:
i,I
~; I,:!
i:!
!'
IV.4 /Perencanaan Sub Sistem Pelayanan Masyarakat Pengelolaan Pelayanan Masyarakat merupakan salah satu fungsi dasar kegiatan PEMDA Tingkat I Irian Jaya yang secara langsung berhubungan dan: hasilnya dirasakan oleh masyarakat luas. Karena itulah fungsi ini diberi penanganan yang serius. Adapun informasi-informasi yang terdapat di dalamnya, seperti yang terlihat dalam Arsitektur Informasi Sub Sistem Pelayanan Masyarakat, Gambar 4.4.0.1, adalah sebagai berikut : 115
;:i,
~ PETA DATA APLIKASI ADMINISTRASI HUKUM&PERUNDANG-UNDANGAN PEllDA
rx. I IR IAN JAYA
ADIIINISTRASI
PELAI'ANAN IlASYARAKAT
INTERNAL
r·~·········_·-·············_···
I I I
-- . .•..........•••..........• -_ .....
-.......
BINA
W
PEllERINTAH
BAJ(tJ
I
I I
I I I I
I I I
PFJlBANGtJNAN
I I I I
I
ANALISA W
ARSIP
W
I I I
I I I I I I I
ADMINISTRASI HUKUM
I
L••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
PEMERINTAHAN Ganbar : 4.3.2.4. 115
ARS ITEJ
W
ANAL ISA HUJ(UM .
~
IlAJ(IJ
oPeraluran oXexulllSalI oUn alIg-undallg oPerall1l'alI herah
o Pubaharuall oPenwahan o Evaluasi Huk..
ARSIP IIlJl(UM ORl'Sip HuklIO
o Rl'Sip Perall1l'alI o Rl'Sip XepulllSan ORl'Sip Undangundallg
o Rda Hi"avat o lidai Rda Hi"avat ~bar
: 4.3.2.5. 116
il
ARSITEKTUR INFORMASI SUB SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT PEI1DA TKoI IRIAN JAVA
GUBERNUll XDH IRIAN JAYA
PEI1DA TK .1
PrograM Pelayanan Masyarakal
Usulan I Laporan HasiI PelakSanaan Pro~aM Pe la~an yaraka
INSTANSIIDINAS PEI1DA TK. I .!""graM PeMbinaan
elayanan Masyarakal
.~
HasiI PrograM Pelayanan Masyaraka I
SUB SISTEll PELAYANAN IlASYi\RAHAT
.•......•.........•........ -•......•....... .. ........... P,njabaran PrograM P,layanan Mas~arakal
ali 11
Usulan I Laporan Hasil PrograM Pe!ayanan Masyaraka Dali 11
mALA
[,,1
DAM TX. II PEI1DA TX .11 Pe! aksanaan PrograM P,layanan Masyarakal
Usulan I Laporan PrOgraM Pe!ayanan Masyaraka
INSTANSIIBIRO ID lHAS PEI1DA
TK. II :!
Ganbar : 4.4.8.1. 117
a. b. c. d. e. f.
Program Pembinaan Sosial Budaya. Program Pembinaan Kependudukan. Program Pembinaan Pemukiman dan Lingkungan Hidup. Program Pengembangan Sarana dan Prasarana Pembangunan. Program Pembinaan Potensi Daerah. Pengembangan Pendapatan dan Produksi Daerah.
Pemanfaatan informasi Pelayanan Masyarakat dikoordinir oleh perangkat PEMDA Tingkat I dan dilaksanakan oleh aparat yang terkait langsung dalam rangka meningkatkan taraf pemerataan pembangunan dan kehidupan sosial seluruh lapisan masyarakat. Sebagai gambaran umum, Konteks Diagram Sub Sistem Pelayanan Masyarakat (Gambar 4.4.0.2) memperlihatkan bahwa Sub Sistem Pelayanan Masyarakat merupakan pengelompokan aplikasi-aplikasi yang mengelola administrasi informasi dan bertujuan untuk memberikan pelayanan atau pembinaan kepada masyarakat luas oleh seluruh aparat Pemerintah Daerah Tingkat I Iri8.n Jaya.
II,id'
Aplikasi-aplikasi yang tercakup di dalam sub sistem ini adalah : 4.1.
Aplikasi Sosial Budaya Aplikasi ini mengkoordinir pengelolaan pembinaan program Sosial Budaya dalam lingkungan wilayah propinsi Irian Jaya. Pengelolaan program Sosial Budaya meliputi pengumpulan informasi, penyusunan program, monitoring pelaksanaan program, dan evaluasi hasil pelaksanaan program Sosial Budaya.
4.2.
Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup Aplikasi ini mengkoordinir pengelolaan pembinaan program Kependudukan dan Lingkungan Hidup dalam lingkungan wilayah propinsi Irian Jaya. Pengelolaan program Kependudukan dan Lingkungan Hidup meliputi·pengumpulan data, penyusunan program, monitoring pelaksanaan program, dan evaluasi hasil pelaksanaan program Kependudukan dan Lingkungan Hidup.
4.3.
Aplikasi Sarana dan Prasarana Aplikasi ini mengoordinir pengelolaan pembinaan program Sarana dan Prasaranadalam lingkungan wilayah propinsi Irian Jaya. Pengelolaan program Sarana dan Prasarana meliputi pengumpulan informasi, penyusunan program, monitoring pelaksanaan program, dan evaluasi hasil pelaksanaan program Sarana dan Prasarana.
Informasi-informasi tersebut tidak berdiri sendiri (stand alone), tapi merupakan informasi yang sinergis dan saling menunjang, baik antar aplikasi maupun dengan sub sistem lainnya, seperti yang terlihat pada Peta Data Sub Sistem Pelayanan Masyarakat, Gambar 4.4.0.3. Selain hubungan data antar Data Dasar di.dalam Sub Sistem Pelayanan Masyarakat, DataDasar Aplikasi Sosial Budaya mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pembangunan dalam hal usulan program pembangunan untuk mendukung program sosial budaya. Data Dasar Aplikasi Kependudukan & Lingkungan Hidup mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pembangunan dalam hal usulan program pembangunan untuk mendukung program kependudukan & lingkungan hidup dan dengan Sub
119
:f
J'-
KONTEKS DIAGRAM SUB SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT PElIDA TX. I IRIAN JAVA
4.1 . Pen~aran o~r.... Sosial Bu aya SOSIAL
BUDAVA InCoNOasi Sosial Budaya
Laporan PrograM ho"..... Sosial SOSlal Budaya Budaya
.
La~ran Pro"..... pendndjfan I Lingk1lngan idnp
AIASAII YAIIG TERKAIT
Pro".a. Xependndkan I Lingkongan Hidnp
Pen~aran
INSIAllSIIBIRO IDINAS PElIDA TX.111l
gr.. 4.2 XetendndiikaJl I ingkongan Hidnp J(El'ENDUDUIWI
I-Usnlan I I L1NGKUNGAII InCoNOasi HIDUP Xetendndnkan I ingkongan Hidnp
Laporan Pro"... ho"..... Sarana I Sarana I hasarana hasarana
Progr.... InCor.asi Sosial Sosial Budaya Budaya Bukongan Xependndjfan I Lingk1lngan idnp InCor.asi Xependndkan I LingkiiJlgan Hidnp
ADHINISIMSI LAINNYA
4.3 Penjab.... ro"..... Sarana hasarana SARAIIA I
PRASARAIIA InCoNOasi Sarana hasarana
Gan~ar
: 4.4.8.2.
119
Mongan InCoNOasi Sarana I Sarana I hasarana Prasarana
PETA DATA SUB SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT PEIlDA TX. I IR[All JAYA
PELAYANAN MASYARAKAT
..------1
XEPEHDlJDUKE\H
ADHINISTRASI INTERNAL
- I L1NGl«JIIGAH 1-------, HIDIJP -
SOSIAL BUDAYA _
SARANU
L-PRA-SARAHA
.....- 1 - - 1 · - 1 - -....
1
1 PEHERINTAIWl
GaAhar : 4.4.8.3. "
120
Sistem Pemerintahan dalam hal koordinasi program administrasi penduduk. Data Dasar Aplikasi Sarana & Prasarana mempunyai hubungan dengan Sub Sistem Pembangunan dalam hal usulan program pembangunan untuk mendukung program sarana & prasarana. Untuk lebih jelasnya, setiap aplikasi akan dijabarkan sebagai berikut ; 4.1.J Aplikasi Sosia! Budaya
Pelayanan Sosial Budaya merupakan fungsi kegiatan pelayanan PEMDA Tingkat I Irian Jaya yang diberikan kepada masyarakat luas berupa pelayanan program pembinaan dalam bidang sosial, agama, pendidikan, ilmu pengetahuan & teknologi (iptek), dan kebudayaan. Aplikasi Sosial Budaya memberikan dukungan informasi dalam upaya pelayan an kepada masyarakat berupa : a. Pengumpulan data program Sosia! Budaya. b. Perencanan dan penyusunan program Sosial Budaya. c. Memonitor pelaksanaan program Sosial Budaya. Pelayanan Sosial Budaya adalah bagian dari pelayanan masyarakat yang mengelola administrasiprogram pembinaan layanan sosial, agama, pendidikan, ilmu pengetahuan & teknologi (iptek) dan kebudayaan. Pelayanan ini mempunyai alur informasi baik ke Daerah Tingkat II maupun sampai ke tingkat desa, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi Aplikasi Sosial Budaya pada Gambar 4.4.1.1. Dari segi fungsi informasi, Pelayanan Sosial Budaya terdiri dari 2 (dua) fungsi dasar, yaitu : 1. Pengwnpulan Data Sosia! Budaya;
Fungsi Pengumpulan Data Sosial Budaya adalah mengkoordinasikan Pengumpulan Data dari InstansiJDinas yang terkait dalam bidang Sosial, Agama, Pendidikan, Iptek, dan Kebudayaan. Fungsi ini dalam hal pengumpulan data berhubungan dengan seluruh aparat Pemerintah Daerah Irian Jaya, baik Daerah Tingkat I, Daerah Tingkat II maupun ke Tingkat Desa. 2. Penyusunan dan Pelaksanaan Program Pembinaan; Fungsi Penyusunan dan Pelaksanaan Program Pembinaan ini adalah mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan Program Pembinaan kepada masyarakat dalam bidang Sosial Budaya keseluruh wilayah Pemerintah Daerah Irian J aya.
Dalam kaitan komputerisasi, Aplikasi Sosial Budaya mempunyai hubungan informatif dengan perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II yang terkait dengan Pembinaan Sosial & Budaya. Hubungan-hubungan tersebut digambarkan pada Konteks Diagram dan Diagram Aliran Data (DAD). 122
ill! I
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI SOSIAL BUDA~A PElIDA IX. I IRlliI/ JAVA
GUBERIillR XDH IRlliI/ JAVA
PElIDA rx .1
PrograM 50si.l Bud.y.
INSflil/SllDl1IAS PElIDA IX. I
Hasil Pel.l<san.an P>OgraM 50S i aI Bud.y.
L.po>an P>o?!'aM 505101 Bud.y.
SOSIM. B1JDAVA
P>Ogr•• P~hi••an 50si.1 day.
- .........•.....•..................•......... . ...•.....
hpo>an P>o?!'aM PeMhI•••• hO?!'aM 50si.l 505101 Bud'r' Buday. B.li 1 D.li II
XEPlUA
DIlERAH IX. II PElIDA IX .II PrograM 50si.1 Bud.y.
~il.yaIt
L.po>an PN?!,aM 50S1al Bud Wilayah
INSflil/SllBlRO IDllIAS PElIDA rx.II
Ganbar : 4.4.1.1.
122
.y.
Iii
Darigambar Konteks Diagram (Gambar 4.4.1.2) bisa kita lihat Aplikasi Sosial Budaya berhubungan dengan : a. Instansi/Dinas Sosial Budaya Daerah Tingkat I & II Dalam hal usulan & pelaksanaan program Sosial Budaya. b. Atasan yang terkait Dalam hal informasi & arahan program Sosial Budaya.. c. Sub sistem Pembangunan & Pemerintahan. Dalam hal informasi & dukungan program Sosial Budaya. d. Administrasi Keuangan . Dalam hal anggaran belanja kegiatan (DIK). e. Administrasi lainnya. Dalam hal informasi program Sosial Budaya f. Dan hubungan lainnya. ''x/Dari gambar DAD (Gambar 4.4.1.3), bisa kita lihat penjabaran hubungan ini / ' dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data yang membagi Aplikasi / Sosial Budaya ke dalam 4 madul aplikasi, yaitu : 4.1.1. Madul Aplikasi Bina Sasial Modul Aplikasi Bina Sosial mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Sosial dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Sosial yang terkait dalam hal usulan, penjabaran dan arahan program pembinaan sosial dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program sosial dan dukungan Administrasi. 4.1.2. Madul Aplikasi Bina Kesehatan Modul Aplikasi Bina Kesehatan mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Kesehatan dalam rangka memberikan pelayanan bagi masyarakat. Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Kesehatan yang terkait dalam hal usulan, arahan dan penjabaran program pembinaan kesehatan dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program kesehatan dan dukungan Administrasi. 4.1.3. Madul Aplikasi Bina Agama Modul Aplikasi Bina Agama mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Agama dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Agama yang terkait dalam hal usulan, arahan dan penjabaran program pembinaan agama dan Adminitrasi lainnya dalam halinformasi program agama dan dukungan Administrasi. 4.1.4. Madul Aplikasi Bina ~endidjkan & Kebudayaan Modul Aplikasi Bina Pendidikan & Kebudayaan lllengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Pendidikan, Iptek, dan Budaya dalam memberikan pelayanan bagi masyar!J.k:at. Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Pendidikan & Kebudayaan, KNPI, Pramuka, Universitas Cendrawasih Jayapura yang terkait dalam hal usulan, arahan dan penjabaran program pembinaan pendidikan & kebudayaan dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program pendidikan & kebudayaan dan dukungan Administrasi.
124
)
RONTERS DIAGRAM APLIKASI SOSIAL BUDA~A PooA rx. I IR IAN JAYA
.
ATASAN YANG TERKAIT Laporan PrograM Sosial Budaya
.
Araban Pro~raM SOSlal Budaya
InCor... i Sosial Budaya I Usulan PrograM p..han!/Wlan
SUBSISTEII PEIlBANlilJNAN
PrograM P.Mhan!/Wlan Sonal Budaya
INSTANSIIBIRO IDlNAS PooA rx. I a II
4.1
-
P.n~aharan
ror,:aM Sosial Bu aya
SOSIAL IntorMasi BUDAYA
Sosial Budaya
I--
IntorMaSi Sosial Budaya I Usul an PrograM Kepe..rinlahan Dukungan PrograM Kep...rinlahan
Dukunfan Keuangan (D Xl
Intoroasi Sosial Budaya
ADKINISTRASI LAINNYA
GaAbar : 4.4.1.Z.
124
SUBSISTEII POORINTAHAN
IntorMaSi Pror,:aM Sosial Bu a*a IDU I
aDIIINISTRASI XEUANGAN
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASISOSIAL BUDAYA PEllDA TK. I IRIAN JAYA
t
)ala Bid.. Sosial
Arab.. Pror.aM PeMbina.. oshl
4.1.1 Usul.. PrograJOll)I](I])IP
BINil PenJabar.. PrograM SOSIAL PeMbina.. Sosial bpor.. HiSil PrOgraM PeMbina.. Sosial
I t
)ala Bina Hesehal..
T1 InCorMiSi PeMbina.. Sosiil
PIlOGlWI SOSIAL
Usu! .. I t:t0r.. HiSi! PrograM Pe ina.. Sosial
Arab.. Pro~aM PeMbina.. sebal..
4.1.2
Usu!.. PrograMf)!](I])IP BINil PenJahar.. PrograM PeMbina.. Kosebal.. KESEHATAN Lapor.. HiSil PrograM PeMbina.. Kesehal..
I
ADMINISTl!AS1 LAINNYA YANG TERXAIT
PrograM PeMbina.. Sosal
PrograM PeMbina.. Kesebal..
T2 InCOrMiSi PeMbina.. Kesebal..
PROGllA/1 KESEHATAN
Usu!.. I bJor.. HiS il PrograM Pe ina.. Kosebal..
'---I
-
INSTAllS l/D IN/lS YANG TERXA It
t-
ATASAlI YANG TERXAIt
::::4
~
iL )ala PeMbina.. Agaoa
I
4.1.3 PrograM PeMbina.. AgaMa
Usul .. I bpor.. HiSil PrOgraM BINil PeMbina.. AgaMa
T3
AGAMA
Inforwi PeMbina.. AgaMa
InCorwi Ag..a Usul.. PrograJOll)1](1])IP
Usul.. I L:E0r.. HiSil PrograM Pe ina.. Agaoa
•
tali PeMbinaan Pendidik.. I Budaya 4.1.4
I
Usuhn I bpor.. HiSil PrOaraM PeMbina.. BINil Pendi ik.. I Budaya POOIDlKAN I InCorMiSi Pendidik.. I Budaya KEBUDAYAAlI
PROGllAI1 AGAMA
Arab.. Pro~aM PeMbina.. gaoa Usu! .. I t:t0r.. HiSil ProfiaM Pe ina.. Pen idikan I Budaya ProfiaM PeMbinaan Pen idik.. I Budaya
PROGllA/1 T4 POOIDlKAN InCorMiSi PeMbina.. IIIlJDi\YA Pendidik.. I Budaya
,\
Usu!.. PrograJOll)1](1])IP
t
Arab.. PrograM PeMbina.. Pendidik.. I Budaya
GaIlbar :4.4.1.3. 125 ;, '1
Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi kepada tingkat spesifIkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Dari Peta Data Gambar 4.4.1.4, bisa kita lihat bahwa Aplikasi Sosia! Budaya mempunyai 4 kelompok Data Dasar, yaitu : 1. 2. 3. 4.
Data Dasar Program Sosia!. Data Dasar Program Kesehatan. Data Dasar Program Pendidikan. Data Dasar Program Agama.
Secara lebih rinci Data Dasar teresbut diatas dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi Data-data pokok sebagaimana terdapat pada Gambar 4.4.1.5, yaitu : 1. Data Dasar Program Sosia!; Terdiri dari data-data : Badan Sosia!. Bantuan Bencana Alam. Panti Asuhan. Bina Pahlawan.
2. Data Dasar Program Kesehatan; Terdiri dari data-data : Kebersihan. Gizi. Sarana Kesehatan. Inpres Kesehatan. Vaksinasi. 3. Data Dasar Agama; Terdiri dari data-data : Sarana Keagamaan. Lembaga Agama. Program Haji. Perayaan Agama. 4. Data Dasar Pendidikan; Terdiri dari data-data : Pendidikan. Budaya-budaya. OlahRaga. Program Generasi Muda. Pramuka. Peranan Wanita.
:i! r~
,'.>
,
, 127
',I ! 'I i i:: jI[
Ii ~ln ,
PETA DATA APLIKASI SOSIAL BUDAYA PEllDA fX. I IB IAN JA ~A
PELAYANAN MASYARAKAT
r·······························__· ..-.. ·····.. _····· .. _-·---
,
SOSIAL BUDAYA
-
I I I I I I I
, I
I
PBOGlWl SOSIAL
-
PBOGlWl
XEPOOUDUKAN I LlNGKlJNGAN HIDUP
~
XESEHAfAN
.1 ,-I
Lt,
I
I
PBOGlWI
L....
PBOGlWI I--
I I I I I I I I I I I I L••
POOIDIl(AN
AGAl1A
- ............ - ......
... ........... .. _---_ ....... __ .
PEJ1BANGUNAN
I I I I I I I I I I I I I
ADKINISfllASI INfERllAL
stIlWIA I PRA-stIlWIA
-_--.-_ ...... -.. - ...
,
I I I I I I I I I I
i
i;
.. ........J
PEKElUNfAHAN
G~bar
: 4.4.1.4.
127
ARSITEJ
,
PEIlDA
I
nu
IHIAII JAYA
8OSIAI.
XESEHATAII
o Badan Sosial oBan luan Ben.ana oPanli Asllhan o Bina Pahla.an
oXehersi!lan oGizi oSarana Xesehalan o l~es Xesehalan oU inasi
--
AGAI1ll
-
oSarana XeagaJlaan oLeohaga AgaJla o Prog~aJO Haji oPeragaan Agw
PENDIDIKAN I BUDAYA oPendidikan oBudaga OOlah Rag. o PrograJO Gene.asi Muda OhaJlUka oPe.anan !lani la
o Ada Riwayat c Tidal Ad. Riwmt
GaAhar : 4.4.1.5. 128
4.2. i f Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup
Kependudukan dan Lingkungan Hidup merupakan fungsi kegiatan pelayanan PEl\IDA Tingkat I Irian Jaya yang diberikan kepada masyarakat luas berupa pelayanan program pembinaan dalam bidang Kependudukan, Transmigrasi, Keluarga Berencana, Pemukiman Perkotaan, Pemukiman Pedesaan dan Tenaga Kerja. Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup memberikan dukungan informasi dalam upaya pelayanan kepada masyarakat berupa : a. Pengumpulan data program Kependudukan dan Lingkungan Hidup. b. Perencanan dan penyusunan program Kependudukan dan Lingkungan Hidup. c. Memonitor pelaksanaan program Kependudukan dan Lingkungan Hidup.
Pelayanan Kependudukan dan Lingkungan Hidup adalah salah satu fungsi pelayanan masyarakat pada kegiatan PEMDA yang mengelola administrasi program pembinaan pelayanan Kependudukan, Transmigrasi, Keluarga Berencana, Pemukiman Perkotaan, Pemllkiman Pedesaan dan Tenaga KeIja. Pelayanan ini mempunyai alur informasi baik ke Daerah Tingkat I, Daerah Tingkat II bahkan sampai ke Tingkat kecamatan/desa, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi (Gambar 4.4.2.1). Dari segi fungsi informasi. Pelayanan Kependudukan dan Lingkungan Hidup terdiri dari 2 (dua) fungsi dasar, yaitu : 1. Pengumpulan Data Kependudukan dan Lingkungan Hidup; Fungsi Pengumpulan Data Kependudukan dan Lingkungan Hidup adalah mengkoordinasikan Pengumpulan Data di Instansi/Dinas yang terkait dalam bidang Kependudukan, Transmigrasi, Keluarga Berencana, Pemukiman Perkotaan, Pemukiman Pedesaan dan Tenaga Kerja. Fungsi ini berhubungan dengan seluruh aparat Pemerintah Daerah Irian Jaya. baik Daerah Tingkat I. Daerah Tingkat II maupun ke Tingkat Desa, dalam hal pengumpulan data.
2. Penyusunan & Pelaksanaan Program Pembinaan; Fungsi ini mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan. Program Pembinaan kepada masyarakat dalam bidang Kependudukan dan Lingkungan Hidup. Fungsi ini memberikan program pembinaan ke seluruh wilayah Pemerintah Daerah Irian Jaya.
Adapun dalam kaitan komputerisasi, Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup mempunyai hubungan informasi dengan perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II yang terkait dengan Pembinaan KependudukaJi & Lingkungan Hidup sebagaimana terdapat pada Konteks Diagram dan Diagram Aliran Data (DAD). Dari gambar Konteks Diagram (Gambar 4.4.2.2) bisa kita lihat KependudUkan dan Lingkungan Hidup berhubungan dengan : 130
.,.t, , ",., ,
ARSITEXTUR INFORMASI APLIXASI XEPENDUDUXAN &LINGXUNGAN HIDUP PEllDA TK. I IRIAN JAYA
GUBERNUR XDH IRIAN JAYA PEIIDA Inslruksi PrograM K,[,ndudiikan I ingkun~an Hi up
TK .1
Usulan I Laporan Hasil P,laksanaan ,~olliUO K,p,ndudukan I ingkungan Hidup
INSrANSIlDlNAS PEllDA TK. I Pro&,iUO PeMbinaan
Usulan I Laporan PrOgraM K,[,ndud ukan I ingkun gan Hidup
KEPENDUDKAH
aL1NGKUNGAH HIDUP
p,ndudukan I Lingkungan Hidup
- ...................•..........•.........••.. ..............
Pl'OgriUO P'Mblnaan K,[,ndudukan I intungan Hidup ali II
Laporan PrOgriUO K,[,ndud I ingkun Hidup hi
KEPALA
DAERAH rx. II PEIIDA
rx .11
P,laksanaali Pl'OgriUO K,[,ndudukan I ingkun~an Hi up
Usulan I Laporan HasH !'rOgriUO K,[,ndud ukan I ingkun gan Hidup
INSrANSIlBlRO IDINAS PEllDA rx.1I
GaMbar : 4.4.2.1.
130
]{ONTE]{S DIAGRAM APLI]{ASI ]{EPENDUDUKAN &LINGKUNGAN HIDUP PF.IIDArx. I IRIAll JAVA
ATASAIf VAIlG TERMlT Laporan P!'OgraM X'rndUdUkan I ingkunxan Ki up
Araban l'I'ograM K'L,ndudukan I ingkungan Hidup InforMasi Xependudukan I Lingkungan Hidup Usul an l'I'ograM Pellbangunan
SUB SISTEII PF.IIBAIfQJNAIf
Munpan l'I'ograM ,lIbangunan
INSTAllSlIBIRO IDINtiS PF.IIDA rx.111I
4.2 P,njabaran l'I'o!ll'aM X,p,ndudukan I Lingkuiigan Hidup KEPENDUDlJl(AIf Dala Xep,ndudukan I Lingkuiigan Hidup
I LINGXlJNGAIf HIDUP
-
InforMasi Xep,ndudukan I Lingkungan Hidup Usulan l'I'o!ll'aM Xep'MOrinlaJlan Dukungan l'I'ograM XepeMOrinlaban
Munyan Xeuangan ID Xl InforM~i
InforMasi XeLtndudukan I ingkungan Kidup
AD"INISTAASI
LAlNNI'I'
GaRhar : 4.4.2.2.
131
SUB SISTEII PEllERINTAIWl
AD"INISTRASI XEUANGAIf Xependudukan
I LlDgkuiigan Hidur lOOX
a. Instansi/Dinas Kependudukan & Lingkungan Hidup Daerah Tingkat I & II Dalam hal usulan & pelaksanaan program Kependudukan & Lingkungan Hidup. b. Atasan yang terkait palam hal informasi & arahan program Kependudukan & Lingkungan Hidup. c. Sub sistem Pembangunan & Pemerintahan Dalam hal informasi & dukungan program Kependudukan & Lingkungan Hidup. d. Administrasi Keuangan Dalam hal anggaran belanja kegiatan (DIK). e. Administrasi lainnya Dalam hal informasi program Kependudukan dan Lingkungan Hidup. f. Dan hubungan lainnya.
!Dari gambar DAD (Gambar 4.4.2.3), bisa kita lihat penjabaran hubungan ini
"
/! dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data. Berdasarkan Diagaram
"/ . Aliran Data (DAD), Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup terbagi ke / " " dalam 3 maduI aplikasi, yaitu :
/
4.2.1. MaduI Aplikasi Bina Pendududuk Modul Aplikasi BinaPenduduk mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Administrasi Penduduk, Keluarga Berencana, Transmigrasi dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Kepen-dudukan, Transmigrasi, BKKBN/PKK yang terkait dalam hal usulan, arahan dan penjabaran program pembinaan Penduduk dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program Kependudukan dan dukungan Administrasi.
,.:~ ,
,
;)
4.2.2. MaduI Aplikasi Bina Lingkungan Modul Aplikasi Bina Lingkungan mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Lingkungan Pemukuman Kota/Desa dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat, Modul ini berhubungan dengan Instansi/Dinas Lingkungan Pemukiman yang terkait dalam hal usulan, arahan dan penjabaran program pembinaan lingkungan pemukiroan dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program lingkungan pemukiman dan dukungan Administrasi. 4.2.3. MaduI Aplikasi Bina Tenaga Kerja Modul Aplikasi Bina Tenaga Kerja mengkoordinir penyusunan dan penjabaran program-program Tenaga Kerja dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Modul ini berhubungan dengan InstansifDinas Tenaga Kerja yang terkait dalam hal usulan dan penjabaran program pembinaan tenaga kerja dan Adminitrasi lainnya dalam hal informasi program tenaga kerja dan dukungan Administrasi. Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tahap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing-masing modul akan tlijabarkan secara lebih detail lagi kepada tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD. Dari Peta Data (Gambar 4.4.2.4), bisa kita lihat bahwa Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan Hidup mempunyai 3 kelampak Data Dasar, yaitu :
133
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI KEPENDUDUKAN &LINGKUNGAN HIDUP PEI1DA
n. I IRIAN JA~A t
Intor_asi P,nduduk
Araban P""r,aJI P,Mhinaan ,nduduk
4.2.1 Usulan Pl'
BlNA P'~abaran Pl'
+
Intor_asi Lingkungan Hidup
Pl'
U Intor_asi P,Mhinaan P,nduduk
PIlOGIWt PENDUDUX
Usulan a ~oran Hasi! P""!l1'aJI P, in.an P,nduduk
Arallan Pr09l"_ P,Mhinaan Lingkungan HiduP
4.2.2 Usulan P""graJllDIKlDIP P,nJabaran Pl'
I
Pl'
T2 IntorMasi P,_binaan Lingkungan Hidup
PROGlWt LINGIlUNGAII
Usulan a Laporan Hasi! Pl'
-
ADHINISTRASI LAINN~A ~ANG
TERRAIT
-I
-
ATASAII ~G -+-TERRA IT
INSTAllSIIDINAS ~AIIG TERRAIT
t P,nJab..an Pl'
I
Usulan a ~oran Hasil "ograJI P, iaaan r,naga KerJa
4.2.3
Usul an a Laporan BINA Hasi! PrOgraJI P,Mhin••n haag. XorJa TENAGA IntorMiSi r,nag. KerJ. KEllJA Usulan Pl'
•
Ganbar : 4.4.2.3.
133
Pl'
T3 lntor_asi P,Mhinaan haag. KerJ. Arallan Pl'
PROGlWt TENAGA
KEllJA
-! -- i
PETA DATA APL IJ
PELAYANAN MASYARAJ
,
.....••....•...••..••...••..............•...••..........................
I I
J<EPENDUDUJ
I
I
I
I
PENDUDUK
1--L•
..
SOSIAL BlJDAYA
,.--
ADHINISTRASI INIEP.IW.
I I~
~I DINA ~ LIWGAN
I
I
DINA
I I I I I I I I I I I I I
f--
DINA
I
-j XERJA
,....
Sl\RAHA-1 PRA-SARANA
-
.. ................. ..................... . ........................ .....
I I I I I I I I I I I I I I I I
...............J
PEIlERINIAfWI
PEIIBANGIJNAN
GaMhar : 4.4.2.4. 134
., ',:"
.. .•.....•...
It-
J 1. Data Dasar Bina Penduduk. 2. Data Dasar Bina Lingkungan. 3. Data Dasar Bina Tenaga KeIja. Secara Iebih rinci Data Dasar diatas dapat dijabarkan Iebih Ianjut menjadi Data-data pokok (Gambar 4.4.2.5), yaitu : 1. Data Dasar Bina Penduduk; Terdiri dari data-data : Program Kependudukan. Pembinaan Trasmigrasi. Keluarga Berencana. 2. Data Dasar Bina Lingkungan; Terdiri dari data-data : Tata Pemukiman Kota. Tata Pemukiman Desa. Lingkungan Pemllkirnan. 3. Data Dasar Tenaga Kerja; Terdiri dari data-data : Pendataan Tenaga Kezja. Pembinaan Tenaga Kerja. Pengembangan Tenaga Kerja. 4.3. /Aplikasi Sarana dan Prasarana Pelayanan Sarana dan Prasarana merupakan fungsi kegiatan pelayanan PEMDA Tingkat I Irian Jaya kepada masyarakat Iuas, berupa pelayanan pembinaan bidang Sarana dan Prasarana dalam berbagai sektor. Aplikasi Sarana dan Prasarana memberikan dukungan informasi dalam upaya pelayanan kepada masyarakat berupa : a. Pengumpulan data program Sarana dan Prasarana. b. Perencanan dan penyusunan program Sarana dan Prasarana. c. Memonitor pelaksanaa n program Sarana dan Prasarana. Pelayanan Sarana dan Prasarana adalah salah satu fungsi pelayanan masyarakat dari PEMDA Irian Jaya yang mengelola adrninistrasi program pembinaan Sarana dan Prasarana dalam berbagai sektor. Pelayanan ini mempunyai alur informasi baik ke Daerah Tingkat II maupun ke tingkat Kecamatan/desa, seperti yang terlihat pada Arsitektur Informasi Gambar 4.4.3.1. Dari segi fungsi informasi, Pelayanan Sarana dan Prasarana terdiri dari 2 (dua) fungsi dasar, yaitu
: : i.
•
1. Pengumpulan Data Sarana dan Prasarana; Fungsi Pengumpulan Data Sarana dan Prasarana mengkoordinasikan Pengumpulan Data di Instansi/Dinas yang terkait di bidang Sarana dan
136
'I
L/
ARSITEKTUR DATA APLIKASI KEPENDUDUKAN &LINGKUNGAN HIDUP PEl1DA tX.IIRIAN JA¥A "i-
DINA
DINA POOUDUX
LINGKUNGAN
OPrograJI Jlependudukan oTala PeMukiMan Xola oPeMbinaan rransMi9l'asi I - - - - - l 0 Tala PeMUkiMan Desa OJle!uarga Berenoana oLingkungan PeMUkiMan
DINA IENAGA XERJA OPendalaan Ienaga XerJa o PeMbinaan Ienaga XerJa o PengeMbangan Tenaga JlerJa
o Ada Riwayat co lidat Ada Riwayat
GaAhar 4.4.2.5.
136
ARSITEKTUR INFORMASI APLIKASI SARANA DAN PRASARANA PEIlDA
rx.I IRIAN JAVA
GUBERNUll XDH
IRIAN JAVA
PElIDA
Instruksi Progr.M S...n. I P.....an.
TX.I
Usulan I Laporan P,h.lcsan..n ProJ::aM S..an. I ....ana
Usulan Pr091'aM I Laporan H..H PrograM S..an. I Prasaran,a
SARANiH PMSARANA
INSTANSIIDINAS PEllDA rx. I PrograM P,Mbin.an
S..an. I Pr....ana
.....•......•.....•.•.......•........•....... Progr.M P,Mb,n.an S..ana I Prasarana hti II
..
............
Usulan I L.poran H..H PrograM S..ana I Pr....ana hti II
XEPAlA
DAEMH TK. II
PElIDA TK .II PehJcsanaan PrograM S..an. I Pr....an.
UsuIan I Lapo... H..H PrograM S..an. I Pr....ana
INSrANSllBlRO IDINAS PEllDA IX. II
~har
: 4.4.3.1.
137
i
j
Prasarana dalam berbagai sektor. Fungsi ini berhubungan dengan seluruh aparat Pemerintah Daerah Irian Jaya, baik Daerah Tingkat I, Daerah Tingkat II maupun ke Tingkat Desa, dalam hal pengumpulan data. 2. Penyusunan & Pelaksanaan Program Pembinaan; Fungsi ini mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan Program Pembinaan kepada masyarakat dalam bidang Sarana dan Prasarana ke seluruh wilayah Pemerintah Daerah Irian Jaya. Dalam kaitan komputerisasi, Aplikasi Sarana dan Prasarana mempunyai hubungan informatif dengan perangkat Pemerintahan Daerah Tingkat I Irian Jaya dan Daerah Tingkat II yang terkait dengan Pembinaan Sosial & Budaya, sebagaimana kita lihat pada Konteks Diagram Gambar 4.4.3.2 dan Diagram Aliran Data (DAD). Dari gambar Konteks Diagram bisa kita lihat Sarana dan Prasarana berhubungan dengan : a. InstansijDinas Sarana dan Prasarana Daerah Tingkat I & II Dalam hal usulan & pelaksanaan program Sarana dan Prasarana. b. Atasan yang terkait Dalam hal informasi & arahan program Sarana dan Prasarana. c. Sub sistem Pembangunan & Pemerintahan Dalam hal informasi & dukungan program Sarana dan Prasarana. d. Administrasi Keuangan Dalam hal anggaran belanja kegiatan (DIK). e. Administrasi lainnya Dalam hal informasi program Sarana dan Prasarana. f. Dan hub1;U1gan lainnya. ~r_·
_
Dari gambar DAD Gambar 4.4.3.3 dan Gambar 4.4.3.4, kita bisa lihat penja baran hubungan ini dengan lebih detail menjadi hubungan aliran data. Apli kasi Sarana dan Prasarana terdiri dari 2 modul aplikasi, yaitu : 4.3.1. Modul Aplikasi Pengumpulan dan Pengolahan Data Modul aplikasi ini merupakan modul pengumpulan dan pengolahan data yang berasal dari instansi terkait maupun masukan yang berdasarkan dampak hasil pembangunan di berbagai sektor (perindustrian, Pertanian, Perdagangan, Perhubungan, Pariwisata & Telekomunikasi, Pertam~angan & Energi serta Koperasi & Perbankan). 4.3.2. Modul Aplikasi Rencana Pengembangan dan Pelaksanaan Pembinaan Program Modul aplikasi ini merupakan modul analisa dan evaluasi terhadap program sarana dan prasarana yang kemudian akan digunakan sebagai informasi: masukan bagi program pengembangan dan pembinaan sarana dan prasarana selanjutnya diberbagai sektor maupun wilyah / daerah pembangunan. 4.3.3. Modul Aplikasi Bina Saran Prasarana Modul aplikasi ini merupakan pel:aksanaan dari program pengembangan sarana dan prasarana diberbagai sektor. Aplikasi ini erat kaitannya dengan sub-sistem Pembangunan khususnya untuk pembangunan sarana dan prasarana fisiko
l
JA~A
ATASAN ~ANG rERKAlT
,
Laporan PrOgraM Sarana I Prasarana
Araban PrograM Sarana I Prasarana InCormi Sarana I Prasarana I UsoIan PrograM PeMbangunan
SUB SlSTEIl PEllBANGUNAN
PrograM PeMbangunan Saran. Prasaran
INSTANSIIBIRO
IDlNAS PEIlDA
TK. 14 II
4.3 PenJabaran PrograM Sarana I Prasarana SARANA 4 UsoIan I InCormi PMSARANA Saran. I Prasaran.
'--
~
InCormi Saran. I Prasaran. I UsuI an ~!II'aM Kepnerin ahaa Dt!!<wlgan Pro!ll'aM KepeMOrinliJlaa
.. Dukwl Xeuangan
uff>'
InCorMasi Saran. I Prasarana
ADHINISTMSI I.AINNYA
GaAhar : 4.4.3.2.
139
SUBSlSTEIl PEltERINTAHAN
InCormi PrograM Saran. I Prasaran. (DUX)
ADl1INISrMSl XElJANGAN
DIAGRAM ALIRAN DATA APLIKASI SARANA &PRASARANA PEI1DA !J(. I IRlAll JA'IA Data Bina Sarana PIoasarana
-;:::=:
INSTANSIIDINAS YAIlG TERKAIT
InCorMasi Bina Sarana Prasarana
ATASAIl YANG TERKAIT
Data Sarana Prasarana
4.3.1 P,njabaran PrograM Sarana Prasarana PENGUllPULAIl Data Sarana PIoasarana
DATA SARAIlA PRASARAIlA
P,njabaran PrograM Sarana Prasarana
Data Sarana
PIoasaran~
P,njabaran PrograM Sarana PIoasara
PROGlWf 11 SARAIlA PRASARAIlA
4.3.2 Usnlan PrograM P,ng,Mbangan S,ktor P,ng,Mbangan Sarana Prasarana
RENCAIlA PENGEIIBAIlGAll SARAIlA PRASARAIlA
P!oograM P,ng,Mbangan Sarana PIoasarana
rz
S,ktor P,ngeMbangan
SEKTOR SARAIlA PRASARAIlA
Data Ren.ana P,ng,Mbangan Sarana Prasarana
II
ADMINISTRASI LAINNYA YAIlG TERKAIT
InCorMaSi S,ktor P,ng,Mbangan Sarana PIoasarana
4.3.3 UsuJan P,Mbinaan Sarana PIoasarana InCorMasi Bina Sarana PIoasarana
BINA SARAIlA PRASARAIlA
I
Data Bina Sarana PIoasarana InCorMaSi P,Mbinaan Sarana PIoasarana
T3
LOXASII WILAYAH
Data Bina Sarana PIoasarana InCorMaSi Bina Sarana PIoasarana
GaMbar : 4.4.3.3. 140
....----------
-----~
PETA DATA APLIXASI SARANA &PRASARANA PEllDA fX. I IRIAN JAYA
PELAVANAN MASVARAXAT SARANA &PRASARANA
r····················································· ..•...•...•••....,
DAfA
I I I I I I I I I
-
ADHINISfRASI INfERNAL
:
S,EXfOR
SARANA PRASARANA
I
I
SARANA PRASARANA
=-
,-----,. KEPENDUDlJKl1H:
(,--:---1
&LINGlQJNGAA
HIDUP
'--""
: : I I I I _
, ,-----,.
: I
_ SOSIAL IItJDAYA
: I
LOMSI SARANA PRASARANA I I I I I I I I
I
L•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
POOANGlJIWI 1
1 PEllERINfAHAN
GaMhar : 4.4.3.4. 141
Pada saat aplikasi ini akan dikembangkan di tabap Rancang Bangun Aplikasi, desain masing-masing modul akan dijabarkan secara lebih detail lagi kepada tingkat spesiflkasi program dengan menggunakan DAD level 2. Adapun kita bisa melihat dari Peta Data (Gambar 4.4.3.5), Aplikasi Sarana dan Prasarana mempunyai 3 kelompok Data Dasar, yaitu : 1. Data Dasar Sarana dan Prasarana; Terdiri dari data-data : Sarana dan Prasarana Pembinaan Sarana dan Prasarana Perkembangan Sarana dan Prasarana 2. Tabel Data Dasar Sektor Sarana dan Prasarana; Terdiri dari data-data : Sektor Sarana dan Prasarana . Pembinaan Sektor Sarana dan Prasarana Perkembangan Sektor Sarana dan Prasarana 3. Tabel Data Dasar Lokasi/Wilayah Sarana dan Prasarana; Terdiri dari data-data : Data Lokasi/Wilayah Pembinaan Lokasi/Wilayah Perkembangan Lokasi/Wilayah
I
I
143
.J
ARSITEKTUR DATA APLIKASI SARANA DAN PRASARANA PEllDA tK.1 IRIAIl JAYA
SEKTOR smJANA PRASARANA
smJANA PRASARANA DSarana Frasara DPeMbinaan Sarana DPerkeMbangan Sarana
1------------\
DXhsitikasi Sektor DDeskripsi Sekior DPekeMbangan Sektor
LOKASII1IILAYAH SARAIlA PRASARAIlA
...------l
Dtokasilllilaya!l DPeMbinaan Sarana/ Witayah DPerkeMbangan Sarana lIlilaya!l
DAd. Riw.y.t lid., Ad. Riw.y.t
c
GaMhar : 4.4.3.5. 143
