SISTBM INFORMASI PENGADAAN UNTUK PENGENDALIAN STOK DENGAN MBNGGUNAKAN METODE ROP PADA APOTBK MENUNGGAL SBHAT TUBAN
r)Program
Andy Winartor) studireknik Informatika,
rndonesia
(srIKI)
Marang
Tfj?,|,:il1?JJ*A:jm:trmputer ABSTRAK
Apotek Manunggal Sehat Tuban merupakan apotek yang cukup besar dan banyak melayani pasien yang membeli berbagai pesanan obat dan juga berbagai kebutuhan pasien, apotek Manunggal Sehat beralamat dijl. Panglima Sudirman no. 39 Tuban Jawa Timur. Apotek ini dipilih karena dalam pencatatan penyediaan barang dan obat-obatan masih dilakukan secara manual dan pengadaan yang tidak terkendali membuat stok yang berlebih dan juga kurang, untuk mengatasi masalah tersebut maka metode yang akan digunakan adalah metode ROP. ROP adalah saat dimana harus diadakan kembali pemesanan sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat pada waktunya. Pembelian atau pemesanan barang jangan sampai menunggu sampai persediaan habis, karena akan mengganggu penjualan, ROP diperlukan karena tidak selamanya pesanan bahan baku dapat segera dikirim oleh pihak pemasok, sehingga diperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut. Kata Kunci : ROP, Apotek, Sistem Informasi Pengadaan
1.
obat-obatan menjadi PENDAHULUAN
Dengan sistem yang masih manual maka efisien urrtuk mengetahui persediaan barang dan pencatatanjurnlah barang yang masuk
alcan kurang
dan keluar, hal ini akan membutuhkan waktu yang lama, bahkan sering terjadi barang yang hilang atau juga tidak sesuainya stok barang sehingga pembelian barang jadi tidak sesuai dengan kondisi barang yang masih ada, kadang-
kadang terdapat obat-obatan yang
sudah
kadaluarsa yang seharusnya sudah diretur akan
tetapi masih tercatat sebagai obat yang
masih dapat digunakan, setiap tiga bulan sekali diadakan pengecekan barang dan obat-obatan di dalam gudang sehingga jika ada stok yang tidak sesuai
stok lebih atau kurang baru dapat diketahui, begitu juga dengan obat-obatan yang kadaluarsa tapi masih disimpan dan masih belum diretur sehingga membuat apotek tersebut rugi.
Kesalahan-kesalahan seperti yang telah
dijelaskan membuat
rugi apotek, sehingga
diharapkan dengan sistem informasi pengadaan
dengan menggunakan metode ROP
maka
kesalahan-kesalahan diatas dapat diminimalisasi bahkan dihilangkan. Dari uraian di atas, rumusan masalah sebagai
berikut:Bagaimana mendesain suatu sistem informasi pengadaan guna pengendalian stok
dengan
2. TINJAUAN PUSTAKA Z.l. Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan []. Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi sebelum diorganisir
dan ditata dalam suatu bentuk yang dapat dipahami dan digunakan. Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya [2]. Sistem informasi adalah kumpulan data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima [3].
Sistem informasi adalah sekumpulan fungsi yang bekerja sama bersama-sama dalam
mengelola pengumpulan"
penyimpanan,
pemrosesan, serta pendistribusian informasi.
2,2.
Sistem Informasi l).hm Apotek Pengadaan adalah suatu usaha berupa jasa untuk menyediakan brang yang dibutuhkan sesuai yang tehh direncamLan- Pengadaan dapat dibagi menjadi dua Feu pengadaan yang
direncanakan
direncanakan-
88
lebih baik
menggunakan metode ROP.
dm
pengaaaan
yang
tidak
Pengendalian adalah proses untuk memastikan bahwa aktifitas organisasi yang
datang maka akan dicatat dan terjadi penambahan pada buku stok.
sedang berlangsung atau yang telah berlangsung sesuai dengan metode atau prosedur yang telah
Sering kali retur barang ditolak oleh supplier karena barang yang akan diretur sudah
ditetapkan sebelumnya serta hasil yang telah
kadaluarsa, hal
ditetapkan. Persediaan adalah barang-barang yang
obatan dan barang dilakukan dalam senggang waktu yang cukup lama yaitu tiga bulan sekali,
disimpan untuk dipergunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Maka persediaan d ibagi menjadi tiga kategori yaitu :
sehingga obat-obatan yang kadaluarsa tidak
1. Persediaan bahan baku dan bahan penolong 2. Persediaan bahan setengahjadi 3. persediaanbarangjadi 2.3. Pemesanan Kembali (ROP)
ini disebabkan
pengecekan obat-
diketahui, sedangkan batas obat-obatan yang bisa diretur adalah sehari sebelum obat-obatan tersebut kadaluarsa.
3.2.
Perancangan
3.2.1. Perancangan AIur Proses
ROP adalah saat dimana harus diadakan
kembali pemesanan sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat pada waktunya. Pembeliarr atau pemesanan barang jangan sampai menunggu sampai persediaan habis, karena akan mengganggu jalanya
penjualan, ROP diperlukan karena tidak selamanya pesanan bahan baku dapat segera
.r.. I
.
.. ..1-.
;..
..r .'-''
'i .'lt.
dikirim oleh pihak pemasok, sehingga diperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut.
Agar datangnya barang tepat pada saat
stock, maka perusahaan harus
safety
melakukan
l
pemesanan terlebih dahulu.
factor-factor
yang
mempengaruhi waktu
pemesanan kembali yaitu:
l. Waktu yang diperlukan dari
2.
3.
pemesanan sarnpai barang datang (Lead Time). Tingkat penjualan barang ruta-rata persatuan waktu (misalnya per bulan). Besarnya barang yang diperlukan selama Lead Time adalah jurnlah dari Lead Time dikalikan dengan
i l
Gambar 3.1
tingkat penjualan barang rata-ruta.
Persediaan penyelamat (safety stock). Persediaan penyelamat adalah jumlah
-
flowchart pengadaan
3.2.2. Desain Menu
persediaan barang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya barang yang di beli.
3. METODE PENELITIAN 3.1. Analisa Masalah Administrasi, asisten apoteker
dan
bagian umum mengecek persediaan obat-obatan dan barang. Pengecekan stok obat yang akan
kadaluarsa
dan barang dilakukan
secara
menyeluruh setiap tiga bulan sekali. Maka dari itu kemungkinan obat yang sudah kadaluarsa masih ada yang tersimpan di gudang. Pengecekan obat-
obatan dan barang masih dilakukan
secara
manual, dari setiap ada transaksi penjualan maka akan dicatatat pada buku stok dan kemudian stok akan dikurangi sebanyak penjualan. Begitu pula dalam pengadaan, ketika obat-obatan dan barang
il iil
I
Gambar 3.2
-
Desain menu sistem
89
Gambar 3.5 Gambar 3,3
-
-
ERD Physical
DFD Context Diagram 3.2.4. Desain Form
Desain form-form yang akan digunakan
t ry
E
3.2.3. Perancangan Database 3.2.3.1. Entity Relationship Diagram Gambar di bawah ini merupakan ERD dari Sistem, dimana nantinya akan menjadi table-tabel yang ada pada database untuk media penyimpanan datanya.
pada sistem ini adalah sebagai berikut : menu utama, login, input supplier, halaman pengadaan,
halaman retur, penjualan, halaman hutang, diskon, laporan rencana pengadaan, laporan penjualan, laporan retur, laporan data stok.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Imnlementasi
-s]& EI
Gambar 4.1
-
menu utama system
Form menu utama memiliki
beberapa
menu pilihan seperti yang ada digambarkan dan dijelaskan pada gambar 4.1.
Gambar 3.4
-
ERD conseptual
Usernanrer
i
Pasr.vsdi
i
:-
----*.-l
3.2.3.2, Physical Model
Gambar42-hahman login Pada form futi sebsgai user diwajibkan untuk mengisi user dan pcsword untuk pertama
90
kali. Apabila password tidak sama
dengan
password pada text ulangi password maka akan ada konfirmasi "password tidak sama".
6-F* lit {F€ i*"Fs't, o-l* h4!* s-llu ,4-tt_a!*Ifi ,4-€U,0r*, t4{l*.fa& d.$ lr,
&q-';{t: 1t rr! 3l { I I
t!t .!ri} "
{, [E l[-!H.: -
Gambar 4.5
halaman retur
ini
Pada form
berisi tentang retur
pengadaan yang sudah dilakukan, kemudian akan disimpan ke tabel t_retur dan jumlah obat akan
diubah sesuai dengan jumlah obat dikurangi dengan
jumlah yang retur.
q,4r!?.,
Gambar 4.3
-
r* c; 1ry
.r?.*
halaman input supplier
Pada form ini berisi data-data suplier yang menyuplai obat ke apotek kemudian disimpan ke tabel t_suplier.
Gambar 4.6 ie*&
r ...,
.
-
halaman penjualan
Pada form ini berisi tentang penjualan yang sudah dilakukan, pada button cari untuk mencari nama pasien dan asuransi yang sudah terdaftar kemudian memilih obat jumlah dan
i
d
ilakukan transaksi pembayaran.
'iq-. Gambar 4.4 -halaman pengadaan Pada form ini berisi tentang pengadaan obat-obatan yang dilakukan dengan memasukan
kode faktur,
id
suplier kemudian memilih
golongan obatdan nama obat, kemudian stok minimum dan ROP akan otomatis ditentukan berdasarkan penjualan barang bulan sebelumnya.
Gambar 4.7
-
halaman hutang
Pada form ini berisi tentang hutang yang sudah dibayar ketika terjadi pengadaan, kemudian
akan muncul jumlah hutang dan jumlah yang sudah dibayar sesuai dengan no faktur pengadaan.
91
F
ro-oi.r*l[,- -.. ---- ,---*] --:)
re'roo4ealSriiaiil . ,lotfr-Oi.r*l--.- ". - .-, .."-..1
J.A.fr-pi**|
-l F",b.rro;l f-H"*'
-
f
.-.-..- --.--',-l
EdiD.tn f-E,,t r
I
Gambar 4.1 I Gambar 4.8
-
halaman diskon
Pada form ini berisi tentang edit diskon yang akan diberikan kepada pasien dalam jumlah persen, dan kernudian akan disimpan ke tabel t diskon.
-
Iaporan retur
Pada form ini berisi tentang laporan data retur yang sudah dilakukan sesuai dengan suplier, bulan dan tahun retur.
Giibar q.tz- tui,o*n aiiu
ii"k
"
Pada form ini berisi tentang laporan data stok yang dimiliki bulan ini. Kemudian pimpinan Gambar 4.9
-
Pada form
akan membuat daftar pengadaan yang
laporan pengadaan
ini berisi tentang
laporan
pengadaan yang sudah dilakukan sesuai dengan bulan dan tahun yang dikehendaki.
ii
*i sl
5.
-
transaksi yang telah terjadi, bulan dan tahun yang dikehendaki.
E2
telah ini,
Akhir
ini,
l.
mempercepat dalam mengetahui stok obat yang ada sehingga dapat dipesan sebelum
I
Pada form ini berisi tentang laporan penjualan yang sudah dilakukan sesuai dengan
Dari semua uraian yang
maka kesimpulan yang dapat diuraikan adalah: dapat Dengan penerapan aplikasi
i
laporan penjualan
SIMPULAN
dikemukakan dalam laporan Tugas
2.
stok mencapai safety stok.
3.
Dengan penerapan aplikasi ini, kekeliruan dalam pencatatan transaksi pembelian atau pengadaan dapat diminimalkan. Untuk pembuatan laporan akan lebih mudah.
6.
DAFTARPUSTAKA
tll Gambar 4. 10
harus
diadakan.
l2l t3l
Kadir, AMu1,2003, Konsep dan Tuntunan Prahis Basis Dd4 Andi, Yogyakarta. Jogiyanto.H.M- 2005. Sistem Teknologi informosi. AtdL Yograkarta. Kristanto,
tudri (
2003 ). Perancangan
Sistem Infornrasi dan Aplikasiny4 Yogyakarta Penerbit GavaMedia-
:
