Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE DAN RESERVASI (STUDY KASUS HOTEL COUNTRY SUITES SURABAYA)
Oleh : Yusuf Satriadarmawan Pembimbing : Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom.
ABSTRAKS Perkembangan jaman yang kian melesat diiringi dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi yang sangat cepat, tepat dan akurat sangat mempengaruhi pola hidup manusia, tentu saja hal ini juga akan mempengaruhi perkembangan ilmu pengetahuan dan kemajuan teknologi (IPTEK). Hampir setiap hari bahkan setiap waktu bermunculan teknologi-teknologi baru yang tercipta berkat kemajuan IPTEK tersebut yang dapat membantu dan mempermudah pekerjaan manusia khususnya dalam bidang perhotelan dan perekonomian. Hotel Country Suites Surabaya merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam dunia perhotelan dalam bentuk hotel jaringan dibawah naungan perusahaan internasional Carlson Companies, Inc. yang berpusat di Minneapolis, Minesota, Amerika Serikat. Carlson Companies, Inc. Dengan perubahan sasaran bisnis tersebut “ Hotel Country Suites ” mampu bertahan dalam persaingan dengan hotel – hotel yang lain di Surabaya. Namun sayangnya perubahan yang cukup baik tersebut kurang didukung oleh teknologi informasi. Dapat dikatakan bahwa “ Hotel Country Suites” ini tergolong lambat dalam menerapkan teknologi informasi. Pada hotel tersebut sering ditemui antrian tamu pada saat membayar tagihan, data kamar yang kosong tidak dapat segera diketahui, berbagai tagihan untuk tamu masih dicatat secara manual. Berdasarkan pada permasalahan diatas, maka dibuat aplikasi sistem informasi front office dan reservasi secara terkomputerisasi sehingga dapat menginformasikan kepada calon tamu mengenai data kamar kosong yang tersedia , mengenai tagihan tamu untuk paket, produk yang digunakan dengan cepat sehingga dapat meningkatkan kinerja Hotel Country Suites Surabaya secara efektif dan efisien, juga kemudahan membuat laporan yang tepat, cepat dan akurat serta didukung data-data yang valid. Melalui Tugas Akhir ini penulis mencoba untuk membangun Sistem Informasi Front Office dan Reservasi (Study Kasus Country Suites Surabaya). Aplikasi yang dikembangkan ini menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 sedangkan databasenya menggunakan Microsoft Access.
Kata kunci : sistem informasi front office, reservasi, cepat dan akurat
1.1.
Latar Belakang Memasuki era Pasar Bebas AFTA 2003 menjadikan persaingan diberbagai bidang semakin pesat. Dunia Perindustrian dan Perhotelan memegang peranan penting dalam persaingan tersebut. Dengan pesatnya teknologi informasi turut menjadi penentu keberhasilan dalam persaingan tersebut.
Dengan perubahan sasaran bisnis tersebut “Country Suites” mampu bertahan dalam persaingan dengan hotel – hotel yang lain di Surabaya. Namun sayangnya perubahan yang cukup baik tersebut tidak didukung oleh teknologi informasi. Dapat dikatakan bahwa “Country Suites” ini tergolong lambat dalam menerapkan teknologi informasi. Dalam hotel ini
1
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
sering ditemui antrian tamu yang mengantri untuk membayar tagihan, data kamar yang kosong tidak dapat segera diketahui, berbagai tagihan untuk tamu masih dicatat secara manual. Apabila permasalahan tersebut tidak segera ditangani bisa diperkirakan dipertengahan tahun 2010 mendatang “Country Suites” bisa mengalami penurunan dalam persaingan dengan hotel – hotel lain di Surabaya yang telah memanfaatkan teknologi informasi dalam berbagai departemen. 1.2.
Rumusan Masalah Dengan memperhatikan latar belakang diatas, maka dapat kami rumuskan permasalahan sebagai berikut: 1.
2.
3.
Bagaimana merancang dan membangun sebuah sistem informasi front office dan reservasi agar dapat mempermudah penyimpanan dan pengolahan data tanpa melibatkan banyak dokumen? Bagaimana menginformasikan kepada calon tamu mengenai data kamar kosong yang tersedia dan mengenai tagihan tamu untuk paket dan produk yang digunakan dengan cepat? Bagaimana membuat laporan secara cepat, tepat dan akurat?
1.3. 1.3.1.
Tujuan dan Manfaat Tujuan Dengan memperhatikan latar belakang diatas, maka tujuan dari penulisan dan pembuatan sistem informasi ini adalah : 1. Untuk merancang dan membangun sebuah sistem informasi front office dan reservasi agar dapat mempermudah penyimpanan dan pengolahan data. 2. Untuk mengetahui informasi data kamar kosong yang tersedia dan mengenai tagihan tamu untuk paket dan produk yang digunakan dengan cepat, efektif dan efisien. 3. Untuk membantu pembuatan laporan.
dan mampu menerapkan sistem kerja yang sudah ada kedalam sebuah aplikasi sistem informasi yang terkomputerisasi. 1.4.
Batasan Masalah Data-data yang digunakan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Front Office dan Reservasi adalah data-data yang berkaitan ataupun memiliki hubungan dengan Front Office dan Reservasi Hotel Country Suites Surabaya. Beberapa proses yang dibahas adalah sebagai berikut : a. Proses Mengenai tagihan tamu untuk paket yang diambil dan produk-produk yang digunakan. b. Proses Pengorganisasian data-data agen, data-data linen, data-data kamar supaya lebih mudah digunakan. c. Proses Pembuatan Laporan
LANDASAN TEORI Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. ANALISA DAN DESAIN SISTEM Pada Gambar 1 menjelaskan prosedur Check In Pada Gambar 2 menjelaskan prosedur Check Out Pada Gambar 3 menjelaskan prosedur Reservasi Pada Gambar 4 menjelaskan prosedur F&B. Pada Gambar 5 menjelaskan prosedur Laundry Pada Gambar 6 menjelaskan diagram jenjang Sistem Informasi Front Office dan Reservasi
1.3.2.
Manfaat Manfaat yang diperoleh dari hasil kunjungan dan pengamatan terhadap sistem kerja Hotel Country Suites, yaitu : • Mempermudah dalam mendapatkan berbagai data yang berhubungan dengan front office dan reservasi sehingga dapat memberikan pelayanan lebih cepat dan lebih baik kepada para tamu. • Bagi Penulis, mengetahui sistem Front Office dan Reservasi Hotel Country Suites Surabaya
2
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
a) Prosedur Check In
c)
Prosedur Reservasi
Gambar 1. Sistem Flow Check In b) Prosedur Check out
Gambar 3. Sistem Flow Reservasi d) Prosedur F&B
Gambar 2. Sistem Flow Check Out
Gambar 4. Sistem Flow F&B
3
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
e)
Prosedur Laundry
g)
Context Diagram
Gambar 7. Context Diagram Gambar 5. Sistem Flow Laudry
f)
Diagram Jenjang
Pada gambar 7 menjelaskan mengenai Context Diagram Sistem Informasi Front Office dan Reservasi
Gambar 6. Diagram Jenjang h) DFD Level 0
Gambar 11 DFD Level 0
4
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
i) Conceptual Data Model (CDM) LHotel Order_Makan Inv_Linen Kamar Fasilitas No_Trans No_Trans Kamar No_Kamar Tgl Id No_Kamar Tgl_Trans Kode_Linen Status Nama Tgl_Masuk Id_Cust Jml_Awal Kapasitas Deskripsi Tgl_Jadi Kode_Menu Jml_Baru Id_Type Kode_LinenJumlah Hilang Jumlah Fasilitas Kamar Biaya Type Kamar Customer Type_Kamar Order Packet Id_Cust Id_Type LTamu Id Nama Jenis No_Trans Menu Nama Cust Alamat OccupiedId_Cust Unit Kode_Menu Kota Harga No_Kamar Nama_Menu Harga Telp Jumlah Tgl_Masuk Fas_Id KodeHarga_Satuan No_Identitas Tgl_Jadi Kode_Linen Cust Jumlah Packet Cust Harga Kode Packet Linen CI_CO TypeType Booking Kode_Linen Kode_Registrasi CustKode_Pesan Nama_Linen Id_Cust Tgl_Pesan Biaya Packet_Id Detil Id_Cust Group Packet_Id Jml_Tamu Detil Group Guest_Account Kedatangan Jml_Tamu Detil_CIDetil_Booking Keberangkatan KedatanganNo_Account Type_Customer Kode_Registrasi Kode_Pesan Tgl_Check_Out Keberangkatan Id_Petugas Id_Type Id_Type Type_Cust Id_Cust Jml_Kamar No_KamarNo_Kamar Id_PetugasTotal Type_Bayar Jml_TamuJml_Tamu Jml_Kamar No_Card Type_Bayar Discount
Gambar 12 CDM
j)
k)
l)
Tabel Customer
Field Name
Data Type
Length
Id
Text
5
Nama
Text
25
Alamat
Text
25
Kota
Text
15
Telp
Text
15
No_Identitas
Text
20
Deposit
Number
Tabel Fasilitas Field Name
Data Type
Length
Id
Text
5
Nama
Text
25
Deskripsi
Text
50
Field Name
Data Type
Length
No_Kamar
Text
5
Status
Text
10
Kapasitas
Number
Id_Type
Text
Tabel Kamar
5
m) Tabel Packet
Field Name
Data Type
Length
Id
Text
5
Nama
Text
25
Unit
Number
Harga
Number
Fasilitas
Text
5
5
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
n) Tabel Type Kamar Field Name
Data Type
Length
Id_Type
Text
5
Jenis
Text
25
Occupied
Text
10
Harga
Number
Jumlah
Number
o)
IMPLEMENTASI SISTEM a. Menu Login
Tabel Booking Gambar 14 Menu Login Field Name
Data Type
Length
Kode_Pesan
Text
20
Tgl_Pesan
Date/Time
Id_Cust
Text
5
Packet_Id
Text
5
Group
Text
10
Jml_Tamu
Number
Kedatangan
Date/Time
Keberangkatan
Date/Time
Type_Customer
Text
25
Id_Petugas
Text
5
Jml_Kamar
Number
Type_Bayar
Text
b.
Halaman Login
Gambar 15 Menu Utama c.
Form Front Office
15
p) Tabel Order makanan Field Name
Data Type
Length
No_Trans
Text
5
Tgl_Trans
Date/Time
Id_Cust
Text
5
Kode_Menu
Text
5
Jumlah
Number
Gambar 16 Form Front Office
6
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
d.
Form F & B g.
Form Check Out
Gambar 17 Form F & B
e.
Form Laundry Gambar 20 Form Check Out Gambar 14 menjelaskan Menu login Gambar 15 menjelaskan Menu Utama Gambar 16 menjelaskan Form Front office Gambar 17 menjelaskan Form F & B Gambar 18 menjelaskan Form Laundry Gambar 19 menjelaskan Form Check in Gambar 20 menjelaskan Form Check out
Gambar 18 Form Laudry f.
Form Check In
Gambar 19 Form Check In
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab – bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Dengan rancang bangun Sistem Informasi Front Office dan Reservasi ini, akan mempermudah penyimpanan dan pengolahan data tanpa melibatkan banyak dokumen. 2. Dengan Sistem Informasi Front Office dan Reservasi ini dapat mempermudah dan mengetahui informasi kamar kosong yang tersedia dan mengenai tagihan tamu untuk paket dan produk yang digunakan. 3. Dengan Sistem Informasi Front Office dan Reservasi yang terkomputerisasi dapat mempercepat pembuatan laporan.
Saran 1. Aplikasi ini perlu dikembangkan lebih lanjut sehingga menjadi sistem yang lebih lengkap, karena aplikasi ini merupakan sebagian kecil dari beberapa sistem yang ada di Hotel Country Suites Surabaya yang diharapkan nantinya bisa dikembangkan lebih jauh menjadi program aplikasi yang lebih lengkap dan memadai yang
7
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
2.
3.
mencakup keseluruhan yang ada di Hotel Country Suites Surabaya. Pegawai dalam masing – masing departemen harus dibekali kemampuan menguasai komputer sehingga tidak canggung dalam menjalankan progam tersebut. ”Country Suites” ini harus mulai menerapkan sistem RDBMS(Relationship Database Management System ) sehingga seluruh data bisa terorganisasi secara baik dan memudahkan keseluruhan pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H. M., 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Aplikasi dan Bisnis. Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, H. M., 1999, Analisis dan Desain, Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta M.Singaribum dan Effendi S, 1989, Metode Penelitian Survei, Jakarta, LP3ES. Tjutju Tarliah dan Ahmad Dimyati, 1995, Operation research model – model pengambilan keputusan, Bandung, Sinar baru. Yuswanto, 2001, Panduan Belajar Microsoft Visual Basic 5.0, Jakarta, Prestasi Pustaka. M. Agus J. Alam, 2001, Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0, Jakarta, Elex Media Komputindo.
8
