SISTEM INFORMASI JASA PADA BENGKEL PT. TIRTOMOYO SUKSES JAYA (STUDI KASUS : BODY REPAIR dan PAINT SPECIALIST) Nicholas Liza Binus University Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dian Tri Setya Puspitasari Binus University Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Rosa Intan Binus University Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisis sistem informasi jasa bengkel mobil pada PT. TIRTOMOYO SUKSES JAYA (Studi Kasus: Body Repair dan Paint Specialist) untuk mengidentifikasi masalah dan kelemahan yang ada, kemudian merancang sebuah sistem informasi yang dapat mengatasi dan kelemahan tersebut. Metode penelitian yang digunakan meliputi studi kepustakaan, studi lapangan, metode analisis, dan metode perancangan yang berbasis object oriented. Hasil yang dicapai adalah sebuah sistem informasi jasa bengkel mobil yang terkomputerisasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan dan mengatasi masalah yang terjadi pada sistem berjalan. Simpulannya adalah sistem informasi jasa bengkel mobil yang diusulkan dapat mendukung pihak manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat, serta laporan – laporan guna membantu dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci : Sistem Informasi Jasa, Bengkel, Bodi Repair, Paint Specialis
1. Pendahuluan Pada era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi dan komputerisasi semakin berkembang dengan cepat, sehingga membuat segala sesuatunya menjadi serba otomatis dan cepat. Ini dapat dilihat dengan semakin mudah dan cepat dalam mengakses sebuah informasi tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu. Sebagai bentuk hasil dari kemajuan teknologi informasi yang merupakan perkembangan sistem informasi ini sudah banyak di implementasikan di semua bidang kegiatan, khususnya dalam bidang bisnis penyedia jasa, kebutuhan sistem informasi yang terkomputerisasi semakin terasa dibutuhkan, karena pada bidang bisnis ini kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang diberikan merupakan modal utama, selain dari
kualitas pemberian pelayanan jasanya itu sendiri. Sistem informasi pun mampu menjadikan media – media bagi perusahaan jasa untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, misalnya sebagai sarana promosi, sarana informasi, sarana pelayanan, dan banyak hal lain lagi yang dapat diperoleh dari kegunaan sistem informasi. Dalam dunia otomotif, kegiatan bisnis berupa layanan jasa perbaikan atau seringkali disebut dengan nama bengkel. Bisnis bengkel pun bukan hanya bertumpu pada kegiatan pelayanan perbaikan atau jasa perbaikan saja, namun ada faktor – faktor tertentu yang memang mampu mendukung kegiatan bisnis ini. PT. Tirtomoyo Sukses Jaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam dunia otomotif yang memerlukan pengelolaan data dan informasi dalam memenuhi kebutuhan perusahaan itu sendiri maupun pelanggannya. Dalam kegiatannya seluruh transaksi masih dicatat secara manual. Pada transaksi pelayanan atau penerimaan pelanggan hanya mengandalkan bukti transaksi manual, sehingga pada proses pelayanan jasa service kemungkinan masih sering terjadi kekeliruan data transaksi, baik data pada bagian produksi yang menangani jasa ataupun data spare parts yang digunakan, hal itu terjadi karena penanganan penerimaan pelanggan masih dilakukan secara manual. Dari hasil pengamatan, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi berfungsi sebagai pencatatan, pemantauan dan pengendalian untuk pengolahan data secara terstruktur pada pelayanan jasa yang ada pada Bengkel PT. Tirtomoyo Sukses Jaya. Maka dari itu perlu dilakukan analisa lebih lanjut sistem informasi jasa yang ada pada bengkel PT. Tirtomoyo Sukses Jaya dalam penulisan dengan berjudul “SISTEM INFORMASI JASA PADA BENGKEL PT. TIRTOMOYO SUKSES JAYA (STUDI KASUS : BODY REPAIR DAN PAINT SPECIALIST)”.
2. Metodologi Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas pada Sistem Informasi Jasa pada bengkel PT. Tirtomoyo Sukses Jaya (Studi Kasus : Body Repair dan Painnt Specialist) adalah sebagai berikut: -
Investigasi
-
Analisis
-
Perancangan
2.1 Investigasi Dalam proses ini dilakukan proses pengumpulan data dan survey langsung terhadap PT. Tirtomoyo Sukses Jaya (Studi Kasus : Body Repair dan Paint Specialist). Untuk memperoleh informasi – informasi yang dibutuhkan terkait dengan penelitian. Dalam tahapan ini dilakukan proses wawancara dan observasi di PT. Tirtomoyo Sukses Jaya (Studi Kasus : Body Repair dan Paint Specialist).
2.2 Analisis Dalam proses ini, dilakukan analisa terhadap proses bisnis yang terjadi pada PT. Tirtomoyo Sukses Jaya (Studi Kasus : Body Repair dan Paint Specialist) yang mencakup melayani pelanggan, melakukan estimasi, memperbaiki kendaraan, meminta barang, mengambil barang, melakukan penagihan dan menerima pembayaran serta permasalahan – permasalahan yang timbul terkait proses tersebut.
Dalam proses analisis ini maka akan dicapai sebuah solusi yaitu suatu prosedur baru dimana akan menjawab setiap permasalahan yang muncul pada PT. Tirtomoyo Sukses Jaya (Studi Kasus : Body Repair dan Paint Specialist).
2.3 Perancangan Proses perancangan ini mencakup pembuatan Event Table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detail Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Rancangan Database, Rancangan Formulir, Rancangan Form, Rancangan Laporan, serta pembuatan Matriks Rencana Penerapan Sistem. Aplikasi ini menggunakan sistem database terintegrasi yaitu dengan menggunakan SQL Server. SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang di pergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Selanjutnya Program aplikasi yang digunakan yaitu menggunakan bahasa pemrograman C#. C# dari Microsoft Visual adalah bahasa pemrograman visual yang digunakan menulis pernyataan program untuk membangun bagian-bagian dari aplikasi, dan juga Visual Studio ini menggunakan grafis yang terhubung dengan nyaman menarik dan meletakkan objek yang sudah dikenal seperti tombol dan kotak teks ke layar, dan menamai dan merubah ukuran Visual Studio akan menulis banyak kode GUI anda.
2.3.1 Overview Activity Diagram yang Diusulkan
2.3.2 UML Class Diagram yang Diusulkan
Penjelasan UML Class Diagram : •
Ms_Pelanggan Merupakan database pelanggan yang diperlukan untuk menyimpan data pelanggan sehingga kedepannya pelanggan tidak memerlukan pendataan yang berulang-ulang.
•
Ms_Kendaraan Merupakan database kendaraan yang digunakan untuk menyimpan data kendaraan yang dimiliki oleh pelanggan.
•
Ms_Asuransi Merupakan database yang dibuat untuk menyimpan data asuransi yang telah menjadi rekanan perusahaan
•
Ms_Service Merupakan database yang dibuat untuk menyimpan data service yang ada di perusahaan beserta harga setiap pekerjaan service-nya.
•
Ms_Barang Merupakan database yang dibuat untuk menyimpan data barang yang ada di perusahaan beserta harga setiap barang.
•
Ms_Kelengkapan Merupakan database yang dibuat untuk menyimpan list kelengkapan kendaraan yang akan akan digunakan pada Tanda Terima Kendaraan (TTK).
•
Ms_Karyawan Merupakan database yang dibuat untuk menyimpan data karyawan yang telah bekerja di perusahaan dan untuk mengidentifikasi akses terhadap applikasi.
•
Tr_FK_Header Merupakan database transaksi yang menyimpan data kerusakan kendaraan.
•
Tr_FK_Detail Merupakan database transaksi yang menyimpan detail transaksi dari Tr_FK_Header.
•
Tr_Estimasi_Header Merupakan database transaksi yang menyimpan data estimasi terhadap kerusakan kendaraan.
•
Tr_Estimasi_Detail Merupakan database yang menyimpan detail data dari Tr_Estimasi_Header
•
Tr_TTK_Header Merupakan database yang menyimpan data serah terima kendaraan pelanggan ke perusahaan.
•
Tr_TTK_Detail Merupakan database yang menyimpan detail data dari Tr_TTK_Header.
•
Tr_FPK Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan data perintah kerja setiap pekerjaan service.
•
Tr_WO_Header Merupakan
database
yang
menyimpan
data
pekerjaan
service
beserta
penanggungjawabnya. •
Tr_WO_Detail Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan detail data dari Tr_WO_Header
•
Tr_StatusPerbaikan_Header Merupakan database yang menyimpan data proses pekerjaan suatu kendaraan untuk mengetahui proses pengerjaan setiap perbaikannya.
•
Tr_StatusPerbaikan_Detail Merupakan
database
yang
digunakan
untuk
menyimpan
detail
data
dari
Tr_StatusPerbaikan_Header •
Tr_Pengecekan_Header Merupakan database yang menyimpan data pengecekan terhadap kendaraan yang telah selesai diperbaiki.
•
Tr_Pengecekan_Detail Merupakan
database
yang
digunakan
untuk
menyimpan
detail
data
Tr_Pengecekan_Header •
Tr_FPBS_Header Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan data pengeluaran bahan dan spare parts yang digunakan selama proses perbaikan kendaraan.
•
Tr_FPBS_Detail Merupakan database yang menyimpan detail transaksi Tr_FPBS_Header
•
Tr_OrderCat_Header
Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan data keperluan cat yang akan digunakan untuk memperbaiki kendaraan. •
Tr_OrderCat_Detail Merupakan
database
yang
digunakan
untuk
menyimpan
detail
transaksi
Tr_OrderCat_Header. •
Tr_Faktur_Header Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan transaksi faktur yang akan digunakan untuk penagihan.
•
Tr_Faktur_Detail Merupakan
database
yang
digunakan
untuk
menyimpan
detail
transaksi
Tr_Faktur_Header •
Tr_Penagihan Merupakan database yang menyimpan tagihan dari setiap faktur yang ada.
•
Tr_BuktiPembayaran Merupakan database yang menyimpan setiap pembayaran yang diterima oleh perusahaan.
•
Tr_FKK_Header Merupakan database transaksi untuk menyimpan data kendaraan yang telah keluar.
•
Tr_FKK_Detail Merupakan database transaksi untuk menyimpan detail transaksi Tr_FKK_Header
•
Tr_Jurnal_Penerimaan_Kas Merupakan database yang digunakan untuk menyimpan jurnal penerimaan kas setiap transaksi yang terjadi.
2.3.3 Use Case Diagram yang Diusulkan
5. Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi jasa bengkel mobil pada PT. Tirtomoyo Sukses Jaya, dapat disimpulkan bahwa : 1. PT. Tirtomoyo Sukses Jaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbengkelan, dan perusahaan ini masih menggunakan proses pencatatan manual, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama dalam penyusunan laporan. 2. Melalui penelitian yang dilakukan, proses bisnis yang berjalan pada PT. Tirtomoyo Sukses Jaya belum memiliki sistem informasi jasa yang terintegrasi, seperti pencatatan transaksi pada Work Order (WO), form pengambilan bahan dan spare parts, dan faktur bengkel yang masih dilakukan manual. 3. Sistem baru yang telah dirancang merupakan suatu sistem terkomputerisasi yang dibuat untuk mengatasi masalah – masalah yang terdapat pada sistem perbengkelan pada PT. Tirtomoyo Sukses Jaya, serta memberikan beberapa usulan yaitu membuat no.urut pada setiap dokumen yang digunakan, adanya otorisasi dokumen oleh karyawan pada setiap transaksi. Serta masalah yang sifatnya pencatatan, seperti pencatatan bukti transaksi dan laporan dapat diatasi dengan menggunakan sistem baru ini. Didalam sistem baru ini membuat semua bagian saling terintegrasi yang mendukung proses perbengkelan. Sistem yang dirancang juga menggunakan database untuk penyimpanan data dan ada pembatasan akses dengan menggunakan password untuk setiap user yang berhubungan dengan sistem agar kerahasiaan data dapat terjaga.
Daftar Pustaka
[1]
Juwono Onny. (2009). ”Tingkat Kepuasan Pelanggan dari Kualitas Jasa Layanan”, Journal The Winners Economic, Business, Management, and Information System Journal, ISSN 1412 – 1212 (Vo. 10). Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
[2]
Sirait Merryana. (2006). Permodelan Data : ERD VS UML dan Integrasinya. Jurnal Telematika (Vol. 2) (pp. 47 - 51). Institut Teknologi Harapan Bangsa, Bandung.
